automatizace knihoven • proces • výsledek
proces při kterém je využito možností a prostředků moderních komunikačních technologií, za účelem zkvalitnění, zefektivnění, zrychlení a zjednodušení základních knihovnických procesů
výsledek akvizice katalogizace výpůjční proces
automatizace – proč? • • • • •
produktivita práce / úspora času dostupnost dokumentů komunikace efektivita řízení – statistiky kultura obsluhy uživatelů – kvalita, rychlost, efektivita
• nové služby – vyhledávací, referenční – historie, informace, upozornění, výběry, novinky, objednávky, algoritmy…
automatizace – prehistorie • do poloviny 60. let – děrné štítky, seznamy – dílčí agendy (časopisy, výzkumné zprávy, rešerše, dokumentační záznamy…) • konec 60. let – sálové počítače: děrné štítky a magnetické pásky, první dialogové režimy – stále dílčí systémy, první kooperativní systém – STK: 1. projekt plně automatizované knihovny – komunikativní formát pro přenos dat na magnetické pásce (1969 MARC II)
automatizace – historie • 70. léta – první mini- a mikropočítače, pásky, první čárové kódy – stále jen dílčí systémy (akvizice, katalogizace, časopisy, výpůjční systém…) – první územní a národní informační sítě s výměnou informací (dávkový přenos) • 80. léta – propojení do sítí LAN, dialogový režim, klávesnice, monitory, diskety, CD-ROM – systémy na klíč, první kooperativní systémy – první výměnný formát (1988 MAKS na ČVUT) – uživatelský přístup (první OPAC)
automatizace – historie • 90. léta – PC, Internet, servery + klientské počítače – výhradně kooperativní systémy – souborné katalogy – otevřené modulární systémy + dialogový režim – formát UNIMARC, pravidla AACR2 – masové retrospektivní zpracování fondů – rozvoj českých integrovaných systémů – překlady zahraničních systémů – uživatelské hledisko – první online katalogy – první digitalizace dokumentů
automatizace – současnost • dědictví 90. let • SQL – Structured Query Language (strukturovaný dotazovací jazyk) – relační databáze (vztahy mezi záznamy) • důraz na uživatelský komfort • MARC21 • RFID – Radio Frequency Identification (identifikace na rádiové frekvenci) • open-source systémy • open-source katalogy
automatizace – současnost • projekty na zpřístupnění různých druhů dokumentů a rukopisů • zpracování fondů různých knihoven • zpracování v XML (nástupce HTML)
Fáze automatizace knihoven (podle J. Cejpka) První fáze • přístupové cesty ke knihovnímu fondu • výpůjční proces • proces výpůjčky a vyhledávání je mnohem rychlejší, efektivnější a jednodušší • statistická data
Fáze automatizace knihoven (podle J. Cejpka) Druhá fáze • zajištění přístupu k externím informačním databázím a zdrojům • rozšíření informačního potenciálu knihovny
Fáze automatizace knihoven (podle J. Cejpka) Třetí fáze • digitalizace • vliv na výpůjčku, sdílení, revizi, aktualizaci… • velké množství statistických dat
Fáze automatizace knihoven (podle J. Cejpka) Čtvrtá fáze • propojení s Internetem • uživatelé – informační potenciál knihovny • zabudování do základních knihovnických procesů a služeb • rozšiřující se služby (on-line) • sdílená katalogizace
automatizovaný knihovní systém (AKS) • lokální – jedna knihovna • kooperativní – souborný katalog (jeden záznam sdílí libovolné množství knihoven) – sdílená katalogizace – sdílená akvizice – regionální systém
AKS • dílčí systém – jen některé procesy – dílčí databáze – nezávislé procesy (akvizice, katalogizace, výpůjčky) – vstupní údaje se musí zadávat opakovaně (každá činnost je oddělena, nejsou propojeny)
• integrovaný systém – vzájemné propojení nad jednou databází (jedno uložení, několik využití) – modularita
AKS – modularita • • • • • • •
akvizice katalogizace OPAC (online public access catalogue) správa seriálů výpůjční protokol MVS revize
AKS – modularita • • • • • • •
konsorcia digital asset module audiovizuální média dispečink studovny výměnné soubory dětský katalog Z39.50
AKS – struktura databáze • bibliografické záznamy – akvizice – katalogizace – výpůjčky
• • • •
soubory autorit slovníky uživatelské záznamy dodavatelé, objednávky
AKS – standardizace, formáty formát = metoda organizace údajů za účelem jednoznačné identifikace • interní formát – závisí na konkrétním systému knihovny • komunikační formát: MARC, UNIMARC, MARC21 • komunikační protokol: Z39.50 – model pro kódování a přenos informací mezi IS
komunikační formát
standardizace – PROČ • sdílená katalogizace • vyloučení duplicit • možnost práce různých systémů nad jednou bází dat – přechod na jiný systém – částečné zapojení jiného systému – OPAC
sdílená katalogizace • katalogizace prováděná dvěma nebo více organizacemi v zájmu omezení duplicitních činností • • • •
smlouva, podmínky kvality záznamu první vyhrává vzájemná výhodnost centrální (souborný) katalog – Caslin
automatizace – JAK • proces se zpětnou vazbou • programátoři • knihovníci • uživatelé
automatizace – JAK • příprava – revize, odpisy, redakce katalogů, urgence nebo odpis nedobytných výpůjček – úkoly – zaměstnanci
• analýza – typ knihovny, velikost fondu, přírůstek, druhy dokumentů, formy akvizice, počet uživatelů… – typ a složení systému, struktura záznamů
automatizace – JAK výhody hotového komerčního systému • prověření • dokumentace, školení, servis • další rozvoj a upgrade • uživatelské skupiny – možnost tlaku na producenta
automatizace – JAK • výběr a nákup – kritéria • identifikace systému • demoverze a demonstrace • kompatibilita (shodnost) a konvertibilita (převoditelnost) dat – MARC21 • ochrana dat • hodnocení dodavatele • náklady • národní prostředí – čeština • národní prostředí – normy a standardy
automatizace – JAK • výběr a nákup – kritéria • • • • •
zrychlení flexibilita tradice / regionální aspekt / koncepce podpora, školení, poradenství, upgrade nezávislost systému na hardware a operačním systému • málo rozšířené, příliš mladé systémy • provoz v různých sítích
automatizace – JAK • výběr a nákup – kritéria • hypertextové techniky (snadné a efektivní vyhledávání) • snadná komunikace s ostatními systémy • snadné vstupy a výstupy
automatizace – JAK • požadavky – akvizice – správa deziderát – vytváření objednávek – sledování objednávek – urgence – dodání dokumentu – nákladové informace – statistiky - rozbory
automatizace – JAK • požadavky – katalogizace – vytváření záznamů – soubory autorit – export a import dat – statistiky, rozbory – tiskové výstupy (lístky, seznamy, kódy…)
automatizace – JAK • požadavky – výpůjční protokol – parametrizace údajů – vstup dat – výpůjčky – vrácení – prolongace – rezervace – poplatky – zprávy uživatelům – rozbory, statistiky
automatizace – JAK • požadavky – správa seriálů – akvizice – objednávky, předplatné – evidence jednotlivých čísel – generování očekávaných čísel na základě periodicity – vytvoření svazku čísel po ukončení ročníku – urgence (sledování nedodaných čísel) – cirkulace – vazba seriálů
automatizace – JAK • požadavky – další druhy dokumentů – AV média – Elektronické zdroje
automatizace – JAK • podpis smluv • instalace • • • • • •
server, datové úložiště, rozvody testování vstup dat příprava fondu příprava uživatelů školení
automatizace – JAK • způsoby implementace systému • kompletní změna (může být riskantní) • fázovaná změna (modulární systémy) • paralelní průběh (náročnější, matoucí)
automatizace – JAK • provoz a kontrola • • • • • •
asistence dodavatele chybová hlášení zálohování dat přechodné období v případě havárie hodnocení systému uživatelská zjišťování
• retrospektivní katalogizace (retrokatalogizace / retro)
OPAC a výpůjční proces • skutečný dopad automatizace na provoz • okamžité zpřístupnění bibliografického záznamu – tlak na rychlost katalogizace • informace o umístění a dostupnosti dokumentu • dobře zpracovaná nápověda • zápis uživatelských požadavků (soubor deziderát)
OPAC a výpůjční proces • • • • •
kumulace poplatků způsob platby rozesílání upomínek oznámení o rezervacích prolongace výpůjček
OPAC a výpůjční proces • otázka ukončení tvorby lístkových katalogů
Správa fondu • skutečný obraz fondu knihovny • možnost uplatnit informace z výpůjčního procesu, z nichž vyplývá zájem čtenářů o dokumenty
Statistiky • hodnocení činnosti akvizice a katalogizace • aktualizace fondu • přehledy výpůjček a návštěvníků – podle druhů dokumentů, tematiky, formy, žánru – snímek dne – vytížení výpůjčních míst – finanční vyjádření – přírůstky podle dodavatelů
Statistiky • rozhodování o doplňování fondu a nákupu duplikátů • vymezování profilu knihovního fondu • analýza četnosti požadavků na dokumenty
Správa a zabezpečení • správce – HW + SW + internet + intranet – AKS
• pravidelná údržba a zálohování dat (bez narušování provozu) • krizové scénáře • ochrana proti uživatelům • investice
Pracovníci knihovny • obavy z příchodu nové technologie • nezvládnutí obsluhy • organizační změny • informovanost personálu • zapojení pracovníků do výběru a příprav (hrozba polarizace kolektivu)
Pracovníci knihovny • příležitost získat nové znalosti a vzdělání • důvěra vedoucích v podřízené pracovníky • informace o tom, kdo, kdy a jaké údaje do systému uložil • „automatizovaný systém přináší řád a pořádek“
Pracovníci knihovny • redukce pohybu lidí po pracovišti – dehumanizace knihovny • vztahy mezi pracovníky různých oddělení (stírání rozdílů) • dokonalé zvládnutí systému (alespoň před návštěvníky)
Uživatelé • počítač mezi knihovníkem a návštěvníkem • nová forma komunikace • nezávislejší uživatelé – opravdu?
AKS – komerční systémy monopolizace pestrost
AKS – komerční systémy Aleph (Automated Library Expandable • • • • •
Program)
Ex-Libris (Izrael) – tradice (1986), spolehlivost knihovny, archivy, muzea, informační centra modularita neomezená velikost databáze rozhraní propojitelné s jinými systémy a databázemi • databázový systém Oracle v kombinaci s otevřeným systémem API v jazyce XML • 20 jazykových mutací
AKS – komerční systémy Ex-Libris • SFX – přidané služby - propojení s externími zdroji • MetaLib – jednotné prostředí pro současné vyhledávání v řadě heterogenních vzdálených zdrojů • DigiTool – kompletní administrace digitálních sbírek
AKS – komerční systémy Clavius (LANius) – tradiční dodavatel,
1998
• prostředí Windows – Visual FoxPro v SQL verzi, MS SQL server, možnost spolupráce s MS Office • modularita • možnosti úprav veškerých výstupů • servisní body v regionech • regionální knihovní systém REKS • katalog Carmen • souborný katalog naučné literatury SKAT
AKS – komerční systémy ARL (Advanced Rapid Library) • fy Cosmotron • vícerozměrné struktury dat (velké množství dat, rychlý přístup při současné práci tisíců uživatelů) • finanční konto uživatele • webové služby – komunikace s klientskými aplikacemi a integrace externích systémů • služba bookmarks v katalogu
AKS – komerční systémy Verbis (KP-win SQL) • fy KP-SYS • databázový server FirebirdSQL nebo ORACLE • webový katalog Portaro (Web2.0, AJAX, XML) umožňuje snadné zakomponování katalogu do webových stránek instituce • modul katalogizace a výpůjček přes WWW rozhraní (pobočky) • Self Check - samoobslužná výpůjčka
AKS – komerční systémy DaWinci: Slovensko + Karviná Koniáš: MK v Praze
ASK – komerční systémy • obecniknihovna.cz
AKS – otevřené systémy (open source)
Evergreen • • • •
od 2006, asi tisíc knihoven po světě platforma Linux + databáze PostgreSQL robustní systém na úrovni Alephu vysoká škálovatelnost konsorcií s mnoha pobočkami, široké možnosti nastavení oprávnění, sdílená katalogizace • MARC21 a protokol Z39.50, vlastní OPAC o
AKS – otevřené systémy (open source) Evergreen Knihovna Jabok, knihovna Velvyslanectví Indie v ČR, osobní knihovna Richarda Papíka, Knihovna kardinála Berana, implementaci zvažuje Městská knihovna Antonína Marka Turnov
AKS – otevřené systémy (open source) • Koha – Perl, MySQL – podpora UNIMARC i MARC21, autorit, protokolu Z39.50 – práce v „cloudu” – skromnější funkcionality než Evergreen
AKS – otevřené systémy (open source) • K4 - Kramerius 4 – softwarové řešení pro zpřístupnění digitálních dokumentů. Primárně určen pro digitalizované knihovní sbírky, monografie a periodika. Využit může být ke zpřístupnění dalších typů dokumentů např. map, hudebnin a starých tisků, případně částí dokumentů jako jsou články a kapitoly.
AKS – otevřené systémy (open source) • Vu-Find – OPAC discovery typu s prvky webu 2.0. Lze jej propojit s mnoha typy knihovních systémů a lze jej rozšířit o vlastní funkcionality
• MZK, FF MU, Ústí n. Orlicí • opensource.knihovna.cz
RFID (radiofrekvenční systém identifikace) • čip (tag) • „uschování“ do dokumentu • možnost načíst najednou velké množství tagů na větší vzdálenost • možnost zápisu či změny informací přímo do RFID tagu • ochrana fondu • mnohonásobně rychlejší revize • snadné hledání dokumentu na regále • možnost samoobslužného půjčování
