Verslag 21 mei 2008 voorlichtingsbijeenkomst ESF 2007-2013, actie A Opening door staatssecretaris A. Aboutaleb De voorlichtingsbijeenkomst wordt geopend door de staatssecretaris de heer A. Aboutaleb. Hij vertelt dat hij als wethouder van de gemeente Amsterdam ook aanvrager was van ESF. Het meest aansprekende van actie A vindt de staatssecretaris de samenwerking tussen gemeenten, CWI en UWV. Deze samenwerkingsverbanden kunnen leiden tot duurzame relaties. De staatssecretaris heeft stilgestaan bij de onderbenutting van actie A. In 2008 is weliswaar meer aangevraagd dan in 2007 echter nog lang niet genoeg. In oktober 2008 gaat opnieuw een tijdvak open en het beschikbare bedrag is waarschijnlijk ongeveer 65 miljoen. actie A is bedoeld voor personen met een achterstand op de arbeidsmarkt, de nietuitkeringsgerechtigden, de 55-plussers en de deels-arbeidsgeschikten/arbeidsbelemmerden in de Wwb. Deze doelgroepen zijn na uitgebreid overleg met de Tweede Kamer en de VNG tot stand gekomen. Belangrijke reden voor de onderrealisatie is de angst voor administratieve lasten. Als je subsidie aanvraagt moet je je ook verantwoorden. De staatssecretaris heeft begrip voor de kritiek op de administratieve lasten, die hangen echter samen met de eisen van de Europese Commissie. De staatssecretaris doet er alles aan om de regels vanuit Brussel niet onnodig te belasten met regels vanuit de lidstaat Nederland. Garanties kan de staatssecretaris niet geven. Lidstaten kunnen tijdens de looptijd van Europese programma’s geconfronteerd worden met nadere interpretaties van Europese regelgeving. Het is geen plicht om Europese subsidies aan te vragen maar het is wel de opdracht van de staatssecretaris en van de gemeenten om zich in te zetten voor de kwetsbare doelgroepen. Als er miljoenen Europees geld voor deze mensen op de plank blijft liggen uit angst voor de administratieve lasten is dat een gemiste kans. Naast de administratieve lasten heeft de staatssecretaris kort stilgestaan bij ander ESF-zeer zoals de afrekeningen ESF 2000-2006 en de plotselinge sluiting van het loket in 2005. De staatssecretaris pleit ervoor om ook te kijken naar het goede dat ESF te bieden heeft. Voor de mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt kunnen we al die miljoenen niet op de plank laten liggen. De staatssecretaris heeft aangegeven dat als het geld voor actie A onbenut blijft, bezien zal worden wat er moet gebeuren. Mogelijkheid is om de Europese Commissie te vragen om het geld in te zetten voor andere acties. Kort heeft de staatssecretaris een aantal goede voorbeelden genoemd, de gemeente Venlo, gemeente Maastricht en gemeente Amersfoort. Er zijn dus wel degelijk successen te behalen met ESF. ESF biedt kansen, durf samen met het Agentschap die stap te zetten. Presentatie VNG Marianne Schrijver, hoofd beleid van de VNG, heeft kort stilgestaan bij de totstandkoming van de huidige regeling waarbij de VNG heeft gelobbyd om de gemeenten als aanvrager op te nemen in actie A. De gemeenten staan momenteel voor ontwikkelingen waarbij ESF gebruikt kan worden. In dat kader wees Marianne Schrijver op de doelstelling voor niet-
1
uitkeringsgerechtigden, het bestuursakkoord waarbij afgesproken is om 25.000 nietuitkeringsgerechtigden aan het werk te helpen of maatschappelijk te laten participeren. De eisen worden door veel gemeenten als lastig beschouwd. Marianne Schrijver raadt aan om eens een dag naar Brussel te gaan en overleggen bij te wonen. In vergelijking met het Verenigde Koninkrijk of Frankrijk zitten wij in een comfortabele positie. Verder zouden gemeenten zaken goed moeten vastleggen en ontwikkelingen moeten beschrijven. De VNG is overtuigd dat de effectiviteit van ESF veel groter is dan vaak wordt verondersteld. De presentatie van de VNG kunt u terugvinden op de site www.agentschapszw.nl. Presentatie Agentschap SZW De belangrijkste elementen uit actie A zijn in de presentatie belicht. Aanvullend is overzicht gegeven van de benutting van ESF tot nog toe. De presentatie kunt u terugvinden op www.agentschapszw.nl. Na de presentatie was gelegenheid tot het stellen van vragen: Vraag: Waarom is er in de nieuwe programmaperiode slechts sprake van subsidie van 40% van de kosten. En kan nu er geld op de plank blijft liggen niet het percentage subsidie verhoogd worden. Antwoord: Voor de programmaperiode 2007-2013 is beduidend minder geld beschikbaar daarom is gekozen voor een subsidiepercentage van 40%. Dit subsidiepercentage kan niet zomaar veranderd worden. Het is namelijk vastgelegd in het Operationeel Programma en dat is geaccordeerd door de Europese Commissie. Vraag : Overheadmaximering is niet vastgelegd in de Europese regelgeving, waarom is in Nederland gekozen voor maximering van de overhead? Antwoord: Er zal uitgezocht worden of de overheadmaximering voortkomt uit de Europese regels of een nationaal karakter heeft. Overheadmaximering is belangrijk voor een redelijke verhouding tussen de directe en indirecte kosten. Plenair interview De heer Naus van gemeente Venlo, de heer Kamphuis van de gemeente Emmen en de heer Toenbreker en mevrouw Lurken van de gemeente Kerkrade hebben in een plenair interview toelichting gegeven op hun ervaringen met ESF. In 2002 zag gemeente Venlo zich geconfronteerd met een financieel tekort, daarom is men op zoek gegaan naar aanvullende financieringen zoals ESF. Het advies van Venlo aan andere aanvragers is om de subsidieaanvraag niet te hanteren als een eenmalige actie, maar te benutten voor een langere periode, waardoor het zinvol is om een financiële administratie op poten te zetten. Gemeente Emmen is in 2002 gestart met ESF. Net als Venlo werkt Emmen samen met andere gemeenten en met UWV en CWI. Gemeente Emmen herkende veel van de ervaringen van de gemeente Venlo.
2
Ook gemeente Kerkrade zag zich vanwege financiële tekorten genoodzaakt om ESF aan te vragen. Na het interview werd door een deelnemer de opmerking gemaakt dat het qua voorbereiding bijna niet haalbaar is om in oktober te starten met het project. Vanuit het Agentschap is aangegeven dat de aanvraag weliswaar in oktober 2008 ingediend moet worden, maar dat het project niet al per 1 oktober hoeft te starten. Start van het project moet binnen 8 maanden na indiening van de aanvraag plaats te vinden. Verder is vanuit de geïnterviewden aangegeven dat bestuurlijk commitment binnen de eigen gemeente vooraf zeer belangrijk is. Workshops: A. Aanbesteden en ESF: hoe zit dat precies? De workshop bestond uit twee gedeelten: een algemeen deel over de eisen aan een aanbestedingsprocedure en een praktisch gedeelte over hoe het Agentschap tijdens een controlebezoek naar onderliggende documentatie kijkt. In het algemene gedeelte was met name aandacht voor het volgen van de juiste procedures. Daarbij is onderscheid gemaakt naar de meest voorkomende procedures: aanbesteding van de adviseur en aanbesteding van re-integratietrajecten. Het An Post arrest kwam aan de orde. Juristen binnen het ministerie van SZW hebben het arrest geanalyseerd. In het praktische gedeelte van de workshop zijn voorbeelden getoond van procedures die niet geheel aan de eisen voldeden. Deze voorbeelden hadden de bedoeling aanvragers te laten zien hoe belangrijk het is de aanbestedingsprocedure van begin tot eind zorgvuldig te voeren. Uitgangspunt voor een controle door het Agentschap SZW (of andere instanties) is dat het gehele proces transparant en onafhankelijk kan worden gevolgd. B. Tips en Trucs voor een succesvolle projectadministratie Het doel van de workshop 'Tips en Trucs voor een succesvolle projectadministratie' was om de deelnemer wegwijs te maken binnen de administratieve voorschriften van actie A. Er is ingegaan op alle aspecten van de projectadministratie. Alhoewel de administratieve lasten als zwaar worden ervaren, bevestigden veel deelnemers die al ervaring met ESF hebben- dat het bijhouden van de administratie voordelen met zich meebrengt. Zo hebben diverse gemeenten door ESF meer inzicht in hun klantenbestanden gekregen en beschikken zij over gedetailleerdere managementinformatie. In de diverse rondes werd aangegeven dat men weldoordacht aan ESF moet beginnen. Men moet bijvoorbeeld een projectteam samenstellen bestaande uit medewerkers met niet alleen de nodige expertise maar ook met het nodige enthousiasme. De aanvrager dient tevens vooraf kennis te nemen van de regelgeving omtrent de ESF-subsidie. Daarbij werd gewezen op de HPA die onderdeel uitmaakt van de Subsidieregelgeving 2007- 2013 en daarmee een praktische uitwerking is van de bepalingen in de regeling en de bijbehorende verordeningen.
3
Tijdens deze interactieve workshop kwamen een groot aantal praktische tips naar voren. Enkele voorbeelden van de besproken tips • Stel iemand verantwoordelijk binnen de organisatie die fungeert als 'waakhond' voor het tijdig, gedateerd en in functiescheiding ondertekenen van documenten. • Probeer niet teveel van je bestaande organisatie af te wijken. Maak bijvoorbeeld gebruik van je klantendossier door een ESF tabblad erin te plaatsen en daar alle verplichte gegevens in vast te leggen. • Zorg voor een functiematrix waarin o.a. is opgenomen wie waarvoor mag tekenen. Een belangrijke opmerking hierbij is dat ingeval van afwezigheid van de leidinggevende men heeft vastgelegd wie er als plaatsvervanger mag tekenen. Op deze manier is de functiescheiding te allen tijde gewaarborgd. • Informeer bij andere gemeenten hoe zij het aanpakken, leer van elkaar!
C. Best practices: 55+ in de Wwb In de workshop gaf de gemeente Uden, mevrouw Peters en mevrouw Maassen een toelichting op hun ESF project voor de doelgroep 55+-ers. Uit de analyse van gemeente Uden bleek 33% van het uitkeringenbestand ouder te zijn dan 55 jaar. 142 dossiers zijn opnieuw bekeken en hiervan worden 63 deelnemers verder opgepakt richting re-integratie. De eerste successen zijn nu al geboekt. Andrea van der Meer, Actieteam Talent 45+ van het ministerie van SZW, heeft een toelichting gegeven op de doelgroep en de knelpunten uit de praktijk. Er blijken bij zowel werkgevers, werknemers als ook intermediairs sprake te zijn van vooroordelen tegen ouderen. Gemeenten zijn op zoek naar innovatieve projecten voor 55+-ers. Deze zijn helaas nog niet te vinden. In alle drie de workshops werd door de deelnemers aangegeven dat de leeftijdgrens van de doelgroep aangepast moet worden naar 45 jaar. Volgens deelnemers van de workshop kampt de doelgroep 55+-ers met een Ww-uitkering met dezelfde problemen en zou ook als doelgroep opgenomen moeten worden. Trajecten voor 55+-ers zijn altijd maatwerktrajecten. De doelgroep is niet bekend met de werkwijze van het CWI en het solliciteren. Andrea van der Meer gaf de tip begin eerst eens met een bestandsanalyse en maak hierbij gebruik van expertise van iemand anders (bijvoorbeeld iemand van het CWI). Actieteam Talent 45+ heeft aangeboden om gemeenten bij elkaar te brengen om ervaringen uit te wisselen.
4
D. Best practices: deels-arbeidsgeschikten/arbeidsbelemmerden in de Wwb In de workshop over de deels-arbeidsgeschikten/arbeidsbelemmerden gaf de heer Koeree van de gemeente Amsterdam een presentatie. Op een constructief kritische manier werden enkele aspecten van de Regeling ESF 2007-2013, Actie A toegelicht. De presentatie werd vervolgd door een uitleg van de gevoerde administratie in Amsterdam. De administratie is niet in een aparte projectorganisatie ondergebracht, maar maakt onderdeel uit van het reguliere proces, de verantwoording conform de Wwb. Voor andere gemeenten een leerzaam idee om mee aan de slag te gaan, hoewel deze insteek meer voor grotere dan voor kleinere gemeenten van toepassing lijkt. Tijdens de workshops kwamen de volgende vragen aan de orde: • Is de samenwerkingseis met UWV, ook een financiële samenwerkingseis? Nee, dat is niet verplicht. • Kan een UWV-aanbesteding ook worden gebruikt voor de aanbesteding in het kader van een project ESF 2007-2013, Actie A? Ja, dat kan maar niet zondermeer. De doelgroep van het ESF project moet ook terug te herleiden zijn binnen de aanbesteding van het UWV. Bovendien moet het gehele aanbestedingsdossier controleerbaar zijn (liefst onderdeel zijn van de projectadministratie in kwestie) en bewaard blijven tot en met 3112-2020. • Is het toegestaan om gebruik te maken van een zogenaamde “dedicated medewerker”, een medewerker die volledig wort ingezet voor het ESF-project. Dit wordt vermeld in het P-dossier, met een ondertekende verklaring van de betreffende persoon, waardoor een urenadministratie (welke uren zijn besteed aan het ESF-project) voor deze persoon niet langer nodig is. In het kader van ESF 2000-2006 is deze constructie in een project toegestaan. Het Agentschap zal in september via de website duidelijk maken of dit ook in de nieuwe periode een goede verantwoording is. • Is het nu toegestaan om de aanbestedingsregels voor 2B-diensten te hanteren ivm de uitspraak van het Hof van Justitie in het kader An-post? Het Agentschap zal zich hierover beraden. • Is de keuring alleen subsidiabel als het een onderdeel uitmaakt van een trajectplan (reïntegratie-activiteiten)? (Dit levert waarschijnlijk grijze beoordelingsgebieden op) Ja, dat klopt. • Kan de co-financiering ook uit andere financiële bronnen voortkomen dan gemeentegelden? Bijvoorbeeld vanuit een ziekenhuis? Het Agentschap zal hierop nog reageren. E. Best practices: Niet-uitkeringsgerechtigden In de workshop heeft gemeente Haarlem een presentatie gegeven over hun nietuitkeringsgerechtigdenproject dat zich specifiek richt op jongeren. Daarna heeft Josje Lesterhuis van het ministerie van SZW meer verteld over de plannen van het kabinet voor deze doelgroep (zie ook de brief over het RWI advies Over de Drempel aan de Tweede Kamer op www.agentschapszw.nl) Na de presentaties was er tijd om te discussiëren over de doelgroep nietuitkeringsgerechtigden. Het overgrote deel van de deelnemers vond dat het moeilijk is om de nietuitkeringsgerechtigden te bereiken. Het plan om de wervingskosten voor deze groep subsidiabel te maken, werd dan ook verwelkomd. De deelnemers aan de workshop vonden dat wervingskosten onder de directe kosten horen te vallen en niet onder de indirecte kosten.
5
Een van de belangrijkste vragen was: “Hoe hoog is de prikkel voor gemeenten om de nietuitkeringsgerechtigden te helpen? Voor sommige deelnemers was niet helemaal duidelijk waarom de niet-uitkeringsgerechtigden geholpen moeten worden. Enkele deelnemers gaven aan behoefte te hebben aan goede voorbeelden van projecten voor de doelgroep niet-uitkeringsgerechtigden. Er is verwezen naar de experimenten in de Equal projecten, binnenkort is een productenbank beschikbaar. Voorstellen om problemen aan te pakken zijn tussen de deelnemers uitgewisseld. Gemeente Winterswijk had bijvoorbeeld oorspronkelijk een gezamenlijke inkomensgrens van 120 %. De gemeente heeft deze nu overboord gegooid, waardoor kunnen ook de ‘Gooise vrouwen’ in aanmerking kunnen komen voor een re-integratietraject. Plenaire terugkoppeling: De workshopleiders hebben de meest opvallende zaken uit hun workshops plenair teruggekoppeld. Vervolgens is aan de deelnemers gevraagd wie er in oktober 2008 een aanvraag gaat indienen, wie er nog twijfelt en wie er per definitie niet een aanvraag gaat indienen in 2008. Velen gaven aan een aanvraag te willen indienen of plannen daarvoor te hebben, er was één gemeente die expliciet aangaf niet aan te gaan vragen. Mevrouw Kroon, teamleider ESF 2007-2013, dankte alle aanwezigen voor hun komst en daarna was er nog gelegenheid voor een borrel.
6
