Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze
Barbora Kristianová
Popis a způsob využívání systému MONEY S3 v prostředí firmy ARNB
Bakalářská práce
2011
Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Popis a způsob využívání systému MONEY S3 v prostředí firmy ARNB zpracovala samostatně a použila pouze zdrojů, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury. V Praze, dne 20. 12. 2010
Podpis
……………………...
Anotace
Předmětem bakalářské práce je „Popis a způsob využívání systému MONEY S3 v prostředí firmy ARNB“. V první části práce se nachází popis firmy ARNB s.r.o., dále je popsána organizace firmy, pro práci důležité účetní oddělení a oběh dokladů. Nedílnou součástí práce je popis účetního programu Money S3 a jeho pro firmu důležitých modulů. Druhá část práce se zabývá zaměstnanci, využívající program Money S3 a popis jejich práce s programem. Dále je uvedeno, jakým způsobem firma ARNB s.r.o. využívá program a které moduly firma v Money S3 nevyužívá a proč. V práci se nachází stručný popis programu Pohoda Standard, ve kterém firma eviduje mzdy. Nakonec je uvedena analýza pozitivních a negativních vlastností programu pro zaměstnance, získaná dotazováním.
Annotation
The subject of the thesis is "Understanding and using the method of MONEY S3 ARNB business environment." The first part is a description ARNB Company Ltd, is described as business organizations, the important work of the accounting department and circulation of documents. An integral part of this work is the description of the accounting program, Money S3 for the company and its major modules. The second part deals with the staff, using Money S3, and a description of their work with the program. Also included is how the firm ARNB Ltd. program, which uses modules from the Money S3 used and why. The paper is a brief description of the standard welfare program, in which the company payroll records. Finally, an analysis of positive and negative features of the program to employees, obtained by interviewing.
Poděkování Tímto bych ráda poděkovala vedoucí mé bakalářské práce Mgr. Ivě Knížkové za ochotu, trpělivost a cenné rady při psaní této práce. Dále bych ráda poděkovala zaměstnancům firmy ARNB s.r.o. za pomoc v získávání cenných informací.
Obsah Úvod ........................................................................................................................................... 3 1
Firma ARNB ....................................................................................................................... 4 1.1
Fruitisimo..................................................................................................................... 4
1.2
Giftisimo ...................................................................................................................... 5
1.3
Profi – elektro .............................................................................................................. 5
1.4
Rozdělení značek a provozoven firmy ARNB ............................................................ 6
1.5
Organizace podniku ..................................................................................................... 7
1.6
Organizační schéma podniku....................................................................................... 8
1.7
Účetní oddělení a oběh dokladů .................................................................................. 9
1.8
Organizační schéma oběhu dokladů .......................................................................... 10
1.9
Listinné a elektronické výkazy z provozoven ........................................................... 11
2
Money S3 .......................................................................................................................... 13
3
Důležité části programu Money S3 ................................................................................... 14 3.1
Agenda ....................................................................................................................... 14
3.2
Podvojné účetnictví ................................................................................................... 15
3.3
Fakturace ................................................................................................................... 16
3.4
Adresář....................................................................................................................... 16
3.5
Sklady ........................................................................................................................ 17
4
Popis využívání systému MONEY S3 v prostředí firmy ARNB ...................................... 18
5
Způsob využívání programu MONEY S3 ve firmě ARNB .............................................. 19 5.1
Účtování v programu Money S3 ............................................................................... 20
5.2
Zápis nového účetního případu.................................................................................. 22
5.2.1
Datum ................................................................................................................. 23
5.2.2
Adresa................................................................................................................. 23
5.2.3
Pokladna ............................................................................................................. 25
5.2.4
Středisko ............................................................................................................. 26 1
5.2.5
Předkontace ........................................................................................................ 27
5.2.6
Zakázka .............................................................................................................. 28
5.2.7
Členění DPH ...................................................................................................... 28
5.2.8
Činnost ............................................................................................................... 29
5.2.9
Tabulka cen ........................................................................................................ 30
5.2.10
Více položek dokladů ......................................................................................... 31
5.3
Ukončení zápisu do programu ................................................................................... 33
5.4
Evidence a archivace faktur a výkazů ....................................................................... 33
5.5
Schéma zápisu účetního případu ............................................................................... 34
6
Co program Money S3 nabízí a firma nevyužívá ............................................................. 35 6.1
6.1.1
Program Pohoda Standard ve firmě ARNB ....................................................... 35
6.1.2
Výhody a nevýhody programu Pohoda Standard ............................................... 36
6.2 7
Program Pohoda Standard ......................................................................................... 35
Jaké další moduly firma nevyužívá ........................................................................... 36
Přednosti a negativní vlastnosti programu Money S3 dle uživatelů ve firmě ARNB ...... 37 7.1
Pozitivní vlastnosti programu dle pracovníků ........................................................... 37
7.2
Negativní vlastnosti programu dle pracovníků .......................................................... 38
8
Závěr ................................................................................................................................. 40
9
Seznam použitých zdrojů .................................................................................................. 42
10
Přílohy ........................................................................................................................... 43
2
Úvod Každá firma, která eviduje své účetnictví, by měla využívat (neboli využívá) nějaký účetní program. Je velké množství účetních programů, ve kterých mohou firmy evidovat, například Pohoda, Abra, Ekonom, Pamica, Money S3, Cézar aj. Firma ARNB s.r.o. zakoupila a využívá pro evidování svého účetnictví, již od svého počátku, účetní program MONEY S3. Tento program nabízí pro firmu mnoho důležitých modulů, jako jsou například agenda, účetnictví, fakturace, sklady aj. Bakalářská práce se zabývá již hned na počátku firmou ARNB s.r.o. a její činností. Popisuje jednotlivá oddělení firmy a postupně se zabývá nejdůležitějším účetním oddělením. Přes účetní oddělení se práce dostává k účetním dokladům a výkazům, které jsou pro firmu jedny z nejdůležitějších pro kontrolu firemních provozoven. Dále se již nachází popis samotného programu Money S3 a jeho modulů. Další část práce se zabývá samotným programem Money S3. Tedy popisuje, kdo program využívá a jak ho využívá, zabývá se způsobem práce zaměstnanců firmy ARNB s.r.o. s programem a zadáváním dokladů do účetního programu. Dále se v práci uvádí, jaké moduly Money S3 má a firma nevyužívá a popisuje účetní program Pohoda Standard, který firma využívá pro evidenci mezd. Nakonec se bakalářská práce zabývá analýzou výhod a nevýhod účetních programů Pohoda Standard a Money S3, které uvedli zaměstnanci firmy, kteří se zmíněnými programy pracují.
3
1
Firma ARNB Pod pojmem ARNB neboli Advanced Retail New Benefit s. r. o. se nachází firma
vystupující pod 3 značkami, Fruitisimo, Giftisimo a Profi – elektro. V obchodním rejstříku je firma vedena pod obchodním jménem ARNB s.r.o. a sídlo se nachází v Praze. Firma byla založena 21. května 2003 a její slovenská pobočka (ARNB SK) o rok později. ARNB s.r.o. dohromady zaměstnává cca 323 pracovníků. Z toho cca 300 pracovníků jsou vedoucí a brigádníci na provozovnách. Na centrále v Praze pracuje celkem 17 zaměstnanců, 4 pracovníci v prodejně Profi-elektro a 2 společníci Jan Hummel a Tomáš Lichtenberg. Předmět podnikání: hostinská činnost, specializovaný maloobchod, balící činnosti, výroba, instalace a opravy elektronických zařízení Firma má zapsány v obchodním rejstříku také následující činnosti, které ovšem neprovozuje: velkoobchod, realitní činnost, poskytování software a poradenství v oblasti hardware a software, reklamní činnost a marketing, správa a údržba nemovitostí
1.1 Fruitisimo
Pod značkou Fruitisimo provozuje společnost ARNB prodejny Fruitisimo Fresh, Fruitisimo Ice Cream a Fruitisimo Café. Historie firmy začíná roku 2003, kdy byla otevřena první pobočka Fruitisimo Ice Cream v pražském obchodním centru Flóra. Dalším zlomem bylo uvedení konceptu Fruitisimo Fresh na trh a otevření prvního ovocného baru v obchodním centru Polus v Bratislavě a následné otevření prvního fresh baru v ČR na jaře 2007 v obchodním centru Chodov.
4
V říjnu 2008 otevřelo Fruitisimo Fresh svou první „kamennou“ pobočku mimo obchodní centrum nedaleko stanice metra Anděl v Praze. Ostatní pobočky Fruitisimo se nacházejí ve více než 12-ti obchodních centrech po celé České republice a s dvojicí z nich se můžeme setkat také na Slovensku v Bratislavě. V současné době má Fruitisimo přes 20 poboček tedy například Anděl, Centrum Chodov, galerie Fénix, galerie Vaňkovka Brno, Central Most, Nisa Liberec, City Park Jihlava, Plzeň, Metropole Zličín aj. Fruitisimo Café jsou nekuřácké kavárny, které kombinují koncepty Fresh a Ice. Tedy nabízí ovocné fresh džusy, koktejly, zmrzliny Fruitisimo, kávu Illy a řadu dalších pochoutek a nealkoholických nápojů.
1.2 Giftisimo Pod značkou Giftisimo provozuje společnost ARNB síť provozoven luxusní balící služby. Jako jediná balicí služba na domácím trhu Giftisimo nabízí možnost pronájmu balicích služeb a vedle importu exkluzivních kolekcí italských balicích papírů a dárkových krabic do ČR se zároveň aktivně podílí i na jejich tvorbě. V současné době má Giftisimo 8 stálých poboček, v předvánočním období počet otevřených poboček každoročně narůstá až o několik desítek. Koncept Giftisima byl vytvořen speciálně pro nákupní centra, tedy celoroční pobočky jsou například v nákupních centrech Arkády Pankrác, Černý Most, Nový Smíchov, Palác Flóra, Tesco Letňany, Plzeň Plaza.
1.3 Profi – elektro Firma ARNB provozuje Profi – elektro jako skupinu specializovaných internetových obchodů již od roku 2003. Hlavní prodejna a sklady se nacházejí v Praze. Distribuce, servis, konzultace zakázek pak probíhají po celé České republice. Firma zákazníkům nabízí profesionální služby s potencionálem dlouhodobé spolupráce a komplexním řešením všech potřeb a nároků zejména pro stavební účely. Firma nabízí velké množství elektrospotřebičů od různých značek.
5
1.4 Rozdělení značek a provozoven firmy ARNB Firma ARNB vlastní 3 značky Fruitisimo, Giftisimo a Profi-elektro. Pod značkami Fruitisimo a Giftisimo se nachází až cca 20 provozoven.
6
1.5 Organizace podniku Jednu z hlavních částí podniku tvoří centrála firmy ARNB a její zaměstnanci. Hlavou firmy jsou jednatelé, neboli Country Manager, kteří firmu založili, řídí a kontrolují chod. Mezi jejich přímé podřízené patří HR neboli mzdové oddělení, Marketing Fruitisimo a Regional Manager Fruitisimo, Regional Manager Giftisimo, Technické oddělení, Office Manager působící na recepci a nakonec účetní oddělení. Na mzdové oddělení firmy se nacházejí pracovnice, které se starají o příjem nových zaměstnanců, zpracováváni mezd zaměstnanců aj. Toto oddělení pracuje s účetním programem Pohoda Standard. Pod Marketing Fruitisimo, Regional Manager Fruitisimo a Manager Giftisimo patří pracovníci, kteří se starají o správný chod poboček firmy ARNB a spolupracují s vedoucími poboček. Na každé pobočce může být jeden až dva vedoucí. Technické oddělení zabezpečuje chod firem jak na centrále, tak na pobočkách. Zajišťuje například nákupy materiálu, stará se o vybavení nových poboček, aj. Office Manager působí na recepci a stará se o správný chod centrály. Zajišťuje například dostatek kancelářského materiálu, poštu, stará se o návštěvy, pomocí e-mailu informuje pracovníky centrály o novinkách a důležitých událostech, kontroluje pracovníky na pobočkách pomocí kamery aj. Poslední, ale pro bakalářskou práci nejdůležitější oddělení je účetní. Toto oddělení pracuje s fakturami, stará se o výkazy od vedoucích poboček, zaúčtovává pokladní doklady a především pracuje s účetním programem MONEY S3.
7
1.6 Organizační schéma podniku
8
1.7 Účetní oddělení a oběh dokladů
V účetním oddělení firmy pracují hlavní fakturantka, pomocná fakturantka, pokladní a externí účetní firmy Pragoecon Consulting s.r.o., která dochází do firmy ARNB dvakrát do týdne. Toto oddělení přijímá každý pracovní den v týdnu faktury od dodavatelů a od vedoucích poboček výkazy (listinné i elektronické), pokladní doklady aj. Jedním z hlavních programů, které toto oddělení využívá je účetní program Money S3. V tomto programu se evidují přijaté faktury, pokladní doklady, vytvářejí se zde nové faktury aj. Další program, který oddělení často využívá je Microsoft Office Excel. V tomto programu se vytvářejí tabulky pro celkové kontroly provozoven za uplynulý měsíc a program je využíván také především pro evidenci elektronických výkazů. Vždy na začátku měsíce se za uplynulý měsíc vytvoří tabulky v programu Excel, které se posílají jednatelům firmy. Jedná se například o měsíční tržby provozoven, celkové měsíční vklady do banky, formuláře o měsíčním hrubém obratu provozoven aj. Faktury od dodavatelů se do firmy ARNB s.r.o. zasílají poštou, stejně jako účetní doklady a listinné výkazy od vedoucích poboček. Tuto příchozí poštu přebírá Office Manager na recepci a předává na účetní oddělení. Elektronické výkazy chodí přímo pomocí e-mailu na účetní oddělení pomocné fakturantce. Takto přijaté elektronické i listinné výkazy pomocná fakturantka kontroluje, elektronické výkazy ukládá do příslušných složek a listinné výkazy založí do desek dle pobočky. Případné chyby ve výkazech, například chybějící účetní doklad, faktura, manko či chybně udělaný výběr na účetní doklad, se zapisují do intranetu firmy. Do tohoto intranetu má každý svůj přístup a vedoucí na zapsané chyby musí adekvátně reagovat. Faktury a účetní doklady, které byly překontrolovány, rozdělí fakturantka dle firmy a pobočky a zaúčtuje do účetního programu Money S3. Po zaúčtování se tyto doklady dále evidují vždy v příslušných deskách přímo ve firmě. Poté, zhruba po roce, se tyto doklady archivují a převážejí do firemního skladu. Po určité době se doklady zde nakonec skartují. Účetní doklady jsou vždy po obdržení účetním oddělením kontrolovány. Tyto doklady musí dle zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, § 11. obsahovat označení účetního dokladu; obsah účetního případu a jeho účastníky; peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství; okamžik vyhotovení účetního dokladu; okamžik uskutečnění účetního případu; podpisový záznam, osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. 9
1.8 Organizační schéma oběhu dokladů
10
1.9 Listinné a elektronické výkazy z provozoven
Jedním z hlavních dokladů, pomocí kterých se mohou kontrolovat například výdaje, nebo zisky provozoven, jsou listinné a elektronické výkazy. Po předání z recepce či přeposlání e-mailu na účetní oddělení se jimi zabývá pomocná fakturantka. Elektronické výkazy zasílají vedoucí poboček vždy za uplynulý týden, nejlépe do středy následující týden, na e-mailovou adresu. Elektronické výkazy jsou tabulky v programu Excel, které vytvořili fakturantka spolu s oddělením Marketing Fruitisimo a Regional Manager Giftisimo. Výkazy pro každou provozovnu jsou vedeny v jednom Excelovém souboru, kde se nachází více druhů tabulek. Firma eviduje 3 typy tabulek, tedy ICE, FRESH a Giftisimo. Pro pobočky nabízející zmrzliny, koktejly aj., jsou vedeny výkazy typu ICE, pro pobočky nabízející fresh džusy, koktejly, saláty aj. jsou výkazy typu FRESH a pro Giftisimo pobočky jsou Giftisimo výkazy. Výkazy typu ICE a FRESH jsou velmi podobné, obsahují tabulky s názvy výkaz, inventura a report. Výkazy FRESH obsahují ovšem navíc tabulku s prodeji odšťavňovačů a tabulky s denní inventurou ovoce a zeleniny. Tabulky výkazů obsahují části, kde jsou vzorečky a funkce pro potřebné výpočty, například konečné stavy, celkové součty pomocí funkce SUMA aj. Elektronické výkazy jsou po přijetí pomocnou fakturantkou uloženy do příslušných souborů dle měsíce a pobočky. Kontrola probíhá vždy po obdržení i příslušných listinných výkazů za dané období. Všechny kolonky, které mají vedoucí provozoven vyplnit, musí být skutečně vyplněny (často zapomínají vyplnit vše). Průběžně během měsíce se kontrolují tržby pobočky, vklady tržeb do banky a výběry z pokladny (náklady). Dále jsou kontrolovány inventury provozoven, množství prodaných odšťavňovačů z FRESH výkazů, vyplněné měsíční reporty, kde jsou jak informace od vedoucích provozoven, tak i vygenerované informace z výkazu a inventury. Na začátku nového měsíce, po obdržení všech výkazů z měsíce předcházejícího, vytvoří fakturantka několik tabulek v programu Excel. Vytváří se například tabulka s měsíčními tržbami s DPH a bez DPH. Tyto tržby se srovnávají s tržbami za minulý měsíc a díky tomu se dá lehce zjistit procentní snížení nebo zvýšení tržeb.
11
Dále se z tabulky tržeb získávají měsíční obraty provozoven, které pomocná fakturantka zapisuje do příslušných formulářů, zasílá přes e-mailovou adresu pověřeným osobám (většinou do obchodních center, kde má firma své pobočky). Další tabulkou v programu Excel, která se vyplňuje na začátku měsíce, je tabulka s názvem Trezor. Zde se uvádějí veškeré vklady do banky (české koruny a eura) a využité stravenky. Další informace, které se kontrolují u každé pobočky, jsou celkové měsíční náklady, slevy, poukazy a free drinky. Informace ze všech vytvořených tabulek se zasílají vždy dle potřeby do jednotlivých oddělení firmy a jednatelům. Listinné výkazy jsou stejně jako elektronické děleny na ICE, FRESH a Giftisimo. Jedná se o denní výkazy, kde jsou uvedeny informace o zaměstnancích, kteří byli daný den na provozovně, počáteční a konečný stav pokladny, popřípadě informace o nákupech. U výkazů jsou zprávy z pokladny, které obsahují vklady (částka ranní limit a přebytek neboli spropitné), výběry (částka do banky, na stravenky, za nákupy, částky za slevy, za vouchery a různé akce), zprávu X o prodeji dopolední směny a konečnou zprávu Z, kde jsou uvedeny informace z prodeje za celý den. U všech těchto listinných výkazů jsou pokladní doklady za nákupy, faktury a bankovní doklady. Při kontrole výkazů jsou důležité výběry, ke kterým musí být odpovídající pokladní doklad (při slevě by měl být u výkazu poukaz o slevě) a vklady do banky, které musí mít stejnou částku, jakou zaměstnanec vybral z pokladny na tyto účely. Kontrolují se především částky vkladů a výběrů na zprávě Z. Veškeré pokladní doklady, faktury a pokladní doklady se rozdělují dle poboček a firem a účtují v programu Money S3.
12
2
Money S3 Program Money S3 nabízí firma Cígler Software a.s.. Cígler Software je firma
zabývající se vývojem, implementací a podporou moderních informačních a ekonomických systémů. V současné době pokrývá svým portfoliem všechny segmenty trhu - od malých přes středně velké společnosti až po velké nadnárodní koncerny. Filosofie přístupu je pro všechny zákazníky stejná: poskytnout podniku informační systém, který mu bude nástrojem pro dosažení dlouhodobé stability, získávání konkurenčních výhod a předních pozic na trhu. Společnost Cígler Software, a.s. úspěšně absolvovala certifikační audit systému kvality mezinárodního standardu ISO 9001:2008, provedený organizací United Registrar of Systems Czech, s.r.o. Na základě výsledků tohoto auditu byl certifikačním místem URS Czech udělen společnosti Cígler Software, a.s., URS Certifikát s registračním číslem 35325/A/0001/UK/Cz podle normy ISO 9001:2008 na veškerou činnost společnosti. Cígler Software, a.s. se tak zařadila mezi několik málo producentů ekonomických systémů v České republice, kteří získali toto ocenění kvality. Money S3 je účetní program patřící mezi nejrozšířenější ekonomické systémy pro malé a střední firmy v České i Slovenské republice. Nabízí všechny potřebné moduly, tedy podvojné účetnictví, adresář, fakturaci, sklady, objednávky, mzdy a řadu dalších doplňků, včetně homebankingu, propojení s bankovními systémy, internetovými obchody nebo dalšími aplikacemi na bázi XML. Účetní program se vyznačuje především jednoduchou a snadnou obsluhou v prostředí Microsoft Windows. Mezi zákazníky patří především velkoobchodní řetězce, zemědělská družstva, strojírenské firmy a také drobní živnostníci a podnikatelé. V rámci reformy veřejných financí prováděné Ministerstvem financí ČR vstoupila od 1. ledna 2010 v platnost nově vydaná prováděcí vyhláška k zákonu o účetnictví č. 410/2009 Sb., která zásadním způsobem mění účetnictví a výkaznictví vybraných účetních jednotek. Jedná se mimo jiné o: příspěvkové organizace; územně samosprávné celky (kraje, města, obce, dobrovolné svazky obcí, regionální rada). Z tohoto důvodu vytvořila společnost Cígler Software, a.s. v programu Money S3 modul „XML výkazy S3“. Díky tomuto modulu mohou program využívat i zmíněné příspěvkové organizace a územně samosprávné celky. Výhodou Money S3 je jednoduchost a snadnost ovládání. V přehledně uspořádané „Aktivní pracovní ploše“ je přístupná libovolná funkce na jedno klepnutí myši. K dispozici je 13
velké množství všech obvyklých i nadstandardních funkcí, které na každém kroku usnadňují podnikání. Vše s minimálními nároky na zaškolení a nasazení účetního programu v praxi. Program Money S3 se stále aktualizuje, nejstarší poslední dostupná a popsaná verze je 10.010 (v distribuci od ledna 2005). Naopak nejnovější verzí je 11.079 ze dne 1.10.2010. Aktualizace je platná vždy pro jeden kalendářní rok, od 1. ledna do 31. prosince. Zakoupení Aktualizace pro následující kalendářní rok je možné vždy od 1. září daného roku. Firma ARNB s.r.o. tuto nejnovější verzi vlastní. Program Money se rozlišuje na Money S3, Money S4 a Money S5. Money S4 je dle firmy Cígler Software, a.s ERP podnikový informační systém pro střední společnosti, Money S5 je ERP podnikový informační systém pro střední a větší společnosti.
3
Důležité části programu Money S3 Program Money S3 využívá mnoho modulů, jsou to agenda, podvojné účetnictví,
fakturace, adresář, sklady, kasa, objednávky, mzdy, majetek, jízdy, pomůcky (synchronizace účetních konstant, kalkulačka, daňová a kurzová kalkulačka, výpočet penále, výčetka z částky a z platidel, pokladní složenka, výměnný lístek na peníze) a nástroje. V následujících podkapitolách uvádím jedny z důležitějších modulů Money S3 pro firmu ARNB.
3.1 Agenda Pod nabídkou agenda se skrývají ty nejzákladnější funkce pro práci s programem Money S3 – výběr účetních agend a let, práce s datovými soubory a zálohování dat, přihlášení uživatele a ukončení programu. Funkce výběr agendy slouží k vybrání požadované firmy a požadovaného roku. Program dovoluje vést současně až 999 účetních agend. V každé účetní agendě se může vést až 999 účetních let.
14
Datové soubory slouží k získání informací o stavu souborů a jejich případné automatické opravě a k exportu dat z jednotlivých databází pro další zpracování v jiných programech. Při výběru modulu agenda tedy vybíráme požadovanou firmu a požadovaný rok. Každá firma a rok v agendě obsahuje jeden datový soubor.
3.2 Podvojné účetnictví
Podvojné účetnictví je v Money S3 vytvořen s ohledem na co největší přehlednost a rychlost práce. Nabízí proto taková přednastavení, jako například předkontace, účtová osnova, saldo, účetní deník, interní doklady, banka a pokladna, závazky a pohledávky, daň z přidané hodnoty, aparát kontroly úhrad, účetní tiskové sestavy a přehledové sestavy, závěrkové operace - uzavření roku, počáteční stavy, číselné řady a seznamy. Používání předkontací v Money S3 je povinné. Předkontací se rozumí určení dvou i více souvztažných účtů, na které se zaúčtuje daná účetní operace. Účetní osnova je editovatelná uživatelem, což umožňuje upravení účtové osnovy přesně na míru. Banka a pokladna – v účetním programu lze vést libovolný počet bankovních účtů či pokladen v různých měnách pro úhrady dokladů a další peněžní operace. Funkce homebanking umožňuje provádět platební příkazy přímo do banky a zpětný výpis z banky lze díky němu jednoduše zaúčtovat. V Money S3 je možnost přímého tisku daňového přiznání (DPH) a to ve formátu tiskopisu. Pro automatické číslování dokladů se dá použít rozsáhlé seznamy číselných řad. Mezi další důležité seznamy patří střediska, zakázky a činnosti. Účetní program Money S3 umožňuje předem připravené příkazy k úhradě připravit k odeslání do banky pomocí funkce homebanking. Ta za pomoci průvodce připraví data ve formátu vhodném pro konkrétní komunikační program banky a zabezpečí i jeho spuštění.
15
Obousměrnou komunikaci s bankou zajistí funkce výpis z účtu. Umožní importovat a spravovat výpisy z bankovního účtu. Průvodce výpisem z účtu umí výpis nejenom vytisknout, ale na přání i automaticky spárovat s příslušnými pohledávkami nebo závazky a zaúčtovat.
3.3 Fakturace Program Money S3 se snaží v modulu fakturace o maximální rychlost a přehlednost práce. Modul je plně provázán s ostatními moduly, na straně jedné s účetnictvím a na straně druhé se systémem objednávek a skladovým hospodářstvím. Modul fakturace obsahuje vystavené a přijaté faktury; předpřipravené typy faktur; faktury bez položek; faktury s položkami: ruční nebo s vazbou na sklady, objednávky; hromadná fakturace. Účetní program uchovává vystavené a přijaté faktury ve dvou samostatných seznamech, jejich struktura je však podobná. Faktury je možné kdykoli vytisknout v mnoha různých variantách. U dokladů je vždy možné automatické číslování, tvorba dobropisů nebo možnosti kontroly splatnosti faktur pro právě zvoleného odběratele aj.
3.4 Adresář Adresář je základní volbou pro práci s databází adres a je provázán prakticky se všemi moduly systému Money S3. Každá adresa v adresáři má tzv. kartu adresáře. Do ní se píší veškeré údaje o partnerovi, včetně jména kontaktních osob. Dále adresní klíče, kde se vybírají klíče, které se mají vložit do adresní karty. Pod editorem cen je seznam cenových hladin, za které se bude prodávat tomuto obchodnímu partnerovi. V záložce účetnictví jsou údaje, které mají přímý význam pro obchodní styk s partnerem. V záložce obchod na internetu jsou údaje potřebné pro elektronické obchodování na Internetu. Adresář účetního programu Money S3 má komfortní funkci pro hromadný tisk poštovních adres na samolepící štítky či obálky.
16
3.5 Sklady Účetní program Money S3 v modulu skladové hospodářství podporuje vedení neomezeného množství skladů, které je možné dále dělit na skladové skupiny. Aby bylo možné provádět převodky mezi různými sklady, zavádí Money S3 tzv. kmenové karty. Dohromady může být až 5 skladových karet. U skladových karet se vedou nákupní a pořizovací ceny. Aparát skladových inventur umožňuje zaznamenat inventární stavy zásob, vyhodnotit a zaúčtovat rozdíly mezi evidenčním a inventárním stavem a srovnat evidenční stav zásob.
17
4
Popis využívání systému MONEY S3 v prostředí firmy ARNB Firma ARNB s.r.o. využívá program MONEY S3 pro evidenci faktur přijatých,
evidenci pokladních dokladů, vystavování faktur, evidenci skladu, kontrolu banky, účtování závazků a tržeb, aj. Program tedy využívají především hlavní fakturantka, pomocná fakturantka, fakturantka a prodejci Profi-elektra, externí účetní z firmy Pragoecon Consulting, samozřejmě jednatelé firmy a IT pracovník firmy, který se stará o servis firemních počítačů a programů. Kromě těchto zaměstnanců firmy na centrále nemá nikdo jiný do programu Money S3 přístup, tedy ani pracovníci provozoven. Z firmy Pragoecon Consulting s.r.o. dochází do firmy ARNB externí účetní. Hlavní náplní práce této účetní je evidování v programu Money S3. Jedná se především o stahování banky do Money, párování plateb s fakturami, účtování interních dokladů (zápočty, kurzové rozdíly, manka, aj.), účtování závazků (hlavně splátkové kalendáře na nájemné – předpisy jednotlivých splátek), účtování tržby poboček jako příjmy jednotlivých poboček, kontrola faktur a pokladních dokladů. Nakonec nastavuje předkontace v Money S3, analytické účty, zakládá nová střediska, pokladny a číselné řady. Práce hlavní fakturantky v Money S3 spočívá v účtování přijatých faktur, účtování ostatních příjmů, tzn. tržby na základě příjmových pokladních dokladů (tržby za prodané zážitky, dárkové koše, odšťavňovače aj.), evidence skladu s odšťavňovači, přefakturace mezi jednotlivými firmami ARNB s.r.o., příkazy k úhradě a zpracování výstupů z účetnictví (přehled nákladů jednotlivých poboček na základě přijatých faktur a nákupů poboček v hotovosti). Práce pomocné fakturantky v programu spočívá v účtování příchozích pokladních dokladů, faktur (placených v hotovosti) a vkladů jednotlivých poboček do Money S3. Kontroluje příchozí elektronické a listinné výkazy. A nedílnou součástí její práce je pomoc hlavní fakturantce. Práce fakturantky Profi-elektra v Money S3 spočívá v účtování přijatých faktur, vystavených faktur a v evidenci skladu s materiálem. Jednatelé firmy v Money S3 potvrzují a posílají příkaz k úhradě, který je již připravený hlavní fakturantkou. Dále si například hlídají závazky, kolik firma dluží a co má zaplatit. 18
5
Způsob využívání programu MONEY S3 ve firmě ARNB
Program MONEY S3 využívá firma přes vzdálenou plochu, na kterou se dá dostat přes
ikonu „Připojení ke vzdálené ploše“
. Uživatel je poté vyzván k zadání svého hesla
na vzdálenou plochu, které vlastní každý pracovník pracující s programem. Na vzdálené ploše (obr.1) se nachází ikona „Money S3“. Po kliknutí na tuto ikonu je opět nutné zadat heslo uživatele programu (obr. 2).
Obrázek č. 1 Vzdálená plocha
Obrázek č. 2 Přihlášení do programu Money S3
19
Pomocí vzdálené plochy se pracovníci dostanou na server, který se nachází přímo na centrále firmy. Tento server žádný jiný zaměstnanec nevyužívá a pracuje s ním pouze IT pracovník při servisních opravách programu.
5.1 Účtování v programu Money S3
Po přihlášení se uživatel dostane do samotného programu (obr. 3) a dle svých přístupů a možností může v programu editovat.
Obrázek č. 3 Program MONEY S3
Ve firmě ARNB se v programu Money S3 mohou evidovat pokladní doklady (příjmové a výdajové), přijaté faktury (klasické a zálohové), vystavené faktury, bankovní doklady, interní doklady, sklad, závazky a pohledávky (ty se ve firmě nevyužívají). Hlavní fakturantka firmy ARNB a externí účetní mají přístup do veškerých modulů a dokladů. Pokladní doklady a bankovní doklady eviduje v programu pomocná fakturantka v modulu účetnictví v pokladně. Hlavní fakturantka eviduje přijaté a vystavené faktury za firemní značky Fruitisimo a Giftisimo v modulu fakturace a do modulu sklad odšťavňovače.
20
Fakturantka Profi-elektra eviduje za tuto značku v programu Money S3 přijaté a vystavené faktury a do modulu sklad eviduje materiál Profi-elektra. Externí účetní eviduje v programu interní doklady a závazky firmy. Přes modul agenda, se vybere požadovaná firma, v našem případě firma ARNB s.r.o. Důležité je hlídat si požadovaný rok k zaúčtování, stane se, že se po spuštění programu otevře staré období. Evidence pokladních dokladů a faktur je velmi podobná a proto se bude práce dále věnovat především pokladním dokladům. . Pokladní doklady mohou být za nákupy, které byly placeny z pokladny provozovny, a proto se eviduje v programu na danou provozovnu. Naopak pokud byl nákup proveden zaměstnanci na centrále a placen z pokladny firmy, doklad se poté zapisuje v programu do pokladny hlavní (PH). Každá pobočka má svou číselnou řadu, tedy číslo dokladu, podle kterého se později dohledává. V programu Money S3 se mohou vytvořit pokladní příjmové a výdajové doklady, buď se může zkopírovat již existující doklad, vytvoří se automaticky nové číslo a přepíší se správná data, nebo se vytvoří doklad zcela nový. Pokladní doklady, bankovní doklady a faktury zasílají vedoucí poboček spolu s listinnými výkazy. Faktury mohou dodavatelé zasílat i přímo na centrálu firmy.
21
5.2 Zápis nového účetního případu
Po otevření tabulky v modulu účetnictví pro zaúčtování do pokladny (obr. 4) se hned automaticky vygeneruje číslo dané pobočky (poboček firmy ARNB je cca 22). Každá provozovna má sedmiciferné číslo, pevně dané jsou první tři čísla, ostatní čtyři se postupně mění dle množství zaúčtovaných dokladů (jednoduše se zjistí množství zaúčtovaných dokladů na provozovnu za rok). Je velmi důležité hlídat, aby se použilo správné číslo a zda se jedná o pokladnu pobočky, nebo o pokladnu hlavní. Do popisu dokladu v programu se uvádí, zda byl zakoupen materiál či služba, dále zkráceně pobočka a případně se může popsat, co bylo předmětem nákupu. Popis dokladu je velmi důležitý při každé měsíční kontrole. Usnadňuje pozdější dohledávání dokladů a jednoduše se poté zjišťují nežádoucí nákupy.
Obrázek č. 4 Nový účetní případ
22
5.2.1 Datum Důležitým krokem v účtování dokladů je uvedení data, kdy byl účetní případ proveden, dále datum plnění DPH, datum vystavení dokladu a datum platby. Firma většinou uvádí stejné datum u všech čtyř případů. V polovině měsíce externí účetní minulý měsíc překontroluje, případné chyby opraví a daný měsíc uzavře. Další doklady se již do tohoto měsíce neevidují. Proto pokud přijde faktura s datem starším, zapíše se do neuzavřeného měsíce a správné datum z faktury se uvede do popisu dokladu. Takto si externí účetní hlídá v programu DPH. Firma ARNB s.r.o. je měsíčním plátcem DPH. Vždy, když se vytvoří nový účet, je automaticky u data uvedeno aktuální datum dne zápisu do programu. To se následně přepíše na datum z pokladního dokladu.
5.2.2 Adresa Jako adresa provozovny (obchodu) se uvádí adresa zapsaná v obchodním rejstříku, která je uvedena na faktuře. Postupně pracovníci nahráli do adresáře programu velké množství adres, tyto adresy se velmi často opakují, a proto možnost ukládání velmi usnadňuje práci a nemusí se vypisovat pokaždé znovu. Většinou se již při vytváření nového účetního případu hledá v programu spolu s číslem příslušné firemní pobočky i potřebná adresa. Pokud se najde požadovaná provozovna i adresa obchodu, starý účetní případ se zkopíruje a vyplní se nové údaje. Pokud se ovšem adresa nenajde, zkopíruje se starý účetní případ s požadovaným číslem a adresa se poté může nacházet v seznamu adres (obr. 5). Ani zde nejsou ale všechny adresy prodejen a nová adresa se musí zaevidovat a uložit v adresáři.
23
Obrázek č. 5 Seznam adres
Nová adresa se ukládá do „Karty adresáře“ (obr. 6). Do této karty firma uvádí název prodejny či jméno prodávajícího a adresu provozovny. Jako nepovinný údaj může být uloženo telefonní či mobilní číslo, fax do prodejny, e-mail a www stránky. Dále firma ukládá bankovní účet a banku (především při evidenci faktur). Mezi povinné údaje patří IČ a DIČ prodejny, pokud ho vlastní. Po uložení nové adresy se již může opakovaně používat. Velkou výhodou zde je možnost nahrání adresy přes IČ, které se zapíše a pomocí ARESu (administrativní registr ekonomických subjektů) se již adresa nahraje do programu automaticky.
24
Obrázek č. 6 Karta adresáře Při evidenci vložení tržby do banky z poboček se adresa neuvádí.
5.2.3 Pokladna V části pokladna (obr. 7) se vybírá, z jaké pokladny provozoven byl proveden výběr. Firma ARNB s.r.o. využívá pokladnu pro evidenci konečného stavu pokladny provozovny nebo centrály. Tedy v pokladně firma eviduje, odkud bylo přímo placeno, neřeší se zde, na kterou provozovnu byl materiál nebo služba pořízena. V Money S3 nebyla přednastavena žádná pokladna, firma tedy postupně do programu zadala všechny potřebné pokladny provozoven, pokladnu hlavní a zkratky, které se po výběru zobrazí (ty musí být uživatelům srozumitelné). Z pokladny hlavní (PH) se využívají peněžní prostředky na nákup materiálu nebo služeb, které byly provedeny různými odděleními centrály nebo jednateli firmy. Dále se zde ale už neřeší, zda byl tento materiál nebo služby pořízeny pro účely centrály, nebo pro jakoukoli provozovnu.
25
Obrázek č. 7 Výběr pokladny
5.2.4 Středisko Veškerá střediska, uvedená v programu Money S3, firma postupně zaevidovala. V programu tedy žádné přednastavené nebyly. Nacházejí se zde veškerá střediska (provozovny všech firemních značek), které firma vlastní. V této části si firma hlídá náklady provozoven. Fakturantka zde vybere, na kterou provozovnu byl nakoupen materiál či služby. Velmi důležité je při evidenci hlídat zaměření pobočky (ice, fresh a giftisimo). Při špatném zaúčtování dokladu například z provozovny ice na provozovnu fresh, se tato chyba velmi složitě a pracně dohledává a nastávají problémy při kontrole nákladů Pokud byla u pokladny vybrána pokladna hlavní, zde firma uvádí, kam byl materiál či služba pořízena. Při nákupu na centrálu se využívají především ostatní hromadné náklady. Pro provozovny jsou nastavena příslušná střediska.
26
5.2.5 Předkontace Používání předkontací v programu Money S3 je povinné. V programu již byly přednastaveny základní předkontace, firma si jen přidávala další dle potřeby. Dříve se přímo ukládaly s popisem předkontace i název provozovny (např FCB – Potřeby pro provoz stánku se zmrzlinou), to se ovšem stalo neefektivní a zbytečné již z důvodu existence pokladny a střediska. Dodnes externí účetní tyto předkontace z programu odstraňuje a zadává nové. V předkontaci se účtuje na dva různé souvztažné účty (strana MD a strana D). Tyto účty musí odpovídat obsahu účetního případu, tj. musí být vybrány tak, aby zápis na ně měl smysl a co nejlépe zachycoval událost (operaci), ke které došlo a kterou je potřeba zaúčtovat. Účet strany MD je již dán výběrem správné předkontace, účet strany D je dán vybraným střediskem.
Obrázek č. 8 Výběr Předkontace
27
5.2.6 Zakázka Zakázky má firma ARNB v programu Money S3 uvedeny 4 - investice, materiál, ostatní nesledované účty a služby. Nejčastěji jsou využívány především materiál a služby. Materiál se vybírá, pokud jde o nákup potravin, materiálu k výrobě aj. Služby se využívají, především pokud se jedná o různé opravy, poštovné aj. Investice jsou využívány především při evidenci dlouhodobého majetku. Zakázky se zadávají vždy, kromě evidence bankovních dokladů.
Obrázek č. 9 Výběr Zakázky
5.2.7 Členění DPH
Členění DPH (obr. 11) již bylo v programu MONEY S3 přednastaveno. Firma si pouze mohla dále přidávat další dle potřeby. Nejčastěji fakturantky využívají především dvě členění DPH a to přijaté zdanitelné plnění tuzemsko – nárok na odpočet (Ř444,445) a doklad bez vlivu na DPH (Ř 0 P), které se využívá u neplátců DPH a často také u poštovného. Dle účetního dokladu se vybere příslušné členění.
28
Pomocí členění DPH se programu „říká“ do kterých řádků přiznání k DPH budou faktury zaúčtovány. Seznam členění DPH je závislý na platné legislativě a je určen pro rozčlenění dokladů, resp. položek dokladů do jednotlivých režimů daně z přidané hodnoty. Firma ARNB s.r.o. je měsíčním plátcem DPH a proto se při evidenci musí na každém dokladu uvést členění pro daň z přidané hodnoty a Money S3 následně podle tohoto členění doklad zpracuje do přiznání k DPH.
Obrázek č. 10 Členění DPH
5.2.8 Činnost Činnost (obr. 11) se ve firmě ARNB využívá nejčastěji při evidenci faktur a evidenci pokladního dokladu na pokladnu hlavní (PH). Při pozdější kontrole se dá jednoduše zjistit, o jaký druh nákupu jde. Vybírá se, zda materiál patří do marketingu, nebo do technických nákladů. Jako marketing se uvádí například tisky, laminace, polepy a jiný materiál patřící především do marketingu. Do technických nákladů se uvádějí různé opravy, stavební materiál a jiný technický materiál. Díky těmto činnostem může hlavní fakturantka jednoduše sledovat především náklady technického oddělení a centrály celkově. Činnosti si do programu firma postupně nastavila dle potřeby. Díky uvedeným jménům, která jsou v programu především pro Profi-elektro, se může lehce zjistit, kdo daný účetní případ provedl. 29
Obrázek č. 11 Výběr činnosti
5.2.9 Tabulka cen Do tabulky cen (obr. 12) se zapisují částky uvedené na dokladu. Fakturantka může v programu zapsat částku do kolonky základ, nebo do kolonky, kde se zapisuje celková částka i s DPH. Poté se automaticky vygeneruje správná výše DPH jak na 10% nebo 20% a dle zadání i částka bez DPH, nebo s DPH. Při uvedení částky z bankovního dokladu se tato částka zapisuje do kolonky s 0% DPH. Pokud je na pokladním dokladu uvedeno 10% i 20% DPH, částky se rozepíší do příslušných kolonek a konečná celková cena se již vygeneruje sama.
Obrázek č. 12 Tabulka cen
30
5.2.10 Více položek dokladů
Pokud se do jednoho účetního dokladu (do jedné tabulky), zapisuje více položek, postupuje se následovně: Mělo by se jednat pouze o jednu provozovnu z firmy ARNB s.r.o. (do programu se samozřejmě dá uvést do jednoho účetního dokladu více provozoven, ale později by nastal zmatek v nákladech). Všechny tyto doklady by měly být pouze z jedné prodejny (jedna adresa z obchodního rejstříku) a vždy se musí jednat pouze o jeden měsíc (z důvodu měsíční platby DPH). Do kolonek, ve kterých má být uveden datum, se zapíše nejnovější z možných (například pokud jsou doklady od 10. 4. 2010 do 26. 4. 2010, uvede se do všech čtyř kolonek datum 26. 4. 2010). Nakonec fakturantka vybere správnou pokladnu, středisko, předkontaci, zakázku, členění DPH a případně i činnost. Vše podle výše popsaného. Ovšem při zápisu částky se již nevyplňuje tabulka, ale postupně se přidávají nové položky (obr. 13).
Obrázek č. 13 Přidání více položek
31
Po zobrazení „karty normální účetní položky“ (obr. 14) se postupně zapisují všechny částky z dokladů. Nejprve se vyplní popis dokladu, a případně i co bylo zakoupeno. Dále fakturantka zapíše cenu z dokladu, vybere, zda je cena s DPH či nikoliv a zadá sazbu DPH (0%, 10% nebo 20%). Při zadávání hodnot se automaticky vytváří tabulka se zadanými částkami s DPH, bez DPH a samotné DPH. Stejným způsobem se pokračuje u všech faktur. Pokud bude doklad za materiál s 10% i 20% DPH, rozepíší se tyto částky zvlášť.
Obrázek č. 14 Karta normální účetní položky
Všechny uvedené položky se objevují v dolní části tabulky (obr. 15). Celková částka ze všech faktur se vygeneruje v tabulce cen, kde budou uvedeny i veškeré DPH.
Obrázek č. 15 Uložené informace
32
Kdyby program Money S3 neumožňoval takto rozepisovat doklady, musel by se každý zapisovat zvlášť jako nový účetní případ. Což by bylo zbytečně pracné a zdlouhavé. Jediným problémem je zapisování bankovních dokladů, které vyžaduje externí účetní evidovat zvlášť, pro možnost pozdějšího zaúčtování tržeb (jako příjem poboček).
5.3 Ukončení zápisu do programu Pokud se do tabulky zapsaly všechny potřebné a důležité údaje, účetní případ fakturantka potvrdí a uloží. Program poté automaticky vyzve k vytisknutí, které fakturantka většinou potvrdí. Tisknou se jak zaevidované pokladní doklady a bankovní doklady, tak vystavené faktury. Netisknou se pouze přijaté a zálohové faktury. K vytisknutému dokladu se přiloží daná faktura (y) a založí do příslušných desek dle čísla dokladu. Vždy po uzavření starého měsíce, přetáhne fakturantka evidovaná data z programu Money S3 do programu Excel, kde se následně kontroluje, co bylo za daný měsíc nakoupeno a poté se tabulka zasílá ke kontrole i jednatelům firmy.
5.4 Evidence a archivace faktur a výkazů Uložené doklady jsou archivovány nejdříve přímo ve firmě a poté se dle potřeby odvážejí do firemního skladu po dobu stanovenou zákonem. O úschově účetních záznamů pojednává část šestá zákonu č. 563/1991 Sb. o účetnictví, § 31 a § 32. Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví. Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a přehledy se uchovávají po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví, se uchovávají po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Na konci každého měsíce se všechny účetní případy za uplynulý měsíc překontrolují. Pokud se zjistí nějaké nedostatky, například nepřijdou z některé pobočky všechny pokladní doklady či faktury, chybí obálky s vklady do banky, nebo jsou zjištěna manka, řeší se následně tyto problémy s pobočkou a dochází k sankcím (například srážka ze mzdy).
33
5.5 Schéma zápisu účetního případu
34
6
Co program Money S3 nabízí a firma nevyužívá Jedním z modulů, který firma využívala, je modul mzdy. Ovšem z důvodu velkého
množství zaměstnanců (v modulu se dá evidovat pouze 50 zaměstnanců) a tudíž i problémy s tímto modulem v Money S3 firma zakoupila ekonomický program Pohoda Standard. Zajímavostí ovšem je, že do programu nebyl problém zapisovat více než uvedených 50 zaměstnanců, ale později, když se mělo dále pracovat s daty v modulu, program data měnil, případně úplně odstranil přidané zaměstnance a vše se vždy muselo předělávat.
6.1 Program Pohoda Standard Firma tedy pro evidenci mezd využívá ekonomický program Pohoda Standard. Tento program nabízí firma Stormware, česká softwarová společnost zabývající se produkcí softwarových produktů pro platformu Microsoft Windows. Pohoda Standard nabízí velmi podobné moduly jako program Money S3. Ovšem z důvodu již ve firmě zajetého programu Money S3 firma úplně nepřešla na Pohodu a využívá ji pouze pro evidenci mezd.
6.1.1 Program Pohoda Standard ve firmě ARNB Program Pohoda Standard využívá ve firmě pouze mzdové oddělení, kde se nacházejí dvě zaměstnankyně, hlavní personalistka a její asistentka. Mzdové oddělení, stejně jako účetním oddělení, využívá služeb firmy Pragoecon Consulting, která pro ARNB zpracovává dle zaslaných podkladů mzdy pro pracovníky na HPP. Práce hlavní personalistky v programu Pohoda spočívá ve zpracování mezd pro pracovníky na DPP (dohoda o provedení práce) a HPP (hlavní pracovní poměr). Tedy jedná se o výpočet mezd pracovníků a zadávání do programu Pohoda, evidenci odvodů sociálního, zdravotního pojištění a o daně srážkové a zálohové. Data (mzdy, odvody) jsou poté z programu odeslány do banky a proplaceny pracovníkům a institucím. Dle personalistky může v programu velmi snadno evidovat bankovní účty, prohlášení, studenty a další pro mzdy důležité údaje.
35
6.1.2 Výhody a nevýhody programu Pohoda Standard Velkou výhodou programu Pohoda Standard oproti jiným mzdovým programům je dle personalistky přehlednost. Při jakýchkoliv neaktuálních úkonech oproti mzdovým a účetním pravidlům systém nahlásí chybu a uživatele se několikrát ptá, zda chce úkon skutečně provést. Velkou nevýhodou programu je naopak nekontabilita na další programy a bohužel i časté zasekávání programu, které ovšem může být způsobeno již velmi zastaralými počítači ve firmě. Program Pohoda je vhodným programem pro menší a střední společnosti, ale je potřebné důkladné proškolení do programu, správnost údajů a pravidelná kontrola. Pro firmu ARNB je velkým problémem firemní intranet, který dělá předběžné mzdové kalkulace. Například velkým problémem je, že mzda získávaná z firemního intranetu je uvedena čistá a do programu Pohoda je nutné ji přepočítat na hrubou. Dá se říci, že program Pohoda Standard pro vedení mezd není pro firmu ARNB špatný, ovšem firma má velký problém se zastaralými počítači a díky tomu je problém i s velmi častým zasekáváním programu. Pokud by si firma pořídila nové počítače a upravila firemní intranet, problémy by z velké části mohly ustat.
6.2 Jaké další moduly firma nevyužívá Dalšími moduly, které firma v Money S3 nevyužívá, je modul objednávky, modul jízdy a modul majetek. Firma ARNB s.r.o. eviduje u Profi-elektra objednávky na internetových stránkách této značky, v administrativním systému. Jízdy zpracovává mzdové oddělení firmy v programu Pohoda Standard.
36
7
Přednosti a negativní vlastnosti programu Money S3 dle uživatelů ve firmě ARNB Ve firmě ARNB jsem provedla výzkum na program Money S3. Dotazovala jsem se
uživatelů na přednosti a negativní vlastnosti programu. Otázky na zaměstnance byly především následující: -
Je něco, co se Vám na programu přímo líbí? Neboli ulehčuje Vám práci?
-
V čem vidíte výhody programu?
-
V čem vidíte naopak nevýhody programu?
-
Myslíte si, že by byl pro firmu vhodnější jiný účetní program? Pokud ano, tak případně jaký a proč?
Následující výhody a nevýhody mohou mít i jiné účetní programy, ovšem uvádím veškeré zmíněné informace od uživatelů programu Money S3. Zaměstnanci firmy využívající program Money S3 nemají mnoho zkušeností s jinými programy.
7.1 Pozitivní vlastnosti programu dle pracovníků Jako každý program i Money S3 obsahuje mnoho nepostradatelných výhod. Tyto výhody zaměstnancům často velmi usnadňují práci a jsou velmi oblíbené a často využívané. Jednou z velkých výhod programu je možnost jednoduchého kopírování pokladních a bankovních dokladů při účtování nových, tedy občas stačí jen přepsat částku a datum a je hotovo. Při úhradě faktur v hotovosti (ve fakturaci) stačí v programu pouze vybrat fakturu a všechny údaje se do pokladního dokladu přetáhnou automaticky z faktury, tedy stačí přepsat jen datum, vše ostatní se samo doplní a spáruje. Další výhodou Money S3 může být možnost evidence zálohových faktur, aniž by se zaúčtovaly (nejsou v účetnictví – správně by se zálohové faktury účtovat neměly, nedoplňuje se předkontace, ale jsou evidované, takže se dají spárovat s konečnou fakturou a zadat do příkazu k úhradě).
37
Další nepostradatelnou výhodou je možnost dát si vybrané údaje o vybraných dokladech do Excelu. To velmi usnadňuje práci hlavní fakturantce, když dělá na konci měsíce z těchto dat výsledné tabulky. Pro externí účetní je velmi výhodné, že si může jednoduše „natáhnout“ banku do Money S3, tedy nemusí se všechny pohyby účtovat ručně, ale převede se všechno samo. Pokud se do modulu adresář zadává nová adresa, může fakturantka pouze zadat IČ požadované firmy či provozovny a program sám nalezne a vygeneruje požadovanou adresu. Program je velmi výhodný z důvodu možnosti nastavit do dokladu několik doplňujících parametrů – středisko a činnost. Když se vhodně nastaví i analytické účty, dá se v programu sledovat charakteristiku jednotlivých operací. Tato výhoda programu Money S3 je pro firmu značná a některé účetní programy ji nenabízejí. Tedy nabízejí například nastavit jen středisko. Ovšem Money S3 umožňuje nastavit u činností jednak technické a marketingové náklady (tím účetní oddělení sleduje náklady jednotlivých oddělení centrály) a jednak zde jsou nastaveny jména uživatelů programu pro Profi-elektro aby se poznalo, kdo zde danou fakturu vydal/zaúčtoval.
7.2 Negativní vlastnosti programu dle pracovníků Nevýhody programu se bohužel vyskytují velmi často a zaměstnanci si na ně často stěžují. Znesnadňují práci a především prodlužují dobu, kterou musí zaměstnanec na daném úkonu pracovat. Níže uvedené nevýhody mohou mít i jiné účetní programy. Jednou z velkých nevýhod programu, který musela firma velmi razantně řešit, byl modul mzdy, již z výše uvedených důvodu firma musela tento modul v Money S3 zrušit a začít využívat program Pohoda Standard. Další nevýhodou je, že pokud musí pracovník z nějakého důvodu něco upravit v bance (např. platbu) a platba je již připárovaná k příslušné faktuře, tak se tato úprava v bance automaticky nepromítne i u faktury, tudíž musí pracovník opravovat nadvakrát. Platby se po „natažení“ banky do Money S3 spárují s fakturami na základě VS, dodavatele a částky. Ovšem stává se, že se data sama poupraví a přepisují se částky u plateb na částky, které jsou na faktuře, která se platila, i když se platila jen část faktury. 38
Pak tedy vypadá faktura jako uhrazená, i když byla uhrazená jen částečně. Někdy se může také stát, že se přepíše částka i VS. Tedy pokud je od daného dodavatele v programu na úhradu jen jedna faktura, tak si program platbu přizpůsobí této faktuře, ale přitom se platila faktura z minulého roku, která ovšem byla již v agendě starého roku. Fakturantka udělá příkaz, jednatelé příkaz potvrdí a zaplatí. Poté se tento příkaz označí jako hotový (udělá se zde zelená „fajfka“). Problém ovšem nastává, když se toto označení udělá i u příkazu u kterého platba bankou neprojde. Platba tedy vypadá jako zaplacená, ale není. Další nevýhodou programu je, pokud se tiskne faktura. Formát faktury se musí vždy vybrat, tedy nenastavuje se automaticky. Vybírá se mezi vystavenou fakturou, dobropisem, zálohovou fakturou, fakturou s vyúčtovanou zálohou, fakturou v cizí měně aj. Pracovník tedy nikdy nesmí zapomenout vybrat formát, v jiném případě odběratel nepozná, o co se jedná. Dále je prakticky nemožné zadat do pokladny kurz, pokud je úhrada v cizí měně, jen přímo valutová pokladna. Pokud se tedy vyúčtovává u faktur záloha v cizí měně, tak program nabízí jen jeden daný kurz, který je nemožné přepsat. (nelze změnit v nastavení) Jednou
z velmi nepříjemných nevýhod programu je nemožnost nastavení
jednotlivých přístupů a oprávnění osobám, které program využívají. V programu lze nastavit samostatný přístup, nebo zamezení přístupu do faktur, pokladny, skladu aj., ale nelze nastavit do jaké pokladny, do jakého skladu. Tím tedy ani není možné, aby měly do programu přístup jednotlivé pobočky, protože by mohly vidět i evidenci jiných poboček.
39
8
Závěr Již na samém počátku firma ARNB s.r.o. začala evidovat své účetní doklady
v programu Money S3. Program je tedy firmou využíván přes 7 let. Program nabízí firma Cígler Software, která se zabývá vývojem, implementací a podporou moderních informačních a ekonomických systémů. Na počátku firma ARNB využívala moduly agenda, účetnictví, fakturace, adresář, sklady a mzdy. Naopak moduly, které program nabízí, ovšem firma nevyužívala a stále nevyužívá, jsou objednávky, jízdy a majetek. Jízdy eviduje mzdové oddělení v programu Pohoda Standarda a objednávky eviduje pouze Profi-elekto (na svých internetových stránkách). Čím se firma rozrůstala a přijímala více zaměstnanců, modul mzdy v Money S3 začal z důvodu velkého množství evidovaných zaměstnanců „kolabovat“. Firma se tedy nakonec rozhodla tento program k vedení mezd nevyužívat a zakoupit jiný. Tímto novým programem a tedy i programem, které nyní využívá mzdové oddělení je Pohoda Standard. S tímto programem má mzdové oddělení potíže z důvodu nekontability na další programy a častého zasekávání. Zasekávání programu je ovšem především, dle zaměstnanců, chyba zastaralých počítačů. Domnívám se proto, že není nutné měnit pro mzdové oddělení účetní program, ale zakoupit do firmy nové počítače. Program Money S3 ve firmě využívají především hlavní fakturantka, pomocná fakturantka, externí účetní z firmy Pragoecon Consulting s.r.o., fakturantka a prodejci Profi-elektra, jednatelé firmy (kontrolují a potvrzují platby) a IT pracovník (opravuje program při potížích). Do programu se v ARNB zadávají pokladní doklady (příjmové a výdajové), přijaté faktury (klasické a zálohové), vystavené faktury, bankovní doklady, interní doklady, sklad
(Fruitisimo
eviduje
pouze
odšťavňovače,
Profi-elekto
uskladněný materiál)
a závazky. Při zadávání pokladních a bankovních dokladů využívá pomocná fakturantka modul účetnictví. Při zadávání faktur využívají hlavní fakturantka a fakturantka Profi-elektra modul fakturace, ve kterém se nachází například velmi důležitá funkce homebanking pro práci s bankou. Program Money S3 umožňuje přetáhnout informace s daty do programu Excel, ve kterém hlavní fakturantka kontroluje náklady za uplynulý měsíc.
40
Jako mnoho účetních programů, tak i program Money S3 má dle uživatelů svoje výhody, ale i nevýhody. Jednou z hlavních výhod je snadná práce s programem, možnost kopírovat staré doklady při evidenci nových (pouze se jednoduše přepíší), snadné stáhnutí adres přes ARES aj. Nevýhod programu pro firmu je ovšem také mnoho, například již zmíněný modul mzdy, kvůli kterému musela firma využít jiný program, nebo nemožnost vedení programu Money S3 v různých provozovnách. Pokud by provozovny mohly přímo své doklady zaevidovat do programu samy, velmi by to ulehčilo práci. Ovšem tento problém by nešlo vyřešit pouze výměnou programu. Není jisté, zda by byly samy pracovníci na provozovnách schopni správně účtovat s programem. Kontroly by poté mohly být pracnější než samotné zadávání školeným pracovníkem a především by se vedoucí provozoven mohli lehce dostat k informacím, ke kterým by správně neměli mít přístup. Z důvodů uvedených v bakalářské práci se domnívám, že účetní program Money S3 nabízí dostatek modulů a funkcí, které firma vyžaduje, a proto bych nedoporučovala výměnu za jiný účetní program.
41
9
Seznam použitých zdrojů 1. Cígler Software. Money S3 : Pracujeme s Money S3. vydání páté. [s.l.] : Mikada Press, s.r.o., 2004. 478 s. Dostupné z WWW: < http://www.money.cz/podpora>. ISO 9001:2000. 2. Cígler Software. Ekonomický systém Money [online]. c2010 [cit. 2010-11-12]. Money. Dostupné z WWW:
. 3. Fruitisimo.net [online]. 2004 [cit. 2010-11-13]. Fruitisimo Group. Dostupné z WWW: . 4. Giftisimo [online]. c2008 [cit. 2010-11-13]. Giftisimo. Dostupné z WWW: . 5. JANKOVÝCH, Vladislav. Zákon o účetnictví [online]. 2008 [cit. 2010-11-13]. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Dostupné z WWW: . 6. Ministerstvo spravedlnosti. Justice.cz [online]. 2.413. Ministerstvo spravedlnosti : Corpus Solutions a.s., 1999, údaje platné ke dni 12.11.2010 [cit. 2010-11-12]. Oficiální
server
českého
soudnictví.
Dostupné
z
WWW:
http://www.justice.cz/xqw/xervlet/insl/index?sysinf.@typ=or&sysinf.@strana=se archResults&hledani.@typ=subjekt&hledani.format.typHledani=x*&hledani.pod minka.subjekt=ARNB+s.r.o. 7. Pragoecon Consulting. Pragoecon [online]. 2002 [cit. 2010-11-20]. Pragoecon Consulting. Dostupné z WWW: . 8. Profi - elektro [online]. c2010 [cit. 2010-11-13]. ARNB s.r.o. Dostupné z WWW: . 9. STORMWARE s.r.o. Stormware [online]. c2010 [cit. 2010-11-20]. Pohoda Standard. Dostupné z WWW: . 10. Zákon o účetnictví [online].Havut, s.r.o. , 1998, 2010 [cit. 2010-11-13]. Bussines center. Dostupné WWW:. ISSN 1213-7235. 42
10 Přílohy Příloha č. 1 – Elektronický výkaz Giftisimo
43
