Verzió CompLex Officium Felhasználói kézikönyv

CompLex Officium Felhasználói kézikönyv

Verzió 2.3 2010.10.05.

Officium felhasználói kézikönyv Tartalomjegyzék Bevezetés ...................................................................................................................................... 4 1.1 Rendszerkövetelmények....................................................................................................... 4 1.2 Fogalomtár ............................................................................................................................ 4 2 Officium lehetőségek ..................................................................................................................... 6 2.1 Áttekintés............................................................................................................................... 6 2.2 Általános jellemzők ............................................................................................................... 7 2.2.1 Táblázatos megjelenítés................................................................................................... 7 2.2.2 Az adatlapos megjelenítés.............................................................................................. 11 2.3 Programindítás, működési módok ...................................................................................... 13 2.4 Főmenü ............................................................................................................................... 15 2.5 Officium oldalsáv................................................................................................................. 16 2.6 Ügyvéd adatainak megadása ............................................................................................. 17 2.7 Ügyfelek adatainak nyilvántartása ...................................................................................... 20 2.7.1 Természetes személyek azonosítási adatlapja .............................................................. 20 2.7.2 Természetes személy adatainak keresése a nyilvántartásban (F2) .............................. 26 2.7.3 Szervezetek azonosítási adatlapja ................................................................................. 28 2.7.4 Szervezet adatainak keresése a nyilvántartásban (F2) ................................................. 37 2.7.5 Ügyfélhez kapcsolódó adatok......................................................................................... 38 2.8 Ügyek adatainak nyilvántartása .......................................................................................... 40 2.8.1 Ügyek azonosítási adatlapja........................................................................................... 40 2.8.2 Ügy adatainak keresése a nyilvántartásban (F3) ........................................................... 48 2.9 Adatellenőrzések, Nyilatkozatok korábban rögzített adatokról ........................................... 49 2.9.1 JÜB ellenőrzés................................................................................................................ 51 2.9.2 PMT ellenőrzés ............................................................................................................... 54 2.9.3 CÉGINFORMÁCIÓ ellenőrzés........................................................................................ 57 2.9.4 TAKARNET ellenőrzés ................................................................................................... 59 2.9.5 Nyilatkozat korábban rögzített adatokról ........................................................................ 60 2.10 Előzmények......................................................................................................................... 62 2.11 Kapcsolódó dokumentumok................................................................................................ 64 2.11.1 Dokumentum kapcsolat létrehozása .......................................................................... 64 2.11.2 Dokumentum csatolás törlése .................................................................................... 65 2.11.3 Dokumentum adatlap ................................................................................................. 66 2.11.4 Dokumentum megnyitása........................................................................................... 66 2.11.5 Dokumentum záradék nyomtatása............................................................................. 66 2.11.6 Feljegyzések............................................................................................................... 66 2.11.7 Dokumentum keresése a kapcsolódó dokumentumok között.................................... 67 2.11.8 Űrlapkitöltés................................................................................................................ 68 2.12 Dokumentumtár................................................................................................................... 71 2.12.1 Új dokumentum feltöltése… (F8)................................................................................ 71 2.12.2 Dokumentum keresése a nyilvántartásban (F4) ........................................................ 76 2.12.3 Dokumentum megnyitás............................................................................................. 77 2.12.4 Dokumentum adatlap módosítás................................................................................ 78 2.12.5 Dokumentum törlés .................................................................................................... 78 2.12.6 Dokumentum záradék nyomtatás............................................................................... 80 2.12.7 Űrlapok ....................................................................................................................... 81 2.13 Adatbázis mentése.............................................................................................................. 81 2.14 Adatbázis visszatöltése....................................................................................................... 82 2.15 Alapadatok (F12)................................................................................................................. 83 2.16 Rendszerbeállítások, információk ....................................................................................... 86 2.17 Adatok hitelességének ellenőrzése .................................................................................... 88 2.18 Rendszernapló .................................................................................................................... 89 2.19 Ablakok................................................................................................................................ 89 2.20 Névjegy ............................................................................................................................... 91 2.21 Jogosultságkezelés, adatbiztonság .................................................................................... 91 2.22 Üzemeltetés ........................................................................................................................ 92 3 Változásjegyzék ........................................................................................................................... 94 3.1 Változások a 2.02 verzióban ............................................................................................... 94

1

Oldal 2/102

Officium felhasználói kézikönyv 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.1.8 3.1.9 3.1.10 3.1.11 3.1.12 3.1.13 3.1.14 3.1.15 3.1.16

Az ügyvédről nyilvántartott adatok körének bővítése ..................................................... 94 Dokumentum Előlap nyomtatás változása ..................................................................... 94 A „Dokumentum adatlap” dialógus változása ................................................................. 95 Dokumentum táblázat..................................................................................................... 96 Ügyek táblázat ................................................................................................................ 97 Ügy azonosítási adatlap ................................................................................................. 97 Természetes személyek táblázat ................................................................................... 98 Természetes személyek adatlap .................................................................................... 98 Szervezetek táblázat .................................................................................................... 100 Szervezetek adatlap ................................................................................................. 100 Adatellenőrzések adatlap ......................................................................................... 101 Előzmények ablak .................................................................................................... 101 Többfelhasználós munkavégzés támogatás ............................................................ 101 Ügyvédre szűrés....................................................................................................... 102 Az Officium adatai hitelességének biztosítása......................................................... 102 Felhasználói licensz kezelés .................................................................................... 102

Oldal 3/102

Officium felhasználói kézikönyv

1 Bevezetés Ez a felhasználói kézikönyv útmutatót és képeket tartalmaz arról, hogyan kell az Officium jogügyletek biztonságát támogató nyilvántartó programot használni. A kézikönyv feltételezi a Microsoft Windows XP, Windows Vista vagy Windows 7 operációs rendszerekben való jártasságot.

1.1 Rendszerkövetelmények Az Officium használatához a számítógépnek az alábbi hardver és szoftver követelményeknek kell megfelelnie: Minimum konfiguráció

Ajánlott konfiguráció Hardver követelmények 1 GHz processzor 2 GHz processzor 512 MB RAM 1 GB RAM 16MB-os videó kártya 32MB-os videó kártya 1GB szabad merevlemez-terület a .Net 2.0 1GB szabad merevlemez-terület a .Net 2.0 részére és további 1 GB az Officium program és részére és további 10 GB az Officium program és adatai részére adatai részére 1024x768 felbontásra képes megjelenítõ 1280 x 1024 felbontásra képes megjelenítõ Szoftver követelmények MS Windows XP SP2 MS Windows XP SP2, Windows Vista, Windows 7 MS .Net framework 2.0 + SP1 MS .Net framework 2.0 + SP1 MS Word 2003 MS Word 2003 vagy későbbi verzió

1.2 Fogalomtár Az alábbiakban felsoroljuk a jelen dokumentumban használt rövidítéséket, fogalmakat és jelentésüket:

• • • • • • • • • • •

Szervezet: jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező más szervezet. Ügyfél: Természetes személy vagy Szervezet. Adatellenőrzés: a JÜB-, PMT-, Céginformációs és Takarnet ellenőrzések gyűjtőneve. JÜB: adatlekérdezés a Jogügyletek Biztonságát Erősítő Adatszolgáltatási Keretrendszerből. PMT: pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzésével, magakadályozásával összefüggő ellenőrzés. Takarnet: földhivatali adatbázisok távoli adathozzáférését biztosító rendszerből való adatlekérdezés. Céginformáció: Céginformációs és az Elektronikus Cégeljárásban Közreműködő Szolgálattól kérhető céginformációs szolgáltatás. Nyilatkozat: azonosítási adatokra vonatkozó nyilatkozat a korábban rögzített adatokról. Entitás, adatentitás: az Officium nyilvántartásában tárolt azonos szerkezetű adathalmazok, úgymint Természetes személy, Szervezet, Ügy, Dokumentum stb. Szűkítés: az adatbázisban szereplő adatok megjelenítésének megadott feltételek szerint történő korlátozása. Találati lista: egy kereséskor a szűkítési feltételeknek megfelelő adatok halmaza.

Oldal 4/102


• •

• •

•

Fájl kiterjesztés: a tárolt dokumentumok esetében a tejes fájlnév végén a . (pont) karakter után található 3-5 betűs karakterkombináció, amely utal a fájlban tárolt információ típusára. Alapadatok: az adatentitások egyes adatai egy előre megadható elemkészlettel teljeskörűen meghatározhatók. Ezeket az elemeket nevezzük Alapadatoknak, az egyes adatokhoz rendelt elemkészleteket pedig alapadat kategóriának. Ilyen kategória például az azonosító okmányok típusa vagy a dokumentumok típusai. Bizonyos alapadat kategóriák tetszőlegesen bővíthetők (lásd Alapadatok (F12) fejezet), míg mások csak előre meghatározott értékkészlettel rendelkezhetnek. A jól átgondolt és megfelelően kialakított alapadat-gyűjtemény nagyban segíti az adatok rendszerezését és az azokban való keresést. Adatbázis hitelesség: az Officium adatbázisa hiteles, ha a benne található adatok az Officium programmal kerültek bele, illetve módosításra. Az adatok hitelességének megőrzését és ellenőrzését az Officium beépített algoritmusai végzik. Böngészés üzemmód: bizonyos körülmények között az Officium böngészés üzemmódban működik, amely esetben az adatbázisban található adatok módosításához szükséges műveletek letiltásra kerülnek, csak a megtekintéshez, vágólapra másoláshoz és excel exporthoz szükséges funkciók használhatók. Teljes jogú hozzáférés: funkcionális korlátozások nélküli működési mód.

Oldal 5/102


2 Officium lehetőségek A szoftver alapvető célja, hogy a vonatkozó szabályozás [2007. évi LXIV. tv., 54/2007. (XII. 21.) IRM r., 2/2007. (XI. 19.) MÜK szabályzat; 2007. évi CXXXVI. tv. és ennek teljesítésére alkotott egységes és mintaszabályzat; 13/2005. (X. 27.) IHM r.] által megfogalmazott elvárásoknak való megfeleléssel hatékony eszköz legyen az ügyfélazonosítás és az ügyletellenőrzés során. A kidolgozott rendszer a nyilvántartási kötelezettségek tejesítésében nyújt segítséget. Az Officium biztosítja a nyilvántartás vezetését • • • • • •

az ügyfelekről, illetve igazolt adataikról; az okmányellenőrzésekről és az azok alapjául szolgáló ügyletekről; a hitelesített aláírásokról; az átalakított iratokról, illetve az iratátalakítás tényéről; az illetékes rendőrkapitányságnak írt bejelentésekről; az ügyletazonosításokról.

2.1 Áttekintés Az Officium nyilvántartásában a jogügyletek biztonságának támogatása érdekében az alábbi adatok és adatkapcsolatok kerülnek eltárolásra: o o o o o o o o o o

Természetes személyek azonosító adatai Szervezetek azonosító adatai Szervezet képviseletére jogosultak Ügyek azonosító adatai Ügyhöz kapcsolódó ügyfelek (Természetes személyek vagy Szervezetek) Ügyhöz kapcsolódó, ügyben érintett más személyek adatai Ügyfélhez, ügyhöz kapcsolódó adatellenőrzések (JÜB, PMT, Céginformáció, TAKARNET) Ügyfélhez, ügyhöz kapcsolódó nyilatkozatok a korábban rögzített adatokról Ügyfélhez, ügyhöz, adatellenőrzéshez, nyilatkozathoz csatolt dokumentumok Ügyfél, ügy, adatellenőrzés és nyilatkozat azonosító adataiban történt változtatások

A program előre meghatározott – esetenként bővíthető – kategorizálások segítségével támogatja az adatok megadását, ezeken keresztül pedig az egységes adatbázis kialakítását. Könnyedén készíthetők és csatolhatók feljegyzések ügyfélhez, ügyhöz, adatellenőrzéshez, nyilatkozathoz. A nyilvántartásban tárolt adatok között összetett keresési feltételek fogalmazhatók meg a hatékony keresés érdekében. A leválogatások eredménye egy export funkcióval csv fájlformátumú állományba menthető, amely azután MS Excel segítségével továbbfeldolgozható. A program saját dokumentumtárral rendelkezik. Ebben kerülnek eltárolásra a csatolt dokumentumok, a munka során felhasználható irat- és nyomtatványminták. A program CIE, word és text fájlformátumú irat- vagy nyomtatványminták automatikus kitöltésével is támogatja a munkát. A dokumentumok csatolására többféle lehetőséget biztosít a program a szokásos fájl dialógusból történő választás vagy drag&drop alkalmazásával, vagy akár egy képernyőtartalom képként történő elmentésével. A csatolt dokumentumok könnyedén – akár egy kattintással – megnyithatók és megtekinthetők. A program az adatok titkosításával, rendszeres adatbázismentéssel és az adatok hitelességének rendszeres ellenőrzésével támogatja a biztonságos adattárolást. Oldal 6/102


2.2 Általános jellemzők A nyilvántartás adatainak megjelenítése két formában történhet. Keresés, listázás esetén táblázatos-, egy konkrét entitás (ügyfél, ügy, dokumentum stb.) kiválasztásakor, adatainak felvitelekor pedig adatlapos megjelenítés történik.

2.2.1 Táblázatos megjelenítés A táblázatos megjelenítés jellemzően nagy tömegű információt tartalmaz az adatok áttekintéséhez és kereséshez.

2.2.1.1

A megjelenítés testreszabásának lehetőségei

Mivel a képernyő megjelenítő képessége korlátozott, ezért több lehetőség közül lehet választani a táblázatos megjelenítés használatakor. A képernyő felbontásától függően több (nagyobb felbontás, pl. 1280x1024) vagy kevesebb (kisebb felbontás, pl. 1024x768) adat látható a táblázatokban, amelyek tartalma mind vízszintes, mind függőleges irányban görgethető az automatikusan megjelenő görgetősávokkal, ha a tartalom nem fér el a táblázat látható részében. A megjelenített adatoszlopok sorrendjének átrendezésével a táblázatban előrébb helyezhetők azok az adatoszlopok, amelyek a keresések során a könnyebb tájékozódást segítik. Az átrendezés úgy történik, hogy az egérmutatót a kívánt adatoszlop fejlécére helyezve, majd a bal egérgombot lenyomva az így kiválasztott adatoszlop a kívánt megjelenítési sorrend helyére húzható, majd ott a z eddig lenyomott bal egérgombot felengedve rögzítésre kerül az új adatoszlop pozíció. A példa az „Anyja születési neve” oszlop áthelyezését mutatja, a művelet előtt:

A művelet közben látható, hogy éppen hova kerülne az áthúzott adatoszlop (a függőleges kékes vonal jelzi), ha felengednénk a jobb egérgombot:

Oldal 7/102


A művelet után:

Az Officium nyilvántartása minden típusú entitásáról több adatot tartalmaz, mint amennyi egy képernyőn a táblázatos megjelenítésben elfér. A táblázatos megjelenítés tesztreszabásának további lehetősége a táblázatban megjelenítendő adatok kiválaszthatósága. A táblázat bármely részén a jobb egérgombot lenyomva megjelenő lebegőmenü segítségével rejthetünk el vagy jeleníthetünk meg adatokat:

A megjelenő lebegőmenüben pipával jelöltek a látható adatoszlopok. A menü kívánt elemére kattintva a megjelenítés állapota megváltoztatható láthatóról rejtettre vagy fordítva.

Több adatoszlop láthatóságának megváltoztatásához a műveletsort minden adatoszlop esetén újra el kell végezni. A lebegőmenüben látható adatoszlop sorrend nem feltétlenül azonos a táblázatban lévő adatoszlop sorrenddel, mert ez utóbbi tetszőlegesen megváltoztatható a korábban bemutatottak szerint.

Oldal 8/102

Officium felhasználói kézikönyv 2.2.1.2

Keresési, szűkítési lehetőségek

Egyszerű esetben a képernyőn megjelenő táblázatban lévő adatok áttekintésével, a vízszintes gördítősáv használatával vagy a megjelenített adathalmaz lapozásával.

Kevés adat esetében ez a módszer is elegendő, de egy bizonyos mennyiség felett már nem elég hatékony. A találati lista rekord számláló által mutatott értékek alapján választhatunk keresési stratégiát. A találati lista rekordszámláló által mutatott értékek:

Ha a találati lista összes lapjainak száma az ötöt meghaladja, akkor már célravezetőbb szűkítési feltételek megadásával végezni a keresést. Azoknak a táblázatos megjelenítéseknek az esetében, ahol nagy mennyiségű adat között kell keresni, lehetőség van keresési feltételek megadására. A keresési feltételeknek megfelelő találati lista már csak azokat az adatokat fogja tartalmazni, amelyek megfelelnek a feltételnek. A megadható szűkítési feltételek entitás típusonként változnak, de adattípusonként azonos módon történnek az alábbiak szerint: o Szöveges adatok esetében (pl. név, cím, és minden olyan adat, ami szabad szövegként rögzíthető) minta szerinti keresés történik, ami azt jelenti, hogy ha a feltételként megadott szövegrészlet bárhol (elején, közepén, végén) előfordul a keresett adatban, akkor az találatnak minősül és megjelenik a találati listában.

Oldal 9/102

Officium felhasználói kézikönyv o Dátum típusú adatok esetében lehetőség van konkrét dátum vagy intervallum megadására. A megadott dátum értéknek mindig év.hó.nap formátumúnak kell lennie (2008.10.12), nem lehet dátum részlet (pl. 2008.10). Konkrét dátumra történő szűkítés esetén a feltétel adatmezőbe a keresett dátumot kell beírni. Intervallum esetén az azt határoló dátum értékeket kötőjellel elválasztva kell a keresőmezőbe beírni (pl. 2008.01.01-2008.12.31). Ha az intervallum feltétel valamelyik tagja hiányzik, akkor a keresés az így meghatározott nyitott intervallumra fog megtörténni. Ha az első tag hiányzik (pl. -2008.12.31), akkor alulról lesz nyitott (azaz minden a megadott időponttal egyező vagy az előtti érték találatnak minősül). Ha a második (pl. 2008.01.01-), akkor felülről lesz nyitott (azaz minden a megadott időponttal egyező vagy későbbi érték találatnak minősül) az intervallum. o Számok, összegek esetében is a fent leírt módon konkrét értékre vagy intervallumra lehet feltételt megadni. o Kategorizálás jellegű adatok esetében (részletesebben lásd az Alapadatok című fejezetben) - melyeket a rögzítés során is legördülő listából kiválasztva lehet beállítani - a lehetséges értékek közül egyet kiválasztva az azzal megegyező értéket tartalmazó sorok kerülhetnek be a találati listába. Minden kategorizálás jellegű feltétel megadás esetében választható az „Összes” elnevezésű elem, amelynek választásával kikapcsolható az adott adatra történő szűkítés, azaz a szűkítés nem fogja figyelembe venni ezt az adatot, az bármilyen értéket tartalmazhat. o Logikai jellegű (igen/nem, igaz/hamis) adatok esetében egy háromállapotú jelölőnégyzet segítségével állítható be a kívánt feltétel. Ha a jelölőnégyzet háttere szürkés/zöldes színű =mindegy), akkor az adatra nem történik szűkítés. Ha a jelölőnégyzet fehér vagy ( hátterű, akkor az adatra történik szűkítés a jelölőnégyzet beállításának megfelelően vagy =igen/igaz). Ebben az esetben azok az adatok jelennek meg ( =nem/hamis, a találati listában, amelyeknek ez az értéke megegyezik a feltételként beállított értékkel. A szűkítés során egyidejűleg több adatra is adható meg feltétel. Ilyen esetekben a megadott feltételek egymással logikai ÉS kapcsolattal kombinálva fejtik ki hatásukat, azaz a találati listában csak azok az adatsorok fognak megjelenni, amelyekre az összes megadott feltétel egyidejűleg igaznak bizonyul. A feltételek számának növelése a leválogatás szigorítását jelenti. A megadott szűkítési feltételek érvényre juttatása a Szűkítés nyomógomb megnyomásával lehetséges. Ekkor kerülnek feldolgozásra a megadott feltételek és történik meg a találati lista összeállítása. Ha a megadott feltételekben hiba található (pl. elírás vagy értelmezhetetlen karakter) akkor hibaüzenet jelenik meg. Sikeres végrehajtás esetén a találati listában megjelennek a leválogatott sorok, és a táblázat számlálója mutatja a találatok számát (pl. Lap: 1/15 (297), azaz összesen 297 adatsor felel meg a feltételnek, a találati lista 15 lapjából az első lap látható a ikon jelzi táblázatban). Ha a találati lista szűkített, akkor ezt a táblázat számláló mellett megjelenő Logikailag hibás feltétel megadása esetén előfordulhat, hogy a találati lista egyetlen elemet sem tartalmaz (túl szigorú feltétel), vagy a találati lista a teljes adathalmazt tartalmazza (túl laza feltétel). Ilyen esetekben a keresési feltétel(ek) módosításával és a Szűkítés nyomógomb ismételt használatával lehet változtatni a végeredményen. A Teljes lista nyomógomb használatával törölhetők a beállított szűkítési feltételek és megjeleníthető az adatbázis teljes adattartalma. 2.2.1.3

Lapozás

A találati lista adatainak megjelenítése nem egyszerre, hanem lapozottan történik. Egy lapon az alapbeállításnak megfelelően maximum 20 adatsor jelenik meg, amely a Rendszerbeállítások, információk menüpont használatával majd a Táblázat lapmérete adat módosításával tetszőleges értékre beállítható. Ha a találati lista ennél több sort tartalmaz, akkor a többi adat lapozással érhető el. A lapozás műveletei a amelyek az alábbiak: o <<

nyomógomb sorral végezhetők,

- ugrás a találati lista legelső lapjára (a lista elejére) Oldal 10/102

Officium felhasználói kézikönyv o < o > o >> 2.2.1.4

- ugrás az előző lapra (ha van ilyen) - ugrás a következő lapra (ha van ilyen) - ugrás a találati lista utolsó lapjára (a lista végére)

Excel export

A Természetes személy, Szervezet, Ügy, Dokumentum entitások esetében a találati listába leválogatott adatok kimenthetők a programból egy ún. csv formátumú fájlba, ami MS Excel segítségével megnyitható és az adatokkal további műveletek végezhetők. A művelet az Export nyomógomb használatával kezdeményezhető, majd a megjelenő fájl mentés dialógusban megadott helyre és néven létrehozásra kerül az adatokat tartalmazó csv kiterjesztésű fájl.

2.2.2 Az adatlapos megjelenítés Az adatlapos megjelenítés az adatok rögzítéséhez vagy részletes áttekintéséhez használatos. Entitás típusonként eltérő felépítésben tartalmazza az azokra jellemző összes adatot módosítható vagy csak olvasható formában, adatbeviteli mezőkben megjelenítve. Az adatlapok segítségével történik az adatok felvitele az adatbázisba, a már rögzített adatok módosítása vagy törlése. Az adatok felvitelekor és módosításakor a kötelezően kitöltendő adatok mezőinek háttérszíne eltér a többitől (az erre a célra használt szín a Rendszerbeállítások, információk… menüpontban tetszőlegesen beállítható) Dátum adatmező esetében - ha az még nem tartalmaz értéket – a mező belsejében duplán kattintva az automatikusan kitöltésre kerül az aktuális dátum értékével. Felvitel Ebben az üzemmódban az adatlapok adatmezői szerkeszthetők, egyik-másik előre kitöltött értékeket tartalmaz.

Az adatlapon a Felvitel és Mégse nyomógombok láthatók, melyek használatával a megadott adatok az adatbázisba menthetők, vagy az adatlap az adatbázisba mentés nélkül bezárható. Oldal 11/102


Az ügyfelek, ügyek, ellenőrzések és nyilatkozatok esetében a program lehetőséget ad az ezekhez kapcsolódó kiegészítő adatok rögzítésére (mint pl. kapcsolódó dokumentumok, feljegyzések). Ezeket a kiegészítő információkat azonban csak akkor lehet az új entitáshoz kapcsolni, ha annak alapadatai már letárolásra kerültek az adatbázisban (minimálisan a kötelező adatokkal, amelyek az adatlapokon eltérő háttérszínnel kerülnek megjelenítésre). Amikor egy adatlapon a szükséges adatok kitöltése megtörtént, akkor ezeket a Felvitel nyomógomb használatával letárolhatjuk az adatbázisban. A felvitel sikeres végrehajtása után az új entitás adatai megjelennek az adatbázisban és ettől kezdve már kapcsolhatók hozzá a kiegészítő információk. Az adatlap a művelet elvégzése után automatikusan Módosítás üzemmódra vált. Ezt az állapotot jelzi a Felvitel nyomógomb feliratának Mentés-re változása (mivel az adatokon történő további változtatások már egy meglévő entitás módosított adatainak mentését jelentik), illetve a kapcsolódó információk rögzítéséhez szükséges eszközök (nyomógombok, táblázatok) aktívvá válása. A Mégse nyomógomb használatával az adatlap az új adatok adatbázisba mentése nélkül bezárható. Módosítás Ebben az üzemmódban az adatlapok adatmezőiben a karbantartott elem alap- és kapcsolódó adatai láthatók, amelyek szerkeszthetők.

Az adatlapon a Mentés és Mégse nyomógombok láthatók. A Mentés használatával a módosítások az adatbázisba menthetők. A Mégse nyomógombbal az adatlap az alapadatok változtatásainak mentése nélkül bezárható a kiegészítő adatokon történt módosítások megtartásával. Törlés Ebben az üzemmódban az adatlapok adatmezőiben a kiválasztott elem adatai láthatók, amelyek nem szerkeszthetők.

Oldal 12/102


Az adatlapon a Törlés és Mégse nyomógombok láthatók. A Törlés használatával megtörténik az adatok törlése az adatbázisból. A Mégse nyomógomb használatával az adatlap az adatok törlése nélkül bezárható. Az Officium nyilvántartásában a Természetes személy, Szervezet, Ügy, Adatellenőrzés és Nyilatkozat entitástípusokra nem értelmezett a törlés művelete.

2.3 Programindítás, működési módok A program használata felhasználói licensz meglétéhez kötött. Ennek ellenőrzése a programindításkor automatikusan megtörténik. Érvényes licensz hiányában az alábbi hibaüzenet jelenik meg a képernyőn:

és a program futása megszakad. Érvényes licensz esetében a program a telepítési paramétereknek megfelelően kezdi el a működését. Az Officium a telepítési paraméterek függvényében kétféle üzemmódban képes működni: 1. Teljes jogú adatbázis-hozzáféréssel 2. Csak olvasható hozzáféréssel (böngészés) a „–readonly” indítási opció használatával A teljes jogú adatbázis-hozzáférés esetében a bejelentkezett felhasználó minden korlátozás nélkül lekérdezheti és módosíthatja az adatbázis adatait, továbbá adminisztrációs feladatokat is elláthat (adatbázis mentés-visszatöltés, beállítások módosítása stb.). Többfelhasználós telepítési mód esetén (amikor egy közös adatbázist több felhasználó egyidejűleg több munkaállomásról használhat), az összes – ugyanarra az adatbázisra dolgozó – Officium példány közül mindig csak egy futhat teljes hozzáférés üzemmódban. Ha a programpéldányok között több is teljes hozzáférésűre lett telepítve, abban az esetben az elsőként elindított ilyen példány fog tudni teljes hozzáféréssel működni, a többiek ezek után már csak olvasható üzemmódban használhatják az adatbázist. Ilyen esetekben a program elindítása után egy üzenetablak tájékoztatja a felhasználót arról, hogy melyik munkaállomás fut az adott időpontban teljes hozzáféréssel,

Oldal 13/102


illetve arról, hogy a teljes jogú telepítési mód ellenére csak olvasható hozzáféréssel rendelkezik:

Ha a teljes joggal futó programpéldányból kilép a felhasználója, akkor újból nyitva áll a lehetőség a következőnek elindított példány számára, hogy teljes jogú hozzáféréssel fusson. A teljes joggal futó programpéldány adatait az adatbázis mellett található officium.lock fájl tartalmazza. Ez a fájl csak akkor létezik, ha van teljes joggal futó programpéldány. Ha valami miatt nem lehetne egyetlen programpéldányt sem elindítani teljes jogú hozzáféréssel, és létezik az officium.lock fájl, akkor meg kell kísérelni ezt a fájlt manuálisan törölni (ez csak abban az esetben lehetséges, ha azt egyetlen futó alkalmazás sem tartja megnyitva, ellenkező esetben a fájltörlési kísérletnél hiba keletkezik), majd a sikeres törlést követően ismét megkísérelni az Officium indítását teljes jogú hozzáféréssel. A „–readonly” kapcsoló használatával az Officium közvetlenül böngészés üzemmódban indítható el (a program indításkor az „Officium.exe -readonly” formát használva). Ebben az esetben az Officium nem kísérli meg az officium.lock létrehozását, és csak az adatbázis böngészéshez használható műveleteket engedélyezi. A program indításakor történik az adatbázis hitelességének ellenőrzése. Az ellenőrzés átlagos számítógépeken, szokásos adatbázisméretek mellett jellemzően néhány másodperc alatt lezajlik, nagy méretű adatbázisok esetén pár percig tarthat, Az ellenőrzés közben adatrögzítés nem lehetséges. Ha a CRC ellenőrzés sikertelen (sérült, vagy manipulált az adatbázis), a program erről hibaüzenetben tájékoztatja a felhasználót, és nem engedélyezi az adatok megváltoztatását. Az automatikus adatbázis CRC (hitelesség) ellenőrzés és az adatbázis mentés periódusidejének beállításait a Rendszerbeállítások, információk fejezet tartalmazza.

Oldal 14/102


2.4 Főmenü A program funkciói a Főmenüben található menüpontok használatával érhetők el hat csoportra bontva, amelyek az alábbiak: o Fájl menü o Adatbázis mentése... o Adatbázis visszatöltése… o Ügyvéd adatainak beállítása… o Kilépés o Szerkesztés o Új természetes személy felvitele… o Új szervezet felvitele… o Új ügy felvitele… o Új dokumentum feltöltése… o Nézet o Ügyfelek o Ügyek o Dokumentumok o Officium oldalsáv o Eszközök o Alapadatok o Rendszerbeállítások, információk… o Adatok hitelességének ellenőrzése o Rendszernapló megtekintése o Ablakok o Súgó o Tartalomjegyzék o Névjegy A csoportokban található egyes menüpontok részletes leírásai a későbbi fejezetekben találhatók.

Oldal 15/102


2.5 Officium oldalsáv Az Officium oldalsáv (vagy eszköztár) a főmenü „kivonatát” tartalmazza, azaz azokat a menüpontokat, amelyekre a leggyakrabban van szükség. Az Officium oldalsávon ezek a funkciók könnyedén megtalálhatók és egyetlen kattintással indíthatók.

Az Officium oldalsáv az F11 billentyűvel vagy a Nézet Æ Officium oldalsáv menüpont használatával ki/be kapcsolható.

Oldal 16/102


2.6 Ügyvéd adatainak megadása A program megfelelő használatához (pl. JÜB ügyszám képzéséhez) szükséges az azt használó ügyvéd adatainak tárolása. Ezek az adatok a Fájl Æ Ügyvéd adatainak beállítása… menüpont használatával megjelenő dialóguson keresztül rögzíthetők vagy a későbbiekben módosíthatók.

Az ügvédről nyilvántartott adatok köre: Név Név

Jellemző Kötelező

Iroda neve Iroda címe

Nem kötelező Kötelező

Területi kamara megnevezése Területi kamara sorszáma

Kötelező

Anyakönyvi szám Kamarai nyilvántartási szám Ügyvédi igazolvány száma Iroda kamarai nyilvántartási száma E-mail Telefon

Kötelező

Jüb-ügyszámhoz

Nem kötelező

Jüb-nyomtatványhoz

Nem kötelező


Nem kötelező


Automatikusan meghatározott a területi kamara kiválasztásakor

Leírás

Tagolt cím (ir. szám, város, közterület, házszám) Legördülő listából választható* Az elnevezésből automatikusan következik a megadott* megfeleltetés alapján

Alkalmazás Officium azonosításhoz, Jübnyomtatványhoz Jüb-nyomtatványhoz Jüb-nyomtatványhoz Jüb-ügyszámhoz, Jübnyomtatványhoz Jüb-ügyszámhoz

Nem kötelező Nem kötelező

Oldal 17/102

Officium felhasználói kézikönyv * A területi kamara megnevezések és a kamarákhoz - az ügyszám képzése céljából – rendelt sorszámok: Kamara megnevezése Budapesti Ügyvédi Kamara Bács-Kiskun Megyei Ügyvédi Kamara Békés Megyei Ügyvédi Kamara Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Ügyvédi Kamara Debreceni Ügyvédi Kamara Fejér Megyei Ügyvédi Kamara Győr-Moson-Sopron Megyei Ügyvédi Kamara Heves Megyei Ügyvédi Kamara Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Ügyvédi Kamara Komárom-Esztergom Megyei Ügyvédi Kamara Nógrád Megyei Ügyvédi Kamara Nyíregyházi Ügyvédi Kamara Pest Megyei Ügyvédi Kamara Pécsi Ügyvédi Kamara Somogy Megyei Ügyvédi Kamara Szegedi Ügyvédi Kamara Tolna Megyei Ügyvédi Kamara Vas Megyei Ügyvédi Kamara Veszprém Megyei Ügyvédi Kamara Zala Megyei Ügyvédi Kamara

Sorszám 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Az ügyvéd területi kamarájának sorszámát a JÜB szabályzat [MÜK 2/2007. (XI. 19.)] 3. számú melléklete tartalmazza. Az 54/2007. (XII. 21.) IRM rendelet 2. § (1)-(2) bekezdése szerint az ügyvéd az ügyet ügyszámmal látja el. Az ügyszám az ügyvéd egyedi azonosítására alkalmas azonosító száma törve az ügy érkezés szerinti számával és az érkezés évszámával. Az ügyvéd (1) bekezdés szerinti egyedi azonosításra alkalmas azonosító száma az ügyvéd területi kamarájának sorszáma törve az ügyvéd anyakönyvi számával és „Ü” jelzéssel. Az adatlapon az adatok megadása után a Mentés nyomógomb használatával az adatok az adatbázisba menthetők. A területi kamara megnevezése legördülő listából egy elemet kiválasztva a kamara sorszáma automatikusan megjelenik a lista bal oldalán található szürke mezőben. Mindig csak annak az ügyvédnek az adatai módosíthatók, akit az éppen használt Windows login meghatároz (lásd: Jogosultságkezelés), amely a Login név mezőben meg is jelenik (a fenti kép csak illusztráció, ezért üres ez az adatmező). Az Officium 1.0-ról 2.0-ra történő upgrade-t követően a kibővített ügyvéd adatok közül nincs kitöltve az összes kötelezően kitöltendőnek minősített. Ilyen adat az újként megjelenő iroda címe és az ügyvédi kamara megjelölése. Ebben az esetben a programindítást követően egy üzenet ablak figyelmeztet erre a hiányosságra mindaddig, amig a kötelező ügyvéd adatok kitöltöttsége hiányos.

Az üzenetablakon az Igen nyomógomb használatával közvetlenül megnyitható az ügyvéd adatok karbantartására szolgáló ablak. A Nem nyomógomb választása esetén a hiányzó adatok megadása

Oldal 18/102

Officium felhasználói kézikönyv mellőzhető. Hiányos adatok esetében az automatikus űrlapkitöltés során az ügyvéd adatok kitöltése is hiányos lesz.

Oldal 19/102


2.7 Ügyfelek adatainak nyilvántartása Az ügyfelek nyilvántartásában tárolhatók természetes személyek vagy szervezetek adatai. Mivel a két ügyféltípus azonosítási adatai nagyban eltérnek egymástól, ezért az azonosító adatok beviteli és karbantartó felületei is különböznek. A karbantartásra alkalmas adatlap mind természetes személy, mind szervezet esetében azonos felépítésű:

Az adatlap bal oldalán találhatók az ügyfélazonosítási adatok megadására alkalmas adatbeviteli mezők (Azonosítási adatok és Egyéb adatok fülek). Az adatlap jobb oldalán a már - minimális szinten név megadásával - azonosított ügyfélhez kapcsolódó kiegészítő információk tekinthetők át, illetve tarthatók karban. A jobb oldalon lévő eszközök csak akkor válnak aktívvá, ha az ügyfél adatainak felvitele során annak minimális – a program által színnel kiemelt, kötelező - azonosítási adatai a Felvitel nyomógomb használatával az adatbázisba elmentésre kerültek. Ennek megtörténte után tetszőlegesen lehet adatellenőrzéseket, nyilatkozatokat, dokumentumokat és ügyeket csatolni az ügyfélhez.

2.7.1 Természetes személyek azonosítási adatlapja 2.7.1.1

Természetes személy adatai

Egy természetes személy esetében az alábbi adatok tárolhatók a program segítségével: o Azonosítási adatok o o

Előzetes tájékoztatás a személyazonosság ellenőrzéséről: Jelölőnégyzet. Írásbeli hozzájárulás a bemutatott okmány másolásához: Jelölőnégyzet.

Oldal 20/102

Officium felhasználói kézikönyv o o o o o o o o o o o o o o

o o

o

Írásbeli hozzájárulás a személyes adatokat tartalmazó papíralapú dokumentum digitalizálásához: Jelölőnégyzet. Írásbeli hozzájárulás a személyes adatok rögzítéséhez: Jelölőnégyzet. Írásbeli hozzájárulás a rögzített azonosító adatok átadásához más szolgáltató részére: Jelölőnégyzet. Családi és utónév: Szabad szöveg. Megadása kötelező. Születési név: Szabad szöveg. Születési hely: Szabad szöveg. Születési idő: Nem lehet jövőbeni dátum és maximum 150 év életkorú ügyfél rögzíthető. Anyja születési neve: Szabad szöveg. Lakcím: Szabad szöveg. Tartózkodási hely: Szabad szöveg. Külföldi: Jelölőnégyzet. Állampolgárság: Szabad szöveg. Magyarországi tartózkodási hely: Külföldi esetén a magyarországi tartózkodási hely. Azonosító okmány 1 típusa: Listából választható érték az Alapadatok „Azonosító/Ellenőrzött okmány típus” kategóriája alapján. Ebben a mezőben a személyt azonosító okmányt célszerű megjelölni, mert az űrlapok kitöltése során a Cégeditor az itt található okmánytípust használja a személy azonosítására szolgáló okmány típusaként az űrlapokba behelyettesíteni. Azonosító okmány 1 száma: Tetszőlegesen megadható karakterek automatikusan nagybetűsre konvertálva. Azonosító okmány 2 típusa: Listából választható érték az Alapadatok „Azonosító/Ellenőrzött okmány típus” kategóriája alapján. Ebben a mezőben a lakhelyet azonosító okmányt célszerű megjelölni, mert az űrlapok kitöltése során a Cégeditor az itt található okmány típust használja a lakhely azonosítására szolgáló okmány típusaként az űrlapokba behelyettesíteni. Azonosító okmány 2 száma: Tetszőlegesen megadható karakterek automatikusan nagybetűsre konvertálva.

o Egyéb adatok o o o o o o

o o o

Személyi azonosító jele: Szám karakterek és kötőjel használható. Adóazonosító jel: Tetszőlegesen megadható karakterek automatikusan nagybetűsre konvertálva. Telefonszám: Szám karakterek és -/() jelek használhatók. Fax szám: Szám karakterek és -/() jelek használhatók. E-mail: E-mail cím. Aláírásminta hitelesítés: Jelzés, hogy az ügyfélnek van-e hitelesített aláírásmintája. Nem módosítható érték, melyet a program az adatbázisban tárolt más adatok alapján automatikusan határoz meg. Az érték meghatározása a Szervezet képviseletére jogosult vagy az ügyhöz Kapcsolódó ügyfelek kapcsolatokban beállított Aláírásminta hitelesítés jelzések alapján történik. Ha az ügyfélnek léteznek ilyen kapcsolatai az adatbázisban és ezek bármelyikében az Aláírásminta hitelesítés jelzés igaz értékű, akkor ez az ügyfél adatlapján is megjelenik. Kiemelt közszereplő: Szabad szöveg. Aktív: Annak jelölése, hogy a személlyel kapcsolatosan van-e aktív ügy, eljárás. Egyéb adatok: Szabad szöveg.

Az Azonosító okmány lista választható (módosítható, bővíthető) elemei:

o o o o o o

Személyi igazolvány Útlevél Lakcímkártya Vezetői engedély Diákigazolvány Vízum Oldal 21/102


o o o o 2.7.1.2

Regisztrációs igazolás Tartózkodási kártya Tartózkodási engedély Ideiglenes tartózkodásra jogosító igazolás

Természetes személy adatainak felvitele a nyilvántartásba (F5)

Egy természetes személy adatainak nyilvántartásba vétele az alábbi módokon kezdeményezhető: o a főmenü Szerkesztés Æ Új természetes személy adatainak felvitele… menüpontjának használatával, vagy o az F5 funkcióbillentyűvel, vagy o az Officium oldalsáv Új természetes személy felvitele menüpontjának használatával, vagy o az Ügyfelek nézet (keresőablak) Természetes személyek fülén található Új ügyfél nyomógomb használatával

A megjelenő adatlap bal oldali részén található adatmezők kitöltésével (Azonosítási adatok és Egyéb adatok fül), majd a Felvitel nyomógomb megnyomásával rögzíthetők az új ügyfél adatai.

Oldal 22/102


Az adatok eltárolását megelőzően történik egy keresés a már rögzített adatok között arra vonatkozóan, hogy a most felvinni kívánt névvel szerepel-e már természetes személy az adatbázisban. Ha az ellenőrző keresés talál ilyen rekordokat, akkor ezek néhány adatát az azonosíthatóság érdekében megjeleníti egy táblázatban:

A megjelenített adatok vizsgálatával eldönthető, hogy a felvinni kívánt Természetes személy adatai korábban már valóban rögzítésre kerültek-e, vagy esetleg más adatrögzítési hiba (pl. elírás) miatt hozott eredményt a vizsgálat? A Mégsem nyomógomb használatával az adatfelviteli folyamat megszakítható, és vissza lehet térni a Természetes személy azonosítási adatlapjának kitöltéséhez. Ha a vizsgálat eredménye ellenére rögzíteni kívánjuk az azonos nevű ügyfelet, akkor a Mentés nyomógomb használatával folytatható az adatbázisba mentés folyamata. A sikeres adatrögzítésről az alábbi üzenetablak tájékoztat:

Oldal 23/102


A művelet sikeres végrehajtása után a Felvitel nyomógomb megnevezése Mentés-re változik, és használhatóvá válnak az adatlap jobb oldalán található eszközök, illetve az Előzmény és Vágólapra funkciók:

Az adatellenőrzések, nyilatkozatok, dokumentumok, illetve ügyek kapcsolásának leírásait későbbi fejezetek tárgyalják. 2.7.1.3

Természetes személy adatainak módosítása

A nyilvántartásba felvitt természetes személyek adatai a későbbiekben bármikor módosíthatók. A módosítás elvégzéséhez a főmenü vagy az Officium oldalsáv Nézet Æ Ügyfelek menüpontja, illetve az F2 funkcióbillentyű használatával megjelenő Ügyfelek keresőablak Természetes személyek fülén található táblázatban a keresett ügyfél adatsorát kiválasztva, majd azon duplán kattintva (vagy a Módosítás nyomógombot megnyomva vagy az Enter billentyű leütésére) megjelenik a már korábban megismert Természetes személy azonosítási adatlapja adatlap a kiválasztott ügyfél adataival.

Oldal 24/102


A szükséges adatmódosításokat elvégezve, majd a Mentés nyomógombot megnyomva a változtatások ellenőrzésre, majd elmentésre kerülnek az adatbázisba. Ha az ellenőrzés hibát talál, arról hibaüzenettel tájékoztat, majd ennek nyugtázása után a hibás adat javítható és a mentés újra megkísérelhető. Az adatok közül a Családi és utónév módosítása esetén megtörténik a felvitel esetében már ismertetett névismétlődés ellenőrzés, amelynek menete és lehetőségei megegyeznek az ott leírtakkal. Ha az adatokban történt változás, és az adatbázisba a mentés sikeresen megtörtént, akkor erről az alábbi üzenetablak tájékoztat:

A sikeres mentés után az adatlap nem záródik be automatikusan, így további műveletek is végezhetők az ügyfél adataival (pl.: dokumentum csatolása, adatellenőrzés vagy nyilatkozat felvitele, módosítása, ügy kapcsolása). Az adatlap bezárása a Mégse nyomógombbal vagy a jobb felső sarkában található nyomógomb segítségével történhet. Az azonosítási adatok változtatásai naplózásra kerülnek. Az Előzmény nyomógomb használatával megtekinthető a kiválasztott ügyfél adatainak módosítási története (lásd később az Előzmények című fejezetben). 2.7.1.4

Természetes személy adatainak másolása vágólapra

Az adatlapon található Vágólapra nyomógomb használatával a kiválasztott személy azonosítási és egyéb adatai kimásolhatók a vágólapra egyszerű szöveges formátumban, ahonnan azután egy Beillesztés paranccsal bármely szövegszerkesztőbe bemásolhatók. A kimásolt adatok szerkezete az alábbi:

Oldal 25/102

Officium felhasználói kézikönyv Családi és utónév: Természetes Személy 1 Születési név: Természetes Személy 1 Születési hely: Település Születési idő: 1999.09.09. Anyja születési neve: Anyja Neve Lakcím: 1111 Település, Utca, házszám Tartózkodási hely: Külföldi: Nem Állampolgárság: magyar Magyarországi tartózkodási hely: Azonosító okmány típusa: Személyi igazolvány Azonosító okmány száma: 111111 AA Azonosító okmány típusa: Lakcímkártya Azonosító okmány száma: 222222 BB Személyi azonosító jele: 1-990909-1111 Adóazonosító jel: Telefonszám: 06-00-1111111 Fax szám: 06-00-1111111 E-mail: @ Kiemelt közszereplő: Nem Egyéb adatok:

2.7.2 Természetes személy adatainak keresése a nyilvántartásban (F2) Természetes személy adatainak keresése a főmenü vagy Officium oldalsáv Nézet Æ Ügyfelek menüpontja vagy az F2 funkcióbillentyű használatával megjelenő Ügyfelek keresőképernyő Természetes személyek fülén kezdeményezhető. Az adatbázisba rögzített természetes személyek adatai között lehetséges különböző módokon keresni (lásd a Keresési, szűkítési lehetőségek fejezetet).

Oldal 26/102

Officium felhasználói kézikönyv A keresési és szűkítési feltétel megadási lehetőségekről lásd a fejezetet.


Természetes személyek esetében megadható szűkítési feltételek: Megnevezés Családi és utónév Lakcím Születési név Születési hely Azonosító okmány típusa Anyja születési neve Születési idő Azonosító okmány száma Egyéb adatok Kapcsolódó ügy JÜB ellenőrzés PMT ellenőrzés Külföldi Aktív Aláírásminta hitelesítés

Típus Minta szerint Minta szerint Minta szerint Minta szerint Kiválasztott értékre Minta szerint Dátum intervallum Minta szerint Minta szerint Minta szerint Beállított értékre Beállított értékre Beállított értékre Beállított értékre Beállított értékre

A keresőablakból indítható Export funkció használatának leírását az Excel export fejezet tartalmazza. Az Új ügyfél nyomógomb használatával egy új természetes személy adatainak felvitele kezdeményezhető, míg a Módosítás nyomógombbal a táblázatban éppen kiválasztott ügyfél adatainak szerkesztéséhez nyitható meg a Természetes személy azonosítási adatlapja.

Oldal 27/102


2.7.3 Szervezetek azonosítási adatlapja 2.7.3.1

Szervezet adatai

A szervezetek adatai a Szervezet azonosítási adatlapja segítségével tekinthetők meg és tarthatók karban:

A szervezetek esetében az alábbi adatok tárolhatók a nyilvántartásban: o o o o o o o o o o o o o o

Teljes név: A szervezet teljes megnevezése. Szabad szöveg. Megadása kötelező. Rövidített név: A szervezet rövidített elnevezése. Szabad szöveg. Székhely: A szervezet székhelye. Szabad szöveg. Külföldi: Jelzés, hogy a szervezet külföldi székhelyű. Magyarországi fióktelepe címe: Külföldi székhelyű vállalkozás esetén annak magyarországi fióktelepének címe. Szabad szöveg. Főtevékenység: A szervezet bejegyzett főtevékenysége. Szabad szöveg. Azonosító okirat száma: A szervezet azonosító okiratának száma. Tetszőlegesen megadható karakterek. Cégjegyzékszám: A szervezet cégjegyzékszáma. Tetszőlegesen megadható karakterek automatikusan nagybetűsre konvertálva. Bejegyzésről szóló határozat száma: A szervezet bejegyzéséről szóló határozat száma. Tetszőlegesen megadható karakterek. Nyilvántartási szám: A szervezet nyilvántartási száma. Tetszőlegesen megadható karakterek. Adószám: A szervezet adószáma. Tetszőlegesen megadható karakterek automatikusan nagybetűsre konvertálva. KSH azonosító: A szervezet KSH azonosítója. Szám karakterek és .-/ jelek használhatók. Aktív: Annak jelölése, hogy a szervezettel kapcsolatosan van-e aktív ügy, eljárás. Egyéb adatok: Szabad szöveg.

Oldal 28/102


Szervezet adatainak felvitele a nyilvántartásba (F6)

Egy szervezet adatainak nyilvántartásba vétele az alábbi módokon kezdeményezhető: o a főmenü Szerkesztés Æ Új szervezet adatainak felvitele… menüpontjának használatával, vagy o az F6 funkcióbillentyűvel, vagy o az Officium oldalsáv Új szervezet felvitele menüpontjának használatával, vagy o az Ügyfelek nézet (keresőablak) Szervezetek fülén található Új ügyfél nyomógomb használatával

A megjelenő adatbeviteli adatlap bal oldali részén található adatmezők kitöltésével (Azonosítási adatok és Egyéb adatok fül), majd a Felvitel nyomógomb megnyomásával rögzíthetők az új szervezet adatai.

Oldal 29/102


Az adatok eltárolását megelőzően történik egy keresés a szervezet Teljes nevével a már rögzített adatok között arra vonatkozóan, hogy a most felvinni kívánt névvel szerepel-e már szervezet az adatbázisban. Ha az ellenőrző keresés talál ilyen rekordokat, akkor ezek néhány adatát az azonosíthatóság érdekében megjeleníti egy táblázatban:

A megjelenített adatok vizsgálatával eldönthető, hogy a felvinni kívánt Szervezet adatai korábban már valóban rögzítésre kerültek-e, vagy esetleg más adatrögzítési hiba (pl. elírás) miatt hozott eredményt a vizsgálat? A Mégsem nyomógomb használatával az adatfelviteli folyamat megaszakítható, és vissza lehet térni a Szervezet azonosítási adatlapjának kitöltéséhez. Ha a vizsgálat eredménye ellenére rögzíteni kívánjuk az azonos nevű ügyfelet, akkor a Mentés nyomógomb használatával folytatható az adatbázisba mentés folyamata. Ha az adatokban történt változás, és az adatbázisba a mentés sikeresen megtörtént, akkor erről az alábbi üzenetablak tájékoztat:

Oldal 30/102


A művelet sikeres végrehajtása után a Felvitel nyomógomb megnevezése Mentés-re változik, és használhatóvá válnak az adatlap bal oldalán található eszközök, illetve az Előzmény, a Vágólapra, és a Képviseletre jogosultak karbantartási funkciói:

Az adatellenőrzések, nyilatkozatok és dokumentumok csatolásának, illetve ügy kapcsolásának leírásait későbbi fejezetek tárgyalják. 2.7.3.2.1

Szervezet képviseletére jogosultak

A szervezet azonosító adatainak – de legalább a program által színnel kiemelt, kötelező adat(ok)nak adatbázisba mentése után lehetséges a szervezet képviseletére jogosultak megadása a Képviseletre jogosult adatai dialógus használatával.

Oldal 31/102


A képviseletre jogosultak az Officium ügyfélnyilvántartásában szereplő ügyfelek közül kerülnek kiválasztásra, azaz már szerepelniük kell az ügyfélnyilvántartásban. A képviseletre jogosultak esetében az alábbi adatok láthatók, illetve módosíthatók: o Név: A kiválasztott ügyfél neve. Természetes személy esetén Családi és utónév, Szervezet esetében a Teljes név. Nem módosítható, a kiválasztással egyidejűleg automatikusan kitöltésre kerül. Megadása kötelező. o Cím: A kiválasztott Természetes személy esetén a Lakcím vagy Szervezet esetén a Székhely. Nem módosítható, a kiválasztással egyidejűleg automatikusan kitöltésre kerül. o Beosztás: Listából választható érték az Alapadatok „Képviseletre jogosult beosztása” kategóriája alapján. Megadása kötelező. o Aláírásminta hitelesítés: Jelzés, hogy történt-e aláírásminta hitelesítés az ügyfél esetében. o Kézbesítési megbízott neve: Szabad szöveg, a természetes személy vagy a szervezet neve. o Kézbesítési megbízott címe: Szabad szöveg, a természetes személy lakcíme vagy szervezet esetén a székhely címe. o Kézbesítési megbízott anyja neve: Szabad szöveg, természetes személy esetén az anyja neve. o Cégjegyzékszáma: Tetszőlegesen megadható karakterek, a kézbesítési megbízott szervezet esetében annak cégjegyzékszáma. A Beosztás lista alapértelmezett (módosítható, bővíthető) elemei: o o o o o o o o o o o o o o

Üzletvezetésre jogosult tag Ügyvezető Igazgatóság tagja Vezérigazgató Igazgatótanács tagjai Cégvezető Szervezeti egységet vezető munkavállaló Más munkavállaló Meghatalmazott Tag Felügyelőbiztos Felszámoló Végelszámoló Egyéb

2.6.3.2.2. Szervezet képviseletére jogosultak felvitele a nyilvántartásba

Oldal 32/102

Officium felhasználói kézikönyv A képviseletre jogosult természetes személy vagy szervezet kiválasztása a „…” nyomógomb megnyomására megjelenő ügyfél keresőablak segítségével történik, ahol használhatók a korábban megismert keresési technikák akár természetes személy, akár szervezet választása esetében.

A táblázatban a kiválasztandó ügyfél adatsorán duplát kattintva vagy azt kijelölve, majd a Kiválasztás nyomógombot használva az ügyfél neve és lakcíme (természetes személy esetén) vagy székhelyének címe (szervezet esetén) megjelenik a Képviseletre jogosult adatai dialóguson.

A dialógus többi adatának megadása után a Mentés nyomógombbal a képviseletre jogosult adatai elmentésre kerülnek az adatbázisba, és láthatóvá válnak a szervezet azonosítási adatainak Képviseletre jogosultak táblázatában.

Oldal 33/102


Az aláírásminta hitelesítés meglétét az

ikon jelzi a táblázatban.

2.6.3.2.3. Szervezet képviseletére jogosult adatainak módosítása A képviseletre jogosultak adatai bármikor tetszőlegesen módosíthatók. A táblázatban a módosítani kívánt soron duplán kattintva vagy azt kiválasztva, majd a Megnyitás nyomógombot megnyomva megjelenik a Képviseletre jogosult adatai dialógus a kiválasztott képviselő adataival. A módosítások elvégzése után a Mentés nyomógomb használatával az adatok az adatbázisba menthetők, vagy a Mégse nyomógomb használatával a változtatások elmentése nélkül lehet bezárni az ablakot. A szervezet képviseletre jogosultjai közül lehetséges törölni is. A törlendő sor kiválasztása után a Törlés nyomógombot megnyomva megjelenik a Képviseletre jogosult adatai dialógus a kiválasztott képviselő adataival. Az adatok ilyenkor nem módosíthatók, csupán a törlési szándék megerősítéséhez szükséges adatellenőrzést segítik.

A képviseletre jogosult törlése a Törlés nyomógomb használatával véglegesíthető, a Mégse nyomógombbal megszakítható. A képviseletre jogosult törlése csupán a képviselt szervezet és a képviselőként kiválasztott ügyfél kapcsolatának megszüntetését jelenti, de nem jelenti a képviselőként választott ügyfélnek a nyilvántartásból való törlését. A képviseletre jogosultak adataiban történt változások (felvitel, módosítás, törlés) megjelennek az ügyféltörténetben.

Oldal 34/102


Szervezet adatainak módosítása

A nyilvántartásba felvitt szervezetek adatai a későbbiekben bármikor módosíthatók. A módosítás elvégzéséhez a főmenü vagy az Officium oldalsáv Nézet Æ Ügyfelek menüpontja vagy az F2 funkcióbillentyű használatával megjelenő Ügyfelek keresőablak Szervezetek fülén található táblázatban a keresett szervezet adatsorán duplán kattintva vagy azt kiválasztva, majd a Módosítás nyomógombot vagy az Enter billentyűt megnyomva, megjelenik a már korábban megismert Szervezet azonosítási adatlapja ablak a kiválasztott szervezet adataival.

A szükséges adatmódosításokat elvégezve, majd a Mentés nyomógombot megnyomva a változtatások ellenőrzésre, majd elmentésre kerülnek az adatbázisba. Ha az ellenőrzés hibát talál, arról hibaüzenettel tájékoztat, majd ennek nyugtázása után a hibás adat javítható és a mentés újra megkísérelhető. Az adatok közül a Teljes név módosítása esetén megtörténik a felvitel esetében már ismertetett névismétlődés ellenőrzés, amelynek menete és lehetőségei megegyeznek az ott leírtakkal. Ha az adatokban történt változás, és az adatbázisba a mentés sikeresen megtörtént, akkor erről az alábbi üzenetablak tájékoztat:

A sikeres mentés után az adatlap nem záródik be automatikusan, így további műveletek is végezhetők az ügyfél adataival (pl.: dokumentum csatolása, adatellenőrzés, nyilatkozat felvitele, módosítása, illetve ügy kapcsolása). Az adatlap bezárása a változtatások adatbázisba mentése nélkül a Mégse nyomógombbal vagy a jobb felső sarkában található nyomógomb megnyomásával lehetséges. Az azonosítási adatok változtatásai naplózásra kerülnek. Az Előzmény nyomógomb használatával megtekinthető a kiválasztott szervezet adatainak módosítási története (lásd később az Előzmények című fejezetben). Oldal 35/102


2.7.3.4

Szervezet adatainak másolása vágólapra

Az adatlapon található Vágólapra nyomógomb használatával a kiválasztott szervezet azonosítási és egyéb adatai kimásolhatók a vágólapra egyszerű szöveges formátumban, ahonnan azután egy Beillesztés paranccsal bármely szövegszerkesztőbe bemásolhatók. A kimásolt adatok szerkezete az alábbi: Teljes név: Nem Jogi Személy Szervezet 1 Rövidített név: Nem Jogi Szervezet 1 Székhely: 1111 Település, Utca, házszám Külföldi: Nem Magyarországi fióktelepe címe: Főtevékenység: Filmgyártás Azonosító okirat száma: Cégjegyzékszám: 00-01-111111 Bejegyzésről szóló határozat száma: Nyilvántartási szám: Adószám: 11111111-2-11 KSH azonosító: Egyéb adatok: Képviseletre jogosultak: Képviseletre jogosult neve: Természetes Személy 1 Beosztás: Üzletvezetésre jogosult tag Aláírásminta hitelesítés: Igen Kézbesítési megbízott neve: Kézbesítési Megbízott Kézbesítési megbízott címe: 2222 Település, Utca, házszám Kézbesítési megbízott anyja neve: Anyja Neve Kézbesítési megbízott cégjegyzékszáma: Képviseletre jogosult címe: 1234 Település, Utca, házszám Képviseletre jogosult neve: Természetes Személy 2 Beosztás: Üzletvezetésre jogosult tag Aláírásminta hitelesítés: Nem Kézbesítési megbízott neve: Kézbesítési megbízott címe: Kézbesítési megbízott anyja neve: Kézbesítési megbízott cégjegyzékszáma: Képviseletre jogosult címe: 4321 Település, Utca, házszám A szervezethez kapcsolódó képviseletre jogosultak mindegyike felsorolásra kerül az összes adatával.

Oldal 36/102


2.7.4 Szervezet adatainak keresése a nyilvántartásban (F2) Szervezet adatainak keresése a főmenü vagy Officium oldalsáv Nézet Æ Ügyfelek menüpontja vagy az F2 funkcióbillentyű használatával megjelenő Ügyfelek keresőképernyő Szervezetek fülén lehetséges.

A keresési és szűkítési feltétel megadási lehetőségekről lásd a fejezetet.


Szervezetek esetében megadható szűkítési feltételek: Megnevezés Teljes név Székhely Rövidített név Magyarországi fióktelepe címe Főtevékenység Külföldi Aktív Azonosító okirat száma Bejegyzésről szóló határozat száma Nyilvántartási szám Cégjegyzékszám Adószám KSH azonosító Egyéb adatok Kapcsolódó ügy CÉGINFORMÁCIÓ ellenőrzés TAKARNET ellenőrzés PMT ellenőrzés

Típus Minta szerint Minta szerint Minta szerint Minta szerint Minta szerint Beállított értékre Beállított értékre Minta szerint Minta szerint Minta szerint Minta szerint Minta szerint Minta szerint Minta szerint Minta szerint Beállított értékre Beállított értékre Beállított értékre Oldal 37/102


A keresőablakból indítható Export funkció használatának leírását az Excel export fejezet tartalmazza. Az Új ügyfél nyomógomb használatával egy új szervezet adatainak felvitele kezdeményezhető, míg a Módosítás nyomógombbal a táblázatban éppen kiválasztott szervezet adatainak szerkesztéséhez nyitható meg a Szervezet azonosítási adatlapja.

2.7.5 Ügyfélhez kapcsolódó adatok 2.7.5.1

Ügyfélhez kapcsolódó adatellenőrzések, nyilatkozatok korábban rögzített adatokról

Minden ügyfélhez (Természetes személy vagy Szervezet) az alap azonosítási adatok rögzítését követően lehetséges tetszőleges számú kapcsolódó ellenőrzés adatainak rögzítése. Részletesen lásd az Adatellenőrzések, Nyilatkozatok korábban rögzített adatokról című fejezetben. 2.7.5.2

Ügyfélhez kapcsolódó ügyek

Az ügyfélhez kapcsolódó ügyek táblázatban azoknak az ügyeknek a fő azonosító adatai láthatók, amelyekben az adott ügyfél, mint Kapcsolódó ügyfél (képviselő, rendelkezésre jogosult, tényleges tulajdonos stb.) szerepel.

A Kapcsolás nyomógomb használatával van lehetőség új ügy-ügyfél kapcsolat létrehozására. Az új kapcsolat jellemzői a Kapcsolódó ügy adatai dialógus ablakban állíthatók be.

A megjelenő Kapcsolódó ügyfél adatai adatbeviteli ablakban adhatók meg a kapcsolatot leíró adatok: o o

Kapcsolódó ügy: a kapcsolódó ügy száma. Kiválasztása az ügynyilvántartásból történik a „...” nyomógomb használatával, a már korábban a Szervezet képviseletére jogosultak adatainak karbantartásánál leírtakkal azonos módon. Megadása kötelező. Ügybeli státusz: a kapcsolódó ügyben a kapcsolt ügyfél ügybeli státusza. Az Alapadatok „Ügybeli státusz” kategóriájának elemeiből választható érték. Megadása kötelező.

Oldal 38/102

Officium felhasználói kézikönyv o

Aláírásminta hitelesítés: jelzés, hogy az ügyben a kapcsolódó ügyfélre vonatkozóan történt-e aláírásminta hitelesítés. Ez az információ szolgál az ügyfelek és ügyek esetében az automatikusan meghatározott Aláírásminta hitelesítés jelzés alapjául.

Az Ügybeli státusz lista választható (módosítható, bővíthető) értékei:

o o o o o o

Ügyfél Meghatalmazott Képviselő Rendelkezésre jogosult Tényleges tulajdonos Egyéb szereplő

A Mentés nyomógomb használatával a megadott adatok elmenthetők az adatbázisba, a Mégse nyomógomb használatával az adatok mentése nélkül bezárható az adatbeviteli ablak. Az Új ügy nyomógomb használatával közvetlenül megnyitható egy üres Ügy azonosítási adatlapja űrlap, amelynek kitöltésével felvehető egy új ügy, majd az adatok mentése után az ügy azonosítási adatlapot a Mégsem nyomógombbal bezárva a Kapcsolódó ügy adatai dialóguson megjelenik a felvett új ügy azonosítója a kapcsoláshoz. A Kapcsolódó ügyek táblázatból kiválasztott ügy-ügyfél kapcsolat adatai a Módosítás nyomógomb használatával tekinthetők meg és tarthatók karban a fentiekben ismertetett Kapcsolódó ügy adatai dialógus ablakban. A Törlés nyomógomb használatával lehetőség van a Kapcsolódó ügyek listából kiválasztott ügyügyfél kapcsolat törlésére. A Kapcsolódó ügyek listájában egy kiválasztott soron duplán kattintva megnyitható a kapcsolódó ügy azonosítási adatlapja csak olvasható (böngészés) módban. 2.7.5.3

Ügyfélhez kapcsolódó dokumentumok

Az alap azonosítási adatok – minimálisan az adatlapon eltérő háttérszínnel jelölt kötelező adatok rögzítését követően lehetséges egy ügyfélhez tetszőleges számú dokumentum csatolása. A dokumentum csatolás részletes ismertetését a Kapcsolódó dokumentumok fejezet tartalmazza.

Oldal 39/102


2.8 Ügyek adatainak nyilvántartása Az ügyek nyilvántartásában tárolhatók az ügyek azonosítási adatai, amelyek karbantartásra alkalmas adatlap felépítése az alábbi:

Az adatlap bal oldalán találhatók az ügy azonosítási adatainak megadására alkalmas adatbeviteli mezők. Az adatlap jobb oldalán a már - minimális szinten név megadásával - azonosított ügyhöz kapcsolódó kiegészítő információk tekinthetők át, illetve tarthatók karban. A jobb oldalon lévő eszközök csak akkor válnak aktívvá, ha az ügy adatainak felvitele során annak minimális – a program által színnel kiemelt, kötelező - azonosítási adatai a Felvitel nyomógomb használatával az adatbázisba elmentésre kerültek. Ennek megtörténte után tetszőlegesen lehet adatellenőrzéseket, ügyfeleket, ügyben érintett más személyek adatait illetve dokumentumokat csatolni az ügyhöz.

2.8.1 Ügyek azonosítási adatlapja 2.8.1.1

Ügy adatai

Egy ügy esetében az alábbi adatok tárolhatók a program segítségével: o o o o o o o o o o

Ügyszám: Konfigurációs beállítástól függően automatikusan kitöltött vagy szabadon kitölthető. Kötelező adat. Megbízás kezdete: Az aktuális dátummal azonos vagy azt megelőző időpont lehet. Megbízás határozatlan: Jelölőnégyzet. Megbízás vége: Nem lehet korábbi a megbízás kezdeténél. Megbízás tárgya: Szabad szöveges rövid leírás. Kötelező adat. Ügy típus: Listából választható érték az Alapadatok „Ügy típus” kategóriája alapján. Szerződéses érték: Összeg, max. 999 999 999 999 999. Szerződéses érték devizaneme: Listából választható érték az Alapadatok „Devizanem” kategóriája alapján. Letét összege/értéke: Összeg, max. 999 999 999 999 999. Letét devizaneme: Listából választható érték az Alapadatok „Devizanem” kategóriája alapján. Oldal 40/102

Officium felhasználói kézikönyv o

o o o o o

Aláírásminta hitelesítés: Jelzés, hogy az adott ügyben történt-e aláírásminta hitelesítés. Nem módosítható, automatikusan meghatározott érték. Abban az esetben igaz ha: o az ügyhöz kapcsolódik „Aláírásminta” típusú dokumentum, vagy o a kapcsolódó ügyfelek közül bármelyik „Ügyfél” típusúnak – a „Kapcsolódó ügyfél adatai” dialógusban - be lett jelölve az aláírásminta hitelesítés. Teljesítés helye: Szabad szöveg. Teljesítés ideje: Tetszőleges dátum. Teljesítés módja: Szabad szöveg. Állapot: Listából választható érték. Egyéb adatok: Szabad szöveg.

A Devizanem lista választható (módosítható, bővíthető) értékei:

o o o o o

HUF EUR USD CHF GBP

Az Állapot lista választható értékei:

o Nyitott o Lezárt o Újranyitott 2.8.1.2

Ügy adatainak felvitele a nyilvántartásba (F7)

Egy ügy adatainak nyilvántartásba vétele az alábbi módokon kezdeményezhető: o o o o

A főmenü Szerkesztés Æ Új ügy felvitele… menüpontjának használatával, vagy az F7 funkcióbillentyűvel, vagy az Officium oldalsáv Új ügy felvitele menüpontjának használatával, vagy az Ügyek nézet (keresőablak) Új ügy nyomógombjának használatával

Az ügyszámképzés három módját teszi lehetővé a program: Oldal 41/102


o egyedileg, a felhasználó által tetszőlegesen alkalmazott képzés; o az 54/2007. (XII. 21.) IRM rendelet által meghatározott, melyet a jogszabály a JÜBellenőrzéssel érintett ügyek tekintetében ír elő, de alkalmazhatók olyan ügyekben is, ahol nem történik JÜB ellenőrzés, így egységes lesz az ügyszámképzés; o a kettő vegyíthető is. Mivel a JÜB-ügyszámképzési mód van jogszabály által is rögzítve, az Officium erre tud automatizmust építeni, egyedi ügyszámképzésekre nem (de azonos ügyszámot nem enged). Az Eszközök/Rendszerbeállítások, információk… menüpont alatt az Ügy azonosító automatikus generálásának kipipálása a JÜB-ös ügyszámképzést eredményezi; ha üresen marad, egyedi képzés valósítható meg. Ha a rendszerbeállításoknál JÜB-ös ügyszámképzést választunk: o a program automatikusan generálja az ügyszámot, o automatikusan kitöltődik az ügy adatlapján az ügyszám mező, o a JÜB-ellenőrzés adatlapján kitallózható az ügyszámok közül az ellenőrzéssel érintett ügyszám sorszámképzés céljából. Ha az ügyszámkitöltés automatikusra van állítva a Beállítások-ban, akkor az Ügyszám adatmező a felvitelkor üres és nem szerkeszthető állapotú.

Az ügyszám meghatározása az új ügy azonosítási adatainak – de legalább a program által színnel kiemelt, kötelező adat(ok)nak - a Felvitel nyomógomb használatával megvalósuló adatbázisba mentésekor történik. Az ügyszám automatikus kitöltése beállítás esetén az ügyszámok a későbbiekben sem módosíthatók. A két ügyszámképzési mód vegyíthető is, vagyis lehet folytatni az Officium előtti ügyszámképzést egyedi ügyszámképzésként (ilyenkor a rendszerbeállításoknál nem kell kipipálni az ügyazonosító automatikus generálását), de amikor JÜB-bel érintett ügyet szeretnénk rögzíteni, kipipáljuk az automatikus ügy azonosító generálást. Ekkor a program a legutóbb kiosztott JÜB-ös ügyszámhoz képest folyamatosan folytatja a JÜB-ös ügyszámképzést egészen addig, amíg ki nem kapcsoljuk az automatizmust. A megjelenő adatbeviteli adatlap bal oldali részén található adatmezők kitöltésével, majd a Felvitel nyomógomb megnyomásával rögzíthetők az új ügy adatai. A művelet sikeres végrehajtása után a Felvitel nyomógomb megnevezése Mentés-re változik, és használhatóvá válnak az adatlap jobb oldalán található eszközök, illetve az Előzmény és Vágólapra funkciók:

Oldal 42/102


Az adatellenőrzések, kapcsolódó ügyfelek, ügyben érintett más személyek és dokumentumok csatolásának leírásait későbbi fejezetek tárgyalják. 2.8.1.3

Ügy adatainak módosítása

A nyilvántartásba felvitt ügyek adatai a későbbiekben bármikor módosíthatók. A módosítás elvégzéséhez a főmenü vagy az Officium oldalsáv Nézet Æ Ügyek menüpontja vagy az F3 funkcióbillentyű használatával megjelenő Ügyek keresőablakban található táblázatban a keresett ügy adatsorán duplán kattintva vagy azt kiválasztva, majd a Módosítás nyomógombot vagy az Enter billentyűt megnyomva, megjelenik a már korábban megismert Ügy azonosítási adatlapja ablak a kiválasztott ügy adataival.

Oldal 43/102


A szükséges adatmódosításokat elvégezve, majd a Mentés nyomógombot megnyomva a változtatások ellenőrzésre, majd elmentésre kerülnek az adatbázisba. Ha az ellenőrzés hibát talál, arról hibaüzenettel tájékoztat, majd ennek nyugtázása után a hibás adat javítható és a mentés újra megkísérelhető. Ha az adatokban történt változás, és az adatbázisba a mentés sikeresen megtörtént, akkor erről az alábbi üzenetablak tájékoztat:

A sikeres mentés után az adatlap nem záródik be automatikusan, így további műveletek is végezhetők az ügy adataival (pl.: dokumentum csatolása, adatellenőrzés, kapcsolódó ügyfél vagy ügyben érintett más személyek adatainak felvitele, módosítása). Az adatlap bezárása a változtatások adatbázisba mentése nélkül a Mégse nyomógombbal vagy a jobb felső sarkában található nyomógomb megnyomásával lehetséges. Az azonosítási adatok változtatásai naplózásra kerülnek. Az Előzmény nyomógomb használatával megtekinthető a kiválasztott ügy adatainak módosítási története (lásd később az Előzmények című fejezetben). 2.8.1.4

Ügy adatainak másolása vágólapra

Az adatlapon található Vágólapra nyomógomb használatával a megnyitott ügy azonosítási adatai kimásolhatók a vágólapra egyszerű szöveges formátumban, ahonnan azután egy Beillesztés paranccsal bármely szövegszerkesztőbe bemásolhatók. A kimásolt adatok szerkezete az alábbi: Ügyszám: Ü_10/1000_13_2009 Ügytípus: Okiratszerkesztés Megbízás kezdete: 2009.11.10. Határozatlan idejű megbízás: Nem Megbízás vége: Megbízás tárgya: Ingatlan adás-vétel Szerződéses érték: --Letét összege/értéke: --Aláírásminta hitelesítés: Nem Teljesítés helye: Teljesítés ideje: Teljesítés módja: Állapot: Nyitott Egyéb adatok: 2.8.1.5

Ügyhöz kapcsolódó ellenőrzések adatai

Az alap azonosítási adatok rögzítését követően lehetséges egy ügyhöz a kapcsolódó ellenőrzések adatainak rögzítése. Részletesen lásd az Adatellenőrzések fejezetben. 2.8.1.6

Ügyhöz kapcsolódó ügyfelek adatai

Ezzel a funkcióval lehetséges a nyilvántartásban szereplő ügyfelek és karbantartott ügy közötti kapcsolat létrehozása, illetve a kapcsolat jellegének és egyéb adatának meghatározása. Új kapcsolat Oldal 44/102

Officium felhasználói kézikönyv az Ügy azonosítási adatlapjá-n lévő Kapcsolódó ügyfelek táblázat alatt található Kapcsolás nyomógomb használatával kezdeményezhető.

A megjelenő Kapcsolódó ügyfél adatai adatbeviteli ablakban adhatók meg a kapcsolatot leíró adatok: o

o o o

Név/cégnév: A kapcsolódó ügyfél (Természetes személy vagy Szervezet) neve. Kiválasztása az ügyfélnyilvántartásból történik a „...” nyomógomb használatával, a már korábban a Szervezet képviseletére jogosultak adatainak karbantartásánál leírtakkal azonos módon. Megadása kötelező. Lakcím/székhely: A kiválasztott ügyfél lakcímének vagy székhelyének megjelenítése. Nem módosítható. Ügybeli státusz: A kapcsolódó ügyfél ügybeli státusza, az Alapadatok „Ügybeli státusz” kategóriájának elemeiből választható érték. Megadása kötelező. Aláírásminta hitelesítés: Jelzés, hogy az ügyben a kapcsolódó ügyfélre vonatkozóan történt-e aláírásminta hitelesítés. Ez az információ szolgál az ügyfelek és ügyek esetében az automatikusan meghatározott Aláírásminta hitelesítés jelzés alapjául.

Az Ügybeli státusz lista választható (módosítható, bővíthető) értékei:

o o o o o o

Ügyfél Meghatalmazott Képviselő Rendelkezésre jogosult Tényleges tulajdonos Egyéb szereplő

A Mentés nyomógomb használatával a megadott adatok elmenthetők az adatbázisba, a Mégse nyomógomb használatával az adatok mentése nélkül bezárható az adatbeviteli ablak. Az Új személy, illetve Új szervezet nyomógombok használatával közvetlenül megnyitható egy üres Természetes személy, illetve Szervezet azonosítási adatlapja űrlap, amelynek kitöltésével felvehető egy új ügyfél, majd az adatok mentése után az ügyfél azonosítási adatlapot a Mégsem nyomógombbal bezárva a Kapcsolódó ügyfél adatai dialóguson megjelennek a felvett új ügyfél adatai a kapcsoláshoz.

Oldal 45/102

Officium felhasználói kézikönyv A Kapcsolódó ügyfelek táblázat kiválasztott során duplán kattintva az ügyfél azonosítási adatlapja nyílik meg. A Kapcsolódó ügyfelek táblázatból kiválasztott ügy-ügyfél kapcsolat adatai a Módosítás nyomógomb használatával tekinthetők meg és tarthatók karban a fentiekben ismertetett Kapcsolódó ügyfél adatai dialógus ablakban. A Törlés nyomógomb használatával lehetőség van a Kapcsolódó ügyfelek listából kiválasztott ügyügyfél kapcsolat törlésére. A kapcsolódó ügyfélként rögzített ügyfelek azonosítási adatlapján a Kapcsolódó ügyek táblázatában is láthatók az így létrehozott ügy-ügyfél kapcsolat ügy adatai:

Egy ügy-ügyfél kapcsolat bármikor módosítható vagy megszüntethető. Az ügy azonosítási adatlapon a Kapcsolódó ügyfelek táblázat alatt található Módosítás vagy Törlés nyomógomb használatával, melyeknek működése megegyezik a korábbi fejezetekben leírtakkal.

Oldal 46/102


2.8.1.7

Ügyben érintett más személyek adatai

Az alap azonosítási adatok rögzítését követően lehetséges az ügyhöz más érintett személyek – akik nem ügyfelek - adatainak rögzítése.

A táblázat alatt található Felvitel nyomógomb használatával nyitható meg az adatok rögzítéséhez szükséges ablak.

A megjelenő Ügyben érintett más személy adatai adatbeviteli ablakban adhatók meg a szükséges adatok: o o o o o o o

Név/cégnév: Az ügyben érintett neve. Szabad szöveg, tetszőlegesen kitölthető. Megadása kötelező. Lakcím/székhely: Az ügyben érintett lakcíme/székhelye. Szerepkör: az ügyben érintett ügybeli szerepköre, amely az Alapadatok „Szerepkör (Ügyben érintett más személyek esetében)” kategóriájának elemei közül választható. Megadása kötelező. Telefonszám: Az ügyben érintett telefonszáma. Meghatalmazott ügyvédjének neve: Szabad szöveg. Meghatalmazott ügyvédjének címe: Szabad szöveg. Meghatalmazott ügyvédjének telefonszáma: Szám karakterek és -/() jelek használhatók.

A Szerepkör lista választható (módosítható, bővíthető) értékei:

o o o o o o o o o

Bíró Ügyvéd Ügyész Végrehajtó Közjegyző Jogtanácsos Szakértő Ügyintéző Ellenérdekű fél

Oldal 47/102

Officium felhasználói kézikönyv A Mentés nyomógomb használatával a megadott adatok elmenthetők az adatbázisba, a Mégse nyomógomb használatával az adatok mentése nélkül bezárható az adatbeviteli ablak.

Az ügyben érintettek adatai bármikor módosíthatók vagy törölhetők. Az ügy azonosítási adatlapon az Ügyben érintett más személyek táblázat alatt található Módosítás vagy Törlés nyomógomb használatával, melyeknek működése megegyezik a korábbi fejezetekben leírtakkal. 2.8.1.8

Ügyhöz kapcsolódó dokumentumok

Az alap azonosítási adatok rögzítését követően lehetséges egy ügyhöz tetszőleges számú dokumentum csatolása. A dokumentum csatolás részletes leírását a Kapcsolódó dokumentumok fejezet tartalmazza.

2.8.2 Ügy adatainak keresése a nyilvántartásban (F3) Ügy adatainak keresése a főmenü vagy Officium oldalsáv Nézet Æ Ügyek menüpontja vagy az F3 funkcióbillentyű használatával megjelenő Ügyek keresőképernyőn.



Oldal 48/102

Officium felhasználói kézikönyv Ügyek esetében megadható szűkítési feltételek: Megnevezés Ügyszám Ügy típus Állapot Megbízás tárgya Megbízás kezdete Megbízás vége Szerződéses érték Letét összege/értéke Határozatlan idejű megbízás Egyéb adatok Ügyfél neve Érintett fél neve CÉGINFORMÁCIÓ ellenőrzés TAKARNET ellenőrzés Aláírásminta hitelesítés

Típus Minta szerint Beállított értékre Beállított értékre Minta szerint Dátum intervallum Dátum intervallum Összeg intervallum Összeg intervallum Beállított értékre Minta szerint Minta szerint Minta szerint Beállított értékre Beállított értékre Beállított értékre

A keresőablakból indítható Export funkció használatának leírását az Excel export fejezet tartalmazza. Az Új ügy nyomógomb használatával egy új ügy adatainak felvitele kezdeményezhető, míg a Módosítás nyomógombbal a táblázatban éppen kiválasztott ügy adatainak szerkesztéséhez nyitható meg az Ügy azonosítási adatlapja.

2.9 Adatellenőrzések, Nyilatkozatok korábban rögzített adatokról Természetes személy, Szervezet és Ügy esetében az azonosító adatokhoz kapcsolódóan tárolhatók különböző adatellenőrzések adatai, illetve az adatok változatlanságáról szóló Nyilatkozatokra vonatkozó információk. Adatelellenőrzés vagy Nyilatkozat felvitele az azonosítási adatlapok (Természetes személy, Szervezet vagy Ügy) jobb oldalán, a kapcsolódó információk között található Adatellenőrzések, Nyilatkozatok korábban rögzített adatokról táblázat alatt található Új ellenőrzés vagy Új nyilatkozat nyomógombok használatával történhet.

Egy már rögzített ellenőrzés vagy nyilatkozat adatainak megnyitása az Adatellenőrzések, Nyilatkozatok korábban rögzített adatokról táblázat megfelelő során történő duplakattintással, vagy annak kiválasztását követően a Megnyitás nyomógomb használatával lehetséges. Egy megnyitott vagy a táblázatban kiválasztott adatellenőrzés, illetve nyilatkozat adatmódosítás előzményei megtekinthetők az Előzmény nyomógomb használatával. Új ellenőrzés esetében annak típusa az adatbeviteli ablak megnyitása után egy lenyíló listából választható.

Oldal 49/102


A kiválasztott ellenőrzés típusa meghatározza a rögzítendő/rögzíthető adatok körét is, amelyek a listaelem kiválasztásával változnak a képernyőn is. Az ellenőrzés típusának módosítása az ellenőrzés alapadatainak mentése után már nem lehetséges. Az adatellenőrzések, illetve a nyilatkozatok alapadatainak felvitele után azokhoz tetszőleges számú és típusú dokumentum csatolható (részletesen lásd a Kapcsolódó dokumentumok fejezetben). Az adatellenőrzések esetében is a sikeres felvitelről és mentésről az alábbi üzenetablak tájékoztat:

Oldal 50/102


2.9.1 JÜB ellenőrzés 2.9.1.1

A JÜB ellenőrzés adatai

A JÜB típusú ellenőrzés esetén megjelenő adatbeviteli képernyő:

Egy új ellenőrzés felvitelekor az ellenőrzéshez szükséges és az azonosítási adatlapon megadott adatok átmásolásra kerülnek az űrlapba, egyszerüsítve ezzel a kitöltést. JÜB ellenőrzés során megadható adatok: o Időpontja: Az ellenőrzés elvégzésének időpontja. Megadása kötelező. o Eredménye: Az ellenőrzés eredménye listából választhatóan. o Ellenőrzés sorszáma: A JÜB ellenőrzés ügyszámból képzett sorszáma. Megadása kötelező. o Előzetes írásbeli tájékoztatás: Jelölőnégyzet. Jelzés, hogy az ügyfél előzetes írásbeli tájékoztatása megtörtént-e. o Adatellenőrzéshez hozzájárul: Jelölőnégyzet. Jelzés, hogy az ügyfél az adatellenőrzéshez hozzájárul-e. o Ellenőrzött személy neve: Szabad szöveg. A természetes személy családi és utóneve. Megadása kötelező. Automatikusan kitöltésre kerül a Természetes személy adatbázisban szereplő azonosítási adatai között szereplő Családi és utónévvel. o Ellenőrzött okmány típusa: Listából választható érték az Alapadatok „Azonosító/Ellenőrzött okmány típus” kategóriája alapján. Megadása kötelező. Automatikusan kitöltésre kerül a Természetes személy adatbázisban szereplő azonosítási adatai között szereplő Azonosító okmány 1 típusa értékével. Ha ezt az értéket az azonosítási adatlapon másodikként megadott azonosító okmány típusára állítjuk (pl. Lakcímkártya), akkor automatikusan bemásolja az azonosítási adatok között másodikként megadott Ellenőrzött okmány száma adatot is. o Ellenőrzött okmány száma: Megadása kötelező. Automatikusan kitöltésre kerül a Természetes személy adatbázisban szereplő azonosítási adatai között szereplő Azonosító okmány 1 száma értékével. Oldal 51/102

Officium felhasználói kézikönyv o Megkeresés elküldésének időpontja: Megadása kötelező. Csak az aktuális dátummal azonos vagy azt megelőző időpont lehet. o Megkeresésre kapott válasz megérkezésének időpontja: Nem lehet korábbi, mint az elküldés időpontja. o JÜB válasz megsemmisítési időpontja: A Megkeresésre kapott válasz megérkezésének időpontja és a jogszabályban meghatározott archiválási idő (alapértelmezetten 5 év, ami a Rendszerbeállítások, információk menüpontban állítható) alapján meghatározott időpont, amely akkor kerül kiszámításra, ha a Megkeresésre kapott válasz megérkezésének időpontja mező-ről - annak kitöltése után - lelépünk a kurzorral. A megsemmisítési időpont értéke tetszőlegesen módosítható, de nem lehet korábbi a Megkeresésre kapott válasz megérkezésének időpontjá-nál. o Rendőrségi bejelentés történt: Jelölőnégyzet. Jelzés, hogy rendőrségi bejelentés történte az ellenőrzés kapcsán. o A Jogügyletek Biztonságát Erősítő Adatszolgáltatási Keretrendszer (JÜB) egy internetes honlapra mutató link, amelyre kattintva az (operációs rendszerben alapértelmezettként beállított típusú) internet böngészőben megnyitásra kerül a weboldal. Az ellenőrzés sorszámának megadásához nyújt segítséget az adatbeviteli mező mellett található „…” jelzésű nyomógomb, amely abban az esetben aktív, ha az ügyfélnek van Nyitott vagy Újranyitott állapotú ügyben kapcsolata. Ekkor a nyomógomb megnyomására megjelenik egy lebegőmenü az ügyfélhez kapcsolódó ügyek ügyszámaival.

A listából a megfelelő ügyszámra kattintva az bemásolásra kerül az Ellenőrzés sorszáma adatbeviteli mezőbe, ahol már csak a szükséges sorszám értékkel kell azt kiegészíteni (ügyszám perjellel törve az ügyben történő ellenőrzés sorszámával). A kötelező adatok felvitele után tetszőleges számú és típusú dokumentum csatolható (részletesen lásd a Kapcsolódó dokumentumok fejezetben). A JÜB ellenőrzés esetén az Eredménye lista választható értékei: o o o o 2.9.1.2

Sikertelen – elektronikus nyilvántartás nem elérhető/nem válaszol Rendben – központi nyilvántartással egyezik Eltérés – nem lényegi különbség Nincs rendben – ellentmondásos adatok JÜB ellenőrzés adatainak másolása Vágólapra

Az adatlapon található Vágólapra nyomógomb használatával a megnyitott ellenőrzés adatai kimásolhatók a vágólapra egyszerű szöveges formátumban, ahonnan azután egy Beillesztés paranccsal bármely szövegszerkesztőbe bemásolhatók. A kimásolt adatok szerkezete az alábbi: Ellenőrzés típusa: JÜB Időpontja: 2009.11.25. Eredménye: Eltérés – nem lényegi különbség Ellenőrzés sorszáma: Ü_1/1000_13_2009/1. Előzetes írásbeli tájékoztatás: Igen Adatellenőrzéshez hozzájárul: Igen Ellenőrzött személy neve: Természetes Személy 1 Személyi azonosítója: Oldal 52/102

Officium felhasználói kézikönyv Ellenőrzött okmány 1 típusa: Személyi igazolvány Ellenőrzött okmány 1 száma: 123456-IA Ellenőrzött okmány 2 típusa: --Ellenőrzött okmány 2 száma: Megkeresés elküldésének időpontja: 2009.11.25. Megkeresésre kapott válasz megérkezésének időpontja: 2009.11.25. JÜB válasz megsemmisítési időpontja: 2014.11.25. Rendőrségi bejelentés történt: Nem

Oldal 53/102


2.9.2 PMT ellenőrzés 2.9.2.1

A PMT ellenőrzés adatai

A PMT típusú ellenőrzés esetén megjelenő adatbeviteli képernyő:

Egy új ellenőrzés felvitelekor az ellenőrzéshez szükséges és az azonosítási adatlapon megadott adatok átmásolásra kerülnek az űrlapba, egyszerüsítve ezzel a kitöltést. A PMT ellenőrzés során megadható adatok: Időpontja: Az ellenőrzés elvégzésének időpontja. Megadása kötelező. Eredménye: Az ellenőrzés eredménye listából választhatóan. Ügyfél eljár: Listából választható érték. Megadása kötelező. Ügyfél személyesen megjelent: Jelölőnégyzet. Kiemelt közszereplő: Jelölőnégyzet. Adatrögzítés időpontja: Eseti megbízások kapcsán kitöltendő érték. Megszűnés időpontja: Tartós megbízások kapcsán kitöltendő érték. Ügyfélátvilágítási iratok megsemmisítési időpontja: Az Adatrögzítés időpontja vagy a Megszűnés időpontja alapján a jogszabályban meghatározott archiválási idő (8 év, a Rendszerbeállítások, információk-ban beállítható paraméter) figyelembevételével automatikusan meghatározott időpont, amely szerkeszthető. o Tényleges átvilágítást végző más ügyvéd (szolgáltató)

o o o o o o o o

Oldal 54/102

Officium felhasználói kézikönyv Neve: Szabad szöveg. Címe: Szabad szöveg. Átvilágítási intézkedés időpontja: Az aktuális dátummal azonos vagy azt megelőző időpont lehet. o JÜB ellenőrzés adatai o Ellenőrzés sorszáma: A JÜB ellenőrzés ügyszámból képzett sorszáma. o Ellenőrzött személy neve: A természetes személy családi és utóneve. Automatikusan kitöltésre kerül a Természetes személy adatbázisban szereplő azonosítási adatai között szereplő Családi és utónévvel. o Ellenőrzött okmány típusa: Listából választható érték az Alapadatok „Azonosító/Ellenőrzött okmány típus” kategóriája alapján. Automatikusan kitöltésre kerül a Természetes személy adatbázisban szereplő azonosítási adatai között szereplő Azonosító okmány 1 típusa értékével. o Ellenőrzött okmány száma: Automatikusan kitöltésre kerül a Természetes személy adatbázisban szereplő azonosítási adatai között szereplő Azonosító okmány 1 száma értékével. o Megkeresés elküldésének időpontja: Az aktuális dátummal azonos vagy azt megelőző időpont lehet. o Megkeresésre kapott válasz megérkezésének időpontja: Nem lehet korábbi, mint az elküldés időpontja. o A Jogügyletek Biztonságát Erősítő Adatszolgáltatási Keretrendszer (JÜB) egy internetes honlapra mutató link, amelyre kattintva az (operációs rendszerben alapértelmezettként beállított típusú) internet böngészőben megnyitásra kerül a weboldal. o o o

Az Ügyfél eljár lista választható értékei:

o Saját nevében o Általa képviselt ügyfél nevében o Más személy, tényleges tulajdonos nevében Az ellenőrzés sorszámának megadásához nyújt segítséget az adatbeviteli mező mellett található „…” nyomógomb. Használatát részletesen lásd a JÜB ellenőrzés fejezetben. A kötelező adatok felvitele után tetszőleges számú és típusú dokumentum csatolható (részletesen lásd a Kapcsolódó dokumentumok fejezetben). A PMT ellenőrzés esetén az Eredménye lista választható értékei megegyeznek a JÜB ellenőrzésnél felsoroltakkal. 2.9.2.2

PMT ellenőrzés adatainak másolása Vágólapra

Az adatlapon található Vágólapra nyomógomb használatával a megnyitott ellenőrzés adatai kimásolhatók a vágólapra egyszerű szöveges formátumban, ahonnan azután egy Beillesztés paranccsal bármely szövegszerkesztőbe bemásolhatók. A kimásolt adatok szerkezete az alábbi: Ellenőrzés típusa: PMT Időpontja: 2009.11.12. Eredménye: Eltérés – nem lényegi különbség Ügyfél eljár: Saját nevében Ügyfél személyesen megjelent: Igen Kiemelt közszereplő: Nem Adatrögzítés időpontja (eseti megbízás): 2009.11.12. Megszűnés időpontja (tartós megbízás): Ügyfélátvilágítási iratok megsemmisítési időpontja: 2017.11.12. Átvilágítást végző ügyvéd neve: Átvilágítást végző ügyvéd címe: Oldal 55/102

Officium felhasználói kézikönyv Átvilágítási intézkedés időpontja: Ellenőrzés sorszáma: Ü_10/1000_13_2009/1 Ellenőrzött személy neve: Természetes Személy 1 Személyi azonosítója: Ellenőrzött okmány 1 típusa: Személyi igazolvány Ellenőrzött okmány 1 száma: 123456-IA Ellenőrzött okmány 2 típusa: --Ellenőrzött okmány 2 száma: Megkeresés elküldésének időpontja: 2009.11.12. Megkeresésre kapott válasz megérkezésének időpontja: 2009.11.12

Oldal 56/102


2.9.3 CÉGINFORMÁCIÓ ellenőrzés 2.9.3.1

A Céginformáció adatai

A CÉGINFORMÁCIÓ típusú ellenőrzés esetén megjelenő adatbeviteli képernyő:

CÉGINFORMÁCIÓ ellenőrzés során megadható adatok: o o o o o o o

Időpontja: Az ellenőrzés elvégzésének időpontja. Megadása kötelező. Eredménye: Az ellenőrzés eredménye listából választhatóan. Cégjegyzékszám: Automatikusan kitöltésre kerül a Szervezet adatbázisban szereplő azonosítási adatai között található Cégjegyzékszám értékével, de ezután módosítható. Adószám: Automatikusan kitöltésre kerül a Szervezet adatbázisban szereplő azonosítási adatai között található Adószám értékével, de ezután módosítható. Cégnév: Automatikusan kitöltésre kerül a Szervezet adatbázisban szereplő azonosítási adatai között található Teljes név értékével, de ezután módosítható. Kért céginformációs szolgáltatás: Listából választható értékek az Alapadatok „Céginformáció szolgáltatás” kategóriája alapján. Legalább egy érték választása szükséges. Csoportosított céginformáció: Jelölőnégyzet. Jelzés, hogy a kért információ csoportosított céginformáció-e?

A Cégjegyzékszám, Adószám, Cégnév értékek közül legalább az egyiket meg kell adni. A Kért céginformációs szolgáltatás választható (módosítható, bővíthető) értékei:

o o o o o o o

Cégmásolat Cégkivonat Cégbizonyítvány Névjegy Cégnév Céginformáció az elektronikus úton benyújtott vagy elektronikus okirattá átalakított cégiratokról Céginformáció a számviteli törvény szerinti beszámoló egészéről vagy annak részeiről Oldal 57/102


o Céginformáció a cégre vonatkozó cégbírósági és más bírósági közleményekről o Céginformáció az egyes Cégközlönyökben megjelent valamennyi cégbírósági közlemény szövegéről

o Elektronikus úton történő betekintés a cégjegyzék adataiba o Cégfigyelés A kötelező adatok felvitele után tetszőleges számú és típusú dokumentum csatolható (részletesen lásd a Kapcsolódó dokumentumok fejezetben). A CÉGINFORMÁCIÓ ellenőrzés esetén az Eredménye lista választható értékei: o o o o o o 2.9.3.2

Ingyenes online céginformáció Közokirati formában papíron Közokirati formában elektronikusan Nem közokirati formában papíron Nem közokirati formában elektronikusan Sikertelen – nyilvántartás nem elérhető, nem válaszol CÉGINFORMÁCIÓ ellenőrzés adatainak másolása Vágólapra

Az adatlapon található Vágólapra nyomógomb használatával a megnyitott ellenőrzés adatai kimásolhatók a vágólapra egyszerű szöveges formátumban, ahonnan azután egy Beillesztés paranccsal bármely szövegszerkesztőbe bemásolhatók. A kimásolt adatok szerkezete az alábbi: Ellenőrzés típusa: CÉGINFORMÁCIÓ Időpontja: 2009.11.12. Eredménye: Közokirati formában elektronikusan Cégjegyzékszám: Adószám: Cégnév: Szervezet 1 Kért céginformáció szolgáltatás: Cégkivonat Cégfigyelés Csoportosított céginformáció: Igen

Oldal 58/102


2.9.4 TAKARNET ellenőrzés 2.9.4.1

Takarnet ellenőrzés adatai

A TAKARNET típusú ellenőrzés esetén megjelenő adatbeviteli képernyő:

TAKARNET ellenőrzés során megadható adatok: o o o o o o

Időpontja: Az ellenőrzés elvégzésének időpontja. Megadása kötelező. Eredménye: Az ellenőrzés eredménye listából választhatóan. Ingatlan helyrajzi száma: Az ellenőrzött ingatlan helyrajzi száma. Tetszőleges karakterek megadhatók. Ingatlan címe: Szabad szöveg. Kért földhivatali szolgáltatás: Listából választható értékek az Alapadatok „Földhivatali szolgáltatás” kategóriája alapján. Legalább egy érték választása szükséges. A TakarNet Földhivatali Információs Rendszer egy internetes honlapra mutató link, amelyre kattintva az (operációs rendszerben alapértelmezettként beállított típusú) internet böngészőben megnyitásra kerül a weboldal.

Az Ingatlan helyrajzi száma és Ingatlan címe értékek közül legalább az egyiket meg kell adni. A Kért földhivatali szolgáltatás lista választható (módosítható, bővíthető) értékei:

o o o o o o

E-hiteles tulajdoni lap másolat – teljes E-hiteles tulajdoni lap másolat – szemle Nem hiteles tulajdoni lap másolat – teljes Nem hiteles tulajdoni lap másolat – szemle Térképmásolat Változásfigyelés

A kötelező adatok felvitele után tetszőleges számú és típusú dokumentum csatolható (részletesen lásd a Kapcsolódó dokumentumok fejezetben). A TAKARNET ellenőrzés esetén az Eredménye lista választható: Oldal 59/102


o o o o 2.9.4.2

Sikertelen –nyilvántartás nem elérhető/nem válaszol Rendben – ingatlan-nyilvántartással egyezik Eltérés – nem lényegi különbség Nincs rendben – ellentmondásos adatok

TAKARNET ellenőrzés adatainak másolása Vágólapra

Az adatlapon található Vágólapra nyomógomb használatával a megnyitott ellenőrzés adatai kimásolhatók a vágólapra egyszerű szöveges formátumban, ahonnan azután egy Beillesztés paranccsal bármely szövegszerkesztőbe bemásolhatók. A kimásolt adatok szerkezete az alábbi: Ellenőrzés típusa: TAKARNET Időpontja: 2009.11.12. Eredménye: Rendben – ingatlan-nyilvántartással egyezik Ingatlan címe: Ingatlan helyrajzi száma: 1234568 Kért földhivatali szolgáltatás: E-hiteles tulajdoni lap másolat – teljes Változásfigyelés

2.9.5 Nyilatkozat korábban rögzített adatokról Egy új Nyilatkozat felvitele esetében az alábbi adatbeviteli ablakban adhatók meg a szükséges adatok:

A nyilatkozatban megadható adatok: o o

Időpont: Az ellenőrzés elvégzésének időpontja. Megadása kötelező. Nyilatkozat: A nyilatkozat szövege listából választhatóan. Megadása kötelező.

A Nyilatkozat lista választható értékei: o

Adatok nem változtak a korábbi azonosítás óta Oldal 60/102

Officium felhasználói kézikönyv o o

Azonos ügyfél ismételt megbízása Külföldön ír alá – felülhitelesítés elfogadása

A kötelező adatok felvitele után a nyilatkozathoz tetszőleges számú és típusú dokumentum csatolható (részletesen lásd a Kapcsolódó dokumentumok fejezetben).

Oldal 61/102


2.10 Előzmények Az ügyfelek és ügyek azonosítási adataiban, illetve a kapcsolódó adatellenőrzések és nyilatkozatok adataiban történt változtatásokat a program naplózza. Az ügyfelek és ügyek esetében az azonosítási adatok karbantartására szolgáló adatlapon, illetve az Adatellenőrzések, nyilatkozatok korábban rögzített adatokról táblázatok mellett található Előzmény nyomógomb használatával nyitható meg az előzmények áttekintő táblázata.

Az ablak alsó részében látható az előzmények felsorolása az alábbi adattartalommal: o o o o

Esemény típus: a bekövetkezett esemény megnevezése. Időpont: a bekövetkezett esemény időpontja perc pontossággal. Felhasználó: a felhasználó bejelentkezési neve, aki az esemény bekövetkezését előidéző műveletet végezte. Megjegyzés: kiegészítő információk az eseménnyel kapcsolatban, többnyire az adatok változásának felsorolása. Mivel az itt szereplő információ összetettebb is lehet, ezért az egérmutatót a táblázat ezen oszlopának valamely cellája fölé húzva, annak tartalma tagoltan megjelenik egy felugró ablakban az egyszerűbb áttekinthetőség érdekében.

Az ablak felső része további két részre bontható. A felső, sötétebb szürke hátterű szövegmezők a táblázatban kiválasztott eseményhez tartozó kiegészítő információkat jelenítenek meg (lásd később).

Oldal 62/102


Az alsó aktív adatbeviteli mezők szűkítési feltételek megadására használhatók.

Az események kiegészítő információinak akkor van jelentősége, amikor egy esemény nem csak egy, hanem több adatentitást is érint. Adatentitás alatt a Személy, Szervezet, Ügy, Adatellenőrzés és Dokumentum értendő. Egy adatellenőrzés például ügyfélhez (Személyhez vagy Szervezethez) vagy ügyhöz kapcsolódik, ezért egy ilyen esemény bekövetkezésekor azt is tudható, hogy az mely ügyfélhez vagy ügyhöz kapcsolódik, így annak alap azonosító adatai jelennek meg ebben az információs részben. Az alábbi táblázat tartalmazza az előzményként tárolt esemény típusokat és az ezekhez kapcsolódó adatentitásokat.

Új ügyfél felvitele Ügyfél adat módosítása Új ügy felvitele Ügy adat módosítása Ügy-Ügyfél összerendelés létrehozása Ügy-Ügyfél összerendelés megszüntetése Új ellenőrzés felvitele Ellenőrzés adatainak módosítása Nyilatkozat felvitele az ellenőrzött adatok változatlanságáról Nyilatkozat adatainak módosítása az ellenőrzött adatok változatlanságáról Dokumentum csatolása Dokumentum kapcsolat megszüntetése Képviselő hozzárendelése Képviselő hozzárendelés módosítása Képviselő hozzárendelés törlése

Személy X X

Szervezet X X

Ugy

Adatellenőrzés

x x x x x

x x x x x

X X X X x x x

x

x

x

X

x x

x x X X X

x x

x x

X X X

Dokumentum

X X

A táblázatban az X-el jelölt adatentitások az elsődleges szereplők az esemény bekövetkezésekor, a x-el jelöltek pedig másod- és vagylagosak. Személy és Szervezet esetében vagy az egyik vagy a másik kapcsolata lehetséges, egyszerre mindkettő nem. Adatellenőrzés esetében Személy, Szervezet vagy Ügy kapcsolata lehetséges. Dokumentum kapcsolat esemény esetében Személy, Szervezet, Ügy vagy Adatellenőrzés lehetséges.

Oldal 63/102


2.11 Kapcsolódó dokumentumok Az Officium nyilvántartásában az Ügyfélhez (Természetes személyhez és Szervezethez), Ügyhöz, Adatellenőrzéshez és Nyilatkozathoz tetszőleges számú és típusú dokumentum csatolható, amelyeket az Officium a saját dokumentum nyilvántartásában tárol el. Az így csatolt dokumentumokhoz metaadatok is tartoznak (lásd Új dokumentum feltöltése… fejezet), amelyek egy része automatikusan kerül meghatározásra, más része a felhasználó által megadható. A dokumentum kapcsolatok létrehozása mindig annak az entitásnak az adatbeviteli adatlapján történik, amelyikhez a dokumentumot csatolni kell. Egy dokumentum kapcsolat egy vagy két kapcsolódási pontot tartalmazhat egyidejűleg. Például egy szervezethez vagy egy ügyhöz kapcsolt dokumentumnak csak egy kapcsolódási pontja van (a szervezethez vagy az ügyhöz), de egy adatellenőrzéshez vagy nyilatkozathoz kapcsolt dokumentumnak kettő, mert egyrészt kapcsolódik egy ellenőrzéshez vagy nyilatkozathoz, másrészt kapcsolódik ahhoz az ügyfélhez vagy ügyhöz, amelyikre az adatellenőrzés vagy nyilatkozat vonatkozik. Ez utóbbi azt is jelenti, hogy egy ügyfél vagy ügy kapcsolódó dokumentumai között megjelennek azok a dokumentumok is, amelyek közvetetten – az adatellenőrzésen vagy nyilatkozaton keresztül - kapcsolódnak hozzá. A kapcsolódó dokumentumok áttekintésére szolgáló táblázat és a dokumentumokkal végezhető műveletek nyomógombjai minden esetben az alábbi karbantartó felületen találhatók:

A további fejezetek bemutatják a dokumentum csatolás menetét, illetve a csatolt dokumentumokkal végezhető műveleteket.

2.11.1 Dokumentum kapcsolat létrehozása Egy dokumentum kapcsolat két módon hozható létre: 1. Feltöltéssel, amikor egy olyan dokumentumot kell csatolni egy entitáshoz, amelyik korábban még nem került feltöltésre az Officium adatbázisába. 2. Csatolással, amikor egy olyan dokumentumot kell csatolni egy entitáshoz, amely korábban már valamilyen módon feltöltésre került az Officium adatbázisába. 2.11.1.1 Dokumentum feltöltés A Feltöltés műveletének használatával egy új dokumentum tölthető fel az Officium dokumentumtárába a fájlrendszerből, és hozható létre a dokumentum kapcsolat a karbantartott entitással. A feltöltés műveletének részletes leírását az Új dokumentum feltöltése… fejezet tartalmazza.

Oldal 64/102

Officium felhasználói kézikönyv A drag&drop művelet ebben az esetben használható oly módon is, hogy a feltöltendő dokumentumot a Kapcsolódó dokumentumok táblázatra húzzuk (az egérkurzor alakjának megváltozása is jelzi, ha olyan területre húztuk, ahol „eldobható” a fájl). Sikeres drop-ot („eldobást”) követően megjelenik a Dokumentum adatlap, amelyben már szerepelnek a fájlból automatikusan kiolvasható metaadatok. Ezek után az Új dokumentum feltöltése… fejezetben leírtak szerint folytatható a dokumentum feltöltése. A dokumentum feltöltéssel létrehozott dokumentum kapcsolat létesítése esetén a kiválasztott dokumentum – mint új dokumentum – feltöltésre kerül az Officium dokumentum tárába, és automatikusan létrehozásra kerül a kapcsolat a megfelelő entitással, majd a csatolt dokumentum megjelenik a Kapcsolódó dokumentumok táblázatban.

2.11.1.2 Dokumentum csatolás A dokumentum csatolás művelete abban különbözik a feltöltéstől, hogy ilyenkor egy a dokumentumtárban már létező dokumentumhoz hozunk létre egy új vagy újabb kapcsolatot anélkül, hogy a már feltöltött dokumentumok számát szaporítanánk. A dokumentum csatolás művelete a Csatolás nyomógomb használatával kezdeményezhető. A megjelenő dokumentum keresőablakban a kívánt dokumentumot kijelölve, majd a Kiválasztás nyomógombot megnyomva, minden további művelet nélkül létrejön a kapcsolat az entitás, illetve a dokumentum között, és a csatolt dokumentum megjelenik a Kapcsolódó dokumentumok táblázatban.

2.11.2 Dokumentum csatolás törlése Egy dokumentum kapcsolat megszüntethető a csatolás törlésével, a Kapcsolódó dokumentumok lista Törlés műveletének használatával. A törlendő kapcsolatot kiválasztva, majd a Törlés nyomógombot megnyomva megjelenik egy a törlési szándék megerősítésére vonatkozó kérdés:

Az Igen választásával a kapcsolat törlésre kerül, a Nem választásával a törlés művelete megszakítható.

Oldal 65/102

Officium felhasználói kézikönyv A dokumentum csatolás törlésével a csatoláskor feltöltött dokumentum nem törlődik a dokumentumtárból, ezért ugyanezt a dokumentumot a későbbiekben nem a Feltöltés, hanem a Csatolás műveletével lehet akár egy másik entitáshoz is hozzárendelni. Dokumentumok végleges törlése csak a dokumentumtár Törlés funkciójával lehetséges.

2.11.3 Dokumentum adatlap Egy csatolt dokumentum adatlapja a dokumentum kiválasztásával és az Adatlap nyomógomb megnyomásával megtekinthető, illetve szerkeszthető. A dokumentum adatlap használatát a Dokumentum adatlap módosítás fejezet mutatja be részletesen.

2.11.4 Dokumentum megnyitása Részletesen lásd a Dokumentumtár leírásánál a Dokumentum megnyitás fejezetben.

2.11.5 Dokumentum záradék nyomtatása Részletesen lásd a Dokumentumtár leírásánál a Dokumentum záradék nyomtatás fejezetben.

2.11.6 Feljegyzések A Feljegyzés nyomógomb használatával egyszerű szöveges feljegyzések készíthetők az Officium saját szövegszerkesztőjének használatával.

A feljegyzés szövegének beírása után a Mentés nyomógomb használatával a feljegyzés, mint egy csatolt dokumentum kerül elmentésre az Officium dokumentumtárába. A nyomógomb megnyomására megjelenik a Dokumentum adatlap, amelynek legtöbb adata automatikusan kitöltésre kerül, míg néhány – ha szükséges – módosítható.

Oldal 66/102


A dokumentum adatalap OK nyomógombjának használatával kerül ténylegesen elmentésre a dokumentumtárba a feljegyzés tartalma és a beállított metaadatok. A Mégse nyomógomb megnyomásakor sem a feljegyzés szövege, sem a metaadatok nem kerülnek elmentésre.

2.11.7 Dokumentum keresése a kapcsolódó dokumentumok között A kapcsolódó dokumentumok táblázatban szereplő dokumentumok közötti keresésre két lehetőséget kínál a program: 1. A dokumentum típusára vonatkozó szűkítés a táblázat fölött található legördülő listából kiválasztott értékre.

A kiválasztás hatására a táblázatban lévő tartalom azonnal frissül, és csak a kiválasztott típusnak megfelelő dokumentumok lesznek láthatóak.

Az Összes értékre állítva a kiválasztást a táblázatban minden kapcsolódó dokumentum látható lesz a típusától függetlenül. 2. Összetett szűkítési feltétel megadása a Szűkítés nyomógomb használatával. Oldal 67/102


A megjelenő szűkítési feltétel megadására szolgáló dialóguson a szükséges feltételek megadása, beállítása után a Szűkítés nyomógombot használva a Kapcsolódó dokumentumok táblázata csak a beállított feltételeknek megfelelő dokumentumokat fogja tartalmazni.

Összetett szűkítési feltétel megadásakor a Kapcsolódó dokumentumok táblázat felett megjelenő ikon tájékoztat arról, hogy a táblázatban csak a szűkítési feltételeknek megfelelő kapcsolt dokumentumok láthatók. Az összetett szűkítési feltétel törléséhez – azaz az összes dokumentum láthatóvá tételéhez - a Szűkítés nyomógomb használatával ismételten meg kell nyitni a Dokumentumlista szűkítés feltétel dialógust, majd azon a Törlés nyomógombbal (vagy a feltételek egyenkénti törlésével) alaphelyzetbe kell állítani a feltétel megadás adatmezőit, majd a Szűkítés nyomógomb használatával kell érvényre juttatni az így beállított „üres” szűkítést. A dokumentum szűkítési feltételek beállítását a Dokumentum keresése a nyilvántartásban fejezet tartalmazza részletesen.

2.11.8 Űrlapkitöltés Az Officium segítségével lehetőség nyílik formanyomtatványok automatikus kitöltésére a Kapcsolódó dokumentumok táblázat alatt található Űrlap nyomógomb használatával. A kitöltés alapjául az űrlapkönyvtárban található űrlap típusú dokumentumok szolgálnak, amelyek az éppen megnyitott adatentitás (Természetes személy, Szervezet vagy Ügy) adataival kerülnek automatikusan kitöltésre, majd az így előállított űrlap továbbszerkeszthető. Űrlap típusú dokumentumok lehetnek a CompLex Cégeditor programja által kezelhető CIE formátumú űrlapfájlok vagy speciálisan kialakított MS Word dokumentumok. A program telepítésekor az űrlapkönyvtár alapból tartalmaz néhány CIE formátumú nyomtatványt (JÜB és PMT nyomtatványok). Az Űrlap nyomógomb megnyomásakor egy listában megjelennek az Officium űrlapkönyvtárában található CIE formátumú dokumentumok:

Oldal 68/102


A megfelelőt kiválasztva, majd azon duplán kattintva vagy a Kiválasztás nyomógombot használva megtörténik az adatok behelyettesítése az éppen megnyitott entitás adataiból a kiválasztott űrlap egy másolatának adatmezőibe, majd ez egy külön ablakban szerkesztésre megnyílik és a CompLex Cégeditorral továbbszerkeszthető.

A szerkesztés befejezésekor, a dokumentum mentését és az ablak bezárását követően megjelenő Dokumentum adatlap-on lehetőség van a nem automatikusan töltött metaadatok beállítására.

Oldal 69/102


Az OK nyomógomb megnyomására a metaadatok és a kitöltött formanyomtatvány elmentésre kerül a dokumentumtárba. Az így elmentett formanyomtatvány a későbbiekben bármikor újra megnyitható és továbbszerkeszthető, mint egy feltöltött dokumentum, de ekkor már nem történik meg újra a megnyitott adatentitás korábban hiányzó adatainak behelyettesítése vagy az esetleg megváltozott értékek felülírása. A Mégse használatával a kitöltött űrlap elvethető, sem a metaadatok, sem az új dokumentum nem kerül elmentésre.

Oldal 70/102


2.12 Dokumentumtár Az Officium saját dokumentumtárral rendelkezik. Ebben tárolja a munka során a nyilvántartásba rögzített adatokhoz csatolt dokumentumokat. A dokumentumok a feltöltés műveletével kerülnek be a dokumentumtárba, az eredeti dokumentum másolataként, annak tulajdonságait megőrizve. A dokumentumtárban elhelyezett minden dokumentumhoz tartozik egy Adatlap, amely a dokumentum metaadatait tartalmazza. Ezek egy része a dokumentumból automatikusan kiolvasható, más részük a felhasználó által szabadon megadható, módosítható. A dokumentumtárban minden dokumentum megjelenik, amely valamilyen módon a nyilvántartott adatokhoz lett csatolva, illetve feltölthetők közvetlenül – csatolás nélkül – is dokumentumok, mint például az űrlap- vagy iratminták.

2.12.1 Új dokumentum feltöltése… (F8) Egy új dokumentum feltöltése a dokumentumtárba az alábbi módokon kezdeményezhető: o o o o

a főmenü Új dokumentum feltöltése… menüpontjának használatával, vagy az F8 billentyűvel, vagy az Officium oldalsáv Új dokumentum feltöltése menüpontjának használatával, vagy a Dokumentumok nézet (keresőablak) Feltöltés nyomógombjának használatával.

Ezekkel a módszerekkel közvetlenül a dokumentumtárba tölthető fel dokumentum későbbi felhasználás céljára (pl. iratminta, űrlapminta, általánosan használatos dokumentum, amelyet később csatolni lehet az adatokhoz). A művelet indításakor megjelenik egy üres dokumentum Adatlap:

Egy dokumentum esetében az alábbi adatok tárolhatók a program segítségével: o o

Dokumentum megnevezése, címe: szabad szöveg, a felhasználó által tetszőlegesen megadható. Forrás fájl: a feltöltendő fájl neve teljes elérési úttal, amely az alábbi módokon adható meg o a szövegmezőbe történő beírással; Oldal 71/102

Officium felhasználói kézikönyv a Tallózás… nyomógomb használatával. A megnyíló fájl kiválasztás dialógusban a fájl rendszerből kiválasztva a megfelelő állományt, annak neve és elérési útja megjelenik a szövegmezőben; o „Drag&drop” használatával: A Windows Explorerben vagy más fájlkezelő alkalmazásban (pl.: Windows Commander) kiválasztott fájlt a Dokumentum adatlap területére húzva kitöltésre kerül a fájlnév és elérési út; o a vágólapon éppen található tartalom felolvasásával a Vágólapról nyomógomb használatával. A vágólap tartalmak közül az egyszerű szöveg (txt) és kép típusú tartalmakat képes felolvasni a program. Hasznos lehet ez például olyankor, ha az internet böngészőben megjelenő tartalmat kell csatolni valamely adathoz (pl. egy JÜB adatellenőrzés végeredményét). Fájl neve: a fájl neve az elérési út nélkül. Ez az érték a tallózás és drag&drop segítségével, illetve a vágólapról beillesztett fájlok esetében automatikusan kitöltésre kerül. Fájl mérete (bájt): a feltöltendő fájl mérete bájt-okban mérve. Ez az információ automatikusan meghatározásra kerül a forrásfájlból. Fájl kiterjesztése (txt, doc, …): a fájlnév . (pont) utáni része, amely a fájl tartalom formátumára utal. Ez az információ automatikusan meghatározásra kerül a forrásfájl nevéből. Létrehozójának neve: Automatikusan kitöltött adat, amely a feltöltést végző felhasználó Windows azonosítója (login neve). Létrehozás időpontja: a feltöltendő fájl létrehozásának időpontja (ami nem azonos a feltöltés időpontjával). Ez az információ automatikusan meghatározásra kerül a forrásfájlból. Utolsó módosítója: Automatikusan kitöltött adat, amely a feltöltést végző felhasználó Windows azonosítója (login neve). Utolsó módosítás időpontja: a feltöltendő fájl utolsó módosításának időpontja (ami nem azonos a feltöltés időpontjával). Ez az információ automatikusan meghatározásra kerül a forrásfájlból. Változata: legördülő listából választható érték az Alapadatok „Dokumentum változat” kategóriájának elemei közül. Megadása nem kötelező. Dokumentum típusa: legördülő listából választható érték az Alapadatok „Dokumentum típus” kategóriájának elemei közül. Megadása nem kötelező, de nagyon ajánlott, különben az erre irányuló szűkítés lehetőségét elveszíti (pl. JÜB válasz). Elektronikus másolat: jelzés jelölőnégyzetben, hogy a dokumentum egy papír alapú dokumentum, amelynek ez egy elektronikus másolata. A papíralapú dokumentumok elektronikus másolatairól kiegészítő információk tárolása szükséges [a 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet teszi kötelezővé], amely ennek a dialógusablaknak az Elektronikus másolat nevű adatlapján adhatók meg. o

o o o o o o o o o o

Oldal 72/102

Officium felhasználói kézikönyv Az Elektronikus másolat adatlap:

Az Elektronikus másolat jelzés bekapcsolása esetén az adatlap minden adatának megadása kötelező. Ellenkező esetben az adatlap adatbeviteli mezői inaktív állapotban vannak. Az Elektronikus másolat dokumentum esetében az alábbi adatok tárolhatók a program segítségével: o o o o o o o o o o

Papíralapú dokumentum megnevezése: szabad szöveg, alapértelmezetten a Dokumentum megnevezése, címe adatmezőben szereplő érték kerül ide bemásolásra. Papíralapú dokumentum fizikai mérete: legördülő listából választható érték az Alapadatok „Papíralapú dokumentum fizikai mérete” kategóriájának elemei közül. Egyedi méret: az „Egyéb” fizikai méret választása esetén itt kell megadni a fizikai méretre vonatkozó információt. Másolatkészítő szervezet: legördülő listából választható érték az Alapadatok „Másolatkészítő szervezet” kategóriájának elemei közül. Másolatkészítő személy: legördülő listából választható érték az Alapadatok „Másolatkészítő személy” kategóriájának elemei közül. Másolatkészítő rendszer neve, típusszáma: legördülő listából választható érték az Alapadatok „Másolatkészítő rendszer neve, típusa” kategóriájának elemei közül. Másolatkészítési szabályzat neve, verziószáma: legördülő listából választható érték az Alapadatok „Másolatkészítési szabályzat neve, verziószáma” kategóriájának elemei közül. Másolatkészítés időpontja: automatikusan meghatározott érték. Megegyezik a dokumentum Létrehozás időpontja adatával. Másolat érvényességi ideje: legördülő listából választható érték az Alapadatok „Elektronikus másolat érvényességi ideje” kategóriájának elemei közül. Másolatérvényesség lejártának időpontja: a Másolatkészítés időpontja és Másolat érvényességi ideje adatok alapján számított időpont.

A Papíralapú dokumentum fizikai mérete lista választható (módosítható, bővíthető) értékei:

o o o o

A4 A3 A5 B4 (JIS) Oldal 73/102


o o o o o o

B5 (JIS) Japán levelezőlap Legal Levél Tabloid Egyéb

A Másolat érvényességi ideje lista választható (módosítható, bővíthető) értékei:

o o o o o o o

1 év 2 év 3 év 4 év 5 év 8 év Nem meghatározott

A Másolatkészítő szervezet, Másolatkészítő személy, Másolatkészítő rendszer, másolatkészítési szabályzat neve, verziószáma kategóriák jelenleg érdemben üresek, hiszen általunk nem ismert értéket kell beírni, ezért a Dokumentum adatlap kitöltése előtt írja be a helyes értékeket az Alapadatok megfelelő kategóriájába. Ha a dokumentum feltöltés során olyan fájl feltöltési kísérlete történik, amelyik nagy valószínűséggel már szerepel a dokumentumtárban, akkor a

Üzenet jelenik meg a képernyőn. A kérdésre adott választól függően megszakítható vagy folytatható a feltöltés folyamata. Folytatás esetében a kiválasztott dokumentum egy újabb példányként fog bekerülni a dokumentumtárba. Kapcsolódó ügyek és Kapcsolódó ügyfelek listája A dokumentum adatlap egy külön fülön tartalmazza a kapcsolódó ügyek, illetve ügyfelek listáját. A listában egy kiválasztott soron duplán kattintva vagy a Megnyitás nyomógomb használatával megnyitható az ügy vagy ügyfél adatlapja - csak olvasható módban.

Oldal 74/102


Oldal 75/102


2.12.2 Dokumentum keresése a nyilvántartásban (F4) Dokumentumok keresése a dokumentumtárban a főmenü vagy Officium oldalsáv Nézet Æ Dokumentumok menüpontja vagy az F4 funkcióbillentyű használatával megjelenő Dokumentumok keresőképernyőn lehetséges.



Dokumentumok esetében megadható szűkítési feltételek: Megnevezés Dokumentum megnevezése, címe Változata Fájl kiterjesztése (txt, doc, …) Elektronikus másolat Dokumentum típusa Fájl neve Fájl mérete (bájt) Létrehozójának neve Létrehozás időpontja Utolsó módosítója Utolsó módosítás időpontja Feltöltés időpontja Hivatkozás nélküli dokumentum Ügyfél neve Ügy száma

Típus Minta szerint Beállított értékre Minta szerint Beállított értékre Beállított értékre Minta szerint Szám intervallum Minta szerint Dátum intervallum Minta szerint Dátum intervallum Dátum intervallum Beállított értékre Minta szerint Minta szerint

A keresőablakból indítható Export funkció használatának leírását az Excel export fejezet tartalmazza.

Oldal 76/102

Officium felhasználói kézikönyv A táblázatból kiválasztott dokumentummal az alábbi műveletek végezhetők, melyeknek ismertetését megelőző, illetve további fejezetek tartalmazzák: o o o o o o

Záradék nyomtatása Dokumentum Törlés Dokumentum Feltöltés Dokumentum Megnyitás Adatlap megnyitás, módosítás Excel export

2.12.3 Dokumentum megnyitás A Megnyitás nyomógomb használatával a kiválasztott csatolt dokumentum a Windows-ban hozzá társított alkalmazással megnyitható. Ha az operációs rendszer nem talál megfelelő alkalmazást a kiválasztott dokumentum megnyitásához, akkor a program az alábbi hibaüzenetet küldi:

Ellenkező esetben a dokumentum megnyitásra kerül a megfelelő alkalmazással. A TXT kiterjesztésű, egyszerű szöveges állományok az Officium saját szövegszerkesztő ablakában jelennek meg, amelyben azok szerkeszthetők és a módosítások elmenthetők.

A Hosszú sorok tördelése jelölőnégyzet bejelölésével a szerkesztőablak szélességénél hosszabb sorok betördelődnek úgy, hogy a teljes szöveg látható legyen. Ez a beállítás az eredeti szövegen nem módosít csak a megjelenítésen. A DOC kiterjesztésű MS Word állományok az MS Word telepített verziójával kerülnek megnyitásra. Word 2003 vagy későbbi verziók esetében a megnyitott dokumentumok bezárását követően megjelenik a dokumentum adatlapja, amelyen – ha szükséges - módosíthatók a metaadatok, majd az OK nyomógomb megnyomásával a módosított metaadatok és a módosított dokumentum is elmentésre kerül a dokumentumtárba, felülírva a korábban feltöltött dokumentumot. A Mégsem

Oldal 77/102

Officium felhasználói kézikönyv nyomógomb megnyomásakor sem a metaadatok, sem a dokumentum módosításai nem kerülnek elmentésre.

2.12.4 Dokumentum adatlap módosítás Az Adatlap nyomógomb használatával a keresőablakban kiválasztott dokumentum metaadatai nyithatók meg és szerkeszthetők. Az adatok szerkeszthetőségére és ellenőrzésére az Új dokumentum feltöltése… fejezetben leírtak érvényesek.

A Forrás fájl adatbeviteli mező ebben az esetben üres. Ha a módosítás a feltöltött dokumentumot is érinti (pl. megváltozott a tartalma), akkor ebben az adatmezőben kell meghivatkozni az új fájlt, amely történhet a Tallózás műveletének használatával, a már korábban ismertetett drag&drop használatával, vagy az adatmezőbe történő közvetlen beírással, illetve bemásolással (Ctrl+C, Ctrl+V). Ha a Forrás fájl adatmező nem tartalmaz fájl hivatkozást, akkor a módosítások mentése csak a metaadatokat fogja érinteni, a dokumentum változatlan marad. Az OK nyomógomb használatával a metaadat módosítások az adatbázisba menthetők, a megadott forrásfájl pedig feltöltésre kerül a dokumentumtárba, felülírva a korábban feltöltött dokumentumot. A Mégse választása esetén sem a metaadatok nem kerülnek mentésre, sem a forrás fájl nem kerül feltöltésre.

2.12.5 Dokumentum törlés Az Officium dokumentumtárából dokumentumok véglegesen csak a dokumentumtár Törlés funkciójának használatával törölhetők (a dokumentum kapcsolatok esetében a törlés funkció csak a dokumentum és a kapcsolódó entitás közti csatolást szünteti meg, magát a dokumentumot nem érinti). A dokumentumok táblázatából a törlendőt kiválasztva, majd a Törlés nyomógombot megnyomva ellenőrzésre kerül, hogy a dokumentumra történik-e hivatkozás valamely adatentitás felől (azaz van-e valahova csatolva ez a dokumentum). Amennyiben létezik ilyen kapcsolat az adatok között, akkor a

Oldal 78/102


hibaüzenetet követően a törlési folyamat megszakad. Ha az ellenőrzés nem talál semmilyen kapcsolatot az adatbázis más adatentitásával, akkor megjelenik a kiválasztott dokumentum adatlapja nem módosítható formában a törlési szándék megerősítéséhez:

A Törlés nyomógomb használatával a dokumentum és metaadatai véglegesen eltávolíthatók az adatbázisból, míg a Mégsem használatával a törlés folyamata megszakítható.

Oldal 79/102


2.12.6 Dokumentum záradék nyomtatás Elektronikus dokumentum papír alapon való megjelenítésekor Záradék nyomtatása is lehetséges az e-dokumentum azonosítását biztosító metaadatokról. A program ezzel is támogatja a papír alapú és az elektronikus irattár kapcsolatát. A Záradék nyomógomb használatával a kiválasztott dokumentumhoz egy formázott, nyomtatható előlap készül, amely tartalmazza a dokumentum azonosítási adatait. A záradék előállításához Word 2003 vagy későbbi verziójának a számítógépen telepített változata szükséges. A nyomógomb megnyomása után megjelenik az MS Word dokumentum a kitöltött záradékkal, amely azután a Wordben szokásos Nyomtatás… művelettel papírra vihető.

Oldal 80/102


2.12.7 Űrlapok Az űrlapok (formanyomtatványok) speciális szerepet töltenek be a program használatában. A program telepítésekor automatikusan bekerül néhány űrlap (JÜB és PMT nyomtatványok) az űrlapkönyvtárba. Az űrlapok a fájlrendszer meghatározott könyvtárában kerülnek elhelyezésre. Űrlapkitöltés kezdeményezésekor az űrlapok egy listában jelennek meg, amelyből kiválasztható a kitöltendő űrlap. Az űrlapok könyvtárába újabb sablonok is elhelyezhetők egy egyszerű fájlmásolással, vagy a már meglévők felülírhatók egy újabb verzióval. Kérjük vegye figyelembe, hogy hibás vagy régebbi verzióra történő csere hibás működést eredményezhet.

2.13 Adatbázis mentése A program lehetőséget biztosít a rögzített adatok és kapcsolódó dokumentumok teljes mentésére az ezeket tartalmazó fájloknak egy meghatározható célkönyvtárba másolásával. A művelet a Fájl Æ Adatbázis mentése… menüpont használatával kezdeményezhető.

Paraméterezett adatbázismentés esetén ez a művelet automatikusan elindul, ha szükséges. A Mégse nyomógomb használatával elutasítható az automatikus adatbázis mentési javaslat. A megjelenő dialógusban meghatározható az adatbázismentés célkönyvtára, amelyre a program automatikusan felkínál egy megfelelő lehetőséget a telepítés során beállított alapértelmezett adatbázismentés könyvtárba, amelyet kiegészít egy további alkönyvtárral, melynek neve tartalmazza a mentés pontos időpontját. Ettől eltérő könyvtár is választható a „…” nyomógomb használatával megjelenő könyvtárválasztó dialógus segítségével, a Célkönyvtár adatmezőbe történő közvetlen beírással vagy az elérési útvonal bemásolásával (Ctrl+C, Ctrl+V). A célkönyvtár meghatározása után a Mentés nyomógomb használatával indítható a folyamat, melynek állapotáról szöveges információ és folyamatjelző tájékoztat.

A folyamat sikeres végrehajtását követően (amelyről szöveges üzenet tájékoztat) aktívvá válik a Bezárás nyomógomb, mellyel lezárható a művelet.

Oldal 81/102


2.14 Adatbázis visszatöltése Az adatbázis mentése során elmentett adatok és dokumentumok szükség esetén visszaállíthatóak. A művelet a Fájl Æ Adatbázis visszatöltése… menüpont használatával kezdeményezhető. Figyelem! Adatbázis visszatöltése esetén az adatbázis teljes tartalma elveszik és a visszatöltés után csak a visszatöltött mentésben tárolt adatok érhetőek el. Javasoljuk, hogy minden visszatöltés előtt készítsen egy azonnali mentést!

A megjelenő dialógusablak formailag megegyezik az adatbázismentés dialógusával. A forráskönyvtár szövegmezőben automatikusan az utolsó adatbázismentés célkönyvtára jelenik meg. Ha ez nem megfelelő, akkor felülírással módosítható, vagy a „…” nyomógomb használatával a megjelenő könyvtár választó dialógussal átirányítható más forráskönyvtárra. A forráskönyvtár meghatározása után a Visszatöltés nyomógomb használatával indítható a folyamat, melynek állapotáról szöveges információ és folyamatjelző tájékoztat.

A folyamat sikeres végrehajtását követően (amelyről szöveges üzenet tájékoztat) aktívvá válik a Bezárás nyomógomb, mellyel lezárható a művelet.

Oldal 82/102


Az adatbázis visszatöltése után automatikusan elindul egy adatbázis-ellenőrzés a visszatöltött adatok hitelességének vizsgálatára (részletesen lásd Jogosultságkezelés, adatbiztonság fejezet).

2.15 Alapadatok (F12) Az alapadatok az adatok rögzítésénél, karbantartásánál használható, előre meghatározott kategorizálások. Egyesek előre meghatározottak, mások tetszőlegesen tovább bővíthetők, ha az alapként szállított típusokon felül még továbbiakra lenne szükség. A jól átgondolt és megfelelően kialakított alapadat gyűjtemény és annak következetes használata az adatlapok kitöltésekor nagyban segíti az adatok rendszerezését és az adatokban való későbbi eligazodást, keresést, mert a keresések során összeállított szűkítési feltételek beállításakor is az alapadat kategóriákban meghatározott elemek lesznek választhatók. Nem bővíthető kategorizálások: o o o o

Adatellenőrzés eredménye Nyilatkozat korábban rögzített adatokról Ügyállapot Esemény típus (Történethez)

Bővíthető kategorizálások: o o o o o o o o o o o o o o o o o

Azonosító/Ellenőrzött okmány típus Céginformáció szolgáltatás Devizanem Dokumentum típus Dokumentum változat Elektronikus másolat érvényességi ideje Földhivatali szolgáltatás Képviseletre jogosult beosztása Másolatkészítő rendszer neve, típusa Másolatkészítő személy Másolatkészítő szervezet Másolatkészítési szabályzat neve, verziószáma Papíralapú dokumentum fizikai mérete Szerepkör (Ügyben érintett más személyek esetében) Ügyfél eljár (PMT ellenőrzés esetében) Ügy típus Ügybeli státusz

A felhasználó által bővíthető kategorizálások karbantartása az Alapadatok menüpont vagy az F12 billentyű használatával kezdeményezhető.

Oldal 83/102


A Kategória legördülő listából a kívánt kategóriát kiválasztva a táblázatban megjelennek a hozzá tartozó elemek. A gyárilag szállított elemek nem törölhetők és megnevezésük nem módosítható, viszont a Látszik adatoszlopban a kategóriához tartozó igen érték (pipa) átállításával kikerül a használható elemek sorából, a programban nem jelenik meg. Az utólagosan – a felhasználó által tetszőleges elnevezésekkel – felvett elemek szabadon módosíthatók, illetve törölhetők, ha az adatrögzítéseknél egyszer sem kerültek felhasználásra. A táblázatban a gyárilag szállított elemek halványabb (szürke) karakterekkel jelennek meg:

A táblázat adatoszlopainak jelentése: o o

o

Név: a kategória elem megnevezése, ami a választólistákban megjelenik. Látszik: egy logikai (igen/nem) érték, amely azt jelzi, hogy a karbantartó képernyőkön a legördülő listákban megjelenik-e az adott érték vagy sem. Erre azért van szükség, mert ha pl. egy kategória érték egy ideig használatban volt, de a jövőben már nincs szükség rá, akkor ennek a jelzésnek az átállítása után az már nem szaporítja feleslegesen a választási lehetőségeket. Ha ez egy olyan kategória elem, amely nem gyárilag beállított, hanem utólag került felvételre, akkor akár törölhető is, de csak abban az esetben, ha az adatok rögzítésekor egyszer sem került felhasználásra. Sorrend: ezzel az értékkel szabályozható a kategória elemek megjelenítési sorrendje a legördülő listákban, amely ezen értékek növekvő sorrendje szerint történik. Minden újként felvitt elem 0 sorszámot kap automatikusan, ami később tetszőlegesen megváltoztatható. Lehetnek azonos sorszámú elemek is egy kategórián belül. Ebben az esetben a megjelenítés a megnevezésük szerinti abc sorrend lesz. Ennek a beállításnak a használatával kategóriánként szabályozhatjuk a legördülő listák megjelenítését, illetve a gyakran használt elemeket megfelelő sorszámozással kiemelhetjük a lista elejére, ezzel csökkentve a listában való keresgélés időtartamát. Oldal 84/102


A táblázat alatt találhatók a karbantartási műveletekhez használható Törlés, Felvitel, Módosítás nyomógombok. A Törlés nyomógomb inaktív abban az esetben, ha a táblázatban kiválasztott sor gyárilag szállított érték. A Felvitel nyomógomb használatával új elem rögzíthető a kiválasztott kategóriába:

A Név megadása kötelező, a Sorrend-é opcionális. A Látszik alapértelmezetten igen értékre kerül beállításra. A Mentés nyomógomb megnyomása után az új adat megjelenik a táblázatban.

Mint látható, az új adat sötétebb színű, mint a gyári értékek, ezzel segítve a megkülönböztethetőséget. Törlés kezdeményezésekor megjelenítésre kerül a törlendő elem összes információja a törlés megerősítéséhez szükséges ellenőrzés céljából.

A Törlés nyomógomb használatával a szándék megerősíthető és az elem véglegesen eltávolítható az adatbázisból abban az esetben, ha az adatrögzítések alkalmával az egyszer sem került felhasználásra. Ellenkező esetben hibaüzenet keletkezik és a törlés művelete nem kerül végrehajtásra.

Oldal 85/102


2.16 Rendszerbeállítások, információk A rendszerbeállítások segítségével a program egyes működési jellemzői határozhatók meg. Minden jellemző rendelkezik gyárilag beállított alapértékkel, amelyek módosíthatók.

Az ábrán a beállítások gyári értékei láthatók. Az egyes beállítások jelentése az alábbi: o

o

o

o o

JÜB ellenőrzés adatainak archiválási ideje: a JÜB ellenőrzések rögzítése során az ellenőrzésre kapott válasz időpontjának és az itt megadott értéknek a segítségével automatikusan kiszámításra kerül az archiválási idő. A megadott érték 0 és 99 között lehet. PMT ellenőrzés adatainak archiválási ideje: a PMT ellenőrzések rögzítése során eseti megbízásoknál az adatrögzítés időpontjának, tartós megbízásoknál a megszűnés időpontjának és az itt megadott értéknek a segítségével automatikusan kiszámításra kerül az archiválási idő. A megadott érték 0 és 99 között lehet. Ügy azonosító automatikus generálása: ezzel a kapcsolóval lehet engedélyezni vagy letiltani új ügy felvitelekor az ügyazonosító automatikus generálását. Az automatikus ügyazonosító képzésének alapja a JÜB-rendszerből történő adatigénylés azonosító számának alapjául szolgáló ügyszám. Beállítása akkor indokolt, ha a program használatbevételével át kíván térni erre az ügyszámképzésre. A program ezt preferálja. Ügy azonosító évszám összetevője: ügy azonosító automatikus generálásakor az abban szereplő évszám értéke. A naptári év váltásakor ez az évszám nem változik automatikusan. Ügy azonosító sorszám összetevője: ügy azonosító automatikus generálásakor az abban szereplő sorszám értéke. Minden új azonosító generálása után ez az érték

Oldal 86/102


o

o

o

o o o o

automatikusan növekszik. Megváltoztatása esetén a következő ügyazonosító már az új sorszámot fogja tartalmazni. Adatbázismentés gyakorisága: az automatikus adatbázismentés gyakorisága napokban kifejezve. Az utolsó adatbázismentés időpontjából és az itt megadott értékből számított időpont elmúltával figyelmeztet ismét az adatbázismentés szükségességére. Célszerű meghatározni az optimumot a használat közben történt adatmódosítások, adatfelvitelek és a mentés gyakorisága között. A gyakori mentés nagyobb biztonságot ad, de több tárhelyet igényel, a ritkább mentés fordítva. Nulla megadásával az automatikus adatbázismentés kikapcsolható. Adatbázismentés könyvtára: az automatikus adatbázismentés főkönyvtára, amelyben minden automatikus mentés külön alkönyvtárakban jelenik meg, mely alkönyvtárak nevei tartalmazzák a mentés időpontját. A program telepítése során beállításra kerül egy alapértelmezett mentési könyvtár. Adatbázis-ellenőrzés gyakorisága: az automatikus adatbázis-ellenőrzés gyakorisága napokban kifejezve. Az utolsó adatbázis-ellenőrzés időpontjából és az itt megadott értékből számított időpont elmúltával történő program indításkor automatiksan elindul az adatbázis-ellenőrzés is. Nulla megadásával az automatikus adatbázis-ellenőrzés minden programindításkor le fog futni. Táblázat lapmérete: a táblázatos megjelenítéskor az egy táblázat oldalon megjeleníthető adatsorok maximális száma. 0 esetén a lapozás funkció használata nélkül mindig megjelenik az adatbázis összes adata a táblázatokban. Kötelező mezők háttérszíne: az adatlapos megjelenítésnél a kötelezően kitöltendő mezők háttérszíne állítható be. JÜB támogató weboldal: a JÜB és PMT ellenőrzések adatlapján található internetes link URL-je. TAKARNET weboldal: a TAKARNET ellenőrzés adatlapján található internetes link URLje.

A Rendszerbeállítások, információk dialógus Információk lapján az alábbiak láthatók:

Oldal 87/102

Officium felhasználói kézikönyv Az elemek jelentése: o o o o o

Utolsó adatbázisba írás időpontja: a program által az adatbázisban végrehajtott utolsó írási művelet időpontja. Utolsó adatbázismentés időpontja: az utolsó adatbázismentés időpontja, függetlenül attól, hogy automatikus vagy felhasználói kezdeményezésre végrehajtott mentés volt. Utolsó adatbázis-ellenőrzés időpontja: az utolsó adatbázishitelesség ellenőrzésének időpontja, függetlenül attól, hogy automatikus vagy felhasználói kezdeményezésre végrehajtott ellenőrzés volt. Felhasználói felület megjelenítési beállításainak törlése: ezzel a nyomógombbal állítható vissza a vizuális megjelenés gyári alapbeállítása (dialógusok mérete, táblázatok oszlopsorrendjének és azok láthatóságának beállításai stb.). Kitölthető űrlapok könyvtára: az űrlapkitöltésekhez használt üres űrlapok (nyomtatványok) teljes elérési útja a fájlrendszerben.

Az OK nyomógomb használatával a Beállítások lapon végzett módosítások elmenthetők és érvényre juttathatók.

2.17 Adatok hitelességének ellenőrzése Az adatok hiteleségének megőrzése érdekében az Officium 2.0-tól kezdődően az adatbázis adatai rekord szinten védettek illetéktelen módosításokkal szemben. (Ez az az eset, ha valaki az adatbázistitkosítás és jelszavas védelem ellenére hozzáférne az adatokhoz, és valamilyen módon megváltoztatná azokat). Ez a típusú ellenőrzés időszakosan és automatikusan lefut az adatbázison, vagy az Eszközök Æ Adatok hitelességének ellenőrzése menüpontból közvetlenül is indítható teljes jogú hozzáférés üzemmódban. Az adatbázis-ellenőrzés ideje alatt a program indítási módjától (teljes jogú/böngészés) függetlenül csak az adatok megtekintése lehetséges módosítások nélkül. Az ellenőrzés folyamatának pillanatnyi állapotáról az Officium főablakának alján található folyamatjelző ad tájékoztatást.

Az ellenőrzési folyamat végrehajtási ideje függ a számítógép teljesítményétől és az adatbázisban található adatok mennyiségétől. A futásidő nagyobb adatmennyiség esetén több perc is lehet. Ha az ellenőrzés a nyilvántartás adataiban idegenkezűséget észlel, azt jelzi a felhasználónak, és letiltja az összes adatmódosítást lehetővé tévő funkciót. A hiba esetén megjelenő üzenetablakban a hibás rekordra vonatkozó információk is megjelennek. Például:

Ez az állapot csak egy korábbi - adatbázismentéssel elmentett - hiteles adatbázis visszatöltésével szüntethető meg, amelyre egy következő üzenetablak figyelmeztet: Oldal 88/102


Hibás adatbázis esetén az adatok csak böngészés üzemmódban érhetők el függetlenül a program indítási módjától. Az utolsó adatbázis-ellenőrzés eredménye és időpontja megjelenik az Officium státuszsorában is.

Ha az adatbázis-ellenőrzés sikeresen lefut és nem talál hibát, akkor erről az alábbi üzenetablakkal tájékoztat:

2.18 Rendszernapló A rendszernapló egy szöveges fájl, amelybe a program az olyan háttér-információkat rögzíti, amelyek a felhasználó számára a használat során érdektelenek, de esetleges hibák vagy működési zavarok esetén hasznosak lehetnek a diagnosztika szempontjából. A rendszernapló az Eszközök Æ Rendszernapló megtekintése menüpont használatával nyitható meg.

2.19 Ablakok Az ablakok menüpont alatt azoknak az Ügyfél, Ügy és Dokumentum keresőablakoknak a listája jelenik meg, amelyek meg vannak nyitva. Ha a keresőablakok normál méretben vannak megnyitva, akkor egymást csak részben fedik át.

Oldal 89/102


Ebben az esetben a kívánt keresőablak látható részére kattintva az felülre kerül, és használhatóvá válik. Ha az ablakok maximalizált állapotban vannak, akkor teljes mértékben eltakarják egymást, és csak a legutoljára megnyitott keresőablak látszik. Ebben az esetben hasznos ez a menüpont, mert ennek segítségével tehető láthatóvá (hozható felülre) és használhatóvá a kívánt keresőablak.

Oldal 90/102


2.20 Névjegy A névjegy menüpontban információk találhatók a program készítőiről és az éppen használt verzió sorszámáról.

A program teljes verziószáma (pl. Verzió: 2.0.0.20408) hasznos információ lehet az esetleg felmerülő működési problémák megoldásában, amennyiben az ügyfélszolgálat segítségét kéri.

2.21 Jogosultságkezelés, adatbiztonság A program a Windows beépített jogosultságkezelését használja, így az Officium használatához nem szükséges újabb belépési kódok megjegyzése. A program telepítésének módjától függően az vagy csak kizárólag egy felhasználó, vagy az összes – a számítógépen regisztrált – felhasználó számára elérhető. Ez utóbbi esetben a program indításakor azonosítja, hogy éppen melyik Windows felhasználó nevében fut, és ennek megfelelően a saját adatbázisából kiválasztja az ehhez a Windows felhasználóhoz rögzített ügyvéd azonosítási adatait, és ezzel a beállítással fog működni (a program fejlécében megjelenik az azonosított ügyvéd neve és azonosító száma). Ha az azonosított Windows felhasználóhoz még nem lett ügyvéd regisztrálva, akkor automatikusan megjelenik az Ügyvéd adatainak megadása dialógus a szükséges adatok rögzítéséhez. Az ügyvéd adatainak megadása és elmentése után folytatódhat munka. Ugyanehhez a felhasználóhoz a következő bejelentkezésekor a program már automatikusan hozzá tudja rendelni az ügyvédi adatokat. Többfelhasználós kialakítás esetében az Officiummal végzett munka során minden felhasználó csak az általa létrehozott adatokhoz férhet hozzá, csak ezeket láthatja és módosíthatja (a létrehozott ügyfelek, ügyek, dokumentumok esetében eltárolásra kerül az azokat létrehozó felhasználó). Másik felhasználó adatainak megtekintéséhez, módosításához annak a felhasználónak az azonosítójával és jelszavával kell windows userként bejelentkezni, és igy indítani az Officium-ot. Az Officium az adatbázisában nyilvántartott adatokat jelszóval védve, titkosított formában tárolja, ezzel nehezítve az illetéktelen hozzáférés lehetőségét. Ugyanez igaz a nyilvántartott adatokhoz kapcsolódó dokumentumokra is. Ez annyit jelent, hogy ha az Officium adatbázisa és dokumentumtára illetéktelenek kezébe kerül, az abban tárolt információkhoz nem tudnak közvetlenül hozzáférni, csak a jelszavak és titkosítási kódok feltörésével. További védelmet jelent az adatbázis adatai hitelességének rendszeres ellenőrzése (lásd Adatok hitelességének ellenőrzése), amely az adatbázisban történt idegenkezű (nem az Officiummal, hanem más külső eszközökkel az adatbázisban közvetlenül végrehajtott) módosítások észlelését teszi lehetővé.

Oldal 91/102

Officium felhasználói kézikönyv Az adatok biztonságát elsődlegesen a számítógép operációs rendszerének biztonsági megoldásainak használatával kell elősegíteni, megfelelő biztonsági beállításokkal és erős bejelentkezési jelszavakkal (lásd az Üzemeltetés című fejezetben).

2.22 Üzemeltetés Néhány hasznos tanács a biztonságos működtetéshez. Biztonsági mentés Az adatok rendszeres biztonsági mentése létfontosságú eleme a biztonsági eljárásoknak. Állítson be rendszeres biztonsági mentést a Rendszerbeállítások, információk-ban! Ajánlott legalább hetente biztonsági mentést készíteni az adatokról. Javasoljuk, hogy a biztonsági mentéseket időről időre írja ki CD/DVD korongra vagy külső/hordozható merevlemezre! Hatékony jelszavak Ne hagyja, hogy a hackereknek könnyű dolguk legyen, ha hozzá akarnak férni egy biztonságos rendszerhez! Egy hatékony jelszót nehezebb feltörni. A jó jelszó több mint tíz karaktert tartalmaz, és egyaránt vannak benne nagy- és kisbetűk, szimbólumok, valamint számok. A jelszó soha ne legyen kapcsolatban a nevével vagy a céggel, ahol dolgozik. Soha ne írja le, és rendszeresen változtassa meg! Fizikai biztonság Használjon zárakat, riasztókat, számítógép zárakat és minden mást, ami ahhoz kell, hogy a számítógépei a helyükön legyenek! Szenteljen fokozott figyelmet a laptopoknak! Hordja őket olyan táskában, amely nem kifejezetten úgy néz ki, mint egy laptop táska, és soha ne tévessze szem elől! Javasoljuk, hogy a kiírt biztonsági mentéseket tartsa tűztől védett, zárt helyen, pl. tűzálló páncélszekrényben. Legyen mindig naprakész! A gonosztevők rendszerekbe törnek be, vírusokat terjesztenek, gyenge pontokat keresnek a szoftvereken. Amikor a Microsoft észrevesz egy ilyen „lőrést”, kiadnak egy kiegészítőt, ami megszűnteti azokat. Hogy megvédje rendszerét, bizonyosodjon meg róla, hogy letöltötte és telepítette a legújabb javító csomagokat és kiegészítéseket! Állítson be tűzfalat! A tűzfalak azért készülnek, hogy megvédjék számítógépét, helyi hálózatát a külső támadásoktól, kijelzik a nem kívánatos kommunikációt. A tűzfalaknak két fajtája van: hardveres és szoftveres. A hardveres tűzfal általában az útválasztóba van beépítve (ha rendelkezik útválasztóval), a szoftveres ezzel szemben azon a gépen fut, ami az internet és a hálózat között van. Kerülje a vírusokat! A vírusok alattomos programok, amelyek megfertőzik a számítógépet. A fertőzés akkor kezdődik, amikor egy tudtán kívül vírusos programot futtat, amelyet legtöbbször egy e-mailhez csatolnak. Néhány egyszerű művelettel minimálisra csökkentheti annak esélyét, hogy vírussal fertőződjön a számítógépe. 1. Ne nyisson meg gyanús fájlokat, főleg ha valaki olyantól jött, akit nem ismer. 2. Vásároljon vagy töltsön le vírusirtó programokat, és folyamatosan frissítse őket. Ezek a szoftverek átnézik a fájlokat és a bejövő e-maileket, vírusok után kutatva. Ha telepítette a

Oldal 92/102

Officium felhasználói kézikönyv Microsoft Windows XP Szerviz csomag 2-t, akkor az figyelmezteti, hogy telepítsen egy vírusirtó programot, ha ezt eddig nem tette meg. 3. A Microsoft Outlook 2003 beépített biztonsági kiegészítésekkel rendelkezik, melyek alapértelmezésben be vannak kapcsolva. A biztonsági szintet nem ajánlott lejjebb venni! Kérjen tanácsot a hálózatok biztonságával kapcsolatban! Legyen biztos benne, hogy a közvetett felhasználók biztonságosan kapcsolódnak a hálózatához, és a vezeték nélküli kapcsolatai is megbízhatók. Ha nincsenek ilyen téren képesítései, hasznos keresni egy informatikai szakembert, aki rendelkezik biztonsági ismeretekkel.

Oldal 93/102


3 Változásjegyzék Ez a fejezet az egyes verzókban történt változások gyűjteménye, egyszerűsítve ezzel a programfrissítések alkalmával az előző verziókhoz képest történt változások áttekintését.

3.1 Változások a 2.02 verzióban 3.1.1 Az ügyvédről nyilvántartott adatok körének bővítése Az ügvédről nyilvántartott adatok köre kibővült (kékkel jelölve az új, eddig még nem nyilvántartott adatokat): Név Név

Jellemző Kötelező

Iroda neve Iroda címe

Nem kötelező Kötelező

Területi kamara megnevezése Területi kamara sorszáma

Kötelező

Anyakönyvi szám Kamarai nyilvántartási szám Ügyvédi igazolvány száma Iroda kamarai nyilvántartási száma E-mail Telefon

Kötelező Nem kötelező

Jüb-ügyszámhoz Jüb-nyomtatványhoz

Nem kötelező


Nem kötelező


Automatikusan meghatározott a területi kamara kiválasztásakor

Leírás

Tagolt cím (ir. szám, város, közterület, házszám) Legördülő listából választható* Az elnevezésből automatikusan következik a megadott* megfeleltetés alapján

Alkalmazás Officium azonosításhoz, Jübnyomtatványhoz Jüb-nyomtatványhoz Jüb-nyomtatványhoz Jüb-ügyszámhoz, Jüb-nyomtatványhoz Jüb-ügyszámhoz

Nem kötelező Nem kötelező

3.1.2 Dokumentum Előlap nyomtatás változása Az alábbi változtatásk történtek: o Dokumentum címe: Záradék Elektronikus dokumentum azonosítására vonatkozó adatok o o o o o

a teljes dokumentum betűmérete 10 pontos a lehető legtakarékosabb beállításokkal; az „Ügyvéd adatai” rész bővítése az ügyvéd új adataival; kapcsolódó ügy(ek) ügyszámának megjelenítése az oldal felső részén; Dokumentum Előlap nyomtatás-ról E-dokumentum Záradék nyomtatás-ra a Súgóban; a gombokon Előlap-ról Záradék-ra (Dokumentum nézet, Kapcsolódó dokumentumok).

Oldal 94/102


3.1.3 A „Dokumentum adatlap” dialógus változása A dokumentum metaadataival, illetve az azokat megjelenítő, karbantartó dialógussal kapcsolatos változtatások: 3.1.3.1

Dokumentumtípus lista bővítése

A Dokumentumtípus lista új elemekkel bővült. Ezek a felhasználók által nem módosíthatók és nem törölhetők: A Dokumentumtípus lista választható értékei és azok sorrendje: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 3.1.3.2

Azonosítási adatlap Nyilatkozat korábban rögzített adatokról Tényleges tulajdonosra vonatkozó nyilatkozat JUB válasz Feljegyzés Hitelesített aláírásminta Ügyvédi megbízás Ügyvédi meghatalmazás Okirat Ellenjegyzett okirat Előzetes tájékoztatás Beiktatási határozat Bejelentés Betekintés Cégbizonyítvány Cégfigyelés Céginformáció Cégkivonat Cégmásolat Cégnév E-hiteles tulajdoni lap másolat – szemle E-hiteles tulajdoni lap másolat – teljes Értesítés Nem hiteles tulajdoni lap másolat – szemle Nem hiteles tulajdoni lap másolat – teljes Névjegy Térképmásolat Változásfigyelés Ítélet Részítélet Végzés Jegyzőkönyv Keresetlevél Ügyrend Szabályzat Panasz Egyéb kérelem Fellebbezés Perújítási kérelem Felülvizsgálati kérelem Ellentmondás Egyéb dokumentum Másolatkészítő rendszer, másolatkészítési szabályzat mezők különválasztása

Az előző verziótól eltérően ezt két, egymástól függetlenül beállítható elemként kezelhető. Oldal 95/102


A „Dokumentum adatlap” „Elektronikus másolat” fülén a „Másolatkészítő rendszer” megadása alatt egy új választólista került elhelyezésre „Másolatkészítési szabályzat” megnevezéssel. Ennek a listának a tartalma szintén az „Alapadatok” egy kategóriájaként adható meg, mint ahogyan az a „Másolatkészítő rendszer” esetében is. Elektronikus másolat megjelölésű dokumentumok esetében kötelezően kitöltendő, egyébként nem szerkeszthető. Alapadatok között létrehozásra került a „Másolatkészítési szabályzat” kategória, alapértelmezett értékként a „Saját másolatkészítési szabályzat” elemmel. A Másolatkészítő szervezet, személy, rendszer és Másolatkészítési szabályzat választólisták alapértelmezett értékeként a választható elemeik közül az első kerül beállításra elektronikus másolat típusú dokumentum adatainak felvitelekor. 3.1.3.3

Bővítés a kapcsolódó ügyekkel egy új fülön

A kapcsolódó ügyek táblázatában megjelennek azok az ügyek, amelyekhez valamilyen módon (közvetlenül vagy adatellenőrzések kapcsán közvetve) kapcsolódik az adott dokumentum. A táblázatban az alábbi ügyadatok kerülnek megjelenítésre: o o o o

Ügyszám Megbízás kezdete Megbízás tárgya Ügyállapot

A kijelölt ügy során duplán kattintva vagy a „Megnyitás” nyomógomb használatával a kiválasztott ügy adatlapja megtekinthető, de az ügy adatai nem módosíthatók. 3.1.3.4

Bővítés a kapcsolódó ügyfelekkel egy új fülön

A kapcsolódó ügyfelek táblázatában megjelennek azok az ügyfelek, amelyekhez valamilyen módon (közvetlenül vagy adatellenőrzések kapcsán közvetve) kapcsolódik az adott dokumentum. A táblázatban az alábbi ügyfél adatok kerülnek megjelenítésre: o o

Ügyfél neve/cégneve Ügyfél lakcíme/székhelye

A kijelölt ügyfél során duplán kattintva vagy a „Megnyitás” nyomógomb használatával a kiválasztott ügyfél (Természetes vagy Szervezet) adatlapja megtekinthető, de az ügyfél adatai nem módosíthatók.

3.1.4 Dokumentum táblázat 3.1.4.1

A dokumentumok táblázatos megjelenítésének módosításai

A szétválasztott „Másolatkészítő rendszer” és „Másolatkészítési szabályzat” adatok megjelenítése külön oszlopban a „Dokumentumok” táblázatban. 3.1.4.2

Ügyre és ügyfélre történő keresés biztosítása

Lehetséges ügykapcsolatokra történő keresés az ügyszám szerint. Az ügyszámra vonatkozó szűkítési feltétel megadására egy szövegmező szolgál a „Dokumentumok” táblázat szűkítési feltételei között, a már meglévő szűkítési feltétel mezők alatt egy új sorban. Az ügyszámra keresés minta szerint történik. Lehetséges ügyfélkapcsolatokra történő keresés az ügyfél neve alapján (szervezet esetében ez a szervezet „Teljes név” adatát jelenti). Az ügyfél nevére vonatkozó szűkítési feltétel megadására egy szövegmező szolgál a „Dokumentumok” táblázat szűkítési feltételei között, a már meglévő szűkítési Oldal 96/102

Officium felhasználói kézikönyv feltétel mezők alatt, az ügyszám szűkítési feltétellel azonos, új sorban. Az ügyfél nevére történő keresés minta szerint történik. Ügyre és/vagy ügyfélre történő keresés esetében a találati listában azok a dokumentumok jelennek meg, amelyeknek van kapcsolata a feltételben megadott üggyel vagy ügyféllel. Ha mindkettőre vonatkozik feltétel, akkor csak azok, amelyeknek mindkettővel van kapcsolata. Ha egy dokumentum több ügyfélhez vagy ügyhöz is kapcsolódik (amelyek megfelelnek a feltételnek), akkor az is előfordulhat, hogy egy dokumentum többször is megjelenik a listában (annyiszor, ahány kapcsolata van a feltételnek megfelelő entitásokkal). 3.1.4.3

Hivatkozás nélküli dokumentumokra történő keresés

Megjelent a hivatkozás nélküli dokumentumok listázásához egy új „Hivatkozás nélküli dokumentum” szűkítési feltétel. Segitségével a szűkítési feltételbe egyszerűen beilleszthető a hivatkozással rendelkező vagy hivatkozás nélküli állapot.

3.1.5 Ügyek táblázat Az Ügyek táblázat esetében bővültek a szűrési lehetőségek a kapcsolódó ügyfelekre, illetve az ügyben érintett más személyekre történő szűkítés lehetőség biztosításával. Mindkét esetben (az ügyfél, illetve az érintett fél) névre vonatkozó feltétel adható meg, amely alapján minta szerinti keresés történik az adatbázisban. A kapcsolódó ügyfél, illetve az érintett más személy nevére vonatkozó szűkítési feltétel megadásához egy szövegmező került létrehozásra az „Ügyek” táblázat szűkítési feltételei között, a már meglévő szűkítési feltétel mezők között, az „Egyéb adatok” szűkítési feltétel fölött, egy új sorban.

Ügyfélre és/vagy Érintett személyre történő keresés esetében a találati listában azok az ügyek fognak megjelenni, amelyeknek van kapcsolata a feltételben megadott ügyféllel és/vagy érintett személlyel. Ha mindkettőre vonatkozik feltétel, akkor csak azok, amelyeknek mindkettővel van kapcsolata. Ha egy ügy több ügyfélhez is kapcsolódik (amelyek megfelelnek a feltételnek), akkor az is előfordulhat, hogy egy ügy többször is megjelenik a listában (annyiszor, ahány kapcsolata van a feltételnek megfelelő ügyfelekkel).

3.1.6 Ügy azonosítási adatlap 3.1.6.1

Aláírásminta hitelesítés jelzés automatikus kezelése

Hasonlóan a „Természetes személy azonosítási adatlapja”-n alkalmazott megoldáshoz az ügyek esetében is a program automatikusan bepipálja az „Aláírásminta hitelesítés” jelzést abban az esetben, ha: o o

az ügyhöz kapcsolódik „Aláírásminta” típusú dokumentum, vagy a kapcsolódó ügyfelek közül bármelyik „Ügyfél” típusúnak – a „Kapcsolódó ügyfél adatai” dialógusban - be lett jelölve az aláírásminta hitelesítés.

Ezen az adatlapon az „Aláírásminta hitelesítés” jelzés - ettől a verziótól kezdődően - nem szerkeszthető, csak a fenti vizsgálat eredményét jelzi.

Oldal 97/102


Felvitel és Mentés után visszajelzés üzenet

Új ügy felvitelekor vagy egy ügy adatainak módosításakor a „Felvitel” vagy „Mentés” művelet sikeres végrehajtása után egy üzenetablakban megjelenő „Az adatok felvitele/mentése sikeresen megtörtént.” szöveg tájékoztat a művelet elvégzéséről. 3.1.6.3

Kapcsolódó ügyfelek táblázat módosítása

Kapcsolódó ügyfelek táblázat kiegészítésre került az ellenőrzés pipákkal (JÜB, PMT, CÉGINFORMÁCIÓ, TAKARNET, NYILATKOZAT KORÁBBI ADATOKRÓL) és az ügyfél Aktív állapotát jelző pipával. A „Felvitel” nyomógomb átnevezésre került „Kapcsolás”-ra.

3.1.7 Természetes személyek táblázat A „Természetes személyek” táblázat esetében bővűltek a szűrési lehetőségek a kapcsolódó ügyekre vonatkozóan. Ügyszámra vonatkozó feltétel adható meg, amely alapján minta szerinti keresés történik az adatbázisban. A kapcsolódó ügyre vonatkozó szűkítési feltétel megadásához egy szövegmező került létrehozásra a „Természetes személyek” táblázat szűkítési feltételei között, az „Egyéb adatok” szűkítési feltétel mellett, az „Egyéb adatok” szövegmező lerövidítésével.

Kapcsolódó ügyre történő keresés esetében a találati listában azok a személyek fognak megjelenni, amelyeknek van kapcsolata a feltételben megadott üggyel. Ha egy ügyfélhez több ügy is kapcsolódik (amelyek megfelelnek a feltételnek), akkor az is előfordulhat, hogy egy személy többször is megjelenik a listában (annyiszor, ahány kapcsolata van a feltételnek megfelelő ügyekkel).

3.1.8 Természetes személyek adatlap 3.1.8.1

Meglévő ügy hozzákapcsolása és új ügy felvitelének lehetősége

A „Természetes személy azonosítási adatlapja”-n a kapcsolódó ügyek táblázat alatt elhelyezett „Módosítás”, „Kapcsolás” és „Törlés” nyomógombokkal ügy-ügyfél típusú kapcsolat létrehozásának, illetve törlésének lehetősége került kialakításra.

Oldal 98/102


A „Kapcsolás” nyomógomb használatakor megjelenik az ügy-ügyfél kapcsolat létrehozásához szükséges adatok bevitelére szolgáló dialógus. A dialóguson (hasonlóan, mint ahogyan az ügyeknél a kapcsolódó ügyfelek esetében) a „…” nyomógomb használatával megjelenő „Ügyek” listából kiválasztható a kapcsolni kívánt ügy, vagy felvihető egy új ügy. Az új ügy adatainak mentése után, illetve az „Ügyek” táblázatból történt ügyválasztást követően a „Kapcsolódó ügyfél adatai” dialóguson meg kell adni az ügy-ügyfél kapcsolatra vonatkozó további adatokat (ügybeli státusz választása, illetve aláírásminta pipa), majd ennek mentésekor létrehozásra kerül az új ügy-ügyfél kapcsolat, amely már megjelenik a természetes személy adatlapjának „Kapcsolódó ügyek” táblázatában is. Az Ügy-Ügyfél kapcsolat adatai dialóguson a „Mentés” és „Mégse” nyomógombok mellett megjelent egy „Új ügy” elnevezésű nyomógomb, amelynek segítségével az ügyválasztó lista használata nélkül lehet felvenni új ügyet, majd az ügy adatlap adatainak mentése és bezárása után az így felvitt ügy lesz a kapcsolatban hivatkozott entitás. A „Módosítás” nyomógomb használatával a kiválasztott ügy-ügyfél kapcsolat adatai (kapcsolódó ügy, ügybeli státusz, aláírásminta pipa) szerkeszthetők. A „Törlés” nyomógomb használatával a kiválasztott ügy-ügyfél kapcsolat törölhető a törlési szándék megerősítése után. A táblázat egy kiválasztott során duplán kattintva megnyitásra kerül a kapcsolódó ügy azonosítási adatlapja, amelyen az ügy adatai megtekinthetők, illetve szerkeszthetők a kapcsolódó ügyfelek adatainak kivételével (ez utóbbi azért, hogy ne lehessen végtelen mélységben egymásra nyitni az ablakokat). A fenti logikát követve módosításra került az ügy azonosítási adatlapon a kapcsolódó ügyfelek felvitelére szolgáló „Felvitel” nyomógomb elnevezése is „Kapcsolás”-ra, illetve az „Ügy azonosítási adatlap”-ról kezdeményezett Ügy-Ügyfél kapcsolat adatai dialóguson is megjelenik az „Új ügyfél” elnevezésű nyomógomb. 3.1.8.2

Kapcsolódó ügyek táblázatban megjelentek a Megbízás kezdete, a Megbízás tárgya adatok, az ellenőrzés pipák és az aláírásminta

A „Természetes személy azonosítási adatlapja”-n a kapcsolódó ügyek táblázatban megjelenítésre kerültek még a Megbízás kezdete, a Megbízás tárgya adatok, az ügyre vonatkozó ellenőrzéseket jelző pipák (CÉGINFORMÁCIÓ, TAKARNET), ahogyan az az „Ügyek” táblázatban korábban is történt, és az adott ügyfél, adott ügyben keletkezett Aláírásminta hitelesítésének pipája.

Oldal 99/102


Figyelmeztetés azonos nevű ügyfélre Felvitel és Mentés esetén

Új természetes személy felvitelekor vagy adatainak módosításakor az adatok felvitelét/mentését megelőzően egy keresés indul az adatbázisban a mentendő név alapján. Ha a név szerinti keresés találatokat ad az adatbázisban lévő természetes személyek közül, akkor egy találati lista jelenik meg a személyek Nevével, Születési időpont és Anyja neve adataival. Két választási lehetőség van (két nyomógomb a lista mellett/alatt), amivel eldönthető, hogy valóban el kívánja-e menteni az adatokat a névegyezés ellenére, vagy mentés nélkül visszatér az adatbevitelhez? 3.1.8.4

Felvitel és Mentés után visszajelzés üzenet

Új természetes személy felvitelekor, vagy adatainak módosításakor a „Felvitel” vagy „Mentés” művelet sikeres végrehajtása után egy üzenetablakban megjelenő „Az adatok felvitele/mentése sikeresen megtörtént.” szöveg tájékoztat a művelet elvégzéséről.

3.1.9 Szervezetek táblázat A „Szervezetek” táblázat esetében bővültek a szűrési lehetőségek a kapcsolódó ügyekre vonatkozóan. Ügyszámra vonatkozó feltétel adható meg, amely alapján minta szerinti keresés történik az adatbázisban. A kapcsolódó ügyre vonatkozó szűkítési feltétel megadásához egy szövegmező került létrehozásra a „Szervezetek” táblázat szűkítési feltételei között, a már meglévő szűkítési feltétel mezők között, az „Egyéb adatok” szűkítési feltétel mellett, az „Egyéb adatok” szövegmező lerövidítésével.

Kapcsolódó ügyre történő keresés esetében a találati listában azok a szervezetek fognak megjelenni, amelyeknek van kapcsolata a feltételben megadott üggyel. Ha egy szervezethez több ügy is kapcsolódik (amelyek megfelelnek a feltételnek), akkor az is előfordulhat, hogy egy szervezet többször is megjelenik a listában (annyiszor, ahány kapcsolata van a feltételnek megfelelő ügyekkel).

3.1.10 Szervezetek adatlap 3.1.10.1 Meglévő ügy hozzákapcsolása és új ügy felvitelének lehetősége Szervezet esetében a kapcsolódó ügyek kezelése megegyezik a természetes személyek megegyező funkciójánál leírtakkal. 3.1.10.2 Kapcsolódó ügyek táblázatban megjelentek a Megbízás kezdete, a Megbízás tárgya adatok, az ellenőrzés pipák és az aláírásminta A „Szervezet azonosítási adatlapja”-n a kapcsolódó ügyek táblázatban megjelenítésre kerültek még a Megbízás kezdete, a Megbízás tárgya adatok, az ügyre vonatkozó ellenőrzéseket jelző pipák (CÉGINFORMÁCIÓ, TAKARNET), ahogyan az az „Ügyek” táblázatban jelenleg is történik és az adott ügyfél, adott ügyben keletkezett Aláírásminta hitelesítés pipája.

Oldal 100/102

Officium felhasználói kézikönyv 3.1.10.3 Figyelmeztetés azonos nevű ügyfélre Felvitel és Mentés esetén Új szervezet felvitelekor vagy adatainak módosításakor az adatok felvitelét/mentését megelőzően egy keresés végrehajtása történik az adatbázisban a mentendő név alapján. Ha a „Teljes név” szerinti keresés találatokat ad az adatbázisban lévő szervezetek közül, akkor egy találati lista jelenik meg a szervezetek Teljes nevével, a Cégjegyzékszámmal, a Bejegyzésről szóló határozat számával és Nyilvántartási számmal. Két választási lehetőség van (két nyomógomb a lista mellett/alatt) a felhasználónak, amivel eldöntheti, hogy valóban el kívánja-e menteni az adatokat a névegyezés ellenére, vagy mentés nélkül visszatér az adatbevitelhez? 3.1.10.4 Felvitel és Mentés után visszajelzés üzenet Új szervezet felvitelekor vagy adatainak módosításakor a „Felvitel” vagy „Mentés” művelet sikeres végrehajtása után egy üzenetablakban megjelenő „Az adatok felvitele/mentése sikeresen megtörtént.” szöveg tájékoztatja a felhasználót a művelet elvégzéséről.

3.1.11 Adatellenőrzések adatlap 3.1.11.1 Felvitel és Mentés után visszajelzés üzenet Új adatellenőrzés felvitelekor vagy adatainak módosításakor a „Felvitel” vagy „Mentés” művelet sikeres végrehajtása után egy üzenetablakban megjelenő „Az adatok felvitele/mentése sikeresen megtörtént.” szöveg tájékoztatja a felhasználót a művelet elvégzéséről. 3.1.11.2 JÜB- és PMT-ellenőrzés ablakban egy link elhelyezése a Jogügyletek Biztonságát támogató weboldalra A linkre kattintva betöltődik a weboldal egy automatikusan elindított web böngészőbe (az adott operációs rendszeren alapértelmezett web böngésző). 3.1.11.3 TAKARNET ellenőrzés ablakban egy link elhelyezése a TAKARNET weboldalra A linkre kattintva betöltődik a weboldal egy automatikusan elindított web böngészőbe (az adott operációs rendszeren alapértelmezett web böngésző).

3.1.12 Előzmények ablak Eseménytörténet ablakban a szürési feltétel vizuálisan elválasztásra került a kiválasztott esemény adatait megjelenítő résztől.

3.1.13 Többfelhasználós munkavégzés támogatása Az Officium 2.00 támogatja a többfelhasználós környezetben történő munkavégzést az alábbi logika szerint: o o o o o

A telepítő két ikont helyez el a start menüben, egyet teljes értékű (RW) üzemmódra (mint az 1.00 esetén), illetve egyet –readonly (RO) kapcsolóval. A program, ha nem RO lett indítva, létrehoz egy lock fájlt az adatbázis fájl mellett közvetlenül, és a lockban elhelyezi a teljes értékű példányt azonosító adatokat (gép IP, windows usernév, ügyvéd neve). Egy adatbázison egyszerre csak egy RW program példány dolgozhat. A többi RW indítási kísérlet egy üzenetablakban értesíti a felhasználót, hogy ki használja a rendszert RW üzemmódban, és ezután RO módban indul el. Ha az RW módban indított példány bármilyen oknál fogva nem tudja létrehozni a lock fájlt, akkor RO módban indul el. RO módban: o a program a címsorban szerepelteti a "(böngészés)" szöveget; Oldal 101/102

Officium felhasználói kézikönyv az űrlapokon a „Mentés” nyomógombok szürkék és kattintásra az indításkor is látható üzenetablakot jelenítik meg; o az új elemek létrehozására irányuló funkció nyomógombok (új ügyfél, ügy, ellenőrzés, nyilatkozat, szervezet képviselő, kapcsolódó ügyfél, ügyben érintett más személy) szürkék és kattintásra az indításkor is látható üzenetablakot jelenítik meg; o a dokumentumcsatolással, -módosítással kapcsolatos funkció nyomógombok szürkék és kattintásra az indításkor is látható üzenetablakot jelenítik meg (dokumentum feltöltés, -csatolás, -törlés, kapcsolat törlése, feljegyzés készítése, űrlap kitöltés); o adatbázis visszatöltése nem lehetséges; o ügyvéd adatainak módosítása nem lehetséges; o alapadatok módosítása nem lehetséges; o nyomtatványkitöltés nem használható (mivel a kitöltött nyomtatvány csatolásra kerülne a kiválasztott entitáshoz, ami csak adatbázis módosítással lenne lehetséges); o Export, Vágólap és Előzmény funkciók használhatók. Beragadt lock (pl. áramszünet esetén) törlése a lock file törlésével lehetséges. o

o

3.1.14 Ügyvédre szűrés Az adatbázist közösen használó ügyvédek esetében a megjelenített adatok köre korlátozásra került az éppen bejelentkezett felhasználó (ügyvéd) által létrehozott adatokra. Az adatok szűrése a bejelentkezési azonosítás alapján történik (az aktuális windows felhasználó meghatározza az ügyvéd adatokat is). A bejelentkezett felhasználó csak és kizárólag az általa létrehozott adatokat érheti el, nincs lehetőség a programon belüli felhasználóváltásra. Ez csak windowsfelhasználó-váltással (logoff után login a másik felhasználóval) tehető meg.

3.1.15 Az Officium adatai hitelességének biztosítása Az Officium adatinak hitelességét az adatbázis adatai alapján történő rekord szintű ellenőrző összegek képzésével és rendszeres vizsgálatával biztosítja a program.

3.1.16 Felhasználói licensz kezelés A program használata felhasználói licensz meglétéhez kötött. Ennek ellenőrzése a programindításkor automatikusan megtörténik. Érvényes licensz hiányában hibaüzenet jelenik meg a képernyőn, és a program futása megszakad. Érvényes licensz esetében a program a telepítési paramétereknek megfelelően kezdi el a működését. Budapest, 2010. október 05.

Oldal 102/102

Verzió CompLex Officium Felhasználói kézikönyv

Recommend Documents