Vysvětlivky k dotazníku pro samohodnocení oprávněného hospodářského subjektu (OHS) Cílem samohodnocení OHS je pomoci vám, abyste si uvědomili požadavky spojené se získáním statusu OHS, a poskytnout celní správě, vedle informací uvedených ve vaší žádosti, další informace o vás a vašem podnikání. Informace poskytnuté v dotazníku pro samohodnocení hospodářským subjektem lze také využít při udělování jiného oprávnění, kdy je nezbytné dodržet některá nebo všechna kritéria pro OHS. Tyto pokyny vám poskytnou informace o tom, jak odpovídat na otázky, jakož i informace o standardech, jejichž dosažení a prokázání celní orgány očekávají, abyste získali oprávnění pro OHS. 1. Tento dotazník vychází z ustanovení nařízení (EHS) č. 2913/92, nařízení (ES) č. 2454/93), jejich změn a pokynů pro oprávněné hospodářské subjekty (dokument TAXUD/2006/1450, 29. června 2007). Zjednodušuje a urychluje proces vyřizování žádosti a spojuje část 2 pokynů pro oprávněné hospodářské subjekty s povinnými přílohami uvedenými ve vysvětlivkách k formuláři žádosti (příloha 1C prováděcího předpisu k celnímu kodexu). Celní správy tedy hospodářským subjektům důrazně doporučují, aby tento dotazník používaly k ověření své připravenosti splnit kritéria pro OHS. Dotazník také celní správě umožňuje získat dobrý celkový přehled o žadateli společně s formulářem žádosti, což vede k urychlení procesu. Obchodníci se proto vyzývají, aby dotazník vyplnili správně a odpověděli na všechny otázky týkající se jejich podnikání. Další informace o OHS lze najít na internetové stránce Europa Evropské komise a na internetových stránkách vašich národních celních správ. Vezměte prosím na vědomí, že před podáním žádosti je důležité si pečlivě přečíst příslušné právní předpisy a pokyny pro OHS Evropské komise. 2. Dotazník by měl být předložen společně s žádostí o osvědčení OHS příslušnému celnímu orgánu (způsob předložení bude záviset na možnostech příslušného celního orgánu). V případě dotazů nebo připomínek týkajících se dotazníku nebo žádosti se před jejich podáním doporučuje kontaktovat příslušný celní orgán. 3. Dotazník obsahuje nejdůležitější záležitosti, které mohou být v jednotlivých oddílech pro celní správu užitečné. Některé záležitosti se však mohou týkat pouze určitých subjektů v dodavatelském řetězci. To se může lišit také v závislosti na druhu osvědčení, o který vaše společnost žádá. Nemusíte odpovídat na otázky, které se k vašemu podnikání nevztahují. Na tyto otázky prosím odpovězte „nehodí se“ a stručně uveďte důvod. Můžete například odkázat na část dodavatelského řetězce, jejíž jste součástí, nebo druh osvědčení, o který žádáte. Informace o tom, které otázky jsou relevantní pro různé subjekty v dodavatelském řetězci, najdete ve zvláštní tabulce v části 3 pokynů pro OHS. Pokud již máte zjednodušené celní postupy nebo jiná celní oprávnění prokazující, že
jedno nebo více kritérií pro OHS jsou splněna, pak stačí odkázat na tyto zjednodušené postupy nebo oprávnění. Je-li vaše společnost držitelem osvědčení, znaleckých posudků nebo jiných závěrů odborníků (například hospodářských přehledů, mezinárodních osvědčení atd.; pro více informací viz odpovídající oddíl pokynů pro OHS), které zcela nebo částečně zahrnují příslušná kritéria, uveďte to prosím ve své odpovědi na příslušnou otázku. Vezměte prosím na vědomí, že to sice není nezbytné, ale pokud některé z nich máte, mohly by pro celní správu představovat užitečné informace a vést k urychlení procesu. Vezměte prosím na vědomí, že ne všechny otázky musí být zodpovězeny ve všech členských státech. To se může lišit v závislosti na tom, zda celní správa v daném členském státě k těmto informacím již má nebo nemá přístup (například prostřednictvím různých databází). Týká se to zejména oddílů 2 a 4. Příslušný celní orgán ve vašem členském státě vám sdělí, zda se na vás tento případ vztahuje.
4. Je třeba uvést, že jednotlivé odpovědi na otázky se neposuzují izolovaně, ale jako součást celkového procesu hodnocení ve vztahu k danému kritériu. Neuspokojivá odpověď na jednu otázku nemusí vést k odmítnutí udělit status OHS, pokud je kritérium splněno jinde v procesu (obecně). 5. Podmínky a kritéria pro osvědčení OHS jsou stejné pro všechny subjekty. Celní orgány však zohlední velikost společnosti (malé a střední podniky), právní formu společnosti, strukturu, klíčové obchodní partnery a také pobočku. Znamená to, že provádění opatření ke splnění kritérií se může u jednotlivých subjektů lišit například v závislosti na velikosti, aniž by bylo ohroženo splnění požadavků. 6. Osvědčení OHS vychází ze stejných zásad jako jiné mezinárodní normy, kdy společnost dodržuje interní normy pro zajištění kvality. Ve vaší provozovně musíte mít zavedeny postupy pro zajištění kvality, a to pro celní záležitosti a případně také pro oblast bezpečnosti a zabezpečení. Během inspekce na místě prováděné celní správou by vaše společnost měla prokázat, že máte zavedeny odpovídající interní postupy pro řízení celních záležitostí a/nebo záležitostí týkajících se bezpečnosti a zabezpečení a odpovídající interní kontroly pro zajištění řádného fungování těchto postupů. Interní politiky a/nebo pokyny musí být zdokumentovány elektronicky nebo v papírové podobě. V rámci organizace musí být známy, musí být dostupné všem uživatelům a samozřejmě musí být průběžně aktualizovány. První krok se proto vztahuje k vašim interním normám pro zajištění kvality. Odpovědi v dotazníku předkládaném společností společně s žádostí by měly shrnovat interní postupy a pokyny, které máte zavedeny, aby celní správa získala celkový přehled o vašem podnikání. Abyste mohli vyplnit dotazník a byli připraveni na audit OHS, budou muset být do procesu zapojena všechna hlavní oddělení vašeho podniku zapojená do dodavatelského řetězce (celní oddělení, logistika, účetní oddělení, IT, nákup, obchodní oddělení, zabezpečení, kvalita atd.). 7. Odpovědi v dotazníku mohou odkazovat na interní politiky nebo pokyny společnosti týkající se celních záležitostí a/nebo bezpečnosti a zabezpečení. V takovém případě uveďte název nebo číslo dokumentu a dokument mějte připravený pro audit na místě prováděný celní správou. Pro urychlení procesu je také možné předložit tyto dokumenty (způsob předložení bude záviset na možnostech příslušného celního orgánu) společně s dotazníkem.
2
8. Vyplněný dotazník společně se všemi požadovanými podklady by měl být předložen příslušnému celnímu orgánu společně s žádostí v elektronické podobě (přednostně) nebo písemně. 9. Na informace zaslané v rámci podání žádosti se vztahují právní předpisy na ochranu údajů a tyto informace budou považovány za důvěrné. Oddíl I Informace o společnosti (článek 5a celního kodexu; článek 14a a násl. a příloha 1C prováděcího předpisu k celnímu kodexu; pokyny pro OHS, část 2, oddíl I, I.2.1). Tento oddíl má celnímu orgánu poskytnout zejména přehled o společnosti. Požadované informace lze poskytnout obecně a slouží jako stručná informace ke dni podání žádosti. Má-li příslušný celní orgán požadované informace již k dispozici, uveďte tuto skutečnost ve formuláři nebo uveďte, kdy byly tyto informace poskytnuty. Pododdíl 1.1 Všeobecné informace o společnosti 1.1.1
U otázek a) a b) uveďte referenční údaje o osvědčení a žádosti (název a číslo EORI, vydávající celní orgán a evidenční číslo).
1.1.2
U otázky a) uveďte pouze akcionáře, kteří jsou zapojeni do každodenní činnosti / každodenního rozhodování společnosti.
1.1.3
Osobou odpovědnou za celní záležitosti je: a) osoba, kterou přímo zaměstnáváte nebo kterou jste jmenovali, např. celní zástupce, který vás zastupuje při vyřizování celních formalit nebo b) osoba nebo osoby odpovědné za vaše zastupování (zákonný zástupce) v záležitostech týkajících se celního zákona; mohou jimi být advokáti, právníci atd., které můžete přímo zaměstnávat nebo jmenovat, aby vás zastupovali v právních záležitostech souvisejících s celním řízením.
1.1.4
Pokud možno uveďte příslušný kód NACE rev. 2 (statistická klasifikace ekonomických činností) vaší obchodní činnosti. Definice mezinárodního dodavatelského řetězce je uvedena v pokynech pro OHS, TAXUD/2006/1450, části I, oddíle IV.
1.1.5
Uveďte informace o místech zapojených do celních činností (máte-li více než pět míst zapojených do celních činností, uveďte prosím informace o pěti hlavních místech zapojených do celních činností) a adresy zbývajících míst zapojených do této činnosti.
V případě nových míst zapojených do celních činností během procesu vyřizování žádosti o status OHS musíte poskytnout úplné informace o těchto místech. 1.1.6
Tento údaj má stanovit, zda obchodujete (zboží, nikoli služby) s podniky, s nimiž jste ve spojení, či nikoliv. Například všechny vaše nákupy jsou z mateřské společnosti v USA nebo dovážíte jménem podniků v členských státech, s nimiž jste ve spojení, nebo těmto podnikům distribuujete. Během procesu udělování statusu OHS musíte poskytnut úplné informace.
1.1.7
V této souvislosti lze poskytnout podrobné organizační schéma zahrnující jednotlivé oblasti/oddělení vašeho podniku, jejich funkce/odpovědnost a řídící řetězec.
1.1.8
Není-li to zmíněno již v odpovědi na otázky 1.1.2 b) a c), uveďte prosím celé jméno a adresu, datum narození a vnitrostátní identifikační číslo (např. číslo občanského průkazu nebo číslo pojištěnce).
Postupy by měly v hlavních rysech popisovat opatření pro případ dočasné nebo krátkodobé absence klíčových zaměstnanců, např. vedoucího celního oddělení nebo referenta dovozu, včetně informace o tom, kdo a jak přebírá jejich běžné povinnosti. 1.1.9
Uveďte (přibližný) počet známý v okamžiku podání vaší žádosti.
3
1.1.10
Nemáte-li ve vaší společnosti žádné celní oddělení nebo odborníka v oblasti celní problematiky, uveďte „nehodí se“. Viz otázka 1.1.3, která se rovněž vztahuje k této záležitosti.
Pododdíl 1.2 Objem obchodů 1.2.1 Pokud jste novým podnikem a máte méně než tři účetní závěrky, uveďte informace z těch, které máte. Pokud nepodnikáte dostatečně dlouho na to, abyste měli jakoukoli účetní závěrku, uveďte „nehodí se“. 1.2.2 Uveďte prosím umístění těchto skladovacích zařízení (pokud máte více než pět míst, uveďte 5 hlavních zařízení a celkový počet zařízení a dále pak všechna zařízení umístěná v jiných členských státech). 1.2.3 U celních zástupců / zástupců třetích subjektů uveďte všechna celní prohlášení podaná jak vaším jménem, tak jménem jiných. Příklad: Vývoz
Dovoz Počet 2 200 2 500 2 400
2007 2008 2009
Objem 9,6 mil. EUR 10,3 mil. EUR 10,2 mil. EUR
Počet 400 350 340
Objem 2,6 mil. EUR 2,2 mil. EUR 2,1 mil. EUR
Tranzit Počet 150 100 100
Objem 0,8 mil. EUR 0,4 mil. EUR 0,5 mil. EUR
1.2.4 Jste-li celní zástupce / zástupce třetích subjektů, uveďte všechny provedené úhrady prostřednictvím platebních nástrojů vašich zákazníků nebo vašich vlastních platebních nástrojů. Příklad:
2007 2008 2009
Spotřební daň 1,75 mil. EUR 1,87 mil. EUR 1,85 mil. EUR
Clo 300 mil. EUR 400 mil. EUR 380 mil. EUR
DPH 2,32 mil. EUR 2,12 mil. EUR 2,10 mil. EUR
1.2.5 Známé budoucí změny, které mohou ovlivnit organizaci společnosti, plnění kritérií pro OHS nebo posouzení rizik dodavatelského řetězce. Mohou zde být zahrnuty například změny klíčového personálu, změny vašeho účetního systému, otevření nových závodů, získání nových logistických smluv atd. Pododdíl 1.3 Informace a statistika 1.3.1 Otázky b) a c): Pokud se váš partner (vaši partneři) v současné době podrobuje (podrobují) auditu OHS, uveďte referenční údaje o osvědčení a žádosti (název a číslo EORI, vydávající celní orgán a evidenční číslo). 1.3.2 U otázky a) prosím uveďte jméno a pozici zaměstnance odpovědného za sazební zařazení vašeho zboží nebo, využíváte-li pro tuto práci služeb třetí strany, uveďte její jméno. Otázky b) a d): Jak zajistíte, aby bylo sazební zařazení prováděno správně a v souladu s vašimi pokyny, zejména využíváte-li služeb třetí strany? U otázky b) uveďte, zda udržujete produktový soubor, ve kterém je každý výrobek propojen se zbožovým kódem s příslušnými sazbami cla a DPH.
4
Otázka c): Pokud jsou zavedena opatření k zajištění kvality, měli byste během návštěvy celních auditorů doložit, že své postupy pravidelně a v plném rozsahu přezkoumáváte, dokumentujete změny a o změnách informujete dotčené zaměstnance. U otázky d) prosím uveďte, jak, kdo a jak často přezkoumává sazební zařazení a aktualizuje produktový soubor a veškeré jiné související záznamy a rovněž informuje všechny osoby dotčené změnou, např. zástupce, pracovníky nákupu. U otázky e) také uveďte, zda používáte závazné informace o sazebním zařazení zboží. Během auditu může být nezbytné, abyste poskytli: informace/seznamy nebo produktové soubory vašich výrobků a jejich příslušné zbožové kódy a celní sazby, zdroje/informace, např. aktuální celní sazbu, technické informace, které obvykle používáte pro sazební zařazení vašeho zboží. 1.3.3. a) Uveďte jméno a pozici zaměstnance odpovědného za stanovení celní hodnoty zboží nebo, využíváte-li pro tuto práci služeb třetí strany, uveďte její jméno. 1.3.3. Otázky b) a d): Využíváte-li služeb třetí strany, jak zajišťujete, aby tato práce byla prováděna správně a v souladu s vašimi pokyny? 1.3.3. b) Opatření k zajištění kvality by měla zahrnovat například: používané metody hodnocení, způsob vyplňování a případně předkládání prohlášení o celní hodnotě, způsob stanovení celní hodnoty a hodnoty DPH, způsob vykazování nákladů na přepravu a pojištění, patentové a licenční poplatky související s dováženým zbožím, které jsou přímo či nepřímo splatné kupujícím jako podmínka prodeje, dohody, podle kterých část výnosu z jakéhokoli následného zpětného prodeje, nakládání nebo využití plyne přímo či nepřímo prodávajícímu, náklady kupujícího (které však nejsou zahrnuty do ceny) s ohledem na provize nebo zprostředkování (s výjimkou nákupních provizí) nebo náklady vzniklé s ohledem na kontejnery a balení, zboží a/nebo služby dodané kupujícím zdarma nebo za sníženou cenu, které se použijí v souvislosti s výrobou a prodejem dováženého zboží na vývoz. 1.3.3. c) Pokud jsou zavedeny postupy pro zajištění kvality, měli byste během návštěvy celních auditorů doložit, že své postupy pravidelně a v plném rozsahu přezkoumáváte, dokumentujete změny a o změnách informujete dotčené zaměstnance. 1.3.4 Otázka b): Interní opatření budou obvykle zahrnovat opatření, kterými zajistíte, že: vyvážející země je oprávněna poskytovat preference a na zboží se vztahují preferenční celní sazby, jsou splněny požadavky na přímou přepravu / zamezení manipulace, je k dispozici originál platného osvědčení nebo prohlášení na faktuře, je-li požadováno poskytnutí preference, osvědčení nebo prohlášení na faktuře odpovídá zásilce a jsou splněna pravidla původu, neexistuje možnost dvojího použití osvědčení / prohlášení na faktuře, dovozní preference je požadována ve lhůtě platnosti osvědčení / prohlášení na faktuře a originály osvědčení / prohlášení na faktuře jsou uchovávány jako součást auditní stopy bezpečným a zabezpečeným způsobem. Otázka c): Váš přístup by měl zohledňovat způsob, který zajistí, že: zboží je způsobilé pro vývozní preferenci, např. splňuje pravidla původu,
5
všechny nezbytné dokumenty/výpočty/náklady/popisy postupů dokládající preferenční původ a vystavení osvědčení / prohlášení na faktuře jsou uchovávány jako součást auditní stopy spolehlivým a bezpečným způsobem, odpovídající dokumenty, např. osvědčení nebo prohlášení na faktuře, jsou podepsány a vystaveny včas oprávněným zaměstnancem, prohlášení na faktuře nejsou prováděna pro zásilky střední a vysoké hodnoty, pokud tento postup neschválí celní orgán, nepoužitá osvědčení jsou skladována spolehlivým a bezpečným způsobem a osvědčení jsou dle požadavků předkládána celnímu orgánů při vývozu. 1.3.5 Uveďte: názvy třetích zemí a/nebo názvy a adresy výrobců, z jejichž zboží musíte platit antidumpingové nebo vyrovnávací clo.
Oddíl II Dodržování celních požadavků (článek 5a celního kodexu; článek 14h prováděcího předpisu k celnímu kodexu; pokyny pro OHS, část 2, oddíl II, I.2.2). Poznámka: Podle článku 14h prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství (nařízení Komise (EHS) č. 2454/93) bude záznam o dodržení celních požadavků vaší společnosti a osob uvedených v otázkách 1.1.2, 1.1.3 a 1.1.8 vycházet z posledních tří let předcházejících žádosti. V uvedené době byste se neměli dopustit závažného porušení nebo opakovaných porušení celních předpisů. Záznam o dodržení celních požadavků však může být považován za vyhovující, pokud má příslušný celní orgán za to, že taková porušení jsou méně závažná nebo zanedbatelná ve vztahu k množství nebo objemu celních operací/činností a že v souvislosti s těmito porušeními nevzniká pochybnost o celkové úrovni dodržování požadavků. Celní orgány přitom zohlední: nesrovnalosti/chyby celkově a souhrnně, jejich četnost, aby stanovily, zda se jedná o systematický problém, zda se jednalo o podvodný úmysl nebo zanedbání, zda jste celnímu orgánu dobrovolně oznámili zjištěné chyby/nesrovnalosti, zda jste přijali nápravné opatření, aby se zabránilo budoucím chybám nebo se jejich počet snížil na minimum. 2.1 a) Příklady zjištěných porušení celních předpisů: 1. Březen až září 2006 – používání nesprávného kódu měny u dovozů z Číny, které vedlo k vykázání vyššího cla a DPH o 5 500 EUR. 2. Prosinec 2006 – nebylo podáno čtvrtletní hlášení o pozastavení režimu aktivního zušlechťovacího styku. V případě více porušení uveďte jejich celkový počet a stručné shrnutí hlavních důvodů chyb. 2.1 b) Příklady opatření k zajištění kvality přijatých v důsledku dvou případů uvedených v části 2.1 a) výše: 1. 6. 10. 2006 – Změna počítačového systému, aby záznamy nemohly být uzavřeny, dokud neproběhne kontrola deklarované měny. 2. Chybějící hlášení bylo podáno. Postupy pro podávání hlášení o pozastavení režimu aktivního zušlechťovacího styku byly zrevidovány tak, aby zahrnovaly čtvrtletní kontroly vedením, a byly vydány příslušným zaměstnancům. Vaše opatření k zajištění kvality budou obvykle zahrnovat:
6
jmenování kontaktní osoby v rámci vašeho podniku odpovědné za oznamování nesrovnalostí/chyb, včetně podezření z trestné činnosti, celním nebo jiným státním orgánům, požadavky, včetně četnosti, na kontroly, které mají být prováděny a zdokumentovány, pokud jde o přesnost, úplnost a včasnost provádění a udržování záznamů, např. celní prohlášení / hlášení podávaná celním orgánům a jiným regulačním orgánům, splnění podmínek schválení/povolení, využívání možností interního auditu k ověřování vašich postupů / získání jistoty, pokud jde o vaše postupy, jak jsou zaměstnanci informováni o požadavcích/změnách, četnost budoucích revizí, kontroly vedením, aby se zajistilo dodržování postupů. 2.2 Například: Květen 2006 – Zamítnutí žádosti o provozování celního skladu, neboť jeho zřízení nebylo hospodářsky odůvodněné. Červen 2007 – Odebrání oprávnění pro místní celní řízení, protože nebyla trvale podávána doplňková celní prohlášení. Zamítnutí/pozastavení/odebrání jakékoli celní žádosti/oprávnění nemusí nezbytně nutně vést k zamítnutí vaší žádosti o status OHS.
Oddíl III Účetní a logistický systém (článek 5a celního kodexu; článek 14i prováděcího předpisu k celnímu kodexu; pokyny pro OHS, část 2, I.2.3). Pro splnění kritéria uvedeného v čl. 14i písm. a) a b) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství musíte používat účetní systém, který umožní provádění celních kontrol na základě auditu. Aby mohly celní orgány provádět nezbytné kontroly, musíte jim umožnit fyzický nebo elektronický přístup k vašim záznamům. Elektronický přístup není nezbytnou podmínkou splnění tohoto požadavku. Pro splnění kritéria uvedeného v čl. 14i písm. c) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství musíte také mít systém nebo postupy, které rozlišují mezi zbožím Společenství a jiným zbožím, ačkoli tato podmínka se nepoužije v případě osvědčení OHS – bezpečnost a zabezpečení. Je třeba uvést, že toto je jediný rozdíl v požadavcích mezi oprávněním – bezpečnost a zabezpečení a oprávněním – zjednodušené celní postupy / bezpečnost a zabezpečení. Pododdíl 1: Revizní záznam Mnoho podniků a organizací vyžaduje revizní záznam ve svých automatizovaných systémech z důvodu bezpečnosti. Revizní záznam je proces nebo případ vzájemného odkazování každé účetní položky k jejímu zdroji, aby se usnadnila kontrola její přesnosti. Úplný revizní záznam vám umožní sledovat provozní činnosti týkající se toku zboží a výrobků od jejich přivezení přes zpracování po opuštění společnosti. Úplný revizní záznam také uchovává záznam o údajích, který umožňuje sledování údaje od okamžiku zařazení do datového souboru do okamžiku, kdy tento soubor opustí. Účetní systém bude obvykle zahrnovat: hlavní knihu, saldokonto odběratele, saldokonto dodavatele, aktiva, provozní účty. Logistický systém bude obvykle zahrnovat: zpracování odběratelských objednávek, zpracování dodavatelských objednávek,
7
výrobu, zásoby – skladování, odesílání/dopravu, seznamy dodavatelů/odběratelů. 3.1 Váš revizní záznam by měl zahrnovat: prodej, nákupy a dodavatelské objednávky, řízení zásob, skladování (a pohyby mezi sklady), výrobu, prodej a odběratelské objednávky, celní prohlášení a dokumentaci, odesílání, dopravu, účetnictví, např. fakturaci, dobropisy, oznámení o dluhu, remitence/úhrady. Pododdíl 3.2: Účetní systém 3.2.1 Uveďte, zda používáte: a) hardware jako například: spoléhání se výhradně na samostatný osobní počítač (PC), PC, které jsou propojeny do sítě, počítačový systém, jehož základem je „server“, systém, jehož základem je střediskový počítač (mainframe), jiné. b) software jako například počítačové programy, které umožňují, aby počítač spouštěl a prováděl softwarové aplikace, které podporují vaše podnikání, např. Windows, UNIX atd. c) systémy jako například (uveďte jméno dodavatele): plně integrované řešení plánování podnikových zdrojů (ERP), kombinace účetních a logistických softwarových aplikací, podnikové softwarové řešení zaměřené na malé a střední podniky, softwarové řešení vyvinuté vaším podnikem nebo pro váš podnik. Poznámka: Během procesu udělování oprávnění budete muset prokázat: rozsah používání počítačů, hardwarovou platformu, která je k dispozici, a na ní používaný operační systém, oddělení funkcí mezi vývojem, testováním a provozem, oddělení funkcí mezi uživateli, jak je kontrolován přístup do různých částí systému, zda byly provedeny nějaké úpravy standardního balíčku, seznam účtů hlavní knihy, zda systém používá ověřování přechodných účtů, jak jsou závazky ve vztahu ke clu / spotřební dani / DPH překódovány v hlavní knize, zda pracujete v režimu dávkového zpracování, zda jsou skladové a finanční záznamy propojeny, jak spravujete své záznamy, jsou-li udržovány externím poskytovatelem softwaru. 3.2.3 Pokud jsou činnosti, například vytváření databáze stálých údajů nebo klíčování údajů, rozděleny mezi více míst, uveďte, které činnosti jsou v jednotlivých místech prováděny.
8
Pododdíl 3.3 Vnitřní kontrolní systémy Podle čl. 14i písm. d) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství byste měli mít systém, který odpovídá druhu a velikosti vašeho podniku a je vhodný pro řízení toku zboží, a provádět vnitřní kontroly umožňující zjistit nezákonné nebo nestandardní transakce. 3.3.1 Během návštěvy auditorů byste měli doložit, že své postupy pravidelně a v plném rozsahu přezkoumáváte, dokumentujete změny a o změnách informujete dotčené zaměstnance. 3.3.2 Příkladem druhů auditu mohou být: vnitřní audit prováděný v rámci vaší společnosti nebo vaší mateřskou společností, vnější audit prováděný zákazníky, nezávislými účetními/auditory, celními nebo jinými státními orgány. Pokud celní orgán navštíví vaše provozovny, budete také muset poskytnout všechny zprávy o auditu, jakož i doložit přijetí opatření k nápravě všech zjištěných nedostatků. 3.3.3 Stálé údaje nebo hlavní soubory představují klíčové informace o vašem podniku, např. jména a adresy zákazníků, dodavatelé, soubory obsahující informace o výrobcích jako popis zboží, zbožové kódy a původ atd. Pododdíl 3.4 Tok zboží 3.4.1
Vaše postupy registrace by měly zahrnovat, během přijetí zboží: postupy objednávání, potvrzení objednávky, odesílání/dopravu zboží, požadavky na podklady, dopravu zboží z hranic do vaší provozovny nebo do provozoven vašich zákazníků, příjem zboží ve vaší provozovně nebo v provozovnách zákazníků, platbu/zúčtování, jak, kdy a kdo zadává zboží do evidence zásob.
Během skladování zboží: jasné určení místa pro skladování zboží, bezpečné skladování nebezpečného/rizikového zboží, zda jsou zásoby evidovány podle hodnoty a/nebo množství, existenci postupu inventarizace a její četnost, jsou-li ke skladování vašeho zboží využívány prostory třetí strany, postup sesouhlasení vaší evidence zásob a evidence zásob třetí strany, je-li pro skladování zboží používáno dočasné umístění. Během výroby zboží: vystavování pracovních příkazů, vystavování žádanek na skladové položky a vydávání ze skladu, výrobní proces, povinnosti zaměstnanců a udržované záznamy, kódy receptur, zadávání hotového výrobku a nevyužitých zásob do evidence zásob, používání standardních výrobních metod ve výrobě. A během odesílání zboží: příjem objednávek zákazníků a vystavování pracovních příkazů nebo nákupních objednávek, informování skladu o prodejní objednávce / uvolnění zboží, pokyny třetí straně, je-li zboží skladováno jinde, přípravu zboží k odběru, balící postupy, jak, kdy a kdo aktualizuje evidenci zásob.
9
3.4.2 Vaše postupy kontroly a řízení kvality by měly zahrnovat, během přijetí zboží: sesouhlasení nákupních objednávek a přijatého zboží, postupy pro vrácení/odmítnutí zboží, postupy pro zjišťování a oznamování dodávek menšího a většího množství, než bylo objednáno, postupy pro zjišťování a opravu nesprávných zápisů v evidenci zásob, identifikaci zboží ze třetích zemí v rámci systému. Během skladování zboží: evidenci a kontrolu zásob, identifikaci zboží EU a jiného zboží (nepoužije se pro osvědčení OHS – bezpečnost a zabezpečení), pohyb zboží mezi místy pro skladování v rámci téže provozovny nebo mezi různými provozovnami a jeho evidence, postupy pro řešení případů rozbití, zkažení nebo zničení zboží, ztrát a odchylek v zásobách. Během výroby: monitorování a kontroly výrobního procesu vedením, např. výtěžnost, způsob řešení nesrovnalostí, odchylek, odpadu, vedlejších produktů a ztrát ve výrobním procesu, kontrolu kvality vyrobeného zboží a zaznamenávání výsledků, bezpečné nakládání s nebezpečným zbožím. A během odesílání zboží: průvodky / potvrzení o převzetí, dopravu zboží k vašim zákazníkům nebo na hranice pro (zpětný) vývoz, vystavování prodejních faktur, pokyny zástupci pro (zpětný) vývoz a vystavování/dostupnost/kontrolu dokladů, potvrzení přijetí / doklad o odeslání zboží, vrácené zboží – kontrolu, počítání a zaznamenávání do evidence zásob, platby a dobropisy, řešení nesrovnalostí, dodávek menšího než objednaného množství a odchylek. Pododdíl 3.5 Celní postupy Pro splnění kritéria uvedeného v čl. 14i písm. e) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství byste případně měli mít zavedeny uspokojivé postupy pro vyřizování licencí a povolení spojených s opatřeními v oblasti obchodní politiky nebo s obchodem se zemědělskými produkty. Pro splnění kritéria uvedeného v čl. 14i písm. g) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství byste měli zajistit, aby zaměstnanci měli povědomí o potřebě informovat celní orgány, kdykoli jsou zjištěny potíže ohledně dodržování celních předpisů, a stanovit vhodné kontaktní osoby, které by o těchto okolnostech vyrozuměly celní orgány. 3.5.1 V pozici dovozců, vývozců a skladovatelů by vaše postupy měly zahrnovat: jak zajišťujete úplnost, přesnost a včasnost celních prohlášení, která zpracováváte sami, včetně provádění kontrol vedením, předkládání nebo dostupnost podkladů, aktuální informace (jména a adresy) o zástupcích / třetích stranách, jejichž služeb využíváte, jak jsou zástupci jmenováni, např. kontroly důvěryhodnosti a vhodnosti, které provádíte před jejich jmenováním, okolnosti, za kterých je jejich služeb využíváno, smlouvy podrobně uvádějící povinnosti, včetně druhu zastoupení zástupcem, např. přímé, nepřímé, způsob, jakým svému zástupci poskytujete jasné a jednoznačné pokyny, jak poskytujete podklady (např. licence, osvědčení atd.) svému zástupci, včetně předkládání a udržování/vracení, co by měl zástupce udělat, pokud nejsou instrukce jasné,
10
kontrolu/ověřování přesnosti a včasnosti práce zástupce z vaší strany, jak informujete zástupce o jakýchkoli chybách/změnách týkajících se položek, které byly předmětem podaných celních prohlášení, řešení nesrovnalostí, dobrovolné oznamování chyb celním orgánům. V pozici zástupců třetích stran by vaše postupy měly zahrnovat: smlouvy podrobně uvádějící povinnosti, včetně druhu zastoupení, které budete používat, např. přímé, nepřímé, jak zajišťujete úplnost, přesnost a včasnost celních prohlášení, která zpracováváte, včetně provádění kontrol vedením, pohotové předkládání nebo dostupnost podkladů, jak jsou vaši zaměstnanci seznamováni s požadavky zákazníků a smluv, jak postupujete, pokud pokyny zákazníků nejsou jasné nebo poskytnuté informace nejsou správné, jak postupujete, pokud zjistíte chyby/změny týkající se položek, které byly předmětem podaných celních prohlášení, dobrovolné oznamování chyb celním orgánům. 3.5.2 Jsou-li tyto pokyny zdokumentovány, měli byste během návštěvy celních auditorů doložit, že své postupy pravidelně a v plném rozsahu přezkoumáváte, dokumentujete změny a o změnách informujete dotčené zaměstnance. 3.5.3 Jsou-li zavedeny postupy pro správu licencí a oprávnění, měli byste během návštěvy celních auditorů doložit, že své postupy pravidelně a v plném rozsahu přezkoumáváte, dokumentujete změny a o změnách informujete dotčené zaměstnance. Pododdíl 3.6 Postupy týkající se zálohování, obnovy a rezervních kopií a archivace Pro splnění kritéria uvedeného v čl. 14i písm. f) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství byste měli mít zavedeny uspokojivé postupy pro archivaci a vyhledávání záznamů společnosti a údajů o společnosti a pro ochranu proti ztrátě údajů. 3.6.1 Vaše postupy by měly zahrnovat, na jakém druhu médií a v jakém softwarovém formátu jsou údaje uloženy a zda dochází ke kompresi údajů a v jaké fázi. Pokud je využíváno služeb třetí strany, uveďte prosím postupy, četnost a umístění zálohovaných a archivovaných informací. 3.6.3 Pokud ano, uveďte, jak zaručujete dlouhodobou technickou kvalitu záznamu a dostupnost hardwaru a programového kódu. Pododdíl 3.7 Ochrana počítačových systémů Pro splnění kritéria uvedeného v čl. 14i písm. h) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství byste měli uplatňovat odpovídající opatření týkající se bezpečnosti informačních technologií, například firewally a antivirovou ochranu, která chrání váš počítačový systém proti neoprávněnému vniknutí a zabezpečují vaši dokumentaci. 3.7.1 Otázka a): Vaše opatření by měla zohledňovat: aktualizovaný bezpečnostní plán popisující opatření k ochraně vašeho počítačového systému před neoprávněným přístupem i záměrným zničením nebo ztrátou informací, informace o tom, zda provozujete společné systémy na více místech, a jak jsou řízeny, kdo je odpovědný za ochranu a chod počítačového systému společnosti (odpovědnost by neměla být omezena pouze na jednu osobu, ale na několik osob, které jsou schopné vzájemně sledovat své kroky), informace o firewallech a antivirové ochraně, plán nepřetržitého provozu / plán postupu pro obnovení činnosti v případě mimořádných událostí,
11
záložní postupy, pokud váš systém nefunguje, včetně obnovy všech důležitých programů a dat. Otázka b): Uveďte četnost zkoušek neoprávněného proniknutí do vašeho systému, zaznamenané výsledky a způsob řešení mimořádných situací, kdy je systém narušen. 3.7.2 Vaše postupy pro přístupová práva by měly zahrnovat: jak vydáváte oprávnění pro přístup a úroveň přístupu do počítačových systémů (přístup k citlivým informacím by měl být omezen na zaměstnance, kteří jsou oprávněni provádět změny/doplňovat informace), formát hesel, četnost změn a kdo hesla vydává a odstraňování/udržování/aktualizace údajů o uživateli. Pododdíl 3.8 Zabezpečení dokumentace 3.8.1 Vaše opatření budou obvykle zahrnovat: evidenci a zálohování dokumentů, včetně skenování a mikrofiše, a omezení přístupu, aktualizovaný bezpečnostní plán popisující opatření k ochraně dokumentů před neoprávněným přístupem i jejich záměrným zničením nebo ztrátou, zakládání a bezpečné a zabezpečené uchovávání dokumentů, včetně odpovědnosti za nakládání s nimi, řešení mimořádných událostí, které ohrožují zabezpečení dokumentů. 3.8.2 Vaše opatření by měla zohledňovat: zkoušky neoprávněného proniknutí do vašeho systému a zaznamenané výsledky, plán nepřetržitého provozu / plán postupu pro obnovení činnosti v případě katastrofy, zdokumentovaná nápravná opatření přijatá v důsledku jakýchkoli skutečných mimořádných událostí.
Oddíl IV Platební schopnost (článek 5a celního kodexu; článek 14j prováděcího předpisu k celnímu kodexu; pokyny pro OHS, část 2, oddíl I, I.2.4). Platební schopností se rozumí dobrá finanční situace, která vám s patřičným ohledem na povahu vaší podnikatelské činnosti umožňuje plnit vaše závazky, a bude vycházet z údajů posledních tří let. Pokud působíte méně než tři roky, bude vaše platební schopnost posuzována podle záznamů a informací, které jsou dostupné (viz otázka 4.3). Tyto záznamy by se měly vztahovat pouze k právnické osobě, která podává žádost o status OHS. Všechny známé informace, které ovlivní vaši platební schopnost v dohledné budoucnosti, by měly být uvedeny v odpovědi na otázku 4.4. 4.1 Uveďte prosím informace o insolvenčním nebo konkurzním řízení nebo řízení o likvidaci zahájeném proti vaší společnosti nebo v souvislosti s aktivy vaší společnosti v posledních třech letech. 4.2 Požadované doklady nebo informace se mohou týkat také jakýchkoli podmíněných závazků nebo rezerv, stavu čistých oběžných aktiv nebo stavu čistých aktiv a rozsahu zahrnutí nehmotných aktiv. V určitých případech může být pro podnik běžnou praxí, že má čistá záporná aktiva, např. pokud mateřská společnost zakládá společnost pro účely výzkumu a vývoje, kdy pasiva mohou být financována úvěrem od mateřské společnosti nebo finančního ústavu. V těchto případech nemusí být záporná čistá aktiva ukazatelem, že podnik není schopen splatit své dluhy. Můžeme však s ohledem na splnění tohoto požadavku požadovat další důkazy, např. příslib půjčovatele, záruku ze strany mateřské společnosti nebo bankovní akreditiv nebo v případě, že jste jediným vlastníkem nebo partnerstvím, seznam veškerého osobního majetku k doložení platební schopnosti podniku.
Poznámka: Pro zjištění vaší platební schopnosti mohou celní orgány požadovat předložení aktuální roční účetní závěrky. Celní orgány mohou během své návštěvy ověřit úplné soubory ročních účetních závěrek nebo účetních výkazů za poslední tři roky. Celní orgány mohou také
12
požadovat nahlédnutí do aktuálního vnitropodnikového účetnictví, aby zjistily aktuální finanční situaci.
Oddíl V Požadavky na bezpečnost a zabezpečení (článek 5a celního kodexu; článek 14k prováděcího předpisu k celnímu kodexu; pokyny pro OHS, část 2, oddíl I, I.2.5) Poznámka: Tento oddíl se týká kritéria bezpečnosti a zabezpečení pro OHS. Vyplňuje se pouze v případě, že žádáte buď o osvědčení OHS – bezpečnost a zabezpečení, nebo kombinované osvědčení OHS – zjednodušené celní postupy / bezpečnost a zabezpečení. Sebehodnocení pro tento požadavek zahrnuje veškeré prostory, které jsou relevantní pro celní činnosti žadatele. Měli byste prokázat vysokou úroveň informovanosti o opatřeních v oblasti bezpečnosti a zabezpečení, a to vnitřních a při svých podnikatelských činnostech se zákazníky, dodavateli a externími poskytovateli služeb, s přihlédnutím k vaší úloze v dodavatelském řetězci. Neměli byste tuto část zaměňovat s požadavky na bezpečnost a ochranu zdraví při práci (viz pokyny pro OHS). Obvykle očekáváme, že postupy uvedené v tomto oddíle budou dosahovat dostatečné úrovně a budou dostatečně podrobné, aby a) jasně určovaly odpovědnou osobu i jejího (její) zástupce a b) zástupce mohl jednat způsobem stanoveným odpovědnou osobou. Všechny postupy by měly být zdokumentovány a měly by být poskytnuty celním orgánům během auditu kritérií pro OHS. Tyto postupy budou vždy kontrolovány na místě. Informace vámi uvedené v samohodnocení, a zejména informace uvedené v otázkách 5.1.1 a) a b), by měly vyjadřovat: vaši úlohu v dodavatelském řetězci, povahu a velikost vašeho podniku a rizika a ohrožení vašeho podniku.
5.1 SAMOHODNOCENÍ 5.1.1 a) Celní orgány očekávají, že jste vy nebo bezpečnostní společnost, pokud využíváte jejích služeb, provedli zdokumentované posouzení rizik a ohrožení. Nepředložení tohoto posouzení během naší návštěvy může automaticky vést k doporučení, aby žádost byla zamítnuta. Posouzení rizik a ohrožení zahrnuje všechny prostory, které jsou relevantní pro vaše celní činnosti. Cílem posouzení je určit rizika a ohrožení, která se mohou vyskytnout v té části dodavatelského řetězce, kde působíte, a prověřit zavedená opatření k minimalizaci rizik a ohrožení. Mělo by se vztahovat na všechna rizika zabezpečení vaší úlohy v dodavatelském řetězci a mělo by zahrnovat například: fyzická rizika, která hrozí areálu a zboží, daňová rizika, smluvní ujednání pro obchodní partnery ve vašem dodavatelském řetězci. Toto posouzení by mělo zahrnovat:
13
zboží, se kterým obchodujete, prostory a budovy určené pro skladování, výrobu atd., zaměstnance včetně náboru, využívání dočasných zaměstnanců, zaměstnance smluvních subdodavatelů, přepravu zboží, nakládku a vykládku, počítačový systém, účetní záznamy a doklady, mimořádné události týkající se zabezpečení v kterékoli z výše uvedených oblastí oznámené v poslední době. Měli byste také doložit, jak často se dokument přezkoumává a aktualizuje. Postupy by měly zahrnovat způsob oznamování mimořádných událostí a četnost budoucího přezkoumávání. Celní orgány také požadují, abyste doložili, jak a kdy jsou s vašimi postupy seznamováni zaměstnanci i návštěvníci.
5.1.1 b) Nepředložení plánu zabezpečení nebo posouzení rizik a ohrožení při naší návštěvě může vést k předčasnému ukončení návštěvy nebo zamítnutí žádosti. Měl by být zaveden program přezkoumávání plánu zabezpečení, který by zahrnoval záznamy změn podepsané a datované odpovědnou osobou.
5.1.2 Měli byste zahrnout popis nejméně pěti nejvíce vnímaných rizik, která jste určili. Očekáváme, že jste tato rizika posoudili a zahrnuli je do svého posouzení rizik a ohrožení, včetně jejich pravděpodobnosti, důsledků a opatření. Příkladem těchto rizik mohou být: pašování nedovoleného zboží, kontaminace výrobků, nedovolená manipulace se zbožím určeného na vývoz, neoprávněný přístup do areálu, objektů atd.
5.1.3 Stručně popište postup pro určování, provádění, sledování a přezkoumávání bezpečnostních opatření. Budete muset určit odpovědnou osobu. Na odpovídající úrovni v organizaci by měla být jedna osoba, která má celkovou odpovědnost za všechna bezpečnostní opatření a nezbytnou pravomoc v případě potřeby provádět vhodná bezpečnostní opatření. Jsou-li využívány externí bezpečnostní služby, měla by tato odpovědná osoba mít na starosti smlouvu a zajistit, aby existovala řádná dohoda o úrovni služeb splňující požadavky na OHS, jak vyplývá z otázek v tomto oddíle. Odpovědná osoba by měla být schopna vysvětlit a mít zavedené odpovídající postupy pro navrhování, přezkoumávání a aktualizaci všech bezpečnostních opatření. Tato osoba bude obvykle odpovědná za zpracování odpovědí požadovaných v otázkách 5.1.1 a) a b). Očekáváme, že postupy budou dostatečné k tomu, aby jakékoli osobě zastupující odpovědnou osobu umožnily převzít odpovědnost a ujmout se požadovaného úkolu.
5.1.4 Ačkoli v mnoha případech se budou bezpečnostní opatření pravděpodobně vztahovat na konkrétní místo, postupy pro určování, provádění, sledování a přezkoumávání opatření lze pro všechna místa harmonizovat. Nejsou-li opatření harmonizována, může to zvýšit četnost fyzického prověřování ze strany celních orgánů.
14
5.1.5 a) a b) Měli byste mít zdokumentované postupy, které zaměstnancům i návštěvníkům umožní a přimějí je, aby oznámili všechny mimořádné události týkající se zabezpečení, například neoprávněný přístup, krádež, využívání neprověřených zaměstnanců. Mělo by zde být zahrnuto, jak a komu je třeba události oznámit a kde tyto osoby sídlí. Vaše postupy by měly také podrobně uvádět, jak a kdo by měl tyto mimořádné události vyšetřovat a oznamovat. Pokud jste odpověděli „ne“, uveďte prosím, jak tuto oblast hodláte řešit a uveďte časový rámec. Odpovíte-li „ano“, měli byste vysvětlit, jak jsou bezpečnostní pokyny sdělovány zaměstnancům, a měli byste zahrnout informace o způsobu, kterým zajišťujete, aby se s nimi vaši zaměstnanci seznámili. Měli byste také vysvětlit, jak jsou s bezpečnostními pokyny seznamováni návštěvníci vašeho areálu. Viz také otázka 5.2.2. Odkazy na „bezpečnostní“ pokyny by neměly být zaměňovány s žádnými pokyny vyžadovanými v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a měly by být objasněny návštěvníkům i zaměstnancům.
5.1.6 a) a b) Tato otázka se vztahuje k bezpečnosti dodavatelského řetězce, a nikoli k mimořádným událostem týkajícím se bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Například: ztráty ve skladu, porušené závěry, poškozená zařízení, která mají bránit manipulaci. Pokud došlo k nějakým mimořádným událostem, očekáváme, že vaše postupy týkající se bezpečnosti a zabezpečení byly přezkoumány a aktualizovány tak, aby zahrnovaly nápravná opatření. Bude také nutné doložit, jak byli s těmito změnami následně seznámeni vaši zaměstnanci a návštěvníci. Pokud jsou na základě přezkoumání vašich postupů týkajících se bezpečnosti a zabezpečení provedeny změny, měly by být zaznamenány jako revize s uvedením data a revidovaných částí.
5.1.7 a) a b) Měli byste se ujistit, že máte originální dokumentaci, protože náš auditor ji může během své návštěvy vyžadovat. Auditor při své návštěvě přihlédne k příslušným osvědčením. Například: schválený agent (osvědčení a hodnotící zpráva), TAPA (osvědčení a hodnotící zpráva), ISO (osvědčení a příručka jakosti),
5.1.8 Vaše odpověď by měla zahrnovat například informace o nebezpečných chemikáliích, zboží vysoké hodnoty nebo zboží podléhajícím spotřební dani a měli byste vysvětlit, zda se jedná o pravidelné nebo nepravidelné zboží. Například: zvláštní balení,
15
zvláštní požadavky na skladování. Viz také 5.5.1 (logistické postupy).
5.1.9 a) a b) Vaše odpověď by měla zahrnovat název a adresu společnosti (společností) a uvádět, kolik let služeb této bezpečnostní společnosti využíváte a zda vám poskytuje i jiné služby. Pokud bezpečnostní společnost provedla posouzení rizik, vaše odpověď by měla také uvádět, zda některá zjištěná rizika byla zahrnuta do vašeho posouzení rizik a ohrožení, ke kterému se vztahuje otázka 5.1.1 a). Dokumenty by měly uvádět datum, kdy bylo posouzení provedeno, a provedení veškerých doporučení. Dokument by měl být při naší návštěvě k dispozici.
5.1.10 Vaše odpověď by měla uvádět požadavky různých zákazníků / pojišťoven a zboží, na které se vztahují zvláštní požadavky, například požadavky na balení nebo skladování. Máte-li širokou škálu výrobků a požadavků, bude stačit jejich shrnutí. Podrobněji budou přezkoumány při naší návštěvě.
5.2 PŘÍSTUP DO AREÁLU 5.2.1 a) a b) Měli byste stručně popsat postup a případně objasnit, zda existují nějaké postupy specifické pro dané místo. Je-li v žádosti zahrnuto více míst, může být užitečné tato místa popsat nebo o nich poskytnout celkový přehled. Vaše postupy by měly dokumentovat, kdo má přístup do kterých prostor, budov nebo místností, a jak je přístup kontrolován, například pomocí přístupových kódů nebo čtecích karet s magnetickým kódem. Omezení přístupu by měla přihlížet k posouzení rizik a ohrožení uvedenému v otázce 5.1.1 a). Vaše systémy by měly být schopny zjistit pokusy o neoprávněný přístup a tyto pokusy sledovat. Popište systém používaný pro identifikaci zaměstnanců, např. identifikační karty.
5.2.2 a) a b) Informace uvedené ve vaší odpovědi by měly být vztaženy k posouzení rizik a ohrožení uvedenému v otázkách 5.1.1 a) a b). Měli byste zahrnout informace o spolupráci s jinými bezpečnostními organizacemi / donucovacími orgány, kterým jsou tyto záležitosti také známy. Viz také vaše odpověď na otázku 5.1.5 a vysvětlivky vztahující se k této otázce.
5.2.3 Náš auditor by měl mít při své návštěvě k dispozici plán areálu. Plán sice není povinný, ale jakýkoli názorný obrázek nám pomůže při přípravě na audit a může zkrátit čas, který bude nutné v daném místě strávit. Plán by mohl mít podobu satelitního/internetového snímku místa nebo tento snímek zahrnovat. Předložený snímek nebo plán by měl obsahovat datum, kdy byl vytvořen, a musí být jinak jedinečně identifikovatelný, aby mohl tvořit auditní stopu pro žádost o status OHS.
16
5.2.4 Zvláštní pozornost byste měli věnovat všem společnostem ve vašem areálu, které jsou pouze nájemci, aniž by vám nebo pro vás zajišťovaly dodávky zboží nebo služeb. Nájemci mohou představovat zvláštní bezpečnostní problém a měla by být stručně popsána všechna opatření zahrnující například jejich samostatný vstup a užívání prostor v rámci vašeho areálu. Viz také 5.13. 5.3 FYZICKÉ ZABEZPEČENÍ
Pro splnění kritéria uvedeného v čl. 14k odst. 1 písm. a) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství byste měli zajistit, aby budovy využívané v souvislosti s činnostmi, na které se vztahuje osvědčení, byly zhotoveny z materiálů, které jsou odolné proti neoprávněnému vstupu a zajišťují ochranu proti neoprávněnému vniknutí. Budovy by měly být zhotoveny z materiálů, které zabraňují neoprávněnému vstupu a zajišťují ochranu proti neoprávněnému vniknutí. Měla by být uplatňována odpovídající opatření na kontrolu vstupu zabraňující neoprávněnému vstupu do areálu, výrobních prostor, prostor pro odeslání, do nákladových a přepravních prostor a kanceláří. Tato opatření budou záviset na velikosti a druhu podniku, druhu zboží atd.
5.3.1 a), b) a c) Toto se vztahuje na viditelné vnější hranice vašeho areálu, například oplocení a brány. Očekáváme zabezpečení všech vnějších a vnitřních oken, bran a oplocení, například s využitím zamykacích zařízení nebo jiných opatření pro sledování přístupu a kontrolu, jako jsou vnitřní/vnější poplašné systémy proti vloupání nebo kamerové systémy (systémy s uzavřeným televizním okruhem, CCTV). a)–c) Dokument vyžadovaný v otázce 5.1.1 a) nebo b) by měl obsahovat informace o tom, jak je dodržování těchto postupů kontrolováno, četnost kontrol budov a oplocení, jak jsou mimořádné události týkající se zabezpečení oznamovány a řešeny. Zde prosím uveďte odkaz na příslušný odstavec, část nebo stránku (revize/datum) daného dokumentu.
5.3.2 a) a b) Měli byste uvést seznam všech přístupových míst, pokud možno s odvoláním na plán areálu; uveďte požární východy včetně přístupových schodišť; rozlišujte mezi vstupy určenými pro vykládku/nakládku zboží, vstupy pro zástupce podniků veřejných služeb, vstupy pro veřejnost, prostory pro odpočinek řidičů; uveďte, kde se nacházejí kanceláře/stanoviště ostrahy. Váš popis způsobu jejich sledování by měl zahrnovat, vyžaduje-li to druh CCTV (např. statická kamera nebo kamera s ovládáním natočení, náklonu a zoomu (PTZ kamera)), způsob kontroly a zda jsou záznamy využívány proaktivně nebo reaktivně. Kromě kontrol vnějšího přístupu byste měli popsat také kontroly vnitřního přístupu, případně včetně vnitřního přístupu v rámci společných prostor. Uveďte, zda je areál v provozu nepřetržitě (např. práce na směny), nebo v běžných úředních hodinách.
17
5.3.3 Případně také uveďte informace o všech instalovaných záložních generátorech nebo zařízeních, které mají zajistit trvalé osvětlení v případě přerušení místních dodávek elektrické energie, a jak jsou udržovány.
5.3.4 Jak jsou klíče označeny a jaké jsou zavedeny postupy pro zamezení jejich zneužití a řešení případných ztrát? Měly by existovat postupy zajišťující, že pouze oprávněný personál má přístup ke klíčům k uzamčeným budovám, místům, místnostem, zabezpečeným prostorám, kartotékám, trezoru, vozidlům a strojním zařízením. Vaše postupy by měly také zahrnovat: zvláště určené místo, kde jsou klíče uchovávány, osobu odpovědnou za kontrolu zabezpečení klíčů, evidenci, kdy byly klíče vyzvednuty, kým, proč a kdy byly vráceny, řešení ztrát, nevrácení klíčů. Uveďte informace o veškerých postupech zamykání, a případně kdo jsou hlavní držitelé klíčů odpovědní za zamykání areálu v noci a jeho opětovné otevírání následující pracovní den. Uveďte informace o jiných používaných zařízeních na „klíč“, jako jsou „radiové klíče“ (používané například pro dálkové ovládání parkovací závory), a komu byly vydány.
5.3.5 a), b), c) a d) Vaše postupy by měly zahrnovat: jak kontrolujete/evidujete návštěvníky areálu, kteří přijíždějí soukromými vozidly, jak kontrolujete vozidla zaměstnanců ve vašem areálu, speciálně vyhrazené parkovací plochy pro návštěvníky a zaměstnance, které nejsou v blízkosti zabezpečených úseků, například nakládacích ramp, aby se zabránilo možnosti krádeže, překážení nebo rušení, kontroly, zda jsou požadavky na parkování dodržovány. a) Vysvětlete, zda jsou vozidla návštěvníků oddělena od vozidel zaměstnanců. Měli byste uvést informace o všech vozidlech, které mají dočasný přístup do areálu, například vozidla taxi služby nebo autobus pro přepravu zaměstnanců. b) Měli byste zajistit, aby byly zavedeny postupy, které zaručí pravidelnou kontrolu a aktualizaci povolení, s cílem zohlednit změny vozidel zaměstnanců. Uveďte, zda je zaměstnancům vydáváno povolení k parkování, a mechanismus pro vjezd a výjezd z parkoviště, například závora na kartu. c) Popište proces nebo postup používaný pro kontrolu vozidel, například obsluha závory během špičky pro kontrolu těsného průjezdu dvou vozidel na jednu kartu a zajištění náležité kontroly všech vozidel. d) Popište všechny písemné předpisy vztahující se na parkování a způsob, jakým jsou s nimi seznamováni zaměstnanci. Uveďte, zda tyto předpisy byly zahrnuty do posouzení bezpečnosti. 5.4 NÁKLADOVÉ JEDNOTKY
18
Pro splnění kritéria uvedeného v čl. 14k odst. 1 písm. c) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství měla by být zavedena opatření pro manipulaci se zbožím zahrnující ochranu proti naložení, výměně nebo ztrátě jakéhokoli materiálu a nevhodné manipulaci s nákladovými jednotkami. Nákladové jednotky zahrnují kontejnery, tankery, dodávky, nákladní vozy, vozidla, potrubí apod., pomocí nichž je vaše zboží přepravováno. Měly by být zavedeny postupy pro kontrolu neporušenosti nákladové jednotky před jejím naložením. Informace o vlastnících/dodavatelích nákladových jednotek musí být k dispozici během naší návštěvy. 5.4.1 Neporušenost nákladových jednotek by měla být zajištěna například tak, že budou pod stálým dohledem nebo budou uloženy na bezpečném, uzamčeném místě, nebo kontrolou před použitím. Pouze osoby, jejichž totožnost je řádně prokázána, a oprávněné osoby by měly mít přístup k nákladovým jednotkám. Vaše postupy by měly zahrnovat: jak je kontrolován přístup do prostor, kde jsou uloženy nákladové jednotky, skutečnost, že přístup mají pouze oprávněné osoby, jak je zajištěno neustálé sledování jednotek, například jmenováním odpovědných zaměstnanců a zástupců. 5.4.2 Vaše postupy by měly zahrnovat: kdo je odpovědnou osobou, které se mimořádné události oznamují, jak se mimořádné události oznamují a evidují, jaká opatření by měla být přijata, včetně oznamování donucovacím orgánům / vrcholovému vedení, přezkoumávání a aktualizace stávajících postupů, oznamování všech změn zaměstnancům. Očekáváme, že tyto kontroly doložíte během naší návštěvy.
5.4.3 a) a b) Popište používaný druh závěr a všechny normy, jejichž požadavky tyto používané závěry splňují. Uveďte jméno výrobce a postup pro vydávání závěr a pro evidenci jejich vydávání, používání a odstraňování. Zdokumentujte postupy pro nakládání s poškozenými závěrami nebo závěrami, s nimiž bylo nedovoleně manipulováno.
5.4.4 V závislosti na druhu použité nákladové jednotky by měl být uplatněn sedmibodový postup kontroly (včetně tažné jednotky):
19
přední stěna levá strana pravá strana dveře kryt/střecha vnitřní/vnější dveře vnější povrch / podvozek
5.4.5 a), b) a c) Údržba by se měla provádět běžně, nikoli pouze v případech poškození nebo mimořádných událostí. Pokud se údržba provádí externě nebo mimo dohled vašich zaměstnanců, měla by být neporušenost nákladové jednotky zkontrolována při návratu do vašeho podniku. Vaše postupy by měly zahrnovat: požadavky na vaše zaměstnance, aby kontrolovali neporušenost nákladových jednotek při jejich návratu, jaké kontroly mají být prováděny, kdy a kým, jak jsou s vašimi postupy seznamováni zaměstnanci, kontroly vedením a jejich četnost, aby se zajistilo, že jednotky jsou znovu kontrolovány.
Vysvětlete, zda běžně kontrolujete všechny nákladové jednotky jak před přijetím příchozího nákladu, tak před naložením zboží k odeslání a zda jste postupy zahrnuli do dokumentů uvedených v otázkách 5.1.1 a) a b).
5.5 LOGISTICKÉ POSTUPY 5.5.1 a), b), c) a d) Tato otázka zahrnuje pohyb vašeho dováženého a vyváženého zboží mezi vaší provozovnou a hranicemi, v rámci EU a mezi různými provozovnami. Měli byste uvést všechny používané způsoby dopravy, které začínají nebo končí ve vaší provozovně nebo pokračují v rámci mezinárodního dodavatelského řetězce. Vysvětlete používaný způsob dopravy. Využíváte-li externích poskytovatelů služeb, viz také 5.13 (Externí služby).
5.6 POŽADAVKY NEDAŇOVÉ POVAHY
Pro splnění kritéria uvedeného v čl. 14k odst. 1 písm. d) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství by měly být případně uplatňovány postupy pro vyřizování dovozních a/nebo vývozních licencí souvisejících se zákazy a omezeními pro odlišení tohoto zboží od jiného zboží. 5.6.1 a) a b)
20
Tato část doplňuje otázku 3.5.3 a zahrnuje požadavky nedaňové povahy. Zdokumentujte proces a postupy pro určení osoby odpovědné za zajištění licencí a v případě, že chybějí, za přijetí požadovaných opatření. Popište všechna doplňková bezpečnostní opatření, jejichž zavedení může být nezbytné ve vztahu ke zboží dvojího užití.
5.7 PŘÍCHOZÍ ZBOŽÍ
Pro splnění kritéria uvedeného v čl. 14k odst. 1 písm. b) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství by měla být uplatňována odpovídající opatření na kontrolu vstupu zabraňující neoprávněnému vstupu do prostor pro odeslání, do nákladových a přepravních prostor. 5.7.1 a) a b) Tyto postupy by měly začínat od okamžiku zadání objednávky až po dodávku do mezinárodního dodavatelského řetězce. Zdokumentované postupy by měly ukazovat tok zboží a související dokumenty a zahrnovat další zapojené strany, například dodavatele, balírny, přepravce atd.
5.7.2 Pokud existují ujednání o bezpečnostních opatřeních s domácími dodavateli a/nebo s dodavateli z EU a třetích zemí, zaměstnanci by měli být o těchto ujednáních informováni a měly by být stanoveny postupy pro ověřování plnění těchto ujednání. Měli byste popsat postup, kterým jsou zaměstnanci informováni o zabezpečení, a četnost přeškolování a zvážit doklady nezbytné k prokázání těchto skutečností auditorům během jejich návštěvy a pro jakékoli přezkoumání OHS. Vaše postupy by měly také zahrnovat: jmenování zaměstnanců odpovědných za přijetí řidiče a zboží při příjezdu, udržování plánu očekávaných příjezdů, řešení neočekávaných příjezdů, evidenci přepravních a celních dokladů, které doprovázejí zboží, porovnávání zboží s průvodními přepravními a celními doklady, kontrolu neporušenosti závěr, evidenci provedení a výsledků kontrol, informování celních orgánů o příjezdu zboží, abychom mohli provést naše kontroly, vážení/počítání a opatřování zboží štítky na základě vychystávacího listu / nákupní objednávky, kvalitu zkoušek, náležité označování zboží před jeho uložením do skladu, aby se umožnila identifikace, zjišťování a oznamování nesrovnalostí nebo selhání kontroly jakosti, informování útvaru nákupu a řízení o přijetí zboží.
21
Může to například záviset na tom, zda obchodujete se zbožím vysoké hodnoty / s vysokým rizikem. Mohou existovat ujednání, že zboží: musí přijet ve stejném stavu, v jakém odjelo od dodavatele, musí být po celou dobu zapečetěno, neporušuje žádné požadavky na bezpečnost a zabezpečení. Vaše postupy by měly zahrnovat: seznamování zaměstnanců odpovědných za příjem příchozího zboží s těmito ujednáními, aby věděli, jak postupovat, zejména je-li zjištěna nesrovnalost, pravidelné přezkoumávání a aktualizaci těchto postupů, kontroly vedením/nadřízenými, aby se zajistilo, že zaměstnanci tyto požadavky dodržují.
5.7.3 a) a b) Měla by být zavedena opatření pro příjezd zapečetěné nákladové jednotky, aby se zajistila správná manipulace se závěrou. Tato opatření by mohla zahrnovat vizuální kontrolu, aby se zajistilo, že a) závěra je skutečně nedotčená a b) nenese známky neoprávněné manipulace. Po uspokojivé vizuální kontrole by mohla oprávněná osoba přistoupit k fyzické zkoušce závěry použitím vhodného tlaku, aby se zajistilo, že závěra zůstane nedotčena. 5.7.4 Vysvětlivka není nutná. 5.7.5 V závislosti na povaze zboží, se kterým obchodujete, nemusejí být počítání, vážení nebo kvantifikace vhodné. Měla by být popsána alternativní metoda stanovení množství příchozího zboží a způsob, kterým je dokládáno dodržování této metody.
5.7.6 Vaše postupy by měly zahrnovat: jak a na základě jakých dokumentů, kdy a kým je přijaté zboží zadáváno do evidence zásob, kontrolu zboží podle ložných listů a nákupních objednávek, zadávání zboží do evidence zásob co nejdříve po jeho příjezdu. 5.7.7 a) a b) Mělo by existovat oddělení funkcí mezi objednáváním zboží (nákupem), příjmem (skladem), zadáváním zboží do systému (řízením) a platbou faktury. Bude to záviset na velikosti a složitosti podniku.
5.8 SKLADOVÁNÍ ZBOŽÍ Tento pododdíl se vztahuje pouze na skladování zboží, které je součástí mezinárodního dodavatelského řetězce. 5.8.1, 5.8.2, 5.8.3, 5.8.4 a 5.8.5 Vaše postupy by měly zahrnovat:
22
prostor určený pro skladování zboží, který je bezpečný i zabezpečený a dobře známý pracovníkům kontroly, skladovací prostor přístupný pouze oprávněným zaměstnancům, pravidelné inventury, kontrolu příchozího zboží, přesuny do jiných provozoven, trvalé a dočasné přemístění, opatření, která je třeba přijmout, jsou-li zjištěny nesrovnalosti, rozdíly, ztráty nebo krádež, manipulaci a zpracování zboží a jeho návrat do skladu, oddělování různých druhů zboží, například zboží ze Společenství, zboží ze třetích zemí, zboží vysoké hodnoty, nebezpečné zboží, udržování a okamžitá aktualizace evidence zásob včetně umístění zboží, všechny aspekty fyzického zabezpečení skladovacího zařízení. Normy zabezpečení budou záviset na druhu zboží a velikosti a složitosti podniku, což může být jediná místnost v bloku kanceláří, ale také velký podnik s více provozovnami působící v několika členských státech.
5.9 VÝROBA ZBOŽÍ Tento pododdíl se vztahuje pouze na výrobu zboží, které tvoří součást mezinárodního dodavatelského řetězce. Na otázky 5.9.1–5.9.4 odpovězte pouze v případě, že jsou pro váš podnik relevantní. Výroba v této souvislosti může zahrnovat širokou škálu činností, například výrobu ze surovin až po montáž nakupovaných dílů.
5.9.1 a) a b) Do svého popisu uveďte, zda zaměstnanci pracující ve výrobní oblasti jsou zaměstnanci podniku na plný úvazek nebo dočasní zaměstnanci najímaní prostřednictvím agentur. Popište umístění výroby ve vaší provozovně a, je-li to možné, vyznačte její umístění na plánu areálu. Viz také vysvětlivky k otázce 5.2.3.
5.9.2 Ve své odpovědi podle potřeby uveďte odkaz na posouzení rizik a ohrožení uvedené v otázkách 5.1.1 a) a b). Veškeré kontroly dodržování postupů by měly být náležitě podloženy dokladem, který je podepsán a opatřen datem.
5.9.3 Uveďte jakýkoli odkaz na technologické pomůcky pro zajištění neporušenosti balení (např. kontrola hmotnosti nebo průmyslová kamera atd.). Popište také postup zabezpečení individuálních balení a způsob, jakým jsou balení seskupována, například umisťována na palety. Uveďte, v kterém okamžiku je znám příjemce (adresa/země), a jak je tato informace kontrolována.
5.9.4
23
Váš popis by měl zahrnovat odkaz na smlouvy nebo dohody o úrovni služeb se třetí stranou. Auditor je bude chtít během své návštěvy vidět. Zahrnuje to také místa, kde mohou být balení seskupována.
5.10 NAKLÁDKA ZBOŽÍ 5.10.1 a) a b) a 5.10.2 a), b) a c) Měli by být přiděleni zaměstnanci pro dohled nad nakládkou zboží, aby se zamezilo tomu, že bude zboží naloženo bez dohledu nebo ponecháno na místě. Vaše postupy by měly zahrnovat: jmenování zaměstnanců odpovědných za přijetí řidiče a nakládku zboží, neustálou přítomnost přidělených zaměstnanců, postup pro případ, že přidělení zaměstnanci nejsou k dispozici, například jmenování zástupců, uskutečnění nakládky pouze za přítomnosti oprávněných zaměstnanců, vážení, počítání, opatřování zboží štítky a jeho značení, řešení nesrovnalostí/rozdílů, používání závěr a jejich zaznamenávání v dokladech/evidenci s cílem zajistit, aby se závěry používaly pro odpovídající zboží, splňovaly stanovené normy a používaly se v souladu s právními požadavky, zaznamenávání přepravních a celních dokladů, které doprovázejí zboží, ve vaší evidenci, porovnávání zboží s průvodními přepravními a celními doklady, evidenci provádění a výsledků kontrol, informování celních orgánů o odjezdu zboží, abychom mohli provést naše kontroly, informování útvaru prodeje a řízení o odeslání zboží, jak (na základě jakých dokladů), kdy a kým je naložené zboží zadáváno do evidence zásob, kontrolu zboží podle ložných listů a prodejních objednávek, evidenci zboží, které je vyskladněno, co nejdříve po odjezdu zboží, potvrzování příjmu zboží a případných nesrovnalostí vašimi zákazníky, případně doklad o vývozu.
5.10.3 Toto se použije pouze v případě, že vaši zákazníci si s vámi dohodli zvláštní požadavky, například, že všechno zboží musí být zapečetěno, zabaleno a označeno určitým způsobem z důvodu požadavků na rentgenové kontroly. V tomto případě by měli být zaměstnanci o těchto ujednáních informováni a vaše
24
postupy by měly zahrnovat kontroly vedením/nadřízenými, aby se zajistilo, že zaměstnanci tyto požadavky dodržují. Tyto postupy by měly být pravidelně přezkoumávány a aktualizovány.
Viz také odpověď 5.1.10.
5.10.7 Důkazy dokládající odpověď na tuto otázku by měly být vztaženy k příslušné oblasti posouzení rizik a ohrožení uvedeného v otázkách 5.1.1 a) a b). Nesrovnalosti mohou zahrnovat zboží vrácené zákazníkem, neoprávněné řidiče, poškozená zařízení, která mají bránit manipulaci.
5.11 BEZPEČNOSTNÍ POŽADAVKY NA OBCHODNÍ PARTNERY Pro splnění kritéria uvedeného v čl. 14k odst. 1 písm. e) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství byste měli provést opatření umožňující jasné určení vašich obchodních partnerů, aby mohla být zajištěna bezpečnost mezinárodního dodavatelského řetězce. Obchodními partnery mohou být dodavatelé (zboží nebo služeb) nebo zákazníci. 5.11.1 a) a b) Budete odpovědní pouze za svou část dodavatelského řetězce a za zboží, které máte na starosti. Bezpečnost dodavatelského řetězce lze zajistit pouze prostřednictvím
smluvních ujednání
s obchodními partnery. Požadavky na vaše dodavatele by mohly zahrnovat například to, že veškeré zboží musí být označeno, zapečetěno, zabaleno a označeno určitým způsobem, aby mohly být provedeny rentgenové kontroly apod., a musí splňovat stanovené mezinárodní normy. Pokud takovéto požadavky existují, měly by vaše postupy zahrnovat: je-li to možné, pravidelné návštěvy obchodních prostor dodavatele s cílem ověřit dodržování požadavků, seznamování vašich zaměstnanců s těmito ujednáními, aby mohli provádět kontrolu dodržování požadavků při příjezdu zboží, ujednání se zaměstnanci týkající se oznamování nesrovnalostí / mimořádných událostí, kontroly vedením/nadřízenými, aby se zajistilo, že zaměstnanci tyto požadavky dodržují, nápravná opatření přijímaná v důsledku zjištěného porušení těchto ujednání, pravidelné přezkoumávání a aktualizace postupů.
Náš auditor bude při své návštěvě očekávat, že mu k prokázání uvedené odpovědi předložíte veškeré písemné podklady, které máte k dispozici. Tyto podklady by měly zahrnovat vaši evidenci prováděných kontrol. Tato evidence by měla být poskytnuta ke kontrole během návštěvy.
5.11.2 Očekává se, že svou odpověď doložíte písemnými podklady. Náš auditor bude při své návštěvě očekávat, že mu k prokázání uvedené odpovědi předložíte veškeré písemné podklady, které máte
25
k dispozici. Tyto podklady by měly zahrnovat vaši evidenci prováděných kontrol. Tato evidence by měla být poskytnuta ke kontrole během návštěvy.
5.11.3 Očekává se, že svou odpověď doložíte písemnými podklady. Náš auditor bude při své návštěvě očekávat, že mu k prokázání uvedené odpovědi předložíte veškeré písemné podklady, které máte k dispozici. Tyto podklady by měly zahrnovat vaši evidenci prováděných kontrol. Tato evidence by měla být poskytnuta ke kontrole během návštěvy. Očekáváme, že veškerá tato porušení budou zahrnuta v dokumentech uvedených v otázkách 5.1.1 a) a b) společně s odpovídající revizí a dalšími opatřeními.
5.12 ZABEZPEČENÍ ZAMĚSTNANCŮ
Pro splnění kritéria uvedeného v čl. 14k odst. 1 písm. f) a g) prováděcího předpisu k celnímu kodexu Společenství byste měli: a) provádět v zákonem dovoleném rozsahu bezpečnostní kontroly uchazečů o zaměstnání v pozicích, které jsou citlivé z bezpečnostního hlediska, a provádět rovněž pravidelné kontroly podkladů; b) zajistit aktivní účast dotčených zaměstnanců na programech zvyšování povědomí v oblasti bezpečnosti. 5.12.1 a), b), c) Vaše politika zaměstnanosti by měla zahrnovat bezpečnostní požadavky vycházející z vašeho posouzení rizik. Vaše postupy by měly zahrnovat: provádění kontrol podkladů u nových a stávajících zaměstnanců, kteří budou pracovat na bezpečnostně citlivých pozicích nebo do těchto pozic přecházet, požadování a používání referencí při přijímání do zaměstnání, určení kritických pozic z hlediska bezpečnosti a provádění nezbytných kontrol zahlazených a nezahlazených odsouzení, požadavek, aby zaměstnanci informovali svého vedoucího o policejních oznámeních o možném obvinění z trestného činu / kauci, probíhajících soudních řízeních, odsouzeních zrušení přístupu k počítačům, vrácení bezpečnostního průkazu, pokud zaměstnanci odcházejí nebo jsou propuštěni, informování o dalším zaměstnání ze strany zaměstnanců.
Všechny kontroly dodržování postupů by měly být řádně zdokumentovány formou vhodného záznamu o kontrole, který je parafován a opatřen datem.
5.12.2 a) a b) Měly by být uplatňovány postupy obsažené v dokumentech uvedených v otázkách 5.1.1 a) a b). Tyto postupy by měly zahrnovat způsob prověřování uchazečů předtím, než je jim nabídnuto zaměstnání; postup vstupního školení, které by mělo zahrnovat bezpečnostní pokyny společnosti. Všichni noví
26
zaměstnanci by měli podepsat, že byli s těmito záležitostmi seznámeni. Postupy by měly také zahrnovat, jaká opatření jsou přijata pro případ převádění stávajících zaměstnanců do bezpečnostně citlivých oblastí.
5.12.3 a), b), c) a d) Všichni zaměstnanci by měli absolvovat odpovídající školení s ohledem na požadavky týkající se bezpečnosti a zabezpečení, jako například bezpečnostní protokoly, odhalování vniknutí / neoprávněné manipulace a oznamování mimořádných událostí a rizika spojená s mezinárodními dodavatelskými řetězci. Za poskytování školení zaměstnancům by měla být odpovědná jednotka nebo skupina osob (interní nebo externí). V případě změn by mělo proběhnout přeškolení a měl by být udržován záznam o všech školících činnostech.
Se všemi externími dodavateli by měla být uzavřena odpovídající dohoda o úrovni služeb. Viz také 5.13.1.
5.12.4 a) a b) Společnost by měla mít zavedeny bezpečnostní požadavky týkající se využívání dočasných zaměstnanců. Vaše postupy by měly zahrnovat: smlouvy s agenturami práce podrobně uvádějící úrovně bezpečnostních kontrol, které mají být prováděny u zaměstnanců před a po jejich jmenování, používání pouze známých agentur, které splňují požadavky, obdobné bezpečnostní normy pro dočasné i stálé zaměstnance (viz vysvětlivka 5.12.1). Všechny tyto smlouvy musí být během naší návštěvy k dispozici. Očekáváme, že všichni dočasní zaměstnanci jsou podrobeni stejným kontrolám jako stálí zaměstnanci. Jelikož je běžné, že tyto zaměstnance zajišťují externí agentury pro poskytování dočasných pracovníků, měly by se na tyto agentury vztahovat dohody o úrovni služeb (viz také 5.13) a měly by existovat postupy zajišťující, že normy stanovené dohodou o úrovni služeb jsou společností dodržovány a zaznamenávány ve vaší evidenci.
5.13 EXTERNÍ SLUŽBY V případě, že jsou služby zajišťovány jinými společnostmi, například doprava, ostraha, úklid a údržba, měly by být bezpečnostní požadavky součástí smluvních ujednání uzavřených s těmito externími smluvními partnery. 5.13.1 a), b) a c) a)–b) Pro naši návštěvu byste měli mít připravené všechny smlouvy a dohody o úrovni služeb zahrnující kontroly totožnosti zaměstnanců a jiné záležitosti, které se vztahují k těmto externím službám. Během naší návštěvy prosím poskytněte seznam všech společností a uveďte služby, které poskytují.
27
c) Popište, jak sledujete plnění smlouvy, řešíte nesrovnalosti a přezkoumáváte postupy. Ve své odpovědi podle potřeby uveďte odkaz na posouzení rizik a ohrožení uvedené v otázkách 5.1.1 a) a b). Veškeré kontroly dodržování postupů by měly být podloženy odpovídajícím dokladem, který je podepsán a opatřen datem.
28
