VOV-BEURS Kantoorinnovatie, en wat met welzijn?

VOV-BEURS 2015

Kantoorinnovatie, en wat met welzijn?

KORTE INHOUD

Regionale kantoren Groep IDEWE Antwerpen Tel. 03 218 83 83 [email protected] Brussel Tel. 02 237 33 24 [email protected] Gent Tel. 09 264 12 30 [email protected] Hasselt Tel. 011 24 94 70 [email protected] Leuven Tel. 016 39 04 38 [email protected] Mechelen Tel. 015 28 00 50 [email protected] Namur Tel. 081 20 66 50 [email protected] Turnhout Tel. 014 40 02 20 [email protected] Roeselare Tel. 051 27 29 29 [email protected]

www.idewe.be

Kantooromgevingen vernieuwen continu en gaan gepaard met een nieuwe manier van werken: het nieuwe werken, flexibel werken, werken 2.0 ... We worden overspoeld met begrippen die aangeven dat kantoorwerk vandaag anders gebeurt. Deze innovaties zouden met heel wat voordelen gepaard gaan, zowel op economisch vlak als m.b.t. het welzijn van medewerkers. Niet altijd blijken het succesverhalen te zijn. Vooral op ergonomisch vlak kunnen we wel wat valkuilen vermelden. We gaan erop in en bekijken hoe we problemen kunnen voorkomen. Komen aan bod: wat is kantoorinnovatie, welk succesverhaal staat erachter, welke valkuilen komen we tegen, wordt de klassieke ergonomie nog gerespecteerd, verliest de gebruiker zichzelf soms niet in alle innovaties en mogelijkheden? Concrete tips en preventiemaatregelen helpen je op weg naar een ergonomisch alternatief.

SPREKER Veerle Hermans verantwoordelijke discipline ergonomie - Groep IDEWE [email protected] Over dit onderwerp publiceerde Veerle - samen met twee collega’s onlangs een artikel in Veiligheidsnieuws (2015 - nr. 188), het informatiemagazine van Prebes. Met dank aan Prebes voor de overname in het kader van de presentatiesessie tijdens de VOV-beurs 2015.

Kantoorinnovatie en werken 2.0: geen ergonomische addertjes onder het gras? De laatste tijd worden we overstelpt met aantrekkelijke foto’s van hedendaagse kantoren. Mooi meubilair, een uitgedacht kleurenpallet, designverlichting en een groene ecologische toets blijken overal aanwezig te zijn. Maar zorgen deze kantoren ook voor een ideale werkomgeving? En zorgt de daaraan gelinkte nieuwe manier van werken ook voor een beter welzijn van de medewerker? In dit artikel willen we even stilstaan bij het begrip kantoorinnovatie om vervolgens enkele valkuilen aan te halen. Hierbij worden telkens verbeteringsmogelijkheden besproken.

Veerle Hermans, Verantwoordelijke discipline Ergonomie, Groep IDEWE Docent Ergonomie, Vrije Universiteit Brussel

Liesbeth Daenen Onderzoeker Knowledge Information and Research Groep IDEWE

David Verwimp Preventieadviseur, segmentmanager Offices Groep IDEWE

K antoorinnovatie, al van bij de monniken? Kantoorvernieuwing is niet nieuw en bestaat al een eeuwigheid, vanaf het ontstaan van administratieve werkplekken. Het is een doorlopend proces, een fenomeen dat continu evolueert. Een bondig overzicht volgt.

Middeleeuwen

Monniken zaten urenlang aan tafels om teksten en illustraties op te maken. Als geletterden genoten zij een zeker aanzien en konden hun ruimte inrichten zoals ze zelf wilden, vol met boeken, kasten en klein meubilair.

Industriële revolutie

Nieuwe machines en technologieën zoals de telegraaf, telefoon en typmachine zorgden voor een toegenomen en snellere informatieverwerking. Inspiratie voor kantoorinrichting werd gehaald bij het Taylorisme: repetitief werk, mooi in rijtjes naast elkaar en in grote ruimtes, ‘open plan’ genoemd. Dat zorgde voor een goede visuele supervisie, maar de managers … die zaten wel in een eigen bureau. Alle apparatuur werd dichtbij geplaatst, wat een directe aanleiding was tot het ontstaan van sedentair werk (http://www.carusostjohn.com/media/artscouncil/history/taylorist/index.html en Lueder 1986).

nr.188 / p.6

Foto 1: Rijtjesopstelling volgens Taylor concept http://www.carusostjohn.com/media/artscouncil/history/taylorist/photo_03.html

Jaren ‘50

Het ‘open plan’-model werd in Duitsland verdeeld door tussenschotten en planten om differentiatie en privacy te creëren. Tapijten en absorberende plafonds moesten de geluidsoverlast aanpakken. Dergelijke kantoren zouden voor heel wat voordelen zorgen: reductie in ruimte, daling van onderhoudskosten, toename in productiviteit en zelfs minder afwezigheid (Brookes 1972). Rond diezelfde periode ontstond de eerste computer, die al snel werd opgevolgd door verschillende generaties.

Prebes / Veiligheidsnieuws / 2015

mentstijl en mentaliteit van de kenniswerker (Bijl, 2007). Het groeiend besef dat een optimale balans tussen organisatie en huisvesting kan bijdragen tot een efficiënt en effectief verloop van werkprocessen, een hoge arbeidstevredenheid, meer productiviteit én een reductie van facilitaire kosten, heeft geresulteerd in twee belangrijke strategische doelstellingen ten aanzien van kantoorhuisvesting (Hermans et al., 2006): • economische doelstelling: een optimale inzet en toewijzing van de productiefactoren (mens en middelen) tegen een zo hoog mogelijk rendement • sociale doelstelling: het verhogen van arbeidstevredenheid en het welzijn van de medewerkers (interne doelstelling), alsook de creatie van een aantrekkelijk profiel op de arbeidsmarkt (externe doelstelling).

Foto 2: Eerste versie van een kantoortuin (Brookes 1972).

Jaren ‘80

Grote expansie in de informatie- en communicatietechnologie krijgen we begin de jaren ‘80 en de sub-discipline ‘office ergonomics’ werd geboren. Aandacht werd besteed aan het aannemen van een goede basishouding en er volgde een ISO norm: ‘Ergonomic requirements for office work with visual display terminals (VDTs)’ - ISO 9241 (eerste deel 1993). In eigen land verscheen het K.B. Beeldschermwerk, met minimumvereisten voor hard- en software en meubilair (1993). Zo werden bijvoorbeeld de minimumvereisten voor een werkstoel vastgelegd (bijlage 1D van het K.B.): • De werkstoel moet stabiel zijn, de gebruiker bewegingsvrijheid geven en hem een comfortabele werkhouding verschaffen. • De zitting moet in de hoogte verstelbaar zijn. • De hoogte en de hellingshoek van de rugleuning moeten verstelbaar zijn. • Desgewenst (zonder verdere uitleg ...) moet een voetsteun worden aangebracht.

Vanaf de jaren ’90

In die periode werd de dynamische werkplek een feit. Er kwamen dynamische stoelen om statische zithoudingen tegen te gaan. Begin 2000 werden de eerste experimenten uitgevoerd met rechtstaand werken. En nog een decennium later wordt ook bewegen tijdens het werk gepromoot.

Is dit wel correct? Zijn er geen addertjes onder het gras? Als we kijken naar het economisch voordeel, dan tonen enkele studies ook aan dat de winst door ruimtereductie soms teniet wordt gedaan door noodzakelijke hogere investeringen in informatie- en communicatietechnologie, aanzienlijke verbouwingskosten, duurder meubilair en allerlei kosten voor projectontwikkelaars (Van der Voordt et al. 2001). Ook wat de sociale doelstelling betreft en dan specifiek de thema’s die ergonomie aanbelangen, blijkt dat de omschakeling van traditionele naar innovatieve kantoren niet altijd resulteert in positieve effecten (Van der Voordt, 2003).

Va l ku il 1: Pa r a d ox va n de t w ee C ' s Co ncen t r at ie v er sus Comm unic at ie Al in de jaren ‘70 wees onderzoek uit dat beide aspecten elkaar tegensspreken (Brookes 1972). Eigen onderzoek toonde aan dat er een grotere tevredenheid heerst over de communicatie bij medewerkers in een gedeelde kantooromgeving, zogenaamde ‘shared offices’ (Hermans et al. 2006). Dit is vooral het geval bij formeel overleg, informeel overleg rond het werkproces, als bij communicatie met collega’s. Verder blijken innovatieve werkplekken een negatieve impact te hebben op de concentratie (zie bijvoorbeeld Pullen en Bradley, 2004). Enkel indien er een combinatie is van gedeelde kantooromgevingen met voldoende concentratiewerkplekken kan er een verbetering zijn.

He t nieuwe werken, what ’s in a name? Gelijktijdig met de ontwikkelingen in nieuw kantoormeubilair, ontstond ook het begrip ‘het nieuwe werken’, ook wel flexibel werken, werken 2.0 of anders werken genoemd. Dankzij de ontwikkelingen in de informatietechnologie krijgen we een betere inrichting en bestuur van het kenniswerk. Het gaat niet alleen om een vernieuwing van de fysieke werkplekken, het vraagt eveneens een andere organisatiestructuur, manage-

Prebes / Veiligheidsnieuws / 2015

nr.188 / p.7

Oorzaken concentratieproblemen?

Enerzijds zijn we hiervoor zelf verantwoordelijk door continu bereikbaar te willen zijn via smartphone, ipad, ... Dit is eenvoudig op te lossen: zet e-mails en sms’en af. Er bestaat zelfs al een app voor, Freedom, die help te focussen door de internetconnectie voor een specifieke periode af te sluiten. Anderzijds blijken onze collega’s de grootste bron van onderbrekingen te zijn. Die negeren is wat delicater … Breinwerkers zouden elke 12,4 minuten onderbroken worden (The Wall Street Journal). Dat is vijf keer per uur, 40 keer per dag, 200 keer per week. Moeilijk om dan door te werken (Van Driessche, 2014). Dus … pauzeer regelmatig, neem tijd om na te denken en voer taken uit in blok (en niet door elkaar). Resultaat: 25 tot 50% efficiënter aan het werk (Compernolle 2014).

Nieuwe technologieën

Nieuwe technologieën mogen de klassieke ergonomie niet verdringen. Rond 1995 nam het aantal laptops in bedrijven enorm toe. Onderzoek naar nefaste houdingen hierbij (te grote nekbuiging en ongunstige polshoudingen) liet niet lang op zich wachten (Straker et al. 1997). Na de laptops kwamen de smartphones. Hansraj (2014) toonde echter aan dat wie vaak voorovergebogen leunt om te sms’en, de rug enorm belast. Geconcentreerd met onze gsm bezig zijn, doet ons hoofd buigen met gemiddeld 60 graden, wat ongeveer 27 kg. extra belasting voor de bovenrug betekent. Op lange termijn kan dit voor overbelasting zorgen. En toen kwamen de tablets. Ook hierbij vinden we zeer ongunstige nekhoudingen bij het bekijken van informatie en zeker bij het zelf ingeven van informatie zoals het beantwoorden van mails (Van den Daele et al., 2013) .

Enkele praktische aanbevelingen

• Zone ‘niet storen’: bijvoorbeeld gemarkeerd op de vloer. Wie in deze zone werkt, mag niet worden gestoord; • Flowys: gekleurd balletje dat op computerscherm wordt gezet. Een groen balletje = ik mag gestoord worden ; een rood balletje = ik wil niet gestoord worden; • Isolatie werkplek: verticale (stoffen) panelen of kasten met gestoffeerd paneel verkleinen de afstand dat het geluid aflegt. Hoe hoger de wand, hoe effectiever. Opgelet: bij te hoge wand of kast is geen divergentie van de ogen mogelijk, men blijft steeds kortbij kijken wat op termijn voor visuele vermoeidheid kan zorgen; • Leuke, afzonderlijke koffiehoeken of lounges om te pauzeren of kort te overleggen. Goede afspraken zijn hier belangrijk; • Mini-overlegruimte in een grote ruimte: akoestisch opgelost door bijvoorbeeld een ‘oorstoel’. Voor een mooi hedendaags voorbeeld zie foto onderaan vorige pagina. (Vossebeld, 2015)

Valkuil 2: By e, by e kl a ssieke k an toorergonomie Heel wat nieuwe kantooromgevingen blijken de klassieke regels van de ergonomie vergeten te zijn. Een trendy niet-ergonomische stoel hoort eerder thuis in een refter of aan de receptie voor kortdurend gebruik. Willen we vermijden dat nog meer fysieke overbelasting de kop opsteekt, dan houden we best vast aan de basisopstelling voor een computerwerkplek: een instelbare tafel, liefst een zit-statafel, met een ergonomische bureaustoel en goede schermopstelling. Een werkgever is helemaal mee als hij ook beweging promoot, om zo ‘sedentarisme’ tegen te gaan. Sedentarisme blijkt immers een grote correlatie te vertonen met zwaarlijvigheid, cardiovasculaire aandoeningen en zelfs mortaliteit (Katzmarzyk et al. 2010). Nog vernieuwender is om de werkplek op zich dynamisch te maken, zodat medewerkers fietsen, wandelen of steppen tijdens het beeldschermwerk. Wetenschappelijk onderzoek is er echter nog niet over uit of dit ook helemaal effectief is (Shrestha et al 2015).

nr.188/ p.8

Breinwerkers zouden elke 12,4 minuten onderbroken worden (The Wall Street Journal). Dat is vijf keer per uur, 40 keer per dag, 200 keer per week. Moeilijk om dan door te werken (Van Driessche, 2014). Dus … pauzeer regelmatig, neem tijd om na te denken en voer taken uit in blok (en niet door elkaar). Resultaat: 25 tot 50% efficiënter aan het werk (Compernolle 2014).

Preventiemaatregelen Ergonomische hulpmiddelen

Via docking-stations werd het laptopprobleem initieel opgelost: door een extern scherm, toetsenbord en muis wordt een normale beeldschermhouding aangenomen. Nadien kwamen de laptophouders op de markt, die tegelijkertijd dienst kunnen doen als documenthouders. Een goede en relatief goedkope oplossing, die standaard met een extern toetsenbord en muis op alle laptopwerkplekken aanwezig zou moeten zijn. Ook voor tablets zijn er tablethouders aanwezig maar optimaal ergonomisch zal het nooit zijn. Beperk dus het gebruik.

Feedback over houdingen

Feedback krijgen en gewezen worden op ongunstige houdingen kan ook een positieve invloed hebben. Een biofeedbacksysteem kan dienen als sensibilisatie (Van den Daele et al. 2013). Ook apps kunnen tijdens de dag tips geven om aandacht te schenken aan de houding (bijvoorbeeld de ‘Posture Corrector’) of aanzetten tot oefeningen (‘ErgoMinder’). Belangrijk: raadpleeg dergelijke apps in een goede ergonomische houding!

Prebes / Veiligheidsnieuws / 2015

Inrichting kantoren

Bij een renovatie of nieuwbouw moet ergonomie ingebakken zitten in het totale ontwerpplan, samen met andere disciplines. Het totaalconcept van de werkomgeving moet kritisch bekeken worden. Tijdens een bespreking van de huidige werkomgeving kunnen ook al heel wat obstakels opduiken.

Willen we vermijden dat nog meer fysieke overbelasting de kop opsteekt, dan houden we best vast aan de basisopstelling voor een computerwerkplek: een instelbare tafel, liefst een zit-statafel, met een ergonomische bureaustoel en goede schermopstelling.

Cruciaal

Betrek ook de werknemers bij renovaties of nieuwbouwprojecten! Zorg voor opleiding zodat werknemers vertrouwd geraken met nieuwe kantoorconcepten. Informeer en sensibiliseer! Welke maatregelen ook worden voorzien, het is steeds belangrijk om de medewerker hierover correct en voldoende te informeren. Zonder de juiste communicatie zullen de medewerkers onvoldoende kennis hebben van de preventiemaatregelen, laat staan dat ze hiervan gebruik gaan maken!

Groep IDEWE ontwikkelde recent een handige multi-disciplinaire tool voor het analyseren van de beeldschermwerkplek: My OptiDesk. Hiermee kan de medewerker zijn werkomgeving zelf evalueren. Komen aan bod: instelling van het meubilair, hulpmiddelen, gezondheid, fysieke en mentale aspecten. Nadien ontvangt de medewerker zijn My OptiDesk profiel met feedback en eventuele verbeteringsmaatregelen. Bij complexe problemen wordt hij doorverwezen naar een ergonoom, arts of psycholoog.

Referenties Bijl D. (2009), Aan de slag met het nieuwe werken, Par CC: Zeewolde, 190 p. Brookes M.J. (1972). Office landscape: does it work? Applied Ergonomics 3.4: 224-236. Compernolle T. (2014). Brain-hostile open offices. www.brainchains.org Hansraj K.K. (2014), Assessment of stresses in the cervical spine caused by posture and position of the head, Neuro and Spine Surgery: Surgical Technology International XXV: 1-3. Hermans V. en Pullen W.R. (2006), Werkbeleving in innovatieve kantooromgevingen, Psychologos 21(4): 20-25 Katzmarzyk P.T., Church T.S., Craig C.L., Bouchard C. (2010), Sitting time and mortality from all causes, cardiovasculair disease and cancer, Medicine and science in sports and exercise: 998-1005. Lueder R. (1986), The ergonomics payoff: designing the electronic office, Holt, Rinehart and Winston of Canada, 16 p. Pullen, W. en Bradley, S. (2004), Modernising government workplaces: towards evidence, as well as experience. Facilities 22(3/4), 70-73.

Prebes / Veiligheidsnieuws / 2015

nr.188/ p.9

Figuur: toegenomen nekbelasting bij grotere nekhoek (Hansrai, 2014)

Shrestha N., Ijaz S., Kukkonen-Harjula K.T., Kumar S., Nwankwo C.P. (2015), Workplace interventions for reducing sitting at work (review), Cochrane Library: 1-86. Straker L., Jones K.J., Miller J. (1997), A comparison of the postures assumed when using laptop computers and desktop computers. Applied Ergonomics 1997, 28(4):263-268. Van Den Daele S., Hanet A (2013). Tablets in de werkomgeving: de effectiviteit van een biofeedbacksysteem om de nekhouding aan te passen (V.U.B., faculteit PE, promotor Hermans V.). Van der Voordt, D.J.M., M. Negen (2001), Meer- en minderkosten van werkplekinnovatie. Facility Management Magazine (14) mei 2001, 20-26.

http://www.bk.tudelft.nl/fileadmin/Faculteit/BK/Over_de_faculteit/ Afdelingen/Real_Estate_and_Housing/Organisatie/Medewerkers_RE_H/ Personal_pages/VanderVoordt/General_list/doc/2001-FMM_VoordtNegen_KostenBaten.pdf Van der Voordt, D.J.M. (2003), Kosten en baten van werkplekinnovatie: een definitie- en programmeringsstudie. Center for People and Buildings, Delft & Centrum Facility Management, Naarden. Persbericht & Boekbespreking & webbericht CfPB. ISBN 90-807720-1-1. Van Driessche W (2014). Modern Minds: kan uw hoofd de 21ste eeuw aan? De Tijd, 144 p. Vossebeld, D. (2015), Human Factors in het nieuwe werken. Tijdschrift voor Ergonomie 40(1): 26-29.

vermijd het gevaar van perslucht

De veiligere keuze

voor afstoffen van personeel Brengt u uw personeel nodeloos in gevaar door gebruik te maken van perslucht? De JetBlack en de Cleaning Booth zijn veilige en

economische oplossingen voor het schoon- en afblazen van personeel. Ze bieden een alternatief voor het ongepast en inefficiënt gebruik van perslucht voor die toepassingen.

Meer weten? [email protected] of +32(0)56 85 40 80 Vraag uw gratis demonstratie aan.

www.jetblackcleaning.eu nr.188/ p.10

Prebes / Veiligheidsnieuws / 2015