Voorlopige resultaten Informatiemanagement onderzoek 2011 Woensdag 19 oktober NGI IM Utrecht
Agenda 19.00 – 19.15 Welkom en inleiding 19.15 – 19.45 IM Onderzoek 2011 19.45 – 20.15 Pauze 20.15 – 21.00 Discussie
2
Welkom en inleiding Quint voert jaarlijks een onderzoek naar Informatiemanagement in Nederland uit De voorlopige tussenresultaten van het lopende onderzoek worden gedeeld Middels de discussie willen we de voorlopige tussenstand aanscherpen en verder onderbouwen
3
Quint & UvA Quint Wellington Redwood Management Advies IT gerelateerde organisatie vraagstukken Strategie; Sourcing; Regie; Service management; Informatiemanagement 49+ landen, > 200 consultants Sinds 1992
UvA Leidend in ontwikkelingen op IMgebied (negenvlaks model) Gericht op link met organisatie veranderingen. Sinds 1648
Strategie
Structuur
Operaties
4
Agenda 19.00 – 19.15 Welkom en inleiding 19.15 – 19.45 IM Onderzoek 2011 19.45 – 20.15 Pauze 20.15 – 21.00 Discussie
5
IM-onderzoek: focus op trends en nieuwe aspecten 2009 Positionering informatiemanagement Functie en taken informatiemanager Omvang informatiemanagement Methodieken Successen IM Uitdagingen IM
2010 Ontwikkeling positionering Informatiemanagement Impact crisis op informatiemanagement functie Focus (taakgebieden van) Informatiemanagement Gebruik van modellen, technieken en tooling Uitdagingen voor het komende jaar Successen in het afgelopen jaar
2011 Positionering en focus Omvang en volwassenheid Samenwerking met business en IT Samenwerking strategisch, tactisch en operationeel) Impact nieuwe technologie Toegevoegde waarde IM / IV Invulling sturing en pro-activiteit (innovatie) 6
Resultaten 2009: IM in opkomst, maar zoekend naar rol, zichtbaarheid 1. IM is in opkomst IM apart onderdeel / functie 2. IM operationeel en onvolwassen Vaak nog te operationeel in gestoken 3. Herkomst zowel uit business als IT IM veelal uit business FB veelal uit IT 4. Geen algemeen ondersteunde werkwijze Langzaam introductie standaarden 5. Zichtbaarheid is belangrijkste speerpunt / uitdaging Vergroten zichtbaarheid Invullen beoogde rol
7
Resultaten 2010: IM is en blijft 1. IM is en blijft (bewustwording van het belang)! IM is aparte functie 2. IM moet groeien in volwassenheid Vaak nog te operationeel in gestoken 3. Meer grip krijgen op ‘spelen van het spel’ Alignen behoeften business en ICT mogelijkheden: blik naar buiten 4. Positionering is key IM als spin in het web alle relevante onderdelen op elkaar af stemmen 5. Value based IM voor de toekomst Business case toegevoegde waarde IM 6. Investeren in kwaliteit Van ICT-kenner naar business-denker & van specialist naar regisseur
8
Aanpak 2011: zowel enquête als interviews in diverse sectoren Focus interviews Organisatiestructuur Kenmerken informatievoorziening Positionering IM Samenwerking (business en ICT) Impact nieuwe technologie Successen IM Uitdagingen IM
Focus enquête Bedrijfsinformatie Omvangs indicatoren Taken IM Volwassenheid processen Toegevoegde waarde IM Organisatieveranderingen / innovatie
Inzicht in basisontwikkelingen Ruim 50 respondenten (12 %)
Gericht op verdieping
9
Definitie en betekenis IM verschillen Informatiemanagement volwaardig aandachtsgebied Definitie en betekenis verschillen Voor dit onderzoek: Focus: informatie als factor in de besturing van business en bedrijfsprocessen, geen focus op informatie als product Definitie: De mogelijkheden die de business heeft om de inzet van het bedrijfsmiddel informatie en de hiervan afgeleide ICT-voorzieningen te sturen en beheersen, kunnen worden samengevat met de term informatiemanagement (IM). Hierin komen 2 aspecten van IM naar voren: Managen van de inzet van informatie als bedrijfsmiddel (demand management) Sturen van de benodigde ICT voorzieningen (besturing ICT levering) 10
Omvang IM diffuus en afhankelijk van diverse factoren Geen duidelijke correlatie tussen omvang IM en omvang business, wel een relatie tussen omvang IT-budget en omvang IM-organisatie (# fte’s) A 0-5
B 5 -10
C 10 - 25
D 25 - 50
E 50 - 100
A < € 1.000.000 B € 1.000.000 - € 5.000.000 C € 5.000.000 - € 10.000.000 D € 10.000.000 - € 50.000.000 E > € 50.000.000
Geen significante verschillen tussen de verschillende sectoren Factoren die een rol spelen
Omvang organisatie Omvang IT budget Organisatie (centraal / decentraal) Aard en complexiteit IT landschap Informatie intensiteit proces Volwassenheid 11
F 100 - 250
G 250 - 500
Positionering IM gerelateerd aan context Inrichting veelal historisch gegroeid en afhankelijk van omgevingsfactoren Ophanging divers (Business) directeur, CFO CIO, ICT directeur In een shared service center. HR MANAGEMENT
Meer focus op ketens en flows
FINANCIAL MANAGEMENT
BUSINESS MANAGEMENT
INFORMATION MANAGEMENT
ICT MANAGEMENT
Projecten, changes en beheer 'BUSINESS' DOMAIN
12
ICT DOMAIN
Er is toenemende aandacht voor strategische processen 100 % 45 % .. %, minimaal 1 van de processen IV Organisatie strategie Informatieplanning Portfolio management Architectuur
.. %, alle processen
86 % 69 %
31 %
14 %
Projectarchitectuur Contract & SLA management Financieel management Change management Project management Requirements Testen
Implementeren Proces management
66 %
28 %
Gebruikersondersteuning Beheer bedrijfsinformatie Operationele ICT aansturing Incident / problem mngt Correctief onderhoud Monitoring Configuration mngt
45 %
14 %
13
21 % Systeemontwikkeling
21 %
Naast strategie, focus op ontwikkelactiviteiten Taak
Veel focus op strategische (plan) activiteiten zoals informatieplanning, portfolio management en architectuur Meer dan 2/3 van de organisaties besteed hier aandacht aan Verschuiving t.o.v. 2009 / 2010
Daarnaast focus op ontwikkel (acquire) activiteiten zoals requirements, project- en change management en testen
Plan Plan Plan Acquire Acquire Plan Acquire Change Acquire Run Acquire Acquire Run Acquire Acquire Acquire Change Run
Meer dan 50 % van de organisaties besteed hier aandacht aan
Run IT Run IT
25 – 30 % van de IM organisaties heeft ook IT activiteiten in het takenpakket
14
Change IT Run IT Run IT
Informatieplanning IV organisatie strategie opstellen Portfolio management Financieel management (begroting, business case management) Requirements opstellen opstellen en onderhouden architecturen Projectmanagement Implementatie / transitie Change management Beheer bedrijfsinformatie Requirements management Testen opstellen Gebruikersondersteuning Contract & SLA management Test management Opstellen project start architecturen (PSA) Administratieve organisatie (bv. procesmanagement) Operationele ICT aansturing Monitoring beschikbaarheid (continuiteitsmanagement) Incident / problem management Systeemontwikkeling / bouw (projecten & adaptief onderhoud) Correctief & preventief onderhoud Configuration management
Percentage 90% 83% 79% 72% 72% 66% 66% 66% 62% 62% 59% 55% 55% 52% 52% 48% 41% 41% 34% 31% 28% 28% 24%
Focus op business of ICT? 28,7 %
.. %, percentage van totaal # fte.
IV Organisatie strategie Informatieplanning Portfolio management Architectuur
36,9 % 18,9 %
Projectarchitectuur Contract & SLA management Financieel management Change management Project management Requirements Testen
Implementeren Proces management
Business oriëntatie: Managen van de inzet van informatie als bedrijfsmiddel (demand management)
Gebruikersondersteuning Beheer bedrijfsinformatie Operationele ICT aansturing
15,6 %
15
ICT oriëntatie: Sturen van de benodigde ICT voorzieningen (besturing ICT levering)
Volwassenheid is gestegen (van < 2 naar 2,7) Van 1,5 naar 2,8 IV Organisatie strategie Informatieplanning Portfolio management Architectuur
Van 1,5 naar 2,8 Van 1 naar 2,4
Projectarchitectuur Contract & SLA management Financieel management Change management Project management Requirements Testen
Implementeren Proces management
Gebruikersondersteuning Beheer bedrijfsinformatie Operationele ICT aansturing
Van 2 naar 2,7 16
Volwassenheid IM is toegenomen Gemiddelde volwassenheid is gestegen: 2,7 (was < 2) Strategische (plan) en ontwikkel (acquire) activiteiten hebben de hoogste volwassenheid: 2,8 Wijzigingenbeheer, projectmanagement en interne samenwerking scoren het hoogst (hoog gemiddelde en lage afwijking) Extra aandacht nodig voor batenmanagement, borging en meting kwaliteit IV en gebruikerstevredenheid en contracten met leveranciers
Steeds meer aandacht voor toepassing van LEAN principes in IMprocessen (met name op change – acquire) gekoppeld aan applicatieontwikkeling 17
Gebied Plan Plan Plan Acquire Acquire Acquire Acquire Acquire Acquire Acquire Change Change Change Change Run Run
Taak Status architectuur Status informatieplanning Status PPM Contracten Project mngt Requirements mngt Samenwerking extern lev Samenwerking interne lev Sourcing Wijzigingenbeheer Baten mngt Implementatie Kwaliteitsmeting Status kennis & competenties Gebruikersond Monitoring dienstverlening
Gem 2,52 3 3 2,28 2,92 2,8 2,64 3,12 2,6 3,28 2 2,6 2,24 2,64 2,92 2,52
Stdev 1,1392 0,96 1,52 0,7232 0,6016 1,056 0,8256 0,6624 0,992 0,7712 0,64 0,736 1,168 0,8768 0,976 0,944
Veel focus op kosten en control en weinig op businessdoelen Focus en bijdrage IM met name op kosten en control Directe bijdrage aan business (groei) scoort laag, wel indirecte bijdrage via nieuwe producten en diensten en productkwaliteit. Sturing IM veelal op control en kosten KPI’s Weinig business gerichte KPI’s
18
Toegevoegde waarde Verlaging ICT kosten Verlaging operationele kosten bedrijf Verhoging control van management Verhoging van klanttevredenheid Ontwikkeling nieuwe producten en diensten Vergroting productkwaliteit Voldoen aan compliancy Verkorting doorlooptijd aanpassingen Omzetgroei in de business
Aantal 11 11 11 10 9 7 7 4 2
Oriëntatie op veranderingen en innovatie?
Traditionele focus op incrementele verbetering
Stelling Uw organisatie is gericht op innovatie. Uw organisatie streeft voortdurend naar verbetering van de bedrijfsvoering. Binnen uw organisatie bestaat grote weerstand tegen verandering. Uw organisatie is gericht op optimalisatie van de bedrijfsprocessen. Ontwikkelingen binnen uw organisatie vinden vooral op evolutionaire wijze plaatsen. Uw organisatie is vooral gericht op het in stand houden van stabiele relaties. Als gevolg van de dynamiek in de omgeving, is uw organisatie permanent bezig om problemen op te lossen.
19
Eens 13
Oneens 11
20
4
10
14
18
6
19
5
20
4
15
9
Bewustzijn van organisatie ontwikkeling is groeiend
Ontwikkelingsperspectief Willen/moeten Onzeker
Oorzaak/gevolg relaties Zeker Onzeker
Kunnen
Zeker
Ondernemen
Evenwicht
Crisis
Nieuwe combinaties
Exploiteren/ambtenaar
Exploreren/kunstenaar
Traditionele business oriëntatie
Focus op organisatie verandering en innovatie
In 2012 (januari tot juni) casestudy door UvA, deelnemers gevraagd! 20
Voorlopige conclusies IM is gegroeid in volwassenheid Positionering IM is contextafhankelijk Focus op strategie en ICT-verwerving en minder op business Veel focus op kosten en control en weinig op businessdoelen Potentie voor ontwikkeling zit op innovatie en verandering in het businessdomein
21
Agenda 19.00 – 19.15 Welkom en inleiding 19.15 – 19.45 IM Onderzoek 2011 19.45 – 20.15 Pauze 20.15 – 21.00 Discussie
22
Agenda 19.00 – 19.15 Welkom en inleiding 19.15 – 19.45 IM Onderzoek 2011 19.45 – 20.15 Pauze 20.15 – 21.00 Discussie
23
Discussie onderwerpen Belangrijke vragen die uit het onderzoek naar voren komen zijn: 1.
Organisatie: Welk model / ophanging heeft in welke situatie de voorkeur en waarom?
2.
Toegevoegde waarde IM : Wat zijn KPI’s om het succes van IM te meten?
3.
Centraal / decentraal Rapportagelijn (business, ICT, CFO) Bureaucratisch / faciliteren Definities Hoe meten / rapporteren
Innovatie: op welke wijze kan IM pro-actief inspelen op interne en externe ontwikkeling?
24
1. Positionering IM
1 Bureaucratisch model
2 Faciliterend / innovatief model
gekoppeld aan organogram, functiebeschrijvingen
gekoppeld aan houding, gedrag en positie van informatie manager
Bureaucratisch
Faciliterend
Doelwaarden
• Winnen • Rationaliteit
• Commitment • Gevoel en intuïtie
Handelingen
• Controleren • Eigen visie is juist
• Participeren • Meningsverschillen helder maken
Gevolgen
• Defensieve relaties • Weinig keuzevrijheid
• Minimaliseren van defensie • Hoge keuzevrijheid
25
Dare to challenge w w w . q u i n t g r o u p . nl Oude Molen 1, 1184 VW Amstelveen
[email protected] +31 (0)20 305 3700
[email protected] +31 (0)6 31013886
Universiteit van Amsterdam (Toon Abcouwer) www.abcouwer.nl
[email protected] + 31 (0)6 21 21 63 21 26
