Voorstel voor één toeristische organisatie op de Veluwe
INT09.0047
SAMENVATTING Voor u liggen de plannen om per 1 januari 2010 te komen tot één nieuwe krachtige toeristische organisatie op de Veluwe. Deze organisatie heeft als voorlopige werktitel de naam Toerisme Veluwe meegekregen. In Toerisme Veluwe worden de krachten van de huidige regionale en lokale VVV's en die van het huidige Veluws Bureau voor Toerisme en het Congresbureau Veluwe gebundeld. Vanuit de nieuwe organisatie wordt de Veluwebrede marketing en promotie en het gastheerschap en de informatievoorziening (de VVV-taken) verzorgd. Tevens worden lokale diensten en activiteiten aangeboden (specifieke dienstverlening op het gebied van lokale promotie, projecten en evenementen). De huidige toeristische organisaties steunen de oprichting van Toerisme Veluwe en dragen hun activiteiten, personeel en (een groot deel van) de activa en passiva over aan Toerisme Veluwe. De Veluwse gemeenten gaan een subsidierelatie aan met Toerisme Veluwe en buigen hun huidige subsidies aan het VBT en de (R)VVV’s om naar Toerisme Veluwe. Aan voorliggende plannen is een intensief traject voorafgegaan, waarin oriënterend onderzoek is uitgevoerd, een businessplan is opgesteld, alle stakeholders actief zijn betrokken en raadsinformatiebijeenkomsten zijn gehouden. Dit traject heeft ertoe geleid dat er breed draagvlak is ontstaan voor de voorgestane fusie bij de betrokken bestuurders van de Veluwse gemeenten, bij het toeristisch bedrijfsleven en bij de toeristische organisaties. De volgende argumenten pleiten voor één krachtige toeristische organisatie op de Veluwe: 1. De huidige structuur wordt versterkt door: 1.1. Ontsnippering, waardoor een effectievere inzet van middelen mogelijk wordt. Diverse producten (websites, informatie- en marketingproducten) worden nu op meerdere plaatsen tegelijk ontwikkeld. 1.2. Krachtenbundeling en meer inzet op het gebied van Veluwemarketing en promotie. Hierdoor wordt de toeristische bestemming de Veluwe nog beter onder de aandacht van de consument / recreant gebracht. Dit is nodig om een populaire vakantieregio te blijven. Op de Veluwe wordt ten opzichte van andere vakantieregio's nog relatief weinig geïnvesteerd in gebiedsmarketing en promotie, 1.3. Sterkere betrokkenheid van het toeristisch-recreatief bedrijfsleven. Het grotere toeristisch bedrijfsleven heeft op dit moment geen sterke binding met de huidige VVV's. 2. De krachtenbundeling leidt tot schaalvoordelen en meer inkomsten uit het toeristisch bedrijfsleven waardoor meer middelen kunnen worden vrijgemaakt voor versterking van de Veluwemarketing en promotie, de professionalisering van het gastheerschap en modernisering van de informatievoorziening (digitalisering). 3. De nieuwe organisatie biedt de mogelijkheid voor meer uniformiteit in uitstraling van de Veluwe (in alle winkels, in alle promotiemiddelen), Dit leidt tot een krachtiger promotie van de Veluwe met positief lokaal effect. 4. Door de samenvoeging ontstaat een professionele en klantgerichte organisatie die beter toegerust is om de hogere doelen van meer economische bestedingen uit toerisme en versterking van de lokale economie binnen bereik te brengen. 5. Belangrijke stakeholders als het toeristisch bedrijfsleven, brancheorganisaties (Horeca Nederland, RECRON, Stichting de Veluwse attracties, HISWA) en VVV Nederland zijn groot voorstander een toeristische organisatie op het niveau van de bestemming (de Veluwe).
INT09.0047/HdB
1 van 16
In de loop van het traject zijn door gemeenten en toeristische organisaties op een aantal punten vragen en zorgen geuit. Daarbij ging het met name om de lokale inbedding (betrokkenheid van vrijwilligers en lokaal bedrijfsleven), de personele consequenties, de continuïteit (financiële zekerheid) van de nieuwe organisatie en de gemeentelijke sturingsmogelijkheden. De lokale inbedding kan worden geborgd via lokale platforms en laagdrempelig relatiebeheer vanuit Toerisme Veluwe. De personele belangen worden geborgd doordat er gewerkt wordt met een sociaal plan en er een baangarantie wordt afgegeven. Gemeenten en de huidige VVV's en het VBT / CBV hebben de sleutel in handen om Toerisme Veluwe stevig neer te zetten en een solide basis mee te geven: • Gemeenten dragen hieraan bij door meerjarige prestatieovereenkomsten aan te gaan, subsidies meteen aan het begin van het jaar te verstrekken (van belang voor een gezonde liquiditeitpositie) en samen met de provincie te voorzien in een eenmalig transitiebudget waarmee de overgangskosten naar de nieuwe organisatie kunnen worden gefinancierd (bijv. extra investeringen in hardware, kantoorinrichting, kosten sociaal plan, kwartiermaker). • De huidige toeristische organisaties dragen hieraan bij door (een deel van) hun reserves in te leggen ten behoeve van het weerstandsvermogen van de nieuwe organisatie. Met de toeristische organisaties is hiervoor een verdeelsleutel overeengekomen. Met dit weerstandsvermogen is Toerisme Veluwe in staat om tegenvallers in de inkomsten en uitgavensfeer op te vangen. Voor de gemeente Brummen heeft de fusie in de toeristische organisatiestructuur geen structurele begrotingsconsequenties. De oprichting van Toerisme Veluwe verloopt voor de gemeente budgettair neutraal. Alleen voor de transitie naar de nieuwe situatie wordt eenmalig een bijdrage van maximaal € 9.436 gevraagd. Voor deze bijdrage is geen budget beschikbaar. In de structurele situatie krijgt de gemeente meer kwaliteit voor hetzelfde geld. Via zakelijke prestatieovereenkomsten en jaarlijkse subsidieafspraken stuurt de gemeente op de kwaliteit van de dienstverlening. Het lokale platform heeft daarbij een adviserende rol. INLEIDING De provincie Gelderland, de Veluwse gemeenten en het toeristisch bedrijfsleven streven er naar de Veluwe weer op één te krijgen als toeristische bestemming binnen Nederland. Daarvoor is goede marketing, promotie en informatievoorziening essentieel. Door het bundelen van krachten van de huidige toeristische organisaties op de Veluwe (lokale en regionale VVV's, het VBT (Veluws Bureau voor Toerisme) en het CVB (Congresbureau Veluwe) ontstaat er een professionele en moderne organisatie, die over gemeentegrenzen en regio's heen kijkt. Dit is van essentieel belang voor het behalen van de doelstelling. De afgelopen jaren is in een intensief traject gewerkt aan de oprichting van Toerisme Veluwe. In Toerisme Veluwe (werktitel) worden de krachten van de huidige VVV-organisaties gebundeld. Er zijn inmiddels verschillende piketpaaltjes geslagen op weg naar realisatie van Toerisme Veluwe: • de Colleges van B&W van de Veluwse gemeenten hebben in samenwerking met de provincie Gelderland in 2007 onderzoek naar de meerwaarde van een toeristische organisatie laten uitvoeren; • aanstelling van een procesmanager begin 2008 die met de toeristische organisaties, leden van VVV's en het bedrijfsleven overleg heeft gevoerd en de hoofdlijnen van "Toerisme Veluwe" heeft uitgewerkt. • op basis van het werk van de procesmanager is een businessplan opgesteld (oktober 2008) waarin de meerwaarde, taken, organisatie, begroting en financiering van Toerisme Veluwe zijn beschreven; • op diverse momenten zijn de Raden van de Veluwse gemeenten geïnformeerd over de stand van zaken:
INT09.0047/HdB
2 van 16
Veluwebrede raadsinformatiebijeenkomsten in maart en september 2008; − regionale informatiebijeenkomsten in juni / juli 2008); de Colleges van B&W van de Veluwegemeenten hebben het businessplan in december 2008 / januari 2009 vastgesteld en op daarvan samen met de provincie Gelderland een kwartiermaker aangesteld die de finale besluitvorming bij gemeenten en de (R)VVV's en VBT / CBV heeft voorbereid. −
•
Toerisme Veluwe is nu zover uitgewerkt en kan op een dusdanig breed draagvlak rekenen (bij bedrijfsleven, toeristische organisaties en brancheorganisaties) dat nu het moment aangebroken is voor finale besluitvorming. Het is de bedoeling dat de huidige toeristische organisaties (VBT, CBV en regionale en lokale VVV's) Toerisme Veluwe oprichten en hun activiteiten, personeel en (een groot deel van) de activa en passiva overdragen aan Toerisme Veluwe. Aan de Veluwse gemeenten wordt gevraagd een subsidierelatie met Toerisme Veluwe aan te gaan en de huidige subsidies aan het VBT en de (R)VVV met ingang van 1 januari 2010 om te buigen naar Toerisme Veluwe. POSITIE VAN DE HUIDIGE TOERISTISCHE ORGANISATIES Het Veluws Bureau voor Toerisme, het Congresbureau Veluwe, de regio VVV IJsselvallei en de regio VVV Randmeren staan volledig achter de plannen en zijn voornemens om (nagenoeg) geheel op te gaan in Toerisme Veluwe. De lokale VVV's in de Randmeren en de regio VVV Veluwe & Vallei zijn ook voor een krachtige Veluweorganisatie. De lokale VVV's in de Randmeren willen zich omvormen tot een lokaal platform of lokale activiteitenvereniging. De huidige VVV-activiteiten worden dan afgesplitst en overgedragen aan Toerisme Veluwe. Iets soortgelijks gaat gebeuren in de regio Vallei, waar de regio VVV zich om wil vormen tot een afgeslankte VVV voor de Utrechtse gemeenten in de Vallei. De huidige VVV-activiteiten van de Gelderse Valleigemeenten worden dan afgesplitst en overgedragen aan Toerisme Veluwe. MEERWAARDE VAN ÉÉN TOERISTISCHE ORGANISATIE Op dit moment zijn drie regionale VVV's en 5 lokale VVV's op de Veluwe actief. Daarnaast is er het Veluws Bureau voor Toerisme dat de marketing en promotie van de Veluwe verzorgt en het Congresbureau Veluwe dat het zakelijk toerisme op de Veluwe promoot. Veel spelers dus, met deels gelijkgestemde maar ook deels verschillende belangen. Feit is dat kansen onvoldoende worden benut. In het LeisureResult-rapport "Op Pad naar eenheid en vernieuwing" zijn de volgende knelpunten in de huidige structuur benoemd: • versnippering. De beschikbare middelen en capaciteiten worden niet optimaal ingezet. Enkele voorbeelden: − iedere toeristische organisatie heeft zijn eigen website; − elke organisatie promoot een stukje van de Veluwe; − de Veluwe-uitstraling en -informatie en invulling van het gastheerschap verschilt per (regio)VVV; • er is sprake van sterke binnenlandse concurrentie, andere regio’s investeren meer in marketing en promotie; • gemeenten kunnen toeristen niet lang vasthouden; • het midden en groot toeristisch bedrijfsleven heeft onvoldoende binding met de VVV's. De inkomsten uit het bedrijfsleven zijn dan ook relatief beperkt. De knelpunten vormen de aanleiding om te komen tot één Veluwebrede toeristische organisatie met een centrale regierol op het gebied van marketing en promotie, informatievoorziening en gastheerschap en sterke lokale binding. Voordelen van een dergelijke organisatie zijn:
INT09.0047/HdB
3 van 16
•
• •
•
efficiëntere organisatie. Door efficiënter te organiseren kan meer geld besteed worden aan marketing en promotie, in plaats van aan overheadkosten. Met andere woorden: meer doen voor hetzelfde geld; sterkere positie richting het toeristisch bedrijfsleven; uniformiteit in Veluwe-uitstraling. Dit leidt tot een krachtiger promotie van de Veluwe met positief lokaal effect; samen de markt op, de kracht van één Veluwe.
HOE GAAT TOERISME VELUWE WERKEN Onder begeleiding van een kwartiermaker is het businessplan in het eerste kwartaal van 2009 in nauw overleg met de (R)VVV's en het VBT nader uitgewerkt. Dat is met name gebeurd op die punten waar in een eerder stadium door gemeenten en toeristische organisaties zorgen over zijn geuit, te weten: 1. de dienstverlening: hoe hou je als klant van Toerisme Veluwe grip op de prijs en kwaliteit van de dienstverlening en wat krijg je voor je geld? 2. de lokale inbedding: hoe kan Toerisme Veluwe de binding met vrijwilligers en het lokale bedrijfsleven behouden en waar mogelijk zelfs versterken? 3. de continuïteit van de nieuwe organisatie: is de financiële positie voldoende stevig, hoeveel startkapitaal is nodig en hoe wordt dit gefinancierd? 4. de personele consequenties: in hoeverre worden de personele belangen geborgd? Hierna worden deze punten nader toegelicht. Om een completer beeld te krijgen van wat Toerisme Veluwe gaat doen en hoe deze organisatie gaat functioneren volgt eerst een bondige uiteenzetting over de ambitie, doelen, producten en de organisatieopzet van Toerisme Veluwe. Ambities en doelen Toerisme Veluwe wil zich ontwikkelen tot een klantgerichte en professionele organisatie die de toerist en recreant / inwoner op de Veluwe centraal stelt. Toerisme Veluwe wil de toerist / recreant maximaal bedienen zodat een groeiend aantal consumenten de weg naar de Veluwe weet te vinden, hier langer verblijft, gastvrij wordt ontvangen, hier een fantastische tijd heeft en de Veluwe optimaal beleeft. De maatschappelijke opgave voor de organisatie is om de toeristische bestedingen overal op de Veluwe te laten toenemen, waardoor de regionale en locale economie een impuls krijgt en de werkgelegenheid in deze belangrijke sector voor de Veluwse economie behouden blijft en als het even gaat verder groeit. Ook voor de leefbaarheid van kleine kernen is dit van groot belang. De voorzieningen in kleine kernen drijven op veel plaatsen in de Veluwe immers op de inkomstenstroom uit het toerisme. Als Toerisme Veluwe haar werk goed doet profiteren alle gemeenten daarvan. In de prestatieovereenkomsten die gemeenten met Toerisme Veluwe sluiten zullen de doelen m.b.t. 1 de relatieve groei van het aantal bezoekers, de omvang van de toeristische bestedingen en het aantal arbeidsplaatsen worden vertaald naar afrekenbare prestaties in de dienstverlening van Toerisme Veluwe. Jaarlijks wordt gemonitord in hoeverre de doelen worden bereikt. Organisatieopzet De organisatie moet bovengenoemde doelen faciliteren. Dit betekent, dat: De Veluwemarketing en promotie versterkt wordt. De krachten van de marketeers van het VBT en de regionale en locale VVV's worden gebundeld, waardoor meer focus en specialisatie mogelijk wordt, de digitalisering sneller opgepakt wordt en de samenhang in en het effect van de Veluwebrede, regionale, themagewijze (denk aan waterrijke Veluwe, Veluws Verleden, actief op de Veluwe etc.) en locale promotie groter wordt.
•
1
Ontwikkeling ten opzichte van andere binnenlandse vakantieregio's.
INT09.0047/HdB
4 van 16
•
•
•
Het gastheerschap geprofessionaliseerd wordt. Bezoekers krijgen overal op de Veluwe kwalitatief hoogwaardige, vergelijkbare en actuele informatie over de Veluwe. Naast meer eenheid in Veluwe-uitstraling, en -informatie, winkelaanbod en serviceniveau in verschillende typen informatiepunten (winkels, agentschappen, folderposten) wordt extra geïnvesteerd in opleiding en training van de informatiemedewerkers. Een hoofd gastheerschap zal hier een stuwende rol in gaan spelen. De informatievoorziening geleidelijk gemoderniseerd en verder gedigitaliseerd wordt. Naast één professionele site en moderne webmarketing wordt binnen de Veluwe-organisatie de kennis en capaciteit gebundeld ten behoeve van een moderne en kosteneffectievere informatievoorziening. Toerisme Veluwe zal binnen de beschikbare budgetten en in nauwe samenspraak met lokale platforms (zie hieronder) voorstellen ontwikkelen om: − het concept van de Veluwewinkels te versterken; − de kwaliteit van agentschappen te verhogen en in de informatievoorziening meer samen te werken met grote recreatiebedrijven en instellingen (combi's met musea, bibliotheken e.d.); − ICT-mogelijkheden, zoals webmarketing, informatiezuilen en applicaties voor mobiele telefoons, sterker neer te zetten. De lokale promotie en lokale projecten behouden blijven. Overal op de Veluwe worden op locaal niveau platforms ingesteld en ingebed in de nieuwe structuur (zie hieronder). Deze platforms zijn klankbord en samenwerkingspartner voor Toerisme Veluwe tegelijk. De samenwerking betreft met name de lokale promotie, lokale projecten en de organisatie van lokale evenementen. Binnen de organisatie van Toerisme Veluwe zijn er drie regionaal werkende relatiebeheerders werkzaam die op regionaal en lokaal niveau de contacten met deze platforms en hun achterban (toeristisch bedrijfsleven, culturele instellingen, natuurorganisaties, lokale ondernemersverenigingen, vrijwilligers, horeca) zullen aanhalen. Ten opzichte van de huidige situatie wordt dit relatiebeheer kwantitatief en kwalitatief versterkt (speciale functies, losgekoppeld van management).
Toerisme Veluwe gaat de kwaliteitsslag gefaseerd doorvoeren. Vanaf de start van de nieuwe organisatie wordt er ten opzichte van de huidige situatie extra capaciteit ingezet voor marketing en promotie, relatiebeheer (regionaal / lokaal en richting het grotere bedrijfsleven) en professionalisering van het gastheerschap. In totaal betreft het hier een ombuiging van ruim 5 fte, die vanaf de start al mogelijk is, doordat er op het gebied van management en ondersteuning in deze ordegrootte wordt bespaard. Voor verdere kwaliteitsslagen - modernisering van de informatievoorziening, nieuwe marketingtechnieken, extra promotieacties - zijn aanvullende middelen nodig. Voor Toerisme Veluwe betekent dit een volumegroei- en inverdienopgave: het versterkte relatiebeheer leidt tot een sterkere participatie en meer inkomsten uit het bedrijfsleven en in de bedrijfsvoering moeten er efficiencybesparingen worden gerealiseerd (minimaal 5% kostenbesparing in 2014). Voor een gedetailleerde toelichting op de verdere organisatieprincipes en inrichting van Toerisme Veluwe verwijzen wij naar het businessplan. Hierin wordt ook de rechtsvorm van Toerisme Veluwe toegelicht. Gekozen wordt voor een Stichting, omdat deze vorm het beste tegemoet komt aan eisen van onafhankelijkheid en slagvaardigheid en goed aansluit op de maatschappelijke doelen van de organisatie (geen winststreven).
INT09.0047/HdB
5 van 16
Dienstverlening: kwaliteitswaarborgen en sturingsmogelijkheden Toerisme Veluwe is een zelfstandige en professioneel geleide organisatie om toerisme naar en op de Veluwe te bevorderen. Gemeenten en provincie, het toeristisch-recreatief bedrijfsleven en lokaal bedrijfsleven vormen voor Toerisme Veluwe de belangrijkste klantgroepen. Daarnaast onderhoudt Toerisme Veluwe contacten met brancheorganisaties (RECRON, Horeca Nederland), het Gelders Overijssels Bureau voor Toerisme, de Gelderse regionale bureaus voor het Toerisme en lokale groeperingen (middenstand, vrijwilligersorganisaties). Dienstverlening In het plan wordt er vanuit gegaan dat zestien Veluwse gemeenten (zie bijlage 2) een subsidierelatie gaan onderhouden met Toerisme Veluwe. De provincie wordt geen vaste deelnemer, maar zal net zoals tot dusverre op projectbasis een subsidierelatie met Toerisme Veluwe onderhouden. De zestien gemeenten nemen de volgende diensten af: 1. basispakket: Veluwebrede marketing en promotie en kennis en advies; 2. gastheerschap en informatievoorziening (invulling van de VVV-informatiefunctie); 3. cafetariapakket, dienstverlening op maat bedoeld voor lokale activiteiten zoals promotie, evenementen en specifieke projecten. Niet alle gemeenten hebben hiervoor op dit moment middelen beschikbaar. Voor hetzelfde geld (totaal van de huidige subsidies van de gemeente) wordt de Veluwebrede marketing en promotie versterkt, het dienstverleningsniveau van de huidige VVVinformatiepunten gegarandeerd en worden voorstellen ontwikkeld voor professionalisering en modernisering van het gastheerschap. Voor de versterking van de marketing en promotie ontwikkelt Toerisme Veluwe een meerjarenplan. Naast Veluwebrede producten en projecten zullen hier ook themagewijze (vanuit belevingen, toeristische trends) en regionale marketing en promotieactiviteiten worden opgenomen. Ook innovatie (nieuwe marketingtechnieken) en productontwikkeling (doelgroepenacties, arrangementen etc.) krijgen hierin een plek. Het conceptmeerjarenplan zal in een Veluwebreed portefeuillehoudersoverleg (klantgroep overheden) worden besproken. Ook zal het plan in de lokale platforms worden gepresenteerd en zal actief gevraagd worden naar ideeën en aanvullingen. Toerisme Veluwe werkt op die manier zowel topdown als bottom-up. Bij start in 2010 zal Toerisme Veluwe, tenzij de gemeente dat direct al anders wenst, uitgaan van het huidige dienstverleningsniveau en de huidige informatiepunten (winkels, agentschappen en / of folderposten). Dit dienstverleningsniveau wordt in ieder geval gegarandeerd. Daarnaast zullen gemeentelijke wensen ten aanzien van het gastheerschap, de informatievoorziening en lokale projecten vertaald worden naar concrete opdrachten in de prestatieovereenkomsten om verbeter- of wijzigingsvoorstellen te ontwikkelen. Sturingsmogelijkheden gemeenten De sturingsmogelijkheid van de gemeente verloopt primair via de prestatieovereenkomst met Toerisme Veluwe, niet via de Raad van Toezicht. De gemeente zal wel participeren in het Veluwebrede klantgroepoverleg portefeuillehouders dat twee keer per jaar plaatsvindt en waarin toekomstplannen voor promotie en marketing, vernieuwing en modernisering worden besproken en de voortgang in de doelrealisatie en professionalisering wordt gevolgd. In prestatieovereenkomsten worden individuele afspraken gemaakt tussen gemeente en Toerisme Veluwe over de dienstverlening, inclusief afrekenbare doelen (zie bij ambities en doelen),
INT09.0047/HdB
6 van 16
kwaliteitafspraken, wijze van overleg en verantwoording. De gemeente fungeert daarbij in de praktijk als opdrachtgever, Toerisme Veluwe als opdrachtnemer. De gemeente gaat voor vier jaar een prestatieovereenkomst aan met Toerisme Veluwe voor het basispakket (dienst 1) en het gastheerschap (dienst 2). Daarmee wordt het budget voor Toerisme Veluwe voor langere periode veiliggesteld (van belang voor de continuïteit van Toerisme Veluwe), terwijl gemeenten nadrukkelijk kunnen blijven sturen op de inhoud en kwaliteit van de dienstverlening. Elk jaar wordt de voortgang en doelrealisatie gemonitord en zal de precieze invulling met producten en diensten voor het volgende jaar worden bepaald. Na twee jaar zal het presteren en functioneren van Toerisme Veluwe in brede zin worden geëvalueerd. Gemeenten houden zelf de mogelijkheid om bij de jaarlijkse verantwoording op basis van de prestatieovereenkomst c.q. subsidiebeschikking bij te sturen in het geval de prestaties achterblijven (in een uiterste situatie bijv. met een financiële sanctie). De Raad van Toezicht van de Stichting Toerisme Veluwe heeft een belangrijke toezichthoudende rol op de directie en bedrijfsvoering van Toerisme Veluwe. Daarnaast toetst de Raad van Toezicht de strategische richting van Toerisme Veluwe door het meerjarenbeleid zowel inhoudelijk als financieel goed te keuren op basis van een meerjarenbegroting. Uitgangspunt in het businessplan is dat de RvT is samengesteld op basis van professionaliteit. Uitgegaan wordt van vijf tot zeven leden die de volgende kennisgebieden in zich vertegenwoordigen: bedrijfsvoering en financiën, recht, marketing & promotie, toeristische informatievoorziening, personeel en organisatie. In lijn met de voorgestane zakelijke stijl zullen onafhankelijke, deskundige leden worden aangesteld met elan en die affiniteit hebben met de Veluwe. Onafhankelijkheid impliceert dat geen zittende bestuurders in de RvT plaats zullen nemen. Op die manier wordt een dubbelrol van gemeenten als subsidiënt en bestuurder van Toerisme Veluwe voorkomen. Bij de selectie van leden zal wel rekening worden gehouden met (een goede verdeling over) regionale herkomst, bestuurlijke achtergrond in gemeentebestuur en ervaring in het bedrijfsleven. Op vergelijkbare wijze als bij gemeenten zal Toerisme Veluwe ook zakelijke afspraken maken met het zakelijk en toeristisch-recreatief bedrijfsleven (bilaterale contracten). Daartoe worden verschillende dienstverleningspakketten ontwikkeld; de relatiebeheerders zullen met de bedrijven maatwerkafspraken maken over de precieze invulling. Ook voor het toeristisch recreatief bedrijfsleven zal een klantgroepoverleg worden ingesteld. Deze klantgroep krijgt een belangrijke adviesrol aan de voorkant en bij de evaluatie en actualisatie van Veluwebrede activiteiten.
INT09.0047/HdB
7 van 16
De voordelen van één toeristische organisatie op een rij: • betere promotie en marketing door als een gebiedsdekkende organisatie voor toerisme en recreatie op te treden; • versterken van het "merk" Veluwe door grensoverstijgende promotie en marketing en door uniformiteit; • gerichte promotie en marketing door gebruik te maken van centrale toeristgegevens; • verbeteren en vernieuwen van de digitale informatievoorziening (w.o. nieuwe vormen als mobiele applicaties) en door een toegankelijke en professionele website met: - directe ontsluiting naar gemeentelijke activiteiten; - vraaggestuurde zoek-en-boek-functie; • sterkere positie naar het grotere toeristisch bedrijfsleven en als één organisatie beter in staat om dienstverleningspakketten op maat te leveren voor het toeristisch bedrijfsleven; • vergroten van de inkomsten door optimalisatie (kwantitatief en kwalitatief) van producten en diensten en nauwere relaties met locale bedrijven door de inzet van relatiebeheerders; • besparing door meer efficiënte en effectieve organisatie van ondersteunende taken; • besparing door verminderde overheadkosten; • besparing door gezamenlijk centraal in te kopen; • meer en deskundiger personeel door bundeling van diversiteit aan kennis en ervaring; • betere ontplooiingsmogelijkheden voor medewerkers; • verbetering van de producten en diensten van lokale VVV's door begeleiding en advies; • behoud van binding met de regio (recreanten, gemeenten en bedrijven) op korte termijn en versterking op langere termijn. Lokale inbedding De huidige (R)VVV's vervullen een belangrijke rol in de lokale gemeenschap: als gastheer en bij veel gemeenten ook als organisator en mede-uitvoerder van lokale activiteiten en evenementen. Vrijwilligers(verenigingen) en het lokaal bedrijfsleven spelen bij de organisatie en uitvoering van deze activiteiten een belangrijke rol. Borging van de lokale betrokkenheid van vrijwilligers en bedrijfsleven is ook in de nieuwe situatie van groot belang. In de opzet van Toerisme Veluwe spelen lokale toeristische platforms een belangrijke rol. Deze platforms kunnen, afhankelijk van de lokale situatie, fungeren als: • klankbord voor Toerisme Veluwe over regio en gebiedspromotie en gastheerschap; • samenwerkingspartner / opdrachtgever voor Toerisme Veluwe bij de uitvoering van lokale projecten en evenementen; • adviesorgaan voor de gemeente over beleidszaken en de toekomstige invulling van het gastheerschap / cafetariapakket, in het kader van de prestatieovereenkomst die de gemeente met Toerisme Veluwe sluit. In het platform zitten vertegenwoordigers van het lokaal bedrijfsleven (middenstand, horeca, recreatiebedrijven), vrijwilligers en brancheorganisaties. Vanuit het platform worden de lijntjes met vrijwilligers gelegd / geborgd. Vrijwilligers doen hun werk voor het locale platform ten behoeve van de locale activiteiten. In het overleg van het toeristisch platform schuift vanuit Toerisme Veluwe de regionale relatiebeheerder aan, vanuit de gemeente kan de wethouder of beleidsambtenaar ook aanschuiven. In dit driehoeksoverleg worden afspraken gemaakt over de lokale activiteiten- en evenementenkalender voor het volgende jaar, inclusief de uitvoering en financiering daarvan. Als dit lokale promotie- en evenementenplan vastgesteld is kan de gemeente haar cafetariasubsidie verstrekken en wordt ook een financiële bijdrage van het lokaal bedrijfsleven gevraagd. Op die manier kunnen de huidige
INT09.0047/HdB
8 van 16
contributies van VVV-leden worden behouden. Feitelijk wordt de voorpost van Toerisme Veluwe (VVV-informatiepunt en regionale relatiebeheerder) ingebed in de lokale situatie (zie figuur in bijlage 2 van deze nota). Op die manier blijft de "colour locale" in de promotie en het gastheerschap behouden en kunnen lokale activiteiten efficiënt en in nauwe samenwerking met lokale partijen worden uitgevoerd. In bijlage 2 van deze nota wordt nader ingegaan op de rol, positie en praktische invulling en werkwijze van de platforms. Iedere gemeente is vrij om te kiezen hoe de inbreng van het lokaal bedrijfsleven en vrijwilligers precies wordt georganiseerd. Op veel plaatsen functioneren ook al soortgelijke platforms: de promotiecommissies in de Vallei, toeristische platforms in de IJsselvallei. Continuïteit en financiële weerstand Toerisme Veluwe is een zelfstandige en onafhankelijke organisatie die financieel op eigen benen moet staan. Het is met het oog op continuïteit van groot belang dat vanaf het begin sprake is van een gezonde financiële positie en dat de organisatie voldoende tijd krijgt om zich te ontwikkelen en waar te maken. In den lande zijn er, als gevolg van financiële problemen, diverse voorbeelden van fusies en oprichting van toeristische organisaties die in een faillissement zijn geëindigd (toeristische organisaties in Drenthe en Flevoland). Om dit te voorkomen wordt door overheden, bedrijfsleven en huidige toeristische organisaties een stevig fundament onder Toerisme Veluwe gelegd. Dit fundament bestaat uit de volgende bouwstenen: • gemeenten gaan voor 4 jaar prestatieovereenkomsten met Toerisme Veluwe aan voor het basispakket en gastheerschap (zie hiervoor); • het toeristisch bedrijfsleven neemt op basis van prestatiecontracten ook meerjarig diensten van Toerisme Veluwe af; • gemeenten maken meteen in januari de subsidies (voor in ieder geval het basispakket en gastheerschap) over aan Toerisme Veluwe. Dat is goed voor de liquiditeitspositie van Toerisme Veluwe; • de huidige (R)VVV's en het VBT / CBV dragen hun activa en passiva over en zorgen vanaf het begin voor een gezonde vermogenspositie van Toerisme Veluwe. Onderdeel hiervan is de inleg ten behoeve van het weerstandsvermogen, ter hoogte van € 500.000. Op basis van een risicoanalyse op de kosten en inkomsten van Toerisme Veluwe is het benodigde weerstandsvermogen berekend. Voor een verdere toelichting hierop en de verdeling van de inleg door de (R)VVV's en VBT / CBV verwijzen wij naar bijlage 3. In deze bijlage treft u ook informatie aan over de huidige financiële positie van de afzonderlijke toeristische organisaties; • provincie en gemeenten zorgen ervoor dat er een transitiebudget beschikbaar is om eenmalige kosten voor onder meer sociaal plan, nieuwe hardware en software, huisvesting en kwartiermaker, in verband met de oprichting en overgang naar Toerisme Veluwe, te kunnen dragen. Daardoor kan Toerisme Veluwe direct op een goede, professionele, manier van start gaan. Een deel van deze investeringen betaalt zich na verloop van tijd ook weer terug in verdere efficiencywinst in de bedrijfsvoering. Het benodigde transitiebudget is geraamd op € 520.000, fifty-fyfty verdeeld over provincie en Veluwse gemeenten (zie bijlage 3 voor een nadere onderbouwing). Met deze bouwstenen wordt een gezonde financiële startpositie voor Toerisme Veluwe gecreëerd en wordt er voor gezorgd dat Toerisme Veluwe structureel op eigen benen kan staan. Aanvullende garantstellingen door of financiële restverplichtingen voor gemeenten en provincie zijn niet nodig en niet aan de orde.
INT09.0047/HdB
9 van 16
Personeel Het personeel dat in dienst is bij de huidige (R)VVV's en het VBT / CBV gaat over naar en komt in dienst van Toerisme Veluwe. Voor het personeel geldt een baangarantie, er vallen geen gedwongen 2 ontslagen . Daarnaast wordt er via een sociaal plan voor gezorgd dat medewerkers er qua beloning en in arbeidsvoorwaarden niet op achteruitgaan. In de nieuwe situatie houdt het personeel de rechtspositie en arbeidsvoorwaarden conform de landelijke VVV-CAO. Voor het grootste deel van het personeel (ruim 57 fte in totaal) verandert er ook qua functie-inhoud en werkplek weinig. De informatiemedewerkers in de VVV-informatiepunten houden in principe hun huidige functie en blijven hun werk vanuit de huidige vestiging verrichten. Ook voor de meeste medewerkers van het bedrijfsbureau en promotie en marketing blijft het werk grotendeels vergelijkbaar, wel zal de werkplek (vestigingslocatie van het centrale kantoor van Toerisme Veluwe) veranderen. Op het centrale kantoor zullen de algemeen directeur, de marketeers, en de medewerkers van het bedrijfsbureau zijn gehuisvest. Het hoofd gastheerschap en de relatiebeheerders hebben hier ook een werkplek maar zij werken het grootste deel van hun tijd decentraal (in de frontoffice, bij ondernemers, gemeenten en locale groeperingen). Daardoor kan met een klein centraal kantoor worden volstaan. Naast de borging van personele belangen is kwaliteit een belangrijk uitgangspunt in de nieuwe organisatie. Door de grotere omvang wordt er meer specialisatie en een effectievere clustering van taken mogelijk. Dat hebben we hiervoor voor de bedrijfsbureau- en marketingfuncties al aangegeven. Ook zal er via gerichte training en opleiding geïnvesteerd worden in verdere ontwikkeling van het personeel, onder meer op het gebied van professioneel gastheerschap en moderne marketing- en toeristische informatievoorzieningtechnieken. Voor de hogere managementfuncties en de stuwende krachten achter de kwaliteitsslag (algemeen directeur, hoofd gastheerschap, hoofd bedrijfsbureau, relatiebeheerders en hoofd marketing) geldt het principe "de juiste mens op juiste plek". Voor deze functies worden profielschetsen opgesteld en verloopt de plaatsing via een (interne) sollicitatieprocedure, waarbij ook van assessments gebruik kan worden gemaakt (zie verder bij vervolgtraject). FINANCIEEL Begroting In het businessplan is de startsituatie van Toerisme Veluwe in 2010 beschreven. De netto omzet wordt geraamd op € 4,8 miljoen. Bijstelling van de te verwachten subsidie-inkomsten leidt tot een omzet van € 4,7 miljoen. De gemeenten betalen 40% van de omzet. Door het investeren in professionalisering (relatiebeheer, marketing en promotie) wordt in een 3 behoudend scenario verwacht dat de omzet van 2010 naar 2014 stijgt naar bijna € 5,2 miljoen . De professionalisering en kwaliteitsslag wordt gefinancierd uit de te behalen kostenvoordelen bij samenvoeging van de huidige organisaties (inkoopvoordelen, reductie overhead en stijging arbeidsproductiviteit) én door volumegroei (hogere inkomsten uit het bedrijfsleven, zie hiervoor). De bijdrage van gemeenten blijft gelijk. In relatieve zin daalt de bijdrage van gemeenten van 40% naar 36% van de omzet. Kortom: gemeenten krijgen meer en betere producten en diensten voor hetzelfde geld.
2 3
In het Businessplan is becijferd dat de totale formatie in Toerisme Veluwe ongeveer 1,5 fte lager uitvalt dan in de huidige situatie. Deze lichte teruggang in formatie kan via natuurlijk verloop worden opgevangen. In het businessplan wordt uitgegaan van een sterkere omzetgroei, met name doordat de extra inkomsten uit het bedrijfsleven nog hoger worden ingeschat. Nadere analyse heeft opgeleverd dat deze raming als te optimistisch is ingeschat. Zie bijlage 3 voor een verdere verklaring.
INT09.0047/HdB
10 van 16
In de onderstaande tabel is de prognose voor 2010 en 2014 weergegeven. Hierbij is per pakket (basispakket, gastheerschap en cafetariapakket) aangegeven wie het desbetreffende pakket financiert. Voor een toelichting op de tabel en de wijze waarop de prognose is opgebouwd wordt verwezen naar bijlage 3.
Kosten Basispakket Gastheerschap
2010 € 440.000 € 2.600.000
2014 € 440.000 € 2.890.000
Cafetariapakket € 1.680.000
€ 1.860.000
Totaal
€ 5.190.000
€ 4.720.000
Inkomsten Bijdrage gemeenten Winkelverkopen en overig Bedrijfsleven Bijdrage gemeenten Provincie Gemeenten Bedrijfsleven Totaal
2010 € 440.000 € 1.260.000 € 340.000 € 1.000.000 € 1.000.000 € 410.000 € 270.000 € 4.720.000
2014 € 440.000 € 1.400.000 € 490.000 € 1.000.000 € 1.000.000 € 410.000 € 450.000 € 5.190.000
Risico's Als de besluitvorming positief verloopt en Toerisme Veluwe van start gaat met het weerstandsvermogen en transitiebudget zoals hierboven vermeld, dan zijn de financiële risico's in de structurele exploitatie gering en te overzien. Gemeenten lopen sowieso geen financiële risico's, garantstellingen dan wel andere financiële verplichtingen zijn niet aan de orde. Verder moet worden bedacht dat in de huidige situatie er natuurlijk ook risico's zijn. Deze risico's verschillen per toeristische organisatie nogal. Er zijn (lokale) VVV's die zeer ruim in het jasje zitten, maar er zijn ook toeristische organisaties die er beduidend minder goed voor staan. Gemiddeld genomen kan worden gesteld dat de nieuwe organisatie vanuit financiële en continuïteitsoverwegingen voor de Veluwe als totaal stabieler is. Het grootste reële risico schuilt in het oprichtingstraject. Alle zestien gemeenten moeten een positief besluit nemen over het ombuigen van hun subsidies en de bijdrage aan de transitie. Daarnaast moeten de drie regionale VVV's, 5 lokale VVV's en het VBT en CBV positief besluiten over een fusie en de overdracht van personeel en activa en passiva naar Toerisme Veluwe. Op het moment dat één organisatie niet meedoet kan een negatief domino-effect ontstaan. De kans dat alle organisaties meedoen wordt, gelet op het intensieve voortraject en het aanwezige draagvlak, echter als hoog ingeschat. VERVOLG Parallel aan de besluitvorming binnen de gemeente vindt er ook besluitvorming plaats binnen de (R)VVV's en het VBT / CBV. De toeristische organisaties besluiten gezamenlijk Toerisme Veluwe op te richten en activiteiten, personeel en activa en passiva aan de nieuwe organisatie over te dragen. [invoegen regionale / lokale informatie over draagvlak en voorgenomen besluitvormingstraject eigen (R)VVV]. De planning is erop gericht dat Toerisme Veluwe op 1 januari 2010 operationeel is. Om deze datum te kunnen halen moet er nog veel werk worden verzet, waaronder: • het uitwerken van functieprofielen en -beschrijvingen, opstellen sociaal plan, plaatsing van personeel; • invulling Raad van Toezicht en selectie directeur; • opstellen acte van oprichting en statuten Toerisme Veluwe; • de uitwerking van prestatieovereenkomsten;
INT09.0047/HdB
11 van 16
•
•
• •
de opzet en invulling van de bedrijfsvoering: kantoorautomatisering, hardware ICT, kantoorinrichting; de keuze van de huisvesting van het kantoor van Toerisme Veluwe op basis van een programma van eisen; het uitwerken van dienstverleningspakketten voor het toeristisch-recreatief bedrijfsleven; opstellen en uitvoeren van een opleidingsplan voor het betrokken personeel.
Tot dusverre is het traject om te komen tot een toeristische organisatie op de Veluwe getrokken door de gemeenten en provincie. Uitgaande van positieve besluitvorming bij gemeenten en de (R)VVV's en VBT / CBV komt het traject in een nieuwe fase (feitelijke oprichting en inrichting van Toerisme Veluwe) waarin de huidige toeristische organisaties een trekkende rol gaan spelen. De huidige begeleidingsgroep, bestaande uit de provincie en wethouders van de gemeenten Apeldoorn, Ede, Nunspeet en de provincie zal daarom uitgebreid worden met vertegenwoordigers van de huidige toeristische organisaties. Het transitietraject naar de nieuwe organisatie zal door deze groep worden begeleid.
INT09.0047/HdB
12 van 16
Bijlage 1: Deelnemende gemeenten De volgende gemeenten nemen deel aan Toerisme Veluwe: Apeldoorn, Brummen, Epe, Heerde, Voorst, Harderwijk, Ermelo, Elburg, Nunspeet, Putten, Oldebroek, Hattem, Barneveld, Ede, Wageningen en Nijkerk.
Toelichting: In het gebied Veluwe & Vallei is een onderscheid gemaakt tussen de Gelderse en de Utrechtse gemeenten. De Gelderse gemeenten doen mee in Toerisme Veluwe, de Utrechtse gemeenten, inclusief Gemeente Scherpenzeel (in verband met plannen voor gemeentelijke herindeling met Utrechtse gemeenten), niet. • Gemeenten in de Veluwezoom (Arnhem, Renkum, Rheden en Rozendaal) doen eveneens niet als vaste deelnemer in Toerisme Veluwe mee. Deze gemeenten behoren tot het gebied van Regionaal Bureau Toerisme Knooppunt Arnhem en Nijmegen (RBT KAN). • Iedere gemeente kan op projectbasis, net zoals nu ook al gebeurd, afspraken maken over dienstverlening door Toerisme Veluwe. •
INT09.0047/HdB
13 van 16
Bijlage 2: Lokale platforms Het lokale platform heeft een adviserende functie naar de gemeente en richting Toerisme Veluwe. De gemeente heeft een initiërende rol bij de oprichting van het lokale platform. De precieze vorm wordt op lokaal niveau bepaald. Een formele rechtsvorm is niet perse noodzakelijk, desgewenst kan er voor worden gekozen om het platform een stichting- of verenigingsvorm te geven. De positie van het lokale platform in een gemeente ten opzichte van Toerisme Veluwe is in het onderstaand figuur weergegeven.
Toelichting: • Het figuur is bedoeld als voorbeeld zoals de situatie er in één gemeente uit zou kunnen zien. Het lokaal platform, de gemeente, de bedrijven en vrijwilligers maken geen onderdeel uit van Toerisme Veluwe. • Samenstelling: in het lokaal platform is het lokaal bedrijfsleven (middenstand) vertegenwoordigt door horeca, recreatiebedrijven, vrijwilligersverenigingen, brancheorganisaties. Desgewenst kan ook de accountmanager en / of hoofdinformatie van de lokale VVV van Toerisme Veluwe en / of de gemeente zitting nemen in het lokale platform. • Rol / functie: het lokale platform brengt advies uit aan de gemeente en aan Toerisme Veluwe over de lokale toeristische promotionele en publicitaire taken. Een andere functie van het lokale platform is medesturend ten aanzien van lokale evenementen en profilering van de gemeente. • Werkwijze: Toerisme Veluwe stelt in driehoeksoverleg met gemeente en lokaal platform een lokaal promotie- en evenementenplan op (dit is onderdeel van het cafetariapakket). Het lokaal platform overlegt circa 4 keer per jaar. Bij het overleg is Toerisme Veluwe aanwezig. Circa twee keer per jaar is ook de gemeente bij het overleg aanwezig (in ieder geval als promotie- en evenementenplan wordt besproken). Vanuit platform worden lijntjes met vrijwilligers gelegd en
INT09.0047/HdB
14 van 16
geborgd. Vrijwilligers doen werk voor de lokale VVV en / of voor lokale activiteiten, op verzoek van of ten behoeve van het lokale platform de lokale VVV.
INT09.0047/HdB
15 van 16
Bijlage 3: Financieel perspectief Toerisme Veluwe
INT09.0047/HdB
16 van 16
