Notitie externe baten UvA Paul Franssen AC Verslaggeving UvA HvA 1 juli 2011 Bij het opstellen van de jaarrekening is gebleken, dat externe baten niet altijd op de juiste wijze in SAP e worden vastgelegd. Dit geldt met name voor baten in de 1 geldstroom. Bij de geoormerkte gelden zijn we verschillende varianten tegengekomen, die niet voldoen aan de richtlijnen. Het doel van deze notitie is om voor controllers en financiële administratie de regels nog eens op een rijtje te zetten, conform de RJ en de richtlijnen OC&W. Aanvullend hebben we in overleg met Concern Control een aantal wijzigingen in de structuur voor balans en V&W in SAP FI: UVA1 aangebracht. Deze wijzigingen zullen na de afsluiting van periode 6 doorgevoerd worden. We onderscheiden in de financiële administratie: 3.1. Rijksbijdrage 3.3. Collegegelden, cursus- les en examengelden 3.4. Baten werk in opdracht van derden 3.5. Overige baten 3.1.
De Rijksbijdrage (lumpsum financiering) en andere subsidiegelden (via de Rijksbijdrage toegekend). Deze worden in het Concernbedrijf geboekt op rek. 81100 Rijksbijdrage exploitatierekening, 50/50 gesplitst op profitcenter Onderwijs 1110 en Onderzoek 1120. De verantwoording over deze middelen geschiedt via de jaarrekening. Deze middelen dienen volledig als baten genomen te worden in het jaar van toekenning (OC&W richtlijn). Overige bijdragen OC&W (niet geoormerkt). Dit zijn middelen die los van de Rijksbijdrage worden toegekend. Deze worden in de eenheden geboekt op rek. 81200 Overige bijdragen OC&W. De verantwoording over deze middelen geschiedt via de jaarrekening, tenzij anders aangegeven. Deze middelen dienen volledig als baten genomen te worden in het jaar van toekenning. (OC&W richtlijn). Doelsubsidies OC&W (geoormerkt). Dit zijn middelen die los van de Rijksbijdrage worden toegekend en waarover in de jaarrekening separaat verantwoording dient te worden afgelegd (Model G). Daarnaast kunnen er nog aanvullende rapportage eisen zijn; dit staat vermeld in de toekenningsbrief. De controller van de betreffende eenheid is verantwoordelijk voor het verzorgen van deze rapportage. De ontvangst van de middelen wordt in de eenheden geboekt op rek. 19320 Vooruitontvangen baten OC&W op de balans. De registratie van baten en lasten dient plaats te vinden op een separaat WBS-element (geen projectsoort 20, 21, 22 of 23 OHW). De subsidie dient op de balans te blijven staan totdat besteding heeft plaatsgevonden. De controller dient (periodiek) zorg te dragen voor de overheveling van de subsidie van de balans (19320) naar de baten (81250), voor een bedrag ter grootte van de besteding in datzelfde jaar (OC&W richtlijn). Voor intern geoormerkte middelen (themabudgetten) geldt de procedure ‘Memo nadere inrichtingsvereisten WBS-en aanvulling d.d. 24 mei 2011’.
3.3.
Collegegelden worden geboekt op de rekeningen: - 83100 Collegegelden in het Concernbedrijf op profitcenter Onderwijs 1110. Deze middelen worden als baten genomen, toegerekend aan het betreffende studiejaar. (OC&W richtlijn).
3.4.
Baten werk in opdracht van derden. Dit zijn de baten in de 84xxx groep. Baten voor contractonderwijs worden als baten genomen, toegerekend aan het betreffende studiejaar. e e Baten voor contractonderzoek 2 en 3 geldstroom worden verantwoord op projecten in het Onderhanden Werk. (OC&W richtlijn). Gedurende de looptijd van het project worden deze projecten op de balans verantwoord.
1
De batensoort 84205 is voor: - de systeemtechnische maandelijkse Onderhanden Werk boeking van de saldi op C-WBS elementen in het OHW naar de balans - het boeken van resultaten van afgesloten OHW projecten. Wenselijk is om het boeken van resultaten van afgesloten OHW projecten te boeken op een separate batensoort 84206. Dit zou (in het verleden) om technische redenen niet mogelijk zijn, maar zal opnieuw nader onderzocht worden of dit toch mogelijk is. Batensoort 84200 is voor: - uitvoeren van handmatige OHW correcties - de boeking van de Voorziening Verlieslatende projecten; de tegenhanger in de balans is dan rek 11250.
3.5.
Overige baten. Dit zijn baten voor activiteiten, die niet bestaan uit het verstrekken van onderwijs of verrichten van onderzoek. Zij kunnen er nog wel "betrekking" op hebben (in de zin van de fiscale definitie).Dit zijn de baten in de 85xxx groep. Deze middelen worden als baten genomen conform de Richtlijnen Jaarrekening. 3.5.3. Schenking en sponsoring. (rek 85400) Middelen waarvoor door de verstrekker geen andere tegenprestatie wordt verlangd dan eventueel naamsbekendheid. 3.5.4. Sponsoring. Subsidies van de partijen genoemd in 85532-85539 waarvoor de universiteit wel een tegenprestatie levert maar niet één die kwalificeert als contractonderzoek, en die dus niet in de OHW-routine komt. Dus in tegenstelling tot rubriek 3.4.2. De naam van groep 3.5.4. ‘Sponsoring’ dient in SAP gewijzigd te worden in ‘Overige bijdragen’, wat meer recht doet aan de batensoorten en wat beter het onderscheid met 3.5.3. laat zien.
2
Wijzigen in rekeningschema in FI en CO Bijgaand overzichten van de batensoorten in SAP FI (structuur UVA1) en UvA data. In overleg met Concern Control is besloten de volgende wijzigingen daarin aan te brengen in FI UvA1. Hierdoor sluit e.e.a. ook beter aan op UvA data. Batensoort 84190 Overdracht contractsommen u.h.v. penvoering en 85531 overige baten inzake cursussen worden in SAP en Uva data op verschillende wijze gerubriceerd. Dit geldt ook voor 85300 detacheringen en 85510 overige dienstverlening. Niet handig dat dit in SAP en UvA data niet eenduidig wordt gepresenteerd. We volgen de indeling in UvA data. Batensoorten 81120 Rijksbijdrage rentevergoeding kasschuif, 83200 en 83300 collegegelden niet EER en instellingstarief worden niet gebruikt. Besloten is deze batensoorten te blokkeren. Voor rapportages over collegegelden niet EER en instellingstarief kan gebruik worden gemaakt van UvA data, onderdeel Onderwijs. 84210 Vooruitontvangen baten op projecten: Blokkeren, immers baten op projecten moeten te herleiden zijn naar soort/herkomst. Uit te voeren acties na sluiting periode 6: 81120 Rijksbijdrage rentevergoeding Kasschuifoperatie BLOKKEREN 83200 Collegeleden instellingstarief BLOKKEREN 83300 Collegegelden niet EER-tarief BLOKKEREN 84210 Vooruitontvangen op projecten BLOKKEREN 85531 Overige baten inzake cursussen BLOKKEREN Posten vooraf hieraan overboeken naar rek. 84100 Cursusgelden geaccrediteerd niet bekostigd onderwijs 85510 Dienstverlening aan Derden OMHANGEN Dit gezien de aard van de boekingen op deze kostensoort. Omhangen naar subgroep 3.5.2. De naam van deze groep ‘Detachering Personeel’ aanvullen met ‘en dienstverlening Derden’. 89200 Bijzondere baten vrijval voorzieningen BLOKKEREN Naam subgroep 3.4.3. ‘Overige’ vervangen door: ‘Overdracht contractsommen u.h.v. penv.’
3
Bijlage: overzicht batensoorten conform huidige indeling Jaarrekening (en SAP FI)
81100 81100 Rijksbijdrage exploitatierekening 81110 81110 Rijksbijdrage AMC 81120 81120 Rijksbijdrage rentevergoeding kasschuifoperatie (81120 wordt niet op gebruikt) Rijksbijdrage sector WO 3.1.1 Rijksbijdrage OCW/LNV 81250 81250 Mutatie doelsubsidies OCenW Geoormerkte OCW subsidies 81200 81200 Overige bijdragen OCenW Niet-geoormerkte OCW-subsidies 3.1.2 Overige subsidies OCW 43100 43100 Rijksbijdrage AMC Rijksbijdrage academische ziekenhuizen 3.1.3 Af: inkomensoverdrachten 3.1 Rijksbijdrage 83100 83100 Collegegelden 83200 83200 Collegegelden instellingstarief (wordt niet op gebruikt) 83300 83300 Collegegelden niet-EER-tarief (wordt niet op gebruikt) 3.3.4 Collegegelden sector WO 3.3 College-, cursus-, les en examengelden 84100 84100 Cursusgelden geaccrediteerd niet bekostigd onderwijs 84110 84110 Cursusgelden niet-geaccrediteerd onderwijs 3.4.1 Contractonderwijs 84120 84120 Contractonderzoek - internationale organisaties Internationale organisaties 84130 84130 Contractonderzoek - nationale overheden 84135 84135 Contractonderzoek - lagere overheden Nationale overheden 84140 84140 Contractonderzoek - NWO/STW/FOM NWO 84150 84150 Contractonderzoek - KNAW KNAW 84160 84160 Contractonderzoek - overige non-profit org. Overige niet naar winst strevende organisatie 84170 84170 Contractonderzoek - overige bedr. / partic. Bedrijven 84200 84200 Mutatie O.H.W projecten 84205 84205 Mutatie O.H.W projecten (afrek. C-projecten) Mutatie OHW 3.4.2 Contractonderzoek
4
84190 84190 Overdracht contractsommen u.h.v. penv. 85531 Overige baten inzake cursussen 85531 Posten overboeken naar rek. 84100 3.4.3 Overige 3.4 Baten werk in opdracht van derden 85200 85200 Verhuur panden 85210 85210 Verhuur ruimten en accommodaties 85220 85220 Parkeervoorzieningen 3.5.1 Verhuur 85300 85300 Detachering personeel 85510 Dienstverlening aan derden 3.5.2 Detachering personeel en dienstverlening Derden 85400 85400 Schenking en sponsoring 3.5.3 Schenking en sponsoring 85532 85532 Overige bijdragen intern. org 85533 85533 Overige bijdragen nat. overheden 85534 85534 Overige bijdragen NWO/STW/FOM 85535 85535 Overige bijdragen KNAW 85536 85536 Overige bijdragen lagere overheden 85537 85537 Overige bijdragen non profit 85538 85538 Overige bijdragen bedrijven/part. 85539 85539 Overige bijdragen participatie onderz.sch. 3.5.4 Sponsoring 85401 85401 Opbrengsten onbekend 85409 85409 Afrondingsverschillen 85500 85500 Verkoop syllabi 85502 85502 Interbibliothecair leenverkeer 85510 85510 Dienstverlening aan derden (omhangen naar 3.5.2.) 85515 85515 Levering aan derden 85520 85520 Entreegelden congressen 85590 85590 Opbrengsten octrooien en auteursrechten 85592 85592 Opbrengsten ziekenfonds / consulten 89000 89000 Bijzondere baten verkoop gebouwen 89100 89100 Eenmalige baten verk.app. 89900 89900 Bijzondere baten overig 3.5.6 Overige 3.5 Overige baten
5
Bijlage: overzicht batensoorten conform indeling UvA data
Kosten-/batensoort + Externe baten + Rijksbijdrage en col + Rijksbijdrage 81100 81110 81200 81250 + Over te dragen Rijks 43100 + Collegegelden 83100 + Baten uit contractac + Contractonderwijs 84100 84110 + Contractonderzoek 84120 84130 84135 84140 84150 84160 84170 + Over te dragen inkom 84190 + Mutatie ivm onderhan 84200 84205 84210 + Overige baten + Bijdragen van derden 85530 85531 85532 85533 85534 85535 85536 85537 85538 + Verkoop syllabi en f 85500 + Detachering en diens
Kosten-/batensoort Externe baten Rijksbijdrage en col Rijksbijdrage Rijksbijdrage exploitatierekening Rijksbijdrage AMC Overige bijdragen OCenW Mutatie doelsubsidies OCenW Over te dragen Rijks Rijksbijdrage AMC Collegegelden Collegegelden Baten uit contractac Contractonderwijs Cursusgelden geaccrediteerd niet-bekos Cursusgelden niet-geaccrediteerd onderwi Contractonderzoek Contractonderzoek - internationale organ Contractonderzoek - nationale overheden Contractonderzoek - lagere overheden Contractonderzoek - NWO/STW/FOM Contractonderzoek - KNAW Contractonderzoek - overige non-profit o Contractonderzoek - overige bedr/partic. Over te dragen inkom Overdracht contractsommen u.h.v. penv. Mutatie ivm onderhan Mutatie O.H.W projecten Mutatie OHW Vooruitontvangen op projecten Overige baten Bijdragen van derden [B] Bijdragen van derden Overige Baten inzake cursussen Overige Bijdragen intern. org. Overige bijdragen Nat. Overheden Overige bijdragen bedrijven / part. Overige bijdragen KNAW Overige bijdragen lagere overheden Overige bijdragen non profit Overige bijdragen bedrijven / part. Verkoop syllabi en f Verkoop drukwerk, syllabi en fotokopiëen Detachering en diens 6
Rubriek in JR en SAP
3.1.1 Rijksbijdrage OCW/LNV 3.1.1 Rijksbijdrage OCW/LNV 3.1.2 Overige subsidies OCW 3.1.2 Overige subsidies OCW 3.1.3 Af: inkomensoverdrachten 3.3.4 Collegegelden sector WO
3.4.1 Contractonderwijs 3.4.1 Contractonderwijs 3.4.2 Contractonderzoek 3.4.2 Contractonderzoek 3.4.2 Contractonderzoek 3.4.2 Contractonderzoek 3.4.2 Contractonderzoek 3.4.2 Contractonderzoek 3.4.2 Contractonderzoek 3.4.3 Overige 3.4.2 Contractonderzoek 3.4.2 Contractonderzoek 3.4.2 Contractonderzoek ?
Geblokkeerd 3.4.3 Overige 3.5.4 Sponsoring 3.5.4 Sponsoring 3.5.4 Sponsoring 3.5.4 Sponsoring 3.5.4 Sponsoring 3.5.4 Sponsoring 3.5.4 Sponsoring 3.5.6 Overige
85300 85510 + Congressen en entree 85520 + Kantineopbrengsten 85591 + Levering goederen aa 85509 85515 + Opbrengsten medische 85592 + Opbrengsten uit inte 85590 + Verhuur 85200 85210 + Schenking en sponsor 85400 + Overige inkomsten 85401 85502 85539 85599 89200 + Financiële baten + Rentebaten 88000 88010 88030 88090 + Resultaat deelneming 85110 85150 + Bijzondere baten 89000 89900
Detachering personeel Dienstverlening aan derden Congressen en entree Entreegelden congressen Kantineopbrengsten [B] Opbrengsten kantines Levering goederen aa [B] Verkoop overige goederen Levering aan derden Opbrengsten medische Opbrengsten zorgverzekeraars / consulten Opbrengsten uit inte Opbrengsten octrooien en auteursrechten Verhuur Verhuur panden Verhuur ruimten en accommodaties Schenking en sponsor Schenking en sponsoring Overige inkomsten Opbrengsten onbekend Interbibliothecaire leenverkeer Overge baten uit participatie onderzoeks [B] Opbrengsten overig Bijzondere baten vrijval voorzieningen Financiële baten Rentebaten Rente RC banken Rente deposito's Rente leningen u/g Rente opbrengsten overig Resultaat deelneming Dividend deelnemingen < 50% Waardeverandering deelnemingen > 50% Bijzondere baten Bijzondere baten verkoop gebouwen Bijzondere baten overig
7
3.5.2 Detachering personeel 3.5.6 Overige 3.5.6 Overige
Geblokkeerd Geblokkeerd 3.5.6 Overige 3.5.6 Overige 3.5.6 Overige 3.5.1 Verhuur 3.5.1 Verhuur 3.5.3 Schenking en sponsoring 3.5.6 Overige 3.5.6 Overige 3.5.4 Sponsoring
Geblokkeerd In 2009 op begroot
3.5.6 Overige 3.5.6 Overige
