Institut klinické a experimentální medicíny Úsek informační a komunikační Výzva k podání nabídky na zakázku malého rozsahu s názvem „Elektronický systém spisové služby“ V Praze dne: 11.6.2012
1. Identifikace zadavatele Zadavatel
Odpovědný útvar
Instituce IČO Sídlo Kontaktní adresa Odbor Odpovědná osoba Telefon Mail
IKEM 00023001 Vídeňská 1958/9, Praha 4 IKEM, Vídeňská 1958/9, Praha 4 Odbor informatiky ing. Petr Křička, vedoucí +420 261364200
[email protected]
2. Předpokládaná hodnota zakázky Předpokládaná hodnota činí 750.000Kč bez DPH 3. Vymezení plnění zakázky Předmětem zakázky je dodávka a implementace elektronického systému spisové služby (ESSS). Cílem je zejména naplnění zákonné povinnosti vést spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby v souladu s legislativními požadavky1), neboť zadavatel je veřejnoprávním původcem podle § 3 odst. 1 písm. d) zákona č. 499/2004Sb. Zadavatel poptává, moderní snadno administrovatelný produkt, který je založen na aktuálních technologiích, je ve velké míře konfigurovatelný a je schopen dalšího rozvoje po dobu nejméně 4 let od akceptace. 1)
zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony, zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen "spisová vyhláška"), vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů, vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání informačního systému datových schránek, věstník MV Národní standard pro elektronické systémy spisové služby.
Funkční požadavky A. Základní požadavky Zaevidování dokumentu - založení záznamu o dokumentu s automatickým přidělením jednacího čísla Založení spisu – založení spisu k dokumentu
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26.
Identifikace dokumentů, podpora čárových kódů – vkládání, vyhledávání Vytvoření kopie – vytvoření kopie dokumentu Zařazení/vyřazení dokumentu do/ze spisu Zařazení/vyřazení spisu do/ze spisu Přidělení dokumentu/spisu funkčnímu místu nebo organizační jednotce Převzetí (Odmítnutí / Odvolání předání) dokumentu nebo spisu Nastavení přístupových práv k dokumentu /spisu – uživatel může přidat přístupová práva dalším funkčním místům, skupinám nebo organizačním jednotkám Přidělení spisového, skartačního znaku, lhůty vyřazení dle spisového a skartačního plánu Vyřízení a uzavření spisu a dokumentů Sledování a zobrazení historie zpracování a provedených operací s dokumentem Nastavení avíza – nastavení upozornění na blížící se nebo překročený termín nebo změnu přidělení dokumentu Hromadná podání – evidence a podání dokumentu na vybranou organizační jednotku Předání k vypravení – předání dokumentu k expedici na uvedenou adresu příjemce a uvedeným způsobem vypravení Vypravení dokumentu – provedení expedice dokumentu na výpravně Ukládání – práce s ukládacími jednotkami (zakládání, úprava, předávání do spisoven) Podpora skartačního řízení (evidenční podpora, skartační návrh, seznamy dokumentů/spisů ke skartaci) Vyhledávání – rychlé vyhledávání podle jedné položky; vyhledávání podle vyhledávacího formuláře, fulltextové vyhledávání Tisk - tiskové sestavy, tisk přehledů, poštovní obálky, spisové obálky a sběrného archu spisu Přehledy - zobrazení zvoleného přehledu dokumentů Práce s elektronickým dokumentem - vložení, zobrazení, úprava a podepisování el. dokumentů Správa číselníků a nastavení ESSS – změna uživatelského nastavení, nastavení avíza Možnost naskenování dokumentu, uložení naskenovaného obrázku k zaevidovanému dokumentu a vytvoření digitálního dokumentu ve formátu dle platné legislativy Poskytování přehledů a statistik vyřizování došlých zpráv Aplikace komunikuje s uživatelem v českém jazyce, včetně nápovědy a dokumentace
B. Datové schránky 1.
Zajištění příjmu dokumentu ve formátu tak jak byl dodán do DS včetně opatřených metadat
2. 3.
Ukládání dokumentů v nezměněné podobě do úložiště Označování dokumentů v den doručení jednoznačným identifikátorem, označení originálů
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
Zajištění evidence dokumentu a záznamu o dokumentu včetně evidence data dodání a doručení Zajištění kontrol dle platných právních předpisů Předávání dokumentů k odeslání prostřednictvím datové schránky Zajištění kontrol dle platných právních předpisů Odesílání dokumentů prostřednictvím DS určenému adresátu Evidence odeslaných dokumentů, označení originálů Příjem a evidence doručenek k odeslaným dokumentům Párování doručenek s odeslanými dokumenty Zajištění kontrol dle platných právních předpisů Zajištění případného doplnění neúplného dokumentu metadaty Uložení odeslaných dokumentů – datových zpráv v nezměněné podobě do úložiště Uložení doručenek v nezměněné podobě do úložiště Hlídání časové kontinuity dokumentů s možností jejich pře-podepisování a přeražení časovým razítkem
C. Listinná pošta 1.
Možnost označení listinného dokumentu identifikátorem (čárovým kódem)
2.
Vedení deníku o zařazení (druhu) podání, přidělení a vyřízení (přidělení č. j.)
3. 4. 5. 6.
Práce s dokumenty s využitím čárového kódu Vedení deníku, evidence způsobu a datumu odeslání Evidence data a způsobu doručení (doručenky), pokud jsou údaje k dispozici Tisk evidenčních listů pro Českou poštu
D. Požadavky na zabezpečení 1.
Přístup do datové schránky má pouze oprávněná osoba
2. 3. 4.
Pro chod systému je nutné zajistit evidenci a kontrolu platnosti certifikátů Možnost nastavení přístupových práv k dokumentu/spisu Možnost operativního zastupování na jednotlivých funkčních místech
E. Provozní požadavky 1.
Správa systému umožní změnu uživatelského nastavení, nastavení avíza
2.
Jednotná správa celé aplikace
F. Technické požadavky 1.
Řešení založené na třívrstvé architektuře, které je nezávislé na databázové platformě
2.
Podpora operačních systémů: MS Windows, UNIX/Linux
3.
Požaduje se implementace centralizované instalace ESSS
4.
Přístup k aplikaci po síti prostřednictvím tenkého klienta založeného na www technologii
5. 6. 7.
Klient musí být nezávislý na operačním systému, tj. umožňovat provoz min. na operačních systémech Windows, Linux a MacOS. Plné využití existujících technických prostředků zadavatele, zejména databáze, sítě a ostatní infrastruktury Lokalizace, podpora české znakové sady
G. Ostatní požadavky 1.
Školení dvou administrátorů v přiměřeném rozsahu.
2.
Školení uživatelů v přiměřeném rozsahu dle rolí a nejméně dvou klíčových uživatelů pro uživatelskou podporu a to v prostorách zadavatele. Poskytnutí maintenance a podpory v délce 4 roky od dodání předmětu zakázky.
3.
Součástí plnění bude dodávka:
Licencí aplikace ESSS pro 60 uživatelů (20 spisových uzlů) Databázových licencí pro možnost využití ESSS v požadovaném rozsahu
4. Podpora Podporou rozumíme automatické zajištění souladu produktu s legislativou formou upgradů (aktualizace softwarového vybavení – soft. maintenance), odstraňování závad v požadovaných termínech, využívání Help Desku a telefonické konzultace. Platba bude řešena formou ročního paušálu. Případné požadavky na změny aplikace (práce programátora nad rámec udržení legislativy) budou řešeny formou separátních objednávek. Reakční doby: Havárie (znemožnění použití systému) – reakční doba 4 hodiny; vyřešení do 24 hodin; Podstatná závada (problém podstatným způsobem omezující práci s aplikací) – reakční doba 24h; vyřešení do 48 hodin; Nepodstatná závada (problém podstatným způsobem neomezuje práci s aplikací) – reakční doba 48h; vyřešení do 5 pracovních dnů; 5. Popis současného stavu Popis současného stavu vystihuje aktuálně platná směrnice OS 107 IKEM, jenž je přílohou výzvy. Orientační objem zásilek, který prochází podatelnou za den: Druh pošty Obyčejná
Došlá 60
Odeslaná 150
Došlá a odeslaná X
Celkem 210
Doporučená Balíky Interní Celkem
20 10 X 90
30 2 X 182
X X 250 250
50 12 250 522
6. Místo a termín plnění veřejné zakázky Místo plnění zakázky
Kontaktní adresa zadavatele Zahájení implementace K datu podpisu smlouvy Termíny plnění zakázky Ukončení implementace K datu podpisu smlouvy + 20 dní Zahájení zkušebního provozu K datu podpisu smlouvy + 20 dní Ukončení zkušebního provozu K datu podpisu smlouvy + 30 dní Zahájení rutinního provozu K datu podpisu smlouvy + 30 dní
7. Požadavky na jednotný způsob zpracování nabídkové ceny 7.1
Nabídková cena
Nabídkovou cenou se pro účely tohoto zadávacího řízení rozumí celková konečná cena za provedení dodávky v korunách českých bez daně z přidané hodnoty. Nabídková cena musí obsahovat veškeré náklady nutné k řádné realizaci dodávky včetně všech nákladů souvisejících. 7.2
Podmínky pro zpracování nabídkové ceny
Nabídková cena bude uvedena v korunách českých a v členění dle následující tabulky: Produkt
Verze (popis)
Cena (kus) Ks/h Celkem
Licence ESSS Implementace (včetně instalace, školení, zkušebního provozu a dalších nutných licencí) Maintenance ESSS (ročně)
4
Technická podpora ESSS (ročně)
4
Celkem bez DPH Celkem s DPH
Paušální cena roční technické podpory nesmí přesáhnout 30% ceny licencí ESSS.
8. Obchodní podmínky 8.1
Platební podmínky
Zadavatel nebude poskytovat zálohy. Cena za dodávku bude uhrazena na základě vystaveného daňového dokladu (faktury), po dokončení díla, na základě oběma stranami potvrzeného předávacího protokolu. Splatnost faktury bude 60 dnů. Cena za roční maintenance a technickou podporu bude uhrazena na základě daňového dokladu vystaveného každoročně k datu podpisu smlouvy. 8.2
Podmínky překročení nabídkové ceny
Překročení nabídkové ceny je přípustné pouze v souvislosti se změnou DPH vztahující se k předmětu zakázky.
9. Obsah, forma a lhůta pro podání nabídky 9.1
Členění nabídky
Nabídka musí obsahovat: Vyplněný formulář „krycí list“ (viz vzor v příloze) opatřený razítkem a podpisem oprávněné osoby (oprávněných osob) uchazeče v souladu se způsobem podepisování uvedeným ve výpisu z Obchodního rejstříku nebo zástupcem zmocněným k tomuto úkonu (plná moc pak musí být součástí nabídky, uložená za krycím listem nabídky). Popis nabízeného řešení v rozsahu nutném pro posouzení splnění zadávacích podmínek a hodnocení Návrh kupní/licenční/servisní smlouvy Prohlášení uchazeče dle bodu 12.1. 9.2
Varianty nabídky
Zadavatel nepřipouští variantní řešení. 9.3
Lhůta pro podání nabídek
Lhůta pro podání nabídek končí dne 22.6.2012 v 10:00 hod. 9.4
Podání nabídky
Nabídka uchazeče musí být podána v českém jazyce, v písemné podobě, v uzavřené obálce, označené „Veřejná zakázka – Nabídka ESSS – NEOTEVÍRAT“. Nabídky doručené zadavateli po uplynutí stanovené lhůty nebudou hodnoceny. Opožděné podané nabídky zadavatel nevrací a ponechává je přiložené k dokumentaci o zadání veřejné zakázky. Nabídky lze poslat poštou, kurýrní službou nebo osobně předat na sekretariátu úseku informačního a komunikačního IKEM, a to každý pracovní den od 9:00 do 15:00 hod. Při podání nabídky poštou nebo jiným veřejným přepravcem se za okamžik podání
nabídky považuje její fyzické převzetí podatelnou nemocnice na výše uvedené adrese.
10. Souhrn podkladů Zadávací dokumentaci tvoří veškeré následující dokumenty:
Text této výzvy Krycí list nabídky – formulář – vzor Směrnice OS 107 – Spisový a skartační řád IKEM
11. Kritéria pro hodnocení 11.1 Základní hodnotící kritéria Hodnotící komise provede hodnocení nabídek podle základního hodnotícího kritéria „ekonomická výhodnost nabídky“, tj. podle dílčích hodnotících kritérií a jejich vah uvedených v oznámení o zahájení zadávacího řízení. V každém z dílčích hodnotících kritérií lze získat maximálně 100 bodů. Způsob hodnocení je podrobně popsaný dále v této zadávací dokumentaci. Hodnotící komise bude hodnotit nabídky a stanoví jejich pořadí podle jednotlivých dílčích hodnotících kritérií a jejich vah. To znamená, že bodová hodnota, kterou nabídka získá v jednotlivých dílčích hodnotících kritériích se vynásobí vahou kritéria. Maximální celkový přepočítaný počet bodů, které lze pro nabídku získat je tedy 100. Pořadové číslo Dílčí hodnotící kritérium kritéria 1. Celková nabídková cena (dle požadavků na zpracování nabídkové ceny) 2. Kvalita nabízeného řešení ESSS
váha v % 60 40
11.2 Hodnocení podle kritéria „Celková nabídková cena“ V případě hodnocení nabídek podle dílčího kritéria č. 1 s názvem: „Celková nabídková cena“, bude hodnocena výše nabídkové ceny bez DPH, a to na základě níže uvedených subkritérií: Dílčí hodnotící kritérium
Váha subkritéria v %
a)
Cena za licenci ESSS
30
b)
Cena za implementaci ESSS (včetně instalace, školení, 30 zkušebního provozu, další nutné licence)
c)
Cena roční maintenance ESSS
30
d)
Cena roční podpory provozu ESSS
10
Každá z výše uvedených cen hodnocené nabídky (musí být vyšší než 0) získá bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 a poměru hodnoty nejvýhodnější nabídky k hodnocené nabídce. Výsledná bodová hodnota, kterou nabídková cena získá v jednotlivých dílčích hodnotících subkritériích se vynásobí vahou příslušného subkritéria. Maximální celkový přepočítaný počet bodů, které lze pro dílčí kritérium č. 1 s názvem: „Celková nabídková získat je tedy 100.
11.3 Hodnocení podle kritéria „Kvalita nabízeného řešení“ Každý člen hodnotící komise vyhodnotí kvalitu nabízeného plnění pro dílčí kriterium č. 2 „Kvalita nabízeného řešení ESS“ ve všech částech podle seznamu požadavků na vlastnosti spisové služby. Každá skupina (označená písmeny A až G) požadavků obsahuje podrobný seznam požadovaných vlastností. Po ověření nabídky z pohledu těchto detailních požadavků ohodnotí každý člen hodnotící komise každou skupinu požadavků (A až G) hodnotou v rozsahu 0-10 (maximální počet je tedy 70). Nejvýhodnější nabídka, tj. ta, která dostane nejvyšší dílčí hodnocení, získá do celkového hodnocení 100 bodů. Každá další hodnocená nabídka získá bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 a poměru hodnoty této nabídky k nejvýhodnější nabídce.
12. Ostatní podmínky a informace 12.1. Prohlášení uchazeče Uchazeč je povinen do své nabídky dále uvést, že se v plném rozsahu seznámil s podmínkami výzvy, že si před podáním nabídky vyjasnil veškerá sporná ustanovení nebo nejasnosti a že s podmínkami výzvy souhlasí a respektuje je. 12.2. Vyřazení nabídky Nesplnění podmínek zadávacího řízení má za následek vyřazení nabídky uchazeče z hodnocení. Zadavatel nemá povinnost informovat písemně uchazeče o tom, že jeho nabídka byla vyřazena. 12.3. Povinnost uzavřít smlouvu Pokud z jakéhokoliv důvodu se na straně zadavatele vyskytnou okolnosti, pro které zadavatel nemůže nebo nechce uzavřít smlouvu, má zadavatel právo odmítnout všechny předložené nabídky a smlouvu neuzavřít. Zadavatel není povinen sdělovat důvody
takového rozhodnutí. 12.4. Zrušení zadávacího řízení Zadavatel je oprávněn zrušit zadávací řízení do uzavření smlouvy. Pokud zadavatel toto právo uplatní, nevzniká vyzvaným uchazečům vůči zadavateli jakýkoliv nárok. Případné zrušení zadání veřejné zakázky oznámí zadavatel všem uchazečům, kteří nabídku podali. Každý uchazeč nese své náklady spojené s účastí v zadávacím řízení za všech okolností sám, bez nároku na jejich úhradu zadavatelem. Budete-li pro zpracování Vaší nabídky potřebovat další informace, můžete se písemně obrátit na kontaktní osobu: Ing. Petr Křička, IKEM, Vídeňská 1958/9, 140 00 Praha, Tel: 26136 4200 e-mail:
[email protected] V případě, že nebudete mít o provedení veřejné zakázky zájem, děkujeme Vám za čas, který jste věnovali přečtení naší výzvy.
Ing. Petr Křička vedoucí odboru informatiky IKEM Praha
Příloha č. 1
FORMULÁŘ – KRYCÍ LIST pro veřejnou zakázku Nabídka Elektronického systému spisové služby
UCHAZEČ (obchodní firma nebo název) Sídlo (celá adresa včetně PSČ) Právní forma Identifikační číslo Daňové identifikační číslo Kontaktní osoba Tel
Email
Nabídková cena za dodávku celkem bez DPH a po započtení slev (zaokrouhlit na celé koruny)
V……………………., dne ……………………..
………………………………. Razítko a podpis uchazeče
