Algemene Ledenvergadering BRAIN, 20 november 2008 Voorstellen bij agendapunt 6: stand van zaken 2008 en vooruitblik 2009 Tijdens de workshop Samenwerken op 29 oktober 2008 gingen de deelnemers met elkaar in gesprek over wensen en kansen voor vruchtbare samenwerking binnen BRAIN. Die gesprekken waren niet vrijblijvend: van de deelnemers werd gevraagd om de ideeën waar zij het meest voor voelden uit te werken tot voorstellen voor de ledenvergadering. Dat hebben zij met veel inzet en enthousiasme gedaan. Het bestuur legt de resultaten van hun werk aan u voor en vraagt u om: 1. instemming met de door de leden gekozen acht prioriteiten voor 2009; 2. instemming met de door de leden gekozen aanzetten voor concrete activiteiten. 3. deelname aan de werkgroepen die u het meest aanspreken om, met ondersteuning van het bestuur, de plannen voor nog verder (planning, financiën, benodigde inzet en deskundigheid) uit te werken, met als doel ze in februari te kunnen presenteren aan de alv.
1
1. Standaardisering van dienstverlening/certificering van instellingen Joss Hopstaken, Martin Jochems, Fred van Kan/Joost Salverda Resultaten 29/10 Les van het bibliotheekwezen: diversiteit en zelfstandigheid van instellingen maar toch veel samenwerking in de standaardisering van dienstverlening en producten. Archieven: begin van samenwerking en standaardisering tav complexe toegangen en voorzieningen: -mijnvoorouders.nl -watwaswaar.nl -archieven.nl -atlantis -e-depot Daaruit blijkt: samenwerking en schaalvergroting werkt en loont. Plugfest nodig. BRAIN moet het voortouw durven nemen: ‘wij zijn de maat der dingen’. Acties: 1. Sectie kwaliteit revitaliseren, borgen en verder ontwikkelen. Eerste zorg: handvest updaten en monitor 2009 voorbereiden 2. BRAIN en leden collectief laten aanhaken bij mijnvoorouders.nl en watwaswaar.nl. Aandachtspunt: verhouding BRAIN-STAP 3. Ondersteunen totstandkoming register van archivarissen (beroepsregister) en van instellingen (archievenregister). Het eerste in het belang van de kwaliteit van de instellingen, het tweede in het belang van het publiek (Archief als merk: weet waar het voor staat) Voorstel voor ALV 20/11: Startdocument Sectie Kwaliteitszorg Brain Missie De Sectie Kwaliteitszorg van BRAIN is een aanjager en ontwikkelaar van concrete kwaliteitszorginstrumenten gericht op de voortdurende verbetering van de producten, diensten en organisatie van archiefbeherende instellingen. Uitgangspunten • De sectie werkt onder verantwoordelijkheid en binnen de kaders van BRAIN • De sectie richt zich op de behoefte van de archiefbeherende instellingen en betrekt het veld zoveel mogelijk bij zijn taken • Kwaliteitszorg strekt zich uit over alle taken van de archiefbeherende instelling met als vertrekpunt de dienstverlening Programmalijnen 2009 • goede afstemming met Erfgoed Nederland t.a.v. besteltaken en belangenbehartiging • actualiseren van het Handvest Dienstverlening, met name t.a.v. de dienstverlening via de websites van archiefbeherende instellingen • actualiseren van de Kwaliteitsmonitor naar aanleiding van de wijzigingen in het Handvest
2
•
• •
uitvoeren van geactualiseerde Kwaliteitsmonitor zo mogelijk nog in 2009 (laatst gehouden onderzoek was 2007). Aandachtspunt daarbij: kosten voor deelname zo laag mogelijk houden onderzoek naar mogelijkheden voor standaardisering, niet alleen van dienstverleningsnormen, maar ook van complexe toegangen en voorzieningen onderzoek naar nut en noodzaak van certificering van archiefinstellingen
Toelichting programma 2009 Het overleg tussen de sectie en Erfgoed Nederland is in 2007 gestopt. Binnen Erfgoed Nederland is er een Platform voor kwaliteitszorg waarin ook het archiefwezen kan participeren. De Sectie wil daar graag de rol van vertegenwoordiger van het archiefveld vervullen. Prioriteit 1 is de verstandhouding met EN optimaliseren en de financiële ontvlechting van de voormalige DIVA verder afwerken. In samenspraak met EN willen we een duidelijke afbakening tussen belangenbehartiging en besteltaken. Update van het handvest is hard nodig. Sinds 2006 is het Handvest niet meer aangepast. Belangrijk is dat archiefinstellingen duidelijkheid geven over de kwaliteit van websites. Wat kan de klant van ons verwachten en wat is een realistische norm. Aansluitend willen we ook de monitor aanpassen. Deze moet goed blijven aansluiten op het Handvest. Belangrijk daarbij is dat de monitor jaarlijks voor het veld tegen een gereduceerde prijs beschikbaar blijft. Tijdens de conferentie Samenwerking BRAIN op 29 okt. jl. werd ondermeer door de deelnemers als belangrijk thema aangegeven de standaardisering van formats, gegevensmodellen en systemen voor het ontsluiten en beschikbaar stellen van informatie via mijnvoorouders.nl, watiswaar.nl en andere themasites. Als sectie willen we hier nader onderzoek naar doen: welke behoeften zijn er, welke afhankelijkheden, hoe kunnen we hierover regie krijgen. Zonodig een zgn. plugfest organiseren waarin we met leveranciers van systemen standaarden kunnen afspreken. Certificering is een nogal beladen begrip. Graag wil de Sectie onderzoeken wat de meerwaarde van certificering van archiefinstellingen kan zijn. Er ligt een relatie met de beroepscertificering, een thema van de KVAN. De sectie wil samen met de KVAN zich inspannen het thema certificering verder uit te werken om een certificatiesysteem voor instellingen te ontwikkelen indien dit meerwaarde heeft voor het archiefveld.
3
2. Benchmark Jantje Steenhuis, Ella Kok-Majewska, Mieke Schaap, Martin Jochems Resultaten 29/10 Wensen: • Vergelijken van takenpakketten van instellingen • Vergelijking kengetallen (welke vormen een basisset? Wat is meetbaar en hoe meten we?) • Kunnen verantwoorden richting bestuurders (kwaliteit/ambitieniveau) Doelen: • Kennis delen en leren van elkaar • Transparantie; afleggen van verantwoording • Onderbouwing budgetten en claims • Kwaliteitszorg: plan, do check-act (Demming Cirkel) • Efficiente en effectieve bedrijfsvoering Randvoorwaarden: • Normering van kernbegrippen. Geen appels en peren vergelijken. • Vertrouwen. Niet bang zijn om onopgesmukte cijfers op tafel te leggen. • Veiligheid. Deelnemers aan de benchmark geven binnen de deelnemersgroep de benodigde gegevens vrij voor vergelijkend onderzoek. De resultaten worden alleen met toestemming van de benchmarkgroep gepubliceerd. Erfgoed Nederland: eerste aanzetten Kengetallen InformatieSysteem KIS. Nu zaak om dat te evalueren. Bestuur BRAIN al in gesprek. Vervolgens van daaruit verder gaan: • gesprekspartners zoeken uit het hele veld (oproep ALV), • expertmeeting houden Voorstel voor ALV 20/11 Wat en waarom ‘Benchmarking is het proces van het systematisch onderzoeken van de prestaties en de daarmee verbonden processen en werkwijzen van deelnemende organisaties met als doel om van en met elkaar te leren.’ In de kern gaat het bij benchmarking om drie stappen: 1. Het vergelijken van de eigen processen en prestaties met die van de andere deelnemers; 2. Het analyseren van de verschillen tussen de diverse processen en prestaties; 3. Het verbeteren van de processen aan de hand van de informatie verworven tijdens de benchmark. Benchmarking is een instrument om de kwaliteit te verbeteren. Om de verbetering continue te kunnen richten en sturen, wordt gebruik gemaakt van een verbetercyclus. De verbetercyclus bestaat uit vier onderdelen: Plan, Do, Check, Act.
4
Wat is er al beschikbaar CBS-gegevens 1980-2000 Kengetalleninformatiesysteem (v/h DIVA): voortzetting van CBS-enquete. Onderzoek uitgevoerd in 2005. Analyse is achterwege gebleven. Nut en noodzaak van het onderzoek is niet geëvalueerd. ICT-monitor (v/h DIVA, nu Erfgoed Nederland): meting van de kwaliteit van ICTtoepassingen in de archiefsector. Gestart 2005; laatste monitor oktober 2008. OCW subsidieert. Onduidelijk is of OCW en EN door willen gaan met deze monitor. Expertmeeting ICT Benchmark digitaliseringsprojecten archiefbeherende instellingen, georganiseerd door EN 11 november 2008 resulteerde in voornemen tot doorontwikkeling kostenmodel voor digitaliseringsprojecten, partners EN, DEN en BRAIN. ICT-monitor DEN: kengetallen digitalisering in opdracht van OCW. Kwaliteitsmonitor (v/h DIVA, nu Erfgoed Nederland): meting van de kwaliteit van de (fysieke) dienstverlening. Nu overgenomen door BRAIN/sectie Kwaliteit. Eerste zorg is de uitbreiding van het instrument naar de digitale dienstverlening. Gemeentelijke benchmarks VNG/Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten: bevatten geen gegevens over archieven
• •
•
• •
•
Voorstel BRAIN-benchmark De eerste stap is het ontwikkelen van een gezamenlijke visie op een samenhangend kwaliteitssysteem. Zie het voorstel over standaardisering/doorstart sectie Kwaliteitszorg. Daarna is het zaak om te besluiten zelf een nieuwe benchmark op te zetten of aan te sluiten bij een bestaande benchmark. Uitgangspunt daarbij zou moeten zijn dat BRAIN zoveel mogelijk gebruik maakt van bovenstaande initiatieven, kennis en cijfermateriaal. In dat verband en vooruitlopend daarop is het zinvol in gesprek te gaan met Erfgoed Nederland over KIS en gezamenlijk te onderzoeken of het zinvol is de pilot uit 2006 af te ronden en voort te zetten, al dan niet gezamenlijk. Een eerste afspraak daarvoor is al gemaakt. Verdere aanpak: -
-
afronden van de pilot: o interpretatie van de verzamelde gegevens (Erfgoed Nederland heeft offerte aangevraagd bij Boudestein) o presentatie van de uitkomsten o evaluatie van de pilot (op welke indicatoren benchmarken; kwaliteit/gebruikersvriendelijkheid vragenlijst, frequentie KIS) o bijstelling KIS in kaart brengen van de structurele kosten en opstellen dekkingsplan concept-besluitvorming over voortzetting (zo ja: BRAIN en EN gezamenlijk of BRAIN alleen) presentatie en ledenraadpleging BRAIN
Als KIS niet de oplossing is: - gesprekspartners zoeken uit het hele veld (oproep ALV) en een expertmeeting houden om te onderzoeken wat de beste aanpak is. BZK-site biedt praktische handvatten. Los daarvan: contact opnemen met de VNG, OCW en BZK om mogelijkheden van ondersteuning c.q. samenwerking te bespreken.
5
3. DIV+A Rolf Hage en Ariela Netiv Resultaten 29/10 Actualiteit van nu = historie van morgen. BRAIN moet daarom zeker werk maken van de verbinding tussen DIV en A. Inspectie daarin cruciale factor. Binding WGA en LOPAI met BRAIN is van belang. BRAIN kan houvast bieden aan WGA/LOPAI door commitment van de leden te vragen aan Baseline, NEN-normen e.d. Andersom kunnen de inspecteurs input geven aan de beherende instellingen. Kennisdeling tav regelgeving: Amsterdam stelt aan digitale informatiehuishouding aangepast Informatiebesluit beschikbaar aan het veld. BRAIN kan daarin actieve rol spelen: verzamelen wat er is, vergelijken, best practices, formats/modellen ontwikkelen. Zelfde kan voor archiefverordening en aanverwante kaders. Digidiva! Standpuntbepaling t.a.v toekomst (provinciale) archiefinspectie. Lobby richting beleidsmakers en wetgever. Voorstel voor ALV 20/11 Records Continuum, archiefinspectie, records management, e-depot, overbrenging, historische toets, uitvoering wetgeving: alle leden van BRAIN zijn met deze materie bezig. Soms in een taai gevecht met de DIV of ICT in de dynamische en semi-statische fase, soms meehelpend met het inrichten van een DMS, soms inspecterend, soms adviserend. Het is voor onze toekomstige klanten en bezoekers van groot belang dat die de juiste informatie op de juiste wijze op het juiste moment kunnen raadplegen, in samenhang en context en goed aansluitend op de analoge dossiers. De inspectiefunctie vervult in onze branche de brug tussen DIV en A. Wil BRAIN een rol spelen in het vorm en inhoud geven aan de relatie tussen DIV en A, dan moet zij daarvoor vooral de inspectiefunctie gebruiken. Daarom stellen wij voor dat: 1. Het BRAIN-bestuur actief relatiebeheer voert richting beleidsmakers, beslissers en belangenbehartigers in en rond de DIV (BZK, VNG, IPO, SOD) en de leden hierover regelmatig informeert. 2. Het BRAIN-bestuur een werkgroep of commissie Archiefinspectie instelt, die de actualiteit op dit gebied volgt en die het bestuur informeert en adviseert over dit onderwerp. 3. De werkgroep/commissie Inspectie in 2009 de volgende zaken gaat oppakken: • Relatie aangaan met WGA, LOPAI en Erfgoedinspectie; daaraan input geven vanuit het perspectief van de archiefbeherende instellingen en daarvan input vragen voor verenigings- en instellingsbeleid; • Voorbereiding van standpuntbepaling en strategie van het bestuur t.a.v. de herijking van de provinciale inspectiefunctie, herziening archiefwetgeving en andere beleidskwesties op het snijvlak van DIV en A.
6
•
• •
I.s.m. de in te stellen werkgroep/commissie Opleidingen in kaart brengen wat het competentieprofiel van een archiefinspecteur is, te bezien of de opleidingen in die behoefte voorzien en daarover zo nodig in gesprek gaat met de opleidingen Actieve kennisdeling stimuleren en organiseren Input geven aan de redactie van Digidiva
7
4. Subsidies en lobby-werk Jan Boomgaard, Siegfried Janzing, Roelof Koops Resultaten 29/10 Subsidiemogelijkheden worden onvoldoende benut: • Metamorfoze • Senter Novem (Digitaliseren met beleid) • Beeld-geluid (Beelden voor de toekomst) • Europese subsidies • Fondsen (Mondriaanstichting, Participatiefonds (nieuw)) • VWS, Programma Erfgoed van de Oorlog • Postcodeloterij (Museumvereniging wèl) Vriendenvereniging/stichting levert structureel geld EN connecties! Comite van aanbeveling voor concrete projecten kan incidenteel veel opleveren. Wat zou BRAIN kunnen doen: • lobby organiseren • zorgen dat BRAIN capaciteit en kwaliteit heeft om te lobbyen • training verzorgen tav lobby-werk • kennis mobiliseren • second opinion geven tav subsidieaanvragen • juridische dienstverlening: model stichtingsakte aanbieden, belastingvoordelen uitzoeken, format ontwikkelen voor legaat/schenking Voorstel voor ALV 20/11
1. Het bestuur van BRAIN spreekt op dit punt een werkbare en heldere taakafbakening af met Erfgoed Nederland. EN heeft hierin sowieso een taak om dat de meeste subsidies niet archiefspecifiek maar erfgoedbreed gericht zijn. EN organiseert geregeld subsidie’markten’ en binnenkort een studiereis naar Brussel. De verhouding zou ongeveer zo moeten liggen dat EN attendeert en wegwijs maakt en dat BRAIN de weg baant voor en met haar leden. 2. Het bestuur van BRAIN koopt ten behoeve van de leden capaciteit in bij een subsidieadviseur voor het ontwikkelen en geven van een training over subsidie- en sponsorwerving, voor advies en begeleiding en voor second opinion bij aanvraagtrajecten. De leden kunnen deze diensten afnemen tegen een aantrekkelijk tarief. Bestuur zoekt in dit verband uit of lidmaatschap van ISF nuttig kan zijn. ISF is een vereniging van fondsenwervende instellingen, biedt advies en trainingen op het gebied van fondsenwerving en sponsoring. Mogelijke adviesonderwerpen zijn: -hoe bestendig je de relaties met sponsors die voor een eenmalig project zijn binnengehaald? -zijn er sponsors denkbaar voor de branche als geheel, die bijvoorbeeld collectieve promotie kunnen ondersteunen? -als (zie onderwerp collectieve promotie) de branche een merkstrategie gaat voeren, hoe sluit die dan het beste aan op doelstellingen van fondsen- en sponsorwerving?
8
3. Het bestuur onderzoekt of allianties met ICA en/of Europese zusterorganisaties kansen bieden voor het aanvragen van Europese subsidies door Nederlandse archiefinstellingen. EU-regelingen vergen namelijk per definitie meerdere partners uit meerdere landen. Het in een vroeg stadium uitwisselen van ideeen en plannen voor mogelijke aanvragen met buitenlandse koepelorganisaties levert wellicht sneller betere samenwerkingspartners. 4. Het bestuur van BRAIN overlegt met de Museumvereniging en de VOB of er behoefte is aan en of er mogelijkheden zijn voor een gezamenlijke Europese lobby voor ondersteuning en stimulering van (innovatie in) de erfgoedsector. 5. Het bestuur stelt een werkgroep in die: • inventariseert welke leden ervaring hebben met welke subsidieverstrekkers en vraagt vervolgens lidinstellingen om als vraagbaak voor andere leden te dienen. • interviews houdt met fondsverstrekkers; basisinformatie, tips en trucs verzamelt. • uitzoekt hoe archiefinstellingen entree kunnen krijgen bij Postcodeloterij/stichting DOEN. (Kom je ook, bijeenkomst eind november, biedt daarvoor aanknopingspunten. Roelof Koops en Jantje Steenhuis gaan daarheen en proberen contact te leggen. Ook Museumvereniging bevragen: die heeft al jaren een link met DOEN en Postcodeloterij) • archiefspecifieke en gerichtere vragen nav de EN-reis naar Brussel formuleert. • Onderzoekt of het idee van fondsen op naam (zoals Pr. Bernard Cultuurfonds er velen herbergt) bruikbaar is voor mn acquisitie, bewerking en beheer van particuliere archieven en stelt daarover indien zinvol een korte handleiding op. • Tips en trucs formuleert voor het werken met een comite van aanbeveling. • Tips en trucs, modelaktes, voorbeeldreglementen etcetera oplevert voor het oprichten van en samenwerken met een vriendenstichting.
9
5. Collectieve promotie Rolf Hage, Joss Hopstaken Resultaten 29/10 Vragen/aandachtspunten: -wat is ons merk/wat voor merk zijn wij? Gaat het om de collectie(s) of om de instellingen? -Wat is onze ‘sense of urgency’ (vgl. Bibliotheekwezen: bestaansrecht openbare bibliotheken staat hevig onder druk oiv ontlezing). Hebben wij wel een ‘sense of urgency’? -marktonderzoek is onderontwikkeld; moet aandacht krijgen Kwaliteiten/ingredienten van het merk Archief (geuzennaam): -ontdekkingen doen: materiaal is uniek, authentiek en grotendeels onontgonnen -inzicht en kennis verwerven -‘onsterfelijkheid’ -trots -betrouwbaarheid: onze informatie klopt -bereikbaarheid: anders dan museale objecten kun je als bezoeker bij de archiefstukken zelf komen, mag je ze letterlijk in handen nemen BRAIN heeft een rol in de promotie van het collectief/ het merk. Maar welke? Wat doet Erfgoed Nederland, wat doet BRAIN? Instellingen houden eigen verantwoordelijkheid voor promotie van zichzelf en eigen collectie. Voorstel voor ALV 20/11 Archieven vertegenwoordigen maatschappelijk kapitaal. Archiefinstellingen worden voor een belangrijk deel uit publieke middelen gefinancieerd. Daaruit volgt dat we ons uiterste best moeten doen om die instellingen en collecties maatschappelijk te laten renderen. Daarbij hebben we nog altijd het idee dat cultuur een hoger doel dient: sociale cohesie, gemeenschappelijke identiteit, gevoel van worteling. Daarin liggen de redenen om meer te gaan doen om de waarde van archieven te collectief te promoten. Er zijn verschillende doelgroepen te onderscheiden voor collectieve promotie: • Bestuurders, en ambtenaren • Geldschieters (zie voorstel subsidie- en fondsenwerving) • Publiek • Potentiele beroepsbeoefenaren (zie voorstel opleidingen) Per doelgroep zullen de accenten en het object (wat promoten we precies: informatieve waarde, collectie als zodanig, instellingen, branche, beroep?) verschillen. BRAIN dient keuzes te maken welke accenten/objecten en doelgroepen prioriteit krijgen. Startpunt ligt wellicht bij het feit dat wat archieven precies zijn en wat archiefinstellingen precies te bieden hebben, voor het gros van alle doelgroepen onduidelijk is. Archieven hebben eerst en vooral te kampen met een gebrek aan bekendheid. Dat zou een eerste doel kunnen zijn van acitiviteiten op het gebied van collectieve promotie: een duidelijk beeld neerzetten van wat archieven zijn en wat archiefinstellingen doen.
De vraag of en hoe we onszelf en onze collecties collectief kunnen promoten, roept onmiddelijk een wedervraag op: in hoeverre zijn we een collectief? Moeten we collectiever
10
worden om collectief naar buiten te kunnen treden? Heeft relatie met de vragen rondom certificering en standaardisering. Voorlopig hebben we, dat moge duidelijk zijn, meer vragen dan antwoorden. Daarom luidt ons voorstel om BRAIN in 2009 deskundig advies te laten inwinnen over het inzetten van collectieve promotie voor de branche. Doel van dat adviestraject is het ontwikkelen van een visie en een strategie t.a.v. de positionering en promotie van archieven en archiefinstellingen en een daarbij behorende verkenning van mogelijk in te zetten promotiemiddelen en/of activiteiten. Als mogelijke adviseurs zien wij: • Thomas van Daalen, zelfstandig gevestigd managementconsultant op het gebied van cultuur • Han Bakker, idem • La Group Leisure and Arts Consulting • Bureau Flink, Ruth Giebels In de loop van 2009 bepaalt het bestuur de koers van de vereniging op dit gebied nader en ontplooit het de eerste gerichte activiteiten. In afwachting van gerichte en afgewogen keuzes stopt BRAIN voorlopig geen energie in afstemming met /input aan Erfgoed Nederland op dit punt. Er is weliswaar genoeg stof tot praten met EN, bijvoorbeeld over de slechte inbedding van de Landelijke Archievendag in de Week van de Geschiedenis, maar zolang BRAIN niet weet wat ze zelf wil met collectieve promotie heeft het weinig zin EN daarop bij te sturen.
11
6. Arbeidsmarkt en mobiliteit Chaja Beck, Daan Hertogs en Maarten Schenk. Resultaten 29/10 Mobiliteit in de archiefsector is gering. In elke archiefdienst zijn medewerkers te vinden die langer dan 20 of 25 jaar in dezelfde organisatie of zelfs in dezelfde functie werkzaam zijn. Dat wordt voor een deel veroorzaakt door de medewerkers zelf die door hun opgebouwde specialistische kennis van eigen omgeving zeer honkvast zijn. Anderzijds wordt een deel van de beperkte mobiliteit veroorzaakt door de arbeidsmarkt in onze branche, waarin weinig doorgroeimogelijkheden lijken te zijn. Deze verstarring is niet goed voor medewerkers noch voor de instellingen. Daarnaast zal in de komende periode door vergrijzing naar verwachting binnen de archiefsector een fors tekort ontstaan aan gekwalificeerd personeel. Bovendien is de langdurige exclusieve verbondenheid aan één instelling niet bevorderlijk voor het gevoel van gezamenlijkheid in de branche: het risico van verkokering is groot. Om als sector aantrekkelijk te zijn en te blijven is het nodig om mobiliteit actief te stimuleren. Het management van veel diensten heeft daarom een sturende taak en zal meer in medewerkers moeten investeren om hun ervaring en hun kennis te verbreden en (tijdelijk) een uitdaging buiten de eigen organisatie te zoeken. Daarom is het goed om medewerkers van alle niveaus de gelegenheid te bieden in de keuken van een collega te kijken. Hierbij moet wel rekening worden gehouden met het feit dat dat ook ‘eng’ is! Manieren om mobiliteit te genereren en/of te stimuleren: -
Snuffelstages (enkele dagen tot weken) Detachering (enkele maanden) Diensthoofdenruil (enkele dagen tot 2 weken)
Regionale schaal biedt meeste kansen (praktisch anders bijna niet haalbaar). Voorstel voor ALV 20/11 1. Het bestuur van BRAIN inieert een onderzoek onder de branchegenoten naar de uitstroom (omvang, kennisgebieden) door pensionering tussen nu en 5 jaar 2. De leden krijgen de mogelijkheid om, via de BRAIN-website als prikbord vraag en aanbod van snuffelstages, detacheringen en diensthoofdenruil kenbaar te maken 3. Het BRAIN-bestuur bepleit bij de KVAN dat deelname aan een stage/ruil/detachering punten oplevert in het certificeringssysteem voor de beroepsbeoefenaren 4. Het bestuur stelt regels op, waarbinnen deze vorm van mobiliteit veilig plaats kan vinden (geheimhouding, beschermen van ieders goede naam en faam) 5. Een diensthoofdenruil wordt afgesloten met een verslag. Bespreking van het verslag in (beperkte) diensthoofdenkring kan ertoe bijdragen het manangement van diensten in de sector op een hoger niveau te krijgen.
12
7. Opleiding en deskundigheidsbevordering Chaja Beck en Bas van der Wulp Resultaten 29/10 Aandachtspunten: • Instroom recent opgeleiden in archiefveld is gering. Dat is, zeker gezien de vergrijzing, een nijpend probleem. • Aansluiting van opleidingen op werkveld is niet optimaal • Veld heeft niet met alle opleidingen even goed contact Relevante ontwikkelingen: • Certificering beroepsbeoefenaren en vastlegging beroepsprofiel (KVAN) • Einde Archiefschool als instituut voor initiele opleiding Mogelijke acties: • Input onderzoeksvragen en vakinhoudelijke vraagstukken van veld naar opleidingen tbv afstudeeropdrachten • Ontwikkeling competentieprofielen door BRAIN geeft duidelijkheid aan opleidingen over wat van opgeleiden moet kunnen worden verwacht. • Inventarisatie na- en bijscholingsbehoefte; BRAIN treedt in overleg met stichting Archiefschool over cursusaanbod • BRAIN houdt namens veld contact met opleidingen (IDM, Archivistiek) Voorstel voor ALV 20/11 1. Het bestuur van BRAIN onderhoudt relaties met alle voor de branche relevante (initiele) opleidingen. Een tweejaarlijkse expertmeeting van branche en opleiders is wenselijk. 2. Het bestuur van BRAIN stelt een werkgroep Opleidingen in die: • De bruikbaarheid van de competentieprofielen onderzoekt zoals ontwikkeld door DIVA en die zo nodig voorstellen doet voor bijstelling daarvan. • Die periodiek de opleidingen langs de meetlat van de competentieprofielen legt en over de resultaten daarvan communiceert met de betreffende opleiders en de leden van BRAIN. Daarbij is het van belang verder te kijken dan alleen de Amsterdamse archivistiekopleidingen voortkomend uit de Archiefschool. Ook het aanbod van Leiden, TU Twente (Human Media Interaction, onderdeel Information Retrieval),Reinwardt, IDM-opleidingen in Den Haag, Groningen, Deventer en Breda) moeten meegenomen worden. • die de behoefte van BRAIN-leden aan na- en bijscholing inventariseert. Daarbij kan ook gedacht worden aan scholing van vrijwilligers of scholing tav het werken met en leiding geven aan vrijwilligers • die de incompany-activiteiten van BRAIN-leden op het gebied van vakgerichte scholing inventariseert en als makelaar optreedt tussen instellingen die plek over hebben in interne opleidingen en instellingen die behoefte hebben aan vakgerichte scholing • die de ontwikkelingen rondom de certificering van beroepsbeoefenaren zoals ingezet door de KVAN volgt en daarover advies uitbrengt aan het bestuur. 3. Het bestuur van BRAIN sluit een raamovereenkomst met een opleidingsinstituut voor de inkoop van na- en bijscholing ten behoeve van de leden.
13
4. Het bestuur van BRAIN laat bij de KVAN het werkgeversgeluid horen als het gaat om de certificeringseisen voor beroepsbeoefenaren. 5. Om de instroom van nieuwe studenten bij de vakopleidingen te bevorderen onderzoekt het bestuur van BRAIN samen met de KVAN en de opleiders de mogelijkheden voor een imagocampagne voor het beroep van archivaris. Daarbij moet nauw worden aangesloten bij de plannen voor collectieve promotie/merkenstrategie. Aandachtspunt daarbij is het aanbieden van maatschappelijke stages aan middelbare scholieren.
14
8. BRAIN als sociëteit Ariela Netiv en Maarten Schenk Resultaten 29/10 Kracht en meerwaarde BRAIN ligt voor een groot deel in netwerkkarakter. Alleen al de uitwisseling tussen collega-diensthoofden is nuttig, los van het feit of het vervolgens tot daadwerkelijke samenwerking komt of niet. Aandachtspunten: • Netwerkvorming andere geledingen in het veld ook nuttig? Denk aan de bibliotheekmensen, dienstverleners, atlasbeheerders, inspecteurs, communicatiemedewerkers. • Open vizier houden naar instellingen en organisaties in bredere erfgoedveld; niet sec archiefveld. Mogelijke acties: • Overleg met bestaande verbanden zoals WGA, LOPAI, VTHA en Platform Communicatie over relatie met BRAIN; aansturen op integratie; bundeling van (versnipperde) krachten • Inhoudelijke netwerkbijeenkomsten combineren met andere activiteiten BRAIN en/of KVAN (alv’s); ca. 4 keer per jaar iets organiseren ihkv sociëteitsgedachte. Voorstel voor ALV 20/11 Doel: mensen in dezelfde functie ontmoeten, leren kennen en een relatie opbouwen waardoor samenwerken makkelijker wordt (contact bevordert vertrouwen, en vertrouwen is voorwaarde voor samenwerking). Middel: ontmoetingen creëren in (en buiten) BRAIN-verband Mogelijke uitwerking (aantal opties te kiezen door alv): 1. Tijdens bijeenkomsten tijd en gelegenheid bieden voor ‘wandelgangenpraat. Niet aan het einde van een bijeenkomst: de meeste mensen gaan voor de borrel weg. Zorgen voor ‘buffetlunch’: mensen kunnen rouleren. Aansluiten bij KVAN-vergaderingen of andere bijeenkomsten kan praktisch zijn. 2. Een of twee keer per jaar stelt een van de leden zijn deuren open, geeft een (korte) presentatie over wat hem nu bezighoudt. Aansluitend eten. 3. Eens per jaar bepaalde functiegroepen uitnodigen (inspecteurs, atlasbeheerders, bibliotheekmensen, e.d.). Korte presentaties, daarna gelegenheid tot uitwisseling. 4. Open vizier houden naar instellingen in bredere erfgoedveld: gezamenlijke afvaardigingen organiseren naar congressen en bijeenkomsten (in binnen en buitenland), ook van breder erfgoedveld. 5. Bestuur houdt contact, al dan niet via afgevaardigd lid, met bestaande verbanden zoals WGA, LOPAI, VTHA, Platform Communicatie, Platform Particuliere Archieven. 6. Opzetten van mogelijkheden voor intervisie tussen collega’s (kan aansluiten bij voorstel tot diensthoofdenruil, zie thema Arbeidsmarkt en mobiliteit). 7. Tweemaal per jaar wordt een bindend thema uitgewerkt in een lezing en/of workshop
15
