Verslag vergadering interzonale werkgroep DataForm

KONINKLIJKE PROVINCIALE BRANDWEERBOND VLAAMS-BRABANT INTERZONALE WERKGROEP DATAFORM PAGINA 1 VAN 5

Verslag vergadering interzonale werkgroep DataForm Datum: 22 maart 2005 Plaats: Brandweer Opwijk Aanwezig:

August De Koster Brandweer Opwijk Paul Van Passel Brandweer Scherpenheuvel-Zichem Erik Engels Brandweer Zaventem Hans Van Schepdael Brandweer Halle Dirk Keymolen Brandweer Londerzeel

Verontschuldigd:

Yves Dufour Guy Verslycken

Brandweer Vilvoorde Brandweer Zaventem

Niet aanwezig :

Opening vergadering : 11.00 Lt. Van Passel opent de vergadering. Namens de vergadering dankt hij Brandweer Opwijk voor het ter beschikking stellen van een lokaal, multimedia-projector en het voorzien van broodjes. 1/ Adres Databank BVV / Email Door drukke agenda’s blijkt dat de afspraak om het automatisch “updaten” te testen niet is kunnen doorgaan . Brandweer Opwijk neemt de taak op zich tegen volgende vergadering zeker een test uit te voeren. Ook is er melding dat men op de site van BVV ook andere adressen kan ingeven ( vb : burgemeester , oud-leden, ….) Vraag stelt zich of dit beheer ook binnen abifire kan en moet gebeuren. De functie en mogelijkheden van het email-adres blijkt weinig bekend bij de leden van de vergadering .Navraag bij afsluiten van de vergadering geeft volgende antwoorden : - het betreft hier een volledig gratis email-adres - kan aangevraagd worden door ieder lid - mailbox en beheer door edp-net - voor korpsen die beschikken over een eigen adres en email-systeem (vb : [email protected]) bestaat de mogelijkheid het BVV-adres ( [email protected] ) te linken mits aanvraag - blijkbaar is het persoonlijk , niet-BVV email-adres op de abifire-personeelsfiche ook een item dat via het automatisch “updaten” beschikbaar is voor BVV. Leden van de vergadering stellen dan ook de vraag of BVV niet gebruik kan maken van dit persoonlijk email-adres . Voorstel zal nader besproken worden op volgende vergadering.

Voorzitter Paul Van Passel, luitenant-bevelhebber Brandweer Scherpenheuvel-Zichem Prattenborgstraat 14b telefoon:+32 (0)13 780 800 3270 Scherpenheuvel-Zichem telefax: +32 (0)13 780 810 [email protected]

0/voorzitter Erik Engels, bwm Brandweer Zaventem Leuvensestwg 550 Telefoon: +32 (0)2 711 20 20 1930 Zaventem Telefax: +32 (0)2 711 20 25 [email protected]


2/ Module Budget Algemeen wordt deze module beschouwd als nodig doch huidig qua mogelijkheden minder of weinig aangepast aan de noden van een modern brandweerkorps. De bespreking start met het overlopen van de huidige modulewerking ( initialisatie en gebruik). De vergadering stelt voor de mogelijkheid te voorzien om begrotingsposten te importeren. Bw Scherpenheuvel doet navraag bij de gemeenteontvanger betreffende wetgeving en mogelijkheden. ( Gemeentelijke boekhouding – bijlage van Ministerieel Besluit van 30/10/1990 waarin de begrotingsposten bepaald zijn - dwz vaste benamingen ) Naar analogie met het onderdeel “verlof beroeps” binnen de module personeel lijkt het de leden van de vergadering nuttig binnen de module budget een onderdeel “kledij beroeps” aan te maken. Bespreking en uitwerking volgen in een later stadium . Na grondig onderzoek van het gebruik binnen de diverse korpsen stelt de vergadering voor de huidige bestelbon te laten voorafgaan door een nieuw item “aanvraag bestelbon”. Hierdoor zou er een soort document-flow ontstaan:

Aanvraag Bestelbon (AB)

Bestelbon -goedkeuring AB -intern nr

Bestelbon bestelbonnr

Factuur

Fin. Dienst

Dit komt neer op een systeem waarbij bepaalde of alle leden van een korps een “Aanvraag Bestelbon” kunnen maken . Deze “Aanvraag Bestelbon” kunnen opgevraagd worden in lijsten door een verantwoordelijke / overste (paswoord gebonden) welke dan de “aanvraag bestelbon” kan goedkeuren of afkeuren. Bij goedkeuring zal de “aanvraag bestelbon” overgaan naar een bestelbon en krijgt deze een internnummer . Hierna volgt de huidige werking met aanmaak van factuur tot gevolg. Voordeel van een dergelijk systeem binnen abifire is enerzijds de netwerkfunctie waarbij meerdere gebruikers tegelijkertijd kunnen werken binnen de module budget en anderzijds schaalvoordelen zoals het gebruik van gemeenschappelijke lijsten binnen abifire ( pers.lijst , paswoord systeem , diverse koppelingen, ….)




A/ Beschrijving “Aanvraag bestelbon” -

-

datum: automatisch doch wijzigbaar begr. Art. / omschrijving : niet verplichte ingave naam aanvrager: uit lijst personeel / autom. via login-paswoord gegevens leverancier : keuze uit lijst of mogelijkheid tot inbrengen van nieuwe leverancier + gegevens ( adres , btwnr , ….) detail bestelling : o Aantal o Omschrijving o Referentie o Eenheidsprijs per stuk excl. btw o Eenheidsprijs totaal excl. btw o BTW-percentage o Totaal incl. btw Motivering : tekstveld Bestemd voor : keuze uit lijst mat.groepen Initialisatie - mogelijkheid om aanvraagbestelbons te behouden ( vb voor verbruiksgoederen) en opnieuw te kunnen gebruiken.

B/ Beschrijving “Bestelbon” -

Intern bonnr. Leveringsadres : in te geven via initialisaties wat is meestal zelfde Facturatieadres : in te geven via initialisaties wat is meestal zelfde Naam goedkeurder: via login-paswoord Mogelijkheid om nieuw ingebrachte leverancier te bewaren doch met controle op btwnr. In vergelijking met de bestaande leveranciers.

In bijlage een voorbeeld van bestelbon Bw Halle Vergadering gesloten om 15.00 Afspraak volgende vergadering: Het lijkt de leden van de vergadering nuttig een aantal voorstellen eerst uit te werken binnen Acces of Excel om een totaalbeeld te krijgen. Erik Engels maakt melding van het bestaan van een uitgewerkt concept binnen brandweer Asse. De vergadering stelt voor , daar er geen vertegenwoordiger van Brandweer Asse aanwezig is, enerzijds toelating te vragen om de volgende vergadering binnen de kazerne van Asse te mogen organiseren en anderzijds navraag te doen of een demo mogelijk is. Dinsdag 19 / 04 / 2005 Kazerne Brandweer Asse ( met toestemming Cdt. Van Den Broeck) Start: 11.00 (12.30:toelichting eigen budgetprgr. door kpl. Koen D’Hauwers) Multi-media-projector zal worden voorzien. Voorzitter Paul Van Passel, luitenant-bevelhebber Brandweer Scherpenheuvel-Zichem Prattenborgstraat 14b telefoon:+32 (0)13 780 800 3270 Scherpenheuvel-Zichem telefax: +32 (0)13 780 810 [email protected]



Bijlage : Provincie Vlaams-Brabant STAD HALLE Dienstjaar:

BESTELBON Nummer: BRANDWEER Dienst:

$$$$ Het College van Burgemeester en Schepenen, verzoekt aan:

Interne bonnummering: Leverancier: Rekendienst: Brandweer:

$$$$

O O O Artikel F

$ $ $ $ E

Nr. Leveranciernummer:

G.U. of B.U.

351

$$$

BE $$$-$$$-$$$

$$ de hieronder opgegeven goederen of prestaties te leveren:

Hoeveelheid

Uw referentie: Bon opgemaakt door:

Eenheidsprijs Aanduiding prijs of exclusief BTW vermoedelijk maximumbedrag (incl. BTW)

Aard van de levering

$

BTW

21% TOTAAL:

$

Brandweerdienst Halle, Possozplein 46 te 1500 HALLE Tel.: 02/356.68.80 Fax: 02/356.52.93

De Goederen/prestaties dienen geleverd te worden op het adres:

Facturen te zenden aan : Stadsbestuur Halle Oudstrijdersplein 18 1500 Halle

Datum: $$/$$/$$$$ In opdracht: (handtekening) De Officier-dienstchef,

Kpt. Raymond CONTERS. Mededeling voor de leverancier: 1. Voor elke afzonderlijke bestelbon moet een afzonderlijke factuur in drievoud ingediend worden, zodra het werk of levering is uitgevoerd. 2. De factuur moet voor echt verklaard en ondertekend zijn door de leverancier, ofwel moet ze de vermelding bevatten: "Vrijgesteld van echtverklaring en ondertekening - MB van ……………". 3. De factuur vermeldt het nummer van de bestelbon, het dienstjaar en het artikelnummer. 4. Al onze bestellingen vallen onder de toepassing van de wet van 24/12/1993 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en het KB van 08/01/1996 terzake. Bij toepassing van art. 3 van het KB van 26/09/1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en concessies voor openbare werken, worden de artikelen 10§2, 15, 16, 17, 18, 20, 21, 22, 30§2, 36 en 41 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden in bijlage bij dit Besluit, uitdrukkelijk op onze bestellingen van toepassing verklaard, met uitsluiting van alle andersluidende contractuele bedingen. Voorzitter Paul Van Passel, luitenant-bevelhebber Brandweer Scherpenheuvel-Zichem Prattenborgstraat 14b telefoon:+32 (0)13 780 800 3270 Scherpenheuvel-Zichem telefax: +32 (0)13 780 810 [email protected]



Nota’s :



Verslag vergadering interzonale werkgroep DataForm

Recommend Documents