Verslag implementatie bezuinigingsmaatregelen JGZ 2014
Inleiding De JGZ GGD Fryslân kreeg in 2010 van het bestuur van de Hulpverleningsdienst Fryslân (thans: Veiligheidsregio Fryslân) de opdracht om in totaal 1,2 miljoen euro te bezuinigen. Deze bezuinigingen hadden onder andere betrekking op de contactmomenten (CM) op het consultatiebureau en werkzaamheden in het Voortgezet Onderwijs. Voor deze bezuinigingen gaf het bestuur een aantal inhoudelijke kaders: • Blijf goede uitvoeringskwaliteit bieden • Uitvoering van het wettelijk minimum • Alle kinderen zien, maar vooral aandacht voor risicogroepen Hieronder worden twee van de bezuinigingstrajecten beschreven: de wijzigingen in de activiteiten in het voortgezet onderwijs en de invoering van flexibele contactmomenten op het consultatiebureau.
Veranderingen op het consultatiebureau: flexibele contactmomenten Wat hebben we gedaan? In 2013 is gestart met een implementatieproject van “Flexibele Contactmomenten 0-4 jaar” jeugdgezondheidszorg waarbij de volgende 3 doelen beoogd werden: 1. het realiseren van een bezuinigingsopdracht à €205.000,2. uitvoering van werkzaamheden waarbij de kwaliteit zoveel mogelijk gewaarborgd wordt 3. meer aansluiten bij behoeften van ouders Bovenstaande heeft geresulteerd in de keuze om de volgende veranderingen door te voeren: wijziging in de discipline die een contactmoment uitvoert (andere verdeling van verpleegkundige- en artsconsulten) de duur van bepaalde contactmomenten te bekorten (vaccinatie en medium contactmomenten van 10 minuten) individuele voorlichting tijdens contactmomenten te vervangen door collectieve voorlichting in groepsbijeenkomsten. Dit betekende een verandering/aanpassing voor de inhoudelijke kant van werk, de competentie en werkhouding van de professionals JGZ, organisatie en planning van werk op locatie, procesbeschrijvingen en de communicatie hierover. Wat is gerealiseerd? De volgende projectactiviteiten zijn gerealiseerd: Er zijn instructie- en scholingsdagen georganiseerd voor alle betrokken artsen verpleegkundigen en assistentes. De verandering in werkwijze, meer vraaggericht en individueel maatwerk, is regelmatig bespreekbaar gemaakt zowel in de hierboven genoemde bijscholingen als in nieuwsbrieven en mails. Ook binnen intervisiegroepen is dit besproken. De planning en organisatie van de diverse consulten en bijeenkomsten zijn besproken, veranderd en verwerkt in planningsschema (sjabloon), in kinddossier (KD+) en/of op de website van de GGD en CJG’s geplaatst. De protocollen, richtlijnen en werkinstructies van alle CM en groepsbijeenkomsten zijn inhoudelijk (opnieuw) bekeken, beschreven en geplaatst op het intraweb (JOOST) voor borging in het kwaliteitssysteem. Alle contactmomenten zijn inhoudelijk opnieuw ingericht in KD+ (digitaal dossier). De consultatiebureau lokaties zijn beoordeeld en, indien mogelijk, aangepast om de verschillende consulten kwalitatief gezien zo goed mogelijk uit te oefenen. Er zijn in de meeste cb lokaties groepsbijeenkomsten georganiseerd waarin ouders in een kleine groep (8 tot 10 mensen) met elkaar zaken rondom groei en (op)voeding kunnen bepraten onder begeleiding van een verpleegkundige die voornamelijk faciliteren en
ondersteunend is. Indien de cb lokaties hiervoor niet geschikt waren, is er in samenwerking met andere CJG partners gezocht naar een andere lokatie. Voor het informeren van alle betrokkenen, zowel in- als extern, is er uitgegaan van een communicatieplan beschreven in het plan van aanpak. Er zijn per doelgroep en activiteit verschillende middelen ingezet. Dit varieerde van mondeling, schriftelijk (brieven, flyers, posters, informatie in lokale media) tot het plaatsen van informatie op de website van de GGD en CJG’s. Wat is nog niet gerealiseerd? Het opstellen van valide inhoudelijke criteria voor de risicosignalering en taxatie per contactmoment is nog niet gerealiseerd. Er is gezocht naar een landelijke gevalideerde methode maar deze is echter nog volop in ontwikkeling. Deze methode (GIZ) ligt op dit moment bij Nederlands Centrum Jeugdgezondheidszorg en het Nederlands Jeugdinstituut ter beoordeling. Wat heeft het opgeleverd/welke effecten zijn er? Er is juni 2014 intern geëvalueerd en op basis daarvan zijn de volgende effecten te bemerken. Aangezien er pas in januari 2014 gestart is met de klanttevredenheidsonderzoeken, was het nog te vroeg om hieruit voldoende gegevens te genereren. Positief: De financiële taakstelling is bereikt doordat er minder individuele consulttijd en formatie ingepland wordt. Hierbij moet vermeld worden dat het niet mogelijk is om exact te berekenen of de besparing conform verwachte planning en berekening is behaald. Dit wordt veroorzaakt door het feit dat er meerdere ontwikkelingen gedurende het project hebben plaatsgevonden (meer wijk/gebiedgericht werken en een gewijzigde leeftijdsindeling van 0-4 naar 0-12 jaar). Er is niet voor gekozen om de medewerkers de benodigde tijd voor elk onderdeel specifiek te laten registreren; dit zou extra registratiedruk betekenen. Er is een andere bewustwording in gang gezet bij de medewerkers: van landelijk vastgestelde contactmomenten naar het leveren van maatwerk; meer aansluiten bij de behoefte van ouders en meer op basis van eigen professionele inschatting. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de mogelijkheid om een langere consultduur in te plannen voor ‘risicokinderen’ of gezinnen. Dit is een cultuurverandering die nog meer tijd nodig heeft. Een goede begeleiding en borging van deze manier van werken (maatwerk, meer vraaggericht werken) blijft aandacht vragen.
Negatief: Het hanteren van korte consulten van 10 minuten blijkt nog moeilijk. Naast het op een juiste manier plannen gaat het ook om de veelheid van taken die gedaan moeten worden vanuit landelijke kwalitatieve richtlijnen (zoals ontwikkelingsschema en vaccinaties) en de monitoring. Het is niet goed mogelijk om daarnaast ook een goede inschatting van de zorgbehoefte (risico inventarisatie) te maken en/of om preventief zaken te bespreken. De professionele medewerker voelt het als kwaliteitsverlies en vinden de nieuwe werkwijze zwaarder. Ook ouders moeten nog wennen aan de nieuwe verdeling, het feit dat er meer vraaggericht gewerkt wordt, dat er soms minder tijd beschikbaar is en niet altijd ter plekke alle antwoorden gegeven kunnen worden. Deels wordt er meer gebruik gemaakt van andere mogelijkheden om informatie te zoeken en/of vragen te stellen (telefonisch, mail, internet, inloopspreekuur) maar ouders gaan zelf ook meer uitproberen. Dit geldt met name voor de voedingsvragen op jonge leeftijd (rond 4 mnd). Hierdoor is soms achteraf extra hulp en ondersteuning nodig. Het (meer) contact maken en/of aanbieden van informatie via social media is een activiteit dat nog verder ontwikkeld moet worden maar zowel door medewerkers als door ouders gemist wordt. Het collectief en vraaggericht preventief werken in de huidige vorm van groepsbijeenkomsten, is mede op verzoek van de beleidsambtenaren georganiseerd, maar voldoet helaas niet. Dit geldt niet alleen voor Friesland maar ook elders in het land waar groepsgewijze bijeenkomsten georganiseerd worden. Ouders geven aan op het cb dat het een leuk aanbod is, maar maken er geen gebruik van. Het merendeel van de ouders geeft aan geen behoefte te hebben. De redenen zijn divers: gewoon geen behoefte, zoekt informatie op een andere manier (bij familie, vrienden of internet), geen behoefte om samen met andere ouders individuele vragen te bespreken, niet weer apart vrij willen of kunnen nemen voor iets dat niet
urgent is, er is al een ander aanbod voor grotere doelgroep, verkeerde tijdstip, etc. Het voorziet alleen in een behoefte bij de ouder die geen of een klein sociaal netwerk heeft en onzeker is. Algemeen De vraag die tijdens dit proces ‘naar boven kwam’ is of er voldoende uitvoering aan de preventieve taak gegeven kan worden als er met name vraaggericht gewerkt wordt. (Ouders hebben niet altijd zicht op dingen die nog gaan komen en zullen daar dan ook geen vragen over stellen). Deze vraag zal nader onderzocht moeten worden.
Wat hebben we geleerd en hoe nu verder? De huidige manier van werken heeft meer tijd nodig om goed geïmplementeerd te worden en voldoet niet op alle fronten; dit geldt met name voor het 10 minuten consult en de collectieve voorlichting. Hieronder staan de voorgenomen activiteiten: Er zal door een kleine groep met uitvoerende medewerkers nogmaals gekeken worden naar het gebruik en de uitvoering van het 10 minuten consult. Om te bespreken of er verdere aanpassing nodig is van het planningssysteem. Er zal regionaal, samen met de verpleegkundigen, besproken worden hoe er nadere invulling gegeven kan worden aan collectieve voorlichting als vervanging van groepscb’s. Hierbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van aansluiting bij andere lokale initiatieven die er al zijn of opgestart en het gebruik van social media. In het komende jaar wordt in het scholingsaanbod ruimte vrijgemaakt worden voor onderwerpen als ‘goed inschatten van de zorgbehoefte’, ‘vraaggericht of oplossingsgericht werken’, ‘kinderen en ouders als gesprekspartner’, motiverende gesprekstechnieken. Landelijke (gevalideerde) methoden, die een goede risicotaxatie mogelijk maakt, zullen gevolgd worden. En indien geschikt zal er een voorstel voor implementatie gemaakt worden. In april 2015 zal er wederom een evaluatie plaatsvinden om dit veranderingstraject te blijven monitoren. Hierbij zal ook het klantperspectief meegenomen worden.
Veranderingen op het voortgezet onderwijs. Wat hebben we gedaan? In 2012 is reeds gestart met het implementatietraject van de werkgroep JGZ en onderwijs, waarbij de volgende doelen werden beoogd 1. het realiseren van de bezuinigingsopdracht à €94.000,2. uitvoering van werkzaamheden waarbij de kwaliteit zoveel mogelijk gewaarborgd wordt. 3. rekening houden met ontwikkelingen rondom passend onderwijs en nieuwe basistakenpakket. Dit heeft geresulteerd in de keuze om de volgende veranderingen door te voeren: Verpleegkundige voert alle vaste contactmomenten uit bij alle leerlingen in klas 1 VMBO. Voorheen werd dit contactmoment uitgevoerd door de jeugdarts. Uitvoering contactmoment klas 2 Havo/Vwo door middel van triage met vragenlijst door verpleegkundige. De leerlingen vullen door middel van zelfrapportage een vragenlijst in. Mentorgesprek bij de mentoren van klas 2 Havo/Vwo door de verpleegkundige. Om de triage te ondersteunen is gekozen voor een mentorgesprek. De school is de vindplaats voor de jeugdgezondheidszorg en de mentor een belangrijke intermediair voor het signaleren van problemen. Het voorgesprek met de mentor ondersteunt de zelfsignalering van de jongere, zodat het risico van onderrapportering wordt ondervangen. Uitvoering klas 3 vmbo KIVPA door verpleegkundige, met verhoging van het afkappunt van 7 naar 8. Deelname arts aan het Zorg Advies Team (ZAT). De arts en de verpleegkundige zullen om en om de ZAT’s bezoeken. De specifieke sociaal geneeskundige kennis van de jeugdarts is een belangrijke aanvulling bij de jongerenbesprekingen in een ZAT. Maandelijks consultatie- en adviesgesprek van Jeugdarts met LWOO - coördinator. (LWOO = leerwegondersteunend onderwijs) Binnen het VMBO zijn de LWOO- leerlingen een speciale doelgroep waar de specifieke deskundigheid van de jeugdarts ook in het kader van passend onderwijs ingezet kan worden door middel van dit consultatiegesprek.
Wat is gerealiseerd? Er zijn instructie- en scholingsdagen georganiseerd voor alle betrokken medewerkers Herinrichting van de contactmomenten o Alle contactmomenten zijn (inhoudelijk) heringericht in KD+ (digitaal dossier). o De protocollen, richtlijnen en werkinstructies van alle contactmomenten, mentorgesprek en LWOO gesprek zijn beschreven en geplaatst op het intraweb (JOOST) voor borging in het kwaliteitssysteem Werkwijze voor triage klas 2, inclusief ontwikkeling van een vragenlijst. Communicatieplan o Er zijn per doelgroep en activiteit verschillende middelen ingezet. Dit varieerde van mondeling (persoonlijke gesprekken op de school, schriftelijk (brieven, flyers) tot het plaatsen van informatie op de website van de GGD. o De verandering in werkwijze is regelmatig bespreekbaar gemaakt zowel in de hierboven genoemde bijscholingen (mondeling) als in nieuwsbrieven en mails (schriftelijk). Wat is er nog niet gerealiseerd? De jeugdarts voert geen periodieke gezondheidsonderzoeken meer uit op het voortgezet onderwijs. Door inzet van de jeugdarts in de ZAT”S en bij de LWOO gesprekken is er een begin gemaakt met een andere inzet van de jeugdarts op het voortgezet onderwijs. Ontwikkelingen als bijvoorbeeld passend onderwijs vragen verdere uitwerking van de rol van de jeugdarts om bij de verschillende ontwikkelingen aan te kunnen sluiten. Wat heeft het opgeleverd/welke effecten zijn er? In juni zijn de vernieuwde werkwijzen geëvalueerd onder onderwijs en Jeugdgezondheidszorg (artsen, verpleegkundigen en doktersassistentes). In oktober 2014 is gestart met de klanttevredenheid onderzoeken op het voortgezet onderwijs. Positief: Door de ingezette wijzingen in de werkwijze van de jeugdgezondheidszorg op het voortgezet onderwijs is de bezuinigingsopdracht gehaald. De inzet van de vernieuwde werkwijzen van het mentorgesprek en het gesprek met de LWOO – coördinator: zowel onderwijs als jeugdgezondheidszorg geeft aan dat deze werkwijzen een bijdrage leveren aan de individuele zorg voor leerlingen en dat de samenwerking tussen onderwijs en jeugdgezondheidszorg wordt versterkt. De jeugdgezondheidszorg behoudt, ondanks de bezuinigingen extra aandacht voor de risicogroep binnen het VMBO. Negatief: de implementatie van de vernieuwde werkwijze heeft, om de bezuiniging te kunnen halen, onder grote tijdsdruk plaatsgevonden. Dit heeft van zowel onderwijs als jeugdgezondheidszorg veel gevraagd. Door de vernieuwde werkwijze in klas 2 havo/vwo worden niet meer alle kinderen in klas havo/vwo gezien door de verpleegkundige. Dit onderzoek is omgezet naar een vragenlijst met triage. De keuze om de arts en de verpleegkundige om en om naar de zorg adviesteams te laten gaan is door het onderwijs niet positief geëvalueerd. De vele wisselingen zorgden voor een vermindering van de continuïteit.
Wat hebben we geleerd en hoe nu verder? De vernieuwde werkwijze vraagt tijd om goed geïmplementeerd te worden. De evaluatie heeft ervoor gezorgd dat er op een aantal punten aanpassingen worden aangebracht: Een groep jeugdartsen zal samen met onderwijs de rol van de jeugdarts op het voortgezet onderwijs verder uitwerken. De werkwijze met een wisseling van arts en verpleegkundige in het ZAT wordt losgelaten. Slechts een discipline wordt afgevaardigd. In juni 2015 zal er opnieuw geëvalueerd worden. De evaluatie zal worden gehouden onder onderwijs en de jeugdgezondheidszorg. Het klanttevredenheid onderzoek onder jongeren zal hier ook in meegenomen worden.
