Význam automatizace procesů v managementu organizace Marianna Luzanová1
The importance of process automation in the management of the organization Abstract In today's dynamic environment, all the processes taking place in the company are very fast. Manual supervision and control cannot prevent frequent disputes and the human error factor. Process automation in the management and administration of the organization absorbs many problems, reduces personnel costs, improves compliance in the organization and creates uniform procedures for certain processes. Key words Process automation, compliance, internal audit, internal standards and documentation. JEL Classification: M42 Úvod Využívání moderních nástrojů a metod správy a řízení podniku přispívá k vytvoření velmi konkurenceschopného prostředí v České republice a zlepšuje postavení české ekonomiky ve světovém ekonomickém měřítku. V kontextu integračních procesů probíhajících ve světové ekonomice, stále většího významu nabývají právě nové metody a nástroje zabezpečující minimální riziko spojené s činností organizace a zdokonalující vnitřní procesy. Za účelem hodnocení výsledků činnosti a zvýšení efektivnosti probíhajících procesů je nezbytné provádět kontrolní a hodnoticí činnost. Jedním z nástrojů správy a řízení organizace a vnitřní organizační kontroly je interní audit, který zahrnuje řadu funkcí zabezpečujících správné hodnocení rizika a řízení organizace. Zároveň s vývojem interního auditu a definováním jeho významu v organizaci se odborná veřejnost začala věnovat další problematice spojené se správou a řízením obchodních společností. Touto problematikou je formování efektivního Corporate Governance, které zahrnuje nejenom interní audit, ale i další činitele významné pro řízení společností. Tyto otázky se staly ještě víc aktuální v kontextu světové finanční a hospodářské krize a v důsledku nutnosti okamžitého reagování na její následky. Formování vědeckovýzkumného přístupu k vytvoření modelu Corporate Governance a vyznačení role interního auditu může být využito v praktické rovině, protože zdrojem stabilního vývoje každé organizace a ekonomiky státu je optimalizace podnikových procesů s cílem zvýšit
1
Ing. Marianna Luzanová, Vysoká škola ekonomická v Praze, Fakulta podnikohospodářska, Katedra podnikové ekonomiky, nám. Winstona Churchilla 4, 130 67 Praha 3 – Žizkov,
[email protected]
1
efektivnost, naleznout dodatečné zdroje pro financování podnikatelských aktivit a minimalizovat náklady. Nezbytnost vypracování nového rámce pro integrování interního auditu do systému Corporate Governance je evidentní též proto, že je stále pociťován nedostatek norem a standardů upravujících tuto oblast, resp. nedokonalý obsah existujících norem, standardů a kodexů. Hlavním problémem jsou především nedostatečné požadavky na legislativní regulaci interního auditu, na vzájemné vazby mezi interním auditem, vlastníky a řídícími orgány společnosti. Stanovení zmíněných norem a požadavků, jejich uplatnění v praxi interního auditu, může mít velký praktický význam pro činnost ekonomických subjektů.
1
Vnitřní organizační struktura a zdroje interního auditu
Vybudování systému interního auditu při zohlednění správy a řízení společnosti dovoluje nejefektivnějším způsobem organizovat vzájemné vztahy mezi těmi, kdo realizuje danou funkci a těmi, kdo využívá výsledky jejího zavedení. Za podmínky vytvoření interního auditu si zúčastněné strany uvědomují cíle, ke kterým se uchylují, ale též zdroje a nástroje, které mají k dispozici pro realizaci daného cíle. Právě při zohlednění interního auditu jako integračního komponenta Corporate Governance, se mohou formovat odůvodněná očekávání dosažení vysokých výsledků řídicí jednotky organizace. Jedná se o zavedení vlastní organizační jednotky – útvaru interního auditu. V opačném případě, pakliže se očekávání nepotvrdí, služby interního auditu jsou outsoursovány. Hlavním kritériem pro zavedení útvaru interního auditu v organizaci je posouzení jeho „přidané hodnoty“. Navíc, správní a řídicí orgán v organizaci by měl upřesnit cíle, kterých je plánováno dosáhnout po zavedení útvaru interního auditu v organizaci. Interní audit znamená užitek pouze v případě, že jsou stanovené cíle dosáhnuty dříve a při nižších rizicích. Velmi podstatným komponentem je též vytvoření strategie auditu a integrovaného přístupu k internímu auditu ve společnosti. Všemu předchází analýza strategických cílů společnosti a z toho vyplývajících cílů auditu. Mimo jiné se přihlíží k účelu organizace, stupňům závislosti řídicí jednotky na kontrole, koncepcím, jež sledují interní auditoři, ale taky možnosti a omezení, která jsou stanovená profesními standardy dané činnosti. Základem pro přípravu strategie auditu je korporátní hodnocení rizik podnikání. Právě hodnocení rizik ve vztahu k činnosti organizace celkově určuje potřebu organizace v kontrole, jehož efektivnost je objektem pozornosti interních auditorů. Pro vyřešení tohoto úkolu je nutné disponovat informacemi o existujících rizicích. Interní audit se může zaměřit především na několik stupňů hodnocení: Auditovaná jednotka. V tomto případě je nutno rozdělit činnost společnosti na jakési nezávislé organizační jednotky, ve kterých se bude provádět audit. Toto pomáhá zajistit transparentnost a lepší kontrolovatelnost a řízení procesů realizace funkce interního auditu.
2
Hodnocení rizik, které jsou charakteristické pro jednotlivou organizační jednotku. Zjištění problematických oblastí v každé organizační jednotce. Ranking rizik ve vztahu k jejich zdrojům, pro zjištění nutnosti jejich zkoumání a provedení auditu. Za hlavní pilíře interního auditu při interakci s Corporate Governance lze považovat:
Strategii vývoje, organizační koncepce a standardy Personální politika a vybudování hierarchie v organizaci Regulace ze strany státu, certifikačních autorit a jiných orgánů. Časové kapacity organizace při realizace strategických cílů.
Formování podrobných přístupů ve vztahu ke každému zmíněnému pilíři je realizováno prostřednictví posouzení vnitrofiremních předpokladů, specifik činnosti každé konkrétní organizace. Podstatným okamžikem jsou názory řídicích orgánů společnosti na potřebu zavedení vlastního útvaru interního auditu ve společnosti.
1.1 Pilíř I. – strategie vývoje, organizační koncepce a standardy Vnitřní prostředí Vlastní vnitřní normativní základ pro interní audit – je to veškerá informace a dokumentace, která reguluje a upravuje práci interního auditu dle obsahu a náplně v rámci jedné konkrétní organizace. Jako podmínky činnosti a jejích omezení lze považovat nejenom obecně závažné právní předpisy, ale též vnitřní regulace v organizaci, směrnice řídicího orgánu určující typ a způsob profesní činnosti. Odborná literatura velmi výstižně definuje požadavky interního auditu na vnitřní dokumentaci v organizaci. Vychází se z předpokladu, že činnost útvaru interního auditu musí být rámcově upravená, a nejlepším dokumentem ji upravujícím je Příručka interního auditora. Příručka interního auditora je vnitřní směrnici pro obsah a rozsah interního auditu; je to dokument, který odpovídá na většinu otázek vzniklých v průběhu provedení jednotlivých auditů. Cílem pro vytvoření vlastního vnitřního metodologického zdroje – Příručky interního auditora, je především : Zjištění standardů a metod práce Rozšíření standardů, provedení interního auditu a metod mezi všechny auditory a řídicí pracovníky Vymezení nástrojů a kritérií hodnocení práce interního auditora. Klíčovou koncepcí při vytvoření dokumentární báze je standardizace. Právě standardizace poskytuje jednotnost a úplnost probíhajících procesů. Tyto postupy a procedury se použijí při správě a auditovaní typových procesů. Další důležitou výhodou standardizace je ušetření času tráveného na vypracování manuálů a postupů v každém jednotlivém případě. Standardizace musí být obsažena v jednom dokumentu, který je rozdělen do určitých logických bloků. Existence, sledování a korektní řízení metodologické báze může 3
být podstatnou konkurenční výhodou a může přemístit kvalitu poskytovaných auditorských služeb na vyšší úroveň. Při vytvoření vnitřních normativních směrnic se přihlíží k zájmům všech zúčastněných stran, zaznamenávají se vzájemné vazby. Při přijetí do práce jsou noví zaměstnanci seznámeni s jim překládanými vnitřními normativními dokumenty, a svým podpisem stvrzují, že jsou seznámeni s úkoly a výsledky práce, které se od nich očekávají. Stále ale vyvstává otázka, jak zabezpečit nezávislost útvaru interního auditoru od řídicího orgánu organizace i při sestavování vnitřních strategických příruček a jiných dokumentů? Odpověď na tuto otázku může být obsažena právě ve vnitřních předpisech společnosti, které vymezí auditorovi zejména následující práva a odpovědnosti : řídicí jednotka má právo realizovat kontrolu a řízení procesů interního auditu pouze v nezbytném rozsahu interní auditor si může sám určovat nutnost provedení jednotlivých doplňkových činností a procedur kontroly, interní auditor si může sám volit ty či oné procedury a jejich kombinaci v každém jednotlivém případě interní auditor má právo se odchýlit od standardních postupů a procesů, pokud toto vyžaduje povaha kontrolovaného objektu, ale musí zaznamenávat stupně odchylek a jejich příčiny, všichni interní auditoři musí přispívat ke zlepšení vnitřních metodologických směrnic v organizaci při použití svých nejlepších zkušeností (best practices). interní auditor je oprávněn samostatně opravovat vnitřní metodologické směrnice v organizaci v případě, že je to nezbytné pro dokončení procesů interního auditu. interní auditor není povinen zabezpečit program nápravy všech porušení vnitřních předpisů v organizaci. Vnější prostředí Každá společnost sleduje právní normy, nařízení a ustanovení daná státními autoritami, orgány, certifikačními autoritami apod. Vytvoření vnitřních předpisů pro určitou oblast činnosti organizace je především úkolem právníků v organizaci, ale implementace těchto nařízení a vnitřních předpisů do procesů probíhajících v organizaci je jedním z důležitých a primárních úkolů interních auditorů. V tomto kontextu již nemáme na mysli pouze kontrolní činnost nebo prověrky, ale především poradenskou funkci interního auditora. Po implementaci těchto norem a směrnic do vnitřních organizačních procesů je nutné vytvořit business modely pro každou činnost. Právní předpoklady existence společnosti předurčují a směřují její činnost do jiných oblastí, než se v mnoha případech předpokládá, proto by měl být tento pilíř realizován ještě před tím, než začíná jakákoliv činnost. Kontrola implementovaných business kroků a jednotlivých postupů by měla probíhat v okamžiku, kdy dojde k novelizaci vnějších předpisů (zákonů, jiných právních norem a ustanovení), a tím se vyvolá změna v podnikovém prostředí.
4
1.2 Pilíř II. – Personální politika a vybudování hierarchie v organizaci Interní auditor musí zohlednit a zabezpečit sledování cílů a principů politiky řízení lidských faktorů v organizaci. Hodnotící lejstra mohou být pro každého pracovníka jak motivujícím faktorem, tak negativně ovlivňující činnost útvaru interního auditu. Hodnocení personálu se zakládá na seznámení pracovníků s očekávanými výsledky jejich práce, ale též znázornění možnosti dosáhnout těchto výsledků jako jednoho ze způsobu motivace. Velmi často používaným přístupem k motivaci pracovníků je stanovení cílů a normoplánů pro každého zaměstnance. Tyto normoplány jsou tvořeny na základě dosavadních zkušeností při zohlednění odchylky nebo na základě určeného rozpočtu pro činnost interních auditorů. Tak lze definovat hierarchickou pyramidu, na jejímž vrcholu jsou cíle společnosti; na nižších úrovních jsou postupně cíle jednotlivých divizí a útvarů a na dalším stupni hierarchie cílů jednotlivých pracovníků. Řízení útvaru interního auditu odpovídá za řízení personálních zdrojů v daném útvaru, protože kvalita řízení předurčuje obecné výsledky práce. Politika zaměstnanosti musí být mířená na efektivní spolupráci se zaměstnanci. V rámci řízení personálních zdrojů v interním auditu je nutné vyřešit problém delegování pravomocí během provádění interního auditu. Delegování dovoluje plnit běžné úkoly v rámci schváleného plánu interního auditu, ve kterém jsou určeny pravomoci a odpovědnosti každého zúčastněného subjektu. Delegování je zvláštní způsob komunikace mezi manažery a zaměstnanci, zabezpečuje zvýšení důvěry mezi jednotlivými součástmi útvaru interního auditu. Důležité je přihlížet k profesním předpokladům interních auditorů, jejich vzdělanosti v oblasti hodnocení rizik, provádění auditorských kontrol, hodnocení efektivnosti podnikových procesů apod. V tomto kontextu je velmi důležitým kritériem rozvržení pracovní doby a určení časových kapacit pro další vzdělání a zvýšení kvalifikačních předpokladů interních auditorů.
1.3 Pilíř III. – Informačně technologický zdroj Zavedení počítačových technologií v rámci realizace interního auditu se provádí jako reakce na aktivní využití možností informačních technologií při realizaci činnosti organizace. Úroveň používaných technologií musí odpovídat úrovni automatizace činnosti auditovaných útvarů, aby nedocházelo k nekompatibilitě informací. Klíčovou možností využití počítačových systémů je auditorská dokumentace; její existence v elektronické formě značně usnadňuje pracnost a časové náklady na její vytvoření. Řízení informačních technologií ze strategického úhlu pohledu spočívá v realizaci činností, které jsou zaměřeny na zvýšení efektivnosti při realizaci ostatních procesů. Přístup k databázím umístěným na vzdáleném serveru dovoluje odstranit hranice použití databází s informacemi. 5
1.4 Pilíř IV. – Time management v útvaru interního auditu Zavedení systému rozvržení pracovní doby je nutností pro zabezpečení kvalitní informace a důkladného vyhodnocení zdrojů v maximálně krátkém časovém úseku. Zkušenosti využití podobných systémů podporuje jejich efektivitu, umožňuje řídicímu orgánu dostávat pravidelné reporty o práci a úkolech útvarů, dokonce pro každého jednotlivého zaměstnance. Přitom systém řízení pracovní doby musí vycházet z předpokladu uspokojování všech identifikovaných informačních potřeb, které jsou systémem vyžadovány. Reporty se mohou generovat pro jednotlivé časové úseky, dle typů odvedených prací, dle jednotlivých subjektů interního auditu, auditovaných objektů a různých divizí interního auditu. Systém řízení pracovní doby musí dovolit realizovat následující souhrn funkcí: Způsoby rozvržení pracovní doby mezi jednotlivé typy prací Způsoby identifikace změn a odchylek od plánovaných normohodin Metodika zjištění statutu (stupně) každého typu práce. Pracovní coding musí vycházet z předem definovaných pravidel, které jsou upravovány v závislosti na typu prováděných auditů ve společnosti. Coding se musí realizovat v souladu s příslušnou formou a součástí reportů, může se realizovat v měsíčním, čtvrtletním, pololetním a ročním časovém úseku. Jedná se v podstatě o plánování, které je ale vymezeno přesnými časovými kritérii a požadavky kladenými na čas strávený nad daným typem prací. V rámci nastavení systému pracovního codingu je důležité nastavit odpovědnosti a pravomoci co se týče nastavení časových kapacit v organizaci. Nejvíc efektivní je realizace daného systému pomoci tři oblastí: monitoring práce každého interního auditora, rozvržení normo času na každou činnost interního auditora a plánované ukazatele. Celý systém musí být kompatibilní a podřízený příslušnému systému reportingu, a hlavním předpokladem je schopnost řídicích pracovníků interního auditu nahlédnout do systému v režimu online.
Záver Vypracovaná metodologie hodnocení a eliminace rizik v organizaci se používá v procesu provedení interního auditu a považuje se za hlavní příručku a směr korporátních principů. Toto potvrzuje nutnost vybudování útvaru interního auditu jako komponenta, který zahrnuje prvky Corporate Governance, tedy nikoliv „pohled zvenku “. Je nutné si uvědomit, že určitý stupeň nezávislosti útvaru interního auditu musí být zajištěn, a to i ve vztahu ke strategickému rozhodování managementu organizace. Interní audit má jako samostatná komponenta systému Corporate Governance vnitřní uspořádání a zvláštnosti fungování. Pro formování korektního přístupu k modernímu internímu auditu jako součástí Corporate Governance, autorka nabízí vytvoření rámcové metodologie řízení zdrojů interního auditu a jeho vzájemného působení s ostatními organizačními jednotkami. 6
Daný přístup nebyl převzat, ani inspirován odbornou literaturou, a je založen na vlastních zkušenostech autorky při nastavení řídicích a kontrolních mechanismů v organizaci.
Zoznam bibliografických odkazov 1. DVOŘÁČEK, J.: Audit podniku a jeho operací. 1. vydání. Praha : C. H. Beck pro praxi, 2005. 165 s. ISBN 80-7179-809-6. 2. DVOŘÁČEK, J.: Interní audit a kontrola. 2. vydání. Praha : C. H. Beck, 2003. 202 s. ISBN 80-7179-81-3. 3. DVOŘÁČEK, J. - KAFKA, T.: Interní audit v praxi. 1. vydání. Brno : Computer Press, 2005. 236 s. ISBN 80-251-0836-8. 4. SVOZILOVÁ, A.: Zlepšování podnikových procesů. 1. vyd. Praha : Grada Publishing, 2011. 223 s. ISBN: 978-80-247-3938-0. 5. CHARAN, R.: Boards That Deliver. Advancing Corporate Governance from Compliance to Competitive Advantage. Jossey – Bass, San Francisco, 2005, ISBN 0 7879 7139 1.
7
