REGLEMENT PLEEGOUDERRAAD
versie 01032004
VOORZIENING VOOR PLEEGZORG NOORDOOST-BRABANT/STICHTING OOSTERPOORT
Artikel 1. In dit reglement wordt verstaan onder: a. de instelling b. de Voorziening (VVP) c. de directie d.de clustermanager e. de pleegouders
f. het pleeggezin g. de raad
de Stichting Oosterpoort te Oss het onderdeel van Stichting Oosterpoort dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van de pleegzorgtaken in de regio Noordoost-Brabant de directeur van Stichting Oosterpoort te Oss degene die rechtstreeks is belast met de dagelijkse leiding van de arbeid binnen het cluster “Hulp door Gezinnen” van Stichting Oosterpoort echtgenoten, partners of alleenstaanden die een pleegcontract afgesloten hebben met de instelling plus de weekend-vakantieadressen en dagzorgadressen die bij de instelling als zodanig zijn geregistreerd. Tevens vallen onder deze noemer de pleegouders die in het kader van betaalde pleegzorg een arbeidsovereenkomst hebben met Stichting Oosterpoort en die daarnaast geen andere taken als werknemer van Stichting Oosterpoort uitoefenen. de leefeenheid waarin de jeugdige wordt verzorgd de Pleegouderraad (afgekort: POR)
N.B. In dit reglement worden functies en functionarissen aangeduid in de “hij-vorm”. Uiteraard dient dit waar van toepassing gelezen te worden als “hij/zij “! FUNCTIE VAN DE RAAD Artikel 2. 1. De raad is een orgaan waarin de medezeggenschap van pleegouders ten aanzien van het beleid van de Voorziening voor Pleegzorg Noordoost-Brabant wordt georganiseerd. De raad heeft de taak het optimaal functioneren van de Voorziening voor Pleegzorg Noordoost-Brabant in al haar doelstellingen te bevorderen en het welzijn en de algemene belangen van pleegouders en jeugdigen die in pleeggezinnen opgenomen zijn te behartigen. 2. De raad biedt pleegouders de mogelijkheid om rechtstreeks contact met haar te onderhouden. 3. Het Reglement Pleegouderraad wordt vastgesteld door de directie. Indien de POR wijziging van dit reglement wenst, is daartoe instemming van de directie vereist. 4. Indien de directie wijziging van het reglement wenst, wordt daarover eerst met de POR overlegd. SAMENSTELLING VAN DE RAAD Artikel 3. 1. De raad bestaat uit tenminste vijf en ten hoogste negen leden. Alle pleegouders van Stichting Oosterpoort kunnen zich aanmelden om in de raad zitting te nemen en in principe worden daartoe geen verkiezingen gehouden. Nieuwe leden worden aangenomen zolang het maximumaantal van negen leden nog niet is bereikt. 2. Er bestaat geen vooraf bepaalde maximale zittingsduur en geen rooster van aftreden. Dit om de continuïteit en het behoud van opgedane kennis en ervaring binnen de POR te garanderen. Artikel 4. 1. De raad kiest uit zijn midden een voorzitter en een secretaris. Het kiezen van een covoorzitter is toegestaan. 2. De voorzitter, bij diens afwezigheid (eventueel) de co-voorzitter en bij diens afwezigheid de secretaris, vertegenwoordigt de raad zowel in- als extern. 1
Artikel 5. 1. Wordt een pleegcontract met een lid van de raad beëindigd, dan is hij bevoegd het dan lopende kalenderjaar als volledig lid van de raad aan te blijven. Hetzelfde geldt voor een betaalde pleegouder waarvan de arbeidsovereenkomst met Oosterpoort wordt beëindigd. Indien die arbeidsovereenkomst wordt beëindigd in verband met ontslag op staande voet, eindigt ook het lidmaatschap van de POR terstond. 2. Een lid kan te allen tijde door schriftelijke kennisgeving aan de voorzitter van de POR voor het lidmaatschap bedanken. ALGEMENE TAKEN EN BEVOEGDHEDEN Artikel 6. 1. De raad wordt tenminste eenmaal per jaar in de gelegenheid gesteld de algemene gang van zaken in de Voorziening met de directie te bespreken. 2. De raad is bevoegd tot bespreking van alle aangelegenheden, de Voorziening betreffende. Hij is bevoegd over deze aangelegenheden aan de clustermanager of de instelling voorstellen te doen of standpunten kenbaar te maken. De clustermanager deelt zijn standpunt over deze voorstellen met redenen omkleed aan de raad mee. BIJZONDERE BEVOEGDHEDEN Artikel 7. 1. De raad wordt in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen over de volgende aangelegenheden: a. het beleid van de Voorziening, zoals is vastgesteld in het beleids-/werkplan; b. het aangaan, verbreken of belangrijk wijzigen van een duurzame samenwerking met een andere instelling of organisatie; c. deelneming of beëindiging van deelneming aan projecten of experimenten in de pleegzorg; 2. Het advies moet op een zodanig tijdstip worden aangevraagd dat het van wezenlijke invloed kan zijn op het vast te stellen beleid of het te nemen besluit. 3. Indien het advies van de pleegouderraad niet of niet geheel is gevolgd, wordt aan de raad schriftelijk en beargumenteerd medegedeeld waarom van het advies wordt afgeweken. Artikel 8. 1. De clustermanager en de directie behoeven de voorafgaande instemming van de pleegouderraad voor elk door hen voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van: a. de regeling met betrekking het afsluiten van pleegcontracten en daaruit voortvloeiende regelingen; b. afspraken met betrekking tot het uitbetalen van de pleegvergoedingen; c. de regeling met betrekking tot het uitkeren van bijzondere kosten, zowel de vergoedingen die gefinancierd worden uit overheidsbijdragen, alswel vergoedingen uit extra fondsen; d. de regeling met betrekking tot deskundigheidsbevordering van pleegouders en aspirant-pleegouders; e. de regeling op het gebied van de behandeling van klachten. f. de regeling van bereikbaarheid g. de regeling van vervanging 2. De clustermanager of de directie legt het voorgenomen besluit uiterlijk vier weken voor besluitvorming schriftelijk aan de pleegouderraad voor. 3. Brengt de pleegouderraad binnen de gestelde termijn geen standpunt ter zake naar voren, dan wordt de pleegouderraad geacht het eens te zijn, respectievelijk in te stemmen met het aan haar voorgelegde voorgenomen besluit. 4. Wordt ten aanzien van een voorgenomen besluit de instemming niet verkregen, dan kan de clustermanager of de directie het voorgenomen besluit voorleggen aan een in te stellen geschillencommissie, die bestaat uit een lid dat voorgedragen wordt door de instelling, een lid voorgedragen door de pleegouderraad en een door beide leden aangezochte onafhankelijke voorzitter. Het advies van deze geschillencommissie is bindend. 2
Artikel 9. De clustermanager en de directie zijn verplicht aan de pleegouderraad tijdig alle inlichtingen en gegevens te verstrekken die deze voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig hebben. WERKWIJZE VAN DE PLEEGOUDERRAAD Artikel 10. 1. De raad vergadert tenminste viermaal per jaar, met dien verstande dat tenminste eenmaal per kwartaal een vergadering wordt belegd. 2. De clustermanager is -op uitnodiging van de raad- aanwezig voor het verstrekken van informatie. De clustermanager is echter geen lid van de raad en heeft dientengevolge geen stemrecht. Artikel 11. 1. De voorzitter kan de raad bijeenroepen op eigen initiatief. Hij is verplicht de raad bijeen te roepen indien tenminste een vierde van de in functie zijnde leden dit schriftelijk verzoekt, onder opgave van de in die vergadering te behandelen onderwerpen. 2. Een vergadering, belegd op verzoek van de leden van de raad, wordt zo spoedig mogelijk gehouden, doch uiterlijk veertien dagen nadat de voorzitter het verzoek ontvangen heeft. 3. De raad wordt schriftelijk bijeengeroepen. Artikel 12. 1. Een vergadering kan slechts plaatsvinden indien tenminste de helft van de leden van de raad aanwezig is. 2. Is het vereiste aantal leden niet aanwezig, dan wordt binnen drie weken, doch niet op kortere termijn dan acht dagen, een nieuwe vergadering gehouden. 3. Bij ontstentenis van de voorzitter en van diens plaatsvervanger(s) kiest de raad uit de aanwezige leden een voorzitter voor de vergadering. Artikel 13. 1. Besluiten worden genomen met gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige leden, voorzover niet anders in het reglement is bepaald. 2. Over personen wordt schriftelijk gestemd. De raad beslist of over zaken schriftelijk dan wel mondeling zal worden gestemd. 3. Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht 4. Bij staking van stemmen wordt het voorstel waarop de stemming betrekking had, op de eerstvolgende vergadering aan de orde gesteld. Indien dan wederom de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Gaat het voorstel echter over de benoeming van een persoon, dan beslist het lot.
Artikel 14. De secretaris is belast met: a. de correspondentie van de raad; b. de verzorging van het archief van de raad; c. het in overleg met de voorzitter bepalen van tijd en plaats van de vergadering; d. het in overleg met de voorzitter opstellen van de agenda voor de vergaderingen van de raad; e. het notuleren of doen notuleren van de vergaderingen van de raad; f. het maken van een jaarverslag over de werkzaamheden van de raad in het afgelopen jaar; g. alle andere werkzaamheden die hem in dit reglement of door de raad worden opgedragen. Artikel 15. De secretaris stelt de leden van de raad tenminste zeven dagen tevoren schriftelijk op de hoogte van plaats en tijd van de vergadering onder bijvoeging van de agenda en de bijbehorende stukken. De secretaris stelt de clustermanager tenminste zeven dagen tevoren schriftelijk op de hoogte van plaats en tijd van de vergadering onder bijvoeging van de agenda. 3
Artikel 16. 1. De secretaris is verantwoordelijk voor het opstellen van de notulen van de vergadering van de raad. Deze notulen worden voor de eerstkomende vergadering aan de leden toegezonden. In die vergadering worden de notulen aan de raad ter goedkeuring en ter vaststelling voorgelegd. Na vaststelling van de notulen worden deze de clustermanager toegezonden. 2. De secretaris maakt een jaarverslag op binnen drie maanden na afloop van het zittingsjaar, waarin alle besluiten en besprekingen van de raad in het kort zijn weergegeven. De raad stelt het jaarverslag vast en bepaalt de wijze waarop dit verslag aan de pleegouders, de directie en de clustermanager bekend zal worden gemaakt. Artikel 17. 1. De raad kan één of meer deskundigen uitnodigen tot het bijwonen van een vergadering van die raad met het oog op behandeling van een bepaald onderwerp. Als de raad besluit een deskundige uit te nodigen wordt de clustermanager hiervan vooraf in kennis gesteld. De kosten die redelijkerwijze noodzakelijk zijn voor het uitnodigen van een deskundige komen ten laste van de Voorziening, doch uitsluitend nadat ter zake overleg is gepleegd. 2. Aan de in het eerste en tweede lid bedoelde personen worden tijdig de agenda van de betrokken vergadering en de stukken die zij behoeven verstrekt. 3. De leden van de raad kunnen in de vergadering aan de in het eerste en tweede lid genoemde personen inlichtingen en adviezen vragen. 4. Een deskundige kan eveneens worden uitgenodigd een schriftelijk advies uit te brengen.
WERKWIJZE OVERLEGVERGADERING PLEEGOUDERRAAD - CLUSTERMANAGER Artikel 18. 1. In de overlegvergadering kunnen alle aangelegenheden, de algemene gang van zaken van de Voorziening betreffende, aan de orde worden gesteld waaroverde clustermanager, de directie of de raad overleg wenselijk acht. 2. Een overlegvergadering is openbaar, behalve als naar het oordeel van een meerderheid van de raad privacy-gevoelige onderwerpen worden besproken. 3. Tenminste eenmaal per jaar wordt met de clustermanager en de directie –op uitnodiging van de raad- in elke geval gesproken over de onderwerpen genoemd in artikel 19 en 20 van dit reglement.
Artikel 19. 1. Een overlegvergadering wordt door de voorzitter geschorst wanneer de clustermanager, de directie of de raad ten aanzien van een bepaald onderwerp afzonderlijk beraad wenselijk acht. 2. De clustermanager neemt geen besluiten over voorstellen van de raad, zowel die in als buiten de overlegvergadering zijn gedaan, dan nadat hij hierover tenminste eenmaal met de raad in een vergadering heeft overlegd. 3. Na het overleg deelt de clustermanager zo spoedig mogelijk schriftelijk en met redenen omkleed aan de raad mee of en in hoeverre hij overeenkomstig het voorstel zal besluiten. Wanneer de clustermanager of de raad te kennen geven daarop geen prijs te stellen, wordt het besluit in en overlegvergadering kenbaar gemaakt.
Artikel 20. 1. De overlegvergadering wordt geleid door de voorzitter van de pleegouderraad. 2. De secretaris van de raad treedt op als secretaris van de overlegvergadering. Artikel 21. De agenda van de overlegvergaderingen bevat alle onderwerpen die door of namens de clustermanager, de directie of de pleegouderraad bij de secretaris voor het overleg zijn aangemeld. 4
Artikel 22. 1. De overlegvergadering wordt schriftelijk bijeengeroepen. 2. De secretaris stelt de leden van de raad, de directie en de clustermanager minstens zeven dagen tevoren schriftelijk op de hoogte van plaats en tijd van de vergadering onder bijvoeging van de agenda en de bijbehorende stukken. Bij ieder agendapunt dient te worden vermeld door wie dit punt is ingebracht. De secretaris draagt er zorg voor dat een schriftelijke toelichting wordt aangegeven op ieder agendapunt, dat naar zijn oordeel toelichting behoeft. Artikel 23. De secretaris is verantwoordelijk voor het opstellen van de notulen van de overlegvergadering. Deze notulen worden voor de eerstkomende vergadering aan de leden en aan de clustermanager toegezonden. In die vergadering worden de notulen aan de overlegvergadering ter goedkeuring voorgelegd. Artikel 24. Tenminste eenmaal per jaar informeert de raad haar achterban (alle pleegouders) over haar werkzaamheden. De vorm waarin dit plaatsvindt wordt bepaald door de raad en globaal betreft het mogelijk: • een vergadering waartoe alle pleegouders worden uitgenodigd, danwel • een uitgebreide mailing waarin in elk geval ook het jaarverslag van de raad is opgenomen • etc.
Aldus overeenkomen door het hoofd VVP en de NVP Noordoost-Brabant d.d. 25 september 1998, gewijzigd d.d. 13 februari 2001 en laatstelijk gewijzigd d.d. 1 maart 2004, na initiatiefvoorstellen door de POR.
Voor akkoord: Datum:
Datum:
J. van der Eerden Directeur Stichting Oosterpoort
R. van der Kuijl Voorzitter POR
5
