Verkorte Handleiding
Versie Leidinggevende
Januari 2013
Starten met OTIB-skillsmanager OTIB-skillsmanager is een instrument om het gesprek dat u gaat voeren met uw medewerker voor te bereiden. U nodigt uw medewerker uit voor het gesprek. U zult zelf uw mening uitspreken (beoordeling doen) over het functioneren van uw medewerker in zijn huidige functie. Tevens zal uw medewerker zijn mening uitspreken over zijn eigen functioneren. U kunt deze beide beoordelingen uitprinten, zodat u in het gesprek kunt ingaan op (het verschil van) beide meningen. U kunt inloggen met de gegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) die u van uw werkgever hebt ontvangen.
Log in met de verkregen gebruikersnaam en wachtwoord. Indien u ook nog een rol als beheerder heeft, dient u rechts bovenin het scherm , achter uw naam, de rol van 'leidinggevende' te selecteren.
Home U ziet op Home 4 grijze buttons. * Home: uw dashboard als leidinggevende in OTIB-skillsmanager * Functies: een overzicht van de beschikbare functies binnen uw bedrijf * Mijn team: een overzicht van de medewerkers in uw team, deze pagina is voor u het vertrekpunt om …
1. status van beoordelingsuitnodigingen van uw team te beheren
2. medewerkergegevens te bekijken
3. uitnodigingen voor beoordelingen doen
4. beoordeling uit te voeren
5. beoordelingen definitief en/of toonbaar maken (achteraf: na het gesprek)
6. beoordelingen te bekijken en vergelijken
7. opleidingsmogelijkheden te bekijken
8. prints te maken
* Anderen beoordelen: wanneer u wordt uitgenodigd een beoordeling te doen over een medewerker die niet in uw team zit, zult u de gegevens hiervan op deze pagina aantreffen
Functies Op de pagina functies ziet u wat de actieve functies in uw hele bedrijf zijn en wanneer een functie voor het laatst is gewijzigd.De functies staan alfabetisch gesorteerd.
Klik op de naam van een functie om de functiebeschrijving te bekijken
Door uw muis op de poppetjes achter een functie naam te plaatsen kunt u zien welke personen binnen uw organisatie deze functie uitvoeren
1
Verkorte Handleiding
Versie Leidinggevende
Januari 2013
Vink twee functies aan en klik op vergelijken om twee functiebeschrijvingen te vergelijken
Vink maximaal tien functies aan om in een matrix de takenpakketten van al deze functie te vergelijken
Mijn team 1 Mijn team beheren Vertrekpunt voor veel wat u als leidinggevende wilt doen is uw mijn team-pagina. U kunt hier diverse dingen doen (medewerkergegevens bekijken, uitnodigingen uitdoen of intrekken, notities maken bij een medewerker), maar misschien belangrijker nog is dat u in dit scherm direct overzicht en inzicht krijgt in de status van uitnodigingen van beoordelingen. Zie het schermvoorbeeld.
In het voorbeeld ziet u een team dat bestaat uit twee medewerkers: Arend Appel en Bert Beoordeel. Voor Appel Arend heeft u (nog) geen uitnodiging gedaan voor een beoordeling. Voor Bert Beoordeel wel. U heeft een uitnodiging voor een beoordeling gestuurd aan Bert waarbij u Bert zelf (zie type = leidinggevende) beoordeelt, waarbij Bert zichzelf moet beoordelen (type = medewerker) en waarbij Bram Laat Bert moet beoordelen (zie type = ander). De deadline voor deze beoordelingen is 15 januari. En u als leidinggevende bent tot nu toe de enige die de beoordeling al heeft gedaan (zie groene vinkje bij ‘af’). U heeft deze beoordeling al zichtbaar gemaakt voor de medewerker (toon = Ja), maar u heeft de beoordeling nog niet definitief gemaakt. Pas als alle genodigden de beoordeling hebben gedaan en definitief hebben gemaakt is het beoordelingsproces afgesloten en afgerond (er staan dan overal groene v-tjes) en kunt u de medewerker uitnodigen voor de volgende ronde van beoordelingen.
2 Gegevens van medewerkers bekijken De medewerkergegevens worden door de bedrijfsbeheerder vastgelegd. U kunt als leidinggevende deze gegevens inzien, maar niet wijzigen of verwijderen. Indien wijzigingen nodig zijn, geef dit dan door aan de bedrijfsbeheerder.
klik op 'mijn team'
Vink de medewerker aan en klik op ‘openen'
Tabblad 1 persoonlijke gegevens: naam – adres gegevens
Tabblad 2 gebruiksinstellingen en rechten: gebruikersnaam, rol, rechten, functie
2
Verkorte Handleiding
Versie Leidinggevende
Januari 2013
Tabblad 3 werkervaring: welke functies heeft deze medewerker reeds vervuld, zowel binnen uw organisatie als ook daarvoor in andere organisaties
Tabblad 4 beoordelingen: overzicht van reeds gedane beoordelingen door uzelf, door anderen en door de medewerker (voor zover deze toonbaar zijn gemaakt)
Tabblad 5 gevolgde opleidingen: overzicht van reeds door de medewerker gevolgde opleidingen
Tabblad 6 notities: overzicht van door u (of de bedrijfsbeheerder) gemaakte notities bij een medewerker over bijv. voorvallen op het werk of aandachtspunten of bijzonderheden over een medewerker. De medewerker zelf ziet deze notities niet. U voegt deze notities vanuit dit scherm toe, maar dit kunt u ook direct doen door in Mijn Team een medewerker te selecteren en op de knop ‘notitie maken’ te klikken
3 Uitnodigen voor een beoordeling Let op! U kunt een medewerker pas voor een (nieuwe) beoordeling uitnodigen als een eerdere uitnodiging is afgesloten. Dat wil zeggen: als zowel leidinggevende als medewerker de beoordelingen behorend bij de eerdere uitnodiging op definitief hebben gezet.
Klik op ‘mijn team’
Vink de medewerker(s) aan die u wilt uitnodigen
Klik op ‘uitnodigen voor beoordeling’
Voer de gevraagde gegevens in en voeg eventueel andere beoordelaars toe
Klik op uitnodiging versturen
In uw mijn team overzicht verschijnt achter de naam van de uitgenodigde medewerker(s) informatie die aangeeft dat er beoordelingen te doen zijn. U vindt hier alleen informatie over beoordelingen op uitnodiging.
Op de home van de medewerker zal nu een oranje button zichtbaar zijn met ‘te doen beoordeling’.
4 Beoordeling uitvoeren (na uitnodiging) Nadat u een medewerker en uzelf heeft uitgenodigd voor een beoordeling, gaat u als volgt te werk om de beoordeling op uitnodiging te doen:
Ga naar ‘mijn team’
Zoek de juiste medewerker op en klik in de kolom actie op ‘afronden’ of selecteer de medewerker en klik op de groene knop ‘beoordelen’
Indien u de medewerker wil beoordelen zonder eerst een uitnodiging te doen (dus dan doet u alleen zelf een beoordeling en de medewerker niet): klik de medewerker aan en klik op openen, klik op ‘start nieuwe beoordeling’ in de 4e zwarte balk
Het beoordelingsproces bestaat uit vijf stappen. Volg het proces: o
Stap 1: uitleg over het proces. Lees dit zorgvuldig door en klik op volgende
o
Stap 2: beoordelen van taken: hoe worden de taken uitgevoerd? U kunt hier gebruik maken van 5 antwoordmogelijkheden: onder de norm, bijna op de norm, op de norm, boven de norm en weet niet. De ‘norm’ is wat er verwacht wordt voor die taak. Geef per taak aan hoe deze wordt uitgevoerd en klik op volgende 3
Verkorte Handleiding
o
Versie Leidinggevende
Januari 2013
Stap 3: beoordelen van vaardigheden: beheerst de beoordeelde de vaardigheden die hij nodig heeft? Vul in ieder geval de rode opengeklapte vaardigheden (-) in.U scrollt zelf van boven naar beneden door het scherm heen om deze op te sporen en in te vullen.
Indien u op dit (of een eerder) moment niet verder wilt met de beoordeling en deze op een ander moment wilt afmaken, klikt u op ‘sluiten’. U krijgt dan een menu om de wijzigingen op te slaan het scherm te verlaten. o
Stap 4 het tussenresultaat: Bekijk het tussenresultaat, indien u iets wilt wijzigen, kunt u terug om wijzigingen aan te brengen, anders klik op volgende
o
Stap 5 extra vragen:indien uw werkgever hier vragen heeft geformuleerd kunt u deze beantwoorden. Ga hierbij uit van de beoordeelde en bevestig uw invoer met opslaan
Vervolgens wordt u gevraagd of u de beoordeling 'definitief' en/of 'zichtbaar' wil maken. Definitief: u kunt deze beoordeling niet meer wijzigen of verwijderen. Zichtbaar: de beoordeling is zichtbaar voor uw medewerker. Door het aanvinken van de hokjes bevestigt u de keuze voor definitief en/of zichtbaar. Door het leeglaten van de hokjes wordt de beoordeling nog niet definitief en/of zichtbaar. Klik, ongeacht of u de hokjes wel of niet hebt aangevinkt, altijd in de pop-up op 'opslaan', zodat uw beoordeling wordt opgeslagen.
5 Beoordelingen definitief en toonbaar maken (achteraf: na het gesprek) Wanneer u een beoordeling niet direct na het invullen definitief en/of zichtbaar hebt gemaakt, kan dat ook nog naderhand. Meestal zult u dit namelijk pas na het gesprek met de medewerken willen doen. Ga als volgt te werk: ‐
ga naar ‘mijn team’, selecteer de medewerker en klik op openen
‐
ga naar ‘beoordelingen’
‐
de beoordeling die u het meest recent heeft gedaan staat bovenaan de lijst
‐
Klik op het vakje ‘tonen’ achter uw beoordeling. U krijgt de vraag ‘Weet u zeker dat u deze beoordeling zichtbaar wilt maken voor anderen?’. Klik op ‘ja’
‐
Klik op het vakje ‘def.' achter uw beoordeling. U krijgt de vraag ‘Weet u zeker dat u deze beoordeling definitief wilt maken?’. Klik op ‘ja’.
6 Beoordelingen bekijken en vergelijken U kunt (eerder gedane) beoordelingen altijd bekijken als de beoordelaar de beoordeling ‘toonbaar’ heeft gemaakt.
Klik op ‘mijn team’
Vink de medewerker aan van wie u een beoordeling wilt bekijken
Klik op openen
Klik op de 4e zwarte balk (beoordelingen)
U ziet nu een overzicht van alle beoordelingen die ooit over de medewerker zijn gedaan en die zichtbaar zijn gemaakt
Kies de beoordeling die u wilt bekijken en klik op het onderstreepte woord ‘beoordeling’ om de gewenste beoordelingsresultaat te openen
4
Verkorte Handleiding
Versie Leidinggevende
Januari 2013
Om te vergelijken ga als volgt verder:
Vanuit het beoordelingsresultaat klik onderaan het scherm op de zwarte knop beoordeling vergelijken
U komt in een scherm met twee keuzemenu’s. In het linkermenu is de beoordeling geselecteerd die u zojuist heeft geopend, hier kunt u ook iets anders kiezen.
Kies in het rechtermenu de beoordelingen waarmee u wenst te vergelijken
Klik op ‘toon vergelijking’ om de vergelijking te tonen
Indien u twee beoordelingen vergelijkt die over exact dezelfde functies gaan, wordt de vergelijking zo getoond dat duidelijk is dat de beoordelingen exact dezelfde norm hebben:
Indien u twee beoordelingen vergelijkt die niet precies over dezelfde functies gaan, worden de scores op de taken en vaardigheden naast elkaar afgebeeld. Doordat de norm anders is, kan het resultaat niet eenvoudig in 1 figuur worden getekend.
Om tot slot het beoordelingsvergelijk te printen klikt u rechtsbovenin het scherm op ‘rapport’
5
Verkorte Handleiding
Versie Leidinggevende
Januari 2013
7 Opleidingen bekijken Vanuit een beoordelingsresultaat kunt u voor taken of vaardigheden die onder de norm zijn gescoord de bijbehorende opleidingsmogelijkheden bekijken. Dit kan specifiek voor een taak of vaardigheid door op het achterstaande oranje pijltje te klikken. Dit kan ook voor de beoordeling in zijn totaliteit door op de zwarte knop opleidingen te klikken. Via beide routes opent u hetzelfde pop-up scherm, u komt alleen binnen de pop-up in verschillende tabbladen terecht. Zie het voorbeeldscherm. In het scherm opleidingsmogelijkheden kunt u naar het totaaldvies bij een beoordeling kijken, naar opleidingsadviezen specifiek per taak of per vaardigheid. De logica van de schermen is hetzelfde. We lichten kort de interpretatie van het tabblad totaaladvies toe aan de hand van het voorbeeldscherm Op basis van de totale beoordeling van Herman Klabak in de functie Hulpmonteur E door Aad Zanden worden er twee relevante opleidingen gevonden in de opleidingendatabase: Heftruck rijden en palettruck rijden. Waarom wordt Heftruck rijden geadviseerd? Klik op het plusje voor de opleiding en u krijgt detailinformatie over waarom een opleiding wordt geadviseerd. In dit geval ziet u dat de taak ‘afvoeren van afvalmateriaal’ onder de norm is beoordeeld en zo ook de bijbehorende vaardigheid ‘rijvaardigheid opslag- en transportmiddelen’. Door het volgen van deze cursus wordt de vaardigheid tot op het norm-niveau bijgespijkerd (zie oranje uitslag) en wordt de taakuitvoering tot bijna op de norm bijgespijkerd. Om meer informatie over een opleiding te krijgen klikt u op het blauwe i-tje achter de opleidingsnaam of op de hyperlink meer informatie.
8 Printen Binnen skillsmanager zijn diverse rapport generatoren. Wanneer u de optie ‘rapport’ aanklikt opent een menu waarin u kunt selecteren welke menu-onderdelen u wilt afdrukken. Na klikken op ‘maken’ wordt een pdf bestand geopend. U kunt dit bestand opslaan of afdrukken. De optie 'rapport' staat altijd rechts bovenin beeld.
6
Verkorte Handleiding
Versie Leidinggevende
Januari 2013
Waar vindt u deze rapportgeneratoren:
Persoonlijke gegevens o
Functie beschrijving o
medewerkers, vink medewerker aan en klik op bewerken, open de zwarte balk ‘beoordelingen’, open een beoordeling
Opleidingsmogelijkheden bij beoordelingsresultaat o
Start een beoordeling van een medewerker. Voordat u de beoordeling gaat invullen, kunt u hier een rapport van maken door op de pagina introductie op de rapportknop te klikken.
Beoordelingsresultaat o
klik in het scherm opleidingsmogelijkheden of in het scherm functiebeschrijving op rapport
Blanco beoordelingsformulier o
Functies, klik op een functie-titel
Opleidingen bij de functie o
medewerkers, vink een medewerker aan, klik op openen
zit bij beoordelingsresultaat en in het opleidingsmogelijkheden scherm
Functie vergelijk o
Klik op de button 'functies'.
o
Klik de 2 functies aan die u wilt vergelijken en klik op 'vergelijken'
o
Klik rechts boven op 'rapport'
Matrix van functies o
Selecteer in het overzicht van functies maximaal 10 functies, klik op matrix
Anderen beoordelen Op de pagina ‘anderen beoordelen’ staan de beoordelingen die u van anderen als extra beoordelaar heeft gedaan of nog moet doen. U heeft hiervoor een uitnodiging ontvangen en hoeft hiervoor zelf niets te doen. Klik in het overzicht om een beoordeling te bekijken of af te maken. Wanneer u alle beoordelingen wilt zien die u als extra beoordelaar van anderen heeft gedaan, haalt u het vinkje weg bij ‘alleen laatste tonen’.
7
