G E M E E N T E
B en W voorstel
B O R N E
13INT02015 Vervanging van het huidige GBA-systeem
Onderwerp
Samenvatting voorstel De komende jaren (2013 - 2016) wordt de Gemeentelijke basisadministratie voor persoonsgegevens (GBA) vervangen door de Basisregistratie Personen (BRP). Alle Nederlandse gemeenten moeten uiterlijk juli 2016 aansluiten op de BRP. Ruim daarvoor moeten alle gemeenten hun Burgerzakensysteem hebben vervangen door de Burgerzakenmodules. Voor Borne betekent dit een verplichte vervanging van het huidige GBA-systeem Cipers van PinkRoccade. Ontwerpbesluit 1. De Raad voor te stellen, middels het eerstvolgende verzamelbesluit in te stemmen met de door Dimpact voorgestelde route om te komen tot vervanging van het huidige GBA-systeem door aanschaf van de Burgerzakenmodules van Atos/PinkRoccade 2. Een krediet van Ç. 100.000 beschikbaar te stellen voor de vervanging van het huidige GBA-systeem. 3. De jaarlijkse kapitaallasten ad 6 37.333 te dekken uit de stelpost vervangingsinvesteringen. 4. De hogere licentiekosten ad C 5.500 voor 2013 en 2014 te dekken uit de post onvoorzien en vanaf 2015 mee te nemen in de voorcalculaties
Openbaar
ja
akkoord burgemeester Weiten wethouder Kotteman wethouder Mulder wethouder Albers
»
ö
1
Conform D Aangepast akkoord
BESLUIT
d.d.
n.cx.\3
afwijzen
bespreken
\
A
i
^ 0 Aangehouden \l D Afwijzen d.d.
Opmerkingen van college
Rheineplein 1
7622 D G
Postbus 2ŨŨ
7620 A E Borne
Telefoon 14074
fax 074 - 266 33 38
[email protected]
www.borne.nl
G E M E E N T E
B O R N E
Programma
1. Beter Borne
Portefeuillehouder
L. Albers
Opgesteld door (tel.)
Rien Harmsen (667)
Afdeling í productgroep
Inwoners Publiekszaken
Paraaf steller
\
Paraaf manager Paraaf portefeuillehouder v\
Paraaf secretaris
Afstemming intern
Lars Fehse productgroepcoördinator Informatievoorziening en Techniek, Fons Olijve Inkoopcoördinator, en Anthonie Nijman Financieel Consulent
Medezeggenschap
Nee
Pagina 2
G E M E E N T E
B O R N E
1 Inleiding De komende jaren (2013 - 2016) wordt de Gemeentelijke basisadministratie voor persoonsgegevens (GBA) vervangen door de Basisregistratie Personen (BRP). De Wet basisregistratie personen (Wet Brp) is op 26 juli 2013 in het Staatsblad (2013, nummer 315) gepubliceerd. Op dit moment is nog niet duidelijk wat de datum van inwerkingtreding zal zijn. Aangenomen wordt dat dit begin 2014 plaatsvindt. De BRP maakt deel uit van het stelsel van basisregistraties en bevat persoonsgegevens over alle ingezetenen van Nederland en over personen die niet in Nederland wonen, maar die een relatie hebben met de Nederlandse overheid, de 'niet-ingezetenen'. De BRP helpt kwalitatief hoogwaardige persoonsgegevens bij te houden en te verstrekken aan overheidsorganisaties en aangewezen instellingen en personen. De voordelen van de BRP: » Persoonsgegevens zijn 7 x 24 uur per week, direct beschikbaar en wijzigingen worden direct verwerkt. » Het verstrekken van persoonsgegevens wordt eenvoudiger en goedkoper. » Het verbeteren van de kwaliteit en actualiteit van de gegevens wordt makkelijker. » Eenmalige enkelvoudige opslag van aan elkaar gerelateerde persoonsgegevens. « Sneller en goedkoper aanpassen van ICT-systemen. « Ondersteunen van plaatsonafhankelijke dienstverlening en gemeentelijke samenwerkingsverbanden. » De BRP sluit aan op bestaande en nog te ontwikkelen e-overheidsvoorzieningen. Het doel van het moderniseren van de GBA is de kwaliteit van de gegevens en daardoor de dienstverlening te verbeteren. Tegelijkertijd werkt het programma modernisering GBA (mGBA) aan vernieuwing van het informatiesysteem voor de GBA. Er komt een centraal landelijk systeem, dat door de Rijksoverheid wordt ontwikkeld en beheerd. Decentrale Burgerzakenmodules sluiten hierop aan en ondersteunen de werkprocessen van de gemeente. Deze modules moeten door gemeenten op basis van een wettelijke verplichting (gezamenlijk of individueel) worden ontwikkeld en geïmplementeerd.
Burgerzakenmodules Alle Nederlandse gemeenten moeten uiterlijk juli 2016 aansluiten op de BRP. Ruim daarvoor moeten alle gemeenten hun Burgerzakensysteem hebben vervangen door de Burgerzakenmodules. Voor Borne betekent dit een vervanging van het huidige GBA-systeem Cipers van PinkRoccade. Wat zijn Burgerzakenmodules en wat doen ze? Het burgerzakenproces is één van de belangrijkste processen binnen de gemeente. Daarin mogen geen fouten worden gemaakt. De kwaliteit moet hoog zijn. Andere binnen- en buitengemeentelijke processen moeten erop kunnen vertrouwen dat de persoonsgegevens betrouwbaar zijn. Zij zijn namelijk verplicht die gegevens te gebruiken in hun eigen registraties. De Burgerzakenmodules zijn ICT-voorzieningen gericht op het ondersteunen van de bedrijfsprocessen van de gemeenten. Processen zoals geboorte, huwelijk, verhuizing, overlijden, afgifte van reisdocumenten en rijbewijzen, verkiezingen en informatieverstrekking. Ze ondersteunen echter ook andere werkprocessen binnen de gemeente en de dienstverlening aan de burger, zowel digitaal als aan het loket. Verwerving van de Burgerzakenmodules De aanbestedingsregels schrijven voor dat de Burgerzakenmodules via een aanbesteding verworven moeten worden. De coöperatieve inkoopvereniging Dimpact biedt haar leden aan de Burgerzakenmodules voor haar te verwerven en te implementeren. In de aanbesteding in 2011 voor de eSuite (bekend als Medewerkerportaal) van Atos is daarom een optie opgenomen zodat Dimpact later eventueel een oplossing voor mGBA kan afnemen binnen die aanbesteding. In februari van dit jaar heeft
Pagina 3
G E M E E N T E
B O R N E
Dimpact besloten de optie aan Atos te vragen voor de realisatie van de Burgerzakenmodules op het zaaksysteem. Een voorwaarde daarbij was wel dat Atos een kennispartner met inhoudelijke kennis en ervaring over Burgerzakenprocessen zou meebrengen. Atos heeft PinkRoccade Local Government (PinkRoccade) gekozen als kennispartner. Door gebruik te maken van de diensten van PinkRoccade is geborgd dat de oplossing voldoet aan de wettelijke eisen van de BRP. De Algemene Ledenvergadering (ALV) van Dimpact heeft op 12 juni 2013 haar vertrouwen in de gepresenteerde oplossing van Atos-PinkRoccade uitgesproken. Dat bestuurlijk vertrouwen van Dimpact in het aanbod moet nog wel formeel door de colleges van de lidgemeenten worden bekrachtigd. Dat is de reden voor het onderliggende voorstel. 2 Beoogd resultaat Voldoen aan de wettelijk verplichting tot aansluiting op de Basisregistratie Personen middels de vervanging van het huidige Burgerzaken-systeem door de Atos-Pinkroccade Burgerzakenmodules. 3 Argumenten 1. Aansluiting op de Basisregistratie Personen en vervanging van het huidige GBA-systeem is een wettelijke verplichting. 2. Borne heeft geen specifieke kennis in eigen huis om de aanbesteding en de implementatie zelf uit te kunnen voeren. Een regionale aanbesteding is geen optie nu gemeenten als Hengelo, de Hof van Twente en Oldenzaal aangeven dat ze niet hoeven aan te besteden omdat hun huidige contract met Centric dit uitsluit. De Dimpactleden Enschede en Hellendoorn gaan naar alle waarschijnlijkheid kiezen voor Dimpact. 3. Het aanbod van Atos-PinkRoccade omvat de zogenaamde basis, extra- ėn plusmodules. Het is daarmee uitgebreider en anders van opzet dan een standaard vervangend Burgerzakensysteem. 4. De voordelen van de verregaande integratie tussen de vakoplossing van PinkRoccade en het zaaksysteem van Atos zijn: a. Naadloze integratie tussen de modules en onze technische infrastructuur. b. Volledig en uniform zaakgericht werken wordt mogelijk voor Publiekszaken. c. De digitale dienstverlening naar de burgers wordt sterk uitgebreid, het is bijvoorbeeld mogelijk om straks thuis digitaal de aanvraag voor een huwelijk te regelen of de geboorte van een kind door te geven. d. Eenduidige managementinformatie voor betere sturingsmogelijkheden op processen; 5. De offerte van Atos-PinkRoccade is door de werkgroep mGBA van Dimpact, onder leiding van Wouter Keller van M&l Argitek, met een 7,9 beoordeeld op eisen zoals gebruiksvriendelijkheid, domeinkennis en functionaliteit, de offerte als geheel en de plannen voor integratie in de e-Suite. PinkRoccade is een partij die zich heeft bewezen in de markt en de offerte is marktconform. 6. De voorgestelde oplossing past binnen de Bornse dienstverleningsthema's; stimuleren overgang van fysieke naar digitale dienstverlening, stimuleren zaakgericht werken, realiseren verplichtingen l-NUP, eenmalig vastleggen gegevens voor meervoudig gebruik en de versterking van de positie van het KCC/Publiekszaken. 7. Borne gelooft in samenwerking met andere gemeenten en de oplossingen die Dimpact biedt. 4 Kanttekeningen 1. De structurele kosten voor het GBA-systeem stijgen met de komst van de Burgerzakenmodules met C 0,25 per inwoner. Daar staan de voordelen van Burgerzakenmodules ten opzichte van de huidige applicatie tegenover. 2. Het pakket zal net de reeds aanwezige e-Suite gehost gaan worden. Dimpact is hierover in onderhandeling met de afdeling BMO-ICT van de Gemeente Enschede, ook wel bekend als het
Pagina 4
G E M E E N T E
B O R N E
SSC Twente, waar nu ook de hosting van de e-Suite plaatsvindt. De financiële gevolgen van een extra contract voor de hosting van de Burgerzakenmodules, inclusief uitwijk, zijn op dit moment onduidelijk. De uitwerking daarvan zal pas medio 2014 bekend zijn. 5 Kosten, baten en dekking De vervanging van het huidge GBA-systeem is wettelijk verplicht zonder dat daar een rijksvergoeding tegenover staat. Dimpact factureert Borne C 70.000 aan eenmalige kosten voor de basisinrichting, de migratie, koppelingen, opleidingen en aansluiting op de GBA. De interne kosten (extra uren ICT en publiekszaken) worden geschat op 6 30.000,- en zijn goed vergelijkbaar met de vervanging van het automatiseringssysteem van Sociale Zaken in 2011 en de BRS van PinkRoccade in 2012. In totaal bedragen de kosten 6 100.000,-. Hiervoor moet een krediet worden aangevraagd. De jaarlijkse kapitaallasten bedragen C 37.333 en worden gedekt uit de stelpost vervangingsinvesteringen. De structurele (licentie)kosten voor het GBA-systeem stijgen met de komst van de Burgerzakenmodules met C 0,25 per inwoner. Dit betekent jaarlijks een hogere last van É 5.500,-. Voor het jaar 2013 en 2014 wordt dit bedrag gedekt uit de stelpost onvoorzien. Vanaf 2015 wordt dit daarna meegenomen in de voorcalculaties. 6 Personeel en organisatie De medewerkers ontvangen een uitgebreid trainingsprogramma. 7 Vervolg na besluitvorming college Op 15 september valt binnen de ALV van Dimpact het definitief oordeel of we als vereniging gebruik maken van het voorstel van Atos-PinkRoccade. Hierna kunnen twee scenario's volgen conform de aanbestedingsregels: Scenario 1: Als er voldoende vertrouwen is (80 Zo of meer van de colleges, op basis van inwoneraantal), krijgen Atos en PinkRoccade de opdracht om een werkende oplossing te realiseren die tijdens een Proof of Concept (POC) wordt gepresenteerd (begin 2014). Als de POC en voorlopige acceptatie akkoord zijn, wordt pas het contract getekend. Vervolgens worden er een aantal pilots uitgevoerd, waarna definitieve acceptatie kan plaatsvinden. Mochten er twijfels zijn of Atos het gevraagde vanuit de aanbesteding wel kan realiseren, dan is de POC het moment waarop dit optimaal kan worden getoest. Daarbij geldt dat de POC is gepland in het tweede kwartaal van 2014, maar mogelijk wordt dat iets later door de landelijke vertragingen. Scenario 2: Als er nu te weinig bestuurlijk vertrouwen is (minder dan 80 7o), of de POC in 2014 heeft niet het gewenste resultaat, dan gaan Dimpact en GovUnited een voorstel doen voor een Europees aanbestedingstraject 0
0
8 Communicatie Dimpact wordt schriftelijk geïnformeerd.
9 Bijiage(n) geen
Pagina 5
