Visie Waar ga jij voor? Social media Het communicatiemiddel Trainen met Paarden Het paard als inspiratiebron

ANOUK. Hét magazine voor topsecretaresses!

Social media Het communicatiemiddel 2010

Trainen met Paarden Het paard als inspiratiebron

Doe maar gewoon Etiquette in Noorwegen

Diny Kerkman Houd vast aan je persoonlijke visie

Visie Waar ga jij voor?

editorial

Inhoud

Netwerken?

Kies voor social media

Hét magazine voor topsecretaresses, jaargang 5, nummer 1, 2010

3 Netwerken?

Kies voor sociale media

4 Het paard als spiegel Marion Fiévez

6 Online shoppen

De leukste gadgets online

8 De klik

Denise Spijkerman en Aalt Dijkhuizen

10 Visie

Waar ga jij voor?

12 Etiquette in Noorwegen Doe maar gewoon

14 Diny Kerkman

Bestuurscoördinator UMC St Radboud

Colofon Dit magazine is een uitgave van Adecco Top Secretaries en wordt toegestuurd volgens het systeem van controlled circulation aan (directie) secretaresses, management-assistents en opdrachtgevers. Het magazine verschijnt 2 keer per jaar. Adecco Top Secretaries maakt deel uit van Adecco Group Nederland. Redactieteam Adecco: Rinus Wittenberg, Wendy Honselaar. Telefoon (0418) 78 40 00 Noordwest 12, Merkstrategie & Ontwerp, Heerenveen Teksten Rieky Takken, Kerstin Rappange, Ton Hilderink Eindredactie Adecco: Rinus Wittenberg Fotografie Irene Kievit

Drukwerk Drukkerij De Borrias, Kampen Abonnementen Abonnementen zijn alleen bestemd voor kandidaten die bemiddeld worden door Adecco Top Secretaries of op persoonlijke uitnodiging van één van de medewerkers van Adecco Top Secretaries. Overname van hele of gedeeltelijke passages uit de inhoud is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van het redactieteam. Aan de inhoud van dit magazine kunnen geen rechten worden ontleend. Advertenties Voor meer informatie over advertentiemogelijkheden kunt u contact opnemen met Adecco Nederland: Rinus Wittenberg, Telefoon (0418) 78 40 00 Reacties Wilt u reageren? Mail dan naar rinus. [email protected]

Ineke Kooistra

Visie, waar ga jij voor? ‘Het is maar hoe je het bekijkt’. Het is een vrije vertaling van het woord visie. Bewust en onbewust hebben we als mens een visie op alles wat voorbij komt. Het zit in onze natuur alles tegen het licht te houden en daar een strategie op los te laten. We leren dat levenslessen en overlevingstechnieken ons tot een sterker mens maken. Of een stabieler en gelukkiger mens. En dat voelt prettig. Visie is de consistente blik op de toekomst die de gewenste situatie aangeeft. Zie het als een foto van een maakbare situatie. Top Secretaries richt zich op de hoogste doelgroep, de topsecretaresse. Ons plaatje? Het oprichten van onze eigen Top Secretaries Academy. Het neusje van de zalm waarover later meer. Een ander beeld is dat van ‘efficiënt powerful management’. Geen dagdromerij, maar een realistisch beeld van hoe een topsecretaresse functioneert. Ze is het kloppend hart, zeg maar gerust de ‘soul’ van de organisatie. Zij weet waar ze staat en lepelt moeiteloos een heldere visie op. Voor haarzelf, haar manager en de organisatie. De kijk op je werk ontwikkelt zich gaandeweg. Diny Kerkman kan daar als selfmade secretaresse over meepraten, ze is nu bestuurscoördinator bij het UMC St Radboud in Nijmegen en ze is blijven geloven in haar visie en loyaal geweest aan de visie van haar organisatie en manager. Efficiënt powerful management? Jazeker. Ook bij Denise Spiekerman van Weezelenburg spat de proactiviteit ervan af. Het is niet voor niets dat haar manager Aalt Dijkhuizen haar een ‘klasse apart’ vindt. Het is nuttig te weten waar je staat. Als individu en als speler van het team waarbinnen je opereert. Het ‘puzzelt’ gemakkelijker wanneer je elkaars kwaliteiten kent. Marion Fiévez laat zien hoe je de puzzel in elkaar legt, met de hulp van haar paarden. Top Secretaries liet zich vorig jaar ook spiegelen door de paarden van Marion. Een heel bijzondere en leerzame ervaring. Het inzien van taak- en rolverdelingen is een visie op zich. Als iedereen doet waar hij of zij gelukkig van wordt, binnen afgesloten kaders, kun je als team de toekomst tegemoet. Efficiënt en powerful. Ineke Kooistra Director Adecco Top Secretaries

2

We kunnen er niet omheen: social media, het communicatiemiddel voor 2010. Social media is de verzamelnaam van allerlei ‘sociale’ internet­toepassingen, zoals Facebook, Flickr, Hyves, LinkedIn, Twitter en YouTube. ‘You’re as good as your last review’ Een goede bekende is Google. Deze zoekmachine is niet meer weg te denken in de dagelijkse praktijk. Hoe vaak is er niet die onbeantwoorde vraag? Even googelen dus. Door ontwikkelingen als ‘Google live search’ - dit zijn de nieuwste resultaten bovenaan de ranglijst in zoekmachines wordt het steeds belangrijker om positief aanwezig te zijn op internet. Zo geldt de regel: ‘You’re as good as your last review’.

Social media: 4 doelen en mogelijkheden

Welk social medium wordt het? Ben je op zoek naar bedrijven, mensen en hun achtergronden en wil je een online netwerk opbouwen? Maak dan gebruik van social media. Voordat je je op het terrein van social media begeeft, is het belangrijk jezelf af te vragen: ‘welke doelstellingen streef ik na?’ en: ‘welke social media werken voor mijn bedrijf?’ Je kunt beter één social medium op de juiste wijze managen, dan diverse social media inzetten die niet worden gemanaged en daarmee hun doel voorbij streven. Belangrijk is het om ook marketingbudget en mankracht beschikbaar te stellen. Aangezien iedereen binnen jouw organisatie zich kan bezighouden met social media, zowel privé danwel zakelijk, is het hebben van een community manager van essentieel belang.

Google Alerts Google Alerts maakt het mogelijk om via e-mail updates van de nieuwste zoekresultaten in Google te ontvangen.

1. Monitoren Social media maakt het mogelijk om snel content te delen met een grote groep mensen. Daardoor zullen ontevreden gebruikers steeds vaker het internet gebruiken om hun onvrede kenbaar te maken. Er zijn diverse programma’s waarmee je jouw bedrijf op internet kunt monitoren. Twee voorbeelden zijn Google Alerts en Social mention.

Social mention Social mention is een zoekprogramma gespecialiseerd in ‘real time search’. Het programma doorzoekt alle bekende blogs en geeft aan of er negatieve reacties zijn. 2. Faciliteren Aangezien iedereen in de organisatie met of zonder toestemming gebruik kan maken van social media, is het als bedrijf belangrijk de medewerkers te faciliteren om op de juiste wijze gebruik te maken van de mogelijkheden. Een nieuwe functie die je in veel bedrijven al tegenkomt is de community manager. Deze manager faciliteert en bewaakt het social media beleid. Met handige tips kun je collega’s helpen om hun LinkedIn profiel beter in te richten. Wat weer ten goede komt aan de zichtbaarheid van het bedrijf op internet. Bijvoorbeeld in LinkedIn kun je heel eenvoudig een verwijzing maken naar de bedrijfswebsite. LinkedIn kent een hoge ranking, namelijk 8/10. Wat betekent dat Google veel waarde hecht aan de informatie op LinkedIn. Als jouw collega’s vanuit hun LinkedIn profiel een verwijzing maken naar de corporate website, verhoogt dit de vindbaarheid in Google.

3. Publiceren Waar voorheen alleen persberichten naar het ANP verstuurd werden, is het nu belangrijk om daarnaast een online persbeleid te hanteren. Hier een paar voorbeelden. YouTube is een video kanaal Stel er wordt een presentatie gegeven of jouw bedrijf heeft een product of dienst die zich prima leent om op video te zetten, dan kun je gebruik maken van het YouTube kanaal. Op YouTube kun je een volledige eigen bedrijfspagina (gratis) maken waar je alle filmpjes omtrent je bedrijf op plaatst. Denk ook aan instructiefilms. Hiermee vergroot je de zichtbaarheid en verstrek je relevante content. Slideshare kun je goed inzetten om bedrijfspresentaties te delen. Op Slideshare kun je presentaties ook gratis plaatsen en vanuit Slideshare kun je weer linken naar de website, nieuwsbrief of andere interessante artikelen. Het doel van het delen van presentaties is het laten zien van de aanwezige kennis binnen de organisatie. 4. Interactie Hier gaat het vaak om luisteren en het menselijke gezicht achter het bedrijf laten zien. Denk aan Twitter, waar je via korte berichtjes informatie kunt delen met je followers. Interactie kun je ook stimuleren via Hyves of Facebook, luister goed naar wat er wordt gezegd. Reageer zo snel mogelijk op eventuele klachten maar ga online geen discussies aan. Wil je meer weten over social media? Surf dan naar www.clickq.nl en download een aantal interessante whitepapers over social media.

3

interview

Het paard als spiegel Weet je wat jouw sociale impact op de ander is? En welke rol voor jou is weggelegd op het moment dat jij in een groep functioneert? Het antwoord is hoe dan ook boeiend en leerzaam. Een onvoorwaardelijk, kritiekloos en edel antwoord maakt pas echt indruk. Het paard kan je dat geven. Met zijn lichaamstaal die meer dan duizend woorden zegt. Marion Fiévez vertelt over haar visie op mens en paard.

De werkplek van Marion Fiévez is bijzonder: een stelpboerderij middenin het prachtige Friese weide- en waterlandschap. Na vijftien jaar lang haar sporen te hebben verdiend in de zakelijke dienstverlening, begon Marion er in 2005 haar paardenhouderij ‘Stal Indijk’. “Op mijn vierde zat ik al op de landbouwpaarden van mijn opa of liep er onderdoor. Die natuurlijke klik heeft me nooit meer losgelaten,” verklaart ze haar liefde voor paarden. Hoewel ze thuis niet de mogelijkheid had een paard te houden, deed Marion er veel aan in contact te komen met paarden. “Ik zwierf van paard tot paard, die van familie of vriendinnetjes waren. Noodgedwongen leerde ik vreemde paarden inschatten en zij mij natuurlijk.”

Euforie Dan is het paard aan zet. Het paard wordt losgelaten en de deelnemer observeert eerst het paard. Een dominante hengst zal in het begin rondhollen en doen alsof hij de deelnemer niet ziet. Dan is het de kunst dat de deelnemer zich zichtbaar maakt voor die hengst en hem naar zich toe laat komen. Vanaf het eerste moment in de bak tot aan de uiteindelijke toenadering heeft Marion een belangrijke rol als tolk tussen mens en paard. “Ik leg uit dat je met je houding, bewegingen, gebaren en oogcontact het paard voor je kunt winnen. Het moment dat het paard zijn hoofd laat zakken en voor jou kiest is echt euforisch. Er zijn hier directeuren geweest die

len je aan en maken je succesvol en gelukkig?” Over taken en rollen vervolgt ze: “Bedrijfsstructuren zijn vastgelegd in een organogram en medewerkers hebben een functieomschrijving. Dit zijn vastomlijnde taken die je krijgt. Een rol néém je. Maak gebruik van die rollen.

hun dominante houding los moesten laten. Verlegen mensen leerden rechtop te gaan staan en kracht uit te stralen. Allemaal om het paard naar zich toe te halen. Mensen realiseren zich dan wat hun non-verbale houding teweegbrengt, niet alleen bij het paard maar vooral bij mensen.”

De één is sfeermaker, de ander rustgever of structuurgever. Laat een stuctuurgever bijvoorbeeld de werkzaamheden binnen een directiesecretariaat coördineren.”

“Sta dus stil bij de bewustwording van je eigen kernkwaliteiten, geef niet een ander de schuld als iets niet lukt”

Mensenmens Die wisselwerking met paarden heeft bij Marion veel losgemaakt. Ze vertelt erover met een aanstekelijk enthousiasme. Maar kom niet met het stempel ‘paardenmeisje’ want daarop zegt ze resoluut: “Ik ben een mensenmens en een ondernemer met veel liefde voor paarden.” Het ondernemerschap kan Marion kwijt in haar bedrijf ‘Tao d’Or’, ze coacht en vervult taken als interim-manager en managementadviseur. De

“Het moment dat het paard zijn hoofd laat zakken en voor jou kiest is echt euforisch” liefde voor paarden wordt volledig beantwoord doordat Marion paarden inzet als middel. Zo bedacht ze samen met compagnon Max Smit het concept ‘Trainen met Paarden’. Een zelfbewustzijnstraining waarbij het paard de mens spiegelt. Rol in de kudde Veel mensen uit het bedrijfsleven stonden al met Marion en het paard in de bak, de zogeheten ‘join-up’. Marion legt uit: “Voordat we beginnen met de join-ups, presenteren we onze doelen; wat willen we bereiken met de workshop? En we leggen uit waarom wij het paard als inspiratiebron zien, wat een paard uniek maakt. Het paard en de kudde gebruiken we dan als metafoor. De hengst is de directeur die de kudde leidt. De directiesecretaresse vervult de functie van ‘leading mare’ wanneer zij signalen van de hengst naar de kudde vertaalt. Medewerkers, specialisten, opvolgers en jong talent vormen veelal de kudde. Tenslotte vragen we aan iedereen zijn of haar kernkwaliteiten te benoemen; wat zijn jouw eigenschappen en hoe reageer je op een ander? Als we dat in kaart hebben, gaan we de bak in.”

4

Verschil tussen taken en rollen Marion benadrukt dat de workshop Trainen met Paarden het licht laat schijnen over de communicatie tussen mensen onderling: “Het gaat er niet om in hoeverre je iets met paarden hebt. Wij maken gebruik van het vluchtgedrag van paarden, kiest het paard voor je of niet? In tegenstelling tot mensen kan een paard geen wenselijk gedrag vertonen. Het gevolg is een confrontatie zonder kritiek en de bewustwording van jouw integriteit en mentaliteit.” Geluk begint bij jezelf, is het uitgangspunt van Marion: “Neem jezelf als startpunt en bekijk jouw rol in de kudde. Wat ga je doen met jouw kernkwaliteiten? Welke individuen heb je om je heen, vul-

Marion samenvattend: “Sta dus stil bij de bewustwording van je eigen kernkwaliteiten, geef niet een ander de schuld als iets niet lukt. Maak gebruik van de natuurlijke rolverdeling in mensengroepen en leer elkaars kwaliteiten herkennen, erkennen en geniet daar vooral van.” De boodschap is helder: ga niet in galop want dan draaf je jezelf voorbij. Wil je meer weten? Kijk dan op: www.trainenmetpaarden.nl www.taodor.nl www.qwist.nl Wil jij een workshop Trainen met paarden bijwonen? Kijk dan op: www.topsecretaries.nl

5

shoppen

1 Let it shine!

Strakke koffer

Laarzen voor de lente. Met deze prachtige boots krijgt jouw outfit glans. Stijlvol onder een rok, stoer over een broek of legging. Fijne kwaliteit van Roberto d’Angelo. www.omoda.nl € 229, 95

Tja, een eyecatcher is je koffer niet. Terwijl dat toch wel handig zou zijn op de bagageband. SuitSuit heeft daar iets op bedacht. Een strakke en oersterke hoes die je om je koffer heen kunt ritsen. Geschikt voor twee- en vierwieltrolleys en in meerdere uitvoeringen verkrijgbaar. www.nonplusultra.nl € 35,00

Succesvol online netwerken!

De juiste mensen kennen.

2

Online shoppen Sprookjesachtig mooi

Op een presenteerblaadje

De handgemaakte sieraden van Damsel of Dainty zijn geïnspireerd door sprookjesachtige sieraden uit vervlogen tijden. De unieke collectie van Damsel of Dainty wordt wekelijks aangevuld met nieuwe items. Zoals deze oorhangers met paarse cameetjes. www.damselofdainty.nl € 17,90

4

Prooien en jagers, gebruiksvoorwerpen en kunstobjecten, dienbladen en schilderijen, mens en dier. De filosofie van Ibride is dat alles te combineren is. Op deze dienbladen bijvoorbeeld, gemaakt van geperst laminaat. Niet ophangen maar gewoon gebruiken, ze zijn stevig genoeg. www.nonplusultra.nl vanaf € 64,00

3

Internet biedt steeds meer mogelijkheden om contacten te leggen en te onderhouden. Maak gebruik van social media en haal het maximale uit online netwerken. Wil je meer weten over de mogelijkheden van social media? Neem dan contact op met Alice van der Valk Telefoon (020) 788 41 80, E-mail [email protected]

het online marketingbureau dat het web inzichtelijk maakt www.clickq.nl | Amsterdam | Heerenveen

Voordeelkaart voor secretaresses!

Word ook lid van de PA.NL Community en ontvang gratis de PaCard. dvd

cd

cd

Dé voordeelkaart voor secretaresses. Krijg hiermee verschillende gratis magazines, maak gebruik van de gratis boekingssservice voor zakelijke uitjes en krijg toegang tot de gratis netwerkbijeenkomsten van LetsMeet.nl. Krijg ook nog eens korting op weekendjes weg, relatiegeschenken en beautycentra.

Met de PaCard krijg je GRATIS toegang op de netwerkbijeenkomsten van LetsMeet.nl! Bijeenkomsten met workshops, lezingen en leuke activiteiten. Maak nieuwe contacten en bezoek de meest bijzondere locaties in Nederland. Aanmelden? Ga snel naar

LetsMeet.nl www.pacard.nl

Floor Faber – seizoen 1 Na een succesvolle veertien jaar als column in Viva, startte vorig jaar oktober de gelijknamige tv-serie. De licht neurotische Floor leidt een chaotisch leven met herkenbare dilemma’s op het relationele vlak en carrièrepad. Met Georgina Verbaan als Floor. www.bol.com € 17,99

6

Deleted scenes from the cutting room floor – Caro Emerald Deze ritmische sound stamt uit de jaren ‘40 en ‘50 is overgoten met een hedendaagse saus. Muziek die je de hele dag wilt horen. En ook nog eens van Nederlandse bodem met de zoetgevooisde stem van Caroline van der Leeuw alias Caro Emerald. www.bol.com € 14,99

Routes to Riches – Mamas gun Bepaalt rhythm & blues, soul en funk jouw favoriete muziekmix? Dan mag deze cd niet in je collectie ontbreken. Zanger Andy Platts heeft een dijk van een stem die blijft boeien. Debuutalbum met klasse. www.bol.com € 19,99

Vraag hem gratis aan op

7

interview

Wat deed je voordat je bij Wageningen UR terechtkwam? “Na mijn studie aan de Hoge Hotelschool in Maastricht heb ik zes jaar in de internationale hotel- en congreswereld gewerkt. Daarna maakte ik een switch en werd ik management assistant bij een Amerikaans computerbedrijf. Dat lijkt misschien een onlogische stap gezien mijn achtergrond, maar dat is het niet. Mijn organisatorisch vermogen en klantgerichte instelling komen overal ten goede.”

Wanneer wist je dat het goed zat met jullie samenwerking? “Dat merkte ik al heel snel, omdat we op dezelfde manier werken. We houden allebei van duidelijke communicatie en verwachtingen. We zijn doorpakkers en hebben een bepaalde snelheid van handelen. Ons motto is: ‘stel niet uit tot morgen wat je vandaag kunt doen’. Aalt informeert me continu, per telefoon, sms en mail. Zo ben ik altijd op de hoogte en bijgepraat. Dat bepaalt onze klik.”

Waar houdt jouw manager Aalt Dijkhuizen zich mee bezig? “Aalt Dijkhuizen is Voorzitter van de Raad van Bestuur van Wageningen UR en daarmee eindverantwoordelijk voor de hele organisatie. Dat betekent intern dat de algemeen directeuren van de organisatieonderdelen aan hem rapporteren over de voortgang en de financiën.

Waar haal je plezier uit? “Uit dynamiek en hectiek. Er moet wel wat gebeuren, anders kak ik in. Gelukkig speelt er een hele hoop op dit niveau en nemen Aalt en ik de tijd daarover bij te praten. Zo mis ik niks en weet ik waar de belangen liggen, dat stelt me in staat mee te denken. Die betrokkenheid geeft me behalve een stuk toegevoegde waarde, ook de vrijheid om te handelen.”

“We hebben dezelfde houding en instelling”

Naam: Aalt Dijkhuizen Functie: Voorzitter Raad van Bestuur van Wageningen UR Leeftijd: 56 Sterrenbeeld: Leeuw Thuisfront: Getrouwd en vader van een dochter

Naam: Denise Spiekerman van Weezelenburg Functie: Personal assistant van Aalt Dijkhuizen Leeftijd: 42 Sterrenbeeld: Steenbok Thuisfront: Moeder van twee zonen (11 en 9)

De klik

van Denise Spiekerman van Weezelenburg en Aalt Dijkhuizen Denise Spiekerman van Weezelenburg en Aalt Dijkhuizen weten wat wisselwerking is, het is de motor van hun samenwerking. Noem het chemie of een klik; doorspekt van visie en betrokkenheid is het in ieder geval. Denise vertelt.

8

Verder besteedt hij veel aandacht aan strategie, communicatie en externe contacten. Dit laatste inclusief belangrijke opdrachtgevers en relaties in binnen- en buitenland. Daaruit vloeien veel taken en werkzaamheden voort. Bijvoorbeeld het onderhouden van interne en externe contacten, zoals het bijwonen van interne maandrapportages of internationale vergaderingen en paneldiscussies. De ontwikkelingen in China zijn sterk in opkomst, Aalt is sinds een aantal jaren zelfs persoonlijk adviseur van een Chinese gouverneur.” Wat houdt jouw werk in? “Een groot deel van mijn werk bestaat uit het bijhouden van de agenda van Aalt en de te ondernemen acties die daarmee samenhangen. Aalt houdt van een volle agenda met een strakke en zo efficiënt mogelijke planning. Hij reist regelmatig en dan is het zaak dat alles gedurende de reis op elkaar aansluit. Ik zorg ervoor dat Aalt goed voorbereid op pad kan gaan en voorzien is van alle benodigde stukken. Ik wacht niet af tot de informatie naar mij toekomt maar ga daarvoor zelf actief op zoek. Ik neem contact op met relevante personen en zoek uit wat nodig is en nuttig kan zijn. Wat dat betreft leef ik de dag van morgen vandaag al. Andersom geeft Aalt regelmatig terugkoppeling en kan ik aan de slag met vervolgafspraken. Naast zijn reguliere taken is Aalt ook programmadirecteur van EFAS, een tweejaarlijks internationaal seminar in Rome voor top executives uit de food- en agribusiness. Wageningen UR organiseert dit seminar sinds 2005 samen met Harvard Business School. We brengen daarvoor zo’n honderd personen uit Europa en daar­

Aalt Dijkhuizen over Denise: “Toen mijn vorige secretaresse met pensioen ging, wist ik 100% zeker dat ik Denise graag in haar plaats wilde hebben. Denise werkte toen al een paar jaar bij Corporate Communicatie en ik hoorde alleen maar positieve verhalen over haar. Sinds wij samenwerken heeft ze mijn verwachtingen meer dan overtroffen. Ze is echt een klasse apart en ook een heel plezierig iemand om mee samen te werken. Ik ervaar de klik tussen ons met name ook vanwege een gelijk ambitieniveau: snelheid van handelen, de lat hoog en de klant voorop. Wij kunnen blindelings op elkaar varen, en dat werkt als een trein.”

buiten – zoals uit Amerika, Zuid-Amerika, Australië en Nieuw-Zeeland - bij elkaar. Best een pittige klus. Sinds 2007 ben ik als programmamanager nauw betrokken bij en verantwoordelijk voor de organisatie en dat is echt heel leuk om te doen. Mijn 32-urige werkweek verdeel ik over vijf dagen en soms is dat, in combinatie met twee kinderen, best ‘jugglen’ om de ballen hoog te houden.” Sinds wanneer werken Aalt Dijkhuizen en jij samen? “Begin 2006 benaderde Aalt me voor deze functie. Ik was al bekend met de organisatie, ik werkte destijds als secretaresse voor de directeur Corporate Communicatie van Wageningen UR.” Hoe verliep het sollicitatiegesprek? “Plezierig en officieel. Maar dat officiële kwam bij mij vandaan: ik zat tegenover de hoogste baas van de organisatie. Mijn idee was dat hij druk, afstandelijk en zakelijk zou zijn, maar al snel bleek dat beeld niet te kloppen. Aalt stelde me direct op mijn gemak. Door te zijn wie hij is: ongedwongen, rustig en oprecht geïnteresseerd. Aalt is gewoon een fijn mens met een brede interesse. Hij heeft ontzettend veel kennis paraat, kan goed analyseren en onthouden. En hij is in staat dingen op een enthousiaste en begrijpelijke manier uit te leggen.”

Wat is het geheim van jullie samenwerking? “We hebben dezelfde houding en instelling. En daar waarin we van elkaar verschillen, vullen we elkaar aan.” Wel eens overwogen iets anders te gaan doen? “Af en toe. Op de momenten dat het rustiger is en als je over je eigen toekomst nadenkt: ‘waar word je gelukkig van?’ Het is sowieso goed dat iedereen daarover nadenkt. Vooralsnog blijft het hier boeien en de samenwerking met Aalt is nu zo prettig dat ik er niet aan moeten denken die klik te moeten missen.”

Over Wageningen UR Wageningen UR staat voor Wageningen University & Research centre. Wageningen UR bestaat uit drie onderdelen: 1. Wageningen University; 2. Hogeschool Van Hall Larenstein en 3. Stichting DLO met negen toegepaste onderzoeksinstituten. Met 675 miljoen omzet per jaar en ruim 6500 medewerkers is Wageningen UR de grootste kennisinstelling van Nederland. De uitstraling van Wageningen UR? Die kun je gerust zeer internationaal noemen. Want in Wageningen vind je ruim 10.000 studenten uit meer dan 125 landen. Verder zijn er onderzoeksprojecten in meer dan 90 landen en vind je vestigingen van Wageningen UR in China en Brazilië. Alle medewerkers en studenten van Wageningen UR zijn werkzaam binnen het domein ‘gezonde voeding en leefomgeving’. Wil je meer weten over deze geweldig interessante organisatie? Kijk dan op www.wur.nl

9

werk

Visie Waar ga jij voor?

Naam: Diane Cox Leeftijd: 28 Bedrijf: Achmea Rechtsbijstand (Top Secretaries) Functie: Secretaresse Aantal jaren werkervaring: 10 jaar

Naam: Mirsha Brouwn Leeftijd: 41 Bedrijf: F&C Investments (Top Secretaries) Functie: Interim management assistente Aantal jaren werkervaring: 15 jaar

Mirsha

Een topsecretaresse heeft altijd een visie achter de hand. Voor zichzelf, voor het bedrijf waar ze werkt en voor haar manager. Wat is jouw goal? We vroegen het aan Mirsha Brouwn en Diane Cox.

Wat zijn de voordelen van een topsecretaresse met visie? Diane: “Voordelen zijn dat je als topsecretaresse duidelijk weet waar je naartoe wilt werken. Het fungeert als een kompas en als bron van inspiratie. Via Google kwam ik het woord ‘AMORE’ tegen, dat ze vergelijken met een visie. Ik vind deze stelling heel krachtig: A = Ambitieus; M = Motiverend; O = Onderscheidend; R = Relevant; E = Echt. Mirsha: “Mijn visie maakt dat ik nadenk over mijn sterke en zwakke punten. Dat ik weet waarop ik mijzelf moet focussen om mijn doelen te behalen, hoe ik mezelf wil presenteren en wat ik wil ontwikkelen. Een topsecretaresse heeft een visie en is daarmee gemotiveerd.”

“Je visie wordt duidelijker of scherper naarmate je meer ervaringen en kennis opdoet “ Staat een brede visie gelijk aan brede interesse? Diane: “Nee en ja. Nee, omdat ik denk dat het niet noodzakelijk is een brede interesse te hebben om een brede visie te kunnen hebben. Maar hoe breder je interesses gaan, hoe breder je dit kunt koppelen aan je visie. Waar wil je staan over tien jaar? Wellicht dat het je ook kan bemoeilijken met het duidelijk stellen van je visie door al die interesses.”

10

Mirsha: “Nee, een brede visie zegt mij meer iets over wie ik wil zijn, wat ik wil bereiken en hoe ik dit aanpak. Brede interesse zegt meer iets over wat ik wil weten of doen. Er is wel samenhang doordat je brede interesse moet tonen om je visie breed te kunnen ontwikkelen.” Wijsheid komt met de jaren. Visie ook? Diane: “Naarmate je ouder wordt en meer ervaring opdoet, kom je uiteindelijk op de visie waar je naartoe wilt werken; wat is het maximale dat ik kan bereiken? Toen ik als junior secretaresse begon, had ik niet gedacht dat ik nu als topsecretaresse via Top Secretaries zou kunnen werken. Dat ik op Board Level kan fungeren in de toekomst of zelfs nu al, heb ik te danken aan hard werken. Zo breid je visie zich steeds verder uit. Mirsha: “Een visie is een ontwikkelingsproces dat je kunt laten groeien. Wijsheid komt met de jaren maar niet vanzelf. Zo werkt het volgens mij ook met visie. Je visie wordt duidelijker of scherper naarmate je meer ervaringen en kennis opdoet en je aanpak van zaken steeds verbetert.” Is het zaak je visie regelmatig bij te stellen? Diane: “Zeker weten. Door je visie bij te stellen is het mogelijk het maximale uit het leven te halen. Als topsecretaresse moet je zeker het uiterste van jezelf vragen om je te ontwikkelen, daarbij hoort ook het bijstellen van je visie.” Mirsha: “Een visie is continu in beweging. Het is je eigen ontwikkeling, je manier van denken, handelen. Zo nu en dan moet je even stilstaan bij wie je bent, waar je staat en welke successen je nog wilt behalen en wat en wie je daarbij nodig hebt.”

Diane

Wat brengt de toekomst voor een topsecretaresse? Diane: “Als topsecretaresse ben je gewend snel te schakelen. Het ene moment is praktisch handelen vereist, terwijl het andere moment om een inhoudelijke bijdrage vraagt. Een top­ secretaresse is altijd ‘in charge’. Zo onderscheid je jezelf van anderen. Dat biedt een prima perspectief op een uitdagende baan, zekerheid en een prima salaris.” Mirsha: “Een topsecretaresse zorgt ervoor dat zij onmisbaar is en blijft. Welk beroep je ook uitoefent; je moet jezelf blijven ontwikkelen, specialiseren en de branch waarin je werkzaam bent actief volgen. Zodat je als topsecretaresse kunt bieden waar je markt om vraagt.”

“Als topsecretaresse moet je zeker het uiterste van jezelf vragen om je te ontwikkelen, daarbij hoort ook het bijstellen van je visie”

11

etiquette

Etiquette in Noorwegen

Doe maar gewoon

Uit in Oslo Tijd over voor een weekendje Oslo? Dan heb je geluk. In de weekenden zijn de hotelprijzen lager dan van maandag tot en met donderdag. Het liefst neem je natuurlijk een stijlvol hotel in de duurdere prijsklasse. Als de portemonnee het toelaat tenminste, want Noorwegen is en blijft duur. Kunstzinnig vermaak • Wandel op een mooie dag eens door het Vigeland Park. Toegegeven, je bent niet de enige. Dit park met meer dan 200 sculpturen van kunstenaar Gustav Vigeland trekt elk jaar meer dan een miljoen bezoekers: www.vigeland.museum.no • Voor een avondje cultuur met een hoofdletter C bezoek je natuurlijk Den Norske Opera & Ballet, dat is gehuisvest op een zeldzaam mooie locatie in een prachtig modern gebouw: www.operaen.no

Mag je met je manager mee tijdens een trip naar Noorwegen? Gefeliciteerd! Bereid je voor op een eerlijk, gemoedelijk volk, dat wel de tijd nodig heeft om het ijs te laten breken. En probeer iets mee te pikken van de prachtige natuur die dit land te bieden heeft.

Meer afstand Dat Noren wat nors en kortaf kunnen overkomen, ligt deels aan hun taal. Het Noorse vocabulaire is nu eenmaal niet zo uitgebreid. Dat kun je ook merken als ze Engels spreken. Opvallend is ook dat Noren meer afstand bewaren tot hun gesprekspartner dan Zuid-Europeanen. Letterlijk en figuurlijk. Eerlijk en beleefd Probeer niet het ijs te breken door te vragen naar iemands privéleven. Dat wordt gezien als opdringerig en zal de afstand alleen maar vergroten. Geef het gewoon tijd en blijf onder­ tussen eerlijk en beleefd. Dat stelt men op prijs. Noren zijn namelijk heel erg beleefd. Een spreker onderbreken tijdens een presentatie is bijvoorbeeld niet gepast. Wil je wat vragen, steek dan je vinger op en wacht netjes op je beurt. Informele sfeer Tegelijkertijd is de sfeer in het bedrijfsleven heel informeel. Functie en status zijn niet zo belangrijk; gelijkwaardigheid heeft men hoog in het vaandel. In de kantoortuinen van grote ondernemingen huist ook het management. Alleen voor vergaderingen zijn er aparte ruimtes.

12

Wil je in Noorwegen iets bereiken, dan moet je geaccepteerd worden door het team Teamgeest en consensus De manager is vooral een coördinator. Hij hakt wel knopen door, maar pas nadat er uitvoerig is vergaderd en er binnen het team overeenstemming is bereikt. Consensus en teamgeest zijn heel belangrijk. Wil je in deze wereld iets bereiken, dan moet je geaccepteerd worden door het team. Eenvoudige kleding Om goed te vallen in de groep, draag je ook gepaste kleding. Die is eenvoudig en functioneel. Een spijkerbroek met T-shirt kan dus prima. Voor een belangrijke vergadering dragen mannen wel een colbert met overhemd, maar ze lopen beslist niet in een driedelig pak. Voor vrouwen is uitdagende kleding uit den boze. Neen, doe maar liever gewoon.

Geen overwerk En kom op tijd! Noren zijn heel punctueel. Zo wordt er ook stipt gewerkt van acht tot vier, met een halfuurtje middagpauze. Overwerken, daar doet men niet aan. Terwijl in ons land overwerken vaak wordt gezien als een teken van toewijding, is het in Noorwegen het sein dat iemand niet capabel genoeg is om het werk binnen de tijd af te krijgen. Is er in een vergadering om vier uur nog geen consensus bereikt, dan gaat men gewoon de volgende dag verder.

Respect voor natuur Kenmerkend voor de Noren is ook hun diepgewortelde respect voor moeder natuur. Het land kan dan ook bogen op prachtige landschappen die ongekend zijn in de rest van Europa. De meeste inwoners hebben wel ergens een berghut - ‘hytte’ - waar ze hun vrije tijd doorbrengen. Wil je Noorwegen en haar inwoners echt leren kennen, dan moet je eigenlijk wel naar buiten. Maar goed, het weer leent zich daar niet altijd voor. En dan is een paar daagjes Oslo ook wel erg aantrekkelijk.

Voor dit artikel is gebruik gemaakt van de gids: Cultuur

Culinair genieten • Het Theatercafeen in Weense stijl staat in de top 10 van beroemdste cafés van de New York Times. Reserveren aanbevolen: www.hotel-continental.com • Een uitstekende naam heeft ook het Ekebergrestauranten, halverwege de Ekeberg heuvel: www.ekebergrestauranten.com • Voor traditionele Noorse gerechten boek je Restaurant Finstua in het historische Frognerseteren. Vanuit dit gebouw uit 1891 heb je prachtig uitzicht over de stad: www.frognerseteren.no • Hou je van vis, ga dan naar het Lofoten Fisch Restaurant: www.lofoten-fiskerestaurant.no

Bewust! Noorwegen, Linda March, uitgeverij Elmar.

Lekker shoppen • Wil je winkelen combineren met sightseeing? Zoek dan de Karl Johans Gate op. Deze straat loopt van het centraal station naar het Koninklijk Paleis. Onderweg tref je diverse historische gebouwen aan. En natuurlijk de broodnodige winkels. • Warm aanbevolen op koude, druilerige dagen is winkelcentrum Steen & Strøm: www.steenogstrom.no • De winkel Moods of Norway is typisch Noors én superhip. Alleen de website is al een belevenis: www.moodsofnorway.no

13

interview

Ze ‘rolde’ bij toeval in het vak, zonder enige beroepsopleiding. Ze vond ‘haar plek’ in 1980, bij het Academisch Medisch Centrum St Radboud in Nijmegen. Ze begon er als secretaresse van de toenmalige adjunct-directeur. Het was het begin van een gevarieerde ‘selfmade’ carrière bij één van de meest dynamische zorginstellingen van Nederland. Ze is trots op wat ze heeft bereikt en enthousiast over wat haar dagelijks te doen staat. “Secretaressewerk is de ‘Haarlemmerolie’ van elke organisatie”, zegt Diny Kerkman, “en daarbij is het van groot belang dat je vasthoudt aan je persoonlijke visie op je werk en op de mensen om je heen.”

“Twijfels over je functioneren? Ga terug naar de kernvraag: wat verwacht mijn ‘baas’ en hoe kan ik hem of haar het best ondersteunen?”

Diny Kerkman, bestuurscoördinator UMC St Radboud

‘Dienstbaarheid is iets om trots op te zijn’ We hoeven onze rol natuurlijk niet te overdrijven, maar we mogen met z’n allen wel wat meer uitstralen dat wat we doen er werkelijk toe dóet. Aldus Diny Kerkman, bestuurscoördinator UMC St Radboud in Nijmegen. Ze beschouwt haar huidige functie als ‘kroon’ op een mooie secretaressecarrière die ze wat haar betreft nog lang niet afsluit. “Ik vind mijn werk geweldig, wat grotendeels te danken is aan wat ik er zelf, vanuit mijn eigen visie, van maak.” 14

Diny draait er niet om heen als ze haar visie op het secretaressevak ontvouwt. “Mijn grondhouding is dat we een dienstverlenende functie hebben. Dit betekent: uiterste flexibiliteit, zowel in de taakuitvoering als de omgang met mensen. Als ik wel eens twijfelde over mijn functioneren, ging ik altijd terug naar de kernvraag. Wat verwacht mijn ‘baas’ precies en hoe kan ik hem bij het realiseren van zijn doelstellingen zo goed mogelijk ondersteunen? Daarbij is het natuurlijk belangrijk dat je zelf in die doelstellingen gelooft. Herken je jezelf niet in de visie van degenen voor wie je werkt, dan kun je beter omzien naar een andere bestemming.” In de dertig jaar dat Diny aan ‘het Radboud’ verbonden is, heeft ze veel wisselingen van de wacht meegemaakt. De meest ingrijpende was de komst van Emile Lohman die in 2006 voorzitter werd van de Raad van Bestuur en een ambitieus verandertraject inzette. Als secretaresse

van de Raad van Bestuur (sinds 1991) werd Diny in 2006 automatisch de persoonlijk assistent van Lohman die in 2009 werd uitgeroepen tot ‘zorgmanager van het jaar’. Zo maakte ze de ‘kanteling’ van het Radboud van dichtbij mee.

“De kansen die zich hebben voorgedaan, heb ik met beide handen aangepakt. Dat wil ik iedereen aanbevelen. Wees niet te bescheiden, weet wat je kunt, en gá voor wat jóu boeit.” Diny: “Emile Lohman maakt van het Radboud een zinderende organisatie door de touwtjes in handen te geven van de medische professionals, de klant centraal te stellen en er een echt bedrijf van te maken. Bij deze vorm van ‘Efficient Powerful Management’ is de juiste ondersteuning onontbeerlijk. Bij veranderprocessen is het een absolute voorwaarde dat je zelf gelooft in wat de leiding presenteert en ambieert en dat je voor 100% loyaal bent. Onze samenwerking was super-productief, doordat we elkaar haar-

fijn aanvoelden en open konden communiceren. Veel ‘sparren’, alles tot in de puntjes voorbereiden, perfect agenderen, combineren, verbindingen leggen. Dat zijn de succesfactoren. Daarbij is het belangrijk dat je een goed gevoel hebt voor de temperatuur in de organisatie en kunt omgaan met een positie op de achtergrond. Nogmaals: in mijn visie staat de bestuursvoorzitter centraal en ik kan er dan ook uitstekend mee leven dat hij uiteindelijk het applaus krijgt.” Halverwege 2008 vroeg Emile Lohman Diny om bestuurscoördinator te worden. “Dit betekende: niet meer één-op-één werken, maar ondersteuning van de volledige Raad van Bestuur. Alle voorbereidende werkzaamheden verrichten, zeg maar, om het bestuurswerk te faciliteren. Een moeilijke beslissing, want ik was inmiddels erg gehecht aan onze samenwerking. Toch ben ik er op ingegaan, want binnen de nieuwe functie zou ik de kans krijgen mezelf meer inhoudelijk te verdiepen en bredere activiteiten te ontplooien. Ik zet me nu in voor een team van bijzonder boeiende mensen met verschillende disciplines. Ik heb er geen moment spijt van gehad. Ik heb de kans gekregen en ik heb mijn kans met beide handen aangepakt. Dat zou ik iedereen willen aanraden.”

Selfmade secretaressecarrière Diny Kerkman (59) beschouwt zichzelf als iemand van de ‘oudere lichting’ en is daar trots op. Na de toenmalige MMS (Middelbare Meisjes School) ging ze direct aan het werk. Na enige administratieve functies werd ze bij een groot technisch installatiebedrijf ingevoerd in de geheimen van het secretaressevak. Bij verschillende bedrijven ontwikkelde zij zichzelf verder in het vak. In 1980 begon ze als directiesecretaresse bij ‘het Radboud’ – nu alweer 30 jaar ‘haar huis’. Haar recept? “Blijven geloven in je eigen visie op het vak en loyaal zijn aan de visie van je organisatie of ‘baas’. Ik vind ‘roeping’ een wat beladen begrip, maar elke dienstverlenende positie heeft wel iets van een roeping in zich. Het begrip ‘dienstverlening’ neemt in mijn carrière een centrale plaats in.”

15

Wanneer heb jij voor ‘t laatst tijd voor jezelf gemaakt? Boek vandaag nog het Top Secretaries Arrangement bij Golden Tulip Jagershorst (vlakbij Eindhoven) Top Secretaries Arrangement

Valkenswaardseweg 44, 5595 XB Leende T. 088 - 11 88 820 - [email protected] www.goldentulipjagershorst.nl

Reserveren o.v.v. ‘Top Secretaries’ per mail: [email protected] of bel 088 - 11 88 820

16

• • • • • • •

1x overnachting in een 2-persoonskamer 1x uitgebreid ontbijtbuffet Top-tail (Top Secretary Cocktail) 3-gangen dagmenu van de chef Gebruik van fitness, sauna & zwembad Gebruik van badjas & slippers Gratis parkeren

Nu voor maar € 59,00 p.p. excl. citytax à € 1,85 p.p.p.n.