versie 18-09-2015
Reglement en handleiding FOAB leden
In dit reglement/handleiding zijn in hoofdstuk 1 de volgende paragrafen opgenomen: 1. FOAB Keurmerk 2. Richtlijn gebruik Kiwa-beeldmerken 3. Informatie en overleg met betrekking tot FOAB-normen
In hoofdstuk 2 zijn specifieke afspraken opgenomen met betrekking tot certificaten die verstrekt kunnen worden op basis van de FOAB-normen.
Tot slot zijn in hoofdstuk 3 een aantal overige afsluitende bepalingen opgenomen: 1. Proces van certificatie 2. Weging en puntentelling 3. Overzicht vaststelling assessmentdagen
Hoofdstuk 1: 1. FOAB Keurmerk Om de klanten van optiek en optometrie zaken betrouwbare en optimale kwaliteit te bieden heeft FOAB een kwaliteitskeurmerk ontwikkeld. De optiek en optometrie zaken met een FOAB-keurmerk, voldoen aan zeer strenge eisen. Men mag er dus van uitgaan dat u bij een onderneming met het FOAB-keurmerk aan het goede adres bent. Hoe verkrijgt een optiek-optometrie onderneming het FOAB-keurmerk? FOAB leden laten zich het onafhankelijke Certificeringsbureau Kiwa onderzoeken of ondernemingen aan strikte kwaliteitseisen voldoen. Dit gebeurt door middel van audits. FOAB leden kunnen alleen aansluiting vinden bij FOAB als ze deze audits met goed gevolg doorlopen. Daarnaast vindt ieder jaar opnieuw een keuring plaats, om te waarborgen dat de aangesloten FOAB leden hun kwaliteit op peil houden. FOAB leden die het FOABkeurmerk hebben, hebben het recht om in hun communicatie het Kiwa-logo af te beelden. Dit logo is voor iedereen direct herkenbaar. Wat garandeert het FOAB-keurmerk? Alle FOAB leden, met het FOAB-keurmerk voldoen aan de strenge eisen van kwaliteit en professionaliteit. Het FOAB-keurmerk bewaakt het gehele proces van de onderneming. Van intake tot resultaat. Het keurmerk garandeert dat het personeel voldoet aan de gestelde (beroeps) eisen om het beroep uit te oefenen. Naast de kwaliteit en professionaliteit van het personeel, worden ook de, de intake, de veiligheid van de apparatuur en klanttevredenheid getoetst. Deze toetsing vindt periodiek en herhaaldelijk plaats. Het FOAB-Keurmerk beoordeelt dus het gehele functioneren van de onderneming én de kwaliteit van het gehele proces. Hoe herkent de consument een onderneming met het FOAB-keurmerk? Deze ondernemingen hebben het recht om in hun communicatie het logo van Kiwa af te beelden. Dit logo is voor iedereen direct herkenbaar. Door strenge kwaliteitseisen te stellen onderscheiden deze ondernemingen met het FOAB-Keurmerk zich duidelijk in betrouwbaarheid en kwaliteit van andere optiekzaken. Wat betekent het FOAB-Keurmerk voor de consument ? Kiezen voor een behandeling bij een FOAB lid zaak betekent dat de klant wilt kiezen voor de beste zorg. Het beoordelen van de kwaliteit van een onderneming is voor een consument/client echter moeilijk. Daarvoor dient het FOAB-keurmerk. Als men kiest voor een onderneming met het FOAB-Keurmerk weet men zeker dat men kiest voor de beste kwaliteit. Kies bewust, kies het FOAB-keurmerk Ondernemingen met een FOAB-Keurmerk voldoen aan de strengste kwaliteitsnormen en staan garant voor een optimale behandeling in een vriendelijke en persoonlijke omgeving. De service in de ondernemingen is prettige en daarbij is er volop aandacht voor de mens.
2.
Richtlijn gebruik beeldmerken
Betreffende het gebruik van en het toezicht op het bij het NOVOGRAAF Merkenbureau ten name van Kiwa gedeponeerde -beeldmerken. Artikel 1 Definities In deze richtlijn wordt verstaan onder: - FOAB: de Nederlandse Federatie voor de Optiek en Audiologie Bedrijven, statutair gevestigd te xxxxx; - CCvD: het door FOAB ingesteld Centraal College van Deskundigen dat de FOAB-normen vaststelt; - Kiwa-beeldmerk: een ten name van de Kiwa gedeponeerd collectief merk; - FOAB Bestuur: de Kiwa die van de FOAB contractueel het recht heeft verkregen een FOAB-keurmerk toe te kennen - FOAB: een beeldmerk te verstrekken en als houder van dit beeldmerk op te treden; - Aanvrager/ondernemer: de ondernemer/aanbieder die het recht wil verwerven om een FOAB-beeldmerk te voeren; - FOAB-keurmerk: het document uitgegeven door FOAB, waarmee kenbaar wordt gemaakt dat een gerechtvaardigd vertrouwen bestaat dat een duidelijk omschreven onderwerp van certificatie in overeenstemming is met de daarvoor geldende eisen die door de FOAB in een zogenoemd normenstelsel zijn vastgelegd en op grond waarvan het recht tot het voeren van een Kiwa-beeldmerk wordt verkregen; - Certificaathouder: de natuurlijke of rechtspersoon die van Het FOAB Bestuur één of meer certificaten heeft ontvangen en daardoor het recht heeft gekregen een Kiwa-beeldmerk voor zijn dienstverlening of één of meer onderdelen daarvan te voeren; - FOAB-norm: document met eisen waaraan de ondernemer/aanbieder moet voldoen; Artikel 2 Normen 1. Het CCvD stelt de FOAB-normen vast ter certificering 2. Aanvragers die zich door het ondertekenen van een contract met Kiwa verplicht zich aan dit reglement te onderwerpen, kunnen het recht verkrijgen tot het voeren van één van de Kiwa-beeldmerken voor hun dienstverlening of onderdeel daarvan, mits die voldoet aan de door het CCvD vastgestelde eisen zoals opgenomen in de betreffende FOAB-norm.
Artikel 3 Toepassing door Het FOAB Bestuur 1. Het FOAB Bestuur kan een FOAB-beeldmerk gebruiken op het te verstrekken certificaat. 2. Het FOAB Bestuur kan de Certificaathouder het recht geven een Kiwa -beeldmerk te gebruiken bij algemene uitingen van de Certificaathouder of het gecertificeerd onderdeel daarvan, zoals op briefpapier of brochures. 3. Het FOAB Bestuur oefent controle uit op het gebruik van een Kiwa-beeldmerk door de Certificaathouder (zie artikel 4) en neemt in geval van misbruik daarvan passende maatregelen (zie artikel 8). 4. Uitsluitend na schriftelijke toestemming van Kiwa kan een beeldmerk voor andere uitingen of andere wijze door de Certificaathouder worden gebruikt. 5. Het Kiwa-keurmerk mag door het FOAB Bestuur niet als eigen handelsmerk worden gebruikt. 6. De Kiwa is te allen tijde gerechtigd de naleving van deze instructies (te laten) controleren. Artikel 4 Toepassing door de Certificaathouder 1. Een Kiwa-beeldmerk mag slechts worden gebruikt indien ook de naam en een beeldmerk van de Certificaathouder wordt gebruikt. Een Kiwa-beeldmerk mag niet opvallender zijn dan naam en beeldmerk van de Certificaathouder. 2. Voor het recht op het voeren van een Kiwa-beeldmerk wordt door Het FOAB Bestuur aan de aanvrager voor zijn dienstverlening of onderdeel daarvan een FOAB Keurmerk verstrekt. Bij verlenging van dit recht verstrekt Het FOAB Bestuur telkens een nieuw FOAB Keurmerk aan de Certificaathouder. 3. De aanvrager verplicht zich om gedurende de geldigheidsduur van de verstrekte certificaten steeds aan de normen te voldoen die gelden voor de dienstverlening of het onderdeel daarvan waarop het FOAB Keurmerk van toepassing is. De aanvrager neemt hiertoe voldoende maatregelen. Het FOAB Bestuur is gerechtigd zich te overtuigen van de werkzaamheid van deze maatregelen en de toepassing te controleren. 4. Indien een ondernemer/ aanbieder zijn FOAB Keurmerk verliest of de aanbieder het FOAB Keurmerk niet meer wenst te bezitten, is het deze aanbieder verboden per onmiddellijke ingang op welke wijze dan ook van een Kiwa-beeldmerk gebruik te maken. Het FOAB Bestuur ziet hierop toe en neemt indien nodig passende maatregelen (zie artikel 8). 5. Indien de Certificaathouder voor zijn dienstverlening of onderdeel daarvan, een Kiwa-beeldmerk voert terwijl door deze kan worden vastgesteld of vermoed dat er ernstige afwijkingen zijn opgetreden ten opzichte van de eisen zoals opgenomen in het van toepassing zijnde FOAB-norm, dan zal hij hiervan direct mededeling doen aan de FOAB Bestuur. 6. Indien de Certificaathouder een wijziging wenst aan te brengen in zijn dienstverlening of onderdeel daarvan waarvoor het FOAB Keurmerk is afgegeven, dan zal hij algemene uitingen over de gewijzigde dienstverlening niet van een Kiwa-beeldmerk voorzien voordat Het FOAB Bestuur heeft kunnen beoordelen of de gewijzigde uitvoering nog voldoet aan de daarvoor geldende eisen. 7. Het FOAB-keurmerk mag door de Certificaathouder niet als eigen fabrieks- of handelsmerk worden gebruikt. 8. Het FOAB Bestuur is te allen tijde gerechtigd de naleving van deze instructies te (laten) controleren.
Artikel 5 Vorm en typografische uitvoering van een beeldmerk 1. Een Kiwa-beeldmerk is geregistreerd in het Merkenregister van het Merkenbureau NOVOGRAAF. 2. Het gebruik van één van de Kiwa-beeldmerken dient te geschieden overeenkomstig de Corporate Kiwa regels. - voor afwijkingen van deze instructies is altijd schriftelijke toestemming van de Kiwa vereist.
Artikel 6 Contractperiode FOAB Bestuur/Certificaathouder 1. Het houden van het recht op een Kiwa-beeldmerk wordt door het FOAB Bestuur verleend voor de duur van de overeenkomst voor de toepassing van het FOAB Keurmerk 2. Het recht op het voeren van een Kiwa-beeldmerk wordt door Het FOAB Bestuur aan de Certificaathouder verleend voor de periode van geldigheid van het verleende FOAB Keurmerk, daarbij inbegrepen de voorwaarden die voor de geldigheid van het keurmerk gelden. 3. Verlenging van het recht op het voeren van een Kiwa-beeldmerk wordt verleend voor telkens de volgende periode van geldigheid van het verleende FOAB keurmerk, tenzij door het FOAB Bestuur of Certificaathouder tenminste drie maanden van te voren de overeenkomst voor de toepassing van het FOAB keurmerk schriftelijk is opgezegd. Artikel 7 Overname en overgangsregeling Overname: Bij een overname van de onderneming naar een andere eigenaar dient de certificaathouder dit te melden aan het FOAB bestuur. Voor de nieuwe eigenaar bestaat de mogelijkheid om het certificaat over te nemen . Deze dient dan na 3 maanden i.r.t. de overname een extra bezoek krijgen van de Kiwa. Overgangsregeling Deze regeling beschrijft de overgang en de overgangstermijnen voor de volgende situaties A. De bestaande FOAB normen worden (deels) herzien (versie x is vervangen door versie x+1) B. Er is een addendum aan de bestaande FOAB normen toegevoegd. Algemene bepalingen 1. De FOAB normen kunnen gebruikt worden voor certificatiedoeleinden vanaf het moment dat het CCvD de normen “beschikbaar heeft gesteld voor certificatie” . Totdat de gedrukte versie beschikbaar is wordt op aanvraag een kopie ter beschikking gesteld. Specifieke overgangsbepalingen: A. De bestaande FOAB normen worden (deels) herzien (versie x is vervangen door versie x+1) 1. Vanaf het moment dat de herziene normen versie x+1 beschikbaar is gesteld voor certificatie door het CCvD gaat een overgangsperiode in van 36 maanden in. Tijdens deze overgangsperiode kan zowel op versie x als op versie x+1 gecertificeerd worden. Dit geldt ook voor onderneming die nog geen certificaat behaald hebben. 2. De organisatie die een FOAB certificaat heeft conform versie (x), heeft een periode van maximaal 36 maanden vanaf het moment dat de herziene normen beschikbaar zijn gesteld voor certificatie om te gaan voldoen aan de eisen in de FOAB normen versie x+1. 3. In deze periode van 36 maanden vinden conformiteitsaudits plaats volgens planning. 4. De audits vinden plaats conform de FOAB normen versie x en de FOAB normen versie x+1. Non-conformiteit op de FOAB normen versie x leidt tot formele afwijkingen (verbeterpunt dan wel blokkade). Non-conformiteit op de FOAB normen versie x +1 leidt tot een verbeterpunt dat uiterlijk aan het einde van de periode van 36 maanden moet zijn opgelost. 5. Voordat de periode van 36 maanden verstreken is, is de organisatie getoetst aan de hand van de gehele FOAB normen versie x+1 en zijn openstaande non-conformities (verbeterpunten) opgelost. Niet opgeloste verbeterpunten kunnen aanleiding zijn voor een blokkade. 6. Indien de organisatie voldoet aan de eisen in de FOAB normen versie x+1 kan het certificaat worden omgezet. Wordt het certificaat omgezet tijdens een vervolgbezoek dan blijft de oorspronkelijke geldigheid van het certificaat gehandhaafd. Wordt het certificaat tijdens een (geplande) hercertificatie omgezet dan is het certificaat 3 jaar geldig. 7. Afwijkingen van bovenstaande algemene regeling worden op de FOAB- website gepubliceerd. B. Er is een addendum aan de bestaande FOAB normen toegevoegd. 1. Het CCvD bepaalt de overgangsperiode. Deze bedraagt maximaal 36 maanden en is afhankelijk van de impact van de inhoud van het addendum op de betreffende ondernemingen. voorbeeld: een addendum bevat twee aanvullende normen. Het CCvD- kan besluiten dat de gecertificeerde ondernemingen bij de eerstvolgende audit aan de toegevoegde eisen moet voldoen.
Artikel 8 Wijzigingen en Uitbreiding Certificaatwijziging of certificaatuitbreiding Certificaatwijzigingen worden doorgevoerd onder verantwoording van de auditor. Vooraf wordt met de klant een afspraak gemaakt over de financiële consequenties. De wijziging van het certificaat wordt vastgelegd in een offerte. Het FOAB Bestuur neemt uiteindelijke de beslissing. De uitgiftedatum van het certificaat wijzigt. In principe blijft het certificaatnummer en de oorspronkelijke geldigheidsduur van het certificaat ongewijzigd. Wijziging NAW-gegevens Het certificaat kan (mits de organisatie/holding van de onderneming ongewijzigd blijft) tussentijds zondermeer voor wat betreft naam-, adres- en woonplaatsgegevens worden gewijzigd. Controle vindt plaats aan de hand van de inschrijving Kamer van Koophandel. De overeenkomst wordt hierop aangepast d.m.v. het formulier ‘Bevestiging Wijziging Overeenkomst’. Wijziging in de grootte c.q. vestigingen van de organisatie Bij wijzigingen in de grootte van de onderneming (inkrimping of uitbreiding van winkels) wordt door de auditor in overleg met de unitmanager afgewogen of de onderneming nog past binnen de vooraf gestelde calculatieuitgangspunten. De overeenkomst wordt hierop aangepast d.m.v. het formulier ‘Bevestiging Wijziging Overeenkomst’. Indien nodig wordt, in overleg met de klant, de omvang van de controlebezoeken hierop aangepast. Bij het wegvallen van een vestiging kan het certificaat (mits de organisatie van de onderneming ongewijzigd blijft) tussentijds zondermeer voor wat betreft deze vestiging worden gewijzigd. Een nieuwe vestiging kan pas op het certificaat worden "bijgeschreven" nadat deze vestiging (tijdens een opvolgingsaudit of tussentijdse uitbreidingsaudit) is getoetst. De overeenkomst wordt hierop aangepast d.m.v. het formulier ‘Bevestiging Wijziging Overeenkomst’. Wijziging scope of toepassingsgebied Bij het wegvallen van een deel van het toepassingsgebied kan het certificaat (mits de organisatie van het bedrijf ongewijzigd blijft) tussentijds zondermeer voor wat betreft het toepassingsgebied worden gewijzigd. De overeenkomst wordt hierop aangepast d.m.v. het formulier ‘Bevestiging Wijziging Overeenkomst’. Een nieuwe bedrijfsactiviteit kan pas op het certificaat worden "bijgeschreven" nadat deze activiteit (tijdens een opvolgingsaudit of tussentijdse uitbreidingsaudit) is getoetst. De overeenkomst wordt hierop aangepast d.m.v. het formulier ‘Bevestiging Wijziging Overeenkomst’. Zie ook artikel 7 Overname. Artikel 9 Sanctiemogelijkheden van FOAB 1. Het FOAB bestuur zal tegen wederrechtelijk gebruik van een Kiwa-beeldmerk optreden. 2. Kiwa heeft het recht het aan de ondernemer/aanbieder verleende recht op toekenning van een Kiwabeeldmerk in te trekken, wanneer de naam Kiwa of FOAB wordt geschaad.
Artikel 10 Sanctiemogelijkheden van het FOAB Bestuur De 'passende maatregelen' zoals vermeld in artikel 3 sub 3 en 4 sub 4 van dit reglement houden het volgende in: Indien de onrechtmatige Certificaathouder ook na herhaalde sommatie niet voldoet aan de krachtens dit reglement op hem rustende verplichtingen, of indien aanvrager respectievelijk Certificaathouder het aan hem verleend recht tot het voeren van een Kiwa-beeldmerk te kwader trouw gebruikt, dan wel voor een instelling of onderdeel daarvan zonder toestemming van het FOAB Bestuur een Kiwa-beeldmerk voert, blijft voeren of door algemene uitingen of anderszins bij het publiek en bij andere zorginstellingen direct of indirect de indruk wekt of laat bestaan, dat hem daarvoor toestemming door Het FOAB Bestuur is verleend: a. kan het FOAB Bestuur hem verplichten om alle betreffende algemene uitingen terug te nemen; b. kan het FOAB Bestuur het recht op het voeren van een Kiwa-beeldmerk op uitingen van de onrechtmatige Certificaathouder onmiddellijk intrekken en daaraan passende bekendheid geven. De eventuele kosten van deze bekendmakingen moeten door de Certificaathouder worden vergoed; c. wordt de aanvrager respectievelijk de Certificaathouder door het FOAB Bestuur een aan het FOAB Bestuur te betalen boete opgelegd ter hoogte van € 250, - per dag alsmede een gelijke boete voor ieder verzuim om aan zijn in dit artikel genoemde verplichtingen te voldoen. Artikel 11 Geschillen Geschillen over de toepassing van dit reglement door het FOAB Bestuur worden in behandeling genomen conform de algemene klachtenprocedure van Kiwa.
3. Informatie en overleg 1. 2.
3. 4.
5.
6. 7. 8.
FOAB zal de Kiwa, voor zover relevant, informeren over door haar gevoerd en voorgenomen beleid, en in behandeling zijnde FOAB-normen. FOAB houdt op aangeven van door de Kiwa aangereikte informatie (zie artikel 3.6 van de overeenkomst) een overzicht bij van de ondernemers, ingetrokken en opgeschorte certificaten welk overzicht voor derden opvraagbaar is. Voor zover naar het oordeel van FOAB relevant geacht, wordt Kiwa geacht FOAB te informeren over ervaringsgegevens welke van belang zijn om de werking in de onderneming van de FOAB normen. Voor zover naar het oordeel van de Kiwa relevant geacht, informeert Kiwa het FOAB bestuur over ervaringsgegevens welke van belang zijn om de werking bij de onderneming van de FOAB-normen te beoordelen en te verbeteren. De in artikel 3.6 van de overeenkomst genoemde kopieën van certificaten worden bij FOAB een maand na uitgifte door de Kiwa aan FOAB ter beschikking gesteld. De genoemde kopieën zijn door de FOAB op elk moment opvraagbaar. Het intrekken of opschorten van het FOAB keurmerk door de Kiwa wordt door het FOAB bestuur tijdig aan certificaathouders kenbaar gemaakt. FOAB stelt de Kiwa in de gelegenheid om op haar verzoek overleg te voeren. FOAB belegt minimaal 4x per jaar een overleg met de Kiwa.
Hoofdstuk 2: Richtlijn vormgeving en tekst certificaat gebaseerd op FOAB-normen Artikel 1 FOAB Keurmerk Op het certificaat worden door de Kiwa in ieder geval de onder de volgende artikelen genoemde zaken opgenomen. Artikel 2 Beeldmerk Het Kiwa-beeldmerk van Kiwa en FOAB, conform (’Richtlijn gebruik beeldmerk’). Dit betreft één van de volgende beeldmerk: audiologie hoorkwaliteit optiek en optometrie zichtkwaliteit optiek zichtkwaliteit Artikel 3. Tekst op het certificaat
Kiwa heeft vastgesteld dat de door …Bedrijfsnaam………. gehanteerde kwaliteitsnormen en de toepassing daarvan voldoen aan de toetsingscriteria van het Keurmerk Nederlandse Federatie voor de Optiek en Audiologie Bedrijven, versie 1 oktober 2015, voor het toepassingsgebied: xxxxxx Artikel 4 Afgiftedatum De datum van afgifte van het certificaat. Artikel 5 Geldigheidsduur Te weten drie jaar. Op het certificaat wordt de datum aangegeven tot wanneer het certificaat geldig is. Artikel 6 FOAB keurmerk Er mag geen enkele verwijzing naar enige ISO-norm worden opgenomen. Artikel 7 Goedkeuring ontwerp De Kiwa verstrekt een voorbeeldcertificaat aan FOAB. Pas na goedkeuring op inhoud en vormgeving van FOAB mag de Kiwa certificaten met deze inhoud en vormgeving uitgeven. Wijzigingen in vormgeving of inhoud worden steeds aan FOAB ter goedkeuring voorgelegd. Artikel 8 Bezwaar Als een (aankomend) keurmerkhouder het oneens is met het besluit van het FOAB-bestuur om het Keurmerk af te wijzen of in te trekken, kan hij daartegen in beroep gaan bij Kiwa , op grond van het Kiwa Reglement 2014 (zie www.kiwa.nl) . Zolang de bezwaarprocedure loopt, behoudt de keurmerkhouder het Keurmerk. Artikel 9 Keurmerkhouders openbaar Nieuwe keurmerkhouders worden met naam en logo op de FOAB website www.foab.nl/keurmerkhouders gepubliceerd, zodra het Keurmerk is toegekend. Ook maakt FOAB het bekend op de FOAB website www.foab.nl/keurmerkhouders als een keurmerkhouder het Keurmerk verliest. Als een aanvrager het Keurmerk wordt geweigerd, maakt FOAB dit niet bekend.
Hoofdstuk 3: Aanvullende bepalingen FOAB keurmerk 1. Het proces van certificatie 2. Weging en puntentelling 3. Overzicht vaststelling assessmentdagen
1.
Het proces van certificatie
Het certificatieproces kan als volgt worden weergegeven: -
Offerte/opdracht traject Samenstellen auditteam Opstellen auditplan e Uitvoering 0-lijn of 1 lijn audit Indien van toepassing herstelmaatregelen m.b.t. gerapporteerde aandachtsgebieden Voor Kritische Tekortkoming: beoordelen op locatie (extra bezoek) van effectieve implementatie van corrigerende maatregelen en correcties Advies auditteam Beslissing t.a.v. certificatie Afgifte certificaat e Inregelen en uitvoeren 1 lijn gedurende de certificatieperiode en een vooraf met de klant gecommuniceerd auditplan per opvolgingsaudit. Uiterlijk 3 maanden voor de vervaldatum: bevestigen van herbeoordeling
Procedure bij vastgestelde tekortkomingen Kritische tekortkomingen: 1. beoordelen oorzaak- (en omvang-)analyse van de klant 2. beoordelen (effectiviteit) voorgestelde correcties (dus omvang nodig) 3. beoordelen (effectiviteit) voorgestelde corrigerende maatregelen 4. Afspreken tijd voor implementatie correcties en corrigerende maatregelen 5. verifiëren van de effectiviteit van correcties en corrigerende maatregelen (betekent in bijna altijd een (extra) special audit on-site) Tekortkomingen: 1. als bij major nonconformities 1 t/m 4 2. verificatie van de effectiviteit mag tijdens volgende audit Ad 1 t/m3: De onderneming (auditee) moet binnen 14 dagen na de audit een plan van aanpak aanleveren waarin wordt voorgesteld hoe 1 t/m 3 wordt ingevuld. De auditor moet voor die aanpak en voorstellen zijn akkoord geven. Ad 4 en 5: De auditor maakt ten aanzien van de periode van afhandeling van kritische tekortkomingen met de klant nadere termijnafspraken vallende voor de verloopdatum van het certificaat. De termijnafspraken worden vastgelegd op het betreffende rapportblad (NCF formulier). Afhandeling kritische tekortkomingen. De beoordeling van effectiviteit van corrigerende maatregelen en correctieve acties naar aanleiding van kritische tekortkomingen moet binnen een termijn van 3 maanden plaatsvinden inclusief het eventueel te brengen extra bezoek. Route Auditproces: De audits verlopen volgens een vaste procedure. Kiwa toetst de documentatie die de (aankomend) keurmerkhouder aantoonbaar heeft tijdens de audits. Kiwa stelt voorafgaand aan de audit (met u als ondernemer) een passend auditprogramma op. De auditor legt de uitkomst van de toetsing vast in een (matrix)rapportage. Het FOAB-bestuur bepaalt of het keurmerk wordt toegekend, opnieuw wordt uitgereikt, afgewezen of ingetrokken. Herbeoordeling Een herbeoordeling volgt op een onvoldoende uitkomst van een toetsing. Het maakt geen verschil of dit een eerste, tweede of derde beoordeling betreft. Voor een herbeoordeling krijgt de (aankomend) keurmerkhouder een herstelperiode van minimaal drie maximaal zes maanden, vanaf de datum van het FOAB Bestuur besluit. Een keurmerkhouder mag het Keurmerk behouden tot de afronding van de herbeoordeling. Als hij deze herbeoordeling niet doorkomt, verliest hij het Keurmerk. Er e volgt dan een gehele nieuwe 0- en 1 lijns beoordeling.
2.
Weging en puntentelling
Toekenning punten Bij het toekennen van punten bestaat onderscheid tussen opzet/bestaan (de aanwezigheid van de vereiste processen, grondslagen, documentatie, beheersmaatregelen en dergelijke) en werking (het niveau waarop de normen worden uitgevoerd). De begrippen ‘opzet’ en ‘werking’ liggen in elkaars verlengde. Wat in opzet niet of gebrekkig aanwezig is, is in de praktijk immers niet uitvoerbaar. Voor opzet/bestaan wordt een cijfer toegekend van 0 of 4. Voor de werking geldt een cijfer van 1, 2, 3, of 4 al naar gelang de (aankomend) keurmerkhouder onvoldoende, voldoende, ruim voldoende of goed presteert bij de betreffende norm. Weging keurmerknormen Alle normen zijn gewogen en gewaardeerd met een cijfer 0,5 (laag), 1.0 (matig) en 1.5 (goed). De weging van een norm hangt samen met de prestaties en inspanningen van de keurmerkhouder om aan de betreffende norm te voldoen en de gevolgen voor het vertrouwen van de klant als de keurmerkhouder hierin verzaakt. Score De score wordt bepaald door aantal punten x weging. Een norm kan opgebouwd zijn uit meerdere aspecten. Samen wordt dit 1 score. Alle scores bij elkaar vormen een totaal score per thema. Om het Keurmerk te verwerven of behouden moet een (aankomend) keurmerkhouder een voldoende halen (cijfer 4) per norm/aspect voor opzet/bestaan en voor de werking een gemiddelde van 1,5 voor alle normen. Vereist aantal punten bij initiële audit (BESTAAN) voor verwerven/behouden van het keurmerk. Dit betekent dat nimmer een 0 gescoord mag worden bij bestaan. Indien dit wel, betekent dit geen verlening van het certificaat.
Beoordeling
Opzet /bestaan
Werking
Totaal
495.50
n.v.t.
495.50
Vereist aantal punten bij opvolgingsaudit (WERKING) voor verlengen van het keurmerk. voor opzet/bestaan en voor de werking een gemiddelde van 1,5 voor alle normen. Dit betekent dat nimmer een 0 gescoord mag worden bij werking. Indien wel, betekent dit geen verlening van het certificaat. De maximale score voor de opzet/bestaan bedraagt 495.50 punten. De maximalel score voor de werking bedraagt 466.00 punten
Beoordeling 0e lijn keurmerk Beoordeling 1e lijn keurmerk
Opzet /bestaan 495.50
Werking 466
Totaal 961.50
466
466
3. Overzicht vaststelling assessmentdagen
Initiële audit*: 0.5 dag inclusief rapportage per vestiging *bij de Initiële audit ligt de focus op het “bestaan” van documenten Opvolgingsaudit 1 en ook 2**: 1.0 dag inclusief rapportage per vestiging ** bij de opvolgingsbezoeken ligt de focus op de “werking” van het systeem Tarief: € 1.199.00 per auditmandag en € 116.00 service, reis en verblijfskosten en € 65,00 administratie, registratie en licentiekosten.
Auditijd IA 0,5 (per vestiging + rapp) Per vestiging een apart certificaat Per vestiging een apart rapport
Opvolging 1,0 (per vestiging + rapp)
Per vestiging een aparte rapportage
Her (zie opvolging) 1,0 (per vestiging + rapp) Per vestiging een apart certificaat Per vestiging een aparte rapportage
