Verslag van de workshop
‘Een duurzame en mensgerichte benadering van Het Nieuwe Werken’ Mees de Lind van Wijngaarden Human Resource Empowerment
1. Inleiding Zoals toegelicht in de introductie van de sessie betrof het voor wat betreft het workshop gedeelte een experimentele crowdsourcing exercitie, aangezien ik probeer om een voet aan de grond te krijgen bij de gemeente Amsterdam voor wat betreft ontwikkelingen rond Het Nieuwe Werken. Vandaar ook aandacht bij de workshop voor wat daar (en in andere gemeenten) speelt. Uiteindelijk heeft door tijdgebrek de nadruk gelegen op het deel voor de workshop, wat wel ook interessante interactie opleverde.
2. Eigen achtergrond Voor een indruk van mijn achtergrond en dienstverlening verwijs ik graag naar mijn LinkedIn profiel – bij deze ook een uitnodiging om contact te houden via LinkedIn - en mijn website. De laatste is overigens nog in ontwikkeling is en zal binnen enkele maanden een grondige revisie ondergaan.
3. Achtergrond van de deelnemers Er was een mooie mix qua achtergrond van deelnemers. Veelal uit overheidsorganisaties, zowel gemeentes als enkele departementen en ook bijvoorbeeld een scholengroep. Daarnaast enkele deelnemers afkomstig uit de zakelijke dienstverlening. De betrokkenheid bij Het Nieuwe Werken in de eigen organisatie of bij klanten varieerde eveneens. Enkelen hebben zelf al te maken (gehad) met de invoering van HNW of verkeren in een oriënterende fase in de eigen organisatie. Anderen hebben nog niet direct te maken gehad met HNW.
4. Beeld van Het Nieuwe Werken bij de deelnemers Geen van de deelnemers had een uitgesproken helder beeld van HNW (…) en evenmin was er iemand nog helemaal blanco. Een belangrijke opmerking werd geplaatst: “HNW dreigt soms doel te worden in plaats van middel”. Overigens iets waar ik bij de conclusies nog op in zal gaan. Bij de vraag “Wat omvat HNW” herkenden veel deelnemers zich in 1 of meerdere (of zelfs alle) van de verschillende genoemde omschrijvingen: a) Voornamelijk plaats- en tijdonafhankelijk werken in combinatie met andere verantwoordelijkheden en manieren van aansturen b) Met name slimmer werken op allerlei vlakken, zowel plaats & tijd en balans werk-privé, als technologie en handig (samen)werken c) Een hele nieuwe filosofie en cultuur rond werk (als onderdeel van het bredere leven van individuele medewerkers) d) Een duurzame benadering van werk door organisaties, in aansluiting op technologische, sociaal-culturele en maatschappelijke ontwikkelingen
“Wat is de belangrijkste waarde van HNW?!?” maakte een aantal reacties los (zie ook bijgevoegde foto van het flip-over vel): 3 V’s die met elkaar samenhangen, namelijk o Vertrouwen o Vrijheid o Verantwoordelijkheid Empowerment (niet door mijzelf ingebracht…) 3 B’s: Binden & Boeien, Betrokkenheid Horizontaal werkend (wat enige hilariteit teweegbracht) Resultaat
Human Resource Empowerment ©2011
1/6
5. Mijn beeld van Het Nieuwe Werken Ik zie in praktijk vele verschillende benaderingen en invullingen van Het Nieuwe Werken, varierend van een vrij enge benadering rondom thuis- en flexwerken met de daarvoor benodigde faciliteiten en enige aanpssingen in werkstijl/-cultuur daaromheen tot een fundamentele omslag in de cultuur en identiteit van een organisatie, waarbij empowerment c.q. het welzijn van de medewerkers centraal wordt gesteld. Vaak is hierbij ook onduidelijk hoe fenomenen social media, web 2.0, slimmer werken zich precies verhouden tot HNW. Om inzicht te krijgen en te geven in de factoren en aspecten van HNW maak ik concreet onderscheid tussen: A. Soorten veranderingen in de werkomstandigheden van medewerkers - pakkend samengevat met Bricks, Bytes en Behavior - die Het Nieuwe Werken voor hen mogelijk maken. B. Soorten veranderingen in het werk zelf die onderdeel uit (kunnen) maken van Het Nieuwe Werken. Uiteindelijk praat je namelijk bij HNW over werk en bepaalde veranderingen daarin. Een nieuwe kantoorinrichting met flexwerkplekken of allerlei nieuwe ICT tools vormen niet HNW maar zijn faciliterend daarvoor. Het plaats- en tijdonafhankelijk werken c.q. een ander werkpatroon qua tijd en plaats en meer autonomie van een medewerker om te bepalen waar en wanneer deze zijn/haar werk kunnen daarentegen wel onderdeel vormen van HNW.
Geschikte tooling voor kennisdelen en samenwerken
s’ ck ri ‘b
Voorzieningen en ruimte voor plaatsplaatsen tijdonafhankelijk Werken
‘bytes’
Voorzieningen en beleid voor slimmer (net)werken (web 2.0)
‘B
’ or i av h e
‘Het Nieuwe Werken’
Organisatie belang
Andere stijl van Leidinggeven (vertrouwen en ruimte i.p.v. directieve sturing)
Ad A. Model van de soorten veranderingen die als factor de basis vormen voor Het Nieuwe Werken c.q. dit mogelijk maken
BedrijfsBedrijfscultuur Identiteit
‘br ic
Leiderschap
Het Nieuwe Werken
ks’
Thuis- en/of flexwerken
Autonomie, Eigen verantwoordelijkheid
‘bytes’ r’ vio a h ‘Be
Kennis delen & Slim (samen)werken
(ver)binding binnen/ Buiten organisatie
Ad B. Model van de dimensies van inhoudelijke veranderingen c.q. aspecten van HNW. (Note: naar aanleiding van een opmerking tijdens de sessie is een ‘schil’ toegevoegd van de essentiële organisatie context voor HNW)
Human Resource Empowerment ©2011
2/6
6. Een mensgerichte benadering van Het Nieuwe Werken Het Nieuwe Werken gaat over werk. Werk - veelal kenniswerk - dat door mensen gedaan wordt. Als daar iets belangrijks in verandert zoals bij HNW is het belangrijk om je daarbij ook primair op die mensen te richten. Zo krijg je inzicht in de relatie tussen die veranderingen en de (organisatie) doelen die je ermee hoopt te bereiken. Daarnaast krijg je inzicht in wat er nodig is om de verandering tot een succes te maken. Productiviteit Innovativiteit
Effecten HNW op medewerker
Het Nieuwe Werken
Betere afstemming werk (plaats-tijd) priveleven Minder reistijd Meer autonomie Slimmer (samen)werken Breder netwerk
ondersteuning
Vitaliteit Inspiratie Zelfontplooiing Voldoening Groei Verbondenheid
Inspiratie
empowerment Het Nieuwe Werken kan, via allerlei veranderingen in de werkpatronen en -sfeer respectievelijk via het effect dat dat heeft op het brein van de medewerker, leiden tot direct organisatiebelang namelijk een hogere productiviteit en innovativiteit. Indirect kan het het organisatiebelang dienen via de positieve effecten op de medewerker. Een terechte opmerking tijdens de sessie was dat er ook rekening mee moet worden gehouden dat HNW niet persé op iedereen een positieve uitwerking hoeft te hebben. Dit punt komt ook later terug bij de uitdagingen rond HNW (ad 9) en bij de conclusies en aanbevelingen (ad 10).
Social networks
‘prive’ leven
‘werk’
Een belangrijke factor bij de door mij naar voren gebrachte mensgerichte benadering is de behoefte aan zelfontplooiïng/-verwezenlijking en betekenisvol leven. Deze behoefte wordt steeds sterker in de samenleving, bij medewerkers die hun basis behoeften en zekerheden voldoende hebben ingevuld. Het wordt belangrijker ten opzichte van zaken als (nog) meer aanzien, inkomen en/of macht. Dat geldt ook voor de verbinding met anderen, zowel in privésfeer als in zakelijke sfeer. Mede via het plaats- en tijdonafhankelijk werken en social media en de nieuwe (virtuele) netwerken die daarmee ontstaan vloeien die sferen steeds meer in elkaar over. Men spreekt vaak over werk-privé balans, maar misschien kan nog beter worden gesproken over werk-privé verbinding of integratie.
Human Resource Empowerment ©2011
3/6
7. Een duurzame benadering van Het Nieuwe Werken
E Sta xtern keh e old ers
Er wordt veel over maatschappelijk verantwoord ondernemen gesproken en over duurzaamheid. Dat wordt ook vaak gekoppeld aan Het Nieuwe Werken. Maar de exacte relatie daarmee wordt vaak niet duidelijk. In mijn visie is duurzaamheid niet gelijk aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. Het heeft wel een sterke overlap. MVO gaat over een stuk zorg en verantwoordelijkheid voor de samenleving buiten de organisatie, wat zich veelal via een positief imago terugvertaald naar organisatiebelang. Duurzaamheid gaat over toekomstbestendigheid (van de organisatie). Dat betekent dat de organisatie optimaal reageert en anticipeert op de veranderingen die in haar eigen relevante wereld (het eco-systeem van die organisatie) plaatsvinden en/of in de komende jaren kunnen worden verwacht. Met Het Nieuwe Werken kan een organisatie inspelen op de directe behoeften en op kansen voor optimalisatie, die ontstaan door deze veranderingen.
Leef ‘klimaat’ samenleving
‘Organisatie’
Milieu, klimaat, Natuurlijke hulpbronnen
Medewerkers (incl. ZP-ers)
‘Footprint’
Organisatie X
Economisch ‘klimaat’
Leefwereld medewerkers
‘Maatschappij’ als omgeving Het eco-systeem van een organisatie als relevant deel van de samenleving waarin die organisatie opereert
communicatietechnologie internetverbinding
Politieke invloeden
E Sta xtern keh e old ers
Globalisering
‘Organisatie’ Medewerkers (incl. ZP-ers)
social media
‘Footprint’
aandacht voor milieu en MVO
Informatie technologie
Leefwereld medewerkers
crowdsourcing
Arbeidsmarkt Generatie Y Veranderingen die zich (zullen) afspelen in het eco-systeem van de meeste (kennisintensieve) organisaties, die behoeften impliceren in de sfeer van Het Nieuwe Werken
Human Resource Empowerment ©2011
4/6
8. Workshop(resultaten) Het workshopgedeelte werd enthousiast opgepakt in groepjes van 2-4 deelnemers. Helaas was er wat te weinig tijd om rustig de resultaten door te nemen en verder te bespreken. Vandaar dat deze terugkoppeling des te belangrijker is om de resultaten niet verloren te laten gaan. Wat ik aan het eind al opmerkte is, dat er zowel ontwikkelingen in het ‘eco-systeem’ van gemeentes en/of specifiek binnen die van de gemeente Amsterdam werden genoemd, als meer of minder concrete oplossingen in de sfeer van Het Nieuwe Werken/sociale innovatie. Als er meer tijd had geresteerd was het interessant geweest om daar gezamenlijk een schifting in te maken. Nu heb ik zelf geprobeerd dat te doen met de punten die door de groepjes zijn ingebracht.
A. Ontwikkelingen/nieuwe behoeften binnen eco-systeeem van de gemeente (met hier en daar karakter van verandering als oplossing) Medewerkers worden diverser => multicultureel, generatie Y Generatie Y => andere verwachtingen over werk / andere denkkaders Plattere organisatie Uitbesteden werk, meer externe relaties Kosten footprint nemen toe. Gemeente moet die aanpakken. Web 2.0 Opheffen stadsdelen Binden van generatie Y en Einstein Burgerparticipatie mbv bijvoorbeeld social media Ambtenaar wil aandacht Twitteren door burger snel oppakken door ambtenaren B. Oplossingen en/of wat onbestemd (o.a. vraag, combinatie van behoefte & oplossing,..) Centrale (werkende) ICT Regie Gemeente => Waar speeltuin? Kennisniveau burger? Anders communiceren Kennisdelen Biologisch eten kantine Welke aannemers? Participatie in dichtgespijkerd plan nieuwbouwwoning Uiteraard hadden we gezamenlijk tot een veel ruimere lijst met oplossingsrichtingen kunnen komen (die deels onder A ook al zijn genoemd). Verder was het interessant geweest om in te zoomen op de factoren die onder A zijn genoemd en van daaruit te kijken wat de impact is voor de organisatie en om wat voor soort oplossingen dat vraagt. Zo kan een matrix worden gemaakt met ontwikkelingen en nieuwe behoeften binnen het eco-systeem op de ene as en oplossingsrichtingen op de andere as. Vervolgens kan ook weer verder worden ingezoomd op de onderlinge mapping en bekeken waar de belangrijkste relaties liggen.
9. Uitdagingen bij ‘invoering’ van Het Nieuwe Werken (niet behandeld tijdens workshop) Een aantal uitdagingen zijn al tijdens de sessie kort aangestipt. Zelf zie ik de volgende belangrijke issues: Diversiteit onder medewerkers; verschil in aansluiting veranderingen op specifieke behoeften en werkomstandigheden van afzonderlijke medewerkers en leidinggevenden Weerstanden bij medewerkers, leidinggevenden, hoger management c.q. bereiken betrokkenheid, draagvlak en adoptie van veranderingen Cultuurverandering: zowel het bepalen van een wenselijke nieuwe cultuur als het veranderen zelf Omgaan met autonomie van verschillende directies/onderdelen binnen de gemeente
Human Resource Empowerment ©2011
5/6
10. Conclusies en aanbevelingen (niet behandeld tijdens workshop) Een belangrijk conclusie is dat Het Nieuwe Werken in wezen - evenals ‘de Nederlander’ en ‘de medewerker’ of ‘de leidinggevende’ - niet bestaat. De uitleg en invulling die aan HNW in praktijk wordt gegeven, door allerlei spelers (organisaties die het zelf invoeren, adviesbureaus en ZZP-ers op dit gebied, ICT-dienstverleners), loopt dusdanig uiteen dat een eenduidige definitie niet is te geven. Er is dus duidelijk behoefte aan een uniform begrippen- en referentiekader rond HNW, Sociale innovatie, Web 2.0, e.d.. Per organisatie c.q. (business) case is het zaak om te bepalen wat precies de scope en uitleg is die men gezamenlijk zal/wil hanteren rond HNW. Verder is de boodschap die ik graag mee wil geven dat bij het invullen en ontwikkelen van Het Nieuwe Werken de medewerkers - en in het bijzonder de ondersteuning en inspiratie c.q. empowerment van die medewerkers - centraal zouden moeten staan. Daarnaast is het zaak om een beeld te vormen van de toekomst voor het eco-systeem van de eigen organisatie. Van daaruit kun je komen tot duurzame (toekomstbestendige) veranderingen in het ingrijpende reorganisatie traject, waarvan meestal feitelijk sprake is bij de ontwikkeling en ‘invoering’ van HNW.
r’ o i v a ‘beh
cks’ ‘bri
e ‘byt
s’
Om tot duurzame aanpassingen te komen, die ook voldoende aansluiten bij de behoeften die onder medewerkers leven, is het wenselijk om inzicht te krijgen in die behoeften, bijvoorbeeld via factor 4 index. ontwikkeling oplossingsrichtingen (beoogde) Cultuurverandering
betrokkenheid
draagvlak
enthousiasme
gedragsverandering (meest uitdagende complexe stap), in aansluiting op nieuwe cultuur (o.a. normen, waarden, werksfeer, samenwerkprocessen)
adoptie
Verder krijg je te maken met een mentaal en cultuur verandertraject, parallel aan het ontwikkelen en realiseren van meer ‘harde’ oplossingsrichtingen c.q. veranderingen op facilitair, ICT en HR gebied.
Business Business case case
VISIE
e g giie aattee r r t t n --ss ee een i i s s i rvvi deer nnd a a r VVeer
Realisatie Lange termijn
Realisatie Korte termijn
conceptuele fase
Strategische fase
Een gestructureerde aanpak voor de reorganisatie rond HNW vraagt om een - bij voorkeur duurzame en mensgerichte… - visie rond HNW, een bijbehorende business case en een heldere verandervisie en -strategie.
Human Resource Empowerment ©2011
6/6
