Voorblad agendapunt 3 Stand van zaken speerpunt Informatiemanagement Bestuurscommissie
Middelen
Datum
2 oktober 2012
Van
Ruud vd Belt en Peter Antonis
Inleiding
In bijgaande notitie treft u de bestuursopdracht Informatiemanagement (IM) aan. De samenleving en werkorganisaties zijn steeds meer afhankelijk van goede ICTvoorzieningen. Dit is de belangrijkste drijfveer om in de regio West-Brabant (RWB) stevig te blijven investeren in het speerpunt ICT. Vanaf nu spreken we in deze bestuursopdracht over “ informatiemanagement (IM) “. Dat typeert beter de bredere vraagstelling en uitdagingen. Het geeft ook aan dat een actieve sturing vereist is om de noodzakelijke ICT-voorzieningen op regionale schaal te realiseren. Informatiemanagement heeft als doel het ontwerpen en implementeren van een passende en doeltreffende informatievoorziening die de doelstelling van de organisatie ondersteund. Vanuit dit perspectief wordt ondersteuning geboden en advies gegeven op de snijvlakken waar de strategie, bedrijfsvoering, organisatie, informatievoorziening en ICT aan elkaar verbonden zijn bij de verandering naar de gewenste situatie.
Stand van zaken
Informatiemanagement is één van de zes speerpunten waarop de regionale samenwerking binnen het programma Middelen de komende jaren zich richt. Met Informatiemanagement wordt aandacht gevraagd voor het strategisch richting geven aan de bedrijfsprocessen. IM is een programma, waarin de verschillende projecten vanuit eenzelfde doelstelling gebundeld worden. De samenwerking op ICT in de regio was gebaseerd op een bestuursopdracht van 23 maart 2009. Een herijking is noodzakelijk om aansluiting te houden met de ontwikkelingen in onze dynamische omgeving. In deze bestuursopdracht worden de kaders geschetst voor het speerpunt Informatiemanagement voor de periode 2012 tot 2016. De bestuurscommissie Middelen is bestuurlijk opdrachtgever van het speerpunt IM. Met deze bestuursopdracht geeft de bestuurscommissie aan hoe zij het proces van IM ziet en wat de kaders en middelen zijn om die de komende jaren te versterken. De ambtelijk opdrachtgever (gemeentesecretarissen) en de ambtelijk opdrachtnemer (directeuren bedrijfsvoering) zijn verantwoordelijk voor de realisatie van IM. De bestuursopdracht zal verder worden uitgewerkt in een plan van aanpak en projecten.
Voorstel
In te stemmen met de bestuursopdracht Informatiemanagement
1
Voorblad agendapunt 4 Stand van zaken speerpunt HRM Bestuurscommissie
Middelen
Datum
2 oktober 2012
Van
S. Boelema en P. Bons
INLEIDING
In deze korte notitie treft u de stand van zaken aan voor het speerpunt HRM. U wordt verzocht in te stemmen met het businessplan Mobiliteitscentrum. Businessplan Mobiliteitscentrum (MBC) Voor de periode vanaf 2013 is een businessplan Mobiliteitscentrum gemaakt. Feitelijk een doorstart van het MBC na de pilotperiode 2009-2012. De conceptstukken zijn besproken in het overleg met de directeuren bedrijfsvoering en daarna met de ARG. Zij adviseren positief op de voorliggende stukken. Het businessplan Mobiliteitscentrum is bijgevoegd bij de stukken voor de bestuurscommissie Middelen van 2 oktober 2012. Het project inhuur derden wordt ondergebracht bij het MBC. Het MBC blijft voorlopig tot eind 2014 onder de vlag van de gemeenschappelijke regeling RWB. In de prognose van de resultaten van het MBC en het project inhuur derden voor 2012 voorzien we geen tekorten. In de reguliere beleidscyclus van de RWB wordt gerapporteerd over het MBC.
STAND VAN ZAKEN
Aansluiting bij het Transfercentrum regio West-Brabant is meegenomen in het businessplan Mobiliteitscentrum. Project strategische personeelsplanning (SPP). Fase 1 van dit project (de kwantitatieve analyse personeelsbestand 19 gemeenten) is in 2011 opgeleverd. In fase 2 van dit project (de kwalitatieve analyse) zijn de risicosegmenten in kaart gebracht. In de werkconferentie van 11 juni zijn die risicosegmenten in beeld gebracht. Vervolgens hebben alle gemeenten aanvullende vragen gekregen ter beantwoording. Alle 19 gemeenten doen mee in deze inventarisatie. In november 2012 worden deze resultaten met een advies opgeleverd. Naast deze regiobrede inventarisatie zien we dat een aantal gemeenten in de regio op basis van het landelijke HR3P-systeem gestart zijn met SPP in de eigen gemeente. Interne kandidatuur. In de regio is een voorstel gemaakt om alle ambtenaren van de 19 gemeenten dezelfde status van interne kandidaat te geven bij een vacature. Het voorstel is breed besproken met belanghebbenden en heeft op 3 september de instemming gekregen van de ARG. Voorstel moet op enkele technische onderdelen nog worden herzien en kan vervolgens door naar de 19 colleges en de medezeggenschap (instemmingsrecht).
Dit voorstel is een uitwerking van de regionale HR-visie en versterkt de wens om de regio steeds meer te laten functioneren als één arbeidsmarkt. Dit voorstel maakt het beter mogelijk om de arbeidsmobiliteit te bevorderen en sluit goed aan bij de CAO-afspraken.
VOORSTEL
1. 2.
Kennis te nemen van de stand van zaken op het speerpunt HRM. In te stemmen met het businessplan MBC.
Voorblad agendapunt 5 Stand van zaken speerpunt Dienstverlening Bestuurscommissie
Middelen
Datum
2 oktober 2012
Van
Peter Bons en Ad vd Heijning
Inleiding
Stand van zaken
In deze korte notitie treft u de stand van zaken aan voor het speerpunt Dienstverlening. In maart bent u geïnformeerd over de voortgang tot dan toe. In dat memo is o.a. vermeld dat de voorbereidingen waren gestart voor een themabijeenkomst over zaakgericht werken. Deze themabijeenkomst heeft eind juni 2012 in Oosterhout plaatsgevonden voor een groot aantal belangstellenden; de bijeenkomst werd positief gewaardeerd. Het organiseren van themabijeenkomsten past in het resultaatsgebied “uitwisselen van ervaringen en kennis”. In de bestuursopdracht zijn nog andere resultaatsgebieden benoemd, waaronder advisering over regionale samenwerking en de koploperstrategie. Het platform heeft in de tussenliggende periode een concept checklist dienstverlening geformuleerd, die benut zou kunnen worden bij de advisering over initiatieven van gemeenten om te gaan samenwerken op dienstverlenende processen (zoals vergunningen, belastingen en sociale zaken). Ook heeft het platform een voorzet besproken voor de koploperstrategie. Op 6 september 2012 hebben het platform en de stuurgroep Dienstverlening gezamenlijk vergaderd. Het doel was enerzijds kennismaken en anderzijds het uitwisselen van de stand van zaken en verwachtingen t.a.v. de bestuursopdracht. Afgesproken is dat het platform een eindverslag voorbereid, ter afronding van de bestuursopdracht. Dit eindverslag zal naar verwachting aangeboden kunnen worden voor de vergadering van de bestuurscommissie van 4 december 2012.
Voorstel
Ter kennisneming
Voorblad agendapunt 5 Ambtelijk advies inzake relatie Dienstverlening en Informatiemanagement Bestuurscommissie
Middelen
Datum
2 oktober 2012
Van
Annette Baart
Inleiding
In bijgaande memo treft u een ambtelijk advies aan naar aanleiding van het discussiestuk over de relatie Dienstverlening en ICT. In de bestuurscommissie Middelen van 12 juni is het discussiestuk van wethouder Bons besproken. De heer Bons vroeg hierin met name aandacht voor een betere afstemming tussen de speerpunten ICT en Dienstverlening en een versnelling door meer regionale regie. De bestuurscommissie heeft in haar vergadering verzocht om een nader ambtelijk advies op deze notitie. Bijgaand treft u dit ambtelijk advies aan.
Stand van zaken
De strekking van dit advies is recent besproken in de klankbordgroep van de ARG en heeft hiermee ook de instemming van de klankbordgroep ARG. Er ligt een sterke relatie met agendapunt 3 van de bestuurscommissie Middelen van 2 oktober (instemming met bestuursopdracht Informatiemanagement). 1. Alle gemeenten dienen zelf de afweging te maken of en met wie men wenst samen te werken op de primaire en secundaire bedrijfsprocessen.
Voorstel
2. Door de uitwerking van de bestuursopdracht Informatiemanagement zal nadrukkelijk meer aandacht ontstaan op de verbindingen tussen: a) de primaire en secundaire bedrijfsprocessen b) de onderlinge verbanden tussen de secundaire bedrijfsprocessen. 3. Borgen van de afstemming tussen Dienstverlening en Informatiemanagement door zowel op stuurgroep-niveau als op ambtelijk niveau de afstemming actief te blijven zoeken.
1
