VNITŘNÍ PŔEDPIS PRO POSKYTOVÁNÍ CESTOVNÍCH NÁHRAD Ústavu informatiky AV ČR, v.v.i.
Vnitřní předpis vychází z ustanovení zákona 262/06 Sb, část 7, 264/06 Sb. a vyhlášky 549/2006 Sb., a platí od 1. 1. 2007. Cestovní náhrady náleží zaměstnancům ústavu, případně pracovníkům, přijatým na dohody mimo pracovní poměr, u kterých je poskytnutí náhrady v dohodě výslovně sjednáno a to včetně místa pravidelného pracoviště zaměstnance. Pravidelným pracovištěm a místem výkonu práce se rozumí adresa sídla ústavu, není-li sjednáno jinak. Podmínky pracovní cesty, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, určí předem odpovědný pracovník zaměstnavatele (řešitel projektu či grantu, vedoucí odd., zástupci ředitele, ředitel), přihlíží přitom k oprávněným zájmům zaměstnance. Pokud zaměstnavatel vyšle zaměstnance na pracovní cestu, náleží zaměstnanci úhrada cestovních výdajů v rozsahu a výši, stanovených zákonem a upravených tímto vnitřním předpisem. Nelze připustit, aby se zaměstnanec náhrad zřekl. Zaměstnanec je povinen řádně a neprodleně předat veškeré doklady a vyplnit všechny údaje, nutné pro výpočet výše cestovních náhrad. 1. Tuzemské pracovní cesty Před uskutečněním cesty musí být vyplněn a zaevidován cestovní příkaz, jehož součástí je sjednání místa nástupu na pracovní cestu (adresa ústavu, bydliště nebo jiného místa, ze kterého pracovník cestu nastupuje), čas počátku pracovní cesty, místo a účel, určený dopravní prostředek, termín návratu. Mohou být stanoveny cenové limity pro ubytování. Vyslání na pracovní cestu potvrzuje podpisem pracovník k tomu určený - zpravidla řešitel grantu, ze kterého je cesta hrazena nebo vedoucí oddělení. Cestovní příkaz musí obsahovat číslo zakázky, ze které bude hrazen. Zaměstnanci náleží tyto náhrady: náhrada jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku (pokud není dohodnuto jinak, v případě vlaku se za určený dopravní prostředek považuje II. vlaková třída) a úhradu taxislužby ve zvláště mimořádných případech – v dokladem prokázané výši; - náhrada jízdních výdajů za místní jízdné v prokázané výši, v případě místního jízdného v Praze není třeba prokazovat jízdenkou; - pokud zaměstnanec po předchozí dohodě se zaměstnavatelem použije z vlastního rozhodnutí namísto určeného dopravního prostředku soukromé vozidlo (podmínkou je řádně uhrazené povinné ručení, uzavřené a uhrazené havarijní pojištění a proškolení řidiče), náleží mu cestovní náhrady ve výši jízdného při použití původně určeného způsobu dopravy (cena jízdenky); - pokud zaměstnavatel vysílá pracovníka na cestu a určí se souhlasem zaměstnance použití soukromého vozidla, hradí zaměstnavatel za každý vykázaný km jízdy základní náhradu dle vyhlášených sazeb a náhradu za spotřebované PHM. Cenu PHM pracovník prokazuje dokladem o koupi PHM, z něhož musí být patrná souvislost s pracovní cestou (nákup den před cestou, příp.
-
-
v den cesty, v případě více nákupů PHM v průběhu cesty se stanoví průměrná cena). Pokud pracovník neprokáže nákup PHM, zaměstnavatel k výpočtu náhrady použije průměrnou cenu PHM dle vyhlášky. Vzhledem k tomu, že organizace povolením použití soukromého vozidla přebírá se všemi důsledky zodpovědnost za použití tohoto vozidla, je pracovník povinen před cestou předložit platnou smlouvu o havarijním pojištění a doklad o jeho úhradě, doklad o zaplacení povinného ručení (kopie založí pracovník, který provádí vyúčtování služebních cest), a potvrzení o absolvování školení řidičů. Při vyúčtování cesty předloží doklad, ze kterého jsou patrny údaje o spotřebě (kopii velkého technického průkazu použitého vozidla). Pokud zaměstnanec použije na pracovní cestu soukromé vozidlo bez vědomí organizace nebo bez havarijního pojištění nebo nemá platné školení, jedná se o porušení pracovní kázně s plnou zodpovědností na straně pracovníka; náhrada výdajů za ubytování v prokázané výši; náhrada zvýšených stravovacích výdajů (dále jen "stravné"). Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné ve výši horní sazby rozpětí, stanoveného pro jednotlivá časová pásma v par. 176, (resp. par. 189). Při pracovní cestě, spadající do dvou kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější. Doby za 2 kalendářní dny se sčítají a pracovník obdrží stravné ve vyšším pásmu. (např. 1. den 4 hod. prac. cesty - posouzeno odděleně nezakládají nárok na stravné, 2. den 16 hod. - II. pásmo, sečtením dob pracovník dostane vyšší stravné - III. pásmo). Bylo-li zaměstnanci na pracovní cestě poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře (nikoliv občerstvení), na které zaměstnanec sám finančně nepřispíval, je stravné dle par. 163 kráceno a to následovně o: • 70% výše sazby stravného, pokud cesta trvá 5 až 12 hodin a bylo poskytnuto 1 jídlo, pokud byla poskytnuta 2 jídla, není na stravné tento den nárok • 35% za každé jídlo, pokud trvá cesta 12 až 18 hodin, pokud byla poskytnuta 3 hlavní jídla, není na stravné tento den nárok • 25% za každé jídlo, pokud trvá cesta 18 - 24 hodin, pokud bylo poskytnuto celodenní stravování (3 hlavní jídla), pracovníkovi náleží 25% stravného • výše uvedené krácení není aplikováno v případě snídaně, která je poskytnuta v rámci ubytování a není ubytovacím zařízením zvláště účtována. Zaměstnanec je povinen při vyúčtování cesty uvést údaje, rozhodné pro výši vyúčtování, v cestovním příkazu uvede, zda mu bylo poskytnuto jídlo (např. oběd poskytnut v rámci konferenčního poplatku, stravování v rozsahu plné penze hrazeno v rámci konferenčního poplatku atp.).Z uvedeného vyplývá, že zaměstnanci vyslaní na služební cestu - konferenci, kde je veškeré stravování hrazeno v rámci konferenčních služeb, obdrží za každý kalendářní den, strávený na pracovní cestě ještě 25% horní sazby stravného pro III. časové pásmo; náhrada nutných vedlejších výdajů - zaměstnavatel uhradí zaměstnanci vedlejší výdaje, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou ve výši, kterou zaměstnanec prokáže dokladem. Nemůže-li zaměstnanec výši nutného vedlejšího výdaje prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání cesty, pokud tyto vedlejší výdaje vyplývají z průběhu cesty.
2. Zahraniční pracovní cesty Pro zahraniční pracovní cesty platí stejná pravidla jako pro cesty tuzemské, cesta musí být předem schválena - zaměstnanec je vyslán na cestu zaměstnavatelem. K tomuto účelu slouží tzv. návrhový list, který je třeba před cestou vyplnit a opatřit příslušnými podpisy, vč. stanovení zakázky - čísla úkolu, ze kterého bude cesta hrazena. Termín podání Návrhového listu je alespoň 14 dní před cestou, pokud pracovník požaduje její plné zabezpečení. Je-li potřeba zajistit víza, je nutno tento termín přiměřeně prodloužit. Zahraniční pracovní cesta začíná v případě letecké přepravy dnem a hodinou plánovaného odletu a končí dnem a hodinou příletu, deklarovanou leteckou společností. V případě, že dojde k narušení průběhu cesty a jejímu prodloužení, předkládá zaměstnanec potvrzení o této změně, vydané přepravcem. Pokud je toto potvrzení z nějakého důvodu nemožné získat, lze akceptovat prohlášení zaměstnance o této skutečnosti. Zahraniční cesta, při níž není použita letecká doprava, začíná a končí přechodem české státní hranice, čas přechodu je zaměstnanec povinen prohlásit (uvést ve vyúčtování cesty). Nově lze kombinovat služební cestu a dovolenou - např. pracovník odlétá na konferenci do místa, kde chce návazně čerpat dovolenou. Cestu lze přerušit v dohodnutý den (den skončení konference), navázat dovolenou. Návrat je možno v odůvodněných případech považovat za pokračování služební cesty a jako takový jej uhradit. Tyto skutečnosti je třeba sjednat před nástupem na služební cestu, povoluje je pracovník, k tomu určený (řešitel grantu, nadřízený). Souhlas s postupem dává ještě zástupce ředitele pro vědu podpisem návrhového listu. Zaměstnanci náleží úhrada těchto cestovních výdajů: - náhrada jízdních výdajů platí stejná pravidla jako u cest tuzemských. V případě, že pracovník použije soukromé vozidlo (viz podmínky stanovené u tuzemských cest), hradí zaměstnavatel náhradu za spotřebované PHM v cizí měně pouze za kilometry, ujeté mimo území České republiky. Cena PHM je doložena dokladem o nákupu s datem nákupu, které se váže k termínu pracovní cesty. Pokud ve výjimečném případě nelze doklad o nákupu PHM mimo území ČR získat, může zaměstnavatel poskytnout náhradu za spotřebované PHM v cizí měně na základě prohlášení zaměstnance o skutečně vynaložené ceně PHM a důvodech jejího nedoložení (par. 167); - náhrada výdajů za ubytování v doložené výši; - zahraniční stravné poskytuje zaměstnavatel ve výši základní sazby a měně, stanovené příslušnou vyhláškou pro jednotlivé státy světa. Výše denního stravného je vázána na dobu, strávenou na služební cestě v jednom kalendářním dni. Pokud tato doba přesáhne 12 hodin, obdrží zaměstnanec celodenní stravné ve výši základní sazby, pokud je v rozpětí 6 hodin až 12 hodin, obdrží polovinu celodenní sazby stravného, pokud je v rozpětí 1 – 6 hodin, obdrží čtvrtinu sazby. Pokud cesta trvá méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje, doba se přičítá k tuzemské části cesty. Pokud bylo zaměstnanci na zahraniční služební cestě poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda či večeře, na které zaměstnanec sám finančně nepřispíval, krátí se zahraniční stravné o:
-
-
-
25% za každé poskytnuté hlavní jídlo v případě stravného ve výši základní sazby (tzn. že i při zabezpečení stravování v rozsahu plné penze náleží zaměstnanci 25% sazby stravného) - 35% za každé poskytnuté hlavní jídlo v případě poloviční výše základní sazby stravného - 70% za každé poskytnuté hlavní jídlo v případě čtvrtinové výše základní sazby stravného - výše uvedené krácení není aplikováno v případě snídaně, která je poskytnuta v rámci ubytování a není ubytovacím zařízením zvláště účtována; Řediteli ústavu a jeho zástupcům je možno poskytnout stravné o 15% vyšší, než je výše uvedeno. kapesné - zaměstnanec může obdržet kapesné až do výše 40% sazby stravného, příslušné pro kalendářní den. Úhrada kapesného a jeho procentuální výše musí být schválena a uvedena na návrhovém listu, včetně stanovení čísla zakázky, ze kterého bude toto kapesné hrazeno. O jeho přidělení a výši rozhoduje řešitel grantu, ze kterého je hrazena cesta, případně jiný vedoucí pracovník (pracovník vysílající zaměstnance na služební cestu). náhrada nutných vedlejších výdajů - viz tuzemské cesty.
3. Úhrada místního jízdného Zaměstnancům, vykonávajícím krátké pracovní cesty po Praze (např. opakované cesty do banky, knihoven atp.) náleží úhrada místního jízdného. Pracovník provede vyúčtování za určené období (měsíčně, max. kvartálně) na formulář pro toto vyúčtování určený, uvede zde datum, místo určení a částku k vyúčtování (jízdenky po Praze není třeba dokládat). Vyúčtování bude schváleno zodpovědným pracovníkem (vedoucí odd., řešitel grantu) s uvedením čísla zakázky, ze které bude náhrada uhrazena. 4. Zálohy a vyúčtování pracovních cest -
-
zaměstnanci náleží před tuzemskou služební cestou výplata zúčtovatelné zálohy až do předpokládané výše cestovních náhrad. Zaměstnanec se může rozhodnout, že tuto zálohu nebude požadovat. Pokud zálohu požaduje, musí o ni požádat v pokladně ústavu 7 dní před započetím cesty zaměstnanci náleží před zahraniční služební cestou výplata zálohy až do předpokládané výše cestovních náhrad. Záloha může být po dohodě se zaměstnancem vyplacena i v české měně jestliže se zaměstnanec a zaměstnavatel nedohodnou jinak, je zaměstnanec povinen do 10 pracovních dnů po ukončení pracovní cesty předat zaměstnavateli veškeré doklady a podklady, rozhodné pro vyúčtování pracovní cesty. Pokud nebude dohodnuto jinak, pracovník zaměstnavatele k tomu určený provede výpočet a vyúčtování služební cesty v dalších 10 pracovních dnech. Pokud byla záloha vyšší než vyúčtování, zaměstnanec vrací ve měně vybavení, případně v korunách českých. Částka, kterou má zaměstnanec po přepočtu na Kč vrátit se zaokrouhluje na Kč nahoru. Pokud zaměstnanci náleží doplatek k poskytnuté záloze, zaměstnavatel může provést výplatu v měně vybavení i v Kč. Při výplatě v Kč se částka poskytnutá zaměstnanci zaokrouhlí na Kč směrem nahoru. Při výplatě zálohy v cizí měně a výpočtu nároku na cestovní náhrady se použije kurz ČNB, platný v den poskytnutí zálohy. V případě, že záloha nebyla poskytnuta,
-
použije se při výpočtu náhrady kurz ČNB platný v den nástupu na zahraniční cestu pokud zaměstnanec nedoloží požadovaný doklad a v případě zákonem povoleném využije možnost prohlášení, je na zaměstnavateli, zda tuto prohlášenou částku uzná. Pracovníkem, který posoudí oprávněnost požadavku, je zástupce ředitele pro infrastrukturu.
5. Cestovní náhrady poskytované v rámci mezinárodní smlouvy nebo na základě dohod o vzájemné výměně zaměstnanců se zahraničním zaměstnavatelem V návrhovém listu musí být uvedeno, že se jedná o tento typ cesty. Pokud zaměstnanci náleží podle mezinárodní smlouvy náhrada cestovného v nižší výši než stanoví český zákon, poskytuje zaměstnavatel vyrovnání cestovní náhrady ve výši rozdílu mezi právem vyplývajícím ze zákona a náhradou, poskytovanou dle mezinárodní smlouvy. Zaměstnanec je povinen po návratu z cesty doložit výši poskytovaných náhrad ve stanovené lhůtě tak, aby mohl zaměstnavatel dopočítat a doplatit tento rozdíl(blíže viz par. 188).
V Praze dne 8. 3. 2007
prof. RNDr. Jiří Wiedermann, DrSc. pověřený řízením pracoviště
prof. RNDr. Jiří Wiedermann, DrSc. předseda Rady ÚI AV ČR, v.v.i.
