2015
VRIJWILLIGERS ALS VERLENGSTUK “HOE KAN WAR CHILD DE HUIDIGE VRIJWILLIGERS PROACTIEVER MAKEN, OPDAT ZIJ ACTIES GAAN SIGNALEREN EN INITIËREN EN DAARMEE MOGELIJK MEER GELD GAAN GENEREREN?”
Titel:
Onderzoeksrapport & Advies Vrijwilligers als Verlengstuk
Organisatie
War Child
Auteur:
Perry Voorend
Afstudeerproject:
1314-102
Jaar:
Januari 2015 Bachelor opleiding Sport, Management & Ondernemen
WAR CHILD | Helmholtzstraat 61G, Amsterdam
Voorwoord Dit adviesrapport is opgesteld in opdracht van Stichting War Child en dient als afstudeerproject voor de opleiding Sport, Management & Ondernemen (SM&O) aan de Hogeschool van Amsterdam.
Het adviesrapport is gebaseerd op een literatuurstudie, interviews met werknemers en vrijwilligers van War Child en best practices van andere stichtingen. De aanbevelingen die in dit rapport geformuleerd zijn, hebben betrekking op fondsenwervende activiteiten.
Via deze weg wil ik mijn afstudeerdocent, Ikina Morsch, en mijn coach en tevens medebeoordelaar van dit rapport, Remco Koopmeiners, bedanken voor hun begeleiding vanuit de opleiding SM&O.
Daarnaast wil ik mijn stagebegeleidster, Judith Bouwman, bedanken voor haar begeleiding tijdens mijn stage- en afstudeerperiode bij Stichting War Child.
War Child is een mooie en leerzame organisatie. Ik heb met heel veel plezier en interesse gewerkt aan mijn afstudeerproject.
1
Samenvatting In dit rapport wordt een advies gegeven om met behulp van de vrijwilligers meer inkomsten te genereren voor War Child. War Child beschikt inmiddels over meer dan zestig vrijwilligers. Deze vrijwilligers, die door het hele land wonen, vormen als het ware een brug of verlengstuk tussen War Child en de lokale bevolking. Zij spreken over het werk van War Child bij scholen, bedrijven en andere groepen die zich inzetten door het organiseren van een fondsenwervende actie. Dit is een taak die vaste werknemers van War Child niet kunnen uitvoeren, door een gebrek aan capaciteit. De manier waarop de vrijwilligers worden ingezet is tot op heden niet erg effectief. De vrijwilligers zouden namelijk heel goed kunnen weten wat voor activiteiten of evenementen in de regio plaatsvinden. Tot op heden wordt dit niet van ze gevraagd, dus houden de vrijwilligers zich hier niet mee bezig. Zij zouden War Child als goed doel kunnen koppelen aan activiteiten of evenementen. Deze proactieve houding, waarmee bedoeld wordt dat vrijwilligers zelf acties gaan initiëren en ondersteunen, kan voor War Child leiden tot een groter financieel succes van de fondsenwervende acties. De vrijwilligers zouden een stijging in het aantal fondsenwervende acties kunnen verwezenlijken. Zonder enig bewustzijn van de vrijwilligers worden door deze reactieve houding van vrijwilligers kansen gemist. Er zal een verandering plaats moeten gaan vinden in de manier waarop de vrijwilligers ingezet worden. Om deze redenen heeft War Child een plan opgezet dat gericht is op een efficiëntere en effectievere inzet van vrijwilligers. Dit plan heet het ‘Vrijwilligers als Verlengstuk’ (VaV-project). De hoofdvraag luidt: “Hoe kan War Child de huidige vrijwilligers pro-actiever maken, opdat zij acties gaan signaleren en initiëren en daarmee mogelijk meer geld gaan genereren?” Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden heb ik eerst de huidige situatie van het vrijwilligersbeleid in beeld gebracht door middel van diepte-interviews met vrijwilligers en medewerkers van War Child. De reden waarom ik vrijwilligers ben gaan interviewen, is dat ik wil achterhalen of de vrijwilligers bereid zijn om zich actiever in te zetten voor War Child. Daarnaast wil nagaan wat hun ideeën over de verandering van reactief naar proactief zijn en wat zij nodig denken te hebben om deze verandering daadwerkelijk in praktijk te kunnen brengen. Ik heb interviews afgenomen met werknemers die al langere tijd binnen War Child werkzaam zijn, omdat zij mij kunnen informeren over hoe zij denken dat ik het beste de houding en het bewustzijn van de vrijwilligers kan veranderen en vergroten.
2
Vervolgens heb ik een literatuurstudie gedaan naar vrijwilligersmanagement, de psychologische gedachte van vrijwilligers, de inzet van vrijwilligers binnen andere goede doelen en de aspecten die voor de vrijwilligers van belang zijn om een proactieve houding aan te nemen. Ook de best practices van het Wereld Natuur Fonds en de Zonnebloem heb ik bestudeerd. De resultaten heb ik overzichtelijk weergegeven in een waarderingsmatrix. In de matrix zijn de aspecten die belangrijk zijn voor vrijwilligers om proactief te worden uitgezet tegen de scores die de vrijwilligers aan deze aspecten geven. Zo is makkelijk te zien welke aspecten de vrijwilligers erg belangrijk vinden en aan welke aspecten ze minder waarde aan hechten. Uit de waarderingsmatrix blijkt dat de vrijwilligers behoefte hebben aan persoonlijk contact en aan juiste informatie. Ze hebben een aanspreekpunt nodig, die ze snel kan helpen met het beantwoorden van hun vragen. De vrijwilligers hebben ook persoonlijke doelen die ze willen behalen, zoals ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en de mogelijkheid tot het uitbreiden van hun netwerk. Het verschaffen van inzicht in de geldstroom door War Child (transparantie) en een bijdrage leveren aan de samenleving zijn ook aspecten die hoog in het vaandel staan. De adviezen aan War Child zijn: -
Richt regioteams op met aan het hoofd een regio coördinator, spreek waardering uit;
-
Organiseer een jaarlijks feest speciaal voor vrijwilligers;
-
Geef trainingen in het signaleren en initiëren van fondsenwervende acties;
-
Creëer een online platform waar vrijwilligers tips, tricks & ideeën kunnen uitwisselen;
-
Zet de vrijwilliger in als ambassadeur van War Child;
-
Zorg voor veel persoonlijk contact en ruimte voor zelfontplooiing;
-
Geef de vrijwilligers tijd om aan de gedragsverandering te wennen;
-
Word beneficiant van verscheidene sportieve en/of muzikale evenementen, voornamelijk hardloopevenementen zijn in opkomst.
3
Abstract This report aims to provide recommendations regarding fundraising opportunities for War Childs volunteers. Over 60 volunteers are active for War Child and War Child’s causes. Volunteers are widely spread throughout the Netherlands and are considered to be a bridge between War Child and the local communities. Their role is to educate, support schools, businesses, and other groups that initiate fundraising activities for War Child. War Child is unable to do these tasks themselves due to a lack of capacity. However, the way volunteers have been used for War Child has proven not to be inefficient. The volunteers are more aware about local events or activities taking place in their environment then War Child. Currently that is not considered to be required knowledge for a War Child volunteer. Furthermore, the organizers of these events could be approached by the volunteers to create more opportunities for War Child for fundraising or creating awareness. That requires a pro-active attitude of the volunteers, since they would start or support their own initiatives or collaborations, which can lead to a higher fundraising income. In addition, they could realize a raise in fundraising events or activities. Opportunities will often be missed if volunteers lack awareness and have a reactive attitude towards this phenomenon. Therefore, a change is favorable in the way War Child uses its volunteers. Therefore, War Child has made a plan with the aim to use volunteers in a more effective and efficient way, the “Vrijwilligers als Verlengstuk”-project. (VaV-ProjecT). The research question is: “How can War Child use the current volunteers in a more pro-active manner, in order for them to notice and initiate activities and generate more fundraising income?” In order to answer this question the current volunteer management is analyzed, using qualitative interviews with employees and volunteers of War Child. Volunteers have been interviewed in order to find out whether they are willing to be more pro-active for War Child and whether they have ideas about changing from a reactive to a pro-active attitude. As well, employees have been interviewed in order to understand how they think the volunteers’ attitude can be changed or adapted. A literature review has been conducted taking volunteer management, psychology, use of volunteers in other non-profit organizations and aspects that are important for obtaining a pro-active attitude in account. In addition, the best practices of the WWF and ‘de Zonnebloem’ have been analyzed. Consequently, the results have been gathered in a clear matrix which defines the aspects of which volunteers find important against what has found to be necessary for an improvement. This shows that volunteers appreciate personal contact and correct information. They require a contact that can help them quickly and answer their urgent questions.
4
Moreover, they have personal goals they want to achieve, like personal development and extending their network. Finally, transparency and contributing to society are important values of the volunteers. Concluding, recommendations for War Child are: -
Initiate regional collaborative teams with and regional leader, this shows appreciation;
-
Organize a yearly party for the volunteers to thank them for their efforts;
-
Provide training in identifying and initiating fundraising activities;
-
Become beneficent of different sports or musical events, especially running events are a trend;
-
Create an online platform where volunteers can share tips, tricks and idea’s;
-
Make volunteers ambassadors of War Child;
-
Make room for high personal contact and give room for self-development;
-
Give volunteers time to get acquainted with the change in attitude towards fundraising.
5
Inhoudsopgave Voorwoord .............................................................................................................................................. 0 Samenvatting........................................................................................................................................... 2 Abstract ................................................................................................................................................... 4 1. Inleiding ............................................................................................................................................... 8 1.1 Aanleiding en vraagstelling ........................................................................................................... 8 1.2 Leeswijzer onderzoek .................................................................................................................. 10 1.3 Werkwijze .................................................................................................................................... 11 1.4 Afbakening................................................................................................................................... 13 2. Het vrijwilligersbeleid van War Child en de relevantie van het VaV-project ................................... 14 2.1 Organisatiestructuur ................................................................................................................... 14 2.2 De vrijwilliger in de huidige situatie binnen War Child ............................................................... 16 2.3 Belang van het VaV-project binnen War Child ............................................................................ 17 2.4 Inzet van de vrijwilligers .............................................................................................................. 20 2.4.1 Het potentieel van de vrijwilligers........................................................................................ 20 2.4.2 De strategische doelstellingen van War Child ..................................................................... 21 2.4.3 De trend van persoonlijk contact ......................................................................................... 23 2.5 Het Vrijwilligers als verlengstuk project ...................................................................................... 24 2.6 Bouwstenen voor het advies ....................................................................................................... 24 3. Theoretische Analyse Vrijwilligersbeleid ........................................................................................... 26 3.1 Welke ongeschreven regels worden er gehanteerd binnen het opzetten van vrijwilligersbeleid? ........................................................................................................................................................... 26 3.2 Welke zaken zijn als organisatie belangrijk om in te richten om het potentieel van de vrijwilliger volledig te benutten? ........................................................................................................................ 29 3.2.1. Motieven voor vrijwilligerswerk en de behoeftepiramide van Maslow ............................. 29 3.2.2 Sociale activering ...................................................................................................................... 32 3.2.3. Waardering .......................................................................................................................... 33 3.3 Op welke manier kan een organisatie vrijwilligers inzetten om veel te doen met weinig geld? 33 3.4 Stijging inkomsten door pro-activiteit ......................................................................................... 35 3.4.1 Friendraising ......................................................................................................................... 35 3.5
Bouwstenen voor het advies ................................................................................................. 37 6
4. War Child versus andere stichtingen................................................................................................. 39 4.1 Het Wereld Natuur Fonds ........................................................................................................... 39 4.2 De Zonnebloem ........................................................................................................................... 41 4.3 4.
Bouwstenen voor het advies ................................................................................................. 43
Resultaten...................................................................................................................................... 44 Waarderingsmatrix War Child ........................................................................................................... 47
5. Conclusie en discussie ....................................................................................................................... 50 6. Advies ................................................................................................................................................ 52 Definities en begrippen ......................................................................................................................... 56 Literatuur ............................................................................................................................................... 57 Persoonlijk nawoord.............................................................................................................................. 59 Bijlage 1 Interviewvragen vrijwilligers................................................................................................... 61 Bijlage 2 Interviewvragen werknemers War Child ................................................................................ 62 Bijlage 3 Interviewvragen Zonnebloem & WNF .................................................................................... 63 Bijlage 3 toolkit acties............................................................................................................................ 64
7
1. Inleiding War Child zet zich in voor een beter leven van honderdduizenden oorlogskinderen. De stichting helpt ze met het verwerken van hun ingrijpende ervaringen, het weer contact durven maken met andere mensen en het opbouwen van zelfvertrouwen. War Child zorgt ervoor dat ze leren lezen, schrijven, rekenen of een vak leren. En creëren een veilige omgeving waar ze weer tot zichzelf kunnen komen en een stabiele en vooral vreedzame toekomst kunnen opbouwen. Dat doet War Child wereldwijd. Van Colombia tot Afghanistan. Niet omdat het zo leuk is, maar omdat die kinderen daar recht op hebben (War Child Holland, 2014).
1.1 Aanleiding en vraagstelling Het is tegenwoordig niet meer vanzelfsprekend dat de gelden binnen stromen bij War Child. Mensen geven structureel minder vaak en geven minder. Wanneer mensen willen bezuinigen, is donateurschap een van de eerste dingen die mensen opzeggen. Het is immers geen primaire behoefte (Leijen, 2014). Vandaar dat War Child nu zelf het initiatief moet nemen en actief op zoek zal moeten gaan naar activiteiten of evenementen waar de stichting zich als goed doel aan kan koppelen. Indien War Child dit niet doet, loopt de organisatie inkomsten mis. Deze inkomsten zijn nodig om meer kinderen in oorlogsgebieden te kunnen helpen met het verwerken van hun traumatische ervaringen en ze te voorzien van bescherming en onderwijs. War Child wil graag nieuwe “safe spaces“ (projecten van War Child waar de oorlogskinderen in opgenomen worden) oprichten in gebieden waar de oorlog momenteel erg actueel is. Denk hierbij aan Libanon en Syrië. Fondsenwerving is binnen War Child van groot belang om deze ambities daadwerkelijk te verwezenlijken. War Child beschikt inmiddels over meer dan zestig vrijwilligers. Deze vrijwilligers, die door het hele land wonen, zijn getraind in het vertellen over het verhaal van War Child en worden ingezet als ambassadeur van de organisatie. Tot op heden ligt het initiatief voor het inzetten van de vrijwilligers bij het personeel van War Child. Actievoerders, de mensen die middels een actie geld inzamelen voor War Child, worden begeleid door het zogeheten actieteam van War Child. Het actieteam bestaat uit 1 FTE coördinator en drie FTE stagiaires. Aangezien er op jaarbasis meer dan 900 (afgelopen jaar 942) acties zijn, is het onmogelijk om alle actievoerders een bezoek te brengen bij de actie, laat staan bij de voorbereidingen van de actie. De vrijwilligers worden door het actieteam ingezet wanneer er vraag is naar iemand die tijdens de inzamelingsactie iets kan vertellen over het werk van War Child of iemand die een symbolische cheque in ontvangst kan nemen. De werknemers van War Child schakelen de vrijwilligers pas in op het moment dat er vraag naar is.
8
Deze werkwijze is in zekere zin zeer reactief te noemen. Enerzijds komt War Child pas in actie als reactie op de actievoerder en anderzijds komt de vrijwilliger pas in actie als zij gevraagd worden door het actieteam. Naast deze reactieve werkwijze is de inzet van de vrijwilligers ook ineffectief te noemen. Dit blijkt uit de vraag van de vrijwilligers. Ze willen enerzijds vaker betrokken worden bij activiteiten van de organisatie en anderzijds uit de schrikbarende lage participatiepercentages van vrijwilligers bij fondsenwervende projecten van War Child. Gezien het feit dat er veel potentie in de groep zit, is dit jammer en een punt van zorg. Onder de vrijwilligers bevinden zich namelijk mensen met veel kennis uit allerlei verschillende vakgebieden. Er zitten ook veel mensen tussen die tijdelijk werkloos zijn en hun tijd en energie willen steken in War Child. Op dit moment worden hierdoor de volgende kansen gemist: -
De vrijwilligers zouden zelf acties kunnen initiëren. Door het grote aantal vrijwilligers heeft War Child een landelijke dekking. De vrijwilligers kunnen een toename in het aantal fondsenwervende acties verwezenlijken. Dit zal hopelijk leiden tot een groter financieel succes voor War Child.
-
De vrijwilligers kunnen de zichtbaarheid van War Child vergroten. War Child komt in lokale kranten en persberichten wanneer het als goed doel gekoppeld wordt aan een nieuw of bestaand evenement.
-
Door persoonlijke aandacht te geven aan de actievoerders kunnen de vrijwilligers de acties groter maken. Zelf ben ik inmiddels anderhalf jaar werkzaam bij War Child (in verschillende functies), maar door het geven van persoonlijke aandacht laat je zien dat je de inzet van de actievoerder waardeert. Het uitspreken van waardering enthousiasmeert de actievoerders en geeft extra motivatie om de actie groter te maken.
Het niet optimaal benutten van de vrijwilligers resulteert bovendien in ontevredenheid binnen deze groep. Om deze redenen heeft War Child een plan opgezet dat gericht is op een effectievere inzet van vrijwilligers. Dit plan heet ' Vrijwilligers als Verlengstuk' (VaV). De eerste stap in de uitvoering van dit plan zal zijn dat het op een reactieve manier gestuurd worden van de vrijwilligers vanuit War Child, zal moeten veranderen in het proactief benaderen van actievoerders door de vrijwilligers. Dit opdat de vrijwilligers meer van waarde kunnen zijn. Om deze verandering te onderzoeken heb ik de volgende vraagstelling geformuleerd: “Hoe kan War Child de huidige vrijwilligers pro-actiever maken, opdat zij acties gaan signaleren en initiëren en daarmee mogelijk meer geld gaan genereren?”
9
1.2 Leeswijzer onderzoek Dit adviesrapport beschrijft het onderzoek binnen War Child, onder andere stichtingen, de literatuur en casestudies. De onderzoeksvraag wordt beantwoord in de vorm van een aantal adviezen aan stichting War Child. Deze adviezen zijn gebaseerd op de bevindingen in het onderzoeksrapport. Een van de adviezen is gegoten in de vorm van een bruikbare actietoolkit voor de vrijwilligers. Deze actietoolkit is ontworpen om vrijwilligers stapsgewijs te ondersteunen in het signaleren en initiëren van acties. In de actietoolkit wordt verteld hoe acties opgezet moeten worden en welke spelregels en richtlijnen hier vanuit War Child voor gemaakt zijn. Ook word er verteld hoe de vrijwilligers de naam en het logo van War Child moeten gebruiken en wat War Child wel en niet kan bieden qua ondersteuning van de actie. Tot slot is er in de actietoolkit een stappenplan opgenomen voor het initiëren van acties en word er verteld welke samenwerkingsmogelijkheden er voor bedrijven zijn. De actietoolkit is terug te vinden in de bijlagen. Dit rapport begint met een analyse van het theoretische aspect van vrijwilligersbeleid (hoofdstuk 2). De analyse geeft inzicht in hoe vrijwilligers volgens de literatuur zouden moeten worden ingezet, wat de belangrijke aspecten zijn om een vrijwilliger te mobiliseren en hoe andere stichtingen vrijwilligers inzetten. Informatie hierover komt uit een literatuuronderzoek over vrijwilligersmanagement en uit best practices van andere stichtingen. Vervolgens wordt er inzicht gegeven in het effect van het op een juiste manier betrekken van een vrijwilliger bij een inzamelingsactie. In hoofdstuk 3 wordt het huidige vrijwilligersbeleid van War Child in kaart gebracht. Er wordt uiteengezet waarom verbeteringen binnen War Child van levensbelang zijn. Vervolgens wordt er uitgelegd waarom juist de vrijwilligers aangewezen worden als een belangrijke speler binnen deze verbeteringen. Aan het eind van dit hoofdstuk worden verbanden gelegd tussen de literatuur en het huidige vrijwilligersbeleid van War Child. Hoofdstuk 4 geeft de resultaten van twee kwalitatieve onderzoeken over het vrijwilligersbeleid van War Child weer. Het eerste onderzoek is gebaseerd op interviews met acht vrijwilligers en acht medewerkers van War Child. Het tweede onderzoek is gebaseerd op de input van zes vrijwilligers tijdens een groepsbijeenkomst. In hoofdstuk 5 wordt een discussie en de conclusies weergegeven die gebaseerd zijn op de onderzoeken. Er wordt gekeken naar uitspraken die gedaan worden en deze worden ontkracht of juist beargumenteerd.
10
In hoofdstuk 6 worden uiteindelijk de adviezen gegeven. Een van de adviezen is gegoten in de vorm van de bovenstaande omschreven actietoolkit. Deze actietoolkit bestaat uit onder meer Meest Gestelde Vragen (FAQ), Tips & Tricks , een voorbeeld e-mail en een belscript. De actietoolkit is bedoeld om de vrijwilligers stapsgewijs te ondersteunen in het initiëren van acties.
1.3 Werkwijze Om antwoord te kunnen geven op de onderzoeksvraag : “Hoe kan War Child de huidige vrijwilligers pro-actiever maken, opdat zij actie gaan signaleren en initiëren en daarmee mogelijk meer geld gaan genereren?” heb ik een onderzoek uitgevoerd waarvan verslag wordt gedaan in een onderzoeksrapport. Om informatie te verzamelen is er gebruik gemaakt van verschillende technieken, waaronder deskresearch. Bij deskresearch worden er gegevens uit zowel interne bronnen (beleidsstukken, projectstukken of profielschetsen) als uit externe bronnen (zoekmachines naar literatuur, internet, boeken) gehaald. Deskresearch De reden waarom ik heb gekozen voor deskresearch, is dat er voor dit onderzoek een grote hoeveelheid informatie bemachtigd dient te worden. Met deze gegevens dient het advies onderbouwd te worden. Deskresearch is doorgaans snel en goedkoop en daarom is het hiervoor een goede methodiek (met name internet). Ik heb een literatuurstudie uitgevoerd naar vrijwilligersmanagement, vrijwilligersbeleid en psychologie. Ook heb ik het goede doelen rapport van 2014 bestudeerd om te achterhalen hoe bekend War Child onder de bevolking is en wat voor beeld men bij de stichting heeft. De vrijwilligers zouden een rol kunnen spelen in het vergroten van de naamsbekendheid. Ik heb door middel van deskresearch onderzoek gedaan naar de kritische succesfactoren voor een proactief vrijwilligersbeleid. Fieldresearch Voordat ik ben gestart met mijn onderzoek heb ik een groepsgesprek gevoerd met verschillende betrokken partijen binnen War Child. In samenspraak met deze partijen heb ik een probleemstelling geformuleerd en het onderzoek opgezet. Aan het begin van mijn onderzoek heb ik groepsbijeenkomst georganiseerd met vrijwilligers. Patricia en Pauline (werknemers War Child) zijn zelf voorheen vrijwilligers geweest en zijn daarom een belangrijke bron voor mijn onderzoek. Deze groepsbijeenkomst heeft ervoor gezorgd dat ik een actietoolkit heb ontworpen die je terug kunt vinden in de bijlagen. De ontwikkeling van deze actietoolkit is dusdanig verlopen, dat War Child de keuze heeft gemaakt om het al tijdens mijn afstudeerstage te implementeren binnen de organisatie. De ontwikkeling van de actietoolkit is dus een resultaat boven de verwachting van mijn scriptie. De personen die aanwezig waren tijdens de groepsbijeenkomst en dus de basis hebben gevormd voor 11
de actietoolkit, waren twee huidige werknemers van War Child (zij zijn in het verleden dus ook vrijwilliger geweest) en vier vrijwilligers. Buiten het benoemen van deze vrijwilligers is hun beroep in dagelijks leven ook weergegeven. Werknemers: -
Pauline Klaassen (vrijwilligerscoördinator War Child);
-
Patricia van der Horst (Vrijwilligerscoördinator War Child);
Vrijwilligers: -
Aleid Keijzer (bedrijven);
-
Titia van Ervens Dorens (recruitment);
-
Leonie Wolter (communicatieadviseur)
-
Nelleke van Harperen (Ministerie van Buitenlandse zaken)
De algemene gesprekken met de bovenstaande personen kenden geen vaste structuur en waren puur gericht op additionele gegevens voor mijn onderzoek. Voor de casestudies heb ik acht interviews afgenomen met vrijwilligers. Het doel hierbij was om te achterhalen welke aspecten voor vrijwilligers van belang zijn om actievoerders proactief te benaderen. De geïnterviewde vrijwilligers zijn: -
Cleo Vissers (Communicatie adviseur);
-
Frederique Ravelli (Docent);
-
Saskia Peverelli (Docent, PABO);
-
Stef Oud (Bedrijven);
-
Kitty de Bruin (jeugdzorg);
-
Geertje van der Beele (kindercoach);
-
Maarten de Bruin (student);
-
Marianne Eringa (beleidsadviseur).
Er zijn nog eens acht interviews afgenomen met personeelsleden van War Child om te achterhalen of de organisatie deze aspecten ook daadwerkelijk kan bieden en wat deze verandering voor War Child kan opleveren.
12
De geïnterviewde werknemers zijn: -
Pauline Klaassen (vrijwilligerscoördinator)
-
Patricia van der Horst (vrijwilligerscoördinator);
-
Judith Bouwman (Actiecoördinator);
-
Nadia van der Vlies (Bedrijven);
-
Esther van Luinge-Roosendaal (relatiebeheer);
-
Ellen Kooij (innovatie);
-
Nina Marx (Actiecoördinator Bedrijven);
-
Simon Roelofsen (Medewerker Kids & Scholen).
Tot slot beschrijf ik best practices van andere stichtingen (de Zonnebloem en het Wereld Natuur Fonds). De reden van deze onderzoeksmethode is dat ik de manier waarop de vrijwilligers binnen War Child worden ingezet, wil vergelijken met de manier waarop andere stichtingen de vrijwilligers inzetten. De verwachting is dat uit deze vergelijking aspecten voortvloeien die andere stichtingen wel bieden aan de vrijwilligers en War Child tot op heden niet. In dit rapport worden, waar nodig, desbetreffende personen verder geïntroduceerd.
1.4 Afbakening In dit onderzoek wordt het daadwerkelijke effect van de verandering in het huidige vrijwilligersbeleid niet gemeten. Daarvoor moet War Child de aanbevelingen implementeren. Dit is niet haalbaar tijdens mijn afstudeerperiode.
Figuur 1: Afbakening VaV-project (War Child Holland, 2014)
13
2. Het vrijwilligersbeleid van War Child en de relevantie van het VaVproject Om antwoord te kunnen geven op hoe War Child de huidige vrijwilligers proactief kan krijgen en daarmee ook hoe dit project geïmplementeerd zou moeten worden, kijk ik in dit hoofdstuk eerst naar de huidige organisatiestructuur. Vervolgens leg ik uit hoe de vrijwilligers tot op heden binnen War Child worden ingezet en afsluitend wordt het belang van de implementatie van het VaV-project uitgelegd en onderbouwd.
2.1 Organisatiestructuur De organisatie van War Child kan worden verdeeld in drie delen: 1. Operations 2. Programs 3. Marketing & Fundraising De afdeling Operations zorgt ervoor dat het beleid en de processen binnen War Child goed worden uitgevoerd. Iedereen houdt zich aan de regels. De afdeling Programs organiseert alles voor de projecten in het veld (de steden of dorpjes in het buitenland waar War Child actief is). Dit gaat van belangenbehartiging voor de vrede tot aan de ontwikkeling van nieuwe programma's. De afdeling Marketing en Fundraising bestaat uit meerdere teams. Het Marketing en Communicatie team bestaat uit een copywriter, een grafische designer en een traffic coördinator. Zij zorgen ervoor dat War Child een sterk en beschermd merk blijft. Het Online team richt zich op websites en social media. Figuur 2: Organogram (War Child Holland, 2014)
14
De afdeling Kids & Scholen probeert kinderen in schoolgaande leeftijd aan te zetten tot het opzetten van fondsenwervende acties (voorbeeld: de War Child schoolmusical). De Donateurs afdeling zorgt voor behoud van donateurs. Zij hebben het zeker in deze tijd erg druk met opzeggingen. Donateurschap is geen primaire behoefte (behoeften aan voedsel, woonruimte, kleding et cetera) en dus zeggen veel mensen dit op in het kader van de bezuinigingen. De afdeling Relatiebeheer houdt zich bezig met de databases en betalingen van donateurs. De afdeling Acties en de afdeling Vrijwilligers zijn onderdeel van Marketing & Fundraising (de takken in het organogram zijn overigens allemaal afdelingen). De werknemers van de actie- en vrijwilligersafdeling treden in direct contact met de actievoerders en vrijwilligers. Daarmee zijn ze dus erg belangrijk voor het imago van War Child. De actievoerders en vrijwilligers praten namelijk over het succes van de actie en de ondersteuning vanuit War Child. “Goede ondersteuning kan ervoor zorgen dat actievoerders herhaaldelijk een actie gaan opzetten”, aldus Judith Bouwman. Daarnaast is acquisitie van groot belang geworden binnen de actieafdeling van War Child. Tot een aantal jaren geleden was er geen sprake van het actief zoeken naar bestaande evenementen of sportieve activiteiten. Mensen kwamen al vanuit zichzelf in actie. Dit gebeurt niet meer en dus zal War Child zelf actief moeten gaan zoeken. War Child wil de vrijwilligers hierbij betrekken. De vrijwilligers geven War Child landelijk dekking. Deze landelijke dekking zorgt ervoor dat War Child meer kennis heeft van wat voor activiteiten of evenementen er in de regio plaatsvinden. Hoe meer mensen zich in willen zetten, hoe groter de kennis binnen de organisatie wordt. Dit De vrijwilligers worden geworven en getraind door War Child zelf. Tot op heden worden zij getraind in het spreken over het verhaal van War Child. Het VaV-project moet ervoor gaan zorgen dat de vrijwilligers ook getraind gaan worden in het initiëren van acties, het groot maken van acties en de begeleiding van acties. De huidige organisatie is geanalyseerd aan de hand van gesprekken met de actiecoördinator particulieren (begeleiding van particuliere actievoerders), twee vrijwilligerscoördinatoren (aansturen van de vrijwilligers door het hele land), marketeer Kids & Scholen (acquisitie en begeleiding van fondsenwervende acties door kinderen) en de innovatiemanager (ontwikkeling vernieuwende ideeën). Deze mensen zijn geselecteerd op basis van hun betrokkenheid met vrijwilligers en actievoerders. De werknemers die actievoerders begeleiden weten hoe belangrijk het is om persoonlijke aandacht te geven. De werknemers die de vrijwilligers coördineren weten wat de vrijwilligers willen en hoe we ze moeten benaderen. De innovatiemanager is heel betrokken, omdat het VaV-project een vernieuwend idee is en hij kan hier zijn visie en ervaring goed op loslaten.
15
2.2 De vrijwilliger in de huidige situatie binnen War Child War Child beschikt over een uitgebreide database van vrijwilligers die gevestigd zijn door het hele land. In de huidige situatie worden zij op de volgende manier ingezet: War Child ontvangt een verzoek van actievoerders die zich vrijwillig willen inzetten voor het goede doel. Het doel hierbij is om fondsen te werven voor War Child. Deze fondsenwervende activiteiten worden binnen de organisatie ‘acties’ genoemd. De actieafdeling coördineert, ondersteunt en begeleidt vervolgens deze acties. Om dit proces te verduidelijken is er voorbeeld gegeven:
Voorbeeld Een actievoerder organiseert een benefietavond in Limburg. De opbrengsten van de kaartverkoop gaan naar War Child. Daarnaast gaat een deel van de horeca-opbrengsten ook naar de stichting. Om het bewustzijn te vergroten, willen zij graag iemand van War Child op het benefiet hebben. Hij/zij kan dan iets vertellen over het werk van War Child en eventueel een symbolische cheque in ontvangst nemen. Op het moment dat dit verzoek bij War Child binnenkomt, wordt dit opgepakt door de afdeling voorlichting. Zij gaan opzoek naar een vrijwilliger die in de regio van Limburg woont.
War Child heeft een gemiddelde van 942 acties per jaar (War Child Holland, 2014). Dit zijn particuliere acties, acties van scholen en acties gevoerd door bedrijven. Zoals in hoofdstuk 1 omschreven, beschikt War Child slechts over vier personeelsleden op de actieafdeling. Twee hiervan zijn stagiaires die ieder half jaar vervangen worden. Het steeds opnieuw inwerken van de stagiaires vergt veel tijd. De werklast per werknemer ligt hoog, met als resultaat dat het voor de personeelsleden niet mogelijk is om de actievoerders te bezoeken. Dit is waar de vrijwilligers moeten worden ingezet. Tot op heden bezoeken zij de scholen en geven daar slechts een voorlichting. De vrijwilligers moeten de actie groter maken en persoonlijke aandacht schenken aan de fondsenwervende actie. Ze moeten actietips of actieideeën kunnen aandragen. Hier zal War Child trainingen voor moeten organiseren. Actievoerders willen graag waardering voor hun inzet. Ze willen samen met War Child aan het succes van de actie werken en niet de enige partij zijn die inspanningen levert (Marx, 2014). De komst van een vrijwilliger is dus belangrijk. Uit gesprekken met actievoerders en werknemers van War Child is ook daadwerkelijk gebleken dat persoonlijk contact een erg belangrijke succesfactor is voor het succes van de fondsenwervende actie.
16
Wanneer er gekeken wordt naar de huidige situatie binnen War Child, kan men zeggen dat er op deze manier kansen gemist worden. De vrijwilligers zijn als het ware de “oren en ogen” van War Child. Ze weten (veel beter dan de werknemers) wat voor evenementen of andere sportieve/muzikale activiteiten er plaatsvinden in de regio. De vrijwilligers zouden de eerste contacten kunnen leggen met de organisatie en een mogelijk koppeling met War Child kunnen bespreken. Kortgezegd zouden de vrijwilligers fondsenwervende acties kunnen initiëren. Het op een reactieve manier gestuurd worden vanuit War Child, moet daarvoor veranderen in een proactieve manier van benaderen. Om ervoor te zorgen dat de vrijwilligers actievoerders op een proactieve manier gaan benaderen, moet War Child trainingen organiseren in het signaleren en initiëren van fondsenwervende acties (Klaassen, 2014). De vrijwilligers kunnen de kennis die zij hebben opgedaan tijdens trainingen van War Child gaan toepassen in het benaderen van externe partijen. De vrijwilligers zorgen op deze manier voor zichtbaarheid in de regio en de actievoerders krijgen meer persoonlijk contact door de benadering van vrijwilligers. Dit zal leiden tot meer enthousiasme onder de actievoerders en hopelijk tot een groter financieel voordeel voor War Child. “War Child zal op haar beurt waardering moeten uitspreken richting de vrijwilligers. Waardering zorgt namelijk voor betrokkenheid”, aldus vrijwilliger Maarten de Bruin. In het volgende hoofdstuk wordt besproken hoe War Child deze waardering zal gaan moeten uitspreken.
2.3 Belang van het VaV-project binnen War Child Dit VaV (Vrijwilligers als Verlengstuk)-project is opgericht om het op een reactieve manier gestuurd worden van de vrijwilligers vanuit War Child, te veranderen in het proactief benaderen van actievoerders door de vrijwilligers. De kennis en expertise waarover de vrijwilligers beschikken vanuit hun dagelijkse beroep, kunnen ingezet worden binnen War Child. Vrijwilligers die (tijdelijk) werkloos zijn, willen graag meer betrokken worden (Klaassen, 2014). De capaciteit van de vrijwilligers wordt momenteel dus niet optimaal benut. Er zijn drie redenen waarom het project een hoge prioriteit binnen de organisatie heeft: 1. Slechte vooruitzichten voor het inkomen van de actie-afdeling. Bedrijven, particulieren en scholen moeten tegenwoordig geactiveerd worden. Weinig actievoerders zetten vanuit eigen initiatief nog een fondsenwervende actie op. Het bedrag aan fondsenwervende acties dat de basis vormt van de actie-afdeling, neemt langzaam af. Wanneer deze trend zich doorzet zal de actie-afdeling meer dan 20% van haar jaarlijkse inkomsten verliezen. War Child is heel erg benieuwd hoe het komt dat actievoerders niet meer vanuit eigen initiatief fondsenwervende acties opzetten. In mijn interviews met de werknemers van War Child heb ik deze vraag dan ook meegenomen. De redenen volgens de werknemers van War Child zijn: 17
-
Nederlanders hebben geen besef van hoe actueel de problemen in de oorlogsgebieden zijn. Actievoerders die met eigen ogen gezien hebben wat de invloed is van slechts een kleine donatie (bijvoorbeeld militairen), streven het doel met veel hogere ambities na;
-
Negatieve nieuwsberichten over goede doelen. De mensen vertrouwen er niet op dat de ingezamelde gelden ook daadwerkelijk aan het goede doel worden besteed;
-
Door de economische crisis hebben Nederlanders minder te besteden en willen dan geen tijd en energie steken in iets waar ze zelf niets voor terug krijgen. “What’s in it for them?” War Child moet ‘incentives’ (winacties) verzinnen om mensen in actie te laten komen;
-
Nederlanders zijn heel erg geneigd om een reactieve houding aan te nemen. De mensen zijn tegenwoordig liever lui dan moe;
-
Nederlanders zitten tegenwoordig liever op social media. Dit gaat ten koste van het actief fondsenwerven buiten de deur door middel van een ludieke actie. De meeste vrije tijd gaat naar mediagebruik;
-
Nederlanders hebben minder tijd. Ze zijn te druk met werk en/of school.
Literatuuronderzoek over o.a. vrijetijdsbesteding van mensen en de gevolgen van de economische crisis, wijst uit dat de Nederlands inderdaad geen vertrouwen hebben in de geldstroom binnen de goede doelen. “Fraudes, tonnen aan salarissen, disproportionele overheadkosten, vertrekpremies, grote lease-auto’s, panden op A-locaties, vrijwel de helft of meer van het vermogen belegd” (“Goede doelen zorgen vooral goed voor zichzelf” 2013). Zo zijn er ook verschillende forums op internet te vinden waar Nederlanders negatief praten over de wat goede doelen doen met de binnenkomende geldstromen. Daarnaast zitten Nederlanders ook daadwerkelijk het liefst achter de computer. De meeste vrije tijd gaat naar mediagebruik. Dit gaat ten koste van het actief fondsenwerven buiten de deur door middel van een ludieke actie. Volgens de literatuur is niets minder waar. Gemiddeld maakt 7 op de 10 Nederlanders gebruik van internet. Vooral de jongeren zijn verslaafd, maar liefst 9 op de 10 is verslaafd aan social media. (CBS, 2013). De meeste acties die voor War Child georganiseerd worden, komen vanuit de Kids doelgroep. Maar liefst 40% van alle actievoerders zijn kinderen (War Child Holland, 2014). Hier moet War Child dus op inspelen. Tot slot bevestigt het literatuuronderzoek dat Nederlanders tegenwoordig echt minder vrije tijd hebben. Ze besteden steeds meer tijd aan verplichtingen, zoals werk, zorg voor het gezin en de studie (ANP, 2015).
18
Naast de bovenstaande verklaringen die de werknemers van War Child geven voor het teruglopende aantal acties is er nog een belangrijke oorzaak te noemen. Dit is de stopzetting van de ‘538 voor War Child’-week. Dit was het grootste jaarlijks landelijk fondsenwervend evenement van War Child. Deze week stond geheel in het teken van de oorlogskinderen en in 2013 werd hier meer dan 1,2 miljoen euro mee verdiend. De voornaamste reden van de stopzetting is dat de opbrengsten (toename in het aantal luisteraars) niet opgewassen waren tegen de kosten. Het hele evenement werd namelijk georganiseerd door 538. Zij waren verantwoordelijk voor de DJ’s, artiesten, de studio, transport, security, horeca, de dag- en nachtuitzending en het programma. War Child had een ondersteunende rol door het werven van actievoerders en het meedenken in de uitwerking van het concept. Daarnaast heeft 538 aangegeven dat zij graag op zoek wilden gaan naar een nieuwe uitdaging. Het is nu dus aan War Child om een nieuw jaarlijks evenement op te gaan zetten. 2. Laag energielevel binnen het netwerk van vrijwilligers. Naast de slecht vooruitzichten wat betreft de inkomsten van War Child, ligt de input vanuit de vrijwilligers momenteel vrij laag. Dit is niet omdat de vrijwilligers niet meer input willen leveren, maar omdat War Child niet goed naar ze luistert (Van der Horst, 2014). De vrijwilligers worden op een reactieve manier gestuurd vanuit War Child terwijl de vrijwilligers zelf in de interviews aangegeven dat zij graag meer betrokken willen worden binnen de organisatie. Ze willen graag meer doen. Tot op heden wordt er via de mail of telefonisch contact gezocht met de vrijwilligers op het moment dat de actievoerder een voorlichtingsaanvraag heeft gedaan. War Child heeft de vrijwilligers getraind in het geven van voorlichtingen, maar nooit in het activeren van bedrijven, scholen of particulieren. Het afremmen van of niet luisteren naar ideeën en initiatieven vanuit de vrijwilligers leidt tot demotivatie en dus nemen ze een reactieve houding aan. Het is niet dat War Child niet naar de vrijwilligers wil luisteren, maar er is nog nooit een plan van aanpak gekomen om de vrijwilligers meer bij de organisatie te betrekken. Trainingen in activatie zorgen ervoor dat vrijwilligers leren om interessante acties te herkennen en hoe ze dan zo’n eerste gesprek met de organisatie moeten voeren. Deze bijeenkomsten geven de vrijwilligers de mogelijkheid tot interactie met War Child. Vanuit de input die de vrijwilligers leveren, kan War Child een juiste afbakening maken van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Uit de interviews met de vrijwilligers is gebleken dat een heldere functieomschrijving van groot belang is om proactief te worden.
19
3. Hoge naamsbekendheid, laag marktaandeel De laatste reden waarom het VaV-project een hoge prioriteit heeft is het marktaandeel van War Child. War Child heeft een naamsbekendheid van 93% onder de Nederlandse bevolking (War Child Holland, 2014). De organisatie behoort daar dan ook mee in de top tien van bekendste goede doelen in Nederland. Maar deze hoge bekendheid gaat jammer genoeg voor War Child niet gepaard met hoge inkomsten. War Child staat met haar inkomsten op de 67e plek van alle goede doelen in Nederland. (VFI, 2014). Veel mensen in Nederland zijn wel bekend met War Child, maar het aantal donateurs en actievoerders kan hoger. De hoogte van het marktaandeel moet naar de hoogte van de naamsbekendheid toe gaan groeien. War Child wil deze uitdagingen onder andere het hoofd bieden door een proactieve inzet van vrijwilligers.
2.4 Inzet van de vrijwilligers Verbeteringen omtrent de inzet van vrijwilligers zijn voor War Child zeer belangrijk, zij kunnen namelijk een verschil maken voor de organisatie. Drie argumenten onderbouwen dit (War Child Holland, 2014): 1. Het potentieel van de vrijwilligers; 2. De strategische doelstellingen van War Child; 3. De trend van meer persoonlijk contact in de NGO-wereld.
2.4.1 Het potentieel van de vrijwilligers Het potentieel van de vrijwilligers is door de jaren heen flink gegroeid. Het is zelfs bijna verdrievoudigd van 25 tot bijna 70. De functie als vrijwilliger van War Child is geliefder geworden onder de Nederlandse bevolking. Ten eerste komt dit doordat er onder de vrijwilligers zich steeds meer mensen bevinden die werkloos zijn. Vrijwilliger van War Child worden staat goed op je Curriculum Vitae. Daarnaast hebben de meeste vrijwilligers in het dagelijks leven een specialisme. Ze willen hun kennis graag inzetten voor het goede doel. Ook is War Child door het toenemend aantal vrijwilligers in staat om de beste vrijwilligers te selecteren. Lang niet iedereen is namelijk geschikt voor deze functie. De vrijwilligers moeten solliciteren, krijgen trainingen en interactieve bijeenkomsten. Tot slot heeft de helft van de vrijwilligers in het onderzoek aangegeven graag meer te willen doen voor War Child. Ze willen graag meer samenwerken met werknemers binnen War Child die gespecialiseerd zijn in hetzelfde vakgebied als de vrijwilliger in het dagelijks leven. Ze willen dus een adviserende rol spelen. 20
Maar ze willen ook graag fondsenwervende ideeën voorleggen en uitwerken. Dit blijkt uit de interviews met de vrijwilligers. Deze informatie is bruikbaar voor War Child omdat hieruit blijkt dat Nederlanders graag vrijwilligers voor War Child willen zijn en ze bereid zijn om een proactieve houding aan te nemen wanneer deze kans ze geboden wordt.
2.4.2 De strategische doelstellingen van War Child Een van de belangrijkste strategische doelstellingen van War Child is om meer te doen met minder. Vanwege het feit dat War Child een goed doel nastreeft, lijkt dit duidelijk en voor de hand liggend. Er schuilt echter meer achter. War Child heeft de ambitie om ervoor te zorgen dat een derde partij meer gaat doen voor War Child. Deze derde partij (de vrijwilligers) zijn een middel om de doelstelling te bewerkstelligen. Dit kan heel goed worden verklaard aan de hand van het ‘’vlinderdasmodel’’, dat momenteel intern wordt gebruikt door War Child (War Child Holland, 2014). Het vlinderdasmodel is een kwalitatieve risicoanalyse methode waarmee op een systematische en efficiënte wijze een beeld kan worden verkregen van de risico’s die in een organisatie aanwezig zijn en van de preventieve- en herstelmaatregelen die hierop (kunnen) worden ingezet. Het vlinderdasmodel is gebaseerd op scenario denken.
Figuur 3: Vlinderdas Model 1
In het huidige organisatieproces worden alle activiteiten intern opgezet. Fondsenwerving, programma ontwikkeling voor de landen, ICT et cetera. Maar War Child kan efficiënter opereren. Hiervoor moeten zij een derde partij verkrijgen die een deel van het werk kan overnemen.
21
Wanneer je kijkt naar het vlinderdas model, zie je dat er veel ruimte zit in het verwerkingsproces van input naar output. Dat is waar de vrijwilligers in moeten gaan stappen. Zij moeten zelf acties gaan initiëren en begeleiden, gericht op groter financieel succes voor War Child. Door persoonlijk contact laat War Child haar betrokkenheid en waardering blijken. Actievoerders worden hierdoor geënthousiasmeerd en proberen meer geld uit de acties te halen. Deze theorie zal verder in dit onderzoek bevestigd worden. Door de proactieve inzet van vrijwilligers verandert het actieproces. De werknemers van War Child zullen meer acties moeten gaan begeleiden, maar het initiëren van deze acties zal gedaan worden door de vrijwilligers (zie figuur 4). Het doel van de verandering van dit actieproces is om meer fondsenwervende acties te initiëren en daarmee meer fondsen te werven voor War Child.
Figuur 4: Vlinderdas Model 2
De uiteindelijke resultaten van het proactief vrijwilligersbeleid zijn als volgt: 1. Proactieve regionale teams met een regionaal coördinator aan het hoofd; 2. Uitbreiding van de mogelijkheden van een vrijwilliger voor de organisatie; 3. Coördinatie en begeleiding van actievoerders door vrijwilligers; 4. Het combineren van de actie- en vrijwilligers afdeling in een nieuw team. 22
Het proactieve vrijwilligersbeleid moet ervoor gaan zorgen dat de vrijwilligers een taak van de vaste werknemers van War Child over gaan nemen, namelijk het initiëren van acties. Zij zullen de eerste contacten gaan leggen met de actievoerders. Daarnaast weten de vrijwilligers goed wat er speelt in de regio waar zij wonen. War Child wil de vrijwilligers stimuleren om zelf ook op zoek te gaan naar leuke acties/evenementen waar War Child kan aanhaken als goed doel. De reden waarom War Child de actie- en vrijwilligers afdeling moet combineren in een nieuw team is het verloop van de communicatie. De vrijwilligers- en actieafdelingen werken namelijk heel nauw samen. De actieafdeling probeert namelijk naar iedere actie een vrijwilligers te sturen die daar dan voorlichting kan geven. De vrijwilligers nemen tot op heden alleen contact op met de vrijwilligers afdeling. Wanneer de vrijwilligers een actie gerelateerde vraag hebben, weten de werknemers van de vrijwilligers afdeling hier vaak geen antwoord op te geven en moeten dus later op de vraag terugkomen. Het gebeurt vaak dat er dan vergeten wordt om terug te komen op de vraag (vanwege andere werkzaamheden op dat moment) of de juiste persoon kan niet gevonden worden. Door het samenvoegen van de actie- en vrijwilligers afdeling verloopt de communicatie veel sneller. De werkplekken moeten bij elkaar ingedeeld worden, zodat er snel en effectief overleg mogelijk is. Ook moeten de vrijwilligers een lijst ontvangen met contactgegevens van de juiste persoon per afdeling. Een actie gerelateerde vraag kan dan meteen worden beantwoord door de juiste persoon.
2.4.3 De trend van persoonlijk contact Een van de belangrijkste trends binnen de NGO-industrie is de stijging van de vraag naar persoonlijk contact (Heinsius, 2013). Actievoerders waarderen dit, ze voelen zich meer betrokken. Actievoerders steken veel tijd en energie in hun actie en vinden het dan ook fijn als dat gewaardeerd wordt. Dit geldt voor particuliere actievoerders (bijvoorbeeld kinderen die koekjes bakken) maar ook voor bedrijven die met veel geld aan komen zetten. Het belangrijkste voorbeeld is de implementatie van persoonlijk contact binnen een reguliere donateursrelatie. Het is van groot belang om contact te onderhouden met stakeholders, in dit geval de donateurs. Het is belangrijk om deze mensen zo nu en dan eens te bellen, te mailen of een nieuwsbrief toe te sturen.
23
2.5 Het Vrijwilligers als verlengstuk project Door de vrijwilligers proactief in te zetten voor de organisatie, proberen we de drie genoemde theorieën in de paragraaf hiervoor te benutten. De vrijwilligers zullen eerder in het proces betrokken gaan worden, waardoor het potentieel van de vrijwilligers beter wordt gebruikt en de trend van meer persoonlijk contact richting de donateur of actievoerder zal tot een voordeel leiden voor War Child. Bovendien past deze verandering van de inzet van de vrijwilligers perfect binnen de strategische doelstellingen van War Child ‘meer doen met minder’. De vraag blijft echter hoe deze verandering gerealiseerd kan worden: “Hoe kan War Child de huidige vrijwilligers proactiever maken, opdat zij acties gaan signaleren en initiëren en daarmee mogelijk meer geld gaan genereren?” Om antwoord te vinden op deze vraag zet ik in het volgende hoofdstuk uiteen welke kritische succesfactoren van belang zijn voor de inzet van vrijwilligers op basis van relevante literatuur en ga ik te rade bij andere stichtingen.
2.6 Bouwstenen voor het advies Aan het eind van ieder hoofdstuk worden er bouwstenen voor het advies weergegeven. Deze bouwstenen zijn gebaseerd op een groepsgesprek en interviews met vrijwilligers, relevante literatuur en interviews met acht werknemers van War Child. Deze bouwstenen zijn geformuleerd om aan het eind van dit rapport een duidelijk en advies te kunnen overdragen aan War Child.
-
War Child beschikt over meer dan zestig vrijwilligers, heeft gemiddeld 942 acties per jaar en beschikt over een laag aantal FTE op de actieafdeling;
-
De communicatie tussen de vrijwilligers en werknemers van War Child verloopt niet goed. Actie gerelateerde vragen komen terecht bij de vrijwilligers afdeling en andersom;
-
De afdelingen Acties en Vrijwilligers zijn twee verschillende afdelingen;
-
Acquisitie wordt van steeds groter belang voor War Child. Het initiatief ligt niet meer bij de actievoerder maar bij War Child. War Child moet actief opzoek gaan naar fondsenwerving;
-
Persoonlijk contact is van groot belang voor het succes van de actie;
-
War Child geeft trainingen aan de vrijwilligers op het gebied van het geven van voorlichting, niet in activatie;
24
-
De vrijwilligers weten wat voor bestaande sportieve of muzikale evenementen er in de regio plaatsvinden;
-
Vrijwilligers kunnen de zichtbaarheid van War Child vergroten;
-
War Child organiseert geen jaarlijks evenement meer (538 voor War Child), tijdens dit evenement was de zichtbaarheid heel groot. Dit zorgde voor een toename in het aantal acties en vrijwilligers;
-
Nederlands maken veel gebruik van social media. Maar liefst 7 op de 10 en bij jongeren 9 op de 10. Voor het initiëren van acties en het werven van vrijwilligers moet de organisatie dus online kanalen gebruiken.
-
De vrijwilligers willen meer betrokken worden binnen de organisatie;
-
War Child heeft een hoge naamsbekendheid en een laag marktaandeel;
-
Vrijwilliger van War Child worden is populair onder de Nederlandse bevolking;
-
War Child wil ‘meer doen met minder’;
-
De vrijwilligers willen één aanspreekpunt binnen War Child, zodat de communicatie snel en helder verloopt.
25
3. Theoretische Analyse Vrijwilligersbeleid In dit hoofdstuk wordt onderzocht of de beweringen en verwachtingen van de werknemers en vrijwilligers van War Child overeenkomen met de resultaten uit het literatuuronderzoek. Er is onderzoek gedaan naar aspecten die volgens de literatuur van belang zijn voor een goed vrijwilligersbeleid. Daarnaast wordt er door middel van best practices onderzocht of er kritische succesfactoren ontbreken binnen de organisatie in vergelijking met andere stichtingen. Tot slot wordt er gekeken of het voor War Child ook haalbaar en realistisch is om de factoren te implementeren. De relevante literatuur is geselecteerd op basis van de succesfactoren uit de psychologie, vrijwilligersmanagement, begeleiding en inzet van vrijwilligers en structuur. In dit hoofdstuk ga ik met behulp van relevante literatuur op zoek naar een antwoord op de centrale vraagstelling: “Hoe kan War Child de huidige vrijwilligers proactiever maken, opdat zij acties gaan signaleren en initiëren en daarmee mogelijk meer geld gaan genereren?” Deelvragen:
Welke ongeschreven regels worden er gehanteerd binnen het opzetten van vrijwilligersbeleid?
Welke zaken zijn als organisatie belangrijk om in te richten om het potentieel van de vrijwilliger volledig te benutten?
Op welke manier kan een organisatie vrijwilligers inzetten om veel te doen met weinig geld?
In de komende paragrafen wordt er op elke deelvraag een antwoord gegeven.
3.1 Welke ongeschreven regels worden er gehanteerd binnen het opzetten van vrijwilligersbeleid? Het werken met vrijwilligers kan een hele positieve werking hebben op een organisatie. Maar dit gebeurt alleen wanneer beide partijen tevreden zijn over de samenwerking. De vrijwilligers moeten waardering krijgen en betrokken worden bij de organisatie. Hiervoor zijn regels en afspraken noodzakelijk. Vrijwilligerswerk wordt namelijk niet als vrijblijvend gezien. Ook zij zullen afspraken moeten nakomen. Sommige vrijwilligers hebben graag duidelijke afspraken en halen daar plezier uit. Anderen willen graag veel vrijheid en zo min mogelijk regels. Deze grenzen liggen dus niet vast en zijn verschillend voor organisaties.
26
Wanneer de grenzen moeten worden verlegd, omdat er bijvoorbeeld hogere eisen worden gesteld aan de resultaten van de organisatie, of vanwege toenemende regels vanuit de overheid, ontstaan er problemen. Het werken met vrijwilligers brengt dus risico’s met zich mee. Ze zijn relatief autonoom: Als het werk ze niet bevalt, stappen ze op (Heinsius, 2013). De verandering van een reactieve benadering van actievoerders naar een proactieve benadering zal binnen War Child afgestemd moeten worden op de individuele vrijwilliger. Het kan namelijk zijn dat een vrijwilliger die al verscheidene jaren werkzaam is voor War Child, geen acties wil initiëren. Hij of zij heeft vaak naast het vrijwilligerswerk nog een baan en heeft geen tijd of zin om particulieren, scholen of bedrijven te gaan benaderen voor War Child. Zij zijn wel getraind in het vertellen over het werk van War Child en moeten dus niet verloren gaan. Het geven van alleen voorlichting blijft nog steeds een meerwaarde voor War Child. Een proactief vrijwilligersbeleid zal in de toekomst noodzakelijk zijn en er moet goed nagedacht worden over het behoud van de huidige vrijwilligers. Voor het opzetten van een goed vrijwilligersbeleid, zijn er drie pijlers ontwikkeld (Gast, Hetem & Wilbrink, 2013): -
Visie: het geheel aan opvattingen over de betekenis, de bijdrage en de rol die vrijwilligers binnen de organisatie hebben. De organisatie en de vrijwilligers moeten dezelfde visie hebben voor het behalen van resultaten;
-
Voorwaarden: de omstandigheden die ervoor zorgen dat vrijwilligers hun werk op een goede en prettige manier kunnen doen;
-
Verbintenis: de gerichte investeringen in de wederzijdse betrokkenheid tussen vrijwilligers en instelling.
Bij het formuleren van vrijwilligersbeleid staat de visie van de instelling centraal. De vraag aan zowel de vrijwilligers als aan de organisatie is: ‘waar willen we met z’n allen naartoe werken?’ Er wordt gekeken naar de doelstellingen van de vrijwilligers en hoe de vrijwilligers het beste tot hun recht kunnen komen binnen de organisatie. Daarnaast wil de organisatie weten hoe vrijwilligers de doelstelling van de organisatie dienen en welke betekenis de organisatie voor hen heeft. Het toepassen van deze literatuur op War Child laat zien dat hier geen aandacht aan wordt besteed. Geen van de vrijwilligerscoördinatoren is bekend met de persoonlijke doelstellingen van vrijwilligers. De werknemers weten niet wat War Child voor de vrijwilligers betekent of hoe de vrijwilligers zelf denken dat zij de doelstellingen van de organisatie het beste kunnen nastreven. Dit blijkt uit de interviews met de vrijwilligerscoördinatoren. Als tweede element voor een goed vrijwilligersbeleid worden er een aantal voorwaarden genoemd die de instelling moet bieden: 27
-
De instelling moet zorgen voor een optimaal werkklimaat. Hier vallen de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van een vrijwilliger onder;
-
Juiste begeleiding;
-
Het creëren van mogelijkheden tot (bij)scholing en deskundigheidsbevordering;
-
Het vormgeven van inspraak en medezeggenschap.
Vooral het laatstgenoemde is van belang voor het VaV-project, omdat de vrijwilligers weten wat voor activiteiten of evenementen er in de regio plaatsvinden en hoe er over War Child als merk gesproken wordt. De vrijwilligers vormen op deze manier een hele belangrijke informatiebron. Hier moet War Child vanuit het financieel oogpunt gehoor aan geven. Daarnaast laat je door medezeggenschap van vrijwilligers waardering blijken. De begeleiding van de vrijwilligers gebeurt tot op heden door twee vrijwilligerscoördinatoren. Voor vragen kunnen de vrijwilligers bij hen terecht. Naar aanleiding van dit onderzoek krijgen de vrijwilligers straks ook meer ruimte in het maken van beslissingen, ze mogen immers zelf actievoerders gaan benaderen en acties initiëren. Het nieuwe vrijwilligersbeleid moet ervoor gaan zorgen dat de vrijwilligers zichzelf kunnen ontplooien. Ze kunnen binnen hun eigen netwerk acties opzetten (onder de vrijwilligers bevinden zich ook leerkrachten, die bijvoorbeeld een sponsorloop met de school of klas kunnen opzetten), wat zal leiden tot meer inkomsten voor War Child. Het laatste element van een goed vrijwilligersbeleid betreft de verbintenis tussen de vrijwilliger en de instelling. Er is een expliciete band met de instelling nodig om optimaal te kunnen functioneren. Dit vereist een investering van de instelling in een vrijwilligersvriendelijk klimaat. Binnen War Child is de verbintenis natuurlijk het goede doel, namelijk het helpen van oorlogskinderen. Er is binnen War Child wel sprake van een vrijwilligersvriendelijk klimaat. Er is ontzettend veel waardering voor de vrijwilligers. Dit wordt tot op heden alleen slecht gecommuniceerd. De verbintenis tussen de vrijwilliger en de organisatie is vastgelegd in een overeenkomst met War Child. Dit zijn de geschreven regels. Wanneer een van de partijen deze regels overtreed, zal de desbetreffende partij daar zeker op aangesproken worden. Maar waar het in een goede samenwerking eigenlijk om draait zijn de ongeschreven regels. Een vrijwilliger moet zich gewaardeerd voelen, persoonlijke aandacht krijgen en betrokken worden. De vrijwilligers van War Child zijn erg betrokken bij de organisatie en willen ook graag meer doen dan bij gelegenheid voorlichting geven op locatie. War Child moet hier de mogelijkheid toe bieden. War Child moet de vrijwilligers handvatten aanleveren voor het benaderen van particulieren, scholen of bedrijven. De organisatie moet de mogelijkheid bieden voor persoonlijke ontwikkeling.
28
3.2 Welke zaken zijn als organisatie belangrijk om in te richten om het potentieel van de vrijwilliger volledig te benutten? Om een duidelijk antwoord te kunnen geven op de vraag ‘’welke zaken zijn belangrijk om in te richten om het potentieel van de vrijwilliger volledig te benutten?’’ is er gebruik gemaakt van de literatuur. Van den Gordel & Timmerman (1998) beschrijven de motieven die vrijwilligers ertoe zetten om vrijwilligerswerk te gaan doen. Vervolgens wordt de piramide van Maslow (2013) toegepast om te laten zien dat vrijwilligers ontzettend veel voor een organisatie kunnen betekenen, wanneer ze je op de juiste manier inzet.
3.2.1. Motieven voor vrijwilligerswerk en de behoeftepiramide van Maslow Volgens Van den Gordel & Timmerman (1998) is het niet mogelijk om door middel van deskresearch erachter te komen wat mensen er toe zet om vrijwilligerswerk te verrichten. Om de motieven te achterhalen die de mensen ertoe zet om vrijwilligerswerk te gaan verrichten, is een kwalitatief onderzoek opgezet. De auteurs Van den Gordel en Timmerman hebben in hun onderzoek achterhaald dat de motieven per persoon verschillend zijn. De motieven die naar voren komen zijn: 1. Waarde van expressieve functies: mensen willen hun betrokkenheid uiten in de samenleving door het doen van vrijwilligerswerk; 2. Sociale expansieve functies: mensen willen hun netwerk uitbreiden hun sociale status verhogen; 3. Kennis functie: mensen verrichten vrijwilligerswerk om hun kennis te vergroten, ofwel ervaring op te doen voor een toekomstige baan; 4. Ego-defensieve functies: mensen zoeken een uitdaging die ze elders niet kunnen krijgen, bijvoorbeeld in hun werk; 5. Vrije tijd functies: mensen beschouwen vrijwilligerswerk als invulling van vrije tijd. Uit de resultaten van het onderzoek van Timmerman blijkt dat sociale uitbreiding een belangrijke reden is om vrijwilliger te worden. Het is voor de vrijwilliger van groot belang dat zij hun netwerk kunnen uitbreiden. Als organisatie moet je een vrijwilliger de mogelijkheid bieden om een ‘blij en tevreden’ gevoel te creëren. Onderstaand is de piramide van Maslow weergegeven. Deze piramide heb ik toegepast op War Child om te achterhalen in hoeverre War Child de vrijwilligers voorziet in hun behoeften en wat de organisatie kan bieden om dit te verbeteren.
29
Maslow's hiërarchie van behoeften (2013)
De primaire behoeften (eten, drinken, onderdak etc) en de behoefte aan veiligheid. Hoewel vaak wordt verondersteld dat vrijwilligerswerk pas in beeld komt als de eerste twee niveaus van de piramide doorlopen zijn, kan vrijwilligerswerk in sommige gevallen ook een manier zijn om te voorzien in deze basisbehoeften. Denk hierbij aan vrijwilligerswerk als opstap naar een betaalde baan, in het kader van re-integratieprogramma. Of aan vrijwillige inzet voor buurtpreventieproject ten behoeve van de veiligheid in de eigen omgeving. De sociale behoeften. Mensen willen ergens bij horen, zich onderdeel voelen van een groter geheel. Dat biedt zekerheid, veiligheid, bescherming en een gevoel van identiteit. De identiteit van de groep straalt uit naar het groepslid. Je bent niet alleen een individu, je hoort ook bij War Child. De behoefte aan eigenwaarde. De behoefte zich te onderscheiden van anderen. Je wilt ook als individu gezien worden met je eigen unieke eigenschappen, je wilt opvallen in positieve zin. Als lid of als vrijwilliger van een organisatie, met vaak nog egalitaire trekjes, wordt het niet altijd gewaardeerd als iemand zich wil onderscheiden van de groep. War Child moet geen onderscheid maken onder de vrijwilligers, maar ze juist allemaal stimuleren om zich in te zetten op de manier waarop zij denken dat ze van meerwaarde zijn. Dit kan zijn door het initiëren van grote bedrijvenacties als T-Mobile, maar ook kinderen uit de eigen vriendengroep die cakejes willen bakken voor War Child.
30
De behoefte aan zelfontplooiing, invloed uit te kunnen oefenen op de eigen situatie. Autonomie en onafhankelijkheid zijn voor veel mensen belangrijke waarden. Mensen willen het gevoel hebben dat ze zelf ergens voor kunnen kiezen, hun eigen kwaliteiten kunnen inzetten en hun werk zelf kunnen indelen, zonder al te veel regels en bevelen van bovenaf. Bij vrijwilligers komt dit vaak tot uiting in de wens om niet in een gezagsverhouding tot de organisatie te staan. Vrijwilligers bepalen graag zelf welke nieuwe ervaringen ze opdoen (Wilbrink, 2009). Het proactief inzetten van de vrijwilligers in het VaV project, kan de vrijwilligers helpen bij het maken van een sprong in de piramide. De vrijwilligers worden in de huidige situatie namelijk pas opgeroepen wanneer er een actievoerder vraagt om een voorlichting. De 'behoefte aan sociale interactie' krijgt hierin zijn aandeel, maar het is twijfelachtig te noemen of de vrijwilliger zich op deze manier persoonlijk ontwikkelt. In de nieuwe situatie moet de vrijwilligers contact gaan opnemen met de actievoerder. Ze bouwen hier een relatie mee op en zijn in het begin verantwoordelijk voor de begeleiding van de actievoerder. Er is hierbij veel meer sprake van interactie. De vrijwilliger krijgt hierbij de mogelijkheid om zichzelf te ontplooien. Bij het overwegen van creativiteit en spontaniteit als zelfverwerkelijking, zal de wijziging in de taak voor de vrijwilligers een mooie toevoeging aan het leven van de vrijwilligers zijn (Vonk, 2009). Bovendien is een van de redenen van een vrijwilliger om vrijwilliger te worden, uitbreiding van het sociale netwerk (Van den Gordel &Timmerman, 1998). Door het VaV-project zal er een uitbreiding van het netwerk gerealiseerd gaan worden. Denk hierbij aan de contacten die vrijwilligers met actievoerders gaan leggen en de trainingen die de vrijwilligers op het hoofdkantoor krijgen. De vrijwilligers zullen meer in contact komen met zowel interne (medewerkers en anders vrijwilligers van War Child) als met externe partijen (actievoerders en bedrijven). Daarnaast zou War Child als blijk van waardering ook een jaarlijks feest speciaal voor vrijwilligers kunnen organiseren. Ook hier kunnen de vrijwilligers hun netwerk uitbreiden. Het basisboek vrijwilligersmanagement (Heinsius, 2013), ondersteund op beide punten. Volgens het boek zou War Child de vrijwilligers mogelijkheden moeten bieden tot zelfontplooiing en netwerkuitbreiding. Volgens het boek draagt vrijwilligerswerk bij aan het sociale netwerk, gevoel van eigenwaarde en zelfverwerkelijking.
31
3.2.2 Sociale activering In figuur 3 (Houten, M, 2000, p.34) zijn de voorwaarden waaraan een vrijwilligersorganisatie moet voldoen weergegeven. De organisatie moet aan deze voorwaarden voldoen wil zij de verschillende functies van sociale activering kunnen vervullen. Als een vrijwilligersorganisatie bijvoorbeeld mogelijkheden wil bieden voor sociaal contact, dan moet het vrijwilligerswerk vooral ontmoeting en gezelschap behelzen. Wil de organisatie de vrijwilligers echter helpen met het verwerven van een plaats op de arbeidsmarkt, dan moet de organisatie aan veel meer voorwaarden voldoen (Houten, M, 2000). Figuur 3: Sociale activering War Child ziet haar vrijwilligers als ambassadeurs en wil middels de vrijwilliger meer inkomsten genereren. De naamsbekendheid van War Child is groots, de inkomsten vallen echter tegen. De vrijwilligers zijn degene die proactief moeten gaan inspelen op kansen en mogelijkheden die er liggen op lokaal niveau. Dit betekent dat War Child aan veel voorwaarden zal moeten voldoen. Naarmate een organisatie gaat groeien, krijgt het met steeds meer voorwaarden te maken. De organisatie gaat immers ook met steeds meer externe partijen (partners) samenwerken. Ook van deze partijen moeten de belangen behartigt worden. De meest opvallende voorwaarde voor sociale activering uit dit figuur is het dat een organisatie ontwikkeling moet bieden op de arbeidsmarkt. Vrijwilligers willen zich door de functie als vrijwilliger ook beter profileren op de arbeidsmarkt. Ook deskundigheid, begeleiding en duur en continuïteit van taken zijn van groot belang. War Child is een sterk imago waar mensen graag mee geassocieerd willen worden. Werken bij de organisatie in wat voor functie dan ook, zal een bijdrage leveren aan je ontwikkeling en je Curriculum Vitae. De begeleiding en duur en continuïteit van taken zijn aspecten die War Child moet verbeteren. Vrijwilligers weten soms niet welke beslissingen ze wel en niet mogen nemen en met wie ze moeten communiceren. Dit bleek uit interviews met de vrijwilligers. 32
3.2.3. Waardering Volgens de Gast, Hetem en Wilbrink zijn er vele manieren om een vrijwilliger te belonen voor zijn of haar inzet. Denk hierbij aan een geschenk, het geven van een compliment of het organiseren van een speciaal feest voor de vrijwilligers (De Gast, Hetem, & Wilbrink, 2009, p. 195). Er is echter een andere manier van belonen, namelijk het toekennen van hetgeen de vrijwilligers wensen. De motieven, prikkels en opbrengsten zijn voor vrijwilligers niet hezelfde als voor betaalde mensen. De opbrengsten voor vrijwilligers zijn materieel en symbolisch. Materiële opbrengsten (salaris) zijn voor de vrijwilliger beperkt en dus zijn de symbolische opbrengsten (ergens bij horen, jezelf waar kunnen maken, onderdeel uitmaken van de beroepsbevolking et cetera) erg belangrijk. Binnen de symbolische opbrengsten kun je onderscheid maken tussen sociale en doelgerichte opbrengsten. Sociale symbolische opbrengsten gaan om dingen die losstaan van het doel van de organisatie: saamhorigheid, mensen leren kennen, gezelligheid, ergens bij horen, status, plezier. Bij de doelgerichte symbolische opbrengsten gaat het om alles wat het bereiken van het doel van de organisatie dichterbij brengt (mensen kunnen helpen, dingen maken, resultaten). Wat de vrijwilliger prikkelt, verschilt per vrijwilliger. Wat een groep vrijwilligers bindt aan een organisatie, verschilt per organisatie. Elke organisatie die met vrijwilligers werkt, zal een eigen mix van materiële en vooral symbolische opbrengsten moeten samenstellen om de juiste vrijwilligers aan zich te binden. Op landelijk niveau kan de mate waarin succesvol activiteiten worden ondernomen gericht op de doelen van de organisatie, bepalend zijn. War Child investeert hierin veel aandacht en moet dat ook vooral blijven doen. Zo worden er vrijwilligersbijeenkomsten en trainingen in voorlichting op het hoofdkantoor georganiseerd. Trainingen zijn verplicht en de vrijwilligers moeten er minimaal twee per jaar bijwonen. Dit staat ook in de voorwaarden. De opkomst bij vrijwilligersbijeenkomsten ligt veelal veel lager, dit is vrijblijvend. De sociale opbrengsten saamhorigheid, gezelligheid, ergens bij horen, status en plezier zijn sterk terug te vinden binnen War Child. De vrijwilligers dragen hier zeker aan bij en hebben ook veel plezier in het geven van voorlichtingen. Het gevoel van samen iets willen bereiken (intrinsieke motivatie), heerst heel sterk onder de vrijwilligers (Marx, 2014).
3.3 Op welke manier kan een organisatie vrijwilligers inzetten om veel te doen met weinig geld? Veel organisaties hanteren een laag kostenbeleid. Dit houdt in dat de organisaties slechts een klein budget hebben om te besteden en het bestaan te danken hebben aan sponsoring. Een laag kostenbeleid vind je dus vaak terug bij goede doelen. Zij willen zoveel mogelijk geld investeren in de hulpverlening. Waar bespaard kan worden, wordt bespaard. 33
Er wordt meer gebruik gemaakt van flexwerken; een tweetal mensen die samen een functie invullen. Bedrijven houden daardoor de kennis van de werknemers binnen de organisatie, maar de kosten liggen hierdoor lager. Veel organisaties (met name goede doelen) kunnen dus ook niet zonder vrijwilligers. Marjet van Houten omschrijft in haar boek ‘Vrijwilligersbeleid in welzijnsinstellingen’ vier functies van vrijwilligerswerk: 1. Vrijwilligers leveren een grote bijdrage aan de totstandkoming van het activiteitenaanbod van de instelling; 2. Vrijwilligerswerk heeft voor de vrijwilligers zelf een belangrijke sociaal-culturele functie; 3. Vrijwilligers vormen een menselijke brug naar de wijkbevolking; 4. Vrijwilligers verrichten veel inhoudelijk sociaal-culturele taken. Deze vier functies van vrijwilligerswerk zijn goed toe te passen op een organisatie als War Child. War Child is een non gouvernementele organisatie. Dit houdt in dat War Child onafhankelijk is van de overheid en zich richt op een verondersteld maatschappelijk belang, hulpverlening aan oorlogskinderen. War Child wil het percentage inkomsten dat daadwerkelijk naar de projecten gaat, zo hoog mogelijk houden. Transparantie staat hoog in het vaandel bij de organisatie. War Child kan dus eigenlijk niet zonder vrijwilligers. Ten eerste vormen zij de menselijke brug naar de bevolking en weten dus wat er speelt in de regio. De vrijwilligers vormen op die manier de oren en de ogen van War Child en vervullen hiermee een sociaal-culturele functie. Zij kunnen acties signaleren/initiëren waar War Child zich als goed doel bij kan aansluiten. Ten tweede vertellen de vrijwilligers over War Child en zorgen dus ook voor nog meer bekendheid van War Child onder de bevolking. Ten slotte verrichten de vrijwilligers onbetaald werk voor War Child. War Child moet betaalde krachten in gaan zetten wanneer de vrijwilligers weg zouden vallen. Of de werknemers van War Child krijgen extra werkzaamheden naast hun gewone functie. Beide opties kost War Child veel geld en er worden op deze manier kansen gemist. Proactieve vrijwilligers kunnen hier te hulp schieten en werkzaamheden van werknemers gedeeltelijk overnemen. De werknemers zelf zullen dankzij de hulp van vrijwilligers een groei zien in het aantal acties. De vrijwilliger draagt na het opstarten van de actie de begeleiding over aan de werknemer.
34
3.4 Stijging inkomsten door pro-activiteit 3.4.1 Friendraising De schrijver van het boek 'Friendraising', Vera Peerdeman, stelt vast dat duurzame binding van mensen aan een organisatie de sleutel tot fondsenwerving is (Peerdeman, 2012, blz. 26). Ook stelt zij tien regels voor vriendschap. Sommige van deze regels kunnen worden toegepast op dit project. De tien regels zijn: 1. Creëer een vertrouwensrelatie; 2. Zoek naar gemeenschappelijke belangen; 3. Wees sympathiek; 4. Blijf positief; 5. Probeer een compromis te sluiten; het verhaal ook van de andere kant proberen te bekijken; 6. Geef de andere het juiste gevoel; 7. Luister met onverdeelde aandacht; 8. Investeer tijd in de bloei van de vriendschap; 9. Erken het belang van de ander; 10. Wees eerlijk en oprecht. Vera Peerdeman probeert met deze lijst het belang van goed luisteren, oprechtheid en geduld aan te tonen. Ondanks het feit dat dit exact is wat het actieteam dagelijks probeert te doen, werken de statistieken tegen hen. Het is duidelijk dat het onmogelijk is om alle actievoerders persoonlijke aandacht te geven, zoals Peerdeman in haar boek beschrijft. Voornamelijk regel nummer tien "wees eerlijk en oprecht" schept al veel duidelijkheid. Het actieteam moet proberen om eerlijk en oprecht te zijn, maar hier is geen tijd voor. Een persoonlijke relatie opbouwen met de actievoerder gaat niet, omdat er altijd sprake is van tijdsdruk. Het is precies wat het boek 'Friendraising' beschrijft. Volgens het boek is een van de meest voorkomende excuses van non-profit organisaties dat ze geen tijd hebben. Een van de grootste uitdagingen is het geven van de persoonlijke aandacht die de actievoerders verdienen. Persoonlijke aandacht leidt tot een groter succes van de actie. Dit is waar de vrijwilliger moet worden ingezet. De persoonlijke aandacht van de vrijwilligers kan een verschil maken. De vrijwilligers kunnen aan de hand van de regels van Vera Peerdeman proberen om actievoerders (en misschien zelfs wel donateurs) te werven. Aangezien de vrijwilligers alleen worden gevraagd om zo nu en dan een actie te bezoeken, zou het voor hen veel gemakkelijker zijn om tijd te investeren in het geven van persoonlijke aandacht 35
(luisteren en eerlijk en oprecht zijn). Dit geldt al helemaal wanneer er gekeken wordt naar het type vrijwilliger en het soort actie. Zo kan War Child bijvoorbeeld een sportieve en uitbundige vrijwilliger naar een sportclub sturen en een wat rustiger type vrijwilliger naar een school. Het vinden van gemeenschappelijke interesses wordt hierdoor gemakkelijker. Het boek 'Friendraising' is het hiermee eens. Het boek biedt eenentwintig strategieën voor het werven van donateurs. Een van de strategieën heet: "vrijwilligers als donateurs " (Peerdeman, 2012, blz. 70). Volgens deze strategie vinden er veranderingen plaats in de houding van de vrijwilligers. Vrijwilligers willen tegenwoordig zelf hun tijd in kunnen delen. Bovendien willen ze graag betrokken worden bij de organisatie en bij voorkeur worden beloond. Een organisatie moet proberen om te voldoen aan de verlangens van de vrijwilliger. Het is mogelijk om de vrijwilligers ambassadeurs van de organisatie te maken: ambassadeurs die nieuwe actievoerders en/of donateurs kunnen werven en relaties kunnen onderhouden met de actievoerders die de organisatie al heeft. Maar wat schrijft Vera Peerdeman over de resultaten die vrijwilligers moeten opleveren? Het boek is geschreven alsof het resultaat duidelijk is. In het voorwoord van het boek schrijft Vera Peerdeman het volgende:
“Take care of your donors!’ This is said very often indeed. In practice I can see that nonprofit organizations, especially when they grow, have big problems to keep feeling what this ‘taking care’ exactly means. Too often still, after the fundraising-goals are met, I can see that the love for the donor grows cold. And at this very hour the donor, who is able to choose from an ever growing offer of non-profit organizations, will feel the importance of warmth and sincerity in the organizations they support. A warm home, his home. This book will help you realize that fundraising is about humans, and that you will only be successful if you have the guts to invest in a relationship with the donor.”- Vera Peerdeman (Peerdeman, 2012) Vera Peerdeman legt hier een verklaring af; de vraag 'wat is het resultaat van donateur werving?' moet worden geherformuleerd in: 'wat is het resultaat van het verwaarlozen van donateurs?'. Deze vraag kan worden beantwoord met Vera Peerdemans verklaring dat het onmogelijk zal zijn om succesvol te zijn in de fondsenwerving. Het werven van donateurs leidt tot het voortbestaan van een organisatie. Actievoerders die War Child gaan zien als 'hun' non-profit organisatie, stappen misschien wel nooit meer over naar een andere non-profit organisatie en worden donateur. Een toename in het aantal donateurs door de vrijwilligers, betekent een stijging in de inkomsten voor War Child. Het boek geschreven door de Gast, Hetem & Wilbrink bevestigt de gedachte van Peerdeman. Volgens hun boek resulteert het zelf opleiden van vrijwilligers binnen een organisatie in meer tijd en aandacht voor de klant.
36
Zij nemen vrijwillig werk uit handen van de vaste werknemers. De persoonlijke aandacht die de klant krijgt van de vrijwilliger, zorgt ervoor dat de klant extra gemotiveerd raakt. Bovendien zorgt de vrijwilliger voor meer interactie (door als het ware een menselijk bruggetje te vormen) tussen de klant en de organisatie (de Gast, Hetem & Wilbrink, 2009). Binnen War Child heeft de klant de rol van actievoerder en werft de vrijwilliger nieuwe actievoerders voor War Child. Dat is precies waar 'Friendraising' om gaat. 3.4.2. The power of enthusiasm
Het boek 'de Superpromotor' (Vogelaar, 2009) begint met een citaat van een van de grootste voetballers in de wereld. ' Enthousiasme is alles. Het moet strak en trillen als een gitaar string'. – Pele (Vogelaar, 2009, p.47). Enthousiasme is van immens belang in een relatie tussen een organisatie en een consument. Wanneer enthousiasme op de juiste manier ingebracht wordt, levert dat niet alleen een stijging in de inkomsten op, maar ook een impuls voor het imago van de organisatie. Bovendien verhoogt enthousiasme ook de motivatie van de mensen om je heen. Het leidt zelfs tot creativiteit, wat op zijn beurt leidt tot betere resultaten. Enthousiasme is de overtreffende trap van tevredenheid. Volgens Vogelaar leidt enthousiasme vaak tot onderlinge enthousiasme, maar er is een stabiele relatie vereist wanneer je de consument enthousiast wilt maken. Deze relatie kan alleen worden opgebouwd door het investeren van tijd, geduld en oprechtheid, net zoals beschreven door het boek 'friendraising' van Peerdeman.
3.5 Bouwstenen voor het advies Aan het eind van ieder hoofdstuk worden er bouwstenen voor het advies weergegeven. Deze bouwstenen zijn gebaseerd op een groepsgesprek en interviews met vrijwilligers, relevante literatuur en interviews met acht werknemers van War Child. Deze bouwstenen zijn geformuleerd om aan het eind van dit rapport een duidelijk en advies te kunnen overdragen aan War Child. -
War Child is niet bekend met persoonlijke doelstellingen van vrijwilligers, wat War Child voor rol in hun leven speelt en hoe de vrijwilliger zelf denkt dat hij of zij de doelstellingen van War Child het beste kan nastreven. Hier moet de organisatie aandacht aan besteden;
-
Vrijwilligers zijn relatief autonoom. Als het werk ze niet bevalt, stappen ze op. Zorg dus voor duidelijke afspraken;
-
Niet alle vrijwilligers kunnen of willen een proactieve houding aannemen vanwege werk, studie of het gezin. War Child moet ervoor zorgen dat deze vrijwilligers niet verloren gaan, ze zijn getraind in het spreken over het verhaal van War Child; 37
-
War Child moet zorgen voor een optimaal werkklimaat (taken, verantwoordelijkheden & bevoegdheden), juiste begeleiding, het creëren van mogelijkheden tot (bij)scholing en deskundigheidsbevordering en het vormgeven van inspraak en medezeggenschap;
-
War Child moet de vrijwilligers handvatten aanleveren voor het benaderen van particulieren, scholen of bedrijven;
-
War Child komt op de piramide van Maslow tot stap 4 van de 5, ‘Waardering’. De aspecten succes hebben, zelfwaardering, respect van anderen, prestige, het hebben van status zijn aspecten waar de organisatie aan moet werken. War Child moet naar stap 5 voor de vrijwilligers: zelfontplooiing (Jezelf kunnen zijn, oplossing van problemen, zelfbewustzijn, studie, creativiteit);
-
Vrijwilligers vinden ontwikkeling van de arbeidsmarkt een belangrijk aspect om vrijwilliger te worden;
-
War Child moet haar vrijwilligers belonen voor hun inzet door middel van een geschenk, het geven van een compliment of het organiseren van een speciaal feest voor de vrijwilligers;
-
Materiële opbrengsten (salaris) zijn voor de vrijwilliger beperkt en dus zijn de symbolische opbrengsten (ergens bij horen, jezelf waar kunnen maken, onderdeel uitmaken van de beroepsbevolking et cetera) erg belangrijk;
-
War Child moet meer gebruik maken van flexwerken om kennis binnen de deur te houden. (meerdere mensen die gezamenlijk een functie invullen);
-
duurzame binding van mensen aan een organisatie de sleutel tot fondsenwerving is;
-
Persoonlijke aandacht is de sleutel tot succes.
38
4. War Child versus andere stichtingen War Child wil graag weten hoe andere goede doelen de vrijwilligers inzetten. Hier kan de organisatie van leren. Daarom wordt er in dit hoofdstuk een vergelijking gemaakt tussen het vrijwilligersbeleid van War Child en een tweetal instellingen die ook veel werken met vrijwilligers. Deze instellingen zijn het Wereld Natuur Fonds en de Zonnebloem. Er wordt onder andere gekeken naar de manier waarop zij de vrijwilligers inzetten en hoe zij de vrijwilligers tevreden houden. De informatie is afkomstig uit telefonische gesprekken met de organisaties (Madelon Groenenberg, vrijwilligerscoördinator WNF & Natalie Wiertz, vrijwilligerscoördinator Zonnebloem) en de websites van zowel het WNF als de Zonnebloem.
4.1 Het Wereld Natuur Fonds Het WNF beschermt de natuur op verschillende plekken wereldwijd. Dat doen zij met allerlei projecten, campagnes en acties. Het WNF werkt samen met ontzettend veel vrijwilligers. Zonder deze vrijwilligers zou een organisatie als het WNF niet kunnen bestaan. Om een juiste vergelijking te stellen tussen het vrijwilligersbeleid van War Child en het WNF, is er gekeken naar de inzet van vrijwilligers. Het WNF biedt de vrijwilligers een aantal mogelijkheden: Het WNF maakt gebruik van regioteams met aan het hoofd van iedere regio een regiocoördinator. Vrijwilligers van de 30 WNF-Regioteams maken het Wereld Natuur Fonds zichtbaar in de regio door het organiseren van leuke activiteiten voor jong en oud, het geven van lezingen en gastlessen, de verkoop van WNF-artikelen (WNF, 2014). Het WNF geeft de vrijwilligers de mogelijkheid om hun talenten in te kunnen zetten voor de organisatie. Vrijwilligers kunnen zich aanmelden bij een bepaalde afdeling: WNF-Regioteam Het WNF heeft 30 regioteams. Als vrijwilliger bij een regioteam kun je o.a. evenementen en activiteiten organiseren, gastlessen geven op scholen of meehelpen aan de WNF-campagnes. Landelijk WNF-Actieteam Als vrijwilliger van het WNF-Actieteam help je mee op grote evenementen. Bijvoorbeeld als gastvrouw of gastheer, geven van voorlichting, bemensen van WNF-stands of als logistieke hulp.
39
WNF-Talentenbank Het WNF vraagt naar speciale talenten die mensen misschien vrijwillig willen inzetten voor het goede doel. Ben je goed in fotograferen, maken van vertalingen of een organisatietalent? Het WNF kan jouw talent goed gebruiken! (WNF, 2014). WNF-Promotor Je kunt bij het WNF acties online helpen om de aarde door te geven. Hoe? Door WNF-Promotor te worden en je eigen Facebook, Hyves, LinkedIn, WaarBenJij en Zoom pagina een WNF – look te geven, en door WNF nieuws en campagnes te verspreiden via social media. Start je eigen actie Door het organiseren van een (fondsenwervende) actie of evenement kun je geld inzamelen voor de natuur. De website biedt de mogelijkheid tot het aanmaken van een eigen actiepagina. Het grote verschil tussen het WNF en War Child hierin is dat het WNF de vrijwilligers de mogelijkheid biedt om hun talent op een manier in te zetten zoals de vrijwilligers dat zelf graag willen. Ze kunnen online helpen, activiteiten organiseren of hun eigen beroep inzetten. De vrijwilligers kunnen zich dan op hun eigen manier persoonlijk ontwikkelen en tegelijkertijd iets bijdragen aan de samenleving. Het WNF zoekt dan een geschikte plaats voor de vrijwilligers binnen de organisatie. Het WNF ervoor dat de vrijwilligers betrokken blijven en gewaardeerd worden. Tegelijkertijd kunnen de vrijwilligers persoonlijke doelen nastreven. Daarnaast maakt het WNF gebruik van regiocoördinatoren. Dit zorgt voor structuur. Wanneer de vrijwilligers problemen ondervinden, zoeken zij contact met de regiocoördinator. Pas wanneer de coördinator geen antwoord heeft, zal hij of zij dat terugkoppelen naar het hoofdkantoor. Het voordeel van een coördinator is dat het hoofdkantoor niet constant belast wordt met een enkele vraag van vrijwilligers. De coördinator noteert de problemen en koppelt dit dan telefonisch of tijdens een vergadering terug aan het hoofdkantoor. Dit scheelt veel tijd voor de vaste werknemers op de vrijwilligers afdeling. Zij krijgen hierdoor weer meer tijd voor andere werkzaamheden wat hopelijk weer resulteert in meer inkomsten. Ten slotte organiseert het WNF jaarlijks een feest speciaal voor de vrijwilligers. Tijdens dit feest worden de vrijwilligers bedankt voor hun inzet van het afgelopen jaar. War Child zou dit ook moeten implementeren. Door de vrijwilligers even in het zonnetje te plaatsen, zorgt men ervoor dat zij gemotiveerd blijven. Het organiseren van een feest spreekt waardering uit (Groenenberg, 2014).
40
4.2 De Zonnebloem Zonder onze meer dan 40.000 vrijwilligers geen Zonnebloem. Dat is waar de Zonnebloem trots op is. Mensen met een fysieke beperking onvergetelijke momenten bezorgen. Dat is wat zij doen. Zodat mensen met een lichamelijke handicap optimaal van het leven kunnen genieten. Als vrijwilliger kun je dat op veel manieren mogelijk maken. Soms zit dat in iets heel kleins. Je kunt bij iemand op bezoek gaan, samen eropuit, activiteiten organiseren, een bestuurstaak op je nemen of meehelpen tijdens een vakantie of dagje uit.” Eigenlijk kun je doen wat jij leuk vindt en wat bij je past. Wanneer jij tijd hebt? Er kan zoveel meer dan je denkt” (De Zonnebloem, 2014). De Zonnebloem legt heel erg de nadruk op het belang van vrijwilligerswerk. Waar de vrijwilligers hun voldoening uit moeten halen. Aspecten als een waardevolle bijdrage leveren aan jouw eigen omgeving, contact leggen met mensen en persoonlijke groei en ontwikkeling komen hierin heel sterk naar voren. De Zonnebloem biedt mensen de mogelijkheid om vrijwilliger te worden voor één dag. De vrijwilligers kunnen op deze manier kennis maken met vrijwilligerswerk. Voor mensen die twijfelen om vrijwilliger te worden, is deze stap veel gemakkelijker te zetten. De Zonnebloem heeft ervaren dat veel vrijwilligers hier gebruik van maken en er dan toch voor kiezen om vrijwilliger te blijven. Naast de keuzemogelijkheid om vrijwilliger voor een dag te worden, biedt de Zonnebloem nog een aantal mogelijkheden. Beroepsmatige vrijwilliger: Ze geven vrijwilligers de kans om hun talenten in te zetten voor de Zonnebloem. Vakantievrijwilliger: In de vakantieperiode mee op met de Zonnebloem als algemeen vrijwilliger, verpleegkundige, verzorger of arts en bezorg de gasten een onvergetelijke ervaring. Vrijwilliger in jouw buurt: Wanneer vrijwilligers voorkeur hebben om mensen te verzorgen in hun eigen omgeving, biedt de Zonnebloem deze mogelijkheid. Bestuurswerk: De Zonnebloem biedt de mogelijkheid tot meedenken over de grote lijnen binnen de organisatie. Ze zoeken vrijwilligers om het beleid te vertalen naar de plaatselijke situatie en om het werk van de Zonnebloem te coördineren. Besturen kan op verschillende niveaus: bij de plaatselijke afdelingen, de regionale afdelingen, op provinciaal niveau of zelfs landelijk. Afdelingsvrijwilliger: De Zonnebloem heeft op verschillende plekken in het land afdelingsvrijwilligers nodig. Als vrijwilliger bij een Zonnebloemafdeling in jouw buurt, kan men zich op allerlei manieren inzetten: dagjes uit organiseren, mensen thuis opzoeken, aansluiten bij het lokale bestuur of gewoon 41
iemand begeleiden bij een dagje uit. Ruimte voor eigen ideeën is er ook. De Zonnebloem biedt dus niet een bepaalde functie die vrijwilligers kunnen invullen, maar bieden hiermee ook ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Natalie Wiertz (gesproken op 15-01-2014) Twee jaar geleden is de Zonnebloem een onderzoek gestart onder de vrijwilligers. Hier deden maar liefst 2.500 vrijwilligers aan mee. Alleen hieruit blijkt de betrokkenheid van de vrijwilligers al. De Zonnebloem beschikt over meer dan 40.000 vrijwilligers door het hele land. Deze landelijke dekking is ook de kracht van de organisatie. Mensen praten over de Zonnebloem. Bijna alle nieuwe vrijwilligers die zich aanmelden bij de Zonnebloem, zijn contacten van bestaande vrijwilligers. De vrijwilligers zijn dus bereid om hun eigen bestaande netwerk in te zetten. De Zonnebloem worstelt wel met het imago. Ze kunnen de leeftijdscategorie van 40-50 jaar maar moeilijk bereiken. Ook deze doelgroep willen ze overtuigen om vrijwilliger te worden. Taken van vrijwilligers zijn onder andere huisbezoeken (wandelingen maken), activiteiten organiseren (dagje intratuin of naar een museum), maar ook het organiseren van aangepaste vakanties. Door het grote aantal vrijwilligers, beschikt de Zonnebloem ook over regiocoördinatoren. In vergelijking van de Zonnebloem met War Child, komt er duidelijk naar voren dat de drempel naar vrijwilliger worden bij War Child veel hoger ligt. Bij War Child zijn er speciale selectiedagen voordat iemand wordt toegelaten binnen het vrijwilligersnetwerk. War Child zou bijvoorbeeld een meeloop dag moet introduceren voor vrijwilligers. Bestaande vrijwilligers nemen nieuwe vrijwilligers mee naar een voorlichting of evenement. Daarnaast biedt de Zonnebloem vrijwilligers de mogelijkheid tot het invullen van een bestuursfunctie. Hierdoor creëer je betrokkenheid en enthousiasme. De medezeggenschap zorgt ervoor dat de vrijwilligers zich onderdeel voelen van de organisatie. Deze mogelijkheden liggen er bij War Child niet. Tot slot bleek uit het interview met Natalie (medewerker Zonnebloem) dat de Zonnebloem zelf niet meer actief op zoek hoeft te gaan naar vrijwilligers. Bijna alle nieuwe vrijwilligers die zich aanmelden, zijn contacten van bestaande vrijwilligers. War Child moet een stijging in het aantal vrijwilligers proberen te verwezenlijken. Meer vrijwilligers betekent meer mogelijkheden.
42
4.3 Bouwstenen voor het advies Aan het eind van ieder hoofdstuk worden er bouwstenen voor het advies weergegeven. In dit hoofdstuk zijn de bouwstenen gebaseerd op de best practices van andere stichtingen. Er is onderzocht op welke manier het Wereld Natuur Fonds en de Zonnebloem de vrijwilligers inzetten. De keuze om War Child in dit hoofdstuk te vergelijken met de Zonnebloem en het Wereld Natuur Fonds is gebaseerd op het grote aantal vrijwilligers van deze twee stichtingen. De resultaten uit het onderzoek zijn vergeleken met de manier waarop War Child de vrijwilligers inzet. Deze bouwstenen zijn geformuleerd om aan het eind van dit rapport een duidelijk en advies te kunnen overdragen aan War Child. Wereld Natuur Fonds -
Het WNF geeft de vrijwilligers de mogelijkheid om hun talent op een manier in te zetten zoals de vrijwilligers dat zelf graag willen;
-
Het WNF heeft regiocoördinatoren aangesteld;
-
Het WNF organiseert een jaarlijks feest voor vrijwilliger.
De Zonnebloem -
De vrijwilligers van de Zonnebloem maken gebruik van hun eigen netwerk. De meeste nieuwe vrijwilligers die zich aanmelden, zijn contacten van huidige vrijwilligers;
-
De Zonnebloem geeft de vrijwilligers ruimte tot medezeggenschap en inspraak. Het is zelfs mogelijk om als vrijwilliger een bestuursfunctie te krijgen;
-
De Zonnebloem biedt mensen de mogelijkheid om vrijwilliger te worden voor één dag. De vrijwilligers kunnen op deze manier kennis maken met vrijwilligerswerk.
43
4. Resultaten In hoofdstuk vier worden de resultaten van twee kwalitatieve onderzoeken over het vrijwilligersbeleid van War Child weergegeven. In dit hoofdstuk wordt de volgende vraag gesteld: “Hoe denken de huidige vrijwilligers van War Child zelf proactiever te worden, opdat zij meer geld kunnen genereren?” Het eerste onderzoek is gebaseerd op interviews met acht vrijwilligers en acht medewerkers van War Child. De namen van deze personen en de functieomschrijvingen zijn terug te vinden in hoofdstuk 1. De literatuur is gebaseerd op de volgende criteria: -
De onderzochte literatuur is van diverse schrijvers afkomstig;
-
De onderzochte literatuur is gekozen op basis van een brede inzet van de vrijwilligers binnen een organisatie. Hierbij is met name gezocht op de vrijwilliger in de sport of de vrijwilliger binnen welzijnsinstellingen en zorgorganisaties;
-
De onderzochte literatuur moet recent zijn. Literatuur wat dateert van voor 2010 is getest op relevantie door middel van recente internetbronnen. Dit is gedaan om te achterhalen of de informatie uit oudere bronnen nog steeds toe te passen valt;
-
Boeken die volgens de openbare bibliotheek toonaangevend waren.
De gebruikte onderzoeksmethoden zijn: Deskresearch De reden waarom ik heb gekozen voor deskresearch, is dat er voor dit onderzoek een grote hoeveelheid informatie bemachtigd dient te worden. Met deze gegevens dient het advies onderbouwd te worden. Deskresearch is doorgaans snel en goedkoop en daarom is het hiervoor een goede methodiek (met name internet). Ik heb een literatuurstudie uitgevoerd naar vrijwilligersmanagement, vrijwilligersbeleid en de psychologische gedachte van de vrijwilligers. Ook heb ik het goede doelen rapport van 2014 bestudeerd om te achterhalen hoe bekend War Child onder de bevolking is en wat voor beeld men bij de stichting heeft. De vrijwilligers zouden een rol kunnen spelen in het vergroten van de naamsbekendheid. Ik heb door middel van deskresearch onderzoek gedaan naar de kritische succesfactoren voor een proactief vrijwilligersbeleid.
44
Fieldresearch Voordat ik ben gestart met mijn onderzoek heb ik gesprekken gevoerd met verschillende betrokken partijen binnen War Child. Dit zijn vrijwilligers en werknemers van War Child. Maar ook externe partners en medestudenten. In samenspraak met deze partijen heb ik een probleemstelling geformuleerd en het onderzoek opgezet. Achteraf gezien is de gebruikte onderzoeksmethode niet helemaal de juiste geweest. De interviews zijn afgenomen voordat de literatuur was geraadpleegd. De belangrijkste aspecten uit de literatuur had ik tijdens het afnemen van de interviews kunnen benoemen. Daardoor was er uit de interviews beter naar voren gekomen welke aspecten voor War Child van belang zijn om te implementeren. De resultaten Dit onderzoek heeft een aantal resultaten opgeleverd die War Child zal ondersteunen in het proactief maken van de vrijwilligers. Een van deze resultaten is de actietoolkit voor de vrijwilligers. Deze actietoolkit helpt de vrijwilligers bij het signaleren en initiëren van acties. Op 14 juni heeft een vrijwilligersbijeenkomst plaatsgevonden bij War Child. Zoals al eerder vernoemd, waren hier twee werknemers en vier vrijwilligers van War Child bij aanwezig. Tijdens deze bijeenkomst werd aan de vrijwilligers gevraagd wat zij nodig denken te hebben bij het initiëren van acties. Dus hoe de vrijwilligers zelf denken proactiever te worden, opdat zij meer geld gaan genereren. Uit deze bijeenkomst is het volgende gebleken; -
Vrijwilligers weten niet hoe ze een gesprek moeten beginnen;
-
Vrijwilligers weten niet wat ze een bedrijf kunnen bieden;
-
Vrijwilligers weten niet wat ze wel en niet kunnen beloven;
-
Vrijwilligers weten niet hoe bedrijven de naam en logo en War Child mogen gebruiken;
-
Vrijwilligers kennen de richtlijnen van War Child niet;
-
Vrijwilligers weten slechts weinig actievoorbeelden te noemen voor de verschillende soorten actievoerders.
Wegens de vraag vanuit War Child is deze actietoolkit inmiddels als geïmplementeerd en in werking binnen War Child. De interviewvragen en de actietoolkit zijn beide opgenomen in bijlagen. De actietoolkit die aan de hand van de input van de vrijwilligers is opgesteld, is terug te vinden in bijlagen.
45
Naast de resultaten uit het onderzoek met de vrijwilligers en medewerkers van War Child, is gebleken dat de vrijwilligers veel waarde hechten aan betrokkenheid en waardering. Doordat zij betrokken raken bij de organisatie en hun enthousiasme kunnen delen, brengen de vrijwilligers dit ook over op de actievoerder. Ook worden veel vrijwilligers enthousiast over de verandering van reactief naar het proactief benaderen van actievoerders. Zij weten zelf alleen niet hoe ze dit moeten aanpakken. Ze moeten training krijgen in het benaderen van particulieren, scholen en bedrijven. Ze moeten weten wat ze wel en niet kunnen beloven in een gesprek. Ze hebben kortom richtlijnen vanuit War Child nodig. Uit de interviews met de vrijwilligers is ook gebleken dat War Child onder de actievoerders een ‘stoer en cool’ merk is. Het draagt een jong imago met zich mee. War Child moet proberen zich als goed doel te koppelen aan muzikale en/of sportieve evenementen, aldus de vrijwilligers. Ten slotte is uit het onderzoek gebleken dat de vrijwilligers persoonlijke aandacht moeten krijgen om hen proactief te laten maken. Dit geldt uiteraard niet voor de toekomstige vrijwilligers. Deze eisen worden gesteld in de vacature. De eisen van een proactieve houding (zo moeten de vrijwilligers twee acties per jaar gaan initiëren) waren tot op heden niet opgenomen in de functieomschrijving. Sommige vrijwilligers die al lange tijd voorlichting geven voor War Child, vinden het dan ook moeilijk om deze stap te zetten. Zij moeten hierin voldoende begeleiding krijgen. Vrijwilligers die niet proactief kunnen of willen zijn, maar die het verhaal over het werk van War Child wel goed kunnen vertellen, moet War Child behouden. Zij zijn door het geven voorlichting nog steeds van meerwaarde voor de organisatie. Waarderingsmatrix Om de resultaten uit de interviews met de vrijwilligers en de werknemers van War Child overzichtelijk weer te geven, is er gebruik gemaakt van een waarderingsmatrix. Op de verticale as vind je de aspecten die volgens de literatuur van belang zijn om de vrijwilligers proactief te laten zijn. Dit zijn aspecten die gevonden zijn in de literatuur. Op de horizontale as vind je de ‘scores’ van de interviews met de vrijwilligers en werknemers van War Child en de best practices van andere stichtingen. De scores in de waarderingsmatrix geven aan of de aspecten uit het literatuuronderzoek volgens de andere methoden uit het onderzoek (de interviews, het groepsgesprek met vrijwilligers en de best practices van andere stichtingen) ook van belang zijn. Met een schaal van 1-3 wordt vervolgens aangegeven hoe belangrijk de andere methoden uit het onderzoek deze aspecten vinden. Eén is hierbij onbelangrijk en drie is heel belangrijk. Het kan zijn dat er bij sommige aspecten een 0 wordt weergegeven. Dit zijn aspecten die volgens de literatuur van belang zijn, maar niet worden benoemd in de andere methoden uit het onderzoek. 46
Waarderingsmatrix War Child Schaal: 0-4
0: Word niet over gesproken 1: Onbelangrijk 2: Belangrijk 3: Heel belangrijk
Scores -->
Interview
Interview
Groepsgesprek
Best practice
Best practice
vrijwilligers
werknemers
vrijwilligers
Zonnebloem
WNF
Persoonlijk contact
3
3
3
3
3
15
Betrokkenheid
3
3
3
3
2
14
Begeleiding
3
3
3
3
2
14
Duur en continuïteit van
3
2
3
3
2
13
Ergens bij horen
2
2
3
2
3
13
Maatschappelijke bijdrage
3
2
2
3
2
12
Ontmoeting en gezelschap
3
2
2
3
2
12
Jezelf kunnen zijn
2
2
0
3
2
11
Snelle en heldere
2
3
2
2
2
11
Aspecten o.b.v
Totaal
literatuuronderzoek
taken
communicatie Ruimte voor
2
2
3
1
2
10
Deskundigheid
2
3
2
0
2
9
Netwerk uitbreiding
3
0
2
2
2
6
Helpen van
3
3
3
0
0
9 (telt niet mee voor
Zelfontplooiing
oorlogskinderen
WNF & Zonnebloem, is wel belangrijk)
Mogelijkheid tot
2
1
2
1
2
8
1
2
1
3
1
8
doorgroei Respect van anderen
48
Uit de waarderingsmatrix blijkt dat persoonlijk contact en betrokkenheid de twee belangrijkste aspecten zijn om de vrijwilliger proactief te laten worden. Maar wanneer een vrijwilliger betrokken is wil dat niet zeggen dat hij of zij ook proactief is. Het geven van persoonlijk contact en het betrekken van de vrijwilligers van de organisatie, zal ertoe leiden dat de vrijwilligers proactief worden. Het zijn dus de oorzaken die door de juiste invulling van de organisatie zullen resulteren in een proactieve houding van de vrijwilligers. War Child kan invulling geven aan deze aspecten door waardering uit te spreken. In het volgende hoofdstuk wordt er in de vorm van een advies uitgelegd hoe War Child dit precies moet doen. Daarnaast kwam er uit het onderzoek heel sterk naar voren dat de vrijwilligers de ondersteuning van het goede doel heel erg belangrijk vinden, maar weinig over de urgentie van de hulpverlening zien. Ze vinden dat War Child het probleem meer onder de aandacht moet brengen met behulp van beelden. Pas dan zien de Nederlanders hoe ernstig de situatie is en dat er actie ondernomen moet worden. Een opvallend verschil (uit de waarderingsmatrix) tussen War Child en de andere stichtingen is de keuze waarop vrijwilligers zich willen inzetten WNF bied deze kansen. Zowel bij het WNF als bij de Zonnebloem kun je als vrijwilliger kiezen op wat voor manier jij je wilt inzetten. In het WNFregioteam of in het Landelijk WNF-Actieteam. Hierbij helpen de vrijwilligers voornamelijk met evenementen. WNF- talentenbank geef de mogelijkheid tot het inzetten van jouw eigen talenten. Denk hierbij aan fotografen of adviseren. Je kunt zelfs WNF-promotor worden. Je ondersteund het goede doel dan door het promoten van het WNF via social media. Bij de Zonnebloem is er zelfs de mogelijkheid tot doorgroei. Als vrijwilliger kun je namelijk in het bestuur komen. Als voorzitter, secretaris of penningmeester. Dit zorgt ervoor dat de vrijwilligers een stem in de organisatie hebben. Wat anderzijds opvalt, is dat de vrijwilligers weinig waarde hechten aan respect van anderen. De intrinsieke motivatie is hetgeen wat de vrijwilligers ertoe zet om War Child op deze manier te steunen. Hierbij blijkt ook dat verschillende vrijwilligers tijdelijk werkloos zijn en via War Child proberen wat lijntjes uit te zetten. Een bekende organisatie als War Child staat naast de mogelijkheid tot uitbreiding van je eigen netwerk ook goed op je cv. Het geven van voorlichting en het initiëren van acties is daar buiten om ook nog eens uiterst leerzaam.
5. Conclusie en discussie In hoofdstuk vijf wordt een discussie en de conclusies weergegeven gebaseerd op de onderzoeken. De conclusies worden aan de hand van deelvragen weergegeven. De vraagstelling van dit onderzoek luidt: Hoe kan War Child de huidige vrijwilligers pro-actiever maken, opdat zij acties gaan signaleren en initiëren en daarmee mogelijk meer geld gaan genereren? Om een goed antwoord te kunnen geven op deze vraagstelling zijn er deelvragen geformuleerd:
Welke ongeschreven regels worden er gehanteerd binnen het opzetten van vrijwilligersbeleid?
Welke zaken zijn als organisatie belangrijk om in te richten om het potentieel van de vrijwilliger volledig te benutten?
Op welke manier kan een organisatie vrijwilligers inzetten om veel te doen met weinig geld?
De deelvragen worden beantwoord door de geschreven literatuur, best practices en de interviews met vrijwilligers en werknemers. Vrijwilligers maken middels een overeenkomst afspraken met War Child. De vrijwilligers worden door de organisatie zelf getraind en opgeleid. Dit is belangrijk, maar waar het in een goede samenwerking eigenlijk om draait, zijn de ongeschreven regels. Er moet een vriendelijke vrijwilligersklimaat ontstaan. Een vrijwilliger moet zich gewaardeerd voelen, persoonlijke aandacht krijgen en betrokken worden. De vrijwilligers van War Child zijn erg betrokken bij de organisatie en willen ook graag meer doen dan zo nu en dan voorlichting geven bij een actie. Gezien de potentie in de groep vrijwilligers, is dit iets wat War Child zeker moet koesteren. War Child moet de vrijwilligers handvatten aanleveren voor het benaderen van particulieren, scholen of bedrijven. De organisatie moet de mogelijkheid bieden voor persoonlijke ontwikkeling. Dit kan zij doen door uitdaging te bieden in de werkzaamheden, zoals het initiëren van acties. Maar ook door de vrijwilligers inspraak en medezeggenschap te geven. Denk hierbij bijvoorbeeld door de invullen van een bestuursfunctie door een vrijwilliger. Wat belangrijk is voor een organisatie om het potentieel van de vrijwilliger optimaal te benutten, is de sociale uitbreiding. Het is voor de vrijwilliger van groot belang dat zij hun netwerk kunnen uitbreiden. Daarnaast moet de vrijwilliger de mogelijkheid krijgen om zichzelf te ontplooien. Dit kan bijvoorbeeld door de vrijwilligers zelf een keuze te laten maken in de manier waarop zij hun talent voor War Child willen inzetten. De ruimte voor persoonlijke ontwikkeling wordt door verandering van reactief naar proactief benaderen van actievoerders wel geboden.
Door betrokkenheid te creëren en waardering uit te spreken naar de vrijwilliger, benut War Child het potentieel van de vrijwilligers beter. Denk hierbij aan het organiseren van een jaarlijks feest voor vrijwilligers. De vrijwilliger heeft voor de proactieve benadering van actievoerders een handleiding nodig. Een stappenplan dat ze begeleidt van het eerste contactmoment tot het overmaken van de donatie. Om de vrijwilligers hierbij te helpen zal War Child trainingen in het signaleren en initiëren van acties moeten verzorgen. Daarnaast is de actietoolkit ontworpen om de vrijwilligers te helpen. Deze actietoolkit is terug te vinden in de bijlagen. War Child is een non gouvernementele organisatie dat een laag kostenbeleid hanteert. De organisatie wil dus zo veel mogelijk doen met weinig geld. War Child wil het percentage inkomsten dat daadwerkelijk naar de projecten gaat, zo hoog mogelijk houden. Transparantie staat hoog in het vaandel bij de organisatie. War Child kan dus eigenlijk niet zonder vrijwilligers. De vrijwilligers vervullen een sociaal-culturele functie, doordat zij “de oren en ogen” van War Child in de regio zijn. Een toename in het aantal vrijwilligers, zorgt voor meer kennis binnen de organisatie. Zij kunnen acties signaleren/initiëren waarbij War Child zich als goed doel bij kan aansluiten. Ten tweede vertellen de vrijwilligers over War Child en zorgen dus ook voor nog meer bekendheid van War Child onder de bevolking. Ook voeren de vrijwilligers onbetaalde taken uit voor War Child. Wanneer er geen sprake zou zijn van vrijwilligers, zou dat betekenen dat War Child betaalde krachten in moet gaan zetten om deze taken uit te voeren. Wanneer War Child een groei in de inkomsten wil genereren door de inzet van vrijwilligers moet de organisatie ervoor zorgen dat actievoerders War Child gaan zien als 'hun' non-profit organisatie. Een gevolg kan zijn dat actievoerders nooit meer over naar een andere non-profit organisatie overstappen en donateur worden. Om dit te verwezenlijken moeten de actievoerders persoonlijke aandacht krijgen van de vrijwilligers. Het enthousiasme dat de vrijwilligers op de actievoerder overbrengen, resulteert bij de actievoerder in extra motivatie en een hoger bedrag aan fondsenwerving. Ten slotte is er een vergelijking gemaakt tussen War Child en twee andere goede doelen (WNF & de Zonnebloem). De conclusies die hieruit getrokken kunnen worden zijn dat het WNF vrijwilligers de mogelijkheid biedt om zich persoonlijk te ontwikkelen. Daarnaast maakt het WNF gebruik van regiocoördinatoren. Ten slotte organiseert het WNF jaarlijks een feest speciaal voor de vrijwilligers.
51
De Zonnebloem biedt mensen de mogelijkheid om vrijwilliger te worden voor één dag. Zij kunnen zo kennis maken met het vrijwilligerswerk. Daarnaast biedt de Zonnebloem vrijwilligers de mogelijkheid tot het invullen van een bestuursfunctie. Hierdoor creëer je betrokkenheid en enthousiasme. De medezeggenschap zorgt ervoor dat de vrijwilligers zich onderdeel voelen van de organisatie. Deze mogelijkheden liggen er bij War Child niet.
6. Advies In hoofdstuk zes worden uiteindelijk de adviezen gegeven. De adviezen geven antwoord op de vraag: “Hoe kan War Child de huidige vrijwilligers pro-actiever maken, opdat zij acties gaan signaleren en initiëren en daarmee mogelijk meer geld gaan genereren?” Een van de adviezen is gegoten in de vorm van een toolkit. Deze toolkit bestaat uit onder meer Meest Gestelde Vragen (FAQ), Tips & Tricks , een voorbeeld e-mail en een belscript, en is bedoeld om de vrijwilligers stapsgewijs te ondersteunen in het initiëren van acties. War Child heeft hierop haar richtlijnen toegepast. De actietoolkit is terug te vinden in de bijlagen. De adviezen die in dit hoofdstuk worden uitgebracht, zijn gebaseerd op de resultaten uit het onderzoek en dienen als handvat voor de procesverandering omtrent de vrijwilligers. De aanbevelingen War Child kan de huidige vrijwilligers pro-actiever maken door: De vrijwilligers te belonen voor het werk dat zij verrichten. De vrijwilligers zijn heel erg op zoek naar waardering. War Child zou deze waardering goed kunnen uitspreken door het organiseren van een speciaal feest voor vrijwilligers, ze mee op reis te nemen of in ieder geval in de spotlight te plaatsen. De vrijwilligers persoonlijke aandacht te schenken. Persoonlijke aandacht is de sleutel tot succes. Ik kan bijna niet in woorden omschrijven hoe belangrijk deze factor is. Zowel de actievoerders als de vrijwilligers willen het gevoel hebben dat ze zich samen met War Child inzetten en niet alleen. War Child kan de persoonlijke aandacht schenken door de vrijwilligers inspraak en medezeggenschap te geven of door de vrijwilligers zelf te laten kiezen op wat voor manier zij hun talent in willen zetten. Kijk hierbij naar de Zonnebloem. Goede begeleiding en communicatie is hierbij van groot belang. De werknemers moeten de vrijwilligers tips & tricks geven en ze uitnodigen op het hoofdkantoor van War Child in Amsterdam.
52
De vrijwilligers te leren hoe ze actief moeten zoeken naar bestaande muzikale/sportieve evenementen. Uit het onderzoek is gebleken dat War Child een ‘ jonge en coole’ uitstraling onder de met name jongere bevolking heeft. Er gaat veel geld om in deze evenementen. War Child zou een gesponsord podium op een bestaand evenement kunnen plaatsen en hier optredens verzorgen. De opbrengsten van de kaartverkoop en/of de horeca opbrengsten gaan dan naar War Child. De vrijwilligers trainingen te geven in het signaleren en initiëren van acties. De vrijwilligers krijgen tot op heden trainingen in het geven van voorlichting. Dus hoe ze het verhaal van War Child moeten vertellen. Om de vrijwilligers pro-actiever te krijgen, moet War Child ook trainingen organiseren in het voeren van gesprekken met actievoerders en het leggen van het eerste contact. De vrijwilligers moeten weten wat voor soort acties interessant zijn voor War Child en hoe ze mensen hiervoor moeten benaderen. Ze moeten getraind worden in het voeren van deze gesprekken en het vervolgens overdragen van de actie aan War Child. De actietoolkit alleen is niet voldoende. Op deze manier straal je ook vertrouwen uit voor een lange termijn samenwerking tussen de vrijwilligers en War Child. Een online platform te creëren voor vrijwilligers waar ze tips/tricks kunnen delen en elkaar om advies kunnen vragen. Uit het onderzoek is gebleken dat de vrijwilligers niet weten hoe ze particulieren, scholen en bedrijven moeten benaderen. Door het creëren van een platform kunnen de vrijwilligers onderling tips uitdelen. War Child geeft de vrijwilligers door het bieden van een online platform ook de mogelijkheid tot uitbreiding van hun netwerk. Dit platform kan worden aangemaakt op Facebook of op Instagram. Regiocoördinatoren aan te stellen onder de vrijwilligers. Deze coördinatoren zijn actieve mensen die al langere tijd vrijwilliger van War Child zijn en weten wat er van de vrijwilligers verwacht wordt. Zij kunnen nieuwe vrijwilligers zelfstandig al een heel stuk op weg helpen. De nieuwe vrijwilligers hoeven dan niet bij een enkele vraag contact op te nemen met het hoofdkantoor. Hierdoor verloopt de communicatie veel efficiënter en effectiever.
53
De vrijwilligers in te zetten als een ambassadeur van War Child. De vrijwilligers moeten het gevoel krijgen dat ze echt van waarde zijn voor de organisatie. Dit leidt tot creativiteit, zelfvertrouwen, integriteit en uiteindelijk zelfs tot zelfontplooiing. De piramide van Maslow geeft hier verduidelijking in. Een vrijwilliger zal zelf dan ook actief op zoek gaan naar evenement/activiteiten waar War Child zich als goed doel aan kan koppelen. Zij gaan acties initiëren die uiteindelijk gaan zorgen voor een toename in de fondsen. War Child kan dit doen door zo nu en dan eens mee te gaan met een vrijwilliger naar een voorlichting of een bepaalde actie. Door gehoor (en misschien ook wel tips) te geven, zijn de vrijwilligers bereid om veel terug te doen. De vrijwilligers meer verantwoordelijkheid te geven in hun taken. De kennis waarover de vrijwilligers beschikken, worden niet optimaal ingezet. De mogelijkheid tot persoonlijke ontwikkeling is zeer beperkt binnen War Child. Hierdoor creëert War Child meer betrokkenheid. Er moet gevraagd en geluisterd worden naar ideeën of feedback van de vrijwilligers. Dit kan door middel van groepsbijeenkomsten of trainingen. Geen druk uit te oefenen op de huidige vrijwilligers. Het werken met vrijwilligers brengt risico met zich mee. Wanneer de werkzaamheden, de communicatie of wat dan ook ze niet bevalt, stappen ze op. Het kan namelijk zijn dat een vrijwilliger die al verscheidene jaren werkzaam is voor War Child, geen acties wil initiëren. Hij of zij heeft vaak naast het vrijwilligerswerk nog een baan en heeft geen tijd of zin om particulieren, scholen of bedrijven te gaan benaderen voor War Child. Zij zijn wel getraind in het vertellen over het werk van War Child en moeten dus niet verloren gaan. Het geven van alleen voorlichting blijft nog steeds een meerwaarde voor War Child. Bij de werving van nieuwe voorlichters, wordt proactiviteit als eis meegenomen. Deze vrijwilligers kunnen dus wel direct aangesproken worden op het moment dat ze niet proactief zijn. Stijging in het aantal vrijwilligers. Meer vrijwilligers zorgen samen voor meer kennis en expertise. Uit het onderzoek met de vrijwilligers blijkt dat een functie als vrijwilliger populair is onder de Nederlandse bevolking. De meeste vrijwilligers zijn gericht op de arbeidsmarkt, War Child is een organisatie die een positieve bijdrage levert op je cv. Vrijwilligers ook bereid zijn om hun eigen netwerk in te zetten. Een stijging in het aantal vrijwilligers zal er dus ook voor zorgen dat er dat er meer acties opgezet worden.
54
Een lijst met contactgegevens op te stellen voor de vrijwilligers. Om ervoor te zorgen dat de communicatie tussen de vrijwilligers en werknemers van War Child snel en helder verloopt, moet War Child een lijst met contactgegevens van de juiste persoon per afdeling opstellen. Een actie gerelateerde vraag kan dan meteen worden beantwoord door de juiste persoon. Uitzending van meerdere televisie campagnes. Tot op heden gebruikt War Child heel zelden gebruik van televisie campagnes. Maar het mobiliseren van mensen wordt veroorzaakt door situaties visueel te maken. Uit het onderzoek is gebleken dat War Child een naamsbekendheid van 93% heeft. Het marktaandeel is echter laag. Het uitzenden van televisie beelden zorgt ervoor dat mensen in actie willen komen en een proactieve houding aan willen nemen. Het geven van een vrije keuze in de manier waarop zij hun talent in willen zetten voor het goede doel. Kijk naar het WNF en de Zonnebloem. In het WNF- regioteam of in het Landelijk WNF-Actieteam. Hierbij helpen de vrijwilligers voornamelijk met evenementen. WNF- talentenbank geef de mogelijkheid tot het inzetten van jouw eigen talenten. Denk hierbij aan fotografen of adviseren. Je kunt zelfs WNF-promotor worden. Je ondersteund het goede doel dan door het promoten van het WNF via social media. Bij de Zonnebloem is er zelfs de mogelijkheid tot doorgroei. Als vrijwilliger kun je namelijk in het bestuur komen. Als voorzitter, secretaris of penningmeester. Dit zorgt ervoor dat de vrijwilligers een stem in de organisatie hebben. Tot slot wil ik op grond van mijn onderzoek War Child adviseren om zich te richten op een belangrijk aspect, waar verschillende succesfactoren onder hangen. Dit aspect in waardering en War Child moet dit aspect implementeren binnen de organisatie. Dit zal War Child het meeste opleveren. Hetzij door het zo nu en dan plegen van een telefoontje, een bezoek afleggen of een jaarlijks feest organiseren voor de vrijwilligers. We hebben in hoofdstuk twee gezien dat het aantal acties terug loopt, doordat mensen minder tijd te besteden hebben en de goede doelen slecht in het nieuws zijn geweest. Door waardering nemen de vrijwilligers een proactieve houding aan. War Child kan dit bieden door het verzorgen van trainingen, het organiseren van een jaarlijks feest voor vrijwilligers. Maar ook door af en toe een telefoontje te plegen, een kaartje of een bedankje te sturen of eens mee te gaan met een voorlichting.
55
Definities en begrippen Vrijwilligersbeleid: Het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelen na te laten streven op een zodanige manier dat ook de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden. Vrijwilligers: mensen die een van groot belang zijn voor War Child. Zij zijn onderdeel van het vrijwilligersteam en vertellen over het werk wat War Child doet. Daarnaast geven ze workshops, bezoeken ze acties en gaan ze nu dus zelfs acties initiëren. VaV-project: Vrijwilligers al Verlengstuk. De verandering in het vrijwilligersbeleid; het op een reactieve manier gestuurd worden vanuit het hoofdkantoor van War Child, moet veranderen in het op een proactieve manier benanderen van actievoerders. Actievoerder: Iemand die zich inzet voor War Child door het organiseren van een inzamelingsactie. Hier worden bedrijven, scholen & particulieren onder verstaan. Donateur: Iemand die structureel een bepaald bedrag per maand aan War Child doneert. Dit gebeurd via de automatische incasso. Het aantal donateurs loopt momenteel sterk terug. War Child moet een manier zien te vinden om hier weer een stijging in te krijgen.
56
Literatuur ANP (2015). Nederlanders hebben minder vrije tijd. Geraadpleegd op 10 juni 2014, via http://www.nu.nl/algemeen/854201/nederlanders-hebben-minder-vrije-tijd.html CBS (2013). Gebruik en gebruikers van sociale media. Geraadpleegd op 6 juni 2014, via http://www.cbs.nl/NR/rdonlyres.pdf CBS. (2014). Vrijetijdscultuur. Geraadpleegd op 5 mei 2014, via http://www.cbs.nl/Vrije-tijd-cultuur/publicaties de Gast, W., Hetem, R., & Wilbrink, I. (2009). Basisboek Vrijwilligersmanagement. Bussum: Uitgeverij Coutinho. Goede doelen zorgen goed voor zichzelf (2013). Geraadpleegd op 20 juni 2014, via http://www.gewoon-nieuws.nl/2013/11/goede-doelen-zorgen-vooral-goed-voor-zichzelf. Heinsius, J.(2003). Basisboek Vrijwilligersmanagement. Bussum: Coutinho. Houten, Marjet. (2000). Vrijwilligersbeleid in welzijnsinstellingen. Utrecht: NIZW. Kooiker, R., Broekhoff, M., & Stumpel, H. (2007). Marktonderzoek. Wolters -Noordhoff Groningen . Luinge-Jansen van Roosendaal, E. (2013). Excel sheet. Amsterdam: War Child Holland. Oxford University Press. (2013). Retrieved 10 2013, from Oxford Dictionaries: www.oxforddictionaries.com Peerdeman, V. (2012). Friendraising. Zutphen: Walburg Pers. Scholten, Cecil. (2004).Vrijwilligersbeleid in zorgorganisaties. Utrecht: Lemma. Schreuder- Peters, R., & Boomkamp, J. (2009). Psychologie de hoofdzaak. Groningen: Noordhoff. Text2Mindmap. (2013). Text2Mindmap generator. Retrieved 5 20, 2013, from Text2Mindmap: http://www.text2mindmap.com/# Van Den Belt, T., & Timmerman, K. (1998). Vrijwilligerswerk, beleid en begeleiding. Centraal Boekhuis. VFI. (2014). Goede doelen rapport 2014. Geraadpleegd op 20 mei 2014, via http://www.vfi.nl/website/branche-informatie/publicaties/goede-doelen-rapport/hetgoede-doelen-rapport Vogelaar, R. (2009). De Superpromotor. Van Duren Management: Culemborg. Vonk, R. (2009). Sociale Psychologie. Groningen: Noordhoff Uitgevers. War Child. (2014). Annual Plan. Geraadpleegd op 4 juni 2014, via http://www.annualreportwarchild.org/FbContent.ashx/downloads/War_Child_annual_repor t_2013.pdf 57
WNF. (2014). Vrijwilligers. Geraadpleegd op 20 juni 2014, via http://www.wnf.nl/nl/home/vrijwilligers/ Zonnebloem. (2014). Vrijwilligerswerk. Geraadpleegd op 20 juni 2014, via http://www.zonnebloem.nl/zb/zb-home/wie-we-zijn/het-waarom/vrijwilligerswerk-volgensde-zonnebloem
58
Persoonlijk nawoord Afsluitend vertel ik in dit hoofdstuk over de functie die ik heb gehad als stagiaire, maar ook als betaald medewerker. Ik vertel over mijn betrokkenheid met de vrijwilligers en wat ik persoonlijk met deze adviezen ga doen.
Tijdens mijn afstudeerstage ben ik werkzaam geweest op de afdeling Acties. Mijn voornaamste taken waren de begeleiding van actievoerders en acquisitie. Zoals ik in het rapport heb verteld is het zelf actief op zoek gaan naar bestaande evenementen of activiteiten van groot belang geworden. De actievoerders kunnen opgesplitst worden in drie doelgroepen. Particulieren, bedrijven en scholen. Vanwege de voorkennis uit mijn meeloopstage, ben ik tijdens mijn afstudeerperiode actievoerders uit alle doelgroepen gaan begeleiden. Je kunt je voorstellen dat een gesprek met twee kinderen en hun ouders heel anders verloopt dan wanneer T-Mobile 50.000 euro wil gaan inzamelen met het hele bedrijf. Je moet meedenken, verwachtingen managen en ideeën aandragen. Tijdens mijn afstudeerperiode heb ik heel veel samengewerkt met vrijwilligers. Buiten het feit om dat ik interviews met ze heb afgenomen en een groepsbijeenkomst heb georganiseerd, ben ik ook mee geweest naar fondsenwervende acties. Ik heb gezien op wat voor manier War Child voorlichting geeft en vervolgens ben ik zelf ook voorlichting gaan geven. Het feit dat de vrijwilligers niet effectief werden ingezet, was voor mij al vrij snel duidelijk. De vrijwilligers konden naar mijn mening een veel grotere rol van betekenis spelen. Na overleg met een aantal vrijwilligers en medewerkers heb ik dan ook besloten om mijn scriptie te gaan schrijven over de inzet van de huidige vrijwilligers. Inmiddels ben ik werkzaam op de afdeling Kids & Scholen. Deze afdeling is gespecialiseerd in het activeren van kinderen in de leeftijdscategorie van 7 t/m 18 jaar. Met activeren bedoel ik kinderen mobiliseren om fondsenwervende acties op te zetten. We willen niet dat de kinderen langs de deuren gaan om geld te vragen, maar zelf met leuke initiatieven komen. Op het moment ben ik projectleider van de War Child schoolmusical en daarmee dus eindverantwoordelijk voor het behaalde resultaat. Daarnaast heb ik de eerste gesprekken met ADO Den Haag weer gevoerd voor de tweede editie van de War Child Stadion Challenge. Ook hier zal ik projectleider van worden. Ook op de afdeling Kids & Scholen spelen de vrijwilligers een belangrijke rol en zijn de adviezen uit dit rapport van invloed op de inkomsten. Het grotendeel van de acties die worden opgezet voor War Child zijn namelijk afkomstig van kinderen. Wanneer de vrijwilligers straks zelf acties gaan initiëren, zal er een toename plaatsvinden in het aantal fondsenwervende (en daarmee dus ook acties georganiseerd door kinderen) acties voor War Child. Naast het initiëren van nieuwe acties kunnen de vrijwilligers een belangrijke rol spelen in de schoolmusical en de War Child Stadion Challenge.
59
De proactieve vrijwilligers kunnen basisscholen in hun eigen omgeving benaderen om te vertellen over de War Child schoolmusical. Zij kunnen scholen overtuigen om de schoolmusical van War Child op te gaan voeren. Ze kunnen ook voetbalverenigingen benaderen om de War Child Stadion Challenge te promoten en zo meer deelnemers te werven. Het werven van deelnemers blijft voor War Child heel erg moeilijk. Vaak is de aanlooptijd en de personele capaciteit voor het organiseren van een evenement zeer beperkt. De proactieve inzet van de vrijwilligers is dus een middel om de doelstellingen te behalen. Het implementeren van mijn adviezen binnen War Child heeft tijd nodig. De vrijwilligers zullen niet van de ene op de andere dag acties initiëren. Zij zullen ervaring op moeten doen door middel van de trainingen op het hoofdkantoor en het daadwerkelijk voeren van de eerste gesprekken met externe partijen. Het gebruik van de actietoolkit zal ze hierin ondersteunen. Nu inmiddels ruim een half jaar later is het voor mij persoonlijk leuk om te zien dat een aantal van mijn adviezen ook daadwerkelijk zijn geïmplementeerd binnen de organisatie. De adviezen uit dit rapport heb ik persoonlijk overgedragen aan de vrijwilligersafdeling. Voor de zomer heb ik mijn adviezen uitgesproken naar de vrijwilligerscoördinatoren. Mijn onderzoek heeft echt een rol van betekenis gespeeld en dat is vanaf het begin mijn insteek geweest. De coördinatoren op de vrijwilligersafdeling hebben een aantal adviezen getest en vervolgens geïmplementeerd. Dit zijn de volgende adviezen: -
Actietoolkit;
-
Feest voor vrijwilligers;
-
Trainingen op het hoofdkantoor.
De actietoolkit is voor de zomer al geïmplementeerd, dit was nog tijdens mijn onderzoek. De eerste trainingen voor vrijwilligers in het initiëren van acties zijn voor het eerst eind 2014 gehouden en tot slot is op 16 januari het eerste feest ter ere van de vrijwilligers georganiseerd. Dit zijn toch drie mooie resultaten waar ik trots op ben. Mede omdat ik (uit eigen ervaring) wist dat dit onderzoek interessante resultaten voor War Child zou gaan opleveren, heb ik met ontzettend veel plezier gewerkt aan dit rapport.
60
Bijlage 1 Interviewvragen vrijwilligers Naam Regio Aantal jaar vrijwilliger Leeftijd Werksituatie Baan Opleidingsniveau Thuissituatie Waarom ben je vrijwilliger geworden? Hoe ervaar je het om vrijwilliger te zijn? Hoe heb je de begeleiding vanuit War Child ervaren tot op heden? Vind je dat je voldoende betrokken wordt? Zou je graag meer voor War Child willen doen? Hoe sta je tegenover zelf actie voeren? Hoe ervaar je het contact met actievoerders? Hoe sta je tegenover zelf mensen activeren? Hoe ervaar je de belasting vanuit War Child op jou als voorlichter? Waar denk je problemen mee te hebben tijdens het activeren? Wat moet War Child trainingen aanbieden in het initiëren van acties? Heb je tips voor ons, om onze begeleiding te verbeteren?
61
Bijlage 2 Interviewvragen werknemers War Child Naam Functie Aantal jaar werknemer Leeftijd
Waarom ben je werknemer geworden? Hoe ervaar je het om werknemer te zijn? Wat is jouw werkrelatie met de vrijwilligers en de actievoerders? Hoe denk je dat het komt dat het aantal acties de afgelopen jaren gedaald is? Waarom War Child nu zelf actief opzoek moet gaan naar evenementen/activiteiten? Hoe sta je tegenover zelf actie voeren? Hoe sta je tegenover zelf mensen activeren? Denk je dat de inzet van vrijwilligers op dit moment optimaal is? Zo nee, wat moet er volgens jou gebeuren? Denk je dat de vrijwilligers proactief kunnen worden? En wat hebben ze daar dan voor nodig? Vind je dat de vrijwilligers gewaardeerd worden? Vind je dat de vrijwilligers meer inspraak moeten krijgen? Misschien een bestuursfunctie? Wat voor problemen denk je dat de vrijwilligers gaan ondervinden tijdens het activeren? Hoe zou War Child ze daar in kunnen ondersteunen?
62
Bijlage 3 Interviewvragen Zonnebloem & WNF Naam Functie Aantal jaar werknemer Leeftijd
Waarom ben je werknemer geworden? Hoe ervaar je het om werknemer te zijn? Wat is jouw werkrelatie met de vrijwilligers? Hoe komt het dat jullie zo ontzettend veel vrijwilligers hebben? Wat voor taken voeren zij zoal uit? Doen jullie iets speciaals op het gebied van werving? Hoe zorgen jullie ervoor dat er steeds weer nieuwe aanmeldingen komen? Hoe zorgen jullie voor betrokkenheid? Welke verplichtingen krijgen de vrijwilligers op het moment dat ze ervoor kiezen om vrijwilliger te worden? Hoe wordt er met de vrijwilligers gecommuniceerd? Wanneer weten de vrijwilligers wat ze moeten gaan doen? Tot op welke hoogte hebben de vrijwilligers inspraak binnen de organisatie? Word er goed geluisterd naar wat de vrijwilligers vinden en willen? Denk je dat de inzet van vrijwilligers op dit moment optimaal is? Zo nee, wat moet er volgens jou gebeuren? Vind je dat de vrijwilligers gewaardeerd worden?
63
Bijlage 3 toolkit acties
Vrijwilligers in actie!
64
TOOLKIT ACTIES – Hoe initieer/organiseer ik een actie?
Inhoudsopgave:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Wat zijn acties Jij als vrijwilliger in actie Hoe start je zelf een actie voor War Child – stappenplan Algemene spelregels en richtlijnen voor acties Gebruik naam en logo War Child Gebruik actielogo War Child Richtlijnen nieuwe bedrijven/start-ups Wat kan War Child bieden aan ondersteuning bij acties? Wat kan War Child niet? Hoe initieer je een actie voor War Child - stappenplan Samenwerkingsmogelijkheden voor bedrijven Terugkoppeling vrijwilliger <-> HQ
Bijlagen:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Het Hoe & Wat van acties Actievoorbeelden per doelgroep Hoe initieer ik een actie? Voorbeeld mails per doelgroep Hoe initieer ik een actie? Belscripts per doelgroep Hoe initieer ik een actie? Checklist bij een liveafspraak Actiekaartformulier Evaluatieformulier Terugkoppeling
65
1. Wat zijn acties: Een actie is een fondsenwervende activiteit die niet door War Child zelf geïnitieerd wordt, maar door een derde partij. Deze partij kan een individu zijn, een groep, of een organisatie met 1 of meerdere contactpersonen. Daarnaast kunnen acties kunnen veel of weinig tijd kosten, veel of weinig publiciteit genereren, veel of weinig geld opleveren, veel, weinig of geen Friends opleveren. Elke actie is uniek en daarbij telt elke euro. Elke actie die bij War Child aangemeld wordt, krijgt een persoonlijke benadering.
2. Jij als vrijwilliger in actie Jij bent een zeer belangrijke schakel in het aanjagen van acties. Iedereen die je spreekt tijdens een voorlichting kun je motiveren en inspireren om in actie te komen voor War Child. Maar je kunt ook zelf actief op zoek gaan naar mogelijkheden. Wordt er in jouw buurt een sportwedstrijd georganiseerd? Is er een rommelmarkt? Probeer de organisatie te bewegen hun evenement te koppelen aan een actie voor War Child. Of stap eens binnen bij een bedrijf en vraag of je een voorlichting kunt geven en probeer het personeel te motiveren om in actie te komen. Naast het initiëren van een actie kan je ook zelf in actie komen door zelf een actie te organiseren. In deze toolkit vind je allerlei informatie en hulpmiddelen om:
zelf een actie te organiseren of door zelf een actie te initiëren.
66
3. Hoe start je zelf een actie voor War Child - stappenplan: Als je zelf een actie gaat organiseren of partijen begeleidt die in actie komen, dan is het handig om dit stappenplan te volgen (gebaseerd op de stappen die actievoerder/fietser Floriszelf heeft aangedragen en heeft gebruikt):
Stap 1: Bedenk wat je gaat doen: doe vooral iets wat je zelf leuk vindt! Heb je nog geen idee wat voor actie je kunt organiseren? Kijk dan bij ‘actievoorbeelden & inspiratie’ in de bijlage. Of kijk op warchild.nl/actieoverzicht om te kijken wat andere mensen organiseren voor War Child. Als je even wilt sparren met het actieteam van War Child, dan kan dat natuurlijk ook! Mail ze via
[email protected]. Doe vooral iets wat je leuk vindt of waar je energie van krijgt. Je kan alleen een actie opstarten, maar ook met een team.
Stap 2: Meld je actie aan bij War Child Je weet nu wat je gaat doen, leuk! Het is belangrijk om War Child te informeren over de actie die je van plan bent te organiseren. Ga naar www.warchild.nl/kom-in-actie en meld je actie aan. Je maakt eerst een account aan. Vervolgens ontvang je per mail een bevestigingsmail die je moet activeren. Daarna kun je verder met het invullen van alle actiegegevens. Door dit in te vullen maak je automatisch een online actiepagina aan op warchild.nl Met een eigen actiepagina kun je op een hele makkelijke manier online geld ophalen. Zo kun je je eigen pagina delen via je eigen social media kanalen of stuur je de url mee in een persoonlijke mail binnen jouw netwerk. Je zal blij worden van alle persoonlijke berichten (en donaties). Tip: voeg zeker wat foto’s toe en post zo nu en dan een update over jouw actie. Neem de ‘donateur’ mee in je actieproces en houdt ze op de hoogte van de voortgang.
Stap 3: Waarom kom je in actie? Waarom kom je in actie? Waarom vind je het gaaf om mee te doen aan die specifieke hardloopwedstrijd? Of waarom vraag je met je verjaardag donaties in plaats van cadeaus? Floris, een fietser die regelmatig voor War Child fietst, had zijn eigen motto bij zijn Trans-Amerika fietstocht: "I'm going to live my dream and want to kill some nightmares on the way." Jouw motivatie helpt in het promoten van jouw actie. Dus schrijf het op en neem het mee in je communicatie naar buiten toe.
Stap 4: Durf te vragen en blijf vragen Je komt in actie voor oorlogskinderen en daarom werf je fondsen voor jouw actie. Draai niet om de hete brij heen. Maak meteen duidelijk in een gesprek, e-mail of brief dat je fondsen werft. Dan weet iedereen waar ie aan toe is. En het staat iedereen vrij om ja of nee te zeggen. Dat geldt ook voor het regelen van gesponsorde artikelen of diensten. Vragen staat vrij! Met jouw enthousiasme en jouw motivatie voor deze actie ben je al gauw voor 50% binnen ;-) Herhaal je verzoek een aantal keer in de tijd. Iedere mail levert weer nieuwe donateurs voor je actie op. Zorg wel dat mensen aan kunnen geven hierover niet meer benaderd te willen worden, bijvoorbeeld onderaan je mail. De ervaring leert dat vrijwel niemand van die optie gebruik maakt, maar de service bieden, kweekt goodwill.
Stap 5: Echt, blijf vragen!
67
"Ik kan mijn netwerk toch niet weer benaderen?" Jawel, dat kan wel. Zolang je mensen de optie geeft om aan te geven dat ze geen mail meer willen ontvangen, kun je ze gewoon vragen. Het gaat tenslotte om iets! Het gaat om oorlogskinderen een betere toekomst geven. Dan is een vraag niet teveel gesteld. En als je je netwerk jaarlijks benadert, wennen ze daar ook aan. "He, ik heb dit jaar nog geen verzoek van je gehad? Wanneer mag ik weer doneren?" Echt, het komt voor!
Stap 6: Maak duidelijk wat er met het geld gebeurt Waarvoor zet War Child het geld precies in? Meld dat zo concreet mogelijk. Al voor € 12 kan War Child een kind laten deelnemen aan 1 van haar programma's. Hoe concreet wil je het hebben? De website van War Child heeft daarnaast veel meer info en ook prachtige testimonials. Bijvoorbeeld: http://www.warchild.nl/abdelfatah-uit-syrie-mist-zijn-vader of http://www.warchild.nl/help-warchild/the-power-of-friendship
Stap 7: Blijf communiceren met je sponsoren Houd een blog bij, tag ze op Facebook, stuur ze regelmatig e-mails of een update. Laat zien dat je hun bijdrage waardeert!
Stap 7: Go social Maak gebruik van Twitter, Facebook en andere sociale media. Als je @warchildholland of het bedrijf waar je werkt noemt of tagt in je tweet, wordt je vaak geretweet, zodat je actie een nog groter bereik krijgt. Je kunt ook de #warchild gebruiken in je tweets.
68
4. Algemene spelregels en richtlijnen voor acties Om een actie te mogen organiseren voor War Child, heb je toestemming nodig van War Child en zijn er een aantal spelregels. Het is belangrijk dat we enthousiast zijn, maar ook duidelijkheid scheppen. Er zijn dus een aantal spelregels:
Op www.warchild.nl meld je je actie aan. Na aanmelding zal War Child je actie beoordelen en al of niet toestemming geven om de actie te organiseren. Daarbij heeft War Child door je aanmelding de juiste gegevens en informatie, zodat War Child jouw actie kan ondersteunen. War Child mag te allen tijde een verleende toestemming voor een actie intrekken zonder opgaaf van redenen. Maak duidelijk dat de actie in eigen beheer vóór War Child wordt georganiseerd en niet dóór of mét War Child wordt georganiseerd. Leg daarbij helder uit in alle communicatie hoe de donatie aan War Child wordt samengesteld. Bijvoorbeeld: €3,- per verkocht kaartje wordt aan War Child gedoneerd. Voor advies over communicatie met sponsoren, deelnemers of betrokkenen kun je contact opnemen met het actieteam (
[email protected]). Als War Child toestemming verleent voor jouw actie, mag de naam War Child en het speciale actielogo van War Child worden gebruikt in programmaboekjes, flyers, posters en sponsorbrieven met betrekking tot de actie, mits hier akkoord voor is gegeven vanuit War Child. Het normale War Child logo mag niet/nooit gebruikt worden. Bij het speciale actielogo moet altijd vermeld staan dat het om een actie vóór War Child gaat en hoe de donatie tijdens de actie voor War Child tot stand komt. Het (speciale actie)logo van War Child mag niet gekoppeld worden aan producten en of productverpakkingen. Alle uitingen waarin War Child wordt vermeld (zoals posters, flyers, folders, persberichten) moeten vóór uitgave daarvan worden goedgekeurd door War Child's actieteam. Deze communicatie uitingen kan je mailen naar het actieteam (
[email protected]). In aanvulling daarop moet je War Child's actieteam inlichten als er op enige manier pers betrokken wordt bij je actie. De sponsoren van War Child zoals vermeld op onze website onder www.warchild.nl/partners mogen niet benaderd worden voor sponsoring van jouw actie. Uiteraard ben je vrij om zelf andere sponsoren te benaderen. Maak hierbij ook altijd duidelijk dat het om een actie gaat vóór War Child. Het ingezamelde geld van de actie moet worden gestort op/overgemaakt naar NL24 INGB 0000 0066 69 t.n.v. War Child te Amsterdam, o.v.v. het betalingskenmerk wat in de toegestuurde informatiebrief staat. Dit laatste is belangrijk om de donatie aan de actie te kunnen koppelen. Het is ook mogelijk om via de aangemaakte online actiepagina het geld over te maken (dit gaat middels een IDEAL betaling). Laat vooraf weten wanneer War Child de donatie kan verwachten. In het geval van een doorlopende actie (acties die langer duren dan 3-6 maanden) is het van belang om per kwartaal of per half jaar een update te geven over de ingezamelde donaties via
[email protected] en dit over te maken. Door het organiseren van een actie vóór War Child verplicht je jezelf om geen schade toe te brengen aan de goede naam, het imago en de reputatie van War Child. Daarbij moet je gedurende de organisatie van je actie War Child onmiddellijk op de hoogte stellen van ieder feit, gebeurtenis of handeling die een ongunstig of nadelig effect kunnen hebben op de goede naam, het imago en de reputatie van War Child. Als je klachten over je actie ontvangt, dien je deze direct te melden bij War Child's actieteam (
[email protected]). Marco Borsato en Jetske van de Elsen kunnen niet op jouw actie/evenement aanwezig zijn. Marco & Jetske doen ongelooflijk veel voor War Child en kunnen daardoor niet bij acties van derden aanwezig zijn.
69
5. Gebruik naam en logo War Child:
Het normale logo van War Child mag nooit zomaar gebruikt worden Het War Child logo is gekoppeld aan onze reputatie & ons imago, dit koesteren wij. Een goed doel is gevoelig voor imagoschade, het logo en naam is hieraan gekoppeld, dus extreem belangrijk. Alleen een hoofdsponsor van War Child (zoals T-Mobile) mag ons logo gebruiken. Een War Child logo is namelijk één van de grootste tegenprestaties die wij onze partners kunnen bieden
6. Gebruik actielogo War Child:
Bij het actielogo moet een duidelijke uitleg gegeven worden wat de actie inhoudt. Een logo mag nooit op de homepage getoond worden. Wel klein, met uitleg op de website en moet eerst door War Child worden goedgekeurd. Het actielogo mag niet op een product zelf, of de verpakking gedrukt worden. Lees: CD hoesjes, kleding etc. Reden hiervoor is dat het is niet te traceren is hoeveel producten er verkocht zijn. Het is niet transparant. Controle is te bewerkelijk en War Child mag niet worden ingezet als middel om verkoop van product te bevorderen. Het actielogo moet in bescheiden verhouding met de rest van de lay-out geplaatst worden Het actielogo mag nooit op 1 lijn met logo’s van sponsoren en geldschieters geplaatst worden In alle communicatie en uitingen moet vooraf goedkeuring worden gegeven voor het logogebruik, door War Child. Dit kan gemaild worden naar
[email protected] In principe mag iedereen een link naar War Child op een eigen website plaatsen zolang het gaat om de boodschap 'Help War Child' of 'Steun War Child'. Wanneer het gaat om; 'Wij steunen War Child' of 'Dit is een actie voor War Child', dan is het een ander verhaal. Wij maken in dit geval duidelijke afspraken hierover met de actievoerder of sponsor. Je mag een gewone link (www.warchild.nl) gebruiken.
7. Richtlijnen voor nieuwe bedrijven/start-ups die in actie willen komen War Child is vrij voorzichtig in het aangaan van een samenwerking met een startend bedrijf. De reden hiervoor is dat een startend bedrijf in het eerste jaar veel tijd en capaciteit besteed aan het succesvol opbouwen van naamsbekendheid en het genereren van inkomsten. Hierdoor ontbreekt het vaak aan financiële en/of capaciteitsruimte voor een bijdrage aan een goed doel. War Child is blij met alle donaties vanuit bedrijven, maar vindt het enorm belangrijk dat startende bedrijven eerst aandacht besteden aan het succesvol neerzetten van het bedrijf. War Child wil natuurlijk zoveel mogelijk acties faciliteren. De mate waarin War Child nieuwe bedrijven kan faciliteren is echter beperkt. Wanneer een startend bedrijf in actie komt is het altijd van belang dat de afdracht aan War Child heel helder en transparant wordt gemaakt. Bijvoorbeeld: van iedere aankoop op onze webshop gaat er 20 cent naar War Child.
70
8. Wat kan War Child bieden aan ondersteuning bij acties?
Een actiepakket toesturen met posters/stickers/ informatiefolders (mits voorradig) Een vrijwilliger regelen die tijdens/voor/na de actie aanwezig kan zijn om meer te vertellen over het werk van War Child (workshop, presentatie, motivatiepraatje) of de cheque in ontvangst kan nemen. Als je dat graag zelf wilt doen, dan kan dat ook natuurlijk! Kom je met je bedrijf in actie? Dan kan je ook een vrijwilliger uitnodigen bij bijvoorbeeld de aftrap/kick-off van de actie. Hij/zij kan de medewerkers van het bedrijf meer vertellen over War Child, nog meer ludieke actietips geven en of een cheque in ontvangst nemen. Het geven van tips & tricks voor jouw actie – even brainstormen? Mail of bel naar het actieteam. Jouw actie-tweet via Twitter retweeten Een aanbevelingsbrief schrijven voor jouw te benaderen (product)sponsoren Voor persaandacht voor jouw actie kan je gebruik maken van het voorbeeldpersbericht die te vinden is via www.warchild.nl/actiepakket Beeldmateriaal is mogelijk op aanvraag We hebben verschillende filmpjes die gepost kunnen worden op het intranet en of mee gestuurd kunnen worden in de communicatie naar buiten toe, om zo ook het werk van War Child te belichten en om aan te geven waar men het echt voor doet.
De korte voorlichtingsfilm van War Child: https://www.youtube.com/watch?v=ZHxyo-NdVGc Filip rent om de oorlog te vergeten: https://www.youtube.com/watch?v=O6rH2-4zSco Jeroen en Jens over onze IDEAL workshops: https://www.youtube.com/watch?v=9bo7LvrqYVM Commercial the Power of Friendship: https://www.youtube.com/watch?v=7mxwFCUfK2U
71
9. Wat doet/kan War Child niet?
Onbeperkt promotiematerialen sturen (het zijn immers gesponsorde materialen, daar zijn we zuinig mee, zoals posters, T-Shirts, stickers, folders) Jouw actie gegarandeerd noemen op Facebook of in onze nieuwsbrief (Peace of Post) Onze sponsoren benaderen om jouw actie te steunen (we willen de relaties graag zuiver houden) De landelijke Televisie/Radio benaderen Marco Borsato of Jetske van den Elsen inzetten Een BN’er regelen (ook hierin willen we de relaties zuiver houden). We helpen je natuurlijk graag met de juiste aanpak War Child kan geen extra verkoop/bezoekers/sponsoren garanderen/stimuleren voor jouw actie. Gegarandeerd aanwezig zijn bij de actie. 100% inzet voor het regelen van een vrijwilliger wel Helaas ondersteunen wij geen initiatieven waarbij een deel van de winst of percentage van de winst gedoneerd wordt aan War Child. Dit komt omdat het heel moeilijk is om inzichtelijk te maken, zowel naar War Child toe, als naar derden, hoe de donatie tot stand komt. Voor War Child is transparantie ontzettend belangrijk. Het moet zo concreet mogelijk gemaakt worden. En vooral voor startende bedrijven is het enorm moeilijk om überhaupt in de beginfase winst te maken. En dan kan het zo maar zijn dat onze naam er wel aan is gekoppeld en dat de actie niets oplevert.
72
10. Hoe initieer je een actie voor War Child – stappenplan: Zoal eerder aangegeven kun je naast het organiseren van een actie ook zelf een actie initiëren. Dan organiseer je de actie niet zelf, maar zorg je er wel voor dat een ander in actie komt. Dat kan iedereen zijn; een bedrijf, een school, een voetbalclub of muziekschool. Onderstaande stappen kunnen je verder helpen bij het initiëren van een actie. Het begint met leads genereren en de juiste contactpersonen proberen te vinden om vervolgens een afspraak te regelen.
Stap 1: Leads genereren
Onderzoek de mogelijkheden in jouw regio Wordt er in jouw buurt een sportwedstrijd georganiseerd? Is er een rommelmarkt? Bekijk de mogelijkheden in jouw omgeving. Hoe? Houd het lokale nieuws in de gaten. Of de aanplakbiljetten in jouw woonplaats. Zie je een evenement staan of lees je over een sportief evenement? Noteer de contactgegevens en probeer contact te leggen met de initiatiefnemers. Of bel je warme relaties en vraag of je een voorlichting kunt geven en probeer het personeel te motiveren om in actie te komen. Bekijk websites van bedrijven/evenementen Via de website van deze bedrijven/evenementen kom je er al gauw achter of men iets doet aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Zit er een bedrijf tussen die binnenkort een jubileumjaar viert? Of waarvan je weet dat je daar iemand kent? Allemaal ingangen om contact te leggen en te zien of ze in actie willen komen voor War Child. Voordat je een bedrijf of evenement gaat contacten, doe je het volgende:
Onderzoek wat voor bedrijf/evenement het is? Welke branche? Kijk op de website en Google Is er al een link met War Child te vinden? Met andere woorden; is er een inhoudelijke koppeling te vinden met de activiteiten/product/dienst/waarden van het bedrijf/evenement en War Child? Is het een bestaand, of nieuw bedrijf/evenement? Communiceren ze al iets over een evt. samenwerking met een goed doel? Ziet het er betrouwbaar uit? Hebben ze een verleden? Zijn ze ooit negatief in het nieuws gekomen met bijvoorbeeld kinderarbeid of wanbetaling, slechte organisatie etc
Houd je netwerk eens ‘tegen het licht’. Wellicht kun je met mensen uit je netwerk een brainstormsessie houden en zo actie(s) voor War Child opstarten. Bekijk welke scholen er in jouw omgeving zitten: Zit je dochter, nichtje, buurjongen, neefje, zus, zwager, oom op een school? #durftevragen: wat doen zij met goede doelen op de school? Staan ze open om een keer iets voor War Child te doen? Vertel wie je bent en waarom je vrijwilliger bent en probeer een afspraak te regelen. Het halve werk is nu al gedaan! Stap 2: Contact maken Je hebt nu een lijstje met mogelijke leads. De volgende stappen zijn gebaseerd op het daadwerkelijk contact met jouw potentiele leads. Ga op zoek naar de juiste persoon
73
Bedrijven en evenementenorganisaties kunnen enorm grote organisaties zijn. Als je iemand kent binnen het te benaderen bedrijf; dan is het slim om aan haar/hem voor te leggen wat je wilt gaat doen. Misschien kan hij/zij jou helpen aan de juiste contactpersoon. Als er niemand is die je kent, dan is het slim om eerst op de website te kijken of er een contactpersoon staat vermeld bij de MVO afdeling (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen). Bij een school kan de contactpersoon voor goede doelen heel wisselend zijn, omdat elke juf of meester er zich wel mee bezig houdt. Je kan altijd naar de directeur vragen. Als je al iemand kent op de school, dan is het slim om via jouw relatie bij de school binnen te komen. Hij/zij weet vast beter waar je moet zijn. Deel altijd jouw eigen motivatie In alle gesprekken, telefoontjes, mailwisselingen die je hebt of gaat krijgen met potentiele actievoerders; benadruk altijd jouw motivatie waarom je dit voor War Child doet en waar het geld naar toe gaat. Men waardeert het enorm dat jij hier vrijwillig je tijd insteekt. Dat schept sympathie. Laat weten waarom in actie komen leuk is! Weet dat jouw enthousiasme aanstekelijk is: jij weet namelijk dat het leuk is om in actie te komen! Waarom zou een school, bedrijf of club in actie moeten komen? Het is leuk en motiverend Het maakt leden/leerlingen/medewerkers trots Je kunt ouders/leden/klanten/leveranciers betrekken Door deze betrokkenheid ontstaat er een beter contact Het geeft energie en het verbindt Het geeft een sympathiek imago Je kunt er de krant mee halen Je helpt NOG meer oorlogskinderen War Child is een sterk merk en heeft een hoge naamsbekendheid – “daar wil je verbonden aan zijn” Daarentegen heeft War Child relatief lage inkomsten – als actievoerder kan je echt verschil maken Een donatie kan gekoppeld worden aan een specifiek project/land Denk mee en stel vragen Door middel van het belscript/voorbeeldmail kan je in contact treden met de potentiele actievoerder. Stel vragen tijdens het gesprek om ook te kunnen achterhalen waar de behoefte ligt van de potentiele actievoerder. De checklist en de voorbeeldmails/belscripts vind je in de bijlage. Ook actievoorbeelden en mogelijke inzamelingsacties vind je in de bijlage. Algemene vragen tijdens live-afspraken kunnen zijn: - Hebben jullie al eerder iets voor een goed doel gedaan? - Zo ja, wat was de actie precies en wat heeft het opgeleverd? - Heeft de actie aan je verwachtingen voldaan? - Wat zou je een volgende keer behouden en wat zou je anders doen? - Zou War Child een rol kunnen spelen binnen de school/het bedrijf/de club? - Wat zijn zoal jullie doelstellingen? Behoort saamhorigheid/betrokkenheid daarbij? Probeer op zoek te gaan naar de gezamenlijke belangen van War Child en van de school/het bedrijf/de club. En als je die samen in kaart hebt gebracht, kan je gezamenlijk nadenken over de vraag: Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we zowel geld ophalen voor oorlogskinderen als
? Dat noemen we de creatieve vraag, die allerlei mogelijkheden en opties biedt. Leuk om hier samen met de potentiele actievoerder over na te denken. Dat zorgt er ook voor dat je laat zien dat je hen ook wilt helpen en niet alleen maar ‘geld komt halen’. Acties zoals Jip’s chocoladeletters, meedoen aan de Kili Challenge, meedoen aan de Damloop zijn altijd acties die je in een gesprek kunt aanbieden. Stap 3: In actie? Vervolg actieproces
74
Komt het bedrijf/evenement, de school/club in actie? Hoera! Dan heb je een actie geïnitieerd! Nu kan je ervoor zorgen dat men de actie bij War Child aanmeldt via www.warchil.nl/kom-in-actie. Je vult zelf een actiekaartformulier in voor vrijwilligers (zie bijlage) en stuurt deze ingevuld door naar [email protected]. Zo kan het actieteam in de gaten houden of de actie wordt aangemeld. Het actieteam zal de actie verder begeleiden, mits jij dat zelf wilt doen. Er wordt geregistreerd dat jij de actie hebt geïnitieerd. Uiteraard zal het actieteam je vragen of je verder nog een rol wil vervullen tijdens de actiebegeleiding.
11. Samenwerkingsmogelijkheden voor bedrijven: Je benadert een bedrijf om in actie te komen of War Child te sponsoren, aandacht te genereren, of een samenwerking aan te gaan. Je kunt het bedrijf motiveren een actie te doen voor War Child, dan leveren ze een eenmalige bijdrage. Maar er zijn binnen War Child ook andere mogelijkheden voor bedrijven om War Child te steunen, deze opties hebben een meer structureel karakter. Deze structurele opties zijn:
Business Ambassador worden (directieleden worden op persoonlijke titel Business Ambassador – zie bijlage) Business Partner worden (structureel partnership voor 25.000 euro per jaar – minimaal 3 jaar – zie bijlage) Business Friend worden (structureel partnership voor Midden Klein Bedrijven voor minmaal 2400 euro per jaar – zie bijlage) Productsponsor worden: War Child wil zoveel mogelijk van haar inkomsten besteden aan de projecten. Daarom zijn wij continu op zoek naar bedrijven die War Child met producten en/of diensten willen sponsoren. Van pennen, papier tot computernetwerk! Op deze manier weten wij ons kostenpercentage laag houden. Dus ook daarmee zijn we geholpen! Overleg wel even met HQ, soms hebben we al genoeg van een bepaald product op voorraad.
Mocht je het gevoel krijgen dat het bedrijf ook structureels wat wilt betekenen voor War Child, laat het ons dan weten.
Voor Business Friends: [email protected] Voor Business Ambassadors en Business Partners: [email protected] Voor Productsponsoren: [email protected]
12. Terugkoppeling richting Hoofdkantoor War Child: Heb je een actie geïnitieerd of ga je zelf een actie organiseren? Breng het hoofdkantoor van War Child op de hoogte van jouw plannen. Je vult zelf een actiekaartformulier in voor vrijwilligers (zie bijlage) in en stuurt deze ingevuld door naar [email protected]. Zo kan het actieteam in de gaten houden of de actie wordt aangemeld. Het actieteam zal de actie verder begeleiden, mits jij dat zelf wilt doen. We helpen je er graag bij! Er wordt geregistreerd dat jij de actie hebt geïnitieerd. Uiteraard zal het actieteam je vragen of je verder nog een rol wil vervullen tijdens de actiebegeleiding. Na de actie vul je het evaluatieformulier in. Dat is voor jezelf en voor ons goed om te hebben, zodat wij ook bepaalde dingen kunnen verbeteren aan onze ondersteuning. Feedback is altijd welkom! Gebruik hiervoor het evaluatieformulier (zie bijlage).
75
Bijlagen:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Het Hoe & Wat van acties Actievoorbeelden per doelgroep Hoe initieer ik een actie? Voorbeeldmail Hoe initieer ik een actie? Belscript Hoe initieer ik een actie? Checklist bij een live-afspraak Terugkoppeling: actiekaartformulier Evaluatieformulier
76
Hoe & Wat over Acties
Promotiemateriaal Om de actievoerder zo goed mogelijk de actie zichtbaar te laten maken en om meer geld in te zamelen, hebben we verschillende promotie- en informatiematerialen: - Flyers - Peace of Papers (3 jaarlijkse bulletin die vanuit War Child verstuurd wordt naar alle Friends) - Voorlichtings-dvd (kosteloos beschikbaar). Deze geeft in woord en beeld een goede indruk van het werk van War Child. - T-shirts kan men bestellen via www.thanx.nl. De helft van het aankoopbedrag gaat naar War Child. Actievoerders kunnen er ook voor kiezen om zelf shirts te maken. Bijvoorbeeld met textielverf voorzien van ons logo en een daarbij behorende slogan (‘wij komen in actie voor War Child’, ‘wij scoren voor War Child’). - War Child heeft geen collectebussen. Men kan daarvoor in de plaats een doos of trommel beplakken met stickers die wij toe kunnen sturen. - Ballonnen: War Child gebruikt alleen milieu afbreekbare ballonnen. De ballonnen hebben wij niet altijd voorradig. Indien ze voorradig zijn, sturen we dit puur ter decoratie op. Let op: Ballonnen oplaatacties zijn slecht voor dier en milieu. Ballonnen die weer omlaag komen belasten het milieu en zijn schadelijk voor dieren die mogelijk stukjes ballon opeten. War Child laat om die reden geen ballonnen op. Ook vragen wij mensen die een actie doen voor War Child om geen ballonnen op te laten. Alle artikelen die War Child ter beschikking stelt, zijn door bedrijven gesponsord. Hierdoor houden we de kosten laag en kan een groter deel van onze inkomsten, naar de projecten, naar de kinderen. Dit betekent ook dat wij je niet ongelimiteerd van materiaal kunnen voorzien. Communicatie/richtlijnen Het kan zijn dat een actievoerder programmaboekjes, posters en/of entreekaartjes maakt of een sponsorbrief schrijft met het actielogo van War Child. Als ze dit doen, houd dan rekening met de volgende punten: - De naam van War Child mag gebruikt worden mits er duidelijk gemaakt wordt dat de actie voor War Child is en niet door War Child georganiseerd wordt. - Er is een speciaal actielogo dat actievoerders kunnen gebruiken in de communicatie naar buiten toe. Zowel het actielogo als het normale logo van War Child mag niet gekoppeld worden aan producten en of productverpakkingen. - Helderheid en duidelijkheid zijn belangrijk in de communicatie. Vooral bij de benadering van sponsoren, publiek en andere betrokkenen moet duidelijk blijken hoe de donatie aan War Child wordt samengesteld. - We vragen actievoerders om alle uitingen waarin de naam en/of het logo van War Child wordt vermeld voor uitgave nog even voor te leggen aan het actieteam. Zo kunnen we ervoor zorgen dat de actie communicatief helder blijft. - Plaatselijke media zijn vaak geïnteresseerd in acties voor goede doelen. Zeker als het om een ludieke of originele actie gaat. We moedigen daarom actievoerders aan om media te benaderen en
77
interesse te wekken voor de actie. Om hen hierbij te helpen hebben wij een format gemaakt om de pers te benaderen. Zie www.warchild.nl/actiepakket. Zodra de actievoerder weet dat de media aandacht gaat besteden aan de actie, vinden we het prettig als de actievoerder dit door kan geven aan het actieteam (of aan jou) via [email protected]. De kernboodschap die de actievoerder over War Child mag gebruiken is: Een kind hoort niet thuis in oorlog. Nooit. Toch zijn miljoenen kinderen slachtoffer van oorlogsgeweld, misbruik en verwaarlozing. Kinderen zonder vreugde. Kinderen die geen kind meer zijn. War Child helpt deze kinderen hun zelfvertrouwen terug te vinden. Zich te uiten, vrolijk te zijn, contact te maken met anderen. Zodat hun innerlijke oorlog kan ophouden. En ze weer kunnen spelen, dromen, lachen, groeien. Als een normaal kind. En opgroeien tot wie ze willen zijn. Sterke volwassenen. Die met elkaar, als normale mensen, een ruzie kunnen oplossen. Zonder geweld. In vrede. www.warchild.nl War Child aanwezig bij informatie markten? War Child heeft geen kant-en-klare stands om op informatiemarkten te staan. We hebben ook geen mankracht om dergelijke stands te bemannen. Wel kunnen we je voorzien van posters, folders en stickers waarmee je de stand kan decoreren. Omgang met Bekende Nederlanders Veel artiesten zoals Marco Borsato, Armin van Buuren en Ali B, steunen War Child’s werk, omdat muziek er een belangrijke rol in speelt. Deze artiesten komen graag op eigen initiatief in actie voor War Child. En daar zijn we ontzettend blij mee. War Child kan helaas niet bemiddelen bij verzoeken om bekende Nederlanders te betrekken in een actie. Omgang met Partners van War Child War Child heeft een vaste groep partners die ons steunen met diensten en producten. Dankzij de goodwill en het enthousiasme van deze partners kunnen we de onkosten laag houden. Dit staat in vaste afspraken en daarom mogen sponsors niet benaderd worden voor de sponsoring van een actie. Wil je checken welke partners dit zijn, kijk dan op de website: www.warchild.nl/partners. Neem als je twijfelt contact op met het actieteam via [email protected]
78
Donatie overmaken De actievoerder kan de opbrengst overmaken via zijn/haar online actiepagina op warchild.nl of naar rekeningnummer: NL24 INGB 0000 0066 69 t.n.v. War Child in Amsterdam o.v.v. < het betalingskenmerk wat de actievoerder vooraf van War Child heeft ontvangen > (mits ze de actie bij het actieteam hebben aangemeld) Deze actiegegevens zijn belangrijk voor War Child bij de herkenning van de donatie in onze boekhouding. Zo kunnen we de ontvangst van het opgehaalde bedrag bevestigen in een persoonlijke dankbrief. Betalingskenmerk nodig? Mail dan even naar [email protected] Het is mogelijk dat de actie gekoppeld wordt aan een specifiek project of land. Er zijn op kantoor een aantal proposities beschikbaar die vanaf 10.000 ‘geadopteerd’ kunnen worden. Social Media Het is zeker leuk om de actievoerder te stimuleren om de actie te promoten op social media. Om meer zichtbaarheid te creëren en om zijn/haar netwerk te laten zien dat deze actie plaatsvindt. Twitternaam War Child is: www.twitter.com/@warchildholland Facebookpagina War Child is: www.facebook.com/warchildholland
79
1. Actievoorbeelden per doelgroep
Particulieren:
Master Chef Low Budget Zet je kooktalent in voor War Child en kook eens een avond voor al je vrienden, zo low budget en smaakvol mogelijk. Nodig ze uit en vraag 12 euro, zodat iedereen die komt 1 kind helpt. Tip: Misschien wil de lokale slager wel de lamsbouten sponsoren of de visboer de makreel!
Empowerrrrrment Iedereen heeft een talent. De één kan goed zingen, de ander kan goed luisteren. Velen zijn goed in het overdragen van kennis! Dus ga naar het bejaardentehuis en help in ruil voor een donatie opa’s en oma’s met internetbankieren. Of geef een Twitter les aan je buurman of buurvrouw. Welke kennis kan jij overdragen in ruil voor een donatie aan War Child?
Sportieve prestatie Ben je sportief en hou je wel van uitdagingen? Koppel een sponsoractie aan jouw sportieve prestatie, zoals het rennen van 16KM tijdens de Dam tot Damloop, of het beklimmen van de Mont Ventoux per fiets. Een 24-uurs dansmarathon is ook optie . Vraag je familie/vrienden/kennissen om te sponsoren. De online actiepagina van War Child (www.warchild.nl/kom-in-actie) kan je hierbij goed helpen. Zie hier bijvoorbeeld het voorbeeld van Judith (actieteam War Child): http://www.warchild.nl/actie/judithwandelt-en-rent-voor-war-child
Voorjaarschoonmaak De zomer komt er aan en het is tijd voor een schoon en opgeruimd huis! Zeurt jouw vriend of vriendin vaak over allerlei rommeltjes? Zet het op marktplaats en doneer de opbrengst aan War Child. Resultaat: een opgeruimd huis, rust in je hoofd en een goed gevoel
Verkoop zelfgemaakte cakes of taarten aan familie en vrienden. Wellicht lusten je collega’s ook wel een lekkernij op zijn tijd. Zet je talent in. Waar ben je goed in? Heeft een goede vriend of vriendin niet altijd al een pianoles van jou willen krijgen? Of wellicht kun je een keer oppassen op de kinderen van vrienden of collega’s in ruil voor een donatie aan War Child natuurlijk. Laat je collega een euro inleggen wanneer hij weer eens vloekt. Plak de vakantiefoto’s in van de familie. Natuurlijk alleen in ruil voor een sponsoring. Is er iemand in je omgeving jarig? Misschien kunnen zij jou een donatie geven aan War Child in plaats van cadeaus? Blijft je vriend of vriendin maar zeuren om een massage? Vraag eerst geld om de actie te sponsoren! Organiseer een huisdiner en vraag je gasten om een bijdrage. Vraag of je een collectebus mag neerzetten op je eigen sportvereniging.
80
Reeds bestaande initiatieven waaraan meegedaan kan worden:
Mobieltjes inzamelen via het GSM Retourplan In Nederland zijn miljoenen mobiele telefoons in gebruik. Daarnaast ligt een groot aantal oude mobieltjes, ongebruikt of defect, thuis in een kast of la. Uiteindelijk komen deze mobiele telefoons in het milieu terecht. Jammer, want er zit meer in je oude mobieltje dan je denkt. Vaak is hergebruik prima mogelijk. De stichting GSM Retourplan doet daar iets aan. Zij zamelen je oude mobiele telefoons in en geven ze een tweede leven of laten ze op verantwoorde wijze recyclen. Dat is milieuvriendelijker, maar het levert ook geld op. En die opbrengsten komen volledig ten goede aan goede doelen: het World Food Program en War Child. Voor meer informatie zie: http://www.gsmretourplan.nl
Meerennen met de Dam tot Damloop Samen sterk op onze hardloopschoenen: Op je hardloopschoenen oorlogskinderen uitzicht geven op een beter bestaan? Vrijwel elk jaar loopt War Child mee met de Dam tot Damloop. Samen met alle 200 lopers die voor War Child rennen, gaan we 5000 oorlogskinderen helpen. Dat betekent dat elke loper zich garant stelt om minimaal 25 kinderen te helpen. Voor 12 euro help je 1 kind. Samen staan we sterk op onze hardloopschoenen. Hoe sportief zijn de medewerkers? 18 maart start bij ons de voorinschrijving; interesse? Mail naar [email protected]. Meedoen aan een ander hardloopevent is natuurlijk ook mogelijk!
Chocoladeletters kopen bij Jip In 2007 bedacht Jip Maathuis (1997) uit Enschede een chocoladeletteractie. Zijn doel was om er vijfhonderd te verkopen en van elke verkochte letter één euro aan War Child te doneren. Het werden er meer dan 10.000! Hierdoor konden de afgelopen jaren meer dan zesduizend oorlogskinderen meedoen aan programma’s van War Child. Daarin leren zij om samen te sporten en te spelen. En kunnen zij weer even kind zijn. Zoals het hoort! Elk jaar zet hij zijn actie door. Via zijn webshop zijn de letters te bestellen: www.jipsgoededoelen.nl. Een mooi relatiegeschenk voor de medewerkers en relaties tijdens Sinterklaas. Jip is een echte ondernemer met een groot hart voor War Child.
Air Miles Je kunt je gespaarde Air Miles aan War Child schenken, of structureel te sparen door een Air Miles pas aan te vragen waarmee je speciaal spaart voor War Child. Je hoeft alleen maar je kaartnummer te koppelen aan War Child. Heel simpel en oorlogskinderen kunnen jouw airmiles goed gebruiken. Voor 2400 airmiles kan 1 oorlogskind al deelnemen aan 1 van onze programma’s. Kijk op: https://www.airmiles.nl/inwisselen/Paginas/goede_doelen.aspx#warchild
Is jullie IT-apparatuur aan vervanging toe? Wij brengen jullie graag in contact met ITDonations War Child is 1 van de drie geselecteerde goede doelen van IT-donations. Zij zijn gericht op het verwerken en verkopen van afgeschreven IT-apparatuur en mobiele telefoons/PDA’s waarbij de opbrengst naar het goede doel gaat. Men kan dus bij vervanging van apparatuur War Child steunen door apparatuur die vervangen gaat worden te laten ophalen door IT-donations. De gehele restwaarde van deze apparatuur wordt dan omgezet in een donatie. Kijk voor meer informatie op: http://www.itdonations.nl/wie-we-zijn.
Kerst Kerst is een mooie tijd om iets te doen voor iemand anders. Steun War Child en geef oorlogskinderen een betere toekomst. Dit kan op verschillende manieren: - Men kan er ook voor kiezen om een relatiegeschenk te vervangen door een donatie aan War Child. Wij denken graag met jullie mee bij het formuleren van een kerstbrief, waarin jullie de relaties informeren over de gift - Stuur een exclusieve War Child kerstkaart naar relaties
81
Bestel of ontwerp zelf exclusieve War Child kerstkaarten. Dit kan op de website van onze partners Belarto en www.goededoelenkaartje.nl. - Geef het personeel de mogelijkheid om een eigen geschenk uit te zoeken. Jullie medewerkers kunnen ervoor kiezen om de waarde van het geschenk aan War Child te doneren. Dit kan o.a. via Makro Kerstpakketten. - Organiseer een actie rondom Kerst. Zamel geld in tijdens de kerstborrel, organiseer een eindejaars-tombola of een kerstbomenactie.
Studenten:
Mastercheffen in de huiskamer! Kan je goed koken? Start in de actieweek je eigen huiskamerrestaurant samen met je huisgenoten en maak stamppot met worst. Serveer er biertjes bij en vraag aan iedereen een bijdrage van €12,-. Maak reclame op Twitter en Facebook en vraag de plaatselijke supermarkt om alle ingrediënten te sponsoren. Maak een symbolische cheque met het totaalbedrag en lever die bij ons in!
Even die buurvrouw helpen… Zet samen met een aantal studenten een boodschappen bezorgservice of een honden uitlaatservice op en vraag een paar euro per keer. Maak reclame: Wij laten je chihuahua uit voor 5 euro. Als het regent: 6 euro. Maak je eigen actiepagina op ikvoorwarchild.nl. Is gratiesch!
Rolstoelenrace Doe een rolstoelenrace met je opa of oma om de dorpskerk en vraag een bedrag per rondje aan vrienden en familie. Deze race kan natuurlijk ook met rollators. Je eigen Benidorm Bastards om de hoek!
Filmpie kijken? Benader de plaatselijke bioscoop en organiseer een filmmarathon. Laat bijvoorbeeld films zien over oorlog en vrede, zoals: La Vita è Bella, Blood Diamond, Invisible Children, Wit Licht, Her Name Was Sarah, Oorlogswinter, Zwartboek, Anne Frank, M*A*S*H, etc. Verkoop kaartjes op school en serveer bakken popcorn. Vergeet je slaapzak niet.
Garage Sale! De zomer is weer in zicht en hoe fijn als je kamer lekker schoon en opgeruimd is! Wellicht struikel je over zoveel spullen op het moment, want we hebben allemaal zoveel!! Dat geldt voor de kinderen in Sierra Leone bijvoorbeeld niet. Zet alle spullen die je kunt missen op marktplaats of verkoop het tijdens je eigen Garage Sale. Alle opbrengsten geef je aan War Child! Spullen verkopen is nog nooit zo gaaf geweest.
Bierkratjes en lege flessen inzamelen Wees creatief; verzamel zoveel mogelijk lege bierkratjes en lege flessen en maak er een kunstwerk van! Maak een foto, lever alles in bij de supermarkt en doneer de opbrengst aan War Child.
Master Chef Low Budget Zet je kooktalent in voor War Child en kook eens een avond voor al je vrienden, zo low budget en smaakvol mogelijk. Nodig ze uit en vraag 12 euro, zodat iedereen die komt 1 kind helpt. Tip: Misschien wil de lokale slager wel de lamsbouten sponsoren of de visboer de makreel!
82
Scholen
Lege flessen inzamelingsactie Zamel met de hele school of klas zoveel mogelijk lege flessen in bij de buren, ouders, familie en vrienden gedurende één of meerdere weken. De leerlingen nemen vervolgens alle lege flessen mee naar school, om ze vervolgens bij de plaatselijke supermarkt in te kunnen leveren. Alle opbrengsten gaan naar War Child. Tip: creëer een verzamelpunt op school, bijvoorbeeld een hele grote ton.
Sparen voor War Child Ga een week (of langer) samen met de school/klas sparen voor War Child. Maak samen de grootste spaarpot en leeg hem aan het einde van de rit. Tip: leerlingen kunnen zelf heitjes voor karweitjes organiseren, zodat ze het verdiende geld in de spaarpot kunnen doen.
Sportactie In de hulpverlening van War Child speelt sport een belangrijke rol. Sport brengt kinderen van verschillende nationaliteiten, culturen en etnische achtergronden bij elkaar. Kinderen worden weerbaarder. Organiseer daarom een sportieve actie! Bijvoorbeeld een sponsorloop, fietstocht of een dansmarathon. De leerlingen kunnen zich laten sponsoren door familie, vrienden en buren. Wij hebben sponsorformulieren die jullie kunnen gebruiken (zie bijlage in de mail).
Veiling of Fancy Fair (misschien de dag voor Koningsdag?) Laat alle leerlingen knutselwerken, oude (antieke) spullen, speelgoed meenemen en organiseer een heuse Fancy Fair op school. Leerlingen kunnen ook zelf hapjes en drankjes maken en dit meenemen naar school om dit vervolgens te verkopen. Nodig vervolgens ouders, familie en vrienden uit en maak er een Fancy Fair voor War Child van. Genereer publiciteit voor de fancy fair door zelf flyers te maken en stuur een persbericht naar de plaatselijke krant! Op deze manier wordt de buurt ook betrokken en kan iedereen ervan genieten! Vaak willen plaatselijke bedrijven ook graag helpen en zijn ze bereid spullen te geven die vervolgens geveild kunnen worden. Als het op de dag voor Koninginnedag georganiseerd wordt, wordt het een echte ‘vrijmarkt’!
Paas & Kerst actie Verkoop rond Pasen/Kerst zelfgemaakte taarten/koekjes, wenskaarten e.d.
Een muzikale actie In de hulpverlening van War Child speelt muziek een belangrijke rol. Muziek is er voor iedereen en brengt kinderen van verschillende nationaliteiten, culturen en etnische achtergronden bij elkaar. Het helpt bij de verwerking van het verleden en geeft hoop en kracht voor de toekomst. Organiseer een muzikale actie en laat mensen zien wat de kracht van muziek is! Keep the Beat! Bij deze actie worden de leerlingen uitgedaagd om zo lang mogelijk muziek te maken. De slogan luidt niet voor niets: Keep the Beat! Een goed idee is om plaatselijke bedrijven of organisaties te vragen om te sponsoren. Bijvoorbeeld per tijdvak.
Ruil je pen of potlood Bij deze actie betrek je de hele klas of school. De leraar of lerares geeft iedere leerling een nieuwe pen of potlood. De leerlingen gaan dan proberen dit te ruilen voor iets waardevols. Bijvoorbeeld door bij de buren, familie of kennissen langs te gaan en te vragen naar oude spullen. Vervolgens kunnen de oude spullen tijdens een fancy fair op school verkocht worden of worden geveild. Probeer zoveel mogelijk mensen uit te nodigen. Als je een leuk persoon als veilingmeester aanwijst wordt het sowieso een leuke middag/ avond!
Met Sinterklaas chocoladeletters verkopen voor War Child! Doe mee met de klas en help Jip zoveel mogelijk chocoladeletters te verkopen rond Sinterklaastijd. Meld je aan op www.jipsgoededoelen.nl en maak kans op vette prijzen. Jip begon in 2007 met de verkoop van chocoladeletters. Zijn doel? Vijfhonderd letters verkopen. Uiteindelijk verkocht hij er dat jaar ruim 10.000. Elk jaar is de actie succesvoller. In 2010 wist hij maar liefst 32.000 euro op te halen. Jip heeft met zijn actie al duizenden oorlogskinderen kunnen helpen.
83
Actievoorbeelden bedrijven:
Zet een hele week in het daglicht van War Child. Komen je collega’s te laat voor een vergadering of heeft iemand een deadline niet gehaald? Geld doneren!
Ben je ergens heel zeker van? Misschien kan je er op wedden? ‘Wedden voor War Child?’ Bijvoorbeeld op jouw eindtijd van de 5, 10 of 21 KM?
Zet tijdens de lunchpauze een loterij op met je team. Laat iedereen iets van huis meenemen en verkoop lootjes. Misschien wordt iemand wel heel gelukkig van jouw oude spullen.
Zijn jullie al een WK poule begonnen op kantoor? Wie heeft inmiddels het meeste geld opgehaald?
Vraag je collega’s hun statiegeld te bewaren en daarmee jou te sponsoren door de lege flessenbonnetjes bij jou in te leveren.
Sportieve clinics op de werkvloer Een zumba marathon, een spinning-training, met alle medewerkers een salsa workshop op de werkvloer, of buiten op het terrein. Wat krijg je er voor terug? Veel lol, een goede conditie, betrokkenheid bij collega’s en een goed gevoel aangezien het inschrijfgeld naar War Child gaat en men daarmee kinderen helpt! Tip: regel een clinic-begeleider die dit gratis wil doen, zodat alle opbrengsten naar War Child gaan.
War Child Week Een complete actieweek geheel in het teken van War Child! Ben je jarig of bestaat het bedrijf zoveel jaar? Trakteer in ruil voor een donatie. Luister de hele week naar Marco Borsato en Ali B. Organiseer een borrel waarbij je in ruil voor een donatie een drankje krijgt. Zet een speciaal product of dienst (bijvoorbeeld de koffiebroodjes in de kantine) een hele week ‘op de kaart’, waarbij men War Child kan steunen. Elke collega, elke gast kan een actie-idee indienen.
Verkoop een actieproduct Verkoop een speciaal product/boek waarvan de opbrengst of een gedeelte ervan naar War Child gaat.
Statiegeld voor War Child Zet een grote bus neer op kantoor waar men alle lege flessen in kunt leveren. Kinderen van medewerkers/relaties helpen ongetwijfeld graag mee. Lever de flessen in en bewaar de bonnetjes. De opbrengst gaat naar War Child.
Battle tussen afdelingen Wie kan het meeste geld inzamelen voor War Child? Ga de strijd aan met jullie collega’s. Tip: regel een incentive, zodat men beloond wordt voor zijn/haar creatieve prestatie.
Workshops & Seminars voor relaties Nodig een key speaker uit of organiseer een workshop, cursus of seminar voor relaties waarbij jullie de inschrijfgelden doneren aan War Child.
84
Doe mee aan de Kili Challenge De Challenge daagt jou en je collega’s of vrienden uit om samen de top van de Kilimanjaro te halen. En om een verschil te maken voor oorlogskinderen. Geef je nu op via [email protected]
Oorlog is geen kinderspel. Kinderen die opgroeien in conflictgebieden staan voor enorme uitdagingen: angsten overwinnen, heftige ervaringen verwerken en vertrouwen opdoen om de cirkel van geweld te doorbreken en te kunnen bouwen aan een vreedzame toekomst. Daar hebben ze hulp bij nodig. Hulp die War Child hen biedt, en waar jij (met je collega’s of vrienden) aan kunt bijdragen. Op een manier die jou uitdaagt. Die een beroep doet op al je kunnen. Op teamwerk, leiderschap, creativiteit en doorzettingsvermogen: De Challenge De Challenge is een uitdaging als geen ander. De lat ligt hoog: de 5895 meter hoge top van de Kilimanjaro bereiken en 20.000 kinderen helpen. Maar de Challenge is vooral een onvergetelijk avontuur. Een ‘lifetime experience'. Voor jou, voor je team en uiteindelijk voor duizenden kinderen die War Child hierdoor kan helpen. De Challenge bestaat uit drie krachtige elementen:
De mogelijkheid het werk van War Child te steunen door je eigen netwerk te activeren en zo een concrete bijdrage te leveren aan een betere toekomst voor duizenden kinderen in oorlogsgebieden. Een geheel verzorgde reis, inclusief sportief leiderschapsprogramma waarin we je fysiek & mentaal zullen begeleiden naar de top van Afrika en waarin je jezelf zult overtreffen. Een uitdagende fundraising campagne waarbij je middels fun en het verleggen van je eigen grenzen €2.400 gaat ophalen.
We willen jou vragen dit avontuur met ons aan te gaan. De kosten De reis kost per deelnemer 2.895 euro. Dit is inclusief vliegticket, overnachtingen, maaltijden, reisbegeleiding, lokaal transport en de gehele expeditie naar de Kilimanjaro natuurlijk. Daarnaast organiseren we minstens twee trainingsbijeenkomsten waarbij je klaargestoomd wordt om de berg op te gaan.
85
De voorwaarden Wat moet je doen? Allereerst: de hoogste berg van Afrika beklimmen. Da’s al een hele prestatie. Maar oorlogskinderen helpen kost geld. Daarom vragen we alle deelnemers om minstens 2400 euro op te halen voor War Child. Door jouw persoonlijke uitdaging te overwinnen. Je staat niet alleen voor deze uitdaging: War Child zorgt voor een buddy die je helpt bij het formuleren van jouw unieke uitdaging, organiseert verschillende bijeenkomsten om je creativiteit te voeden en start in september een campagne om je te helpen je netwerk te mobiliseren. Reisdata We vertrekken op 30 januari 2015, de reis duurt 9 dagen. Meer reisinformatie en trainingstips krijg je na je aanmelding. Wil je meer weten of ga je de uitdaging gewoon aan? Mail dan naar [email protected]. Je ontvangt direct een e-mail met meer informatie terug. Op 30 juni organiseren we om 17:30 uur een avontuurlijke informatieavond op het hoofdkantoor van War Child in Amsterdam. Ook hiervoor kun je je aanmelden via [email protected].
86
2. Hoe initieer ik een actie? Belscript
Leg in 2 zinnen uit wie je bent:
Ik ben xxxx, vrijwilliger bij War Child en ik zet mij in om het werk van War Child verder te verspreiden en om acties te initiëren bij onder andere scholen en bedrijven. Ik ben op zoek naar degene die zich bezig houdt met jullie MVO/goede doelen beleid om de mogelijkheden te bespreken. Bij wie ben ik dan bij het juiste adres?
-
Indien je de juiste persoon aan de lijn krijgt kun je jezelf voorstellen in 2 zinnen en vertellen waarom je belt. Vraag of hij/zij bekend is met War Child. Zo niet, licht dan nog even kort toe wat War Child doet vanuit jezelf en met jouw eigen motivatie om vrijwilliger te zijn. De persoonlijke motivatie is het krachtigst! Vertel dat je het leuk zou vinden als zij (school/bedrijf/club) iets voor War Child zouden kunnen betekenen en dat je op de website xxxxx hebt gelezen dat < zelf invullen > en dat je gelijk dacht; dat is nou echt een bedrijf/school/club die bij War Child past Vraag wat ze nu zoal doen voor goede doelen. Reageer daar enthousiast op, elke goed doel is een goed doel Zouden ze openstaan voor een half uurtje brainstormen over welke acties zij kunnen doen voor War Child waarbij jij dan komt vertellen hoe leuk het is om voor War Child in actie te komen en waarbij je meer kan vertellen over wat War Child inhoudelijk doet? Zoja, top! Maak een afspraak . Zo niet, vraag of je een keer – geheel vrijblijvend - een kop koffie mag komen drinken. Of dat je hem/haar op de hoogte mag houden van de acties van War Child. Noteer vervolgens de juiste contactgegevens.
Je kunt tijdens het telefoongesprek diegene alvast inspireren met voorbeelden van acties die ze zouden kunnen doen, zoals meedoen aan de Kili-Challenge, meerennen met de Damloop, het verhaal van Jip (www.jipsgoededoelen.nl) of het verhaal van Gaul! (www.gaul.nl). Op die manier hoor je al een beetje hoe men er op reageert.
87
Hoe initieer ik een actie? Voorbeeldmail
Dag of meneer, mevrouw,
Leuk om u te ontmoeten, ik ben en ik ben vrijwilliger bij War Child. Ik zet mij in om het werk van War Child verder te verspreiden en om acties te initiëren bij onder andere scholen en bedrijven.
Zo las ik op jullie dat jullie al vaker iets hebben gedaan voor het goede doel (indien bekend dan het goede doel bij naam benoemen). Ik ben daar enorm enthousiast over aangezien < jouw motivatie waarom je deze actie/dit event zo mooi vindt ……>.
Ik ben zelf als vrijwilliger aan de slag gegaan omdat <jouw motivatie….>
Oorlogskinderen helpen kost geld en daarom hoop ik met jou in contact te komen om te kijken naar de mogelijkheden voor een mogelijke koppeling aan War Child. Sta je daar voor open? Ik vertel je er graag meer over en denk graag mee om tot een succesvolle actie te komen.
Hoor graag je reactie!
Dank en groet,
War Child
Ps. Ben ook bereikbaar via:
88
Voorbeeld van een bestaande mail van Johnny, actiemedewerker bij War Child. Hij heeft via Facebook een mooi event voorbij zien komen waar hij wel een link met War Child ziet (sportief evenement): Dag meneer, mevrouw, Via social media heb ik onlangs met veel enthousiasme, gelezen over het bijzondere event Cycling Zandvoort. Als groot liefhebber van spinning en RPM kan ik dergelijke initiatieven enorm waarderen. Vanuit de sportschool waar ik lid van ben is onlangs een speciale RPM marathon georganiseerd voor War Child. Hieruit is een mooie donatie gekomen voor de hulp aan oorlogskinderen. Sinds een aantal jaar ben ik zelf werkzaam bij War Child binnen de actie-unit. Van hieruit begeleiden wij initiatieven van derden die in actie komen en geld ophalen voor War Child. \ Via de website CyclingZandvoort.nl is terug te lezen dat jullie de opbrengst van het event doneren aan Stichting SAM. Ik ben erg benieuwd naar jullie gedachte hierachter en de selectie criteria. Misschien dat er mogelijkheden bestaan voor een koppeling met War Child. Binnen de programma’s van War Child speelt sport een zeer belangrijke rol. Het maakt kinderen vrij, zorgt voor zelfvertrouwen en meer samenwerking. Wat vindt u daarvan? Ik kijk uit naar u reactie. Hartelijke groet, Johnny Lulofs, actieteam War Child
89
Hoe initieer ik een actie? Checklist bij een live afspraak
Als je een afspraak hebt gepland om de mogelijkheden te bespreken voor een mogelijke actie, ben je al voor de helft op weg richting je actie
Checklist:
Begin met wat ‘small talk’: Hoe gaat het met de persoon die tegenover je zit? Geef een compliment over het kantoor of zeg dank je wel voor de uitnodiging en dat je het waardeert dat ze open staan voor een afspraak Stel jezelf voor: vertel wie je bent, wat je doet en waarom je voor War Child vrijwilligerswerk doet. Ook leuk om dit van degene te vragen die tegenover je zit. Vraag of ze al bekend zijn met het werk van War Child en zoja; wat weet hij/zij al. Je kunt haar/zijn verhaal aanvullen met wat jij al weet. Ook kun je ervoor kiezen om de korte voorlichtingsfilm te laten zien. Vraag of ze al ervaring hebben gehad met acties voor goede doelen (of misschien wel voor War Child) en hoe die ervaring is bevallen. Wat kon er anders/beter en wat willen ze behouden? Zouden ze het nog een keer willen doen? Leg uit waarom je hier bent en dat acties belangrijk zijn voor War Child – War Child kan niet zonder haar donateurs. Jij bent op deze afspraak om te kijken naar actie mogelijkheden en om hem/haar te inspireren om voor War Child in actie te komen. Je kunt het verhaal van Jip altijd vertellen, dat inspireert! En dat elke actie belangrijk voor ons is: van 1 euro tot 300.000 euro. Vraag naar de belangen; wat zoeken ze: meer bezoekers, meer positieve aandacht, alleen een goed gevoel, betrokkenheid van de omgeving, betrokkenheid van het personeel, ondernemerschap van het personeel? Denk mee vanuit jouw eigen kracht en achtergrond. Het feit dat je graag wil meedenken schept al veel sympathie: dus denk lekker mee met de potentiele actievoerder Neem de actie-ideeën mee in je achterhoofd (of mee in je tas ), zodat je altijd wat voorbeelden kan noemen van acties die succesvol zijn geweest. Belangrijk is dat ze iets gaan doen wat bij hem/haar past en waar men energie van krijgt. Benoem wat War Child kan doen qua ondersteuning (zie punt 8 van de actietoolkit) Benoem de spelregels van acties: deze kan je gedurende het gesprek laten vallen of aan het eind meegeven of namailen. Maak duidelijke vervolgafspraken en noteer ieders contactgegevens. Stuur een dankmailtje na de afspraak om hem/haar te bedanken voor het leuke gesprek (aangevuld met eventuele actiepunten). En bel na twee weken eens na.
90
3. Terugkoppeling: Actiekaart formulier voor vrijwilliger
Heb je een actie geïnitieerd of georganiseerd? Top!
We zien graag onderstaande gegevens ingevuld retour naar [email protected]
1. Naam van de voorlichter die de actie heeft geïnitieerd of georganiseerd:
2. Omschrijving van de actie:
3. Soort actie (collecte, benefietavond, veiling, sponsorloop, overig):
4. Naam van de organisatie/persoon waar de actie plaatsvindt (in dit geval de kerk):
5. Adresgegevens van de organisatie/persoon waar de actie plaatsvindt (indien mogelijk):
6. Plaatsnaam actie:
7. Contactpersoon van de actie (de voorlichter zelf of de contactpersoon van de kerk):
8. Emailadres van de contactpersoon van de actie:
9. Telefoonnummer van de contactpersoon van de actie (indien bekend):
10. Startdatum actie:
11. Einddatum actie:
91
12. Naar wie kunnen de betalingsgegevens gestuurd worden om het geld t.z.t. over te maken?(emailadres):
13. Naar wie mag de dankbrief (zodra de donatie binnen is) gestuurd worden? (postadres of emailadres invullen):
Kijk voor de spelregels van acties op: www.warchild.nl/actievoorwaarden Twijfel je over een actie? Mail/bel gerust met het actieteam: [email protected]
Dank!
92
4. Terugkoppeling: Evaluatieformulier
Heb je een actie geïnitieerd of georganiseerd? Top!
We zien graag onderstaande gegevens ingevuld retour naar [email protected]
1. Hoe vond je het om de actie te organiseren/initiëren?
2. Wat vond je goed gaan?
3. Wat had volgens jou beter gekund?
4. Zijn er dingen die je gemist hebt qua ondersteuning vanuit het hoofdkantoor? En zoja, wat heb je daarvoor nodig voor een volgende keer?
Dank!
93
