Verslag fysieke Overlegtafel Extramurale Wmo Inkoop Nieuwe Wmo 2016 Gemeente Ede d.d. 1 september 2015 Aanwezig: Namens de gemeente Ede: Saskia Visser
Voorzitter
Saskia van Aggelen
Secretaris
Mertha Guldemond
Notulist
Bram Koppenaal
Accounthouder Wmo
Ted Benschop
Voorzitter fysieke Overlegtafel Beschermd Wonen
Jeanet Bouw
Secretaris werkgroep extramurale Wmo
Namens de aanbieders: Paul Roeland
RIBW Arnhem Veluwe Vallei
Aline Poolen
Bethanië
Anita de Vries
Coöperatie Boer & Zorg
Marc de Vries
Stichting Icare
Anke Visserman
’s Heeren Loo
Peter Bosselaar
Opella
Jaap Hagedoorn
Stichting Philadelphia
Philip Backx
Siza
Jolien Kolman
Kernpartner Nuldelijn
1. Opening De voorzitter heet iedereen welkom en opent de vergadering. De afgevaardigden van Stichting Vérian en Zorgboerderij De Hooilanden zijn niet aanwezig. 2. Voorstelronde, verwachtingen omtrent het inkoopproces. De leden van de fysieke overlegtafel stellen zich voor en geven aan wat hun verwachtingen over het inkoopproces zijn. De leden zijn positief over de keuze voor bestuurlijk aanbesteden en over de wijze waarop de gemeente het inkoopproces vormgeeft. Het in co-creatie werken aan de transformatieopgave vinden de aanwezigen een prettige aanpak en goede basis voor een verdere samenwerking. 3. Vaststellen agenda De agenda wordt vastgesteld. 4. Opdracht fysieke Overlegtafel Extramurale Wmo De opdracht van de fysieke Overlegtafel is het komen tot concept deelovereenkomsten die in de vorm van een advies worden aangeboden aan het college van B&W. Er zijn drie bijeenkomsten gepland waarin toegewerkt wordt naar een goede basis voor de contracten. De input voor de concept deelovereenkomsten komt uit de werkgroepen. We kijken in deze eerste bijeenkomst of de ingrediënten zoals verwoord in de startnotities ertoe bijdragen dat er in de werkgroepen een goed proces wordt doorlopen dat leidt tot een concreet resultaat. Verslag fysieke Overlegtafel Extramurale Wmo d.d. 1 september 2015
Pag. 1
Vanwege het korte tijdspad om te komen tot nieuwe contracten die gelden vanaf 1 januari 2016 en de transformatieopgave heeft de gemeente al een voorzet gedaan om de opdrachten voor de werkgroepen op papier te zetten. Ook het financieel kader is in de startnotitie opgenomen. Het financieel kader ligt vandaag ter besluitvorming in het college van B&W daarom staan de cijfers nog onder embargo. Het College is gevraagd om het kader op macroniveau vast te stellen zodat we binnen het bestuurlijk aanbesteden de ruimte hebben om met innovatieve ideeën komen die van invloed kunnen zijn op de uiteindelijke verdeling van de budgetten. In de meicirculaire 2015 werd het effect van het verdeelmodel zichtbaar, naast een geringe verschuiving naar de Wet Langdurige Zorg en een kleine prijscorrectie. Concreet betekent dit voor 2016 een korting van 8%. Samen met de resterende taakstelling door het gebruik van incidentele middelen, bedraagt de totale taakstelling tot 2020 ca. 19%. In de startnotitie is een voorstel voor de invulling van de financiële middelen opgenomen. Dit is een ambtelijk voorstel, de fysieke overlegtafels hebben de komende periode de ruimte om op basis van andere inzichten tot een nieuwe verdeling van de middelen te komen. De gemeente geeft aan te verwachten dat er weinig effect te behalen is met een verdere korting op de tarieven. De tarieven voor 2015 zijn al verlaagd tot ca. 85% van de NZA-max tarieven. Dat betekent dat de te realiseren korting op de inkoop Wmo 2016 vooral vanuit de ‘transformatie’ gerealiseerd moet worden. Waarbij het doel is een verschuiving van intensieve naar minder intensieve professionele ondersteuning is. Meer van individueel naar groep en meer inzet van algemene voorzieningen zoals de huiskamers. In het financieel kader is ook de financiering van de PGB’s opgenomen. De gemeente gaat er op basis van de huidige cijfers vanuit dat er minder geld omgaat in de PGB’s dan oorspronkelijk begroot. Er is dus geen sprake van een korting op de PGB’s maar een minder grote afname dan verwacht. Vragen n.a.v. financieel kader:
Antwoorden:
Hoe verhoudt de taakstelling zich tot de uitputting van het budget 2015?
Op dit moment vinden de Q2 gesprekken plaats waardoor we meer inzicht krijgen in de uitnutting van het budget. Gemiddeld komen we uit op een uitnutting van 90-95%. Er is verschil tussen aanbieders. Er wordt rekening gehouden met een extra overheveling van budget naar de WLZ. Afgesproken wordt dat daar waar onderweg geconstateerd wordt dat de financiële druk minder is dan begroot, de gemeente daar expliciet en transparant over is. De fysieke Overlegtafel besluit om de taakstelling zoals beschreven in de startnotitie aan te houden.
Hoe wordt de taakstelling in 2016 verdeeld over de aanbieders?
In de overlegtafel bespreken we de algemene eisen en specificaties t.a.v. de producten en de ondersteuning. Transformatie maakt vanaf 2016 onderdeel uit van de reguliere werkwijze. Dat betekent dat op basis van de uitkomsten van dit inkoopproces per aanbieder specifieke afspraken gemaakt worden over de eisen die gesteld worden aan de dienstverlening op het gebied van begeleiding- en ondersteuning voor de Edese cliënten.
Kunnen we het budget voor Hulp bij het Huishouden in de inkoop van de Wmo meenemen? Bijvoorbeeld de HHT. Dit geldt ook voor subsidietrajecten.
Er zijn t.a.v. HH contracten gesloten tot 2017. In deze opzet van bestuurlijk aanbesteden zijn de aanbieders voor HH niet meegenomen. Volgend jaar kijken we wat de beleidslijn voor HH zal worden. Dan zal bekeken worden of deze contractpartijen ook kunnen aanhaken. Wel wordt in dit inkoopproces in twee werkgroepen de relatie met HH gelegd: de werkgroep Extramurale Wmo en werkgroep Ondersteuningsarrangementen en partnerschap. De resultaten vanuit de werkgroepen op het gebied van HH worden half november met de aanbieders van HH besproken. De gemeente is zich ervan bewust dat transformatie zich ook kan voordoen op het snijvlak van de andere decentralisaties of op het snijvlak van de Nuldelijn.
Verslag fysieke Overlegtafel Extramurale Wmo d.d. 1 september 2015
Pag. 2
Is er nog een transformatiebeweging te maken in de individuele begeleiding?
De ene werkgroep levert op de korte termijn meer op voor de financiële opgave dan de andere. Voor deze fysieke overlegtafel is de werkgroep Extramurale Wmo essentieel. De gemeente heeft op dit moment veel burgers die een bestaande indicatie hebben en toegroeien naar een bestaande aangepaste indicatie. Dit betekent dat het proces van transformeren een stapvoor-stap proces is. De gewenste transformatiebeweging is financieel vertaald. In de fysieke overlegtafels en werkgroepen kijken we hoe de middelen voor 2016 verdeeld kunnen worden.
Welk deel roomt de gemeente af voor uitvoeringskosten?
Bij de inkoop 2015 zijn er keuzes gemaakt t.a.v. de middelen die de gemeente apart zet voor uitvoeringskosten. Er is toen gerekend met een percentage van 4%. De gemeente heeft afgesproken dat zij dit percentage voor de inkoop 2016 aanhoudt en dat in 2016 opnieuw gekeken wordt of daarin aanpassing nodig is. Dan kijken we ook naar mogelijkheden op het gebied van procesoptimalisatie en ICT. Afgesproken wordt dat de gemeente de keuzes en onderbouwing deelt met de zorgaanbieders.
Kunnen we inzicht krijgen in de cijfers?
Gezamenlijk inzicht creëren is wenselijk. We spreken af dat wat er aan informatie beschikbaar is met elkaar wordt gedeeld. Dat geldt voor zowel de fysieke Overlegtafels alsook voor de werkgroepen.
5. Startnotities werkgroepen De opdrachten van de werkgroepen worden besproken. Per werkgroep wordt de vraag gesteld ‘Wat is het doel van de werkgroep en geeft de startnotitie voldoende vertrouwen dat de werkwijze leidt tot een goed proces en resultaat? Werkgroep Individueel en groep/ Extramurale Wmo - De leden van de fysieke tafel merken op dat voor het behalen van innovatieve ideeën er een creatief proces in gang moet worden gezet waarin de werkgroepleden gestimuleerd moeten worden om los te komen van hun reguliere manier van denken en organiseren. Er is behoefte aan een andere vernieuwende aanpak waarin de werkgroep blanco met denken begint. - De werkgroep moet loskomen van de huidige terminologie en het bestaande productdenken. Afgesproken wordt dat de naam van de werkgroep wordt veranderd in de werkgroep ‘Extramurale Wmo’. - Deze werkwijze vraagt om een goede procesbegeleider die de werkgroepleden stimuleert tot lef en creativiteit. De gemeente heeft een interne procesbegeleider aangetrokken die veel in huis heeft en goed is in dergelijke processen, zij heeft ook affiniteit met het sociaal domein. - Afgesproken wordt dat de werkgroep twee sessies kan besteden aan het creatieve proces. De resultaten worden teruggebracht in de fysieke Overlegtafel. Mochten de eerste twee sessies niet het gewenste resultaat opleveren dan zijn er nog twee sessies over waarin een andere aanpak kan worden gekozen (terugvaloptie). - De fysieke Overlegtafel geeft aan dat de Nuldelijn in deze werkgroep ontbreekt terwijl deze juist van essentieel belang is gezien de relatie met het voorveld. Afgesproken wordt om de Nuldelijn aan deze werkgroep toe te voegen. - Er is een relatie met de werkgroep Ondersteuningsarrangementen en Partnerschap. Het kan zijn dat de sleutel tot succes zit verankerd in de werkgroep Ondersteuningsarrangementen en Partnerschap. Werkgroep Beschermd wonen - Morgen komt de fysieke Overlegtafel Beschermd Wonen bijeen, daar wordt nadrukkelijk bij de opdracht van deze werkgroep stilgestaan. Er zijn vanuit de Overlegtafel Extramurale Wmo geen opmerkingen op deze startnotitie. Werkgroep Ondersteuningsarrangementen en Partnerschap - Deze werkgroep gaat aan de slag met een lastig thema. Voordat de werkgroep van start kan, wordt in de eerste sessie toegewerkt naar een gezamenlijk definitiekader. - In de opdracht van de werkgroep zijn twee thema’s beschreven. Het ene gaat over het toewerken naar integrale arrangementen en het andere gaat over optimalisatie van de ketensamenwerking. Dat zijn twee verschillende opdrachten. In de eerste sessie is hier aandacht voor. - De fysieke Overlegtafel geeft aan dat er een bestuurlijke component in de opdracht van de werkgroep zit. Zij stellen voor om een knip te maken tussen de inhoud (wat) en de uitwerking (hoe). Verslag fysieke Overlegtafel Extramurale Wmo d.d. 1 september 2015
Pag. 3
Afgesproken wordt dat de manier van contracteren een bestuurlijk thema is dat niet in de werkgroepen maar aan de fysieke Overlegtafel zal worden besproken. Dat betekent dat een deel van de werkgroepvragen worden overgeheveld naar de fysieke Overlegtafel. - De projectgroep Ketenzorg Dementie heeft deze week een plan van aanpak afgerond waarin de ideeën ook gekoppeld zijn aan het benodigde budget. Afgesproken wordt om dit plan te bespreken in de werkgroep Ondersteuningsarrangementen en Partnerschap. - De werkgroep zal bekijken welke arrangementen er rondom een doelgroep kan worden opgebouwd. - Ook wordt bij het bouwen van de arrangementen hoe de Zorgverzekeringswet preventief kan worden ingezet. Werkgroep Toegang en Sociaal Teams - De opdracht van deze werkgroep behelst vier zaken, te weten: afspraken maken over de inzet van aanbieders in de sociaal teams, de rol van aanbieders in de toegang, procesoptimalisatie en de borging van regie en financiële beheersing in de sociaal teams. - In de startnotitie staan ook opgaven m.b.t. de sociale infrastructuur beschreven. De gemeente Ede heeft haar toegang 3D breed opgezet. Om die reden wordt afgesproken dat de vraagstukken over de sociale infrastructuur in een andere constellatie en samen met de aanbieders van de andere decentralisaties zal worden opgepakt. De opdracht van de werkgroep wordt hierop aangepast. - Aandachtspunt voor de werkgroep is de kwetsbare burger en hoe je deze burgers bereikt. Werkgroep Technologische Vernieuwing - Deze werkgroep richt zich op de inzet van technologie. De werkgroep wordt ondersteund door de Fresh Idea Factory. - De relatie met de werkgroep Extramurale Wmo zal expliciet in de startnotitie worden opgenomen. - De leden van de fysieke Overlegtafel geven aan dat door gebruik van ICT de kwaliteit van zorg ook verbetert kan worden, dit wordt in de startnotitie opgenomen. Ook kan technologie preventief worden ingezet zodat mensen langer thuis kunnen blijven wonen. - De doelgroepen waarop technologische vernieuwing toepasbaar is zijn breder dan alleen de Wmo. - De fysieke Overlegtafel geeft aan te verwachten dat deze werkgroep een langere doorlooptijd zal hebben en zal gaan werken als een open source kennisplatform. Werkgroep Bedrijfsvoering - De opdracht van deze werkgroep is goed en helder geformuleerd. - Deze werkgroep heeft een relatie met de werkgroep Ondersteuningsarrangementen en Partnerschap. De besproken wijzigingen zullen in de startnotities worden doorgevoerd. Geconcludeerd wordt dat de werkgroep Extramurale Wmo een behoorlijke zware opdracht heeft. Verwacht wordt dat een belangrijke sleutel voor innovatie ligt bij de werkgroep Ondersteuningsarrangementen en Partnerschap. De fysieke Overlegtafel heeft de verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat de werkgroepleden zich op de inhoud kunnen richten. De fysieke Overlegtafel spreekt af dat zij ervoor zorgen dat er op 1 januari een goede basis ligt waarmee contractueel zekerheid kan worden gegeven. In de aanloop daarnaar toe worden de opbrengsten van de werkgroepen vertaald in concept teksten. Er wordt binnen de fysieke Overlegtafel gestreefd naar unanieme oordeelsvorming. De fysieke Overlegtafel bewaakt de samenhang tussen de werkgroepen. Als dat gewenst is, kunnen de twee Overlegtafels gezamenlijk overleggen over de uitkomsten van de werkgroepen die integraal van aard zijn. 6. Tijdpad - Het verslag van dit overleg en de aangepaste startnotities staan eind week 36 op de Inkoopwebsite en worden gemaild aan de leden van de fysieke Overlegtafel - De digitale Overlegtafel heeft tot 18 september de tijd om op het verslag te reageren. - De tweede fysieke Overlegtafel is op 29 september. Dan moet er een presentabel tussenresultaat uit de werkgroepen liggen. Bekeken wordt welke zaken langer kunnen doorlopen en welke kwesties moeten worden opgelost om te zorgen dat er vanaf 1 januari contracten liggen. Wel moeten de werkgroepen de ruimte krijgen om op inhoud aan de slag te gaan. - De fysieke Overlegtafel neemt de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat er in ieder geval op 1 januari 2016 een basiscontract ligt. Deze terugvaloptie wordt geagendeerd voor de volgende Overlegtafel. - De planning wordt deze week nogmaals bekeken en wellicht worden aangepast omdat een aantal werkgroepoverleggen dicht op de fysieke Overlegtafel is gepland. De fysieke Overlegtafel houdt telkens 2 ½ uur aan voor haar overleggen. Verslag fysieke Overlegtafel Extramurale Wmo d.d. 1 september 2015
Pag. 4
- De vierde werkgroepoverleggen zijn optioneel ingepland. De trekkers van de werkgroepen krijgen de vrijheid om te bekijken of er een vierde overleg nodig is. 7. Vervolgafspraken Afgesproken wordt dat twee weken voor het volgende overleg een conceptagenda aan de leden van de fysieke Overlegtafel wordt toegezonden. De leden krijgen de mogelijkheid om agendapuntpunten toe te voegen voor het volgende overleg. 8. Rondvraag en sluiting Er is veel waardering van alle aanwezigen voor de startnotities en ook veel vertrouwen in het inkoopproces en om de inhoud gezamenlijk vorm te geven. De voorzitter bedankt iedereen hartelijk voor de geleverde bijdragen en sluit de vergadering.
Verslag fysieke Overlegtafel Extramurale Wmo d.d. 1 september 2015
Pag. 5
