Voorwaarts kijken, Achterwaarts begrijpen Jörgen van Wijk & Jolanda Vogelaar Finance & Control Managers Albron CenterParcs
Voorwaarts kijken, Achterwaarts begrijpen Agenda 1. Introductie 2. Albron CenterParcs 3. In den beginne….. 4. Re/preview 1.0 / 2.0 5. Albron CenterParcs, lerende organisatie 6. Re/preview 3.0 7. Vragen?
2
Introductie
Jörgen van Wijk Finance & Control Manager Heijderbos en Huttenheugte Jolanda Vogelaar Finance & Control Manager Eemhof en Zandvoort
Sinds 2013 hebben wij het jaarbudgetproces losgelaten en zijn 5 kwartalen voorwaarts gaan voorspellen. Hierin zijn wij ondersteund door het bedrijf Aexis die de oplossing heeft ingericht in IBM Cognos TM1.
3
Albron Centerparcs, Facts & Figures
• Onderdeel van Albron Nederland; de grootste onafhankelijke cateraar van Nederland • De partner van CenterParcs sinds 18 juni 2010 voor alle horeca activiteiten en supermarkten op 10 CenterParcs parken in Nederland (8) en België (2) • Een organisatie met 2400 medewerkers in dienst, overgenomen van CenterParcs • 6.9 mio overnachtingen per jaar • Diverse horeca concepten (van snackbar tot casual dining) en een supermarkt per park
4
Albron Centerparcs, Facts & Figures
5
Albron Centerparcs, Facts & Figures
Nieuwe concepten Belgie (thema’s)
6
In den beginne……
•In 2010 gestart met een budget in excel (overgenomen van CenterParcs) • Voor 2011 eigen budget maken, gestoeld op budget in TM1 van Albron Catering • Binnen 1 maand volledig operationeel model ontwikkeld waarbij budgetmodel Albron Catering is losgelaten • Wens om in 2011 naast budget ook prognose en rolling te laten zien, wederom begonnen in excel
7
In den beginne…… Definities
– Prognose = inschatting parkresultaat obv recentere informatie dan (toen nog) budget. 6 Weken voor de start van periode, tbv: – eerste doorkijk resultaatverwachting tov (toen nog) budget – middel om vroegtijdig acties vast te stellen – vertaalslag naar operationele processen – Rolling = lopende periode: twee weken werkelijkheid combineren met twee (drie) weken prognose tbv: – Liggen we op koers voor de lopende periode, welke snelle acties moeten nog worden ingezet (of niet..)
8
Re/Preview 1.0,
Geboorte van een model
– Methodiek van prognose en rolling al bekend binnen CenterParcs organisatie – Best of both worlds – Onderzoeken van mogelijkheden om, naast het budgetmodel, ook deze methodiek in een model binnen TM1 te bouwen – Voordeel: alle rapportages uit 1 omgeving
– Dit heeft geleid tot het Re/previewmodel 1.0 – Doorlooptijd: maart tot en met juni 2011 9
Re/Preview 1.0, Ontwikkelproces
1. Tekentafelsessie (Zandvoort) 2. In gesprek met Consultant Aexis 3. Bouwen, naast elkaar, 1 a 2 dagen per week, naast reguliere werkzaamheden 4. Testen 5. Implementatie
10
Re/Preview 1.0, Wat is re/preview
– Achteruitkijken (review) – Vooruitkijken (preview) – Opstelling van complete Profit & Loss, aangevuld met kengetallen/KPI’s – Meerdere periodes in scope, daarnaast altijd een doorkijk naar een volledig boekjaar – Mogelijkheid om vanaf het hoofdkantoor de parken zowel individueel als op totaalniveau te bekijken
11
Albron CenterParcs, Lerende organisatie
12
Re/Preview 2.0, Van 1.0 naar 2.0
–Binnen Albron CenterParcs is gekeken hoe de kwaliteit van de voorspelling verbeterd kan worden. Besloten is: Over te schakelen van periode-forecast naar week-forecast Korter op de bal te spelen
–Ook deze oplossing weer binnen TM1 gezocht, met gebruikmaking van nieuwe mogelijkheden binnen TM1
13
Re/Preview 2.0, Van 1.0 naar 2.0
–Vereisten voor re/preview 2.0: Gebruiksgemak KISS Altijd 3 weken in scope Week P&L
–Doorlooptijd: september 2011 tot en met februari 2012 –Re/preview 2.0 was operationeel vanaf maart 2012
14
Albron CenterParcs, Lerende organisatie
15
Re/Preview 3.0, Van 2.0 naar 3.0
–Voorspelkracht was toegenomen –Budgetproces nog te tijdrovend en intensief (soms doorlooptijd van meer dan een half jaar) –Budget is statisch, duidelijke behoefte om mee te bewegen met continu veranderende omgevingsfactoren –Samen met Aexis versie 2.0 uitgebouwd naar dynamisch forecastmodel
16
Re/Preview 3.0,
Aanvullende definities
Naast de begippen prognose (kort op de bal) en rolling (halverwege de periode) is er een nieuwe definitie bijgekomen:
Preview: 5 kwartalen vooruitkijken op maandbasis, waarvan het 1ste kwartaal is opgebouwd uit weken (weekpreview)
17
Hoe werkte Re/preview 2.0 (in 2012) Op weekbasis
Jaarplan
Q1
Q2
Q3
Jaareinde
Op dagbasis
Week1
Week2
Week3
Week4
Week5
Week6
Week7
Week8
Week9
18
Hoe werkt Re/preview 3.0? Op maandbasis
Jaarplan
Q1
Q2
Q3
Q4 /Jaarplan
Q2
Q3
Q4 /Jaarplan
Q1
Q2
Op weekbasis
Jaarplan
Q1
Op dagbasis
Week1
Week2
Week3
Week4
Week5
Week6
Week7
Week8
Week9
19
Re/preview 3.0 Wat omvat de implementatie én de (door)ontwikkeling: – ICT vraagstukken – Business vraagstukken – Cultuur vraagstukken
20
Re/preview 3.0
Waar doen we dit voor?
1. Eén taal, één werkelijkheid 2. Alle lagen, alle disciplines 3. Voorspelkracht (creëert rust) 4. Tijdwinst door veel minder omslachtig proces 5. Geen fixatie op een boekjaar 6. Focus op presteren!
21
Locatie, dag maand jaar.
Bedankt voor uw aandacht
Locatie, dag maand jaar.
