Workshop Strategische OmgevingsManagement
Masterclass Strategisch OmgevingsManagement Voor het voorkomen en oplossen van conflicten en het gelijktijd versterken van het vertrouwen!
Nu al Eenvoudig Beter Pilots Omgevingsvisie Tweede Masterclass 2e ring, door Marc Wesselink Utrecht, 22 september 2015
Vooraf Deze Hand-Out maakt onderdeel uit van een training. De uitleg bij de gepresenteerde sheets maakt integraal onderdeel uit van de leerstof. De sheets zijn niet bedoeld om zonder deze toelichting te worden verspreid. Op de inhoud van deze hand-out is het Auteursrecht van toepassing. Het gepresenteerde gedachtegoed is ontwikkeld in samenwerking met Twynstra Gudde, de Sustainability Challenge Foundation en het Consensus Building Institute in Boston. Zie voorwaarden voor het gebruik van modellen en materialen achterin de presentatie.
SOM en Omgevingsvisie ♦ Kan SOM helpen bij het aangaan van de uitdagingen van de Omgevingsvisie: ♦ Hoe houd je de interne stakeholders bij de les? ♦ Hoe laat je een organisatie de sectoraal georganiseerd is integraal werken?
Argumenten om je eigen organisatie mee te krijgen
♦ Hoe laten we interne stakeholders zien dat participatie ook betekent luisteren naar de omgeving, ruimte geven aan burgerinitiatieven en maatwerk? ♦ Hoe sta je open voor lokale initiatieven en ideeën, en geef je invulling aan de nationale, regionale en lokale opgaven? ♦ …
♦ Welke andere vragen hebben jullie vooraf? ♦ ..
Waarom SOM?
Lessen van de Wombat “They are your neighbours, they are not going away” “You have to get along” “You have to learn to share” “Everything is connected. They all depend on each other. If you ignore that, you are doomed”
1
Workshop Strategische OmgevingsManagement
Waarom de oude manier van werken niet meer werkt !
Oude manier werkt niet meer:
Gevolg: uit de planning en budget lopen!
Interne stakeholders bij de les houden en buiten vertrouwen houden: de 4 bouwstenen van SOM 1:
Werken vanuit een visie Mutual Gains geeft koers en taal!
2:
Werken met een herhaalbare aanpak Het SOM-model, de planmatige aanpak met duidelijke stappen en toolbox als leidraad
3:
Verbeteren van de SOM vaardigheden De kwaliteiten ontwikkelen die nodig zijn om problemen te voorkomen en op te lossen.
4:
Verankeren in de organisatie Het zodanig verankeren van kennis en kunde in de cultuur en systemen van de organisatie dat deze waar kan maken wat het beloofd.
Werk vanuit een visie: Maak een bewuste keuze!
Professioneel omgaan met belangen Maak een bewuste keuze!
Werk vanuit een visie:
Informeer stakeholders Betrek stakeholders Negeer stakeholders
Mutual Gains Approach
Informeer stakeholders Maak een weloverwogen keuze op basis belangen om te informeren, te betrekken of te negeren Voeg waarde toe voor initiatiefnemers én stakeholders
2
Workshop Strategische OmgevingsManagement
Bouwen aan vertrouwen vraagt inzet van individu en organisatie
Jacobse en Van Es © Van Kooten en De Bie
Essenties Mutual Gains Aanpak Focus op belangen, niet op standpunten
Werk vanuit een visie!
Focus op belangen, niet op standpunten
Verschil standpunt en belang volgens Van Dale: ‘Standpunt; manier waarop men iets bekijkt => gezichtspunt, zienswijze, opvatting ‘Belang; iets waarmee iemands voordeel gemoeid is => interesse De gouden driehoek: het gezamenlijk belang zo groot mogelijk maken!
Werk vanuit een visie!
Focus op belangen, niet op standpunten
Essenties Mutual Gains Aanpak Zonder transparantie géén vertrouwen Durf transparant te zijn over initiatieven: ♦ Ga vroegtijdig de dialoog aan ♦ Gebruik B-O-B ♦ Laat ideeën in dialoog rijpen ♦ Sta open voor innovatie ♦ Durf los te laten; jouw initiatief wordt een gezamenlijk initiatief
Schaalniveaus van belangen
Maslow's hierarchy of needs
3
Workshop Strategische OmgevingsManagement
Essenties Mutual Gains Aanpak
Zonder betrouwbaar gedrag géén vertrouwen
MGA-Technieken die vertrouwen helpen bouwen:
Blijf betrouwbaar gedrag vertonen
1. Bepaal je BATNA (BAZO)
♦ Beloof niet meer dan je waar kunt maken
2. Bepaal je ZOPA
♦ Monitor je eigen gedrag en dat van je organisatie ♦ Grijp in als gedrag niet conform afspraken is ♦ Meld het wanneer afspraken geschonden zijn ♦ Organiseer monitoring en evaluatie ♦ Maak afspraken over het met vertrouwen in de toekomst
BATNA
Bereid je goed voor ♦ Best Alternative to a Negotiated Agreement ♦ Heb ik een plan B?
3. Organiseer Joint Fact Finding (JFF) 4. Altijd Nagaan, Nooit Aannemen (ANNA) 5. De taart vergroten 6. Voeren van pakketonderhandelingen 7. Omgaan met Machiavelli
MGA-technieken ANNA:
♦ Altijd ♦ Nagaan
♦ Hebben mijn stakeholders een plan B?
♦ Nooit ♦ Wat als we er niet uitkomen?
♦ Aannemen
MGA-technieken
Zoeken naar de win-win Taart vergroten vraagt om: ♦ Met oprechte interesse luisteren naar de problemen van de partijen ♦ Vanuit de pijn, de urgentie zoeken naar oplossingen (ook buiten bestaande kaders)
De herhaalbare aanpak: het SOM-model
♦ Door de taart groter te maken kunnen nieuwe oplossingen mogelijk worden gemaakt ♦ Is één deelproject voor een partij onvoldoende om er voor te gaan, met drie deelprojecten zit er wellicht wel voldoende winst in. ♦ Heb lef; durf te bouwen!
4
Workshop Strategische OmgevingsManagement
Het SOM-model
Het SOM-model
Hoe verhoudt SOM zich tot: ♦ Stakeholder dialoog = De dialoog gaat in op de interactie tussen de organisatie met haar stakeholder(s), daarmee is de definitie van de stakeholderdialoog smaller dan die van stakeholdermanagement. Het woord dialoog brengt met zich mee dat er sprak is van het uitwisselen van standpunten en belangen, veelal over langere periode. ♦ Stakeholder strategie = strategie/plan welke soort relaties met welke stakeholders zullen worden ontwikkeld ♦ Stakeholdermanagement = Stakeholdermanagement is een organisatieproces dat er in voorziet dat een bedrijf een relatie met haar stakeholders ontwikkelt, passend bij het belang van die stakeholder bij het bedrijf en de bedrijfsactiviteiten, gebaseerd op wederzijds respect voor elkaars belangen en gericht op het realiseren van toegevoegde waarde voor alle partijen. ♦ Omgevingsmanagement = Het van uit de omgevingsissues in beeld brengen van de stakeholders, hun standpunten en belangen en een strategie om daar pro-actief met een voor opgezet doel mee om te gaan.
Voorbereidend kwadrant:
De herhaalbare aanpak
Stap 1c: Project- vs procesmanagement
De winst zit in de voorbereiding!
Projectmanagement: Loyaal aan project doel-, -planning en -resultaat.
Nut en noodzaak
Ruimte voor dialoog Uitvoering
Alternatieven
Procesmanagement/ Omgevingsmanagement: Het vraagstuk verdient een oplossing: dialoog waarschuwt en levert input voor project en omgeving Besluitvorming
Ontwerp
Voorbereidend kwadrant
Stap 2a: Issue–Stakeholder Inventarisatie Oud
Voorbereidend kwadrant
Stap 2b: Issue–Stakeholder Inventarisatie
Nieuw
SH
ME
SH ISS
SH
SH
5
Workshop Strategische OmgevingsManagement
Eerste analyse
2C: Van Mindmap naar Matrix
Voorbereidend kwadrant
Eerste analyse
2c: SOM Quick Scan
II:
Stap 2e: nadere analyse Issues en Stakeholders
(gemaakt in SOM SET)
Analytisch/controlerend kwadrant
Activiteiten Stap 3: Identificeren/analyseren (tegenstrijdige) standpunten en belangen per stakeholder Stap 4: Strategie per stakeholder bepalen Stap 5: Effectief en resultaat gericht dialoog starten Anker: Bewijsvoering verzamelen
Producten ♦
Analytisch/controlerend kwadrant Stap 4: Strategie per stakeholder bepalen
Verslagen eerste gesprekken stakeholders
♦
Herijkte dossiers issues en stakeholders
♦
Kleurentabel territoriëring/ clustering/ bepaling participatieniveau stakeholders
II
Analytisch/controlerend kwadrant Stap 4: Strategie per stakeholder bepalen
Kies een passend participatie niveau! u
Belang (en standpunt) van de stakeholder
u
Moment waarop belang speelt in het proces
u
Omvang van de achterban van de stakeholder
u
Macht en invloed van de stakeholder
6
Workshop Strategische OmgevingsManagement
III: Uitvoerend kwadrant
Uitvoerend kwadrant
Stap 6: Construerend onderhandelen ♦ Zoek naar creatieve manier om oplossingen te vinden
Activiteiten Stap 6: Construerend onderhandelen
♦ Schenk vertrouwen
Stap 7: Conflict oplossend onderhandelen
♦ Investeer in Joint fact finding:
Anker: Aanpak overdragen
gezamenlijk onderzoek doen, samen ook eigenaar van resultaten
Producten ♦
Aandachtspuntenlijst per issues / stakeholder
♦
Afspraken met stakeholders verankeren in gespreksverslagen
♦
Training “omgang stakeholders” aan interne organisatie en samenwerkende partijen
III
Uitvoerend kwadrant
Stap 6: Construerend onderhandelen
♦ Construerend onderhandelen in 80% van de beschikbare tijd
♦ Prioritaire stakeholders betrekken bij opstellen conceptdocumenten
♦ Partijen zo vroeg mogelijk in het proces betrekken vanuit de overtuiging dat de oplossing of producten daar beter van worden
♦ Verkennen problemen ♦ Maak de ‘taart’ groter of kleiner om oplossingen te vinden
Uitvoerend kwadrant
Stap 6: Construerend onderhandelen ②
Onwillig: Positief nee
① Groot belang:
Participatie niveau
② Onwillig:
Nadere analyse | BATNA| Positief nee
♦
Nee zeggen en toch je zin krijgen!
③ Oneens:
ANNA | Joint Fact Finding
♦
Gebaseerd op Getting to Yes!
④ Fundamenteel:
Nadere analyse | Verdeel je aandacht
♦
Nee zeggen is heel moeilijk!
⑤ Geen 8,5:
Taart groter maken | Pakket onderhandelingen
♦
Verkeerd nee zeggen kan rampzalige
⑥ Niet aangehaakt:
Wakker maken
⑦ Boos:
Emotie zorgvuldig en efficiënt managen
♦
Nee zeggen op de juiste manier kan heel
⑧ Geen idee:
Balkon
⑨ Geen enthousiasme:
Hoe, wat, waarom!
♦
Dit voorkomt stress, angst en draagt bij aan
⑩ Geen klik
Invloedstijl | veranderstrategie
gevolgen hebben! veel ruimte in onder- handelingen scheppen! gezonde relaties met stakeholders!
Let op: belangenmanagement is omgaan met chaos!
Uitvoerend kwadrant
Stap 6: Construerend onderhandelen ②
Onwillig: Nadere analyse | BATNA| Positief nee
Waar kies ik voor
Ja Nee Ja!
• Hoe luidt mijn ‘Ja’.. • ‘Omdat ik sta voor …’
Waar zeg ik nee tegen • ‘Daarom zeg ik nee tegen .. ‘
Uitvoerend kwadrant
Stap 6: Construerend onderhandelen ④
Fundamenteel: Nadere analyse
mobiliseer
20 %
argumenteer
60% twijfelt
infiltreer
20 %
Mijn voorstel is • ‘Daarom stel ik voor om ..’
Tip: verdeel je aandacht!
Haal het opEmale uit de dialoog: The Power of No
7
Workshop Strategische OmgevingsManagement
Uitvoerend kwadrant
Stap 6: Construerend onderhandelen ⑧
Geen idee voor integratief potentieel? Ga naar het balkon! Vanuit ander perspectief kijken!
Uitvoerend kwadrant
Stap 6: Construerend onderhandelen ⑩
Geen klik: veranderstrategie aanpassen!
Omgevingsmonitor:
Besluitvorming SOM:
Uitvoerend kwadrant
Uitvoerend kwadrant
Stap 6: anticiperen op verwachte reacties
Stap 7: Conflict oplossend onderhandelen ♦ Conflict Resolution (20%) ♦ Identificeer de overgebleven conflicterende onderwerpen ♦ Bereid je goed voor, bepaal je eigen Batna (Best Alternative To No Agreement) ♦ Zorg voor een neutrale facilitator
Stap 7: zorg dragen voor een integrale afweging
Stap 7: Pakket onderhandelingen
♦ Bij meerdere conflicterende onderwerpen met eenzelfde groep stakeholders; overweeg pakketonderhandelingen ♦ Verken samen de onderhandelingstafel; wat zijn de belangen, no go’s en voorkeursopties ♦ Maak de ‘taart zonodig groter of kleiner om tot oplossingen te komen ♦ Maak afspraken over het monitoren van de gemaakte afspraken (+ pers)
8
Workshop Strategische OmgevingsManagement
Monitorend kwadrant
Monitorend kwadrant
Stap 8: Verankeren en monitoren afspraken ♦ Zet monitoringsystemen op
Activiteiten
♦ Maak joint fact finding afspraken over het betekenis geven aan de monitorings- en evaluatieresultaten
Stap 8: Verankeren en monitoren afspraken met stakeholders
♦ Maak afspraken persoons-onafhankelijk
Stap 9: Evalueren werkwijze en aanpassen procedures Anker: Methode en afspraken verankeren en monitoren in de interne organisatie
Producten ♦
Afspraken met stakeholders verankeren in gespreksverslagen
♦
Handboek Strategisch Omgevingsmanagement
♦
Artikelen en publicaties schrijven
IV
♦ Bespreek ‘wat-als’ scenario’s ♦ Houd de neutrale voorzitter
Monitorend kwadrant
Stap 8: Verankeren en monitoren afspraken met stakeholders
Voorkom daarmee de onderstaande situatie
Dank voor uw aandacht!
9
