Beleidsplan 2015 op hoofdlijnen Ronald McDonald Kindervallei
Voorwoord ‘None of us is as good as all of us’ Quote Ray Kroc, oprichter McDonald’s corporation.
De Ronald McDonald Huizen zijn autonome stichtingen die ondersteund worden in het bereiken van hun doel door het Ronald McDonald Kinderfonds. De kracht van de organisatie ligt in het lokaal eigenaarschap. Onze structuur stelt ons in staat om het Ronald McDonald Huis in continuïteit draaiende te houden. Het regionale netwerk van sponsors en vrijwilligers is van cruciaal belang voor het functioneren van het Ronald McDonald Huis. Samen staan we sterker. In het beleidsplan van het Ronald McDonald Huis komen de volgende onderwerpen aan de orde: 1. Doelstelling/visie 2. Bestuur/management 3. Gasten 4. Vrijwilligers 5. Maatschappelijk toegevoegde waarde 6. Bedrijfsvoering/financiën 7. Huisvesting 8. Stakeholders 1. Doelstelling/visie Ronald McDonald Kindervallei draagt concreet bij aan het welzijn van kinderen met een meervoudige beperking en hun familie. Door een comfortabele logeervoorziening met hulpmiddelen te bieden, op loopafstand van het revalidatiecentrum, kunnen kinderen met een beperking die revalideren bij het naastgelegen kinderrevalidatie Adelante, of ziekenhuis Heerlen hun ouders dicht bij elkaar zijn in een vaak onzekere tijd. In de Ronald McDonald Kindervallei kunnen gezinnen eveneens met een kind met een meervoudige beperking in een volledig aangepast appartement genieten van een heerlijke vakantie. Daarbij zijn onze kernwaarden: 1. Focus op welzijn en beleving van kinderen 2. Waarderen van mensen in onze organisatie (vrijwilligers en betaalde krachten) 3. Trouw aan onze partners en hoofdsponsor McDonald’s 4. Transparant, verantwoordelijk en ethisch
1
2. Bestuur/management Stichting Ronald McDonald Kindervallei valt als enige Ronald McDonald Huis rechtstreeks onder de bestuurder van het Ronald McDonald Kinderfonds. Het bestuur draagt de eindverantwoordelijkheid voor het huiselijke en gastvrij verblijf van de gasten en voor het optimaal functioneren van het Huis. Het bestuur bepaalt het beleid en delegeert (het overgrote deel van) de taken aan het huismanagement. Het management heeft de dagelijkse leiding in het Huis. Het management heeft een voorbeeldfunctie naar de vrijwilligers in relatie tot de gasten en bestaat uit vier medewerkers. Veel aandacht is er voor de goede sfeer in het Huis; van groot belang voor het zich welbevinden van de gasten en voor het plezier in het werk van de vrijwilligers. Tot het takenpakket behoort (informeel) het ter beschikking stellen van tijd, kennis en ervaring aan (de huismanagers van) andere Huizen en aan het Kinderfonds. Bestuursstructuur Gezien de wijzigingen in de bestuursstructuur zijn in 2012 de statuten aangepast. Het bestuur wordt geformeerd door de bestuurder van het Kinderfonds. Bestuurder: Marja van Bijsterveldt Aansturing van manager: Remke Brand Stichting Vrienden van de Kindervallei Sinds november 2012 is de Stichting Vrienden van de Kindervallei opgericht met het accent op fondsenwerving t.b.v. de Kindervallei. Management Het dagelijks beheer van de Kindervallei is in handen van een managementteam. Het managementteam bestaat uit 3,4 fte, te weten: • Manager, 32 uur; • Assistent manager, accent gast en verblijf, 28 uur; • Assistent manager, accent facilitair, 32 uur; • Assistent manager, accent boekhouding, receptie en PR, 32 uur. Taken en verantwoordelijkheden van het management Het dagelijks beheer van de Kindervallei ligt verankerd bij het management. De manager is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en ontwikkeling. De operationele uitvoering is ondergebracht bij drie assistent managers. A. De verantwoordelijkheid van de manager De manager is binnen het door het bestuur vastgesteld jaarplan verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering. B. De bevoegdheden/verantwoordelijkheden van het bestuur - Vaststellen en toetsen van het jaarplan - Vaststellen van begroting, jaarrekening en bestuursverslag; - De werkgeversrol ten opzichte van het management; - Benoemen, schorsen of ontslaan van het management; - Wijzigen van de statuten en /of ontbinding van de Stichting. C. De besluiten van het management die goedkeuring behoeven van het bestuur • Wijzigingen van de organisatiestructuur; • Wijzigingen in de formatie van het managementteam; • Vaststellen van de rechtspositie van het personeel, inclusief het aangaan daarover van overeenkomsten met derden; • Het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking met andere rechtspersonen; • Het aangaan van investeringen boven het afgestemde limiet van € 2.500; 2
• Het afsluiten van contracten die de duur van een jaar overschrijden.
3. Gasten Gasten verkeren in een spannende, zorgelijke, vrolijke, droevige periode van hun leven. Afhankelijk van hun situatie maken ouders gebruik van het Ronald McDonald logeerfunctie, of het gezin van het Ronald McDonald vakantiehuis. In het vakantiehuis heeft het gezin de gelegenheid om van een verdiende, aangepaste, vakantie te kunnen genieten en in het Huis kunnen ouders logeren om zodoende dichtbij het revaliderende kind te zijn. Aan de gasten bieden wij: -Veilig, gastvrij, warm thuis ten tijde van de opname van het kind in het revalidatiecentrum Adelante. -Een luisterend oor; morele ondersteuning indien gewenst. - Een ontspannende vakantie waarbij we er naar streven dat de vermoeide ogen van het hele gezin weer gaan twinkelen. - Twinkelactiviteiten voor het hele gezin -Service, hulpmiddelen -Hulp bij oplossen van problemen. We streven altijd naar verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening aan onze gasten. Hiertoe wordt er periodiek gasttevredenheidsonderzoek gehouden, en vullen gasten na hun verblijf een enquête in. Vanaf 2015 wordt deze enquête digitaal aangeleverd zodat zij thuis in rust, terugkijkend naar het verblijf, deze kunnen invullen. In 2015 wordt de NBAV keuring afgerond waarna de Ronald Mc Donald Kindervallei het keurmerk mag dragen van een Goed aangepast vakantiehuis. •
Doelstelling vakantie accommodatie
Kinderen (tot 25 jaar) die gezien hun lichamelijke of meervoudige beperking afhankelijk zijn van hulpmiddelen. Kinderen (tot 25 jaar) met een verstandelijke beperking en langdurig zieke kinderen, waarvoor het belangrijk is dat er een vakantielocatie is, maar niet afhankelijk zijn van hulpmiddelen. •
Ronald McDonald Huis
Ronald McDonald Kindervallei hanteert de volgende toelatingscriteria voor de Huisfunctie: Conform de missie, vergunning en doelstelling van de Kindervallei wordt haar dienstverlening beschikbaar gesteld voor families (ouders, verzorgers, broertjes en/of zusjes) van kinderen tot en met 25 jaar die een medische of therapeutische behandeling ondergaan in een nabij gelegen medische faciliteit. Kinderen onder de 25 jaar, welke verblijven in het Huis, dienen onder toezicht te staan van een volwassene. Per ziek kind is er één kamer beschikbaar. De kamer is bedoeld voor de ouder(s)/verzorger(s) die direct betrokken is/zijn bij de dagelijkse ondersteuning van het kind. In geval van co-ouderschap dient de kamer in onderling overleg te worden gebruikt. Indien meerdere kamers beschikbaar zijn kan hier door management van worden afgeweken. De Huiskamerfunctie is bestemd voor ouders als hun kind revalideert bij Adelante 3
Gasten vanuit het buitenland kunnen, volgens de reguliere criteria, in het Huis verblijven zolang hun kind is opgenomen in het ziekenhuis / revalidatiecentrum. Er wordt geen onderscheid gemaakt, betreffende de toelatingscriteria, tussen meer- en minderjarige ouders. Minderjarige ouders dienen in principe onder toezicht te staan van een volwassene. De Kindervallei kent de volgende nevendoelstelling: • •
Activiteitenomgeving voor kinderen en ouders van Adelante; Leerwerkomgeving voor mensen met een beperking;
4. Vrijwilligers De vrijwilligers geven aandacht aan de gasten en zorg dragen voor een goede huishouding. Het functioneren als een goede gastvrouw/ gastheer voor gasten, die vaak in een moeilijke periode verkeren, staat voorop. Vrijwilligers worden daartoe getraind, begeleid en voorgelicht door deskundigen binnen en buiten het bestuur en management. Onze organisatie heeft grote waardering van alle vrijwilligers die 365 dagen per jaar 7 dagen per week beschikbaar zijn om ons Huis draaiend te houden. Dat koesteren we. Het binden en boeien van de vrijwilligers heeft blijvend aandacht nodig. Periodiek wordt er een tevredenheidsonderzoek onder vrijwilligers gehouden om nog beter in te kunnen spelen op de wensen van deze groep. Het team waar de vrijwilliger aan deelneemt, is afhankelijk van zowel de interesse en kwaliteiten van de vrijwilliger als de behoefte van de Kindervallei. De Kindervallei kent de volgende teams: Team Logeergasten; • Team Facilitair • Team Promotieondersteuning / gidsen • Team Twinkelactiviteiten; • Team Receptie/administratie • Avond / nachttemperatuur tbv 24 uurs bezetting • St. Vrienden van de Kindervallei
5. Maatschappelijk toegevoegde waarde De bezetting van een Ronald McDonald Vakantiehuis is anders dan in een Ronald McDonald Huis. Aangezien gezinnen voor een vakantie afhankelijk zijn van schoolvakantieweken is de bezetting van een vakantie accommodatie gericht op 52% 6. Bedrijfsvoering/Financiën Wij streven naar een inkomstenniveau dat enerzijds voldoende is voor de continuïteit van de exploitatie van ons Huis en ons anderzijds de financiële ruimte biedt om te investeren en verdere uitbreiding van onze dienstverlening. Dat houdt in: - blijvende aandacht voor sponsoring/donaties/acties - het voeren van een kostenbewuste huishouding.
4
Het bestuur (de penningmeester) is eindverantwoordelijk voor het financieel beleid en de opstelling van de begroting en jaarrekening. De penningmeester onderhoudt daartoe de contacten met het Ronald McDonald Kinderfonds en met de accountant. Het management draagt zorg voor een correcte en overzichtelijke administratie (financiën en donateurs); de boekhouding wordt gevoerd volgens de regels van de richtlijn Verslaglegging Fondswervende Instellingen. Er is een heldere planning & control cyclus. 7. Huisvesting Het goed onderhouden van de Ronald McDonald Kindervallei is van groot belang. De Kindervallei is duurzaam gebouwd en wordt intensief gebruikt door onder andere kinderen in een rolstoel. Zeker gezien de doelgroep, kinderen met een meervoudige beperking, is het van groots belang dat de staat van zowel het gebouw als de aanwezige hulpmiddelen veilig zijn. Er wordt dan ook veel aandacht besteed aan het nodige onderhoud. Denk daarbij aan: de klimaatbeheersing, de brandbeveilingsysteem, beveiliging en ICT-apparatuur, onderhoud hulpmiddelen en beheer daarvan. In het meerjarenonderhoudsplan zijn grote onderhoudsprojecten opgenomen, de financiering daarvan vindt plaats via een voorziening, dat jaarlijks wordt gevoed met een bijdrage uit de begroting. Bij veel facilitaire vraagstukken kan het Huis rekenen op genereuze sponsoring in natura. In 2015 worden in samenwerking met een grote sponsor vergaande energiebesparende aanpassingen doorgevoerd en gaat de Kindervallei over op 100% groene stroom. 8. Stakeholders Revalidatiecentrum De relatie met het revalidatiecentrum Adelante is van groot belang. Die vereist voortdurende aandacht zodat het Ronald McDonald Huis ‘top of mind’ blijft. Dit is belangrijk omdat het revalidatiecentrum verantwoordelijk is voor het doorsturen van de gasten. Anderzijds is het voor het Ronald McDonald Huis van belang om te weten welke ontwikkelingen zich afspelen met betrekking tot het revalidatiecentrum. McDonald’s McDonald’s is founding partner van de internationale Ronald McDonald House Charities organisatie. Voor het Huis betekent dit dat er in het bestuur een Franchisenemer van McDonald’s zitting heeft. De inkomsten uit de collecteboxen bij McDonald’s komen ten goede aan het Huis. Ook zijn de lokale Restaurants betrokken bij verschillende fondsenwervende acties voor het Huis. Sponsors en donateurs De inkomsten van een Huis worden gevormd door sponsoring en donaties. We streven ernaar om met sponsors en donateurs een duurzame relatie aan te gaan. Het Huis ontvangt incidentele (en structurele indien van toepassing) donaties, gelden uit acties van derden en inkomsten uit eigen fondsenwervende acties (golftoernooi, wijnactie, business breakfast club etc). Daarnaast zijn er vele bedrijven die goederen en diensten om niet of tegen een aantrekkelijke korting aanbieden. Alle sponsoren en donateurs ontvangen vier per jaar de nieuwsbrief van ons Huis, zodat zij goed geïnformeerd blijven. De grote betrokkenheid uit de omgeving van het Huis is te danken aan de goede naamsbekendheid en de persoonlijke contacten die het Huis met haar sponsors en donateurs onderhoudt. Media Goede contacten met de lokale en regionale media, zoals dag- en weekbladen, radio en tv en de daarbij betrokken contactpersonen zijn essentieel. Dit vergt een (pro-)actieve 5
betrokkenheid van het Huis. Het bezoeken en op de hoogte blijven van relevante netwerkborrels is ook zeker nuttig. Naast de eerder genoemde nieuwsbrief gebruikt het Huis een aantal externe communicatiemiddelen om de zichtbaarheid en naamsbekendheid van het Huis te vergroten. De website is een belangrijk middel om de actualiteit vanuit het Huis te communiceren en de impact van het werk over te brengen op de stakeholders. Dit wordt ondersteund door het gebruik van sociale media, wat een steeds belangrijkere vorm van communiceren met (potentiële) relaties wordt.
6