vrijwilligersbeleid Hemus voorstel bestuur december 2003, besproken met commissies september 2003
Huidige situatie Hemus kent op dit moment één verplichting: het draaien van bardienst. De invulling van de bardiensten is over het algemeen bar slecht: leden kijken vaak niet of te laat op de lijst of voelen zich anderszins niet verplicht om bardiensten te draaien. Naast die gevoelde vrijblijvendheid is er bij sommige leden een gevoel van onrechtvaardigheid. Terecht of onterecht, feit is wel dat er sprake is van onevenwichtigheid. Deelname in commissies of inzet als coach of instructeur ontslaat je niet van je plicht tot het draaien van bardiensten en wordt ook niet op een andere wijze gecompenseerd. Een aantal leden doet erg (te) veel, andere weinig of niets en consumeren vooral. Daarom is het tijd om het vrijwilligerbeleid tegen het licht te houden. De eerste vraag is dan: waar doen we het voor, oftewel: Wat mag een HEMUS lid verwachten? • • • • • •
Een op de behoefte afgestemde botenvloot, met boten die inzetbaar zijn, in goede staat van onderhoud en die prettig roeien. Een schone Villa met voldoende accommodatie om je voor en na het sporten te kunnen verzorgen en ontspannen. Een veilig terrein met goede spullen Goede opleiding, instructie en coaching. Een goed geoliede organisatie waar je makkelijk toegang toe hebt, ook voor het vinden van geschikte ploeggenoten. Betrokkenheid bij de vereniging.
Visie van het bestuur De vrijwillige inzet van leden is de kurk waarop de vereniging draait. Een goed vrijwilligersbeleid kan hier een bijdrage aan leveren. Het bestuur ziet het als haar taak: • • • •
goede basisvoorwaarden voor vrijwilligerswerk te creëren een actieve rol te vervullen in het stimuleren en faciliteren van de vrijwillige inzet van leden de ambities en capaciteiten van leden ook in het vrijwilligerswerk zo goed mogelijk te laten aansluiten bij de waardering voor de vrijwillige inzet van leden meer expliciet tot uidrukking te brengen
1
Hoofdlijnen van het nieuwe vrijwilligersbeleid • • • • •
•
De voor iedereen verplichte bardienst vervalt Ieder wordt verplicht een taak te doen (keuze) uit een taken- en functielijst Specifiek: Je krijgt instructie- of coachingsplichten als je ook instructie- of coachingswensen hebt Er komt in het vrijwilligersbeleid specifiek aandacht aan de jeugd Vrijheid van keuze is geen vrijblijvendheid: een toegewezen taak moet je uitvoeren; Ieder lid wordt door het bestuur verplicht tot het uitvoeren van een taak. Er komt een vrijwilligerscoördinator die leden voor activiteiten werft, toedeelt en bijhoudt wie wat doet. De aansturing van de vrijwilligers gebeurt door de betreffende commissievoorzitter of bestuurslid Er komt aandacht voor waardering én nakomen van de verplichting
In de volgende hoofdstukken wordt een aantal aspecten specifiek belicht en wordt ook aangegeven hoe we van oud naar nieuw gaan.
1
‘Vrij om te kiezen’
Nu is er voor de bardienst een verplichting: 2x per jaar moet je bardienst draaien, in het barboek staat een takenlijst: hoe je een bardienst moet draaien en wat je nog meer moet doen. Op dezelfde wijze wordt het hele vrijwilligersbeleid van de vereniging opgezet. De basis is dezelfde aanpak die nu al geldt voor de bar, maar dan breder. In het nieuwe systeem zijn er taken / taakblokken. Er komt een goed beschreven takenlijst. Bijvoorbeeld: zitting in bestuur, zelfstandige klussen als botenwagenbeheerder en veiligheidscoördinator, voorzitters en coordinatoren van commissies, leden van commissie (bar, accommodatie, materiaal, etc) en leden die incidenteel klussen doen (verven, verbouwen etc). Alle taken zijn niet helemaal vergelijkbaar vwb eisen en inzet, maar als gemiddelde minimum inzet houden we ca. 50 uur per jaar aan, zeg maar een ruime werkweek. Uit als deze nog te beschrijven taken kies je een taak naar jouw keuze. In het nieuwe systeem ben je dus niet verplicht om naast bijvoorbeeld coaching of materiaalonderhoud ook nog eens bardienst te draaien, nee: óf coaching, óf bar. Is coaching of materiaal jouw taak dan is dat je verantwoordelijkheid, bardienstleden moeten met elkaar zorgen dat de bar draait en leden die kiezen voor materiaaldienst moeten met elkaar ervoor zorgen dat de boten in de vaart blijven. Dit lijkt bureaucratisch en haast ‘on-hemus’, maar de ervaring bij andere verenigingen bij, in Amersfoort de korfbalvereniging MIA, voetbalverenigingen maar ook de grote roeivereniging KRZV de Hoop, leert dat je wel in één keer weet welke taken er liggen, hoeveel werk het is en waar je als lid ook op aangesproken kunt worden. Het is ook wel flexibel, want natuurlijk kun je ook overstappen als daartoe mogelijkheden zijn. Vrijstelling Overigens is het nog maar de vraag of iedereen wat moet doen. Het geheel aan taken zou lager kunnen zijn dan het ledenaanbod. In dat geval zal ieder jaar een aantal leden worden vrijgesteld. Zo kan ook maximaal rekening worden gehouden met –tijdelijke- persoonlijke omstandigheden. Als je altijd wilt worden vrijgesteld geldt een andere regel: zie afkoop
2
2
Vrijheid is geen vrijblijvendheid’
Alle leden krijgen dus de keuze uit een taken. Bij die keuze is redelijk duidelijk wat er verwacht wordt aan inzet, wat er klaar moet, welk (kwaliteits)eisen er gelden. Kortom: leden weten wat ze kiezen. Leden krijgen ook heel duidelijk een specifieke taak toegewezen, in de vorm van een brief; dat geeft een beetje cachet aan de zaak en haalt de vrijblijvendheid er af. Er zijn in het land al heel veel goede voorbeelden van dergelijke beschrijvingen en die kunnen we dus gewoon gebruiken. Een heel nieuw fenomeen is die van vrijwilligerscoördinator. Nu is het zo dat leden van commissies of bestuursleden zelf op zoek moeten gaan. Je ziet ook dat dezelfde mensen drie keer en anderen nooit gebeld worden. Ook gaat veel kennis verloren, omdat vergeten wordt wie wat heeft gedaan, wie waarvoor al gevraagd is etc. De vrijwilligerscoördinator is een soort verenigingsintercedent; hij zorgt voor een goede match tussen cies en leden. Hij werft, deelt toe en houdt bij wie wat doet of heeft gedaan. Cies kunnen zich dus concentreren op de uitvoering en de vrijwilligerscoördinator kan bij één persoon voor meerdere cies shoppen (en zo ook ‘mogelijkheid tot ontsnappen’ verkleinen. Er is daarvoor wel wat nodig zoals een nieuwe leden enquêterondje en daarna zeer intensieve samenwerking met ledenadministratie.
3
‘kwaliteit door deskundigheid’
Eén van de speerpunten van het roeibeleid van Hemus is het vergroten van de roeikwaliteit. Het voorstel van het bestuur om via een verplicht principe ‘coaching/instructie vragen is coaching/instructie geven’ te gaan werken ondervond geen steun. Wel onderschreven de aanwezigen de behoefte aan voldoende opleiding. In het nieuwe vrijwilligersbeleid kunnen coaches/instructeurs zich opgeven, maar kunnen zij worden gevraagd om een cursus te doen. De kosten van de cursus zullen worden gedragen door Hemus, mits ook sluitende afspraken worden gemaakt over de instructie/coachperiode (‘het moet wel uit kunnen’). Instructie/coaching voor cat 1 2 3
4
Wordt uitgevoerd door cat
Noodzakelijke opleiding
Lid in bezit van 2, wens tot coaching of groei naar andere categorie Lid in bezit van 3 wens tot coaching of groei naar andere categorie Lid in bezit van 3 wens tot coaching of groei naar andere categorie
Basisinstructie Hemus Basisinstructie Bond (regionaal) Coach b/ instructeurscursus
‘meer dan jeugd’
De jeugd en junioren van Hemus zijn uitgezonderd van verplichtingen. Dit is in het huidige systeem, waar alleen bartaken verplicht zijn, logisch: jongeren mogen nu eenmaal wettelijk niet achter de bar. Jeugd is daarnaast incidenteel actief, bijvoorbeeld op de Eemhead of tijdens ‘jeugdklussendagen’. De vraag is of Hemus wel zo optimaal gebruik maakt van de jeugd. Inzet van jeugd zo z’n beperkingen, jeugd mag nu eenmaal niet alles en is wat lastiger te binden aan verplichtingen. Op de commisieavond die in september 2003 is gehouden bleek een duidelijke voorkeur om zowel de jeugd als hun ouders te vragen om inzet. Dit nieuwe voor Hemus, maar niet nieuw of bijzonder in de sport: Bij veel sporten is het gebruikelijk dat ouders actief betrokken worden bij de vereniging. Ze rijden naar wedstrijden, wassen de elftalshirts etc. Het is ook normaal dat ouders bij aanvang van het lidmaatschap daarvoor tekenen. De jeugd krijgt specifieke jeugdtaken, ouders een specifieke ‘oudertaak’.
3
5
‘waardering en verplichting in balans’
Waardering Een goed vrijwilligersbeleid, sterker een goede vereniging, staat of valt bij een goede sfeer en een goede balans tussen kwaliteit en kwantiteit, inzet en resultaat, behoefte en waardering. Waardering is belangrijk. Het geven van een vergoeding aan vrijwilligers, zoals bij veel andere sporten (voetbal, atletiek) gebruikelijk is, is bij roeien ‘not done’. Een vaste uurvergoeding, zoals bij tennis en golf is helemaal uit den boze. Gezien de cultuur en de financiële situatie van Hemus wordt dit afgewezen. De komende jaren zullen we vrijwilligers geen financiële vergoedingen geven. De waarderingsgrondslag van Hemus is vooral immaterieel: • Eens per jaar komt er een commissieavond, de actieve leden worden betrokken bij een activiteit (en daar gaan we dan ook geld voor reserveren); • Periodiek zullen de bestuursleden hun actieve leden een blijk van waardering geven. Zo valt er bijvoorbeeld te denken aan het organiseren van een roeiclinic of masterclass voor instructeurs. De leden van het bestuur informeren elkaar over gegeven waarderingen zodat ‘vanzelf’ de verhoudingen in zicht en afgestemd blijven • Bijzondere inspanningen zullen bijzonder worden gewaardeerd Verplichting / afkoop Een goed lopende vrijwilligersorganisatie is - één van- de kern(en) van de vereniging. Het niet goed uitvoeren van taken is storend. Een slechte coach kan veel stuk maken voor een ploeg, een slechte materiaalbeheerder dito voor een boot. Bij het invullen van de taken is opleiding soms gewenst, in andere gevallen noodzakelijk. Jeugdcoaches zouden bvk gediplomeerd moeten zijn ivm aansprakelijkheid, maar ook ivm subsidies. Twee leden van de bardienst moeten de opleiding sociale hygiëne hebben, anders mag de bar niet draaien (wettelijke plicht). De opleidingsplicht of wens wordt beschreven en vormt onderdeel van de taak. Het helemaal niet uitvoeren van een taak is helemaal storend; er wordt op je gerekend. Door een goed vrijwilligersbeleid kan de contributie laag worden gehouden. Een systeem van compensatie /inhalen zou naar mijn idee erg omslachtig zijn. Wie gaat dat bijhouden, als het inhalen nu ook niet gebeurt, etc. Op het niet nakomen van verplichtingen zullen leden worden aangesproken en/of aangeschreven. We laten als vereniging merken dat we op je rekenen. Bij het bepalen van de aanslagwordt gedacht aan bijvoorbeeld, € 30 per verzuim, maar de bedragen zouden ook gebaseerd kunnen worden op de kosten die anders een particulier bedrijf rekent om dezelfde dienst te leveren. Voor leden die uitsluitend willen roeien bij HEMUS zonder deel te nemen aan bovengenoemde diensten (die zijn er) kunnen hun bijdrage afkopen voor een bedrag ter hoogte van het lidmaatschap. Alternatief hiervoor is hen voor te leggen dan maar geen lid te zijn. Op de commissie-avond waren de meningen hierover verdeeld.
6
Verhouding bestuur en cies
Door de meedenkgroep is al aangegeven dat commissies een zelfstandiger rol zouden moeten hebben dan nu het geval is. In het bijgevoegde HR is een aantal wijzigingen doorgevoerd die uitgaan van de volgende gedachtelijn. • Cies worden ingesteld door de ALV en zijn dus genoemd in het HR • De beschrijving van taken van een commissie is een zaak van cievz’s in overleg met het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor die commissie
4
• • • • •
De taakverdeling binnen een commissie is een zaak van cievz’s in overleg met het bestuurslid waaronder de de vrijwilligerscoördinator; VZ van cies krijgen een algemeen in het HR beschreven taak, zij moeten zorgen voor een goede organisatie van de cie en beschrijven welke taken er nodig zijn. VZ’s worden door het bestuur benoemd. Leden van cies worden benoemd door de cievoorzitter in overleg met het verantwoordelijke bestuurslid Cies of bestuur hoeven zich niet meer bezig te houden met de invulling van bezetting van cies, dat doet de vrijwilligerscoördinator Cies waar dat nodig is krijgen eigen budget en eigen rekening.
5
7
‘van oud naar nieuw’
Een ommezwaai in het vrijwilligersbeleid doe je niet zomaar van de één op de andere dag. Daar is tijd en gewenning voor nodig. Ik denk dat het reëel is om er van uit te gaan dat we in het voorjaar van 2004 een nieuw beleid invoeren en dit jaar gebruiken om te wennen aan het idee en inzicht te krijgen in de consequenties. In het schema hieronder heb ik aangegeven hoe de overgang naar een nieuw vrijwilligersbeleid kan plaatsvinden. Belangrijk ijkmomenten zijn de avond met cies, de hearing en de vaststelling in de ALV. In grijs is aangegeven wat we al gedaan hebben. Hoofdlijnen vrijwilligersbeleid Bestuur • Willen we deze kant op • Gaan we deze stappen volgen • Zo ja, dan ook alvast contouren communiceren Hoofdlijnen vrijwilligersbeleid Cies • Ondersteunen (vz van) cies deze richting • Wat wordt hun rol • Wat willen en kunnen ze zelf Uitwerken bezetting en taken Cies • per cie op hoofdlijnen uitwerken welke taken er zijn en hoe de ingevuld moeten worden Voorstel aanpassing HR Terugkoppeling commissies Hearing vrijwilligersbeleid • inzicht geven aan leden van gevolgen • reacties inventariseren • evt bijstellen beleid
Bestuur Cies Leden
Vaststellen vrijwilligersbeleid Vervolgacties • Beschrijven functies/taken • Toedelen leden • Opstellen database voor optimale afstemming
ALV
Juli
cie avond (september)
September/oktober
December 2003 7 januari 2004 Februari 2004
Mei 2004
Cies Ledenadm/ sec Uitbesteden?
6
Januari / maart 2004
