Verslag Algemene Ledenvergadering NWG op 17 mei 2014 Aanwezig: ongeveer 45 leden, inclusief het landelijk Bestuur 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet een ieder van harte welkom. Het feit dat er een groot aantal leden aanwezig is geeft aan dat men de vereniging een warm hart toedraagt. Mededelingen: * De voorzitter herdenkt met respect NWG-lid Huub Bierlaagh (was lid van Midden Holland en oud secretaris landelijk bestuur) die in juli vorig jaar is overleden. In de vorige ALV had de voorzitter reeds aangeven dat Huub ernstig ziek was. * Met de gezondheid van Flip Ypenburg (Wijnmeester van Gooi en Vechtstreek) gaat het momenteel helaas wat minder. * Het heeft onze koning behaagt om afgelopen april Cees van Es (penningmeester landelijk bestuur) te verblijden met een lintje voor al zijn ( bestuurlijk) vrijwilligerswerk met name in de sfeer van Sport en Kunst. Van harte Cees! * De voorzitter deelt mee dat agendapunt 8: Voorstel wijziging Statuten en Huishoudelijk Reglement wordt verdaagd. Hij licht toe waarom: - Het aanpassen van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement (HHR) raakt het hart van de vereniging en dient weloverwogen en serieus te worden aangepakt. - Hoewel er hard is gewerkt aan de nu voorliggende stukken, is uit reacties vanuit sommige afdelingen gebleken dat het beter kan: de stukken bevatten hier en daar onzorgvuldigheden en fouten, het overhevelen van teksten van Statuten naar HHR, waardoor toekomstige wijzigingsbehoeften geen inschakeling van een notaris meer behoeven, kan vollediger; en er is in de voorstellen te weinig sprake van vernieuwing. Ook is er verzuimd om in het voortraject nogmaals de Raad van Advies te consulteren alsmede het advies van een notaris vooraf te vragen. - De voorzitter kondigt gezien het voorgaande aan dat het traject nog een keer zal worden doorlopen. Een alternatieve handelswijze zou zijn geweest om hedenochtend eerst een extra raad van Advies bijeen te roepen, maar dit zou in de visie van het landelijk bestuur te hectisch in de tijd en te onvoorspelbaar in de afloop zijn. Gezien de advisering van de Raad van Advies van januari 2014, is het aan te raden om ter advisering van dit traject een werkgroep in te stellen die in opdracht van het landelijk bestuur e.e.a. kan voorbereiden. Er melden zich ter vergadering drie vrijwilligers voor deze werkgroep: de heer Schepman (Rijk van Nijmegen), en de dames Nagel (Midden Holland) en Bierlaagh ( Midden Holland). De voorzitter dankt hen voor hun bereidheid om in dit traject te participeren en kondigt aan dat het landelijk bestuur met hen zal spreken over een opdrachtformulering. * Besluitvorming in deze ALV zal gezien het vorige punt, dus dienen te geschieden volgens de regels van de vigerende Statuten. Deze vragen dat de afdelingen ieder 5 leden met stemrecht afvaardigen waarvan er tenminste 50% aanwezig moeten zijn. De voorzitter geeft aan dat 5 van de 9 afdelingen (Brabant, Rijk van Nijmegen; Gooi
en Vechtstreek; Midden Holland en Utrecht) met 5 met naam en toenaam bekende leden aanwezig zijn waardoor aan deze eis van de Statuten is voldaan. Hij verzoekt deze 25 leden om, indien gevraagd, in de stemmingen te participeren, en de overige aanwezige leden dus niet. 2. Verslag vorige ALV 25 mei 2013 Geen aan- en opmerkingen. De notulen worden goedgekeurd. Op pagina 3 stond dat het bestuur een vacature had voor een bestuurslid PR. Na het opstellen van een profielschets achtte het landelijk bestuur het niet verstandig om deze titel aan deze vacature te verlenen. Wil je veel doen op PR gebied dat ontkom je haast niet aan dure adviseurs en daar is nu eenmaal geen geld voor. Bovendien is het de bedoeling dat de nieuwe website een goed communicatiemiddel is tussen de afdelingen en voor de leden. En ook een visitekaartje voor (het werven van) nieuwe leden. Besloten wordt om niet door te gaan op de functie bestuurslid PR. Joop Bremer (landelijk wijnmeester en wijnmeester Gooi en Vechtstreek) treedt terug als landelijk wijnmeester en is nu algemeen bestuurslid. 3. Verslag Raad van Advies van 25 januari 2014 De RvA blijft een belangrijk adviesorgaan. Het was dan ook jammer dat er slechts vijf van de negen afdelingen vertegenwoordigd waren. De voorzitter van Limburg gaf aan dat hij niet op 17 mei kon omdat hij eerst uitging van 24 mei en tevens gaf hij aan dat de afstanden toch steeds een probleem vormen. Limburg wil wel blijven behoren bij het Nederlands Wijngilde. Volgend jaar zal de NWG dag met de ALV in Nijmegen plaatsvinden, een stap meer richting het zuiden dus. We proberen ook elke afdeling zoveel mogelijk bij het NWG te betrekken. De ALV neemt kennis van de advisering door de RvA zoals die uit het verslag naar voren komt. 4. Jaarverslag 2013 Uit de zaal komt een vraag over de genoemde aantallen aanwezige leden. De voorzitter meldt dat op de ALV van de NWG dag op 25 mei 2013 ongeveer 50 leden aanwezig waren die de vergadering hebben bijgewoond. Bij alle activiteiten die op deze dag plaatsvonden waren ongeveer 70 leden aanwezig. Deze dag was een groot succes nog met dank aan Gooi en Vechtstreek die dit georganiseerd heeft. De ALV keurt het Jaarverslag 2013 goed.
5. Financiën 5.1 Resultaat 2013
De penningmeester biedt zijn excuses aan voor het te veel versturen van aangepaste stukken. Deze hadden eerst met de kascommissie besproken moeten worden, dat zou veel papierwerk hebben voorkomen. De penningmeester is halverwege het jaar ingestapt wat achteraf gezien niet verstandig was. Hij moest toen verder werken in een bestaand bestand dat niet formeel was afgesloten. Starten op 1 januari zou een hoop extra werk hebben voorkomen. Het jaar 2013 eindigde met een fors negatief resultaat dat voornamelijk wordt veroorzaakt dor de aanschaf van 50 draaglinten en de bouw van een nieuwe website. Beide posten werden op de ALV van 2012 geaccordeerd om ten laste van 2013 te vallen. De draaglinten zijn nu op de balans geactiveerd. Er wordt gevraagd of er nog financiële ruimte is voor verdere optimalisering van de website of om deze uit te kunnen breiden. Het antwoord is minimaal want in de huidige begroting is slechts 250 euro opgenomen voor lopende kosten. Op dit moment geven wij veel uit aan een aansprakelijkheidsverzekering voor onze bestuurders en een WA verzekering voor de leden. De vraag wordt gesteld is dit nog wel relevant en zo ja voor welk bedrag? 5.2 Verslag Kascommissie Drie leden van de commissie, waarvan 2 aanwezig, hebben de jaarrekening 2013 gecontroleerd en in orde bevonden. De stukken geven een goed en getrouw beeld van de grootte en samenstelling van het vermogen per einde boekjaar en van het resultaat over 2013. 5.3 Dechargering bestuur voor het financieel beleid 2013 In eerste instantie laten de aanwezige leden van de afdeling Rijk van Nijmegen weten dat zij de financiële stukken niet goedkeuren. Zij konden de definitieve cijfers niet terugkoppelen naar de leden. Het was hen ontgaan dat deze reeds geruime tijd op de site stonden. Vanuit de zaal wordt gereageerd dat dan de stukken worden afgekeurd op een verschil tussen de gepresenteerde stukken, dat niet te maken heeft met of de kas wel of niet klopt. Het overgrote deel van de stemgerechtigde leden stemt in met decharge van het bestuur voor het financieel beleid 2013. De stemgerechtigde leden van de afdeling Rijk van Nijmegen onthouden hun stem om procedurele redenen. 5.4. Samenstelling kascommissie 2014 De kascommissie 2014 bestaat uit Angela Nagel (Gooi en Vechtstreek), Ton de Vries (Twente) en John van Dijk (Midden Holland) als reserve. Gerrit Borg verlaat de kascommissie. De voorzitter spreekt zijn dank uit voor de door hem betoonde inzet en betrokkenheid. 5.5 Begroting 2014 en 2015
Heeft het zin om een begroting voor 2 jaren te maken omdat in de praktijk vaak blijkt dat de begroting en de werkelijkheid anders kunnen uitpakken? Gebruikelijk is een begroting voor 1 jaar te maken. Echter, de meerderheid van de stemgerechtigde leden vindt het raadzaam de huidige procedure te handhaven, dus zal de penningmeester dat doen. De begroting 2014 is al goedgekeurd door de ALV van 2012 en is nu op slechts twee punten aangepast n.a.v. het resultaat 2013. De uitgavenpost ALV is verhoogd naar 1500 euro en de batenpost contributie (leden bijdrage) is naar rato van de daling van het aantal leden verlaagd. Voor 2014 wordt een negatief resultaat verwacht van 1300 euro. Zo kan dit niet doorgaan. Aan de balans 2013 is te zien dat wij in Eigen Vermogen hard teruglopen. Enige reserve is essentieel. In eerste instantie geven de stemgerechtigde leden van de afdeling Rijk van Nijmegen geen akkoord met de begroting 2014 i.v.m. de eerder besproken procedure wat betreft de verstrekking ALV stukken, echter de begroting en 2014 en 2015 zijn tussendoor niet gewijzigd. Alle andere stemgerechtigde leden stemmen in met de aangepaste begroting 2014 en met de begroting 2015. 6. Vaststelling afdracht 2015 Afgelopen januari is dit agendapunt ook aan de orde geweest in de RvA om de bijdrage van 5,- euro naar 10,- euro te verhogen. Voor 2014 hebben de afdelingen 5 euro per lid afgedragen. Als we wat meer willen reserveren voor de website optimalisatie is 10 euro afdracht per persoon per jaar een heel reëel bedrag. Gevraagd wordt of het nodig was 50 penningen voor 1500,- euro te bestellen. De voorzitter antwoordt dat vorig jaar is besloten 50 penningen te bestellen (was ook minimale afname) zodat we voor de komende vijf tot zeven jaar voldoende hebben. De afdeling Gelderland laat weten dat zij momenteel 18 leden telt. Leden vragen zich af wat de toegevoegde waarde is van het Landelijk Bestuur, zeker als zij geconfronteerd worden met een afdracht aan de landelijke NWG-organisatie. Dit is een discussie die al lang loopt. Na een lange discussie is tijdens de ALV van 2012 unaniem besloten de landelijke organisatie te handhaven inclusief de afdracht. De penningmeester maakt heel inzichtelijk welke kosten er zijn. Op basis van die inzichten en de toen bestaande reserves is zelfs twee jaar achtereen besloten geen afdracht te vragen. Je bent nu eenmaal lid van een Landelijke vereniging (en we willen ook dat deze er is) en daar hoort een beperkte afdracht bij. Het bestuur stelt voor om voor 2015 de afdracht te verhogen naar 10 euro per lid per jaar.
De afdeling Rijk van Nijmegen gaf in eerste instantie aan dat een verhoging van de afdracht naar 7,50 euro met de huidige begroting het maximale is wat verdedigbaar is naar de leden. Echter, als de begroting 2015 wordt aangepast met een realistische post voor verdere website-ontwikkeling, dan is de verhoging van de afdracht naar 10 euro per lid per jaar acceptabel. De penningmeester geeft aan dat hij de aangegeven wijzigingen in begroting zal uitvoeren en zegt toe de definitieve begroting 2015 rond te sturen. De stemgerechtigde leden stemmen daarna unaniem in met het voorstel van het landelijk bestuur om de afdracht voor 2015 te stellen op 10 euro per lid per jaar. 7. Bestuurssamenstelling: Over bestuursleden dient wel gestemd te worden over functies niet. Joop Bremer treedt af als landelijk wijnmeester en wordt nu algemeen landelijk bestuurder. Hier hoeft dus niet over te worden gestemd. Over het feit dat het bestuur wordt uitgebreid van vier naar vijf leden dient wel gestemd te worden. De voorzitter van Gooi en Vechtstreek heeft niet officieel vernomen dat er een nieuwe landelijk wijnmeester zou komen. Dit is ook niet besproken in de RvA van 25 januari jl. Hij vindt het achterkamertjespolitiek dat Gies Stolze als nieuwe landelijk wijnmeester naar voren wordt geschoven en uit zijn zorgen dat er nu drie van de vijf leden van de afdeling Utrecht komen en vreest dat Gooi en Vechtstreek straks een sub-afdeling van Utrecht wordt. Hij voegt eraan toe dat deze reactie zeker niet als persoonlijk bedoeld of opgevat moet worden door betrokken kandidaat. Zijn mening wordt niet gedeeld. Als er bestuursfuncties vacant zijn kan elke afdeling daarop reageren. En elke keer is het problematisch deze in te kunnen vullen. Ruim van te voren is naar elke afdeling de agenda gestuurd met daarop duidelijk de tekst dat het landelijk bestuur Gies Stolze voordraagt als nieuwe landelijk wijnmeester en dat tegenkandidaten tot 48 uur voor de vergadering zich hadden kunnen melden. Dit is niet gebeurd. Daarbij komt dat dit een functie is waarbij kandidaten een ruime mate van wijnkennis dienen te hebben om voor hiervoor in aanmerking te komen. Het is voor het landelijk bestuur (en voor het hele NWG) van groot belang dat er een kandidaat wordt gevonden die aan dit profiel voldoet en die breed vertrouwen geniet. Jan Verweij pleit ervoor om in de Statuten op te nemen dat er maximaal twee kandidaten van een afdeling in het Landelijk mogen zitten. Dit wordt door een meerderheid van de aanwezige stemgerechtigden afgewezen. Over het vijfde bestuurslid dient volgens de vigerende statuten schriftelijk gestemd te worden. De voorzitter stelt de vraag aan de orde of de vergadering hierover schriftelijk of mondeling wil stemmen. Drie stemgerechtigde leden willen schriftelijk stemmen, 22 van de stemgerechtigden wil niet schriftelijk stemmen.
Er wordt gestemd over uitbreiding van het landelijk bestuur van vier naar vijf leden. Er zijn drie stemgerechtigde leden tegen uitbreiding en 22 voor uitbreiding. Er wordt gestemd over de benoeming van Gies Stolze tot Landelijk bestuurslid. Er is één lid tegen deze benoeming, er zijn vier onthoudingen en 20 voor benoeming. Daarmee is Gies Stolze gekozen. De voorzitter feliciteert hem met zijn benoeming en nodigt hem uit aan de bestuurstafel hetgeen gebeurt. De verlenging van het mandaat van de landelijk voorzitter, Ronald van den Heuvel, had vorig jaar in stemming moeten worden gebracht maar dit is abusievelijk niet gebeurd. Van de 2 mogelijke varianten (stemmen over verlenging van het mandaat voor 2 jaar of voor 3 jaar ) geeft de voorzitter zelf aan de variant van 2 jaar te prefereren. Dit wordt unaniem bevestigd door de stemgerechtigde leden. Er wordt gestemd over verlenging van het mandaat met 2 jaar. Alle stemgerechtigde leden herkiezen de landelijk voorzitter voor twee jaar. 8. Voorstel wijziging Statuten en Huishoudelijk Reglement. Zoals bij de opening van de vergadering besproken wordt dit agendapunt teruggetrokken en nog nader uitgewerkt op de wijze die de voorzitter bij de mededelingen al heeft geschetst. 9. Presentatie vernieuwing website Tijdens de vorige ALV van 25 mei 2013 is besloten om de website van het NWG fundamenteel te vernieuwen. De website zou twee hoofdfuncties dienen te vervullen: * een communicatieplatform voor de afdelingen c.q. de leden, bijvoorbeeld rapportering over of aankondiging van proeverijen, inclusief een afgeschermd deel "alleen voor leden" * een representatief uithangbord van het NWG t.b.v. externe belangstellenden c.q. een manier om mensen te interesseren voor een lidmaatschap. Voor dit project is destijds 2500 euro uitgetrokken. Het project zal begeleid worden door een "communicatie"-commissie o.l.v. landelijk wijnmeester en landelijk bestuurslid Joop Bremer. Joop geeft een presentatie over de uitkomsten van het project m.b.v. een beamer. Hiermee wordt inzichtelijk gemaakt hoe de site eruit ziet, hoe hij werkt, wat de (on)mogelijkheden zijn en waar nog aan gewerkt moet worden. Uit de presentatie wordt verder duidelijk dat: * de projectgroep veel werk heeft verzet en dat, naast Joop zelf, vooral Wim Schepman (Rijk van Nijmegen) en Ron de Koning (Utrecht) hieraan hebben bijgedragen * het van groot belang is dat de afdelingen hun rol oppakken. Vooral de benoeming van een web master per afdeling die al het werk verzet dat nodig is om de landelijke website te vullen met afdelingsspecifieke "content" en de afdelingsleden toegang te verschaffen tot het 'alleen voor leden'-deel van de site via een individuele "inlog-
code". Ook het plaatsen van landelijke en externe content behoort tot de taken van de webmaster. De projectgroep heeft hiervoor een handleiding opgesteld. * het van belang is dat de bestaande afdelingswebsites "opgaan" in de landelijke website. Dit is in de meeste gevallen al gebeurd. Ook de afdelingen die dit nog niet hebben gedaan of die geen eigen website bezaten wordt dringend verzocht om zo snel mogelijk aan te sluiten. * de projectgroep drie 'adviseurs' heeft aangewezen om de afdelingen te helpen met het op de juiste wijze vervullen van hun rol. Dat zijn: Wim Schepman voor de afdelingen Rijk van Nijmegen, Brabant en Limburg; Ron de Koning voor de afdelingen Utrecht, Twente en Gelderland en Joop Bremer voor de afdelingen Gooi en Vechtstreek, Midden-Holland en Montagne. *De afdelingen worden verzocht passende wijn gerelateerde foto's ter beschikking te stellen ter verfraaiing van het beeldmateriaal op de site * De nieuwe website lijkt in een behoefte te voorzien. Over een korte periode zijn er al 1800 bezoekers geteld waaronder 43% van buiten het Gilde. Dit kunnen potentiele nieuwe leden zijn. In de discussie met de zaal komen, naast de voorgaande onderwerpen, de volgende aspecten aan de orde: * Het blijkt moeilijk om een belangrijk onderwerp vast op de eerste/hoogste plaats op de website te houden. Joop geeft aan dit probleem te kennen. Er zijn technische belemmeringen om dit voor elkaar te krijgen. Wordt vervolgd. * De site lijkt niet zo goed te werken op telefoons en tablets. Dit blijkt soms wel, soms niet zo te zijn en wordt verder bezien. * Er zijn hier en daar problemen met het inloggen van leden op de "alleen voor leden" gedeelte. Dit zal nader worden bezien. Er zitten mogelijk fouten van de web masters achter die waarschijnlijk met een goede aanvullende instructie verholpen kunnen worden. Ook wordt er aandacht voor gevraagd om meer geld ter beschikking te stellen voor optimalisatie van de website en mogelijk nieuwe functies van de website. Het bestuur heeft duidelijk de intentie om de website te optimaliseren. Er is tegelijkertijd weinig geld beschikbaar in de landelijke kas van het NWG. Bij de besteding van de verhoging van de reserves zal de website hoog op de prioriteitenlijst staan. Ten slotte geeft de voorzitter van de afdeling Midden Holland (John van Dijk) een complement over het feit dat het NWG er op het punt van de landelijke site nu al veel beter voor staat dan wij allen twee jaar geleden hadden kunnen denken. Er is nog veel te doen, maar wij hebben toch al aardig wat bereikt met elkaar. 10: Rondvraag en wat verder ter tafel komt * Er wordt besloten dat de volgende NWG-jaardag, inclusief ALV, gehouden zal worden op zaterdag 18 april. * De afdeling Rijk van Nijmegen herhaalt zijn beslissing dat zij bereid is deze dag in Nijmegen te organiseren. Dit wordt door de vergadering zeer gewaardeerd.
* De wijnmeester van de afdeling Rijk van Nijmegen rapporteert terug over het laatste wijnmeestersoverleg. Tijdens dit overleg is het nieuwe landelijk proefthema verkend en voorgeproefd. Het wordt het wijnland Brazilië. * Het verzoek wordt gedaan om te kiezen voor een eenduidig logo van niet al te groot formaat. Het bestuur zal dit nastreven waarbij wordt uitgegaan van het logo dat nu al de nieuwe website siert. De voorzitter dankt ieder voor zijn/haar bijdrage en sluit de vergadering.
