Web Incasso Platform
“It's not enough that we do our best. Sometimes we have to do what's required. ” (Sir Winston Churchill)
CAE web incasso platform Eigen aan het CAE web incasso platform is de mogelijkheid om alle betrokken partijen in de invorderingsprocedure op hetzelfde platform te laten communiceren. • Crediteur (client of opdrachtgever) • Debiteur • Incasso-agent: incassobureau, advocaat, gerechtsdeurwaarder… Elke partij kan door de administrator toegang verleend worden via een login en paswoord en als gebruiker geregistreerd worden, telkens met specifieke autorisaties.
Login
Beginscherm: Mijn dossiers
Mijn dossiers Zoeken van dossier kan : • • • • • •
Op referentie Op status (open, gesloten, in wacht of afbetalingsplan) Op traject Op saldo Op naam debiteur Op datum
Klik op referentie dossier om detailinformatie over dossier te bekomen. Tabbladen: Overzicht – Informatie – Brieven – Berichten – E-mails – Gebruikers - stukkenlijst
Dossiers: overzicht Elk dossier wordt toegewezen aan een beheerder, de andere gebruikers hebben beperkte bevoegdheden.
Tabblad Overzicht geeft globale info over vordering, de betalingen en de acties
Eventuele betalingen van de debiteur kunnen hier toegevoegd worden
Pdf van factuur hier te bekijken
Dossiers: Informatie Tabblad informatie geeft verschillende partijen weer met desgevallend advocaat tegenpartij. De historiek kan hier opgevraagd worden door het klikken op ‘geschiedenis’.
De intrestvoet kan hier gekozen worden maar dient eerst bij instellingen aangemaakt te worden
Dossiers: brieven Tabblad brieven toont de briefwisseling tussen diverse partijen De brieven kunnen gedownload worden in pdf. Naargelang de toegekende rechten van de gebruiker kan een brief bewerkt worden of vernietigd.
Dossiers: berichten / bestanden Tabblad berichten/bestanden geeft chronologisch (meest recente bovenaan) de berichten met eventuele bijlages samen met datum en afzender. Bij nieuw bericht/bestand kunnen bijkomende opmerkingen en/of documenten geplaatst worden. De bijlages bij een bericht kunnen heel eenvoudig gekozen worden door klikken op ‘bladeren’. De zichtbaarheid van een bericht ook hier bepaald worden.
Zichtbaarheid van een bericht Er kan geopteerd worden voor het beperkt tonen van een bericht: • Intern: enkel voor gebruiker • Vertrouwelijk: enkel voor gebruiker en opdrachtgever • Publiek: voor alle partijen
Opgelet! De status van het bericht moet gekozen worden bij aanmaak en kan achteraf niet veranderd worden!
Dossiers: e-mails - gebruikers De tabbladen e-mails en gebruikers geven weer wat ze zeggen: het emailverkeer tussen de partijen en de gebruikers die toegang hebben tot het dossier.
Dossiers: stukkenlijst Zeer belangrijk tabblad vermits hier het digitale dossier wordt gegenereerd.
Alle beschikbare stukken van het dossier worden hier opgesomd per categorie. Aanvinken wat er nodig ie voor het digitale dossier, en vervolgens de pdf export starten.
Contacten Het tabblad contacten geeft alle betrokken partijen weer van de gebruiker: • Crediteuren • Debiteuren • Agenten • Gerechtsdeurwaarders Ook hier kan via een eenvoudige zoekactie de juiste partij gevonden worden
Statistieken Een statistics overview kan getrokken worden voor een bepaalde tijdsperiode: Voor elk dossier wordt het gerecupereerde bedrag, de kosten en het incassopercentage weergegeven. Onderaan komen de totalen. Het tabblad processing geeft de globale stand in de lopende zaken weer.
Instellingen Bij instellingen worden alle parameters voor de gebruiker bepaald. We overlopen de belangrijkste.
Beheer trajecten Niet elk dossier krijgt hetzelfde traject toegewezen. Elk traject kan zeer nauwgezet gepland worden: aantal acties, intresten, kosten, tijdslijn… Veel parameters kunnen vastgelegd worden. Kies als naam van het traject een herkenbare naam en bepaal één standaard-traject.
Vorm zelf je traject door het configureren van elke actie
Configuratie actie Naam van de actie Aantal dagen na vorige actie Keuze van brief die aangemaakt moet worden Bestemming van de aangemaakte brief Bepalen of dossier moet doorgestuurd worden en bestemmeling
Berekenen van intresten en eventueel toevoegen van kosten
Beheer templates Templates (sjablonen) kunnen onbeperkt aangemaakt worden om de communicatie vlotter te laten verlopen. Het aanmaken of bewerken van een template kan gekoppeld worden aan de vertaling
