Vragen en Antwoorden naar aanleiding van Shell Engagement Sessies

Vragen en Antwoorden naar aanleiding van Shell Engagement Sessies

HSE Q1. Dienen incidentmeldingen straks via het Shell systeem gedaan te worden of via het Johnson Controls systeem? A1. Incidenten dienen zowel aan Shell als binnen Johnson Controls gemeld te worden. Omdat beide organisaties groot belang hechten aan HSE zijn er separate rapportage lijnen ingesteld. Q2. Worden er straks nog toolboxsessies gehouden en voor wie? A2. Ja de toolboxsessies blijven vereist volgens VCA methodiek en voor zowel eigen medewerkers als leveranciers. Q3. Is het mogelijk een HSE jaaroverzicht te maken? A3. Ja, dit wordt gecombineerd met het HR overzicht. Q4. Wordt er op HSE gebied samengewerkt tussen de sites? A4. Ja, de HSE disciplines gaan intensief samenwerken om te standaardiseren en kennis te delen. Dit geldt ook voor de andere disciplines en zal ondersteund worden door een gezamenlijke e-room. Q5. Zijn alle onderaannemers aangeschreven over de HSE richtlijnen? A5. Ja, daarnaast is er een leveranciersdag georganiseerd. Q6. In de praktijk zijn er (nogal wat) uitzonderingen op de “life saving rules”, hoe gaan we daar mee om? A6. De “life saving rules” zijn er niet voor niets dus uitzondering moeten ook écht uitzonderingen zijn en dus tot een minimum beperkt worden. Per case bekeken en afgestemd tussen Shell en Johnson Controls. Conflicten tussen de dagelijkse praktijk en de theorie dienen helder gemaakt te worden en vastgelegd zodat er een passende oplossing voor uitgewerkt kan worden. Q7. Zijn de gereedschappen gekeurd? A7. Keuring van de huidige gereedschappen staat gepland voor maart, de nieuwe gereedschappen worden gekeurd en voorzien van sticker geleverd. Q8. Wanneer staan de safestart trainingen gepland? A8. Deze worden na 1-2-2012 gegeven. Het definitieve rooster wordt nog uitgewerkt in samenwerking met het site management. Q 9. Is de HSE portal voor iedereen toegankelijk? A 9. Ja, iedereen met een Johnson Controls ID en wachtwoord heeft toegang. Het dient ter uitwisseling van informatie tussen alle sites. Je wordt geacht hier je informatie te halen en te brengen.


HR Q1. Waar kan ik mijn urenregistratie bijhouden? A1. Dat gebeurd in Piski, een web-based programma waarvoor je toegang krijgt zodra je een Global ID en een wachtwoord hebt ontvangen. Tijdens het onboarding programma krijg je hier meer uitleg over. Indien je geen PC tot je beschikking hebt zullen we met urenbriefjes gaan werken. Q2. De aanwezigheid van HR op de site en de benodigde trainingen, wanneer is dit allemaal bekend? A2. De aanwezigheid van HR op iedere site gedurende de eerste drie maanden is tijdens de engagement sessies besproken; Assen: vrijdag (1 maal per 2 weken) Amsterdam: woensdag Rijswijk: maandag Den Haag: donderdag Voor een overzicht van trainingen en aanwezigheid gedurende de rest van het jaar wordt een overzicht gemaakt dat aan het einde van februari gereed is. Dit zal ook informatie bevatten van de andere workstreams. Q3. Wat is de rol van de OR bij Johnson Controls? A3. De OR heeft een actieve rol binnen Johnson Controls en onderhoud een uitstekende relatie met de directie. Tijdens de introductiedag zal de OR zich voorstellen en hun rol verder toelichten. Q4. Wordt de OR straks uitgebreid met leden van Shell? A4. Hierover beraad de OR zich nog, meer informatie hierover tijdens de introductie. Q5. Kan het zijn dat niet alle functietitels kloppen? A5. Ja, voor sommige titels die “as is” zijn overgenomen geldt dat zij niet in het functiehuis van Johnson Controls voorkomen. Deze worden volgens de daarvoor bestemde procedure bekeken en gewogen. Dit gaat in samenwerking met HR, OR en de Directie. Na deze procedure kan de functie opgenomen worden in het functiehuis of krijgt de betreffende persoon een nieuwe titel die al bestaat, afhankelijk van het takenpakket. Q6. Zijn er vertrouwenspersonen bij Johnson Controls? A6. Ja voor onderwerpen waarvan je denkt dat je ze niet met je leidinggevende of HR kunt bespreken zijn vertrouwenspersonen aanwezig. Wie dit zijn vindt je in de personeelsgids. Q7. Wat zijn de vastgestelde werktijden? A7. In de personeelsgids zijn richtlijnen voorwerktijden opgenomen en tijdens de introductie wordt hier nog nader bij stilgestaan. De feitelijke tijden kunnen per persoon verschillen en worden altijd met je leidinggevende afgestemd. Vooralsnog mag je er van uitgaan dat je huidige werktijden gehandhaafd blijven.


Q8. Hoe gaat het in zijn werk met de pensioenoverdracht? A8. Hiervoor worden in februari op iedere site aparte voorlichting sessies gehouden in samenwerking met Nationale Nederlanden. Je krijgt bij Johnson Controls je eigen polis. Q9. Waar vinden straks de trainingen plaats? A9. Als regel op de site, bij uitzondering elders afhankelijk van type training, benodigde ondersteuning en groepsgrootte. Q10. Is de personeelsportal voor iedereen toegankelijk? A10. Ja, iedereen met een Johnson Controls ID en wachtwoord heeft toegang Q11. Is de gepresenteerde organisatiestructuur definitief? A11. Ja, de invulling is nog niet 100% compleet maar de structuur staat vast. Voor de projecten volgt deze nog. Q12. Bij wie kan ik terecht voor vragen over mijn salarisstrook? A12. Bij je salarisstrook zit een voorbeeld salarisstrook met uitleg. Mochten zaken onverhoopt niet duidelijk zijn dan kan dit in het eerste plenaire overleg besproken worden of, indien je daar niet bij kunt zijn, kun je dit op de vaste dagen dat HR op jou site is voorleggen. Q13. Vinden alle onboarding activiteiten plaats vóór 1-2-2012? A13. Nee, deze lopen door tot in de eerste twee weken van februari.

Operations Q1. Is er een termijn gekoppeld aan de samenwerking met Stork? A1. Ja, we willen voor een periode van 3 tot 12 maanden met Stork samenwerken, in die periode bepalen we wat we zelf gaan doen. [Aanvulling – Het partnership met Stork vervalt, de posities worden ingevuld met eigen mensen]. Q2. Wat is de status van de MOP? A2. Deze is door Shell goedgekeurd. Q3. Wat wordt verstaan onder partnership (in relatie tot Structon/ Stork) A3. Medewerkers van betreffende organisaties worden door Johnson Controls ingehuurd om vóór Johnson Controls diensten te verrichten bij Shell. Er bestaan verder geen contractuele verplichtingen. Q4. Hoe werkt het mobiele team precies? A4. Het mobile team bevat specialisten die voor alle sites werken maar wel een vaste standplaats hebben. Het doel is om hun specialistische kennis voor alle sites in te kunnen zetten. Q5. Zitten in het mobiele team ook E/W specialisten?


A5. Ja deze maken onderdeel uit van het centrale team. Q6. Wanneer krijgen we de nieuwe telefoonnummers/ toestellen? A6. Deze komen vanaf week 4 beschikbaar. Q7. Wanneer is de nieuwe kleding beschikbaar? A7. Vanaf 1-2-2012, voor diegenen die al gepast hebben. Voor hen die nog niet gepast hebben volgt zo snel mogelijk een nieuwe mogelijkheid maar zij zullen in sommige gevallen nog geen kleding hebben op 1-2-2012. Q8. Werkt mijn Shell pas nog op 1-2-2012? A8. Ja, hoewel dit per site nog wel gecontroleerd dient te worden. Q9. Wanneer zijn er nieuwe bedrijfsauto’s beschikbaar? A9. Vanaf 1-2-2012 zijn er huurauto’s beschikbaar. In de loop van het jaar worden de permanente auto’s geleverd. Q10. Gaan we zelf nog intern herschikken/ verhuizen? A10. Dit verschilt per site, Amsterdam en Den Haag waarschijnlijk wel. Afstemming per site.

Sourcing Q1. Hoe snel werkt inkoop bij Johnson Controls? A1. Het inkoopteam in NL bestaat uit 6 inkopers en een leidinggevende, die allereerst op commodity/ servicelijn gericht zijn (specialisatie). Eén persoon zal tevens het aanspreekpunt voor deze account zal zijn. Inkoop (wij noemen ons “Sourcing”) zal zo snel mogelijk na Go-Live een presentatie geven van onze werkwijze en organisatie. Operationele inkoop (PO/bestellen) is in de operatie neergelegd. Houdt wel even rekening met de aanloopdrukte bij aanvang op 1-2-2012. Q2. Welk systeem gebruikt Johnson Controls voor inkoop? A2. We gebruiken hiervoor FM-Platform, een versie van Maximo (IBM) die speciaal voor Johnson Controls is aangepast. Hiervoor staat op 24 en 25 januari een training gepland met een “veegsessie” in februari.

Projecten Q1. Neemt Johnson Controls de lopende projecten over? A1. Voor Minor projects niet, Shell heeft afgesproken dat de lopende projecten afgemaakt worden door de partijen die ze gestart zijn. Uitzonderingen hierop specifiek voor de Midsize projecten kunnen er zijn wanneer het project het inhoudelijk toestaat en de betrokken medewerkers vanaf 1-2-2012 voor Johnson Controls werken.


Q2. Hoe verloopt straks de samenwerking met “projects”? A2. Er zal een vast team van projectmanagers zijn die samen met een variabel aantal projectmedewerkers de projecten op de sites gaat oppakken. Zij gaan rapporteren aan de Facility Manager van Johnson Controls op de site. Ter ondersteuning is Sequentra geïmplementeerd, dit software pakket ondersteund een eenduidige en transparante werkwijze voor Shell, projectmanagers en het site management. Q3. Hoeveel partijen zijn straks betrokken bij het uitvoeren van projecten? A3. Uiteindelijk zal alleen Johnson Controls projecten uitvoeren in samenwerking met Shell. In de overgangsfase kan het zijn dat er ook nog Sodexo/ Imtech partijen betrokken zijn maar dit is van tijdelijke aard. Q4. Gaat de projecten organisatie deelnemen aan de overleggen op de sites? A4. Ja, want projecten maakt integraal onderdeel uit van de organisatie. Algemene opmerkingen Operations •

• •

Een belangrijke doelstelling is om meer eenduidigheid en efficiency aan te brengen in de werkwijze op de sites. Heb je ideeën hoe het veiliger, beter, slimmer, sneller kan laat het dan direct aan je manager weten. In het verleden was de communicatie tussen site management en de medewerkers niet optimaal, hiervoor dient extra aandacht te zijn. Nodig ook Eurest/ Security uit voor de aftrap op 1-2-2012

HSE • •

Elkaar aanspreken op veilig gedrag verdient aandacht. Elkaar helpen attent te zijn is de basis voor veiligheid, dit geldt voor iedereen, ongeacht of je bij Shell, Johnson Controls of elders werkt. Heb aandacht voor elkaar en in het bijzonder de nieuwe mensen, neem ze aan de hand en maak ze snel wegwijs in de wereld van Shell. Des te sneller zullen ze in staat zijn het team te ondersteunen

Vragen en Antwoorden naar aanleiding van Shell Engagement Sessies

Recommend Documents