Verzuimprotocol Prokx Payroll Professionals
versie juli 2015
1
Inhoud 1. Inleiding
3
2. Ziek- en hersteld melden
4
3. Loondoorbetaling bij ziekte
7
4. Verzuimbegeleiding en controle door Prokx en Bedrijfsarts
8
5. Sancties
9
6. Opbouw, opname en verval vakantiedagen
10
7. Overige bepalingen
11
BIJLAGE 1
12
versie juli 2015
2
1. Inleiding Het verzuimprotocol is van toepassing op payroll-werknemers (verder te noemen werknemers) in dienst van Prokx Payroll Professionals B.V. (verder te noemen de payroll-onderneming). Werknemers worden door payroll-onderneming exclusief ter beschikking gesteld aan een organisatie (verder te noemen de opdrachtgever), alwaar de werknemer zijn/haar werkzaamheden verricht. De Wet Verbetering Poortwachter is erop gericht om de zieke zo snel mogelijk te re-integreren in zijn eigen werk. Als dit niet meteen mogelijk is zullen de payroll-onderneming en werknemer samen moeten kijken of er mogelijkheden zijn tot het verrichten van aangepast werk binnen het bedrijf of desnoods bij andere werkgevers. De huidige wet- en regelgeving is dermate veranderd dat de verantwoordelijkheden voor de payroll-onderneming en werknemer veel groter zijn dan voorheen. Met de komst van de Wet Verlenging Loondoorbetalingverplichting, die per 1 januari 2004 van kracht is, moet de payroll-onderneming de zieke werknemer 2 jaar (104 weken) doorbetalen, in plaats van 1 jaar (52 weken). Een eventuele WIA uitkering zal pas na 104 weken worden uitgekeerd. De werknemer en payroll-onderneming dienen dan een volledig re-integratieverslag bij de WIA aanvraag in te leveren. Het re-integratieverslag wordt beoordeeld op administratieve volledigheid en er wordt gekeken of de juiste stappen genomen zijn in het voorafgaande traject. Als het UWV oordeelt dat het verslag administratief en/of inhoudelijk niet volledig is, dan kan het UWV forse sancties opleggen aan de payroll-onderneming en/of de werknemer. Mede daarom is het belangrijk dat er een duidelijk verzuimprotocol aanwezig is. Zowel de werknemer als de payroll-onderneming moeten precies weten wat er van hen wordt verlangd en waar ze aan toe zijn in bepaalde situaties. Zowel payroll-onderneming als werknemer dienen zich dan ook altijd te houden aan het ziekteverzuimreglement.
versie juli 2015
3
2. Ziek- en hersteld melden Je wordt ziek….wat te doen? Wanneer je ziek wordt, neem dan zelf ’s ochtends vóór 10.00 uur telefonisch contact op met de P&O Adviseur van Prokx (via telefoonnummer: 0570-850555) en met het bedrijf waar je werkzaam bent (je leidinggevende). Alleen in uiterste noodzaak mag de ziekmelding door iemand anders worden gedaan, bijvoorbeeld wanneer er sprake is van ziekenhuis of andere (spoed)opnames. Ga je ziek naar huis (onder werktijd)? Meld je dan direct bij je leidinggevende ziek en neem zo spoedig mogelijk telefonisch contact op met de P&O Adviseur van Prokx. Word je ziek in het weekend… Geef je ziekmelding dan door via de mail:
[email protected]. Je moet dan nog wel maandag vóór 10.00 uur telefonisch contact opnemen met de P&O Adviseur van Prokx. Heb je je te laat ziek gemeld? Helaas kan je ziekmelding niet met terugwerkende kracht worden geaccepteerd. Dit betekent dat de ziekmelding (en salarisbetaling over de ziekte uren) pas in gaat vanaf de dag dat je telefonisch contact met de P&O Adviseur opneemt. Welke informatie heeft Prokx van jou nodig? - De reden waarom je je ziek meldt; - Of je gedeeltelijk je eigen of eventueel ander werk kunt doen; - Wanneer je niet thuis verblijft; het verpleegadres en telefoonnummer waarop je te bereiken bent; - Of je de huisarts en/ of een andere arts hebt ingeschakeld; - De ingestelde therapie/ behandeling; - Wanneer je een arbeidsgehandicapten status hebt (of in het verleden hebt gehad), geef dit dan door bij de ziekmelding. Ook wanneer je een medische keuring hebt ondergaan bij het UWV omdat je in het verleden langdurig ziek bent geweest of een aanpassing op het werk nodig had, ben je verplicht dit te melden. Je bent weer beter….wat te doen? Je meldt dit vóór 10.00 uur 's ochtends bij de P&O Adviseur van Prokx en het bedrijf waar je werkzaam bent (je leidinggevende). Ben je in het weekend weer beter, meldt dit dan per mail:
[email protected] en neem maandag alsnog vóór 10.00 uur telefonisch contact op met de P&O Adviseur van Prokx. Ook wanneer de bedrijfsarts met jou een hersteldatum heeft afgesproken, meld je dan op gebruikelijke wijze beter bij Prokx. Prokx en je leidinggevende op de hoogte houden Lopende zaken, afspraken of spoedzaken geef je aan je leidinggevende door, zodat alles goed afgehandeld kan worden. Verder houd je Prokx/ de Arbodienst en je leidinggevende op de hoogte van ontwikkelingen omtrent je ziekte. Telefonisch bereikbaar blijven Zowel Prokx/ de Arbodienst als je leidinggevende moeten je tijdens je ziekte telefonisch kunnen bereiken. Wanneer je niet direct telefonisch bereikbaar bent, neem dan zelf zo spoedig mogelijk contact op wanneer daarom wordt gevraagd (via bijvoorbeeld voicemail of mail). Als jouw telefoonnummer wijzigt, geef dit dan door aan Prokx/ de Arbodienst en jouw leidinggevende, zodat zij je op het juiste nummer kunnen bereiken.
versie juli 2015
4
Ben je ziek tijdens je zwangerschap? Als het ziekteverzuim gerelateerd is aan je zwangerschap of bevalling, dan word je dringend verzocht dit op de eerste verzuimdag vóór 10.00 uur aan Prokx door te geven. Geef daarbij duidelijk aan of het arbeidsongeschiktheid betreft als gevolg van zwangerschap of bevalling buiten zwangerschapsverlof. De zwangerschapsverklaring dien je zo spoedig mogelijk op te sturen. Verpleegadres Wanneer je verhuist, of om een andere reden van verpleegadres verandert (bijvoorbeeld bij opname in of ontslag uit een ziekenhuis), geef dit dan binnen 24 uur aan Prokx en je leidinggevende (en de bedrijfsarts) door. Als je verpleegadres en telefoonnummer afwijken van je woonadres, moet dit worden doorgegeven, zodat je op het juiste adres bereikbaar bent. Gedurende de eerste drie weken mag je het verpleegadres niet verlaten, tenzij je daarvoor toestemming krijgt van Prokx. Dit mag alleen voor bezoek aan de huisarts of specialist of om het werk te hervatten. De bedrijfsarts of de daarvoor aangewezen persoon moet in staat gesteld worden jou op het verpleegadres te bezoeken. De nodige maatregelen, wanneer je bijvoorbeeld zelf niet in staat bent open te doen, bij een defecte bel, e.d., moet je daarvoor treffen. Wanneer je afwezig bent door bijvoorbeeld (toegestaan) bezoek aan de huisarts, regel dan op je verpleegadres dat de bezoekende bedrijfsarts of een andere aangewezen persoon op de hoogte wordt gesteld van waar de plaats waar jij je bevindt. Kan ik werken tijdens mijn ziekte? Je bent verplicht, gevraagd of ongevraagd, alle informatie te verstrekken aan Prokx en de bedrijfsarts, op basis waarvan kan worden vastgesteld welke werkzaamheden je nog wel kunt verrichten, rekening houdend met jouw beperkingen. De eventueel aangeboden werkzaamheden mogen het genezingsproces uiteraard niet nadelig beïnvloeden. De bedrijfsarts zal jou en Prokx adviseren welke werkzaamheden in jouw situatie als passend kunnen worden beschouwd. Bij het aanwijzen van andere werkzaamheden die in redelijkheid van je gevraagd kunnen worden, ben je verplicht die werkzaamheden uit te voeren (een en ander is geregeld in de Wet Poortwachter). Herstelbevordering Er wordt van je verwacht dat je datgene doet, dat bijdraagt aan het bevorderen van jouw herstel en na te laten wat jouw herstel zou kunnen belemmeren. Ga bijvoorbeeld bij fysieke klachten geen belastende klussen in huis doen, of laat jouw fysiek belastende hobby’s even achterwege. Schakel snel jouw huisarts in om advies in te winnen en laat je behandelen als dat mogelijk is. Ziek door schuld van een ander… Als jouw ziekte is veroorzaakt door een ander die daarvoor aansprakelijk gesteld kan worden, dan dien je dit te melden aan Prokx en jouw medewerking te verlenen aan de te volgen procedure. Ik heb een conflict op het werk. Kan ik me nu ziek melden? Conflicten tussen jou en je leidinggevende of met collega’s zijn op zich geen reden om je ziek te melden. Je moet in dat geval alles in het werk stellen om het conflict op te lossen. Wanneer je van mening bent dat het conflict onoplosbaar is, neem dan contact op met je P&O Adviseur. Hij/ zij kan er eventueel voor zorgen dat er wordt bemiddeld tussen u en uw leidinggevende of collega’s. Eventueel kunnen duidelijke werkafspraken worden gemaakt die schriftelijk worden vastgelegd.
versie juli 2015
5
Ziek als gevolg van spanningen in de privé sfeer? In principe zijn spanningen in de privé sfeer geen reden om je ziek te melden. De bedrijfsarts zal moeten beoordelen of de ziekmelding wordt geaccepteerd. Verlof (overig) Wanneer je vragen hebt met betrekking tot overige verlofvormen (zoals bijvoorbeeld zorgverlof), neem dan contact op met jouw P&O Adviseur voor de mogelijkheden. Verblijf in het buitenland… Wanneer je naar het buitenland gaat, heb je vooraf toestemming nodig van Prokx. Bij ziekmelding vanuit het buitenland gelden dezelfde regels als voor een ziekmelding in Nederland, wat betekent dat je zelf ’s ochtends voor 10.00 uur telefonisch contact opneemt met de P&O Adviseur van Prokx. Daarnaast moet jij je binnen drie dagen melden bij de aangegeven instelling in dat land (zie bijlage I) voor het afgeven van een medische verklaring. Verblijf je in een land dat niet in het overzicht wordt genoemd, dan moet je zelf door een arts in dat land een verklaring over je ziekte laten opstellen. De verklaring dient in het Engels, Frans of Duits geschreven te zijn en moet de volgende gegevens bevatten: • de aard van de ziekte; • het verloop van de ziekte; • de ingestelde therapie; • een verklaring van medische ongeschiktheid tot reizen (indien van toepassing). De verklaring moet je per mail of fax kunnen overleggen aan de bedrijfsarts. Tevens moet Prokx in het bezit komen van een telefoonnummer waarop je te bereiken bent voor een telefonisch spreekuur van de bedrijfsarts. Ziekmelding niet geaccepteerd? Wanneer je niet volgens dit protocol hebt ziek gemeld, dan wordt mogelijk de ziekmelding niet geaccepteerd en zal Prokx jouw afwezigheid beschouwen als een verlofdag of als onbetaald verlof. Ziek na einde dienstverband Wanneer je binnen 4 weken nadat je dienstverband bij Prokx is geëindigd, ziek wordt én op dat moment nog geen andere baan hebt, ben je verplicht dit onmiddellijk schriftelijk aan Prokx te melden.
versie juli 2015
6
3. Loondoorbetaling bij ziekte Wat gebeurt er met mijn salaris als ik ziek ben? Payrollovereenkomst zonder uitzendbeding Wanneer je door ziekte niet in staat bent te werken, heb je gedurende de eerste 104 weken van ziekte of tot de einddatum van je arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd recht op doorbetaling van het onderstaande percentage van jouw geldende loon*. Week van arbeidsongeschiktheid 1 t/m 52 53 t/m 104
Loondoorbetaling percentage van het loon 91% 80%
Je hebt gedurende de eerste 104 weken van ziekte of tot de einddatum van je arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, tenminste recht op het voor jou geldende minimumuurloon (m.u.v. de wachtdagen). Wachtdag De eerste dag waarop je ongeschikt bent om de overeengekomen arbeid te verrichten (én jij je hebt ziek gemeld) geldt als wachtdag, waarover je geen recht op doorbetaling van loon hebt. Reiskosten Gedurende de ziekteperiode worden reiskosten en overige kosten niet vergoed. Ik ga ziek uit dienst. En nu? Mocht je arbeidsovereenkomst eindigen gedurende je ziekteperiode, dan word je door Prokx ziek uit dienst gemeld bij het UWV. Het UWV neemt op dat moment de begeleiding en loonbetaling over. Payrollovereenkomst met uitzendbeding Afwijkende regeling* Voor payroll-overeenkomsten met uitzendbeding geldt de volgende regeling: Wanneer je ziek wordt eindigt je payroll-overeenkomst op de eerste ziektedag, op grond van artikel 14 lid 4 van de cao. Prokx meldt je ziek uit dienst bij het UWV. Wanneer hiervan sprake is en je recht hebt op een uitkering op grond van de Ziektewet, vult Prokx deze uitkering als volgt aan: - Gedurende de eerste 52 weken van ziekte tot 91% van het uitkeringsdagloon - Gedurende de 53ste t/m de 104de week tot 80% van het uitkeringsdagloon Wachtdagen De eerste twee dagen van ziekte geldt als wachtdag op grond van de ziektewet, waarover je geen recht op doorbetaling van loon hebt.
versie juli 2015
7
4. Verzuimbegeleiding en controle door Prokx en de bedrijfsarts Ik ben opgeroepen door een bedrijfsarts. Wat nu? Wanneer je ziek bent, kun je een oproep krijgen van je payroll-onderneming, de bedrijfsarts of een andere, door de payroll-onderneming daarvoor aangewezen persoon. Je bent verplicht gehoor te geven aan de oproep op het spreekuur of bezoekuur te komen. Dit geldt ook voor, door de bevoegde persoon of instantie, gegeven aanwijzingen om jouw onder medische behandeling te stellen. Gemaakte kosten van de bedrijfsarts kunnen op jou worden verhaald, bijvoorbeeld wanneer jij je niet 48 uur van te voren afmeldt of niet verschijnt op het spreekuur zonder je af te melden. Medisch onderzoek Aan een medisch onderzoek dien je tevens mee te werken, ook wanneer je van plan was kort daarna (bijvoorbeeld de volgende dag) weer te gaan werken. Wanneer je vóor de datum waarop het spreek/bezoekuur is gepland, je werkzaamheden hebt hervat, informeer dan bij Prokx/ de Arbodienst of de bedrijfsarts of je alsnog naar het spreek-/ bezoekuur moet komen. Mocht je van mening zijn dat je geen gevolg aan de oproep kunt geven, laat dit dan uiterlijk 48 uur van te voren te laten weten aan de bedrijfsarts. In dat geval zal je op het verpleegadres moeten verblijven tot het hierop volgende "eerste bezoek". Openheid van zaken Je bent verplicht aan de bedrijfsarts openheid van zaken te geven en alles mee te delen wat van belang is m.b.t. jouw klachten en oorzaken van het verzuim. Je mag geen activiteiten ondernemen die de genezing/ terugkeer (kunnen) belemmeren. Bij risico's is steeds toestemming van de bedrijfsarts vereist. Ik ben het niet eens met de beslissing van de bedrijfsarts. Wat kan ik doen? Ben je het niet eens met de beslissing van de bedrijfsarts, vraag dan een deskundigenoordeel (second-opinion) aan bij een arts van de uitvoeringsinstelling (UWV). De kosten van een deskundigenoordeel zijn geheel voor eigen rekening. Ook Prokx kan een second-opinion aanvragen als zij het niet eens is met de beslissing van de bedrijfsarts. De kosten hiervan zullen gedragen worden door Prokx.
versie juli 2015
8
5. Sancties Prokx heeft het recht om sancties op te leggen wanneer een werknemer onvoldoende meewerkt aan re-integratie volgens de regels beschreven in dit verzuimprotocol. Geen recht op loon Op grond van artikel 7: 629 lid 3 BW kun je geen aanspraak maken op loon tijdens arbeidsongeschiktheid indien je: - de arbeidsongeschiktheid opzettelijk hebt veroorzaakt; - arbeidsongeschikt bent geworden als gevolg van een gebrek waarover je, toen je in dienst kwam, opzettelijk valse informatie hebt verstrekt; - je niet aan de in dit reglement genoemde controle- en begeleidingsvoorschriften houdt; - jouw herstel belemmert of vertraagt; - weigert passende arbeid te aanvaarden die Prokx of je leidinggevende aanbiedt; - zonder deugdelijke grond weigert mee te werken aan, door Prokx of een door Prokx aangewezen deskundige, gegeven redelijke voorschriften of getroffen maatregelen die erop gericht zijn om je in staat te stellen passende arbeid te verrichten; - weigert mee te werken aan het opstellen, evalueren en bijstellen van een plan van aanpak; - zonder deugdelijke grond je aanvraag om een uitkering als bedoeld in artikel 64 eerste lid van de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen later indient dan in dat artikel is voorgeschreven, gedurende de periode van de te late indiening. Opschorting loondoorbetaling Op grond van artikel 7: 629 lid 6 BW wordt de doorbetaling van het loon tijdens arbeidsongeschiktheid opgeschort als jij je niet houdt aan door Prokx schriftelijk gegeven voorschriften, welke betrekking hebben op het verstrekken van inlichtingen die Prokx nodig heeft om het recht op loon vast te stellen. Op grond van artikel 7: 629 lid 7 BW zal Prokx jou schriftelijk op de hoogte stellen van de weigering, beëindiging of opschorting van de loonbetaling tijdens arbeidsongeschiktheid.
versie juli 2015
9
6. Opbouw, opname en verval vakantiedagen Rechten Vanaf 1 januari 2012 heb je recht op dezelfde opbouw van vakantiedagen als wanneer je arbeidsgeschikt (dus niet ziek) bent. Kan ik gewoon op vakantie tijdens mijn ziekte? In principe kun je tijdens de duur van arbeidsongeschiktheid met vakantie te gaan, mits je daarvoor toestemming hebt van Prokx. Prokx vraagt eventueel de bedrijfsarts advies omtrent medische bezwaren tegen jouw vakantie. In ieder geval zullen er verlofdagen worden afgeschreven bij vakantie. Opname en verval vakantiedagen Vakantiedagen die je niet binnen zes maanden na afloop van het jaar van opbouw (de vervaltermijn) opneemt, komen te vervallen, tenzij je redelijkerwijs niet in staat bent geweest (tijdig) minimum vakantiedagen op te nemen. Ben je tijdens het jaar van opbouw en/of de aanvang van de vervaltermijn – zijnde hierboven genoemde zes maanden - voldoende herstelt om te re-integreren, neem dan uiterlijk gedurende (het restant van) de vervaltermijn de minimum vakantiedagen op. Wanneer je re-integreert heeft Prokx het recht om jou op te dragen minimum vakantiedagen voor afloop van de vervaltermijn op te nemen, tenzij je redelijkerwijs niet in staat bent (tijdig) minimum vakantiedagen op te nemen.
versie juli 2015
10
7. Overige bepalingen Operaties zonder medische grondslag Operaties of ingrepen zonder medische grondslag (meestal cosmetische operaties) en de daarbij behorende uitval op het werk worden in principe niet als ziek zijn beschouwd. De tijd die je hierdoor afwezig bent van je werk, wordt normaliter afgeschreven van jouw verloftegoed (vakantie uren). Wanneer er een medische noodzaak is, toon dit dan aan door een verklaring van de arts te overhandigen aan de P&O Adviseur. Regelmatig verzuim wegens ziekte Als je 3 keer of vaker ziek bent in het voortschrijdende jaar, ontvangt jouw leidinggevende van de P&O Adviseur hiervan een overzicht. Mogelijk wordt er een frequent verzuimgesprek ingepland, om samen te kijken naar de redenen van verzuim en wat eraan te doen is.
versie juli 2015
11
BIJLAGE 1: Instelling per land Land België
Bulgarije Cyprus Denemarken Duitsland Engeland Estland Finland Frankrijk Griekenland Hongarije Ierland IJsland Israël Italië Kaapverdië Kroatië Letland Litouwen Luxemburg Malta Marokko Noorwegen Oostenrijk Polen Portugal Roemenië Slovenië Slowakije Spanje Tsjechië Tunesië Turkije Zweden
versie juli 2015
Instelling RIZIV – Rijksinstituut voor ziekte en invaliditeitsverzekering – Mutualiteit Regionale diensten van het Nationaal Instituut voor de sociale zekerheid The social Insurance services Dagpengeudvalget (commissie voor ziekengeld) AOK – Allgemeine Ortskrankenkasse Departement of Social Security Eesti Haigekassa KELA – Kansaneläkelaitos CNAMTS – Caisse nationale d l’assurance maladie des travailleurs salaries IKA – Idryma Koinonikon Asphaliseon ONYF – Országos Nyugdíjbiztosítási Fõigazgatóság Department of Social, Community and Family Affairs Tryggingastofnun risikins (nationaal instituut voor sociale zekerheid) National Insurance Institute INPS – Istituto Nazionale della Previdenza Sociale (nationaal instituut voor sociale voorzieningen) INPS – Istituto Nazionale della Previdenza Sociale (nationaal instituut voor sociale voorzieningen) HZMO – Hrvatski Zavod Za Mrovinsko Osiguranje Sredisnja Sluzba Labkläjïbas ministrija (minsterie van welzijn) SODRA – Valstybinio socialinio draudimo fondo valdyba Association Luxembourgoise des organismes de sécurité Sociale Dipartiment as Sigurtà Socjali (ministerie van sociale zekerheid) CNSS – Caisse Nationale de la Securité Sociale Foketrygdkontoret for utenlandersaker (nationaal sociaal verzekeringsinstituut) Gebietskrankenkasse ZUS – Zakład UbezpieczeńSpołecznuych Administraçoes Regional de Saude – Centros de Saude Casa de asigurari de sanatate (Ziekteverzekeringsfonds) ZZZS – Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije (ziekteverzekeringsinstituut van Slovenië) Sociálna Poistovňa (sociaal verzekeringsinstituut) INSS – Instituto Nacional de la Seguridad Social (nationaal sociaal verzekeringsinstituut) CSSA – Ceská správa sociálního zabezpečení (Tsjechisch sociaal zekerheidsinstituut) CNSS – Caisse Nationale de la Sécurité Sociale SSK – Sosyal Sigortalar Kurumu Forsakringskassa
12
