Voorstel overname activiteiten

Voorstel overname activiteiten document@work

1. Inleiding Het bestuur van document@work heeft na enkele verkennende gesprekken Xplor Nederland gevraagd antwoord te geven op de vraagstelling uit een door document@work opgesteld Request for Proposal. Xplor Nederland wil hier graag aan meewerken om een mogelijke overname van de activiteiten binnen heldere kaders te kunnen vormgeven. Xplor Nederland is verheugd deze vraag van het bestuur van document@work te hebben gekregen. Al langer bestaat er bij Xplor Nederland de wens om in brede zin met kennispartners in de keten samen te werken. Vooral samenwerken met document@work heeft in deze wens al langere tijd centraal gestaan omdat Xplor Nederland (leden en bestuur) van mening is dat de activiteiten van de leden van genoemde verenigingen al heel dicht bij elkaar staan en elkaar aanvullen. De toenemende digitalisering maakt deze verbinding alleen maar sterker. Het bestuur van Xplor Nederland ziet de keuze van document@work als dé kans om een nog sterker kennisplatform te ontwikkelen: een platform dat recht doet aan de veranderende omgeving van de leden van beide verenigingen. Het bestuur van Xplor Nederland heeft de vragen van document@work zo goed als mogelijk beantwoord. Hierbij dient één voorbehoud te worden gemaakt: de uitgangspunten zoals deze nu worden geformuleerd moeten nog wel door de leden van Xplor Nederland goedgekeurd worden. Zodra document@work aangeeft het voorstel van Xplor Nederland te accepteren, zal het bestuur van Xplor Nederland de voorwaarden voor overname voorleggen aan een algemene ledenvergadering (ALV). Dit moet binnen zeer korte tijd gerealiseerd worden om de streefdatum van 1 januari 2015 te kunnen realiseren. Leeswijzer: we hebben de structuur van onze antwoorden zoveel als mogelijk geënt op de gestelde vragen - we hebben alleen de volgorde aangepast.

___________________________________________________________________________ Voorstel overname activiteiten document@work 28 oktober 2014 Pagina 1


2. Structureel borgen gedachtegoed document@work Xplor Nederland heeft in 2012 haar nieuwe visie, missie en strategie geformuleerd. Binnen een ruime definitie van het begrip ‘document’ zal Xplor Nederland moeten inspelen op de veranderingen in de wereld van het document. Veel van deze veranderingen worden geïnitieerd door nieuwe stakeholders van klantcommunicatie, zoals Business Managers en Regievoerders, Business- en ICT-architecten, Marketing- , Communicatie- en Customer Experience-managers. Zij zijn de nieuwe gesprekspartners voor documentmanagers. Xplor Nederland zorgt ervoor dat documentmanagers en deze nieuwe stakeholders elkaar kunnen vinden, ervaringen kunnen uitwisselen en zich over nieuwe ontwikkelingen kunnen informeren. De leden van document@work hebben een vergelijkbare positie in bedrijven en organisaties. Zij vertegenwoordigen alleen een ander domein in de documentketen. Maar de leden hebben met dezelfde ontwikkelingen te maken als de leden van Xplor Nederland. Het visiedocument van document@work spreekt over de andere presentatievormen van het document (van papier naar mobiele devices), de werkprocessen die in toenemende mate door de klantketen worden gestuurd en over het vervagen van de grenzen tussen de klanten en leveranciers door een verregaande online klantinteractie. Xplor Nederland en document@work willen de kennis van documentmanagement (onder meer inputmanagement en informatieborging en opslag) en outputmanagement gekoppeld aan BPM (Business Proces Management) gebruiken om de business te helpen om in een ICTgedreven wereld de juiste en toekomstbestendige beslissingen te nemen. Hierin staan de nieuwe stakeholders in de business, naast de rol van de klant, centraal.


Voorstel overname activiteiten document@work Zowel document@work als Xplor Nederland hadden tot voor kort vooral aandacht voor het bedrijf en de organisatie, ieder in een eigen domein met de klant als onderdeel van de informatieketen. Met eigen kennissessies werd de verdieping in de eigen domeinen vormgegeven. Figuur 1 geeft dit schematisch weer.

Figuur 1: Xplor Nederland en document@work in de ketenprocessen

In onze toekomstige wereld (Xplor Nederland noemt dit Xplor 2.0) staat de klant centraal en zijn de business-processen er omheen gepositioneerd.

Figuur 2: Xplor 2.0 geeft de eindklant een centrale rol


Voorstel overname activiteiten document@work Welke kansen ziet Xplor Nederland door de fusie met document@work? Het primaire aandachtsgebied van Xplor Nederland was tot nu toe outputmanagement, dus het genereren van documenten/informatie op een gestructureerde manier, delivery via print fulfilment of via digitale kanalen. De toenemende digitalisering brengt outputmanagement dichter bij de domeinen input-, proces- en documentmanagement, vaak samengevat tot het domein ECM. Er ontstaat steeds meer vraag naar interne afstemming over deze domeinen heen, bijvoorbeeld om interne werkstromen beter te laten verlopen. Om onze leden goed te blijven ondersteunen met kennis en inspirerende case studies, is het noodzakelijk om ons aandachtsgebied over de gehele keten te verbreden. Door het samengaan van Xplor Nederland en document@work komen juist deze domeinen en bijhorende competenties bij elkaar en ontstaat er een nog breder opgezet kennisplatform.

3. Structureel meerwaarde bieden voor leden Xplor Nederland is het actieve netwerken kennisplatform voor alle professionals uit de wereld van het digitale en fysieke document. De leden van document@work worden opgenomen in dit actieve netwerk en krijgen hiervoor:      

toegang tot meerdere seminars en bijeenkomsten (gemiddeld vier maal per jaar) toegang tot kennis op een navolgend werkgebied netwerk van document professionals carrièreontwikkeling een abonnement op VIP/DOC korting lidmaatschap 2015 en 2016

Het bestuur van de samengevoegde verenigingen stelt zich tot doel de kennisdomeinen te verbinden. In die zin zullen alle thema’s (zie ook figuur 2) in gelijke mate aan bod moeten komen. Het bestuur wil dit vormgeven door het activeren van de reeds bestaande maar niet zo actieve ‘Content Commissie’ waar één of meer van de huidige bestuursleden van document@work (Xplor Nederland denkt aan Philip van der Most) een actieve rol in kan (of kunnen) spelen.


Voorstel overname activiteiten document@work Carrièreontwikkeling Xplor Nederland richt zich ook op de carrièreontwikkeling van de documentprofessional (nu nog alleen in de vorm van een certificering) bij de eindgebruiker en leveranciersleden. Ook hier zal er een verbreding van thema’s plaats moeten vinden. Hans Dickerscheid trekt dit domein nu al bij Xplor Nederland en kan de verbindende schakel zijn om voldoende aandacht te hebben voor het domein van de leden van document@work.

Contributie Xplor Nederland stelt voor de contributie voor de document@work-leden in eerste instantie te handhaven op een bedrag van € 125,- per jaar. In de komende jaren zal er een ingroei moeten plaatsvinden waarbij de leden vanuit de verschillende groepen over een aantal jaren een gelijke contributie bepalen. Xplor Nederland ziet nu een vereffening in drie jaar: een contributieverhoging voor de voormalige leden van document@work (na het eerste jaar) moet altijd in verhouding staan tot een verhoogde meerwaarde voor deze leden.

Toegevoegde waarde voor leden Xplor Nederland gaat zich de komende jaren nadrukkelijk richten op innovatie voor haar leden. De versterking door een groter aantal leden maar ook een te verwachten hogere opbrengst van de sponsoren maakt het mogelijk meer financiële middelen vrij te maken voor:       

inhuren van betaalde sprekers met zeggenschap komt binnen bereik, extra – meer specialistische – kennissessies, inzetten van nieuwe vormen van netwerken met social business structuren worden onderzocht (het maken van een business club voor de professionals), de samenwerking met andere kennisinstituten krijgt meer zeggenschap door de bundeling van de verenigingen, nieuwe vormen van kennisontwikkeling en uitwisseling worden uitgeprobeerd en bieden de leden meer dan de standaard, het anders en moderner inrichten van het netwerk, het verder aansluiten van kennisbronnen binnen de zich ontwikkelende professie van de leden.



Financiële reserves document@work Document@work brengt bij de overname reserves in bij Xplor Nederland. De financiële reserves van Xplor Nederland bedragen ultimo 2013 circa € 85.000,-. Uiteraard komen deze reserves ook ten goede aan de voormalige leden van document@work.


Voorstel overname activiteiten document@work 4. Meerwaarde voor sponsoren De bijdrage van sponsors ten behoeve van de vereniging is essentieel. Xplor Nederland heeft twee jaar geleden de waarde van en voor de sponsor opnieuw geformuleerd (zie figuur 3).

Figuur 3: Waarde van en voor de sponsor

De waarde wordt benadrukt door de mogelijkheid om eigen informatie en kennis te delen en eigen klanten toegang te geven tot het netwerk van Xplor Nederland. Immers, de leveranciers zijn in veel gevallen de link tussen de operationele ervaring en de kennis en ontwikkeling in algemene zin. Maar zij zijn ook de link tussen de klanten en het kennisnetwerk. De bijdrage van operationele ervaring is essentieel voor alle leden van de vereniging. ___________________________________________________________________________ Voorstel overname activiteiten document@work 28 oktober 2014 Pagina 7

Voorstel overname activiteiten document@work De sponsorbijdrage wordt daarom beoordeeld aan de mogelijke inhoudelijke toegevoegde waarde en een jaarlijkse financiële vergoeding. De huidige sponsors van document@work vinden derhalve ook een goed onderkomen en de juiste aandacht binnen de nieuwe vereniging Xplor Nederland (zie figuur 4).

Figuur 4: Sponsorpakket

Het gezamenlijk optreden leidt tot verdieping van de evenementen, verbreding van de kennis in het documentdomein en een overall input voor de persoonlijke ontwikkeling van de leden.


Voorstel overname activiteiten document@work 5. Bijzondere aandacht ereleden en bestuur Xplor Nederland herkent het belang van ereleden en bestuursleden. Xplor Nederland wil de ereleden van document@work het behoud van de huidige privileges en minimaal het jaarlijkse etentje bieden. Daarbij hebben zij onbeperkte toegang tot alle door Xplor Nederland zelf georganiseerde evenementen. Xplor Nederland stelt een passende invulling van activiteiten voor de document@workbestuurleden voor: Hans Dickerscheid werkt al intensief samen met Xplor Nederland bij de aansturing van de EDP-certificering. Xplor Nederland wil Hans vragen (in het verlengde van zijn activiteiten voor EDP) binnen het bestuur het aanbod voor de carrièreontwikkeling van de professional verder uit te bouwen Philip van der Most heeft aangegeven vooral inhoudelijk een uitdaging te zoeken. Xplor Nederland wil hem vragen de Content Commissie nieuw leven in te blazen waarin onderwerpen uit de beide domeinen de juiste aandacht krijgen. Michel van ’t Holt heeft aangegeven graag actief te blijven in het vakgebied indien hij zijn carrière voortzet binnen de professie. Dit geldt ook voor de periode nú waarin hij op zoek is naar een nieuwe uitdaging. Xplor wil Michel vragen het bestuur te komen ondersteunen in de rol van bestuurslid. Er zijn voldoende nieuwe initiatieven waaraan gewerkt moet worden. De activiteiten worden onderling verdeeld: hier zal binnen het bestuur in onderling overleg een verdeling gemaakt worden. Wanneer Michel dit ambieert kan hij de taak van penningmeester oppakken. Er is geen contact geweest met Benedict Böhm. Via de andere bestuursleden hebben wij vernomen dat hij op afstand nog actief is bij document@work. Xplor Nederland kan Benedict inzetten bij de uitvoering van specifieke activiteiten. Hierover dient nader overleg te zijn.


Voorstel overname activiteiten document@work 6. Bijlage 1: Missie, visie en strategie van Xplor Nederland Missie Xplor Nederland is de actieve netwerken kennisorganisatie voor alle professionals uit de wereld van het digitale en fysieke document. Xplor Nederland is het onafhankelijk platform voor documentprofessionals.

Visie Xplor Nederland hanteert een ruime definitie van het begrip ‘document’:   

in digitale en fysieke verschijningsvorm, als middel om informatie te presenteren en te transporteren, voorzien van gepersonaliseerde informatie.

De wereld van het document is sterk aan het veranderen. Voorbeelden hiervan zijn:           

de overgang van papier naar digitaal, van document naar content en vervolgens naar interactie, de overgang van zwart/ wit naar kleur voor transactiedocumenten, de aandacht voor het complete gebied: input-, documenten outputmanagement, de inspanningen om regie te kunnen voeren over de totale keten, de transformatie naar échte multichannel-communicatie, de wens van de consument om informatie op te kunnen halen (pull), de digitalisering in het kader van “Het Nieuwe Werken”, de toenemende focus op kostenaspecten, anderzijds de waardecreatie van documenten, de toenemende druk door wet- en regelgeving, de toepassing van duidelijke klantcommunicatie als strategisch middel, bijvoorbeeld om klanten te behouden.

Veel van deze veranderingen worden geïnitieerd door “nieuwe stakeholders”, zoals Business Managers en Regievoerders, Business- en ICT-architecten, Marketing- , Communicatie- en Customer Experience-managers. Zij zijn de nieuwe gesprekspartners voor documentmanagers.


Voorstel overname activiteiten document@work Strategie Xplor Nederland zorgt ervoor dat documentmanagers en deze nieuwe stakeholders elkaar kunnen vinden, ervaringen kunnen uitwisselen en zich over nieuwe ontwikkelingen kunnen informeren.


Voorstel overname activiteiten document@work 7. Bijlage 2: Visie document@work Het vakgebied van Enterprise Content Management is breed, veelzijdig en voortdurend in beweging. Om alle ontwikkelingen op de voet te volgen wil je in verbinding staan met de juiste content en organisaties. Om kennis en ervaring van documentmanagement en werkprocessen uit te wisselen is document@work een onafhankelijk netwerk van gebruikers. We voegen complementaire kennis toe en werken samen met initiatieven in deze markt. Document Het document is nog steeds de dominante presentatievorm, maar al lang niet meer de enige. Door Web en Mobiel worden de presentatievormen steeds meer divers. Wat deze presentatievormen samenbind is complexe informatie, tekstueel of visueel. De totale document life cycle van ontstaan tot vernietiging en alles daartussenin. Het omzetten van presentatievormen is zowel bij input- als outputmanagement nog steeds big business. Maar ook het herkennen en vastleggen van samenhang, het vinden van de juiste informatie en het rechtmatig beschermen van betrokkenen is essentieel. Work Werkprocessen drijft onze business, steeds meer wordt geredeneerd vanuit volledige klantketens dan vanuit losse processen. Ontwikkelingen als Straight-Through-Processing vereisen een naadloze aansluiting van informatie op deze ketens. Ook vervagen de traditionele grenzen tussen klant en leverancier in de keten door verregaande online klantinteractie. Waar vroeger de klant bij de balie tot stilstand kwam dringt hij nu door in het hart van de business en haar werkprocessen. Kennis Kennis van documentmanagement binnen werkprocessen helpt de business om de juiste beslissingen te nemen in de steeds complexer wordende ICT gedreven wereld. Wij zijn hét netwerk voor gebruikers en bedrijven die digitale multimediale en geautomatiseerde documentverwerking willen optimaliseren en die oplossingen zoeken voor nieuwe uitdagingen. Denk daarbij aan het ontginnen, analyseren en benutten van Big Data. Denk ook aan voortdurend veranderende wet- en regelgeving waar de informatiehuishouding aan dient te voldoen. En denk ook aan sociale media, die een nieuwe dimensie geven aan klantcontact en aan het beheren van enterprise content ___________________________________________________________________________ Voorstel overname activiteiten document@work 28 oktober 2014 Pagina 12

Voorstel overname activiteiten document@work Netwerk We zijn een netwerk van eindgebruikers van documentmanagement die steeds meer vragen om zelf te bepalen wat men binnen ketens doet, met welk hulpmiddel en wat de business hierna met onze informatie mag doen. Een netwerk van kennisorganisaties zoals onze global partner AIIM International, de internationale branchevereniging voor informatie en ECMprofessionals. AIIM genereert een schat aan content in de vorm van white papers, onderzoeken, blog, etc. Document@work is samen met haar netwerk ook nauw betrokken bij de organisatie van enkele toonaangevende ECM-gerelateerde congressen in Nederland. In dit fascinerende en uitdagende gebied van documentmanagement en werkprocessen is document@work al jaren lang een betrouwbaar netwerk en aanjager.


Voorstel overname activiteiten

Recommend Documents