VINCA project :

VINCA project : 2007 – 2008

Waarover gaat het? Het betreft een initiatief van Minister Rudy Demotte, aansluitend bij de homologering van softwarepakketten voor het beheer van patiëntendossiers in de thuisverpleging. Het wil voornamelijk een antwoord bieden op de behoefte nuttige en noodzakelijke informatie makkelijk te capteren in het kader van een gezondheidsberoep waar de mobiliteit van de zorgverstrekker cruciaal is. Bedoeling is dan ook de informatie aan het patiëntbed in te voeren zonder de zorgverstrekker extra te belasten. Met andere woorden, na opleiding zou het administratieve werk van de verpleegkundigen die vrijwillig meewerken aan dit project, aanzienlijk moeten vereenvoudigen.

Tot wie richt het project zich ? Dit project richt zich specifiek tot de ambulante verpleegkundigen, ook al betreft deze problematiek de gehele ambulante zorgsector en een aantal zorginstellingen.

Waarover gaat het precies ? De vele verplichte formaliteiten waarmee ambulante verpleegkundigen in de dagelijkse praktijk geconfronteerd worden, leiden tot vergissingen en beperkingen ; Die zijn vaak te wijten aan de eerder lange periode tussen prestatiedatum en encodage, of aan fouten bij het invoeren van gegevens. De informatie dient dus best zo snel mogelijk geregistreerd te worden en liefst zonder gebruik te maken van een klavier. De twee functies die hierbij hoofdzakelijk beoogd worden zijn het gebruik van de SIS-kaart of de elektronische identiteitskaart, ook e-ID genaamd) om de patiënt te identificeren (en eventueel ook de zorgverstrekker), en het gebruik van iconografische, gestructureerde menu’s voor het invoeren van de uitgevoerde verstrekkingen. Deze twee functies maken het mogelijk het gebruik van papier aanzienlijk te verminderen en tikfouten uit te sluiten. De opgeslagen gegevens kunnen vervolgens onmiddellijk gebruikt worden door de software voor verpleegkundigen voor verschillende doeleinden, zoals : - Voorbereiding van facturatie - Automatisch agendabeheer - Automatische samenstelling van het elektronisch register. - Bijdrage in het ruimer verpleegkundig dossier.

1

Naast deze basisfuncties opent het dagelijks gebruik van draagbaar materiaal -al dan niet gekoppeld aan mobiele telefonie- de weg naar aanvullende applicaties zoals bijvoorbeeld : - Het gebruik van aanvullende applicaties uitsluitend op basis van stemherkenning. - Het koppelen van vocale commentaar (of andere multimedia gegevens) aan de registratie van de basisgegevens. - Het parallelle gebruik van collaboratieve tools voor evaluatie en opvang van zorgbehoevende bejaarden, zoals de RAI (Residence Assesment Instrument). - Het progressief gebruik van gestandaardiseerde berichten ter attentie van andere ambulante zorgverstrekkers of instellingen (RVT, ziekenhuizen, huisartsen, enz.) In bijlage vindt u de beschrijving van de verschillende softwarefuncties die getest zullen worden.

Welk materiaal is nodig om deel te nemen aan het project ? Er zijn twee verschillende mogelijkheden die ons, vanuit het oogpunt van de thuisverpleegkundige voor dit project, het meest gepast lijken : • de PPC (Pocket PC) (ook PDA- Assistant Personnel Digital genoemd of Smart Phone wanneer deze een gsm bevatten) gekoppeld aan een klassieke computer (desktop of laptop) of • De UPPC (Ultra portable PC), ook UMPC (Ultra mobile PC) genoemd. In beide gevallen dient het materiaal uitgerust te kunnen worden met een lezer/(encoder) van een interne of externe smart card. Waarom stellen we deze twee oplossingen voor ? We gaan er van uit dat om het objectief te bereiken, de « draagbaarheid » een belangrijk aspect is. Bijgevolg dienen omvang en gewicht van de computer beperkt te zijn zodat deze bijvoorbeeld in een verzorgingskoffer kan passen. Daarom stellen we volgende maximale afmetingen voor : een maximum gewicht van 1 kg en maximum grootte van 23cm x 14cm. We benadrukken hierbij dat het gaat om een gedateerde foto van de oplossingen die vandaag de dag beschikbaar zijn op een markt die in volle evolutie is. Het project staat dan ook open voor iedere andere materiële oplossing mits ze dezelfde basiskarakteristieken bezit.

Wat zijn de kenmerken van deze twee oplossingen ? De Pocket PC is een soepel en aanpasbaar instrument : klein (amper iets groter dan een gsm), licht (rond de 250 gr) en relatief goedkoop (200 tot 400 €). Naast hun gebruikelijke agendafuncties, zijn ze tegenwoordig ook krachtig genoeg om allerlei andere gebruikstypes toe te laten (Internet, Windows Office, multimedia lezer, geluidsopname, … kortom 80% van de meest gebruikte toepassingen). Men kan de softwarepakketten voor Pocket PC dan ook zo installeren dat elke gebruiker over de pakketten beschikt die hij nodig heeft.

2

Deze toestellen gebruiken over het algemeen een besturingssysteem dat speciaal voor hen uitgewerkt werd, Windows Mobile 5.0 bij voorbeeld. Ze werken met een aanraakscherm (touch screen) waardoor de invoer van informatie niet via een klavier gebeurt maar met een stylus (pen). Bovendien zijn deze PDA’s uitgerust met poort(en) waardoor het mogelijk is er verschillende perifere toepassingen (GPS, wifi,…) of geheugenkaarten op aan te sluiten. Sommigen zijn ook voorzien van de Bluetooth technologie (een standaardprotocol voor draadloze verbindingen over korte afstand tussen bluetooth-apparaten, dat werkt via radiotransmissie, waardoor gegevens snel worden overgebracht). Tot slot bieden ze twee belangrijke voordelen : het aanzetten gebeurt bijna onmiddellijk en ze hebben een lange gebruiksduur zonder opladen van de batterijen (10 à 12 uur gemiddeld). Een Pocket PC werkt niet exact als een PC : bij een pc speelt het energieverbruik niet echt een rol, bij een Pocket PC wel. Gebruik van een harde schijf wordt hier dus niet aangeraden wegens hinderlijk en te hoog elektriciteitsgebruik. De harde schijf kan echter wel vervangen worden door de twee klassieke types van geheugen : het RAM en het ROM geheugen. Het RAM geheugen heeft twee objectieven : stockering van gegevens verzekeren en, zoals op pc, dienen als tijdelijk geheugen voor de programma’s die lopen. Om de gegevens te bewaren dient het RAM geheugen permanent aangesloten te zijn op een elektriciteitsbron. Om hier een oplossing voor te bieden, zijn bepaalde Pocket PC’s voorzien van een instrument dat de belangrijke gegevens van de Pocket PC automatisch op Compact Flash (geheugenkaart die geen stroom nodig heeft om gegevens te bewaren bewaart zodra de batterij van de Pocket PC aan kracht begint te verliezen. Maar het heeft niet echt veel zin een PDA alleen te gebruiken en dient beschouwd te worden als aanvulling op de klassieke computer die noodzakelijk blijft om te voldoen aan een aantal vereisten die noodzakelijk zijn voor zwaardere randapparatuur of programma's. Aangesloten op de PC, synchroniseert de Pocket PC zich automatisch . Zo kopieert hij de emails van uw PC naar zijn geheugen zodat u ze kan lezen en beantwoorden. Hij verstuurt het antwoord dan wanneer hij terug aangesloten wordt op de PC. Het is ook mogelijk een emailrekening te configureren om de e-mails te kunnen raadplegen waar u zich ook bevindt mits u voor uw Pocket PC een internetverbinding heeft voor verschillende PC's of een WiFi verbinding. Met andere woorden, de keuze voor een PDA veronderstelt dat u reeds een PC bezit of er een wenst aan te schaffen. Voor dit project wordt de software voor het beheer van het verpleegkundig dossier voornamelijk geïnstalleerd op de PC. Bepaalde specifieke applicaties worden geïnstalleerd op de PDA en worden gesynchroniseerd met de software op de PC. Anders dan bij de PPC, is de Ultra Portabele PC (UPPC) een echte computer die volledig op zichzelf kan staan. Hij weegt uiteraard een beetje meer en neemt wat meer plaats dan de PDA maar blijft ook makkelijk transporteerbaar. De meeste UPPC's zijn voorzien van nuttige randapparatuur zoals GPS, camera, wifi, bluetooth, enz… en beschikt over een aantal poorten die het mogelijk maken diverse kaarten en randapparaten (optisch lezer, printer, schrijver,… enz) aan te sluiten. Ze beschikken net als PC's over een belangrijk capaciteit qua geheugen en stockering. Een UPPC kan dus zeker gebruikt worden als enig werkinstrument. Net zoals de PocketPc’s zijn UPC’s uitgerust met een aanraakscherm waardoor u de gegevens kan invoeren zonder een klavier te gebruiken.

3

Deze UPPC's gebruiken ook een eigen besturingssysteem, meestal Windows XP tablet edition dat momenteel steeds vaker vervangen wordt door Windows Vista. Vaak zijn een aantal nuttige maar geheugenbelastende functies meteen voorzien, zoals stemherkenning bijvoorbeeld. De prijzen van de UPPC's beginnen stilaan te dalen met verschillende modellen beschikbaar tussen 800 en 1.000€. De nieuwe modellen zullen nog performanter en lichter zijn dankzij het vervangen van de klassieke harde schijf door SSD geheugenkaarten en de komst van nieuwe technologieën die het verbruik van de batterijen aanzienlijk zullen verbeteren. Deze modellen zullen waarschijnlijk echter wel zo'n 50 tot 60% duurder zijn wat hem minder "economisch" competitief maakt tegenover het alternatief, de PC-PPC. Deze oplossing kan dus perfect voor verpleegkundigen die een apart toestel willen aanschaffen voor hoofdzakelijk professioneel gebruik of die nog geen informaticamateriaal bezitten. Momenteel is de autonomie van de UPPC veel beperkter (van 2 tot 6 uur) in vergelijking met de Pocket PC - PDA en het aanzetten verloopt uiteraard trager maar hij laadt probleemloos weer op via de sigarenaansteker in de wagen. Om u een beeld te vormen van de modellen die momenteel op de markt verkrijgbaar zijn kan u onder andere een kijkje nemen op http://www.umpcportal.com/products/

4

DE VERSCHILLENDE ETAPPES IN DIT PROCES 1. Voor softwareleveranciers De FOD Volksgezondheid zal in februari 2007 de minimaal verwachte technische en functionele specificiteiten meedelen. Concreet betekent dit ook dat zodra de lopende homologering van softwarepakketten voor de thuisverpleging afgerond is, alle softwareproducenten schriftelijk zullen gevraagd worden hun interesse voor dit project kenbaar te maken tegen uiterlijk 15 maart 2007. Om gebruikers-verpleegkundigen een zo ruim mogelijke keuze te bieden, kan de "mobisoft"1 die producenten voorstellen niet hardware gebonden zijn. Het softwarepakket dat de kandidaat producent voorstelt voor mobiele drager moet met andere woorden werken met minstens 3 hardwareconfiguraties2 van verschillende merken. De producent zal ook gevraagd worden voor iedere configuratie een maximale budgetraming te maken. Wanneer een PDA wordt voorgesteld, dienen de softwareproducenten die kandidaat zijn voor het VINCA project : - een toepassing te ontwikkelen (compatibel met Windows Mobile 5.0 of equivalent) die het mogelijk maakt prestatiegegevens in te voeren na invoeren van de SIS-kaart (of eID) van de patiënt én die ervoor zorgt dat de gegevens beveiligd zijn in geval van stroomonderbreking. - interfaces ontwikkelen voor synchronisatie en integratie met de software - aanvullende functies ontwikkelen die zij nodig achten Wanneer een UPPC wordt voorgesteld, dienen de softwareproducenten hun bestaande software aan te passen aan de hiertoe bestemde, meest recente besturingssystemen en te voorzien van de nodige aanvullende functies. Vanaf eind juni 2007 organiseert de FOD een testsessie ter validering en maakt via zijn portaalsite de lijst bekend van de geslaagde softwarepakketten. Er zal tevens op toegezien worden dat softwareproducenten duidelijke informatie verstrekken over tarieven en gebruiksvoorwaarden. De FOD Volksgezondheid overweegt bovendien de oprichting van een helpdesk om eventuele vragen van kandidaat-gebruikers te beantwoorden. 2. Voor verpleegkundigen Vanaf dit stadium zal de FOD Volksgezondheid een oproep verspreiden naar de verpleegkundigen om deel te nemen aan dit pilootproject. Zij kunnen zich kandidaat stellen door het inschrijvingsformulier op de website van de FOD Volksgezondheid ingevuld terug te bezorgen tegen ten laatste 15 oktober 2007. Het is nuttig te weten dat de eerste 2.000 correct ingevulde aanvragen in aanmerking genomen worden. Om een zo goed mogelijke representativiteit van de sector te bekomen zullen specifieke, objectieve selectiecriteria uitgewerkt worden die meegedeeld worden bij de oproep voor kandidaten eind juni 2007.

1

Met “Mobisoft” wordt bedoeld : de mobiele informaticamodule die door de zorgverstrekker gebruikt wordt op weg van en naar het patiëntbed. 2

Behalve wanneer de werkgever het materiaal aankoopt en eht ter beschikking stelt van zijn werknemers in het globaal kader van een arbeidscontract.

5

De eigenlijke testfase kan dan van start gaan vanaf 1 december 2007 en ten laatste op 1 maart 2008. INDIVIDUELE VOORWAARDEN VOOR DEELNAME Om zich kandidaat te stellen dienen verpleegkundigen aan volgende vier criteria te voldoen: 1. een softwarepakket voor het beheer van patiëntendossiers gebruiken in 2007; het lijkt vanzelfsprekend maar we herhalen toch even deze absolute voorwaarde. 2. voldoen aan de voorwaarden (activiteitsprofiel) die recht geven op de RIZIV-premie voor informatisering 3. zich ertoe verbinden de nieuwe functies voortdurend te gebruiken gedurende de hele projectperiode. 4. zich ertoe verbinden deel te nemen aan de evaluatie en het sturen van het project (zie verder). EVALUEREN EN STUREN VAN HET PROJECT Er wordt een dubbele rechtstreekse consultatie van de deelnemers georganiseerd : na 6 en na 11 test maanden. Deze raadpleging zal gebeuren aan de hand van een gestandaardiseerde feedback via een elektronische vragenlijst. Een proefgroep van ongeveer 200 zorgverstrekkers zal bovendien worden uitgenodigd deel te nemen aan drie capitalisatievergaderingen. Bedoeling van deze vergaderingen is uiteraard de performantie van de nieuwe functies te evalueren, maar ook en vooral de aanpassings- en evolutiemogelijkheden te bestuderen alvorens de mogelijkheid uit te breiden naar de volledige verpleegsector. Ook de softwareproducenten worden nauw betrokken bij dit proces. EEN FINANCIËLE INCENTIVE De 2.000 verpleegkundigen die deelnemen aan de test krijgen hiervoor een eenmalige premie van 650€ die het RIZIV uitbetaalt dankzij een enveloppe die Minister Rudy Demotte hiervoor vrijmaakte in het budget 2007. Deze premie is strikt persoonlijk en is aanvullend op de jaarlijkse informatiseringspremie van 350€ voor de gebruikers van een gehomologeerd softwarepakket in 2007. EN DAARNA ? Dit project start niet van nul. Vele initiatieven zagen reeds het daglicht om het probleem van de mobiliteit van de zorgverstrekker aan te pakken. Dit project is ook geen geïsoleerd project. Het kadert in een ruimere context, « e-health » of « gezondheid on-line » genoemd. De verschillende bouwstenen die nodig zijn voor de ontwikkeling van deze gezondheid online worden stapsgewijs ingevoerd. Door rekening te houden met het mobiliteitsaspect zal het effectief gebruik van deze bouwstenen ongetwijfeld aanzienlijk versnellen : het (geïnformatiseerd en gestructureerd) patiëntendossier. Na deze testfase is het de bedoeling deze functies op te nemen in de homologering om uitbreiding naar de hele sector te garanderen.

6

BIJLAGE

Functionele specificaties : Op de website www.health.fgov.be/telematics vindt u op de VINCA pagina de lijst met vaak gestelde (technische) vragen ("FAQ"), die softwareproducenten ons tot nu toe stelden met de bijhorende antwoorden. De minimale functionaliteiten voor dit project zijn : 800 Het gebruik van het klavier is uitsluitend toegelaten voor het invoeren van niet gestandaardiseerde informatie in vrije tekst die niet vooraf gecodeerd kan worden in de « mobisoft ». Selectie van objecten of acties gebeurt aan de hand van aankliksystemen of expliciete en performante grafische interfaces. 801 De toegang tot de « mobisoft » is minstens gecontroleerd door een login systeem – paswoord of ander systeem (SISkaart, eID) om de eenduidige identificatie van de zorgverstrekker te garanderen. 802 Vooraleer codes in te brengen of te bevestigen, vereist de « mobisoft » verplicht het inlezen van de niet gecrypteerde identificatiegegevens (naam, voornaam, geboortedatum, geslacht en INSZ) van de SISkaart of eID van de bezochte patiënt. a. Het lezen van de kaart geeft automatisch toegang tot een bestaand patiëntendossier of creëert een nieuw patiëntendossier wanneer het om een nieuwe patiënt gaat. b. Het lezen van een een ieuwe SISkaart of eID sluit automatisch het geopende dossier van een andere patiënt. 803 Bij het openen van een patiëntdossier stelt de « mobisoft » standaard de geplande prestatie(s) voor, voor een patiënt op de dag van het bezoek van de zorgverstrekker. a. Hij vraagt systematisch deze prestatie(s) te bevestigen en laat toe prestaties toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. b. Hij biedt toegang tot de gestandaardiseerde commentaren die aangebracht werden door de verschillende verpleegkundigen die de patiënt de laatste twee dagen bezochten (zie criterium 805) c. Hij herinnert de gebruiker eraan het(de) voorschrift(en) dat(die) bij de bezochte patiënt zijn mee te nemen en ontvangst ervan te bevestigen. 804 De « mobisoft » waarschuwt meteen wanneer prestaties worden toegevoegd die niet toegelaten zijn door het lopende voorschrift of forfait. 805 De « mobisoft » maakt het mogelijk gestandaardiseerde commentaar over de meest voorkomende situaties in te voeren. Hieronder vallen : a. Instructies en onvoorziene omstandigheden: afwezigheid, transfer, uitstel,... b. Beschrijving van de algemene toestand van de patiënt 806 De « mobisoft » maakt het mogelijk de Katz schaal in te voeren en te interpreteren, te verlengen en te wijzigen. Hij laat onder meer toe het volgende in te voeren en te visualiseren : De datum waarop de Katz schaal werd ingediend bij de verzekeringsinstelling De vervaldatum van de schaal Hij maakt het ook mogelijk aan te duiden dat het certificaat voor aanvraag van een toilet voor een in tijd en ruimte gedesoriënteerd persoon verstuurd dient te worden.

7

807 In het kader van een nieuwe aanvraag voor palliatieve zorg, maakt de « mobisoft » het mogelijk a. Na te gaan of een medisch advies werd aangemaakt b. Het kennisgevingsformulier te activeren en voor te bereiden c. Bij ieder bezoek de gegevens in verband met de pijnschaal in te geven. 808 In het kader van een voorschrift voor technisch verpleegkundige prestaties maakt de « mobisoft » het mogelijk de voornaamste elementen van een voorschrift (met uitzondering van de klinische gegevens en specifieke details) in te voeren, namelijk : a. Type van de toe te dienen zorg (inspuiting, verband, toilet, lavement, enz.) b. Prestaties van een vaste of referentieverpleegkundige c. Frekwentie van de bezoeken (dag/week/maand/...) d. Begin- en einddatum van de zorg De « mobisoft » maakt het ook mogelijk een specifiek statuut toe te kennen aan een voorstel van of aanvulling bij een voorschrift, gericht is aan de behandelende geneesheer, zodat het later kan afgedrukt worden. 809 In het kader van specifieke technieken die het akkoord van een adviserend geneesheer vereisen, maakt de « mobisoft » het mogelijk de goedkeuringsdatum te visualiseren. 810 De « mobisoft » maakt het mogelijk vocale commentaar toe te voegen aan het patiëntendossier. 811 Bij geforceerde uitval van de « mobisoft », door bijvoorbeeld door problemen in de stroomtoevoer, verzekert de « mobisoft » behoud van de ingevoerde gegevens. 812 De « mobisoft » vereist een synchronisatie met de basissoftware volgens modaliteiten die door de gebruiker gekend en parametreerbaar zijn 813 Na synchronisatie met de « mobisoft » , zal de basissoftware : a. een aparte status behouden voor de gegevens die ingevoerd werden van bij het patiëntbed b. de gebruiker systematisch voorstellen de formulieren die door de « mobisoft » werden geactiveerd, te vervolledigen/uit te printen. (zie crit. 803, 806, 807 & 808). Optionele criteria (in functie van de connectiviteit en de beschikbaarheid van middelen) : 814 De « mobisoft » zorgt voor een dynamische update van de plannings die gedeeld worden met andere gebruikers, en dit volgens modaliteiten die door de gebruikers gekend en parametreerbaar zijn. 815 De « mobisoft » maakt het mogelijk de Sumehr (Summarized Electronic Health Record – XML bestand) in het patiëntendossier te integreren in de vorm van een document. 816 De « mobisoft » maakt het gebruik mogelijk van de beslissingsondersteunende systemen aanbevolen door het RIZIV om de zorgkwaliteit te verbeteren

8