Voorwaarden voor deelname African Hockey Experience (AHX) 10 t/m 20 juli 2015
De Kadish Foundation
KvK nummer: 55110134
De Ruijterkade 139
IBAN: NL06 ABNA 0591384620
1011 AC Amsterdam
E-mail:
[email protected]
Voorwaarden voor Deelname African Hockey Experience 2015 Definities In deze overeenkomst worden de volgende definities gebruikt. AHX AHX 2015/het evenement Deelname fee
Deelnemer Reglement Kadish Foundation Organisatie
African Hockey eXperience AHX in het jaar 2015 Het door de deelnemer op grond van artikel 3 te betalen bedrag aan eigen bijdrage in de kosten van de AHX 2015 Donateurs van de Kadish Foundation die deelnemen aan de AHX 2015 Dit document De stichting Kadish. Ingeschreven in het handelsregister onder nummer: 55110134 Het bestuur van de Kadish Foundation met in het verlengde het productieteam dat leiding zal geven tijdens de AHX
Introductie De African Hockey Experience is een fantastisch en uitdagend hockey evenement, georganiseerd door de Kadish Foundation, waarbij de deelnemers de kans krijgen om persoonlijk kennis te maken met de projecten van de stichting in Afrika. Het doel van het evenement is om, naast een mooie levenservaring voor de deelnemers, zoveel mogelijk sponsorgeld op te halen voor de Kadish Foundation. De AHX 2015 vindt plaats van vrijdag 10 tot en met maandag 20 juli 2015 in Lusaka (Zambia) conform een door de organisatie opgesteld programma. Als deelnemer speel je in teamverband een hockeytoernooi tegen plaatselijke hockeyteams, verzorg je hockeyclinics op het hockeyveld en in scholen van Lusaka en maak je kennis met de leef- en werkomstandigheden van de hockeycoaches aldaar.
1. Algemeen 1.1 Bij inschrijving verklaart de deelnemer op de hoogte te zijn van de bepalingen in het reglement en daarmee akkoord te zijn. Dat blijkt uit de ondertekening van dit reglement; 1.2 Het definitieve programma zal, zodra bekend, via de website van het evenement gecommuniceerd worden aan de deelnemers; 1.3 Iedereen met een goede gezondheid en basisconditie van 18 jaar of ouder kan deelnemen aan de AHX 2015; 1.4 Iedere deelnemer dient ervoor zorg te dragen dat uiterlijk 1 juli 2015 voor een minimumbedrag van €1.500,- aan fondsen/donaties beschikbaar is gesteld aan de Kadish Foundation; 1.5 De AHX heeft minimaal 11 deelnemers nodig om door te gaan. Bij minder deelnemers houdt de Kadish Foundation zich het recht voor om het event af te lasten. De te hanteren peildatum hiervoor is 1 april 2015; Paraaf deelnemer
Paraaf Kadish Foundation
Pagina 2 van 7
1.6 Deelnemers mogen de huisstijl (logo’s, advertenties, basisteksten, etc.) van de AHX 2015 en de Kadish Foundation gebruiken voor promotie en sponsorwerving ten behoeve van de Kadish Foundation. Het is niet toegestaan de huisstijl te gebruiken voor andere doeleinden noch aanpassingen en, zonder overleg met de organisatie, veranderingen aan te brengen aan het logo van de AHX 2015 of de Kadish Foundation. Dit gebruiksrecht op het auteursrechtelijk beschermd materiaal eindigt op 20 juli 2015; 1.7 Deelnemers gaan er op voorhand mee akkoord dat hun beeltenis in druk, op foto, film, video en dergelijke voor promotionele doeleinden ten behoeve van de Kadish Foundation worden gebruikt, zonder dat daarvoor aan hen een vergoeding wordt betaald. Deelnemers doen uitdrukkelijk afstand van een eventueel portretrecht;
2. Deelname 2.1 De overeenkomst tussen de Kadish Foundation en de deelnemer voor de AHX 2015 komt tot stand door ondertekening van dit reglement door zowel de deelnemer als de organisatie, althans een zelfstandig bevoegd bestuurder van de Kadish Foundation; 2.2 Minimum leeftijd voor deelname bij aanvang AHX 2015 is 18 jaar; 2.3 Deelnemers dienen te beschikken over een toereikende lichamelijke conditie en voorbereiding; 2.4 Inschrijving is mogelijk tot 28 februari 2015, tenzij eerder het door de organisatie bepaalde maximum aantal deelnemers is bereikt; 2.5 De Kadish Foundation behoudt zich het recht voor inschrijving van een deelnemer te weigeren indien deze niet voldoet aan de in dit artikel 2 bedoelde voorwaarden voor deelname of het door de organisatie vastgestelde maximum aantal deelnemers is bereikt. In dat geval komt er geen overeenkomst tussen de Kadish Foundation en de deelnemer tot stand; 2.6 De Kadish Foundation behoudt zich het recht de overeenkomst te beëindigen en de deelnemer de deelname aan de AHX 2015 te ontzeggen als op enig moment na de inschrijving blijkt dat een deelnemer niet voldoet aan de in dit artikel 2 bedoelde voorwaarden voor deelname; 2.7 Als het in artikel 1.4 bedoelde bedrag (€1.500,-) niet op de in artikel 1.4 bedoelde datum op de bankrekening van de AHX is ontvangen of wanneer zich een situatie voordoet die aannemelijk maakt dat het in artikel 1.4 bedoelde bedrag (€1.500,-) niet tijdig zal worden ontvangen, dan neemt de deelnemer contact op met de organisatie om in overleg te treden onder welke (door de organisatie te bepalen) voorwaarden de deelnemer toch kan deelnemen aan de AHX 2015; 2.8 De Kadish Foundation behoudt zich het recht de overeenkomst te beëindigen en de deelnemer de deelname aan de AHX 2015 te ontzeggen wanneer het in artikel 1.4 bedoelde bedrag (€ 1.500,-) niet op de in artikel 1.4 bedoelde datum op de bankrekening van de AHX is ontvangen; 2.9 In het geval dat de Kadish Foundation op grond van artikel 2.6 of 2.8 de overeenkomst beëindigt zullen de reeds door de deelnemer geworven en op de bankrekening van de AHX ontvangen fondsen/donaties in overleg met de deelnemer worden geretourneerd op de bankrekening van de donateur;
Paraaf deelnemer
Paraaf Kadish Foundation
Pagina 3 van 7
3. Startbedrag: inschrijfkosten en deelname fee 3.1 De kosten voor de reis en het verblijf in verband met de AHX 2015 bedragen €1.850,- per deelnemer. Daarvan dient een bedrag van €1.490,- door de deelnemer, naast de in artikel 1,4 bedoelde fondsenwerving, aan de Kadish Foundation te worden voldaan; 3.2 In aanvulling op artikel 3.1 dient de deelnemer een bedrag van €50,- aan inschrijfgeld aan de Kadish Foundation te voldoen; 3.3 Indien de deelnemer zelf de gehele kosten van de reis wil betalen, is dat mogelijk. Neem dan contact met Sebastiaan van de Kasteele via het e-mailadres
[email protected]; 3.4 Betaling van de in artikel 3.1 en 3.2 bedoelde en door de deelnemer te betalen bedragen vindt plaats volgens het volgende schema: i. Het inschrijfgeld (artikel 3.2, €50,-) dient te worden voldaan gelijktijdig met de inlevering van het door de deelnemer ondertekende deelnemersreglement; ii. Binnen 7 dagen na inlevering van het door de deelnemer ondertekende deelnemersreglement dient een bedrag van €745,- door de deelnemer te zijn voldaan door betaling op de bankrekening van de AHX onder vermelding van de naam van de deelnemer; iii. Uiterlijk 28 februari 2015 dient het resterende bedrag van €745,- door de deelnemer te zijn voldaan door betaling op de bankrekening van de AHX onder vermelding van de naam van de deelnemer; 3.5 De Kadish Foundation behoudt zich het recht voor om de overeenkomst te beëindigen en de deelnemer de deelname aan de AHX 2015 te ontzeggen wanneer de in artikel 3.4 bedoelde bedragen niet (tijdig) door de deelnemer zijn voldaan. In dat geval zullen de reeds door de deelnemer geworven en op de bankrekening van de AHX ontvangen fondsen/donaties in overleg met de deelnemer worden geretourneerd op de bankrekening van de donateur; 3.6 Als het evenement onverhoopt door overmacht moet worden afgelast, is de organisatie niet verantwoordelijk voor persoonlijk gemaakte kosten, waaronder het inschrijfgeld van €50- en voor de annuleringskosten van het ticket, indien deze zijn geboekt. Het inschrijfgeld van € 50,- zal niet aan de deelnemer worden terugbetaald. Eventuele annuleringskosten van het ticket zullen betaald worden uit het door de deelnemer op grond van dit artikel betaalde bedrag; 3.7 Indien het evenement, onverhoopt door overmacht, verplaatst moet worden wordt er met de deelnemers gezocht naar een oplossing voor hun inschrijving. Kunnen zij niet mee dan kan het opgehaalde donatiebedrag worden bevroren tot een volgende editie, terug gegeven aan de donateurs of omgezet worden in een gift;
Paraaf deelnemer
Paraaf Kadish Foundation
Pagina 4 van 7
4. Verzekering & Annulering 4.1 De deelnemer dient zelf een ongevallen- en reisverzekering af te sluiten en, indien gewenst, een annuleringsverzekering. Raadzaam is het afsluiten van een verzekering met dekking voor een verblijf in het buitenland en specifiek het continent Afrika; de Kadish Foundation heeft zelf geen reis- en annuleringsverzekering afgesloten voor de deelnemer; 4.2 De deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen schade aangebracht aan anderen en/of eigendommen van anderen. De aangewezen verzekering hiervoor is een Aansprakelijkheidsverzekering Particulier (AVP); 4.3 Deelnemers moeten verzekerd zijn voor deelname aan een sportieve prestatie. Indien de verzekeringsmaatschappij van de deelnemer dit heeft uitgesloten dan dient de deelnemer zich hiervoor apart te verzekeren; 4.4 De deelnemer heeft het recht zijn deelname te annuleren door middel van een schriftelijk bericht, gericht aan de Kadish Foundation per adres: De Ruijterkade 139, 1011 AC te Amsterdam. Hiervoor zijn de volgende bedragen verschuldigd (met uitzondering van artikel 3.2): i. Bij annulering tot 101 dagen voor vertrek: kosten €150,- en €150,deelnamefee; ii. Bij annulering van 100 tot 61 dagen voor vertrek: kosten €150,- en €370,deelnamefee; iii. Bij annulering van 60 tot 46 dagen voor vertrek: kosten €150,- en €555,deelnamefee; iv. Bij annulering van 45 tot 22 dagen voor vertrek: kosten €150,- en €925,deelnamefee; v. Bij annulering vanaf 21 dagen voor vertrek: kosten €150,- en de volledige deelname fee €1490,-; 4.5 De bedragen uit artikel 3.1 gelden zolang er nog geen ticket is geboekt voor de deelnemer. Zodra het ticket is geboekt is de deelnemer bij annulering de prijs van het ticket plus het in artikel 3.2 bedoelde inschrijfgeld aan de Kadish Foundation verschuldigd. De deelnemer wordt ruim van te voren door de organisatie geïnformeerd over de aanschaf van zijn of haar ticket; 4.6 Indien annulering plaatsvindt, worden eventuele door de deelnemer geworven en op de bankrekening van de AHX ontvangen fondsen/donaties in overleg met de deelnemer geretourneerd op de bankrekening van de donateur;
5. Visum, Paspoort& Vaccinatie 5.1 De deelnemer draagt zelf zorg voor de aanvraag van zijn visum. De kosten hiervoor bedragen ongeveer $50,-- (visum is aan te vragen en contant in Dollar (US) te betalen bij aankomst in Lusaka) en zijn voor rekening van de deelnemer; 5.2 De deelnemer zelf zorgt voor een geldig paspoort en/of reisdocument met een geldigheidsduur van minimaal 6 maanden na het verblijf in Zambia; 5.3 De deelnemer draagt zelf zorg voor het verkrijgen van de benodigde vaccinaties en of malariamedicatie. De kosten hiervan zijn voor rekening van de deelnemer. Advies hierover kan ingewonnen worden bij zijn/haar huisarts of de GGD (sommige verzekeringen dekken deel van de vaccinatiekosten.);
Paraaf deelnemer
Paraaf Kadish Foundation
Pagina 5 van 7
6. Vervoer 6.1 Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het vervoer naar en van Schiphol;
7. Medische zorg, veiligheid en aansprakelijkheid van de organisatie 7.1 Deelnemers waken over hun eigen veiligheid en die van hun reisgenoten, waarbij de Kadish Foundation een beroep doet op het gezonde verstand van de deelnemer; 7.2 Deelnemers dienen onverwijld de aanwijzingen van de organisatie gedurende het event op te volgen. Bij het niet opvolgen hiervan of bij ongeoorloofd gedrag, ter beoordeling van de organisatie, kunnen zij uitgesloten worden van het verdere reisprogramma ter plaatse zonder dat enige restitutie van de door hen geworven fondsen/donaties of de door hen betaalde eigen bijdrage in de kosten van de AHX 2015 zal plaatsvinden; 7.3 De Kadish Foundation kan niet als reisorganisatie worden aangemerkt; 7.4 De Kadish Foundation is in geen geval aansprakelijk voor schade van de deelnemer die ontstaat tijdens de AHX 2015, behoudens gevallen van opzet of bewuste roekeloosheid van de Kadish Foundation; 7.5 Mocht de Kadish Foundation onverhoopt (bijvoorbeeld omdat artikel 7.4 geen toepassing vindt) toch aansprakelijk zijn voor door de deelnemer geleden schade dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot het in artikel 3.1 bedoelde bedrag van de eigen bijdrage dat wordt uitgekeerd door de aansprakelijkheidsverzekering van de Kadish Foundation verminderd met het eigen risico; 7.6 Mocht de Kadish Foundation onverhoopt (bijvoorbeeld omdat artikel 7.4 en 7.5 geen toepassing vinden) toch aansprakelijk zijn voor (een groter deel van de) door de deelnemer geleden schade dan is deze aansprakelijkheid in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat wordt uitgekeerd door de aansprakelijkheidsverzekering van de Kadish Foundation verminderd met het eigen risico; 7.7 De Kadish Foundation accepteert geen verantwoordelijkheid wanneer het evenement door overmacht afgelast of verplaatst moet worden;
8. Niet voorzien 8.1 In gevallen waar dit reglement niet in voorziet beslist de organisatie;
Paraaf deelnemer
Paraaf Kadish Foundation
Pagina 6 van 7
9. Ondertekening Ondergetekende geeft aan kennis genomen te hebben van voorafgaande tekst en gaat akkoord met de daarbij geldende voorwaarden. Datum
:
Plaats
:
Naam
:
Handtekening
:
Akkoord voor deelname Datum
:
Plaats
:
Naam
: Sebastiaan v.d. Kasteele, namens de Kadish Foundation
Handtekening :
Pagina 7 van 7
