Verslag Algemene Ledenvergadering COC Eindhoven en regio d.d. 29 maart 2015 1. Opening Scheidend voorzitter Jeroen Vermeiren opent de vergadering en heet de aanwezige leden van harte welkom. Afmeldingen zijn er van: Marjo Sliepenbeek, Marleen Jansen, Theo Schafrat, Corine Fabrie en Jan Herm Bouwhuis. 2. Vaststellen agenda Het voorlichtingsteam vraagt of het voorstel voor de vrijwilligersvergoeding nog voor de bestuursverkiezingen besproken kan worden. Jeroen brengt de vraag van het voorlichtingsteam ter stemming. Uitslag is dat we in deze niet afwijken van de agenda. Daarnaast wordt besloten om punt 8. Jaarverslag 2014 en afrekening 2014 nog voor de pauze te laten plaatsvinden. Dit wordt dan punt 5. Daarnaast geeft Oscar Wouterse namens het jongerenteam aan dat zij zich graag aan de ALV willen presenteren. Lisa van Gaal zal dan het woord doen. Het bestuur was hier al van op de hoogte en wil het jongerenteam graag bij de mededelingen het woord geven. Tevens wordt besloten om de pauze wat te verlengen. Met deze wijzigingen wordt de agenda vastgesteld. 3. Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 7 september 2014 Oscar Wouterse geeft aan dat het gestelde in het verslag over de jongerenteams niet geheel correct is. Jeroen merkt op dat het in het verslag toentertijd op zich goed is weergegeven, maar dat na er de vergadering hierop wat wijzigingen zijn geweest. Verder zijn er geen op- c.q. aanmerkingen. Het verslag wordt vastgesteld. 4. Kiezen kiescommissie en voorstellen nieuwe bestuursleden Oscar Wouterse en Ernst-Jan Groeneveld stellen zich beschikbaar voor de kiescommissie. Jeroen Vermeiren treedt af, de andere bestuursleden willen zich graag weer opnieuw beschikbaar stellen. Voor de ontstane vacature van voorzitter heeft Ton Ditewig zich kandidaat gesteld. Ton is al een oude bekende in het COC. Hij is al enkele jaren lid van de kascommissie en is actief betrokken bij allerlei activiteiten van het COC. Hierna volgt een korte kennismakingsronde. 5. Jaarverslag 2014 en afrekening 2014 inclusief kascontrole Jeroen Vermeiren geeft een korte toelichting op het jaarverslag 2014. De sfeer in het pand is goed. De baravonden worden steeds beter bezocht met dank aan de inzet van Ivar Voets. Ook heeft er dit jaar met Pasen een geslaagd jongerenweekend plaatsgevonden. De bijeenkomsten van Jong en Out verdienen de nodige aandacht. Het aantal deelnemers is hier drastisch omlaag gegaan. Voornaamste oorzaak is waarschijnlijk dat de maandelijkse bijeenkomsten vorig jaar van de zondagmiddag naar de zaterdagmiddag zijn verplaatst. Het 40-plus café daarentegen draait steeds beter. Het is er gezellig druk en er hangt een goede sfeer. Het merendeel van de bezoekers zijn mannen. Vrouwen zijn echter ook zeker welkom.
Het voorlichtingsteam heeft het afgelopen jaar 300 voorlichtingen gegeven. Op vraag waar deze cijfers vandaan komen geeft Pedro Daniels aan dat deze door de coördinator van het voorlichtingsteam zijn verstrekt. Wellicht is het echter goed om de volgende keren het aantal voorlichtingen op scholen beter te specificeren. Verder geeft Jeroen Vermeiren aan dat de banden met de politiek weer zijn aangetrokken. Dit heeft o.a. geresulteerd in het Roze Stembusakkoord. Samenvattend geeft Jeroen Vermeiren aan dat COC Eindhoven en regio een actief jaar achter de rug heeft en dat we best trots mogen zijn op wat we afgelopen jaar hebben gepresteerd. Hij moet daarbij wel aantekenen dat de activiteiten voornamelijk op Eindhoven gericht zijn. De vraag vanuit de leden wat het COC betekent voor de regio is dan ook legitiem. Pedro Daniels geeft aan de hand van de stukken een toelichting op de jaarrekening en de balans over 2014. De kascommissie bestaande uit Ton Ditewig en Frank Valkenaars geven een korte toelichting op hun verslag. Ze hebben op 6 maart de boeken gecontroleerd en steekproefsgewijs diverse posten nader bekeken. Ze geven aan geen vreemde zaken te hebben geconstateerd (het verslag van de kascommissie is ter inzage aanwezig). Hierna wordt de kascommissie voor de volgende keer samengesteld. Frank Valkenaars en Ivo van Zantvoort stellen zich hiervoor beschikbaar. Jeroen Vermeiren vraagt de hoofdelijke instemming van de leden voor: - Jaarplan 2014 / goedgekeurd met 2 onthoudingen - Jaarrekening 2014 / goedgekeurd met 2 onthoudingen Aan het bestuur wordt unaniem door de aanwezige leden decharge verleend. 6. Bestuursverkiezing Aftredend en niet herkiesbaar : Jeroen Vermeiren, voorzitter Aftredend en herkiesbaar : Thea Smits, secretaris Aftredend en herkiesbaar : Pedro Voets, penningmeester Aftredend en herkiesbaar : Ivar Voets, algemeen bestuurslid Voor de vacature van de functie van voorzitter heeft Ton Ditewig zich gemeld. Op de oproep voor een algemeen bestuurslid is helaas geen reactie gekomen. Ton Ditewig wordt met meerderheid van stemmen gekozen tot voorzitter. Het zelfde geldt voor Thea Smits in de functie van secretaris, Pedro Daniels als penningmeester en Ivar Voets als algemeen bestuurslid. We nemen afscheid van Jeroen Vermeiren als voorzitter. Daarnaast bedanken we ook Jelle Scheepens voor zijn inzet als aspirant-bestuurslid. Hij heeft er voor gekozen om niet door te gaan als bestuurslid. 7. PAUZE Na de pauze geven een aantal leden van het voorlichtingsteam aan het agendapunt voorstel vrijwilligersvergoeding niet meer af te wachten en zeggen hun vertrouwen in het bestuur op vanwege de slechte onderlinge communicatie. Ze leggen per direct hun voorlichtingsactiviteiten neer en verlaten de vergadering.
8. Overzicht investeringen 2015 Graag wil het bestuur diverse investeringen doorvoeren in het pand. We hebben hiervoor in principe voldoende reserves. 8.1 Renovatie tuin We hebben een mooie binnentuin maar mindervaliden kunnen hier slechts beperkt gebruik van maken. Voorstel is dan ook om de toegankelijkheid van de tuin te verbeteren door de verhoging te egaliseren. Kostenraming ca. 2000 euro. Het voorstel wordt aangenomen met meerderheid van stemmen, 1 onthouding en 1 tegenstem. 8.2 Aanschaf Luifel Om onder meerdere weeromstandigheden gebruik te maken van het terras is het voorstel om een weersbestendige luifel te hangen. Kostenraming ca. 3500 euro. Het voorstel wordt aangenomen met meerderheid van stemmen, 3 tegenstemmen en 4 onthoudingen. 8.3 Camerasysteem Om de veiligheid van bezoekers en barvrijwilligers te vergroten stelt het bestuur voor om een camerasysteem aan te leggen. Het gaat hierbij om een gesloten systeem zonder monitoren dat enkel beelden opneemt. Voor ieders privacy worden de beelden alleen bekeken wanneer bepaalde incidenten hier aanleiding toe geven. In dat geval zijn 2 bestuursleden hiertoe bevoegd. Bedoeling is dat er bij de voordeur, in de keuken en in het secretariaat komen te hangen. Daarnaast zal ook een camera op een gedeelte van de tuin gericht worden. Het systeem zal altijd aan staan. De onderhoudskosten zijn nihil. De huidige alarminstallatie blijft overigens gehandhaafd. Kostenraming aanschaf camerasysteem is ca. 2000 euro. Het voorstel wordt aangenomen met meerderheid van stemmen met 1 tegenstem en 1 onthouding. 8.4 Polyvalente ruimte COC Eindhoven en de regio beschikt over een kantoorruimte die amper meer voor dat doeleinde wordt ingezet. Daarnaast is vanwege een waterlekkage vorig jaar de vloer aan vervanging toe. Bedoeling is om er een multifunctionele (oftwel polyvalente) ruimte van te maken met behoorlijke vergaderfaciliteiten zodat meerdere partijen hier al dan niet tegen vergoeding gebruik van kunnen maken. Bedoeling is om het gangetje naast de pand als zelfstandige ingang te gebruiken, mits we hier overeenstemming kunnen krijgen met de verhuurder van het pand. Daarnaast willen we er ook een loungehoek in zetten, zodat Jong en Out weer naar de zondag terug kan zonder dat dit snijdt met de reguliere openingstijden van het pand. Voor de inrichting van het pand wil het bestuur graag een werkgroepje samenstellen o.l.v. Ivar Voets. Hans van Winkel, Peter Jacobs, Niels Haarselhorst en Nicoline van de Ven stellen zich hiervoor beschikbaar. De kosten voor de renovatie worden geruimd op max. 10.000 euro. Het gaat hierbij om het vervangen van de vloer, schilderwerk, verplaatsen keukenblok, scheidingswandje, aanschaf kantoormeubilair en loungehoek. Na enige discussie besluit de ALV om voor de renovatie maximaal 10.000 euro beschikbaar te stellen mits de opbrengst van de bar over het 1ste halfjaar van 2015 groter is dan 5000 euro. Bij een tegenvallend barresultaat zal het project doorgeschoven worden naar komende jaren.
Het voorstel wordt met meerderheid van stemmen goedgekeurd met 2 onthoudingen. 8.5 Aanschaf airco Voorstel is om een airco te installeren in het pand voor een goede klimaatbeheersing; zomers koeling, ’s winters ontvochtiging. Kostenraming max. 1500 euro. Opgemerkt wordt dit gaat lijken op commercialisering van het pand. Hier wordt tegen ingebracht dat de bar onze belangrijkste ontmoetingsruimte is. Het voorstel wordt uiteindelijk aangenomen met 14 stemmen voor en 12 tegen. Overigens is het niet zo dat deze investering dit zomer al plaats moet vinden. Eventueel kan dit ook uitgesteld worden naar volgend jaar. Vanuit de ALV komt de vraag hoeveel reserves we overhouden na realisering van bovenstaande projecten. Pedro Daniels geeft aan dat dit tussen de 7000 en 10.000 euro zal zijn. 9. Voorstel vrijwilligersvergoeding Het bestuur wil graag investeren in vrijwilligers om hen meer te binden aan het COC. Zij hebben daarvoor het volgende voorstel: - Ieder team heeft recht op een jaarlijks uitje/sociale activiteit en krijgt hiervoor 25 euro per vrijwilliger - Jaarlijks is er een vrijwilligersborrel en daarnaast een vrijwilligersavond - Indien nodig kunnen vrijwilligers gebruik maken van trainingen - Gezien de extra werkzaamheden van de vrijwilligers van team voorlichting krijgen 4,50 euro per voorlichting uitbetaald. Het voorstel word in stemming gebracht en aangenomen met 17 stemmen voor, 10 onthoudingen en 1 tegenstem. Ton Ditewig vraagt daarnaast aandacht voor het team Voorlichting. Gezien het opstappen van een deel van het team is er een voortgangsprobleem ontstaan. Nieuwe voorlichters zijn van harte welkom. Daarnaast zijn we op zoek naar een nieuwe coördinator. 10. Mededelingen 10a. Roze leesclub COC Eindhoven en regio start vanaf 31 maart a.s. met een roze leesclub. Zowel mannen als vrouwen zijn welkom. Maximaal groepsgrootte is 12 personen. Er is nog 1 plaats vrij. 10b. Lezing homogeschiedenis Eindhoven Samen met enkele partijen zijn we bezig om de homogeschiedenis van Eindhoven in kaart te brengen. Indien we voldoende gelden kunnen generen willen we graag een boek en een dvd uitbrengen. Schrijver is Luc Brants. Hij geeft op zondag 19 april een eerste lezing over zijn bevindingen tot nu toe. Iedereen is hierbij van harte welkom. 10c. Vacatures vrijwilligers Er staan nog diverse vacatures uit. We kunnen nog extra vrijwilligers gebruiken bij o.a. Anders Roze en het jongerenteam. Vacatures worden ook bij het Vrijwilligerspunt Eindhoven uitgezet.
10d. Presentatie jongerenteams Lisa van Gaal geeft een presentatie van de activiteiten van de jongerenteams. De jongerenteams omvatten de doelgroep Jong en out van 13 t/m 18 jaar (iedere eerste zaterdagmiddag van de maand’ en Max. 26 van 18 tot 26 jaar (iedere tweede zaterdagavond van de maand). Hierbij gaat het voornamelijk om ontmoetings- en baravonden. Vanaf juni 2015 komt daar 1x in de 2 maanden op zaterdag een derde groep bij: Expreszo. De activiteiten hiervoor zullen zo divers mogelijk zijn: lezingen, karaoke etc. Om dit alles goed te kunnen organiseren is het jongerenteam op zoek naar nieuwe vrijwilligers. 11. Rondvraag 11a. Microfoon Carin Delisse vraagt of de volgende keren een microfoon kan worden gebruikt. Niet alle onderdelen van de vergadering blijken voor iedereen goed verstaanbaar te zijn. 11b. Bestuurslid communicatie Janine Driessen geeft de tip om bij het Vrijwilligerspunt en bij COC Nederland en Monsterboard de vacature voor een algemeen bestuurslid met aandachtsgebied communicatie onder de aandacht te brengen. Daarnaast vraagt zij of er ook vrijwilligers geworven kunnen worden voor de activiteitencommissie. Het bestuur gaat hier actief achteraan. 12. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde sluit Ton Ditewig als kersverse voorzitter de ledenvergadering en nodigt iedereen uit voor een drankje aan de bar.
