VieCuri Medisch Centrum Calamiteitenopvang in het ziekenhuis Planvorming, preparatie, organisatie, inzet en nazorg
14 mei 2014 Tilburg Kenniskring crisisbeheersing Drs A.C. van Alphen Dhr T. Heerschop
Profiel VieCuri • • • • •
VieCuri is een STZ ziekenhuis: Verzorgingsgebied: Klinische opnames: Dagverpleging (1 dagopname) Polikliniekbezoek:
• •
Totale omzet ruim € 220 miljoen Stabiel financieel resultaat van ca. 2% gebaseerd op bescheiden marges.
1 van 28 in Nederland ca. 280.000 inwoners ca. 23.500 per jaar ca. 28.500 per jaar > 400.000 per jaar
Profiel VieCuri • • • • • •
Aantal personeelsleden: ca. 2.900 Medisch specialisten: 183 Coassistenten (bijna arts): 40 Arts in opleiding (AIO’s): > 50 Arts niet in opleiding (ANIO’s): > 20 Zeer veel HBO opgeleiden: Physician Assistant (= HBO dokter), verpleegkundigen, paramedici, etc.
Profiel VieCuri • • • • •
Meerdere locaties: Venlo, Venray, Reuver, Panningen en meer dan 50 priklocaties. Specialistisch Dottercentrum, Radiotherapie Actueel lopend renovatieproject Venlo Nieuwbouw “Moeder – Kind centrum” Nieuwbouw Acute hulp post = SEH+ HAP
Donderdag 28 september 2006 Twenteborg Ziekenhuis Almelo
• • • • •
10:50 uur melding brand in OK in Almelo Brandweer en politie snel ter plaatse Bedrijfsnoodplan in werking Bericht dat patiënt was overleden Pers zeer snel op de hoogte (niet door ZGT) en actief
Calamiteit in de “tent” 28 september 2006
28 september 2006
Vervolg 28 september 2006 • • • • • • •
Contact met Familie Personeel opgevangen door bedrijfsopvangteam Contacten met burgemeester, brandweer en politie Raad van Toezicht geïnformeerd dat patiënt was overleden Inspectie en schadeverzekeraars geïnformeerd Pers geïnformeerd Raad van Bestuur vanaf het begin actieve rol, ook naar de media. Niet overlaten aan …!
FATALE GEVOLGEN BRENGEN BEWEGING
KORTE TERMIJN
Managen van de hectische situatie
Openheid: een bestuurlijke keuze
• • • • • • • •
Op dag zelf: mededeling voor media, later persconferentie Verantwoordelijk voor beeldvorming over de medewerkers Vervolgtraject veel contact met de pers Maximale benutting interne communicatiemiddelen Afstemming met familie “Eigen”onafhankelijke onderzoekscommissie benoemd 1e periode als Raad van Bestuur veel zichtbaar zijn intern Commandostructuur in acute (warme) fase.
Communicatie • • • • • •
Treed proactief op Wees beschikbaar voor de media De pers maakt het nieuws Goed bericht is geen nieuws Zorg voor professionele (externe) ondersteuning “Normale” persvoorlichting bedrijfscommunicatie is onvoldoende • Vergeet de interne communicatie niet • Houd contact met familie/ verwanten gedupeerde(n)
Wat gebeurt er in de organisatie
• • • • • • • • • • •
Gevoel van grote schok Emotioneel: direct betrokken medewerkers/ artsen/ technici Veel aandacht voor opvang/ samen zijn in het ziekenhuis Behoefte aan informatie Agenda/ prioriteiten volstrekt overhoop Prioriteit continuiteit in de zorg Test voor interne solidariteit Onderzoeken kosten veel werk in kleine kring Tempo andere ontwikkelingen vertraagt Voor de meesten: over tot orde van de dag Zorg voor professionele opvang voor medewerkers
(MIDDEL)LANGE TERMIJN
MANAGEN VAN KWALITEIT EN VEILIGHEID Een veilig ziekenhuis is de verantwoordelijkheid van elke medewerker
Samenwerking VMS als paraplu
Brandtraining Bedrijfsnoodplan QMT VIM-men Risico-inventarisaties PvA Veilige zorg
Ontruimingstraining Informatiebeveiliging Kwaliteitsysteem bij zorgprocessen etc. etc.
Voer in of bouw op: • Veilig Incident Melden • Kwaliteits- veiligheidssysteem (inclusief medische technologie) • Risicoanalyses – Gebouw – Infrastructuur – Installatietechniek – Inhoud van zorg (niet alleen de processen) • VMS
Borging en verantwoordelijkheid • • • • • •
Stel meerjarenbeleidsplan patientveiligheid op Beschrijving van de processen Maak werkbare procedures Integrale verantwoordelijkheid Visitatieronden bij elkaar Veiligheidsronden !!
• •
Kwaliteit en veiligheid is verantwoordelijkheid van de lijn Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk
•
Kies een kwaliteitssysteem (accreditatiesysteem) dat een veiligheidscultuur kan bevorderen
Borging • • • • • • • • •
PDCA ook in cyclus kwaliteit en veiligheid Rapportages Audits Ongecensureerde informatie naar Raad van Bestuur Verantwoordelijk medisch specialist is medische verantwoordelijkheid Betrokkenheid uit overtuiging Veiligheidsronden met Raad van Bestuur en medische staf Cultuuromslag Voorkom bureaucratie en “afvinkcultuur”
Domeinen
Rapportage van domeinen
Strategische risicoanalyse
Controllers Manager K&V VIM Calamiteiten Klachten
Dashboard Afdelingsleiding
Audits Veiligheidsronden Visitatie
Strategische risicoanalyse
Positionering kwaliteit en veiligheid
Controllers kwaliteit en veiligheid • Controllers onderdeel bureau Raad van Bestuur • Beoordelen, inventariseren risico’s en adviseren de gehele organisatie • Bevoegdheid om vrij te rapporteren aan Raad van Toezicht • Controller is tevens Crisiscoördinator en Hoofd BHV Manager kwaliteit en veiligheid • Deel van het MT • Doel is ondersteuning van de lijnorganisatie • Stuurt afdeling kwaliteit en veiligheid aan Toetsingsorgaan kwaliteit en veiligheid • Brengt manager en controllers K&V samen • Vertaling van risico’s naar strategisch niveau
Een voorbeeld calamiteitenopvang 2005: • Ziekenhuisrampenopvangplan (ZiROP) • BHV plannen – deelplannen • Hoogwaterplan • Plannen van aanpak voor een pandemie Nog niet aanwezig: • Continuïteitsplan • Oefenplan Niet gedaan • Interne risicoanalyse • Externe risicoanalyse
Planvorming Calamiteitenplan • Operationele inzet • Crisisteam • Continuïteitsplannen • Oefenplan • Nazorg
Beheerder calamiteitenplannen tevens Crisismanager en Hoofd BHV direct onder RvB in de functie controller Kwaliteit en veiligheid. Inzetten op netwerk van ketenpartners en hulpdiensten. Kennis in combinatie met kennissen.
Ken uw ketenpartners
Werkt het?
Juni 2009
Dec 2010
Maart 2011
Doorontwikkeling rampenopvang •
Netcentrisch werken nieuwe ontwikkeling – Vraagt om nog meer vertrouwen in ketenpartners – Snellere beeldvorming – Minder uitvraag via telefoon – Geeft vroegtijdig goed beeld van de calamiteit
Ervaring VieCuri bij gijzeling Reuver 7 november 2013
Werkt het ook bij andere processen?
Bouw,techniek en inkoop Bouw • Risico analyse • Beheersmaatregelen definiëren • Vertalen in werkvergunning • Toezicht • Overdracht • Onderhoud Inkoop • Pakket van eisen en wensen • Risicoanalyse • Beheersmaatregelen definiëren • Ingangscontrole/ inspectie • Onderhoud/ opleiding • Afstoten materialen
De wens: Kwaliteit en veiligheid moeten in de lijn verankerd zijn en beleefd worden als leidend voor de inhoud. Het moet in de genen van de organisatie zitten.
De dagelijkse praktijk: Kwaliteit en veiligheid moeten voortdurend en blijvend onder de aandacht worden gebracht. Het zit (nog) niet in onze genen.
Meer informatie: www.viecuri.nl
