Verslag Werkgroep Ticketing 04 april 2015

Verslag  Werkgroep  Ticketing  04  april  2015     Aanwezig:     Corey  Verstraete,  Nico  Cappaert,  Kristof  Huysveld,  Kristof  Puype,  Caroline  Verschraegen,  Johan  Deschuymere,  Frederick  Van  Eeno   Afwezig:     Thierry  Van  Acker,  Isabelle  Vanderhoeven,  Frank  Tielens  ,  Patrick  Eeckhout       Bespreking  van  de  aparte  stappen  in  het  ticketing-­‐proces:     • Data:  unaniem  standpunt  gevonden.   Alle  gegevens  omtrent  ticketing  zullen  in  1  database  door  Club  bijgehouden  worden.  Zo  kunnen  deze  ook  gecombineerd  worden  met  andere  door  Club   gekende  gegevens,  en  zo  zullen  supporters  niet  meermaals,  of  foutief  in  verschillende  systemen  staan.   Iedereen  die  informatie  nodig  heeft  zal  die  moeten  ophalen  uit  die  database.  Toevoegen  van  gegevens  zal  ook  in  de  centrale  database  dienen  te  gebeuren.   Supportersclubs  zullen  bv  beheer  schermen  krijgen  (in  een  apart  onderdeel  van  de  site  van  Club  bv)  om  leden  te  registreren,  aanvragen  in  te  dienen,   overzichten  te  raadplegen.   Op  deze  manier  is  er  ook  geen  probleem  met  de  privacywetgeving.  Club  is  eigenaar  van  de  gegevens  en  kan  deze  gebruiken.     Actiepunt:     o Nog  oplijsten  welke  data  dit  precies  is.  (Club)   o Met  Club  opzetten  van  deze  database  opnemen       • Informatie:  unaniem  standpunt  gevonden.   De  fan  moet  eenvoudig   -­‐  Informatie  rond  wedstrijden   -­‐  Informatie  rond  systeem  ticketverdeling  (  +  aankoopkanalen  /  reiskanalen)   -­‐  Informatie  over  effectieve  ticketverdeling  /  het  aankopen  (reserveren)  van  tickets   terug  kunnen  vinden.   De  media  van  Club  (site,  App,  facebook,  twitter)  dienen  hier  een  centrale  rol  in  te  spelen.     Dezelfde  info  kan  door  de  SF  of  Supportersclubs  via  de  eigen  kanalen  aangeboden  en  verder  gedetailleerd  worden.   Belangrijk  is  dat  deze  informatie  tijdig  en  gelijktijdig  gecommuniceerd  worden.  (inclusief  rolstoelgebruikers)     De  SCs  willen  de  mogelijkheid  behouden  om  de  eigen  leden  zelf  apart  te  contacteren.  Bv  bij  een  verplaatsing  kan  een  SC  via  de  eigen  kanalen  (telefoon,  sms,   mail,  …)  de  leden  informeren  en  vragen  of  er  interesse  voor  een  verplaatsing  is.     Op  deze  manier  combineren  we  het  beste  van  twee  werelden:     1)  de  fan  kan  alle  nodige  info  terug  vinden  via  de  meest  logische  kanalen  (ofwel  de  Clubmedia,  ofwel  zijn  SC)  

 

1  

2)  de  SC  kan  een  korte  band  bewaren  met  zijn  leden,  maar  kan  van  de  services  die  Club  aanbiedt  ook  gebruik  maken         •

 

Reservatie:  geen  consensus  binnen  de  werkgroep     Systeem  1:  algemeen  puntensysteem   Het  moment  dat  men  tickets  te  koop  stelt,  en  periode  dat  men  aanbiedt  kunnen  gemakkelijk  over  alle  partijen  heen  gelijk  getrokken  worden.  Informatie   voor  reservatie  wordt  via  Club  centraal  verzameld.  Idealiter  worden  aanvragen  door  alle  partijen  via  Club-­‐media  of  aparte  portalen  voor  SCs  en  reispartner   gedaan.    Aanvragen  komen  via  alle  mogelijke  kanalen  binnen:  SC,  site  Club,  App,  …   Aangezien  alle  aanvragen  op  1  locatie  verzameld  worden  is  het  ook  gemakkelijk  om  elke  fan  te  informeren  over  zijn  aanvraag  (en  zelfs  de  kans  dat  hij  heeft   om  een  ticket  te  hebben).     Als  men  (bij  combi,  maar  ook  bij  niet-­‐combi)  100%  van  de  tickets  via  een  algemeen  puntensysteem  aan  de  man  brengt,  dan  heeft  het  geen  zin  om  nog  een   aparte  verkoop-­‐periode  via  de  Ticketdienst  van  Club  te  voorzien  (men  kan  dit  wel  blijven  doen)  .  Zij  zijn  dan  puur  nog  een  afhaalpunt.  Of  het  dient  als  een   punt  waar  mensen  die  niet  via  de  media  van  Club  of  via  een  SC  een  ticket  kunnen  reserveren,  toch  zich  kunnen  aanmelden.  Belangrijk  verschil:  ze  kopen   dan  niet  meteen  een  ticket,  maar  doen  ook  een  aanvraag.   In  het  geval  van  een  combi-­‐wedstrijd  kunnen  tickets  enkel  aangekocht  worden  als  men  ook  met  de  bus  meerijdt.         Systeem  2:  huidige  systeem,  met  uniform  puntensysteem  binnen  de  SF  en  meer  controle   Vb  Jupiler  League,  niet-­‐combi:  90%  van  de  kaarten  worden  via  de  SCs  verspreidt,  10%  via  de  Ticketdienst  van  Club.   Bij  combi  wordt  dit  100%  via  de  SCs,  0%  via  Club.   De  kaarten  voor  de  SCs  worden  met  een  vaste  sleutel  over  de  SCs  verdeeld.  Deze  wordt  in  het  begin  van  het  seizoen  vast  gelegd.  Als  bij  een  SC  er  minder   reservaties  zijn  dan  toegewezen  kaarten,  dan  moeten  deze  kaarten  terug  gegeven  worden  en  gaan  ze  verdeeld  worden  aan  SCs  waar  de  vraag  groter  is  dan   het  toegewezen  aantal  kaarten.  De  teruggave  loopt  op  dit  moment  niet  echt  –  er  is  een  apart  handeltje  in  kaarten  tussen  de  SCs.     De  10%  tickets  die  aangeboden  worden  aan  de  Ticketdienst,  worden  verdeeld  volgens  een  first-­‐come  first-­‐served  principe.  (aantal  tickets  per  persoon   beperkt?)   Op  dit  moment  is  het  onduidelijk  of  een  SC  daar  ook  kaarten  van  kan  aankopen.  (moet  uitgeklaard  worden)     Opmerking:  is  er  een  groeiende  trend  naar  meer  combi-­‐wedstrijden.     Actiepunt:  uitleg  +  berekening  van  de  %  nog  uitleggen  aan  de  hand  van  de  regels  en  voorbeeld  vorig  en  nieuw  seizoen.   Actiepunt:  hoe  zal  men  de  controle  +  incentive  (straffen)  opzetten  om  kaarten  terug  te  brengen  naar  centraal  punt,  als  deze  niet  gereserveerd  worden   binnen  de  SC.    

2  

Voor  beide  systemen:   De  werkgroep  loopt  verder  om  het  proces  van  de  ticket-­‐verdeling  in  detail  uit  te  tekenen.  (timing,  acties,  beslissingen).        

•

Toekenning:  geen  consensus  binnen  de  werkgroep   Systeem  1:  algemeen  puntensysteem   Alle  tickets  komen  in  een  grote  pot  te  liggen.  De  toekenning  aan  de  supporters  gebeurt  op  basis  van  een  puntenklassement.  Elke  supporter  verdient  punten   door  het  bijwonen  van  wedstrijden  (thuis,  uit,  in  de  verschillende  competities).  Men  kan  een  verschillend  aantal  punten  toekennen  voor  wedstrijden.  Men   kan  voor  het  hebben  van  een  abonnement  een  punt  per  wedstrijd  toekennen.  Of  men  kan  er  een  vast  aantal  punten  (bv  5  of  10)  aan  toekennen.     Bij  de  toekenning  kan  men  ook  rekening  houden  met  de  competitie  waarvoor  het  ticket  toegekend  wordt.  Zo  kan  men  bv  voor  een  Europese  uitwedstrijd   meer  rekening  houden  met  reeds  gevolgde  Europese  wedstrijden  en  minder  met  bv  wedstrijden  in  de  Jupiler  League.  Deze  regels  moeten  nog  uitgeklaard   worden  binnen  de  werkgroep.   Voor  combi-­‐wedstrijden  kan  je  enkel  een  ticket  toegewezen  krijgen  als  je  met  een  bus  (SC)  meerijdt.     In  dit  systeem  is  het  mogelijk  dat  supporters  uit  een  actieve  supportersclub  hoger  gerangschikt  staan,  dan  leden  uit  een  SC  waar  men  op  een  heel   onregelmatige  manier  wedstrijden  volgt.  Het  zou  dus  kunnen  zijn  dat  het  aantal  toegekende  kaarten  voor  een  SC  sterk  afwijkt  van  het  %  aantal  van  systeem   2.  Om  dit  in  te  kunnen  schatten  is  het  belangrijk  dat  er  gemeten  wordt  hoe  nu  de  tickets  toegekend  worden.  

  Naar  het  voorbeeld  van  Schalke04  zou  men  kunnen  werken  met  een  hybride  systeem,  waarin  een  vast  deel  van  de  tickets  (bv  300)  verdeeld  worden  op   basis  van  het  puntenklassement.  En  waarbij  de  overige  tickets  verdeeld  worden  over  de  SCs.  Hier  zouden  de  districten  (zie  idee  verder  in  verslag)  de  basis   van  verdeling  kunnen  zijn  (dan  gebaseerd  op  een  lokaal  puntensysteem).  Zo  beloon  je  de  trouwe  fans,  en  zorg  je  toch  voor  flexibiliteit  en  dynamiek  op  het   niveau  van  de  districten  en  SCs.     Actiepunt:  opbouwen  van  kennis  via  metingen   -­‐ aantal  tickets  aangevraagd  en  toegekend  per  SC  voor  de  uitwedstrijden   -­‐ lijst  met  namen  per  SC   -­‐ aanvinken  of  men  abo  is  of  niet   -­‐ kan  het  volgende  ondersteund  worden:  SC  die  abo’s  heeft  en  die  tijdens  seizoen  aan  de  man  brengt.  Hoe  worden  de  punten  dan  toegekend?      

 

 

Systeem  2:  huidige  systeem,  met  uniform  puntensysteem  binnen  de  SC  en  meer  controle   Eerst  worden  de  tickets  verdeeld  over  de  SF  (90%  bij  niet-­‐combi  of  100%  bij  combi),  en  de  Ticketdienst  van  Club  (10%  of  0%)   Daarna  verdeelt  de  SF  de  tickets  over  de  SCs  via  de  %-­‐verdeelsleutel.   Dan  worden  de  tickets  per  SC  verdeeld.  Op  dit  moment  is  er  geen  eenduidige  systeem,  maar  in  systeem  2  zouden  de  SCs  verplicht  worden  dit  te  doen  aan  de hand  van  1  eenduidig  puntensysteem,  dat  voor  alle  SCs  gelijk  is.  Deze  punten  worden  centraal  bijgehouden  (zie  punt  data)    

3  

Bij  een  verhuis  van  een  supporter  van  SC,  kunnen  nu  de  punten  ook  meegenomen  worden  en  hoeft  deze  supporter  niet  van  0  een  historiek  bij  de  nieuwe  SC   op  te  bouwen.  En  aangezien  men  een  zelfde  puntensysteem  over  alle  SCs  heen  gebruikt,  is  een  verhuis  van  punten  heel  eenvoudig.     Een  nadeel  van  deze  verdeling  blijft  dat  supporters  in  SC  x  met  meer  punten  dan  een  supporter  uit  SC  y  toch  geen  kaart  krijgen  en  deze  uit  SC  y  wel,  omdat   die  SC  nu  eenmaal  meer  kaarten  krijgt.     Corey  gaf  aan  dat  in  dat  geval  de  supporter  uit  SC  x  dat  ticket  toch  kan  vragen  aan  SC  y,  omdat  hij  meer  punten  heeft.   Vraag:  is  dit  zo?  (vanaf  een  bepaalde  ondergrens  van  punten?)     Actiepunt:     -­‐ wat  wordt  dit  nieuwe  puntensysteem?  (hoeveel  punten  per  wedstrijd,  hoe  wordt  abo  verrekend  etc)   -­‐ wat  zijn  de  regels  voor  verdelen  van  teruggekomen  kaarten?       •

Verdeling   De  fysieke  verdeling  kan  via  drie  kanalen  verlopen:   -­‐ Ticketdienst  Club   -­‐ Supportersclub     -­‐ Reispartner  Club  

  Op  zich  hoeft  er  aan  deze  methodes  niet  veel  te  veranderen.   De  werkgroep  heeft  dit  aspect  nog  niet  in  detail  bekeken,  en  mogelijke  verbeteringen  zijn  er  dus  nog  niet  te  melden.       •

Controle   In  elk  systeem  zijn  misbruiken  mogelijk.  De  enige  mogelijkheid  om  het  “net  te  dichten”  is  door  het  voeren  van  persoonlijke  controles  aan  de  ingangen  van   het  stadion.     De  werkgroep  heeft  dit  aspect  nog  niet  in  detail  bekeken,  en  mogelijke  verbeteringen  zijn  er  dus  nog  niet  te  melden.    

•

Invoering  /  Onderhoud   Het  is  lastig  in  te  schatten  wat  de  precieze  gevolgen  van  mogelijke  veranderingen  zouden  zijn.  Daarom  wil  de  werkgroep  zich  concentreren  op  het   analyseren  van  bestaande  data  en  van  het  uitvoeren  van  simulaties.  Spijtig  genoeg  is  nog  geen  correcte,  bruikbare  data  voorhanden.   Het  is  dus  belangrijk  dat  zo  snel  als  mogelijk  data  opgebouwd  wordt.  Van  bij  de  uitwedstrijden  in  PO1  zal  deze  verzameld  worden  (aangeleverd  worden   door  de  SF  aan  de  werkgroep).     -­‐ Verdeelsleutel  (en  wijze  van  berekening)  over  de  SCs  heen.   -­‐ Aanvragen  van  tickets  per  wedstrijd  per  SC   -­‐ Lijst  van  toegewezen  tickets  (op  naam)  per  SC  per  wedstrijd   -­‐ Aantal  tickets  die  per  SC  per  wedstrijd  aan  de  pot  teruggegeven  zijn,  wegens  minder  interesse  dan  aantal  toegewezen  tickets.  

 

 

4  

 

 

Bij  alle  afwegingen  werd  rekening  gehouden  met  de  volgende  doelstellingen:   -­‐ de  leefbaarheid  van  de  supportersclubs  is  belangrijk   -­‐ alle  Clubfans  moeten  een  zo  gelijk  mogelijke  behandeling  krijgen   -­‐ tickets  zouden  toegekend  moeten  worden  op  basis  van  verdienste   -­‐ streven  naar  een  klantvriendelijk  systeem   -­‐ systeem  moet  doenbaar  zijn  voor  vrijwilligers  

     

Toekomst  werkgroep  ticketing:   De  werkgroep  engageert  zich  om  verder  te  gaan  in  een  operationele  modus.   Dit  betekent  dat  de  werkgroep  met  de  huidige  samenstelling  blijft  doorgaan.    En  de  volgende  punten  zal  blijven  opnemen:     -­‐ meten  en  analyseren  van  de  verdeling  per  wedstrijd  (aantal  tickets  per  SC,  meten  /  simuleren  van  punten  per  persoon,  …)   -­‐ de  ticketverdeling  zal  blijven  evalueren  en  blijven  zoeken  naar  verbeteringen   -­‐ een  klankbord  zal  zijn  voor  en  advies  zal  geven  aan  Club  voor  alle  aspecten  die  te  maken  hebben  met  ticketing   -­‐ scenario’s  zal  opstellen  voor  mogelijke  concrete  situaties  (bv  Europees,  beker,  JL  matchen,  …)  rond  ticketverdeling      

Idee  “Districtmanagers”:   Tijdens  de  werkgroep  werd  het  idee  van  districtmanagers  geopperd.  Het  idee  is  dat  supportersclubs  gegroepeerd  zouden  worden  in  districten.  Deze  groepering   moet  nog  bepaald  worden,  maar  zou  kunnen  afhangen  van  bestaande  samenwerkingsverbanden  tussen  supportersclubs,  het  aantal  leden  en  de  geografie.  Op  basis   hiervan  kan  men  clusters  definiëren,  die  dan  het  volledige  SC-­‐landschap  afdekken.     In  elk  district  zou  dan  een  districtmanager  de  verantwoordelijkheid  voor  het  goed  werken  van  het  district  opnemen.  Hij  zou  er  voor  moeten  zorgen  dat  binnen  het   district  de  SCs  samen  werken  en  niet  als  concurrenten  optreden.  En  de  districtmanagers  onderling  bespreken  hoe  de  verdeling  tussen  de  districten  op  een  goede   manier  kan  gebeuren.  Deze  districtmanagers  hebben  dan  een  rechtstreekse  meeting  met  de  veiligheidsverantwoordelijke  van  Club.  (en  zij  lijken  ideale  kandidaten   om  in  de  werkgroep  ticketing  te  zetelen)     Actiepunt:   • in  kaart  brengen  “landschap”:  hoeveel  leden  heeft  elke  SC?  Hoe  zijn  de  SCs  geografisch  verdeeld  en  hoe  zouden  logische  “clusters”  er  uit  zien?    

 

5  

Idee  niet-­‐SC  verbonden  busdiensten  bij  combi-­‐wedstrijden:   Idee  om  Club  te  laten  samenwerken  met  bv  Keolis,  en  zo  opstapplaatsen  te  voorzien,  waar  mensen  die  niet  lid  zijn  van  een  SC  kunnen  verzamelen  bij  combi-­‐ wedstrijden.  Supporters  zouden  dan  met  de  wagen  naar  zo’n  verzamelplaats  kunnen  rijden,  waar  ze  dan  de  bus  nemen  naar  het  stadion.   Aangezien  dit  idee  mogelijk  impact  heeft  op  de  leefbaarheid  en  werking  van  de  SCs,  wordt  dit  idee  geparkeerd.  (zeker  eerst  analyse  en  metingen  nodig,   alternatieven  te  bedenken  waarin  de  SCs  een  rol  kunnen  spelen?  …)  

     

Volgende  stappen:   -­‐ -­‐  

Fanboard  en  Club  op  de  hoogte  brengen  van  status  werkgroep,  daarna  breder  communiceren.   Operationele  werkgroep  verder  laten  lopen  (meetings,  acties,  …)   o Meten  en  analyseren  –  verder  werken  aan  verbeteringen  van  het  ticketsysteem  

 

actiepunten   • • • •

• • • •

 

(Club):  bespreken  met  Club  à  Datasysteem  Club:  opzetten  en  integratie,  timing   (SF):  uitleg  +  berekening  van  de  %  nog  uitleggen  aan  de  hand  van  de  regels  en  voorbeeld  vorig  en  nieuw  seizoen.   (SF):  hoe  zal  men  de  controle  +  incentive  (straffen)  opzetten  om  kaarten  terug  te  brengen  naar  centraal  punt,  als  deze  niet  gereserveerd  worden  binnen  de   SC.   (SF)  opbouwen  van  kennis  via  metingen   o aantal  tickets  aangevraagd  en  toegekend  per  SC  voor  de  uitwedstrijden   o lijst  met  namen  per  SC   o aanvinken  of  men  abo  is  of  niet   (werkgroep)  Onderzoeken  op  basis  van  simulaties  hoe  men  een  evenwichtig,  dynamisch  ticketsysteem  kan  opbouwen  en  blijven  verbeteren   (werkgroep)  scenario’s  opbouwen  voor  ticketverdeling  (bv  Europees)  zodat  men  steeds  kan  terugvallen  op  een  kader  van  afspraken  en  men  minder  moet   improviseren   (Club):  de  werkgroep  gebruiken  als  het  aanspreekpunt  telkens  als  men  rond  ticketing  beslissingen  wenst  te  nemen.   (SF)  Districten:  aanleveren  gegevens  over  SCs,  ledenaantallen,  geografie,  huidige  samenwerkingsverbanden  

   

 

6  

Verslag  Werkgroep  Ticketing  21februari  2015  

  Aanwezig:     Corey  Verstraete,  Nico  Cappaert,  Kristof  Huysveld,  Kristof  Puype,  Caroline  Verschraegen,  Johan  Deschuymere,  Frederick  Van  Eeno   Afwezig:     Thierry  Van  Acker,  Isabelle  Vanderhoeven,  Frank  Tielens  ,  Patrick  Eeckhout       Uit  de  vorige  meetings  zijn  twee  systemen  weerhouden:     1. Een  centrale  verdeling  van  tickets,  die  toegewezen  worden  op  basis  van  1  centraal  puntensysteem.  Per  bijgewoonde  wedstrijd  (uit  en  thuis)  verdient  een   supporter  een  of  meerdere  punten  (punten  die  toegekend  worden  voor  een  bepaalde  wedstrijd  worden  vastgelegd  in  overleg  met  de  supporters).  Op  basis  van   de  reeds  verdiende  punten  en  van  het  aantal  beschikbare  tickets,  heeft  een  supporter  al  dan  niet  recht  op  een  ticket.     2. Voortzetten  van  het  huidige  systeem,  maar  met  meer  controle  op  de  verdeling.  Alle  (bij  combiwedstrijden)  of  een  vast  aandeel  (bij  niet-­‐combi  wedstrijden)  van   het  aantal  te  verdelen  tickets  worden  door  de  Supportersfederatie  verdeeld.  Deze  tickets  worden  dan  via  een  vast  bepaalde  sleutel  over  de  supportersclubs   verdeeld.  Binnen  de  Supportersclub  houdt  men  een  puntenklassement  bij  om  dan  te  zien  wie  binnen  de  SC  een  ticket  verdient.  De  manier  van  berekenen  binnen   de  SC  wordt  voor  alle  SCs  gelijk  getrokken  (iets  wat  nu  niet  het  geval  is)  en  deze  punten  worden  op  het  niveau  van  de  SF  beheerd.  (niet  meer  apart  per  SC)     Tijdens  de  vergadering  zijn  alle  onderdelen  die  betrekking  hebben  op  het  verdelen  van  de  tickets,  voor  beide  systemen  besproken.     De  volgende  onderdelen  werden  geëvalueerd  voor  beide  bovenstaande  systemen:     -­‐ Data:  per  supporter  zal  men  moeten  bijhouden  welke  wedstrijden  bijgewoond  zijn,  en  hoeveel  punten  daardoor  verdiend  zijn.  Hier  kan  men  ook  bijhouden   /  rekening  houden  met  het  feit  of  er  problemen  zijn  geweest  met  deze  supporter.  Verder  kan  men  bijhouden  bij  welke  Supportersclub(s)  iemand  lid  is.   Van  supporters  kan  deze  info  gelinkt  worden  aan  een  abonnement  of  ClubCard.       De  informatie  rond  wedstrijden  (aantal  beschikbare  plaatsen,  combi?)  wordt  ook  centraal  bijgehouden.     -­‐ Informatie  rond  wedstrijden  en  het  aankopen  van  tickets:  dit  wordt  nu  gezien  als  een  groot  probleem.  Er  is  geen  eenduidige  manier  van   communiceren.  Zo  wordt  verschillende  informatie  op  verschillende  momenten  via  verschillende  kanalen  (Ticketdienst  Club,  site  en  sociale  media  Club,   kanalen  van  de  reispartner,  de  Supportersfederatie  en  Supportersclubs)  aan  de  fan  doorgegeven.     Een  supporter  wil  gewoon  eenduidige,  duidelijke  info,  zodat  hij  direct  kan  beslissen  op  welke  manier  hij  een  wedstrijd  wil  volgen,  zonder  dat  hij  de  interne   structuur  van  hoe  bij  Club  tickets  verdeeld  worden,  moet  begrijpen.     Naast  informatie  over  hoe  men  tickets  kan  aanvragen  bij  een  wedstrijd,  is  er  ook  nood  aan  uitleg  over  de  manier  waarop  tickets  worden  verdeeld.  Dit  kan   ook  gaan  over  bijvoorbeeld  aansprakelijkheid  van  de  persoon  die  een  ticket  aankoopt  voor  een  vriend  (bv  4  tickets  per  abo  aankopen  is  mogelijk)  of  hoe   een  supporter  via  een  SC  kaarten  zou  kunnen  aankopen.     -­‐ Reservatie:  supporters  geven  aan  dat  ze  een  wedstrijd  willen  bijwonen.  Reserveren  hier  is  niet  zoals  bij  een  reservatie  bij  bv  een  concert.  Door  te   reserveren  heb  je  nog  geen  recht  op  een  ticket.  Dit  gebeurt  in  de  volgende  stap  “Toekenning”.  Door  te  reserveren  geef  je  aan  dat  je  een  wedstrijd  bij  wil   wonen  en  kom  je  terecht  in  de  lijst  van  supporters  die  meedingen  naar  een  ticket.  Hier  kan  men  ook  al  de  reismethode  aangeven  (bv  via  de  bus  van  de  door   jouw  gekozen  SC,  eigen  vervoer,  …)  

 

7  

  -­‐

Toekenning:  als  alle  aanvragen  voor  een  ticket  binnen  zijn,  wordt  op  basis  van  een  bepaald  systeem  (zie  systemen  1  en  2  bovenaan  het  document)  bepaald   wie  uit  de  lijst  met  aanvragen  ook  daadwerkelijk  een  ticket  toegewezen  krijgt.     Timing  is  hier  belangrijk.  Je  wil  dat  de  supportersclubs  op  tijd  weten  hoeveel  mensen  er  met  hun  bus  mee  zullen  reizen,  zodat  ze  op  tijd  bussen  kunnen   bestellen,  of  kunnen  afspreken  met  andere  supportersclubs  om  samen  te  rijden.  Je  wil  ook  dat  een  supporter  niet  al  een  deel  van  de  info  krijgt  via  bv  Club   (bv  over  verkoop  via  ticketdienst  Club),  maar  van  zijn  SC  nog  geen  concrete  info  heeft.  Op  dat  moment  kan  een  supporter  niet  inschatten  of  hij  via  zijn  SC   moet  gaan  of  zelf  voor  een  ticket  moet  zorgen  bij  de  dienst  Ticketing.   Dit  systeem  moet  ook  rekening  houden  met  mogelijk  late  afzeggingen.       Op  basis  van  de  toekenning  /  afzegging  worden  opnieuw  punten  verdiend  voor  volgende  wedstrijden.  

-­‐

Verdeling:  hier  bekijken  we  de  fysieke  verdeling  van  de  tickets  zelf.  Hoe  en  waar  gebeurt  dit?  

-­‐

Controle:  We  willen  natuurlijk  dat  de  juiste  personen  een  ticket  krijgen  en  gebruiken.  Dat  de  punten  aan  de  juiste  personen  toegekend  worden.  

-­‐

Invoering  /  Onderhoud:  een  nieuw  systeem  betekent  verandering.  We  moeten  rekening  houden  met  voor-­‐  en  nadelen  van  de  overgang  naar  het  nieuwe   systeem.  

          Bij  alle  afwegingen  werd  rekening  gehouden  met  de  volgende  doelstellingen:   -­‐ de  leefbaarheid  van  de  supportersclubs  is  belangrijk   -­‐ alle  Clubfans  moeten  een  zo  gelijk  mogelijke  behandeling  krijgen   -­‐ tickets  zouden  toegekend  moeten  worden  op  basis  van  verdienste   -­‐ streven  naar  een  klantvriendelijk  systeem       District  Managers     Operationeel  karakter  werkgroep    

 

8  

  Aspect  

  Data  

 

Systeem  1  :  één  puntensysteem     voor  alle  Clubfans  

Systeem  2  :  huidig  systeem  met  verdeling  per  SC,   waarna  per  SC  een  uniform  puntensysteem   gebruikt  wordt         Alle  wedstrijdgegevens  van  alle  Clubfans  worden  in   De  Supportersfederatie  wil  de  data  voor  haar  leden   1  systeem  bijgehouden.   apart  in  een  eigen  systeem  bijhouden.     Alle  systemen  die  info  hebben,  moeten  info   In  dat  geval  zullen  de  andere  verdeelkanalen  ook   doorgeven  naar  dit  systeem.  (bv  inscannen  ingang   hun  eigen  data  moeten  bijhouden.   stadion,  ticketdienst,  maar  ook  bestellen  via   De  data  is  ook  niet  automatisch  gesynchroniseerd  en   reispartner  en  SC)     er  kunnen  verschillen  zijn,  in  de  gegevens  van  een     supporter,  tussen  de  verschillende  systemen.   Om  dit  technisch  eenvoudig  te  houden,  zou  men     kunnen  kiezen  om  alle  aanvragen  via  1   Voordelen:   invoersysteem  te  laten  lopen.  Supporters,  maar  ook   -­‐ In  het  systeem  kan  men  aangeven  dat   de  reispartner  en  de  SCs  zouden  dan  via  eigen   iemand  geen  ticket  kan  bestellen  via  de  SF,   schermen  informatie  kunnen  opvragen  over  hun   zodat  over  de  SCs  heen  deze  info   situatie.   beschikbaar  is.  Om  deze  info  breder  te     trekken  (Club,  reispartner)  moet  wel  extra   Voordelen:     moeite  gedaan  worden.   -­‐ 1  consistente  bron  van  gegevens,  waar     iedereen  die  nood  heeft  aan  de  gegevens   Nadelen:   informatie  ophaalt.     -­‐ Punten  die  men  verdiend  heeft  via  andere   -­‐ Geen  complexe  logica  /  technische   kanalen  (bv  reispartner,  eigen  vervoer  bij   oplossing  nodig  om  informatie  uit   niet-­‐combi)  worden  niet  automatisch   verschillende  bronnen  correct  bij  elkaar   meegenomen  in  de  verdeelsleutel  die  de  SF   samen  te  brengen.     of    een  SC  gebruikt.     -­‐ Wedstrijdinformatie  kan  samengebracht   -­‐ Gegevens  van  verschillende  bronnen  gaan   worden  met  andere  informatie,  die  Club  van   samen  gebracht  moeten  worden  om  een   de  fan  kent.     compleet  beeld  te  vormen.   -­‐ Of  iemand  een  ticket  koopt,  een  abo  heeft,   -­‐ Het  is  voor  Club  lastig  om  een  globale   met  de  reispartner  van  Club  meereist,  met   campagne  op  te  zetten.  Bv  als  Club  rekening   een  SC  meegaat  of  op  eigen  houtje  een   wil  houden  met  de  “prestaties”  van  de   verplaatsing  maakt,  het  maakt  niet  uit.  Alle   supporters  bij  uitmatchen  om  bij  de   data  wordt  in  de  centrale  databank  correct   verdeling  voor  bv  de  bekerfinale  of  een   gezet.   Europese  wedstrijd  rekening  te  houden.  (bv     Liverpool,  Ajax)  

9  

-­‐ -­‐

  Informatie  

 

  Een  supporter  kan  via  de  site  van  Club  of  de   App  zijn  puntenaantal  raadplegen.       Wie  een  stadionverbod  heeft  kan  natuurlijk   geen  ticket  aanvragen.  Er  is  vaak  wel  een   ruime  periode  tussen  het  vergrijp  en  het   ingaan  van  het  stadionverbod.  Club  kan   beslissen,  afhankelijk  van  de  gepleegde   feiten,  iemand  toch  geen  toegang  te  geven   tot  het  reserverings-­‐systeem.  

  Nadelen:   -­‐ systeem  moet  robuust,  veilig  zijn.  Backup   van  data  is  heel  belangrijk.  Als  het  uitvalt   heeft  men  eigenlijk  geen  systeem  meer.   (behalve  terugvallen  op  offline  lijsten  en  die   daarna  verwerken)       Een  Clubfan  kan  centraal  een  aanvraag  voor  een   ticket  doen  (zie  volgend  puntje)     Een  dergelijk  systeem  is  eenvoudig  uit  te  leggen  en   alle  nodige  informatie  kan  via  Club  doorgegeven   worden  op  de  site,  sociale  media  en  de  App.  Dit  zijn   de  logische  info-­‐kanalen  om  de  fans  te  bereiken.     Andere  verdeelkanalen  (bv  Supportersclubs,  de   reispartner)  kunnen  deze  informatie  overnemen  en   nog  verduidelijken.  Aangezien  de  aanvraag  via  1   kanaal  centraal  gebeurt,  is  er  geen  verwarring   mogelijk  over  hoe  men  het  beste  een  ticket  zou   moeten  aankopen.  

-­‐

  Voor  een  supporter  wordt  het  minder   gemakkelijk  om  zijn  puntenaantal  te   kunnen  raadplegen.      

  Tickets  blijven  op  verschillende  manieren  verdeeld   worden  over  verschillende  kanalen.  Over  al  deze   manieren  moet  bericht  worden.     Het  is  belangrijk  dat  deze  info  consistent  is  en  dat  de   timing  beter  wordt  afgesproken.  Men  moet  eigenlijk   inhoud  en  timing  over  alle  kanalen  afspreken.     Sowieso  blijft  de  info  complex,  aangezien  ze  afhangt   van  welke  manier  van  reizen  je  neemt  en  of  je  al  dan   niet  lid  bent  van  de  SF.       Op  dit  moment  probeert  Club  al  meer  duidelijkheid   te  geven  over  de  verschillende  formules.  Deze  is   echter  niet  compleet.  Voor  meer  gedetailleerde  info   moet  je  dan  naar  de  site  van  de  SF  of  naar  je  SC   mailen  /  bellen.        

10  

  Reservatie  /  aanvraag  

 

  Er  is  1  centraal  systeem,  waar  men  via  diverse   manieren  een  aanvraag  op  kan  doen.       Zo  kan  men  nog  steeds  een  aanvraag  doen  via  een   Supportersclub.  Men  kan  langs  gaan  op  de  dienst   Ticketing  van  Club.  Bij  de  reispartner.  Maar  ook   online  via  de  site  of  de  App  zou  men  een  aanvraag   kunnen  doen.     Alle  aanvragen  komen  centraal  samen,  en  voor  de   fan  maakt  het  geen  verschil  uit  hoe  hij  zijn  aanvraag   heeft  gedaan.     Een  supporter  kan  dan  via  een  account  de  status  van   zijn  aanvraag,  zijn  puntenaantal,  komende   wedstrijden  etc  raadplegen.     Let  op:  er  zal  steeds  duidelijk  gemaakt  moeten   worden  dat  een  succesvolle  aanvraag  niet  betekent   dat  je  een  ticket  hebt.  Dit  weet  je  pas  als  de   toekenning  is  gebeurd.   Dit  is  –  zeker  voor  wie  bij  Club  een  ticket  bestelt  –   mogelijk  anders  dan  nu.  

  De  beschikbare  tickets  worden  eerst  verdeeld  over   verschillende  kanalen  (Club,  Supportersfederatie,   reispartner)     Deze  kanalen  presenteren  zich  apart  naar  de  fan,  die   dan  moet  kiezen  op  welke  manier  hij  een  kans  wil   maken  op  een  ticket.     Voor  elk  van  deze  kanalen  heeft  de  fan  een  andere   kans  op  een  ticket.   -­‐ via  een  supportersclub:  het  hangt  af  van   welke  supportersclub  en  hoeveel  punten   men  binnen  die  supportersclub  heeft   hoeveel  kans  iemand  heeft  op  een  ticket   -­‐ via  de  reispartner:  normaal  gezien  “first   come,  first  served”   -­‐ via  Club:  een  eigen  puntensysteem?  Of  via   online?  Of  wachtrijen  voor  de  dienst   Ticketing.     Dit  is  onduidelijk  en  niet  klantvriendelijk.     Voordeel  voor  mensen  die  vaak  meegaan  naar   uitmatchen  met  hun  SC  en  verder  weinig  punten   zouden  verzamelen  (bv  geen  abo):  mensen  die   normaal  met  een  SC  meegaan,  hebben  een  enorm   grote  kans  dat  ze  terug  meekunnen.  De  SF  heeft   groot  contingent  tickets,  de  SC  een  verzekerd  aantal,   en  als  je  dus  vaak  meegaat  met  je  SC  zit  je  in  dat   lokaal  klassement  op  een  hoge  positie.   Je  beloont  op  deze  manier  wel  bijna  exclusief  de   supporters  die  al  vaak  naar  uitmatchen  gaan.              

11  

  Toekenning  

 

  De  verdeling  van  tickets  gebeurt  op  basis  van  het   aantal  verdiende  punten.  Deze  worden  op  1  plaats   bijgehouden.  Er  wordt  dus  in  de  verdeling  in  de   eerste  plaats  gekeken  naar  de  verdienste  van  de  fan,   en  niet  in  de  eerste  plaats  naar  de  manier  waarop  de   fan  zijn  reis  /  verplaatsing  plant.     Als  de  volledige  geschiedenis  van  een  supporter   gekend  is,  dan  kan  Club  ook  met  een  meer  verfijnd   systeem  dan  pre-­‐registratie  werken  bij  bv  de   bekerfinale.     De  vraag  is  hier  de  reële  vraag  naar  tickets  die  er  is   bij  de  supporters.  Het  aanbod  wordt  dan  ook   afgestemd  op  die  echte  aanvraag.   Bij  systeem  2  worden  de  tickets  verdeeld  over  een   vaste  sleutel,  die  geen  rekening  houdt  met  bv   regionale  verschillen.  Bv  wedstrijd  in  Genk  zal   andere  vraag  hebben  in  regio  Limburg  en  Vlaams-­‐ Brabant,  Kempen  dan  wedstrijd  in  Kortrijk.     De  Supportersclubs  geven  aan  dat  ze  geloven  dat   deze  manier  van  werken  goedwerkende  SCs  zal   belonen.       Subtiel  voordeel:  als  je  niet  met  percentages  werkt,   dan  krijg  je  ook  geen  rare  afrondingsfouten.     Nadeel:  geen  vaste  percentages  dus  geen  duidelijk   stabiel  vast  aantal  kaarten  per  SC.  Aantal  hangt  af   van  de  reële  vraag.   Het  is  belangrijk  dat  SCs  nog  op  tijd  bezetting   bussen  kunnen  inschatten.    

  Er  verandert  weinig  tov  huidige  manier  van  werken.   Enkel  binnen  de  SCs  zal  men  nauwer  toezien  op  een   eenduidige  manier  van  werken.   -­‐ een  puntensysteem  dat  gelijk  is  voor  alle   SCs   -­‐ elk  lid  heeft  een  puntenaantal  dat  gekend  is   op  het  niveau  van  de  SF.  Als  iemand  dus  van   SC  verhuist,  dan  neemt  hij  die  punten  ook   mee  naar  zijn  nieuwe  SC.     Dit  houdt  wel  in  dat  SCs  het  spel  van  de  verdeling  op   een  eerlijke  manier  meespelen.  Iets  wat  nu  als  een   probleem  wordt  gezien.  Extra  opvolging  zal  dus   nodig  zijn.  (zie  controle)     Aangezien  er  met  vaste  procenten  wordt  verdeeld,   wordt  er  geen  rekening  gehouden  met  de  concrete   vraag  versus  aanbod.   SF  geeft  aan  dat  men  bv  voor  de  wedstrijd  in  Genk   specifiek  voor  een  SC  uit  de  buurt  extra  tickets  geeft,   maar  daar  is  geen  duidelijke  procedure  voor  en  dat   gebeurt  eerder  ad  hoc.       Deze  onbalans  geldt  zeker  voor  Europese   wedstrijden  en  de  bekerfinale,  waar  de  vraag  afwijkt   van  de  typische  vraag  voor  uitmatchen.     Eigenlijk  zou  men  dus  voor  bepaalde  wedstrijden   een  ander  systeem  moeten  opzetten.     Nadeel:  we  zien  dat  SCs  nu  hun  contingent  kaarten   (verkregen  volgens  %-­‐sleutel)  vasthouden,  ook  als   er  minder  vraag  is  naar  kaarten  binnen  de  SC.  Dit   omdat  men  het  volgende  seizoen  geen  lager  %  zou   hebben.     Om  dit  tegen  te  gaan  zou  men  aparte  controles   moeten  organiseren  op  de  bussen.  Haalbaar?    

12  

  Verdeling       Controle  

  Invoering  /  onderhoud  

 

 

   

  Het  blijft  mogelijk  dat  tickets  doorgegeven  worden.   Voor  beide  systemen  zien  we  geen  verschillen  en   loopt  dit  gelijk.     Controle  bij  de  ophaling  kan,  maar  verhelpt  dit  niet.   Enkel  individuele  controle  aan  de  ingang  kan  dit   oplossen.     Een  groot  deel  kan  ook  afgedekt  worden  door   interne  sociale  controle  binnen  een  SC.   Goedwerkende  SCs  doen  dit  nu  al.     Het  zou  handig  zijn  als  men  informatie  over  een   supporter  over  de  SCs  kan  doorgeven.  (soort   blacklist  opzetten  ;  minder  hard  dan  een   stadionverbod,  eerder  indicatie  dat  men  niet  de   regels  binnen  SCs  volgt  en  dus  risico  is  als  men  die   meeneemt)     Een  SC  wil  ook  altijd  zelf  kunnen  beslissen  of  men   een  supporter  als  lid  aanvaard  in  de  SC,  of  niet.       Impact  best  goed  uittekenen  voor  de  verschillende   formules  /  doelgroepen.   Hierdoor  kan  je  de  verandering  ook  beter   communiceren.     Om  de  impact  beter  te  kunnen  inschatten  en  om  ook   het  puntensysteem  beter  in  te  stellen  (welke   wedstrijden  hoeveel  punten),  zou  het  goed  zijn  oude   data  te  gebruiken  om  scenario’s  te  simuleren.     Het  feit  dat  reservatie  en  toekenning  twee  aparte  

  Zie  links.     +     Een  extra  controle  van  de  SF  op  de  verdeling  binnen   de  SCs  zou  moeten  er  voor  zorgen  dat  de  SCs  de   afspraken  binnen  de  SF  volgen.    

  Weinig  verandering  tov  huidige  manier  van  werken.     Rond  communicatie  /  informatie  wel  grote  stap  te   zetten.    

13  

zaken  zijn,  gaat  men  goed  moeten  uitleggen  en  ook   de  impact  op  bestaande  gewoontes  gaan   opgevangen  moeten  worden.     Voor  combi-­‐wedstrijden  maakt  dit  weinig  verschil.   (mensen  doen  nu  ook  aanvraag  en  weten  pas  na   toekenning  aantallen  per  SC  of  ze  meekunnen)   Voor  Europese  wedstrijden  (zeker  aanvragen  via   reispartner)  of  bekerfinale  zal  men  de  verschillende   manieren  van  reserveren  /  toekennen  goed  moeten   uittekenen,  zodat  men  duidelijkheid  heeft  voor  men   start.       Nieuwe  punten   Aangebracht  tijdens  de  meeting:     -­‐ er  wordt  verwacht  dat  meer  en  meer  wedstrijden  combi-­‐wedstrijden  zullen  worden.     -­‐ district-­‐verantwoordelijken:  idee  om  regio’s  te  bepalen  waarbinnen  een  verantwoordelijke  de  onderliggende  SCs  vertegenwoordigt.  Waar  er  veel  SCs  zijn   (bv  West-­‐Vlaanderen)  zullen  deze  regio’s  geografisch  kleiner  zijn,  dan  bv  in  regio  Antwerpen  –  Limburg.   Deze  district-­‐verantwoordelijken  zijn  het  tussenkanaal  tussen  Club  (veiligheid)  en  de  SCs  zelf.   Zij  kunnen  ook  samen  kijken  naar  hoe  een  middellange  termijn  strategie  kan  opgezet  worden  voor  de  SCs.  Bv  ook  naar  het  nieuwe  stadion  toe.  Op  die   manier  kunnen  ze  een  enorm  sterke  inbreng  hebben  in  de  Fanboard.  En  is  het  voor  Johan  een  stuk  eenvoudiger  om  zaken  te  bespreken,  afspraken  naar  de   SCs  door  te  laten  stromen.   District-­‐verantwoordelijken  maken  het  ook  mogelijk  om  verschillen  die  er  zijn  per  regio  beter  te  kaderen.     -­‐ aansprakelijkheid  SCs  –  verzekering:  het  is  zo  dat  wie  tickets  koopt  voor  anderen,  aansprakelijk  kan  gesteld  worden  voor  het  gedrag  van  die  anderen.  Voor   mensen  die  de  ticketing  verzorgen  binnen  een  SC  kan  zo  een  probleem  ontstaan,  in  geval  van  schade  /  verwondingen  aangebracht  door  een  lid  van  de  SC.   Het  zou  een  win-­‐win  kunnen  zijn  mocht  dergelijke  schade  in  een  gemeenschappelijke  verzekeringspolis  voor  de  SCs  opgenomen  kunnen  worden.     Actie  voor  de  SF  om  dit  verder  te  onderzoeken  en  op  te  nemen  met  de  SCs.     http://www.dhondt-­‐partners.be/pages/home.asp  is  partner  bij  Club  Brugge  en  dit  zou  een  mooie  samenwerking  kunnen  zijn.            

 

14  

Volgende  meeting   Datum  4/4/2015     Doel  van  de  meeting:   -­‐ formuleren  voorstel  naar  Fanboard  en  Club.     Agenda:   o Beslissing  data  (1  source)  mogelijk?   o Beslissing  systeem  1  of  systeem  2  mogelijk?  Beide  voorstellen  brengen?       Voor  te  bereiden  puntjes:  indien  mogelijk  hier  al  eens  over  nadenken  en  voorstellen  rond  sturen  of  meebrengen.  (bedankt  !)       o Concreet  maken  hoeveel  punten  te  verdienen  bij  welk  type  wedstrijd.  Richtlijnen,  mogelijke  aanpak  om  die  vast  te  leggen.  (voor  systeem  1)   o Het  verschil  tussen  reservatie  –  toekenning  duidelijk  krijgen,  zeker  voor  verkoop  via  Club  aan  de  dienst  ticketing,  waar  men  direct  een  ticket  verwacht   (voor  systeem  1)   o Tijdlijn  werking  SC  bij  een  verplaatsing  –  wanneer  welke  info  nodig  +  waar  liggen  de  beslissingsmomenten  rond  inleggen  bus  (systeem  1  +  systeem  2)   o Concreet  maken  %  sleutel  verdeling  per  SC  –  welke  formules  spelen?  Wat  is  de  impact  als  men  tickets  terug  geeft  aan  het  systeem,  men  er  extra  bij  krijgt   voor  regionale  redenen,  etc  (systeem  2)   o Wat  worden  de  rekenregels  van  het  puntensysteem  dat  de  SF  gaat  hanteren  over  de  SCs  heen  (systeem  2).  Hoe  gaat  men  om  met  thuiswedstrijden,  waar   iemand  met  eigen  vervoer  komt?   o Concreet  maken  van  welke  alternatieve  systemen  voor  Euro  en  bekerfinale  men  zou  opzetten  (afstappen  van  puur  percentuele  verdeling)  (systeem  2)   o Hoe  omgaan  met  afzeggingen?  Tot  wanneer,  hoe  vaak,  …  ?  (systeem  1  +  systeem  2)   o Wat  met  wangedrag?  Wanneer  kan  men  iemand  schorsen,  voor  hoe  lang?  Hier  moeten  ook  nog  duidelijke  regels  voor  opgesteld  worden.   o Bij  de  toekenning  van  de  tickets  kan  men  rekening  moeten  houden  met  de  competitie  (JL,  beker,  Europees)  waarin  men  speelt.  Dit  kan  bv  een  rol  spelen  om   mensen  die  om  bv  financiële  redenen  er  voor  kiezen  om  enkel  Europees  voetbal  te  volgen,  of  enkel  uitmatchen  te  doen  in  de  JL.  (systeem  1  +  systeem  2)    

 

15