PRO DEO MET PLEZIER
WEGWIJZER VOOR VRIJWILLIGERS DOMINICANENKERK ZWOLLE JANUARI 2014
Inhoud 1.
Welkom en definitie............................................................................... 4
2.
Organisatie van het vrijwilligerswerk ..................................................... 4
3.
Wat verwachten we van de vrijwilliger? ................................................ 5
4.
Ondersteuning ....................................................................................... 5
5.
Aanstelling vrijwilliger ............................................................................ 6
6.
Vergoedingen ......................................................................................... 7
7.
Geschillen en functioneringsproblemen ................................................ 7
8.
Vertrouwenspersonen ........................................................................... 8
9.
Beëindiging vrijwilligerswerk ................................................................. 9
Bijlage 1 Taakomschrijvingen teamleden .................................................... 10 Bijlage 2 Taakomschrijving contactpersonen .............................................. 11 Bijlage 3 Attentieregeling............................................................................. 12 Bijlage 4 Adressenlijst per 1 januari 2014 .................................................... 13 Bijlage 5 Organigram .................................................................................... 14
3
1. Welkom en definitie ‘Het rectoraat dat zijn wij!’. Zo klinkt een gevleugelde uitdrukking in onze kerk. Sámen maken we de kerk. Heel veel klussen en projecten worden gedaan door en in samenwerking met vrijwilligers. Het streven is om met elkaar, betaald en onbetaald, een levendige geloofsgemeenschap te realiseren waar kwalitatief goed werk geleverd wordt en waarin de christelijke Dominicaanse traditie op eigentijdse wijze tot uitdrukking komt. In november 2011 is de Vrijwilligersnota Pro Deo, met plezier uitgekomen. In deze nota is het vrijwilligersbeleid van de Dominicanenkerk vastgesteld met als doel om voorwaarden te scheppen waarin vrijwilligers optimaal en in een goede werksfeer gezamenlijk kunnen functioneren; pro Deo en met plezier! De praktische regelingen die uit dit beleid voortkomen zijn op een rijtje gezet in de Wegwijzer die u nu voor zich heeft.
2. Organisatie van het vrijwilligerswerk Er zijn meer dan 30 verschillende werkgroepen met elk een eigen taakgebied. Elke werkgroep kiest uit hun midden een contactpersoon. Deze vertegenwoordigt de werkgroep in een van de vier beraden en stuurt de werkgroep aan. Op die manier is iedere werkgroep vertegenwoordigd in één van de 4 beraden: Liturgisch beraad, begeleid door pastor Anneke Grunder. Diaconaal beraad, begeleid door medewerker pastoraat Frans van Oosten. Catechetisch beraad, begeleid door pastor Corinne van Nistelrooij. Parochieopbouw, begeleid door de parochiesecretaris Trieneke Wubs. De eerste 3 beraden worden in samenwerking met de verantwoordelijke pastor aangestuurd door een ‘team’ van 2 personen. Parochieopbouw wordt rechtstreeks aangestuurd door de parochiesecretaris. Regelmatig is er bij een beraadsvergadering ook een afgevaardigde vanuit de Stuurgroep aanwezig (zie bijlage 5 voor het organigram).
4
3. Wat verwachten we van de vrijwilliger? De vrijwilliger: - is werkzaam binnen de structuur en verbonden met de identiteit van de organisatie; - onderschrijft het Bijbels gedachtegoed en voelt zich betrokken bij de Dominicaanse spiritualiteit; - dient verantwoordelijkheid te krijgen, te nemen en te dragen en is daarbij in staat eigen grenzen aan te geven; - heeft een proactieve houding; zorgt dat hij/zij op de hoogte blijft, vraagt tijdig om ondersteuning, meldt problemen; - wordt aangeraden deel te nemen aan de introductiecursus “Waar werk/kerk ik?”. Deze cursus bestaat uit 2 avonden waarin wordt ingegaan op de Dominicaanse traditie; - ontvangt de Wegwijzer voor vrijwilligers en kan, indien gewenst, de Beleidsnota, de nota Bestuursstructuur en/of de beleidsnota Pro Deo, met plezier ontvangen; - neemt deel aan de vergaderingen van de werkgroep en de activiteiten die door de werkgroep georganiseerd worden; - behandelt alle privacygevoelige informatie vertrouwelijk.
4. Ondersteuning Organisatorisch of inhoudelijk Alle vrijwilligers zijn aanvullend op de beroepskrachten, werken zelfstandig maar mogen op organisatorische of inhoudelijke ondersteuning rekenen. Met name de vrijwilligers die meer inhoudelijk vrijwilligerswerk doen, doen dit onder verantwoordelijkheid van en in samenwerking met één van de pastores. Hierbij gaan we ervan uit dat er nauw contact is tussen: - de leden van de werkgroepen en de contactpersoon - de contactpersonen en de teamleden - de teamleden en/of contactpersonen en de verantwoordelijke pastores. Vrijwilligers die praktische taken verrichten kunnen rekenen op organisatorische ondersteuning van de parochiesecretaris.
5
Faciliteiten De vrijwilliger kan, in overleg met de parochiesecretaris, gebruik maken van faciliteiten in het klooster zoals zaalruimte, de bibliotheek op het parochiebureau, apparatuur zoals een kopieerapparaat, beamer, cd-speler e.d. Scholing Om de kwaliteit van het werk op peil te houden is er ook ruimte voor scholing. De werkgroepen evalueren jaarlijks, en daarbij kunnen ook de scholingswensen aan bod komen. Verzekering De vrijwilligers zijn tijdens de uitoefening van hun vrijwilligerswerk verzekerd middels een collectieve WA-verzekering via de gemeente Zwolle. De gemeente heeft voor alle Zwolse vrijwilligers zo’n verzekering afgesloten.
5. Aanstelling vrijwilliger Kennismakingsgesprek Met iedere nieuwe vrijwilliger wordt een wederzijdse proefperiode van 3 à 6 maanden afgesproken. Hierna volgt een evaluatiegesprek met de contactpersoon van de werkgroep. Bij een positieve uitslag van dit gesprek volgt een aanstelling voor onbepaalde tijd. Een uitzondering hierop vormen de teamleden, stuurgroepleden en de leden van de financiële commissie. Voor hen is de zittingsperiode vastgesteld op 2 maal 4 jaar. Voor de lectoren is 10 jaar de richtlijn voor de vervulling van deze functie, maar hierbij wordt ook de beschikbaarheid van nieuwe leden in acht genomen. Na de wederzijdse proefperiode van 3 à 6 maanden wordt er een evaluatiegesprek gevoerd tussen het nieuwe werkgroeplid en de contactpersoon of een ander werkgroeplid. De teamleden zijn er verantwoordelijk voor dat dit gesprek plaatsvindt. Het doel van deze evaluatie is om vast te stellen of iemand op de juiste plaats zit, of zijn/haar capaciteiten volledig tot zijn recht kunnen komen en of er nog hiaten zijn in de informatievoorziening.
6
6. Vergoedingen Onkosten Onkosten die een vrijwilliger maakt voor het werk in de Dominicanenkerk worden vergoed. Te denken valt aan kosten voor noodzakelijke ankopen voor werkgroepen en teams. Deze kosten kunnen gedeclareerd worden bij de penningmeester met behulp van een declaratieformulier, verkrijgbaar op het parochiebureau. Daarnaast bestaat er een vergoedingsregeling die los staat van het werk in een werkgroep/team. Hierbij wordt gedacht aan vergoeding voor scholing, toerustingscursus, bezinningsavonden etc. Hiervoor kunt u contact opnemen met de contactpersoon van de werkgroep, een van de teamleden of de parochiesecretaris. Voor zover de kosten niet gebudgetteerd zijn, dient vooraf te worden overlegd met de penningmeester. Regeling belastingaftrek Er is een mogelijkheid om een aftrekpost te creëren voor de inkomstenbelasting. Hierbij worden de vrijwilligersuren gedeclareerd en geschonken aan het Rectoraat. Het bedrag dat hiermee gemoeid is kan als een gift aan het Rectoraat worden opgevoerd in de aangifte Inkomstenbelasting. Voor meer informatie hierover kunt u contact opnemen met de penningmeester, Jan-Pieter Verhoef, telefoon 038-4605123, e-mail:
[email protected] Attentieregeling Een vrijwilliger heeft recht op een attentie van de eigen werkgroep volgens de regeling bij jubilea en beëindiging van het vrijwilligerswerk (zie bijlage 3 ).
7. Geschillen en functioneringsproblemen Bij klachten of geschillen rond werkomstandigheden of werkverhoudingen kan de vrijwilliger zich wenden tot de mede-werkgroepleden en de contactpersoon van de werkgroep. Mocht dit niet tot een bevredigende oplossing leiden dan kan het team of de parochiesecretaris of één van de pastores ingeschakeld worden en kan het probleem gezamenlijk besproken worden om tot een oplossing te komen. Mocht de vrijwilliger het niet eens zijn met de oplossing die geboden wordt dan kan bezwaar aangetekend 7
worden bij de stuurgroep. De stuurgroep en pastores nemen uiteindelijk de laatste beslissing over het geschil. Het is belangrijk dat problemen worden gemeld. Het kan ook voorkomen dat een vrijwilliger niet (meer) goed functioneert. Iemand functioneert niet goed wanneer hij of zij zich, bewust of onbewust, niet aan afspraken houdt, conflicten oproept, of ongewenst gedrag vertoont. Het is belangrijk dit te melden bij een teamlid, en de parochiesecretaris of de verantwoordelijke pastor. Er volgt een gesprek waarbij een gespreksverslag wordt gemaakt.
8. Vertrouwenspersonen Een veilige omgeving Binnen het Dominicanenklooster in Zwolle en de geloofsgemeenschap van het Rectoraat vinden we de manier van omgaan met elkaar belangrijk. Iedereen moet zich hier prettig en veilig kunnen voelen. Dit kan alleen als je elkaar in zijn of haar waarde laat en elkaar met respect behandelt. Dit betekent dat binnen klooster en kerk geen enkele vorm van ongewenst en/of intimiderend gedrag, zoals pesten, agressie, seksuele intimidatie, discriminatie of het aanzetten hiertoe, wordt getolereerd. De Dominicaanse gemeenschap Zwolle vraagt van alle betrokkenen, beroepskrachten en vrijwilligers, parochianen en/of bezoekers, dat zij meewerken aan het naleven van goede omgangsvormen met elkaar. Door de stuurgroep en het stichtingsbestuur zijn vertrouwenspersonen aangesteld bij wie de vrijwilliger terecht kan met zijn melding over aantasting van zijn of haar persoonlijke integriteit. Vertrouwenspersonen De vertrouwenspersoon binnen Klooster en Rectoraat is het eerste aanspreekpunt voor iedereen die opmerkingen of vragen heeft over gedrag dat als ongewenst wordt ervaren. De vertrouwenspersoon biedt een onafhankelijk luisterend oor en is behulpzaam bij het zoeken naar een goede voortgang. De informatie wordt strikt vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld, en alle stappen worden in nauw overleg met u gezet. De vertrouwenspersoon is aanspreekbaar voor allen die op één of andere manier betrokken zijn bij Klooster en Rectoraat. 8
Wie zijn de vertrouwenspersonen en hoe kun je ze bereiken? Herman Scholten, 06-25347971,
[email protected] Yvonne Riemeijer, 06-42968018,
[email protected] Kees Nypels, 06-12167753,
[email protected]
9. Beëindiging vrijwilligerswerk De vrijwilliger kondigt zijn vertrek zo mogelijk tijdig aan in de werkgroep. Er wordt met de vrijwilliger een afsluitend gesprek gevoerd door een teamlid over de reden van beëindiging. Daarbij kunnen ook tips of verbeterpunten voor de werkgroep genoemd worden. De werkgroep draagt zorg voor een passend afscheid met inachtneming van de attentieregeling (zie bijlage 3).
9
Bijlage 1 Taakomschrijvingen teamleden De drie beraden Catechese, Liturgie en Diaconie worden elk aangestuurd door 2 teamleden. Het beraad Parochieopbouw wordt aangestuurd door de parochiesecretaris. De teamleden van een beraad sturen dus de werkgroepen die onder dat beraad vallen, aan. Hieronder staan de taken van de teamleden taken vermeld. 1.
Beraad aansturen; • Bijeenkomsten/vergaderingen plannen en voorbereiden. • Evt. informatie vanuit de stuurgroep/pastores bespreken in de beraadsvergaderingen. • Relevante mails doorsturen aan contactpersonen. • Post (uit e-mail en het postvak bij de sacristie) bespreken in het beraad en indien nodig doorgeven aan de contactpersonen. • Jaarlijks scholingswensen en -mogelijkheden agenderen in een beraadsvergadering.
2.
Contact met de achterban houden; • Groepsgewijs met nieuwe vrijwilligers een algemeen kennismakingsgesprek voeren. • Informeren naar evaluatie van de inwerkperiode van nieuwe vrijwilligers. • Contactpersonen attenderen op jaarlijkse evaluatie van de werkgroep. • Afsluitend gesprek aanbieden aan vertrekkende vrijwilligers. De inhoud van dit gesprek terugkoppelen naar de parochiesecretaris.
3.
Contact met de rest van de organisatie; • Deelname aan vergadering(en) met de andere teams en met de stuurgroep. • Contact onderhouden met parochiesecretaris en pastores. • Eens in de 4 jaar i.s.m. met verantwoordelijk pastor een bezinningsavond organiseren. • Samen met parochiesecretaris, pastores en contactpersonen zorgdragen voor werving van nieuwe vrijwilligers. 10
Bijlage 2 Taakomschrijving contactpersonen De contactpersonen sturen de werkgroepen aan. Hieronder staan hun taken vermeld. 1.
Werkgroep aansturen; • Bijeenkomsten/vergaderingen plannen en voorbereiden. • Mails doorsturen aan werkgroepleden. • Nieuwe werkgroepleden alle benodigde informatie geven en zorgen dat ze ingewerkt worden. • Met nieuwe werkgroepleden na de inwerkperiode kort evalueren. • Werkgroepleden van informatie uit het beraad voorzien. • In mei/juni, voorafgaand aan de laatste beraadsvergadering, het afgelopen jaar evalueren en vooruitkijken. • Scholingsbehoefte van de werkgroepleden inventariseren en doorgeven in het beraad. • Problemen melden bij de teamleden, parochiesecretaris en/of pastores.
2.
Contact met de de organisatie; • Afvaardiging (van de werkgroep) naar de beraadsvergadering regelen. • Zorgen dat de informatie over de werkgroep goed op de website staat. Veranderingen doorgeven aan
[email protected] en
[email protected] • Bij bijzondere gebeurtenissen zorgen dat er een stukje in het Presenteerblad komt. • Contact onderhouden met teamleden en pastores. • Doorgeven van wisselingen binnen de werkgroep en van mutaties van gegevens van werkgroepleden aan:
[email protected] en
[email protected] • Een begroting (laten) maken en naar de penningmeester sturen.
11
Bijlage 3 Attentieregeling Een vrijwilliger heeft recht op een attentie van de eigen werkgroep volgens de onderstaande regeling bij jubilea en beëindiging van het vrijwilligerswerk. Geboorte: Huwelijk: Afscheid: 25/40/50/60-jarig huwelijk: 25 jaar vrijwilliger: 30/40/50 jaar vrijwilliger:
25 jaar koorlid:
bloemen/cadeau t.w.v. 10 euro bloemen/cadeau t.w.v. 10 euro bloemen/cadeau t.w.v. 10 euro 25/40/50/60-kaars bloemen/cadeau t.w.v. 10 euro + een kleine rectoraatskaars bloemen/cadeau t.w.v. 10 euro + een grote rectoraatskaars + bij een eerste-zondag-koffie aandacht van een pastor Gregoriuspenning + een kleine rectoraatskaars
12
Bijlage 4 Adressenlijst per 1 januari 2014 Teamleden Diaconie: Kees Nypels en Frans van Oosten
[email protected] Teamleden Catechese: Edward Looyé en Kim Otte-van der Maas
[email protected] Teamleden Liturgie: Hilko van Vilsteren en Angela Nguyen
[email protected] Parochiesecretaris: Trieneke Wubs, tel. 038-4254400,
[email protected] Pastores: Anneke Grunder, tel.038-4254400,
[email protected] Corinne van Nistelrooij, tel.038-4254400,
[email protected] René Dinklo, tel. 038-4254400,
[email protected] Medewerkers Pastoraat: Frans van Oosten,
[email protected] Jan Terstappen,
[email protected] Vertrouwenspersonen Dominicanenkerk en –klooster: Kees Nypels, 06-12167753,
[email protected] Yvonne Riemeijer, 06-42968018,
[email protected] Herman Scholten o.p., 06-25347971,
[email protected]
13
Bijlage 5 Organigram
14
