AAN DE SLAG
DOE SPEEL
MEE MET
PRAAT
DENK WERK SCHRIJF KIJK
Plan van aanpak publieksparticipatie 2013-2015
OVER 2 JAAR
LEEF
Mee met Leiden
PLANNING
C H AT
VERTREKPUNT
LEIDEN
VERTREKPUNT
AANLEIDING VISIE
AAN DE SLAG
PLANNING
AANLEIDING De gemeente Leiden wil meer en beter in gesprek bij de ontwikkeling en uitvoering van beleid. Deze
OVER 2 JAAR
De belangrijkste uitgangspunten uit de nota Publieksparticipatie in Leiden zijn: • Participatie vroeg in het proces, op het moment dat invloed mogelijk is. • Beter verwachtingenmanagement. • Meer eenduidigheid in de manier van werken • bewoners Meer transparantie in het participatieproces gaan met en organisaties. Hen op tijd betrekken • Niet alle onderwerpen lenen zich voor participatie inspraak samenwerking is nietennieuw, denk aan goede voorbeelden
als het Singelpark en de Erfgoednota. Maar het gebeurde niet altijd even systematisch. De gemeenteraad
UITGANGSPUNTEN PLAN VAN AANPAK
heeft vastgesteld dat het beter kan én beter moet.
GEMEENTERAAD
In dit plan van aanpak staat hoe de gemeente gedurende twee jaar extra inzet op de samenwerking met de stad. Publieksparticipatie wordt:
WAT DENKT LEIDEN?
• Onlosmakelijk verbonden aan de ambtelijke processen en werkwijze. • Hét onderwerp waarover kennis vergaard en gedeeld wordt. • Onderdeel van de uitgebreide evaluatie van pilots en grotere projecten in de stad.
‘Geen participatie om de participatie. Echte inspraak betekent luisteren en ernaar handelen.” – LeidenPanel november 2013.
VERTREKPUNT
AANLEIDING VISIE UITGANGSPUNTEN PLAN VAN AANPAK
AAN DE SLAG
PLANNING
OVER 2 JAAR
VISIE De gemeente betrekt Leidenaren en Leidse organisaties bij de ontwikkeling en uitvoering van beleid. Want door kennis te delen en samen te werken, verbeteren we de stad. Plannen passen beter bij de wensen van de betrokkenen en er ontstaat meer draagvlak en gedeelde verantwoordelijkheid. De gemeente nodigt uit, maar is ook steeds vaker partner in initiatieven vanuit de stad.
GEMEENTERAAD WAT DENKT LEIDEN?
Loop niet achter een hype aan, maar werk verstandig samen met de stad – inwoner
VERTREKPUNT
AANLEIDING
AAN DE SLAG
PLANNING
OVER 2 JAAR
UITGANGSPUNTEN PLAN VAN AANPAK De samenwerking met Leidenaren en Leidse organisaties wordt integraal onderdeel van het denken en doen
VISIE
van de gemeentelijke organisatie.
UITGANGSPUNTEN PLAN VAN AANPAK
• De organisatie en de stad worden betrokken bij de opzet en uitvoering van dit plan van aanpak. • Vaste doelen, flexibel proces. In dit proces blijft ruimte voor ontwikkeling. Learning by doing. • Continue evaluatie. Worden de gestelde doelen bereikt? Wat is er meer nodig?
GEMEENTERAAD
• Sluit aan bij de organisatieontwikkeling. • De inzet op publieksparticipatie raakt beleid en uitvoering.
WAT DENKT LEIDEN?
• Sluit aan bij landelijke afspraken.
Landelijke uitgangspunten Het kabinet stelde vijf uitgangspunten vast voor passende publieksparticipatie: • Ten dienste van de besluitvorming • Maatwerk in participatievormen • Goed samenspel van bestuurders, ambtenaren en publiek • Juiste houding, competenties en kennis • Heldere en betrouwbare communicatie
Bij het samen ontwikkelen van beleid moet ook een vertrouwensrelatie opgebouwd worden aan beide zijden – wijkvereniging
VERTREKPUNT
AANLEIDING VISIE UITGANGSPUNTEN PLAN VAN AANPAK
AAN DE SLAG
PLANNING
OVER 2 JAAR
GEMEENTERAAD De gemeenteraad schetste in de nota ‘Publieksparticipatie in Leiden’ de doelen en kaders voor de samenwerking met de stad en is opdrachtgever voor dit plan van aanpak. • De gemeenteraad wordt regelmatig geïnformeerd (door middel van bijvoorbeeld een presentatie, nieuwsbrief of terugblik). • De gemeenteraad wordt betrokken door bijvoorbeeld deelname aan de trainingen.
GEMEENTERAAD
• Een vertegenwoordiging uit de raad is gesprekspartner voor de ontwikkeling en uitvoering van dit plan. • Publieksparticipatie wordt opgenomen in het inwerkprogramma voor de nieuwe gemeenteraad.
WAT DENKT LEIDEN?
We slagen als we minder horen: “De gemeente luistert toch niet.” – raadslid
VERTREKPUNT
AANLEIDING VISIE UITGANGSPUNTEN PLAN VAN AANPAK
AAN DE SLAG
OVER 2 JAAR
WAT DENKT LEIDEN? Relevante uitkomsten Stadsenquête 2013 Uit de Stadsenquête 2013 blijkt dat Leidenaren vooral graag mee willen denken over: • Ruimtelijke ordening • Verkeer • Woon- en leefomgeving
GEMEENTERAAD
PLANNING
• Parkeren • Zwerfvuil en huisvuil
WAT DENKT LEIDEN?
Ook interessant:
De Stadsenquête Leiden is een tweejaarlijks gemeentebreed omnibusonderzoek. Inwoners van de stad geven hierin hun mening over een groot aantal onderwerpen. Van publieke dienstverlening tot de financiële situatie van de inwoners van Leiden, van parkeren tot discriminatie, van onderhoud van de wijken tot sportdeelname, het komt allemaal aan bod.
• Ruim de helft van de Leidenaren zou ‘misschien’ meedenken i.p.v. ‘niet’. 10% meer dan in 2011. • In 2013 gaven meer mensen aan dat zij niet weten of de gemeente iets met hun inbreng gedaan heeft. • 23% van de Leidenaren zou sociale media overwegen om mee te denken met de gemeente. • Vooral hoger opgeleide inwoners, 55 tot 65 jaar, denken mee.
VERTREKPUNT
HOE GAAN WE DIT DOEN? THEMA 1: PROCES EN RESULTAAT
AAN DE SLAG
PLANNING
OVER 2 JAAR
HOE GAAN WE DIT DOEN? THEMA 1: PROCES EN RESULTAAT
Publieksparticipatie wordt onlosmakelijk verbonden aan de ambtelijke processen en werkwijze. THEMA 2: KENNIS EN WERKWIJZE
THEMA 2: K ENNIS EN WERKWIJZE
Ontwikkelen en delen van kennis, ervaringen en goede voorbeelden op het gebied van samenwerking met de stad.
THEMA 3: O NTWIKKELEN MET DE STAD
THEMA 3: ONTWIKKELEN MET DE STAD
Verbindingen creëren en methoden van samenwerking toetsen.
VERTREKPUNT
HOE GAAN WE DIT DOEN? THEMA 1: PROCES EN RESULTAAT THEMA 2: K ENNIS EN WERKWIJZE THEMA 3: O NTWIKKELEN MET DE STAD
AAN DE SLAG
PLANNING
OVER 2 JAAR
THEMA 1: PROCES EN RESULTAAT Publieksparticipatie wordt onlosmakelijk verbonden aan de ambtelijke processen en werkwijze. We maken werkafspraken voor het opstellen, vaststellen en evalueren van participatietrajecten. Publieksparticipatie wordt een vast onderdeel van het collegevoorstel, de beleidscyclus en het projectmatig werken binnen de gemeente.
Concreet: • Publieksparticipatie inbedden in processen. • Schrijfwijzers opstellen voor: een participatieplan, evaluatieverslagen, paragraaf in collegevoorstel. • Evaluatiegesprekken met interne en externe betrokkenen beschrijven het participatietraject en
Niveaus van participatie De gemeente Leiden kiest ervoor om de inspraakverordening met participatie te verbreden en dit • laatste begrip verder uit te werken op basis van de participatieladder. De Leidse participatieladder• heeft drie treden: • Raadplegen • Adviseren • Coproduceren
de opbrengsten. Onderzoek inzetten (b.v. Stadsenquête en enquête onder medewerkers). Activiteiten en resultaten in een jaarverslag. Onderzoek: In de Stadsenquête is een hoofdstuk gewijd aan het meedenken met de stad. Hierin is Leidenaren gevraagd in hoeverre zij meedenken met de gemeenteraad en het college van B en W en welke onderwerpen zij belangrijk vinden. De uitkomsten van 2013 worden vergeleken met die van 2011. Twee universitair studenten voerden hun afstudeeronderzoek uit bij de gemeente Leiden. De onderwerpen zijn: • Zelforganisatie in de stad en hoe hiermee om te gaan. • De ontwikkeling van een model voor participatie bij planologische projecten.
VERTREKPUNT
HOE GAAN WE DIT DOEN? THEMA 1: PROCES EN RESULTAAT THEMA 2: K ENNIS EN WERKWIJZE
AAN DE SLAG
PLANNING
OVER 2 JAAR
THEMA 2: KENNIS EN WERKWIJZE Medewerkers van de gemeente kunnen gebruik kunnen maken van een gestandaardiseerde werkwijze en worden hierin ondersteund. Deze trainingen bieden de handvatten om communicatie en participatie vanaf de start van beleidsontwikkeling goed in te richten, in samenspraak met publieksgroepen. Samenwerkingsverbanden, kennis en inspiratie over de samenwerking en dialoog met de stad overstijgen de grenzen van afdelingen. Goede voorbeelden en geleerde lessen worden intern breed gedeeld.
THEMA 3: O NTWIKKELEN MET DE STAD
Concreet: • Werkwijze Factor-C inzetten als leidraad voor de opzet en uitwerking van participatietrajecten.
Ondersteunende middelen: Denk aan een stappenplan en een beslisboom participatie en inspraak. Denk ook aan een ‘toolkit’ met middelen die de uitwerking in de praktijk ondersteunen zoals basismodellen bij de Factor-C werkwijze.
• Aanbieden van (maatwerk)trainingen • Ondersteunende middelen ontwikkelen, • Vullen van een kennisbank met goede voorbeelden, tips en antwoorden op veelgestelde vragen. • Een klankbordgroep samenstellen die de activiteiten op het gebied van publieksparticipatie evalueert en aanscherpt. • Op afdelingen zijn participatieambassadeurs aanspreekpunt voor vragen en advies. • Deelnemen aan intergemeentelijke samenwerkingsverbanden.
VERTREKPUNT
HOE GAAN WE DIT DOEN? THEMA 1: PROCES EN RESULTAAT THEMA 2: K ENNIS EN WERKWIJZE THEMA 3: O NTWIKKELEN MET DE STAD
Pilots: Doelen/onderwerpen van de pilots: • T oetsen van de (deels) nieuwe werkwijze in de praktijk. Een goede manier om de processen, werkwijze en middelen in overleg met intern en extern betrokkenen aan te scherpen waar nodig. • U itwerken van een punt uit de Stadsenquête waar Leidenaren graag over meepraten. verige vraagstukken uit de • O interviews: overheidsparticipatie, integrale samenwerking en de mogelijkheid om beheertaken over te dragen aan de stad.
AAN DE SLAG
PLANNING
OVER 2 JAAR
THEMA 3: ONTWIKKELEN MET DE STAD Leidenaren en Leidse organisaties worden de betrokken bij de verdere ontwikkeling en uitvoering van het plan van aanpak. We gaan de dialoog aan, toetsen en evalueren nieuwe manieren van (digitale) samenwerking om erachter te komen wat werkt. Ook creëren we een digitaal platform waar organisatie en stad elkaar vinden.
Concreet: • Doorontwikkeling Mee met Leiden als hét digitale platform voor de dialoog tussen gemeente en stad. • Pilots: Om te testen wat werkt, zetten we pilots in die uitgebreid geëvalueerd worden. • Eigen bijeenkomsten en bijdragen aan bijeenkomsten van externe partijen over samenwerking tussen gemeente en stad. • Klankbordgroep vanuit de stad. • Inzet LeidenPanel en Jongerenpanel voor ideeën en aanscherping van de activiteiten.
VERTREKPUNT
AAN DE SLAG
PLANNING
Q3 2013
Q4 2013
Q1 2014
Schrijfwijzers
Onderzoek
OVER 2 JAAR
Q2 2014
Q3 2014
Q4 2014
Q1 2015
Q2 2015
Plan van aanpak Dialoog met organisatie en stad Besluitvorming Thema 1: Proces en resultaat Procesbeschrijvingen en formats
Evaluatiegesprekken intern en extern
Terugblik
Stadsenquête
Thema 2: Kennis opdoen en delen Training Factor-C voor beleidsmakers en projectleiders
29/8
Training Factor-C voor uitvoerende medewerkers Training Factor-C, faciliteren van sessies
Participatie in inwerkprogramma college en gemeenteraad
Gereedschapskist ondersteunende middelen
Kennisbank
Antwoorden op veelgestelde vragen
Thema 3: Ontwikkelen met de stad Mee met Leiden (positionering, inhoud, ontwikkeling) Bijdragen aan bijeenkomsten (nader te plannen) Pilot 1 De Leidse aanpak (vertaalslag naar concreet project)
13/9
28/10
Pilot 2 Prioriteit Stadsenquête Pilot 3 intern vraagstuk nader te bepalen LeidenPanel en Jongerenpanel Q= kwartaal
VERTREKPUNT
AAN DE SLAG
PLANNING
OVER 2 JAAR
OVER 2 JAAR Deze ambities komen voort uit gesprekken met inwoners, organisaties, raadsleden en medewerkers van de gemeente. Welke ambities willen we in twee jaar realiseren? • Weten Leidenaren en Leidse organisaties hoe en wanneer ze met de gemeente in gesprek kunnen gaan en wat er met hun inbreng gebeurt. • Ziet de gemeenteraad het resultaat van de extra inzet op publieksparticipatie in de contacten met Onderzoeken
de stad en in kwalitatieve en kwantitatieve De resultaten. voortgang van deze ambities worden inzichtelijk gemaakt door verschillende uitkomsten te combineren: • Delen gemeenteraad, bestuur en organisatie een visie en werkwijze.
• •
• uitkomsten uit de Stadsenquête kwantitatieve kwalitatieve interviews perenonderwerp). Is het niet meer de vraag ‘of’, maar ‘hoe’.• (maatwerk • metingen van het aantal en soort participatietrajecten Worden workshops over participatie integraal en intern van de aangeboden bijbehorende resultaten. • analyse
• Werken ambtenaren uit verschillende teams succesvol samen aan participatietrajecten. • Heeft elke afdeling een succes als het gaat om de samenwerking met de stad.
VERTREKPUNT
AAN DE SLAG
PLANNING
OVER 2 JAAR
Publieksparticipatie en overheidsparticipatie
VISIE
De nota ‘Publieksparticipatie in Leiden’ gaat over de betrokkenheid van Leidenaren en Leidse organisaties bij beleid op initiatief van de gemeente. Uit gesprekken met raadsleden, gesprekspartners in de stad en medewerkers van de gemeente komt ook de samenwerking op initiatief van de stad naar voren (overheidsparticipatie).
Belangrijke punten uit de nota (RV12.0105): • Participatie vindt plaats op een moment dat er invloed mogelijk is. • Het participatieproces is vooraf duidelijk en wordt helder gecommuniceerd. • De gemeente draagt zorg voor het algemeen belang. • Dubbelingen in participatie en inspraak worden in principe vermeden.
Zoek een groep bewoners en ondernemers die regelmatig feedback geven – inwoner
Verwijzingen
en toelichtingen
VERTREKPUNT
THEMA 1
AAN DE SLAG
PLANNING
OVER 2 JAAR
Leidraad evaluatiegesprek Tijdens het evaluatiegesprek wordt met interne en externe deelnemers besproken wat goed en minder goed ging en waarom. De uitkomsten worden gebruikt om participatietrajecten steeds beter te laten aansluiten op wat werkt in Leiden. Aan de orde komen de doelen van het participatieproces en de mate waarin ze behaald zijn, de kaders en gekozen participatieniveau(s). Ook wordt geëvalueerd wie betrokken waren, hoe zij het participatieproces waardeerden en hoe zij invloed hadden op de besluitvorming.
Evaluatiecyclus • Wat doen we? • Hoe en wanneer doen we dat? • Benut ervaring voor volgende projecten en activiteiten
• Hoe is het plan uitgevoerd
ACT
PLAN
CHECK
DO
• Wie zijn betrokken?
• Uitvoering
• Wat werkte wel en niet? • Leg ervaringen vast.
Verwijzingen
en toelichtingen
VERTREKPUNT
THEMA 2
AAN DE SLAG
PLANNING
OVER 2 JAAR
Centraal staat de Factor-C methode. Een beproefde methode, ontwikkeld door de Rijksoverheid, die ervoor zorgt dat communicatie en participatie opgenomen worden in het hart van beleid. Beleid dat past bij de stad en waarin de ideeën, meningen en activiteiten van de omgeving opgenomen zijn. Factor-C levert in een groot aantal gemeente zoals Utrecht en Eindhoven, goede resultaten op.
De Factor-C valt uiteen in de drie K’s
1. Krachtenveld • Omgeving in kaart • Nadenken over rollen en posities
2. Kernboodschap • Signalen betekenis geven • Afstemming met partners • Sluit aan op taalgebruik, vragen en beleving van de doelgroep
3. Kalender • Momenten en instrumenten van de doelgroep zijn bepalend
Verwijzingen
en toelichtingen
VERTREKPUNT
THEMA 2
AAN DE SLAG
PLANNING
OVER 2 JAAR
Intergemeentelijke samenwerking: Veel gemeenten hebben publieks- en overheidsparticipatie hoog op de agenda staan. Diverse organisaties bieden gelegenheden om kennis te delen en te bespreken wat werkt in de praktijk. Denk hierbij aan het ministerie van BZK, het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING), de VNG en Logeion (de beroepsorganisatie voor communicatieprofessionals).
Pas als het er iets toe doet, maak je iets los bij mensen – medewerker gemeente Woon meer bestaande bijeenkomsten bij in de stad. Besef dat je door verbinding te zoeken ook betere resultaten behaalt. – organisatie
Verwijzingen
en toelichtingen
VERTREKPUNT
THEMA 3
AAN DE SLAG
PLANNING
OVER 2 JAAR
Bijeenkomsten van externe partijen: Op 19/09/2013 vonden in Leiden een debat en expertmeeting burgerinitiatieven plaats. Een initiatief van MOVISIE, VNG, het ministerie van BZK en Maters & Hermsen. Leidse ambtenaren gingen het gesprek aan over verschillende initiatieven in stad. De gemeente Leiden leverde een bijdrage aan de kosten.
Op 28/10/2013 organiseerde de Leidse Denktank Burger Overheid een conferentie. Zij presenteerden hun droombeeld voor 2016 en faciliteerden een discussie over betere samenwerking tussen gemeente, politiek, denktank en burger. De gemeente leverde een bijdrage aan de organisatie en de kosten. De uitkomsten worden gebruikt om de samenwerking met de stad verder te versterken.
Inzet LeidenPanel/Jongerenpanel: Deze panels worden ingezet om input te verzamelen voor activiteiten op het gebied van publieks- en overheidsparticipatie, vraagstukken aan te scherpen en prioriteiten te bepalen. Het eerste LeidenPanel in november werd gebruikt om de informatie uit de Stadsenquête aan te scherpen en een groep Leidenaren uit te nodigen voor een discussiegroep.
Verwijzingen
en toelichtingen
Meer informatie: www.leiden.nl/meemetleiden
Colofon: Tekst:
gemeente Leiden
Beeld:
gemeente Leiden, Edwin Weers, Hielco Kuipers, Ben van Leeuwen en Tomek Whitfield
Vormgeving:
Grafisch Productie Centrum, gemeente Leiden
Datum:
18 februari 2014
