Voor beheerders die Nieuwsbegrip XL gebruiken
pagina 1 van 10
In deze handleiding leest u hoe u leerlingaccounts kunt beheren en hoe u ervoor zorgt dat de inlogaccounts van leraren en leerlingen klaar zijn voor het nieuwe schooljaar.
Inhoud Belangrijk om te weten .................................................................................................... 3 Het invoeren van leraren .................................................................................................. 4 Het invoeren van leerlingen ............................................................................................. 4 Overgang naar het nieuwe schooljaar .............................................................................. 9 1. 2.
De samenstelling van de klassen blijft hetzelfde ........................................................ 9 De samenstelling van de klassen wijzigt ................................................................. 10
Heeft u nog vragen? Vul het formulier in op www.nieuwsbegrip.nl bij het kopje ‘Contact & service’, of mail rechtstreeks naar
[email protected].
pagina 2 van 10
Belangrijk om te weten •
Via het groene knopje ‘help’ rechts bovenin na inloggen kunt u filmpjes bekijken met uitleg over o.a. het invoeren van leerlinggegevens.
•
Er is slechts één beheerder per licentie. U kunt uw functie als beheerder makkelijk overdragen door de naam en het e-mailadres van de beheerder te wijzigen na het inloggen als beheerder.
•
Als beheerder kunt u niet bij de lessen. Hiervoor moet u inloggen met een lerarenaccount.
•
Wilt u de leraren hun leerlingen zelf laten invoeren? Dan kunt u uw inloggegevens met hen delen. U kunt daarna altijd uw wachtwoord aanpassen via ‘wijzig wachtwoord’ onderaan uw startpagina (tabblad ‘School’).
•
Weet u uw wachtwoord niet (meer)? Vraag dan met uw e-mailadres een nieuw wachtwoord op via ‘inloggegevens vergeten’ bij het inlogscherm. Het nieuwe wachtwoord wordt direct toegestuurd.
•
Zodra de leraar aan een klas is toegewezen, kan de leraar via zijn eigen leerlingbeheer gegevens aanpassen en kan hij de resultaten van leerlingen inzien. Leraren kunnen de volgende zaken aanpassen: o Het niveau van zijn leerling o Naam, gebruikersnaam en wachtwoord van zijn leerling o Voorgelezen teksten zichtbaar? o Filmpje zichtbaar? (niet via leerlingbeheer, maar via ‘online lessen’).
•
De leraar kan geen nieuwe leerlingen en klassen toevoegen, dat kan alleen de beheerder. Voor de leraar is er ook een handleiding met uitleg over wat hij zelf kan beheren (dit kan hij downloaden bij Download & print, tabblad ‘handleidingen’).
•
U kunt leerlingen verwijderen door ze éérst naar het tabblad ‘ongeplaatst’ te verplaatsen (het laatste tabblad).
pagina 3 van 10
Het invoeren van leraren In het tabblad ‘leraren’ kunt u via de knop ‘Nieuwe leraar’ rechts boven eenvoudig leraren toevoegen.
De gebruikersnaam van een leraar moet uniek zijn. Als u een naam invoert die niet uniek is, dan voegt het systeem automatisch een volgnummer toe. U krijgt dan onderstaande melding te zien:
Eventueel kunt u de gebruikersnaam weer aanpassen naar iets wat wel uniek is. Wilt u zelf toegang tot de lessen, maak dan ook voor uzelf een lerarenaccount aan. Als beheerder heeft u geen toegang tot de lessen.
Het invoeren van leerlingen U kunt ervoor kiezen om leerlingen handmatig in te voeren of via een Excelbestand (de importfunctie). Met de handmatige invoer kost het ongeveer 10 minuten per klas om de gegevens in te voeren. Eventueel kan de beheerder zijn inloggegevens delen met de leraar van de betreffende klas, zodat de leraar de gegevens zelf in kan voeren. Met de importfunctie kunt u via een Excelbestand alle gegevens gelijktijdig importeren. U kunt gegevens uit uw leerlingadministratiesysteem kopiëren naar het Excelbestand.
Handmatig invoeren van nieuwe leerlingen Het invoeren van nieuwe leerlingen wordt ook uitgelegd aan de hand van een filmpje dat u via de groene knop ‘help’ kunt bekijken. Stap 1: Zorg er allereerst voor dat de juiste klassen zijn aangemaakt via het tabblad ‘klassen’. In dit tabblad kunt u ook de juiste leraar (of meerdere leraren) toewijzen aan de verschillende klassen. Stap 2: Vervolgens kunt u nieuwe leerlingen toevoegen via het tabblad ‘leerlingen’. Kies voor ‘Nieuwe leerling’ rechts boven.
pagina 4 van 10
Er verschijnt een nieuwe rij waar u de gegevens in kunt voeren.
Klik op het veld om de gegevens in te voeren. Eventueel kunt u ook de ‘tab-functie’ op uw toetsenbord gebruiken om snel naar het volgende veld te gaan. Wanneer u ‘Voorgelezen tekst’ aanvinkt, dan kan de leerling na het inloggen de tekst bij de woordenschatles (de basistekst) en de tekst bij de Andere tekstsoort les laten voorlezen via ReadSpeaker. De leraar kan dit ook nog wijzigen (net als de overige gegevens, zoals het wachtwoord en het niveau). Eventueel kunt u in de laatste kolom het zogenaamde ‘LAS-ID’ (het leerlingnummer uit uw Leerling Administratie Systeem) invoeren. Wanneer u dit invoert, zal bij het importeren van leerlingen rekening gehouden worden met bestaande leerlingen. Wanneer een leerling wordt geïmporteerd met hetzelfde ID, dan worden de gegevens automatisch overschreven. Zo staan uw leerlingen niet dubbel in het systeem. Belangrijk om te weten •
Klik tussentijds regelmatig op de knop ‘bewaar’ om de gegevens op te slaan.
•
Een rood driehoekje in het hoek van het veld betekent dat deze wijziging nog niet is opgeslagen.
•
Als een gebruikersnaam al bestaat, dan voegt het systeem automatisch een volgnummer toe aan de gebruikersnaam na het opslaan. De gebruikersnaam moet namelijk uniek zijn. U krijgt een melding als deze niet uniek is.
•
Zorg ervoor dat een of meer leraren worden toegewezen aan de klas (dat kan via het potloodje achter de klas in het tabblad ‘klassen’). Anders kan de leraar geen resultaten inzien van de leerlingen.
•
De leraar kan zelf ook de gegevens van zijn/haar leerlingen wijzigen (maar kan geen nieuwe leerlingen toevoegen of klassen wijzigen).
•
In uw beheer kunt u de kolombreedtes wijzigen of de volgorde van uw leerlingen aanpassen. Deze aanpassingen blijven niet bewaard wanneer u opnieuw inlogt.
pagina 5 van 10
Het invoeren van nieuwe leerlingen via de importfunctie •
Download het sjabloon voor de import in uw beheer bij het tabblad leerlingen. Rechts boven staat een knop genaamd ‘Download importsjabloon’. Het is een Excelbestand met de extensie ‘xslx’.
•
Sla het bestand direct op, zodat u het straks kunt selecteren voor de import. Let hierbij op de locatie waar het bestand wordt opgeslagen (die locatie moet u straks terug kunnen vinden bij het importeren). Bestanden worden vaak automatisch opgeslagen in de map ‘Downloads’ op de C:/schijf. Het is raadzaam om het bestand ook na de import goed te bewaren.
•
Open het bestand. Het Excel-bestand heeft de volgende kolomtitels:
id
Voornaam Tussenvoegsel Achternaam Gebruikersnaam
Wachtwoord Klas Niveau
Readspeaker
Verplicht veld. Voer hier het leerlingnummer in zoals het bekend staat in uw leerling-administratiesysteem. Het mag ook een willekeurig ander nummer zijn indien u geen gebruik wilt of kunt maken van een nummer uit een administratiesysteem, zolang het nummer maar uniek is bij u op school. Dit zorgt ervoor dat leerlingen bij een volgende import niet dubbel in het systeem voorkomen. Als u eenzelfde leerling opnieuw invoert (met hetzelfde id), dan wordt de bestaande leerling overschreven. Heeft u al leerlingen in het beheer staan die op de oude manier zijn ingevoerd? Dan kunt u in het beheer bij deze leerlingen de gegevens aanvullen met het id (‘LAS-id’), zodat de leerlingen die al in het systeem staan ook worden meegenomen in de controle bij een import. Verplicht veld. Voer hier de voornaam van de leerling in. Voer hier eventueel het tussenvoegsel van de leerling in. Verplicht veld. Voer hier de achternaam van de leerling in. Voer hier de gebruikersnaam van de leerling in. Indien u hier niets invult, dan wordt er door het systeem een gebruikersnaam gegenereerd tijdens de import (op basis van voornaam, tussenvoegsel, achternaam). Voer hier het wachtwoord voor de leerling in (dit kunt u dus zelf bepalen). Indien u hier niets invult, dan genereert het systeem een wachtwoord op basis van de voornaam. Verplicht veld. Voer hier de klas in van de leerling. Dit kan een bestaande klas zijn die al in het beheer is opgenomen (gebruik dan exact dezelfde naam) of een nieuwe klas (de klas wordt dan aangemaakt). Dit is een verplicht veld. Voer hier het niveau van de leerling in (AA, A, B, C of D). Indien u hier niets invult, zal niveau AA worden toegewezen. De gebruikelijke niveaus zijn: AA: groep 4, A: groep 5/6, B: groep 7/8, onderbouw vmbo, mbo niv. 1, C: vmbo lj 2, onderbouw havo/vwo, mbo niv. 2/3, D: vmbo-t lj 4, lj 3/4 havo/vwo, mbo niv. 3/4. U kunt bepalen of de leerling de teksten kan laten voorlezen. 1 = De leerling krijgt toegang tot de voorgelezen teksten van Readspeaker (u kunt hier ook invullen: ja of yes). 0 = de leerling krijgt geen toegang tot de voorgelezen teksten van Readspeaker (u kunt hier ook invullen: nee of no).
pagina 6 van 10
•
Bij het invoeren van de gegevens kunt u gebruik maken van (een export van) uw leerlingadministratiesysteem. U kunt dan eenvoudig kolommen met gegevens kopiëren en plakken. Het is ook mogelijk om de kolommen in het importbestand te wisselen.
•
Verander niets aan de titels van de kolommen, anders mislukt de import.
•
Voer maximaal 200 leerlingen in per bestand. Als u meer leerlingen wilt invoeren, gebruikt u dus bij voorkeur meer bestanden.
•
Sla tot slot het bestand (nogmaals) op en ga na in welke map het bestand staat.
Belangrijk om te weten •
Verander niet de titels van de kolommen (als hierin iets gewijzigd wordt, dan mislukt de import).
•
Importeer met een bestand maximaal 200 leerlingen. Als u gebruik maakt van meerdere bestanden, dan kunt u ze direct na elkaar importeren. U hoeft dus niet te wachten totdat de import is voltooid.
•
Gebruikersnamen en wachtwoorden worden indien gewenst automatisch gegenereerd.
•
De beheerder kan na de import altijd nog gegevens aanpassen in het beheer. Ook de docent kan leerlinggegevens aanpassen in het leerlingbeheer.
•
Indien een leerling met eenzelfde ‘LAS-ID’ al in uw beheer staat, dan worden de gegevens van deze leerling bij een nieuwe import overschreven. Dit kan als gevolg hebben dat de leerling verplaatst wordt naar een andere klas (de gegevens van uw nieuwe import worden dan gezien als de juiste gegevens).
Tips •
•
U kunt snel en eenvoudig kolommen met gegevens kopiëren uit uw schooladministratiesystem (of een export ervan) en plakken in het importbestand. Eventueel kunt u de kolomvolgorde van het importbestand aanpassen. Wilt u de volgorde van de leerlingen in het Excelbestand aanpassen? (Bijvoorbeeld omdat ze in het leerlingadministratiesysteem in een andere volgorde staan?) Dat kan in Excel eenvoudig met de functie ‘sorteren en filteren’. Kies voor ‘aangepast sorteren’ om de juiste kolom te selecteren. Vink in het volgende venster ‘gegevens bevatten kopteksten aan’, zodat de kolomtitels niet gesorteerd worden.
pagina 7 van 10
•
Nu is het tijd om het bestand te importeren. Kies na het inloggen als beheerder voor het tabblad leerlingen en kies voor ‘importeer leerlingen’:
•
Een nieuw venster opent, en u kunt nu het opgeslagen Excelbestand opzoeken in uw bestanden door ‘Selecteer bestand’ te kiezen. Klik vervolgens op de knop ‘Importeer’.
Als dit gelukt is, ziet u de volgende melding:
• •
•
Indien u meer bestanden heeft om te importeren, dan kunt u nu direct de volgende selecteren door weer op ‘Importeer leerlingen’ te klikken. Als u de pagina ververst (F5) of even opnieuw inlogt, ziet u mogelijk al (een deel van) de geïmporteerde leerlinggegevens. Afhankelijk van de drukte kan het importeren enkele minuten tot enkele uren duren. De website zorgt er zo voor dat bezoekers geen last ondervinden van de belasting door het importeren van gegevens. Als de import is voltooid (dat kan dus in sommige gevallen pas na enkele uren het geval zijn), ontvangt u een mailbericht. In deze mail is een Excelbestand opgenomen met de resultaten van de import. Zo kunt u zien of bepaalde gegevens zijn gewijzigd of niet in uw beheer zijn opgenomen. Gegevens die wel goed zijn geïmporteerd staan hier niet bij. In onderstaand schema staat een toelichting op de diverse resultaten die in het bestand kunnen staan.
Gegenereerd
Aangepast
Afgekort Standaardwaarde
Kolom ‘reden niet geïmporteerd’
Het veld was leeg, de gegevens zijn door het systeem gegenereerd. Indien de gebruikersnaam leeg was, wordt er een gebruikersnaam samengesteld op basis van voornaam, tussenvoegsel en achternaam. Indien het wachtwoord leeg was, genereert het systeem een wachtwoord op basis van de voornaam. Indien de gebruikersnaam niet uniek blijkt te zijn, voegt het systeem automatisch een volgnummer toe om het uniek te maken. Een gebruikersnaam moet in de gehele database uniek zijn (dus niet alleen in uw klas of op uw school, maar voor alle klanten). Indien een veld uit teveel karakters bestaat (maximaal 40), wordt het afgekort. Als er geen niveau is ingevoerd, dan zal het systeem de standaardwaarde AA toekennen. Ook als het niveau foutief is ingevoerd (bijvoorbeeld F) zal de standaardwaarde worden ingevoerd. Als er geen gegevens in de kolom van Readspeaker zijn ingevoerd, zal de standaardwaarde ‘geen Readspeaker’ zijn. In de laatste kolom staan de eventuele regels (rijen) die niet geïmporteerd konden worden, met daarbij de reden. Bijvoorbeeld: schoolklas ontbreekt, of naam ontbreekt. Deze velden zijn dus verplicht om de import goed te laten verlopen.
pagina 8 van 10
Overgang naar het nieuwe schooljaar In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u gegevens in orde kunt maken voor het nieuwe schooljaar. Kies hieronder welke situatie op u van toepassing is: 1
De samenstelling van de klassen blijft hetzelfde
2
De samenstelling van de klassen wijzigt
1. De samenstelling van de klassen blijft hetzelfde Als de samenstelling van de klassen min of meer hetzelfde blijft in het nieuwe schooljaar, dan is het aan te raden om de klasnamen te wijzigen. De gekoppelde resultaten blijven dan bewaard. U hoeft dan niet alle leerlingen te verplaatsen, maar u verplaatst alleen de leerlingen die volgend schooljaar niet in deze klas blijven. De klasnamen wijzigt u als volgt. Klik op het tabblad ‘Klassen’. U ziet hier de groepen van het huidige schooljaar staan.
Indien de samenstelling van de groep (min of meer) hetzelfde blijft, kunt u hier de namen van de klassen aanpassen. Voor het nieuwe schooljaar kunt u Groep 4a dus wijzigen naar Groep 5a. Dubbelklik op het veld met de klasnaam om deze te wijzigen. Let op! De klasnaam moet op uw school uniek zijn. Houd hier dus rekening mee bij het wijzigen van de klassen. Als Groep 5 al bestaat, kunt u niet Groep 4 naar Groep 5 wijzigen. Begin met het verwijderen van groep 8 en werk van daaruit naar de lagere klassen, of wijzig de naam iets (Groep5, Groep 5-nieuw, ..). Om de gekoppelde leraar te wijzigen, klikt u op het potloodje in de kolom ‘Leraren wijzigen’:
Klik op de leraar in de rechter kolom (‘Toegewezen leraren’) om deze te verwijderen uit de klas (de leraar wordt dan verplaatst naar de linker kolom). Om een of meer leraren aan de klas toe te wijzen, klikt u in de linker kolom op de naam van de leraar.
pagina 9 van 10
Zijn er nog enkele leerlingen die verplaatst moeten worden? Dat kan handmatig via het tabblad ‘leerlingen’. Vink de leerlingen aan die verplaatst moeten worden en kies in het drop down-menu erboven de klas waarnaar ze verplaatst moeten worden.
Wilt u de leerling verwijderen? Kies dan voor de laatste klas: ‘ongeplaatst’. Alleen via het tabblad ‘ongeplaatst’ kunt u leerlingen definitief verwijderen. Vanuit het tabblad ‘ongeplaatst’ kunt u de actie kiezen om de leerling(en) te verwijderen. In veel gevallen moet na het wijzigen van de klassen nog wel het niveau van de leerlingen gewijzigd worden. Dit kan ook door de leraar gedaan worden. Ook moeten de nieuwe leerlingen van groep 4 (die vorig jaar in groep 3 zaten en nog geen Nieuwsbegrip gebruikten) worden toegevoegd. Het invoeren van nieuwe leerlingen wordt uitgelegd vanaf pagina 4.
2. De samenstelling van de klassen wijzigt In dit geval zijn er twee mogelijkheden: -
U verplaatst alle leerlingen (resultaten blijven bewaard).
-
U verwijdert alle leerlingen en voert ze opnieuw in (het invoeren van nieuwe leerlingen wordt in het eerste hoofdstuk uitgelegd).
De leerlingen verplaatsen In veel gevallen is het handig om de leerlingen eerst onder te brengen in het tabblad ‘ongeplaatst’. Selecteer dan alle leerlingen die u naar een andere klas wilt verplaatsen, en kies ervoor om de actie ‘naar ongeplaatst’ uit te voeren. We raden u aan om maximaal 20 leerlingen per keer te verplaatsen. Vanuit het tabblad ‘ongeplaatst’ (laatste tabblad) kunt u vervolgens alle leerlingen naar de juiste klassen verplaatsen. Dat kan ook weer via ‘voer actie uit’ erboven.
Het verwijderen van leerlingen Selecteer de leerlingen (of alle leerlingen, via het blokje in de titelkolom) en kies voor de actie ‘naar ongeplaatst’. Vanuit het tabblad ‘ongeplaatst’ (laatste tabblad) selecteert u alle leerlingen en kiest u voor de actie om ze te verwijderen (laatste actie).
Het invoeren van nieuwe leerlingen komt in het eerste hoofdstuk aan bod (pagina 4).
pagina 10 van 10
