Vyhodnotenie kvantitatívneho prieskumu na služby externého projektového manažmentu SÚHRNNÁ SPRÁVA

Vyhodnotenie kvantitatívneho prieskumu na služby externého projektového manažmentu

S ÚHRNNÁ SPRÁVA

1. Úvod Kvantitatívny prieskum bol realizovaný s cieľom zistenia objektívnej spätnej väzby prijímateľov nenávratného finančného príspevku v programovom období 2007 – 2013 na služby externého projektového manažmentu (ďalej len „EPM“).

Metóda prieskumu -

spôsob zberu údajov: on-line prieskum

-

nástroj zberu údajov: dotazník

-

termín zberu údajov: 2.-10.10.2014

-

Výberový súbor: 

počet oslovených respondentov: 480



počet získaných kompletne vyplnených dotazníkov: 147

Informácia o možnosti vyplniť on-line dotazník bola zaslaná členmi Slovenskej asociácie grantových poradcov prijímateľom nenávratného finančného príspevku zo Štrukturálnych fondov Európskej únie vedených v ich interných databázach. Všetci respondenti vypĺňali dotazník anonymne. Respondentom bolo položených 17 otázok s cieľom zistiť nielen ich reálne skúseností v rámci implementácie projektov (otázka č. 1 a 2), ale aj získania komplexného vnímania služby externého projektového riadenia respondentmi. (otázky 3 až 17).

2. Charakteristika respondentov Z celkového počtu 147 dokončených dotazníkov bolo 104 vyplnených subjektmi z verejného, 42 zo súkromného a 1 z neziskového sektora ako znázorňuje graf č. 1. Na základe vyhodnotenia je možné konštatovať že verejný sektor zastupuje 70,7% z celkového množstva odpovedí, 28,6% zastupuje súkromný sektor a neziskový sektor má podiel 0,7%. Do verejného sektora boli započítaní respondenti zo štátnej správy, samosprávy, stredoškolské a vysokoškolské zariadenia. Niektoré otázky boli vyhodnotené aj z hľadiska typu respondentov, vzhľadom na rozdielnosti, ktoré sa medzi týmito sektormi uplatňujú pri implementácii projektov financovaných zo Štrukturálnych fondov. Pri otázkach, kde povaha subjektov nebola relevantná, boli otázky vyhodnotené kumulatívne. 2

Graf č. 1

Počet respondentov podľa ich typu 1 42 104

Verejný sektor

Súkromný sektor

Neziskový sektor

Prílohou vyhodnotenia sú východiskové sumárne tabuľky so všetkými otázkami, kde je možné získať podrobné informácie o počte respondentov odpovedajúcich v jednotlivých ponúkaných možnostiach pri konkrétnej otázke a zároveň ich rozdelenie podľa sektorov.

Otázka č. 1 S ktorými operačnými programami máte skúsenosti?

Skúsenosti s jednotlivými operačnými programami respondentov znázorňuje graf č. 2. Otázka bola položená s cieľom zistiť reálne skúsenosti respondentov s implementáciou projektov a následného zisťovania tejto skutočnosti s inými otázkami dotazníka. Jednotlivé operačné programy sa v určitej miere líšia od seba v podmienkach implementácie (napr. administratívna náročnosť, oprávnenosť externého projektového manažmentu, informovanie prijímateľov a pod.). Z odpovedí sú zrejmé rozdielne skúsenosti medzi verejným a súkromným sektorom. Tento stav vychádza najmä z oprávnenosti prijímateľov v jednotlivých programoch. Verejný sektor má najviac skúseností s Regionálnym operačným programom, Operačným programom Vzdelávanie a Operačným programom Životné prostredie. Súkromný sektor má najväčšie skúsenosti s realizáciou projektov v rámci Operačného programu Konkurencieschopnosť a hospodársky rast, Operačný program Bratislavský kraj a Operačný program Zamestnanosť a sociálna inklúzia.

3

Graf č. 2

Počet projektov realizoaných v OP

Skúsenosti respondentov s operačnými programami 60

53

51 43

40

31 24 13

20 30

20 2 0 0

14

8 0

55

0

23 11 6 2 0 3 0 01 0 0

19 10 1

9 0

41

31

0

Verejný sektor

Súkromný sektor

Neziskový sektor

Poznámka: ROP – Regionálny operačný program, OPŽP – Operačný program Životné prostredie, OP D – Operačný program Doprava, OPIS – Operačný program Informatizácia spoločnosti, OPVaV – Operačný program Výskum a vývoj, OPKaHR – Operačný program Konkurencieschopnosť a hospodársky rast, OP Z – Operačný program Zdravotníctvo, OPBK – Operačný program Bratislavský kraj, OPTP – Operačný program technická pomoc, OPZaSI – Operačný program Zamestnanosť a sociálna inklúzia, OP V – Operačný program Vzdelávanie, CBC – cezhraničná spolupráca, PRV – Program rozvoja vidieka

Otázka č. 2 Počet realizovaných projektov?

Otázka bola položená pre zistenie približných vedomostí a skúseností s riadením projektov financovaných zo Štrukturálnych fondov. Je predpoklad, že respondenti, ktorí majú väčšie skúsenosti s realizáciou projektov budú inak vnímať potrebu externého projektového manažmentu, ako tí, ktorí realizovali len jeden, či dva projekty. Pre túto otázku sme vytvorili štyri možnosti odpovedí nasledovne: 1-2 projekty, 3-4 projekty, 5 a viac projektov a iné. Ako ukazuje graf č. 3 respondenti z verejného aj súkromného sektora odpovedali, že najviac realizovali 1-2 projekty. Vo verejnom sektore je vysoký počet aj v ďalších dvoch kategóriách. Naopak respondenti zo súkromného sektoru už nerealizujú v takej veľkej miere vyšší počet projektov ako pri kategórii 1-2 projekty. Dôvodom sú najmä obmedzené možnosti súkromného sektora čerpať nenávratné finančné príspevky zo štrukturálnych fondov. V odpovediach iné bolo respondentmi uvedené, že projekty ešte prebiehajú a neboli dokončené, preto ich nezapočítali do odpovede. 4

Graf č. 3

Počet zrealizovaných projektov respondentov 41 Počet respondentov

40 31

31

30

30 20 10 0

3

6 1

0

2

2

0

0 1‐2

Verejný sektor

3‐4

5 a viac

Súkromný sektor

iné

Neziskový sektor

3. Vnímanie EPM

Otázka č. 3 Z akého dôvodu ste sa rozhodli využiť služby externého riadenia projektov?

Jednou z najdôležitejších otázok bola otázka zameraná na dôvody, prečo respondenti využívajú služby externého projektového manažmentu. Odpovede boli prepočítané na % z celkového počtu odpovedí v jednotlivých sektoroch a znázorňuje ich graf č. 4. Dôvodom, prečo verejný sektor využíva externý projektový manažment je až v 70% odpovedí administratívna zložitosť riadenia projektov. Ďalším dôvodom, ktorý predstavuje podiel 57% zo všetkých odpovedí, je nedostatok personálnych kapacít. Súkromný sektor využíva externý manažment projektov najmä z dôvodu neznalosti procesov pri riadení projektov financovaných zo štrukturálnych fondov EÚ (až 64 % respondentov). Rovnakým percentom (40 %) respondenti uviedli: administratívna zložitosť riadenia projektov, nedostatok informácii o riadení projektov a neznalosť systému ITMS. Z odpovedí možno skonštatovať, že najvážnejšími dôvodmi pre všetkých respondentov je administratívna zložitosť riadenia projektov, nedostatok administratívnych kapacít a neznalosť procesov riadenia.

5

Graf č. 4

Podiel z celkových odpovedí v %

Dôvody využitia externého riadenia projektov v % 100 100 80 60

70

64 55

48

40

31

40 20

0

34

0

40

40 25 0

0

Neodstatok informácii o riadení projektov

Neznalosť systému ITMS

0 Neznalosť procesov

Nedostatok personálnych kapacít

Verejný sektor

Administratívna zložitosť riadenia projektov Súkromný sektor

Neziskový sektor

Porovnanie dôvodov využitia externého riadenia projektov v závislosti od počtu realizovaných projektov respondentov Ako ovplyvňuje počet realizovaných projektov respondentmi ich dôvody využitia externého manažment znázorňuje graf č. 5. Údaje v ňom sú uvedené v percentuálnom vyjadrení a porovnaný bol počet odpovedí pri jednotlivých dôvodov využitia externého riadenia vzhľadom k celkovému počtu respondentov implementujúcich jednotlivé počty projektov. Z grafu je vidieť, že so stúpajúcim počtom zrealizovaných projektov a teda aj so zvyšujúcimi skúsenosťami respondentov sa znižujú dôvody využitia externého manažmentu pre neznalosť procesov, nedostatok informácii a neznalosť systému ITMS. Naplnil sa predpoklad, že zrealizovaných viac projektov prináša respondentom dostatok vedomostí ako sa implementujú projekty financované zo štrukturálnych fondov podporené ITMS systémom. Zároveň s tým, že získavajú prehľad a skúseností z realizáciou projektov uvedomujú si náročnosť celého procesu riadenia a zvyšuje sa ich potreba využitia externého manažmentu z nedostatku personálnych kapacít a administratívnej zložitosti. Tieto tvrdenia sú podložené odpoveďami respondentov, kde pri počte zrealizovaných projektov 1-2 tvorí dôvod nedostatok personálnych kapacít 39% pri kategórii 3-4 projekty je to 64% a pri 5 a viac projektov je to až 68% a predstavuje tento dôvod najvyššiu hodnotu v rámci celej kategórie. Administratívna zložitosť je vnímaná ako najdôležitejší dôvod pri kategóriách realizovaných projektov 1-2 a 3-4. 6

Pri kategórií 1-2 projekty až 60% využíva externý manažment z dôvodu neznalosti procesov. Možno predpokladať, že prijímatelia realizujúci nižší počet projektov nemajú skúsenosti a ani dostatok informácii pre úspešnú realizáciu. Rozpočty projektov sú státisícové, v niektorých prípadoch miliónové a preto je zverenie projektu profesionálnej firme logickým krokom ako minimalizovať riziko porušenia pravidiel stanovených poskytovateľmi, minimalizovať vznik neoprávnených výdavkov a neúspech projektu. Tým, že respondenti do projektov vkladajú aj vlastné finančné prostriedky, uvedomujú si zodpovednosť nad dodržaním všetkých pravidiel, zákonov a potrebou dosiahnutia stanovených cieľov a merateľných ukazovateľov. Toto sa dá dosiahnuť len projektovým tímom zloženým z odborných a skúsených členov, respektíve odborníkom v podobe projektového manažéra, ktorý dohliadne na činnosť celého projektového tímu. Graf č. 5

Dôvody využitia služieb externého manažmentu podľa počtu realizovaných projektov v % 80

64

60 60

68

68

76

52 39

61 46

39

40

39

38 21

20

21 18

0 Neznalosť procesov

Nedostatok per. kapacít

1‐2 projekty

Administratívna zložitosť

3‐4 projekty

Neodstatok informácii

Neznalosť ITMS

5 a viac projektov

Porovnanie dôvodov respondentov využívanie externého riadenia projektov so zdrojmi financovania projektov Iným pohľadom na dôvody respondentov prečo využívajú externý manažment je porovnanie dôvodov vzhľadom na fond, z ktorého je projekt financovaný. Predpokladom bolo, že dôvody využitia externého manažmentu budú rozdielne vzhľadom na charakter projektov, ich výdavkov a dokladovanie, najmä medzi Európskym fondom regionálneho rozvoja a Európskym sociálnym fondom. Prijímatelia však približne rovnako siahajú po externom manažmente vo všetkých fondoch, a to najmä z dôvodov administratívnej zložitosti riadenia projektov čo uviedlo viac 7

ako 60 % respondentov, nedostatku administratívnych kapacít a neznalosti procesov. Podrobné percentuálne vyjadrenie dôvodov znázorňuje graf č. 6. Hodnoty odpovedí v jednotlivých dôvodoch boli porovnané s celkovým počtom odpovedí pri danom fonde. Nepotvrdilo sa, že projekty zamerané na investície sú vnímané respondentmi ako jednoduchšie na implementáciu a aj pri tomto type projektov využívajú respondenti externý manažment z rovnakých dôvodov ako pri Európskom sociálnom fonde či Európskom pôdohospodárskom fonde pre rozvoj vidieka.

Graf č. 6

Dôvody využitia služieb externého manažmentu podľa financovaných fondov Európskej únie v % 80 60

65

65

67 69

54

50 48 52

61 34

40

39

48 28 26 30

20 0 Neznalosť procesov

Nedostatok per. Administratívna kapacít zložitosť EFRR, KF

ESF

Neodstatok informácii

Neznalosť ITMS

EPFRV

Poznámka: ERDF, KF – Európsky fond regionálneho rozvoja, Kohézny fond, ESF – Európsky sociálny fond, EPFRV – Európsky pôdohospodársky fond pre rozvoj vidieka

Otázka č. 4 Bolo pre vás prínosné zveriť riadenie projektu externej firme?

Z grafu č. 7 je zrejmé, že respondenti až v 63% vnímajú externý projektový manažment ako veľký prínos, ďalších 29% respondentov berie externú firmu ako prínos. Celkovo tak až 92,5% zo všetkých respondentov vníma pozitívne služby externého riadenia. Otázka bola položená s cieľom získať nezávislí pohľad a vnímanie prijímateľov nenávratného príspevku na externý manažment. Iba 7,5% respondentov, by externú firmu nepovažovalo za prínos počas realizácie

8

projektu financovaných zo štrukturálnych fondov. Dôvodov, prečo verejný a rovnako aj súkromný sektor vnímajú externý manažment ako prínos je niekoľko, čo znázorňuje graf č. 8. Graf č. 7

Bolo pre vás prínosné zveriť riadenie projektu externej firme? 6%

1% 1%

29%

63%

Rozhodne áno

Skôr áno

Skôr nie

Vôbec nie

Neviem posúdiť

Otázka č. 5 Ak áno, v čom bol podľa vás najväčší prínos?

Na predchádzajúci graf nadväzuje stĺpcoví graf č. 8, ktorý odpovedá na otázku v čom bol najväčší prínos externého projektového manažmentu. V sumáre najväčší prínos má pre respondentov príprava žiadostí o platbu a monitorovacích správ, čo je prínos pre 107 respondentov z celkového počtu 147, čo predstavuje 73%. Zanedbateľný nie je ani prínos vo forme prenesenia záťaže na externú firmu a dohľadu nad projektom rovnako pre súkromný a aj pre verejný sektor. Vysoké množstvo odpovedí na každú z ponúkaných možností potvrdzuje len fakt, že implementácia projektov hradených zo štrukturálnych fondov, nie je jednoduchá a prijímateľ príspevku takmer vždy potrebuje podať pomocnú ruku v rôznych oblastiach.

9

Graf č. 8

Najväčší prínos externého manažmentu 80 70

71

68 62

60

40

46

44

50 34

30

36

34

35

32 24

21

20

16

15 17

Zvládanie situácií

Efektvíne riadenie

11

10 0 Prenesenie záťaže

Komunikácia s RO/SORO

Dohľad

Kvalitné ŽoP, Zníženie rizík Poskytovanie MS možností

Verejný sektor

Súkromný sektor

Otázka č. 6 Boli výdavky na externý projektový manažment súčasťou oprávnených výdavkov projektu?

Z celkových vyplnených dotazníkov až pre 106 respondentov, čo je 72% bol externý projektový manažment oprávneným výdavkom tzn. bol súčasťou rozpočtu implementovaného projektu. Zo spomínaných 106 pozitívnych odpovedí bol externý projektový manažment oprávnený najviac vo verejnom sektore. Je to spôsobené najmä tým, že verejný sektor má najväčšie skúsenosti s operačnými programami (tak ako to ukázal graf č.2), kde je výdavok EPM považovaný za oprávnený. Naopak pre 28% respondentov neboli výdavky EPM považované za oprávnené. Najväčší podiel na tom má súkromný sektor, nakoľko súkromný sektor realizuje hlavne projekty cez operačné programy, kde externý projektový manažment nie je oprávnený. Avšak aj napriek tomu, že výdavky neboli oprávnené respondenti využili služby externého manažmentu, za ktoré boli ochotný platiť naviac.

10

Graf č. 9

Boli výdavky oprávnené v projekte? 28%

72%

ÁNO

NIE

Otázka č. 7 Boli výdavky vynaložené na túto službu podľa vášho názoru primerané?

Na otázku, či boli výdavky vynaložené na túto službu z pohľadu respondentov primerané odpovedalo zo všetkých respondentov až 50% skôr áno a ďalších 20% rozhodne áno, a to aj napriek tomu, že medzi týmito odpoveďami je zahrnutý aj súkromný sektor, kde nebol vždy zahrnutý EPM ako oprávaný výdavok t.j. podnikateľ si externého manažéra platil z vlastných prostriedkov. Zaujímavosťou tejto otázky je, že niekoľko respondentov dokonca vo svojich odpovediach zahrnulo to, že výdavky na EPM sú neprimerané, ale z dôvodu že sú podhodnotené t.j. prijímateľ je ochotný platiť za externý manažment nie menej, ale dokonca viac.

11

Graf č. 10

Boli vynaložené výdavky na službu primerané? 9%

21%

7% 13%

50% Rozhodne áno

Skôr áno

Skôr nie

Vôbec nie

Neviem posúdiť

Otázka č. 8 Aké služby Vám poskytoval externý projektový manažér?

Otázka bola položená s cieľom zistiť aké služby poskytuje pre prijímateľov externý projektový manažment, nakoľko ide o množstvo firiem poskytujúcich túto službu. Snažili sme sa v možnostiach odpovedí komplexne zahrnúť celý proces projektového riadenia. Ako je možné vidieť z grafu č. 11 najviac služieb poskytuje externý manažment pri príprave žiadostí o platbu a monitorovacích správ. Obe tieto činnosti sa poskytovali až 85% respondentom. Ďalšie služby, ktoré poskytuje externý manažment väčšej časti respondentom sú: administratívne riadenie projektu, obsahové riadenie a riadenie dodávateľských vzťahov. Naopak najmenej služieb poskytuje v oblasti: archivácie dokumentácie, zmenových konaniach, účasti na kontrolách či poradenstve pri účtovaní výdavkov projektov. Dôvodov na tento stav môže byť viacero. Jedným z nich je to, že niektoré firmy neposkytujú komplexné riadenie projektu, ďalším dôvodom môže byť fakt, že niektoré činnosti si prijímatelia zabezpečujú vlastnými kapacitami a nie je potrebné ich pokryť externou firmou, teda ani nevzniká dopyt po niektorých činnostiach, prípadne, že v rozpočte projektu (najmä ESF) prijímatelia plánovali len s určitými pozíciami (napr. finančný manažér, manažér monitorovania, manažér pre publicitu atď) a zvyšok musia zabezpečiť inými kapacitami.

12

Graf č. 11

Aké služby poskytoval externý projektový manažér? 150 1 100 33

1

1

31

32

50 64

0

1

35

33

90 59

59

1

0

0

14

22

13

41

45

91

44

0

Neziskový sektor

Súkromný sektor

0 8 6

0 19 55

Verejný sektor

Otázka č. 9 Ak by ste nevyužili služby externého riadenia projektu, mali by ste vytvorené dostatočné personálne kapacity na riadenie projektu?

Až 84 respondentov odpovedalo na otázku či by mali dostatočné vlastné personálne kapacity, ak by nevyužili externé riadenie, skôr nie, čo predstavuje 57%. Z toho je až 60 z verejného sektora a 24 zo súkromného sektora. Negatívne odpovedalo až 79%. Len 19% respondentov si myslí, že by mali vytvorené dostatočné personálne kapacity na riadenie projektu. Zvyšné 2% nevie posúdiť, či by mali v prípade potreby dostatok interných kapacít na riadenie projektu. Všetci respondenti, ktorý odpovedali na túto otázku už majú za sebou realizáciu projektu/projektov resp. sú v realizácií nejakého projektu a teda vedia odhadnúť reálnu personálnu potrebu riadenia projektu na základe praktických skúsenosti. Z toho môžeme jednoznačne usúdiť, že získané údaje z danej otázky poukazujú na reálnu a praktickú potrebu externého projektového manažmentu.

13

Graf č. 12

Ak by ste nevyužili externé riadenie, mali by ste dostatok personálnych kapacít na riadenie projektu? 2%

5% 14%

22%

57%

Rozhodne áno

Skôr áno

Skôr nie

Vôbec nie

Neviem posúdiť

Otázka č. 10 Je podľa vášho názoru realizácia projektu bez predchádzajúcich skúseností náročná?

Na otázku ohľadne potreby predchádzajúcich skúsenosti pri realizácií projektu sa potvrdil fakt, že praktické skúsenosti idú ruka v ruke s odbornosťou a praxou. Ako znázorňuje graf č. 11 až takmer 100% (79 % +20 %) respondentov vyjadrilo názor, že realizácia projektu bez predchádzajúcich skúseností je náročná. Mnoho z opýtaných realizovalo viacero projektov, preto by sme sa mohli domnievať, že už majú skúsenosti a teda pomocnú ruku v podobe externého manažmentu nebudú potrebovať. No nasledujúci graf č. 14 ukazuje úplný opak.

14

Graf č. 13

Je realizácia bez predchádzajúcich skúseností náročná? 0% 1% 20%

79%

Rozhodne áno

Skôr áno

Skôr nie

Vôbec nie

Otázka č. 11 Ak by ste realizovali ďalší projekt realizovali by ste ho s internými alebo externými personálnymi kapacitami?

Napriek tomu, že programové obdobie 2007-2014 sa blíži k svojmu záveru a množstvo prijímateľov už projekt/projekty realizovalo (čo ukazuje graf č. 3) iba 17% z celkového počtu respondentov t.j. 25 respondentov by realizovalo ďalší projekt interne t.j. vlastnými zamestnancami. Až 83% respondentov stále na realizáciu ďalšieho projektu potrebuje, resp. by využili externú spoluprácu. Z tohto dôvodu je potrebné zahŕňať výdavky na externý manažment naďalej do rozpočtov projektov, rovnako tak ako iné výdavky súvisiace s projektom, ktoré si prijímatelia nevedia realizovať sami (napr. vypracovanie projektovej dokumentácie, verejného obstarávania atď).

15

Graf č. 14

Ako by ste realizovali ďalší projekt? 17% 83%

Externe

Interne

Otázka č. 12 Boli počas realizácie vášho projektu prekážky zo strany RO k akceptácii externého projektového manažéra?

Cieľom otázky zameranej na akceptáciu externého projektového manažéra bolo zistiť, či Riadiace orgány vedia akceptovať takýto druh poskytovaných služieb. Podľa odpovedí respondentov (až 98%) Riadiace orgán akceptujú externých projektový manažment, dokonca ho vítajú pri riešení zložitejších problémov, ktoré sa vyskytnú počas realizácie.

16

Graf č. 15

Boli pri realizácii projektu prekážky s akceptáciou externého projektového manažéra? 2% 98%

ÁNO

NIE

Otázka č. 13 Bolo by podľa vás vhodné, aby firmy poskytujúce externý manažment spĺňali prísne podmienky zabezpečujúce kvalitu poskytovaných služieb, skúsených a odborne zdatných projektových manažérov?

Nakoľko predchádzajúce otázky potvrdili predpoklad dopytu po externom projektovom manažmente a následne aj to, že nie všetky služby sú poskytované všetkým respondentom, zaujímalo nás, či by podľa prijímateľov bolo vhodné, aby firmy poskytujúce externý manažment spĺňali prísne podmienky a mali k dispozícii skúsených a odborne zdatných projektových manažérov. Až 75% respondentov odpovedalo na položenú otázku rozhodne áno a 24% skôr áno, teda takmer 99% by prijalo určené podmienky pre zabezpečenie kvality poskytovaných služieb externým projektovým manažmentom ako znázorňuje graf č. 16.

17

Graf č. 16

Bolo by vhodné aby externý manažment spĺňal prísne podmienky zabezpečujúce kvalitu služieb, skúsených a odborne zdatných projektových manažérov ? 0% 1%

24%

75%

Rozhodne áno

Skôr áno

Skôr nie

Vôbec nie

Otázka č. 14 Ak by niektorí z vašich známych realizoval projekt, odporúčali by ste mu externého projektového manažéra?

Na základe zisťovaných prínosov pre respondentov externého projektového manažmentu a ich spokojnosti s ním, bola pre nich položená otázka, či by odporúčali svojim známym pri realizácii projektu externého projektového manažéra. Ako ukazujú výsledky v grafe č. 17 až 60% z respondentov by rozhodne odporúčalo využiť externého manažéra, 36% by ho skôr odporučilo použiť. Pozitívne vnímanie externého manažmentu z predchádzajúcich otázok je vidieť aj v tejto otázke a celkovo 93% by zrejme odporučilo využiť externý projektový manažment svojim známym.

18

Graf č. 17

Odporúčali by ste známemu externého projektového manažéra? 3% 1%

36%

60%

Rozhodne áno

Skôr áno

Skôr nie

Vôbec nie

Otázka č. 15 Stretli ste sa s nízkou mierou profesionality a kvality služieb externého projektového manažéra?

Ako ukazuje graf č. 18 respondenti sa nestretli s nízkou mierou profesionality v 89%, len v 11% sa stretli s nekvalitným službami. Pri ich rozšírených odpovediach bolo zistené, že ak respondenti neboli spokojní s konkrétnym projektovým manažérom, firma poskytujúca službu im zabezpečila výmenu v spokojnosť respondentov. Graf č. 18

Stretli ste sa s nízkou mierou profesionality a kvality externého projektového manažéra? 11%

89%

ÁNO

NIE

19

Tak ako aj iné služby, aj externý projektový manažment je závislý od osobných znalostí a skúseností jednotlivých konzultantov a aj za touto službou stoja konkrétni zamestnanci firiem. Preto je potrebné sa venovať nielen podmienkam spĺňania požiadaviek na celú službu (externý projektový manažment), ale aj na osoby, ktoré ju vykonávajú.

Otázka č. 16 Ak ste využívali služby externého manažmentu, ako často ste mali osobný kontakt/konzultácie k projektovému riadeniu?

Cieľom otázky bolo zistiť ako často mali respondenti osobný kontakt s projektovým manažérom. Respondenti odpovedali formou otvorenej otázky a ich najčastejšie odpovede zneli: denne, podľa potreby, dvakrát týždenne. Z odpovedí je možné usudzovať, že rovnako aj pri tomto druhu služieb firmám poskytujúcim externý projektový manažment záleží na dobrých vzťahoch s prijímateľmi a preto, sa snažia vykonávať svoje služby kvalitne a zodpovedne a je pre nich osobný kontakt s prijímateľom veľmi dôležitý.

Otázka č. 17 Navrhovali by ste minimálny balík na služby externého manažmentu v rozsahu?

Podľa odpovedí na otázku, či by respondenti navrhovali minimálny balík služieb externého manažmentu je zrejmé, že pre takmer polovicu (47%) respondentov je ťažké, resp. nechceli odhadnúť minimálny balík služieb vyjadrený v hodinách. Pre tých, ktorí sa vyjadrili, najviac 22% tvorí kategóriu nad 60 hodín. Graf č. 19

Navrhovali by ste minimálny balík služieb externého manažmentu v rozsahu? 12% 19%

47%

22% do 40 h.

40 ‐ 60 h.

nad 60 h.

iné + prázdne

20

4. Zhrnutie Výsledky nášho prieskumu ukázali, že externý projektový manažment je pozitívne vnímaný a predstavuje prínos pre respondentov (prijímateľov) realizujúcich projekty financované zo Štrukturálnych fondov EÚ. Za najväčší prínos respondenti považujú kvalitne vypracované žiadosti o platbu, monitorovacie správy, dohľad nad celkovým projektom a prenesenie administratívnej záťaže na externú firmu. Dôvody, prečo sa respondenti rozhodnú využiť externý projektový manažment sa líšia od počtu koľko projektov respondenti už zrealizovali. Vo všeobecnosti sú však dôvody nasledovné: administratívna zložitosť riadenia projektov, neznalosť procesov a nedostatok personálnych kapacít. Aj napriek tomu, že nie vo všetkých projektoch boli oprávnené výdavky na externý projektový manažment, respondenti ho využili a boli ochotní si ho hradiť aj z vlastných rozpočtov. Ako bolo zistené, aj pri realizácii ďalších projektov by respondenti využili služby externého manažmentu. Ide o poskytovanie služieb na podobnej úrovni ako sú napríklad služby: vypracovanie verejných obstarávaní, vedenie účtovníctva či zabezpečenie stavebného dozoru. Teda tam, kde je potrebné pre úspešné zvládnutie procesu ho zabezpečiť odborným personálom s dostatočnými vedomosťami a skúsenosťami. Respondenti prevažne nemajú dostatočnú internú kapacitu na zaškolenie pracovníkov, sledovanie zmien v zákonoch, usmerneniach či príručkách, prípadne potrebujú vypomôcť s administratívne náročným procesom realizácie projektov. V súčasnosti existuje na trhu niekoľko desiatok firiem a živnostníkov poskytujúcich služby externého projektového manažmentu. Nie všetci poskytujú a zastrešujú celý cyklus projektového riadenia a rozdielne sú aj ich znalosti v oblasti problematiky eurofondov, projektového riadenia a legislatívy, ktoré sú potrebné pre kvalitné poskytovanie služieb. Z dotazníka jednoznačne vyplynulo, že respondenti by prijali zavedenie prísnych podmienok na poskytovanie služieb externého manažmentu, aby mali istotu, že firmu ktorú si zvolia, im bude riadiť projekt podľa ich potrieb a podmienok projektu. Zároveň projekt úspešne ukončí v dohodnutom termíne, pri dodržaní rozpočtu a s naplnením stanovených cieľov a merateľných ukazovateľov projektu.

21

5. Prílohy Podkladová tabuľka ku grafu č. 2

Skúsenosti respondentov s operačnými programami Typ respondenta ROP OPŽP OP D OPIS OPVaV OPKaHR OP Z OPBK OPTP OPZaSI OP V CBC Verejný 53 43 2 13 5 14 6 3 0 23 51 31 sektor Súkromný 24 2 3 2 0 8 5 11 1 10 9 4 sektor Neziskový 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 sektor 56 45 2 21 10 38 8 14 1 34 60 36 Spolu

PRV

19 3 1 23

Podkladová tabuľka ku grafu č. 3

Počet realizovaných projektov

Typ respondenta Verejný sektor Súkromný sektor Neziskový sektor

1‐2 41 31 0

3‐4 30 3 0

5 a viac 31 6 1

iné 2 2 0

Spolu

72

33

38

4


Dôvody využitia externého riadenia projektov Typ respondenta Neznalosť Nedostatok personálnych procesov kapacít

Verejný sektor Súkromný sektor Neziskový sektor Spolu

Administratívna Nedostatok zložitosť informácii o riadenia riadení projektov projektov


Iné

50

57

73

35

26

3

27

13

17

17

17

0

1

0

0

0

0

0

68

70

90

52

43

3

22


Dôvody využitia externého riadenia projektov v % Typ respondenta

Verejný sektor Súkromný sektor Neziskový sektor

Neznalosť procesov


Administratívna zložitosť riadenia projektov

Nedostatok informácii o riadení projektov


48 64 100

55 31 0

70 40 0

34 40 0

25 40 0



1‐2 projekty 3‐4 projekty 5 a viac projektov

Dôvody využitia služieb externého manažmentu podľa počtu realizovaných projektov Neznalosť procesov


Administratívna zložitosť riadenia projektov

Nedostatok informácii o riadení projektov


43 17 15

28 21 26

49 25 23

33 13 8

27 7 7



Dôvody využitia služieb externého manažmentu podľa počtu realizovaných projektov v % Neznalosť procesov



Nedostatok informácii

Neznalosť ITMS

1‐2 projekty 3‐4 projekty

60 52

39 64

68 76

46 39

38 21

5 a viac projektov

39

68

61

21

18

23


Dôvody využitia služieb externého manažmentu podľa financovaných fondov Európskej únie v %

Fond financovania

Neznalosť procesov



Nedostatok informácii

Neznalosť ITMS

EFRR, KF ESF

50 48

65 54

67 69

34 39

28 26

EPFRV

52

65

61

48

30


Bolo pre vás prínosné zveriť riadenie projektu externej firme?

Typ respondenta

Rozhodne áno

Skôr áno

Skôr nie

Vôbec nie

Neviem posúdiť

Verejný sektor

63

34

5

1

1

Súkromný sektor

29

9

3

0

1

Neziskový sektor Spolu

1

0

0

0

0

93

43

8

1

2


Najväčší prínos externého manažmentu Typ Kvalitne Zníženie Poskytovanie respondenta Prenesenie Komunikácia Dohľad Zvládanie Efektívne nad vypracované rizika viacerých admin. s RO/SORO situácií riadenie projektom ŽoP, MS vzniku NV možností záťaže


62

44

68

71

46

32

35

15

34

21

34

36

24

11

16

17

0

0

0

0

0

0

0

0

96

65

102

107

70

43

43

30

24


Boli výdavky oprávnené v projekte?

Typ respondenta

ÁNO

NIE

Verejný sektor

91

13

Súkromný sektor

14

28

Neziskový sektor

1

0

106

41

Spolu Podkladová tabuľka ku grafu č. 10

Boli vynaložené výdavky na službu primerané?

Typ respondenta

Rozhodne áno

Skôr áno

Skôr nie

Vôbec nie

Neviem posúdiť

Verejný sektor

25

51

14

7

7

Súkromný sektor

5

22

5

3

7

Neziskový sektor

0

0

0

0

0

Spolu

31

73

19

10

14


Aké služby poskytoval externý projektový manažér? Typ respondenta Administratívu

Obsahové Riadenie Žiadosti Účtovanie vedenie dodávateľov o platbu

Monitor. správy

Archiváciu

Zmenové konania

Kontroly na mieste

Publicitu

Verejný sektor

64

59

59

90

44

91

6

41

45

55

Súkromný sektor

33

31

32

35

14

33

8

22

13

19

Neziskový sektor

1

1

1

0

1

1

0

0

0

0

Spolu

98

91

92

125

59

125

14

43

58

74

25


Ak by ste nevyužili externé riadenie, mali by ste dostatok personálnych kapacít na riadenie projektu?

Typ respondenta

Rozhodne áno

Skôr áno

Skôr nie

Vôbec nie

Neviem posúdiť

Verejný sektor

5

16

60

21

2

Súkromný sektor

2

5

24

10

1

Neziskový sektor

0

0

0

1

0

Spolu

7

21

84

32

3


Je realizácia bez predchádzajúcich skúseností náročná? Typ respondenta Rozhodne áno

Skôr áno

Skôr nie

Vôbec nie

Verejný sektor

82

22

0

0

Súkromný sektor

33

7

1

1

Neziskový sektor

1

0

0

0

116

29

1

1


Ako by ste realizovali ďalší projekt? Typ respondenta Externe

Interne

Verejný sektor

83

21

Súkromný sektor

38

4

Neziskový sektor

1

0

122

25

Spolu

26


Boli pri realizácii projektu prekážky s akceptáciou externého projektového manažéra?

Typ respondenta

ÁNO

NIE

Verejný sektor

3

101

Súkromný sektor

0

42

Neziskový sektor

0

1

Spolu

3

144


Typ respondenta

Bolo by vhodné aby externý manažment spĺňal prísne podmienky zabezpečujúce kvalitu služieb, skúsených a odborne zdatných projektových manažérov ? Rozhodne áno

Skôr áno

Skôr nie

Vôbec nie

Verejný sektor

79

16

0

1

Súkromný sektor

22

16

0

0

Neziskový sektor

1

0

0

0

102

32

0

1


Typ respondenta

Odporúčali by ste známemu externého projektového manažéra? Rozhodne áno

Skôr áno

Skôr nie

Vôbec nie

Verejný sektor

53

37

4

1

Súkromný sektor

25

11

1

0

Neziskový sektor

1

0

0

0

Spolu

79

48

4

1

27


Typ respondenta

Stretli ste sa s nízkou mierou profesionality a kvality externého projektového manažéra?


ÁNO

NIE

11

81

4

34

0

1

15

116


Typ respondenta


Navrhovali by ste minimálny balík služieb externého manažmentu v rozsahu? do 40 h.

40 ‐ 60 h.

nad 60 h.

iné + prázdne

15

16

22

51

3

12

9

18

0

0

1

0

18

28

32

69

28

Vyhodnotenie kvantitatívneho prieskumu na služby externého projektového manažmentu SÚHRNNÁ SPRÁVA

Recommend Documents