Voorwaarden gestructureerde feedback 2010
1
Inhoudsopgave 1. Inleiding .............................................................................................................................................3 2. Voorwaarden en puntenaantal........................................................................................ 3 2.1 Intervisie................................................................................................................... 3 2.2 Collegiale toetsing ................................................................................................... 3 3. Toelichting ....................................................................................................................... 4 3.1 Algemeen.................................................................................................................. 4 3.2 Ontwikkelinstrument ................................................................................................. 4 3.3 Bewijzen ................................................................................................................... 4 3.4 Deskundigheid en voorbereiding .............................................................................. 4 3.4.1 Algemeen ....................................................................................................... 4 3.4.2 Intervisie ......................................................................................................... 4 3.4.3 Collegiale toetsing ........................................................................................... 5 3.5 Zelfevaluatie bij collegiale toetsing ............................................................................. 6 3.6 Punten ........................................................................................................................ 6 4. Toekomst .......................................................................................................................... 6
2
1. Inleiding In de toelichting op de Verordening op de vakbekwaamheid staat: “De Algemene Raad en het College van Afgevaardigden vinden dat een advocaat in het kader van de vakbekwaamheid behoort deel te nemen aan gestructureerde feedback, zoals (inter)collegiale toetsing of intervisie.” In de toelichting wordt tevens aangekondigd dat een werkgroep gestructureerde feedback wordt ingesteld om te onderzoeken welke vormen van gestructureerde feedback punten kunnen opleveren en onder welke voorwaarden. Zowel van erkende als niet-erkende opleidingsinstellingen dienen deze voorwaarden in acht te nemen. Dit document is gebaseerd op het rapport van de werkgroep gestructureerde feedback. De Algemene Raad heeft in de vergadering van 31 mei 2010 met het rapport van de werkgroep ingestemd. In paragraaf 2 worden de voorwaarden genoemd op grond waarvan gestructureerde feedback puntwaardig is en hoeveel puntenbepaalde activiteiten kunnen opleveren. In paragraaf 3 worden de voorwaarden nader toegelicht. Tot slot wordt in paragraaf 4 nog een korte blik op de toekomst gegeven. 2. Voorwaarden en puntenaantal 2.1 Intervisie Voor deelname aan intervisie geldt dat één niet-juridisch punt per uur kan worden behaald, met een maximum van vier punten per dag als aan de volgende voorwaarden is voldaan: 1. Intervisie vindt plaats in een groep van minimaal zes en maximaal tien personen. 2. De deelnemers brengen één of meer dilemma‟s in. 3. De deelnemers stellen de regels vast voor de geheimhouding van hetgeen tijdens intervisie wordt besproken. 4. Intervisie vindt plaats onder begeleiding van een gespreksleider. 5. De gespreksleider heeft een cursus op het gebied van gespreksleiding voor intervisie gevolgd bestaande uit minimaal twee dagdelen en een terugkombijeenkomst. 6. De gespreksleider en de deelnemers stellen een bewijs van deelname op. 2.2 Collegiale toetsing Voor toekenning van het aantal punten wordt onderscheid gemaakt tussen de dossierhouder en de reviewer. Voor deelname aan collegiale toetsing kan de dossierhouder maximaal drie nietjuridische punten per review en de reviewer kan maximaal vijf niet-juridische punten per review behalen, als aan de volgende voorwaarden is voldaan: 1. De deelnemers zijn werkzaam op dezelfde rechtsgebieden. 2. De dossierhouder voert een zelfevaluatie uit ter voorbereiding van de review. 3. De review omvat in beginsel verschillende dossiers (minimaal vijf) en de dossiers worden aselect getrokken. 4. De reviewer en de dossierhouder verplichten zich tot geheimhouding van hetgeen tijdens de collegiale toetsing wordt besproken. 5. De volgende thema‟s komen tijdens een review in ieder geval aan de orde: indeling en beheer van het dossier, communicatie zoals die uit de dossierstukken blijkt, strategie van de zaak, vakinhoud en besef van kwaliteit en integriteit. 6. De review wordt afgesloten aan de hand van een gesprek tussen de reviewer en de dossierhouder. 7. De reviewer is een ervaren advocaat die meer dan zeven jaar als advocaat werkzaam is en aantoonbare deskundigheid bezit op het rechtsgebied waarop hij de review doet. 8. De reviewer is in beginsel niet werkzaam op hetzelfde kantoor als diegene van wie de dossiers worden beoordeeld. 9. De reviewer heeft een cursus op het gebied van collegiale toetsing gevolgd bestaande uit minimaal twee dagdelen en een terugkombijeenkomst.
3
10. De reviewer en de dossierhouder stellen een document op dat als bewijs van de review kan dienen. 3. Toelichting 3.1 Algemeen Op basis van het rapport van de werkgroep zijn twee verschillende vormen van feedback puntwaardig: intervisie en collegiale toetsing (ook wel peer review genoemd). In artikel 1 lid 1 jo 4 lid 1 jo lid 3 Regeling vakbekwaamheid is een definitie gegeven van intervisie en collegiale toetsing en wordt het aantal punten genoemd dat kan worden behaald als aan de voorwaarden is voldaan. Het zijn verschillende vormen van feedback en daarom zijn de voorwaarden niet gelijkluidend. 3.2 Ontwikkelinstrument Intervisie en collegiale toetsing zijn ontwikkelinstrumenten in het kader van de vakbekwaamheid van de advocaat. Bij intervisie is het essentieel dat deelnemers hun dilemma in een zogenoemde „vertrouwde/betrouwbare omgeving‟ kunnen bespreken. Ook bij collegiale toetsing is het essentieel dat de vertrouwelijkheid van hetgeen wordt besproken tijdens de review is gegarandeerd. Dit betekent in alle gevallen dat óók als er onregelmatigheden worden geconstateerd, dit niet verder gaat dan de groep en dus niet naar buiten wordt gebracht. Uitzondering hierop is als de geheimhoudingsplicht van de advocaat zou wijken (gedragsregel 6). De deelnemers aan gestructureerde feedback stellen zelf de regels voor de geheimhouding vast. 3.3 Bewijzen Het bewijs van deelname aan gestructureerde feedback kan op de volgende manier tot stand komen. De deelnemers bevestigen in een verslag dat intervisie of collegiale toetsing heeft plaatsgevonden en met wie (bijvoorbeeld door bijvoeging van een handtekeninglijst) en geven een korte (niet inhoudelijke) omschrijving van de onderwerpen (bij intervisie) of de dossiers (bij collegiale toetsing) die zijn besproken en, bij intervisie, van de duur van de bijeenkomst. 3.4 Deskundigheid en voorbereiding 3.4.1 Algemeen Het leiden van een intervisiebijeenkomst en het uitvoeren van een review op dossiers vereist nadere expertise. Hierna wordt voor de beide vormen ingegaan op de voorwaarden die gelden op het gebied van deskundigheid en voorbereiding. 3.4.2 Intervisie Intervisie is een gestructureerd overleg van een kleine groep hiërarchisch gelijkwaardige professionals, met als doel het op peil houden van de deskundigheid of verbeteren van het functioneren van de beroepsbeoefenaar. Tijdens dit overleg, dat regelmatig plaats vindt, staan 1 vragen over het eigen functioneren centraal. Intervisie kan plaats vinden onder leiding van een professionele gespreksleider of een advocaatgespreksleider. De gespreksleider heeft in ieder geval een basiscursus van twee dagdelen gevolgd, waarbij de cursus is gericht op de verschillende vormen van gespreksleiding. Ook zal hij moeten deelnemen aan een terugkombijeenkomst.
1 Definitie van intervisie zoals neergelegd in de Regeling vakbekwaamheid.
4
Na de cursus: 1. Is de gespreksleider in staat om voorwaarden voor intervisie vast te stellen en te bewaken, met onder meer aandacht voor de onderwerpen: a. Vrijheid: deelnemers doen mee uit vrije wil, niet omdat het een verplichting is en bepalen zelf in hoge mate de inhoud van de intervisie. b. Veiligheid en respect: dit ziet met name op het geven van feedback en de sfeer in de groep. c. Vertrouwelijkheid: hetgeen besproken wordt, blijft binnen de groep en wordt niet doorverteld. 2. Is de gespreksleider in staat om de voorbereiding en uitvoering van een intervisiegesprek te begeleiden, met onder meer aandacht voor de volgende onderwerpen: a. Voorbereiding en inbreng door individuele deelnemers en groep. b. Wijze van gesprekvoering tijdens het intervisiegesprek. c. Interventies door de gespreksleider. d. Afronding. 3. Kent de gespreksleider meerdere intervisiemethodieken. 4. Is de gespreksleider vertrouwd met het werken met ten minste één methodiek. Tijdens de terugkombijeenkomst is er aandacht voor het volgende: a. Evaluatie ervaringen. b. Inbreng casuïstiek. c. Verdieping geleerde training. 3.4.3 Collegiale toetsing Collegiale toetsing is een gestructureerde inhoudelijke beoordeling van de (juridische) dossierinhoud van een advocaat (de dossierhouder) door een collega-advocaat (de reviewer) die werkzaam is op dezelfde rechtsgebieden, gevolgd door een gesprek tussen de dossierhouder en de reviewer met als doel het bevorderen van de (juridische) deskundigheid of verbeteren van het 2 functioneren van de beroepsbeoefenaar inzake de dossierbehandeling. Voor collegiale toetsing is voorwaarde dat diegene die een review uitvoert een relevante cursus heeft gevolgd. De cursus bestaat minimaal uit twee dagdelen (één dagdeel feedback vaardigheden en één dagdeel uitvoering van de review) met een terugkombijeenkomst. Tijdens deze terugkombijeenkomst kunnen uitkomsten en ervaringen van de reeds plaatsgevonden reviews aan de orde komen, met als doel de verdere ontwikkeling van de reviewer. De dossierhouder is niet verplicht een dergelijke cursus te volgen, maar het wordt wel aanbevolen. Aan de hand van de bij 2.2. onder 5 genoemde thema‟s wordt het dossier doorgelopen en de reviewer geeft in het gesprek (per thema) feedback. Hiervoor kunnen onder andere de „Best 3 Practice Guides‟ gebruikt worden, waarin minimumnormen zijn neergelegd. De dossiers kunnen worden beoordeeld aan de hand van standaardvragenlijsten, die een goed handvat aan de reviewer en duidelijkheid aan de dossierhouder geven. De meer ervaren of professionele reviewer
2
Definitie van collegiale toetsing zoals neergelegd in de Regeling vakbekwaamheid.
3 De Beste Practice Guides zijn bedoeld als leidraad op diversie rechtsgebieden die op verzoek van de Raad
voor de rechtsbijstand en met ondersteuning vanuit de Nederlandse Orde van Advocaten tot stand zijn gekomen.
5
vindt het werken met vragenlijsten wellicht te star en daarom is gekozen voor een opsomming van thema‟s. Na de cursus: 1. Is de reviewer in staat om voorwaarden voor collegiale toetsing vast te stellen en te bewaken, met onder meer aandacht voor de onderwerpen: a. Veiligheid en respect: dit ziet met name op het geven van feedback en de sfeer in de groep. b. Vertrouwelijkheid: hetgeen besproken wordt, blijft binnen de groep en wordt niet doorverteld. 2. Kent de reviewer meerdere technieken voor het geven van feedback. 3. Is de reviewer vertrouwd met het werken met ten minste één methodiek. Na de cursus: 1. Is de dossierhouder in staat om voorwaarden voor collegiale toetsing vast te stellen en te bewaken, met onder meer aandacht voor de onderwerpen: a. Veiligheid en respect: dit ziet met name op het geven van feedback en de sfeer in de groep. b. Vertrouwelijkheid: hetgeen besproken wordt, blijft binnen de groep en wordt niet doorverteld. 2. Kent de dossierhouder meerdere technieken voor het ontvangen van feedback en zelfevaluatie. 3. Is de dossierhouder vertrouwd met het werken met ten minste één methodiek. Tijdens de terugkombijeenkomst is er aandacht voor het volgende: a. Evaluatie ervaringen b. Inbreng casuïstiek c. Verdieping geleerde training 3.5 Zelfevaluatie bij collegiale toetsing Bij collegiale toetsing wordt als voorwaarde gesteld dat de diegene die gereviewd wordt, zelf zijn werkzaamheden evalueert, voordat de reviewer de dossiers bestudeert. Hierdoor bereidt de dossierhouder zich voor op de review. 3.6 Punten Toekenning van punten voor deelname aan intervisie wordt gemaximeerd tot vier punten (vier uur) per dag, waarbij het gaat om niet-juridische punten. Bij collegiale toetsing gaat het ook om nietjuridische punten. Weliswaar komt in de review aan de orde wat er vakinhoudelijk goed en niet goed is gegaan, maar ook zijn niet-juridische aspecten zoals communicatie van belang. De reviewer behaalt één punt per uur, met een maximum van vijf punten per review. De dossierhouder kan maximaal drie punten behalen met één review (inclusief de in 2.6 genoemde verplichte zelfevaluatie). 4. Toekomst Deelname aan gestructureerde feedback is voor de meeste advocaten relatief nieuw. De werkgroep heeft in 2010 een eerste aanzet gegeven voor het reguleren (op hoofdlijnen) daarvan. Halverwege 2011 wordt geëvalueerd hoe de toepassing van gestructureerde feedback in de advocatuur verloopt. Ook zal worden bekeken worden of er aanpassingen doorgevoerd moeten worden in de voorwaarden van intervisie en collegiale toetsing. Eveneens zal dan worden bekeken of er andere vormen kunnen worden toegevoegd en onder welke voorwaarden.
6
