ALGEMENE VOORWAARDEN DEELNAME: De Bonte Fabriek op 10 en 11 oktober 2015 Laat je vooral niet afschrikken door de omvang van dit document. Goede afspraken maken goede vrienden. Je neemt toch zelf ook graag het zekere voor het onzekere? Veel leesplezier! Evelyne & Joke
Art.1 WIE? De Bonte fabriek VOF is opgericht door Evelyne Van Bogaert en Joke De Lille. We organiseren evenementen met een gevarieerd aanbod (web)winkels en ontwerpers. Inkom voor de beurs bedraagt één symbolische euro.
Art. 2 WANNEER De zesde editie van De Bonte Fabriek gaat door op zaterdag 10 oktober 2015 van 13u tot 18u en zondag 11 oktober 2015 van 10u tot 17u in AGB ’t Bau-Huis, Slachthuisstraat 60, 9100 Sint-Niklaas. Je kunt toekomen om je stand op te bouwen op vrijdag 9 oktober 2015 van 17u – 20u en zaterdag 10 oktober 2015 vanaf 8u en we verwachten dat je klaar bent met je stand ten laatste om 12u30. Voor de afbraak van je stand heb je tijd op zondag 11 oktober 2015 van 17u tot 19u30. Tijdens de openingsuren van de beurs ben je verplicht je stand te bemannen. Wacht ook tot 17u om te starten met de afbraak van je stand op zondag. Niets is zo ongezellig voor de bezoekers als standhouders die al aan het afbreken zijn en bovendien is de kans dat je nog iets verkoopt, zeer klein.
Art. 3 KOSTENPLAATJE 3.1 VERPLICHTE KOSTEN Huur van een stand, keuze uit : STANDHOUDERS Mini stand 2m x 2m* kleine stand 2,5m x 3m medium stand 2,5m x 4m medium hoekstand 2,5m x 4m grote stand 2,5m x 6m Dubbele stand 2,5m x 8m
€ 125,00 € 250,00 € 300,00 € 350,00 € 450,00 € 590,00
*voorbehouden voor crafters, handgemaakte spullen, ontwerpers. 3.2
NIET VERPLICHTE BIJKOMENDE KOSTEN tafel 120cm x 80cm € 5,00 stoel(en) € 2,00 persoonlijke BC terminal (inclusief waarborg 100 € 160,00 euro) elektriciteitspunt op je stand € 30,00 vergoeding opruimen achtergelaten afval € 50,00
Algemene Voorwaarden deelname De Bonte Fabriek 7
3.2.1 Alle prijzen vermeld zijn exclusief 21% BTW. 3.2.2 Als standhouder draag je de volledige verantwoordelijkheid over je stand. Als we na afloop van de beurs kunnen vaststellen dat panelen, eventueel gehuurde tafel(s) en stoel(en) niet in de staat zijn waarin wij ze je gegeven hebben, wordt er een vergoeding van 50 euro aangerekend aan de standhouder. Je bent ook verplicht om voor het begin van de beurs de tape die de grenzen van je stand markeert, te verwijderen. 3.2.3 Bovendien laat je je stand(plaats) op zondagavond volledig opgeruimd achter, als de organisatie na afloop van de beurs nog afval moet verwijderen, worden ook hier de kosten verhaald op de standhouder. 3.2.4 Je brengt je gehuurde tafels en stoelen op het einde van de beurs (zondag 11 oktober vanaf 17u) zelf terug naar de daartoe voorziene rekken. We plaatsen deze op verschillende gangen van de beurshal. 3.2.5 Voor het gepersonaliseerd bancontacttoestel wordt een waarborg aangerekend, de verantwoordelijkheid over het gehuurde toestel ligt volledig bij de standhouder. De waarborg wordt teruggestort van zodra het toestel in perfecte staat is afgeleverd bij het bedrijf. 3.3
INBEGREPEN IN HET STANDGELD: vermelding op de website www.debontefabriek.be vermelding in ons beursboekje promotie-materiaal : affiches en flyers een standhoudersdoos met onder andere 2 gratis drankbonnetjes en goodies gratis parking op zondag gratis draadloze internetverbinding een Bonte Fabriek-button om je op de beursdagen te onderscheiden als standhouder enthousiaste organisatie, die openstaat voor al je vragen & zorgen !
Art. 4 INSCHRIJVING – Goede afspraken maken goede vrienden Je stelt je kandidaat als standhouder door het online inschrijvingsformulier volledig in te vullen. De inschrijvingen van de vroegboekactie worden definitief afgesloten op 17 mei 2015. De gewone inschrijvingen starten op 1 juni 2015 en lopen tot 31 juli 2015. Inschrijven voor de reservelijst kan vanaf 31 juli 2015. Zo’n inschrijving valt onder dezelfde annulatievoorwaarden. Als standhouder dien je te beschikken over een geldig ondernemingsnummer. Let op : inschrijving is geen garantie voor deelname; je bent pas zeker van je deelname als je via e-mail een bevestiging hebt gekregen van de organisatie. Deze bevestiging valt in je mailbox ten laatste 15 augustus 2015. Indien je geselecteerd bent, verwachten we dat je in het bezit bent van de verplichte polis burgerlijke aansprakelijkheid. Samen met je bevestiging ontvang je ook meteen je factuur. Wie de factuur niet tijdig (binnen de 14 kalenderdagen) betaalt, is niet langer van deelname verzekerd. De betaling van de factuur gebeurt via het rekeningnummer BE88 7380 3520 3241 en dit uiterlijk 14 kalenderdagen na ontvangst van de factuur. Alle prijzen vermeld zijn exclusief BTW. Algemene Voorwaarden deelname De Bonte Fabriek 7
Om je inschrijving te vervolledigen, stuur je ons na selectie het volgende grafische materiaal door in een gecomprimeerde map (zie checklist inschrijving, die ontvang je na je selectie)
Indien de bestanden niet volgens de vooropgestelde opmaak binnenkomen, wordt er 40 euro excl. BTW aangerekend per banner/foto. Er is wellicht iemand in de buurt die je hiermee kan helpen.
We proberen de beurs doordacht in elkaar te puzzelen. Het is onbegonnen werk om elke aparte standhouder inspraak te geven wat betreft je favoriete plaatsje. Bedankt voor jullie begrip.
Door deze inschrijving verklaar je je akkoord met de algemene voorwaarden.
Art. 5 ANNULERINGSVERGOEDINGEN Wij selecteren onze standhouders tussen 1 en 15 augustus 2015. Stel dat je je inschreef en je blijkt toch niet te kunnen deelnemen, dan weten we dat graag ten laatste 31 juli 2015. Stel dat je je inschreef op de reservelijst, en je blijkt toch niet te kunnen deelnemen, dan weten we dat graag binnen de 7 dagen na je inschrijving. Indien je na je selectie (vroegboekactie, gewone inschrijvingen én inschrijving op de reservelijst) toch besluit om af te zien van je deelname, wordt er een administratieve vergoeding aangerekend van €25. Bij annulering van de inschrijving minder dan 2 maanden voor de eerste opbouwdag betaal je 50% van de standhuur Bij annulering van de inschrijving minder dan 1 maand voor de eerste opbouwdag betaal je 75% van de standhuur. Bij annulering van de inschrijving minder dan 14 dagen voor de eerste opbouwdag betaal je 100% van de standhuur. Annulatie kan enkel schriftelijk gebeuren via de post of via mail.
Art. 6 STANDHOUDERS Wij verwachten dat je je stand inricht binnen jouw gereserveerde ruimte. Teveel ingenomen plaats mag en kan niet in het kader van de brandveiligheid en wordt later gefactureerd. Langs de muren hangen talrijke brandblusapparaten. Deze zijn er uiteraard voor onze veiligheid maar ontsieren je stand wel. We proberen zoveel mogelijk te vermijden dat een brandblusapparaat in je stand valt, want het gangpad voor de brandblusapparaten moet vrijgehouden worden ter preventie. Mocht er toch een brandblusapparaat in je stand hangen, dan krijg je wat extra ruimte ter compensatie. Richt je stand met smaak in. Mocht je stand een auto zijn, hou er dan rekening mee dat je als één van de eersten zult moeten opbouwen. Denk er verder ook aan dat ’t Bau-Huis een industrieel pand is met kale grijze muren en een betonnen vloer. Al zes edities zijn we erin geslaagd om ’t Bau-Huis om te toveren tot een kleurrijke en gezellige beurs. Hierin kunnen we enkel slagen als elke standhouder zijn stand leuk aankleedt. Aan de zijwanden van ’t Bau-Huis zijn de ramen bedekt met rode folie. Bij felle zon krijgen spullen hierdoor een rode gloed. Om je producten volledig tot hun recht te laten komen, voorzie je dus best zelf extra (witte) verlichting. Algemene Voorwaarden deelname De Bonte Fabriek 7
Het is leuk als iedereen op de beursdag zelf net zo enthousiast is als wij, het geeft de klanten een goed gevoel en op die manier maken we er samen een fantastisch evenement van dat hopelijk voor herhaling vatbaar is ! Indien je elektriciteit aanvraagt voor op je stand, voorzie dan zelf verdeelstekker(s) en verlengkabel(s). Wij voorzien 1 punt voor jou. Het is verboden om muziek af te spelen op je eigen stand, tenzij je Sabam betaald hebt.
Art. 7 CONTROLES 8.1 Zorg ervoor dat AL je artikelen duidelijk zichtbaar geprijsd zijn. 8.2 Als je personeel tewerkstelt op je stand, zorg er dan voor dat zij wettelijk in orde zijn, je moet er immers altijd rekening mee houden dat er controle kan langskomen.
Art. 8 PROMOTIE 9.1 Bij inschrijving geef je door hoeveel affiches en flyers je wenst te ontvangen. Geef hierbij een logisch aantal op door m.a.w. het aantal flyers dat je binnen de beperkte tijd kunt verdelen. Het zou immers zonde zijn dat je op de vooravond van de beurs een stapeltje flyers bij het oud papier moet gooien. Je hebt de keuze uit de volgende formules voor het promomateriaal : Medium: 2 affiches, 50 flyers Groot: 2 affiches, 100 flyers Kingsize: 3 affiches, 200 flyers Superherosize : 3 affiches, 500 flyers 9.2 9.3
9.4 9.5 9.6 9.7
Het evenement wordt aangekondigd via Facebook, pers en gehuurde kaders in de stad (www.agrafa.be). We verspreiden 12000 flyers en 350 affiches over de standhouders & het Waasland en omstreken. We maken de week ervoor reclame in het station van Sint-Niklaas en in de lokale pers. Op de beurs zelf verspreiden we 3000 beursboekjes met alle standhouders op vermeld! Het is ten strengste verboden om op eigen houtje via Facebook een groep, pagina of evenement aan te maken in naam van De Bonte Fabriek. Het is niet toegelaten om op de beurs te flyeren, tenzij aan je eigen stand. Het is niet toegelaten om flyers neer te leggen aan de inkom of in de toiletten. Het is niet toegelaten om affiches op te hangen in de toiletten.
Art. 9 AANSPRAKELIJKHEID De Bonte Fabriek VOF kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal, ongevallen en/of directe of indirecte schade van welke aard dan ook die ontstaat door deelname aan De Bonte Fabriek op 10-11 oktober 2015.
Algemene Voorwaarden deelname De Bonte Fabriek 7
Art. 10 BETWISTINGEN Uitsluitend het Belgische recht is van toepassing en enkel de rechtbanken van Dendermonde zijn bevoegd.
Heb je nog vragen of opmerkingen ? De organisatie helpt je graag verder !
[email protected] Evelyne Van Bogaert & Joke De Lille De Bonte Fabriek VOF
Algemene Voorwaarden deelname De Bonte Fabriek 7
