Verslag bezoek Sengerema 25 november tot en met 30 november 2012 Zondag 25 november 2012 Aankomst in Sengerema, kennismaking met Mr Sokoine Kudely, diner met het management van de Community Based Organisation Sengerema Young Entrepreneurs (CBO SYE) en de leden van het Loan Approval Committee (LAC). Mr Sokoine is een van de medewerkers van ICS Africa en is de toekomstige program manager voor het gelijksoortig door Stichting Sengerema binnenkort op te starten programma in Meatu. Hij loopt ter lering de hele week mee in Sengerema en neemt deel aan alle workshops en winkelbezoeken. Mr Sokoine stelt zich bijzonder actief en belangstellend op. Het bestuur van de CBO SYE bestaat uit Peter Laurian (voorzitter), George Tumbo (“treasurer”), Suzan Biseko (secretaris), David Zabron (voorzitter “education committee”), Kulwa Maico (voorzitter “asset management committee”) en Mwarabu Kiyuga (voorzitter “services committee”). De leden van het LAC zijn Suzan Biseko, Angelina Simon, Marco Daudi, David Zabron, Mwarabu Kiyuga en Enos Kuzenza, versterkt door Peter Laurian en George Tumbo. De doelstellingen van dit werkbezoek zijn de volgende: Business Plans •
Train the Loan Approval Committee (LAC)
•
Business plan evaluation
CBO SYE Planning and reporting •
Discuss and define program next year
•
Bookkeeping CBO SYE, report year 2012 ( first 10 month)
Rice plot •
Evaluation existing “business” rice plot.
•
Define next steps for development / infrastructure
Committees: Evaluation, define if and how to proceed and Action Plans •
Coaching, who, how and skills needed. File for each entrepreneur.
•
Education Committee , evaluation last half year and plan training program Group 2013
•
Services Committee , evaluation last half year and action plan
•
Asset Management Committee , evaluation last half year and action plan
1
PR and publicity •
Create status update and make report for donors; visiting 6-‐10 selected shops
Maandag 26 november 2012 Ochtend 2 interactieve workshops achter elkaar aan het LAC gegeven door respectievelijk Henk Timmer en Frans Wittermans. Frans Wittermans zet de beginselen van goed ondernemerschap uiteen en het belang daarvan voor de CBO SYE en de aan haar gerelateerde business units en doelstellingen. Het onderwerp van de workshops is een training voor het beoordelen van business plannen. Drie business cases worden gezamenlijk door het LAC in groepjes voor de oefening beoordeeld en later door de trainers besproken. In grote lijnen: (1) zijn alle berekeningen correct? (2) zijn de aannames voor verkoop, inkoop, huur bedrijfsruimte etc. realistisch? en (3) is de kandidaat een goede entrepreneur, die ook in staat is een constructieve bijdrage te leveren aan de CBO SYE?
2
Middag 16 business plannen (3 zijn er niet ingeleverd) van de kandidaten worden in twee groepjes door het LAC beoordeeld.
Aan het einde van de middag volgt er een presentatie door 16 kandidaten van hun business plan, de “elevator pitches”. Dit geeft de mogelijkheid om elke kandidaat nogmaals ook te beoordelen op zijn persoonlijkheid en entrepreneurstalenten. Na elke presentatie volgt er een vragenronde van de LAC-‐leden aan de kandidaten. De LAC-‐leden moeten aan elke kandidaat de kwalificatie “strong”, “medium” of “weak” toekennen. Het LAC moet uiteindelijk de kandidaten in groepjes verdelen met : “go”, “no go” of “go only if”. Een deel van Stichting Sengerema splitst zich af om winkeltjes van de bestaande ondernemers te bezoeken en inzage in hun boekhouding te vragen. Er worden 5 ondernemers bezocht: Veronica Buziba, stationary, Andrew Davis, cloths shop, Judith Lugega and Asteria Joseph, tailoring cloths and materials and Jema Isack Agricultural products. Allen zijn trots om hun zaak en boekhouding te laten zien. 3
Dinsdag 27 november 2012 Ochtend Bezoek aan het bestuur van het Sengerema district in aanwezigheid van het CBO SYE bestuur. Helaas was de nieuwe “district commissioner”, mevrouw Karen Yunis, verhinderd. Wel hebben we kennisgemaakt met de nieuwe “district executive secretary”, Mr. Buragwa, en met Mr. Vincent Bushaija, een nieuwe “community development officer”. Er wordt uitgewisseld wat Stichting Sengerema en haar lokale partner de CBO SYE beogen en implementeren. Partijen wisselen voorts uit wat ze van elkaar (mogen) verwachten. Middag en avond Workshop voor de LAC-‐leden, waarin onder procesmatige begeleiding de LAC-‐leden tot een eindbeoordeling van de 16 kandidaten moeten komen en deze moeten presenteren. Er wordt benadrukt dat het LAC volgend jaar volledig zelfstandig de nieuwe kandidaten van dat jaar zal moeten beoordelen. Het systeem van het delen en doorgeven van kennis en ervaring door de bestaande ondernemers aan de nieuwe kandidaten wordt uitdrukkelijk behandeld. Er wordt benadrukt hoe belangrijk het is dat de leningen goed en volgens afspraak worden afbetaald, omdat daarmee het “Revolving Fund” in stand blijft. Het idee dat Stichting Sengerema na volgend jaar ophoudt het “Revolving Fund” op te bouwen, wordt uiteengezet. Het belang van de sociale controle op de terugbetaling van de leningen wordt door de leden van het LAC en het CBO SYE bestuur aangehoord en hen wordt gevraagd om daar een eigen systeem voor te bedenken dat past in hun cultuur. De nieuwe leningsovereenkomst wordt besproken met het bestuur. Deze overeenkomst is aangepast om makkelijker en efficiënter te kunnen optreden wanneer een leningnemer zijn/haar verplichtingen niet nakomt op grond van de leningsovereenkomst. Het bestuur accepteert alle voorwaarden en stelt enkele wijzigingen voor. Presentatie door het LAC van de uitslag van "loan approvals". Om de beurt moeten de leden van de LAC een kandidaat bespreken.
4
Woensdag 28 november 2012 Ochtend Er worden 4 ondernemers bezocht: Suzan Biseko, clothes and materials; Kulwa Maico, music shop; Mwarabu Kiyuga, motorcycle spare parts; Maico Daudi, sofa maker.
Henk Timmer en Jeroen Vegt nemen alle businessplannen nogmaals door op basis van een stress-‐test en komen tot de conclusie dat veel business plannen nog bijstelling behoeven. In een Excel-‐sheet presenteren zij de analyse van alle businessplannen. Middag en Avond Er wordt opnieuw een workshop ingelast om aan de leden van het LAC de aanpassingen uit te leggen. In het algemeen zijn veel plannen te optimistisch over de te verwachten verkoop en is het startkapitaal onnodig hoog. Het LAC wordt verzocht zijn beslissingen te herzien op basis van de nieuwe inzichten en adviezen. Hierop neemt de commissie uitvoerig alle aanvragen en businessplannen van iedere kandidaat opnieuw door, en wordt de nieuwe uitslag gepresenteerd: het LAC herziet zijn beslissingen over elke leningsaanvraag van de kandidaten, met uitzondering van 4 aanvragen. Het bestuur van Stichting Sengerema accepteert de argumenten van het LAC om deze 4 beslissingen te handhaven. Laat op de avond gaat iedereen moe en voldaan uit elkaar. Donderdag 29 november 2012 Ochtend Bezoek door Frans Wittermans en Andra de Knijff aan de "district lawyer" in aanwezigheid van voorzitter Peter Laurian en de "treasurer" George Tumbo, alsmede Mr Byoma, de senior adviseur van de CBO SYE. Wij spreken de assistent van de district lawyer, Mr Michael Ephras. De procedures en vereisten voor het rechtsgeldig sluiten van een in rechte afdwingbare overeenkomst, het verkrijgen van rechtsbevoegdheid van een rechtspersoon (een rechtspersoon is een zelfstandig drager van rechten en plichten, niet zijnde een natuurlijk persoon), het rechtsgeldig overdragen van de titel tot
5
eigendom van grond, alles naar Tanzaniaans recht op lokaal, districts-‐ en nationaal niveau, worden doorgenomen. De voordelen van het veranderen van de CBO in een NGO worden bediscussieerd. De relevante wetsteksten worden in het Engels ter beschikking gesteld. De te nemen maatregelen en vervolgstappen worden met het bestuur van de CBO SYE besproken en afgesproken. Er worden 6 ondernemers bezocht: Cephlen Tobias, restaurant en food kiosk; Peter Laurian, internet café; Pascal Kiloga, serial crops; Annastazia Kanyalezu, chicken farm, Enos Kuzenza, radio wholesaler; Angelina Simon, tailoring clothes and materials.
Middag Bespreking tussen Frans Wittermans en Jeroen Vegt enerzijds en de voorzitter en de “treasurer” van de CBO SYE (Peter Laurian en George Tumbo) anderzijds over de gang van zaken van de CBO SYE en het Revolving Fund gedurende het afgelopen jaar. Afgesproken wordt dat er een financieel jaarverslag 2012 door de CBO SYE zelf zal worden opgesteld. De introductie van de “circle coaches” en het idee voor een “trust” (autoriteit) worden behandeld. De te nemen maatregelen en vervolgstappen ter zake de rechtspersoonlijkheid van de CBO SYE en het eigendom van de grond van het rijstplot worden met het bestuur van de CBO SYE nogmaals doorgenomen en afgesproken. Avond Vrij Vrijdag 30 november 2012 Ochtend Bijeenkomst met het management van de CBO SYE en de leden van het Loan Approval Committee, kortom het voltallige bestuur van het CBO SYE. De toekomst van de CBO SYE wordt besproken, het stoppen in 2014 van de opbouw van het Revolving Fund door Stichting Sengerema, het volledig zelfstandig gaan functioneren van de CBO SYE, het volledig zelfstandig beheren en in stand houden van het lokale Revolving Fund, het belang van het terugbetalen van de leningen door de ondernemers zodat het Revolving Fund in stand wordt gehouden en `revolving` blijft, het aanvullen van de inkomsten van het fonds door middel van de exploitatie van de rijst “plot” om onverhoopte doch onvermijdelijke tekorten in het Revolving Fund te neutraliseren en de `sustainability` er van te verzekeren, 6
het belang van een budget voor volgend jaar voor de CBO SYE alsmede voor respectievelijk het rijstproject en het Revolving Fund om deze drie “business units” goed te kunnen managen. Het bestuur van de CBO SYE wordt uitgenodigd om plannen en budgets voor het komende jaar 2013 voor het CBO SYE te ontwikkelen en ‘s-‐middags en ‘s-‐avonds te presenteren aan de Stichting Sengerema. Ook wordt verteld dat het management van CBO SYE het financiële verslag dit jaar dient op te stellen voor 2012 met betrekking tot het CBO SYE, het fonds (RF) en de rijst “plot”. Het belang van het Revolving Fund als middel voor de entrepreneurs om hun eigen lokale economie te beheren en ontwikkelen komt steeds meer uit de verf. De ingevoerde transparantie en onderlinge controlemechanismen stellen gerust en scheppen vertrouwen. Het bestuur van de CBO SYE wordt gevraagd mee te denken over het verbeteren van de sociale adhesie tussen de entrepreneurs van de CBO SYE, de uitwisseling van kennis en de sociale controle onderling, en hoe de terugbetaling van de leningen nog meer te verbeteren is. Het systeem van de “circle coaches” is voorgesteld door het bestuur van de CBO SYE. Elke meest seniore/succesvolle ondernemer neemt alle ondernemers/CBO-‐leden in zijn/haar wijk onder zijn/haar hoede. De “circle coach” adviseert en volgt de ondernemers en monitort de terugbetaling van de leningen. Men omarmt de introductie van "circle coaches" in wijken met entrepreneurs, waarbij de senior entrepreneur en tevens lid van het bestuur van de CBO SYE als coach wordt benoemd. De wijken en de bijbehorende jonge entrepreneurs worden geïdentificeerd en de coaches worden benoemd. De coaches besluiten in de twee komende maanden “commitment guidelines” op te stellen, die zij aan alle entrepreneurs in hun wijk zullen voorleggen, uitleggen en laten ondertekenen. De "circle coaches" besluiten de verantwoordelijkheid voor het wekelijks incasseren van de terugbetaling van de leningen door de entrepreneurs in hun wijk op zich te nemen. Middag Frans Wittermans houdt een presentatie, waarin hij het belang en de techniek van jaarbudgets en jaarverslagen uiteenzet. Hij geeft nogmaals een toelichting op het invoeren van de nieuwe leningsovereenkomsten met daarin opgenomen de versterkte bevoegdheden en rechten voor het CBO SYE om de nakoming van de verplichtingen door de leningnemers op grond van dat contract af te dwingen, indien en voorzover mogelijk en wenselijk. Er wordt besloten de “commitment guidelines” in het nieuwe model van de leningsovereenkomst op te nemen. Voorts vat hij puntsgewijs samen al hetgeen geleerd en geconcludeerd is tot nu toe gedurende dit werkbezoek, alsmede de actiepunten. De voorbeeld-‐ondernemers Angelina Simon en Maico Daudi worden onderscheiden omdat zij gedurende de laatste twee jaar elke maand het volledige maandbedrag van de lening, vermeerderd met rente, hebben terugbetaald.
7
Avond Samenstelling en presentatie door het bestuur van de CBO SYE van de plannen en het budget van het CBO SYE voor 2013. Een en ander wordt goedgekeurd om nader te worden uitgewerkt in samenspraak met het management van de CBO SYE en Stichting Sengerema.
8
