Voorwoord. Woordje van de schepen van jeugd. Fuiven, plezier maken, dansen : dit roept bij mij leuke herinneringen op

Voorwoord Woordje van de schepen van jeugd Fuiven, plezier maken, dansen …: dit roept bij mij leuke herinneringen op. Sinds mensenheugenis komen mensen samen om plezier te maken, gezamenlijk iets te drinken, de beentjes los te zwieren. Fuiven zijn ook in onze stad en omstreken een vast onderdeel van ons uitgaansleven. Ze behoren tot onze cultuur en zijn een nuttig sociaal gebeuren. Heel wat (jeugd)verenigingen organiseren ook fuiven om wat geld in het laatje te krijgen voor hun werking, voor een nieuw project…. Fuiven zijn daarom een belangrijke inkomstenbron voor verenigingen. Een evenement zoals een fuif organiseren vraagt echter heel wat werk en voorbereiding. Er bestaan heel wat regels en richtlijnen die je in acht moet nemen of waarvoor je aandacht moet hebben. De jeugddienst wil je hierbij helpen. De fuifen evenementengids die je nu onder ogen hebt, loodst je doorheen alle facetten van het organiseren van een fuif. We geven je tips en richtlijnen voor de voorbereiding, de organisatie en de nazorg van een fuif. Op deze manier heb je een handige checklist die je kan helpen, je fuif tot een succes te maken, voor jezelf, de fuifgangers, de omwonenden, veiligheidsdiensten …. Op deze wijze hopen we finaal ook te vermijden dat het aantal fuifzalen in de toekomst nog zal afnemen. Een goed nabuurschap kan hier aan bijdragen en ook hiervoor vind je allerlei tips. Deze gids moet je helpen door de bomen het bos te zien. Ik ben er zeker van dat hij zal bijdragen tot het behoud van een goede fuifcultuur in onze stad.

Veel verantwoord fuifgenot!

Jan Bertels Schepen van Jeugd Fuif- & evenementengids Herentals

1

Fuif- & evenementengids Herentals

2

Inhoudsopgave VOORWOORD ......................................................................................................... 1 INHOUDSOPGAVE................................................................................................... 3 DEEL 1: CHECKLIST FASE 1: VOORBEREIDING........................................................................................ 5 FASE 2: ORGANISATIE ........................................................................................... 6 TWEE À DRIE MAANDEN VOORAF .............................................................................. 6 FASE 3: UITVOERING ............................................................................................. 6 FASE 4: NAZORG .................................................................................................. 7 DEEL 2: ORGANISATIE VOORAF 2.1. DATUM ............................................................................................................. 9 2.2. LOCATIE ........................................................................................................... 9 2.2.1. FEESTEN OP DE OPENBARE WEG .................................................................... 10 2.2.2. EEN ZAAL ................................................................................................ 10 2.2.3. EEN TENT / OPENLUCHT ............................................................................... 12 2.2.4. AFVALBEHEER ........................................................................................... 13 2.2.5. OVERZICHT ZALEN ..................................................................................... 14 2.3. MELDING EVENEMENT BIJ DE GEMEENTE ....................................................... 17 2.4. AANVRAAG UITLEENMATERIAAL .................................................................. 18 2.4.1. STEDELIJKE UITLEENDIENST .......................................................................... 18 2.4.2. PROVINCIALE UITLEENDIENST ....................................................................... 20 2.5. SUBSIDIES ...................................................................................................... 21 2.5.1. PROJECTSUBSIDIE ...................................................................................... 21 2.5.2. SUBSIDIE CULTURELE EVENEMENTEN ............................................................... 21 2.6. MUZIEK........................................................................................................... 23 2.6.1 ZOEKEN VAN EEN ARTIEST ............................................................................ 23 2.6.2 WAT NEEM JE OP IN HET CONTRACT MET DE DJ/GROEP ....................................... 23 2.6.3. GELUIDSHINDER ........................................................................................ 23 2.7. SLUITINGSUUR ............................................................................................... 26 2.8. VEILIGHEID..................................................................................................... 27 2.8.1. VEILIGHEIDSOVERLEG ................................................................................. 27 2.8.2. DRAAIBOEK ............................................................................................. 27 2.8.3. SOCIALE CONTROLE ................................................................................... 28 2.8.4. BEWAKING ............................................................................................... 28 2.8.5. AANTREFFEN VAN GEVAARLIJKE VOORWERPEN ................................................ 30 2.9. BRANDVEILIGHEID......................................................................................... 31 2.9.1. LOKALEN EN ZALEN ................................................................................... 31 2.9.2.1. FUIVEN IN TENTEN.................................................................................. 32 2.9.2.2. ADVIEZEN VOOR TENTFUIVEN .................................................................... 32 2.10. VERKEER ....................................................................................................... 36 2.10.1. WAT VIND JE IN HET PROTOCOL OVER ‘VERKEER’? .......................................... 36 2.10.2. BEWEGWIJZERING .................................................................................... 36 2.10.3. TERREINMAATREGELEN ............................................................................. 37 2.10.4. SENSIBILISERING ..................................................................................... 37


3

2.11. LEGALE EN ILLEGALE DRUGS ....................................................................... 38 2.11.1. ALCOHOL .............................................................................................. 38 2.11.2. ROKEN .................................................................................................. 38 2.11.3.ILLEGALE DRUGS ...................................................................................... 41 2.12. VERZEKERINGEN .......................................................................................... 42 2.12.1.DE VERPLICHTE VERZEKERING OBJECTIEVE AANSPRAKELIJKHEID BRAND EN ONTPLOFFING ..................................................................................................... 42 2.12.2. ANDERE VERZEKERINGEN .......................................................................... 43 2.13. VERGUNNINGEN .......................................................................................... 45 2.13.1. SABAM ............................................................................................... 45 2.13.2. BILLIJKE VERGOEDING .............................................................................. 46 2.13.3. TAPVERGUNNING .................................................................................... 47 2.13.4.VOEDINGSWAREN .................................................................................... 48 2.13.5. GELUIDSWAGENS - LUIDSPREKERS ............................................................... 49 2.14. SPONSORING .............................................................................................. 50 2.15. PROMOTIE.................................................................................................... 51 2.15.1.AFFICHES ................................................................................................ 51 2.15.2. FOLDERS EN FLYERS ................................................................................. 52 2.15.3. BORDEN LANGS DE OPENBARE WEG ............................................................ 53 2.15.4. SPANDOEKEN ......................................................................................... 53 2.15.5. ANDERE VORMEN VAN PROMOTIE .............................................................. 54 DEEL 3: DE DAG ZELF 3.1. TAAKVERDELING EN AFSPRAKEN.................................................................. 55 3.2. INRICHTING EN VEILIGHEID........................................................................... 55 3.3 FINANCIËN ...................................................................................................... 55 3.4. BARBEHEER .................................................................................................... 55 DEEL 4: NA HET EVENEMENT 4.1. OPRUIMEN EN CONTROLE ............................................................................. 57 4.2. MATERIAAL .................................................................................................... 57 4.3. FINANCIËN ..................................................................................................... 57 4.4. EVALUATIE ..................................................................................................... 57


4

Deel 1: 1: Checklist


Met behulp van de volgende checklist loodsen we je stap voor stap door het planningsproces van een evenement.

Wat

Wie

Fase 1: Voorbereiding Eén jaar tot zes maanden vooraf Overleg organiseren

………………………

Doelstellingen bepalen

………………………

Nadenken over het eerste concept

………………………

Opmaak van een eerste programma

………………………

Opmaak van een eerste planning

………………………

Wat moet er gebeuren?

………………………

Timing

………………………

Welke partners spreken we aan?

………………………

Welke promotie is nodig?

………………………

Maak een raming van het budget

………………………

Zes maanden vooraf vooraf Leg het programma vast: data, locatie, …

………………………

Aanvraag evenement bij het gemeentebestuur

………………………

Aanvraag vergunning sterke dranken

………………………

Aanvraag materiaal: podium, tent, geluidsinstallatie

………………………

Boeking artiesten, dj, muzikanten

………………………

Controleer data op samenvallende activiteiten

………………………

Aanvraag andere toelatingen bij gemeente

………………………

Bijvoorbeeld:

Afsluiten straat of plein

………………………

Podiumwagen

………………………

Wijziging verkeerssituatie

………………………

Zoeken naar sponsors

………………………

Aanvraag subsidies bij gemeente, provincie enz.

………………………

Leg deadlines vast voor de organisatie

………………………

Baken de verantwoordelijkheden goed af

………………………


5

Fase 2: Organisatie Drie à vier maanden vooraf Promotiecampagne uitwerken

………………………

Affiches, strooibriefjes, folders, …ontwerpen

………………………

Toegangskaarten ontwerpen

………………………

Persmap opstellen

………………………

Perswoordvoerder aanstellen

………………………

Risicoanalyse opstellen

………………………

Twee à drie maanden vooraf

Verzekering opvolgen

………………………

Materiaal aanvragen bij gemeente

………………………

→ Uitleendienst:

………………………

Stoelen, tafels, podium, hekken,… → Milieudienst:

……………………… ………………………

Evenementencontainers

………………………

→ Kringwinkel Zuiderkempen:

………………………

Herbruikbare bekers

………………………

Drankbonnen maken

………………………

Drukwerk naar de drukkerij

………………………

Fase 3: Uitvoering Eén à twee maanden vooraf Voorverkoop kaarten starten

………………………

Artiesten opnieuw contacteren

………………………

Promotiecampagne starten

………………………

Affiches plakzuilen bij de jeugddienst afleveren

………………………

SABAM en billijke vergoeding aanvragen

………………………

Eén à twee weken vooraf Buren verwittigen

………………………

Promotiecampagne intensifiëren

………………………


6

Eén à twee dagen vooraf Zaal / tent controleren (met uitbater / eigenaar) op eventuele schade en inventaris opnemen in het contract

………………………

Zaal / straat / plein klaarzetten

………………………

Materiaal ophalen

………………………

Materiaal controleren en ter plaatse brengen

………………………

Podium / tent / geluidsinstallatie plaatsen

………………………

Financieel

………………………

→ Voorverkoop afrekenen

………………………

→ Kassa klaarmaken

………………………

→ Voor wisselgeld zorgen

………………………

→ SABAM en billijke vergoeding betalen

………………………

→ Laatste promotiekanalen aanspreken

………………………

Lijst nuttige telefoonnummers

………………………

Zorgen voor klein barmateriaal, bv. stempelkussen

………………………

De dag zelf Veiligheidsvoorzieningen controleren

………………………

Laatste afspraken met medewerkers

………………………

Programma overlopen met alle betrokkenen

………………………

Vrijwilligers opvangen en begeleiden

………………………

Lopende activiteiten coördineren en opvolgen

………………………

Fase 4: Nazorg Zaal / straat / plein opruimen

………………………

Eventuele schade opmeten

………………………

Materiaal terugbrengen

………………………

Financieel

………………………

Rekeningen betalen

………………………

Eindafrekening opmaken

………………………

Financieel verslag

………………………

Medewerkers bedanken

………………………

Sponsors informeren over afloop

………………………

Evaluatie

………………………


7


8

Deel 2: 2: Organisatie vooraf


In dit deel gaan we wat dieper in op sommige aspecten die relevant zijn bij het organiseren van een fuif of evenement.

2.1. Datum

Het succes van je evenement hangt vaak af van het vinden van een geschikte datum. Sommige weekends valt er in Herentals helemaal niets te beleven, andere weekends weet je niet waar eerst naartoe. Om dit de vermijden heeft de Herentalse Jeugdraad een nieuwe werkgroep in het leven geroepen; nl. het Fuif- en evenementenoverleg. De bedoeling van deze werkgroep is om afspraken te maken tussen de jeugdverenigingen voor een betere spreiding van de evenementen. Op deze manier valt er elke week wel iets te beleven en zorg je ervoor dat de verenigingen elkaar geen concurrentie aandoen. Om te controleren of er op een bepaalde datum iets georganiseerd wordt, kan je een mailtje sturen naar [email protected] of de activiteitenkalender raadplegen op www.jeugdraadherentals.be/agenda/kalender.htm. Hier kan je eveneens je evenement toevoegen aan de kalender zodat de andere verenigingen kunnen zien dat jij reeds iets gepland hebt op deze datum. Op het internet vind je talrijke sites waarop je reclame kunt maken voor je evenement. Die kun je raadplegen om te zien of er in de omgeving een evenement georganiseerd wordt. In de bijlagen vind je een lijst van de belangrijkste websites.

2.2. Locatie

Een evenement kan enkel slagen als je beschikt over een goede accommodatie. Je kunt locaties indelen in drie categorieën. Voor elke categorie gelden verschillende voorschriften en regels. • In een zaal • In een tent • In de openlucht Bij de keuze van de locatie moet je dus zeker rekening houden met aspecten als veiligheid, verzekeringen, mogelijke geluidshinder, …


9

2.2.1. Feesten op de openbare weg Als het evenement plaatsvindt op de openbare weg of als er een aanpassing van het verkeersreglement nodig is, moet je dit twee maanden vooraf schriftelijk aanvragen bij het college van burgemeester en schepenen. Bij deze aanvraag voeg je een gedetailleerd plan van de terreinopstelling toe waarop alle verkeersmaatregelen beschreven staan. Na toestemming van het schepencollege wordt de aanvraag doorgegeven aan de verkeerscel van de technische dienst, die hiervoor een verkeersreglement opstelt.

2.2.2. Een zaal Als je een evenement organiseert in een zaal, is het de verantwoordelijkheid van de zaaluitbater om een milieuvergunning aan te vragen. Hiervoor moet hij zich houden aan de VLAREM-wetgeving. In het onderstaande schema staat bondig uitgelegd wanneer er een vergunning nodig is. Om problemen te vermijden kun je het beste van tevoren aan de uitbater vragen of hij een milieuvergunning heeft. Is de zaal kleiner dan 100 m² ?

Neen

Ja

Geen milieuvergunning vereist Heeft de zaaluitbater een milieuvergunning?

Neen

Ja

Alles in orde Is het aantal activiteiten in de zaal beperkt tot 12 per jaar of 2 per maand?

Neen

Ja

Alles in orde De zaaluitbater moet een milieuvergunning aanvragen


10

Tips: •

Wanneer je een zaal reserveert, is het nuttig om aan de verhuurder te vragen of de zaal in orde is met de brandveiligheid. Meestal is dat natuurlijk wel zo, maar je kunt toch maar beter zeker spelen. De uitbater moet een brandweerverslag kunnen voorleggen. In dit verslag staat een vermelding van de maximale personencapaciteit, dewelke trouwens aan de hoofdingang moet aangeduid zijn op een bordje. Hou hier rekening mee. Dit is zeer belangrijk. Als je een evenement organiseert waarop je duizend mensen verwacht terwijl er in de zaal maar driehonderd mensen worden toegelaten, dan is dat natuurlijk om problemen vragen.

•

Het gebeurt meermaals dat er themafuiven zijn, zoals met carnaval, kerstmis… en dan wordt de zaal vaak versierd. Als je dat doet, neem je beter even contact op met de brandweer. Sommige materialen zijn zijn niet brandveilig, brandveilig, en moet je vermijden in een zaal die gevuld is met mensen. De brandweer kan je altijd adviseren en zeggen welk materiaal brandveilig brandveilig is. Je kunt zelfs brandvrij versieringsmateriaal kopen, kopen, waarbij je een attest krijgt (als het niet ingesloten zit bij de verpakking, kun je het aan de winkelier vragen). Laserstralen of gelijkwaardige verlichting en vuurwerk zijn verboden.

•

Nooduitgangen Nooduitgangen moeten altijd vrij zijn. zijn Er mogen geen stoelen of banken voor staan. Aan de buitenkant is het verboden de nooduitgang met welk object dan ook (tafel, auto, dranghek) af te sluiten. Je kunt het beste eens kijken (als de zaal verduisterd is) of de nooduitgangen goed staan aangegeven en of de noodverlichting wel goed brandt. Je moet ook een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten, maar daarover in een ander puntje meer (zie verzekeringen).

•

Sommige zalen betalen een jaartarief voor de billijke billijke vergoeding. vergoeding. Vraag dit na bij de uitbater van de zaal. Indien dit het geval is, hoef je zelf geen aanvraag meer te doen.


11

2.2.3. Een tent / openlucht Een evenement in de open lucht of in een tent is onderworpen aan een aantal beperkingen. Je moet maatregelen nemen om de geluidshinder te beperken, en je moet rekening houden met de weersomstandigheden. Wat zegt de wet?

VLAREMVLAREM-wetgeving Op eenzelfde locatie mogen slechts twee keer per jaar tentfuiven georganiseerd worden. Wanneer je dus van plan bent een tentevenement te organiseren, moet je eerst nagaan hoeveel keer per jaar op die locatie een tentevenement georganiseerd werd. Je hebt dan twee mogelijkheden: • Wanneer er reeds tweemaal per jaar een tentevenement op dezelfde locatie georganiseerd werd, moet je ofwel een milieuvergunning aanvragen, ofwel op zoek gaan naar een andere locatie. • Wanneer je de eerste of de tweede bent die dat jaar op die locatie een tentevenement organiseert,hoef je geen milieuvergunning aan te vragen. Als je geen milieuvergunning hoeft aan te vragen, val je onder de VLAREM-wetgeving onder de rubriek ‘niet-ingedeelde muziekactiviteiten’. Voor deze muziekactiviteiten is geen millieuvergunning nodig als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: o De muziekactiviteit wordt vooraf gemeld aan het college van burgemeester en schepenen. Je moet het meldingformulier voor fuiven en evenementen invullen en overmaken aan de gemeente. o De burgemeester geeft toestemming tot de organisatie. De burgemeester kan – vooral bij activiteiten in de buurt van bijvoorbeeld bejaardentehuizen, ziekenhuizen, enz. – beperkende maatregelen opleggen, zowel als het gaat om het maximaal toegelaten geluidsniveau als om de duur van de activiteit. De burgemeester kan de activiteit eventueel verbieden. Bij het deel 2.9 (over brandveiligheid) vind je een aantal richtlijnen waarmee je rekening moet houden bij het organiseren van een openlucht- of tentevenement . Schema: Schema: Werden er dit jaar meer dan twee fuiven georganiseerd op dezelfde locatie?

Ja

Neen

Geen milieuvergunning vereist Je moet een milieuvergunning aanvragen Fuif- & evenementengids Herentals

12

Als er dus meer dan twee maal per jaar een tentevenement op diezelfde locatie gegeven werd, moet je een milieuvergunning klasse 2 aanvragen. Als je een milieuvergunning wil aanvragen, kan je die downloaden van de website van het stadsbestuur www.herentals.be of afhalen bij de milieudienst op het administratief centrum, Augustijnenlaan 30, 2200 Herentals. Overweeg of het wel de moeite is om deze vergunning aan te vragen. Het kost een hoop geld en het moet minstens een half jaar van tevoren gebeuren. We raden je aan om een locatie met een milieuvergunning te zoeken een waar niet meer dan twee maal per jaar een evenement georganiseerd wordt.

2.2.4. Afvalbeheer Recyclage: Bij een evenement moet er gesorteerd worden volgens de regels: o o o o o

PMD in de blauwe zakken papier en karton apart gescheiden zachte plastic bij het restafval glazen flessen en bokalen in de glasbollen etensresten in de groencontainer

Afvalwater: Als het evenement in de open lucht plaatsvindt, moet het afvalwater worden opgevangen en afgevoerd worden naar een erkend afvalverwerker. Zonder toestemming van de gemeente mag er niets in de riolering geloosd worden. Terreinmaatregelen: Het terrein moet altijd in de oorspronkelijke staat worden achtergelaten.


13

2.2.5. Overzicht zalen Gemeentelijke zalen

Zaal ‘t Hof Adres: Capaciteit: grote zaal: tuinzaal: kamertheaterzaal: Reservaties:

Fuiven?

Grote Markt 41 2200 Herentals 367 staanplaatsen 123 staanplaatsen 99 zitplaatsen cc ‘t Schaliken 014-28 51 30 [email protected] JA

cc ’t Schaliken Adres: Capaciteit: foyer: schouwburg: Reservaties:

Fuiven?

Grote Markt 35 2200 Herentals 400 staanplaatsen 356 zitplaatsen cc ’t Schaliken 014-28 51 30 [email protected] NEE

Particuliere zalen

Jeugdhuis 10r20 Adres:

Grote Markt 41 2200 Herentals 300 staanplaatsen Mieke Mertens 014-22 05 42 JA

Capaciteit: Reservaties: Fuiven?

Auditorium Voorzienigheid Adres:

Wolstraat 27 2200 Herentals 197 zitplaatsen Lief Verhaert 014-25 73 73 NEE


’t Binnenhof Adres:

Lierseweg 37 2200 Herentals 1200 staanplaatsen 014-21 91 00 NEE



14

Daemshof Adres:

Servaes Daemsstraat 31 2200 Noorderwijk 320 zitplaatsen 500 staanplaatsen 014-26 74 75 NEE


De Hut Adres:

Spaanshofpark 2200 Herentals 150 zitplaatsen De Hut 014-21 22 75 NEE


Dorian Gray ( binnenschip) Adres:

Noordervaart 45 2200 Herentals 100 staanplaatsen 0475-26 25 89 JA


Kantine VC Herentals Adres:

Herenthoutseweg 118 2200 Herentals 200 zitplaatsen 250 staanplaatsen Robert Mariën 0479-52 71 97 NEE


Nieuwland Adres:

Nederrij 100 2200 Herentals 175 zitplaatsen 250 staanplaatsen Katrien Leysen 014-22 13 17 [email protected] NEE

Capaciteit: Reservaties:

Fuiven?

Parochiecentrum Noorderwijk Adres:

Ring 27 2200 Noorderwijk 250 zitplaatsen 400 staanplaatsen 014-27 76 99 NEE



15

Paterszaaltje Sint Sintint-Antonius Adres:

Kapucijnenstraat 7 2200 Herentals 180 zitplaatsen 250 staanplaatsen Jean Evers 014-21 35 28 [email protected] NEE


Fuiven?

Parochiezaal Sin Sint int-Jan Adres:

Olmenlaan 8 2200 Herentals 250 zitplaatsen 400 staanplaatsen 014-22 37 95 NEE


The Sportsstudio Adres:

Lierseweg 230 2200 Herentals 85 zitplaatsen 150 staanplaatsen Koen vercammen 0474-75 73 95 [email protected] JA


Fuiven?

Volkshuis Revue Adres:

Sint-Magdalenastraat 26 2200 Herentals 120 zitplaatsen 250 staanplaatsen 014-22 20 88 NEE


Zucht naar Kunst ( ’t Zaaltje) Adres:

Molenstraat 13 2200 Morkhoven 150 zitplaatsen 250 staanplaatsen 014-26 10 83 NEE



16

2.3. Melding evenement bij de gemeente

Alle fuiven en evenementen die georganiseerd worden op het grondgebied van Herentals, ongeacht het type locatie (zaal, tent, openlucht), moeten gemeld worden aan het stadsbestuur. Jeugdverenigingen melden dit op de jeugddienst, cultuurverenigingen op de cultuurdienst en sportverenigingen op de sportdienst. De diensten behandelen de aanvraag en bezorgen je de beslissing van de burgemeester. De stadsdiensten brengen dan de politie en brandweer op de hoogte van je evenement. De gemeente heeft in samenwerking met politiezone Neteland een eenvormig meldingsformulier uitgewerkt om zo een betere communicatie tot stand te brengen tussen organisatie, bestuur, en politie. Het aanvraagformulier moet uiterlijk 30 dagen voor het evenement ingediend worden op een van de onderstaande stadsdiensten: Jeugddienst Stadspark z/n 2200 Herentals 014-21 21 86 [email protected] www.jeugddienstherentals.be Dienst cultuurbeleid Grote Markt 35 2200 Herentals 014-28 51 30 [email protected] www.herentals.be Sportdienst sporthal De Vossenberg Markgravenstraat 93 2200 Herentals 014-28 52 50 [email protected] www.herentals.be Je kunt een voorbeeld van het meldingsformulier vinden achteraan in de bijlagen., Daarnaast kan je een blanco exemplaar downloaden op www.jeugddienstherentals.be of www.jeugdraadherentals.be .


17

2.4. Aanvraag uitleenmateriaal

2.4.1. Stedelijke uitleendienst Herentalse verenigingen kunnen voor evenementen materiaal ontlenen bij de uitleendienst van het stadsbestuur. Neem contact op met: Dienst toerisme en feesten Grote Markt 35 2200 Herentals 014-21 90 88 [email protected] Een volledige lijst van het beschikbare materiaal kan je terugvinden in de bijlagen.

Herbruikbare bekers De gemeente beschikt over een voorraad herbruikbare bekers. Het onderhoud van de wisselbekers gebeurt door de Kringwinkel Zuiderkempen (vroeger Kat & Co). De bekers moeten vier weken van tevoren worden aangevraagd op het volgende adres:

Kringwinkel Zuiderkempen Lierseweg 136 2200 Herentals 015- 23 73 93 Bij afhalen betaal je een waarborg van 2 euro per 10 bekers. Het gebruik van de bekers is gratis op voorwaarde dat ze in oorspronkelijke staat worden terug gebracht. Zeker nu het Diftar-systeem van kracht is, is het gebruik van herbruikbare bekers in plaats van wegwerpbekers het overwegen waard. Je kunt deze bekers op verschillende manieren gebruiken: • Intensieve verzameling verzameling: zameling: Je stelt een deel van je vrijwilligers aan om de bekers op te halen in de zaal en terug naar de toog te brengen. •

Statiegeldsysteem: Statiegeldsysteem: Bij het binnenkomen van het evenement laat je iedereen een waarborg betalen voor hun beker. Telkens als er een drankje wordt besteld, moet er een lege beker worden afgegeven. Bij het verlaten van de fuif of het evenement kan je dan de beker weer omwisselen in geld.


18

•

Wil je geen apart verzamelpunt maken voor de wisselbekers, dan kan je aan de ingang bekerbons verkopen. Die kunnen dan afgegeven worden aan de toog samen met een drankbon. Bij het verlaten van de zaal kan je dan de beker omwisselen in een bekerbon aan de toog en de bon omwisselen in geld aan de kassa.

Tips: •

Als je een waarborg vraagt voor de beker, zorg er dan voor dat de waarde ervan minstens overeenstemt met de waarborg die jij per beker betaalt aan de Kringwinkel. Zo lijd je bij verlies of beschadiging van bekers geen verlies.

•

Zorg voor voldoende wisselgeld zodat je je klanten kunt terugbetalen als ze hun beker inleveren.

Evenementencontainers Verenigingen en organisaties kunnen voor het organiseren van evenementen Diftar-containers aanvragen. Deze containers worden dan tijdelijk op een afgesproken locatie geplaatst. Tijdens de duur van het evenement kunnen de containers gebruikt worden voor het verwijderen van restafval en GFT. De organisator van het evenement spreekt de ledigingdatums van de containers af. Na het evenement worden de containers terug opgehaald. Tenslotte ontvangt de organisator een factuur met daarop de verrekening van de kosten, met name plaatsingskosten en ledigingkosten. Overzicht plaatsingstarieven voor evenementcontainers per containertype en fractie containertype restafval GFT 120 liter container 10,00 euro 10,00 euro 240 liter container 10,00 euro Nvt 1100 liter container 25,00 euro 25,00 euro Voor het transport en de verwerking van het aangeboden afval is naast het plaatsingstarief, een bedrag per kilogram gewogen gewicht verschuldigd. Het bedrag is vastgesteld op: 0,317 euro per kilogram aangeboden restafval; 0,221 euro per kilogram aangeboden GFT. Je kunt een of meerdere evenementencontainers ontlenen gedurende minstens één dag en maximaal één maand. Hoe evenementcontainers aanvragen? Je vult het formulier “aanvraag evenementcontainers” van de stad Herentals in en bezorgt het aan de milieudienst of de stadsdienst die je ondersteuning geeft bij het evenement. Het formulier vind je in de bijlagen of op www.herentals.be. Om alles goed te kunnen organiseren, moet het formulier minstens tien dagen voor de aanvang van het evenement bij de stadsdiensten zijn ingediend. Fuif- & evenementengids Herentals

19

Elektriciteitsaansluiting Voor bijna elke evenement is er elektriciteit nodig. In een zaal is het evident dat er elektriciteit aanwezig is. Voor openlucht- en tentevenementen moet je een tijdelijke aansluiting aanvragen of een stroomgenerator gebruiken. De stad Herentals beheert een aantal elektriciteitskasten. Deze staan: • op de Grote Markt • op de Augustijnenlaan • op de Belgiëlaan ter hoogte van het stadspark • op het multifunctioneel terrein op de Herenthoutseweg • op het Netepark • in Noorderwijk: oud gemeentehuis • in Morkhoven: dorpsplein Als je gebruik wil maken van deze kasten, dan moet je een aanvraag doen bij de dienst toerisme en feesten van het stadsbestuur (contactgegevens zie pagina 19). Wil je gebruik maken van een andere elektriciteitskast, dan moet je je vraag richten aan de distributienetbeheerders van de regio. Voor Herentals is dit Eandis (078-35 35 34). Deze procedure is echter zeer omslachtig. De jeugddienst adviseert je om het gebruik van een stroomgenerator te overwegen. Als er geen elektriciteitscabine in de buurt is, moet je een beroep doen op een stroomgenerator. Misschien ken je wel een aannemer die bereid is zijn stroomgenerator uit te lenen. Anders zal je een beroep moeten doen op een commerciële verhuurfirma. Die vind je in de Gouden Gids onder de rubriek “verhuring materiaal”.

2.4.2. Provinciale uitleendienst Erkende organisaties en verenigingen kunnen eveneens materiaal ontlenen bij de uitleendienst van de provincie. Provinciaal Vormingscentrum Malle Smekenstraat 61 2390 Malle tel.: 03-312 80 00 fax: 03-312 80 80 [email protected] http://www.provant.be/leren/vormingscentra/provinciaal_vormings/uitleendienst/


20

2.5. Subsidies

Bij de stedelijke jeugddienst kan je terecht voor subsidies voor je evenement. We schetsen even kort welke subsidies je allemaal kunt aanvragen. De volledige reglementen kan je terugvinden in de bijlagen.

2.5.1. Projectsubsidie Doel? Doel? twaalf- tot zestienjarige jongeren laten participeren aan en genieten van vernieuwende en uitzonderlijke jeugdwerkinitiatieven om zo hun persoonlijke, sociale en creatieve groei te stimuleren.

Voor wie wie?? • • •

Erkend jeugdwerk Lokale verenigingen, leerlingenraden, occasionele groepen of individuele burgers die een project willen organiseren. De aanvrager moet minimaal 18 jaar zijn en organisator zijn van het project.

Wat? Wat? Een project moet: • gericht zijn op twaalf- tot zestienjarigen en niet beperkt tot de leden van de eigen groep • een vernieuwend, uitzonderlijk of experimenteel karakter hebben en dus de gewone werking van de organisatie overstijgen. • een op zichzelf staande activiteit zijn, al dan niet verspreid over verschillende data. (zoals workshops en crea-ateliers) • plaatsvinden in Herentals.

Hoeveel? Hoeveel? • • •

Berekend op basis van een financieel tekort. Maximaal 350 euro. Enkel vaste kosten waar geen inkomsten aan verbonden zijn.

2.5.2. Subsidie culturele evenementen Doel ? Kinderen en jongeren laten participeren aan en genieten van het kunstgebeuren en cultuuraanbod om zo cultuurbeleving van kinderen en jongeren te stimuleren.

Voor wie ? • • •

Erkend jeugdwerk. Lokale verenigingen, occasionele groepen, en individuele burgers die een cultureel evenement willen organiseren. Aanvrager is minimaal 18 jaar en organisator van het evenement.


21

Wat? Wat? Een cultuurevenement moet: • gericht zijn op en openstaan voor alle geïnteresseerde kinderen en jongeren tussen 3 en 25 jaar. • de gewone werking overstijgen. • een van volgende kunstvormen aan bod laten komen: woordkunst, kleinkunst, cabaret, instrumentale of vocale kunst, theater, dans, poppenspel, beeldende kunst, fotografie, video, nieuwe media. • plaatsvinden in Herentals.

Hoeveel? Hoeveel? • • •

Het bedrag wordt berekend op basis van een financieel tekort, maximaal 350 euro per evenement. Enkel de kosten die bijdragen tot het culturele karakter komen in aanmerking voor subsidiëring. Fuiven, eetfestijnen en soortgelijke winstgevende activiteiten zijn dus niet subsidieerbaar.


22

2.6. Muziek

2.6.1 Een artiest zoeken • • • •

Voor het zoeken van een dj of een groep kan je terecht op allerlei adressen. Vele artiesten werken met een boekingskantoor. In bijlage vind je een lijst met boekingskantoren waar je heel wat artiesten kunt terugvinden. Via Myspace proberen veel dj’s en groepen zich bekend te maken. Als je er een kijkje gaat nemen, vind je vast wel iets!

2.6.2 Wat neem je op in het contract met de dj / groep • • • • • • • •

Naam en telefoon van manager of contactpersoon Technische fiche (als de organisator voor de installatie moet zorgen) Prijs De vermelding dat de organisator auteursrechten (SABAM) betaalt Vervoerskosten Hoe en wanneer de betaling gebeurt Speelduur Catering (extra drank, maaltijden, …)

2.6.3. Geluidshinder Wat zegt de wet? Op het grondgebied van Herentals en alle gemeentes van zone Neteland is het gebruik van een geluidsbegrenzer verplicht. Elke geluidsinstallatie op een evenement moet voorzien zijn van een geluidsbegrenzer, die afgesteld wordt op 90 decibel. De organisator kan zelf een geluidsbegrenzer plaatsen (waarvoor dan een attest moet kunnen worden voorgelegd) of kan de geluidsbegrenzer ontlenen bij het gemeentebestuur. Voor reservering van de geluidsbegrenzer kan je terecht op de stedelijke uitleendienst. (zie 2.4.1. stedelijke uitleendienst) In verband met elektronisch versterkte muziek zijn er twee belangrijke wetgevingen waar je als organisator rekening mee moet houden: • bepalingen in het politiereglement voor Gemeentelijk Administratieve Sancties • bepalingen uit het koninklijk besluit van 24 februari 1977 over de vaststelling van geluidsnormen voor muziek in openbare en private inrichtingen


23

Bepalingen in het politiereglement voor Gemeentelijk Administratieve Sancties (GAS) “Zich schuldig maken aan nachtgerucht of nachtrumoer, waardoor de rust van de inwoners tussen 22 en 7 uur ’s morgens verstoord kan worden”, kan bestraft worden met straffen bepaald in het strafwetboek, of met een administratieve geldboete van maximaal 250 euro.

Bepalingen in het Koninklijk Besluit van 24 februari 1977 Deze wetgeving is allicht het best bekend: in een zaal mag het geluidsniveau maximaal 90 decibel bedragen! (artikel 2) Dit geluidsniveau wordt gemeten op gelijk welke plaats waar zich in normale omstandigheden personen kunnen bevinden. Praktisch betekent dit dat politieambtenaren een geluidsmeting (met een sonometer) kunnen uitvoeren in de zaal / tent op elke plaats waar zich bezoekers kunnen bevinden. Wanneer boxen zo opgesteld staan dat er zich in de directe nabijheid bezoekers kunnen bevinden, kan de politieambtenaar op deze plaats een meting uitvoeren. Het maximaal geproduceerde geluidsniveau mag 90 decibel (dB) niet overschrijden. Daarnaast gaat deze wet over de geluidsnormen ter bescherming van de buurtbewoners. (artikel 3) De openbare en particuliere inrichtingen waar muziek geproduceerd wordt, moeten zo ingericht zijn dat het geluidsniveau in de buurt: • niet hoger is dan 5 decibel boven het achtergrondgeluidsniveau, indien dit lager is dan 30 decibel; • niet hoger is dan 35 decibel, indien het achtergrondgeluidsniveau ligt tussen 30 en 35 decibel; • niet hoger is dan het achtergrondgeluidsniveau, indien dit hoger is dan 35 decibel. Dit geluidsniveau wordt gemeten binnen in het gebouw, met gesloten vensters en deuren.

Voorbeeld Persoon X telefoneert naar de politie omdat hij last heeft van lawaai lawaai (muziek) afkomstig van een tentfuif. Persoon X wil klacht neerleggen. De politie gaat dan ter plaatse en doet een meting in de woning (gesloten deuren en vensters) van persoon X, waarbij een geluidsniveau geluidsniveau gemeten wordt van 40 decibel. decibel. Vervolgens zal de politie het achtergrondgeluidsniveau meten nadat de muziek in de tent vijf minuten lang is stil gelegd. De politie meet een achtergrondgeluidsniveau van 32 decibel decibel. ecibel.

We verwijzen nu naar artikel 3: het achtergrondgeluidsniveau van 32 decibel ligt tussen de 30 en 35 decibel. Het geluidsniveau in de buurt mag dus niet hoger zijn dan 35 decibel. De organisator of dj is dus in overtreding van artikel 3 van het koninklijk besluit van 1977.


24

hett Ben ik als organisator in orde met de bovenvermelde wetgeving wanneer he geluidsniveau in de zaal / tent minder is dan 90 decibel decibel?

Nee! Je bent niet in overtreding van artikel 2 van de wetgeving (maximaal 90 decibel), maar: • op basis van metingen van het achtergrondgeluidsniveau (artikel 3) kan een overtreding vastgesteld worden, zelfs als in het lokaal het niveau minder dan 90 decibel bedraagt. • zelfs als je niet in overtreding bent van artikel 2 (maximaal 90 decibel) en artikel 3 kan een politieambtenaar toch proces-verbaal opstellen wanneer hij oordeelt dat de nachtrust van de omwonenden verstoord werd (strafwetboek – zie boven). Wie kan overtredingen vaststellen?

Iedere politieambtenaar kan deze overtredingen vaststellen. Ten laste van wie kan procesproces-verbaal opgesteld worden?

Ten laste van: • de persoon die verantwoordelijk is voor de organisatie of de toestellen; ingeval het een organiserende vereniging betreft, is het de verantwoordelijke persoon die op dat moment aanwezig is. • de persoon die de toestellen bedient (dj, geluidstechnicus, … ) • de persoon die zich verzet tegen de controle.

Enkele tips: •

Voorafgaand contact met buurtbewoners Als je de moeite neemt om vooraf met de buurtbewoners te praten, zul je waarschijnlijk minder klachten krijgen. Ook een briefje of vrijkaart in de brievenbus kan wonderen doen.

•

Overleg met de dj / groep De dj en de organisatie moeten voor het evenement afspraken maken om de muziek binnen de wettelijke bepalingen te houden. Ook tijdens het evenement moet er voldoende communicatie zijn tussen DJ en organisatie om de overlast te beperken.

•

Verdeling van de luidsprekers De opstelling van de luidsprekers moet zo zijn dat de bezoekers rechtstreeks geluid ervaren en geen reflecterende geluidssignalen. Een goede ruimtelijke verdeling kan verkregen worden door meer boxen te plaatsen. Als elke bezoeker zich dichter bij een box bevindt, is er minder vermogen nodig en krijg je dus ook een lager geluidsniveau in de zaal en omgeving van de fuif of evenement. Het gebruik van een trillingsvrij ophangingsysteem is aan te raden.

•

Wegsnijden van lage frequenties Het blijkt dat lange geluidsgolven, veroorzaakt door lage geluidsfrequenties (bastonen), voor de meeste overlast zorgen. Daarom moeten de lage frequenties zoveel mogelijk weggenomen worden. Vraag aan de dj om naar het einde toe minder bastonen te spelen en het volume geleidelijk te verminderen.


25

2.7. Sluitingsuur

Op het grondgebied van Herentals is het sluitingsuur vastgelegd op 3 uur ‘s nachts. Op officiële kermisdagen kan je een aanpassing van het sluitingsuur aanvragen bij de burgemeester. Op oudejaarsnacht ben je niet verplicht een aparte aanvraag te doen voor een verlenging van het sluitingsuur. Het sluitingsuur wordt dan automatisch opgeheven, behalve voor openluchtevenementen. Wanneer het evenement in de nabijheid van een stiltebehoevende instelling plaatsvindt, zoals een rusthuis, kan de burgemeester het sluitingsuur vroeger laten ingaan. De controle op het naleven van het sluitingsuur gebeurt door de lokale politie, die, als zij een overtreding vaststelt, een proces-verbaal kan opmaken ten laste van de eindverantwoordelijke op de plaats van het gebeuren. De overtreder kan dan een administratieve boete krijgen die kan oplopen tot 250 euro. De lokale politie kan, na vaststelling van een overtreding, alle aanwezige klanten uit de tent / zaal laten verwijderen. Als organisator ben je verplicht een bord met vermelding van het sluitingsuur op een goed zichtbare plaats op te hangen, in de onmiddellijke nabijheid van de hoofdingang. Eindverantwoordelijke, dj en medewerkers kunnen het beste vooraf de nodige afspraken maken om het evenement op dit sluitingsuur te laten eindigen.

Enkele tips om de afbouw van het evenement vlot te laten verlopen: • • • • • •

Bepaal vooraf met je medewerkers het moment waarop je stopt met de verkoop van dranken. Laat dit door de dj tijdig aan de aanwezigen meedelen. Kies bij het naderen van het sluitingsuur voor andere muziek en laat het geluidsvolume stelselmatig dalen. Stop tijdig met de verkoop van drankbonnetjes, spreek dat af met de mensen die de bonnen verkopen. Zorg ervoor dat om 3 uur alle verlichting wordt ingeschakeld, aanwezige klanten zullen dan sneller geneigd zijn de zaal / tent te verlaten. Begin iets na 3 uur met het opruimen van de zaal / tent. Zorg er voor dat eettentjes stoppen met hun verkoop om 3 uur, anders krijg je een opeenhoping van mensen rond deze standjes.


26

2.8. Veiligheid

2.8.1. Veiligheidsoverleg Voor de organisatie van evenementen staat veiligheid boven alles. We raden je aan een degelijk veiligheidsplan op te maken. Overleg tussen de organisatie en de verschillende veiligheidsdiensten is absoluut noodzakelijk. Houd zeker rekening met het fuifen evenementenreglement van de politiezone Neteland (Zie bijlagen). Als je twijfels hebt over de veiligheid van het evenement, of als het gaat om een groot evenement met impact op de omgeving, is het aan te raden om vooraf een veiligheidsoverleg te organiseren met de lokale openbare diensten. Hiervoor kan je terecht op de volgende adressen: Lokale politie Neteland Molenvest 23 2200 Herentals 014-24 42 00 [email protected]

Brandweer Herentals Oud-Strijderslaan 1 2200 Herentals 014-25 82 10 [email protected]

De brandweer beschikt over formulieren die na invulling door de aanvrager, een betere inschatting van de risico’s mogelijk maakt. Deze formulieren kunt u terug vinden in de bijlagen. De lokale politie geeft ook infosessies over de veiligheid op evenementen. Meer informatie krijg je bij lokale politie Neteland.

2.8.2. Draaiboek Het beheren van de veiligheid bij een grootschalig evenement brengt veel belangrijke taken en opdrachten met zich mee. Een veiligheidsplan of draaiboek beschrijft in detail alle veiligheidsmaatregelen voor de passieve en de actieve veiligheid. Het veiligheidsplan kan het volgende bevatten: • overzicht van de infrastructuur en de inname van het terrein • de verkeersmaatregelen en signalisatie • maatregelen ter voorkoming van brand, brandbestrijding, en evacuatie • maatregelen met betrekking tot beveiliging, bewaking en toezicht • coördinatiemaatregelen • regeling en infrastructuur met betrekking tot het verblijf van toeschouwers (in het geval van kampeerterreinen) • de inzet van medewerkers van de organisator • de inzet van de brandweerdienst • de inzet van de medische hulpdienst(en) • de inzet van de politiedienst(en) • de bereikbaarheid, vervoerfaciliteiten (openbaar vervoer, fietsgebruik) • de regeling met betrekking tot ambulante handelsactiviteiten. Fuif- & evenementengids Herentals

27

• • •

het beheer van afval en sanitaire maatregelen. de bereikbaarheid van sleutelfiguren en diensten andere maatregelen die eigen zijn aan het evenement

2.8.3. Sociale controle Om de veiligheid te verhogen en vandalisme te vermijden, moet er sociale controle zijn. Enkele terreinmaatregelen kunnen daartoe bijdragen: • Denk goed na over de opstelling van de tenten. Zorg ervoor dat er geen donkere hoekjes zijn. Technische maatregelen, zoals een goede verlichting en de afbakening van het terrein met hekken, kunnen hiertoe bijdragen. • Zorg voor bewaking, zowel binnen, en bij de ingang, als in de onmiddellijke omgeving van het evenement.

2.8.4. Bewaking Wat zegt de wet? Veiligheidspersoneel wordt ingezet voor ‘toezicht op en controle van personen met het oog op het verzekeren van de veiligheid op voor publiek toegankelijke plaatsen’. • Toezicht op en controle van personen: dit betekent dat controle op goederen is uitgesloten. • Verzekeren van de veiligheid: Het gaat dus niet om controle op bijvoorbeeld verdovende middelen. • Op het voor publiek toegankelijke plaatsen: je kunt dus nooit toezicht houden op de openbare weg. De openbare weg is het exclusieve terrein van de politiediensten. Bewaking kan gebeuren door: • een bewakingsonderneming • leden van de vereniging die het evenement organiseert.

Bewaking door een erkende firma Wat zegt de wet? ‘Een bewakingsonderneming is een natuurlijke of een rechtspersoon die een activiteit uitoefent bestaande uit de tijdelijke of blijvende levering van diensten aan derden, in dit geval toezicht op en controle van personen.’ Een bewakingsdienst moet erkend (een vergunning hebben) zijn om deze diensten te mogen leveren. Twijfel je of een bewakingsdienst over de nodige vergunningen beschikt, neem dan contact op met de lokale politie. Wanneer je als organisator een beroep doet op een dergelijke onderneming, dan moet je de gegevens van de ingehuurde erkende firma invullen op het meldingsformulier dat je moet indienen bij de gemeente.


28

Personen die lid zijn van de vereniging die de fuif organiseert Wat zegt de wet? Wanneer je werkt met eigen mensen, val je in de wetgeving onder de rubriek ‘interne bewakingsdienst’. ‘Een interne bewakingsdienst is elke dienst die door een natuurlijke of een rechtspersoon ten eigen behoeve en op voor het publiek toegankelijke plaatsen georganiseerd wordt in de vorm van toezicht op en controle van personen’. Het grote verschil met een bewakingsonderneming is dat deze personen geen vergunning hoeven te hebben, maar gebonden zijn aan een aantal voorwaarden: • De vrijwilligers kunnen deze taak slechts occasioneel uitvoeren: maximaal vier keer per jaar. • De vrijwilligers zijn onbezoldigd; dit betalingsverbod wordt vrij strikt geïnterpreteerd. Er wordt geen enkele vorm van betaling geduld, niet in de vorm van fooien; niet in de vorm van natura. • Het vrijwilligersteam is samengesteld uit eigen leden van de organiserende vereniging. Daarnaast wordt toegestaan dat personen die een aanwijsbare band hebben met de vereniging, ook deel uitmaken van het vrijwilligersteam. Zo kunnen ook ouders ingezet worden bij de bewaking van het evenement. • De burgemeester moet toestemming geven voor de inzet van een vrijwilligersteam. Bij de inzet van vrijwilligers moet dit vermeld worden in het meldingsformulier van evenementen van de gemeente met in bijlage een lijst met naam, adres, en geboortedatum van de vrijwilligers belast zijn met de beveiliging. De lokale politie krijgt deze gegevens van het stadsbestuur en: • controleert de gegevens en geeft ze door aan de burgemeester, die wel of niet zijn toestemming verleent. • gaat na of de personen van het vrijwilligersteam voldoen aan de wettelijke voorwaarden: o niet bepaalde veroordelingen hebben opgelopen o lid zijn van een lidstaat van de Europese Unie en er hun woonplaats hebben o bepaalde beroepen niet uitoefenen (bijvoorbeeld privé-detective) o de voorbije vijf jaar geen lid zijn geweest van een politiedienst o minstens achttien jaar zijn De leden van een vrijwilligersteam hebben niet meer bevoegdheid dan een andere burger en hebben dus geen enkele politiebevoegdheid. Een bevoegdheid die zij kunnen hebben, betreft de oppervlakkige controle van kleding en handbagage. Deze bevoegdheid is strikt onderworpen aan de volgende voorwaarden: • Deze oppervlakkige controles kunnen nooit de vorm aannemen van fouilleringen die uitgevoerd worden door de politiediensten. • De controle kan nooit systematisch zijn, maar moet gebaseerd zijn op het gedrag van de gecontroleerde persoon. Er moeten materiële aanwijzingen of omstandigheden zijn waardoor kan worden aangenomen dat de persoon in kwestie drager is van een gevaarlijk voorwerp of een wapen dat gevaar kan opleveren voor de openbare veiligheid (bv. een vlaggenstok bij een grootschalig evenement). Fuif- & evenementengids Herentals

29

• •

•

•

De controle moet gebeuren door een persoon van hetzelfde geslacht als de gecontroleerde. De controle kan enkel gebeuren bij het betreden van het evenement, controles bij het verlaten van het evenement zijn verboden. Ook controles op het evenement zelf zijn verboden. De controle gebeurt op basis van vrijwilligheid, er kan geen enkele dwang gebruikt worden. Indien een bezoeker weigert zich te onderwerpen aan de controle, kan hem/haar de toegang ontzegd worden. De controle van de bagage heeft enkel betrekking op handbagage, controle op goederen in een voertuig zijn verboden.

2.8.5. Aantreffen van gevaarlijke voorwerpen Omdat dit soms moeilijk uit te maken is, of het bezit van een voorwerp een misdrijf is of niet, kun je bij twijfel het beste contact opnemen met de lokale politie. Als het bezit van een voorwerp een misdrijf is, moet de drager van het voorwerp de toegang tot het evenement geweigerd worden. Je moet contact opnemen met de lokale politie. Als het bezit van een voorwerp geen misdrijf is en de drager het voorwerp in bewaring geeft, moet hij toegang krijgen tot het evenement. In een register moet de naam van de bezoeker, de aard van het voorwerp en het tijdstip van de afgifte worden genoteerd. Aan de persoon in kwestie overhandig je een ticket met een nummer dat overeenstemt met het nummer in het register. Wanneer de persoon het evenement verlaat, moet je hem of haar het voorwerp teruggeven. Als de bezoeker weigert een voorwerp af te geven, kan hem of haar de toegang geweigerd worden. De persoon die de controle doet, heeft nooit het recht enige vorm van geweld te gebruiken wanneer de bezoeker toch naar binnen glipt. Als je geconfronteerd wordt met deze situatie en je de persoon een gevaar acht voor de veiligheid, kun je het beste contact opnemen met de lokale politie. De controle moet steeds gebeuren in functie van de veiligheid. Aanwezigen kunnen nooit onderworpen worden aan een controle die gericht is op het vinden van verdovende middelen.


30

2.9. Brandveiligheid

2.9.1. Lokalen en zalen Lokalen en zalen in Herentals moeten voldoen aan de brandveiligheidsnormen in het politiereglement van 7 december 2004. De volledige tekst kan je opvragen bij de brandweerdienst. Hieronder enkele bepalingen uit dit politiereglement die relevant zijn voor de organisator van het evenement. Maximaal aantal aanwezige personen • Dit aantal moet door de zaaluitbater op eigen verantwoordelijkheid worden vastgesteld, binnen de volgende verhoudingen: één per vierkante meter totale oppervlakte van de inrichting. Onder de oppervlakte moet verstaan worden: de oppervlakte die binnen de muren van de voor het publiek toegankelijke lokalen (toiletten, vestiaires e.d. niet meegerekend) gemeten wordt, inclusief de oppervlakte bezet door toonbanken, tapkasten, en ander meubilair en goederen. • In dancings en lokalen waar gedanst wordt: drie per vierkante meter dansvloeroppervlakte plus één per vierkante meter totale oppervlakte na aftrek van de dansvloeroppervlakte. • Het maximale aantal toegelaten personen moet op een duidelijk zichtbaar bord aangebracht worden aan de ingang van de inrichting. • Opgelet! Het aantal uitgangen en de totale uitgangsbreedte moeten aangepast zijn aan het maximaal aantal aanwezigen. Als je bv. uitgaat van 300 personen, dan moeten er minstens twee uitgangsdeuren zijn, openend in vluchtrichting, met een totale vrije doorgangsbreedte van drie meter of meer! Bouwmaterialen en versieringen • Gemakkelijk brandbare materialen als rietmatten, stro, karton, boomschors, papier, brandbare textiel- en kunststoffen, mogen niet als versiering of bouwmateriaal voor wanden en plafonds gebruikt worden. Uitgangen en trappen • De inrichting moet een minimaal aantal uitgangen hebben: o één uitgang bij minder dan 100 aanwezigen o twee uitgangen bij 100 tot 500 aanwezigen. o drie uitgangen bij meer dan 500 aanwezigen. o de som van de breedtes van alle uitgangen, uitgedrukt in centimeter, moet gelijk of groter zijn, aan het maximale aantal toegelaten personen. • De hele breedte van de uitgang mag niet gehinderd worden en moet vrij zijn van voorwerpen en goederen. • Het is verboden verkoopstands te zetten op plaatsen die een vlotte evacuatie in gevaar kunnen brengen of vertragen. Fuif- & evenementengids Herentals

31

•

De deuren van de uitgangen en de nooduitgangen moeten in vluchtrichting opendraaien.

Verwarmingstoestellen • Verplaatsbare verwarmingstoestellen en recipiënten met vloeibare brandstof zijn verboden in de voor het publiek toegankelijke plaatsen.

2.9.2.1. Fuiven in tenten Voor evenementen in de openlucht en in tenten moet je vooraf advies vragen aan de brandweer. Uiterlijk veertien dagen voor de dag van het evenement moet je contact opnemen met: Brandweer Herentals Oud-Strijderslaan 1 2200 Herentals 014-25 82 10

[email protected] Voor grote evenementen moet je een veiligheidsplan opstellen met mogelijke noodscenario’s.

2.9.2.2. Adviezen voor tentfuiven Voor het fuiven in tenten is in Herentals nog geen politiereglement van kracht. Hieronder worden enkele richtlijnen opgesomd waar je best rekening mee houdt, wanneer je een tentevenement geeft. Inplanting en toegangswegen Rond de tent en eventuele andere tijdelijke constructies moet altijd een vrije doorgang zijn van vier meter. Binnen deze vrije doorgang mogen geen verkooppunten, voertuigen, toiletvoorzieningen, bevestigingspunten van spantouwen of andere hindernissen staan. Het evenement moet steeds bereikbaar blijven voor brandweervoertuigen via de toegangswegen die aan de volgende voorwaarden moeten voldoen: • minimale breedte: vier meter • minimale vrije hoogte: vier meter • minimale draaistraal: elf meter aan de binnenkant en vijftien meter aan de buitenkant. • draagvermogen: voertuigen met een maximale asbelasting van dertien ton moeten er kunnen rijden en stilstaan. De organisator zorgt voor voldoende parkeerplaatsen voor auto’s en fietsen.


32

Opbouw en evacuatie Het zeil en de verharde zijwanden van tijdelijke tenten moeten uit brandvrije materialen gemaakt zijn. Elke tentuitbater moet een stormbestendigheidsattest hebben. Een kopie daarvan moet je voegen bij het meldingsformulier dat je aan de stadsdiensten bezorgt. De makkelijke brandbare versieringen zijn verboden: • gemakkelijk brandbare materialen zoals rietmatten, stro, karton, boomschors, papier, brandbare textiel en kunststoffen • materialen die smelten bij lage temperatuur • versieringen die de evacuatie kunnen hinderen, zoals netten, losse doeken, e.d. De tent moet minimaal twee uitgangen hebben. Als er meer dan 500 personen in de tent zijn, moeten er minimaal 2 + n uitgangen zijn waarbij n het geheel getal is onmiddellijk groter dan de deling door 1.000 van de maximale bezetting. Nooduitgangen mogen niet verder dan 30 meter af liggen van welke plek in de tent ook. Iedere uitgang moet minstens 80 centimeter breed zijn. De totale breedte van de uitgangen in centimeter moet minstens gelijk zijn aan het maximaal aantal aanwezigen in de tent. Het maximaal aantal aanwezigen wordt berekend aan de hand van maximaal 2 personen per vierkante meter oppervlakte van de tent tussen de wanden. Iedere uitgang moet over een breedte en hoogte van minstens twee meter volledig vrij blijven. Spantouwen en hun bevestigingspunten mogen de evacuatie niet hinderen. Uitgangsdeuren moeten naar buiten toe openen. Gangen die uitkomen op een uitgang of nooduitgang, moeten altijd geheel vrijgehouden worden en moeten een snelle ontruiming mogelijk maken. Zij moeten rechtstreeks naar de uitgangen en nooduitgangen leiden en mogen andere bezette ruimten doorlopen. De tafels en stoelen moeten zo opgesteld worden dat de doorgangen naar de nooduitgangen en brandblustoestellen volledig vrij blijven. De plaats van elke uitgang en nooduitgang moet aangegeven zijn door een reglementair pictogram dat voldoet aan de bepalingen van het koninklijk besluit van 19 december 1997. De pictogrammen worden zowel door de normale belichting als door de veiligheidsverlichting verlicht.


33

Elektrische installaties De tenten mogen enkel elektrisch verlicht worden. De tent moet uitgerust zijn met een veiligheidsverlichting die voldoet aan de geldende Belgische normen. De veiligheidsverlichting moet voldoende lichtsterkte hebben om hindernissen zichtbaar te maken en om een veilige en ordelijke ontruiming te verzekeren. Deze verlichting moet onmiddellijk en automatisch in werking treden bij het uitvallen van de gewone verlichting. De veiligheidsverlichting moet minstens één uur zonder onderbreking kunnen functioneren. Alle verlichting moet op een veilige wijze worden opgehangen (voldoende afstand ten opzichte van o.a. het tentzeil, lichte wanden, eventuele versieringen, …) en stabiele ophangpunten hebben, zodat geen brand- en ander gevaar kan ontstaan. Als de openbare verlichting niet volstaat, moet je buiten de tenten zorgen voor verlichtingspunten nabij de uitgangen en nooduitgangen. De hele elektrische installatie moet voldoen aan de voorschriften van de geldende wettelijke en reglementaire teksten, evenals aan het Algemeen Reglement op de Elektrische Installaties (AREI) Verwarmingsinstallaties Je moet alle nodige veiligheidsmaatregelen nemen om oververhitting, ontploffing en brand te voorkomen. De afvoerkokers voor verbrandingsgassen moeten grondig geïsoleerd worden zodat zij geen brandgevaar opleveren. Inwendige verbrandingsmotoren, warmeluchtgeneratoren, en de brandstofvoorraad (in metalen recipiënten) moeten op een veilige plaats staan, buiten de tent en de andere tijdelijke inrichtingen, op een afstand van minstens één meter van de buitenwand. Verplaatsbare verwarmingstoestellen, flessen met vloeibaar gemaakte brandbare, brandbevorderende of giftige gassen, brandbare vloeistoffen en licht brandbare vaste stoffen, zijn verboden in de tent en andere tijdelijke inrichtingen. Het gebruik van verwarmings- of kooktoestellen gestookt met alcohol, benzine, of petroleum is verboden. Gebruik je vloeibaar gemaakte petroleumgassen, dan moeten de flessen en houders geplaatst worden op een voor de hulpdiensten gemakkelijk bereikbare, goed verluchte, veilige plaats buiten de tent. De verbinding met de toestellen bestaat uit buizen in rood koper. De verbindingen moeten gemaakt worden conform de wetgeving op de gasinstallaties. Het gebruik van verwarmingsinstallaties voor bakken, braden, en koken is slechts toegestaan in stands of tenten die daarvoor speciaal zijn uitgerust. Bij verwarmings- of kooktoestellen moeten één of meer bedrijfsklare draagbare blustoestellen opgesteld worden. Fuif- & evenementengids Herentals

34

Brandbeveiligingsmiddelen en andere voorzorgsmaatregelen De inplanting van de tent en de andere tijdelijke inrichtingen mag het gebruik van aanwezige hydranten en andere gasafsluiters niet verhinderen. De hydranten nabij toegangswegen moeten vrijgehouden worden en voor de brandweer makkelijk bereikbaar zijn. In de tent en de andere tijdelijke inrichtingen moeten draagbare snelblustoestellen met minimum 6 kg ABC-poeder ofwel andere specifieke snelblustoestellen, afhankelijk van het risico, aanwezig zijn. Er moet minstens één toestel per 150 vierkante meter voorhanden zijn, met een minimum van twee snelblustoestellen. Deze snelblustoestellen moeten op goed zichtbare en gemakkelijk bereikbare plaatsen worden aangebracht. Deze toestellen moeten door een bevoegde firma nagezien en getest worden. In de tent of in andere tijdelijke inrichtingen mogen geen ballonnetjes gevuld met een brandbaar of giftig gas aanwezig zijn. Ten minste twee afgevaardigden moeten met de veiligheid belast zijn om preventief toezicht te kunnen uitoefenen en onmiddellijk te kunnen ingrijpen in geval van brand of andere onregelmatigheid. Bij afloop van het evenement moet een afgevaardigde die belast is met de veiligheid, een rondgang doen binnen en buiten de tent en ander tijdelijke inrichtingen.


35

2.10. Verkeer

2.10.1. Wat vind je in het Protocol verkeer? De verkeersveiligheid in de omgeving van een fuif of evenement is vaak problematisch. Om verkeerschaos te voorkomen of tot een minimum te beperken raden wij de eindverantwoordelijke enkele maatregelen aan.

2.10.2. Bewegwijzering Een degelijke bewegwijzering kan veel verkeerschaos vermijden. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om het verkeer in één richting te laten aankomen. Zorg steeds dat het evenement onmiddellijk bereikbaar is voor de veiligheidsdiensten, zonder dat het gehinderd wordt door parkerende auto’s. Bij het plaatsen van de borden moet je rekening houden met de volgende regels: • Het aantal borden wordt beperkt tot twee stuks per kruispunt. De maximumafmeting bedraagt 1,2 m x 0,3 m. • De tekst op de borden mag uitsluitend betrekking hebben op het evenement, handelsreclame en alle andere publiciteit is verboden. • De borden mogen niet dezelfde kleur hebben als reglementaire bewegwijzering. • De borden mogen geplaatst worden op de eigen palen of aan bestaande bewegwijzering, maar niet aan bomen, verlichtingspalen, verkeerslichten of andere verkeerstekens. Ze worden minstens 0,75 meter van de rand van de rijweg geplaatst. • De borden mogen de weggebruikers of voetgangers niet hinderen. • De aanvrager is aansprakelijk voor alle schade die het gevolg is van het plaatsen en het bestaan van de borden. De aanvrager neemt de nodige maatregelen om de borden ook bij slechte weersomstandigheden in goede staat te behouden en de verkeersveiligheid te verzekeren. • De borden mogen pas geplaatst worden de dag voor de aanvang van het evenement en moeten uiterlijk de dag na het evenement verwijderd worden. • Voor tijdelijke bewegwijzering langs de gewestwegen is eveneens toestemming van de administratie Wegen en Verkeer nodig. • Indien de bovenvermelde voorwaarden niet worden nageleefd zullen de borden door de stadsdiensten, op kosten van de aanvrager, worden verwijderd. Het plaatsen van wegwijzers en reclameborden vraag je aan de technische dienst van stad Herentals. De technische dienst zal speelt dan de aanvraag door aan de bevoegde diensten (dienst wegen en verkeer, …). Fuif- & evenementengids Herentals

36

2.10.3. Terreinmaatregelen Zorg ervoor dat er rond de fuif of evenement voldoende parkeerplaats is. Ervaring leert dat rond 2 uur of 3 uur verschillende bussen en auto’s personen komen afhalen. Zorg voor duidelijke aanwijzingen waar bussen en auto’s moeten parkeren. Vermijd dat bussen en auto’s stilstaan op de openbare weg. Zorg dat er voor de ingang van het evenement plaats wordt vrijgehouden waar auto’s en bussen kunnen stoppen om personen af te halen. Schenk ook de nodige aandacht aan een stallingsplaats voor fietsen. Dat geeft een grote meerwaarde voor degenen die met de fiets komen.

2.10.4. Sensibilisering Met sensibilisering (bewustmaking) bedoelt men dat de eindverantwoordelijke de aanwezigen attent moet maken op eventuele verkeersproblemen. Hoe je dat als organisator aanpakt, bepaal je zelf. Je kunt bijvoorbeeld de dj af en toe laten omroepen dat verkeerd geparkeerde wagens verplaatst moeten worden, je kunt affiches ontwerpen, bepaalde teksten over verkeersveiligheid laten drukken op Tshirts van medewerkers, op toegangskaarten, … Wees als organisator samen met je medewerkers creatief en bedenk zelf een aantal mogelijkheden. Terreinmaatregelen en sensibilisering kunnen de verkeersproblematiek helpen oplossen. De nieuwe verkeerswet (2004) legt hoge boetes op. Iedereen zal daarom baat hebben met vlot georganiseerd verkeer in de buurt van fuifplaatsen.


37

2.11. Legale en illegale drugs

2.11.1. Alcohol Bij een feest hoort meestal alcohol. Een organisator moet daarom rekening houden met een aantal wettelijke voorschriften: • Je mag geen dronkenmakende dranken geven aan iemand die jonger is dan 16 jaar. • Je mag geen sterke dranken (van meer dan 22 procent) schenken aan iemand die jonger is dan 18 jaar. • Je mag geen alcohol schenken aan iemand die duidelijk dronken is. • Je mag geen uitdaging voorstellen of aanvaarden die tot dronkenschap kan leiden. Dronkenschap is enkel strafbaar in een openbare plaats. Aangezien evenementen als een openbare plaats beschouwd worden, is de wetgeving op de openbare dronkenschap van toepassing. De toestand van dronkenschap moet blijken uit de vaststellingen van een politieambtenaar, die de uiterlijke tekens van dronkenschap opneemt in een mogelijk proces-verbaal: onstabiele gang, bloeddoorlopen ogen, ontegensprekelijke alcoholgeur, wartaal, geen besef van tijd en plaats, … Politieambtenaren moeten optreden tegen personen die duidelijk dronken zijn. In dit kader kunnen personen die wanorde of een schandaal veroorzaken of een gevaar zijn voor zichzelf of anderen ter ontnuchtering opgesloten worden in een cel, voor een periode van maximaal 12 uur. Los van openbare dronkenschap kan iedere bestuurder van een voertuig onderworpen worden aan een ademtest of bloedproef.

2.11.2. Roken Wat zegt de wet? Het rookverbod in openbare plaatsen en bijkomende voorwaarden zijn vastgelegd in de volgende besluiten: • Koninklijk besluit van 13 december 2005 tot het verbieden van het roken in openbare plaatsen (aangepast in juli 2006). Dit KB vervangt het vroegere KB van 15 mei 1990 tot het verbieden van het roken in bepaalde openbare plaatsen. Dit KB schrijft een rookverbod voor in alle publieke plaatsen, met uitzondering Fuif- & evenementengids Herentals

38

•

•

voor horeca. De minister heeft de bevoegdheid om specificaties op te leggen voor de rookafzuiging of luchtverversing, voor rookkamers en voor rookverbodtekens. Ministerieel besluit (MB) van 4 juli 2006 tot vaststelling van de voorwaarden waaraan de installatie van een rookafzuiging of een verluchtingssysteem moet voldoen in openbare plaatsen. Dit MB is gebaseerd op het vroegere MB van 9 januari 1991, en specificeert de minimale capaciteit voor de luchtafzuiging of luchtverversing in drankgelegenheden en andere voorwaarden. Het minimale debiet in kubieke meter lucht per uur is 15 maal de oppervlakte in vierkante meter. Ministerieel besluit van 4 juli 2006 tot vaststelling van het rookverbodsteken voor openbare plaatsen. In dit MB wordt het model van het rookverbodsteken, de kleuren en de minimale diameter (9 centimeter) bepaald. Het KB van 2005 en de wijziging in juli 2006 bepalen een ruim rookverbod dan vroeger. Toch was er al een rookverbod in plaatsen waar kinderen of schoolgaande jeugd worden opgevangen, gehuisvest, of verzorgd sinds begin de jaren negentig. Het algemene principe is: er is een rookverbod in openbare lokalen, met uitzondering van sommige horecazaken, zoals een drankgelegenheid en een frietkraam. Restaurants en andere horeca- gelegenheden mogen een (afgesloten) rookkamer inrichten.

Rookverbod op fuiven in de praktijk Gemeentelijke zaal, verhuurde zaal, feestzaal Indien de zaal gebruikt wordt voor verschillende evenementen, dan gaat het om een polyvalente zaal. In dit type zaal geldt altijd een rookverbod, ook als er een fuif plaatsvindt. Als verantwoordelijke van een zaal moet je dan: • aan de ingang van het gebouw en de lokalen het rookverbod aangeven met de bij wet vastgelegde pictogrammen. • de asbakken wegnemen • de klanten informeren over het rookverbod, bv. door in het huurcontract te zetten dat er altijd een rookverbod geldt in de zaal Wanneer de feestzaal (of -tent) als belangrijkste en permanente activiteit het verbruik van dranken en snacks heeft, en wanneer permanent sterke drank wordt geschonken, dan kan de zaal of tent als drankgelegenheid beschouwd worden. Er mag dan een rokerszone ingericht worden. Als er in de feestzaal gegeten en gedronken wordt, gaat het eerder om een horecainrichting van het type restaurant: er geldt een rookverbod, maar er mag een rookkamer ingericht worden.


39

Fuiven in tenten De wet beschouwt een tent als een gesloten plaats, dus afgesloten door wanden en plafond. Er mag dus niet gerookt worden. Voor een rechthoekige tent geldt: • Drie of vier gesloten zijwanden en dakzeil: de tent wordt beschouwd als een lokaal. Je moet de regels van openbare lokalen volgen (te vergelijken met fuifzaal) • Tot twee gesloten zijwanden en een dakzeil: de tent is geen lokaal, maar wordt beschouwd als openlucht: roken is toegelaten. Jeugdhuizen Een jeugdhuis wordt niet als drankgelegenheid beschouwd, omdat het schenken van drank niet de belangrijkste permanente activiteit is. De nadruk ligt eerder op ontmoeting, vorming,… In jeugdhuizen geldt dus een rookverbod. Er mag ook geen rookkamer ingericht worden. Ook hier geldt dat het rookverbod voldoende moet worden aangegeven. Wanneer effectief permanent sterke drank geschonken wordt, kan dit een aanwijzing zijn dat het aanbieden van drank de belangrijkste, permanente activiteit is (jeugdcafé in plaats van jeugdhuis), en dat het eventueel om een drankgelegenheid of horecainrichting gaat, waar een rokerszone of rookkamer kan worden ingericht. De rookvrije fuif Bij een evenement met veel volk is het niet mogelijk om iedere roker op het verbod te wijzen. Het rookverbod duidelijk aangeven is een begin, maar het is meestal onvoldoende om rokers te overtuigen. Daarom zijn informatiecampagnes belangrijk. Je kunt het evenement aankondigen als een rookvrij evenement, een aantal keer laten omroepen dat rokers verzocht worden buiten een sigaretje op te steken … Richt dan een plaats in waar rokers buiten kunnen staan. Bij voorkeur leid je de rokers naar een plaats die het minste hinder voor de buurt oplevert. Inspectie en bekeuring Controle op de naleving van het rookverbod kan gebeuren door politie en controleurs of inspecteurs van het Voedselagentschap en van de dienst Inspectie Consumptiegoederen (volksgezondheid). Zij kunnen optreden tegen overtredingen met waarschuwingen, processen-verbaal of boetes. Zowel de verantwoordelijke van een openbaar lokaal als de roker kunnen beboet worden. Uiteraard is roken in een plaats waar dat niet mag een overtreding. Ook het niet nemen van de nodige maatregelen om het rookverbod te doen naleven, wordt als overtreding beschouwd. Ook in plaatsen waar roken toegestaan is, kunnen er overtredingen gebeuren, bv. Als het debiet van een rookafzuigsysteem niet groot genoeg is. De boetes gaan van 150 euro tot 1500 euro.


40

2.11.3.Illegale drugs Zowel softdrugs als harddrugs zijn verboden op en in de onmiddellijke nabijheid van een evenement. Voor een organisator is het zeer moeilijk om drugsbezit te controleren. Sommige drugs (bijvoorbeeld cannabis) zijn in de jongerencultuur zo algemeen sociaal aanvaard dat de gebruiker vaak niet beseft dat hij illegale dingen doet. Veel jongeren denken dat marihuanagebruik toegestaan is. Niets is echter minder waar. Als er bij een controle door politie drugs worden aangetroffen, kun je als organisator in de problemen komen. Iemand die drugs gebruikt, pleegt een inbreuk. Als het gebruik in groep gebeurt, vormt dit een verzwarende omstandigheid. Een lokaal ter beschikking stellen voor druggebruik is dan nog eens een verzwarende omstandigheid. Een organisator die duidelijk merkt dat er op zijn evenement illegale drugs worden gebruikt, moet dit melden aan de lokale politie. Als druggebruik niet wordt gemeld, ziet men dat als ‘oogluikend toestaan’ en de organisator stelt dan zogezegd een lokaal ter beschikking. Bij stiekem gebruik (bijvoorbeeld op de toiletten), ligt de schuld volledig bij de gebruiker omdat je dit als organisator niet kunt controleren. Als je op je evenement een sterke boodschap uitstraalt dat druggebruik niet getolereerd wordt, kan je al heel wat onheil voorkomen. Vraag bij de een of andere dienst (doe navraag bij de gemeentelijke jeugddienst of het JAC) of je gratis een aantal affiches kunt krijgen. Hang ze op een zichtbare plaats in de ruimte van het evenement.


41

2.12. Verzekeringen

2.12.1. De verplichte verzekering objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing Omdat bij brand en ontploffing de aansprakelijkheid soms moeilijk vast te stellen is, en om de slachtoffers van een brand of ontploffing bijstand te bieden en een vergoeding te garanderen, heeft de wetgever een objectieve aansprakelijkheid (aansprakelijkheid van iemand zonder dat hem een fout kan worden verweten) in het leven geroepen voor diegene die een voor het publiek toegankelijke plaats uitbaat (wet van 30 juli 1979). Volgens het KB van 28/02/91 (BS 13/04/91) moet elk café groter dan 50 m², elke polyvalente zaal,... over zo'n verzekering beschikken. Het dekt de slachtoffers binnen of buiten de inrichting tegen gevolge van brand of ontploffing zelfs als de uitbater of de huurder geen fout kan worden aangewreven. Het slachtoffer van een brand of ontploffing zal dus niet langer het vaak bijzonder moeilijke bewijs moeten leveren van het bestaan van een fout, de schade en het oorzakelijk verband tussen de fout en de schade. Het bewijs dat de schade het gevolg is van de brand of ontploffing volstaat om de uitbater aansprakelijk te stellen. De verplichte verzekering werd in het leven geroepen ten gunste van alle slachtoffers van brand of ontploffing. Zowel de lichamelijke als de materiële schade is gedekt door de verzekering. De morele schade valt echter niet onder het begrip ‘lichamelijke schade’ en komt bijgevolg niet in aanmerking voor vergoeding. In de wetgeving is een lijst van inrichtingen opgenomen die verplicht zijn de verzekering af te sluiten.

Als organisator val je onder de rubriek ‘dancings, discotheken en alle openbare gelegenheden alwaar gedanst wordt’, wat betekent dat je verplicht bent de verzekering af te sluiten als het evenement plaatsvindt in een tijdelijke inrichting zoals een tent. Als het evenement plaatsvindt in een permanente inrichting zoals een zaal, moet de uitbater een polis voor objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing kunnen voorleggen. Een kopie van de polis of een attest dat je ontvangt van de verzekeringsmaatschappij moet je voegen bij het aanvraagformulier, dat je indient bij het gemeentebestuur. De organisatie van fuiven houdt risico’s in, het is daarom van belang voor jezelf uit te maken welke andere polissen je afsluit.


42

2.12.2. Andere verzekeringen Enkele verzekeringen worden hier kort toegelicht. Ze zijn niet verplicht bij het organiseren van een evenement, maar wel aan te raden.

Burgerlijke aansprakelijkheid: de BA-polis Voorbeeld Je huurt een geluidsinstallatie. Door een ongeluk tijdens de opbouw valt een deel van de installatie op de grond met als gevolg een aanzienlijke schade. Als huurder ben je verplicht het gehuurde goed in de oorspronkelijke staat terug te brengen. De verhuurder kan dus een vergoeding eisen voor de schade aan de installatie. Hoewel het niet verplicht is, is het voor een organisator aangewezen minstens een verzekering af te sluiten die de burgerrechtelijke aansprakelijkheid dekt voor schade die naar aanleiding van het evenement veroorzaakt zou kunnen worden aan personen of goederen, de zogenaamde BA-verzekering. Wanneer er lichamelijke schade veroorzaakt wordt, kunnen de kosten immers hoog oplopen (vooral wanneer er sprake is van blijvende arbeidsongeschiktheid). Wiens aansprakelijkheid is verzekerd bij het afsluiten van een dergelijke polis? • De organisator en de bestuursleden van wie het initiatief tot het organiseren van een evenement uitgaat. • De aangestelden: personen die onder het gezag van de eindverantwoordelijke opdrachten verrichten (er moet een zekere band van ondergeschiktheid te zijn). Voor een aantal activiteiten wordt ook dikwijls een beroep gedaan op vrijwilligers. Die worden vaak niet als aangestelden beschouwd en hun aansprakelijkheid is bijgevolg niet mee gedekt in de verzekering. Beslissend criterium is het al of niet bestaan van een band van ondergeschiktheid. Daarom zal nagegaan worden of de organisatie gezag en toezicht uitoefent op de vrijwilligers. Vele verenigingen denken dat hun vrijwilligers tijdens het evenement verzekerd zijn door de verzekering van hun koepel. Deze verzekering dekt enkel de normale werking. Bij activiteiten die buiten de gewone werking plaatsvinden, moet je een bijkomende verzekering afsluiten. Vele koepels bieden dit soort verzekering aan. Meer info hierover vind je bij de koepel van je organisatie. In de algemene voorwaarden van de BA-polis worden een aantal zaken opgesomd die niet verzekerd zijn. Dat zijn ondermeer de opzettelijk veroorzaakte schade of de schade die veroorzaakt werd als gevolg van een van de zware fouten die in de polis vermeld werden.


43

Polis lichamelijke ongevallen (LO-polis) De schade die je zelf lijdt, is nooit gedekt door de BA-polis. Wie door de fout van een ander lichamelijke schade lijdt, kan van de aansprakelijke tegenpartij of desgevallend van diens BA-verzekeraar een schadevergoeding eisen. Wie echter het slachtoffer wordt van een ongeval waarvoor niemand aansprakelijk gesteld kan worden, moet grotendeels zelf de kosten dragen (de mutualiteit zal in eerste instantie een bedrag uitkeren). Om dat te voorkomen biedt de LO-polis voldoende waarborgen. De organisatie kan deze verzekering in eerste instantie afsluiten voor haar eigen leden. Maar de waarborg kan uitgebreid worden tot alle andere personen (vrijwilligers) die helpen met de organisatie van het evenement.

Rechtsbijstandverzekering Als organisator van een evenement kan het gebeuren dat je op de een of andere manier betrokken raakt in een gerechtelijke procedure. Gezien de hoge kosten die een dergelijke procedure met zich mee kan brengen is een rechtsbijstandsverzekering ten zeerste aanbevolen. De rechtsbijstandverzekering neemt de gerechtskosten en de kosten en het ereloon van de advocaat ten laste.


44

2.13. Vergunningen

2.13.1. SABAM Wat? SABAM: Société d’Auteurs Belge – Belgische Auteursmaatschappij = Belgische vereniging voor auteurs, componisten en uitgevers. De bescherming van de auteur kwam tot stand na de wet van 22 maart 1886. De wet heeft betrekking op muzikale, letterkundige en artistieke werken. Om een daadwerkelijke controle op het gebruik en de exploitatie van auteurswerken mogelijk te maken, hebben auteurs zich over de hele wereld verenigd in auteursverenigingen. In naam van de auteurs geeft de vereniging toestemming tot openbaar gebruik van de werken uit haar lijst. Het openbaar gebruik kan bestaan uit een uitzending, een muzikale uitvoering, een opvoering van een toneelstuk, een reproductie op papier, op plaat, …

Verplichting van de organisator Elke fuif gaat gepaard met muziek, en voor een optreden van een orkestje of discobar moeten meestal auteursrechten betaald worden. De te betalen auteursrechten zijn afhankelijk van de zaal- of lokaaloppervlakte en de gevraagde toegangsprijzen. Ook al is de toegang gratis, toch moet je auteursrechten betalen. Je aanvraag moet minstens tien dagen van tevoren bij het SABAM-kantoor ingediend worden. Heb je geen voorafgaandelijke toestemming, dan worden de tarieven verhoogd met 30 procent. Je kunt vooraf een berekening maken van de te betalen auteursrechten via de volgende site: www.vfj.be. Wie twijfelt aan het aangerekende bedrag kan zich altijd wenden tot de dienst inspectie op de maatschappelijke zetel van SABAM, Aarlenstraat 75-77, 1040 Brussel, tel. 02-286 82 11.

Inningskantoren SABAM Veemarkt 74, Mechelen, tel. (015)21 65 18, [email protected] Frankrijklei 652, Antwerpen, tel. (03)226 71 60, [email protected] Fuif- & evenementengids Herentals

45

2.13.2. Billijke vergoeding Wat? Het is de vergoeding die betaald moet worden voor het publieke gebruik van het muziekrepertoire van de uitvoerende artiesten en muziekproducenten. De uitvoerende artiesten en producenten kunnen niet verhinderen dat je hun repertoire gebruikt in het openbaar. In ruil daarvoor heeft de wetgever aan deze uitvoerende artiesten en muziekproducenten een automatisch recht op vergoeding toegekend: de gebruikers zijn verplicht deze vergoeding te betalen. Deze vergoeding is billijk omdat zij niet opgelegd is, maar het resultaat is van lange onderhandelingen met de gebruikers. De billijke vergoeding staat los van de prijs die bij aankoop van de cd betaald wordt. Bij aankoop van een cd betaal je voor het gebruik in privé-kring. Als je de cd in het openbaar gebruikt,ben je een extra vergoeding verschuldigd. Deze extra vergoeding moet pas later voldaan worden omdat het onmogelijk is om reeds bij de aankoop in te schatten in welke mate de cd gebruikt zal worden in het publiek. Bij aankoop van een cd betaal je het ‘eerste’ gebruik (in besloten kring), bij gebruik in het publiek betaal je het ‘secundaire’ gebruik.

Algemeen Door de wet van 30 juni 1994 over het auteursrecht en de naburige rechten (BS 27 juli 1994) hebben de uitvoerende kunstenaars recht op een billijke vergoeding voor hun prestaties die publiek worden gebruikt en uitgezonden. Bij een fuif wordt er bijna altijd gebruik gemaakt van ‘fonogrammen’ en is de hoogste tariefschaal ‘dansactiviteiten’ van toepassing (zie: www.bvergoed.be). In vele gevallen wordt een fuif georganiseerd in een zaal waarvoor de uitbater reeds een jaarlijks forfait betaald heeft. De uitbater kan kiezen voor een forfait ‘drank’ (alle activiteiten maar zonder dans) of een forfait ‘dans’ (dans inbegrepen). In dit laatste geval is de organisator geen billijke vergoeding meer verschuldigd. De zaaluitbater zal het bewijs moeten leveren dat de billijke vergoeding werd betaald. Heeft de uitbater echter geen jaarlijks forfait betaald, of vindt het evenement plaats in een tent of in de openlucht, dan moet de billijke vergoeding alsnog betaald worden. Ze is steeds afhankelijk van de oppervlakte van de zaal of van het terrein. Je aanvraag moet minstens vijf dagen vooraf opgestuurd worden en er zijn twee soorten tarieven.

Tarief zaal Vele zalen hebben reeds een jaartarief betaald voor de zaal. In dat geval hoef je geen aparte aanvraag meer in te dienen. Informeer daarom vooraf bij de zaaluitbater of je nog een aanvraag van de billijke vergoeding moet indienen. Voor de gemeentezaal ‘t Hof wordt een jaartarief betaald. Het tarief wordt bepaald op basis van oppervlakte en toegangsprijs. Het is altijd de hoogste inkomprijs die in aanmerking wordt genomen (voor alle duidelijkheid, zie de eerder verrmelde website).


46

Tarief openlucht of tent Hier worden drie tarieven gehanteerd: dans, drank en zonder drank. De oppervlakte ‘dans’ Deze oppervlakte is de ruimte die door de organisatoren wordt bestemd voor dans. De oppervlakte wordt afgeleid van feitelijke gegevens als afbakening van ruimte, plaatsing van de luidsprekers, plaatsing van de lichtinstallatie, plaatsing van de dansvloer. De oppervlakte drank Dit is de oppervlakte waar eten en drinken verstrekt wordt. • Als hiervoor een aparte afgescheiden ruimte voorzien is, wordt de oppervlakte van die ruimte genomen. • Als de dranken of maaltijden niet in een aparte ruimte worden geserveerd, wordt de volgende regel toegepast: het aantal lopende meter van de dranken eettogen maal 15 meter = het totaal aantal meter.

Het tarief ‘zonder drank’ De oppervlakte die rest na de aftrek van bovenvermelde oppervlakten. In de bijlagen kan je een aanvraagformulier terugvinden voor tijdelijke muziekactiviteiten en vertoningen van audiovisuele werken.

Voor verdere info: Nv Outsourcing partners, Postbus 181, 9000 GENT, tel. 070-66 00 16, fax 070-66 00 12 www.bvergoed.be

2.13.3. Tapvergunning Algemeen Op 15 december 2005 werd de wet op de administratieve vereenvoudiging goedgekeurd. Voor gemeenten en organisatoren van fuiven en evenementen zijn de wijzigingen over de slijterijen van gegiste dranken (ook wel de tapvergunning genoemd) en wijzigingen over de vergunning voor het verstrekken van sterke drank van belang. De zogenaamde tapvergunning Douane&Accijnzen.

hoef

je

niet

meer

aan

te

vragen

bij

Voor gelegenheidsslijterijen zoals fuiven staan er geen expliciete voorwaarden in de wet. Het stadsbestuur kan zelf vaststellen in hoeverre het de voorwaarden zal nagaan van een organisator van een gelegenheidsslijterij.


47

Wat staat er in ons fuifreglement? In Herentals en in de gemeentes van politiezone Neteland moet je toestemming vragen aan het college van burgemeester en schepenen om sterkedrank te verkopen. Je vermeldt dit op het meldingsformulier voor fuiven en evenementen. Indien je geestrijke dranken (meer dan 21procent alcoholgehalte) wil verkopen, moet je zorgen voor een apart verkooppunt, dat duidelijk onderscheiden is van de andere drankverkooppunten. Dit aparte verkooppunt moet voorzien zijn van een duidelijk voor het publiek zichtbaar bord met de vermelding: Verkoop geestrijke dranken Verkoop verboden aan personen jonger dan 18 jaar. Dit bord moet minstens 80 bij 80 centimeter groot zijn. Personen die de geestrijke dranken verkopen, houden zich enkel bezig met die verkoop en dus niet met andere dingen zoals de verkoop van andere drank. De organisatie moet voor aanvang van het evenement een verantwoordelijke voor de verkoop van dranken aanstellen. Deze verantwoordelijke moet gedurende het evenement aanwezig zijn in het verkooppunt. Het is ten strengste verboden om geestrijke dranken gratis te overhandigen.

Enkele opmerkingen • • •

Het is verboden alcoholhoudende dranken te schenken aan - 16 jarigen. Het is verboden alcoholische dranken te schenken aan personen die kennelijk dronken zijn, of iemand te doen drinken tot hij of zij dronken wordt. Het schenken van alcoholische dranken (sterke dranken) is verboden aan -18 jarigen.

2.13.4. Voedingswaren De zaaluitbater moet ‘een vergunning tot het fabriceren en / of het in de handel brengen van voedingsmiddelen’ hebben. Dit geldt eveneens voor hotdogkraamuitbaters, frituuruitbaters, … Vraag dit altijd na! Als je een jaarlijks feest organiseert, hoef je die vergunning niet voor te kunnen leggen. In alle andere gevallen wel. Je vraagt de vergunning aan bij de eetwareninspectie provincie Antwerpen (Italiëlei 124 bus 70, 2000 Antwerpen, tel. 03-213 80 25).


48

2.13.5. Geluidswagens - luidsprekers Het gebruik van geluidswagens (bijvoorbeeld om reclame te maken voor je fuif) op de openbare weg is verboden. Uitzonderingen zijn echter mogelijk maar niet gebruikelijk. Hiervoor heb je de schriftelijke toestemming nodig van het college van burgemeester en schepenen. Je moet je dan houden aan de voorwaarden die vermeld staan in de toestemming. Vergeet ook niet een aanvraag tot toelating te richten aan SABAM (tarief 109 is hier van toepassing).


49

2.14. Sponsoring

Wil je de kosten van je evenement vooraf een beetje opvangen, dan kan je op zoek gaan naar sponsors. Stel een dossier op voor kandidaat-sponsors, en vermeld daarin: • •

hoeveel vrijkaarten hij/zij in ruil krijgt welke informatie over de sponsor je waar vermeldt: o o o

•

•

Vermeld je enkel de naam van de sponsor en/of zijn/haar logo? Vermeld je dit op de affiches (aantal vermelden), op de Tshirts, toegangskaarten? Worden er spandoeken opgehangen tijdens het evenement?

geef de sponsor voldoende achtergrondinformatie over het evenement (zoals het beoogde doelpubliek en hoeveel mensen je ongeveer verwacht) en over je organisatie en haar doelstellingen. vermeld ook hoeveel sponsors je zoekt en voor welke bedragen.

Tips: Ook mediasponsoring kan interessant zijn (krant, lokale radio, reclamebladen, …). Voor de andere sponsors betekent dit extra publiciteit. Denk eraan, de meeste firma’s krijgen massa’s aanvragen voor sponsoring. Met een originele aanvraag en een verzorgd dossier vergroot je je kansen op een positief antwoord. Met een beetje verbeelding kan je het begrip sponsoring heel breed invullen. Een vraag naar sponsoring in natura zal vaker positief beantwoord worden dan een vraag naar geld. Misschien is er wel een bank of een lokale radio die de affiches wil drukken. Voor de werking van een jeugdorganisatie kan het bovendien een stuk interessanter zijn sponsoring in natura te krijgen in plaats van geld. Creatieve geesten zullen een handelaar of een firma zeker suggesties aan de hand kunnen doen: Fruit voor het jaarlijkse bivak, rotswol om het dak te isoleren, elektriciteitskabel om de elektrische installatie te verbeteren, een gitaarversterker voor het jeugdhuis, een nieuwe cd-speler voor het jeugdhuis, verf om de lokalen een nieuw kleurtje te geven, mosselen voor de mosselavond, broodjes, sportmateriaal,…


50

2.15. Promotie

Je hebt als organisator heel wat mogelijkheden om mensen op de hoogte te brengen van je evenement. Naast een overzicht van de mogelijke promotiekanalen vind je hier ook de wettelijke bepalingen waaraan je je moet houden. Ten slotte geven we ook tips voor milieuvriendelijke promotie.

2.15.1.Affiches Vaak vergeet men heel wat info te vermelden op een affiche. Om dit te vermijden hebben we het volgende lijstje opgesteld. • Wat • Wanneer (datum en aanvangsuur) • Waar (zaal en gemeente) • Muziek (dj, groep) • Organisator • Toegangsprijzen • Sponsors • Verantwoordelijke uitgever. Dit moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Gebruik het domicilieadres en niet dat van de organisatie. Vzw’s moeten ook hun naam met maatschappelijke zetel vermelden.

Plakpalen De gemeente heeft een reglement voor het aanplakken van affiches op het grondgebied van Herentals. Het stadsbestuur stelt plakzuilen ter beschikking voor affiches van evenementen. In totaal zijn er twaalf plakzuilen in de gemeente. De locaties van deze zuilen zijn: • bibliotheek, Gildelaan • station, Stationsplein • hoek Fraikinstraat - Augustijnenlaan • De Vossenberg, Markgravenstraat • Sint-Janswijk, Bergenstraat • Netepark, Vorselaarsebaan • Stadspark, Belgiëlaan • Helicopterplein, Augustijnenlaan • buurthuis Diependaal, Musketstraat • parochiecentrum Noorderwijk, Ring • café Berkemus, Morkhovenseweg • centrum Morkhoven, Dorpsplein


51

De affiches lever je af bij de jeugddienst, in het Stadspark. Je betaalt een kleine vergoeding om je affiches te laten opplakken. Deze vergoeding bedraagt 1 euro per begonnen A1-ruimte. Per zuil mag je niet meer dan een A1-ruimte benutten. Je betaalt dus nooit meer dan 12 euro.

Voorbeeld: Je hebt A2-affiches en wil op elke zuil in Herentals een affiche hangen. Per zuil benut je dus een halve A1,en betaal je 6 euro voor de twaalf zuilen in Herentals. Het volledige reglement kan je nalezen in de bijlagen.

Let op ! Wildplakken wordt in de gemeente Herentals streng bestraft (Gemeentelijk Administratieve Sancties van maximaal 250 euro voor volwassenen). Bovendien kan je ook opdraaien voor de verwijderingkosten. De belasting op het verwijderen van foutief aangeplakte affiches bedraagt 25 euro per begonnen A1-ruimte Aanplakken op particuliere eigendom zonder toestemming van de eigenaar is uit den boze. Elektriciteitscabines, bushokjes, afsluitingen, muren, straatmeubilair, … mag je dus niet gebruiken als plakpaal.

Zegeltaks Sinds 1 januari 2007 zijn alle affiches die kleiner zijn dan één vierkante meter vrijgesteld van aanplakkingtaks. Naast A3-affiches zijn dus ook A2-affiches en de A1affiches vrijgesteld van de aanplakkingtaks. Voor de affiches groter dan één vierkante meter blijft de aanplakkingtaks verschuldigd. Het gaat hier om de affiches formaat A0 en groter. De taks bedraagt 50 cent per vierkante meter affiche. De taks wordt dus bepaald door de grootte van de affiche. De betalingswijze van de zegeltaksen wordt gemoderniseerd. De betaling zal nu ook kunnen gebeuren via overschrijving. Organisaties met een liefdadig karakter hoeven geen zegeltaksen te betalen. Je moet dan wel vermelden: ‘vrij van zegel, art 198, 7e Wetboek der taksen’. Het liefdadige karakter van een organisatie wordt heel eng geïnterpreteerd. Enkel als je de winst aan een liefdadig doel besteedt en iedereen belangeloos meewerkt, is er een vrijstelling. Als je affiche ook gegevens bevat van een commerciële sponsor is deze ook vrij van zegelrecht zolang het hoofdobject van je affiche het aankondigen van je activiteit is.

2.15.2. Folders en flyers Op het grondgebied van Herentals is het verboden om reclamedrukwerk te verspreiden op andere plaatsen dan in brievenbussen. Folders uitdelen op de openbare weg is bij wet verboden. Op folders kun je het beste vermelden ‘verboden op de openbare weg te gooien’. Zo voorkom je dat de politie de verspreiding verbiedt onder het voorwendsel van milieuvervuiling. Daarnaast moet op elke flyer de verantwoordelijke uitgever vermeld worden.


52

Zorg dat je present bent op andere fuiven en evenementen. Dit is vaak de makkelijkste en goedkoopste manier om een doelgroep te bereiken. Als je folders uitdeelt, let er dan op dat ze niet op de openbare weg terechtkomen.

2.15.3. Borden langs de openbare weg Borden langs de openbare weg mogen enkel geplaatst worden als zij voldoen aan de wettelijke voorschriften en met toestemming van de wegbeheerder. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen gewestwegen, provinciewegen en gemeentewegen. Ook bij het plaatsen van borden op particuliere eigendom naast de openbare weg, moet eerst de toestemming van de wegbeheerder gevraagd worden. Aanvragen kan je richten aan de technische dienst van het gemeentebestuur. Zij spelen deze door aan de juiste instanties. Aanvragen voor het plaatsen van borden op gewestwegen moeten minstens twee maanden vooraf worden aangevraagd.

2.15.4. Spandoeken De Herentalse jeugdraad stelt spandoeken gratis ter beschikking die gebruikt kunnen worden voor promotie. Per spandoek betaal je een waarborg van 30 euro. Je haalt de spansdoeken zelf af en zorgt zelf voor het beplakken ervan. Achteraf bezorg je ze blanco terug aan de contactpersoon. Om de spandoeken te laten ophangen in Herentals moet je toestemming vragen aan het college van burgemeester en schepenen. Bij deze aanvraag moet de naam van het evenement en de gewenste hanglocaties vermeld worden. Na goedkeuring door het schepencollege, geef je de spandoeken af in het magazijn van de stedelijke uitvoeringsdienst. Zij zorgen ervoor dat ze opgehangen worden. De spandoeken moeten ten minste twee weken voor ze moeten worden opgehangen binnengebracht worden bij de uitvoeringsdienst. Op de volgende locaties kunnen spandoeken worden opgehangen: • Bovenrij (kant poort en kant markt) • Fraikinstraat (voor- en achteraan) • Zandstraat (kant poort en markt) • Sint-Magdalenastraat • Nederrij • multifunctioneel terrein • Noorderwijk (Ring) • Morkhoven (houthandel Luyten)

Het uitleenreglement en het ontleenformulier kan je terugvinden in de bijlagen en op

www.jeugdraadherentals.be


53

2.15.5. Andere vormen van promotie Er zijn een heleboel ander manieren om je evenement onder de aandacht te brengen: Stickers, bierviltjes, pennen, en eventueel een geluidswagen (zie vergunningen) Bij een groot evenement kan je overwegen om de regionale pers in te lichten, en denk ook aan de lokale radio’s. Zij kunnen het evenement aankondigen, en je vergroot je kansen door vrijkaarten ter beschikking te stellen. Een milieuvriendelijk en kosteloos alternatief of extraatje is het internet. • Via enkele gerichte mailtjes kan je op enkele dagen honderden jongeren bereiken. • Er bestaan tal van fuifsites waar je je fuif gratis op kunt promoten. Een lijst van de bekendste websites vind je in de bijlagen. • Grote evenementen maken vaak een eigen website aan voor de promotie van hun evenement. • Ook Myspace, Facebook, en Netlog zijn manieren om promotie te maken, vooral bij de jonge jeugd.


54

Deel 3: De dag zelf


3.1. Taakverdeling en afspraken • • • •

Vraag alle medewerkers zeker op het afgesproken uur aanwezig te zijn Spreek vooraf af hoeveel drankbonnen de vrijwillige medewerkers krijgen en verspreid ze voor de evenement begint. Maak een overzicht van wie er waar en wanneer helpt Deel aan iedereen duidelijk mee tot hoe laat: o er een toegangsprijs gevraagd wordt o er drankbonnen verkocht worden o er drank verkrijgbaar is o er muziek wordt gedraaid

3.2. Inrichting en veiligheid • • • • •

Zorg voor de inrichting van de zaal en terrein en zet alles tijdig klaar Plaats een duidelijk zichtbare drankbonnenstand. Het beste is een gesloten stand met een loket. Zorg voor een lijst met nuttige telefoonnummers (politie, brandweer, dokter met wachtdienst, drankleverancier). Zorg dat de locatie vlot bereikbaar is voor de hulpdiensten. Controleer de nooduitgangen, deze mogen niet gesloten zijn.

3.3. Financiën • • •

Ga na wie de dag zelf betaald moet worden en zorg dat het geld aanwezig is. Zorg voor voldoende wisselgeld voor de verschillende kassa’s. Zorg ervoor dat er niet te veel geld in de kassa zit. Maak regelmatig de kassa leeg en breng het geld weg naar een veilige plek. Op deze manier vermijd je dat er een grote hoeveelheid geld gestolen wordt.

3.4. Barbeheer •

• • • •

Stel een toogverantwoordelijke aan. Dit is iemand die goed overzicht kan houden, en die kan ingrijpen als er zich ergens een probleem voordoet. Deze persoon zorgt ervoor dat de vaten worden aangesloten en de koelkasten worden bijgevuld. Maak zowel voor als na het evenement een inventaris op van de drank. Je kunt dit best met twee medewerkers doen. Tel altijd de volle flessen en niet het leeggoed. Werk altijd met een doorgeeftoog. Zo kan je alles beter controleren en loopt alles geordend. Zorg voor een gesloten doos met een gleuf voor de drankbonnen. Op deze manier voorkom je misbruik. Medewerkers beloon je niet door hen de hele tijd gratis te laten drinken achter de toog. Het is beter om hen achteraf uit te nodigen voor een medewerkerfeestje.


55


56

Deel 4: Na het evenement


Het einduur van het evenement betekent jammer genoeg niet dat je taak als organisator erop zit. Na het evenement heb je dus nog een aantal verantwoordelijkheden.

4.1. Opruimen en controle • • • • • •

Je kunt het beste onmiddellijk na het evenement opruimen. Op dat moment zijn de medewerkers immers nog aanwezig. Spreek van tevoren duidelijk af wie er opruimt! Spreek vooraf goed af met de zaaluitbater wat verstaan wordt onder ‘opruimen’. Ook het buitenterrein verdient een grondige schoonmaakbeurt. Papier en bekers moeten er niet blijven liggen. Als je panelen, borden, of wegwijzers hebt geplaatst langs openbare wegen, haal ze dan op. Controleer zowel binnen als buiten of er nergens schade is. Doe samen met de zaaluitbater de inventariscontrole, zo worden discussies vermeden.

4.2. Materiaal • • • •

Denk eraan dat uitgeleend materiaal tijdig terug moet zijn. Plaats dranghekken bij elkaar zodat de gemeentediensten ze gemakkelijk kunnen opladen. Bij eventuele schade is het vaak goedkoper om zelf de herstellingen uit te voeren. Bespreek dit met de zaaluitbater. Breng ook de verzekeringsmaatschappij tijdig op de hoogte van eventuele schadegevallen.

4.3. Financiën • •

Wacht niet te lang met betalingen (SABAM, zaaluitbater, brouwer, …). De medewerkers zullen graag weten wat hun inspanningen hebben opgeleverd. Zorg voor een financieel verslag.

4.4. Evaluatie • • • •

Een evaluatie wordt vaak vergeten! Nochtans kan je leren uit de fouten en het de volgende keer beter doen. Een evaluatiemoment kan worden aangegrepen om al de medewerkers te bedanken voor hun inspanningen. Evalueer alle fasen: voorbereiding, de dag zelf en het opruimen. De checklist kan een handige leidraad vormen voor de evaluatie.


57


58

Deel 5: Bijlagen


Fuifreglement


59

FUIFREGLEMENT(GOEDGEKEURD IN GEMEENTERAAD VAN 28 JUNI 2007) Opgelet : Het is mogelijk dat tijdens de uitvoeringsperiode van het jeugdbeleidsplan dit reglement wordt gewijzigd. Je vindt de up-to-date versie op www.jeugddienstherentals.be

Hoofdstuk I - Toepassingsgebied. Artikel 1 - Openbare rust en veiligheid. Dit besluit regelt een aangelegenheid die betrekking heeft op de openbare veiligheid en de openbare rust op het grondgebied van de gemeente Herentals. Artikel 2 - Evenementen. − Dit besluit is van toepassing op alle evenementen die op het grondgebied van de gemeente Herentals worden georganiseerd. − Feesten, fuiven of festiviteiten zijn evenementen die publiek toegankelijk zijn, niet permanent georganiseerd, waar elektronisch versterkte muziek geproduceerd wordt. − Deze evenementen mogen binnen de grenzen van de gemeente uitsluitend worden georganiseerd op plaatsen of in inrichtingen die voor de deelnemers aan de bijeenkomst voldoende garanties bieden op het vlak van veiligheid, gezondheid en zindelijkheid, en zonder dat de bijeenkomst in de buurt voor overlast zorgt. − Fuiven zijn evenementen bedoeld in dit reglement. Artikel 3 - Publiek toegankelijk plaatsen. − Het besluit is van toepassing op alle evenementen die op voor het publiek toegankelijke plaatsen georganiseerd worden. − Een bijeenkomst is voor het publiek toegankelijk wanneer ook andere personen worden toegelaten dan diegene die nominatief werden uitgenodigd. Een publieke oproep om zich nominatief te laten uitnodigen, maakt van het evenement een publiek toegankelijk evenement. Artikel 4 - Duur. Het besluit is van toepassing op alle evenementen ook op deze die over meerdere dagen gespreid zijn. Artikel 5 - Organisator van een evenement. De organisator van een evenement is elke natuurlijke persoon, rechtspersoon of feitelijke vereniging die een evenement organiseert. Artikel 6 - Uitbater. Elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die de plaats van het evenement al dan niet onder bezwarende titel ter beschikking stelt van de organisator. Artikel 7 - Open lucht. Een evenement in open lucht is een evenement dat plaatsvindt op een plaats die zodanig open is dat elke toevallige voorbijganger kan waarnemen dat er een evenement aan de gang is. Artikel 8 - Niet ingedeelde muziekinrichtingen. De niet ingedeelde muziekinrichtingen zijn ruimtes die niet onder rubriek 32.1 van het VLAREM I decreet ressorteren. Evenementen in tenten zijn in dit reglement evenementen in niet-ingedeelde muziekinrichtingen.

Hoofdstuk II - De kennisgeving van een evenement. Artikel 9 - De melding. − De melding van een evenement is een maatregel om de lokale overheden tijdig en op een éénvormige wijze in kennis te stellen van het te organiseren evenement. − Alle evenementen op het grondgebied van de gemeente moeten gemeld worden. − Uiterlijk dertig kalenderdagen voor de aanvang meldt de organisator het evenement door middel van het modelformulier zoals bepaald in bijlage I bij het gemeentebestuur. Artikel 10 - De toelating voor evenementen in open lucht en tentfuiven. − De organisator van een evenement in open lucht of in een tent moet voorafgaandelijk aan dit evenement toelating vragen aan de burgemeester. − Uiterlijk dertig kalenderdagen voor de aanvang meldt de organisator het evenement door middel van het modelformulier zoals bepaald in bijlage I bij het gemeentebestuur. − De beslissing van de burgemeester wordt ten laatste 14 dagen na het ontvangen van de aanvraag aan de organisator overgemaakt. Artikel 11 - Beschikbaarheid van de modelformulieren. − De modelformulieren en de gedragscodes liggen ter beschikking van de organisatoren en de uitbaters op het gemeentehuis en zijn raadpleegbaar op de website van de gemeente: www.herentals.be. − De uitbaters stellen de organisatoren bij de reservatie van het evenement in het bezit van dit reglement, de modelformulieren en de gedragscode.

Artikel 12 - Gegevens van het modelformulier. Het modelformulier bevat minstens de volgende gegevens: LUIK I: Identiteit van de organisator. 1. Natuurlijke personen en feitelijke verenigingen : − Identiteit van de natuurlijke persoon en zijn bereikbaarheid of − Identiteit van de personen die de feitelijke vereniging vormen en hun bereikbaarheid. 2. Rechtspersoon : − Vorm van de rechtspersoon (nv, BVBA, vzw,...) − Identiteit van de gemandateerde van de rechtspersoon en uittreksel uit de statuten die het mandaat toewijzen. 3. Medewerkers : − Identiteit en bereikbaar telefoonnummer tijdens het evenement van de verantwoordelijke voor de geproduceerde muziek. − Identiteit en bereikbaar telefoonnummer tijdens het evenement van de verantwoordelijke voor de drankbedeling. − Indien aanwezig identiteit en bereikbaar telefoonnummer tijdens het evenement van de verantwoordelijke voor de veiligheid. LUIK II: Het te organiseren evenement. − Naam, datum, begin- en einduur van het evenement; − Plaats waar het evenement plaatsvindt : − Besloten plaats, open lucht, tent − Identiteit van de uitbater − Bereikbaarheid van de uitbater − Verwacht aantal bezoekers. Luik III - Bijkomende meldingen en aanvragen. − Afwijking van het sluitingsuur − Geluidsbegrenzer − Private veiligheid: − Toelating verkoop alcoholhoudende dranken (sterke drank). Luik IV. - Inventaris van toe te voegen attesten. − Ondertekend exemplaar van de gedragscode. − Attest ijking en keuring geluidsbegrenzer (eigen materiaal). − Attest of kopij van verzekeringspolis van burgerrechterlijke en objectieve aansprakelijk-heid tijdens het evenement. − Attest van stormbestendigheid of verzekeringsattest. (enkel bij tenten).

Hoofdstuk III. - De gedragscode. Artikel 13 - Bijlage aan het modelformulier. Elk modelformulier is vergezeld van een exemplaar van de gedragscode. Dit exemplaar is ondertekend door de organisator van het evenement. De ondertekening wordt voorafgegaan door de datum en de handgeschreven formulering “gelezen en goedgekeurd”. Door de ondertekening van de gedragscode schikt de organisator van het evenement zich naar de waarden van de code. Artikel 14 - De waarden van de gedragscode. De waarden van de gedragscode worden als bijlage II aan dit besluit gevoegd.

Hoofdstuk IV. - Reglementaire bepalingen. Afdeling I - Sluitingsuur. Artikel 15 - Regel sluitingsuur. − Voor evenementen geldt een sluitingsuur vanaf 3.00 uur. − Er geldt een exploitatieverbod tussen 3.00 uur en 6.59 uur. Artikel 16 - Afwijkingen op het sluitingsuur. Op het sluitingsuur van artikel 15 zijn volgende afwijkingen mogelijk: − Wanneer het evenement in de nabijheid van stiltebehoevende instellingen georganiseerd wordt, kan de burgemeester het sluitingsuur bij gemotiveerde beslissing vroeger laten ingaan. − Stiltebehoevende instellingen of zones zijn bijvoorbeeld bejaardentehuizen, ziekenhuizen, scholen en natuurreservaten,… − Tijdens de nacht van 31 december op 1 januari kan de burgemeester het sluitingsuur en het exploitatieverbod opheffen. − Op volgende dagen kan de burgemeester het sluitingsuur en het exploitatieverbod opheffen: officiële kermisdagen.

Afdeling II - Geluidshinder. Artikel 17 - Algemeen. Het is verboden elk nachtgerucht of nachtrumoer te produceren dat de rust van de inwoners kan verstoren. Artikel 18 - Geluidsnormen voor ingedeelde muziekinrichtingen. − Het geluidsniveau in ingedeelde muziekinrichtingen wordt overeenkomstig de bepalingen opgenomen in de milieuvergunning gemeten. − Indien er in de vergunning van de ingedeelde muziekinrichting aan de uitbater van deze inrichting bijzondere voorwaarden en/of beperkingen opgelegd worden, is de uitbater verplicht deze aan de organisator van het evenement contractueel mee te delen. Artikel 19 - Geluidsnormen in open lucht en voor niet-ingedeelde muziekinrichtingen. § 1. Geluidsnorm. − Overeenkomstig het koninklijk besluit van 24 februari 1977 houdende vaststelling van geluidsnormen voor muziek in openbare en private inrichtingen mag het maximaal geluidsniveau voortgebracht door de muziek 90 dB (A) niet overschrijden. De metingen verlopen krachtens de bepalingen van het bovenvermeld koninklijk besluit. − Het geluidsniveau mag niet hoger zijn dan 5 dB (A) boven het achtergrondgeluidsniveau, indien dit lager is dan 30 dB (A); − Het geluidsniveau mag niet hoger zijn dan 35 dB (A) indien het achtergrondgeluidsniveau ligt tussen 30 en 35 dB (A); − Het geluidsniveau mag niet hoger zijn dan het achtergrondgeluidsniveau indien dit hoger is dan 35 dB (A). − Dit geluidsniveau wordt gemeten in het lokaal of gebouw, met gesloten deuren en vensters. Op plaatsen waar het publiek kan komen wordt de sonometer op minstens 1 m afstand van de muren en op een hoogte van 1,20 m boven de vloer geplaatst. − Het geluidsniveau in dB (A) wordt gemeten met een geluidsmeter, die minstens voldoet aan de nauwkeurigheidseisen bepaald in de Belgische norm NBN 576.80, met instelling van de 'trage' dynamische karakteristiek. − Vóór elke meting of reeks van metingen met betrekking tot een zelfde geluidsbron wordt de geluidsmeter afgesteld met behulp van een akoestische ijkbron. § 2. Afwijking op de geluidsnorm. − De organisator kan een afwijking van de bovenstaande norm bij het college van burgemeester en schepenen aanvragen. − Het college van burgemeester en schepenen kan de afwijking toelaten. Het college van burgemeester en schepenen kan beperkende maatregelen opleggen wanneer het evenement gelokaliseerd is in de nabijheid van stiltebehoevende instellingen of zones, zoals bejaardentehuizen, ziekenhuizen, scholen en natuurreservaten. Deze beperkende maatregelen hebben betrekking op het maximum toegelaten geluidsniveau, de duur van het evenement. Het college van burgemeester en schepenen kan om bovengenoemde redenen het evenement op de aangevraagde plaats verbieden. − De organisator vraagt door middel van een gemotiveerd verzoek, opgenomen in het modelformulier, de bedoelde afwijking aan bij het college van burgemeester en schepenen. Artikel 20 - Geluidsbegrenzer. Elke geluidsinstallatie op een evenement dient voorzien te zijn van een geluidsbegrenzer die afgesteld wordt zodat de bepalingen van artikel 18 en artikel 19niet geschonden worden. Artikel 21 - Ter beschikking stellen van de geluidsbegrenzer. De organisator van het evenement kan ofwel zelf een geluidsbegrenzer plaatsen, deze dient van een attest voorzien te zijn ofwel ontleent de organisator de geluidsbegrenzer bij het gemeentebestuur. Afdeling III. - Private en bijzondere veiligheid. Artikel 22 - Regel. − Als in voorkomend geval de organisator beroep doet op de private veiligheid is hij gehouden de bepalingen van de wet van 10 april 1990 op de private en bijzondere veiligheid na te leven. − De organisator vermeldt op het modelformulier de aanwezigheid van private veiligheid die hij al dan niet zelf organiseert. Artikel 23 - Toelating voor de interne bewakingsdienst. − Als in voorkomend geval de interne bewakingsdienst van de organisator bestaat uit natuurlijke personen die deze activiteiten sporadisch en op een onbezoldigde wijze uitoefenen dan dient de organisator hiervoor toelating aan de burgemeester te vragen. − De organisator vraagt door middel van de aanvraag, opgenomen in het modelformulier, de bedoelde toelating aan bij de burgemeester. Artikel 24 - Mogelijke verplichting. De burgemeester kan bij een gemotiveerde beslissing de verplichte aanwezigheid van private bewaking verplichten.

Afdeling IV. - Verkoop van alcoholhoudende dranken. Artikel 25 - Regel. − Tijdens het evenement is het verboden om in occasionele drankgelegenheden sterke dranken zoals bepaald in artikel 16 van de wet van 7 januari 1998 betreffende de structuur en de tarieven van de accijnsrechten op alcohol en op alcoholhoudende drank te verkopen. − Artikel 27, artikel 28 en artikel 29 van dit reglement. Artikel 26 - Afwijking verkoop alcoholhoudende dranken. − Bij het indienen van het modelformulier kan de organisator aan het college van burgemeester en schepenen een afwijking van het verbod in artikel 25 vragen. − Deze toelating is onderworpen aan de bepalingen opgenomen in artikel 27, artikel 28 en artikel 29 van dit reglement. Artikel 27 - Verkooppunt. − De verkoop van de sterke dranken, bepaald in artikel 25 is duidelijk onderscheiden van de verkooppunten waar de andere dranken verkocht worden. − Elk verkooppunt zoals bepaald in het eerste lid is voorzien met een duidelijk voor het publiek zichtbaar bord met volgende vermelding: “VERKOOP GEESTRIJKE DRANKEN VERKOOP VERBODEN AAN PERSONEN MINDER DAN 18 JAAR” − Dit bord heeft volgende minimale afmetingen: h: 0,80m b: 0,80m Artikel 28 - Personen belast met de verkoop. − Personen belast met de verkoop van de dranken bepaald in artikel 25houden zich uitsluitend bezig met deze activiteit. Het is deze personen verboden gelijktijdig andere dan de dranken, bepaald in artikel 25, te verkopen of te overhandigen. − De organisator duidt onder deze personen een verantwoordelijke voor de verkoop van de dranken, bepaald in artikel 25, aan. Deze verantwoordelijke is gedurende het evenement aanwezig in het verkooppunt. Artikel 29 - Verkoop. De dranken, bepaald in artikel 25, worden enkel onder bezwarende titel aangeboden. Het is verboden de dranken bepaald in artikel 25 gratis te verstrekken of te overhandigen. Afdeling V. - Lichtpollutie. Artikel 30 - Regel. Het is in open lucht verboden toestellen te gebruiken die lichtpollutie veroorzaken tenzij deze noodzakelijk zijn voor de veiligheid van de bezoekers en medewerkers aan het evenement. Afdeling VI. - Brandveiligheid in openlucht en in niet ingedeelde muziek inrichtingen. Artikel 31 - Regel. − De plaats waar het evenement zal plaatsvinden kan door de burgemeester onderworpen worden aan een voorafgaande keuring inzake de brandveiligheid. − Indien het evenement plaatsvindt in open lucht of in een niet-ingedeelde muziekinrichting vermeldt de organisator dit op het modelformulier. Artikel 32 - Controle. De uitbater en de organisator verlenen steeds hun medewerking bij keuringen en controles verricht in het raam van de brandveiligheid. Afdeling VII. - Stormbestendigheid bij tentfuiven. Artikel 33 - Attest. − De aanvraag voor een tentfuif is vergezeld van een attest van stormbestendigheid van de tent afgeleverd door hetzij de tentenbouwer, de producent of de invoerder van de tent. − Het attest van stormbestendigheid moet de volgende noodzakelijke gegevens bevatten : 1. Identiteit en telefoonnummer van de rechtspersoon of de natuurlijke persoon die instaat voor de opbouw van de tent. 2. Type, structuur en afmetingen van de tent. 3. De maximale weerstand van de tent uitgedrukt in beaufort en km/h. − Bij ontstentenis van een attest van stormbestendigheid dient de organisator een bewijs van verzekering voor het te organiseren evenement in een tent bij het dossier te voegen. Dit attest is in de zin van dit reglement gelijkwaardig aan het gevraagde attest van stormbestendigheid. Artikel 34 - Voorzorgen. Bij overschrijding van de windsnelheid, bepaald in het attest stormbestendigheid, dient de organisator: − bij aanvang van het evenement af te zien van het evenement; − tijdens het evenement over te gaan tot hetzij een tijdelijke, hetzij een definitieve ontruiming en sluiting van het evenement.

Hoofdstuk V. - Controle-,straf- en slotbepalingen Artikel 35 - Plaatsbezoek. De organisatoren en de uitbaters van de evenementen verlenen voor en tijdens het evenement de toegang aan de bevoegde bestuurlijke overheid, de brandweer en de politie ten einde de controle op dit reglement toe te laten. Artikel 36 - Weigering. − Onverminderd de bepalingen van dit reglement kan de burgemeester op gemotiveerde wijze een vergunning voor een evenement in open lucht of voor een tentfuif weigeren wanneer de gekozen locatie of inrichting onvoldoende garanties biedt op het vlak van veiligheid, gezondheid, zindelijkheid of om ernstige overlast voor de buurt te voorkomen. − Met uitzondering van hoogdringendheid wordt de beslissing van de burgemeester ten laatste veertien kalenderdagen voor de aanvang van het evenement aan de organisator overgemaakt. Artikel 37 - Toelating. De toelatingen van de overheden voorzien in hoofdstuk IV worden ten laatste veertien kalenderdagen voor de aanvang van het evenement aan de organisator van het evenement overgemaakt. Artikel 38 - Voorwaardelijke toelating bij evenementen in open lucht en tentfuiven. − Onverminderd de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen kan de burgemeester de naleving van de voorwaarden opleggen die hij inzake veiligheid, gezondheid of zindelijkheid of ter vermijding van ernstige overlast voor de buurt noodzakelijk acht. − De beslissing wordt ten laatste veertien kalenderdagen voor de aanvang van het evenement aan de organisator overgemaakt. Artikel 39 - Preventieve sluiting. − Onverminderd de bevoegdheden die de burgemeester krachtens artikel 134ter N.Gem. heeft, kan hij de gehele of gedeeltelijke stopzetting gelasten van een evenement dat plaatsvindt in strijd met de bepalingen van onderhavig reglement of met de voorwaarden die in uitvoering van dit reglement werden opgelegd. − De hieraan verbonden kosten zijn verhaalbaar op de organisator van het evenement. In voorkomend geval kunnen deze kosten verhaald worden op de uitbater van de ingedeelde muziekinrichting die heeft nagelaten om de organisator van het evenement de voorwaarden in de vergunning mee te delen. − Indien de identiteit van de organisator niet bekend is of indien de organisator een feitelijke vereniging is, worden al diegenen die op om het even welke wijze aan de organisatie of aan het verloop van de activiteit hebben meegewerkt, als organisator beschouwd, en zij zijn allen hoofdelijk voor deze kosten aansprakelijk. Artikel 40 - Sancties. De inbreuken op de artikelen 9, 10, 11, tweede lid, 13, 15, 16, in fine, 17, 18, 19, 20, 22, 23, 25, 26, eerste lid, 27, 28, 29, 30, 31, tweede lid, 32, 33, 34, 35 kunnen kan gestraft worden met een geldboete van ten minste één euro en ten hoogste vijfentwintig euro, te vermeerderen met de wettelijke opdeciemen, behoudens de bij de wet uitgezonderde gevallen en met een gevangenisstraf van 1 tot 7 dagen of met één van deze straffen alleen. Artikel 41 - Inwerkingtreding. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2006. Artikel 42 - Slotbepaling. De bepalingen van dit reglement gelden onverminderd de voorafgaande vergunningsplicht die voor het organiseren van specifieke activiteiten door andere reglementeringen wordt opgelegd en onverminderd de bevoegdheden van de burgemeester om bijeenkomsten te verbieden op andere rechtsgronden dan krachtens onderhavig reglement

Meldingsformulier fuiven en evenementen


61

Aanvraagformulier fuiven en evenementen Met dit formulier vraagt u de toestemming voor de organisatie van een fuif of evenement. Deze toestemming doet geen afbreuk aan het grondwettelijk recht op vereniging.

1. GEGEVENS AANVRAGER organisatie naam van de organisatie

……………………………………………………………….. indien rechtspersoon (vb nv, bvba, vzw, … duid ook aan over welke vorm het gaat) naam ……………………………………………………………….. adres maatschappelijke zetel ……………………………………………………………….. adres exploitatiezetel ………………………………………………………………..

btw-nummer ……………………………………………………………….. contactpersoon voornaam en naam ……………………………………………………………….. adres, postnr, gemeente

………………………………………………………………..

geboortedatum

………………………………………………………………..

tel / gsm

………………….………… / …………….…...…………..

2. GEGEVENS EVENEMENT naam evenement

……………………………………..…………… datum

doel

……………………………………………………………………………………………… verwacht aantal bezoekers …………… ………………………………………….

doelgroep

start voorbereidingen ……………………………..…uur

start evenement

……………………………

…………………………uur

3. GEGEVENS PLAATS VAN HET EVENEMENT het evenement vindt plaats

in een besloten plaats Heeft de zaal een milieuvergunning? in open lucht of een tent

ja

neen

naam van de zaal / locatie ……………………………………………………..………………………………… adres ……………………………………………………………………………………...………. capaciteit ……………………………………………………………………………………...………. uitbater van de zaal / voornaam en naam …………………………………………………………… eigenaar van de adres, postnr, gemeente …………………………………………………………… locatie geboortedatum …………………………………………………………… tel / gsm

……………………….…….. / ………….………………..

fax / mail

……………………….…….. / ……………………….…..

4. GEGEVENS CONTACTPERSONEN TIJDENS HET EVENEMENT Indien nodig moeten wij de avond zelf enkele mensen spreken. Met de juiste contactgegevens kunnen we veel tijd winnen.

contactpersonen voornaam en naam

algemeen

muziek

…………………………………………… ……………………………………………

adres

…………………………………………… ……………………………………………

postnr en gemeente …………………………………………… …………………………………………… geboortedatum …………………………………………… …………………………………………… tel / gsm …………………… / …………………… …………………… / …………………… Stad Herentals • Augustijnenlaan 30 • 2200 Herentals • tel 014-28 50 50 • fax 014- 21 78 28 • [email protected] • p. 1 van 3

contactpersonen voornaam en naam

drank

veiligheid

…………………………………………… ……………………………………………

adres

…………………………………………… ……………………………………………

postnr en gemeente …………………………………………… …………………………………………… geboortedatum …………………………………………… …………………………………………… tel / gsm …………………… / …………………… …………………… / ……………………

5. GELUIDSNORM Een afwijking op de geluidsnorm kunt u alleen aanvragen bij fuiven of evenementen die in open lucht of in een tent plaatsvinden.

Wij gebruiken een eigen geluidsbegrenzer. Het attest van de ijking zit bij deze aanvraag. Wij huren een geluidsbegrenzer.

6. VEILIGHEID Voorziet u een beveiligingsdienst? neen ja vrijwilligers uit eigen vereniging (voeg een lijst bij met naam, adres en geboortedatum van de vrijwilligers die de beveiliging verzorgen)

erkende bewakingsdienst naam

……………………………………………………………

adres

……………………………………………………………

erkenningsnummer

…………………………………………………….……..

verantwoordelijke ter plaatse

……………………………………………………………..

7. STERKE DRANK Als u drank wil verkopen met meer dan 21% alcoholgehalte, dan moet u hiervoor de toestemming vragen.

Wij vragen de toestemming om sterke drank te verkopen. Wij verkopen geen sterke drank.

8. BIJLAGEN Uw aanvraag is pas volledig als de vereiste bijlagen erbij zijn.

Ondertekend exemplaar van de gedragscode. Attest ijking en keuring van de geluidsbegrenzer (als u een eigen geluidsbegrenzer gebruikt). Attest of kopie verzekering voor het evenement. Attest stormbestendigheid van de tent of verzekeringsattest. Andere:

………………………………………………………………………………………………………

9. ONDERTEKENING Naam Datum ……………………………………………………. Handtekening

………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………

10. HOE VERDER MET DIT FORMULIER Bezorg dit formulier aan de stad. Jeugdverenigingen richten zich tot de jeugddienst, culturele verenigingen tot de dienst cultuurbeleid, sportverenigingen tot de sportdienst, … De diensten behandelen uw aanvraag en bezorgen u de beslissing van de burgemeester. U kunt bij hen ook terecht met uw vragen. De diensten brengen ook de politie en de brandweer op de hoogte van uw evenement Denk er aan ook tijdig uw uitleenmateriaal of eventueel de toestemming voor inname van de openbare weg aan te vragen! Stad Herentals • Augustijnenlaan 30 • 2200 Herentals • tel 014-28 50 50 • fax 014- 21 78 28 • [email protected] • p. 2 van 3

Gedragscode Deze gedragscode is een bijlage bij het aanvraagformulier fuiven en evenementen.

GOED NABUURSCHAP De organisator verbindt zich om alle mogelijke voorzorgen te treffen om het bezoek aan het evenement in harmonie met de omgeving te laten verlopen door: - de bezoekers bij het toekomen en verlaten van het evenement te wijzen op het respect voor andermans eigendom en de rust van de bewoners in de buurt. - voor aanvang de buurt te informeren over het evenement HYGIËNE EN VEILIGHEID De organisator treft de gepaste voorzieningen inzake de algemene netheid van locatie van het evenement. De veiligheid van de bezoekers en de medewerkers aan het evenement moet gewaarborgd zijn. In het bijzonder dienen maatregelen inzake brandveiligheid getroffen te worden. DISCRIMINATIE EN RACISME De exploitant waarborgt de toegang voor elke bezoeker zonder onderscheid te maken naar ras, huidkleur, afstamming, afkomst of nationaliteit. Hij zorgt ervoor dat elke bezoeker met menselijke waardigheid behandeld wordt. GEWELD EN VANDALISME De exploitant waarborgt de fysieke integriteit van de bezoekers en de veiligheid van hun eigendommen (voertuigen, bagage,...) door maatregelen te nemen ter voorkoming van geweld en vandalisme. DRUG- EN ALCOHOLGEBRUIK De organisator zorgt ervoor dat hij en zijn medewerkers aan het evenement zich niet inlaten met drug en overmatig alcoholgebruik voor en tijdens hun activiteiten op het evenement. De organisator wijst de bezoekers op deze gedragsregel en maakt zijn medewerkers gevoelig voor dit item door hen de onregelmatigheden te laten melden en de bezoekers op expliciete wijze duidelijk te maken over het engagement hieromtrent. ONDERTEKENING Schrijf de formule 'gelezen en goedgekeurd', schrijf uw naam en de datum en plaats uw handtekening.

……………………………………………………………………………………………………………………… Naam Datum ……………………………………………………. ……………………………… Handtekening ……………………………………………………………………………………………………………………… HOE VERDER MET DEZE BIJLAGE? Voeg deze bijlage bij uw aanvraag en bezorg ze aan de stad. Jeugdverenigingen richten zich tot de jeugddienst, culturele verenigingen tot de dienst cultuurbeleid, sportverenigingen tot de sportdienst, …

Stad Herentals • Augustijnenlaan 30 • 2200 Herentals • tel 014-28 50 50 • fax 014- 21 78 28 • [email protected] • p. 3 van 3

Stedelijke Uitleendienst Materiaallijst Aanvraagformulier evenementencontainer Reglement evenementencontainers


63

INVENTARIS UITLEENMATERIAAL 2008 MATERIAAL Dranghekken per container (50 stuks) Losse nadars Verstelbaar podium(8 stuks) Trapjes Kiosk Dansvloer Vuurkorf Zachte mat Grijze panelen Witte panelen Zwarte infopanelen Vlaggenmasten

Vlaggen

Wimpels Stoelen per kar (50 stuks) Tafels per kar (15 stuks) Kapstok Spreekgestoelte Mobiele geluidsinstallatie voor auto Megafoon Vitrinekasten (tafelmodellen) Glazen toonkast Verdeelkasten Verkeerskoffer Herbruikbare bekers (per 10) Receptie (per kar)

AANTAL

WAARBORG

5 50 48st (96m²)nieuw 2 1 74 m² 2 groot 1 klein Toezegging VOSSENBERG 10 stuks 12 stuks 62 stuks 55 stuks

75 € 1,5 €/stuk 3 €/m²

6 Herentalse / 5 Belgische 1 Vlaamse / 4 provincie / 5 Europese / 2 Nederlandse 1 Franse / 2 Engelse / 1 Duitse

1150 180 5 1 1 2 10 2 3 1 6

250(vervoer) 3 €/m²

12 € 12 € 12 € 5 €/stuk

50 €/stuk

25 €/stuk 50 € 50 € 10 €/st 12 €/st 40 €/st 12 € 15 € 15 € 250 € 75 € 1€/10 stuks 7 €/st

stad Here Herentals

STADSBESTUUR HERENTALS dienst feestelijkheden Augustijnenlaan 30 2200 HERENTALS

AANVRAAG UITLEENMATERIAAL inlichtingen en aanvragen bij de dienst feestelijkheden - administratief centrum - Augustijnenlaan 30 - 2200 Herentals tel. 014/28 50 50 - fax 014/21 78 28

AANVRAGER naam vereniging:................................................................................................................................. aard vereniging: cultureel isociaal ijeugd isport iadviesraad iprivé i............................... straat:................................................................................................................ nr.: .......................... plaats:...................................................................................................... postcode: .......................... tel.: ................................................................................... faxnr.: ..................................................... Datum aanvraag:

CONTACTPERSOON naam: ................................................................................................................................................ straat:................................................................................................................ nr.: .......................... plaats:...................................................................................................... postcode: .......................... tel.: ................................................................................... faxnr.: .....................................................

ACTIVITEIT omschrijving van de activiteit: ............................................................................................................ wanneer vindt de activiteit plaats: (datum + uur) ................................................................................ waar heeft de activiteit plaats: ............................................................................................................ aantal deelnemers: ............................................................................................................................. materiaal gevraagd van (datum): ……………………………………….. tot ……………………………… materiaal

aantal

AANVRAAG OM BRUIKLEEN VAN (materialen + aantal vermelden): 1 2 3 4 5 Het materiaal wordt

Ο

door de vereniging zelf afgehaald en teruggebracht.

Ο

geleverd en opgehaald door de uitvoeringsdiensten van de stad.

Ondergetekende verklaart het reglement als bijlage ontvangen te hebben en zich strikt aan de bepalingen te houden. Hierbij teken ik, (naam) ..............................................................................................................

datum + handtekening van de aanvrager

VAK BESTEMD VOOR DE DIENST

aanvraag nummer:

aanvraag komt binnen op: .................................... komt op schepencollege van: ............................... opmerkingen ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ...............................................................................................................................................................

Aanpassing Uitleenreglement gemeentelijk materiaal 26/08/2003 Toepassingsgebied Artikel 1: De stad Herentals stelt materiaal ter beschikking aan: - Herentalse organisaties/vereinigingen die activiteiten organiseren op het gebied van sociale, culturele, milieu, natuur en sport- en jeugdwerking. - Andere openbare besturen - In het schepencollege van 18 september 2001 werd beslist om het 29ste, 35ste en 97ste Bataljon Logistiek gratis materiaal ter beschikking te stellen. Artikel 2: Het ter beschikking stellen van materiaal bij activiteiten die door de stad Herentals zelf worden georganiseerd valt niet onder toepassing van dit reglement. Artikel 3: Alle aanvragen die niet in artikel 1 vermeld zijn, moeten aan het schepencollege voorgelegd worden. Artikel 4: Volgende materialen kunnen uitgeleend worden: - dranghekken per container (50 stuks) - verstelbaar podium - infopanelen (zwart en wit,grijze) - vlaggenmasten - vlaggen - wimpels - stoelen per kar 50 stuks - tafels per kar 20 stuks - tafel - kapstok met haken ( 50 jassen) - staankapstok (12 jassen) - spreekgestoelte - mobiele geluidsinstallatie voor wagen - audiocasette diaprojector - megafoon - overheadprojector - projectiescherm groot - kookketel - gasbrander - glazen toonkast - show- en belichtingsapparatuur - elektriciteitskasten - kabels voor elektriciteitskasten - afvaleilandje - milieukoffer - herbruikbare bekers per veelvoud van 10

helpers 3 3 2 2 3 2 1 1 2 1 1 1 -

waarborgsom 75 euro 3 euro/ per m² 12 euro/ per stuk 5 euro/ per stuk 50 euro/ per stuk 25 euro/ per stuk 50 euro 50 euro 10 euro/ per stuk 6 euro 4 euro 12 euro 40 euro 100 euro 12 euro 100 euro 25 euro 12 euro 12 euro 15 euro 125 euro 250 euro 25 euro 75 euro 75 euro 1 euro per 10 stuks

Deze lijst vermeldt de waarborg die men voor het materiaal moet betalen en de helpers die de organisator moet voorzien bij de levering en ophaling van het materiaal. De lijst kan steeds aangevuld worden met nieuwe aankopen of vervangingen of er kunnen zaken geschrapt worden die niet meer kunnen vervangen worden.

Aanvraag Artikel 5: Aanvragen gebeuren via een standaardformulier waarvan het model door het college van burgemeester en schepenen wordt vastgelegd. Het standaard aanvraagformulier is verkrijgbaar in het administratief centrum bij Kelly Dierckx, dienst feesten - Augustijnenlaan 30 - Herentals, tel. 014/28 50 50 of 0473 – 96 69 99. De aanvragen worden gericht aan het college van burgemeester en schepenen. Artikel 6: Het volledig ingevulde aanvraagformulier moet ten laatste zes weken voor datum van de gevraagde dienstverlening op de dienst feesten toekomen. Toewijzingscriteria Artikel 7: De aanvragen worden behandeld volgens volgorde van ontvangst. De aanvragen kunnen echter niet meer dan zes maanden voor de datum van de activiteit worden ingediend. Indien ze toch vroeger worden ingediend, worden ze geacht zes maanden voor de datum van de activiteit ingediend te zijn. Bij gelijktijdige ontvangst van de aanvraag worden volgende voorrangsregels gebruikt: 1. aanvrager aangesloten bij een Herentalse adviesraad; 2. Herentalse aanvrager niet aangesloten bij een Herentalse adviesraad; 3. aanvrager uit een andere gemeente; 4. indien hiermee de voorrangsregels nog niet zou zijn opgelost, wordt het materiaal volgens volgende formule verdeeld over de respectievelijke aanvragers a rato de aangevraagde hoeveelheden: aangevraagde hoeveelheid x beschikbaar materiaal totaal aangevraagde hoeveelheid een voorbeeld: er zijn 100 tafels beschikbaar - aanvrager 1 vraagt 90 tafels aanvrager 2 vraagt 60 tafels aanvrager 1 krijgt: 90 x 100 = 60 stuks 150 aanvrager 2 krijgt: 60 x 100 = 40 stuks 150 Indien er slechts één exemplaar beschikbaar is, zal de toewijzing per lottrekking gebeuren door de stadsontvanger of zijn afgevaardigde. Uiterlijk één maand nadat de aanvraag is toegekomen op de dienst feesten wordt de aanvrager op de hoogte gesteld van het al dan niet ter beschikking stellen van het gevraagde materiaal. Afhaling materiaal Artikel 8: De aanvrager kan het materiaal na afspraak ophalen in het stadsmagazijn Hemeldonk 8, Herentals. De afspraken voor het ophalen en leveren van de materialen worden 14 dagen voor aanvang gemaakt met de verantwoordelijke van de dienst feesten. De technische medewerkers blijven uiterlijk een half uur na het afgesproken tijdstip ter plaatse.

De plaats van afhaling en terugbrenging van het materiaal en de openingsuren worden door de verantwoordelijke van de dienst feesten meegedeeld. De aanvrager staat zelf in voor het vervoer van het materiaal. Indien de vereniging niet zelf kan instaan voor het vervoer kan zij een beroep doen op de stadsdiensten - zie artikel 10. Het materiaal moet zodanig vervoerd worden dat het niet vuil wordt of stuk gaat; besmeurde karren of wagens worden teruggestuurd. Indien dit laatste het geval is moet de vereniging de kosten van de extra werkuren en eventuele ander kosten die dit meebrengt voor de uitvoeringsdiensten, vergoeden. De mobiele kiosk wordt enkel geleverd en geplaatst door de stadsdiensten. Financiële bepalingen Artikel 9: Het materiaal wordt enkel ter beschikking gesteld nadat de waarborgsom en de eventuele vervoerkosten zijn betaald. Dit moet 14 dagen voor de aanvang van de activiteit zijn. De betaling kan gebeuren contant bij de stadsontvanger of per overschrijving op het rekeningnummer 091-0000877-33. Artikel 10: Indien de aanvrager niet zelf voor het vervoer kan zorgen, kan hij hiervoor een beroep doen op de stadsdiensten, op voorwaarde dat hij de vervoerskosten betaald die vermeld staan in het retributiereglement. Artikel 11: Het materiaal dat vermeld staat in de lijst onder artikel 4 wordt gratis ter beschikking gesteld bij afhaling in het stadsmagazijn. Artikel 12: Het aantal personen (als hulp aangeduid in de tabel) moet aanwezig zijn bij het afhalen of het leveren van het materiaal. Zoniet kan het materiaal niet meegenomen worden. De waarborgsom zal dan gebruikt worden om de verloren manuren en onkosten te verrekenen. Artikel 13: Het materiaal wordt uitgeleend voor een periode van twee werkdagen. Bij laattijdige inlevering verliest men een deel van de waarborgsom, tenzij er met de uitvoeringsdiensten andere afspraken gemaakt werden. Artikel 14: De uitvoeringsdiensten controleren of het teruggebrachte materiaal zich in dezelfde staat bevindt als bij de uitlening. Na goedkeuring van de uitvoeringsdiensten stort de ontvanger de waarborgsom terug op het door de aanvrager meegedeelde rekeningnummer, dit uiterlijk een maand na de manifestatie. Aansprakelijkheden Artikel 15: Beschadigingen, bevuilingen, niet-afhaling van de materialen, uitlening of verhuring van de geleende materialen aan derden, kunnen aanleiding geven om de betrokken aanvrager te schorsen of uit te sluiten van verdere uitlening en dit op eenvoudige beslissing van het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 16: Het is nooit toegestaan het ter beschikking gestelde materiaal verder uit te lenen, te verhuren of te verkopen aan derden. Indien dit wordt vastegesteld, wordt de waarborgsom ingehouden en kan bij een volgende aanvraag de betrokken aanvrager geweigerd worden. Deze beslissing wordt genomen door het college van burgemeester en schepenen. Artikel 17: De materialen die door de uitvoeringsdiensten ter plaatse worden geleverd en na gebruik worden opgehaald, moeten, op een overdekte plaats die met een vrachtwagen bereikbaar is geplaatst worden. Voor de dranghekken moet geen overdekte plaats voorzien worden. Leveren en ophalen moet op dezelfde plaats gebeuren volgens de aanduidingen van de uitvoeringsdiensten, of volgens afspraken gemaakt met de uitvoeringsdiensten. Bij het leveren en bij het ophalen moeten er voldoende helpers aanwezig zijn. Et ontvreken van een of meer gevraagde helpers kan tot gevolg hebben dat de waarborg wordt ingehouden en dat bij een volgende aanvraag de betrokken vereniging wordt geweigerd. Het college van burgemeester en schepenen beslist hierover. Artikel 18: De materiële steun wordt geleverd aan de ondertekenaar van het aanvraagformulier, die zich als verantwoordelijke voor de aanvragende vereniging opgeeft. De ondertekenaar van de aanvraag is een meerderjarige. De ondertekenaar blijft tot na het nazicht bij de terugname van de materialen, persoonlijk verantwoordelijk voor schade en foutief gebruik. Bedoelde aansprakelijkheid geldt niet enkel voor de rechtstreekse maar ook voor de onrechtstreekse schadegevallen aan of veroorzaakt door het uitgeleende materiaal of de geleverde diensten, inbegrepen ongevallen aan derden. Artikel 19: De ondertekenaar van het aanvraagformulier is verplicht met eigen middelen, alle kosten voor eventuele herstelling of vervanging die noodzakelijk is na beschadiging, verlies of diefstal van het materiaal, aan de stad te vergoeden. Slotbepalingen Artikel 20: Alle aanvragen die niet beantwoorden aan het reglement worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Door het in ontvangst nemen van de materiële steun van de stad aanvaardt de aanvrager alle bepalingen van dit reglement.

Evenementencontainers Verenigingen en organisaties kunnen voor het organiseren van evenementen DIFTARcontainers aanvragen. Deze containers worden dan tijdelijk op een afgesproken locatie geplaatst. Tijdens de duur van het evenement kunnen de containers gebruikt worden voor het verwijderen van restafval en GFT. De organisator van het evenement spreekt de ledigingdatums van de containers op voorhand af. Na het evenement worden de containers terug opgehaald. Tenslotte ontvangt de organisator een factuur met daarop de verrekening van de kosten, met name plaatsingskosten en ledigingskosten. De tarieven hiervoor worden vastgelegd in het reglement van de stad. Eén of meerdere evenementencontainers worden ter beschikking gesteld gedurende minstens 1 dag en maximum 1 maand. De containers dienen voor het inzamelen en verwerken van restafval en/of GFT dat op het evenement ontstaat. Per evenementencontainer wordt een bedrag aangerekend voor het leveren en het afhalen van de container(s). Dit bedrag is samengesteld op basis van het aantal en type container per fractie. Overzicht plaatsingstarieven voor evenementcontainers per containertype en fractie containertype

restafval

GFT

120 liter container 240 liter container 1100 liter container

10,00 euro 10,00 euro 25,00 euro

10,00 euro Nvt 25,00 euro

Voor het transport en de verwerking van het aangeboden afval is naast het plaatsingstarief, een bedrag per kilogram gewogen gewicht verschuldigd. Het bedrag is vastgesteld op: - 0,317 euro per kilogram aangeboden restafval; - 0,221 euro per kilogram aangeboden GFT.

Hoe evenementcontainers aanvragen U vult het formulier “aanvraag evenementcontainers” van de stad Herentals in en bezorgt het aan de milieudienst of de stadsdienst die u ondersteuning geeft bij het evenement. Het formulier vindt u op de achterzijde of op www.herentals.be. Om alles goed te kunnen organiseren moet het formulier minstens 10 dagen voor de aanvang van het evenement bij de stadsdiensten zijn ingediend.

STAD HERENTALS: AANVRAAG EVENEMENTCONTAINERS Wenst u bijkomende info? Bel gratis de DIFTAR informatielijn: 0800-97 687 op weekdagen van 8.30 tot 17.00 uur

INFO EVENEMENT Naam evenement:............................................................................................. Adres evenement:............................................................................................ Datum evenement:............................................................................................

INFO AANVRAGER Naam + voornaam aanvrager:.......................................................................... Adres aanvrager: .............................................................................................. Telefoon aanvrager:..........................................................................................

INFO EVENEMENTCONTAINERS Ik wens over volgende evenementcontainer(s) te beschikken: GFT 120 l: ...............container(s) (max. 4) RST 240 l:.............… container(s) (max. 6) RST 1100 l:………… container(s) (max. 4) Datum levering:................................................. Datum ophaling:................................................

INFO FACTURATIE Factuur: JA of NEEN (omcirkelen wat van toepassing is)

Facturatieadres: .....…………………………………….. .....…………………………………….. .....……………………………………..

Subsidie reglementen


65

Reglement: Subsidie culturele evenementen voor jeugd DOEL Kinderen en jongeren te laten participeren aan en genieten van het kunstgebeuren en cultuuraanbod om zo de cultuurbeleving van kinderen en jongeren te stimuleren. PERIODE − Dit reglement geldt voor de periode van het jeugdbeleidsplan: 2008-2009-2010. − De periode waarop de subsidie van toepassing is, loopt van 1 januari tot en met 31 december. De datum van het initiatief is de geldende datum. VOOR WIE − Erkende lokale jeugdwerkinitiatieven − Lokale verenigingen, occasionele groepen of individuele burgers die een cultureel evenement willen organiseren. − De aanvrager moet minimaal 18 jaar en de werkelijke organisator van het evenement zijn. − Culturele evenementen georganiseerd tijdens de schooluren of in schoolverband en evenementen georganiseerd door het kunstonderwijs, komen niet in aanmerking voor deze subsidie. WAT Een cultureel evenement moet: − gericht zijn op en openstaan voor alle geïnteresseerde kinderen en jongeren tussen 3 en 25 jaar − de gewone werking van de organisatie overstijgen − volgende kunstvormen aan bod laten komen: woordkunsten, kleinkunst, cabaret, instrumentele of vocale muziek, theater, dans, poppenspel, beeldende kunst, fotografie, video, nieuwe media − plaatsvinden op het grondgebied van Herentals DE De − − −

AANVRAAG subsidieaanvraag moet: ingevuld zijn op het daartoe bestemde formulier indien van toepassing vergezeld zijn van het contract van de artiest of het gezelschap één maand voor het evenement ingediend zijn bij de stedelijke jeugddienst

TOEZEGGING − Het college beslist over het toekennen van de subsidies. − Culturele evenementen die niet door het Herentalse jeugdwerk worden ingediend, worden pas gesubsidieerd na gunstig advies van de jeugdraad. Indien het project negatief wordt geadviseerd, wordt dit schriftelijk gemotiveerd door de jeugdraad. − Elke aanvraag wordt schriftelijk beantwoord, met de eventuele vermelding van het subsidiebedrag. UITBETALING − Uitbetaling gebeurt pas indien uiterlijk een maand na datum van het evenement volgende bewijsstukken op de stedelijke jeugddienst ingediend zijn: → een korte evaluatie van het culturele evenement op het daartoe bestemde evaluatieformulier → een financieel verslag, gestaafd met de nodige betaalde facturen/rekeningen van de kosten die een rechtstreeks verband hadden met het culturele karakter van het evenement (bijvoorbeeld een kopie van het factuur van de artiest of het gezelschap) → promotiemateriaal (affiche, e-mail, flyer) − Het subsidiebedrag: → wordt enkel berekend op basis van een financieel tekort, met een maximum van 350,00 euro per cultureel evenement → enkel de kosten voor datgene wat bijdraagt tot het culturele karakter van het evenement komen in aanmerking voor subsidiëring (fuiven, eetfestijnen en soortgelijke zuiver winstgevende activiteiten zijn dus niet subsidieerbaar) − Om de mogelijkheden tot subsidiëring gelijkmatig te bekijken, is de uitbetaling voorzien voor de maand december: → wanneer het budget ontoereikend is om op alle aanvragen in te gaan, komt slechts één cultureel evenement per jaar per organisator in aanmerking, zijnde het cultureel evenement waartegenover de hoogste subsidie staat → als het krediet dan nog niet volstaat om alle aanvragen te subsidiëren, dan wordt het tekort procentueel verdeeld over alle aanvragen OVERSCHOT Kredieten die overblijven, worden bij beslissing van het schepencollege toegevoegd begrotingskrediet voor de verplichte subsidie aan de vzw Fonds Herentalse Jeugdlokalen.

aan

het

ONRECHTMATIGHEDEN Indien onjuiste gegevens aanleiding hebben gegeven tot het verkrijgen van een toelage, kan het college van burgemeester en schepenen het uitgekeerde bedrag terugvorderen.

Reglement: Projectsubsidie DOEL 12- tot 16-jarige jongeren laten participeren aan en genieten van vernieuwende en uitzonderlijke jeugdinitiatieven om zo hun persoonlijke, sociale en creatieve groei te stimuleren. PERIODE − Dit reglement geldt voor de periode van het jeugdbeleidsplan: 2008-2009-2010. − De periode waarop de subsidie van toepassing is, loopt van 1 januari tot en met 31 december. De datum van het initiatief is de geldende datum. VOOR WIE − Erkende lokale jeugdwerkinitiatieven − Lokale verenigingen, leerlingenraden, occasionele groepen of individuele burgers die een project willen organiseren. − De aanvrager moet minimaal 18 jaar zijn en de werkelijke organisator zijn van het project. WAT Een project moet: − gericht zijn op 12 tot 16–jarigen en beperkt zich niet tot de leden van de eigen vereniging − een vernieuwend, uitzonderlijk of experimenteel karakter hebben en dus de gewone werking van de organisatie overstijgen − een op zichzelf staande activiteit zijn, al dan niet verspreid over verschillende data (zoals workshops, of crea-ateliers) − plaatsvinden op het grondgebied van Herentals DE AANVRAAG − De subsidieaanvraag moet: → ingevuld zijn op het daartoe bestemde formulier → vergezeld zijn van de nodige bewijsstukken → één maand voor het project ingediend zijn bij de stedelijke jeugddienst TOEZEGGING − Het college beslist over het toekennen van de subsidies. − Projecten die niet door het Herentalse jeugdwerk worden ingediend, worden pas gesubsidieerd na gunstig advies van de jeugdraad. Indien het project negatief wordt geadviseerd, wordt dit schriftelijk gemotiveerd door de jeugdraad. − Elke aanvraag wordt schriftelijk beantwoord, met eventuele vermelding van het subsidiebedrag. UITBETALING − Uitbetaling gebeurt pas indien uiterlijk een maand na datum van het project volgende bewijsstukken op de stedelijke jeugddienst ingediend zijn: → een korte evaluatie van het project op het daartoe bestemde evaluatieformulier → een financieel verslag dat een overzicht biedt van de werkelijke inkomsten en uitgaven. Hierbij wordt een kopie gevoegd van de facturen of rekeningen op naam van de organisator. → promotiemateriaal (affiche, e-mail, flyer, … ) − Het subsidiebedrag: → wordt enkel berekend op basis van een financieel tekort, met een maximum van 350,00 euro per project → omvat enkel de vaste kosten waar geen inkomsten tegenover staan − Om de mogelijkheden tot subsidiëring gelijkmatig te bekijken, is de uitbetaling voorzien voor de maand december: → wanneer het budget ontoereikend is om op alle aanvragen in te gaan, komt slechts één project per jaar per organisator in aanmerking, zijnde het project waartegenover de hoogste subsidie staat → als het krediet dan nog niet volstaat om alle aanvragen te subsidiëren, dan wordt het tekort procentueel verdeeld over alle aanvragen. OVERSCHOT Kredieten die overblijven, worden bij beslissing van het schepencollege toegevoegd begrotingskrediet voor de verplichte subsidie aan de vzw Fonds Herentalse Jeugdlokalen.

aan

het

ONRECHTMATIGHEDEN Indien onjuiste gegevens aanleiding hebben gegeven tot het verkrijgen van een toelage, kan het college van burgemeester en schepenen het uitgekeerde bedrag terugvorderen.

Aanvraagformulier subsidies


67

AANVRAAG SUBSIDIE CULTURELE EVENEMENTEN Gegevens aanvrager Naam + voornaam Straat + nr. Postcode + Gemeente Telefoon- en/of GSM nr. E-mailadres Geboortedatum Vereniging of organisatie (indien van toepassing)

Gegevens culturele manifestatie Doelgroep

Omschrijving evenement en aard van de activiteiten

Plaats en datum van de activiteiten 1. Geraamde inkomsten

2. 3. 4.

Geraamde kosten

1.

!! enkel de kosten die verband houden met het cultureel karakter van het evenement komen in aanmerking

2. 3. 4.

Gegevens uitbetaling Naam + voornaam Straat + nr. Postcode + Gemeente Bankrekeningnummer Opgemaakt te Herentals, op

……………………………………………………………………………………………………………………

Naam en handtekening van de verantwoordelijke ……………………………………………………………………………

AANVRAAG PROJECTSUBSIDIES Gegevens aanvrager Naam + voornaam Straat + nr. Postcode + Gemeente Telefoon- en/of GSM nr. E-mailadres Geboortedatum Vereniging of organisatie (indien van toepassing)

Gegevens project Doelgroep

Omschrijving project en aard van de activiteiten

Plaats en datum van de activiteiten 1. 2. Geraamde inkomsten 3. 4. 1. Geraamde kosten 2. !! enkel de vaste kosten waar geen inkomsten tegenover staan

3. 4.

Gegevens uitbetaling Naam + voornaam Straat + nr. Postcode + Gemeente Bankrekeningnummer Opgemaakt te Herentals, op

……………………………………………………………………………………………………………………

Naam en handtekening van de verantwoordelijke ……………………………………………………………………………

Risicobeoordeling manifestaties


69

Manifestaties risicobeoordeling

Beoordeling risicoproblematiek bij evenementen 1.1 Aard van de manifestatie Categorie (grote) popconcerten, > 10.000 bezoekers (kleinere) popconcerten / tentfeesten, 5.000 – 10.000 bezoekers festivals (met meerdere podia) (grote) fuiven > 1.000 bezoekers (kleinere) fuiven 0 – 1.000 bezoekers markten / braderieën grote recreatieve evenementen (bijvoorbeeld – meerdaagse – grote wandelmarsen) kleine recreatieve evenementen (bijvoorbeeld kleine wandelmarsen) tourritten (fiets, skeeler, motor, auto) corso / optochten Beurzen, tentoonstellingen Sportevenementen, behalve profvoetbal profvoetbalwedstrijd (aangekondigde) grote demonstraties (aangekondigde) kleine demonstraties vliegshows auto- en motorsportevenementen vuurwerkshows partyboot SCORE

Risicopunt 3 2 3 2 1 1 3 1 2 3 1 2 3 3 2 3 3 2 1

1.2 Samenstelling van het publiek Categorie 1. aantal deelnemers en/of bezoekers 0 – 1.000 1.000 – 5.000 5.000 – 10.000 10.000 – 15.000 15.000 – 20.000 > 20.000 2. leeftijdsopbouw (zwaartepunt, maximaal 1 categorie toe te wijzen) 0 – 10 jaar (zonder aanwezigheid ouders) 0 – 10 jaar (met aanwezigheid ouders) 10 – 18 jaar (zonder aanwezigheid ouders) 10 – 18 jaar (met aanwezigheid ouders) 16 – 30 jaar 30 – 45 jaar > 45 jaar alle leeftijden 3.conditie / gezondheidstoestand goed redelijk matig slecht 4. gebruik alcohol / drugs niet aanwezig mogelijk aanwezig, maar geen risicoverwachting aanwezig met risicoverwachting 5. aanwezigheid van publiek als toeschouwer als toeschouwer en/of deelnemer als deelnemer SCORE 1+2+3+4+5

Versie april 2009

risicopunt 0.10 0,20 0,40 0,60 0,80 1,00 0,50 0,25 0,75 0,50 1,00 0,50 0,25 0,75 0 0,25 0,50 1,00 0 0,25 1,00 0,50 0,75 1,00

p.1/3


1.3 plaatsen tijdgebonden factoren Categorie 1. locatie evenement in een gebouw, geschikt voor evenementen in een gebouw, ontworpen voor andere doeleinden in een tijdelijk onderkomen (tent, partyboot e.d.) in open lucht; op locatie die daarvoor is bestemd en ingericht in open lucht; op locatie die daar niet voor is bestemd en ingericht binnen één gemeente gemeentegrens overstijgend 2. toegankelijkheid aan- en afvoerwegen goede aan- en afvoerwegen redelijk (1 weg voor aan- en afvoer) matig (weg met obstakels) slecht (geen toegangsweg) 3. seizoen lente of herfst zomer of winter 4. duur evenement 0 – 3 uur, (maandag t/m donderdag) daguren 0 – 3 uur, (maandag t/m donderdag) avond- /nachturen 0 – 3 uur, (weekend vrijdag t/m zondag) daguren 0 – 3 uur, (weekend vrijdag t/m zondag) avond- /nachturen 3 – 12 uur, daguren 3 – 12 uur, avond- /nachturen 1 dag meerdere dagen 5. ondergrond harde ondergrond; steen asfalt, e.d. zachte ondergrond, vochtdoorlatend; zand, gras, e.d. zachte ondergrond, drassig; zand, gras, e.d. SCORE

risicopunt 0,75 1,00 0,75 0,50 0,75 0,50 1,00 0 0,50 0,75 1,00 0,25 0,50 0,25 0,50 0,50 0,75 0,75 1,00 1,00 1,00 0,25 0,50 0,75

1.4 omkadering 1. organisator Gekend, met goede ervaringen in het verleden ivm veiligheid Nieuwe organisatie 2 aanwezigheid van medische voorzieningen : erkende spoeddienst <2 km rijafstand 2
Versie april 2009

0.25 1 0.25 0.50 0.75 1

p.2/3


Tel je riscopunten op tot een totaalscore. Vergelijk de totaalscore met de volgende puntenverdeling: Score <7 : klasse I 7<score<10 : klasse II score ≥ 10: klasse III Klasse I: Indien je fuif/evenement in klasse I valt, is het niet nodig bijkomende veiligheidsmaatregelen te nemen. Klasse II: Valt je fuif/evenement in klasse II, dan adviseren we je extra advies in te winnen bij de politie en brandweer. De jeugddienst kan je hierbij ondersteunen. Klasse III: Valt je fuif/evenement in klasse III, dan maak je best een veiligheidsplan op in overleg met politie en brandweer. Een voorbeeld van een veiligheidsplan kan je bekomen op de jeugddienst.

Versie april 2009

p.3/3

Aanvraagformulier SABAM


71

In te vullen door de verantwoordelijke van de manifestatie(s) Per post, e-mail of fax opsturen naar het regionaal SABAM-inningskantoor

AANVRAAG TOT TOELATING

(voor het gebruik van werken uit het nationaal en internationaal SABAM-repertoire)

Het auteursrecht is het loon van de auteur.

Naam van de inrichter / vereniging / kring : ................................................................................... Vertegenwoordigd door Dhr./Mevr.

: ...................................................................................

In de hoedanigheid van

: ...................................................................................

waarvoor hij/zij zich, met het oog op deze aanvraag, solidair verantwoordelijk verklaart Adres

: ...................................................................................

Postcode en Plaats

: ...................................................................................

Telefoon – Fax

: Tel : ...............................

E-mailadres

: ...................................................................................

Ondernemingsnummer (indien van toepassing) :

Fax : ................................

......................................................................

Ondergetekende verzoekt hierbij om de toelating, conform de wet van 30 juni 1994, tot het open uitvoeren van beschermde werken die tot het door SABAM beheerde repertoire behoren, tijdens de hieronder vermelde manifestatie(s), en verklaart kennis te hebben genomen van de op keerzijde vermelde algemene voorwaarden, en deze nauwgezet na te leven. Volgende gegevens dienen aan het regionaal inningskantoor verstrekt te worden binnen de hierna gestelde termijnen : -de aanvraag tot toelating, minstens 10 dagen voor de manifestatie (tenzij anders vermeld op het tarief); -de opgave van de uitgevoerde werken binnen 8 dagen volgend op de manifestatie (tenzij anders vermeld op het tarief); -de opgave van de ontvangsten -indien vereist- binnen 8 dagen volgend op de manifestatie (tenzij anders vermeld op het tarief); -de rechten moeten betaald zijn : uiterlijk op de dag van de manifestatie, indien de tarifering geschiedt op forfaitaire basis; binnen 30 dagen na de manifestatie, indien de inning gebeurt op basis van de ontvangsten. Een verhoging van de tarieven met 30% (tenzij anders vermeld op het tarief) zal toegepast worden, indien één van de voornoemde voorwaarden niet werd vervuld. Zaal, Café, Feesttent, ...

Plaats van Adres de op- of uitvoeringen Postcode en Plaats Oppervlakte (m²) of Capaciteit

:

...................................................................................................

:

...................................................................................................

:

.................

:

.................

............................................................... m²

.................

Aard van de uitvoering (2) Datum op- of Soort van manifestatie (1) uitvoeringen Naam van de optredende uitvoerders, groep, dj

....................

....................................................... Naam :

.......................

.......................

......................................................

.............................................................

Consumptieprijs (6)

................ € .............. €

........................€

............€

................ € .............. €

........................€

............€

................ € .............. €

........................€

............€

..................................................................................

.................................................

....................................................... Naam :

Uitkoopsom (4)

(contract bijvoegen)

..................................................................................

....................................................... Naam :

plaatsen

Inkomprijs (3) Voorverkoop Kassa

..........................................................................

Prijs van het menu, souper, banket, reveillon, barbecue (5) :

Toneelopvoering

...................

€

Dansgelegenheid na eetmaal (5) :

ja

neen

Gelieve bij gebruik van ingelaste muziek een lijst van de uitgevoerde werken en hun duur bij dit formulier te voegen.

Titel van het toneelstuk

:

...................................................................

Auteurs

:

...............................................................

Opgevoerd door

:

...................................................................

Vertaler/Bewerker :

...............................................................

ja

Bal na vertoning (5) :

Met ingelaste muziek (5) :

neen

ja

neen

ja

neen

Met muziekuitvoeringen d.m.v. mechanische toestellen vóór en/of na de vertoning en tijdens de pauze (5)

:

Muziekverenigingen - Stoeten

............. .................

Uitkoopsom € (4) per groep of vereniging

Publiciteitswagens Periode :

.................

Sonorisatie

.................

Oppervlakte (m²) of aantal luidsprekers :

Aantal verenigingen, praalwagens met muziek, ... :

:

.................

.................

................. ..................

................. Nummerplaten : ................. m²

...................

....................

.................

.................

.................

luidsprekers

Gelieve te noteren dat de opgave van de uitgevoerde werken altijd verplicht is over te maken aan het regionaal inningskantoor. Gelieve ook, conform artikel 7 van de algemene voorwaarden, twee eersterangskaarten bij deze aanvraag te voegen. 1: Soort manifestatie: fuif, bal, thé dansant, jazz, cabaret, kleinkunst, zangwedstrijd, karaoke, modeshow, sportmanifestatie (discipline vermelden), voordracht, lezing, toneelopvoering, personeelsfeest, wandelconcert, taptoe, stoet, feestmaal, handelsbeurs, balletvoorstelling, opendeurdag, fancyfair, festival, eetfestijn, filmvertoning (titel opgeven), (live)concert, recital, ... 2: Aard van uitvoering: levende muziek (orkest, muzikanten), radio, tv, mech. toestellen (cd, discobar, .) 3: Inkomprijs: elke som (inkomkaart, tombolabiljet, steunkaart, lidkaart, aankoop verplicht programma, enz.) die betaald moet worden om toegang te krijgen tot de ruimte waar de op- of uitvoeringen plaatshebben. Indien er verschillende inkomprijzen worden gevraagd, wordt het gemiddelde van de normaal gehanteerde inkomprijzen als basis genomen. 4: Uitkoopsom: het bedrag verschuldigd door de inrichter en/of door derden voor het op- of uitvoeren van het programma. 5: Aanduiden (invullen) wat van toepassing is. 6: Consumptieprijs : de prijs van de meest gevraagde consumptie. 129N

Gedaan te ................................... op....................... Handtekening van de aanvrager,

Inningskantoor erkend door de C.V.B.A. SABAM – Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers

ALGEMENE VOORWAARDEN Art. 1 - De toelating voor het gebruik van het door SABAM beheerde repertoire wordt verkregen mits : - het regionaal inningskantoor in het bezit is van een correct en volledig ingevulde aanvraag tot toelating, minstens tien dagen vóór de manifestatie (tenzij anders vermeld op het tarief); - het indienen van de opgave van alle op- of uitgevoerde werken, binnen acht dagen volgend op de manifestatie (tenzij anders vermeld op het tarief); - het indienen van de correcte en volledige opgave van de ontvangsten - indien vereist - binnen acht dagen volgend op de manifestatie (tenzij anders vermeld op het tarief); - het opsturen, vóór de manifestatie, van een eensluidend afschrift van de contracten met alle (voor- en hoofdprogramma) artiesten of hun vertegenwoordiger en andere dienstverleners (licht en geluid) (tenzij anders vermeld op het tarief); - het betalen, binnen de vastgestelde termijn, van de verschuldigde auteursrechten voor zover de elementen die bepalend zijn voor de tarifering, zoals de inkomprijzen, de uitkoopsommen, de oppervlakte, de gebruikte middelen tot uitvoering (orkest, mechanische toestellen...) overeenstemmen met deze vermeld in de aanvraag en in de toelating. Art. 2 - De toe te passen tarieven zullen met 30% (tenzij anders vermeld op het tarief) worden verhoogd indien één van de voorwaarden vermeld onder artikel 1 niet werd vervuld. Bovenop deze verhoging, kan SABAM een bijkomend bedrag van € 125,00 aan vaststellingskosten vorderen, indien niet spontaan en/of op eenvoudig verzoek wordt voldaan aan de vereisten gesteld in artikel 1 zodat een vaststelling ter plaatse noodzakelijk is. Art. 3 - In geval van annulering van de geplande manifestatie of van wijziging van de tariferingsparameters dient de inrichter dat schriftelijk te melden aan SABAM uiterlijk om 17.00 uur de laatste werkdag vóór de manifestatie. Doet hij dat niet, dan wordt de manifestatie geacht te zijn verlopen volgens de voorwaarden vermeld in de aanvraag tot toelating. Art. 4 - De SABAM-tarieven kunnen zowel op de hoofdzetel als op de regionale inningskantoren geraadpleegd of verkregen worden op eenvoudig verzoek. Ze zijn ook terug te vinden op de website van SABAM (www.sabam.be). Indien de gebruiker een aanvraag tot toelating opstuurt, aanvaardt hij de facto de tarieven en deze voorwaarden. Art. 5 - SABAM tarifeert op basis van de gegevens die de inrichter in de opgestuurde aanvraag tot toelating verstrekt en/of op basis van de door een afgevaardigde van SABAM vastgestelde elementen, aan de hand van volgende parameters : - de soort van de manifestatie en de aard van de uitvoeringen; - de oppervlakte van het lokaal, de toegangsprijzen, de consumptieprijzen, de uitkoopsommen, de ontvangsten. SABAM heeft een absoluut controlerecht op al deze elementen. Indien de tarifering van de auteursrechten gebeurt op basis van de ontvangsten, verbindt de inrichter zich ertoe deze nauwgezet te boeken. Indien de inrichter de opgave van de ontvangsten niet opstuurt binnen een termijn van acht dagen volgend op de manifestatie (tenzij anders vermeld op het tarief), zal SABAM de verschuldigde rechten tariferen op basis van een volle zaal. Om een effectieve controle mogelijk te maken, zullen alle documenten met betrekking tot de manifestatie aan de SABAM-afgevaardigde ter beschikking worden gesteld vanaf het ogenblik waarop de manifestatie plaatsvindt tot één jaar volgend op de datum van de manifestatie. Elke bedrieglijke of foutieve aangifte stelt de inrichter bloot aan de rechtsvervolgingen bepaald in de artikelen 196 en 197 van het Strafwetboek. Vrije toegangskaarten die, in het kader van een sponsoringscontract als tegenprestatie verplicht worden voorbehouden, komen eveneens in aanmerking voor de berekening van de ontvangsten overeenkomstig hun effectieve verkoopwaarde. Art. 6 - Worden binnen de gestelde termijnen de verschuldigde rechten niet betaald en/of de gevraagde documenten (opgave van de ontvangsten, opgave van de uitgevoerde werken) niet ingediend, dan behoudt SABAM, krachtens de hierboven vermelde artikelen 1 en 2, het recht, bovenop de vastgestelde auteursrechten, langs gerechtelijke weg een bijkomend bedrag als schadevergoeding te vorderen ten belope van 20% met een minimum van € 124,00. Art. 7 - De inrichter stelt twee eersterangskaarten ter beschikking van SABAM of haar afgevaardigde. Deze laatste zal daarenboven vrije toegang hebben tot alle lokalen waar de uitvoeringen plaatsvinden. Art. 8 - Elke op- of uitvoering van het beschermd repertoire zonder expliciete toelating van SABAM zal gerechtelijk vervolgd worden. De bijkomende kosten zullen, in dit geval, ten laste zijn van de inrichter. Art. 9 - Partijen verklaren, in geval van betwisting of niet-naleving van de vastgestelde voorwaarden, de bevoegdheid te erkennen van de Rechtbanken van Brussel, of van de maatschappelijke zetel van het betrokken inningskantoor of van de woonplaats van de inrichter, naar keuze van SABAM. Art. 10 - De kosten van deze toelating, de inningskosten, de kosten verbonden aan de samenstelling van een dossier, aan de herinneringen, de ingebrekestellingen en de vaststellingen, evenals taksen van welke aard ook (namelijk 6% BTW) zijn ten laste van de inrichter.

VOORBEHOUDEN AAN SABAM Referentie

: .................................

Tarief

: .................................

Toegang : .................................

T/130%

................................

Budget : ................................ Minimum :

Oppervlakte:

............................

Recette :

............................ ............................ %

Rechten

:

...................................

...................................

BTW

:

...................................

...................................

_________________

_________________

...................................

...................................

Totaal

:

Al de gegevens die u over uzelf verstrekt worden opgenomen in onze verwerkingen Registratie en administratie van vennoten met het oog op het beheer van de auteursrechten en klantenbeheer. De houder van het bestand is SABAM C.V.B.A. Burg. Ven. met zetel te 1040 Brussel, Aarlenstraat 75-77. Overeenkomstig de wet van 8 december 1992 heeft u een recht van toegang en een recht tot verbetering. 129N

Ontvangsten SABAM


73

OPGAVE VAN ONTVANGSTEN De inrichter/organisator

:

Vertegenwoordigd door Dhr./ Mevr. : Adres

:

Telefoon

:

E-mailadres

:

/

Fax :

/

Zaal (plaats) van de op- of uitvoeringen :

Uw referentie

: .................................

Onze referentie : .................................

Adres

:

Oppervlakte (m²) of capaciteit

:

Datum van de op- of uitvoering(en) :

m²

......../ ...... / .......

...........................

......./ ...... / .......

plaatsen

...... /......./

☛ Gelieve dit document volledig ingevuld terug te sturen naar het regionaal inningskantoor uiterlijk 8 dagen na de manifestatie. Bij het niet-terugsturen van deze opgave binnen de gestelde termijn, gaat SABAM ervan uit dat de zaal (plaats) uitverkocht was en worden de rechten op die basis berekend.

Vergoedingen betaald aan de uitvoerende artiesten, groepen, disc-jockeys, orkesten, .... Datum manifestatie

Naam van de op- of uitvoerder(s)

Aard van de op- of uitvoering (1)

Bedrag (2) € € € €

Opsplitsing van de ticketverkoop Datum manifestatie

Voorverkoop

Kassa (3)

Inkomprijs

Aantal

Totaal ontvangsten

Opmerkingen

(3)

€

€

€

€

€

€ Totaal :

€

Gemiddelde inkomprijs :

€

Detail van de gratis toegekende toegangsbewijzen of vrijkaarten Datum manifestatie

Begunstigde(n) (4)

Waarde

Aantal

Totale waarde

Opmerkingen

€

€

€

€

€

€

€

€ Totaal :

€

Eventuele mededeling : ........................................................................................................................................................................... 1: Aard van de uitvoering: orkest, muzikanten, disc-jockey, radio, Echt verklaard , tv, cd-speler, koor, fanfare, harmonie, artiest, ensemble, Gedaan te : .............................................. op ................................. voordrachtkunstenaar, toneelvereniging, solist,.. 2: Bedrag : Totale vergoeding betaald door de organisator aan de Handtekening van de inrichter/organisator, betrokken op- of uitvoerders 3: Aankruisen wat van toepassing is 4: Begunstigden : Officials, sponsors, genodigden, pers, ....

Voorbehouden aan SABAM Bedrag in aanmerking genomen voor de berekening van de auteursrechten Toegepast tariefnr : ......... toegepast inningspercentage : ........ % Absoluut minimumbedrag aan verschuldigde auteursrechten

50N

: : :

...............................€ ...............................€ ...............................€

Bedrag BTW 6% Totaal

: : :

................................. € ................................. € ................................. €

Agentschap erkend door de C.V.B.A. SABAM - Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers.

Al de gegevens die u over uzelf verstrekt worden opgenomen in onze verwerkingen Registratie en administratie van vennoten met het oog op het beheer van de auteursrechten en Klantenbeheer. De houder van het bestand is SABAM C.V.B.A.-Burg. Ven. met zetel te 1040 Brussel, Aarlenstraat 75-77. Overeenkomstig de wet van 8 december 1992 heeft u een recht van toegang en een recht tot verbetering. U kunt aanvullende inlichtingen over deze verwerkingen vinden in het openbaar register bedoeld in art. 18 van de wet.

OPGAVE VAN ONTVANGSTEN. Bijzondere voorwaarden.

1. Bij aangifte van de ontvangsten, dient steeds het totaal aantal betalende en niet-betalende aanwezigen die aan de manifestatie hebben deelgenomen opgegeven te worden. 2. Per prijsklasse (voorverkoop/kassa) dient de opsplitsing van de ticketverkoop en de overeenkomstige ontvangsten vermeld te worden. 3. Het aantal kaarten of toegangsbewijzen die gratis werden toegekend aan genodigden, het aantal houders van abonnées- en perskaarten, alsook het aantal houders van vrije toegangskaarten die, in het kader van een sponsoringscontract als tegenprestatie worden voorbehouden, dient eveneens vermeld te worden. 4. Het is verplicht, naast de ontvangsten, ook de vergoedingen die aan de op- of uitvoerders werden betaald, mede te delen. 5. Indien bij een coproductie slechts een deel van de ontvangsten wordt aangegeven, dient elke partij duidelijk te vermelden welk deel door welke andere partij zal aangegeven worden. 6. Ingeval van onvolledige of onduidelijke aangifte van de ontvangsten en/of de uitgekeerde vergoedingen, behoudt SABAM het recht de gebruikelijke tarieven met 30% te verhogen en de ontvangsten forfaitair te schatten op basis van de totale capaciteit van de plaats waar het gebeuren plaatsvond. 7. Elke bedrieglijke aangifte kan leiden tot rechtsvervolgingen bepaald in de artikels 196 en 197 van het Strafwetboek. 8. De algemene voorwaarden, vermeld op de keerzijde van de “Aanvraag tot toelating” blijven van toepassing. ________________________________________

Liedjeslijst SABAM


75

Verplicht in te vullen door de dj of de verantwoordelijke voor de muziek

OPGAVE VAN DE UITGEVOERDE WERKEN

Het auteursrecht is het loon van de auteur

- DJ / MECHANISCHE TOESTELLEN (CD, Cassette, ...) -

Naam van de dj, discobar of verantwoordelijke voor de muziek

:

Beschrijving van de manifestatie

:

Plaats, Zaal

:

Adres

:

Data van uitvoering

:

................/ ................/................

-

.............../ ............... /................

Geachte mevrouw, mijnheer, De doelstelling van deze opgave is : SABAM toe te laten de geïnde vergoedingen uit te keren aan de rechthebbenden van de beschermde werken uit het nationaal en internationaal SABAM-repertoire, die u tijdens de hogervermelde manifestatie heeft uitgevoerd. Het correct verdelen van de auteursrechten kan alleen gebeuren, indien u dit programma uiterlijk 8 dagen na de activiteit volledig ingevuld en ondertekend terugstuurt naar ons hierboven vermeld regionaal inningskantoor. Wij danken u alvast voor uw bereidwillige medewerking. Gelieve te noteren dat, indien het programma niet tijdig wordt overgemaakt, SABAM zich het recht behoudt, de gebruikelijke tarieven met 30% te verhogen, en langs gerechtelijke weg een schadevergoeding te eisen van 20% op de verschuldigde auteursrechten, met een minimum van 124 €. De dj die bij SABAM een trimestrieel programma instuurt, dient hieronder alleen zijn naam, adres en codenummer te vermelden.

De inrichter,

De dj,

Naam

:

Naam

:

Adres

:

Adres

:

Telefoon

:

Telefoon

:

E-mailadres

:

/

Fax :

E-mailadres :

/

Mechanische toestellen

Aankruisen wat van toepassing is : TITEL VAN HET WERK

/

Code :

Diskjockey

AUTEURS/COMPONISTEN/BEWERKERS

UITVOERDERS

1. ...................................................................................

.....................................................................................

...........................................................

..............................

2. ...................................................................................

.....................................................................................

...........................................................

..............................

3. ...................................................................................

.....................................................................................

...........................................................

..............................

4. ...................................................................................

.....................................................................................

...........................................................

..............................

5. ...................................................................................

.....................................................................................

...........................................................

..............................

6. ...................................................................................

.....................................................................................

...........................................................

..............................

7. ...................................................................................

.....................................................................................

...........................................................

..............................

8. ...................................................................................

.....................................................................................

...........................................................

..............................

9. ...................................................................................

.....................................................................................

...........................................................

..............................

10. ...................................................................................

.....................................................................................

...........................................................

..............................

11. ...................................................................................

.....................................................................................

...........................................................

..............................

12. ...................................................................................

.....................................................................................

...........................................................

..............................

13. ...................................................................................

.....................................................................................

...........................................................

..............................

14. ...................................................................................

.....................................................................................

...........................................................

..............................

15. ...................................................................................

.....................................................................................

...........................................................

..............................

(niet de titel van de cd of plaat vermelden)

Voorbehouden aan SABAM Nr Contract/Gelegenheidsinning

:

Programmanummer

:

Maand van afrekening

:

Bedrag

:

Nummer van betaling

:

Genre evenement

:

E156N

Agentschap erkend door de C.V.B.A. SABAM - Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers.

REFERENTIENR

TITEL VAN HET WERK

AUTEURS/COMPONISTEN/BEWERKERS

UITVOERDERS

16. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

17. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

18. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

19. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

20. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

21. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

22. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

23. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

24. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

25. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

26. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

27. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

28. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

29. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

30. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

31. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

32. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

33. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

34. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

35. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

36. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

37. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

38. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

39. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

40. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

41. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

42. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

43. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

44. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

45. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

46. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

47. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

48. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

49. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

50. ...................................................................................

.....................................................................................

..............................................................

.............................

(niet de titel van de cd of plaat vermelden)

REFERENTIENR

Gelieve hieronder de namen te vermelden van de dj's of artiesten die eveneens zijn opgetreden tijdens deze manifestatie : dj / artiest

: .......................................................................................

dj / artiest

: ..............................................................................

: .........................................................................................

: ................................................................................

Onvolledige of niet-ondertekende programma's zijn uitgesloten van de verdeling van de geïnde rechten. Waar en echt verklaard,

Gedaan te : ...................................................................

Handtekening van de inrichter,

Datum :

........ / ......... / ........

Handtekening van de dj,

Al de gegevens die u over uzelf verstrekt worden opgenomen in onze verwerkingen Registratie en administratie van vennoten met het oog op het beheer van de auteursrechten en klantenbeheer. De houder van het bestand is SABAM C.V.B.A.-Burg. Ven. met zetel te 1040 Brussel, Aarlenstraat 75-77. Overeenkomstig de wet van 8 december 1992 heeft u een recht van toegang en een recht tot verbetering. U kunt aanvullende inlichtingen over deze verwerkingen vinden in het openbaar register bedoeld in art. 18 van de wet.

Aanvraagformulier billijke vergoeding - tijdelijke muziekactiviteiten - audiovisuele vertoningen


77

FACTURATIEADRES: NAAM:

ADRES:

Let op!! Vul dit formulier in vóór de geplande activiteit en stuur het minstens 5 werkdagen op voorhand naar: Outsourcing Partners N.V., Postbus 10.181, 9000 Gent 12 of fax naar 070/66 00 12 Voor extra aanvraagformulieren bel naar 070/66 00 16. Gebruik steeds drukletters bij het invullen, schrijf steeds in de vakjes, en breng duidelijk de gemaakte keuze in een aankruisvakje ❏ aan.

POSTNUMMER EN GEMEENTE:

IN GEVAL HET FORMULIER NIET TIJDIG IN ONS BEZIT IS, WORDT HET TARIEF VERHOOGD MET 15%, MET EEN MINIMUM VERHOGING VAN € 110,97*.

AANGIFTEFORMULIER

TYPE B VOOR PUBLIEKE UITZENDING VAN MUZIEK DOOR ORGANISATOREN VAN TIJDELIJKE ACTIVITEITEN (KB 8 NOVEMBER 2001, 22 DECEMBER 2004 EN 21 DECEMBER 2006)

Controleer steeds vooraf of voor de ruimte die u gaat gebruiken reeds een Billijke Vergoeding betaald werd. Dit zou kunnen indien bij voorbeeld de uitbater het jaartarief 'polyvalente zalen' betaalde, of indien het jeugdhuis een jaartarief jeugdhuizen betaalde. 1. IDENTIFICATIEGEGEVENS . Naam en adres van de vereniging/organisator: Naam: Straat:

Nummer: –

Postnummer:

Bus:

Gemeente: /

Telefoon:

/

Fax:

E-mail:

/

GSM-nummer:

Ondernemingsnummer: Juridische vorm:

❏

NV

Verantwoordelijke voor de activiteit:

❏

BVBA

❏

CV

❏

Dhr.

❏

Mevr.

❏

Hoedanigheid:

VZW

❏

Naam:

❏ Niet B.T.W.-plichtig

–

B.T.W.-nummer:

Feitelijke vereniging

Andere:

Voornaam:

. Naam van de activiteit: (=naam waaronder de activiteit gekend is, of waarmee publiciteit gemaakt wordt) Naam:

. Naam en adres van de uitbating: (=plaats waar de activiteit georganiseerd wordt) Naam: Straat:

Nummer:

Postnummer:

Bus:

Gemeente: /

Telefoon:

/

Fax:

2. STATISTISCHE GEGEVENS (deze gegevens hebben geen invloed op de verschuldigde vergoeding) Duid aan welke soort muziek gespeeld wordt

❏

Rock- en popmuziek

❏

Hitmuziek

❏

Dance, House of Techno

❏

Jazz

❏

Wereldmuziek

❏

Klassiek

(*)Tarief geïndexeerd op basis van de gezondheidsindex van 2007 en geldig voor het jaar 2008-. BN7.12 - R

Tot (2)

Aantal dagen (3)

(OPGELET : ÉÉN TARIEFSOORT PER REGEL AANDUIDEN) Locatie (4)

2

2

2

2

2

2

Binnen / Openlucht ZD / MDr / MDa Binnen / Openlucht ZD / MDr / MDa Binnen / Openlucht ZD / MDr / MDa Binnen / Openlucht ZD / MDr / MDa Binnen / Openlucht ZD / MDr / MDa Binnen / Openlucht ZD / MDr / MDa

m pp o op op op op m op p op op op op m op p op op op op m op p op op op op m op p op op op op m op p op op op op m op p op op op op

Oppervlakte (7) 2

Soort activiteit (6) (*)

Binnen / Openlucht ZD / MDr / MDa

Binnen/Openlucht (5) (*) lm pp o op op op op lm op p op op op op lm op p op op op op lm op p op op op op lm op p op op op op lm op p op op op op lm op p op op op op

Aantal lopende meter dranken eetstalletjes (8) , p € pp o op op op op , € op p op opp op op , € op p op opp op op , € op p op opp op op , € op p op opp op op , € op p op opp op op , € op p op opp op op

Inkomprijs (9) (**)

Het is mij bekend dat het opzettelijk vermelden van onjuiste en/of onvolledige gegevens strafbaar is volgens de wet van 30 juni 1994.

/ p / p op p op op op op op op opNaam ________________________________ Functie __________________________ Handtekening:

Un formulaire en français peut être obtenu sur notre site internet www.requit.be ou par téléphone au 070/66 00 14

BN7.12 - V

15/02/2008 - Outsourcing Partners N.V. Martelaarslaan 53-55 9000 Gent BTW BE 0466.643.442, RPR Gent NOG VRAGEN? U VINDT HET ANTWOORD VAST EN ZEKER OP ONZE WEBSITE WWW.BVERGOED.BE. VOOR BIJKOMENDE INFORMATIE OF BROCHURES KUNT U ALTIJD EEN E-MAIL NAAR [email protected] STUREN OF BELLEN NAAR 070/ 66 00 16

Outsourcing Partners N.V. zal op elk ogenblik de medegedeelde informatie ter plaatse kunnen controleren. De in de aangifte opgegeven gegevens zijn persoonlijk en vertrouwelijk en zijn beschermd conform de wet van 8 december 1992 en artikel 78 van de wet betreffende het auteursrecht en de naburige rechten van 30 juni 1994

Aldus naar waarheid ingevuld te ______________________op

1. Elke betwisting ten aanzien van de inhoud van de uitnodiging tot betaling moet ten laatste 15 dagen na de ontvangst schriftelijk en duidelijk gemotiveerd bezorgd worden. Bij gebrek hiervan wordt de schuldenaar verondersteld de voorwaarden van deze uitnodiging tot betaling te aanvaarden. De uitnodiging tot betaling is te voldoen binnen de 20 dagen na de verzendingsdatum. 2. Bij betwisting zijn enkel de rechtbanken van het juridisch arrondissement Brussel bevoegd. Ingeval de bedragen lager zijn dan 1.860 euro zijn enkel de vredegerechten van de kantons Brussel bevoegd. 3. Bij gebrek aan betaling - binnen de gestelde termijn - van de uitnodiging tot betaling zal het bedrag in hoofdsom, zonder voorafgaande ingebrekestelling, vanaf de vervaldatum vermeerderd worden met een tegen het wettelijk tarief berekende verwijlinterest, met een minimum van 8,85 euro, zoals bepaald in het Koninklijk Besluit dat van toepassing is. Het bedrag in hoofdsom zal bovendien vermeerderd worden met de administratieve kosten voor aanmaningen en ingebrekestellingen. Deze kosten bedragen 2,59 euro per aanmaning en 6,48 euro per aangetekende brief. De bedragen gelden voor 2008 en worden jaarlijks geïndexeerd op basis van de gezondheidsindex van de maand december van het voorgaande jaar. In geval van niet betaling na maximum drie aanmaningen, respectievelijk ingebrekestellingen wordt het dossier overgemaakt aan Intrum NV, die een activiteit van minnelijke invordering van schulden uitoefent. De schuldenaar is in die hypothese gehouden tot betaling van een bedrag van 35 euro per aanmaning/ingebrekestelling, uitgestuurd door Intrum NV. 6. ANNULATIE VAN DE ACTIVITEIT 5. WIE MOET DE BILLIJKE VERGOEDING BETALEN? Ingeval de tijdelijke activiteit afgelast wordt, kan de aangifte geannuleerd worden tot 5 dagen voor de aanvang van de activiteit. Annulatie op U bent verplicht het dagtarief Billijke Vergoeding te betalen voor een tijdelijke activiteit, als u opgenomen muziek (cd,radio,…) laat horen in de ruimtes die de dag zelf kan ook, maar dan moet de annulatie bevestigd worden door een verklaring van een overheidspersoon (burgemeester, agent, …). voor het publiek toegangkelijk zijn (gewoon publiek, VIP’s, gasten, pers,…) en indien voor deze ruimtes geen overeenstemmend jaartarief betaald werd. De verklaring van de annulatie moet schriftelijk gebeuren. Bij terugstorten van de betaling zal 10 euro afgehouden worden als administratiekost.

4. ALGEMENE VOORWAARDEN

pp o op op op p op op op p op op op p op op op p op op op p op op op p op op

Aantal luidsprekers (10) (***)

INSTRUCTIES VOOR HET INVULLEN: (1) Van: Startdatum van de activiteit (2) Tot: Einddatum van de activiteit (3) Aantal dagen: Aantal dagen dat een activiteit plaatsvindt tussen de starten de einddatum. Opgelet: ‘dag’ = periode van 24 uur die begint bij de aanvang van de activiteit. (4) Locatie: Waar de activiteit plaatsvindt (5) Binnen/Open lucht: Heeft de activiteit binnen of in openlucht plaats ? (TENT= open lucht!) (6) Soort activiteit: ZD = Activiteit zonder drank: Elke activiteit waarbij geen dranken en/of maaltijden ter beschikking worden gesteld (of waarbij dit marginaal gebeurt) en waarbij niet gedanst wordt. MDr = Activiteit met drank: Elke activiteit waarbij dranken en/of maaltijden ter beschikking worden gesteld en waarbij niet gedanst wordt door de aanwezigen (of waar uitzonderlijk een enkeling danst). MDa = Activiteit met dans: Elke activiteit waarbij gedanst wordt door de aanwezigen. (7) Oppervlakte: De voorziene gebruikte oppervlakte voor de soort activiteit die aangeduid werd. (8) Aantal lopende meter: FACULTATIEF: Wanneer, bij een openlucht activiteit, de drank- of eetstalletjes NIET in een aparte ruimte opgesteld staan, maar op het terrein of op de rand van het terrein opgesteld zijn, dan geeft u het aantal lopende meter aan de publiekzijde aan. Per lopende meter zullen wij dan 15 m2 aanrekenen. (9) Inkomprijs: VERPLICHT ingeval van binnenactiviteit, met dans. Het is de hoogst aangerekende inkomprijs (meestal de prijs aan de kassa). (10) Aantal luidsprekers: Enkel indien bij een openlucht activiteit ZONDER DRANK de oppervlakte zeer moeilijk te bepalen is, mag het aantal gebruikte luidsprekers aangegeven worden (bijvoorbeeld : sportmanifestatie, rommelmarkt, braderij, aankomst van een koers, …).

OPGELET: COMPLEXE ACTIVITEITEN IN OPEN LUCHT Eerst de totale oppervlakte berekenen, dan de oppervlakte ‘met dans’ en de oppervlakte ‘met drank’ berekenen. Het RESTANT van de totale oppervlakte valt onder het tarief ‘zonder drank’.

*) De keuze omcirkelen! (**) verplicht ingeval Binnen-met dans (***) Enkel open lucht zonder drank en oppervlakte niet gekend

/ p / p / p / p pp o op op op op op op opp op op op op op op op opp op op…………………………………… / / / / op opp op op op opp op opp op opp op op op opp op op…………………………………… op p opp / / / / op opp op op op opp op opp op opp op op op opp op op…………………………………… op p opp / / / / op opp op op op opp op opp op opp op op op opp op op…………………………………… op p opp / / / / op opp op op op opp op opp op opp op op op opp op op…………………………………… op p opp / / / / op opp op op op opp op opp op opp op op op opp op op…………………………………… op p opp / / / / op opp op op op opp op opp op opp op op op opp op op…………………………………… op p opp

Van (1)

3. AANGIFTE VOOR DE TIJDELIJKE ACTIVITEITEN

FACTURATIEADRES

Vul één formulier per activiteit in. Het ingevulde aangifteformulier moet in bezit zijn van Outsourcing Partners N.V. - PB 10.181 - 9000 Gent 12 minstens 5 dagen vóór de activiteit. Voor extra aanvraagformulieren: bel naar 070/66 00 15. Gebruik steeds drukletters bij het invullen, schrijf steeds in de vakjes, en breng duidelijk de gemaakte keuze in een aankruisvakje (❏) aan. IN GEVAL HET FORMULIER NIET TIJDIG IN ONS BEZIT IS, WORDT HET TARIEF VERHOOGD MET 15%, MET EEN MINIMUM VERHOGING VAN 156,35 EURO*.

AANGIFTEFORMULIER

TYPE B

VOOR PUBLIEKE UITZENDING VAN MUZIEK BIJ TIJDELIJKE ACTIVITEITEN VAN VERTONING VAN AUDIOVISUELE WERKEN SPEELT U GEEN MUZIEK? KIJK DAN NAAST HET VAK VOOR DE HANDTEKENING.

(K.B. 12 APRIL 1999 EN 22 DECEMBER 2004)

1. IDENTIFICATIEGEGEVENS

. Naam en adres van de organisator: Maatschappelijke benaming: Straat:

Nummer: –

Postnummer:

Gemeente: /

Telefoon:

/

Fax:

Ondernemingsnummer: Juridische vorm:

Bus:

❏ NV

❏ BVBA

Uitbater of verantwoordelijke belast met het dagelijks beheer:

❏ CV ❏ Dhr.

❏ Niet B.T.W.-plichtig

–

Nummer B.T.W.:

❏ VZW ❏ Feitelijke vereniging ❏ Mevr. Hoedanigheid:

Naam:

Andere

Voornaam:

. Naam en adres van de tijdelijke activiteit van vertoning van audiovisuele werken: Naam: Straat:

Nummer:

Postnummer:

Bus:

Gemeente: /

Telefoon:

/

Fax:

2. ZITPLAATSEN, AUTOSTANDPLAATSEN EN DATA

. Totaal aantal zitplaatsen: . Aantal autostandplaatsen: . Datum

van:

/

/

dat de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en ❏ Ikde verklaar naburige rechten niet van toepassing is op mijn activiteit, daar ik geen muziek ten gehore breng.

/

tot

/

Duur:

dagen

Aldus naar waarheid ingevuld te Op

/

/

Naam Functie Handtekening Outsourcing Partners N.V. zal op elk ogenblik de medegedeelde informatie ter plaatse kunnen controleren. De in de aanvraag vermelde gegevens zijn persoonlijk en vertrouwelijk en zijn beschermd conform de wet van 08 december 1992 en artikel 78 van de wet betreffende het auteursrecht en de naburige rechten.

Het is mij bekend dat het opzettelijk vermelden van onjuiste en/of onvolledige gegevens strafbaar is volgens de wet van 30 juni 1994.

BN5.6-R

TARIEVEN EN VOORWAARDEN (K.B. 12 APRIL 1999 EN 22 DECEMBER 2004)

WIE MOET DE BILLIJKE VERGOEDING BETALEN? U bent verplicht de Billijke Vergoeding te betalen als u opgenomen muziek (cd,radio,…) laat horen in voor publiek toegankelijke lokalen of plaatsen waar audiovisuele vertoningen plaats vinden. Indien u echter een tijdelijke activiteit van vertoning van audiovisuele werken organiseert in lokalen die hoofdzakelijk voor de voorstelling van audiovisuele werken gebruikt worden en waarvoor reeds vergoeding verschuldigd is, dient u geen Billijke Vergoeding te betalen voor de betreffende tijdelijke activiteit. TARIEVEN VAN DE BILLIJKE VERGOEDING

• Om onze tarieven te kennen, kunt u de rubriek ‘Tarieven’ van onze website www.bvergoed.be raadplegen of vraag het document ‘Tarieven van de Billijke Vergoeding’ aan per telefoon op nummer 070/66 00 15 of per e-mail op het adres [email protected]. • In geval van niet of late aangifte, zal de Billijke Vergoeding berekend worden op basis van het aantal zitplaatsen en/of autostandplaatsen zoals vermeld in elke recente en relevante informatiebron, verhoogd met 15% met een minimum van 156,35 euro*. WAT MOET U DOEN?

• Stuur dit formulier naar Outsourcing Partners N.V. 5 dagen vóór de activiteit gebeuren. Het adres vindt u op de voorkant van dit formulier. • Voor extra formulieren kunt u onze website www.bvergoed.be raadplegen, stuur ons een e-mail op [email protected] of bel naar 070/66 00 15. ALGEMENE VOORWAARDEN 1. Elke betwisting ten aanzien van de inhoud van de uitnodiging tot betaling moet ten laatste 15 dagen na de ontvangst schriftelijk en duidelijk gemotiveerd bezorgd worden. Bij gebrek hiervan wordt de schuldenaar verondersteld de voorwaarden van deze uitnodiging tot betaling te aanvaarden. De uitnodiging tot betaling is te voldoen binnen de 20 dagen na de verzendingsdatum. 2. Bij betwisting zijn enkel de rechtbanken van het juridisch arrondissement Brussel bevoegd. Ingeval de bedragen lager zijn dan 1.860 euro zijn enkel de vredegerechten van de kantons Brussel bevoegd. 3. Bij gebrek aan betaling - binnen de gestelde termijn - van de uitnodiging tot betaling zal het bedrag in hoofdsom, zonder voorafgaande ingebrekestelling, vanaf de vervaldatum vermeerderd worden met een tegen het wettelijk tarief berekende verwijlinterest, met een minimum van 7,58 euro, zoals bepaald in het Koninklijk Besluit dat van toepassing is. Het bedrag in hoofdsom zal bovendien vermeerderd worden met de administratieve kosten voor aanmaningen en ingebrekestellingen. Deze kosten bedragen 2,53 euro per aanmaning en 6,32 euro per aangetekende brief. De bedragen gelden voor 2007 en worden jaarlijks geïndexeerd op basis van de gezondheidsindex van de maand december van het voorgaande jaar. In geval van niet betaling na maximum drie aanmaningen, respectievelijk ingebrekestellingen wordt het dossier overgemaakt aan Intrum NV, die een activiteit van minnelijke invordering van schulden uitoefent. De schuldenaar is in die hypothese gehouden tot betaling van een bedrag van 35 euro per aanmaning/ingebrekestelling, uitgestuurd door Intrum NV.

16/07/2007 - Outsourcing Partners N.V. Martelaarslaan 53-55 9000 Gent BTW BE 0466.643.442 RPR Gent

VOOR BIJKOMENDE INFORMATIE KUNT U ALTIJD ONZE WEBSITE WWW.BVERGOED.BE RAADPLEGEN OF BELLEN NAAR 070/66 00 15

Un formulaire en français peut être obtenu sur notre site internet www.requit.be ou en téléphonant au numéro 070/66 00 13

* Bedragen geïndexeerd op basis van de gezondheidsindex van december 2006 en geldig voor het jaar 2007.

BN5.6-V

Plakreglement


79

PLAKREGLEMENT (GOEDGEKEURD IN GEMEENTERAAD VAN 2 OKTOBER 2007) Opgelet : Het is mogelijk dat tijdens de uitvoeringsperiode van het jeugdbeleidsplan dit reglement wordt gewijzigd. Je vindt de up-to-date versie op www.jeugddienstherentals.be Artikel 1 - Dit reglement regelt de publiciteitsvoering van evenementen via het aanplakken van affiches op het grondgebied van Herentals. - Onder publiciteitsvoering via het aanplakken van affiches wordt verstaan: tijdelijke publiciteit op de door de stad voorziene aanplakzuilen. Artikel 2 - Het is verboden publiciteit te voeren op het openbaar domein van de gemeentewegen. - Organisatoren van evenementen worden er niet van weerhouden om over de openbare weg spandoeken op te hangen mits toelating van het schepencollege. - Voor wat betreft het publiciteit voeren langs de gewestwegen geldt het gewestelijk reglement Artikel 3 - Het stadsbestuur stelt plakzuilen ter beschikking voor affiches van evenementen. - Organisatoren - uitgezonderd commerciële firma’s - kunnen gebruik maken van deze plakzuilen, rekening houdend met de normen en bepalingen die dit reglement stelt. Indien er te veel aanvragen zijn en de plakzuil onvoldoende ruimte zou bieden, zullen affiches geplakt worden op basis van volgende rangorde: 1) niet-commerciële lokale verenigingen, 2) niet-commerciële niet lokale verenigingen, 3) lokale individuele organisatoren, 4) niet lokale individuele organisatoren. - Alle affiches voor aanplakking moeten binnengebracht worden op de stedelijke jeugddienst en dit minstens een week voordat ze opgehangen moeten worden. - Deze dienst neemt de administratieve aangelegenheden bijkomstig aan dit reglement op zich. - Pas na betaling van de vastgestelde retributie zal een gemeentelijke verantwoordelijke de praktische uitvoering van dit reglement op zich nemen. De affiches worden maximum vier weken voor het plaatsvinden van het evenement aangebracht. Er wordt een vast moment in de week bepaald waarop de affiches worden geplakt. - Per activiteit worden een maximum aantal affiches verspreid: zijnde het maximum aantal toegelaten affiches per evenement per zuil x het aantal plakzuilen. - De affiches van één activiteit of evenement die op een plakzuil worden aangebracht, mogen niet groter zijn dan het A1 equivalent. Concreet betekent dit 1 affiche van het A1 equivalent of 2 affiches van het A2 equivalent of 4 affiches van het A3 equivalent of 8 affiches van het A4 equivalent. Bformaten en buitenformaten worden afgerond naar de gekende A formaten. Een B2 formaat komt bijvoorbeeld overeen met een A1 formaat. - Indien de zuil, ongeacht de bovenvermelde rangorde, toch onvoldoende ruimte biedt, kan de technisch medewerker de indeling veranderen en desgevallend het aantal affiches per evenement beperken tot 1. - Indien dit nog niet voldoende is, kan de verantwoordelijke van de uitvoeringsdienst het aantal zuilen naar goed vermogen opdelen en zo de affiches eerlijk verspreiden over de zuilen. - Verenigingen kunnen, indien zij dit wensen, doorgeven op welke aanplakzuilen ze hun affiches wel of niet willen laten aanbrengen. Hier kan echter geen rekening mee gehouden worden indien deze zuilen onvoldoende ruimte bieden. - De stad brengt op elke aanplakmogelijkheid de principes van dit reglement aan. - De gemeentelijke verantwoordelijke heeft oog voor het niet reglementair plakken. Hij neemt een fototoestel en identificatieformulier mee en zal overtredingen vastleggen. - Overtredingen worden aan de jeugddienst doorgegeven. Deze dienst zal, in samenwerking met de financiële dienst, hier verder administratief gevolg aan geven overeenkomstig het opgestelde belastingreglement. - Verder kan iedereen die een overtreding opmerkt dit aangeven bij de jeugddienst. Deze dienst doet de nodige vaststellingen. Artikel 4 Vanaf januari 2007 zijn naast A3-affiches ook A2-affiches en de A1-affiches vrijgesteld van de aanplakkingstaks. Fiscale zegels zijn dus niet langer verplicht op affiches. Artikel 5 Elke affiche moet de volgende gegevens bevatten : naam, voornaam, adres en telefoonnummer van de verantwoordelijke uitgever. Ook de naam van de organiserende vereniging dient, om misverstanden te voorkomen, duidelijk vermeld te zijn op de affiche. Artikel 6 Het is verboden reglementair aangeplakte affiches af te scheuren, onleesbaar te maken of te overplakken, zolang de datum van het aangekondigde evenement niet overschreden is.

Artikel 7 Alle aanplakkingen, van welke aard ook, die niet volgens dit reglement werden aangebracht, zijn verboden en zullen verwijderd of onherkenbaar gemaakt worden door de gemeentelijke plakverantwoordelijke. Artikel 8 Bij overtredingen wordt tegenover de aanplakkers, of bij ontstentenis daarvan tegenover de verantwoordelijke uitgever of de organisator van de aangekondigde activiteit, een belastingkohier opgemaakt. De betrokken vereniging of verantwoordelijke organisator is verantwoordelijk voor de kosten van het reinigen en herstellen van de veroorzaakte schade. Artikel 9 De uitvoerend verantwoordelijke geeft de overtredingen door aan de jeugddienst. Deze dienst brengt de overtreders via een brief op de hoogte van het nieuwe reglement en hun overtreding. De overtreders worden belast op het verwijderen van de niet-reglementair aangeplakte affiches volgens het opgesteld belastingreglement. De financiële dienst handelt deze heffing af. Artikel 10 Het reglement zal via de gemeentelijke informatiekanalen aan de bevolking bekend gemaakt worden. Artikel 11 Dit reglement treedt in werking op 1 november 2007.

RETRIBUTIEREGLEMENT VOOR HET AANPLAKKEN VAN AFFICHES (GOEDGEKEURD IN GEMEENTERAAD VAN 2 OKTOBER 2007) Artikel 1 Met ingang van 1 november 2007 wordt een retributie gevraagd voor het aanplakken van affiches door tussenkomst van de gemeentelijke diensten op de door het college van burgemeester en schepenen aangeduide aanplakzuilen, ten laste van verenigingen en organisatoren voor het aankondigen van hun activiteit. Artikel 2 - De retributie bedraagt 1 euro per begonnen A1 ruimte, ongeacht het aantal palen dat door diegene die de aanvraag tot aanplakking doet, benut worden. - Er wordt geen retributie gevorderd wanneer reglementair aangeplakte affiches onleesbaar zijn geworden door overplakking of beschadiging door derden en dienen herplakt te worden. Artikel 3 - De retributie dient bij het afleveren van de affiches op de jeugddienst contant betaald te worden. Een ontvangstbewijs wordt afgeleverd. - Bij ontstentenis van betaling zal de verschuldigde som geïnd worden door een burgerlijke rechtsvordering.

BELASTINGREGLEMENT OP HET VERWIJDEREN VAN NIET-REGLEMENTAIR AANGEPLAKTE AFFICHES (GOEDGEKEURD IN GEMEENTERAAD VAN 2 OKTOBER 2007) Artikel 1 Met ingang van 1 november 2007 wordt een belasting geheven op het verwijderen van aanplakkingen die in strijd zijn met de wet of met het plakreglement en als dusdanig ongeoorloofd zijn. Artikel 2 - De belasting is verschuldigd door de verantwoordelijke voor deze niet-reglementaire aanplakking of, zo deze niet gekend is, door de organisator van de activiteit, zoals deze vermeld is op de affiche. - Ook de handelsnaam, het logo of embleem worden als identificatie aanvaard. Artikel 3 De aanslagvoet wordt vastgesteld op 25,00 euro per begonnen A1 ruimte, ongeacht of deze ruimte volledig ingevuld werd of niet. Artikel 4 De belasting wordt ingevorderd met een kohier. Het kohier wordt vastgesteld en uitvoerbaar verklaard door het college van burgemeester en schepenen. Artikel 5 De vestiging en de invordering van de belasting, evenals de regeling van de geschillen terzake gebeurt volgens de modaliteiten vervat in de gelijknamige wet van 24 december 1996 zoals aangevuld en gewijzigd door de wet van 15 maart 1999 betreffende de beslechting van fiscale geschillen en latere aanvullingen en het uitvoeringsbesluit ter zake.

Aanvraagformulier plakzuilen


81

Aanvraag tot het plakken van affiches Gegevens verantwoordelijke uitgever Naam + voornaam Straat + nr. Postcode + Gemeente Telefoon- en/of GSM nr. E-mailadres

Gegevens evenement Naam evenement Soort evenement Waar Wanneer

Gegevens affiche(s) Afgiftedatum Plakdatum

Aantal affiche(s) Let op! Het precieze aantal en verdeling is in handen van de plakker.

……

A1 affiches (max. 12 = 1 per zuil)

……


……


……


Voorkeur plakzuilen

Alle plakzuilen van Herentals, Noorderwijk en Morkhoven of Bibliotheek, Gildenlaan, HRT Station, Stationsplein, HRT Hoek Fraikinstraat – Augustijnenlaan, HRT Vossenberg, Markgravenstraat 93, HRT Engelse Wijk, Bergenstraat, HRT Netepark – ingang Vorselaarsebaan 50, HRT Stadspark – ingang Belgiëlaan 9, HRT Helicopterplein – Administratief Centrum, Augustijnenlaan 30, HRT Diependaal – buurthuis, Musketstraat 100, HRT Parochiecentrum Noorderwijk, Ring 11, NDW Café Berkemus, Morkhovenseweg 153, NDW Centrum Morkhoven, Dorpsplein, MH

Te betalen retributie : € ………… (€ 1,00 per begonnen A1 ruimte) Let op! De verantwoordelijke uitgever (VU) dient duidelijk op de affiche te zijn vermeld.

Spandoeken Uitleenreglement ontleenformulier


83

Uitleenreglement spandoeken Jeugdraad Herentals §1

§2 § 2.1

§ 2.2

§3

§4 §5 § 5.1

§ 5.2

§6

§7 § 7.1 § 7.2 § 7.3 § 7.4 §8

De Herentalse Jeugdraad beschikt over 5 ontleenbare spandoeken. Deze spandoeken zijn uitleenbaar tegen een waarborg van € 30 per spandoek. Het is mogelijk om één, twee, drie, vier of vijf spandoeken in één keer te ontlenen. Het beheer van de spandoeken wordt geregeld door het Dagelijks Bestuur van de Jeugdraad Herentals. Het Dagelijks Bestuur duidt een verantwoordelijke voor de spandoeken aan. Deze persoon regelt alle details omtrent het uitlenen van de spandoeken, waarborgt de kwaliteit van de spandoeken en zorgt voor de administratieve kant van het ontlenen. De verantwoordelijke aangeduid door het Dagelijks Bestuur is: Joeri Van de Gender Krakelaarsveld 129 2200 Herentals 0478 531 721 [email protected] Het gebruik van deze spandoeken is beperkt tot verenigingen of initiatieven die passen in de socioculturele sector die gevestigd zijn binnen het grondgebied van Herentals. Aanvragen door commerciële organisaties worden afgewezen. Inlichtingen of aanvragen voor ontlening gebeuren via de contactpersoon vermeld onder § 2.2 . Aanvragen kunnen alleen via onderstaande aanvraagprocedure gebeuren: Een kopie van het aanvraagformulier dient volledig ingevuld bezorgt te worden aan de contactpersoon, vermeld onder § 2.2 . Dit formulier kan u bekomen eveneens bij de contactpersoon. U kan dit document ook downloaden via de website van de Herentalse Jeugdraad (www.jeugdraadherentals.be). Gelieve volgende gegevens volledig en zo correct mogelijk in te vullen: - naam van de vereniging - naam en contactgegevens van de verantwoordelijke ontlener - periode van uitlening - reden van uitlening - afspraken in verband met afhaal en terugbreng data U meldt zich aan op de afgesproken datum voor het afhalen van de spandoeken. Let op: enkel de verantwoordelijke ontlener kan de spandoeken afhalen, of een ander persoon door hem aangeduid mits in het bezit van een volmacht en een kopie van de identiteitskaart van de verantwoordelijke ontlener. Bij afhaling legt u uw aanvraagformulier in tweevoud voor samen met uw identiteitskaart en de waarborg gepast in cash. De aanvraagformulieren (kopie en origineel) worden door beide partijen ondertekend, dit tevens ter kennisname van het bijhorende reglement. Als bij het terugbrengen blijkt dat de spandoeken beschadigd zijn en/of als er onderdelen ontbreken dan worden de kosten aangerekend aan de lener. Het niet naleven het reglement geeft aanleiding tot het uitsluiten van de mogelijkheid deze spandoeken te gebruiken. Bij schade, diefstal, verlies of vernietiging dient u binnen de 24 uren de jeugdraadcontactpersoon telefonisch op de hoogte te brengen van de aard van het probleem. In geval van diefstal dient u onmiddellijk aangifte te doen bij de politie en een kopie van het pv aan de jeugdraadcontactpersoon te bezorgen. In geval van schade worden de herstellingskosten aangerekend aan de aanvrager. In geval van verlies, diefstal of vernietiging van de spandoeken wordt de prijs aangerekend zoals vermeld op het aankoopformulier. Herstellings- of vergoedingskosten zullen verhaald worden op de aanvrager, zelfs indien hij/zij niet zelf verantwoordelijk is voor de schade, verlies, diefstal of vernietiging van de spandoeken. Dit reglement wordt door de Algemene Vergadering van de jeugdraad geëvalueerd en desnoods aangepast. Dit reglement blijft van kracht tot uitdrukkelijke herroeping door de jeugdraad.

Aanvraagformulier spandoeken Jeugdraad Herentals

Naam vereniging: Naam en contactgegevens verantwoordelijke uitlener: Naam en voornaam: Adres: Telefoon: e-mail: Periode van uitlening: Van

tot en met

Reden van uitlening: (beschrijving van de geplande activiteit waarvoor de spandoeken gebruikt zullen worden)

Berekening waarborg: De waarborg bedraagt het aantal spandoeken maal €30 waarborg per spandoek. spandoeken x

euro waarborg =

euro

Datum van afhalen en terugbrengen : Afhalen: Terugbrengen:

□ Ja, ik heb het Uitleenreglement spandoeken Jeugdraad Herentals gelezen en ga hiermee akkoord. datum en handtekening ontlener

handtekening van de verantwoordelijke Jeugdraad Herentals

Lijst met party websites


85

Lijst internet reclame: 1) www.partyindustries.be 2) www.fuifbeest.be 3) www.geelonline.be 4) www.partyguide.be 5) www.partyon.be 6) www.westelworld.be 7) www.fuif.be 8) www.ikwilfuiven.be 9) www.noxa.net 10) www.myspace.be 11) www.findesemana.tk 12) www.deverstrichtnet.be 13) www.eendje.be 14) www.feestagenda.be 15) www.liveformusic.net 16) www.be-dance.be 17) www.fuift.be 18) www.blackdevil.be 19) www.zercon.be 20) www.eventplanner.be 21) www.rage-online.be 22) www.out2night.be 23) http://www.be/site/index.php 24) www.theticket.be 25) www.agenda-to.com 26) www.partyplaneet.be 27) www.musicitems.be 28) www.allnighters.net 29) www.partypatrol.be 30) www.partyhopper.be 31) www.epartyzone.tk

32) www.boobcrew.be 33) www.eventlife.net 34) www.partyonline.be 35) www.partyzone.be 36) www.wattedoen.be 37) www.waarnaartoe.com 38) www.antwerpen.fuift.be 39) www.vlek.be 40) www.partynews.be 41) www.feesteuh.be 42) www.fuifen.be 43) www.fuifnet.be 44) www.uitgaansweb.be 45) www.vlaanderenfuift.be 46) www.thalsfm.be

Jeugdhuisforums: 1. www.10r20.be 2. www.jocfrontaal.be 3. www.jhlido.be 4. http://users.telenet.be/bogaard 5. www.jhphoenix.be 6. www.tverschil.net 7. www.jkthoekske.be 8. www.jhdesplinter.be 9. www.kroenkel.be 10. www.zoezel.be 11. www.moeve.be

Nuttige telefoonnummers


87

Nuttige telefoonnummers Noodnummers : Brandweer Medische Spoeddienst Politie Dispatching Politie Neteland Huisartsenwachtpost Dokter van wacht Apotheker van wacht Antigifcentrum Brandwondencentrum

100 100/112 101 0800/94014 014/22 22 00 014/54 83 83 0900/10 500 070/245 245 02/268 62 00

Openbare diensten : Politie zone Neteland Brandweer Herentals Sint Elisabeth ziekenhuis

014/24 42 00 014/25 82 10 014/24 61 11

Stadsdiensten : Administratief centrum Jeugddienst Toerisme Sportdienst Stedelijke werkplaats

014/28 50 50 014/21 21 86 014/21 90 88 014/28 52 50 014/85 92 40

Herentalse zalen : Jeugdhuis 10R20 ’t Hof PZ St Antonius PZ St Jan Nieuwland Volkshuis Revue Voorzienigheid Binnenschip Dorian Gray PC Noorderwijk T’ zaaltje Morkhoven

014/22 05 42 014/28 51 30 014/21 35 28 014/22 37 95 014/22 13 17 014/22 20 88 014/25 73 73 0475/26 25 89 0473/85 00 08 014/26 10 83

Uitleendiensten : Stedelijke uitleendienst Provinciale uitleendienst Bloso uitleendienst

014/28 51 30 03/312 80 00 014/85 96 60

Andere : De Lijn Antwerpen De Drugslijn Druginfofoon JAC Herentals

03/218 14 06 078/15 10 20 015/42 05 05 014/23 34 01

Voorwoord. Woordje van de schepen van jeugd. Fuiven, plezier maken, dansen : dit roept bij mij leuke herinneringen op

Recommend Documents