VERZUIM AAN DE UvA Februari 2009
Toelichting
Het verzuimprotocol
De verdeling van de verantwoordelijkheden
Toelichting Het verzuimprotocol beantwoordt aan de eisen die worden gesteld in wet- en regelgeving die verband houdt met arbeidsongeschiktheid. Dat zijn onder meer: de Wet verbetering Poortwachter, de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA) en de Wet verlenging loondoorbetalingsverplichting bij ziekte. Die wetgeving is er op gericht de periode van arbeidsongeschiktheid tot het minimum te reduceren. Dat gebeurt door zowel werkgever als werknemer te verplichten zich in te spannen om de periode van arbeidsongeschiktheid zo veel mogelijk te bekorten. Als die verplichtingen niet na worden gekomen, kunnen beide ‘partijen’ sancties worden opgelegd. Het verzuimprotocol geeft aan wanneer en hoe de verschillende betrokkenen, onder andere leidinggevende en werknemer, moeten handelen in geval van (langdurig) ziekteverzuim. Het geldt voor de hele universiteit. Daar waar dat nodig wordt geacht, kunnen na overleg met de ondernemingsraad van de betreffende faculteit of andere eenheid, aanvullingen worden aangebracht. Die kunnen alleen betrekking hebben op de praktische uitvoering. Daar waar in de wet gesproken wordt van “werkgever” (dat is de werkgever zoals bedoeld in de CAO-NU of degene die het personeelsmandaat heeft) wordt - met het oog op de werkbaarheid - op sommige plaatsen in het protocol het begrip “leidinggevende” gehanteerd. Met leidinggevende wordt dan de functioneel leidinggevende bedoeld. Dat is, zoals omschreven in het Beoordelingsvoorschrift Universiteit van Amsterdam 2001, “degene die belast is met het toezicht op en het geven van aanwijzingen ten aanzien van de feitelijke werkzaamheden van de werknemer”. Het is denkbaar dat het, bijvoorbeeld in geval van werkgerelateerd verzuim, te verkiezen is een ander dan de leidinggevende aan te wijzen om de begeleiding van de zieke werknemer op zich te nemen. In dergelijke gevallen is het aan de decaan of de directeur van de eenheid om, in overleg met de betrokken werknemer, een derde persoon aan te wijzen. In het protocol wordt ProActief een aantal keren genoemd als een van de mogelijke actoren. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat ProActief de verantwoordelijkheid die bij de werkgever, i.c. de leidinggevende berust overneemt maar dat het vanuit zijn specifieke deskundigheid een ondersteunende rol heeft bij de activiteiten die uiteindelijk tot reïntegratie van betrokkene leidt. Uiteraard is het mogelijk om andere deskundigen in te schakelen.
2
Verzuimprotocol
De leidinggevende, dat is degene die belast is met het toezicht op en het geven van aanwijzingen ten aanzien van de feitelijke werkzaamheden van de werknemer, is verplicht zich in voldoende mate in te spannen om de reïntegratie te doen slagen. De werknemer is verplicht om aan zijn reïntegratie mee te werken.
1. Eerste verzuimdag
•
•
•
De eerste dag van zijn 1 verzuim meldt de werknemer zijn afwezigheid aan zijn leidinggevende, diens vervanger of aan degene die daarvoor bij zijn eenheid is aangewezen. Hij doet dit vóór 11.00 uur. Hij geeft de reden van het verzuim aan (bij voorbeeld ziekte of ongeval); hij is niet verplicht de aard van de ziekte te vertellen. Zo mogelijk geeft hij aan wanneer hij denkt weer te kunnen beginnen met werken. Als de werknemer niet op zijn huisadres is, geeft hij zijn verpleegadres op. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de registratie van de verzuimmelding en voor het op de eerste ziektedag doorgeven van de ziekmelding aan de Arbodienst AMC 2 , hierna te noemen Arbodienst. Dit gebeurt door de ziekmelding in het concernsysteem van de UvA (SAP-HR) te (laten) registreren. De leidinggevende is gedurende het hele proces primair verantwoordelijk voor de activiteiten gericht op terugkeer naar het werk (de zogenoemde reïntegratieactiviteiten). Hij onderhoudt dus ook contact met de werknemer tijdens diens verzuim. Als de werknemer zich tijdens zijn vakantie ziek meldt, worden de dagen dat hij ziek is niet van zijn vakantietegoed afgeschreven. De ziekte moet dan wel worden aangetoond door middel van een verklaring van een arts.
2. Binnen 7 dagen • Als de ziekte is veroorzaakt door het werk of door de werkomstandigheden, meldt de werknemer dat zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 7 dagen na de ziekmelding, schriftelijk aan zijn leidinggevende. (zie ook: “overige belangrijke zaken bij ziekte”). • De Arbodienst verstuurt direct (maar uiterlijk binnen 4 dagen na de verzuimmelding) een formulier “eigen verklaring” naar het huis- of verpleegadres. De “eigen verklaring” bevat vragen van persoonlijke aard en is medisch geheim. 3. Binnen 9 dagen • De werknemer is verplicht dit formulier binnen 9 dagen na zijn verzuimmelding ingevuld terug te zenden naar de Arbodienst. 4. Binnen 6 weken
1 2
Waar “zijn” staat kan ook “haar” worden gelezen ARBO-dienst AMC, locatie Spinozastraat 51-53, tel. 525 6210; e-mail
[email protected]
3
•
•
•
•
• •
De Arbodienst beoordeelt of er sprake is van langdurig ziekteverzuim, dat wil zeggen langer dan 6 weken. Als dat inderdaad het geval is, adviseert de Arbodienst de leidinggevende uiterlijk binnen 6 weken door middel van een probleemanalyse over de mogelijkheden tot herstel en werkhervatting en over de eventueel te nemen maatregelen om te komen tot werkhervatting. In de probleemanalyse van de Arbodienst wordt, als er nog mogelijkheden tot reïntegratie bestaan, het einddoel van de reïntegratie benoemd. Mogelijke einddoelen zijn: gehele of gedeeltelijke hervatting van het eigen werk, tijdelijk aangepast werk, of het gaan verrichten van heel ander werk. De Arbodienst adviseert de leidinggevende en de werknemer ook over de reïntegratieactiviteiten waarmee dat doel bereikt kan worden, zoals een behandeling (fysiotherapie, rugtraining, traumabehandeling) of een training (coaching, mediation, timemanagemement), een aanpassing van het werk (tijdelijk of blijvend) of activiteiten gericht op het verkrijgen van ander werk (omscholing, loopbaanbegeleiding of beroepskeuzeadvies). Indien er sprake is van verzuim dat langer dan zes weken dreigt te duren, zorgt de leidinggevende ervoor dat er een start wordt gemaakt met het aanleggen van een reïntegratiedossier. Dat wordt, uiteraard afhankelijk van de duur van de ziekte, in maximaal twee jaar gecompleteerd. Het heeft bij een eventuele WIA-aanvraag een zeer belangrijke functie. Zo’n dossier bevat onder meer. o De probleemanalyse en het advies van de Arbodienst; o Het spreekuurbericht dat de leidinggevende van de Arbodienst heeft ontvangen; o Het verloop van het ziekteverzuim en het aantal gewerkte uren; o De activiteiten die de werkgever heeft ondernomen om de werknemer weer aan het werk te krijgen; o De activiteiten die de werknemer heeft ondernomen om weer aan het werk te gaan; o Alle correspondentie en stukken die betrekking hebben op de ondernomen activiteiten. De Arbodienst beheert het medisch gedeelte van het reïntegratiedossier. Desgevraagd ontvangt de werknemer een kopie van het reïntegratiedossier.
5. Binnen 8 weken • Werknemer en werkgever stellen op basis van de probleemanalyse een plan van aanpak op. Daarin wordt het einddoel van de reïntegratie beschreven. Dat is bijvoorbeeld gehele of gedeeltelijke hervatting van de eigen werkzaamheden. Ook werkhervatting op een andere werkplek kan als einddoel worden geformuleerd. Daarnaast wordt in het plan vastgesteld welke reïntegratieactiviteiten zullen worden ondernomen en door wie. Ook wordt een tijdsplanning van de activiteiten gemaakt. Het is mogelijk om bij het opstellen van het plan van aanpak een derde in te schakelen, zoals bijvoorbeeld de Arbodienst, ProActief UvA b.v. of een andere (externe) deskundige. • In het plan van aanpak wordt tevens geregeld op welke momenten werknemer en leidinggevende in de toekomst zullen evalueren waarbij gekeken wordt of het plan nog aansluit bij de situatie. Zonodig wordt het plan bijgesteld. De evaluatie zal in ieder geval eens in de zes weken plaatsvinden. Ook de Arbodienst heeft regelmatig contact met de werknemer en actualiseert zijn adviezen over de reïntegratiemogelijkheden. Zowel werknemer als leidinggevende kunnen over dit advies een second opinion bij UWV aanvragen, het zogenoemde deskundigenoordeel. • De leidinggevende wijst een zogenoemde case-manager aan wiens naam in het plan van aanpak vermeld moet worden. Deze fungeert als procesbewaker, faciliteert de overeengekomen activiteiten en legt het reïntegratiedossier aan. Bovendien treedt hij 4
• • •
op als spil tussen werknemer, leidinggevende en Arbodienst. De case-manager kan bijvoorbeeld een P&O-medewerker zijn, de managementassistent, iemand van ProActief, maar ook de leidinggevende zelf. Het plan van aanpak wordt zowel door de werknemer als door de leidinggevende ondertekend. De werknemer en de bedrijfsarts ontvangen een afschrift van het plan. Als leidinggevende en werknemer het niet eens kunnen worden over de inhoud van het plan van aanpak, kan één van beiden het UWV om een deskundigenoordeel vragen. Tijdens de gehele periode van langdurige ziekte, bespreekt de bedrijfsarts regelmatig het verloop van de arbeidsongeschiktheid met de medewerker. Als daar aanleiding toe is, stelt hij – na overleg met de leidinggevende - het plan van aanpak bij. Voortgang en afstemming tussen leidinggevende, P&O’er en bedrijfsarts vinden periodiek plaatst in het SMO (sociaal medisch overleg).
6. Na 9 maanden • Na negen maanden wordt 24% op het salaris gekort over de niet gewerkte uren. Het Administratief Centrum stelt de werknemer hiervan op de hoogte en voert de korting uit. • In geval er sprake is van een duurzame, volledige arbeidsongeschiktheid kunnen werkgever en werknemer besluiten eerder dan na de gebruikelijke termijn van 90 weken na de eerste ziektedag een uitkering op grond van de WIA aan te vragen bij het UWV. 7. Week 42 • De leidinggevende doet in de 42ste week na de eerste ziektedag een ziekteaangifte bij UWV en stuurt de Arbodienst een kopie van deze aangifte. 8. Tussen week 46 en 52 Leidinggevende en werknemer houden een expliciete evaluatie van het reïntegratietraject in het 1e ziektejaar en stellen een schriftelijke voortgangsevaluatie op ten behoeve van het reïntegratiedossier. 9. Week 87 (-91) Na 1 jaar en 8 maanden • De werknemer én de werkgever ontvangen van UWV een brief waarin wordt gewezen op de mogelijkheid een WIA-uitkering aan te vragen en op de verdere mogelijkheden van reïntegratie. • De werkgever ontvangt van het UWV een verzoek om loongegevens. • Ten behoeve van de WIA-aanvraag stelt de bedrijfsarts een actueel oordeel op voor de leidinggevende en de werknemer en verzorgt het medisch deel van het reïntegratieverslag waarvan de werknemer een kopie ontvangt. • De leidinggevende stelt in overleg met de werknemer het overige deel van het reïntegratieverslag op. Hierin wordt verantwoording afgelegd over wat er in de afgelopen 20 maanden is gebeurd om de terugkeer naar werk te bewerkstelligen. • De leidinggevende zorgt dat de werknemer alle documenten voor het reïntegratieverslag krijgt. • Desgewenst completeert de werknemer het reïntegratieverslag door er zijn mening over te geven. 10. Week 90
5
•
De werknemer dient uiterlijk voor week 91 de aanvraag voor een uitkering op grond van de WIA in bij het UWV of dient in overleg met de Arbodienst en met toestemming van de leidinggevende een verzoek tot uitstel in bij het UWV.
11. Binnen 24 maanden • Indien er sprake is van een WIA-aanvraag, beoordeelt het UWV aan de hand van het met de aanvraag meegestuurde reïntegratiedossier of werknemer en leidinggevende zich voldoende hebben ingespannen om tot een succesvolle reïntegratie te komen. Als de beoordeling negatief is, kan een sanctie worden opgelegd in de vorm van een verlenging van de loondoorbetalingverplichting. • Het UWV velt een oordeel over de mate van de arbeidsgeschiktheid en het recht op een uitkering op grond van de WIA. 12. Na 24 maanden • Ontslag wegens arbeidsongeschiktheid óf betrokkene blijft in dienst van de UvA. • Het vervolgbeleid is afhankelijk van de mate van arbeidsgeschiktheid en de verwachte duur daarvan. Overige belangrijke zaken tijdens ziekte • Bij arbeidsongeschiktheid heeft de werknemer recht op doorbetaling van het volle salaris gedurende een periode van 9 maanden. De termijn van 9 maanden begint opnieuw te tellen nadat de werknemer tenminste 4 weken achtereen zijn werkzaamheden volledig heeft hervat. Na 9 maanden vindt een korting van 24% plaats op het salaris over de niet gewerkte uren. • De korting van 24% vindt niet plaats als de werknemer binnen 7 dagen na de eerste ziekmelding aan zijn leidinggevende schriftelijk heeft gemeld dat zijn ziekte is veroorzaakt door het werk of de werkomstandigheden. De leidinggevende moet die mening dan wel delen. Om zich een mening te kunnen vormen vraagt hij advies aan de Arbodienst waarna hij zijn bevindingen voorlegt aan de mandataris. Na overleg met de leidinggevende neemt de decaan of het hoofd een standpunt in. Die laatste stelt de werknemer schriftelijk op de hoogte van dat standpunt. • Als de werknemer tijdens de verzuimperiode het land wil verlaten, moet hij voorafgaand toestemming vragen aan de bedrijfsarts. • Als de werknemer na zijn verzuim weer op het werk verschijnt, meldt hij dat vóór 11.00 uur aan zijn leidinggevende. Deze draagt zorg voor de registratie van zijn hersteldmelding. • Zowel de werknemer als de leidinggevende kan bij de UWV gedurende gehele ziektepeiode een zogenoemd deskundigenoordeel aanvragen als er verschil van mening bestaat over: o De geschiktheid tot werken. o Het al dan niet aanwezig zijn van passend werk. o De kwaliteit van de reïntegratie-inspanningen. Het deskundigenoordeel is niet bindend, maar kan uiteraard wel een rol spelen bij een eventuele rechtszaak. Aan dit oordeel zijn kosten verbonden. • Gaat het om een tijdelijke aanstelling die afloopt in de ziekteperiode? Dan stellen werknemer en werkgever bij einde dienstverband samen een reïntegratieverslag op. Het UWV neemt de verzuimbegeleiding over.
6
De verdeling van de verantwoordelijkheden Hieronder worden, uitgesplitst naar preventie, bedrijfsvoering en reïntegratie, de taken en verantwoordelijkheden weergegeven van:
1. de werkgever, i.c. de mandataris; 2. de leidinggevende, dat is degene die belast is met het toezicht op en het geven van aanwijzingen ten aanzien van de feitelijke werkzaamheden aan de werknemer. 3. P&O, i.c. de personeelsadviseur of de case-manager; 4. de werknemer; 5. de Arbodienst, i.c. de bedrijfsarts 6. het Administratief Centrum (AC); 7. Sociaal Medisch Overleg (SMO) 1. De werkgever Preventie. Verantwoordelijk voor het opzetten en onderhouden van het arbeidsomstandigheden- en verzuimbeleid; Bedrijfsvoering. Verantwoordelijk voor het toepassen van het arbeidsomstandighedenen verzuimbeleid. Reïntegratie. Verantwoordelijk voor het opzetten en toepassen van het reïntegratiebeleid. 2. De leidinggevende Preventie. Op adequate wijze invulling geven aan de instrumenten van het personeelsbeleid, zoals jaargesprekken, regulier werkoverleg, vorming en opleiding etcetera. Oog hebben voor mogelijke verzuimoorzaken en –patronen en indien mogelijk oplossen. Bedrijfsvoering. Toepassen van de interne verzuimprocedure (verzuimprotocol), melden van de arbeidsongeschiktheid wanneer deze 8 maanden heeft geduurd aan het UWV, onderhoud van contact met de zieke werknemer en de Arbodienst, bespreekbaar maken van het verzuim. Reïntegratie. (Laten) opstellen van een plan van aanpak in overleg met alle betrokkenen, het eventueel aanpassen van het takenpakket van de zieke werknemer, het aanwijzen van een case-manager, het vaststellen van het tijdspad voor reïntegratie, het zorgen voor periodieke evaluatie en bijstelling van het plan van aanpak, het eventueel vragen van advies of second opinion bij UWV, het controleren of de werknemer zich houdt aan de hem opgelegde verplichtingen en het eventueel opleggen van sancties, het begeleiden van de daadwerkelijke reïntegratie-inspanningen, het opstellen van het reïntegratieverslag, het eventueel samen met werknemer bij het UWV aanvragen van verlenging van de wachttijd, bij terugkeer van een langdurig zieke werknemer het op de werkplek zorgen voor nazorg. 3. P&O, i.c. de personeelsadviseur of de case-manager Preventie. Vakinhoudelijk bijdragen aan het opzetten en onderhouden van het arbeidsomstandigheden- en verzuimbeleid. Inzichtelijk maken van kengetallen rond verzuim bij afdelingen. Signaleren van problematisch verzuim bij afdelingen in vergelijking met andere afdelingen. Ondersteuning van de leiding bij het toepassen van de instrumenten van het personeelsbeleid en het arbeidsomstandigheden- en verzuimbeleid.
7
Werknemers informeren over de inhoud en de wijze van toepassing van deze beleidsonderwerpen. Bedrijfsvoering. Ondersteuning van de leiding bij de uitvoering van het ziekteverzuimbeleid (registratie ziek- en herstelmeldingen, deelname aan het Sociaal Medisch Overleg, bewaking en deels ook uitvoering van de administratieve procedures rond het ziekteverzuim). Reïntegratie. Ondersteuning van leidinggevende en medewerker bij het opstellen, bijstellen en uitvoeren van het plan van aanpak. Bewaking van de administratieve procedures. Bemiddelen tussen eenheden over mogelijke herplaatsing van werknemers. Adviseren van de leiding over de wenselijkheid van het inzetten van ProActief of een andere partij en begeleiding daarvan. Aankondigen stop opbouw vakantiedagen. Na zes maanden ziekte bouwt de werknemer geen vakantieuren meer op; bij gedeeltelijke werkhervatting bouwt hij naar rato van de gewerkte tijd vakantieuren op. Hij ontvangt hierover na vijf maanden een vooraankondiging. Aankondigen salariskorting na negen maanden ziekte. Vanaf de negende ziektemaand wordt de werknemer 24% gekort op zijn salaris. Na acht maanden ontvangt hij hierover een vooraankondiging. 4. De werknemer Preventie. Signaleert tijdig risico’s en problemen die tot ziekteverzuim zouden kunnen leiden en meldt deze bij de direct leidinggevende. Volgt de richtlijnen op het gebied van het arbobeleid op. Kan de bedrijfsarts rechtstreeks consulteren in het arbeidsomstandigheden spreekuur. Bedrijfsvoering. Als de werknemer wegens ziekte (geheel of gedeeltelijk) verhinderd is zijn arbeid te verrichten, meldt hij dit zo spoedig mogelijk, overeenkomstig het ziekteverzuimprotocol, aan. zijn direct leidinggevende. Hij vult het formulier “eigen verklaring” in dat hij ontvangt van de Arbodienst en stuurt dit per omgaande terug naar de Arbodienst. De werknemer dient mee te werken aan een geneeskundig onderzoek en aan de bedrijfsgezondheidskundige begeleiding van de AMD en hij dient zich actief op te stellen ten aanzien van spoedige werkhervatting. Hij dient zijn direct leidinggevende regelmatig op de hoogte te houden van de ontwikkeling van zijn arbeidsongeschiktheid. Als de werknemer meent dat de ziekte geheel of gedeeltelijk zijn oorzaak vindt in de aard van de werkzaamheden en/of de (bijzondere) omstandigheden waaronder hij die moest verrichten, is hij verplicht dat (al dan niet door middel van het formulier “eigen verklaring”) binnen 7 dagen te melden aan zijn direct leidinggevende. Reïntegratie. De werknemer zorgt samen met zijn leidinggevende voor het opstellen van een plan van aanpak, evalueert dit plan periodiek en stelt het zo nodig bij. Basis hiervoor zijn de (bijgestelde) probleemanalyse en spreekuurberichten van de bedrijfsarts. Hij wijst in overleg met de leidinggevende een case-manager aan. Hij stelt samen met de werkgever een reïntegratieverslag op en dient dit samen met het actueel oordeel en het medische verslag in als WIA-aanvraag bij het UWV. De werknemer vraagt eventueel samen met de leidinggevende bij het UWV verlenging van de wachttijd aan. 5. De bedrijfsartsen/Arbodienst Preventie. Signaleert, adviseert en geeft voorlichting over veiligheid, gezondheid en welzijn. Adviseert over risico-inventarisatie en stelt de risico-evaluatie op. Adviseert over de ontwikkeling en evaluatie van het ziekteverzuimbeleid, analyseert verzuimcijfers, voert het Periodiek Arbeidsgeneeskundig Onderzoek (PAGO) uit, verricht werk-
8
plekonderzoek en geeft ergonomische adviezen. Houdt een arbeidsomstandigheden spreekuur, verwijst door naar andere arbodeskundigen en andere zorgverleners bij arbeidsrelevante aandoeningen. De bedrijfsarts heeft verwijsbevoegdheid. De Arbodienst houdt een spreekuurregistratie bij en meldt (vermoedelijke) beroepsziekten en arbeidsgebonden aandoeningen bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten. Bedrijfsvoering: Is verantwoordelijk voor de verzending en verwerking van het formulier “eigen verklaring”. Beoordeelt en controleert de arbeids(on)geschiktheid, begeleidt het reïntegratieproces, rapporteert aan de beheerseenheden over de mate van arbeids(on)geschiktheid van ziek gemelde werknemers en adviseert leidinggevenden over actuele verzuimers. De bedrijfsartsen van de Arbodienst voeren periodiek een Sociaal Medisch Overleg in de beheerseenheid (SMO - zie hierna). Reïntegratie: Adviseert over het reïntegratiebeleid. Stelt ten behoeve van het plan van aanpak probleemanalyses op en adviseert over de mate van arbeidsongeschiktheid en over de mogelijkheden tot reïntegratie van de zieke werknemers. De Arbodienst begeleidt bij reïntegratie en adviseert over werkplekaanpassing. 6. Het Administratief Centrum Stopt na zes maanden ziekte de opbouw van de vakantieuren; bij gedeeltelijke werkhervatting naar rato en bericht de werknemer hierover. Voert de salariskorting van 24% na 9 maanden ziekte uit en bericht de werknemer hierover. 7. Het Sociaal medisch overleg (SMO) Het SMO is een periodiek overleg tussen de bedrijfsarts, het hoofd van de beheerseenheid en/of (het hoofd) P&O c.q. de personeelsadviseur, waarin de bedrijfsarts advies uitbrengt over individuele gevallen van ziekteverzuim, preventie, reïntegratie, werkgerelateerde gezondheidsproblemen en gevallen van frequent kort- en langdurig verzuim. Als er naar het oordeel van de bedrijfsarts sprake is van frequent kort verzuim, geeft deze dit door aan de betreffende faculteit of andere eenheid. Verder wordt in het SMO structureel tijd ingeruimd voor de bespreking van (vermoedens van) beroepsziekten of van gevallen waarin de gezondheid als gevolg van de arbeid gevaar loopt en of er op dat moment factoren zijn, die verzuim in de hand kunnen werken zoals reorganisaties, arbeidsconflicten, verhuizingen, verbouwingen en dergelijke. Zo nodig wordt het SMO uitgebreid met een bedrijfsverpleegkundige, een arbeid- en organisatiedeskundige en de betrokken leidinggevende(n). Overigens is de bedrijfsarts voor de uitwisseling van (medische) gegevens gebonden aan de code van de Koninklijke Nederlandse Maatschappij voor Geneeskunde (KNMG).
9
10
