Verkooptools instellen en onderhouden

Verkooptools instellen en onderhouden Gebruikershandleiding, Spring ’16

@salesforcedocs Siste oppdatering: 17-12-2015

De Engels versie van dit document heeft voorrang op de vertaalde versie. © Copyright 2000–2016 salesforce.com, inc. Alle rechten voorbehouden. Salesforce is een gedeponeerd handelsmerk van

salesforce.com, inc.; dit geldt ook voor andere namen en merken. Overige handelsmerken die worden vernoemd, zijn eigendom van hun respectieve eigenaren.

INHOUDSOPGAVE Verkooptools instellen en onderhouden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Verkooptools instellen en onderhouden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Mensen en organisaties beheren, aan wie gebruikers verkopen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Opties voor verkoop instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132 In Salesforce geïntegreerde e-mail instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303 Work.com instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401 Work.com-voorzieningen beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432

Index

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456

Verkooptools instellen en onderhouden Verkooptools instellen en onderhouden Help uw verkoopvertegenwoordigers om meer te verkopen aan klanten. Maak kennis met de kernverkoopvoorzieningen en productiviteitsvoorzieningen voor verkoopvertegenwoordigers in Salesforce en met hun integratie in Microsoft e-mailberichten.

Kernverkoopvoorzieningen Kernverkoopvoorzieningen helpen verkoopvertegenwoordigers bij het beheren van de grondbeginselen: de mensen waaraan ze verkopen, de producten en diensten die uw bedrijf levert en meer. Accounts, contactpersonen en leads • Accountinzichten en Accounthiërarchie inschakelen • Persoonsaccounts inschakelen • Sociale accounts, contactpersonen en leads inschakelen Leads en campagnes • Standaardinstellingen definiëren voor het maken van leads • Toewijzingsregels instellen • Automatische-reactieregels instellen • Campagne-invloed instellen Opportunities • Verkooptraject instellen Offertes en orders • Offertes inschakelen • Orders instellen Producten en prijslijsten • Productplanningen inschakelen • Automatische prijsactivering instellen Prognoses • Samenwerkingsprognoses instellen Territoriumbeheer 2.0 • Verkoopterritoria van uw organisatie implementeren en beheren Duplicatenbeheer • Duplicatenbeheer instellen Salesforce Data.com • Data.com Clean implementeren • Data.com Prospector implementeren

Verkooptools instellen en onderhouden

Gebruikershandleiding | Verkooptools instellen en onderhouden | 2

Work.com • Work.com-voorzieningen inschakelen • Prestatiesamenvattingen instellen • Prestatiebeoordelingen instellen • De voorziening Vaardigheden en bevestigingen aanpassen

Productiviteitsvoorzieningen voor de verkoopvertegenwoordiger Productiviteitsvoorzieningen voor de verkoopvertegenwoordiger versterken kernvoorzieningen, want verkoopvertegenwoordigers kunnen er events mee plannen, via e-mails communiceren en meer. Notities • Notities instellen Activiteiten • Events, agenda en taken instellen • Gedeelde agenda's instellen in Salesforce Classic Salesforce E-mail • E-mailsjablonen instellen en beheren

Integratie in Microsoft-e-mail Combineer Salesforce direct met Microsoft-e-mailtoepassingen, relateer belangrijke e-mailberichten aan Salesforce-records en synchroniseer gegevens tussen beide systemen. • Salesforce App for Outlook • Exchange Sync • Salesforce voor Outlook


Gebruikershandleiding | Mensen en organisaties beheren, aan wie gebruikers verkopen | 3

Mensen en organisaties beheren, aan wie gebruikers verkopen Accounts beheren Persoonsaccounts inschakelen Opmerking: Deze release bevat een bètaversie van persoonsaccounts in Lightning Experience die van productiekwaliteit is, maar bekende beperkingen heeft. Zie de Lightning Experience-beperkingen voor meer informatie. Belangrijk: Nadat persoonsaccounts zijn ingeschakeld, kunt u deze niet meer uitschakelen. Daarom adviseren we bestaande klanten om een sandbox te maken voor een voorbeeld van de manier waarop persoonsaccounts uw organisatie beïnvloeden. Voordat u begint, zorgt u voor het volgende: • Maak minstens één recordtype voor accounts. • Verleen leesmachtiging voor contactpersonen voor profielen die leesmachtiging voor accounts hebben. • Zorg ervoor dat de standaardinstelling voor de hele organisatie voor het delen van contactpersonen is ingesteld op "Beheerd door bovenliggend niveau". Zodra u de eerste stappen hebt voltooid, neemt u contact op met Salesforce voor het inschakelen van persoonsaccounts; daarna voert u de volgende handelingen uit: 1. Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor persoonsaccounts naar Recordtypen.

EDITIONS Bedrijfsaccounts beschikbaar in: Zowel Salesforce Classic als Lightning Experience Bedrijfsaccounts beschikbaar in: Alle editions Persoonsaccounts beschikbaar in: Salesforce Classic en Lightning Experience Persoonsaccounts beschikbaar in Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

2. wijs persoonsaccountrecordtypen toe aan profielen die persoonsaccounts nodig hebben. Opmerking: Persoonsaccounts tellen zowel voor account- als contactpersoonsopslag omdat elke persoonsaccount uit één account en één contactpersoon bestaat. Mogelijk is extra opslag nodig voor de implementatie van persoonsaccounts, zodat u uw opslaggebruik opnieuw moet evalueren.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Persoonsaccounts inschakelen: • "Toepassing aanpassen"


Gebruikershandleiding | Accounts beheren | 4

Accountinstellingen Schakel Account Insights en voorzieningen van accounthiërarchie in of uit op de pagina Accountinstellingen. Voorziening

Functie

Account Insights

Indien ingeschakeld, gebruikt Account Insights externe en andere Salesforce-technologieën die verschillende niveaus van privacy- en beveiligingsbescherming bieden. Deze services kunnen bepaalde gegevens van uw organisatie opslaan of verwerken, zoals Accountnaam en Website. Salesforce is niet verantwoordelijk voor de privacy en beveiliging van gegevens die worden gedeeld met externe partijen wanneer u deze voorziening gebruikt.

Accounthiërarchie

EDITIONS Account Insights is beschikbaar in: Lightning Experience en Salesforce1 Accounthiërarchie is beschikbaar in: Salesforce Classic Bedrijfsaccounts beschikbaar in: Alle editions

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Accountinstellingen wijzigen • "Toepassing aanpassen"

Als Accounthiërarchie is ingeschakeld, verschijnt een koppeling [Hiërarchie weergeven] naast de accountnaam op de accountdetailpagina. Klik op de koppeling om de relaties weer te geven tussen de account en zijn bovenliggende account.

1. Geef vanuit Set-up Accountinstellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Accountinstellingen. 2. Klik op Bewerken. 3. Wijzig de instellingen naar behoefte. 4. Sla uw wijzigingen op.


Gebruikershandleiding | Relatiegroepen beheren | 5

Relatiegroepen beheren Contactpersonen en contactpersoonsrollen configureren Regels voor het delen van een contactpersoon maken Regels voor het delen van een contactpersoon kunnen worden gebaseerd op de recordeigenaar of op andere criteria, waaronder recordtype en bepaalde veldwaarden. U kunt maximaal 300 regels voor het delen van contactpersonen maken, inclusief maximaal 50 op criteria gebaseerde regels voor delen. 1. Als u van plan bent om openbare groepen in uw regel voor delen op te nemen, dient u te bevestigen dat de juiste groepen zijn gemaakt. 2. Geef vanuit Set-up Instellingen voor delen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen voor delen. 3. Klik in de gerelateerde lijst Regels voor het delen van een contactpersoon op Nieuw. 4. Geef de Labelnaam en Regelnaam op. Dit label is het label van de regel voor delen zoals het in de gebruikersinterface wordt weergegeven. De naam van de regel (Regelnaam) is een unieke naam die wordt gebruikt door de API en beheerde pakketten. 5. Geef tekst op bij Beschrijving. Dit veld beschrijft de regel voor delen. Het is optioneel en kan maximaal 1000 lettertekens bevatten.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic en Lightning Experience Beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Regels voor delen maken: • "Delen beheren"

6. Selecteer uw regeltype. 7. Afhankelijk van het door u geselecteerde regeltype handelt u als volgt: • Gebaseerd op recordeigenaar—Geef op de regel eigendom van leden van de gebruikers op, wier records zullen worden gedeeld: selecteer een categorie in de vervolgkeuzelijst en een groep gebruikers in de tweede vervolgkeuzelijst (of opzoekveld als uw organisatie meer dan 200 wachtrijen, groepen, rollen of territoria heeft). • Gebaseerd op criteria—Geef de criteria Veld, Operator en Waarde op, waaraan records moeten voldoen om te worden opgenomen in de regel voor delen. Welke velden beschikbaar zijn, hangt af van het geselecteerde object; de waarde is altijd een constant getal of constante tekenreeks. Klik op Filterlogica toevoegen... om de standaardrelatie AND tussen elk filter te wijzigen. Opmerking: Als u een veld wilt gebruiken dat niet wordt ondersteund door op criteria gebaseerde regels voor delen, kunt u een werkstroomregel of Apex-trigger maken om de waarde van het veld te kopiëren naar een tekst- of numeriek veld en vervolgens dat veld als criterium te gebruiken. 8. Geef op de regel Delen met de gebruikers op, die toegang tot de gegevens krijgen: selecteer een categorie in de vervolgkeuzelijst en een groep gebruikers in de tweede vervolgkeuzelijst of opzoekveld. 9. Selecteer de instelling voor gedeelde toegang voor de gebruikers. Toegangsinstelling

Beschrijving

Alleen-lezen

Gebruikers kunnen records weergeven, maar niet bijwerken.

Lezen/schrijven

Gebruikers kunnen records weergeven en bijwerken.


Gebruikershandleiding | Contactpersonen en contactpersoonsrollen configureren | 6

10. Klik op Opslaan.

Sociale accounts, contactpersonen en leads inschakelen Vergroot de toegang van uw gebruikers tot sociale informatie door de voorziening Sociale accounts, contactpersonen en leads voor uw organisatie of Salesforce1 in te schakelen.

EDITIONS

De voorziening Sociale accounts, contactpersonen en leads en toegang tot alle beschikbare sociale netwerken worden standaard ingeschakeld voor organisaties die zijn gemaakt na de Spring '12-release. Als uw organisatie daarvóór is gemaakt, moet u de voorziening handmatig inschakelen.

Beschikbaar in: Salesforce Classic en Lightning Experience

Opmerking: Als de voorziening Sociale accounts, contactpersonen en leads al is ingeschakeld, maar gebruikers niet een of meer sociale netwerken kunnen zien, raadpleegt u Problemen opsporen bij Sociale accounts, contactpersonen en leads.

Bedrijfsaccounts beschikbaar in: Alle editions behalve Database.com

1. Geef vanuit Set-up Sociale accounts op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen voor Sociale accounts en contactpersonen.

Persoonsaccounts beschikbaar in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

2. Selecteer Sociale accounts en contactpersonen inschakelen. 3. Selecteer de sociale netwerken waartoe gebruikers in uw organisatie toegang moeten hebben. Standaard zijn alle sociale netwerken geselecteerd. In Salesforce Lightning Experience en de mobiele app Salesforce1 hebben gebruikers alleen toegang tot Twitter, zelfs als andere netwerken zijn ingeschakeld. 4. Klik op Opslaan. 5. Voeg voor het toegankelijk maken van Twitter in de mobiele app Salesforce1 de Twitter-kaart toe aan de sectie Mobiele kaarten van de paginalay-outs voor accounts, contactpersonen en leads. 6. Laat uw gebruikers weten dat zij Sociale accounts, contactpersonen en leads kunnen configureren voor eigen gebruik. ZIE OOK:

Contactpersonen beschikbaar in alle editions behalve Database.com Leads beschikbaar in: Group, Professional, Enterprise, Unlimited en Developer Edition Data.com Clean en Data.comSociale sleutel beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

Data.com Sociale sleutel inschakelen

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Sociale accounts, contactpersonen en leads inschakelen, configureren of uitschakelen: • "Toepassing aanpassen"



Overwegingen bij het activeren en beheren van klantportal voor contactpersonen Denk na over enkele hoofdpunten voordat u de klantportal voor contactpersonen inschakelt. Gebruik vervolgens de best practices voor het bijhouden van uw contactgegevens.

Klantportal voor contactpersonen inschakelen • Voordat u een contactpersoon voor de klantportal activeert, controleert u of de eigenaar van de account van die contactpersoon aan een rol binnen uw organisatie is gekoppeld. • Als een gebruiker een partnergebruiker en een klantgebruiker is, zijn twee contactpersoonrecords vereist om voor elke portal een eigen gebruikersnaam en wachtwoord te maken.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

• Een contactpersoon kan een Selfservicegebruiker en een partnergebruiker zijn of een klantgebruiker. Opmerking: Vanaf Spring '12 is de Selfserviceportal niet beschikbaar voor nieuwe organisaties. Bestaande organisaties blijven toegang houden tot de Selfserviceportal. • Alle gegevens die de Selfservicegebruiker heeft gemaakt of in eigendom heeft, kan zichtbaar zijn voor een partnergebruiker of klantgebruiker die aan die contactpersoon is gekoppeld. • De Bijnaam van de gebruiker wordt standaard wordt standaard omgezet naar diens e-mailalias, tenzij u iets anders opgeeft. Als bijvoorbeeld E-mail van de gebruiker "[email protected]" is, wordt Bijnaam van de gebruiker standaard "jsmith" wanneer u op Opslaan klikt. • De eerste keer dat u een contactpersoon voor de klantportal op en account inschakelt, wordt die contactpersoon toegewezen aan de klantgebruikersrol met de naam van de account van die contactpersoon. U kunt de portalrol van de contactpersoon later updaten. (Deze werking geldt niet voor klantgebruikers met groot volume omdat zij geen rollen hebben en niet zijn opgenomen in de rollenhiërarchie.)

Klantportal voor contactpersonen beheren • Toegang door een ingeschakelde contactpersoon tot uw klantportal bewerken. Klik op Externe gebruiker beheren en kies vervolgens Klantgebruiker weergeven. • Voeg contactpersonen samen, die zijn ingeschakeld voor het gebruik van een klantportal. • Wijzig de account voor de contactpersoon. • Zorg ervoor dat u de toegang door uw contactpersonen tot uw klantportal up-to-date houdt door de toegang te deactiveren en uit te schakelen als dat nodig is. • U kunt contactpersonen alleen verwijderen als zij in de klantportal zijn uitgeschakeld. Inactieve portalgebruikers kunnen niet worden verwijderd.



Klantportal inschakelen voor contactpersonen en persoonsaccounts Als u een klant toegang tot uw Salesforce-klantportal wilt geven, schakelt u de contactpersoonrecord of de persoonsaccountrecord van de klant in als klantgebruiker.

EDITIONS

1. Vanuit de detailpagina van een contactpersoon of persoonsaccount klikt u op Externe gebruiker beheren en selecteert dan Klantgebruiker inschakelen.

Beschikbaar in: Salesforce Classic

2. Controleer de algemene gegevens en de omgevingsinstellingen en geef eventuele ontbrekende gegevens op. De inhoud van Gebruikersnaam wordt standaard het E-mailadres van de gebruiker.

Beschikbaar in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

3. Selecteer een licentie voor de portalgebruiker. De gebruikerslicentie die u kiest, bepaalt machtigingensets, het gebruikersprofiel en de opties in de rollenhiërarchie die u kunt selecteren voor de klantgebruiker. Zie Klantportalgebruikerslicenties. 4. Schakel Nieuw wachtwoord genereren en gebruiker direct informeren in om een klantportalgebruikersnaam en -wachtwoord naar de klant te e-mailen. Als uw Salesforce-organisatie meerder klantportals gebruikt, hebben klantgebruikers met één gebruikersnaam en wachtwoord toegang tot alle klantportals die aan hun profiel zijn toegewezen. Zie Meerdere klantportals maken 5. Klik op Opslaan.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Klantgebruikers inschakelen of inloggen als portalgebruiker: • "Bewerken" voor de aan de klantgebruiker gekoppelde account EN "Selfservicegebruikers bewerken"

6. Voor het opsporen van problemen of bevestigen van de portalconfiguratie klikt u op de contactpersoonsdetailpagina op Externe gebruiker beheren en kiest u vervolgens Inloggen als portalgebruiker. Er wordt een nieuw browservenster geopend en u wordt bij de portal ingelogd als de partnergebruiker. U kunt indien nodig klantgebruikers deactiveren. ZIE OOK: Sociale accounts, contactpersonen en leads inschakelen

Selfservice voor contactpersonen en persoonsaccounts inschakelen Om toegang te verlenen tot uw Selfserviceportal, schakelt u Selfservice in voor een contactpersoon van een klant of een persoonsaccountrecord. Een Selfservicegebruiker kan alleen de cases in de Selfserviceportal weergeven, die zijn gekoppeld aan de accountrecord van de gebruiker. Opmerking: Vanaf Spring '12 is de Selfserviceportal niet beschikbaar voor nieuwe organisaties. Bestaande organisaties blijven toegang houden tot de Selfserviceportal. 1. Op de detailpagina van de contactpersoon of persoonsaccount klikt u op Selfservice inschakelen.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

2. Controleer de algemene gegevens en de omgevingsinstellingen en geef eventuele ontbrekende gegevens op. De Gebruikersnaam van Selfservice van de klant wordt standaard het GEBRUIKERSMACHTIGINGEN E-mailadres van de klant. 3. Om de klant in te schakelen als supergebruiker van Selfservice schakelt u selectievakje Supergebruiker in. Supergebruikers kunnen casegegevens weergeven, opmerkingen toevoegen en bijlagen uploaden voor alle cases die iemand in hun bedrijf indient.

Selfservicegebruikers inschakelen: • "Selfservicegebruikers bewerken"



4. Schakel Nieuw wachtwoord genereren en gebruiker direct informeren in om een Selfservicegebruikersnaam en -wachtwoord naar de klant te e-mailen. 5. Klik op Opslaan.

Contactpersoonsrollen definiëren voor contactpersonen voor opportunities Bepaal welke contactpersoonsrollen voor uw verkoopvertegenwoordigers beschikbaar zijn om contactpersonen aan opportunities toe te voegen. Geef de waarden op voor de contactpersoonsrollen die verschijnen in de keuzelijsten en hun volgorde. En definieer hoe kleuren naar contactpersoonsrollen in diagrammen verwijzen. 1. Geef vanuit Set-up Contact op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Contactpersoonsrollen voor opportunities. 2. Beheer vooraf gedefinieerde contactpersoonsrollen of maak indien nodig andere contactpersoonsrollen. 3. Sla uw wijzigingen op.

EDITIONS Beschikbaar in: zowel Salesforce Classic als Lightning Experience Beschikbaar in: Alle editions


Gebruikershandleiding | Data.com Prospector instellen | 10

Data.com Prospector instellen Laat uw vertegenwoordigers zoeken naar bedrijven, leads en contactpersonen rechtstreeks vanuit Salesforce. Het enige wat u hoeft te doen, is Data.com Prospector instellen en implementeren. Belangrijk: U moet een Data.com-licentie rechtstreeks aan een gebruiker toewijzen om due gebruiker bestanden vanuit Data.com te laten toevoegen en exporteren. IN DEZE SECTIE: 1. Hoe werken Data.com-gebruikerstypen, -licenties en limieten voor recordtoevoegingen? Gebruikerstypen, licenties en limieten voor recordtoevoegingen bepalen welke gebruikers toegang hebben tot Data.com en wat Data.com-gebruikers kunnen doen. 2. Data.com-gebruikers instellen Geef gebruikers toegang tot Data.com en stel hun recordtoevoegingslimieten dusdanig in dat ze de rijke database van Data.com van accounts, contactpersonen en leads kunnen benutten.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar bij een Data.com Prospector-licentie in: Contact Manager (geen object Lead), Group, Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition Beschikbaar bij een Data.com Clean-licentie in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

4. Data.com Opschonen inschakelen voor Data.com Prospector Laat gebruikers handmatig account-, contactpersoonsen leadrecords opschonen. U kunt zelfs records opschonen, die vanuit een andere bron zijn toegevoegd. Opschonen wordt automatisch ingeschakeld wanneer u Data.com Prospector gebruikt. Met Data.com Premium Prospector GEBRUIKERSMACHTIGINGEN kunt u handmatig records D&B-bedrijf opschonen, die zijn gekoppld aan account- of leadrecords. 5. Data.com Corporate Prospector configureren Data.com Corporate Prospector biedt een basisset van Dun & Bradstreet-accounten leadgegevens, waaronder D-U-N-S Number (D-U-N-S-nummer), NAICS Code (NAICS-code), Tradestyle en meer. U implementeert dit product op de volgende manier. 6. Data.com Premium Prospector configureren Data.com Premium Prospector is een upgrade naar Data.com Corporate Prospector. Met Premium Prospector krijgt u alle voorzieningen en velden die beschikbaar zijn in Corporate Prospector, plus meer dan 70 extra D&B-velden voor accounts en leads die u vanuit Data.com toevoegt aan Salesforce. Evenals Data.com Corporate Prospector-gebruikers kunnen Premium Prospector-gebruikers ook een beperkt aantal D&B-velden voor accounten leadrecords weergeven.

Data.com implementeren: • "Toepassing aanpassen" Data.com-gebruikers inschakelen: • "Interne gebruikers beheren"

AppExchange-pakketten installeren: • "AppExchange-pakketten downloaden"

7. Beperken wat gebruikers kunnen doen met Data.com-zoekresultaten Gebruik Toevoegen aan Salesforce en Resultaten exporteren om te beperken wat gebruikers kunnen doen met Data.com-zoekresultaten voor Data.com-voorzieningen die de zoekresultaten gebruiken. 8. Instellingen van Voorkeuren voor geen contact opnemen in Data.com-zoekresultaten en -exports respecteren Bij Data.com-zoekresultaten en -exportbestanden kunt u voorkomen dat bepaalde contactpersoonsgegevens worden weergegeven. 9. Richtlijnen uw gebruikers te laten zoeken naar bedrijven, contactpersonen en leads met Data.com Prospector Er zijn twee versies van Data.com Prospector. Beide laten u gegevens vanuit Data.com zoeken en toevoegen. Controleer enkele richtlijnen voor het implementeren van beide versies. ZIE OOK: Hoe werken Data.com-gebruikerstypen, -licenties en limieten voor recordtoevoegingen?



Hoe werken Data.com-gebruikerstypen, -licenties en limieten voor recordtoevoegingen? Gebruikerstypen, licenties en limieten voor recordtoevoegingen bepalen welke gebruikers toegang hebben tot Data.com en wat Data.com-gebruikers kunnen doen. IN DEZE SECTIE: Data.com-licentiegegevens, saldi voor recordtoevoegingen en limieten controleren Controleer belangrijke gegevens over licenties, recordtoevoegingen en limieten vanaf de pagina Data.com-licenties en -limieten in Set-up. Deze pagina toont ook dagelijkse API-limieten voor Data.com. Hoe werken licenties voor Data.com Prospector? Data.com Prospector-gebruikerslicenties laten gebruikers in Data.com zoeken naar accounts en contactpersonen, en deze toevoegen als records aan Salesforce. Gebruikers kan een van twee typen licenties—Data.com User en Data.com List User—worden toegewezen, waarbij elk type zijn eigen eigenschappen heeft.


Hoe werken licenties voor Data.com Clean? Als uw organisatie Data.com Prospector gebruikt, kunnen gebruikers met die licenties handmatig de account-, contactpersoonsen leadrecords opschonen, waartoe ze toegang hebben. Als uw organisatie een product Data.com Clean heeft aangeschaft, kunt u ook geautomatiseerde taken uitvoeren om records op te schonen, terwijl alle Salesforce-gebruikers (en niet alleen die met Data.com Prospector-licenties) records handmatig kunnen opschonen. ZIE OOK: Data.com-gebruikers instellen



Data.com-licentiegegevens, saldi voor recordtoevoegingen en limieten controleren Controleer belangrijke gegevens over licenties, recordtoevoegingen en limieten vanaf de pagina Data.com-licenties en -limieten in Set-up. Deze pagina toont ook dagelijkse API-limieten voor Data.com. Tip: Als u wilt zien hoeveel records elke gebruiker heeft toegevoegd of geëxporteerd, controleert u de pagina Alle Data.com-gebruikers. Geef vanuit Set-up Gebruikers op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prospector-gebruikers. Of als uw organisatie toegang heeft tot aangepast-rapporttypen, kunt u het object Data.com-gebruik gebruiken om een rapport te maken, dat meer gedetailleerde gebruiksinformatie geeft. 1. Geef vanuit Set-up Licenties en limieten op in het vak Snel zoeken en selecteer daarna Licenties en limieten. ZIE OOK: Hoe werken Data.com-gebruikerstypen, -licenties en limieten voor recordtoevoegingen?

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar met een Data.com Prospector-licentie in: Contact Manager (geen object Lead), Group, Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition Beschikbaar met een Data.com Clean-licentie in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN "Data.com Set-uppagina's weergeven:" • "Toepassing aanpassen"

Hoe werken licenties voor Data.com Prospector? Data.com Prospector-gebruikerslicenties laten gebruikers in Data.com zoeken naar accounts en contactpersonen, en deze toevoegen als records aan Salesforce. Gebruikers kan een van twee typen licenties—Data.com User en Data.com List User—worden toegewezen, waarbij elk type zijn eigen eigenschappen heeft. Belangrijk: U moet een Data.com-licentie rechtstreeks aan een gebruiker toewijzen om die gebruiker bestanden vanuit Data.com te laten toevoegen en exporteren.

Data.com User

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar met een Data.com Prospector-licentie in: Contact Manager (geen object Lead), Group, Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

Data.com User-gebruikers krijgen een beperkt aantal account-, contactpersoonsen leadrecords om per maand toe te voegen of te exporteren. Het standaardaantal records per gelicentieerde gebruiker is 300. De limiet voor het toevoegen van records voor elke gelicentieerde gebruiker wordt om middernacht op de eerste van de maand vernieuwd (gebaseerd op de tijdzone van de organisatie), ongeacht de begindatum van uw contract. Ongebruikte recordtoevoegingen komen aan het einde van elke maand te vervallen, ze blijven niet geldig in de volgende maand en ze worden niet gerestitueerd.

Voorbeeld: De verkoopdivisie van Universal Telco heeft 14 verkoopvertegenwoordigers, terwijl het bedrijf 20 Data.com Prospector-licenties aanschaft die alle een recordtoevoegingslimiet van 300 hebben. Dit betekent dat Data.com-gebruikers binnen de organisatie maximaal 6000 records per maand kunnen toevoegen. De Universal Telco-beheerder verdeelt de maandelijkse toevoegingslimieten voor records van Data.com-gebruikers als volgt. • Tien van de verkoopvertegenwoordigers hebben limieten van 300 elk



• Twee van de verkoopvertegenwoordigers hebben limieten van 500 elk • Twee van de verkoopvertegenwoordigers hebben een limiet van 1000 elk

Data.com List User Data.com List-gebruikers krijgen een beperkt aantal account-, contactpersoonsen leadrecords om per maand toe te voegen of te exporteren. Ongebruikte recordtoevoegingen komen aan het einde van elke maand te vervallen, ze blijven niet geldig in de volgende maand. Nadat de maandelijkse limiet is verbruikt, halen List-gebruikers recordtoevoegingen uit een pool die wordt gedeeld door alle List-gebruikers in de organisatie. Ongebruikte pooltoevoegingen komen één jaar na aanschaf te vervallen. Alleen Data.com List-gebruikers kunnen de poolrecordlimiet van de organisatie benutten. Als een Data.com-gebruiker vanuit de poolrecordlimiet van de organisatie wil slepen, moet u die gebruiker wijzigen in een Data.com List-gebruiker. Voorbeeld: De marketingdivisie van Universal Telco heeft vier marketingmedewerkers. Elke medewerker heeft een Data.com Prospector-licentie en elke medewerker is een Data.com List-gebruiker. Universal Telco schaft voldoende maandelijkse recordtoevoegingen aan, waardoor elke Data.com-gebruiker een maandelijkse standaardlimiet van 300 records heeft. Het bedrijf schaft ook een recordtoevoegingspool van 5000 records aan. Dit betekent dat, nadat elke marketingvertegenwoordiger zijn of haar maandelijkse limiet heeft verbruikt, deze de poollimiet kan gaan gebruiken. Bij elkaar kunnen alle vier marketingvertegenwoordigers 5000 records uit de pool toevoegen. Eén medewerker voegt mogelijk 2500 records toe, waardoor er 2500 kunnen worden toegevoegd door een of meer van de andere drie gebruikers. ZIE OOK: Hoe werken Data.com-gebruikerstypen, -licenties en limieten voor recordtoevoegingen?

Hoe werken licenties voor Data.com Clean? Als uw organisatie Data.com Prospector gebruikt, kunnen gebruikers met die licenties handmatig de account-, contactpersoonsen leadrecords opschonen, waartoe ze toegang hebben. Als uw organisatie een product Data.com Clean heeft aangeschaft, kunt u ook geautomatiseerde taken uitvoeren om records op te schonen, terwijl alle Salesforce-gebruikers (en niet alleen die met Data.com Prospector-licenties) records handmatig kunnen opschonen. De pagina Data.com-licenties en -limieten in Set-up toont welke gebruikers records kunnen opschonen, en of uw organisatie geautomatiseerde opschoningstaken kan gebruiken. Opmerking: Als uw organisatie alleen Data.com Prospector heeft aangeschaft, kunnen alleen gebruikers met licenties records opschonen. ZIE OOK: Hoe werken Data.com-gebruikerstypen, -licenties en limieten voor recordtoevoegingen?




Data.com-gebruikers instellen Geef gebruikers toegang tot Data.com en stel hun recordtoevoegingslimieten dusdanig in dat ze de rijke database van Data.com van accounts, contactpersonen en leads kunnen benutten.

EDITIONS

Belangrijk: U moet een Data.com-licentie rechtstreeks aan een gebruiker toewijzen om due gebruiker bestanden vanuit Data.com te laten toevoegen en exporteren.


1. Geef vanuit Set-up Gebruikers beheren op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Gebruikers.

Beschikbaar bij een Data.com Prospector-licentie in: Contact Manager (geen object Lead), Group, Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

2. Klik op de pagina Gebruikers op Bewerken naast de naam van de gebruiker die u wilt inschakelen.

3. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Data.com-gebruikerstype het gebruikerstype. Er zijn twee typen gebruikers: Data.com-gebruiker en Data.com List-gebruiker. Data.com-gebruikers krijgen een beperkt aantal account-, contactpersoonsen leadrecords om per maand toe te voegen, waarbij de ongebruikte toevoegingen aan het einde van elke maand komen GEBRUIKERSMACHTIGINGEN te vervallen. Data.com List-gebruikers hebben dezelfde maandelijkse limieten als Data.com-gebruikers. Nadat de maandelijkse limiet is verbruikt, halen List-gebruikers Data.com implementeren: recordtoevoegingen uit een pool die wordt gedeeld door alle List-gebruikers in de • "Toepassing aanpassen" organisatie.

Data.com-gebruikers 4. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Maandelijkse toevoegingslimiet voor inschakelen: Data.com het aantal account-, contactpersoonsen leadrecords dat de gebruiker elke • "Interne gebruikers maand kan toevoegen. Voor elke gebruiker of alle gebruikers kunt u maximaal de beheren" organisatielimiet selecteren, maar zodra de maandlimiet van de organisatie wordt bereikt, AppExchange-pakketten kunnen gebruikers geen records meer toevoegen. installeren: Als de maandelijkse toevoegingslimiet van uw organisatie bijvoorbeeld 3000 records • "AppExchange-pakketten bedraagt, kunt u bijvoorbeeld aan één gebruiker een maandelijkse toevoegingslimiet van downloaden" 500 records toewijzen, aan een andere gebruiker een limiet van 1000 records en aan een derde gebruiker de organisatielimiet (in dit geval 3000 records). Als de tweede gebruiker onmiddellijk alle 1000 van diens records toevoegt, kan de derde gebruiker alleen maximaal 2000 records toevoegen, terwijl de eerste gebruiker, en afhankelijk van het aantal dat de derde gebruiker toevoegt, mogelijk helemaal geen records kan toevoegen.

Tip: U kunt de maandelijkse organisatielimiet voor toevoegingen van uw organisatie vinden op de pagina Data.com-licenties en -limieten. Geef vanuit Set-up Licenties en limieten op in het vak Snel zoeken en selecteer daarna Licenties en limieten. 5. Klik op Opslaan, of Opslaan en nieuw, als u andere gebruikers voor Data.com wilt instellen. Tip: U kunt ook de Apex Data Loader gebruiken om Data.com-gebruikers in te stellen, het Data.com-gebruikerstype te selecteren en, indien van toepassing, de maandelijkse toevoegingslimiet in te stellen. Daarvoor exporteert u gebruikersrecords naar een .csv -bestand, wijzigt u de noodzakelijke velden voor elke gebruiker die u wilt instellen, en importeert u vervolgens het .csv-bestand in Salesforce. De velden die u moet exporteren uit het object Gebruiker zijn LastName, FirstName, UserMachtigingenJigsawProspectingUser, JigsawImportLimitOverride en UserPreferencesJigsawListUser. Zie voor meer informatie over het object Gebruiker de "SOAP API Developer's Guide".



Het aantal Data.com -gebruikers dat u kunt instellen, in Salesforce of via Data Loader, is afhankelijk van het aantal Data.com-licenties dat u hebt aangeschaft. Zorg ervoor dat u binnen die limiet blijft wanneer u gebruikers instelt via Data Loader.

ZIE OOK: Hoe werken Data.com-gebruikerstypen, -licenties en limieten voor recordtoevoegingen?

Data.com Opschonen inschakelen voor Data.com Prospector Laat gebruikers handmatig account-, contactpersoonsen leadrecords opschonen. U kunt zelfs records opschonen, die vanuit een andere bron zijn toegevoegd. Opschonen wordt automatisch ingeschakeld wanneer u Data.com Prospector gebruikt. Met Data.com Premium Prospector kunt u handmatig records D&B-bedrijf opschonen, die zijn gekoppld aan account- of leadrecords. Opmerking: • Als u Data.com Clean hebt aangeschaft, kunt u account-, contactpersoonsen leadrecords zowel handmatig als met geautomatiseerde taken opschonen. Als u de versie Data.com Premium Clean van het product hebt aangeschaft, kunt u D&B-bedrijfsrecords die aan account- of leadrecords zijn gekoppeld, ook opschonen met geautomatiseerde taken. Zie Data.com Clean instellen voor meer informatie. • Het inschakelen van Opschonen leidt er echter niet toe dat uw records onmiddellijk worden opgeschoond, terwijl u de voorziening met een klik op Uitschakelen kunt uitschakelen. 1. Geef vanuit Set-up Instellingen voor Opschonen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen voor Opschonen 2. Bevestig dat Data.com Clean is ingeschakeld. IN DEZE SECTIE: Overwegingen voor het aangepast toewijzen van Data.com- en Salesforce-velden Aangepaste toewijzingen zetten Data.com-waarden in de Salesforce-account-, -contactpersoonsen -leadvelden waar u deze waarden wenst. Voordat u begint met het toewijzen van velden, zorgt u ervoor dat u begrijpt hoe het toewijzen werkt, welke voorbereidingen u treft, en welke resultaten u kunt verwachten.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Data.com Opschonen in- of uitschakelen: • "Toepassing aanpassen"

Overwegingen bij het toestaan van duplicaat-Data.com-records in Salesforce Organisaties die een sharemodel gebruiken, willen Data.com-gebruikers wellicht de mogelijkheid bieden om dubbele (duplicaat) account-, contactpersoons- of leadrecords toe te voegen aan Salesforce. ZIE OOK: Data.com Clean instellen



Overwegingen voor het aangepast toewijzen van Data.com- en Salesforce-velden Aangepaste toewijzingen zetten Data.com-waarden in de Salesforce-account-, -contactpersoonsen -leadvelden waar u deze waarden wenst. Voordat u begint met het toewijzen van velden, zorgt u ervoor dat u begrijpt hoe het toewijzen werkt, welke voorbereidingen u treft, en welke resultaten u kunt verwachten. Niet alle Data.com-velden zijn beschikbaar voor alle Salesforce-velden. Om te kunnen worden toegewezen moet het nieuwe Salesforce-veld hetzelfde gegevenstype hebben als het standaardveld. Zo kan het veld Beschrijving worden toegewezen aan een lange-tekstgebiedveld met 1000 lettertekens of meer. Aangepaste veldtoewijzingen zijn van toepassing wanneer: • Data.com-records worden toegevoegd aan Salesforce • Salesforce-records overeenkomen met Data.com-records en hetzij handmatig, hetzij met geautomatiseerde taken worden opgeschoond Voordat u velden toewijst, zorgt u ervoor dat inzicht hebt in de mogelijke uitkomsten hiervan alsmede de gerelateerde acties die u moet ondernemen. • Velden toewijzen of toewijzingen bijwerken leidt noodgedwongen tot een volledige synchronisatie met Data.com: alle records van ingeschakelde CRM-objecten (accounts, contactpersonen en leads) worden bijgewerkt, zelfs als er geen records zijn gewijzigd.


• Data.com-veldtoewijzingen conflicteren mogelijk met Salesforce-veldaanpassingen (zoals goedkeuringen, werkstroomregels of Apex-triggers), die u gebruikt voor accounts, contactpersonen, leads of D&B-bedrijfsrecords. Evalueer en bewerk zo nodig uw aanpassingen dusdanig dat deze werken met de waarden die worden aangeleverd vanuit uw toewijzingen. • U kunt het toewijzen van afzonderlijke Data.com-velden ook overslaan, maar waarden voor overgeslagen velden worden niet toegevoegd, geëxporteerd of in aanmerking genomen wanneer de opschoningsstatus van een record wordt berekend. • Het overslaan of wijzigen van toewijzingen voor velden voor het zoeken naar overeenkomsten met Salesforce- en Data.com-records wijzigt mogelijk de opschoningsstatus van bepaalde records in Niet gevonden. • Bij accountrecords leidt het overslaan of wijzigen van de toewijzing voor het veld D-U-N-S-nummer ertoe dat alle accounttaken de Data.com-service voor overeenkomsten gebruiken, en niet het veld D-U-N-S-nummer, om opnieuw naar overeenkomsten voor accountrecords te zoeken. • Als u velden toewijst en ook voorkeuren voor taken voor Opschonen instelt op signaleren, automatisch invullen of overschrijven van Salesforce-velden, ziet u alle aangepast toegewezen velden, wanneer u deze voorkeuren instelt. Standaardtoewijzingen (zoals vanuit het Data.com-veld Phone (Telefoon) naar het Salesforce-veld Telefoon) worden niet weergegeven. • Als u Data.com-zoekresultaten exporteert, tonen de kolomkoppen in uw Excel-bestand de namen van de toegewezen velden. Als u bijvoorbeeld het Data.com-veld Telefoon toewijst aan het veld Mobiel van het object Contactpersoon, ziet u een kop "Mobiel" voor contactpersonen, niet "Telefoon". • Als u Data.com-velden toewijst, die geen waarden hebben, keren bepaalde Salesforce-records mogelijk terug naar de opschoningsstatus Niet gevonden. • Als u een Data.com-veld toewijst aan een aangepast Salesforce-veld, wordt het label van het aangepaste veld weergegeven op de vergelijkingspagina voor Opschonen. • Als u wijzigingen aan veldtoewijzingen wilt bijhouden, vindt u deze onder Set-up controletraject. Geef vanuit Set-up Set-upcontroletraject weergeven op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Set-upcontroletraject weergeven.



IN DEZE SECTIE: Standaardtoewijzingen van velden van Data.com naar Salesforce Wanneer u records toevoegt met Data.com Prospector of records bijwerkt met Data.com Clean, krijgen bepaalde Salesforce-velden waarden uit Data.com. Salesforce-beheerders kunnen deze veldtoewijzingen aanpassen. Veldtoewijzingen voor Data.com-naar-Salesforce aanpassen U kunt aangepaste toewijzingen maken om Data.com-waarden in bepaalde Salesforce-velden te zetten. Aangepaste veldtoewijzingen voor Data.com-naar-Salesforce Wijs aangepaste Data.com-velden toe aan het object Accounts, Contactpersonen of Leads om uw verkoopvertegenwoordigers meer gedetailleerde informatie te verschaffen. ZIE OOK: Standaardtoewijzingen van velden van Data.com naar Salesforce Veldtoewijzingen voor Data.com-naar-Salesforce aanpassen Triggers en werkstroomregels beoordelen op compatibiliteit met Opschonen

Standaardtoewijzingen van velden van Data.com naar Salesforce Wanneer u records toevoegt met Data.com Prospector of records bijwerkt met Data.com Clean, krijgen bepaalde Salesforce-velden waarden uit Data.com. Salesforce-beheerders kunnen deze veldtoewijzingen aanpassen. Standaardvelden zijn beschikbaar onder de sectie Paginalay-outs > Velden van het object.

Accounts Data.com-veld

Accountveld

Jaarlijkse omzet (in Amerikaanse

Jaaromzet

dollars)* Company Description (Beschrijving bedrijf)

Beschrijving

D-U-N-S Number (D-U-N-S-nummer) D-U-N-S Number (D-U-N-S-nummer) Facsimile Number (Faxnummer)

Fax

Location Type (Type locatie)

Accountsite

Postadres**

Verzendadres

Number of Employees–Total (Aantal medewerkers–Totaal)

Werknemers

Ownership Type Indicator (Aanduiding type eigendom)

Eigendom

Primary Address (Primair adres) Factuuradres Primary Business Name (Naam primaire bedrijf)

Accountnaam




Data.com-veld

Accountveld

Primary NAICS Code (Primaire NAICS-code)

NAICS-code

Primary NAICS Description (Primaire NAICS-beschrijving)

NAICS-beschrijving

Primary SIC Code (Primaire SIC-code)

SIC-code

Primary SIC Description (Primaire SIC-beschrijving)

SIC-beschrijving

Primary Tradestyle (Primaire Tradestyle)

Tradestyle

Telephone Number (Telefoonnummer)

Telefoon

Tickersymbool

Tickersymbool

URL

Website

Jaar van aanvang

Jaar van aanvang

Tip: Niet alle Data.com-velden worden standaard toegewezen aan de pagina Account. Zie voor het toewijzen van meer Data.com-velden aan velden voor Account Veldtoewijzingen voor Data.com-naar-Salesforce aanpassen op pagina 19 en zie de notities bij de laatste release om nieuwe toewijsbare velden te vinden.

Contactpersonen D&B-veld

Contactpersoonsveld

Primary Address (Primair adres)

Postadres

Primary Business Name (Naam primaire bedrijf)

Accountnaam

Leads D&B-veld

Leadveld

Jaarlijkse omzet* (in Amerikaanse dollars)

Jaaromzet

Company Description (Beschrijving bedrijf) Beschrijving D-U-N-S Number (D-U-N-S-nummer)

D-U-N-S-nummer van bedrijf

Number of Employees–Total (Aantal medewerkers–Totaal)

Aantal werknemers


Adres


Bedrijf



* U hebt geen toegang tot het Data.com-veld Jaarlijkse omzet. Het wordt alleen gebruikt om het veld Jaarlijkse omzet in Salesforce in te vullen. **Data.com Clean maakt geen gebruik van de toewijzing van Postadres voor accounts. Het gebruikt alleen de waarde Primair adres voor het bijwerken van accounts. ZIE OOK: Veldtoewijzingen voor Data.com-naar-Salesforce aanpassen Standaardtoewijzingen van velden van Data.com naar Salesforce

Veldtoewijzingen voor Data.com-naar-Salesforce aanpassen U kunt aangepaste toewijzingen maken om Data.com-waarden in bepaalde Salesforce-velden te zetten.

EDITIONS

Aangepaste veldtoewijzingen zijn van toepassing wanneer:


• Data.com-records worden toegevoegd aan Salesforce • Salesforce-records overeenkomen met Data.com-records en hetzij handmatig, hetzij met geautomatiseerde taken worden opgeschoond Voordat u veldtoewijzingen wijzigt, is het belangrijk dat u begrijpt hoe het toewijzen werkt, welke voorbereidingen u treft, en welke resultaten u kunt verwachten. Opmerking: Niet alle Data.com-velden zijn beschikbaar voor alle Salesforce-velden. Om te kunnen worden toegewezen moet het nieuwe Salesforce-veld hetzelfde gegevenstype hebben als het standaardveld. Zo kan het veld Beschrijving worden toegewezen aan een lange-tekstgebiedveld met 1000 lettertekens of meer. 1. Geef vanuit Set-up de naam op van het object waaraan u de Data.com-velden wilt toewijzen, bijvoorbeeld Accounts; vervolgens selecteert u Velden. 2. Klik op Nieuw naast Aangepaste velden en relaties voor het object waaraan u de velden wilt toewijzen, bijvoorbeeld Aangepaste velden en relaties voor accounts. 3.

Tip: U kunt het beste alle velden maken in het object waaraan u velden toevoegt, voordat u deze gaat toewijzen vanuit Data.com Beheer. Volg de stappen in de wizard Nieuw aangepast veld. Wanneer u klaar bent, vergeet dan niet om op Opslaan te klikken.

4. Geef vanuit Set-up Data.com Beheer op en klik vervolgens op Veldtoewijzing. 5. Zoek het veld dat u wilt toewijzen, en selecteer de aangepaste toewijzing in het lijstvak naast het veld. 6. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Standaardtoewijzingen van velden van Data.com naar Salesforce Overwegingen voor het aangepast toewijzen van Data.com- en Salesforce-velden

Beschikbaar bij een Data.com Prospector-licentie in: Contact Manager (geen object Lead), Group, Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition Beschikbaar bij een Data.com Clean-licentie in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Data.com implementeren: • "Toepassing aanpassen" Data.com-gebruikers inschakelen: • "Interne gebruikers beheren" AppExchange-pakketten installeren: • "AppExchange-pakketten downloaden"



Aangepaste veldtoewijzingen voor Data.com-naar-Salesforce Wijs aangepaste Data.com-velden toe aan het object Accounts, Contactpersonen of Leads om uw verkoopvertegenwoordigers meer gedetailleerde informatie te verschaffen.


Accounts U kunt aangepaste velden elke willekeurige naam geven. U wordt aangeraden om de namen van uw aangepaste velden te laten overeenkomen met de Data.com-veldnamen. Tip: Maak de aangepaste velden in het object waaraan u ze wilt toevoegen, voordat u de velden toevoegt vanuit de pagina Veldtoewijzing onder Data.com Beheer. Data.com-veld Type

Lengte

Decimalen

Voorgestelde naam voor veld Accounts

Fortune Rank 1000

Getal

4

0

Fortune Rank 1000

S&P 500

Tekst

10

0

S&P 500

Locatiegrootte Getal

10

0

Locatiegrootte

Nauwkeurigheid Tekst van locatiegrootte

64

0

Nauwkeurigheid van locatiegrootte

Meeteenheid Tekst van locatiegrootte

64

0

Meeteenheid van locatiegrootte

Groei van Getal medewerkers

12

6

Groei van medewerkers

Getal

12

6

Groei van jaarlijkse omzet

Aantal Getal werknemers van voorafgaand jaar

18

0

Aantal werknemers van voorafgaand jaar

Prior Year Valuta Revenue (Omzet van voorafgaand jaar)

18

0

Prior Year Revenue (Omzet van voorafgaand jaar)

Groei van jaarlijkse omzet

EDITIONS




Overwegingen bij het toestaan van duplicaat-Data.com-records in Salesforce Organisaties die een sharemodel gebruiken, willen Data.com-gebruikers wellicht de mogelijkheid bieden om dubbele (duplicaat) account-, contactpersoons- of leadrecords toe te voegen aan Salesforce. Onthoud de volgende overwegingen bij het instellen van voorkeuren voor duplicaten. • Records worden als duplicaten beschouwd wanneer ze hetzelfde Data.com-ID-nummer in het veld Data.com-sleutel hebben. Dit omvat zowel records die zijn toegevoegd vanuit Data.com, als contactpersonen en leads. • Duplicaten kunnen, per object, alleen worden toegestaan voor de gehele organisatie, niet voor afzonderlijke gebruikers. Als u echter wilt verhinderen dat een gebruiker of profiel duplicaten kan toevoegen, kunt u een trigger maken. • Records die al voorkomen in Salesforce, worden aangeduid met een groene stip ( ) in zoekresultaten. Deze records kunnen door elke Data.com-gebruiker opnieuw worden toegevoegd als uw organisatie duplicaten toestaan voor het object.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar bij een Data.com Prospector-licentie in: Contact Manager (geen object Lead), Group, Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

• Records die aan Salesforce zijn toegevoegd vanuit Data.com, worden aangeduid met een blauw vinkje ( ) in zoekresultaten. Deze records kunnen door elke Data.com-gebruiker opnieuw worden toegevoegd als uw organisatie duplicaten toestaan voor het object. Het toevoegen van een record heeft alleen de eerste maal dat die record wordt toegevoegd aan Salesforce, invloed op het recordsaldo: Het toevoegen van duplicaten heeft geen invloed op het recordsaldo. • Als uw Data.com-voorkeuren wel zijn ingesteld op het toestaan van duplicaten, terwijl uw organisatie ook duplicaatregels gebruikt om het aanmaken van duplicaatrecords te voorkomen, bepaalt de duplicaatregel of de duplicaatrecord wordt toegestaan of geblokkeerd.



Data.com Corporate Prospector configureren Data.com Corporate Prospector biedt een basisset van Dun & Bradstreet-accounten leadgegevens, waaronder D-U-N-S Number (D-U-N-S-nummer), NAICS Code (NAICS-code), Tradestyle en meer. U implementeert dit product op de volgende manier. Opmerking: Als u wilt achterhalen welk Data.com Prospector-product uw organisatie heeft, klikt u vanuit Set-up opLicenties en limieten in het vak Snel zoeken en selecteert u vervolgens Licenties en limieten. Op de pagina Licenties en limieten controleert u de sectie Data.com Prospector-licenties. U ziet dan "Corporate" of "Premium". 1. Zorgt ervoor dat Data.com hebt geïmplementeerd. 2. Schakel Data.com Clean in zodat uw gebruikers handmatig account-, contactpersoonsen leadrecords kunnen opschonen. 3. Configureer uw account-, contactpersoonsen leadpaginalay-outs met de knoppen en velden die u nodig hebt. 4. Als u de Enterprise, Unlimited of Performance Edition gebruikt, moet u uw beveiliging op veldniveau dusdanig bijwerken dat gebruikers door D&B geleverde velden kunnen zien.


Best practices voor uw configuratie

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN

Als uw organisatie een van beide versies van Data.com Prospector gebruikt en u validatieregels maakt voor de velden die het product levert, wordt er nog steeds ge probeerd om die regels uit te voeren, zelfs als u het product niet langer gebruikt; daarom moet u in dat geval alle validatieregels uitschakelen, die die velden gebruiken. Data.com Prospector-velden worden in de Help-onderwerpen "Accountvelden" en "Leadvelden" genoemd.

Data.com Corporate Prospector implementeren: • "Toepassing aanpassen"



Data.com Premium Prospector configureren Data.com Premium Prospector is een upgrade naar Data.com Corporate Prospector. Met Premium Prospector krijgt u alle voorzieningen en velden die beschikbaar zijn in Corporate Prospector, plus meer dan 70 extra D&B-velden voor accounts en leads die u vanuit Data.com toevoegt aan Salesforce. Evenals Data.com Corporate Prospector-gebruikers kunnen Premium Prospector-gebruikers ook een beperkt aantal D&B-velden voor accounten leadrecords weergeven. Opmerking: Als u wilt achterhalen welk Data.com Prospector-product uw organisatie heeft, klikt u vanuit Set-up opLicenties en limieten in het vak Snel zoeken en selecteert u vervolgens Licenties en limieten. Op de pagina Licenties en limieten controleert u de sectie Data.com Prospector-licenties. U ziet dan "Corporate" of "Premium". Voor het configureren van Data.com Premium Prospector handelt u als volgt. 1. Zorg ervoor dat u Data.com Prospector hebt geïmplementeerd. 2. Bevestig dat Data.com Clean is ingeschakeld, zodat uw gebruikers handmatig account-, contactpersoonsen leadrecords kunnen opschonen. 3. Configureer uw account-, contactpersoonsen leadpaginalay-outs met de knoppen en velden die u nodig hebt. 4. Als u de Enterprise, Unlimited of Performance Edition gebruikt, moet u uw beveiliging op veldniveau dusdanig bijwerken dat gebruikers door D&B geleverde velden kunnen zien. 5. Het tabblad D&B-bedrijven toevoegen aan gebruikersprofielen. 6. (Optioneel) We hebben een standaardlay-out voor D&B-bedrijfsrecords gemaakt, maar wellicht wilt u de uitgebreide editor voor paginalay-out gebruiken om de paginalay-out aan te passen.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Data.com Premium Prospector implementeren: • "Toepassing aanpassen"

Best practices voor uw configuratie • U kunt uw gebruikers D&B-bedrijfsrecords laten weergeven en verwijderen. Hiervoor moet u machtigingen toewijzen aan standaarden aangepaste profielen. Wijs bij standaardprofielen de machtiging D&B-bedrijfsrecords verwijderen toe naast de vooraf toegewezen machtiging D&B-bedrijfsrecords lezen. Wijs bij aangepaste profielen beide machtigingen D&B-bedrijfsrecords lezen en D&B-bedrijfsrecords verwijderen toe. • Als uw organisatie een van beide versies van Data.com Prospector gebruikt en u validatieregels maakt voor de velden die het product levert, wordt er nog steeds ge probeerd om die regels uit te voeren, zelfs als u het product niet langer gebruikt; daarom moet u in dat geval alle validatieregels uitschakelen, die die velden gebruiken. Data.com Prospector-velden worden in de Help-onderwerpen "Accountvelden" en "Leadvelden" genoemd.



Beperken wat gebruikers kunnen doen met Data.com-zoekresultaten Gebruik Toevoegen aan Salesforce en Resultaten exporteren om te beperken wat gebruikers kunnen doen met Data.com-zoekresultaten voor Data.com-voorzieningen die de zoekresultaten gebruiken. Voorzichtig: Het wijzigen van knopvoorkeuren heeft invloed op alle voorzieningen die zijn gekoppeld aan Contactpersonen zoeken en Accounts zoeken. Als u bijvoorbeeld de optie Toevoegen aan Salesforce onder Accounts zoeken wist, wordt de voorziening voor accounts Toevoegen uitgeschakeld in Bedrijfshiërarchie. 1. Geef vanuit Set-up Voorkeuren op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prospector-voorkeuren. 2. Hef in de sectie Knopvoorkeuren van de pagina de selectie op van wat u wilt verwijderen uit de tabbladen Contactpersonen zoeken en Accounts zoeken.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar bij een Data.com Prospector-licentie in: Contact Manager (geen object Lead), Group, Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Data.com implementeren: • "Toepassing aanpassen"

Instellingen van Voorkeuren voor geen contact opnemen in Data.com-zoekresultaten en -exports respecteren Bij Data.com-zoekresultaten en -exportbestanden kunt u voorkomen dat bepaalde contactpersoonsgegevens worden weergegeven.

EDITIONS

Met name kunt u het volgende maskeren of verwijderen:


• E-mailen telefoonwaarden van contactpersoonsen leadrecords die al in Salesforce aanwezig zijn en waarvoor Niet opbellen of Niet e-mailen zijn geselecteerd, en • E-mailwaarden van alle contactpersoonsen leadrecords met Canadese adressen (ter ondersteuning van de privacyvereisten van Canada)


Bijvoorbeeld: U hebt een leadrecord in Salesforce voor Sally Larkin en in die record is de optie Niet opbellen geselecteerd. U zoekt naar Sally Larkin als contactpersoon op het tabblad Data.com en haar record wordt weergegeven in de lijst van zoekresultaten, maar dan aangeduid als reeds aanwezig in Salesforce ( ). Het veld Telefoon is verborgen in zowel de lijst van zoekresultaten als op de contactpersoonskaart van Sally. Als u de record exporteert, is het bijbehorende veld GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Telefoon blanco in het .csv-bestand. 1. Geef vanuit Set-up Voorkeuren op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prospector-voorkeuren.

Data.com implementeren: • "Toepassing aanpassen"

2. Selecteer Instellingen van Voorkeuren voor geen contact opnemen respecteren. Bij records waarvoor Niet opbellen of Niet e-mailen is geselecteerd, zijn de veldwaarden voor Telefoon of E-mail verborgen in de zoekresultaten en op de contactpersoonskaart en blanco in .csv-bestanden die worden gemaakt bij het exporteren van records. Bij records met Canadese adressen worden veldwaarden van E-mail verborgen in de zoekresultaten en op de contactpersoonskaart, en blanco gelaten in .csv-bestanden die zijn gemaakt bij het exporteren van records.


Gebruikershandleiding | Data.com Clean instellen | 25

Richtlijnen uw gebruikers te laten zoeken naar bedrijven, contactpersonen en leads met Data.com Prospector Er zijn twee versies van Data.com Prospector. Beide laten u gegevens vanuit Data.com zoeken en toevoegen. Controleer enkele richtlijnen voor het implementeren van beide versies. Opmerking: Als een zoekopdracht een groot aantal resultaten oplevert, ziet u geen gegevens na pagina 10. Neem contact op met Salesforce Klantenondersteuning om onbeperkte weergave in te schakelen. • Als u meer dan 200 leads tegelijk toevoegt aan Salesforce, worden eventuele leadtoewijzingsregels die uw organisatie gebruikt, niet uitgevoerd. Om er zeker van te zijn dat leadtoewijzingsregels worden uitgevoerd, geeft u uw gebruikers de instructie om hun toevoegingen te beperken tot minder dan 200 leads tegelijk. • Als uw organisatie validatieregels gebruikt voor velden die zijn toegewezen aan Data.com, deactiveert u de regels of zorgt u ervoor dat deze overeenkomen met de Data.com-veldnamen om fouten tijdens het toevoegen van records te voorkomen.


Data.com Clean instellen GEBRUIKERSMACHTIGINGEN

EDITIONS

Data.com Clean implementeren:

"Toepassing aanpassen"

Data.com Clean-gebruikers inschakelen:

"Interne gebruikers beheren"

Triggers definiëren:

"Apex-auteur"

Werkstroomregels definiëren:


AppExchange-pakketten installeren:

"AppExchange-pakketten downloaden"

Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar met een Data.com Clean-licentie in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

Uw bedrijf is slechts zo goed als zijn gegevens. Wilt u minder tijd besteden aan het bijwerken en verrijken van gegevens en meer tijd aan de groei van uw bedrijf? U hoeft alleen Data.com Clean in te stellen en te implementeren. Vervolgens zijn uw Salesforce-records compleet en up-to-date! Opmerking: Als u Data.com Prospector gebruikt in combinatie met Data.com Clean, raadpleegt u Data.com Prospector instellen op pagina 10. IN DEZE SECTIE: 1. Bevestigen dat Data.com Clean is ingeschakeld Leer hoe u Data.com Clean inschakelt, zodat uw organisatie haar records up to date kan houden.



2. Paginalay-outs voor Data.com Prospector en Data.com Clean configureren Wanneer u Data.com Prospector en Data.com Clean dusdanig implementeert dat gebruikers het product kunnen gebruiken, hebt u knoppen en velden voor uw account-, contactpersoonsen leadpaginalay-outs nodig. Als u Data.com Premium Prospector of Data.com Premium Clean gebruikt, kunt u een knop toevoegen aan de paginalay-outs voor D&B-bedrijven zodat gebruikers gekoppelde D&B-bedrijfsrecords kunnen vernieuwen. 3. Beveiliging op veldniveau instellen voor Data.com Als uw organisatie Data.com Prospector of Data.com Clean gebruikt, kunt u een aantal D&B-velden weergeven voor accountrecords, terwijl deze velden worden opgenomen wanneer gebruikers handmatig records opschonen. Als u ervoor wilt zorgen dat uw gebruikers de velden en hun waarden kunnen lezen en bewerken, en dat deze worden weergegeven op de accountkaart, moet u beveiliging op veldniveau instellen. 4. Uw voorkeuren definiëren en een service voor accountovereenkomsten selecteren voor Data.com Clean Met voorkeuren voor Opschonen kunt u bepalen welke records van welke objecten u wilt opschonen en hoe u deze wilt opschonen. Dit omvat het selecteren van de service voor overeenkomsten die gebruikt wordt voor het opschonen van accounts. 5. Data.com Clean-taken instellen Als uw organisatie een Data.com Clean-licentie heeft, kunt u geautomatiseerde taken instellen voor het opschonen van uw records. 6. Triggers en werkstroomregels beoordelen op compatibiliteit met Opschonen Als uw organisatie triggers of werkstroomregels gebruikt voor objecten die zijn ingeschakeld voor Opschonen (Account, Contactpersoon, Lead of D&B-bedrijf), neemt u de triggers en werkstromen nog eens door, waarbij u een overweging maakt of deze moeten worden aangepast dan wel omzeild opdat gebruikers geen onverwachte resultaten krijgen wanneer records worden opgeschoond. 7. Lijstweergaven configureren voor Data.com Clean Voordat uw gebruikers van Data.com Clean records in een lijst kunnen opschonen, moet u het veld Opschoningsstatus aan de lijstweergaven van uw uw organisatie toevoegen. 8. Nagaan hoe schoon uw accounts zijn Als u Data.com Clean gebruikt, kunt u de Opschoningsstatus van al uw accounts bekijken door een eenvoudig rapport Accounts op Opschoningsstatus uit te voeren. 9. Bepalen hoe goed Data.com Clean werkt Meetgegevens en analyses van Data.com Clean bieden duidelijkheid over de manier waarop de overeenkomsten van de accounts, contactpersonen en leads van uw organisatie zijn gevonden en bijgewerkt met de Data.com-gegevens; daarom is het belangrijk om uw overeenkomsten- en updatescores regelmatig te controleren. 10. Rapporteren over Salesforce-records met een specifieke Data.com-opschoningsstatus Maak een aangepast rapport om Salesforce-account-, -contactpersoons- of -leadrecords te tonen, die een specifieke opschoningsstatus hebben (zoals Verschillend). 11. Opschoningsregels instellen Help uw verkoop en marketingteams goede relaties te onderhouden met klanten en de meest veelbelovende leads en opportunities na te volgen door uw Salesforce-accounts, contactpersonen en leads automatisch te verrijken met de laatste de laatste gegevens. Dat kan allemaal met de opschoningsregels van Data.com. 12. Nagaan hoeveel records van uw organisatie betere gegevens behoeven Data.com-gegevensbeoordelingen is een gratis Salesforce AppExchange-pakket dat aangeeft hoeveel records van uw organisatie Data.com kan verrijken met meer en betere gegevens. Deze oplossing kan tevens aangeven hoeveel van uw records in Data.com zijn aangeduid als Inactief en, op verzoek, hoeveel records in uw Salesforce-organisatie duplicaten lijken te zijn. 13. Richtlijnen voor het compleet en up-to-date houden van de records van uw organisatie met Data.com Clean Hier vindt u enkele tips en best practices voor de implementatie van, de controle van en werken met Data.com Clean.



Bevestigen dat Data.com Clean is ingeschakeld Leer hoe u Data.com Clean inschakelt, zodat uw organisatie haar records up to date kan houden. Data.com Opschonen zorgt ervoor dat uw CRM-records altijd up to date zijn. U kunt Opschonen gebruiken bij al uw account-, contactpersoonsen leadrecords—niet alleen bij de records die zijn toegevoegd vanuit Data.com. Wanneer u het product Data.com aanschaft, wordt Opschonen automatisch ingeschakeld, zodat u geautomatiseerde opschoningstaken kunt instellen en gebruikers afzonderlijke records handmatig kunnen opschonen of groepen met records kunnen opschonen vanuit een lijstweergave. Het inschakelen van Opschonen stelt voorzieningen voor opschonen beschikbaar aan uw organisatie, waardoor de koppelingen Voorkeuren en Taken worden weergegeven in Set-up onder de sectie Opschonen. Opmerking: Het inschakelen van Opschonen leidt er echter niet toe dat uw records onmiddellijk worden opgeschoond, terwijl u de voorziening met een klik op Uitschakelen kunt uitschakelen. 1. Geef vanuit Set-up Instellingen voor Opschonen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen voor Opschonen.


2. Bevestig dat Data.com Clean is ingeschakeld.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN ZIE OOK: Data.com Clean instellen

Data.com Opschonen in- of uitschakelen: • "Toepassing aanpassen"



Paginalay-outs voor Data.com Prospector en Data.com Clean configureren Wanneer u Data.com Prospector en Data.com Clean dusdanig implementeert dat gebruikers het product kunnen gebruiken, hebt u knoppen en velden voor uw account-, contactpersoonsen leadpaginalay-outs nodig. Als u Data.com Premium Prospector of Data.com Premium Clean gebruikt, kunt u een knop toevoegen aan de paginalay-outs voor D&B-bedrijven zodat gebruikers gekoppelde D&B-bedrijfsrecords kunnen vernieuwen. Opmerking: Als uw organisatie de Professional Edition gebruikt, zijn aangepaste paginalay-outs en beveiliging op veldniveau niet beschikbaar en moet u voor elk object (accounts, contactpersonen, leads en D&B-bedrijven) alle beschikbare Data.com-velden en knoppen aan uw paginalay-out toevoegen. 1. Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor accounts naar paginalay-outs. 2. Klik in de de lijst van paginalay-outs op Bewerken naast de lay-out(s) die uw gebruikers van Data.com Prospector of Data.com Clean geen gebruiken. 3. Klik vanuit de lijst van pagina-elementcategorieën op de pagina Accountlay-out op Velden. 4. Sleep het veld Opschoningsstatus op zijn plaats op de pagina waar u het wilt laten weergeven. 5. Als u Data.com Corporate Prospector of Data.com Premium Prospector gebruikt, voegt u de D&B-velden toe, die gebruikers volgens u moeten kunnen zien. Hiertoe behoren Account Site (Accountsite), D-U-N-S Number (D-U-N-S-nummer), NAICS Code (NAICS-code), Tradestyle en meer. Zie voor een complete lijst van de D&B-velden die beschikbaar zijn voor accountrecords Accountvelden. Tip: U wordt aangeraden om een sectie voor D&B-velden te maken en deze hierin te groeperen. Voor het maken van een sectie sleept u vanuit de groep Velden gewoon het element Sectie op zijn plaats op de pagina.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Paginalay-outs aanpassen: • "Toepassing aanpassen" Paginalay-outs weergeven: • "Set-up weergeven"

6. Als u uw gebruikers D&B-bedrijfsrecords wilt laten vernieuwen, voegt u de knop Vernieuwen toe aan D&B-bedrijfspaginalay-outs. 7. Als u de validatieregel Niet automatisch bijwerken gebruikt, die beschikbaar is in het Data.com Reports AppExchange-pakket, voegt u het veld Data.com werkt niet automatisch bij toe. 8. Klik in de lijst van pagina-elementcategorieën op Knoppen. Sleep de knoppen Opschonen, Contactpersonen ophalen, Prospecting Insights en Bedrijfshiërarchie*naar hun plaats op de pagina. *

Alleen beschikbaar bij een Data.com Premium Prospector-licentie

9. Klik op Opslaan. 10. Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor leads naar paginalay-outs. 11. Herhaal de stappen om het veld Opschoningsstatus en de knop Opschonen tot te voegen aan uw paginalay-outs voor Lead. 12. Als u Data.com Corporate Prospector gebruikt, voegt u het veld Bedrijfs-D-U-N-S-nummer toe. Als u Data.com Premium Prospector gebruikt, voegt u de velden Bedrijfs-D-U-N-S-nummer en D&B-bedrijf toe. 13. Als u de validatieregel Niet automatisch bijwerken gebruikt, die beschikbaar is in het Data.com Reports AppExchange-pakket, voegt u het veld Data.com werkt niet automatisch bij toe. 14. Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor contactpersonen naar paginalay-outs. 15. Herhaal de stappen om het veld Opschoningsstatus en de knop Opschonen tot te voegen aan uw paginalay-outs voor Contactpersoon. (Contactpersonen bevatten geen D&B-velden.)



16. Als u de validatieregel Niet automatisch bijwerken gebruikt, die beschikbaar is in het Data.com Reports AppExchange-pakket, voegt u het veld Data.com werkt niet automatisch bij toe. 17. Als u Data.com Premium Prospector gebruikt, gaat u vanuit de objectbeheerinstellingen voor D&B-bedrijven naar paginalay-outs. 18. Voeg de knop Global Ultimate D-U-N-S Number (D-U-N-S-nummer mondiale moedermaatschappij) toe. ZIE OOK: Data.com Clean instellen Verhinderen dat taken van Data.com Clean records bijwerken

Beveiliging op veldniveau instellen voor Data.com Als uw organisatie Data.com Prospector of Data.com Clean gebruikt, kunt u een aantal D&B-velden weergeven voor accountrecords, terwijl deze velden worden opgenomen wanneer gebruikers handmatig records opschonen. Als u ervoor wilt zorgen dat uw gebruikers de velden en hun waarden kunnen lezen en bewerken, en dat deze worden weergegeven op de accountkaart, moet u beveiliging op veldniveau instellen. Stel beveiliging op veldniveau in voor de volgende velden. • Accountsite

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Enterprise, Performance en Unlimited Edition

• D&B Company (D&B-bedrijf) (uitsluitend Data.com Premium Prospector) • D-U-N-S Number (D-U-N-S-nummer) • NAICS-code • NAICS-beschrijving • Eigendom • SIC-code

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Beveiliging op veldniveau instellen: • "Toepassing aanpassen"

• Tickersymbool • Tradestyle • Jaar van aanvang Er zijn verschillende manieren om beveiliging op veldniveau in te stellen (zoals op profiel of machtigingenset), maar aangezien u beveiliging op veldniveau slechts voor tien velden hoeft in te stellen, wordt aangeraden om uit te gaan van de velden en de gebruikersprofielen te kiezen voor gebruikers die Data.com (gaan) gebruiken. 1. Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor accounts naar de veldensectie. 2. Klik op het veldlabel om voor elk van de velden de detailpagina te openen. 3. Klik op de detailpagina van elk veld op Beveiliging op veldniveau instellen. Selecteer voor elke profiel waarvan de gebruiker de velden moet kunnen lezen en bewerken, de optie Zichtbaar. Als bijvoorbeeld gebruikers met het profiel Standaardgebruiker Data.com Opschonen gaan gebruiken, selecteert u Zichtbaar voor dat profiel. Opmerking: Omdat deze velden worden onderhouden door Data.com Opschonen, heeft het bewerkbaar maken van deze velden door de beveiliging op veldniveau in te stellen op Zichtbaar tot gevolg dat er onjuiste overeenkomsten kunnen ontstaan met gegevens wanneer er een taak van Opschonen wordt uitgevoerd. ZIE OOK: Data.com Clean instellen



Uw voorkeuren definiëren en een service voor accountovereenkomsten selecteren voor Data.com Clean Met voorkeuren voor Opschonen kunt u bepalen welke records van welke objecten u wilt opschonen en hoe u deze wilt opschonen. Dit omvat het selecteren van de service voor overeenkomsten die gebruikt wordt voor het opschonen van accounts. Als uw organisatie geen Data.com Clean-licentie heeft, kunt u geen voorkeuren voor taken selecteren. 1. Bekijk de richtlijnen voor het selecteren van de service voor overeenkomsten die gebruikt wordt voor het opschonen van accounts. 2. Geef vanuit Set-up Voorkeuren op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Voorkeuren onder de sectie Opschonen.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar met een Data.com Clean-licentie in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

3. Selecteer de service voor overeenkomsten voor het opschonen van accounts. Als u de service voor D&B DUNSRight™-overeenkomsten selecteert, past u zo nodig uw GEBRUIKERSMACHTIGINGEN betrouwbaarheidscode aan. De D&B-betrouwbaarheidscode beoordeelt Data.com -kandidaten voor overeenkomsten Data.com implementeren: op basis van de mate van gelijkheid met uw record, van 1 (niet gelijk) tot 10 (identiek of • "Toepassing zeer gelijk). Een Data.com-record wordt niet automatisch gekoppeld wanneer de code aanpassen" ervan lager is dan de code die u hier selecteert; bij meerdere records op of boven uw selectie wordt voor de overeenkomst de record met de beste kwaliteit geselecteerd. Wanneer u een record handmatig opschoont, kunt u een overeenkomst selecteren tussen uw eigen vooraf ingestelde betrouwbaarheidscode (5) en de code die u hier selecteert. 4. Bekijk de richtlijnen voor het selecteren van voorkeuren voor taken. 5. Zorg ervoor dat de optie Taken van Opschonen inschakelen is geselecteerd voor elk object wiens records u wilt opschonen. Als uw organisatie een Data.com Premium Clean-licentie heeft gebruikt en u D&B-bedrijfsrecords wilt opschonen, selecteert u de optie Taken van Opschonen inschakelen voor D&B-bedrijven. 6. Selecteer bij elke object dat u hebt ingeschakeld, uw voorkeur voor opschonen. 7. Sla uw voorkeuren op. IN DEZE SECTIE: Richtlijnen voor het selecteren van een service voor accountovereenkomsten Als u Data.com Prospector of Data.com Clean gebruikt, kunt u de service voor overeenkomsten selecteren, die uw organisatie gebruikt voor het opschonen van accountrecords. Het is belangrijk dat u inzicht hebt in elke service, in de synchronisatiewerking ervan en in gerelateerde aspecten voordat u uw service selecteert. Richtlijnen voor het selecteren van voorkeuren voor taken van Data.com Clean Voordat u uw taken van Data.com Clean definieert, is het belangrijk dat u inzicht hebt in de voorkeuren die u kunt instellen. ZIE OOK: Data.com Clean instellen Data.com Clean-taken instellen Richtlijnen voor het selecteren van een service voor accountovereenkomsten Richtlijnen voor het selecteren van voorkeuren voor taken van Data.com Clean



Richtlijnen voor het selecteren van een service voor accountovereenkomsten Als u Data.com Prospector of Data.com Clean gebruikt, kunt u de service voor overeenkomsten selecteren, die uw organisatie gebruikt voor het opschonen van accountrecords. Het is belangrijk dat u inzicht hebt in elke service, in de synchronisatiewerking ervan en in gerelateerde aspecten voordat u uw service selecteert. De beschikbare services voor overeenkomsten zijn: Data.com-overeenkomsten De eigen overeenkomstentechnologie van Data.com, die overeenkomsten zoekt op de velden Accountnaam, Factuuradres, Website en Telefoon velden. De overeenkomstenservice van Data.com wordt altijd gebruikt bij het opschonen van accounts die een geldig D-U-N-S-nummer hebben, ook als de service D&B DUNSRight-overeenkomsten is geselecteerd.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar met een Data.com Prospector-licentie in: Contact Manager (geen object Lead), Group, Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition Beschikbaar met een

D&B DUNSRight™-overeenkomsten Data.com Clean-licentie in: De eigen D&B-technologie voor gegevenskwaliteit, die een rigoureuze procedure gebruikt voor Professional, Enterprise, het normaliseren van gegevens en het zoeken naar overeenkomsten tussen D&B-bedrijfsrecords Performance en Unlimited en uw accountrecords. De procedure maakt ook gebruik van de D&B-betrouwbaarheidscode, Edition die Data.com-kandidaten voor overeenkomsten beoordeelt op basis van de mate van gelijkheid met uw record, van 1 (niet gelijk) tot 10 (identiek of zeer gelijk). D&B biedt ook via letters gecodeerde maten van overeenkomst voor afzonderlijke velden. Zie voor details over de manier waarop D&B DUNSRight-overeenkomsten werken, D&B-entiteitsovereenkomsten. Kenmerk

Data.com-overeenkomsten

DUNSRight™-overeenkomsten

Standaardservice voor overeenkomsten Omvat D&B-betrouwbaarheidscode Ondersteunt brede internationale overeenkomsten1 Ondersteunt niet-Engelstalige landen Vereist standaardtoewijzing voor D-U-N-S-nummer

1

D&B DUNSRight-overeenkomsten biedt het vergelijken tussen records voor wel 200 meer landen dan Data.com-overeenkomsten. DUNSRight-overeenkomsten biedt geen ondersteuning voor de volgende landen en regio's: Admiraliteitseilanden; Ålandseilanden; Antarctica; Ascension; Bonaire; Bouveteiland; Brits gebied in de Indische Oceaan; Carolinen; Cocos- of Keelingeilanden; Cuba; Curaçao; Franse Zuidelijke en Antarctische Gebieden; Guernsey; Heard- en McDonaldeilanden; Man; Jersey; Korea, Democratische Volksrepubliek -; Mayotte; Micronesië, Federale Staten van; Midway-eilanden; Mongolië; Niue; Palau; Palestijns Bezet Gebied; Pitcairneilanden; Sint-Bartholomeus; Sint-Eustatius en Saba; Sint-Maarten (Frans); Sint-Maarten (Nederlands); Zuid-Georgia; Zuidelijke Sandwicheilanden;



Spitsbergen en Jan Mayen; Oost-Timor; Turks Cyprus; Kleine afgelegen eilanden van de Verenigde Staten; Wake; Wallis en Futuna; Westelijke Sahara. ZIE OOK: Data.com Clean instellen Overwegingen bij het plannen van Data.com Clean-taken Richtlijnen voor het selecteren van voorkeuren voor taken van Data.com Clean Data.com Clean-taken instellen Uw voorkeuren definiëren en een service voor accountovereenkomsten selecteren voor Data.com Clean

Richtlijnen voor het selecteren van voorkeuren voor taken van Data.com Clean Voordat u uw taken van Data.com Clean definieert, is het belangrijk dat u inzicht hebt in de voorkeuren die u kunt instellen.

EDITIONS

• Data.com Clean biedt drie opties voor het opschonen van uw gegevens met taken. Taken kunnen het volgende doen:


– Alle verschillen per record signaleren voor alleen het aangeven van velden wier waarden verschillend zijn van Data.com-waarden – Verschillen signaleren en blanco velden automatisch invullen voor het aangeven van velden wier waarden verschillend zijn, en blanco velden invullen met waarden uit Data.com.

Beschikbaar met een Data.com Clean-licentie in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

– Instellingen veld voor veld aanpassen. • Als u de optie Aanpassen voor een object hebt geselecteerd, hebt u de volgende mogelijkheden: – Velden signaleren voor uw Salesforce-records die andere waarden hebben dan die van overeenkomende Data.com-records. – Andere veldwaarden signaleren voor uw Salesforce-records en automatisch blanco velden invullen met Data.com-waarden. – Andere veldwaarden voor uw Salesforce-records overschrijven met Data.com-waarden. Als u Salesforce-recordwaarden overschrijft, dient u voor deze velden historietracering in te stellen. • U kunt voorkeuren voor uitsluitend signaleren en voorkeuren voor signaleren en automatisch invullen instellen voor volledige records of op veld. U stelt voorkeuren voor overschrijven in op veld. • Als u Data.com Premium Clean gebruikt, kunt u ook D&B-bedrijfsrecords opschonen, die zijn gekoppeld aan accounts en leads. Bij opschoningstaken voor D&B-bedrijf worden veldwaarden voor D&B-bedrijfsrecords automatisch ingevuld of overschreven, maar worden er geen gegevens gewijzigd bij gekoppelde account- of leadrecords. • Uw voorkeuren worden van kracht bij de eerstvolgende uitvoering van een geplande opschoningstaak, waarna gebruikers afhankelijk van de status vlaggen zien wanneer ze records handmatig opschonen. • Als u na wijziging van services voor overeenkomsten een eenmalige nieuwe zoekactie met behulp van de nieuwe service voor overeenkomsten wilt uitvoeren, kunt u handmatig het D-U-N-S-nummer voor accountrecords verwijderen om op deze manier deze nieuwe service af te dwingen voor het opnieuw zoeken naar overeenkomsten. Vergeet niet dat dit mogelijk uw overeenkomstenscores beïnvloedt. • Bij beide services voor overeenkomsten wordt het toewijzen van een aangepast veld of het overslaan van toewijzingen afgeraden. • Geconverteerde leads worden uitgesloten van opschoningstaken voor Leads. • Als u een veld selecteert voor overschrijven door taken van Opschonen, terwijl een gebruiker dat veld aanduidt als wrong (onjuist) voor een record, overschrijven taken dat veld voor de record niet.



• Persoonsaccounts worden uitgesloten van opschoningstaken voor Accounts en Contactpersonen. ZIE OOK: Data.com Clean instellen Data.com Clean-taken instellen Uw voorkeuren definiëren en een service voor accountovereenkomsten selecteren voor Data.com Clean Richtlijnen voor het selecteren van een service voor accountovereenkomsten

Data.com Clean-taken instellen Als uw organisatie een Data.com Clean-licentie heeft, kunt u geautomatiseerde taken instellen voor het opschonen van uw records. IN DEZE SECTIE: Overwegingen bij het plannen van Data.com Clean-taken Hier zijn enkele dingen die u moet weten voordat u begint uw records automatisch opgeschoond te houden met taken. Taken van Data.com Opschonen plannen Als u de opschoningsstatus van uw records up to date wilt houden, plant u geautomatiseerde taken voor de vergelijking van uw records met Data.com. Taken zijn alleen beschikbaar voor organisaties met een Data.com Clean-licentie.


Een volledige synchronisatie van uw Salesforce-accountrecords plannen met Data.com Clean Als u de service D&B DUNSRight™-overeenkomsten gebruikt, kunt u de volgende keer dat u uw accountopschoningstaken uitvoert, een volledige synchronisatie van uw accountrecords plannen met die van Data.com. De volledige synchronisatie vergelijkt al uw accountrecords met records uit Data.com en vindt mogelijk overeenkomsten voor records waarvoor bij vorige taken geen overeenkomsten werden gevonden. Verhinderen dat taken van Data.com Clean records bijwerken U kunt voorkomen dat afzonderlijke account-, contactpersoonsen leadrecords worden bijgewerkt met Data.com-gegevens wanneer geautomatiseerde taken worden uitgevoerd. Taakhistorie van Data.com Clean beoordelen In de taakhistorie van Data.com Clean kunt u uw huidige taken controleren en hebt u toegang tot foutenlogboeken van taken.

Overwegingen bij het plannen van Data.com Clean-taken Hier zijn enkele dingen die u moet weten voordat u begint uw records automatisch opgeschoond te houden met taken. Belangrijk: Als u triggers hebt ingesteld voor uitvoering bij het bijwerken van account-, contactpersoons- of leadrecords en als uw triggers SOQL-query's uitvoeren, belemmeren de query's mogelijk taken voor die objecten. Uw Apex-triggers (gecombineerd) mogen 200 SOQL-query's per batch niet overschrijden. Als ze dit toch doen, zal uw taak voor dat object mislukken. En als uw triggers bestaan uit @future-methoden, zijn ze onderworpen aan een limiet van 10 @future-aanroepen per batch. • Taken zijn alleen beschikbaar voor organisaties met een Data.com Clean-licentie. • U moet taken ten minste één dag per week plannen om ze uit te voeren.




• Taken verwerken alleen records van ingeschakelde objecten • In een volledige-synchronisatietaak worden alle record opgeschoond, ongeacht hun opschoningsstatus. In een incrementele-synchronisatietaak worden alleen records met een opschoningsstatus Niet vergeleken opgeschoond. • Wanneer een volledige-synchronisatietaak wordt uitgevoerd, wordt deze uitgevoerd in plaats van een incrementele-synchronisatietaak. • Als een volledige-synchronisatietaak is gepland om te worden uitgevoerd, wordt hij ook als geen records zijn gewijzigd uitgevoerd. • De duur tussen taken wordt gerekend vanaf de tijd dat de vorige taak is beëindigd tot de start van de nieuwe taak. • Taken worden in een wachtrij geplaatst op basis van de instellingen van uw planning en ze worden voor accounts, contactpersonen en leads onafhankelijk uitgevoerd. Als u Data.com Sociale sleutel gebruikt, voeren taken ook een proces uit dat sociale grepen voor uw contactpersonen en leads zoekt en koppelt. • Hoe lang het duurt tot de voltooiing van een taak hangt af van verschillende factoren, inclusief welke service voor overeenkomsten u hebt geselecteerd (voor accounttaken), hoeveel records uw taak opschoont en de algemene Salesforce-prestaties. Bij gebruik van de Data.com-service voor overeenkomsten duren taken ongeveer een dag om 3.000.000 records op te schonen. Bij gebruik van de DUNSRight™-service voor overeenkomsten duren taken ongeveer een dag om 750.000 records op te schonen. • Taken die zijn gepland in een in sandboxomgeving, komen na 30 dagen te vervallen. • Voor de beste resultaten adviseren wij een geldige waarde voor de velden Land en Staat/Provincie op te nemen. • Taken verwerken geen persoonsaccountrecords. ZIE OOK: Data.com Clean instellen Data.com Clean-taken instellen Richtlijnen voor het selecteren van een service voor accountovereenkomsten

Taken van Data.com Opschonen plannen Als u de opschoningsstatus van uw records up to date wilt houden, plant u geautomatiseerde taken voor de vergelijking van uw records met Data.com. Taken zijn alleen beschikbaar voor organisaties met een Data.com Clean-licentie. 1. Neem de overwegingen door alvorens taken te plannen. 2. Geef vanuit Set-up Taken op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Taken onder de sectie Opschonen. 3. Selecteer de dagen van de week waarop u de taken wilt laten uitvoeren. 4. Selecteer uw voorkeur voor begintijd. Opmerking: Taken worden onafhankelijk uitgevoerd, waardoor de precieze begintijden kunnen variëren. 5. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Data.com Clean instellen Data.com Clean-taken instellen Overwegingen bij het plannen van Data.com Clean-taken Taakhistorie van Data.com Clean beoordelen


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Taken van Data.com Opschonen plannen en historie van taken weergeven: • "Toepassing aanpassen"



Een volledige synchronisatie van uw Salesforce-accountrecords plannen met Data.com Clean Als u de service D&B DUNSRight™-overeenkomsten gebruikt, kunt u de volgende keer dat u uw accountopschoningstaken uitvoert, een volledige synchronisatie van uw accountrecords plannen met die van Data.com. De volledige synchronisatie vergelijkt al uw accountrecords met records uit Data.com en vindt mogelijk overeenkomsten voor records waarvoor bij vorige taken geen overeenkomsten werden gevonden. Nadat de aangevraagde volledige synchronisatie is uitgevoerd, wordt deze optie uitgeschakeld. U kunt deze weer inschakelen en elke 30 dagen een andere volledige synchronisatie plannen. U ontvangt bericht wanneer uw volledige synchronisatie gaande is, of hoe lang het geleden is dat uw laatste volledige synchronisatie werd uitgevoerd. 1. Geef vanuit Set-up Taken op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Taken onder Data.com. 2. Klik op de knop naast Volledige synchronisatie met volgende taak om volledige synchronisatie in te stellen op Aan. Nadat de aangevraagde volledige synchronisatie is uitgevoerd, verandert de knop in Uit. ZIE OOK: Data.com Clean instellen



Data.com Clean-taken instellen

Verhinderen dat taken van Data.com Clean records bijwerken U kunt voorkomen dat afzonderlijke account-, contactpersoonsen leadrecords worden bijgewerkt met Data.com-gegevens wanneer geautomatiseerde taken worden uitgevoerd. IN DEZE SECTIE: Opschoningsstatus Overgeslagen gebruiken om bijwerken van records door Data.com Clean-taken te verhinderen Gebruik de voorkeur Overgeslagen records voor het omzeilen van taken van Data.com Clean, die zorgt dat records met een Opschoningsstatus Overgeslagen niet door taken worden bijgewerkt. Dit is de aanbevolen methode voor het voorkomen dat taken records bijwerken.


Aangepaste velden en validatieregels gebruiken om bijwerken van records door Data.com Clean-taken te verhinderen Gebruik een aangepast veld om de records aan te duiden die u niet automatisch wilt laten bijwerken. Maak vervolgens een validatieregel die zorgt dat taken deze records overslaan. ZIE OOK: Data.com Clean-taken instellen Data.com Clean instellen Kan ik verhinderen dat taken van Data.com Clean automatisch records bijwerken?



Opschoningsstatus Overgeslagen gebruiken om bijwerken van records door Data.com Clean-taken te verhinderen Gebruik de voorkeur Overgeslagen records voor het omzeilen van taken van Data.com Clean, die zorgt dat records met een Opschoningsstatus Overgeslagen niet door taken worden bijgewerkt. Dit is de aanbevolen methode voor het voorkomen dat taken records bijwerken. 1. Geef vanuit Set-up Voorkeuren op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Voorkeuren onder de sectie Opschonen. 2. Selecteer Overgeslagen records in de Voorkeuren voor omzeilen van taak voor accounts-, contactpersonen- en leadstaken. 3. Sla uw voorkeuren op. 4. Stel de Opschoningsstatus in op Overgeslagen voor records die u niet door taken wilt laten bijwerken. Tip: U kunt de Salesforce-API, de Data Loader of een Apex-trigger gebruiken om de Opschoningsstatus in te stellen voor meerdere records. 5. Maak een Apex-trigger om te zorgen dat de Opschoningsstatus voor Overgeslagen records niet verandert wanneer records worden bijgewerkt. Wanneer een record wordt bijgewerkt, stelt de trigger zijn Opschoningsstatus terug in op Overgeslagen. Taken zullen de record vervolgens niet bijwerken.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Voorkeuren voor taken instellen: • "Toepassing aanpassen" Apex-klassen en -triggers maken: • "Apex-auteur"

ZIE OOK: Aangepaste velden en validatieregels gebruiken om bijwerken van records door Data.com Clean-taken te verhinderen



Aangepaste velden en validatieregels gebruiken om bijwerken van records door Data.com Clean-taken te verhinderen Gebruik een aangepast veld om de records aan te duiden die u niet automatisch wilt laten bijwerken. Maak vervolgens een validatieregel die zorgt dat taken deze records overslaan.

EDITIONS

Belangrijk: Als u een validatieregel maakt voor het verhinderen van automatische updates, houdt u het volgende in gedachten.


De validatieregel genereert wel ingangen en gerelateerde berichten in de takenlogboeken van Data.com Opschonen, maar uw taken genereren mogelijk ook andere ingangen en fouten; daarom zorgt u ervoor dat u uw takenlogboeken nauwkeurig onderzoekt.


1. Maak een aangepast veld voor elk object waarin records voorkomen, waarvoor u wilt verhinderen dat taken van Opschonen automatisch bijwerken. GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Hier is een voorbeeld van de manier waarop u het aangepaste veld definieert. Veld

Waarde of selectie

Veldtype

Selectievakje

Veldlabel

Data.com werkt niet automatisch bij

Standaardwaarde

Uitgeschakeld

Beschrijving

Voorkomt dat automatische opschoontaken velden bijwerken met de waarden van de Data.com-record waarvoor een overeenkomst is gevonden.

Help-tekst

Sluit deze record uit van automatische veldupdates uit Data.com-taken van Opschonen

Aangepaste velden maken of wijzigen: • "Toepassing aanpassen" Validatieregels voor velden definiëren of wijzigen: • "Toepassing aanpassen" Validatieregels voor velden weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven"

2. Maak een validatieregel om automatische updates van records te blokkeren waarvoor Data.com werkt niet automatisch bij (of hoe u het aangepaste veld ook hebt genoemd) is geselecteerd. Hier is een voorbeeld van de manier waarop u de validatieregel voor elk object definieert. Veld

Waarde of selectie

Regelnaam

Block_autoupdate_from_Data_com

Beschrijving

Voorkomen op recordniveau dat automatische taken van Opschonen het bijwerken van veldwaarden automatisch uitvoert.

Foutconditieformule (voor accounts)

(API-NAAM VAN UW AANGEPAST VELD ) && ($User.Alias = "autocln") && (ISCHANGED(


Veld


Waarde of selectie DunsNumber ) || ISCHANGED( NumberOfEmployees ) || ISCHANGED( AnnualRevenue ) || ISCHANGED( TickerSymbol ) || ISCHANGED( Website ) || ISCHANGED( Industry ) || ISCHANGED( Ownership ) || ISCHANGED( BillingCity ) || ISCHANGED( BillingCountry ) || ISCHANGED( BillingState ) || ISCHANGED( BillingStreet ) || ISCHANGED( BillingPostalCode ) || ISCHANGED( Phone ) || ISCHANGED( Fax ) || ISCHANGED( Site ) || ISCHANGED( Tradestyle ) || ISCHANGED( YearStarted ) || ISCHANGED( Sic ) || ISCHANGED( SicDesc ) || ISCHANGED( NaicsCode ) || ISCHANGED( NaicsDesc ) || ISCHANGED( Description ) )

Foutconditieformule (voor contactpersonen)

(API-NAAM VAN UW AANGEPAST VELD ) && ($User.Alias = "autocln") && (ISCHANGED( Title ) || ISCHANGED( Email ) || ISCHANGED( Phone ) || ISCHANGED( MailingStreet ) || ISCHANGED( MailingCity ) || ISCHANGED( MailingState ) || ISCHANGED( MailingCountry ) || ISCHANGED( MailingPostalCode ) )

Foutconditieformule (voor leads)

(API-NAAM VAN UW AANGEPAST VELD ) && ($User.Alias = "autocln") && (ISCHANGED( Company ) || ISCHANGED( Title ) || ISCHANGED( Email ) || ISCHANGED( Phone ) || ISCHANGED( Street ) || ISCHANGED( City ) || ISCHANGED( State ) || ISCHANGED( PostalCode ) || ISCHANGED( Country ) || ISCHANGED( NumberOfEmployees ) || ISCHANGED( AnnualRevenue ) || ISCHANGED( Industry ) || ISCHANGED( CompanyDunsNumber ) )

Foutbericht

Deze record is uitgesloten van geautomatiseerde veldupdates vanuit taken van Data.com Clean.

3. Open elke record die u niet automatisch wilt laten bijwerken, en selecteer Niet automatisch bijwerken (of hoe u het aangepaste veld ook hebt genoemd). Bij de uitvoering van geautomatiseerde taken ziet u voor elke record die niet is bijgewerkt, een bericht in het takenlogboek: “This record has been excluded from automated field updates from Data.com Clean jobs." (Deze record is uitgesloten van geautomatiseerde veldupdates vanuit taken van Data.com Clean.)



Tip: U kunt de Data Loader of een aangepaste trigger gebruiken om deze optie te selecteren voor meerdere records.

ZIE OOK: Opschoningsstatus Overgeslagen gebruiken om bijwerken van records door Data.com Clean-taken te verhinderen

Taakhistorie van Data.com Clean beoordelen In de taakhistorie van Data.com Clean kunt u uw huidige taken controleren en hebt u toegang tot foutenlogboeken van taken. Belangrijk: Als u de validatieregel Niet automatisch bijwerken gebruikt om te voorkomen dat geselecteerde records automatisch worden bijgewerkt door taken van Data.com Clean, zorgt u ervoor dat u goed inzicht hebt in de gevolgen voor takenlogboeken van Opschonen. De regel genereert wel ingangen en gerelateerde berichten in takenlogboeken, maar uw taken genereren mogelijk ook andere ingangen en fouten. Onderzoek uw takenlogboeken daarom nauwkeurig. The validatieregel is beschikbaar in het Data.com Reports AppExchange-pakket. 1. Geef vanuit Set-up Taken op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Taken. 2. Geef taakdetails in de sectie Historie van taken van Opschonen weer. 3. Als tijdens de taak fouten optreden bij de verwerking van een of meer records, klikt u op de koppeling in de kolom Batchfouten of de kolom Entiteitsfouten om een .csv-bestand met het takenlogboek te downloaden. Takenlogboeken worden gedurende 21 dagen bewaard.



Hier zijn de definities voor de tabelkolommen. Kolomkop

Definitie

Datum

De datum waarop de taak werd uitgevoerd.

Tijd ingediend

De tijd waarop de taak wordt ingediend bij de takenwachtrij. Taken worden onafhankelijk uitgevoerd, waardoor dit mogelijk niet het exacte tijdstip is waarop de taak werd uitgevoerd.

Taaktype

Het type taak: voor Accounts, D&B-bedrijven, Contactpersonen of Leads. Er zijn meerdere typen accounttaken. Account (Data.com-overeenkomsten): de

Data.com-service voor overeenkomsten is gebruikt om te zoeken naar overeenkomsten voor de accountrecords. Account (DUNSRight-overeenkomsten): de

DUNSRight-service voor overeenkomsten is gebruikt om te zoeken naar overeenkomsten voor de accountrecords. Account (Opzoeken van D-U-N-S-nummer): het veld D-U-N-S-nummer, indien aanwezig, is gebruikt om


Kolomkop


Definitie opnieuw te zoeken naar overeenkomsten voor de accountrecords (of om deze op te zoeken).

Taakstatus

De status van de taak: In wachtrij geplaatst: de taak staat in de wachtrij voor uitvoering. Voor taken met deze status wordt in de kolom Tijd ingediend een streepje (–) weergegeven. In voorbereiding: de taak wordt voorbereid op uitvoering. In behandeling: de taak is in behandeling. Voltooid: de uitvoering van de taak is voltooid (met of zonder

fouten). Mislukt: de uitvoering van de taak is mislukt. Afgebroken: de taak is afgebroken vóór of tijdens de uitvoering. Records

Het totale aantal Salesforce-records dat is verwerkt door de taak.

Gevonden

Het totale aantal Salesforce-records waarvoor de taak overeenkomsten met Data.com-records heeft gevonden.

Zonder overeenkomst

Het totale aantal Salesforce-records waarvoor de taak geen overeenkomsten met Data.com-records heeft gevonden.

Inactief

Het aantal Salesforce-records dat is gemarkeerd als Inactief in Data.com.

Batchfouten

Het totale aantal batchfouten dat een taak tijdens uitvoering heeft ondervonden. Een streepje geeft hetzij geen fouten, hetzij geen gegevens aan. Als de taak een takenlogboek voor batchfouten produceert, klikt u op de koppeling om het desbetreffende .csv-bestand te downloaden en te openen.

Entiteitsfouten

Het totale aantal entiteitsfouten dat een taak tijdens de uitvoering heeft ondervonden. Een streepje geeft hetzij geen fouten, hetzij geen gegevens aan. Als de taak een takenlogboek voor entiteitsfouten produceert, klikt u op de koppeling om het desbetreffende .csv-bestand te downloaden en te openen. Dit bevat tevens een uitleg over elke entiteitsfout die zich voordeed omdat een record niet kon worden opgeslagen—bijvoorbeeld om dat een validatieregel mislukte. Entiteitsfouten ontstaan meestal als een validatieregel mislukt of als er een schending van een verplicht veld optreedt. Als er een uitleg voor is, wordt deze gemeld. De unieke ID van een record die een fout heeft veroorzaakt tijdens de taak. Voor het openen van de record voegt u de ID van 15 cijfers


Kolomkop


Definitie toe aan de URL van uw Salesforce-exemplaar. Bijvoorbeeld: https://na1.salesforce.com/0013000000hKBTq.

ZIE OOK: Data.com Clean instellen Data.com Clean-taken instellen

Triggers en werkstroomregels beoordelen op compatibiliteit met Opschonen Als uw organisatie triggers of werkstroomregels gebruikt voor objecten die zijn ingeschakeld voor Opschonen (Account, Contactpersoon, Lead of D&B-bedrijf), neemt u de triggers en werkstromen nog eens door, waarbij u een overweging maakt of deze moeten worden aangepast dan wel omzeild opdat gebruikers geen onverwachte resultaten krijgen wanneer records worden opgeschoond. 1. Ga vanuit de objectbeheerinstellingen naar Triggers, als u triggers gebruikt voor een object dat handmatig of door taken van Opschonen wordt opgeschoond. 2. Open en inspecteer elke trigger om te controleren of uw systeem of gebruikers niet worden geconfronteerd met onverwachte resultaten wanneer records worden opgeschoond. Als u denkt dat een of twee triggers kunnen leiden tot onverwachte resultaten, kunt u deze triggers nog aanpassen. Als u taken van Opschonen gebruikt en meerdere triggers vindt, die mogelijk leiden tot onverwachte resultaten, kunt u overwegen om triggers te omzeilen wanneer taken worden uitgevoerd. U kunt die optie selecteren op de pagina Voorkeuren voor Opschonen: Geef vanuit Set-up Voorkeuren op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Voorkeuren onder Opschonen. 3. Geef vanuit Set-up Werkstroomregels op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Werkstroomregels als u werkstromen gebruikt. 4. Open en inspecteer elke werkstroomregel om te controleren of uw systeem of gebruikers niet worden geconfronteerd met onverwachte resultaten wanneer records worden opgeschoond. Als u denkt dat een of twee werkstroomregels kunnen leiden tot onverwachte resultaten, kunt u deze triggers nog aanpassen. Als u taken van Opschonen gebruikt en meerdere regels vindt, die mogelijk leiden tot onverwachte resultaten, kunt u overwegen om werkstroomregels te omzeilen wanneer taken worden uitgevoerd. U kunt die optie selecteren op de pagina Voorkeuren voor Opschonen. U kunt die optie selecteren op de pagina Voorkeuren voor Opschonen: Geef vanuit Set-up Voorkeuren op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Voorkeuren onder Opschonen. 5. Controleer bij alle triggers en werkstroomregels die u gebruikt, de resultaten voor de betreffende objectrecords nadat de volgende taak van Opschonen voor dat object wordt uitgevoerd. Voorbeeld: uw organisatie heeft een trigger die telkens wanneer een leadrecord op een willekeurige manier wordt bijgewerkt, een taak aanmaakt en toewijst. Als u leads opschoont met behulp van taken van Opschonen, kunnen uw gebruikers meer taken krijgen dan verwacht; wellicht wilt u de trigger dan dusdanig aanpassen dat er alleen teken worden gemaakt en toegewezen wanneer records handmatig worden bewerkt of opgeschoond door Salesforce-gebruikers. U kunt bepalen wie een record het laatst


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Data.com Clean implementeren: • "Toepassing aanpassen" Data.com Prospector implementeren: • "Toepassing aanpassen" Triggers definiëren: • "Apex-auteur" Werkstroomregels definiëren: • "Toepassing aanpassen"



heeft bijgewerkt door het veld Laatste wijziging door te controleren. Records die het laatst zijn bijgewerkt door een taak van Opschonen, tonen de tekst Data.com Clean (Data.com Clean) in dat veld, terwijl records die zijn bijgewerkt door gebruikers, de voor- en de achternaam van de gebruiker tonen.

Lijstweergaven configureren voor Data.com Clean Voordat uw gebruikers van Data.com Clean records in een lijst kunnen opschonen, moet u het veld Opschoningsstatus aan de lijstweergaven van uw uw organisatie toevoegen.

EDITIONS

1. Klik op het tabblad (Accounts, Contactpersonen of Leads) voor het object wiens records u wilt opschonen vanuit de lijst.


Opmerking: Als uw organisatie DUNSRight-overeenkomsten gebruikt om accountrecords op te schonen, is opschonen van lijstweergaven niet beschikbaar voor accountrecords. 2. Selecteer een weergave in de vervolgkeuzelijst en klik op Bewerken.


3. Schuif omlaag in de lijst Beschikbare velden om het veld Opschoningsstatus te zoeken en voeg dit daarna toe aan de lijst van Geselecteerde velden. De knop Opschonen wordt automatisch toegevoegd aan de lijstweergave.


4. Als u Data.com Sociale sleutel gebruikt, kunt u ook de velden voor de ingeschakelde sociale netwerken (LinkedIn®, Twitter en Facebook) toevoegen aan uw lijstweergaven van contactpersonen.

Aangepaste lijstweergaven maken: • "Lezen" voor het recordtype in de lijst

De sociale-netwerkvelden zijn niet beschikbaar voor lead lijstweergaven voor leads. ZIE OOK: Data.com Clean instellen

Openbare lijstweergaven maken, bewerken of verwijderen: • "Openbare lijstweergaven beheren"



Nagaan hoe schoon uw accounts zijn Als u Data.com Clean gebruikt, kunt u de Opschoningsstatus van al uw accounts bekijken door een eenvoudig rapport Accounts op Opschoningsstatus uit te voeren. Belangrijk: Als het erop lijkt dat de overeenkomsten tussen uw records en Data.com-records niet correct zijn, dient u zorgvuldig na te denken over de selectie van de optie Verschillen signaleren en blanco velden automatisch invullen als voorkeur voor opschonen. Als er sprake is van onjuiste overeenkomsten bij een groot aantal van uw records, neemt u contact op met Salesforce-ondersteuning. 1. Klik op het tabblad Dashboards en selecteer vervolgens Data.com Analyses. Voer het rapport Accounts op opschoningsstatus uit. Als uw opschoningstaken met succes zijn uitgevoerd, zijn uw accounts nu gegroepeerd op hun waarden van de opschoningsstatus. 2. Zoek in het rapport naar Salesforce-records met een opschoningsstatus Verschillend. Open diverse records en klik op Opschonen om de verschillen te bekijken. 3. Herhaal het vergelijkingsproces bij records die een opschoningsstatus Niet gevonden hebben. ZIE OOK: Hoe worden overeenkomsten tussen Salesforce- en Data.com-records gevonden?


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Data.com Opschonen implementeren: • "Toepassing aanpassen"



Bepalen hoe goed Data.com Clean werkt Meetgegevens en analyses van Data.com Clean bieden duidelijkheid over de manier waarop de overeenkomsten van de accounts, contactpersonen en leads van uw organisatie zijn gevonden en bijgewerkt met de Data.com-gegevens; daarom is het belangrijk om uw overeenkomsten- en updatescores regelmatig te controleren. 1. Geef vanuit Set-up Meetgegevens op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Meetgegevens en analyses onder de sectie Opschonen. 2. Als u wilt achterhalen wanneer de laatste berekening is uitgevoerd, controleert u het veld Laatst berekend boven de tabel. Opmerking: De gegevens in de tabellen worden dagelijks berekend, maar de tijd wordt opgeslagen en de datum berekend op basis van GMT, dus, afhankelijk van tijdsaanpassingen, kan de getoonde datum verschillen van de datum waarop de berekeningen plaatsvonden. Omdat deze gegevens één maal per dag worden berekend, kunnen deze enigszins verschillen van de gegevens in Data.com-dashboards en -rapporten. 3. Bekijk overeenkomsten- en updategegevens in de sectie Overeenkomsten- en updatescores. De gegevens vertegenwoordigen records waarvoor overeenkomsten zijn gevonden en die zijn bijgewerkt sinds uw organisatie Data.com heeft geïmplementeerd. Hier zijn de definities voor de tabelkolommen. Kolom

Definitie

Records

Het object ingeschakeld voor Data.com Clean: accounts, contactpersonen of leads. Opmerking: Als uw Salesforce-organisatie persoonsaccounts gebruikt, kunnen de cijfers in de kolommen Totaal en Verwerkt van elkaar verschillen. Persoonsaccounts zijn wel opgenomen in het accounttotaal, maar worden niet verwerkt door taken van Data.com Clean.

Totaal

Het aantal objectrecords (accounts, contactpersonen of leads) dat uw organisatie in Salesforce heeft.

Verwerkt

Het aantal van elk type Salesforce-record (accounts, contactpersonen of leads) dat is verwerkt door Data.com Opschonen.

Gevonden

Het aantal van elk type verwerkte Salesforce-record (accounts, contactpersonen of leads) dat overeenkomt met Data.com-records.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Data.com Cleanovereenkomstenscores weergeven: • "Toepassing aanpassen"



Kolom

Definitie

Bijgewerkt

Het aantal van elk type verwerkte Salesforce-record (accounts, contactpersonen of leads) dat is bijgewerkt.

Kolom

Definitie

Records

Het object ingeschakeld voor Data.com Clean: accounts, contactpersonen of leads.

Overeenkomstenscore (% verwerkt)

Het percentage van elk type verwerkte Salesforce-record (accounts, contactpersonen of leads) dat overeenkomt met Data.com-records.

Bijwerkscore (% van Verwerkt)

Het percentage van elk type verwerkte Salesforce-record dat is bijgewerkt.

ZIE OOK: Hoe worden overeenkomsten tussen Salesforce- en Data.com-records gevonden? Richtlijnen voor het selecteren van een service voor accountovereenkomsten



Rapporteren over Salesforce-records met een specifieke Data.com-opschoningsstatus Maak een aangepast rapport om Salesforce-account-, -contactpersoons- of -leadrecords te tonen, die een specifieke opschoningsstatus hebben (zoals Verschillend).

EDITIONS

Kies weer te geven velden uit de account-, contactpersoons- of leadobjecten. Gebruik gegevens uit vergelijkbare objecten voor Info over Opschonen om naast elkaar Salesforce- en Data.com-recordwaarden te tonen. Rapportresultaten kunnen u helpen bij het vinden van records met consistente redenen die een specifieke opschoningsstatus hebben. Gebruik wat u leert, voor het beheren van de manier waarop records in uw organisatie worden opgeschoond.


U kunt bijvoorbeeld een rapport maken om alle records te tonen, wier opschoningsstatus Verschillend is naast hun overeenkomstige Data.com-records. Als u patronen in uw gegevens herkent, die deze status veroorzaken, kunt u wellicht triggers of API-aanpassingen maken om uw gegevens aan te passen en meer records met de status Gesynchroniseerd te krijgen. Laten we eens een rapport Contactpersonen op Opschoningsstatus maken. 1. Voordat u het rapport Contactpersonen op Opschoningsstatus kunt maken, zorgt u ervoor dat uw organisatie een aangepast-rapporttype heeft, dat het object Contactpersoon koppelt aan het object Gegevens over opschonen van contactpersoon en velden uit beide objecten beschikbaar maakt voor rapporteren. 2. Maak uw rapport: klik op het tabblad Rapporten en vervolgens op Nieuw rapport.

Beschikbaar met een Data.com Prospector-licentie in: Contact Manager (geen object Lead), Group, Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition Beschikbaar met een Data.com Clean-licentie in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition


3. Selecteer Contactpersonen op Opschoningsstatus als rapporttype. 4. Klik op Maken. 5. Selecteer vanuit het bovenliggende object, Contactpersonen, de velden waarover u wilt rapporteren. Zo kunt u kiezen uit:

Rapporten maken, bewerken en verwijderen: • "Rapporten maken en aanpassen"

• Contactpersoon-ID

EN

• Opschoningsstatus

"Rapportsamensteller"

• Volledige naam • Postadres • Telefoon • E-mail 6. Selecteer vanuit het gerelateerde object, Gegevens over opschonen van contactpersoon, velden die corresponderen met de velden van het object Contactpersoon. Voor Gegevens over opschonen van contactpersoon kiest u wellicht: • ID van gegevens over opschonen van contactpersoon • Voornaam • Achternaam • Adres • Telefoon • E-mail • Datum van laatste overeenkomst 7. Een veldfilter toevoegen aan het rapport: Selecteer voor het veld Opschoningsstatus. Selecteer voor de operator is gelijk aan en voor de waarde Verschillend. 8. Definieer de resterende velden.



9. Sla het rapport op en voer het uit. 10. Bekijk het rapport om te zien of u patronen in uw gegevens kunt herkennen, die ertoe leiden dat bepaalde records een opschoningsstatus Verschillend hebben. ZIE OOK: Een aangepast-rapporttype maken voor info over Opschonen van een account, contactpersoon of lead Wat is het object Gegevens over opschonen van account Wat is het object Gegevens over opschonen van contactpersoon Wat is het object Gegevens over opschonen van lead?

Opschoningsregels instellen Help uw verkoop en marketingteams goede relaties te onderhouden met klanten en de meest veelbelovende leads en opportunities na te volgen door uw Salesforce-accounts, contactpersonen en leads automatisch te verrijken met de laatste de laatste gegevens. Dat kan allemaal met de opschoningsregels van Data.com. IN DEZE SECTIE: Wat zijn opschoningsregels? Opschoningsregels houden uw gegevens brandschoon, compleet en up-to-date. U hoeft alleen de opschoningsregels van Data.com in uw organisatie in te stellen en te activeren. Vervolgens worden gegevens (van breedtegraad en lengtegraad voor accountadressen tot bedrijfsgegevens voor leads) automatisch toegevoegd aan bestaande en nieuwe Salesforce-records. Opschoningsregels maken het handhaven van topkwaliteit in uw gegevens tot een fluitje van een cent! Automatisch geocodes voor adressen verkrijgen Help uw verkoop- en marketingteams nabijgelegen prospects te vinden, territoria en campagnes toe te wijzen en meer! Dat alles is heel gemakkelijk met geocodes. Na slechts enkele malen klikken kunt u automatisch geocodes verkrijgen voor adressen van accounts, contactpersonen en leads. Leads automatisch verrijken met kritieke bedrijfsgegevens (bèta) Maak het gemakkelijker voor uw verkoop- en marketingmedewerkers om de meest veelbelovende leads na te lopen en hen onmiddellijk toe te wijzen aan de juiste territoria en campagnes. Als uw organisatie een Data.com Premium Clean-licentie heeft, is het gemakkelijk om uw leads met waardevolle bedrijfsgegevens als jaaromzet, D-U-N-S-nummer en aantal medewerkers te verrijken. Standaard opschoningsregels van Data.com Leer de belangrijkste details over de standaard opschoningsregels, die u helpen automatisch gegevens toe te voegen aan uw Salesforce-records. Zoek een beschrijving van hoe elke opschoningsregel werkt en van de velden die deze bijwerkt. Richtlijnen voor het bepalen van hoe goed opschoningsregels werken Wilt u weten hoe goed Data.com Clean werkt voor uw organisatie? Controleer de pagina Kerngegevens, die de overeenkomstenscore geeft voor uw opschoningsregels. U ziet het percentage verwerkte records waarvoor Data.com een overeenkomende record heeft gevonden in de gegevensservice. Wanneer een overeenkomende record is gevonden, kan deze worden bijgewerkt met de laatste gegevens.



Wat zijn opschoningsregels? Opschoningsregels houden uw gegevens brandschoon, compleet en up-to-date. U hoeft alleen de opschoningsregels van Data.com in uw organisatie in te stellen en te activeren. Vervolgens worden gegevens (van breedtegraad en lengtegraad voor accountadressen tot bedrijfsgegevens voor leads) automatisch toegevoegd aan bestaande en nieuwe Salesforce-records. Opschoningsregels maken het handhaven van topkwaliteit in uw gegevens tot een fluitje van een cent! Opschoningsregels zijn een Data.com Clean-voorziening, maar u hebt geen Data.com-licentie nodig om elke opschoningsregel te gebruiken. Zo zijn bijvoorbeeld opschoningsregels voor geocodes voor iedereen beschikbaar! Opschoningsregels staan los van andere opschoningsfuncties, hoewel opschoningsregels dezelfde records kunnen bijwerken als andere opschoningsvoorzieningen, bijvoorbeeld taken voor Opschonen. Hoe werken deze mysterieuze opschoningsregels? Het is simpel! Opschoningsregels bepalen hoe uw Salesforce-records worden opgeschoond. Aks u een record opschoont, vergelijkt u deze met een overeenkomende record uit een gegevensservice. Vervolgens werkt u uw record bij en verrijkt u het met waarden van de overeenkomende record. Het klinkt eenvoudig, maar hoe bepaalt u welke velden moeten worden bijgewerkt en welke gegevensservice moet worden gebruikt? En hoe zorgt u dat triggers niet worden geactiveerd en werkstroomregels tijdens het opschonen niet worden uitgevoerd? Dit is het moment waarop regels voor opschonen een rol gaan spelen.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic en Lightning Experience Opschoningsregels geocode beschikbaar in: Group, Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition Andere opschoningsregels beschikbaar met een Data.com Premium Clean-licentie in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

Telkens wanneer een record wordt opgeschoond, wordt een opschoningsregel gebruikt om het volgende aan te geven. • De gegevensservice voor opschonen, die de bron bevat waarmee uw records worden vergeleken en de processen die nagaan of uw records overeenkomen met records uit de gegevensbron • Het object dat opgeschoond is • De velden die gebruikt zijn om uw records te vergelijken met records uit de gegevensservice • De velden die zijn bijgewerkt wanneer een overeenkomst is gevonden • Hoe velden worden bijgewerkt wanneer records worden opgeschoond (bijvoorbeeld waarden in Salesforce-velden worden overschreven door gegevens uit de gegevensservice) • Of triggers en werkstroomregels worden uitgevoerd wanneer records worden opgeschoond Nadat u een regel hebt geactiveerd, gaat deze onmiddellijk aan de slag. Nieuwe en bijgewerkte records worden automatisch opgeschoond wanneer ze worden opgeslagen. Bovendien kunt u te allen tijde afzonderlijke records handmatig opschonen en u kunt de regel erop instellen dat al uw bestaande records worden opgeschoond. Voorbeeld: U hebt een app die leads aan territoria toewijst op basis van de breedtegraad en lengtegraad van leadadressen. Er is slechts één probleem: uw leadadressen in Salesforce hebben geen bijgewerkte waarden voor breedtegraad en lengtegraad. Maak u geen zorgen! U hoeft alleen maar de opschoningsregel Geocodes voor leadadres in te stellen en te activeren. Vervolgens worden de geocodegegevens toegevoegd aan al uw bestaande leads en nieuwe leads. Hier volgt een overzicht van deze regel. Kenmerk

Waarde

Naam

Geocodes voor leadadres

Gegevensservice

Data.com-geo

Object

Lead



Kenmerk

Waarde

Opgeschoonde velden

Breedtegraad-, lengtegraad- en nauwkeurigheidsvelden gekoppeld aan het Adresveld: • Breedtegraad • Lengtegraad • GeocodeAccuracy Opmerking: Deze velden kunnen niet aan de paginalay-out worden toegevoegd. U kunt de velden echter wel weergeven met behulp van aangepaste formulevelden of met een query naar de Salesforce-API.

Hoe velden worden bijgewerkt

Overschrijven

Alle records opschonen wanneer de regel wordt geactiveerd of opgeslagen

Ja

Triggers omzeilen?

Ja

Werkstroomregels omzeilen?

Ja

Laatst gewijzigde info niet bijwerken

Ja

ZIE OOK: Opschoningsregels instellen Standaard opschoningsregels van Data.com

Automatisch geocodes voor adressen verkrijgen Help uw verkoop- en marketingteams nabijgelegen prospects te vinden, territoria en campagnes toe te wijzen en meer! Dat alles is heel gemakkelijk met geocodes. Na slechts enkele malen klikken kunt u automatisch geocodes verkrijgen voor adressen van accounts, contactpersonen en leads. Belangrijk: Geocodes worden toegevoegd aan record met behulp van Data.com-technologie. Een Data.com-licentie is echter niet vereist voor het gebruik van deze voorziening. IN DEZE SECTIE: Overwegingen bij het instellen van opschoningsregels van geocode Neem deze overwegingen door voordat u geocodegegevens toevoegt aan Salesforce-accounts, -contactpersonen en -leads met de opschoningsregels van Data.com-geocode.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic en Lightning Experience Beschikbaar in: Group, Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

Opschoningsregels voor geocode instellen U kunt in een paar stappen uw Data.com opschoningsregels voor geocode instellen en activeren. De geocodes worden dan automatisch toegevoegd aan bestaande accounts, contactpersonen en leads. Nieuwe accounts, contactpersonen en leads krijgen deze informatie als ze worden opgeslagen.



Richtlijnen voor het instellen van opschoningsregels van geocode Volg enkele belangrijke richtlijnen wanneer u automatisch geocodegegevens laat toevoegen aan Salesforce-records met Data.com. Opschoningsstatus van opschoningsregels voor geocode controleren De Data.com opschoningsregels voor geocode voegen automatisch geocodes voor adressen toe aan uw accounts, contactpersonen en leads. U kunt controleren of een afzonderlijke record met een opschoningsregel voor geocode werd verwerkt en wat de status van die verwerking is. Als u de opschoningsregel wilt testen, kunt u de record handmatig opschonen met de opschoningsregel. Onthoud dat uw records bij opschoningsregels automatisch worden opgeschoond, dus handmatig opschonen van een record is niet nodig. Controleren of geocodes werden toegevoegd aan records Aangezien geocodevelden doorgaans niet zichtbaar zijn in een record, moet u enkele stappen uitvoeren om te controleren of geocodes met een opschoningsregel van Data.com-geocode aan Salesforce-records werden toegevoegd. Geocodevelden Geocodegegevens geven een locatie aan met behulp van een breedtegraad, een lengtegraad en een nauwkeurigheidsbeoordeling. Geocodevelden zijn beschikbaar voor standaardadressen van accounts, contactpersonen en leads in Salesforce. Geocodevelden zijn niet zichtbaar in records, maar ze kunnen worden weergegeven met de Salesforce-API.

Overwegingen bij het instellen van opschoningsregels van geocode Neem deze overwegingen door voordat u geocodegegevens toevoegt aan Salesforce-accounts, -contactpersonen en -leads met de opschoningsregels van Data.com-geocode. Belangrijk: Geocodes worden toegevoegd aan record met behulp van Data.com-technologie. Een Data.com-licentie is echter niet vereist voor het gebruik van deze voorziening. • Wanneer geocodegegevens worden toegevoegd aan records: – worden bestaande waarden in velden met geocodegegevens overschreven. – wordt het veld SystemModStamp altijd overschreven. Controleer de integraties die dit veld gebruiken om ervoor te zorgen dat ze niet worden beïnvloed.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Group, Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

– De velden LastModifiedDate en LastModifiedById worden niet bijgewerkt. Dit is de standaardoptie. U kunt deze wijzigen wanneer u de opschoningsregels van geocode instelt. • Geocodegegevens zijn niet zichtbaar in records. Ze kunnen echter worden weergegeven met de Salesforce-API. U kunt ook aangepaste velden maken die formules gebruik om de velden met geocodegegevens van records tonen. • Aan opschoningsregels gekoppelde statusinformatie kan niet naar of van een sandbox worden gekopieerd. In uw productieorganisatie activeert u bijvoorbeeld uw opschoningsregel Geocodes voor leadadres en geocodegegevens worden met succes toegevoegd aan al uw bestaande leads. Als gevolg hiervan is de status van de opschoningsregel Geocodes voor leadadres voor elke lead Gesynchroniseerd. U kunt deze statusinformatie niet kopiëren voor records naar uw sandbox. Om statusinformatie in uw sandbox te krijgen, moet u uw opschoningsregels activeren en de records in uw sandbox verwerken. ZIE OOK: Opschoningsregels voor geocode instellen



Opschoningsregels voor geocode instellen U kunt in een paar stappen uw Data.com opschoningsregels voor geocode instellen en activeren. De geocodes worden dan automatisch toegevoegd aan bestaande accounts, contactpersonen en leads. Nieuwe accounts, contactpersonen en leads krijgen deze informatie als ze worden opgeslagen. Belangrijk: Geocodegegevens worden toegevoegd aan records met behulp van Data.com-technologie. Een Data.com-licentie is echter niet vereist voor het gebruik van deze voorziening. Stap voor stap: Opschoningsregels voor geocode instellen 1. Geef vanuit Set-up Opschoningsregels op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Opschoningsregels. 2. Een opschoningsregel voor geocode bewerken. Er zijn vier opschoningsregels van geocode beschikbaar. 3. Vernieuw uw instellingen voor opschoningsregels.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Opschoningsregels instellen en activeren: • "Toepassing aanpassen"

4. Sla de regel op. 5. Activeer de regel. Als Alle records opschonen wanneer deze regel wordt geactiveerd of opgeslagen is geselecteerd, worden geocodes automatisch aan alle bestaande records toegevoegd. Nieuwe records krijgen automatisch geocodes als ze worden opgeslagen. Bestaande geocodewaarden worden overschreven. 6. Herhaal dit proces voor de andere opschoningsregels van geocode. 7. Als u in Salesforce Classic in staat wilt zijn de opschoningsstatus van opschoningsregels voor geocode te controleren, voegt u de gerelateerde lijst Deze record opschonen met Data.com toe aan de paginalay-out voor accounts, contactpersonen en leads. (In Lightning Experience is deze stap niet nodig!)



ZIE OOK: Overwegingen bij het instellen van opschoningsregels van geocode Opschoningsstatus van opschoningsregels voor geocode controleren Controleren of geocodes werden toegevoegd aan records Geocodevelden

Richtlijnen voor het instellen van opschoningsregels van geocode Volg enkele belangrijke richtlijnen wanneer u automatisch geocodegegevens laat toevoegen aan Salesforce-records met Data.com. Belangrijk: Geocodes worden toegevoegd aan record met behulp van Data.com-technologie. Een Data.com-licentie is echter niet vereist voor het gebruik van deze voorziening. • Wanneer geocodegegevens aan een record worden toegevoegd met opschoningsregels van Data.com-geocode, wordt de laatst gewijzigde info van de record niet bijgewerkt. Zo wordt voorkomen dat geautomatiseerde processen van uw organisatie worden beïnvloed. Als u wilt dat de laatst gewijzigde gegevens worden gewijzigd, maakt u de selectie van Laatst gewijzigde info niet bijwerken in uw opschoningsregels van geocode ongedaan. ZIE OOK: Opschoningsregels voor geocode instellen




Opschoningsstatus van opschoningsregels voor geocode controleren De Data.com opschoningsregels voor geocode voegen automatisch geocodes voor adressen toe aan uw accounts, contactpersonen en leads. U kunt controleren of een afzonderlijke record met een opschoningsregel voor geocode werd verwerkt en wat de status van die verwerking is. Als u de opschoningsregel wilt testen, kunt u de record handmatig opschonen met de opschoningsregel. Onthoud dat uw records bij opschoningsregels automatisch worden opgeschoond, dus handmatig opschonen van een record is niet nodig. Belangrijk: Geocodegegevens worden toegevoegd aan records met behulp van Data.com-technologie. Een Data.com-licentie is echter niet vereist voor het gebruik van deze voorziening.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic en Lightning Experience Beschikbaar in: Group, Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

1. Open de record die u wilt controleren. 2. Controleer de opschoningsstatus voor de opschoningsregel voor de geocode van de record. Stel dat u een lead controleert. Dan kijkt u naar de opschoningsstatus voor de opschoningsregel Geocodes voor leadadres. In Salesforce Classic vindt u deze status in de sectie Deze record opschonen met Data.com. (Als u de sectie Deze record opschonen niet kunt vinden, vraagt u uw Salesforce-beheerder om deze toe te voegen aan de paginalay-out.) Klik in Lightning Experience op de snelle actie Opschoningsstatus controleren om de statussen van de opschoningsregel weer te geven. 3. Om een record handmatig op te schonen, klikt u op Opschonen voor de opschoningsregel voor geocode.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Accounts opschonen met een opschoningsregel voor geocode: • "Bewerken" voor accounts Contactpersonen opschonen met een opschoningsregel voor geocode: • "Bewerken" voor contactpersonen Leads opschonen met een opschoningsregel voor geocode: • "Bewerken" voor leads

Als uw record overeenkomt met een record in de gegevensservice van geocode, worden de waarden voor de velden van geocodegegevens toegevoegd en worden bestaande waarden overschreven. De Opschoningsstatus voor de opschoningsregel wordt bijgewerkt. Opmerking: Als u het adres in een record wilt wijzigen, wordt de Opschoningsstatus voor de opschoningsregel ingesteld op Niet vergeleken totdat de record opnieuw wordt opgeschoond. Gelukkig wordt de record met opschoningsregels van Geocode vrijwel onmiddellijk automatisch weer opgeschoond! 4. Controleer of de geocodegegevens werden toegevoegd aan de record.



Controleren of geocodes werden toegevoegd aan records Aangezien geocodevelden doorgaans niet zichtbaar zijn in een record, moet u enkele stappen uitvoeren om te controleren of geocodes met een opschoningsregel van Data.com-geocode aan Salesforce-records werden toegevoegd. Belangrijk: Geocodes worden toegevoegd aan record met behulp van Data.com-technologie. Een Data.com-licentie is echter niet vereist voor het gebruik van deze voorziening. Tip: U kunt geocodevelden aan de paginalay-out toevoegen met aangepaste formulevelden. 1. De status van de opschoningsregel van geocode bekijken. a. Open een record. b. Bekijk de status van de opschoningsregel van geocode, die vermeld wordt in de sectie Deze record opschonen.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN De Salesforce-API gebruiken: • "API ingeschakeld"

Als de status van de opschoningsregel van geocode is ingesteld op Gesynchroniseerd, heeft de record up-to-date geocodegegevens van de gegevensservice. Als u een andere status ziet, kunt u de record handmatig opschonen door op Opschonen te klikken. 2. Zorg dat er waarden zijn met de Salesforce-API in de geocodevelden. a. Haal de waarde op van het veld ID voor een record. b. Voer een query uit op de adres- en geocodevelden met de ID. (U kunt ook een query uitvoeren op alle records of het eerste X-aantal records voor een object.) Voorbeeld: Salesforce Object Query Language (SOQL) Query voor contactpersonen SELECT Name, Email, MailingAddress, MailingCity, MailingState, MailingCountry, MailingLatitude, MailingLongitude, MailingGeocodeAccuracy FROM Contact WHERE Id IN (’003D000000QRoqW’, ‘003R0000001ySoG’, ‘003D000000QRoqU’);



c. Controleer of er waarden zijn voor de geocodegegevensvelden.

ZIE OOK: Opschoningsregels voor geocode instellen Geocodevelden

Geocodevelden Geocodegegevens geven een locatie aan met behulp van een breedtegraad, een lengtegraad en een nauwkeurigheidsbeoordeling. Geocodevelden zijn beschikbaar voor standaardadressen van accounts, contactpersonen en leads in Salesforce. Geocodevelden zijn niet zichtbaar in records, maar ze kunnen worden weergegeven met de Salesforce-API. Object

Standaardadres

Geocodevelden

Account

Factuuradres

• BillingLatitude • BillingLongitude


• BillingGeocodeAccuracy Account

Verzendadres

• ShippingLatitude • ShippingLongitude • ShippingGeocodeAccuracy

Contactpersoon Postadres

• MailingLatitude • MailingLongitude • MailingGeocodeAccuracy

Lead

Adres

• Breedtegraad • Lengtegraad • GeocodeAccuracy

Nauwkeurigheidswaarden Nauwkeurigheid vertelt u meer over de locatie van een breedtegraad en lengtegraad. Postcode betekent bijvoorbeeld de breedtegraad en lengtegraad geven het punt aan in het midden van het postcodegebied voor een adres. In dat geval kon een overeenkomst voor het exacte huisadres niet worden gevonden. Nauwkeurigheidswaarde

Beschrijving

Adres

In hetzelfde gebouw

Nabij adres

Nabij het adres

Blok

Halverwege het blok

Straat

Halverwege de straat



Nauwkeurigheidswaarde

Beschrijving

Uitgebreide postcode

Midden van het uitgebreide postcodegebied

Postcode

Midden van het postcodegebied

Buurt

Midden van de buurt

Plaats

Midden van de stad

District

Midden van het district

Staat

Midden van de staat

Onbekend

Geen overeenkomst gevonden voor het adres

ZIE OOK: Opschoningsregels voor geocode instellen

Leads automatisch verrijken met kritieke bedrijfsgegevens (bèta) Maak het gemakkelijker voor uw verkoop- en marketingmedewerkers om de meest veelbelovende leads na te lopen en hen onmiddellijk toe te wijzen aan de juiste territoria en campagnes. Als uw organisatie een Data.com Premium Clean-licentie heeft, is het gemakkelijk om uw leads met waardevolle bedrijfsgegevens als jaaromzet, D-U-N-S-nummer en aantal medewerkers te verrijken. Opmerking: Deze voorziening is beschikbaar via een open bètaprogramma. Nog niet vrijgegeven services of voorzieningen waarnaar wordt verwezen in dit document, persberichten of openbare verklaringen, zijn momenteel niet beschikbaar en worden mogelijk niet op tijd of in het geheel niet geleverd. Klanten die onze services aanschaffen, dienen hun aankoopbeslissingen te baseren op voorzieningen die momenteel beschikbaar zijn. Klantenondersteuning van Salesforce biedt beperkte ondersteuning voor deze voorziening tijdens de bètaperiode. Vraag hulp en geef feedback in de Lead Enrichment Group in de Salesforce Success Community.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar met een Data.com Premium Clean-licentie in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

IN DEZE SECTIE: Overwegingen bij het instellen van de opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads Review these considerations before automatically adding company information to Salesforce leads using Data.com clean rules. Opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads instellen Met de opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads Data.com kunt u waardevolle bedrijfsgegevens als het D-U-N-S-nummer en het aantal medewerkers toevoegen aan al uw bestaande Salesforce-leads. Nieuwe en geüpdatete leads krijgen automatisch bedrijfsinformatie als ze worden opgeslagen. Richtlijnen voor het instellen van opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads Volg enkele belangrijke richtlijnen wanneer u Data.com opschoningsregels gebruikt voor het automatisch verrijken van uw Salesforce-leads.



De opschoningsstatus controleren van de opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads De opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads verrijkt uw Salesforce-leads met kritieke bedrijfsgegevens als jaaromzet, D-U-N-S-nummer en aantal medewerkers. U kunt controleren of een afzonderlijke lead met deze opschoningsregel werd bewerkt en wat de status is van die bewerking. Als u de opschoningsregel wilt testen, kunt u de record handmatig opschonen met de opschoningsregel. Onthoud dat uw records bij opschoningsregels automatisch worden opgeschoond, dus handmatig opschonen van een record is niet nodig.

Overwegingen bij het instellen van de opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads Review these considerations before automatically adding company information to Salesforce leads using Data.com clean rules.

EDITIONS

• Company information is only added to blank fields; existing values are not overwritten.


• Als een lead een waarde heeft voor het veld Plaats of Postcode, worden bedrijfsgegevens voor het binnenlandse hoofdkantoor in dat land aan de lead toegevoegd. Als er geen waarde is voor Land of geen locatie van binnenlandse hoofdkantoor in het land, worden gegevens van het mondiale hoofdkantoor aan de lead toegevoegd. • Bij het toevoegen van bedrijfsgegevens aan een lead met de opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads, heeft dit geen invloed op bestaande taken Data.com Clean die u uitvoert.

Available with a Data.com Premium Clean license in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

• Vernieuw uw instellingen voor pushkennisgevingen alvorens de opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads te activeren. Wanneer bedrijfsgegevens worden toegevoegd met deze opschoningsregel, kunnen pushkennisgevingen via een trigger worden geactiveerd. ZIE OOK: Opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads instellen



Opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads instellen Met de opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads Data.com kunt u waardevolle bedrijfsgegevens als het D-U-N-S-nummer en het aantal medewerkers toevoegen aan al uw bestaande Salesforce-leads. Nieuwe en geüpdatete leads krijgen automatisch bedrijfsinformatie als ze worden opgeslagen. Opmerking: Deze voorziening is beschikbaar via een open bètaprogramma. Nog niet vrijgegeven services of voorzieningen waarnaar wordt verwezen in dit document, persberichten of openbare verklaringen, zijn momenteel niet beschikbaar en worden mogelijk niet op tijd of in het geheel niet geleverd. Klanten die onze services aanschaffen, dienen hun aankoopbeslissingen te baseren op voorzieningen die momenteel beschikbaar zijn. Klantenondersteuning van Salesforce biedt beperkte ondersteuning voor deze voorziening tijdens de bètaperiode. Vraag hulp en geef feedback in de Lead Enrichment Group in de Salesforce Success Community. 1. Geef vanuit Set-up Opschoningsregels op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Opschoningsregels. 2. Bewerk de opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads. 3. Vernieuw uw instellingen voor opschoningsregels. Selecteer Alle records opschonen wanneer deze regel wordt geactiveerd of opgeslagen om bedrijfsgegevens toe te voegen aan alle bestaande leads.

4. Sla de regel op.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Opschoningsregels instellen en activeren: • "Toepassing aanpassen" Paginalay-outs bewerken: • "Toepassing aanpassen"

5. Activeer de regel. Als Alle records opschonen wanneer deze regel wordt geactiveerd of opgeslagen is geselecteerd, worden aan alle bestaande leads bedrijfsgegevens toegevoegd. Nieuwe leads worden automatisch verrijkt met bedrijfsgegevens wanneer ze worden opgeslagen. Bestaande gegevens worden niet overschreven. Alleen blanco velden worden ingevuld. 6. Als u in Salesforce Classic in staat wilt zijn de opschoningsstatus van opschoningsregels voor Bedrijfsgegevens voor leads te controleren, voegt u de gerelateerde lijst Deze record opschonen met Data.com toe aan de paginalay-out voor leads. (In Lightning Experience is deze stap niet nodig!)

ZIE OOK: Overwegingen bij het instellen van de opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads Opschoningsregels instellen De opschoningsstatus controleren van de opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads



Richtlijnen voor het instellen van opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads Volg enkele belangrijke richtlijnen wanneer u Data.com opschoningsregels gebruikt voor het automatisch verrijken van uw Salesforce-leads. Opmerking: Deze voorziening is beschikbaar via een open bètaprogramma. Nog niet vrijgegeven services of voorzieningen waarnaar wordt verwezen in dit document, persberichten of openbare verklaringen, zijn momenteel niet beschikbaar en worden mogelijk niet op tijd of in het geheel niet geleverd. Klanten die onze services aanschaffen, dienen hun aankoopbeslissingen te baseren op voorzieningen die momenteel beschikbaar zijn. Klantenondersteuning van Salesforce biedt beperkte ondersteuning voor deze voorziening tijdens de bètaperiode. Vraag hulp en geef feedback in de Lead Enrichment Group in de Salesforce Success Community.


• Als u wilt dat uw gebruikers met behulp van opschoningsregels handmatig bedrijfsgegevens aan leads kunnen toevoegen, moet u voor de velden D-U-N-S-nummer bedrijf en D&B-bedrijf beveiliging op veldniveau instellen, zodat gebruikers deze velden kunnen bijwerken.. • Als u de waarde van het veld D-U-N-S-nummer bedrijf update, zorg er dan voor dat u de waarden van de velden D&B-bedrijf en Aantal werknemers verwijdert. Als u vervolgens bedrijfsgegevens aan deze record toevoegt, worden bijgewerkte waarden voor deze velden toegevoegd en het juiste D&B-bedrijf wordt gekoppeld aan uw lead. • Als u de waarde van het veld E-mail update, zorg er dan voor dat u de waarden van de velden Jaarlijkse omzet, D-U-N-S-nummer bedrijf, D&B-bedrijf, Sector en Aantal werknemers verwijdert. Bij het toevoegen van bedrijfsgegevens aan deze record worden dan de updates van de waarden voor deze velden toegevoegd. ZIE OOK: Opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads instellen

De opschoningsstatus controleren van de opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads De opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads verrijkt uw Salesforce-leads met kritieke bedrijfsgegevens als jaaromzet, D-U-N-S-nummer en aantal medewerkers. U kunt controleren of een afzonderlijke lead met deze opschoningsregel werd bewerkt en wat de status is van die bewerking. Als u de opschoningsregel wilt testen, kunt u de record handmatig opschonen met de opschoningsregel. Onthoud dat uw records bij opschoningsregels automatisch worden opgeschoond, dus handmatig opschonen van een record is niet nodig. 1. Open de lead die u wilt controleren.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic en Lightning Experience Beschikbaar met een Data.com Premium Clean-licentie in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

2. Vernieuw de opschoningsstatus voor de opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads. In Salesforce Classic vindt u deze status in de sectie Deze record opschonen met Data.com. (As u de sectie Deze record opschonen niet kunt vinden, vraagt u uw Salesforce-beheerder om deze toe te voegen aan de paginalay-out.) Klik in Lightning Experience op de snelle actie Opschoningsstatus controleren om de statussen van de opschoningsregel weer te geven. GEBRUIKERSMACHTIGINGEN 3. Om de lead handmatig op te schonen klikt u op Opschonen voor de opschoningsregel Bedrijfsgegevens voor leads.

Leads opschonen: • "Bewerken" voor leads



Als uw lead overeenkomt met een record in de gegevensservice, worden eventuele lege ruimten ingevuld voor de velden Jaarlijkse omzet, D-U-N-S-nummer bedrijf, D&B-bedrijf, Sector en Aantal werknemers. Bestaande waarden worden niet overschreven. De Opschoningsstatus voor de opschoningsregel wordt bijgewerkt. Opmerking: Als u de velden Adres, D-U-N-S-nummer bedrijf, Bedrijf of E-mail wijzigt, wordt de Opschoningsstatus voor de opschoningsregel Data.com Bedrijfsgegevens voor leads ingesteld op Niet vergeleken totdat de record weer is opgeschoond. Gelukkig wordt de lead met opschoningsregels automatisch weer opgeschoond zodra de lead wordt opgeslagen!

Standaard opschoningsregels van Data.com Leer de belangrijkste details over de standaard opschoningsregels, die u helpen automatisch gegevens toe te voegen aan uw Salesforce-records. Zoek een beschrijving van hoe elke opschoningsregel werkt en van de velden die deze bijwerkt. Standaardnaam Gegevensservice Object

Hoe velden Overeenkomende Bijgewerkte worden velden velden bijgewerkt

Geo-opschoningsregel Data.com-geo Account voor factuuradres account

Overschrijven Factuuradres • BillingLatitude • BillingLongitude • BillingGeocodeAccuracy Breedtegraad, lengtegraad en nauwkeurigheid zijn niet zichtbaar in records.

Geo-opschoningsregel Data.com-geo Account voor verzendadres account

Overschrijven Verzendadres • ShippingLatitude • ShippingLongitude • ShippingGeocodeAccuracy

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Opschoningsregels voor geocode beschikbaar in: Group, Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition Andere opschoningsregels beschikbaar met een Data.com Premium Clean-licentie in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition



Standaardnaam Gegevensservice Object

Hoe velden worden bijgewerkt

Overeenkomende Bijgewerkte velden velden Breedtegraad, lengtegraad en nauwkeurigheid zijn niet zichtbaar in records.

Geo-opschoningsregel Data.com-geo voor factuuradres account

Contactpersoon

Overschrijven

Postadres

• MailingLatitude • MailingLongitude • MailingGeocodeAccuracy Breedtegraad, lengtegraad en nauwkeurigheid zijn niet zichtbaar in records.

Geo-opschoningsregel Data.com-geo voor adres lead

Lead

Overschrijven

Adres

• Breedtegraad • Lengtegraad • GeocodeAccuracy Breedtegraad, lengtegraad en nauwkeurigheid zijn niet zichtbaar in records.

Bedrijfsgegevens voor leads (bèta)*

Data.com-bedrijven Lead voor leads

Blanco velden • Bedrijf automatisch invullen • E-mail • Adres • D-U-N-S-nummer van bedrijf

• Jaarlijkse omzet (in Amerikaanse dollars) • D-U-N-S-nummer van bedrijf

• D&B-bedrijf • Aantal werknemers

• Sector



* Alleen beschikbaar bij een Data.com Premium Clean-licentie ZIE OOK: Opschoningsregels instellen Wat zijn opschoningsregels?

Richtlijnen voor het bepalen van hoe goed opschoningsregels werken Wilt u weten hoe goed Data.com Clean werkt voor uw organisatie? Controleer de pagina Kerngegevens, die de overeenkomstenscore geeft voor uw opschoningsregels. U ziet het percentage verwerkte records waarvoor Data.com een overeenkomende record heeft gevonden in de gegevensservice. Wanneer een overeenkomende record is gevonden, kan deze worden bijgewerkt met de laatste gegevens. • De kolom Fouten toont het aantal fouten dat optrad bij de verwerking van records. Er treedt een fout op als een verwerkte record niet kan worden bijgewerkt vanwege een trigger, werkstroomregel, duplicaatregel of validatieregel. Klik op het aantal fouten om een bestand te downloaden dat de ID van elke record met een fout bevat en het bijbehorende foutbericht. Alleen de recentste fout voor een record is beschikbaar. De kolom Fouten bevat maximaal 10.000 fouten per opschoningsregel. • Er worden geen gegevens weergegeven voor opschoningsregels die tijdens de laatste 24 uur werden geactiveerd.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic en Lightning Experience Opschoningsregels voor geocode beschikbaar in: Group, Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition Andere opschoningsregels beschikbaar met een Data.com Premium Clean-licentie in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition



Nagaan hoeveel records van uw organisatie betere gegevens behoeven Data.com-gegevensbeoordelingen is een gratis Salesforce AppExchange-pakket dat aangeeft hoeveel records van uw organisatie Data.com kan verrijken met meer en betere gegevens. Deze oplossing kan tevens aangeven hoeveel van uw records in Data.com zijn aangeduid als Inactief en, op verzoek, hoeveel records in uw Salesforce-organisatie duplicaten lijken te zijn. Data.comGegevensbeoordelingen vermeldt ook de velden voor accounts, contactpersonen en leads, en geven aan hoeveel er blanco zijn binnen uw records en hoeveel er waarden hebben die verschillen van die van Data.comm. (Zo kunt u bijvoorbeeld 10 accountrecords waarin de veldwaarde voor Telefoon blanco, of vijf contactpersonen waarin het veld Accountnaam blanco is.) U kunt dit gebruiken om te bepalen of u Data.com Clean al dan niet gaat aanschaffen, dat velden met blanco of verouderde waarden bijwerkt. Als u Data.com Clean al gebruikt, kan dit helpen bij het tonen van de waarde die u krijgt. 1. Installeer de app Data.com-beoordeling vanuit de AppExchange. 2. Selecteer in het Force.com-appmenu Data.com-beoordeling om de gegevensbeoordelingsapp te openen. 3. Klik op het tabblad Data.com-beoordeling en definieer uw voorkeuren voor beoordeling. 4. Klik op Mijn beoordeling starten. Er wordt nu gemeld hoe lang de beoordeling naar verwachting gaat duren. De duur van de berekening is gebaseerd op 15 records per seconde en wordt afgerond op het dichtstbijzijnde uur. Als u bijvoorbeeld 200.000 accounts hebt, duurt het ongeveer 3 uur en 45 voordat uw beoordeling is voltooid. Dat wordt geschat op 4 uur. 5. Als de beoordeling voltooid is, selecteert u in het Force.com-appmenu Data.com-beoordelingen. 6. Klik op het tabblad Data.com-beoordeling en vervolgens op het tabblad Beoordelingen. 7. Klik op Beoordelingen weergeven naast de gewenste beoordeling. 8. Klik door de beoordelingstabbladen. U krijgt dan het volgende te zien. Tabblad

Wat het vermeldt...

Summary

Geeft een overzicht van de set records die voor de beoordeling is geanalyseerd. Deze vermeldt hoeveel ervan ervan we kunnen verrijken met betere gegevens, hoeveel records er waarschijnlijk inactief in Data.com zullen zijn, en hoeveel records waarschijnlijk duplicaten zullen zijn, als u hierom hebt gevraagd bij het uitvoeren van de beoordeling. Ook kan worden vermeld voor hoeveel van uw records er overeenkomsten zijn gevonden met Data.com-records, en voor hoeveel records er geen zijn gevonden.

Accounts

Geeft een overzicht van de accountrecords waarvoor overeenkomsten zijn gevonden, waarbij het aantal en percentage records wordt getoond op status en ook het overeenkomstenpercentage wordt aangegeven. Gegevensbeoordelingen vermelden ook velden voor Account en voor een opgegeven veld, vermelden hoeveel records blanco waarden voor dat veld hebben, en hoeveel waarden er verschillen


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Pakketten installeren: • "AppExchange-pakketten downloaden" Een Data.com-gegevensbeoordeling uitvoeren: • Geen machtigingen vereist Een Data.com-gegevensbeoordeling weergeven: • Geen machtigingen vereist


Tabblad


Wat het vermeldt... met die van Data.com. (Zo hebt u wellicht 10 accountrecords waarin de veldwaarde voor Telefoon blanco is.)

Contactpersonen

Geeft een overzicht van de contactpersoonsrecords waarvoor overeenkomsten zijn gevonden, waarbij het aantal en percentage records wordt getoond op status en ook het overeenkomstenpercentage wordt aangegeven. Gegevensbeoordelingen vermelden ook velden voor Contactpersoon en voor een opgegeven veld, vermelden hoeveel records blanco waarden voor dat veld hebben, en hoeveel waarden er verschillen met die van Data.com. (Zo hebt u wellicht 10 contactpersoonsrecords waarin de veldwaarde voor Account blanco is.)

Leads

Geeft een overzicht van de leadrecords waarvoor overeenkomsten zijn gevonden, waarbij het aantal en percentage records wordt getoond op status en ook het overeenkomstenpercentage wordt aangegeven. Gegevensbeoordelingen vermelden ook velden voor Lead en voor een opgegeven veld, vermelden hoeveel records blanco waarden voor dat veld hebben, en hoeveel waarden er verschillen met die van Data.com. (Zo hebt u wellicht 12 leadrecords waarin de veldwaarde voor Functie blanco is.)

Zonder overeenkomst

Het Data.com-algoritme voor overeenkomsten gebruikt sleutelvelden voor het identificeren van overeenkomende records. Dit tabblad vermeldt die velden en toont het aantal en percentage blanco veldwaarden binnen uw records zonder overeenkomst. Het toevoegen van geldige gegevens verbetert waarschijnlijk de resultaten voor overeenkomsten van uw organisatie.

DUNSRight

Toont de verwachte overeenkomstenscore voor accounts met D&B DUNSRight-overeenkomsten. De betrouwbaarheidscode is een cijfer van 1 tot 10. Een betrouwbaarheidscode van 10 is de meest precieze en meest exacte overeenkomst. U kunt een drempel instellen voor het betrouwbaarheidsniveau die records aanmerkt als Overeenkomst of Selecteer overeenkomst. Overeenkomende records worden automatisch toegevoegd aan uw geautomatiseerde opschoningsproces. U kunt als Selecteer overeenkomst aangemerkte records handmatig toevoegen aan uw geautomatiseerde opschoningsproces.

IN DEZE SECTIE: Data.com Reports AppExchange-pakketten installeren en implementeren Krijg toegang tot extra rapporten waarmee uw gebruikers account-, contactpersoonsen leadgegevens kunnen analyseren. Data.com-rapporten en -dashboards U wilt de invloed van Data.com-gegevens op uw bedrijf analyseren? Gebruik de gratis Data.com-rapportenpakketten van de AppExchange voor eenvoudig analyseren van account-, contactpersoonsen leadgegevens.

Data.com Reports AppExchange-pakketten installeren en implementeren Krijg toegang tot extra rapporten waarmee uw gebruikers account-, contactpersoonsen leadgegevens kunnen analyseren. Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar bij een Data.com Prospector-licentie in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Pakketten installeren: • "AppExchange-pakketten downloaden"



Beschikbaar bij een Data.com Clean-licentie in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

Er zijn meerdere Data.com-rapportenpakketten beschikbaar op de AppExchange. Welke rapportenpakketten u installeert, hangt af van de gegevens waarin u bent geïnteresseerd, en van de Data.com-producten die u gebruikt. Hier is een lijst van de verschillende pakketten, alsmede instructies om ze te installeren. Beschikbare AppExchange-rapportenpakket

Inhoudsopgave

Overwegingen

Data.com Prospector-rapporten

Dashboard- en verwante rapporten die Voor het installeren van dit pakket moet uw hoofdzakelijk door verkoopbeheer worden organisatie Data.com Prospector gebruiken. gebruikt om de waarde te zien, die Data.com biedt in termen van geconverteerde leads, verkoopprognose en omzet.

Data.com Clean-rapporten

Dashboard- en verwante rapporten die hoofdzakelijk door de verkooporganisatie worden gebruikt, alsmede diegenen die verantwoordelijk zijn voor het "schoon" (zuiver) houden van Salesforce-gegevens.

Data.com-gegevensbeoordelingen uitvoeren

Dashboard- en verwante rapporten Voor het installeren van dit pakket moet uw gebruiken de completere set organisatie Data.com Premium Prospector D&B-bedrijfsgegevens om u en uw of Data.com Premium Clean gebruiken. gebruikers een ongeëvenaard inzicht te geven in uw accounts om te helpen bij het verbeteren van de verkoopplanning en bedrijfsstrategie.

Voor het installeren van dit pakket moet uw organisatie Data.com Clean gebruiken.

Geven aan hoe Data.com uw gegevens kan Uw organisatie kan elke 30 dagen één verrijken. beoordeling aanvragen.

1. Ga naar het Data.com-rapportenpakket dat u wilt downloaden. 2. Klik op Nu ophalen. 3. Installeer de Data.com-rapportenpakketten die u wilt gaan gebruiken. 4. Als uw organisatie de Professional Edition gebruikt, voegt u de volgende velden toe aan uw paginalay-outs. Als u dat niet doet, worden deze velden niet opgenomen in uw rapporten. Paginalay-out

Velden

Account

Afkomstig uit Data.com

Contactpersoon


Lead


Opportunity




5. Laat uw gebruikers weten welke Data.com-rapporten en -dashboards beschikbaar zijn.

Data.com-rapporten en -dashboards U wilt de invloed van Data.com-gegevens op uw bedrijf analyseren? Gebruik de gratis Data.com-rapportenpakketten van de AppExchange voor eenvoudig analyseren van account-, contactpersoonsen leadgegevens. Beschikbaar in: Salesforce Classic

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Data.com-rapporten uitvoeren: • "Rapporten uitvoeren"

Beschikbaar bij een Data.com Prospector-licentie in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition Beschikbaar bij een Data.com Clean-licentie in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

Er zijn meerdere Data.com-rapportenpakketten beschikbaar op de AppExchange. Elke rapportpakket biedt een dashboard en diverse vooraf geconfigureerde rapporten voor de analyse van account-, contactpersoonsen leadgegevens. Voordat u een van de rapporten of dashboards kunt gebruiken, moet uw systeembeheerder deze installeren. Als u wilt zien welke rapporten beschikbaar voor u zijn, klikt u op het tabblad Rapporten. Voor het uitvoeren van een van de rapporten klikt u op de juiste map om de rapportenlijst uit te vouwen en selecteert u vervolgens het gewenste rapport. Beschikbare AppExchange-rapportenpakket

Inhoudsopgave

Data.com Prospector-rapporten

Dashboard- en verwante rapporten die hoofdzakelijk door verkoopbeheer worden gebruikt om de waarde te zien, die Data.com biedt in termen van geconverteerde leads, verkoopprognose en omzet.

Data.com Clean-rapporten

Dashboard- en verwante rapporten die hoofdzakelijk door de verkooporganisatie worden gebruikt, alsmede diegenen die verantwoordelijk zijn voor het "schoon" (zuiver) houden van Salesforce-gegevens.

Data.com Premium-rapporten

Dashboard- en verwante rapporten gebruiken de completere set D&B-bedrijfsgegevens om u een ongeÃ«venaard inzicht te geven in uw accounts om te helpen bij het verbeteren van de verkoopplanning en bedrijfsstrategie.



Richtlijnen voor het compleet en up-to-date houden van de records van uw organisatie met Data.com Clean Hier vindt u enkele tips en best practices voor de implementatie van, de controle van en werken met Data.com Clean.

EDITIONS

• Zorg ervoor dat u inzicht krijgt in de manier waarop het zoeken naar overeenkomsten werkt.


• Gebruik uw sandboxomgeving om de geautomatiseerde opschoningstaken uit te proberen voordat u deze taken uitvoert in uw productieorganisatie met live gegevens: Nadat Data.com Clean beschikbaar is geworden in uw productieorganisatie, vernieuwt u uw sandbox zodat deze dezelfde machtigingen en gegevens heeft. Voer daarna de volgende stappen van Data.com Clean implementeren uit om Opschonen in te stellen in uw sandbox. Als alles zonder problemen verloopt in uw sandboxomgeving, volgt u dezelfde implementatiestappen uit in uw productieorganisatie. • Controleer uw overeenkomsten- en updatescores op de pagina Meetgegevens en analyses van Opschonen. Daar vindt u informatie over het totale aantal records dat is opgeschoond, voor hoeveel ervan overeenkomsten zijn gevonden, en hoeveel ervan zijn bijgewerkt. De cijfers gelden voor alle verwerkte records (of deze nu handmatig zijn opgeschoond, vanuit een lijst of vanuit geautomatiseerde taken van Opschonen) en vormen een afspiegeling van uw scores sinds uw organisatie Data.com Clean heeft geïmplementeerd. • Plan regelmatige back-ups van uw account-, contactpersoonsen leadgegevens. Deze werkwijze is altijd goed en als er ooit eens op een onjuiste wijze overeenkomsten voor uw Salesforce-records worden gevonden, kunt u altijd teruggaan naar vorige versies. Back-ups zijn uiterst belangrijk als u records vanuit lijsten of met geautomatiseerde taken van Opschonen opschoont, omdat u met die methoden van Opschonen blanco velden automatisch kunt invullen. • Stel veldhistorie bijhouden in voor accounts, contactpersonen en leads. Met veldhistorie bijhouden helpt u wijzigingen van veldwaarden aan te geven en houdt u bij wie wanneer wijzigingen heeft aangebracht. Als u bijhouden van veldhistorie gebruikt, zorgt u ervoor dat de gerelateerde lijsten Accounthistorie, Contactpersoonshistorie en Leadhistorie toevoegt aan de respectieve paginalay-outs van die objecten. • Data.com Reports installeren en gebruiken.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Data.com Clean implementeren: • "Toepassing aanpassen" Een back-up maken van uw gegevens: • "Gegevens exporteren" Veldhistorie bijhouden instellen: • "Toepassing aanpassen" Beveiliging op veldniveau instellen: • "Toepassing aanpassen"


Gebruikershandleiding | Data.com Sociale sleutel instellen | 68

Data.com Sociale sleutel instellen Laat uw vertegenwoordigers sociale profielen ophalen uit hun contactpersonen en leads. Het einieg wat u hoeft te doen, is Data.com Sociale sleutel instellen en implementeren. Belangrijk: Met ingang van Spring '16 zijn Data.com Sociale sleutel en de API voor overeenkomsten tussen sociale profielen van Data.com niet langer beschikbaar. Tegen die tijd worden handles voor sociale profielen, zoals die van LinkedIn®, niet toegevoegd aan records die worden opgeschoond met Data.com. En u kunt de API voor overeenkomsten tussen sociale profielen van Data.com niet gebruiken om te zoeken naar handles voor sociale profielen.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar bij een Data.com Clean-licentie in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

Als u dat nog niet hebt gedaan, schakelt u Sociale accounts en contactpersonen in en selecteert u de sociale netwerken vanaf welke u sociale profielen wilt ophalen. Nadat taken zijn uitgevoerd, kunt u hun taakhistorie voor Sociale sleutel controleren op de pagina Opschoningstaken in GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Set-up. IN DEZE SECTIE: Data.com Sociale sleutel inschakelen Voordat uw organisatie Sociale sleutel kan gebruiken om sociale handles te vinden en te koppelen voor uw contactpersoonsen leadrecords, moet u de voorziening inschakelen.

Sociale sleutel implementeren: • "Toepassing aanpassen"

Taken van Data.com Clean configureren voor Sociale sleutel Sociale sleutel biedt sociale handles via taken van Data.com Clean. U dient te controleren of uw taken van Opschonen zijn geconfigureerd voor Sociale sleutel. Opschonen van lijstweergaven met Data.com Clean configureren voor Sociale sleutel Sociale sleutel biedt sociale handles wanneer gebruikers contactpersoons- of leadrecords opschonen vanuit een lijst. U zult een paar velden moeten toevoegen aan de lijstweergaven van uw organisatie.

Data.com Sociale sleutel inschakelen Voordat uw organisatie Sociale sleutel kan gebruiken om sociale handles te vinden en te koppelen voor uw contactpersoonsen leadrecords, moet u de voorziening inschakelen. Belangrijk: Met ingang van Spring '16 zijn Data.com Sociale sleutel en de API voor overeenkomsten tussen sociale profielen van Data.com niet langer beschikbaar. Tegen die tijd worden handles voor sociale profielen, zoals die van LinkedIn®, niet toegevoegd aan records die worden opgeschoond met Data.com. En u kunt de API voor overeenkomsten tussen sociale profielen van Data.com niet gebruiken om te zoeken naar handles voor sociale profielen. 1. Geef vanuit Set-up Instellingen van sociale sleutel op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen van Sociale sleutel.


2. Klik op Sociale sleutel inschakelen.


Als u ook Sociale accounts en contactpersonen moet inschakelen en instellen, laten we u dit weten nadat u Sociale sleutel hebt ingeschakeld.

Sociale sleutel implementeren: • "Toepassing aanpassen"

ZIE OOK: Data.com Sociale sleutel instellen



Taken van Data.com Clean configureren voor Sociale sleutel Sociale sleutel biedt sociale handles via taken van Data.com Clean. U dient te controleren of uw taken van Opschonen zijn geconfigureerd voor Sociale sleutel.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic

Belangrijk: Met ingang van Spring '16 zijn Data.com Sociale sleutel en de API voor overeenkomsten tussen sociale profielen van Data.com niet langer beschikbaar. Tegen die tijd worden handles voor sociale profielen, zoals die van LinkedIn®, niet toegevoegd aan records die worden opgeschoond met Data.com. En u kunt de API voor overeenkomsten tussen sociale profielen van Data.com niet gebruiken om te zoeken naar handles voor sociale profielen.

Beschikbaar bij een Data.com Clean-licentie in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

Sociale sleutel werkt met Sociale accounts en contactpersonen, en Data.com Clean vergemakkelijkt het volgen van uw contactpersonen en leads op sociale netwerken. In Sociale accounts en contactpersonen selecteert u de gewenste sociale netwerken. Het proces van Sociale sleutel GEBRUIKERSMACHTIGINGEN wordt uitgevoerd tijdens uw geautomatiseerde taken van Opschonen; voor het gebruik van Sociale sleutel Sociale sleutel dient u er dan ook voor te zorgen dat Opschonen is ingeschakeld en en dat u implementeren: de taken selecteert en plant, die u nodig hebt. •

"Toepassing

Wanneer u Sociale sleutel inschakelt, voert de volgende geplande Opschonen-taak een aanpassen" volledige synchronisatie uit met Data.com voor de objecten die u hebt ingeschakeld voor opschoningstaken (contactpersonen, leads of beide). Sociale sleutel biedt daarna met regelmatige intervallen sociale grepen, op dezelfde momenten dat u taken van Opschonen uitvoert. Als u uw opschoningstaken bijvoorbeeld één maal per week uitvoert (op woensdag), voert de taak Sociale sleutel om de andere woensdag een volledige synchronisatie uit. Opmerking: Als een taak van Opschonen mislukt, mislukt ook het proces van Sociale sleutel. Geef voor het weergeven van taakhistories van Opschonen en Sociale sleutel vanuit Set-up Taken op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Taken. Als u begeleiding wenst bij het instellen van Data.com Clean of bevestigen van uw voorkeuren of instellingen, klikt u gewoon op Help voor deze pagina op een willekeurige set-uppagina van Opschonen. 1. Geef vanuit Set-up Instellingen voor Opschonen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen voor Opschonen. 2. Bevestig dat Data.com Clean is ingeschakeld. 3. Geef vanuit Set-up Voorkeuren op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Voorkeuren onder Opschonen. 4. Bevestig of Opschonen-taken zijn ingeschakeld voor de objecten waarvoor u sociale grepen wilt hebben. Wij bieden deze voor contactpersonen en leads. 5. Geef vanuit Set-up Taken op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Taken. 6. Bevestig of Opschonen-taken zijn gepland. ZIE OOK: Data.com Sociale sleutel instellen



Opschonen van lijstweergaven met Data.com Clean configureren voor Sociale sleutel Sociale sleutel biedt sociale handles wanneer gebruikers contactpersoons- of leadrecords opschonen vanuit een lijst. U zult een paar velden moeten toevoegen aan de lijstweergaven van uw organisatie. Belangrijk: Met ingang van Spring '16 zijn Data.com Sociale sleutel en de API voor overeenkomsten tussen sociale profielen van Data.com niet langer beschikbaar. Tegen die tijd worden handles voor sociale profielen, zoals die van LinkedIn®, niet toegevoegd aan records die worden opgeschoond met Data.com. En u kunt de API voor overeenkomsten tussen sociale profielen van Data.com niet gebruiken om te zoeken naar handles voor sociale profielen.


Sociale sleutel werkt met Sociale accounts en contactpersonen, en Data.com Clean vergemakkelijkt het volgen van uw contactpersonen en leads op sociale netwerken. In Sociale accounts en contactpersonen selecteert u de gewenste sociale netwerken. Het proces Sociale sleutel wordt GEBRUIKERSMACHTIGINGEN uitgevoerd wanner gebruikers records opschonen vanuit een lijst. 1. Klik op het tabblad voor het object wiens records u wilt opschonen vanuit een lijst: Contactpersonen of Leads. 2. Selecteer een weergave in de vervolgkeuzelijst en klik op Bewerken. 3. Zorg ervoor dat het Opschoningsstatus is toegevoegd aan de lijst Geselecteerde velden. Met het toevoegen van dit veld wordt automatisch de knop Opschonen toegevoegd aan de lijstweergave. 4. Voeg optioneel de velden toe voor de sociale netwerken die u hebt ingeschakeld (LinkedIn, Twitter of Facebook), aan de lijstweergaven van uw contactpersonen. De sociale-netwerkvelden zijn niet beschikbaar voor lead lijstweergaven voor leads. ZIE OOK: Data.com Sociale sleutel instellen

Sociale sleutel implementeren: • "Toepassing aanpassen" Aangepaste lijstweergaven maken: • "Lezen" voor het recordtype in de lijst Openbare lijstweergaven maken, bewerken of verwijderen: • "Openbare lijstweergaven beheren"


Gebruikershandleiding | Meer informatie over Data.com-producten voor beheerders | 71

Meer informatie over Data.com-producten voor beheerders Richtlijnen voor het gebruik van records D&B-bedrijf Reviseer enkele richtlijnen dusdanig dat uw organisatie records D&B-bedrijf zo optimaal mogelijk benut; deze records bevatten meer dan 100 velden aan sector-, financiële en concurrentengegevens van Dun & Bradstreet®. • Als uw organisatie Data.com Premium Prospector of Data.com Premium Clean heeft aangeschaft, hebt u toegang tot het object DandBCompany, dat Dun & Bradstreet-gegevens aanlevert voor accounts en leads die u toevoegt aan Salesforce. • Zorg ervoor dat u het tabblad D&B-bedrijven toevoegt aan gebruikersprofielen. Het betreft de manier waarop deze profielen toegang hebben tot een lijst van alle records D&B-bedrijf. Het tabblad D&B-bedrijven vermeldt alle D&B-bedrijfsrecords die u hebt in Salesforce. • Als u uw gebruikers records D&B-bedrijf wilt laten verwijderen, moet u een machtigingenset maken met de machtigingen Records D&B-bedrijf verwijderen en Records D&B-bedrijf lezen en deze machtigingenset toewijzen aan gebruikers. Mogelijk moet u ook de knop Verwijderen toevoegen aan paginalay-outs. • Als uw bedrijf ook Data.com Premium Clean gebruikt, kunt u geautomatiseerde taken gebruiken om uw D&B-bedrijfsrecords bij te werken.


• Voeg de knop Vernieuwen toe aan uw paginalay-outs D&B-bedrijf, zodat u handmatig records D&B-bedrijf kunt bijwerken om de nieuwste gegevens van Dun & Bradstreet op te halen. GEBRUIKERSMACHTIGINGEN U kunt ook geautomatiseerde taken gebruiken om records D&B-bedrijf bij te werken. • Records D&B-bedrijf die aan accountrecords zijn gekoppeld, worden niet opgeschoond in combinatie met gekoppelde accountrecords. • Voor accounts of leads die niet worden toegevoegd vanuit Data.com (bijvoorbeeld, handmatig gemaakte), en als er een overeenkomstige D&B-bedrijfsrecord is, wordt deze toegevoegd aan Salesforce en gekoppeld aan de account- of leadrecord wanneer die record voor de eerste keer wordt opgeschoond. ZIE OOK: Paginalay-outs voor Data.com Prospector en Data.com Clean configureren

D&B-bedrijven implementeren: • "Toepassing aanpassen"



Velden van D&B-bedrijf Als u met Data.com Premium Prospector of Data.com Premium Clean een account of lead toevoegt of bijwerkt, wordt er automatisch een record D&B-bedrijf gemaakt en gekoppeld aan die account of lead via het veld D&B-bedrijf. Klik gewoon op de koppeling in het veld D&B-bedrijf voor toegang tot de gekoppelde record D&B-bedrijf, die meer dan 100 velden aan sector-, financiële en concurrentengegevens van Dun & Bradstreet® biedt. Dit geeft uw organisatie rechtstreeks geïntegreerde toegang tot de betrouwbare mondiale database van Dun & Bradstreet van bedrijfsgegevens in Salesforce. Voorbeeld: Als u een accountrecord voor Starbucks toevoegt vanuit Data.com, terwijl u de record ervan opent, is de veldwaarde voor D&B-bedrijf Starbucks Corporation. De waarde is onderstreept om deze als koppeling aan te geven. U klikt gewoon op de desbetreffende koppeling om de D&B-bedrijfsrecord Starbucks Corporation te openen. Voorbeeld: Als u een accountrecord voor Google bijwerkt met behulp van Data.com Premium Clean—hetzij handmatig, hetzij via taken—wanneer u de record ervan opent, is de veldwaarde voor D&B-bedrijf Google. De waarde is onderstreept om deze als koppeling aan te geven. Klik gewoon op de koppeling om de record D&B-bedrijf voor Google te openen.


Opmerking: Sommige D&B-veldlabels verschillen van de objectveldlabels waaraan ze zijn toegewezen, Bijvoorbeeld het veld Accountsite in accountrecords is toegewezen aan het veld Locatietype in de gekoppelde D&B-bedrijfsrecord. Zie Standaardtoewijzingen van Data.com-naar-Salesforce-velden voor een lijst van standaardtoewijzingen. op pagina 17 Veld

Beschrijving

Annual Sales Volume (Volume jaarlijkse verkoop)

De totale jaarlijkse verkoopomzet in de lokale valuta van het hoofdkantoor. Dun & Bradstreet houdt omzetgegevens bij voor aan de beurs genoteerde bedrijven, mondiale moedermaatschappijen (Global Ultimates), binnenlandse moedermaatschappijen (Domestic Ultimates) en bepaalde hoofdkantoren. Dun & Bradstreet biedt deze gegevens niet voor vestigingen op locatie.

Annual Sales Volume Indicator (Aanduiding De betrouwbaarheid van het getal bij Annual Sales Volume (Volume jaarlijkse verkoop). Beschikbare waarden zijn Actual number volume jaarlijkse verkoop) (Feitelijke aantal), Low (Laag), Estimated (for all records) (Geschat (voor alle records)), Modeled (for non-US records) (Naar model (voor niet-Amerikaanse records)). Een blanco waarde geeft aan dat deze gegevens

niet beschikbaar zijn. Company Description (Beschrijving bedrijf) Een korte beschrijving van het bedrijf, hetgeen mogelijk informatie

omvat over de historie, de producten en services van het bedrijf, alsmede zijn invloed op een bepaalde sector. Deze gegevens worden verstrekt door Hoover.



Veld

Beschrijving

Delinquency Risk (Criminaliteitsrisico)

De waarschijnlijkheid dat een bedrijf overgaat tot betalen met een aanmerkelijke vertraging in vergelijking tot de overeengekomen voorwaarden. Het risiconiveau is gebaseerd op de standaard Commercial Credit Score (handelskredietscore) en varieert van klein risico tot groot risico. Wordt ook wel "marketing prescreen" (marketingcontrole vooraf) genoemd. Beschikbare waarden zijn High risk of delinquency (Groot criminaliteitsrisico), Low risk of delinquency (Klein criminaliteitsrisico) en Moderate risk of delinquency (Gematigd criminaliteitsrisico). Dun & Bradstreet levert deze

gegevens alleen voor Amerikaanse en Canadese organisaties. Belangrijk: Gebruik deze informatie alleen voor doeleinden van voorafgaande marketingcontrole. Domestic Ultimate Business Name (Naam bedrijf binnenlandse moedermaatschappij)

De primaire naam van de binnenlandse moedermaatschappij, die de hoogst genoteerde dochtermaatschappij is, gespecificeerd naar land, binnen de bedrijfsstructuur van een organisatie.

Domestic Ultimate D-U-N-S Number (D-U-N-S-nummer binnenlandse moedermaatschappij)

Het D-U-N-S Number (D-U-N-S-nummer) voor de binnenlandse moedermaatschappij, die de hoogst genoteerde dochtermaatschappij is, gespecificeerd naar land, binnen de bedrijfsstructuur van een organisatie.

D-U-N-S Number (D-U-N-S-nummer)

Het nummer volgens het Data Universal Numbering System (D-U-N-S) is een uniek nummer van negen cijfers dat wordt toegewezen aan elke bedrijfslocatie in de Dun & Bradstreet-database, die een unieke, afzonderlijke en eigen exploitatie heeft. D-U-N-S-nummers worden gebruikt door sectoren en organisaties in de gehele wereld als mondiale standaard voor het identificeren en bijhouden en bedrijven.

Facsimile Number (Faxnummer)

Het faxnummer van het bedrijf.

Fifth NAICS Code (Vijfde NAICS-code)

Een extra NAICS-code die wordt gebruikt om een organisatie nader te classificeren op sector. Zie Primary NAICS Code (Primaire NAICS-code).

Fifth NAICS Description (Vijfde NAICS-beschrijving)

Een korte beschrijving van de zakelijke activiteiten van een organisatie op basis van de overeenkomende NAICS-code. Zie Primary NAICS Description (Primaire NAICS-beschrijving).

*

Vijfde SIC8-code

Een extra SIC-code die wordt gebruikt om een organisatie nader te classificeren op sector. Maximale grootte is 8 lettertekens.

Vijfde SIC8-beschrijving

Een korte beschrijving van de zakelijke activiteiten van een organisatie op basis van de overeenkomende SIC-code. Maximale grootte is 80 lettertekens.



Veld

Beschrijving

Fifth SIC Code (Vijfde SIC-code)

Een extra SIC-code die wordt gebruikt om een organisatie nader te classificeren op sector. Zie Primary SIC Code (Primaire SIC-code).

Fifth SIC Description (Vijfde SIC-beschrijving)

Een korte beschrijving van de zakelijke activiteiten van een organisatie op basis van de overeenkomende SIC-code. Zie Primary SIC Description (Primaire SIC-beschrijving).

Fifth Tradestyle (Vijfde Tradestyle)

Een extra tradestyle die door de organisatie wordt gebruikt. Zie Primary Tradestyle (Primaire Tradestyle).

FIPS MSA Code (FIPS MSA-code)

De combinatie van Federal Information Processing Standards-code (FIPS-code) en Metropolitan Statistical Area-code (MSA-code) geven de locatie van de organisatie aan. De MSA-codes worden gedefinieerd door het Amerikaanse Office of Management and Budget. Dun & Bradstreet levert deze gegevens alleen voor Amerikaanse organisaties.

FIPS MSA Code Description (FIPS MSA-codebeschrijving)

Een korte beschrijving van de FIPS MSA Code (FIPS MSA-code) van een organisatie. Dun & Bradstreet levert deze gegevens alleen voor Amerikaanse organisaties.

Fourth NAICS Code (Vierde NAICS-code)


Fourth NAICS Description (Vierde NAICS-beschrijving)


*

Vierde SIC8-code


Vierde SIC8-beschrijving


Fourth SIC Code (Vierde SIC-code)


Fourth SIC Description (Vierde SIC-beschrijving)


Fourth Tradestyle (Vierde Tradestyle)


Plaatsing in Fortune 1000

De numerieke waarde van de Fortune 1000-plaatsing van het bedrijf. Een null- of blanco waarde betekent dat het bedrijf niet is geplaatst als een Fortune 1000-bedrijf.

Geocode Accuracy (Nauwkeurigheid Geocode) Het niveau van nauwkeurigheid van de geografische coördinaten

van een locatie in vergelijking met haar fysieke adres. Beschikbare waarden omvatten Rooftop level (Dakniveau),


Veld


Beschrijving Street level (Straatniveau), Block level (Blokniveau), Census tract level (Volkstellingsniveau), Mailing address level (Postadresniveau), ZIP code level (Postcodeniveau), Geocode could not be assigned (Geocode kan niet worden toegewezen), Places the address in the correct city (Plaatst het adres in de juiste plaats), Not matched (Geen overeenkomst), Not matched (Geen overeenkomst), Street intersection (Kruispunt van straten), PO BOX location (Postbuslocatie) en Non-US rooftop accuracy (Nauwkeurigheid op dakniveau van niet-Amerikaanse gegevens).

Global Ultimate Business Name (Naam bedrijf De primaire naam van de mondiale moedermaatschappij, die de hoogste entiteit binnen de bedrijfsstructuur van een organisatie mondiale moedermaatschappij)

is en filialen en nevenvestigingen onder zich kan hebben. Global Ultimate D-U-N-S Number (D-U-N-S-nummer mondiale moedermaatschappij)

Het D-U-N-S-nummer van de mondiale moedermaatschappij, die de hoogste entiteit binnen de bedrijfsstructuur van een organisatie is en filialen en nevenvestigingen onder zich kan hebben.

Import/export

Geeft aan of een bedrijf goederen of services importeert, goederen of services exporteert en/of als agent voor goederen fungeert.

International Dialing Code (Internationale De vereiste code voor internationale gesprekken. toegangsnummer) Latitude (Geografische breedte)

De geografische coördinaten die de noord-zuidpositie van een punt op het aardoppervlak aangeven. Wordt gecombineerd met geografische lengte om een exacte locatie aan te geven, die vervolgens wordt gebruikt om de Geocode Accuracy (Nauwkeurigheid Geocode) te beoordelen.

Legal Structure (Juridische constructie)

Geeft de juridische structuur van een organisatie aan. Beschikbare waarden omvatten Cooperative (Coöperatie), Nonprofit organization (Organisatie zonder winstoogmerk), Local government body (Lokale-overheidsinstelling), Partnership of unknown type (Partnerschap van onbekend type) en Foreign company (Buitenlands bedrijf).

Local Currency Code (Code lokale valuta)

De valuta waarin het verkoopvolume van het bedrijf wordt uitgedrukt. De volledige lijst van waarden vindt u op de pagina Optimizer Resources (Optimaliseringsresource) zoals bijgehouden door Dun & Bradstreet.



Veld

Beschrijving

Local Currency ISO Code (ISO-code lokale valuta)

De code die wordt gebruikt om de lokale valuta van een bedrijf uit te drukken. Deze gegevens zijn afkomstig van de International Organization for Standardization (ISO) en zijn gebaseerd op valutacodes van drie letters. Zo is "USD" de ISO-code voor de dollar van de Verenigde Staten.

Location Ownership Indicator (Aanduiding eigendom locatie)

Geeft aan of een bedrijf het gebouw waarin het is gevestigd, in eigendom heeft of huurt.

Location Type (Type locatie)

Geeft de organisatorische status van een bedrijf aan.Beschikbare waarden zijn Single location (Eén locatie), Headquarters/Parent (Hoofdkantoor/moedermaatschappij), en Branch (Filiaalvestiging).

Longitude (Geografische lengte)

De geografische coördinaten die de oost-westpositie van een punt op het aardoppervlak aangeven. Wordt gecombineerd met geografische breedte om een exacte locatie aan te geven, die vervolgens wordt gebruikt om de Geocode Accuracy (Nauwkeurigheid Geocode) te beoordelen.

Mailing Address (Postadres)

Het adres waarop de post van een bedrijf wordt bezorgd. Als het postadres gelijk is aan het primaire adres, is dit veld blanco.

Marketing Segmentation Cluster (Marketingsegmenteringscluster)

Tweeëntwintig onderscheiden, elkaar wederzijds uitsluitende profielen die worden gemaakt als resultaat van een clusteranalyse van Dun & Bradstreet-gegevens van Amerikaanse organisaties. Beschikbare waarden omvatten High-Tension Branches of Insurance/Utility Industries (Gevoelige filiaalvestigingen van de sectoren verzekeringswezen/utiliteitsbedrijven), Rapid-Growth Large Businesses (Grote bedrijven met zeer krachtige groei), Labor-Intensive Giants (Arbeidsintensieve reuzen), Spartans (Spartan-bedrijven), Main Street USA (Gevestigde namen in de VS). Dun

& Bradstreet levert deze gegevens alleen voor Amerikaanse organisaties. Minority-Owned Indicator (Aanduiding minderheidsbelang)

Geeft aan of een organisatie eigendom is of wordt gecontroleerd door iemand uit een minderheidsgroep. Dun & Bradstreet levert deze gegevens alleen voor Amerikaanse organisaties.

National Identification Number (Nationaal Het identificatienummer dat in bepaalde landen wordt gebruikt voor het registreren van bedrijven en de incasso van belastingen. identificatienummer)

Dit veld geeft geen betrekking op Amerikaanse organisaties. National Identification System (Nationaal Geeft het type nationaal identificatienummer/sofinummer aan, dat wordt gebruikt. De volledige lijst van waarden vindt u op de identificatiesysteem)

pagina Optimizer Resources (Optimaliseringsresource) zoals bijgehouden door Dun & Bradstreet.



Veld

Beschrijving

Aantal Business Family Members (Aantal leden familiebedrijf)

Het aantal familieleden (wereldwijd) binnen een organisatie, inclusief de mondiale moedermaatschappij, dochtermaatschappijen ervan (indien aanwezig) en filialen ervan (indien aanwezig).

Number of Employees—Global (Aantal medewerkers—mondiaal)

Het totale aantal medewerkers van de mondiale moedermaatschappij, die de hoogste entiteit binnen de bedrijfsstructuur van een organisatie is en filialen en nevenvestigingen on der zich kan hebben.

Number of Employees—Location (Aantal medewerkers—locatie)

Het aantal medewerkers op de opgegeven locatie, bijvoorbeeld een filiaalvestiging.

Number of Employees—Location Indicator (Aantal medewerkers—aanduiding voor locatie)

De betrouwbaarheid van het getal voor Number of Employees—Location (Aantal medewerkers—locatie). Beschikbare waarden zijn Actual number (Feitelijke aantal), Low (Laag), Estimated (for all records) (Geschat (voor alle records)), Modeled (for non-US records) (Naar model (voor niet-Amerikaanse records)). Een blanco waarde geeft

aan dat deze gegevens niet beschikbaar zijn. Number of Employees—Total (Aantal medewerkers—totaal)

Het totale aantal medewerkers in het bedrijf, inclusief alle dochtermaatschappijen en filiaalvestigingen. Deze gegevens zijn alleen beschikbaar voor records met een waarde Headquarters/Parent (Hoofdkantoor/vestiging moedermaatschappij) in het veld Location Type (Type locatie).

Number of Employees—Total Indicator (Aantal De betrouwbaarheid van het getal voor Number of Employees–Total (Aantal medewerkers–totaal). Beschikbare medewerkers—totaalindicatie) waarden zijn Actual number (Feitelijke aantal), Low (Laag), Estimated (for all records) (Geschat (voor alle records)), Modeled (for non-US records) (Naar model (voor niet-Amerikaanse records)). Een blanco waarde geeft

aan dat deze gegevens niet beschikbaar zijn. of Business Indicator (Aanduiding voor opgeheven/failliet)

Geeft aan of het bedrijf op het opgegeven adres is gestopt met zijn zakelijke activiteiten.

Ownership Type Indicator (Aanduiding type Geeft aan of de eigendomsvorm van het bedrijf een naamloze of besloten vennootschap is. De dochtermaatschappijen van een als eigendom)

naamloze vennootschap opererende moedermaatschappij geven een waarde Private (Besloten) aan, tenzij de aandelen van de dochtermaatschappijen onafhankelijk worden verhandeld. Parent Company Business Name (Bedrijfsnaam De primaire naam van de moedermaatschappij of het hoofdkantoor. moedermaatschappij) Parent Company D-U-N-S Number (D-U-N-S-nummer moedermaatschappij)

Het D-U-N-S Number (D-U-N-S-nummer) van de moedermaatschappij of het hoofdkantoor.



Veld

Beschrijving


Het adres waarop een bedrijf fysiek is gevestigd. Dit veld heet Factuuradres op accountrecords.


De primaire of geregistreerde naam van een bedrijf.

Primary NAICS Code (Primaire NAICS-code)

De code van het North American Industry Classification System (NAICS) van zes cijfers is de standaard die wordt gebruikt in het (Amerikaanse) bedrijfsleven en de overheid voor het classificeren van bedrijfsvestigingen op basis van hun economische activiteiten, met als doel het verzamelen, analyseren en publiceren van statistische gegevens over de Amerikaanse zakelijke economie. De volledige lijst van waarden vindt u op de pagina Optimizer Resources (Optimaliseringsresource) zoals bijgehouden door Dun & Bradstreet.

Primary NAICS Description (Primaire NAICS-beschrijving)

Een korte beschrijving van de zakelijke activiteiten van een organisatie op basis van de NAICS-code.

Primary SIC Code (Primaire SIC-code)

De code Standard Industrial Classification (SIC) van vier cijfers wordt gebruikt voor het categoriseren van bedrijfsvestigingen op sector. De volledige lijst van waarden vindt u op de pagina Optimizer Resources (Optimaliseringsresource) zoals bijgehouden door Dun & Bradstreet.

Primary SIC Description (Primaire SIC-beschrijving)

Een korte beschrijving van de zakelijke activiteiten van een organisatie op basis van de SIC-code.

Primary Tradestyle (Primaire Tradestyle)

Een andere naam dan de wettelijke naam die een organisatie kan gebruiken voor haar zakelijke activiteiten. Gelijksoortig aan "Handelend onder" of "h.o.".

Prior Year Employees (Medewerkers van voorafgaand jaar)

Het totale aantal medewerkers van het voorafgaand jaar.

Prior Year Revenue (Omzet van voorafgaand De jaaromzet van het voorafgaand jaar. jaar) *

Tweede SIC8-code


Beschrijving tweede SIC8-code


Second NAICS Code (Tweede NAICS-code)


Second NAICS Description (Tweede NAICS-beschrijving)




Veld

Beschrijving

Second SIC Code (Tweede SIC-code)


Second SIC Description (Tweede SIC-beschrijving)


Second Tradestyle (Tweede Tradestyle)


Sixth NAICS Code (Zesde NAICS-code)


Sixth NAICS Description (Zesde NAICS-beschrijving)


*

Zesde SIC8-code


Zesde SIC8-beschrijving


Sixth SIC Code (Zesde SIC-code)


Sixth SIC Description (Zesde SIC-beschrijving)


Small Business Indicator (Aanduiding MKB) Geeft aan of het bedrijf wordt aangemerkt als MKB zoals

gedefinieerd door de Small Business Administration van de Amerikaanse overheid (vergelijkbaar met de registratie voor het MKB). Dun & Bradstreet levert deze gegevens alleen voor Amerikaanse organisaties. Stock Exchange (Aandelenbeurs)

De overeenkomstige beurs voor het tickersymbool van een bedrijf. Bijvoorbeeld: NASDAQ of NYSE.

Subsidiary Indicator (Aanduiding nevenvestiging/dochteronderneming)

Geeft aan of een bedrijf voor meer dan 50% eigendom is van een andere organisatie.

S&P 500

Een waarde true (waar) of false (onwaar). Indien true (waar), wordt het bedrijf vermeld in de S&P 500 Index. Indien false (onwaar), wordt het bedrijf niet vermeld in de S&P 500 Index.

Telephone Number (Telefoonnummer)

Het primaire telefoonnummer van een bedrijf.

Third NAICS Code (Derde NAICS-code)




Veld

Beschrijving

Third NAICS Description (Derde NAICS-beschrijving)


*

Derde SIC8-code


Derde SIC8-beschrijving


Third SIC Code (Derde SIC-code)


Third SIC Description (Derde SIC-beschrijving)


Third Tradestyle (Derde Tradestyle)


Ticker Symbol (Tickersymbool)

De afkorting die wordt gebruikt om openbaar verhandelde aandelen van een bepaald aandelenkapitaal aan te geven. Wordt ook wel aandelensymbool genoemd.

URL

Het primaire webadres van een organisatie.

US Tax ID Number (Belastingnummer VS)

Het identificatienummer voor het bedrijf zoals gebruikt door de Amerikaanse Internal Revenue Service (IRS) bij het toepassen van de belastingwetgeving. Wordt ook wel "Federal Taxpayer Identification Number" (identificatienummer voor federale belastingen) genoemd. Dun & Bradstreet levert deze gegevens alleen voor Amerikaanse organisaties.

Woman-Owned Indicator (Aanduiding eigendom Geeft aan of een bedrijf voor meer dan 50% eigendom is of onder controle is van een vrouw. Dun & Bradstreet levert deze gegevens van vrouw)

alleen voor Amerikaanse organisaties. Year Started (Jaar van aanvang)

*

Alleen beschikbaar bij een Data.com Premium Prospector-licentie.

Het jaar waarin het bedrijf werd opgericht, of het jaar waarin de huidige eigenaar of het huidige management het beheer over het bedrijf in handen kreeg. Als het jaar van vestiging of eigendom van het bedrijf niet beschikbaar is, wordt het jaar gebruikt, waarin de Dun & Bradstreet-record is gemaakt. Dun & Bradstreet biedt deze gegevens niet voor vestigingen op locatie.



Fouten bij Data.com-recordtoevoegingen oplossen Als fouten verhinderen dat u een of meer Data.com-records toevoegt aan Salesforce, ontvangt u van ons een .csv-foutenlogboekbestand om u te helpen recordtoevoegingsfouten te verhelpen.

EDITIONS

Hoe het foutenlogboek wordt aangeleverd, is afhankelijk van wat u probeert te doen. Bij een poging tot het toevoegen van:


• Minder dan 200 records, ziet u een bericht met een koppeling naar het foutenlogboek op het tabblad Bestanden.


• 200 records of meer, ontvangt u een e-mailbericht met een koppeling naar het foutenlogboek op het tabblad Bestanden. • Een willekeurig aantal records en u niet Chatter hebt ingeschakeld, ontvangt u een e-mailbericht waarbij het foutenlogboek is bijgevoegd. 1. Open het foutenlogboek voor de recordtoevoegingen en evalueer de fouten; voer vervolgens een van deze acties uit. • Als u fouten betreffende duplicaatrecords ziet, hoeft u niets te doen. Duplicaatfouten betekenen dat de records al in Salesforce aanwezig zijn, zodat u deze niet nogmaals hoeft toe te voegen. Als uw Data.com-voorkeuren zijn ingesteld op het toestaan van duplicaten, bevat het foutenlogboek geenduplicaatfouten. Als uw Data.com-voorkeuren wel zijn ingesteld op het toestaan van duplicaten, terwijl uw organisatie ook duplicaatregels gebruikt om het aanmaken van duplicaatrecords te voorkomen, bepaalt de duplicaatregel of de duplicaatrecord wordt toegestaan of geblokkeerd. Records die worden geblokkeerd door de duplicaatregel, worden weergegeven in het foutenlogboek. • Als u fouten betreffende aangepaste configuraties van uw organisatie, zoals triggers, validatieregels of werkstroom, ziet, meldt u dit aan uw beheerder omdat deze mogelijk correcties aan dergelijke configuraties moet aanbrengen. • Als uw organisatie keuzelijsten voor Staat/provincie en Land gebruikt en u fouten ziet met betrekking tot beschikbare staten/provincies of landen, meldt u dit aan uw beheerder, die de desbetreffende staat/provincie of het desbetreffende land zal moeten toevoegen aan de keuzelijst.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Accounts toevoegen vanuit Data.com: • "Maken" voor accounts Contactpersonen toevoegen vanuit Data.com: • "Maken" voor contactpersonen Data.com-contactpersonen toevoegen vanuit een account • "Lezen" voor accounts EN "Maken" voor contactpersonen Data.com-contactpersonen toevoegen als leads • "Maken" voor leads

• Voor alle andere fouten neemt u contact met uw beheerder op, die mogelijk zelf contact moet opnemen met Salesforce Klantenondersteuning. 2. Nadat de fouten door de beheerder zijn opgelost, probeert u opnieuw om de Data.com-records toe te voegen aan Salesforce.



Hoe worden overeenkomsten tussen Salesforce- en Data.com-records gevonden? Als u uw Salesforce -account-, -contactpersoonsen -leadgegevens opschoont met Data.com, is het belangrijk dat u begrijpt hoe uw Salesforce-records worden vergeleken met en er naar overeenkomsten wordt gezocht met records uit Data.com. Tip: Voor de volledige details over de manier waarop de Data.com-service voor het vinden van overeenkomsten werkt (inclusief een grafisch overzicht en uitgebreide voorbeelden), leest u onze white-paper, Data.com Record Matching in Salesforce. Een demo bekijken:

Understanding Matching Rules (Inzicht in overeenkomstenregels)

Salesforce- en Data.com-records kunnen op twee manieren worden vergeleken, terwijl er ook op twee manieren overeenkomsten kunnen worden gevonden. • Handmatig, wanneer een gebruiker op Opschonen klikt voor een afzonderlijke account-, contactpersoons- of leadrecord. • Via taken van Opschonen, waardoor automatisch wordt geprobeerd om overeenkomsten te vinden tussen al uw account-, contactpersoons- of leadrecords. Geautomatiseerde opschoningstaken zijn alleen beschikbaar voor organisaties die Data.com Clean aanschaffen. Handmatig opschonen is beschikbaar voor alle gelicentieerde Data.com Prospector-gebruikers.


De eerste maal dat een Salesforce-record wordt opgeschoond—handmatig dan wel via geautomatiseerde taak—zoekt de service voor overeenkomsten in Data.com naar soortgelijke records. De engine onderzoekt de veldwaarden in elke record en zoekt naar voldoende identieke of soortgelijke informatie om aan te geven dat de twee records dezelfde entiteit vertegenwoordigen (d.w.z. dezelfde account, contactpersoon of lead). Als Data.com een treffer vindt, worden de twee records gekoppeld middels een numerieke waarde in het veld Data.com-sleutel. Telkens wanneer de Salesforce-record bij contactpersoonsen leadrecords na de eerste overeenkomst wordt opgeschoond, wordt de service voor overeenkomsten gebruikt om opnieuw een overeenkomst voor de record te vinden. Telkens wanneer de Salesforce-record bij accountrecords na de eerste overeenkomst wordt opgeschoond, wordt het veld D-U-N-S-nummer gebruikt om een nieuwe overeenkomst voor de record te vinden (of om de record op te zoeken). Als het veld D-U-N-S-nummer blanco is, wordt de service voor overeenkomsten gebruikt om een overeenkomst te vinden. Als de Salesforce-record aanmerkelijk verandert, zoekt de service voor overeenkomsten de volgende keer dat er wordt opgeschoond, mogelijk naar een betere treffer (overeenkomst) uit andere Data.com-records. Opmerking: • Als u liever opnieuw overeenkomsten voor accountrecords zoekt met de service voor overeenkomsten (ongeacht of er een D-U-N-S-nummer aanwezig is), neemt u contact op met klantenondersteuning van Salesforce. Als u dit doet, bestaat echter de mogelijkheid dat bepaalde accountrecords de Data.com Opschonen-status Niet gevonden krijgen. • Als u opnieuw hebt toegewezen voor het veld D-U-N-S-nummer, dit veld hebt overgeslagen of als uw organisatie Data.com heeft aangeschaft vóór 16 december 2011, wordt de service voor overeenkomsten automatisch gebruikt om opnieuw overeenkomsten voor accountrecords te zoeken. Bij contactpersonen en leads zijn de belangrijke velden: • Naam • E-mail Gebruik het liefst een rechtstreeks e-mailadres in plaats van een groepsadres zoals [email protected]. (Identieke waarden voor E-mail leiden bijna altijd tot een treffer tenzij waarden in de record conflicteren.) Opmerking: Data.com slaat geen e-mailberichten op, die persoonlijke contactgegevens bevatten; dit in tegenstelling tot Gmail of Yahoo. • Accountnaam voor contactpersonen; Bedrijf voor leads.



• Functie • Telefoon Bij accounts zijn de belangrijke velden: • Accountnaam – Zorg ervoor dat de accountnaam geen ongerelateerde dingen bevat, zoals getallen (1002), speciale lettertekens (!#@#) of ongerelateerde woorden. (Deze symbolen zijn wel acceptabel als het onderdelen van de naam van het bedrijf betreft.) – Probeer namen van landen en staten/provincies als waarden te vermijden, tenzij deze onderdeel vormen van de naam van het bedrijf. – Als de accountnaam meer dan één woord bevat (zoals DSGI Business (PC World Business), probeert u beide. – Als een accountnaam ook een website is (zoals salesforce.com), probeert u het subdomein (.com en dergelijke) weg te laten. • Factuuradres – Gebruik, indien mogelijk, het volledige adres. – Probeer een waarde op te geven voor het veld Land. Dit optimaliseert uw overeenkomstenscores. – Probeer een waarde op te geven voor het veld Staat/provincie of Postcode. – Als u wel de straatnaam van de account weet, maar niet het huisnummer, gebruikt u alleen de straatnaam. Een straatnaam zonder een huisnummer is beter dan helemaal geen waarde. • Website • Telefoon

Hoe worden API-limieten gedefinieerd voor Data.com? Data.com-aanroepenlimieten worden berekend op basis van het aantal en type Data.com-licenties die u hebt aangeschaft. De vermelde gegevens zijn alleen-lezen. Gebruik deze gegevens om het gebruik van Data.com-API-aanroepen bij te houden. Aanroepquota's worden afgedwongen op Salesforce-organisatieniveau. Limiet

Definitie

Totale aantal aanroepen van overeenkomsten

Totale aantal API-aanroepen beschikbaar in een doorlopende limietperiode van 24 uur

Resterende aantal aanroepen van overeenkomsten

Het aantal API-aanroepen dat nog steeds beschikbaar is voor deze API voor de doorlopende limietperiode van 24 uur

Totale aantal aanroepen voor zoekopdrachten Totale aantal API-aanroepen beschikbaar in een doorlopende limietperiode van 24 uur Resterend aantal zoekaanroepen

Het aantal API-aanroepen dat nog steeds beschikbaar is voor deze API voor de doorlopende limietperiode van 24 uur.




Uw quota wordt als volgt berekend: 1000 x (aantal licenties)=(API-aanroepenquota). Het aanroepenquota voor de overeenkomsten-API is op basis van het aantal Data.com Opschonen-licenties dat u hebt. Het aanroepenquota voor de zoek-API is op basis van het aantal Data.com Prospecting-licenties dat u hebt.

Functionaliteit van de Data.com-API in- of uitschakelen De functionaliteit van de Data.com-API is standaard ingeschakeld. U kunt de functionaliteit van de Data.com-API in- of uitschakelen door de optie Data.com-API inschakelen te selecteren of door de selectie ervan op te heffen. Voor het uitschakelen van de Data.com-API's doorloopt u de volgende stappen. 1. Geef vanuit Set-up Data.com-beheer op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens API-voorkeuren. 2. Voor het uitschakelen van toegang heft u de selectie van de optie Data.com-API-toegang toestaan op. 3. Voor het toepassen en opslaan van uw wijzigingen klikt u op Opslaan. Voor het inschakelen van de Data.com-API's doorloopt u de volgende stappen. 1. Geef vanuit Set-up Data.com-beheer op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens API-voorkeuren. 2. Voor het inschakelen van toegang selecteert u de optie Data.com-API-toegang toestaan. 3. Selecteer de optie "Ik heb de hiervoor vermelde voorwaarden gelezen en ga hiermee akkoord." en klik op Bevestigen. Juridische kennisgeving: met de Data.com-API kunt u functies van Data.com Prospecting en Opschonen aanpassen, samenstellen en integreren (al naargelang de situatie) in uw eigen bedrijfsprocessen en werkstromen. Nu beheerders via deze functies een grotere flexibiliteit en meer bevoegdheid hebben ten aanzien van de manier waarop klantgegevens worden verwerkt en opgeschoond, is het belangrijk om u eraan te herinneren -- en dit is vastgelegd in de documentatie van de op u van toepassing zijnde hoofdabonnementsovereenkomst ("Master Subscription Agreement") die van toepassing is op de functionaliteit van Data.com Prospecting en Opschonen, alsmede nader omschreven in de Data.com Security, Privacy and Architecture Documentation (de Data.com-documentatie ten aanzien van beveiliging, privacy en architectuur) welke toegankelijk is via help.salesforce.com -- , dat de velden voor de klantgegevens die u selecteert voor verwerking en/of opschonen, mogelijk worden overgedragen aan de Data.com-infrastructuur ten behoeve van interoperabiliteit. Als deze grotere flexibiliteit aanleiding geeft tot extra bezorgdheid om privacy of gegevensbeveiliging voor uw organisatie, wordt u aangeraden om de typen velden voor klantgegevens te beperken, die u kiest voor verwerking of opschonen, of om in plaats daarvan af te zien van het gebruik van de Data.com-API door de selectie van de optie "API-toegang toestaan" op te heffen. 4. Klik op Opslaan om Data.com-API-toegang in te schakelen.



Veelgestelde vragen over het beheer van Data.com Bekijk de antwoorden op enkele veelgestelde vragen over Data.com voor beheerders.

EDITIONS

IN DEZE SECTIE:


Hoe weet ik welk Data.com-product mijn organisatie heeft? Welke Salesforce-velden worden beïnvloed door Data.com Clean? Welk product moet mijn organisatie gebruiken voor het opschonen van onze account-, contactpersoonsen leadrecords? Wat moet ik doen als mijn Data.com-gebruikers hun toevoegingslimieten bereiken en we meer capaciteit voor prospects nodig hebben? Kan ik verhinderen dat taken van Data.com Clean automatisch records bijwerken? Waarom krijg ik een bericht met de melding You have limited access to gegevens, so you can not completely clean this record (U hebt beperkte toegang tot gegevens, waardoor u deze record niet volledig kunt opschonen)? Hoe vaak worden al mijn accounts, contactpersonen, leads en D&B-bedrijven bijgewerkt met taken van Data.com Clean?


Hoe weet ik welk Data.com-product mijn organisatie heeft? U kunt dit achterhalen door naar de pagina Data.com-licenties en limieten te gaan. Geef vanuit Set-up Licenties en limieten op in het vak Snel zoeken en selecteer daarna Licenties en limieten. Als uw organisatie Data.com Corporate Prospector heeft aangeschaft, ziet u "Corporate" in de koptekst van deze sectie van de pagina. Als uw organisatie Data.com Premium Prospector heeft aangeschaft, ziet u "Premium" in de koptekst.

Welke Salesforce-velden worden beïnvloed door Data.com Clean? Opmerking: • Deze velden zijn mogelijk anders als uw organisatie aangepaste veldtoewijzingen voor Data.com-naar-Salesforce gebruikt. • Als u een of meer velden voor een account-, contactpersoons- of leadrecord niet kunt bewerken, ontvangt u mogelijk een bericht met daarin de melding: You have limited access to gegevens, so you can not completely clean this record (U hebt beperkte toegang tot gegevens, waardoor u deze record niet volledig kunt opschonen) or You have limited access to account velden, so you can not update all the velden shown here (U hebt beperkte toegang tot accountvelden, waardoor u niet alle hier getoonde velden kunt bijwerken). Als dit gebeurt, vraagt u uw beheerder

om hulp. Wanneer u Data.com Clean gebruikt voor het handmatig of via geautomatiseerde taken opschonen van een Salesforce-record, worden de velden van de record bijgewerkt met Data.com-gegevens. Hier is een lijst van de velden die worden bijgewerkt.




Accountvelden Accountnaam

Sector

Accountsite

NAICS-code

Jaaromzet

NAICS-beschrijving

Factuuradres

Eigendom

Opschoningsstatus

Telefoon

D&B-bedrijf (alleen Premium Prospector en Clean)

SIC-code

Data.com-sleutel

SIC-beschrijving

D-U-N-S Number (D-U-N-S-nummer)

Tickersymbool

Beschrijving

Tradestyle

Werknemers

Website

Fax

Jaar van aanvang

Contactpersoonsvelden Opschoningsstatus

Postadres

Data.com-sleutel

Telefoon

E-mail

Functie

Naam

Leadvelden Adres

E-mail

Jaaromzet

Sector

Opschoningsstatus

Naam

Bedrijf

Aantal werknemers

D-U-N-S-nummer van bedrijf

Telefoon

D&B-bedrijf (alleen Premium Prospector en Clean)

Functie

Data.com-sleutel



Welk product moet mijn organisatie gebruiken voor het opschonen van onze account-, contactpersoonsen leadrecords? U hebt een aantal opties. Raadpleeg voor volledige details over de Data.com-productreeks en voor informatie over de opties voor opschonen, die elk product biedt, het onderwerp Gegevens van hoge kwaliteit ophalen, rechtstreeks vanuit Salesforce. Neem contact op met Ondersteuning van Salesforce voor hulp bij de aanschaf van Opschonen voor uw organisatie.

Wat moet ik doen als mijn Data.com-gebruikers hun toevoegingslimieten bereiken en we meer capaciteit voor prospects nodig hebben? Als u extra licenties voor Data.com-gebruikers dient aan te schaffen, neemt u contact op met uw Salesforce account executive. ZIE OOK: Hoe werken Data.com-gebruikerstypen, -licenties en limieten voor recordtoevoegingen?

Kan ik verhinderen dat taken van Data.com Clean automatisch records bijwerken? Ja, wel degelijk. U volgt gewoon deze richtlijnen. ZIE OOK: Verhinderen dat taken van Data.com Clean records bijwerken

Waarom krijg ik een bericht met de melding You have limited access to gegevens, so you can not completely clean this record (U hebt beperkte toegang tot gegevens, waardoor u deze record niet volledig kunt opschonen)? Als u een of meer velden voor een account-, contactpersoons- of leadrecord niet kunt bewerken, ziet u dit bericht wanneer u Data.com Clean gebruikt om de record handmatig op te schonen. U kunt nog wel de velden opschonen, die u kunt bewerken. Vraag uw beheerder om ervoor te zorgen dat u de desbetreffende Salesforce-velden kunt bewerken wanneer u records opschoont, inclusief D&B-velden. Hoe uw beheerder dit doet, is afhankelijk van welke edition van Salesforce uw bedrijf gebruikt. • Bij de Contact Manager, Group en Professional edition zorgt u ervoor dat de velden op de juiste paginalay-out voorkomen. • Bij de Enterprise, Performance en Unlimited edition zorgt u ervoor dat beveiliging op veldniveau voor de velden is ingesteld op Zichtbaar.

Hoe vaak worden al mijn accounts, contactpersonen, leads en D&B-bedrijven bijgewerkt met taken van Data.com Clean? U bepaalt wanneer u taken wilt uitvoeren met de pagina Opschonen-taken. Er zijn twee typen taken. Volledige-synchronisatietaak Alle records worden opgeschoond, ongeacht hun opschoningsstatus. Opmerking: Als uw taken zijn ingesteld op het omzeilen van overgeslagen records, worden records met een opschoningsstatus Overgeslagen niet opgeschoond. Incrementele-synchronisatietaak Alleen records met een opschoningsstatus Niet vergeleken worden opgeschoond. Om een volledige-sychronisatietaak uit te voeren moet u taken ten minste voor één dag per week plannen.



Voor contactpersonen en leads wordt een volledige-sychronisatietaak elke 14 dagen uitgevoerd voor alle in aanmerking komende records. Voor records D&B-bedrijf wordt elke 14 dagen een volledige synchronisatietaak uitgevoerd. Records D&B-bedrijf worden alleen met behulp van een volledige synchronisatietaak opgeschoond. Hoe vaak een volledige-sychronisatietaak voor accounts wordt uitgevoerd, hangt af van de door u geselecteerde service voor overeenkomsten en van de vraag of accounts een waarde hebben voor het veld Bedrijfs-D-U-N-S-nummer. Voor accounts met een D-U-N-S-nummer wordt een volledige-sychronisatietaak elke 14 dagen uitgevoerd, ongeacht de service voor overeenkomsten. Raadpleeg de volgende tabel voor accounts zonder een D-U-N-S-nummer. Service voor overeenkomsten

Hoe vaak kan een volledige-sychronisatietaak accounts zonder een D-U-N-S-nummer opschonen?

Data.com-overeenkomsten

Elke 14 dagen

DUNSRight-overeenkomsten

Elke 30 dagen Opmerking: Telkens als u een volledige-sychronisatietaak wilt uitvoeren voor accounts zonder een D-U-N-S-nummer, moet u de optie Volledige synchronisatie met volgende taak op de pagina Opschonen-taken instellen op Aan. Na het uitvoeren van een volledige-sychronisatietaak wordt deze optie gewijzigd in Uit en gedurende 30 dagen vanaf het moment dat de laatste volledige-sychronisatietaak werd voltooid, kan deze niet worden teruggezet naar Aan.

ZIE OOK: Taken van Data.com Opschonen plannen Een volledige synchronisatie van uw Salesforce-accountrecords plannen met Data.com Clean



Hergebruik van informatie over Opschonen betreffende Accounts, Contactpersonen en Leads Wat is het object Gegevens over opschonen van account Gegevens over opschonen van account is een achtergrondobject dat de metagegevens opslaat, die worden gebruikt om de opschoningsstatus van een accountrecord te bepalen.

EDITIONS

Gegevens over opschonen van account biedt een momentopname van de gegevens in uw Salesforce-accountrecord en de daarmee overeenkomende Data.com-record op het moment waarop de Salesforce-record werd opgeschoond.


Gegevens over opschonen van account omvat een aantal bitvectorvelden, waarvan de componentvelden elk overeenkomen met afzonderlijke objectvelden en gerelateerde gegevens of statusinformatie over die velden geven. Zo heeft het bitvectorveld IsDifferent een veld IsDifferentState. Als de waarde van het veld IsDifferentState False (Onwaar) is, betekent dit dat de veldwaarde Status dezelfde is voor de Salesforce-accountrecord en de daarmee overeenkomende Data.com-record. Dit zijn de bitvectorvelden. • CleanedBy geeft aan wie (een gebruiker) of wat (een Opschonen-taak) de accountrecord heeft opgeschoond. • IsDifferent geeft aan of een veld voor de accountrecord al dan niet een waarde heeft, die verschilt van het overeenkomstige veld in de gevonden Data.com-record.


• IsFlaggedWrong geeft aan of een veld voor de accountrecord al dan niet een waarde heeft, die bij Data.com als fout is gesignaleerd. • IsReviewed geeft aan of een veld voor de accountrecord al dan niet de status Beoordeeld heeft, hetgeen inhoudt dat de waarde wel is beoordeeld, maar niet geaccepteerd. Beheerders kunnen een beperkte set van velden voor Gegevens over opschonen van account wijzigen vanaf de pagina Gegevens over opschonen van account. Ontwikkelaars kunnen triggers maken, die de velden van Gegevens over opschonen van account inlezen om het opschonen of de gerelateerde verwerking van accountrecords te helpen automatiseren. Zo zou u een trigger kunnen maken, die het veld Opschoningsstatus voor het object Account inleest. Als de veldwaarde Opschoningsstatus voor een accountrecord wel Verschillend is, maar de record geen waarde Factuurstraat heeft, kan de trigger de status van de record bijwerken naar Niet vergeleken. ZIE OOK: https://developer.salesforce.com/docs/atlas.en-us.api.meta/api/sforce_api_objects_accountcleaninfo.htm



Wat is het object Gegevens over opschonen van contactpersoon Gegevens over opschonen van contactpersoon is een achtergrondobject dat de metagegevens opslaat, die worden gebruikt om de opschoningsstatus van een contactpersoonsrecord te bepalen.

EDITIONS

Gegevens over opschonen van contactpersoon biedt een momentopname van de gegevens in uw Salesforce-contactpersoonsrecord en de daarmee overeenkomende Data.com-record op het moment waarop de Salesforce-record werd opgeschoond.


Gegevens over opschonen van contactpersoon omvat een aantal bitvectorvelden, waarvan de componentvelden elk overeenkomen met afzonderlijke objectvelden en gerelateerde gegevens of statusinformatie over die velden geven. Zo heeft het bitvectorveld IsDifferent een veld IsDifferentEmail. Als de waarde van het veld IsDifferentEmail False (Onwaar) is, betekent dit dat de veldwaarde Email dezelfde voor de Salesforce-contactpersoonsrecord en de daarmee overeenkomende Data.com-record. Dit zijn de bitvectorvelden. • CleanedBy geeft aan wie (een gebruiker) of wat (een Opschonen-taak) de contactpersoonsrecord heeft opgeschoond. • IsDifferent geeft aan of een veld voor de contactpersoonsrecord al dan niet een waarde heeft, die verschilt van het overeenkomstige veld in de gevonden Data.com-record.


• IsFlaggedWrong geeft aan of een veld voor de contactpersoonsrecord al dan niet een waarde heeft, die bij Data.com als fout is gesignaleerd. • IsReviewed geeft aan of een veld voor de contactpersoonsrecord al dan niet de status Beoordeeld heeft, hetgeen inhoudt dat de waarde wel is beoordeeld, maar niet geaccepteerd. Ontwikkelaars kunnen triggers maken, die de velden van Gegevens over opschonen van contactpersoon inlezen om het opschonen of de gerelateerde verwerking van contactpersoonsrecords te helpen automatiseren. ZIE OOK: https://developer.salesforce.com/docs/atlas.en-us.api.meta/api/sforce_api_objects_contactcleaninfo.htm

Wat is het object Gegevens over opschonen van lead? Info over Leads opschonen is een achtergrondobject dat de metagegevens opslaat, die worden gebruikt om de opschoningsstatus van een leadrecord te bepalen.

EDITIONS

Gegevens over opschonen van lead biedt een momentopname van de gegevens in uw Salesforce-leadrecord en de daarmee overeenkomende Data.com-record op het moment waarop de Salesforce-record werd opgeschoond.


Gegevens over opschonen van lead omvat een aantal bitvectorvelden, waarvan de componentvelden elk overeenkomen met afzonderlijke objectvelden en gerelateerde gegevens of statusinformatie over die velden geven. Zo heeft het bitvectorveld IsDifferent een veld IsDifferentTitle. Als de waarde van het veld IsDifferentTitle False (Onwaar) is, betekent dit dat de veldwaarde Titel dezelfde is voor de Salesforce-leadrecord en de daarmee overeenkomende Data.com-record. Dit zijn de bitvectorvelden. • CleanedBy geeft aan wie (een gebruiker) of wat (een Opschonen-taak) de accountrecord heeft opgeschoond.



Gebruikershandleiding | Gebruikers informatie laten delen met partners | 91

• IsDifferent geeft aan of een veld voor de leadrecord al dan niet een waarde heeft, die verschilt van het overeenkomstige veld in de gevonden Data.com-record. • IsFlaggedWrong geeft aan of een veld voor de leadrecord al dan niet een waarde heeft, die bij Data.com als fout is gesignaleerd. • IsReviewed geeft aan of een veld voor de leadrecord al dan niet de status Beoordeeld heeft, hetgeen inhoudt dat de waarde wel is beoordeeld, maar niet geaccepteerd. Ontwikkelaars kunnen triggers maken, die de velden van Gegevens over opschonen van lead inlezen om het opschonen of de gerelateerde verwerking van accountrecords te helpen automatiseren. ZIE OOK: https://developer.salesforce.com/docs/atlas.en-us.api.meta/api/sforce_api_objects_leadcleaninfo.htm

Een aangepast-rapporttype maken voor info over Opschonen van een account, contactpersoon of lead Maak aangepast-rapporttypen om te rapporteren over opschoningsgegevens over accounts, contactpersonen en leads. Aangepast-rapporttypen voor info over Opschonen biedt een beter zicht op opschoningsgegevens over meerdere records in één rapport. Gebruik deze gegevens om patronen en trends in uw gegevens te onderkennen en om de manier te bepalen of wijzigen, waarop uw records worden opgeschoond. 1. Geef vanuit Set-up Rapporttypen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Rapporttypen. 2. Klik op Nieuw aangepast-rapporttype. 3. Selecteer voor Primair object Accounts, Contactpersonen of Leads—wat het object ook is, waarover u wilt rapporteren—en definieer de overige verplichte velden. 4. Selecteer voor Categorie hetzij Accounts en contactpersonen, hetzij Leads, al naargelang van toepassing is. 5. Klik op Volgende.


6. Koppel het begeleidende object Info over Opschonen (Gegevens over opschonen van account, Gegevens over opschonen van contactpersoon of Gegevens over opschonen van lead) aan het door u geselecteerde primaire object. Accepteer de standaardwaarde voor Relatie tussen A en B. GEBRUIKERSMACHTIGINGEN 7. Selecteer een implementatiestatus. 8. Klik op Opslaan. U kunt nu aangepaste rapporten maken op basis van uw nieuwe aangepast-rapporttypen. ZIE OOK: Rapporteren over Salesforce-records met een specifieke Data.com-opschoningsstatus

Gebruikers informatie laten delen met partners Overzicht van partnerportals U kunt partnerportals maken om uw partners beter te kunnen beheren.

Aangepast-rapporttypen maken of wijzigen: • "Aangepast-rapporttypen beheren" Aangepast-rapporttypen verwijderen: • "Alle gegevens wijzigen"



In de volgende tabel staat de partnerportal kort beschreven: Partnerportal Doel

Biedt uw zakelijke partners toegang tot Salesforce-gegevens die u voor hen beschikbaar hebt gemaakt

Gebruikersinterface

Omvat een zeer aanpasbare gebruikersinterface met "aanwijzen-en-klikken" editor, alsmede functionaliteit die gelijk is aan die van Salesforce, zoals: machtigingen, aangepaste objecten, regels voor delen en webtabbladen

Ondersteunde recordtypen

Accounts, Contactpersonen, Documenten, Ideeën, Leads, Opportunities, Oplossingen en Aangepaste objecten

Hoeveelheid

Neem contact op met Salesforce voor meer informatie.

Functionaliteit voor beheerders

Beheerders kunnen het volgende doen: • Gebruikersnamen en wachtwoorden voor de partnerportal genereren • De gegevens van partnerportalgebruikers beheren • Partnerportalgebruikers beheren met machtigingen, rollen en regels voor delen

Functionaliteit voor gebruikers

Partnergebruikers kunnen hun eigen gebruikersgegevens bijwerken

ZIE OOK: De partnerportal inschakelen

Partnerportal instellen Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS

Bestaande organisaties die partnerportals gebruiken, kunnen hun partnerportals blijven gebruiken of overstappen naar Community's. Neem contact op met uw account executive van Salesforce voor meer informatie.



Uw partnerportal instellen: 1. Maak een of meer portals. Doe het volgende voor elke portal. a. Configureer de instellingen en communicatiesjablonen.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Een partnerportal instellen: • "Toepassing aanpassen"

De wizard Portalgebruikerstoegang converteren geeft automatisch de eerste keer dat u uw instellingen voor uw eerste portal opslaat, aan of het de klantportal of partnerportal is. Door middel van deze wizard kunt u ervoor zorgen dat records en mappen die eigendom zijn van Salesforce-gebruikers, niet worden gedeeld met portalgebruikers.



b. Pas de lettertypen en kleuren aan. c. Pas de beschikbare tabbladen en hun volgorde aan. d. Configureer portaltalen. 2. Optioneel kunt u naar behoefte Salesforce CRM Content, Salesforce Knowledge, Rechtenbeheer, Ideeën of Antwoorden inschakelen. 3. Maak partnerprofielen. Doe het volgende voor elk partnerprofiel: a. Pas paginalay-outs aan. b. Pas lijstweergaven aan. Partnerportalgebruikers kunnen automatisch elke lijstweergave weergeven met zichtbaarheidsinstellingen die zijn aangeduid met Deze weergave is toegankelijk voor alle gebruikers. U kunt het best specifieke lijstweergaven maken voor alle objecten die toegankelijk zijn voor portalgebruikers, en vervolgens portalgebruikers alleen toe te wijzen aan de lijstweergaven die ze moeten kunnen zien. c. Pas zoeklay-outs aan. De zoeklay-outs in uw Salesforce-organisatie zijn hetzelfde als de zoeklay-outs die worden gebruikt in uw partnerportal. De zoeklay-outs voor objecten die toegankelijk zijn voor portalgebruikers mogen alleen velden bevatten die zij mogen zien in zoekresultaten. Controleer of dit zo is. 4. Wijs partnerprofielen toe aan partnerportals. 5. Schakel optioneel Single Sign-On in. 6. Schakel inloggen in voor elke partnerportal. 7. Maak partnergebruikers. ZIE OOK: De partnerportal inschakelen

Partnerportals maken Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS



Zodra u de Salesforce-partnerportal hebt ingeschakeld, kunt u partnerportals maken om aan de verschillende zakelijke behoeften van uw klanten te voldoen.


Opmerking: U kunt maximaal 5 partnerportals in uw organisatie maken. Vermeerderingen van dit aantal zijn onder voorbehoud van goedkeuring door de productmanager en vereisen gedetailleerde gebruikscases.


Partnerportals maken: • "Toepassing aanpassen"

Een partnerportal maken: 1. Geef vanuit Set-up Partners op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen.



2. Klik op Nieuw. 3. Stel de volgende opties in: Instelling

Beschrijving

Naam

Naam van de partnerportal zoals die wordt weergegeven op de detail- en bewerkingspagina's van de portal, alsook op de pagina met partnerportalinstellingen. De naam van de partnerportal wordt niet weergegeven op de portalpagina's, maar in de titelbalk van de browser. De naam van uw portal moet uniek zijn voor uw organisatie en mag niet al in gebruik zijn bij een klantportal of partnerportal. Daarnaast kan er een fout optreden als u een klantportal "partnerportal" klantportal noemt

Beschrijving

Een beschrijving van de partnerportal zoals die wordt weergegeven op detail- en bewerkingspagina's van de portal. De beschrijving van de partnerportal wordt niet weergegeven in de portal.

Inloggen ingeschakeld

Hiermee stelt u gebruikers in staat zich aan te melden bij de partnerportal. Het is raadzaam om dit selectievakje pas in te schakelen wanneer u uw portal volledig geconfigureerd hebt. Opmerking: Wanneer u de partnerportal inschakelt, wordt de standaard portal ingesteld als Inloggen ingeschakeld. Gebruikers moeten kunnen inloggen bij de klantportal, moeten binnen het beperkte IP-bereik van hun gebruikersprofiel zijn en moeten binnen de toegewezen kantooruren zijn om hun wachtwoorden opnieuw te kunnen instellen.

Beheerder

Klik op het opzoekpictogram ( ) om een standaardbeheerder voor de partnerportal te kiezen. Alle kennisgevingen per e-mail betreffende uw partnerportal worden naar deze Salesforce-gebruiker gezonden. Bij het kiezen van een beheerder voor uw partnerportal kunt u alleen gebruikers selecteren, die de gebruikersmachtiging "Externe gebruikers beheren" en "Toepassing aanpassen" hebben en toegang hebben tot de map Documenten waarin zich uw partnerportal Koptekstbevindt. U kunt een gebruiker die is geselecteerd als portalbeheerder, niet deactiveren.



Standaardinstellingen voor de portal Instelling

Beschrijving

Uitlog-URL

De URL van de webpagina die wordt weergegeven wanneer gebruikers zich afmelden bij de partnerportal, bijvoorbeeld "http://www.acme.com". Als er geen uitlog-URL is opgegeven, wordt na het afmelden de inlogpagina weergegeven.

Actiebevestiging weergeven

Hiermee kunnen gebruikers bevestigingsberichten weergeven nadat ze een actie hebben uitgevoerd in de partnerportal. Als een gebruiker bijvoorbeeld een lead heeft gemaakt in uw partnerportal, ziet hij het bericht: "Lead is gemaakt", als deze instelling is ingeschakeld. Bevestigingsberichten zijn geheugensteuntjes waarin gebruikers zien welke acties ze hebben uitgevoerd in uw partnerportal.

Standaardtaal van HTML-berichten

Hiermee geeft u de taal op, waarin portal-HTML-berichten worden weergegeven wanneer er geen portal-HTML-berichten in een standaardtaal zijn geconfigureerd. Deze instelling is alleen beschikbaar voor organisaties die meerdere talen hebben ingeschakeld.

Instellingen voor kennisgevingen per e-mail Instelling

Beschrijving

Van e-mailadres

Het e-mailadres waarvandaan alle partnerportalcommunicatiesjablonen worden verzonden, bijvoorbeeld "[email protected]". Salesforce verzendt de e-mailberichten automatisch, maar voor portalgebruikers lijkt het alsof ze vanaf dit e-mailadres zijn verzonden. Als een portalgebruiker een communicatiesjabloon beantwoordt, wordt het antwoord naar dit adres gestuurd.

Van e-mailnaam

De naam die aan het e-mailadres van de afzender wordt gekoppeld, bijvoorbeeld "Partnerondersteuning Acme".

Nieuwe gebruikerssjabloon

De e-mailsjabloon die gebruikt wordt om een gebruikersnaam en eerste wachtwoord te verzenden naar alle pas ingeschakelde partnerportalgebruikers. Standaard wordt er automatisch een voorbeeldsjabloon voor u geselecteerd. Deze sjabloon moet worden gemarkeerd als Beschikbaar voor gebruik.

Nieuwe wachtwoordsjabloon

De e-mailsjabloon die gebruikt wordt om een nieuw wachtwoord te verzenden naar bestaande partnerportalgebruikers wanneer u hun wachtwoorden reset.

Verloren wachtwoordsjabloon

De e-mailsjabloon die gebruikt wordt om een nieuw wachtwoord te verzenden naar bestaande partnerportalgebruikers wanneer zij hun eigen wachtwoorden resetten door te klikken op




Beschrijving Wachtwoord vergeten? op de inlogpagina van de partnerportal.

Eigenaar wijzigen in portaalgebruikersjabloon

De e-mailsjabloon die wordt gebruikt om een melding te verzenden aan partnerportalgebruikers wanneer ze de nieuwe eigenaar worden van een record in de portal.

Weergave en werking Instelling

Beschrijving

Koptekst

Een tekst- of HTML-bestand waarmee u de huisstijl van uw organisatie kunt integreren in de koptekst van uw partnerportal. Klik op het opzoekpictogram ( ) om een bestand te kiezen dat geüpload is naar een openbare map op het tabblad Documenten. De maximale omvang van de bestanden die u in de opzoekvelden Koptekst en Voettekst selecteert, is 10 kB. U kunt beter geen logo opnemen in de koptekst en in de voettekst van uw portal, omdat ze mogelijk niet goed tegelijk worden weergegeven. U kunt de koppeling Afmelden overal in de koptekst plaatsen door de volgende HTML-tag te gebruiken: “Afmelden".

Voettekst

Een tekst- of HTML-bestand waarmee u de huisstijl van uw organisatie kunt integreren in de voettekst van uw partnerportal. Klik op het opzoekpictogram ( ) om een bestand te kiezen dat geüpload is naar een openbare map op het tabblad Documenten. De maximale omvang van de bestanden die u in de opzoekvelden Koptekst en Voettekst selecteert, is 10 kB.

Logo

Een afbeeldingsbestand (.jpg, .gif, .png) waarmee u het merk van uw organisatie kunt inbouwen in de linkerbovenhoek van uw partnerportal. Klik op het opzoekpictogram ( ) om een bestand te kiezen dat geüpload is naar een openbare map op het tabblad Documenten en dat gemarkeerd is als Extern beschikbaar. De maximale omvang van het bestand dat u in het opzoekveld Logo selecteert, is 20 kB.




Beschrijving U kunt beter geen logo opnemen in de koptekst en in de voettekst van uw portal, omdat ze mogelijk niet goed tegelijk worden weergegeven.

Inlogbericht

Een tekst- of HTML-bestand waarmee u de huisstijl van uw organisatie kunt integreren in de koptekst van de inlogpagina, de pagina voor vergeten wachtwoorden of de pagina voor het wijzigen van wachtwoorden van uw partnerportal. Klik op het opzoekpictogram ( ) om een bestand te kiezen dat geüpload is naar een openbare map op het tabblad Documenten. De maximale omvang van het bestand dat u in het opzoekveld Inlogbericht selecteert, is 2 kB. Opmerking: JavaScript en CSS-code worden automatisch verwijderd uit HTML-bestanden die als portalinlogbericht worden gebruikt.

4. Klik op Opslaan. Opmerking: Neem contact op met Salesforce voor informatie over het aantal partnerportals dat u voor uw organisatie kunt activeren. ZIE OOK: De partnerportal inschakelen

Lettertypen en kleuren van partnerportal wijzigen Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS



U kunt de lettertypen en kleuren van de Salesforce-partnerportal aanpassen aan de huisstijl van uw bedrijf. De lettertypen en kleuren van uw portal worden gedefinieerd in het "kleurenthema" van de portal. Selecteer een vooraf gedefinieerd kleurenthema en pas dit desgewenst aan om het beter bij uw huisstijl te laten aansluiten. Klik op de koppeling Zie voorbeelden om alle aanpasbare kenmerken weer te geven. 1. Geef vanuit Set-up Partners op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen. 2. Selecteer de naam van uw partnerportal.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Lettertypen en kleuren van een partnerportal configureren • "Toepassing aanpassen"



3. Klik op Lettertypen en kleuren van portal wijzigen. 4. Selecteer een thema in de vervolgkeuzelijst Kleurenthema. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Kleurenthema de optie Aangepast als u een volledig nieuw thema wilt maken. Het geselecteerde kleurenthema wordt automatisch weergegeven in de voorbeeldsecties. 5. Desgewenst kunt u de kleur van een thema aanpassen met een van de volgende handelingen: • Een hexadecimale waarde invoeren in een themakenmerk. • Of op de hexadecimale waarde van een themakenmerk klikken en vervolgens een kleur kiezen in de aanwijzen-en-klikken editor. Als u een thema aanpast, wordt dit automatisch opgeslagen onder de naam Aangepast. U kunt de volgende opties aanpassen. Het resultaat wordt automatisch weergegeven in de sectie Voorbeeld: Tabbladstijlen Themakenmerk

Beschrijving

Tekst huidig tabblad

Tekstkleur van geselecteerde tabbladen.

Achtergrond huidig tabblad

Achtergrondkleur van geselecteerde tabbladen.

Rand huidig tabblad

Randkleur van geselecteerde tabbladen.

Tekst ander tabblad

Tekstkleur van niet-geselecteerde tabbladen.

Achtergrond ander tabblad

Achtergrondkleur van niet-geselecteerde tabbladen.

Rand ander tabblad

Randkleur van niet-geselecteerde tabbladen.

Achtergrond tabblad

Achtergrondkleur achter alle tabbladen.

Paginastijlen Themakenmerk

Beschrijving

Achtergrond pagina

Achtergrondkleur van de portal, met uitzondering van het zoekvak, gerelateerde lijsten, recente items, oplossingscategorieën, documentmappen en de vervolgkeuzelijst Nieuwe maken.

Tekst

Tekstkleur, -grootte en -lettertype van alle portalitems, behalve tabbladen, kopteksten en veldlabels. Desgewenst kunt u de waarde in het percentageveld wijzigen om alle portalitems te vergroten of te verkleinen. Ook kunt u in de vervolgkeuzelijst het lettertype van alle portalitems, behalve de tabbladen, knoppen, kopteksten en veldlabels wijzigen.

Tekst veldlabel

Tekstkleur van de veldnamen van records. Desgewenst kunt u in de vervolgkeuzelijst een ander lettertype voor de tekst kiezen.

Koppeling

Tekstkleur van alle koppelingen.



Paginastijlen Themakenmerk

Beschrijving

Zweefkoppeling

Tekstkleur van alle koppelingen wanneer de muisaanwijzer eroverheen wordt bewogen.

Veldscheider

Kleur van de scheidingslijnen tussen de velden van records.

Onderrand

Kleur van de lijn onder aan de portal.

Sectiestijlen Themakenmerk

Beschrijving

Achtergrond koptekst

Achtergrond van alle kopteksten, met inbegrip van het zoekvak, recente items, gerelateerde lijsten, oplossingscategorieën, documentmappen en het geselecteerde tabblad.

Tekst sectiekoptekst

De tekstkleur en het lettertype van de kopteksten, het zoekvak, gerelateerde lijsten, recente items, oplossingscategorieën en documentmappen. Desgewenst kunt u in de vervolgkeuzelijst een ander lettertype voor de tekst kiezen.

Linkerrand

De rand links van het zoekvak, gerelateerde lijsten, recente items, oplossingscategorieën, documentmappen en de vervolgkeuzelijst Nieuwe maken. Desgewenst kunt u de waarde van het pixelveld wijzigen om de rand dikker of dunner te maken. Ook kunt u in de vervolgkeuzelijst de stijl selecteren van de lijn die als rand wordt weergegeven.

Rechterrand

De rand rechts van het zoekvak, gerelateerde lijsten, recente items, oplossingscategorieën, documentmappen en de vervolgkeuzelijst Nieuwe maken. Desgewenst kunt u de waarde van het pixelveld wijzigen om de rand dikker of dunner te maken. Ook kunt u in de vervolgkeuzelijst de stijl selecteren van de lijn die als rand wordt weergegeven.

Bovenrand

De rand boven het zoekvak, gerelateerde lijsten, recente items, oplossingscategorieën, documentmappen en de vervolgkeuzelijst Nieuwe maken. Desgewenst kunt u de waarde van het pixelveld wijzigen om de rand dikker of dunner te maken. Ook kunt u in de vervolgkeuzelijst de stijl selecteren van de lijn die als rand wordt weergegeven.



Sectiestijlen Themakenmerk

Beschrijving

Onderrand

De rand onder het zoekvak, gerelateerde lijsten, recente items, oplossingscategorieën, documentmappen en de vervolgkeuzelijst Nieuwe maken. Desgewenst kunt u de waarde van het pixelveld wijzigen om de rand dikker of dunner te maken. Ook kunt u in de vervolgkeuzelijst de stijl selecteren van de lijn die als rand wordt weergegeven.

Achtergrond sectie

De achtergrondkleur van het zoekvak, gerelateerde lijsten, recente items, oplossingscategorieën, documentmappen en de vervolgkeuzelijst Nieuwe maken.

Lijststijlen Themakenmerk

Beschrijving

Lijstkoptekst

De tekstkleur van de veldnamen die zijn geselecteerd als kolomkoppen in lijstweergaven. Desgewenst kunt u in de vervolgkeuzelijst een ander lettertype voor de tekst kiezen.

Onderstreping koptekst

De kleur van de lijnen onder kolomkoppen van gerelateerde lijsten en lijstweergaven.

Scheider

De kleur van de scheidingslijnen tussen records in lijstweergaven.

Markering rij

De kleur van een record wanneer de muisaanwijzer eroverheen wordt bewogen in lijstweergaven.

6. Klik op Opslaan om alle wijzigingen in de themawaarden op te slaan. Tip: Wijzigingen worden pas zichtbaar in de partnerportal zodra gebruikers in hun browser op Vernieuwen klikken. Daarom is het raadzaam de kleurenthema's van uw portals te wijzigen op momenten dat u weinig bezoekers in uw partnerportal verwacht.




Partnerportaltabbladen aanpassen Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS



Naast aangepaste objecten kunnen de volgende tabbladen worden weergegeven in het partnerportal: • Accounts • Antwoorden • Artikelen (hiervoor is Salesforce Knowledge vereist • Cases


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Partnerportaltabbladen aanpassen: • "Toepassing aanpassen"

• Contactpersonen • Documenten • Ideeën • Leads • Opportunities • Rechten • Servicecontracten • Oplossingen • Salesforce CRM Content-tabbladen: • Rapporten U kunt kiezen welke tabbladen worden weergegeven voor gebruikers die zijn ingelogd bij een Salesforce-partnerportal, en u kunt de volgorde aanpassen waarin de tabbladen worden weergegeven voor portalgebruikers: 1. Geef vanuit Set-up Partners op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen. 2. Selecteer de naam van uw partnerportal. 3. Klik op Portaltabbladen aanpassen. 4. Als u tabbladen wilt toevoegen of verwijderen, selecteert u een tabbladtitel en klikt u op de pijl Toevoegen of Verwijderen om het tabblad toe te voegen aan of te verwijderen uit het vak met geselecteerde tabbladen. Als u de volgorde van de tabbladen wilt wijzigen, selecteert u een tabbladtitel in de lijst met geselecteerde tabbladen en klikt u op de pijl Omhoog of Omlaag. 5. Desgewenst kunt u in de vervolgkeuzelijst Standaard landingstabblad selecteren welk tabblad moet worden weergegeven aan gebruikers wanneer ze inloggen bij uw portal. 6. Klik op Opslaan. U kunt nu verder bepalen tot welke tabbladen gebruikers toegang hebben door het bewerken van tabbladinstellingen in aan gebruikers gekoppelde profielen en machtigingensets. De paginalay-outs van tabbladen van de partnerportal worden bepaald door de paginalay-outs die zijn geconfigureerd in de profielen die zijn toegekend aan de portal. De tabbladlay-outs voor een profiel bewerken:



1. Geef vanuit Set-up Partners op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen. 2. Selecteer de naam van uw partnerportal. 3. Selecteer de naam van het profiel dat u wilt bewerken, in de gerelateerde lijst Toegewezen profielen. 4. Klik op Toewijzing weergeven onder paginalay-outs naast het standaard- of aangepaste object dat u wilt bewerken. 5. Klik op Toewijzing bewerken. 6. Selecteer een nieuwe paginalay-out naast de naam van het profiel dat u aan het bewerken bent. 7. Klik op Opslaan.

Agenda en events inschakelen op het tabblad Hoofdpagina U kunt partnergebruikers toestaan om een agenda en een lijst van geplande events weer te geven op het tabblad Hoofdpagina van de partnerportal. De agenda en events in de partnerportal functioneren hetzelfde als de agenda en events op het tabblad Hoofdpagina van Salesforce, met de volgende uitzonderingen: spellingcontrole, updates van events, uitgebreide lijstweergaven, plannen door slepen en neerzetten, delen van agenda's en details van knopinfo worden niet ondersteund in de partnerportal. Opmerking: Een partnergebruiker kan alleen agenda's zien die worden gedeeld door: • Andere partnergebruikers die zijn toegewezen aan dezelfde account • De kanaalmanager voor hun account Portalgebruikers kunnen vanuit hun agenda taken en events weergeven. Daarnaast kunnen portalgebruikers met de machtiging "Events bewerken" events maken, bewerken en verwijderen.

De Welkomstcomponent inschakelen op het tabblad Hoofdpagina Neem de Welkomstcomponent voor de partnerportal op voor hoofdpaginalay-outs die zijn toegewezen aan partnerportalgebruikers. Wanneer gebruikers inloggen bij uw portal, ontvangen ze een welkomstbericht met hun naam, de naam van hun kanaalmanager en koppelingen naar zowel hun bedrijfs- als persoonlijke profielen. Ze kunnen op de naam van de gekoppelde kanaalmanager klikken om een e-mailbericht naar haar/hem te verzenden. Wanneer portalgebruikers hun eigen gegevens wijzigen, wordt hun gebruikersrecord bijgewerkt. De wijzigingen worden echter niet doorgevoerd in hun contactpersoonsrecord. Opmerking: De Welkomstcomponent van de partnerportal is ook beschikbaar voor de hoofdpagina Klantportal, maar deze biedt alleen een welkomstbericht met de naam van de gebruiker.

Portalgebruikers toestaan om het tabblad Rapporten weer te geven Portalgebruikers toestaan een tabblad Rapporten weer te geven: 1. Verleen portalgebruikers toegang tot de mappen op uw Salesforce-tabblad Rapporten, die de rapporten bevatten die ze volgens u moeten uitvoeren. 2. Stel het organisatiebrede standaardmodel voor delen in op Privé voor objecten waarover portalgebruikers moeten rapporteren. 3. Verleen de machtiging "Rapporten uitvoeren" aan portalgebruikers. Wanneer u het tabblad Rapporten toevoegt aan uw partnerportal, hebben portalgebruikers de volgende mogelijkheden: • Ze kunnen wel rapporten uitvoeren, maar rapporten of rapportfilterresultaten niet aanpassen. • Ze kunnen rapporten exporteren naar Excel als zij de machtiging "Rapporten exporteren" hebben. • Ze hebben geen toegang tot de mappen Niet-gearchiveerde openbare rapporten en Mijn persoonlijke aangepaste rapporten. • Ze ontvangen een foutmelding betreffende onvoldoende privileges als ze een rapport uitvoeren, dat objecten bevat die ze niet gemachtigd zijn om weer te geven.



Opmerking: Het tabblad Rapporten is alleen beschikbaar voor partnergebruikers met een Gold Partner-licentie.


Meertalige HTML-berichten voor partnerportals configureren Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS



Als voor uw organisatie meerdere talen zijn ingeschakeld, kunt u HTML-berichten uploaden in elke van de talen die worden ondersteund door Salesforce, en de berichten dusdanig configureren dat deze worden weergegeven in de taalinstellingen van het portal. Zo kunt u een HTML-bericht in het Frans downloaden voor weergave op het tabblad Hoofdpagina voor portalgebruikers met instellingen voor de Franse taal, en een HTML-bericht in het Engels voor weergave op het tabblad Hoofdpagina voor portalgebruikers met instellingen voor de Engelse taal.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Talen in portals configureren: • "Toepassing aanpassen"

Denk aan het volgende voordat u meertalige HTML-berichten gaat configureren: • Voordat u een meertalig HTML-bericht kunt toevoegen aan een portal, moet u het in HTML opgemaakte bestand uploaden naar het tabblad Documenten. • Zelfs bij de juiste configuratie worden portal-HTML-berichten niet weergegeven op de tabbladen Ideeën, Rapporten, Inhoud en Oplossingen. Meertalige HTML-berichten configureren: 1. Geef voor het configureren van een weergavetaal voor de partnerportal vanuit Set-up Partners op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen. 2. Klik op de naam van het portal dat u wilt bewerken. 3. Klik op Nieuwe taal toevoegen in de gerelateerde lijst Toegewezen talen. 4. Selecteer een taal in de vervolgkeuzelijst Taal. 5. Klik op het opzoekpictogram ( ) naast de naam van een tabblad en selecteer vervolgens het op het tabblad weer te geven HTML-bericht. Desgewenst herhaalt u deze stap voor elk tabblad waarop u een HTML-bericht wilt laten weergeven. 6. Klik op Opslaan. ZIE OOK: De partnerportal inschakelen



Partnerportalinstellingen Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS




De instellingen en communicatiesjablonen voor een partnerportal bewerken: 1. Geef vanuit Set-up Partners op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen. 2. Klik op de naam van de portal die u wilt bewerken. 3. Klik op Bewerken.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Partnerportal-instellingen wijzigen: • "Toepassing aanpassen"

4. Stel de volgende opties in: Instelling

Beschrijving

Naam

Naam van de partnerportal zoals die wordt weergegeven op de detail- en bewerkingspagina's van de portal, alsook op de pagina met partnerportalinstellingen. De naam van de partnerportal wordt niet weergegeven op de portalpagina's, maar in de titelbalk van de browser. De naam van uw portal moet uniek zijn voor uw organisatie en mag niet al in gebruik zijn bij een klantportal of partnerportal. Daarnaast kan er een fout optreden als u een klantportal "partnerportal" klantportal noemt

Beschrijving

Een beschrijving van de partnerportal zoals die wordt weergegeven op detail- en bewerkingspagina's van de portal. De beschrijving van de partnerportal wordt niet weergegeven in de portal.

Inloggen ingeschakeld

Hiermee stelt u gebruikers in staat zich aan te melden bij de partnerportal. Het is raadzaam om dit selectievakje pas in te schakelen wanneer u uw portal volledig geconfigureerd hebt. Opmerking: Wanneer u de partnerportal inschakelt, wordt de standaard portal ingesteld als Inloggen ingeschakeld. Gebruikers moeten kunnen inloggen bij de klantportal, moeten binnen het beperkte IP-bereik van hun gebruikersprofiel zijn en moeten binnen de toegewezen kantooruren zijn om hun wachtwoorden opnieuw te kunnen instellen.



Instelling

Beschrijving

Beheerder

Klik op het opzoekpictogram ( ) om een standaardbeheerder voor de partnerportal te kiezen. Alle kennisgevingen per e-mail betreffende uw partnerportal worden naar deze Salesforce-gebruiker gezonden. Bij het kiezen van een beheerder voor uw partnerportal kunt u alleen gebruikers selecteren, die de gebruikersmachtiging "Externe gebruikers beheren" en "Toepassing aanpassen" hebben en toegang hebben tot de map Documenten waarin zich uw partnerportal Koptekstbevindt. U kunt een gebruiker die is geselecteerd als portalbeheerder, niet deactiveren.

Standaardinstellingen voor de portal Instelling

Beschrijving

Uitlog-URL

De URL van de webpagina die wordt weergegeven wanneer gebruikers zich afmelden bij de partnerportal, bijvoorbeeld "http://www.acme.com". Als er geen uitlog-URL is opgegeven, wordt na het afmelden de inlogpagina weergegeven.

Actiebevestiging weergeven

Hiermee kunnen gebruikers bevestigingsberichten weergeven nadat ze een actie hebben uitgevoerd in de partnerportal. Als een gebruiker bijvoorbeeld een lead heeft gemaakt in uw partnerportal, ziet hij het bericht: "Lead is gemaakt", als deze instelling is ingeschakeld. Bevestigingsberichten zijn geheugensteuntjes waarin gebruikers zien welke acties ze hebben uitgevoerd in uw partnerportal.

Standaardtaal van HTML-berichten

Hiermee geeft u de taal op, waarin portal-HTML-berichten worden weergegeven wanneer er geen portal-HTML-berichten in een standaardtaal zijn geconfigureerd. Deze instelling is alleen beschikbaar voor organisaties die meerdere talen hebben ingeschakeld.


Beschrijving

Van e-mailadres





Beschrijving

Van e-mailnaam



De e-mailsjabloon die gebruikt wordt om een gebruikersnaam en eerste wachtwoord te verzenden naar alle pas ingeschakelde partnerportalgebruikers. Standaard wordt er automatisch een voorbeeldsjabloon voor u geselecteerd. Deze sjabloon moet worden gemarkeerd als Beschikbaar voor gebruik.




De e-mailsjabloon die gebruikt wordt om een nieuw wachtwoord te verzenden naar bestaande partnerportalgebruikers wanneer zij hun eigen wachtwoorden resetten door te klikken op Wachtwoord vergeten? op de inlogpagina van de partnerportal.




Beschrijving

Koptekst

Een tekst- of HTML-bestand waarmee u de huisstijl van uw organisatie kunt integreren in de koptekst van uw partnerportal. Klik op het opzoekpictogram ( ) om een bestand te kiezen dat geüpload is naar een openbare map op het tabblad Documenten. De maximale omvang van de bestanden die u in de opzoekvelden Koptekst en Voettekst selecteert, is 10 kB. U kunt beter geen logo opnemen in de koptekst en in de voettekst van uw portal, omdat ze mogelijk niet goed tegelijk worden weergegeven. U kunt de koppeling Afmelden overal in de koptekst plaatsen door de volgende HTML-tag te gebruiken: “Afmelden".

Voettekst

Een tekst- of HTML-bestand waarmee u de huisstijl van uw organisatie kunt integreren in de voettekst van uw partnerportal. Klik op het opzoekpictogram (

) om een bestand te kiezen




Beschrijving dat geüpload is naar een openbare map op het tabblad Documenten. De maximale omvang van de bestanden die u in de opzoekvelden Koptekst en Voettekst selecteert, is 10 kB.

Logo

Een afbeeldingsbestand (.jpg, .gif, .png) waarmee u het merk van uw organisatie kunt inbouwen in de linkerbovenhoek van uw partnerportal. Klik op het opzoekpictogram ( ) om een bestand te kiezen dat geüpload is naar een openbare map op het tabblad Documenten en dat gemarkeerd is als Extern beschikbaar. De maximale omvang van het bestand dat u in het opzoekveld Logo selecteert, is 20 kB. U kunt beter geen logo opnemen in de koptekst en in de voettekst van uw portal, omdat ze mogelijk niet goed tegelijk worden weergegeven.

Inlogbericht

Een tekst- of HTML-bestand waarmee u de huisstijl van uw organisatie kunt integreren in de koptekst van de inlogpagina, de pagina voor vergeten wachtwoorden of de pagina voor het wijzigen van wachtwoorden van uw partnerportal. Klik op het opzoekpictogram ( ) om een bestand te kiezen dat geüpload is naar een openbare map op het tabblad Documenten. De maximale omvang van het bestand dat u in het opzoekveld Inlogbericht selecteert, is 2 kB. Opmerking: JavaScript en CSS-code worden automatisch verwijderd uit HTML-bestanden die als portalinlogbericht worden gebruikt.

5. Klik op Opslaan. ZIE OOK: De partnerportal inschakelen Partnerportalinstellingen



Partnergebruikers maken Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS



Nadat u een partneraccount hebt gemaakt, kunt u partnergebruikers aan de account toevoegen als contactpersoonrecords. Partnergebruikers zijn Salesforce-gebruikers met beperkte mogelijkheden die zich vooral bezighouden met het beheren van leads. Partnergebruikers melden zich aan bij Salesforce via de portal. Voordat u partners maakt, moet u uw portals configureren; anders kan het voorkomen dat partnergebruikers zich bij de portal proberen aan te melden voordat uw portals klaar zijn. Een partnergebruiker maken: 1. Geef de partneraccount weer waarvoor u een partnergebruiker wilt maken. 2. Maak een nieuwe contactpersoon voor de partnergebruiker. Kies Nieuw in de gerelateerde lijst Contactpersonen. Vul de gewenste details in en klik op Opslaan. 3. Klik op de contactpersoonsdetailpagina op Externe gebruiker beheren en kies Partnergebruiker inschakelen. 4. Bewerk de gebruikersrecord voor deze partner.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Partnergebruikers maken, bewerken, uitschakelen of deactiveren: • "Externe gebruikers beheren" Contactpersonen maken: • "Maken" voor contactpersonen Contactpersonen weergeven: • "Lezen" voor contactpersonen

5. Klik op Opslaan. Wanneer een partnergebruiker is gemaakt, kunnen de partneraccount en de partnergebruiker onafhankelijk van elkaar worden bewerkt. Wijzigingen die in de partneraccount zijn aangebracht, worden niet doorgevoerd in de partnergebruiker en vice versa. Voor het opsporen van problemen of zorgen dat de portal correct is geconfigureerd klikt u op de contactpersoonsdetailpagina op Externe gebruiker beheren en kiest u Als gebruiker inloggen op portal. Er wordt een nieuw browservenster geopend en u wordt bij de portal aangemeld als portalgebruiker.

Tips voor het maken van partnergebruikers Houd rekening met het volgende wanneer u partnergebruikers maakt: • Als u een gebruiker hebt ingesteld als gedelegeerd beheerder, kan die gebruiker geen externe gebruiker maken tenzij er ten minste één partnerprofiel is toegevoegd aan de lijst met toe te wijzen profielen en de gebruiker over de machtiging "Externe gebruikers beheren" beschikt. • De vervolgkeuzelijst Rol is alleen-lezen bij de eerste maal dat u een contactpersoon inschakelt als partner- of klantgebruiker voor een account. De volgende maal dat u een contactpersoon voor deze account inschakelt als klant- of partnergebruiker, kunu een rol voor de gebruiker selecteren. • De beschikbare profielen voor de partnergebruiker zijn beperkt tot het profiel Partnergebruiker of profielen die op basis hiervan zijn gekloond. Anders dan bij een standaardgebruiker wordt de rol van partnergebruiker automatisch toegewezen op basis van de accountnaam. De rol van de partnergebruiker is ondergeschikt aan de rol van de accounteigenaar, waardoor alle gegevens voor de rollen van de partnergebruikers overgaan op de rol van de eigenaar van de partneraccount. Onthoud echter dat wanneer u een portalgebruiker uitschakelt, diens partnergebruikersrol overbodig wordt en diens gegevens niet langer onder de rol van de partneraccount vallen.



• Partnergebruikers en contactpersonen van partners kunnen niet worden verwijderd. Als u een partnergebruiker geen toegang meer wilt geven tot de portal, deactiveert u de partnergebruiker. • Verder kunnen contactpersonen van partners geen eigendom zijn van een niet-partneraccount. ZIE OOK: De partnerportal inschakelen De partnerportal inschakelen

Voorzieningen inschakelen in de partnerportal Cases in de partnerportal inschakelen Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS



Wanneer u cases inschakelt in de partnerportal, kunt u direct of met behulp van toewijzingsof escalatieregels cases toewijzen aan partnergebruikers. Partnergebruikers kunnen cases bewerken, nieuwe cases maken, caseopmerkingen toevoegen, cases opnieuw toewijzen, caseoplossingen zoeken en caseteams maken. Partnergebruikers kunnen geen caseopmerkingen bewerken, activa aan cases koppelen of cases verwijderen. Opmerking: Caseopmerkingen die zijn toegevoegd door partnerportalgebruikers, zijn openbaar en kunnen worden weergegeven door elke gebruiker die de case kan weergeven.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Cases voor partnergebruikers inschakelen: • "Profielen en machtigingensets beheren"

Cases in de partnerportal inschakelen: 1. Voeg het tabblad Cases toe aan de lijst van beschikbare tabbladen in de partnerportal. 2. Controleer in het partnergebruikersprofiel of de standaardinstelling van het tabblad voor cases is ingesteld op Standaard aan. 3. Schakel in het partnergebruikersprofiel de objectmachtigingen voor cases "Lezen", "Maken" en "Bewerken" in. Dank na het inschakelen van cases in de partnerportal aan de volgende tips: • Geef een sjabloon voor het maken van cases op om partnergebruikers een kennisgeving per e-mail te laten verzenden aan nieuwe contactpersonen die aan cases zijn toegewezen. Geef vanuit Set-up Ondersteuningsinstellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Ondersteuningsinstellingen. • Configureer caseteamrollen om uw partners caseteamleden te laten toevoegen. Geef vanuit Set-up Caseteamrollen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Caseteamrollen.



• Bij het weergeven van een aan een case gekoppeld e-mailbericht zijn de koppelingen Lijst van e-mailberichten, Volgende en Vorige niet beschikbaar voor portalgebruikers. ZIE OOK: De partnerportal inschakelen Partnerportalinstellingen

Salesforce CRM Content inschakelen in de partnerportal GEBRUIKERSMACHTIGINGEN

EDITIONS

De partnerportal instellen en bijwerken:


Profielen maken en bewerken:

"Profielen en machtigingensets beheren"

Partnerportalgebruikers beheren:

“Externe gebruikers beheren"

Salesforce CRM Content-bibliotheekmachtigingen maken:

"Salesforce CRM Content beheren"

Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

OF "Inhoudsmachtigingen beheren"

Gebruikers toevoegen aan een Salesforce CRM Content-bibliotheek:

"Salesforce CRM Content beheren" OF Bibliotheken beheren geselecteerd in de definitie van uw bibliotheekmachtiging

Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen. Bestaande organisaties die partnerportals gebruiken, kunnen hun partnerportals blijven gebruiken of overstappen naar Community's. Neem contact op met uw account executive van Salesforce voor meer informatie. Salesforce CRM Content is beschikbaar in de partnerportal. Aan partnerportalgebruikers kan op twee niveaus toegang tot Salesforce CRM Content worden verleend: • Portalgebruikers zonder een Salesforce CRM Content-functielicentie kunnen inhoud downloaden, beoordelen, voorzien van opmerkingen en een abonnement erop nemen als zij de beschikken over de gebruikersmachtiging "Inhoud weergeven op portals". Ze kunnen geen potentieel gevoelige gegevens weergeven, zoals gebruikersnamen en de download-, versie- en abonneehistorie. De inhoudsleveringsfunctie is niet beschikbaar voor portalgebruikers. • Portalgebruikers met een Salesforce CRM Content-functielicentie hebben toegang tot alle Salesforce CRM Content-functies die door hun bibliotheekmachtiging(en) zijn verleend, inclusief het bijdragen van inhoud, het verplaatsen en delen van inhoud tussen bibliotheken en het verwijderen van inhoud. Ook kunnen zij Salesforce CRM Content-rapporten weergeven. De inhoudsleveringsfunctie is niet beschikbaar voor portalgebruikers.

Salesforce CRM Content inschakelen voor niet-gelicentieerde gebruikers Na het inschakelen van de partnerportal voltooit u de volgende stappen om Salesforce CRM Content in te schakelen op uw portals. Gebruik de volgende stappen als u voor uw portalgebruikers geen Salesforce CRM Content-functielicentie hebt aangeschaft.



1. Uw gekloonde partnergebruikersprofielen bijwerken: a. Neem de gebruikersmachtiging "Inhoud weergeven op portals" op. b. Wijzig de tabbladzichtbaarheid voor de tabbladen Bibliotheken, Inhoud en Abonnementen van Tabblad verborgen in Standaard aan. c. Wijs naar behoefte het bijgewerkte profiel voor uw partnerportalgebruikers. 2. Bepaal welke rechten uw portalgebruikers in elke Salesforce CRM Content-bibliotheek zullen hebben door een of meer werkruimtemachtigingen te maken. Opmerking: Een bibliotheekmachtiging kan alleen rechten verlenen, die zijn toegestaan door de functielicentie of het profiel van de gebruiker. Hoewel bijvoorbeeld Inhoud van tags voorzien een optie voor een bibliotheekmachtiging is, geeft de selectie ervan portalgebruikers zonder een Salesforce CRM Content-functielicentie nog niet de mogelijkheid om inhoud van tags te voorzien. 3. Bepaal welke bibliotheken toegankelijk moeten worden voor uw portalgebruikers. Zorg ervoor dat vertrouwelijke inhoud niet beschikbaar is in deze bibliotheken. 4. Voeg protalgebruikers toe aan bibliotheken. Portalgebruikers met het profiel Partnergebruiker of een kloon van dat profiel kunnen als deel van een openbare groep aan een bibliotheek worden toegevoegd. 5. Voeg de Salesforce CRM Content-tabbladen toe aan elke partnerportal. Opmerking: Het tabblad Documenten is geen onderdeel van Salesforce CRM Content.

Salesforce CRM Content inschakelen voor gelicentieerde gebruikers Na het inschakelen van de partnerportal voltooit u de volgende stappen om Salesforce CRM Content in te schakelen op uw portals. Gebruik de volgende stappen als u voor uw portalgebruikers een Salesforce CRM Content-functielicentie hebt aangeschaft. 1. Uw gekloonde partnergebruikersprofielen bijwerken: a. Voeg optioneel de gebruikersmachtiging "Bibliotheken maken" toe als u portalgebruikers wilt toestaan dat zij nieuwe bibliotheken maken en beheren. b. Wijzig de tabbladzichtbaarheid voor de tabbladen Bibliotheken, Inhoud en Abonnementen van Tabblad verborgen in Standaard aan. c. Wijs naar behoefte het bijgewerkte profiel voor uw partnerportalgebruikers. 2. Selecteer de optie Salesforce CRM Content-gebruiker op de gebruikersdetailpagina voor elke partnerportal-gebruiker. 3. Bepaal welke rechten uw portalgebruikers in elke Salesforce CRM Content-bibliotheek zullen hebben door een of meer werkruimtemachtigingen te maken. Opmerking: Een bibliotheekmachtiging kan alleen rechten verlenen, die zijn toegestaan door de functielicentie of het profiel van de gebruiker. Hoewel bijvoorbeeld Inhoud van tags voorzien een optie voor een bibliotheekmachtiging is, geeft de selectie ervan portalgebruikers zonder een Salesforce CRM Content-functielicentie nog niet de mogelijkheid om inhoud van tags te voorzien. 4. Bepaal welke bibliotheken toegankelijk moeten worden voor uw portalgebruikers. Zorg ervoor dat vertrouwelijke inhoud niet beschikbaar is in deze bibliotheken. 5. Voeg protalgebruikers toe aan bibliotheken. Portalgebruikers met het profiel Partnergebruiker of een kloon van dat profiel kunnen als deel van een openbare groep aan een bibliotheek worden toegevoegd. 6. Voeg de Salesforce CRM Content-tabbladen toe aan elke partnerportal.



Opmerking: Het tabblad Documenten is geen onderdeel van Salesforce CRM Content.


E-mail in de partnerportal inschakelen Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS



Door e-mail in te schakelen in de partnerportal kunnen partnergebruikers e-mail verzenden vanuit de gerelateerde lijsten Activiteithistorie in de partnerportal. Een partnergebruiker kan bijvoorbeeld op de knop Een e-mail verzenden klikken in de gerelateerde lijst Activiteithistorie voor een lead om een e-mailbericht te verzenden naar de lead en het e-mailbericht vast te leggen in de gerelateerde lijst. Als u partnergebruikers wilt toestaan om e-mail te verzenden vanuit de partnerportal, verleent u ze de machtiging "E-mail verzenden". Als u partnergebruikers e-mailsjablonen wilt laten gebruiken, dient u de sjablonen ter beschikking te stellen.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Machtigingen inschakelen: • "Profielen en machtigingensets beheren"


Ideeën inschakelen in de partnerportal Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS



Na het instellen van uw partnerportal voltooit u de volgende stappen om Ideeën in te schakelen op uw portal:


1. Geef voor het maken van een Ideeën-community die actief is en is geconfigureerd voor weergave in de portal, vanuit Set-up Ideeënzones op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Ideeënzones. 2. Voeg het tabblad Ideeën toe aan uw partnerportal.


De partnerportal instellen en bijwerken: • "Toepassing aanpassen" Een community maken: • "Toepassing aanpassen"



3. Als uw organisatie beschikt over de licentie Portal voor ideeën en antwoorden, verbergt u het tabblad Rapporten in het partnerportal. Anders ontvangen uw partnerportalgebruikers een bericht Onvoldoende rechten wanneer ze op het tabblad Rapporten klikken. ZIE OOK: De partnerportal inschakelen

Rechtenbeheer inschakelen in de partnerportal Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS


Beschikbaar in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition met de Service Cloud

U kunt de partnerportal gebruiken om uw partners toegang te geven tot rechten, servicecontracten of contractregelitems. Nadat u rechtenbeheer hebt ingesteld en een partnerportal hebt ingeschakeld, voltooit u de volgende stappen om rechtenbeheer toe te voegen aan uw portals. 1. Uw gekloonde partnergebruikersprofielen bijwerken: a. Neem de machtiging "Lezen" op voor rechten, servicecontracten of contractregelitems. b. Neem optioneel voor de profielen van beheerders van gedelegeerde partnergebruikers de machtigingen "Maken" en "Verwijderen” voor contactpersonen voor rechten op. Hierdoor kunnen beheerders van gedelegeerde externe gebruikers contactpersonen voor rechten bijwerken. c. Controleer of de zichtbaarheid van het tabblad voor de tabbladen Rechten of Servicecontracten is ingesteld op Standaard aan. Contractregelitems worden weergegeven voor servicecontracten.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN De partnerportal instellen en bijwerken: • "Toepassing aanpassen" Profielen maken en bewerken: • "Profielen en machtigingensets beheren" Portalgebruikers beheren: • "Externe gebruikers beheren"

2. Klik onder aan de detailpagina van de partnerportal op Profielen bewerken en activeer het nieuwe profiel. 3. Pas casepaginalay-outs aan om het opzoekveld Naam recht toe te voegen. Hierdoor kunnen partnergebruikers rechten toevoegen aan cases. Tip: Voeg niet de volgende velden voor rechtenprocedures toe aan casepaginalay-outs voor portalgebruikers omdat portalgebruikers eigenlijk geen toegang moeten hebben tot informatie die gerelateerd is aan uw interne ondersteuningsprocessen: Begintijd rechtenprocedure, Eindtijd rechtenprocedure, Gestopt en Gestopt sinds. 4. Optioneel past u gerelateerde lijsten aan voor accounts en contactpersonen voor de toevoeging van Rechten. Hierdoor kunnen beheerders van gedelegeerde externe gebruikers cases maken die automatisch aan de juiste rechten zijn gekoppeld. 5. Voeg het tabblad Rechten of Servicecontracten toe aan elke partnerportal. 6. Wijs de gekloonde profielen toe aan uw partnerportalgebruikers:



a. Als u een nieuwe partnerportalgebruiker wilt maken, klikt u op Externe gebruiker beheren en kiest u Partnergebruiker inschakelen op de contactpersoonsdetailpagina. Klik voor het bijwerken van een bestaande gebruiker op Externe gebruiker beheren en kies Partnergebruiker weergeven. b. Selecteer voor een nieuwe gebruiker het gekloonde profiel in het vervolgkeuzemenu Profiel. Klik voor een bestaande gebruiker op Bewerken en selecteer vervolgens het profiel. c. Klik op Opslaan.


Antwoorden inschakelen in de partnerportal Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS



U kunt de partnerportal gebruiken om uw partners toegang tot een antwoordencommunity te bieden.


Antwoorden inschakelen in uw portal. 1. Stel uw partnerportal in. Let er bij het aanpassen van de lettertypen en kleuren van uw portal op dat Antwoorden alleen de volgende wijzigingen ondersteunt: • Alle tabbladstijlen • De volgende paginastijlen: – Achtergrond pagina – Tekst – Koppeling – Zweefkoppeling


De partnerportal instellen en bijwerken: • "Toepassing aanpassen" Profielen maken en bewerken: • "Profielen en machtigingensets beheren" Een antwoordencommunity maken: • "Toepassing aanpassen"

2. Stel Antwoorden in, waarbij u controleert of uw antwoordencommunity is geconfigureerd voor weergave in de partnerportal. 3. Voeg het tabblad Antwoorden toe aan uw partnerportal. 4. Maak partnerportalgebruikers. 5. Als u uw partnerportalgebruikers andere instellingen voor de zichtbaarheid van categoriegroepen dan de accounteigenaar wilt laten gebruiken, wijzigt u de zichtbaarheidsinstellingen voor de partnerportalgebruiker. Standaard neemt de partnerportalgebruiker van de accounteigenaar over, tot welke categorieën deze toegang heeft. Als de accounteigenaar bijvoorbeeld de rol van CEO heeft en de CEO-rol volledige toegang heeft tot alle gegevenscategorieën in de categoriegroep die is toegewezen aan Antwoorden, hebben partnerportalgebruikers ook toegang tot alle categorieën in de



antwoordencommunity. In bepaalde gevallen wilt u mogelijk de categorieën beperken, tot welke een partnerportalgebruiker toegang kan hebben. 6. Als uw organisatie beschikt over de licentie Portal voor ideeën en antwoorden, verbergt u het tabblad Rapporten in het partnerportal. Anders ontvangen uw partnerportalgebruikers een bericht Onvoldoende rechten wanneer ze op het tabblad Rapporten klikken. ZIE OOK: De partnerportal inschakelen

Partnergebruikers beheren GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Partnerportalgebruikers beheren:

EDITIONS “Externe gebruikers beheren"

Profielen maken, bewerken of verwijderen: "Profielen en machtigingensets beheren" Paginalay-outs maken, bewerken of verwijderen:


Beveiliging op veldniveau instellen:



EN "Toepassing aanpassen" Regels voor delen instellen:

"Delen beheren"

Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen. Bestaande organisaties die partnerportals gebruiken, kunnen hun partnerportals blijven gebruiken of overstappen naar Community's. Neem contact op met uw account executive van Salesforce voor meer informatie. Omdat uw Salesforce-partnerportal functionaliteit heeft die gelijk is aan Salesforce, beheert u uw partnerportalgebruikers op ongeveer dezelfde manier als dat u uw Salesforce-gebruikers beheert. De volgende factoren zijn van invloed op de wijze waarop u partnerportalgebruikers beheert: Partnerportalprofielen De machtigingen die u toewijst aan partnerportalgebruikers, bepalen welke functies ze binnen de partnerportal van uw organisatie kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld of gebruikers cases en aangepast-objectrecords kunnen weergeven, maken, bewerken of verwijderen. Wanneer u de partnerportal inschakelt, wordt automatisch het profiel van de partnergebruiker voor uw organisatie gemaakt. Het profiel van de partnergebruiker kan niet worden gewijzigd. Om partnergebruikers te laten inloggen bij een partnerportal maakt u profielen voor uw partners, die zijn gekloond van het profiel Partnergebruiker. Controleer voor elk gekloond profiel of de machtiging "Alleen API-gebruiker" niet is geselecteerd; als deze machtiging is geselecteerd, kunnen gebruikers met dit profiel niet inloggen bij de partnerportal. Met het klonen van deze profielen of het maken van machtigingensets kunt u ook bepalen wat portalgebruikers kunnen doen. Regels voor delen voor de partnerportal Nadat u uw partnerportal hebt ingeschakeld, worden de volgende groepen en categorie voor het delen van regels gemaakt:



Groep of categorie

Beschrijving

Groep Alle partnerportalgebruikers

Bevat alle partnerportalgebruikers in uw organisatie

Groep van alle interne gebruikers

Bevat alle Salesforce-gebruikers in uw organisatie

Categorie voor regels voor delen voor rollen en interne ondergeschikten

Hiermee kunt u regels voor delen maken, waarin u bepaalde Salesforce-gebruikers in uw organisatie kunt kiezen op rol, alsmede alle gebruikers in rollen onder die rol, met uitzondering van partnerportalrollen

Deze groepen en categorie vergemakkelijken het maken van de regels voor delen, waarmee u alle partnerportalgebruikers of alle Salesforce-gebruikers toegang tot bepaalde gegevens verleent. U kunt ook regels maken voor delen tussen partnerportalgebruikers en Salesforce-gebruikers, maar niet tussen partnergebruikers die zijn gekoppeld aan verschillende partneraccounts. Als Salesforce Knowledge is ingeschakeld in uw partnerportal, kunnen portalgebruikers artikelen zien zoals is toegestaan door de instellingen voor de zichtbaarheid van categoriegroepen. Rollenhiërarchie van de partnerportal Zodra de eerste partnerportalgebruiker voor een account is ingeschakeld, wordt voor die account een rollenhiërarchie voor portalgebruikers gemaakt. De account wordt in de rollenhiërarchie onder de eigenaar van de account toegevoegd. Elke contactpersoon die als partnerportalgebruiker wordt ingeschakeld, krijgt in de rollenhiërarchie van de portal automatisch de rol Gebruiker toegewezen. Het standaardaantal rollen in portalaccounts is drie. U kunt het aantal rollen beperken tot, of rollen toevoegen tot, een maximum van drie. Aan partnergebruikers kan een van de volgende drie rollen worden toegewezen: • Leidinggevende • Manager • Gebruiker De rol van Partnerleidinggevende valt direct onder de rol van de kanaalmanager in de rollenhiërarchie. De rol van Partnermanager valt direct onder de rol van Partnerleidinggevende. De rol van Partnergebruiker valt direct onder de rol van Partnermanager. Elke rolnaam bevat de naam van de partneraccount. Als de naam van de partneraccount bijvoorbeeld Acme is, zijn de drie rollen Acme partnerleidinggevende, Acme partnermanager en Acme partnergebruiker. Als de eigenaar van een partneraccount wordt gewijzigd in een andere kanaalmanager, wordt de rol van partnergebruiker verplaatst naar de desbetreffende locatie in de rollenhiërarchie. Opmerking: Ga voorzichtig te werk bij het beheren van de rollenhiërarchie. Partnergebruikers met een bepaald rolniveau kunnen altijd alle gegevens weergeven en bewerken die eigendom zijn van of gedeeld worden door gebruikers onder hen in de hiërarchie, ongeacht het sharemodel van uw organisatie. Gebruik administratieve rapporten voor het beheren van uw partnerrollen. Accounts met verschillende portaltypen hebben een afzonderlijke rollenhiërarchie voor elke portal. Rolnamen bevatten het portaltype waaraan ze zijn gekoppeld. Als account A bijvoorbeeld zowel een partnerportal als een klantportal heeft, is de naam van de rollen voor de klantportal "Klantgebruiker account A" en die van de rollen voor de partnerportal "Partnergebruiker account A". Alle gebruikers ineen partnergebruikersrol hebben leestoegang tot alle contactpersonen onder hun partneraccount, zelfs wanneer het model voor delen van de contactpersoon privé is. Partnergebruikers hebben lezen/schrijven-toegang tot taken die zijn gekoppeld aan elk willekeurig object waartoe zij toegang hebben. Ze hebben ook leestoegang tot events die zijn gekoppeld aan elk willekeurig object waartoe ze toegang hebben. Partnergebruikers hebben dezelfde toegang tot Salesforce Knowledge-artikelen als de accounteigenaar. Als u wilt zien welke rollen er zijn toegewezen aan partnerportalgebruikers, maakt u een aangepast rapport, kiest u Administratieve rapporten en voegt u de kolom Rol aan het rapport toe.



Verwijdering van partnerportalrollen Wanneer u partnerportalrollen verwijderd, wordt de naam van de rollen gewijzigd om de hiërarchie te handhaven. Als bijvoorbeeld de rol Manager wordt verwijderd uit een drievoudige rollenhiërarchie van Leidinggevende, Manager en Gebruiker, kan de rol Leidinggevende wel worden gewijzigd naar de naam Manager, maar blijft de ID gelijk. Wanneer u een partnerportalrol maakt, wordt de hiërarchie van de nieuwe portalrol automatisch bepaald en van onderaf opgebouwd. Voor betere prestaties kunt u meerdere rollen in bulk verwijderen. Als bijvoorbeeld aan de meeste van uw gebruikers de rol Gebruiker is toegewezen, kunt u de rollen Leidinggevende en Manager verwijderen. Zie voor meer informatie over het verwijderen van partnerrollen de SOAP API Developer's Guide. Supergebruikerstoegang Gebruikers kan toegang als supergebruiker worden toegewezen voor toegang tot gegevens die eigendom zijn van andere gebruikers die behoren tot dezelfde rol of lager in de hiërarchie. Zo kan een Partnermanager met toegang als supergebruiker gegevens zien die eigendom zijn van andere gebruikers in de rol van Partnermanager en van de partnergebruikersrollen. Partnerportalgebruikerslicenties Partnerportalgebruikers kunnen niet alle functies uitvoeren die een Salesforce-gebruiker kan uitvoeren, omdat partnerportalgebruikers worden toegewezen aan een speciaal type gebruikerslicentie. ZIE OOK: De partnerportal inschakelen

Supergebruikerstoegang van partner toewijzen Aan partnergebruikers kan een van de volgende drie rollen worden toegewezen: Partnerleidinggevende, Partnermanager of Partnergebruiker (rol van medewerkers). Partnersupergebruikers met rol

Heeft toegang

Partnerleidinggevende

Gegevens die eigendom zijn van alle partnergebruikers en partnersupergebruikers in dezelfde rol en die op een lager niveau in de hiërarchie (managers- en gebruikersrollen).

Partnermanager

Gegevens die eigendom zijn van alle partnergebruikers en partnersupergebruikers in dezelfde rol en die op een lager niveau in de hiërarchie (gebruikersrollen).

Partnergebruiker (rol van medewerkers)

Gegevens die eigendom zijn van alle partnergebruikers en partnersupergebruikers met dezelfde rol (gebruikersrollen).


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Portalgebruikers maken, bewerken, uitschakelen of deactiveren: • "Externe gebruikers beheren" Contactpersonen maken: • "Maken" voor contactpersonen Contactpersonen weergeven: • "Lezen" voor contactpersonen



Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen. Bestaande organisaties die partnerportals gebruiken, kunnen hun partnerportals blijven gebruiken of overstappen naar Community's. Neem contact op met uw account executive van Salesforce voor meer informatie. Zie voor het inschakelen van Toegang voor supergebruiker van partner voor uw partnerportal het onderwerp Toegang voor supergebruiker van partner inschakelen. • Voor het toewijzen van toegang voor supergebruikers gaat u naar de contactpersoonsdetailpagina van een partneraccount, klikt u op Externe gebruiker beheren en selecteert u Toegang op partnersuperniveau inschakelen. • Voor het verwijderen van partnersupergebruikers gaat u naar de contactpersoonsdetailpagina van een partneraccount, klikt u op Externe gebruiker beheren en kiest u Toegang op partnersuperniveau uitschakelen. Voorbeeld: Denk aan de volgende richtlijnen: • Partnersupergebruikers hebben toegang tot gegevens die eigendom zijn van andere partnergebruikers en partnersupergebruikers met dezelfde rol of die op een lager niveau in de portalaccounthiërarchie, zelfs als standaardinstelling voor de hele organisatie Privé is. • Toegang voor partnersupergebruikers geldt alleen voor cases, leads, aangepaste objecten en opportunities. Overweeg het gebruik van twee partnersupergebruikers met dezelfde rol onder dezelfde account, waarbij Gebruiker A eigenaar is van een paar opportunities en Gebruiker B handmatig delen voor een andere opportunity heeft. Gebruiker A krijgt dan toegang tot alle opportunities inclusief die waartoe Gebruiker B ook toegang heeft.

ZIE OOK: Partnerportalinstellingen



Partnergebruikers om vergaderingen laten verzoeken Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS



Nadat u uw partnerportal hebt ingeschakeld en de voorziening Verzoeken om een vergadering hebt ingesteld , voltooit u de volgende stappen om uw partnergebruikers in staat te stellen om om vergaderingen met contactpersonen, leads en persoonsaccounts te verzoeken:


1. Uw aangepaste partnergebruikersprofielen bijwerken: a. De gebruikersmachtigingen "E-mail verzenden" en "Events bewerken" op.nemen b. Controleren of de zichtbaarheid van het tabblad voor de tabbladen Contactpersonen en Leads is ingesteld op Standaard aan. 2. Ervoor zorgen dat het aangepaste profiel Partnergebruiker actief is en is mtoegewezen aan uw partnergebruikers. ZIE OOK: De partnerportal inschakelen


De partnerportal instellen en bijwerken: • "Toepassing aanpassen" Profielen maken en bewerken: • "Profielen en machtigingensets beheren" De voorziening Verzoeken om een vergadering instellen: • "Toepassing aanpassen"

Beheer van gedelegeerde partnergebruikers Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS



U kunt een subset van rechten op beheerdersniveau delegeren aan externe gebruikers die een partnergebruikerslicentie hebben. Beheerders van gedelegeerde externe gebruikers kunnen de volgende taken uitvoeren voor gebruikers, inclusief klanten partnergebruikers, gekoppeld aan hun eigen account: • Externe gebruikers maken. • Externe gebruikers bewerken • Wachtwoorden voor externe gebruikers resetten (opnieuw instellen) • Bestaande externe gebruikers deactiveren


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Partnerportalgebruikers beheren: • “Externe gebruikers beheren" Profielen maken, bewerken of verwijderen: • "Profielen en machtigingensets beheren"



Opmerking: Wanneer een gedelegeerde beheerder van externe gebruikers een portalgebruiker deactiveert, heeft de beheerder niet de keuze om de portalgebruiker te verwijderen uit alle teams waarvan deze lid is. U moet de gebruikersinterface voor oorspronkelijke profielen gebruiken om beheersrechten voor een partnergebruiker te delegeren. Als u de gebruikersinterface voor een uitgebreid profiel gebruikt, schakelt u deze tijdelijk uit in de instellingen voor Gebruikersinterface om deze procedure te voltooien. Beheerdersrechten delegeren aan een partnergebruiker: 1. Geef vanuit Set-up Profielen op in het vak Snel zoeken, selecteer vervolgens Profielen en klik op een aangepast partnerprofiel. U kunt het profiel Partnergebruiker niet bewerken. 2. Klik op Bewerken. 3. Selecteer Gedelegeerde beheerder van externe gebruikers. 4. Klik op Opslaan. 5. Klik op Bewerken in de gerelateerde lijst Gedelegeerde externe-gebruikersprofielen. 6. Selecteer de externe-gebruikersprofielen die gebruikers met dit profiel moeten kunnen beheren. Een gedelegeerde beheerder van externe gebruikers kan externe gebruikers beheren met klantportal-, partnerportal- en community'sprofielen, zolang gebruikers met het profiel onder dezelfde account vallen. 7. Klik op Opslaan. Wijzigen welke profielen een beheerder van gedelegeerde externe gebruikers kan bewerken: 1. Geef vanuit Set-up Profielen op in het vak Snel zoeken, selecteer vervolgens Profielen en klik op een aangepast partnerprofiel. U kunt het profiel Partnergebruiker niet bewerken. 2. Klik op Bewerken in de gerelateerde lijst Gedelegeerde externe-gebruikersprofielen. 3. Selecteer de externe-gebruikersprofielen die gebruikers met dit profiel moeten kunnen beheren. 4. Klik op Opslaan. Gedelegeerde portalgebruikerbeheerders kunnen op Externe gebruiker beheren en daarna op Partnergebruiker weergeven klikken op de detailpagina van de contactpersoon om de details van de partnerportalgebruiker weer te geven en te bewerken: • Klik op Bewerken om de details van een partnerportalgebruiker te bewerken. • Klik op Wachtwoord resetten om het wachtwoord van de partnerportalgebruiker opnieuw in te stellen. • Klik op Bewerken en maak de selectie van de optie Actief ongedaan om de gebruiker te deactiveren. Opmerking: Beheerders van gedelegeerde partnergebruikers kunnen portalgebruikers bijwerken voor elke account waaraan ze zijn overgedragen.

Tips voor het instellen van beheer van gedelegeerde portalgebruikers Overweeg het volgende bij het instellen van beheer van gedelegeerde portalgebruikers: • Op het profiel van gebruikers voor wie u gedelegeerd portalbeheer verleent: – Voeg de machtigingen "Maken" en "Bewerken" toe voor contactpersonen zodat gedelegeerde portalbeheerders aan hun account gekoppelde contactpersonen kunnen maken en bijwerken.



– Stel de instellingen voor de tabbladen Accounts en Contactpersonen in op Standaard aan zodat gedelegeerde portalbeheerders de tabbladen Accounts en Contactpersonen kunnen weergeven en op gemakkelijke wijze aan hun accounts gerelateerde contactpersonen kunnen beheren. • Voeg de tabbladen Accounts en Contactpersonen toe aan uw portal. • Stel de beveiliging op veldniveau en paginalay-outs dusdanig in dat beheerders van gedelegeerde portalgebruikers alleen toegang hebben tot de door u opgegeven account-, contactpersoonsen casevelden. ZIE OOK: De partnerportal inschakelen

De partnerportal inschakelen Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS




De partnerportal inschakelen: 1. Geef vanuit Set-up Partners op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen. 2. Klik op Bewerken. 3. Schakel het selectievakje Partnerportal inschakelen in.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN De partnerportal inschakelen: • "Toepassing aanpassen"

4. Klik op Opslaan. Opmerking: Wanneer u de partnerportal hebt ingeschakeld, kunt u deze niet meer uitschakelen. U kunt echter wel voorkomen dat gebruikers zich bij de partnerportal aanmelden. Zie partnerportal configureren op pagina 122 voor meer informatie. Zodra u de partnerportal voor uw organisatie hebt ingeschakeld, kunt u vervolgens meerdere partnerportals maken om tegemoet te komen aan de zakelijke behoeften van uw klanten. Opmerking: U kunt maximaal 5 partnerportals in uw organisatie maken. Vermeerderingen van dit aantal zijn onder voorbehoud van goedkeuring door de productmanager en vereisen gedetailleerde gebruikscases. Wanneer u de partnerportal inschakelt, worden de volgende componenten automatisch aan uw organisatie toegevoegd. Partnergebruikersprofiel U kunt partnerportalgebruikers aan profielen toewijzen die van dit profiel gekloond zijn. Controleer voor elk gekloond profiel of de machtiging "Alleen API-gebruiker" niet is geselecteerd; als deze machtiging is geselecteerd, kunnen gebruikers met dit profiel niet inloggen bij de partnerportal. Knop Inschakelen als partner voor accountrecords Hiermee kunt u een partneraccount maken. Knoppen Partnerportalgebruiker inschakelen en Partnerportalgebruiker weergeven voor contactpersoonsrecords Hiermee kunt u een nieuwe partnergebruiker maken en bestaande partnergebruikers weergeven.



De groepen "Alle partnerportalgebruikers" en "Alle interne gebruikers", alsook de deelregelcategorie "Rollen en interne ondergeschikten" Deze groepen en categorie vergemakkelijken het maken van de regels voor delen, waarmee u alle partnerportalgebruikers of alle Salesforce-gebruikers toegang tot bepaalde gegevens verleent. Groep of categorie

Beschrijving

Groep Alle partnerportalgebruikers

Bevat alle partnerportalgebruikers in uw organisatie

Groep van alle interne gebruikers

Bevat alle Salesforce-gebruikers in uw organisatie

Categorie voor regels voor delen voor rollen en interne ondergeschikten

Hiermee kunt u regels voor delen maken, waarin u bepaalde Salesforce-gebruikers in uw organisatie kunt kiezen op rol, alsmede alle gebruikers in rollen onder die rol, met uitzondering van partnerportalrollen


Partnerportal configureren Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS



Nadat u een partnerportal hebt gemaakt, kunt u deze aanpassen om aan uw wensen tegemoet te komen. Door aanpassing van de partnerportal kunt u aan de wensen van diverse kanalen tegemoetkomen.


Partnerportal aanpassen: 1. Geef vanuit Set-up Partners op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen.


Partnerportal configureren: • "Toepassing aanpassen"

2. Klik op de naam van de portal die u wilt aanpassen. 3. Configureer de instellingen en communicatiesjablonen voor de portal. 4. Configureer de lettertypen en de kleuren voor de portal. 5. Configureer de beschikbare tabbladen voor de portal. 6. Wijs partnerprofielen toe aan de portal. 7. Configureer portaltalen. 8. Voeg optioneel de Welkomstcomponent voor de partnerportal toe aan hoofdpaginalay-outs die aan portalgebruikers zijn toegewezen. De Welkomstcomponent geeft een welkomstbericht met de naam van de gebruiker, de naam van diens kanaalmanager en koppelingen naar het bedrijf en persoonlijke profielen weer.



9. Voeg optioneel de component Postvak IN voor lead van partnerportal toe aan hoofdpaginalay-outs die aan portalgebruikers zijn toegewezen. Wanneer een gebruiker inlogt bij uw portal, ziet deze een lijst van leads voor diens leadwachtrijen. De gebruiker kan op Accepteren naast een lead klikken om het eigendom ervan over te nemen; de gebruiker ziet de volledige leaddetails pas wanneer deze op Accepteren klikt. ZIE OOK: Partnerportalinstellingen

Partnerprofielen toewijzen aan partnerportals Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS



Portalgebruikers kunnen zich alleen aanmelden bij partnerportals die aan hun profiel zijn toegewezen. Een profiel toewijzen aan een partnerportal: 1. Geef vanuit Set-up Partners op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen. 2. Selecteer de naam van uw partnerportal. 3. Klik op Profielen bewerken in de sectie Toegewezen profielen.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Partnerprofielen aan partnerportals toewijzen: • "Toepassing aanpassen"

4. Schakel het selectievakje Actief in naast het profiel dat u aan de portal wilt toewijzen. Een portalgebruiker heeft toegang tot alle partnerportals die zijn toegewezen aan zijn of haar profiel (met een gebruikersnaam en een wachtwoord). Voor elk profiel dat een partnerportal is toegewezen, wordt het aantal actieve gebruikers dat eraan is gekoppeld, weergegeven in het veld Gebruikers in de sectie Toegewezen profielen. ZIE OOK: Partnerportalinstellingen

Partnerportal best practices Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS






Implementatietips • Portalgebruikers kunnen zich alleen aanmelden bij partnerportals die aan hun profiel zijn toegewezen. Een portalgebruiker heeft toegang tot alle partnerportals die zijn toegewezen aan zijn of haar profiel (met een gebruikersnaam en een wachtwoord). Voor elk profiel dat een partnerportal is toegewezen, wordt het aantal gebruikers dat eraan is gekoppeld, weergegeven in het veld Gebruikers in de sectie Toegewezen profielen. • De inlog-URL van elke partnerportal die u maakt, bevat een unieke ID, bijvoorbeeld portalId=060D00000000Q1F. U vindt deze ID op de portaldetailpagina. Deze unieke ID bepaalt welke portal de gebruiker kan openen. Als een gebruiker met een inlog-URL zonder unieke ID toegang probeert te krijgen, wordt hij of zij automatisch doorgestuurd naar de inlog-URL van de eerste partnerportal die u hebt gemaakt. Portalgebruikers kunnen alleen inloggen bij een partnerportal via de inlogpagina van de portal en niet via de inlogpagina van Salesforce. • De instellingen van de volgende items gelden voor uw organisatie en uw partnerportals: – Lijstweergaven – Zoeklay-outs – Werkstroomwaarschuwingen

Best practices • Met de aangepaste lettertypen, kleuren, e-mailsjablonen en inlogberichten van elke partnerportal die u maakt, kunt u een unieke partnerportal maken voor elke partnerorganisatie die wordt ondersteund door uw organisatie, of voor verschillende lagen of communities. Opmerking: JavaScript en CSS-code worden automatisch verwijderd uit HTML-bestanden die als portalinlogbericht worden gebruikt. • U kunt een partnerportal niet verwijderen, maar u kunt wel voorkomen dat gebruikers inloggen bij een portal door de selectie van Inloggen ingeschakeld op te heffen. • U kunt meerdere partnerportals maken die verschillende tabbladen weergeven voor gebruikers met hetzelfde profiel zolang het profiel toegang heeft tot alle objecten op een tabblad. • U kunt het standaardaantal rollen voor partnerportalaccounts instellen. Dit is nuttig voor uw partnerportal doordat het aantal ongebruikte rollen wordt verminderd. • Wanneer u de partnerportal inschakelt, wordt de standaard portal ingesteld als Inloggen ingeschakeld. Schakel die instelling uit en schakel hem weer in wanneer de standaardportal klaar is voor het aanmelden door gebruikers. • Laat uw partnergebruikers weten dat ze hun kanaalmanager eigenaar kunnen maken van een object. • Maak een hoofdpaginalay-out voor uw partnergebruikers met aangepaste koppelingen naar vaak gebruikte voorzieningen. • Neem de Welkomstcomponent voor de partnerportal op voor hoofdpaginalay-outs die zijn toegewezen aan partnerportalgebruikers. Wanneer gebruikers inloggen bij uw portal, ontvangen ze een welkomstbericht met hun naam, de naam van hun kanaalmanager en koppelingen naar zowel hun bedrijfs- als persoonlijke profielen. Ze kunnen op de naam van de gekoppelde kanaalmanager klikken om een e-mailbericht naar haar/hem te verzenden. Wanneer portalgebruikers hun eigen gegevens wijzigen, wordt hun gebruikersrecord bijgewerkt. De wijzigingen worden echter niet doorgevoerd in hun contactpersoonsrecord. • Pas de aangepaste koppelingen hoofdpaginacomponent aan om koppelingen op te nemen die uw partnergebruiker kan gebruiken of verwijder deze uit de hoofdpaginalay-out. • Partnergebruikers kunnen geen herinneringen instellen voor taken. Maak een proces om hen te helpen bij het beheer van taken zonder herinneringen.



• U kunt de component Postvak IN voor leads van de partnerportal voor hoofdpaginalay-outs toevoegen, die zijn toegewezen aan partnerportalgebruikers. U wordt aangeraden om belangrijke leadvelden, zoals Bedrijfsnaam en Leadnaam, te verbergen voor partnerportalgebruikers, zodat ze niet selectief kiezen welke leads ze accepteren.

Tips voor het instellen van kanaalmanagers voor partnerportals Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS




Kanaalmanagers zijn de interne gebruikers die uw partners beheren. Voordat u een portal inschakelt, controleert u of uw kanaalmanagers de juiste machtigingen hebben zodat ze partners kunnen beheren. Het configureren van kanaalmanagers kan plaatsvinden via profielen en rollen.

Kanaalmanagerrollen Uw rollenhiërarchie bepaalt tot welke gegevens uw gebruikers toegang hebben. Gebruikers mogen altijd hun eigen records weergeven en bewerken. Daarnaast mogen gebruikers altijd gegevens weergeven, bewerken en erover rapporteren als die gegevens eigendom zijn van of worden gedeeld met gebruikers die zich onder hen in de rollenhiërarchie bevinden. De rollen van kanaalmanagers bevinden zich altijd direct boven de rollen van hun partnergebruikers in de hiërarchie, zodat kanaalmanagers toegang hebben tot alle gegevens die eigendom zijn van de partners die ze beheren. Wanneer partnergebruikers worden gemaakt in een partneraccount, wordt de rol van de partnergebruikers in Salesforce automatisch onder de rol geplaatst van de kanaalmanager die eigenaar is van de desbetreffende partneraccount. Maak voor het beheren van kanaalmanagers en partnergebruikers een logische rollenstructuur voor kanaalmanagers.

Kanaalmanagerprofielen Profielen bepalen de machtigingen waarover gebruikers beschikken, de paginalay-outs die ze zien, de tabbladen en recordtypen die ze kunnen gebruiken, en andere instellingen. U kunt een uniek profiel maken en de bijbehorende instellingen speciaal afstemmen op kanaalmanagers. Hier volgen wat tips voor het maken van dit profiel: Maak de volgende tabbladen beschikbaar voor kanaalmanagers Leads, Accounts, Contactpersonen, Opportunities, Documenten en Producten. Als u oplossingen of aangepaste objecten wilt gebruiken, moet u die ook beschikbaar maken voor kanaalmanagers. Wijs recordtypen toe Wijs de juiste leadrecordtypen toe aan uw kanaalmanagerprofielen. Wijs paginalay-outs toe Wijs de gewenste paginalay-outs toe aan uw kanaalmanagerprofielen. Zorg ervoor dat de knoppen Partnerportallogin inschakelen en Partnerportalgebruiker weergeven zijn toegevoegd aan de paginalay-out voor contactpersonen voor uw kanaalmanagers. Schakel de machtiging "Partnermanager" in Wanneer deze machtiging is ingeschakeld, kunnen kanaalmanagers nieuwe partneraccounts en partnergebruikers inschakelen. Maak het veld Partneraccount zichtbaar voor kanaalmanagers bij leads, accounts en opportunities Zodoende kunnen kanaalmanagers lijstweergaven of rapporten maken voor het bijhouden van de activiteiten van partnergebruikers. Maak het veld Laatste overdrachtdatum zichtbaar voor kanaalmanagers bij leads Zodoende kunnen kanaalmanagers lijstweergaven of rapporten maken voor het bijhouden van de activiteiten van partnergebruikers.



Extra tips • Maak een openbare groep voor kanaalmanagers. U kunt deze groep gebruiken voor het filteren en het controleren van de toegang tot documenten. • Maak een leadwachtrij voor kanaalmanagers. U kunt deze wachtrij gebruiken voor toewijzingsregels voor leads. ZIE OOK: Partnerportalinstellingen

Standaard communicatiesjablonen voor de partnerportal Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS



U kunt standaard communicatiesjablonen instellen voor uw partnerportals. Standaard communicatiesjablonen worden gebruikt voor communicatie met partners als u geen sjablonen voor een bepaald portal hebt opgegeven. Als een partnergebruiker aan meerdere portals is toegewezen, worden de standaard communicatiesjablonen bovendien gebruikt bij communicatie met die gebruiker. Standaard communicatiesjablonen voor partnerportals instellen: 1. Geef vanuit Set-up Partners op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Standaard communicatiesjablonen voor de partnerportal wijzigen: • "Toepassing aanpassen"

2. Klik op Standaard e-mailsjablonen instellen voor alle portals 3. Klik op Bewerken. 4. Stel de volgende opties in: Instellingen voor kennisgevingen per e-mail Instelling

Beschrijving

Van e-mailadres


Van e-mailnaam



De e-mailsjabloon die gebruikt wordt om een gebruikersnaam en eerste wachtwoord te verzenden naar alle pas ingeschakelde




Beschrijving partnerportalgebruikers. Standaard wordt er automatisch een voorbeeldsjabloon voor u geselecteerd. Deze sjabloon moet worden gemarkeerd als Beschikbaar voor gebruik.




De e-mailsjabloon die gebruikt wordt om een nieuw wachtwoord te verzenden naar bestaande partnerportalgebruikers wanneer zij hun eigen wachtwoorden resetten door te klikken op Wachtwoord vergeten? op de inlogpagina van de partnerportal.



5. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Partnerportalinstellingen

De component Postvak IN voor leads van de partnerportal aanpassen Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS



Neem de component Postvak IN voor de lead van de de partnerportal op voor hoofdpaginalay-outs die zijn toegewezen aan partnerportalgebruikers. Wanneer een gebruiker inlogt bij uw portal, ziet deze een lijst van leads voor diens leadwachtrijen. De gebruiker kan op Accepteren naast een lead klikken om het eigendom ervan over te nemen; de gebruiker ziet de volledige leaddetails pas wanneer deze op Accepteren klikt. Opmerking: Het Postvak IN voor leads wordt alleen weergegeven op de hoofdpagina van de gebruiker, waarop leads voor komen om te worden geaccepteerd. Wanneer de gebruiker een lead accepteert, wordt deze de eigenaar van de lead en verdwijnt de lead uit het Postvak IN voor leads.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN De component Postvak IN voor de lead van de partnerportal inschakelen en aanpassen: • "Toepassing aanpassen"

Nadat u de component hebt toegevoegd aan de hoofdpaginalay-outs die zijn toegewezen aan portalgebruikers, kunt u de kolommen kiezen, die worden weergegeven:



1. Geef vanuit Set-up Partners op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen. 2. Klik op de naam van uw partnerportal. 3. Klik op Postvak IN voor lead aanpassen. 4. Voeg velden toe, verwijder deze of rangschik deze opnieuw in de lijst Geselecteerde velden. Opmerking: U wordt aangeraden om belangrijke leadvelden, zoals Bedrijfsnaam en Leadnaam, te verbergen voor partnerportalgebruikers, zodat ze niet selectief kiezen welke leads ze accepteren. 5. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Partnerportalinstellingen

Info over beheer van partnerportalgebruikers Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS




Er zijn twee soorten gebruikers voor partnerportals – kanaalmanagers en partnergebruikers. Kanaalmanagers zijn de interne gebruikers die uw partners beheren. Voordat u een portal inschakelt, controleert u of uw kanaalmanagers de juiste machtigingen hebben zodat ze partners kunnen beheren. Partnergebruikers zijn Salesforce-gebruikers met beperkte mogelijkheden. Ze maken geen deel uit van uw organisatie maar verkopen uw producten of diensten via indirecte verkoopkanalen. Ze zijn gekoppeld aan een bepaalde partneraccount, hebben beperkte toegang tot de gegevens van uw organisatie en melden zich aan (loggen in) via een partnerportal. De volgende tabel toont zowel de opslag per licentie als de functies en voorzieningen waartoe de gebruiker in de portal toegang heeft. Licentietype Gold Partner Opslagcapaciteit per licentie

5 MB gegevensopslag per gebruiker

Documenten

Ja

Mijn accountprofiel

Ja

Leads

Ja

Aangepaste objecten

Ja

Goedkeuringen

Ja. Gebruikers kunnen wel records indienen voor goedkeuring en de status van goedkeuringsverzoeken weergeven in de gerelateerde lijst Goedkeuringshistorie op recorddetailpagina's, maar kunnen niet worden toegewezen als goedkeurende personen.

Accounts

Ja



Licentietype Gold Partner Opportunities

Ja

Salesforce CRM Content (alleen lezen)

Ja

Rapporten

Ja

Gedelegeerd beheer van externe gebruikers

Ja

E-mail

Ja

Cases

Ja


Partnerportalrol en standaardinstellingen voor gebruikers instellen Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS




U kunt de volgende partnerportalrollen en standaardinstellingen voor gebruikers instellen: • Het standaardaantal rollen voor partnerportalaccounts instellen op pagina 130 • Supergebruikerstoegang van partner inschakelen op pagina 130 ZIE OOK: Partnerportalinstellingen

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Het aantal rollen per portalaccount instellen • "Toepassing aanpassen" Supergebruikerstoegang van partner inschakelen • "Toepassing aanpassen"



Rollen per partnerportalaccount Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS



U kunt het standaardaantal rollen voor partnerportalaccounts instellen. Dit is nuttig voor uw partnerportal doordat het aantal ongebruikte rollen wordt verminderd. U kunt maximaal drie rollen instellen; de systeemstandaard is drie.


Als u momenteel bijvoorbeeld drie rollen hebt, die zijn gemaakt toen een account voor uw partnerportal werd ingeschakeld, terwijl u slechts één rol voor nieuwe accounts nodig hebt, kunt u het aantal rollen terugbrengen tot één.


Het aantal rollen per portalaccount instellen: • "Toepassing aanpassen"

Het aantal rollen per partnerportalaccount instellen: 1. Geef vanuit Set-up Partners op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen. 2. Klik op Partnerportalrol en standaardinstellingen voor gebruikers instellen. 3. Klik op de pagina Portalrol en standaardinstellingen voor gebruiker op Bewerken. 4. Stel in de vervolgkeuzelijst Aantal rollen het standaardaantal rollen per partnerportalaccount in. 5. Klik op Opslaan. Het aantal rollen voor bestaande portalaccounts wordt met deze instelling niet gewijzigd. ZIE OOK: Partnerportalinstellingen

Supergebruikerstoegang van partner inschakelen Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS



U moet een partnerportal hebben ingeschakeld om Supergebruikerstoegang van partner te kunnen gebruiken.


Supergebruikerstoegang van partner inschakelen: 1. Geef vanuit Set-up Partners op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen. 2. Klik op de pagina Instellingen voor partnerrelatiebeheer op Portalrol en standaardinstellingen voor gebruikers instellen.


Supergebruikerstoegang van partner inschakelen: • "Toepassing aanpassen"



3. Klik op Bewerken en selecteer de optie Supergebruikerstoegang van partner inschakelen. U kunt Supergebruikerstoegang van partner uitschakelen door de selectie van de optie Supergebruikerstoegang van partner inschakelen op te heffen. Als u deze voorziening echter opnieuw inschakelt, krijgen alle gebruikers aan wie Supergebruikerstoegang van partner was toegewezen voordat de voorziening werd uitgeschakeld, automatisch opnieuw Supergebruikerstoegang van partner. Zie Supergebruikerstoegang van partner toewijzen voor meer informatie. ZIE OOK: Partnerportalinstellingen

Activiteiten van partners bijhouden Opmerking: Met ingang van Summer '13 is de partnerportal niet meer beschikbaar voor organisaties die deze momenteel niet gebruiken. Bestaande organisaties behouden volledige toegang. Als u geen partnerportal hebt maar gemakkelijk gegevens wilt delen met uw partners, kunt u Community's proberen.

EDITIONS



Door partneractiviteiten bij te houden kunt u nagaan of uw leads en opportunities op effectieve wijze worden beheerd. Met het veld Partneraccount voor leads en opportunities kunt u aangepaste rapporten en lijstweergaven maken waarmee u het werk kunt bijhouden dat partnergebruikers verrichten. Tip: Wanneer u een lijstweergave of rapport maakt, kunt u alle leads of opportunities opnemen die aan partneraccount zijn gekoppeld door "Partneraccount niet gelijk aan" te gebruiken en het derde veld in het filter leeg te laten. Tips voor het bijhouden van activiteiten van partnergebruikers: • Maak lijstweergaven met partneractiviteiten met betrekking tot leads en opportunities gedurende de afgelopen week.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Aangepaste lijstweergaven maken: • "Lezen" voor het recordtype in de lijst Rapporten maken, bewerken, opslaan en verwijderen: • "Rapporten uitvoeren" EN

• Maak een dashboard met daarin het aantal leads dat de afgelopen week is gemaakt en eigendom is van partners.

"Lezen" voor de records in de rapporten

• Maak een lijstweergave van leads die aan partners zijn toegewezen en die niet recentelijk zijn bijgewerkt.

EN "Rapporten maken en aanpassen"

• Maak prognoserapporten van opportunities van partnergebruikers. • Gebruik het veld Laatste overdrachtdatum voor leads om leads te zoeken die niet tijdig zijn opgevolgd. • Wijs een gebruiker als prognosemanager toe aan elke partnerrol in de prognosehiërarchie als u aanpasbare prognoses gebruikt. Als u iemand toewijst als prognosemanager, wil dat zeggen dat alle prognoses van gebruikers onder die gebruiker in de prognosehiërarchie worden berekend voor die persoon.

Dashboards maken, bewerken of verwijderen: • "Dashboards beheren"

Opmerking: Als u portalgebruikers aan een andere account overdraagt, wordt de rol van de portalgebruiker bijgewerkt. Daarom gebeurt bij het overdragen van een partnergebruiker aan een andere account het volgende: – Opportunities voor elke account worden opnieuw berekend via de prognosehiërarchie van uw Salesforce-organisatie. – Opportunities die eigendom zijn van de partnergebruiker blijven in de vorige account.


Gebruikershandleiding | Opties voor verkoop instellen | 132


Opties voor verkoop instellen Territoriumbeheer voor de onderneming Territoriumbeheer voor de onderneming helpt u bij het omzetten van uw verkoopterritoria naar een logische, maar flexibele structuur die verkoopvertegenwoordigers koppelt aan de accounts waaraan ze verkopen. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. Territoriumbeheer voor de onderneming en Samenwerkingsprognoses kunnen wel beide tegelijkertijd in uw Salesforce-organisatie worden ingeschakeld en gebruikt, maar de twee voorzieningen zijn momenteel niet geïntegreerd om samen te werken.


Met de oorspronkelijke voorziening van Salesforce voor territoriumbeheer kunt u gebruikers toegang verlenen tot accounts op basis van criteria zoals postcode, sector, omzet of een aangepaste veld dat relevant is voor uw bedrijf. Territoriumbeheer voor de onderneming bouwt voort op de oorspronkelijke voorziening met de introductie van territoriumtypen, territoriummodellen en statussen voor territoriummodellen. Met deze componenten kunt u meerdere territoriumstructuren en -strategieën maken en weergeven voordat u degene activeert en implementeert, die het beste werkt. Territoriumbeheer voor de onderneming biedt ook eenvoudiger toewijzingen tussen territoria, accounts en opportunities. Aangepaste rapporten ordenen uw territoriummodel voor een zo optimaal mogelijke dekking, beoordelen de effectiviteit van een territorium en passen uw model desnoods aan. Uw team kan Chatter gebruiken voor samenwerking terwijl u uw territoriummodel ontwerpt en samenstelt. Zie voor uitgebreide instructies voor het implementeren van deze voorziening de Enterprise Territoriumbeheer Implementatie Guide. ZIE OOK: Enterprise Territory Management Implementation Guide (Implementatiehandleiding Territoriumbeheer voor de onderneming)

Begrippen uit Territoriumbeheer voor de onderneming Leer meer over de voorzieningen en gerelateerde begrippen die Territoriumbeheer voor de onderneming zo krachtig en gebruiksvriendelijk maken. Inzicht in deze begrippen helpt bij het doelmatiger modelleren van uw territoria. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. IN DEZE SECTIE:


Territoriumtype Territoriumtypen helpen u bij het indelen van uw territoria aan de hand van de belangrijkste kenmerken die belangrijk zijn voor uw bedrijf. Elk territorium dat u maakt, moet een territoriumtype hebben. Territoriumtypen worden gebruikt voor het ordenen en aanmaken van alleen territoria: ze worden niet weergegeven voor hiërarchieën van territoriummodellen.


Gebruikershandleiding | Begrippen uit Territoriumbeheer voor de onderneming | 133

Prioriteit van territoriumtype Door informatie over prioriteit van territoriumtype op te geven en te beheren kunt u het juiste territoriumtype kiezen voor territoria die u maakt of bewerkt. Er zijn geen vooraf gedefinieerde prioriteitsopties, waardoor uw organisatie een eigen prioriteitenschema dient te maken. Zi kan 001 een territoriumtype aangeven, dat de hoogste dan wel de laagste prioriteit heeft. Zorg ervoor dat uw schema kan meegroeien naarmate u meer territoriumtypen toevoegt. Territorium Territoria delen groepen accounts in alsmede de Salesforce-gebruikers die met die accounts werken. Territoria worden gemaakt op basis van territoriumtypen. Territoriummodel Een territoriummodel geeft een compleet territoriumbeheersysteem voor uw organisatie weer. Via modelleren kunt u meerdere territoriumstructuren en verschillende accounten gebruikerstoewijzingen maken en weergeven, voordat u het model activeert, dat het beste werkt. Territoriumhiërarchie De territoriumhiërarchie toont de territoriumstructuur van een model en dient als belangrijkste interactiepunt ervan. Begin vanuit de hiërarchie om territoria te maken, bewerken en verwijderen, toewijzingsregels voor territoria uit te voeren en naar hun detailpagina's voor meer informatie te navigeren. Vanuit de hiërarchie kunt u territoria aan opportunities toewijzen, toewijzingsregels uitvoeren op modelniveau en het model activeren of archiveren. Status van territoriummodel De status van het territoriummodel geeft aan of een territorium in de planningsfase is, in actief gebruik is, of is gearchiveerd. Uw organisatie kan slechts één actief territoriummodel tegelijk hebben, maar u kunt wel meerdere modellen met de status Planning of Gearchiveerd maken en onderhouden voor gebruik bij aanvullend modelleren of voor naslagdoeleinden Hoe machtigingen van invloed zijn op voorzieningen- en gegevenstoegang in Territoriumbeheer voor de onderneming? Zorg er bij het implementeren van Territoriumbeheer voor de onderneming voor dat u inzicht hebt in de manier waarop machtigingen van de voorziening het beheer beïnvloeden en toegang tot records en gegevens verschaffen.

Territoriumtype Territoriumtypen helpen u bij het indelen van uw territoria aan de hand van de belangrijkste kenmerken die belangrijk zijn voor uw bedrijf. Elk territorium dat u maakt, moet een territoriumtype hebben. Territoriumtypen worden gebruikt voor het ordenen en aanmaken van alleen territoria: ze worden niet weergegeven voor hiërarchieën van territoriummodellen. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. Zo kunt u een territoriumtype maken met de naam Universal Telco Named Accounts en vervolgens op basis van dat type territoria maken, die benoemde accounts omvatten. Of u kunt een territoriumtype maken met de naam US Geographic en op basis van dat type territoria gaan maken op basis van staten of regio's.


Wanneer u een territoriumtype maakt, zorgt u ervoor dat het label en de beschrijving duidelijk aangeven welke soorten territoria bij dat type behoren.



Prioriteit van territoriumtype Door informatie over prioriteit van territoriumtype op te geven en te beheren kunt u het juiste territoriumtype kiezen voor territoria die u maakt of bewerkt. Er zijn geen vooraf gedefinieerde prioriteitsopties, waardoor uw organisatie een eigen prioriteitenschema dient te maken. Zi kan 001 een territoriumtype aangeven, dat de hoogste dan wel de laagste prioriteit heeft. Zorg ervoor dat uw schema kan meegroeien naarmate u meer territoriumtypen toevoegt. Wanneer u een nieuw territorium maakt, selecteert u een territoriumtype in het opzoekveld Territoriumtype. Vanuit dit opzoekveld kunt u de toegewezen prioriteit van het territoriumtype weergeven.


Voorbeeld: Uw organisatie gebruikt prioriteit van territoriumtype als weerspiegeling van uw verkoopstrategie voor het jaar. Uw organisatie verwacht voor het komende jaar meer opportunities binnen de oostkust van de VS dan binnen de westkust van de VS, waardoor het territoriumtype East Coast de prioriteit 001 en het territoriumtype West Coast 005 krijgt toegewezen. Deze prioriteitstoewijzingen helpen degenen die territoriumrecords maken, bij het kiezen van het juiste territoriumtype. Midden in het jaar ziet u onverwachte groeimogelijkheden in de regio Great Lakes, waardoor u een nieuw territoriumtype met de naam Great Lakes maakt en hieraan de prioriteit 003 toekent om de wijziging in uw verkoopstrategie duidelijk te maken.

Territorium Territoria delen groepen accounts in alsmede de Salesforce-gebruikers die met die accounts werken. Territoria worden gemaakt op basis van territoriumtypen.

EDITIONS

Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer.


De territoriumrecord toont toegewezen gebruikers, handmatig toegewezen accounts, en regels die automatisch accounts toewijzen. Een territorium kan zowel bovenliggende als onderliggende territoria hebben. Afhankelijk van de manier waarop uw organisatie accounts toewijst, kan een account worden toegewezen aan meer dan één territorium.


Territoriummodel Een territoriummodel geeft een compleet territoriumbeheersysteem voor uw organisatie weer. Via modelleren kunt u meerdere territoriumstructuren en verschillende accounten gebruikerstoewijzingen maken en weergeven, voordat u het model activeert, dat het beste werkt. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer.


Elke territoriummodel gaat uit van een expliciete hiërarchie. De hiërarchie toont de territoriumstructuur van uw model (inclusief bovenliggende en onderliggende territoria) en laat u territoria maken, bewerken en verwijderen en hun detailpagina's weergeven. Uw organisatie kan maximaal vier verschillende territoriummodellen tegelijk maken en wijzigen, maar er kan slechts één model tegelijk actief zijn. Activeer het model dat u wilt gebruiken, om de gebruikers- en accounttoewijzingen ervan te voltooien.



Territoriumhiërarchie De territoriumhiërarchie toont de territoriumstructuur van een model en dient als belangrijkste interactiepunt ervan. Begin vanuit de hiërarchie om territoria te maken, bewerken en verwijderen, toewijzingsregels voor territoria uit te voeren en naar hun detailpagina's voor meer informatie te navigeren. Vanuit de hiërarchie kunt u territoria aan opportunities toewijzen, toewijzingsregels uitvoeren op modelniveau en het model activeren of archiveren. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer.


De naam en de status van het territoriummodel worden weergegeven bij het bovenste knooppunt van de hiërarchie (1). Bovenliggende en onderliggende territoria worden onder de modelnaam (2) genest. Maak of bewerk nieuwe onderliggende territoria of voer hun toewijzingsregels uit (3). Voer het filter uit, waarmee territoria worden toegewezen aan opportunities (4). Voer toewijzingsregels uit voor alle territoria in het model (5). Beweeg de muisaanwijzer voor informatie over het tijdstip dat regels voor het laatst werden uitgevoerd (6). Stel de status van het model in op Actief of Archiveren (7). Schakel tussen een gesorteerde lijstweergave en weer terug naar de structuur weergave (8).

Status van territoriummodel De status van het territoriummodel geeft aan of een territorium in de planningsfase is, in actief gebruik is, of is gearchiveerd. Uw organisatie kan slechts één actief territoriummodel tegelijk hebben, maar u kunt wel meerdere modellen met de status Planning of Gearchiveerd maken en onderhouden voor gebruik bij aanvullend modelleren of voor naslagdoeleinden Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. Sommige statussen geven de levenscyclus van een territoriummodel weer, terwijl andere bij de wijziging van een status fouten bij de verwerking aangeven.




Status van levenscyclus

Definitie

Planning

De standaard status voor elk nieuw territoriummodel dat u maakt. Met de status Planning kunt u de territoriumhiërarchie van een model weergeven, voordat u het implementeert. Gebruikers hebben geen aan een territorium gerelateerde toegang tot accounts in modellen die de status Planning hebben.

Actief

De status van een territoriummodel nadat u het hebt geactiveerd en alle verwerking voltooid is. Slechts één model in uw Salesforce-organisatie kan tegelijk actief zijn. Een model met de status Actief laat gebruikers modeldetails weergeven, inclusief hiërarchieën, territoria en alle toegewezen accounts en gebruikers. Gebruikers die zijn toegewezen aan territoria binnen een actief model, hebben toegang tot accounts, en kunnen deze wijzigen, waaraan ze zijn toegewezen binnen dat model.

Gearchiveerd

De status van een territoriummodel nadat u het hebt gearchiveerd en alle verwerking voltooid is. Een gearchiveerd model geeft niet langer accounttoegang aan gebruikers, meer het laat beheerders wel hiërarchie- en regeltoewijzingen weergeven zoals deze waren geconfigureerd toen het model actief was. Alleen het actieve model kan worden gearchiveerd, terwijl gearchiveerde modellen niet opnieuw kunnen worden geactiveerd. Wanneer u een territoriummodel archiveert of een territorium voor een actief model verwijdert, wordt het veld Territorium opnieuw ingesteld met een blanco waarde voor opportunityrecords waaraan die territoria zijn toegewezen.

Foutstatus

Definitie

Activering mislukt

Er heeft zich een fout voorgedaan tijdens activering. Controleer uw e-mail voor meer informatie van Salesforce.

Archiveren mislukt

Er heeft zich een fout voorgedaan tijdens activering. Controleer uw e-mail voor meer informatie van Salesforce.



Hoe machtigingen van invloed zijn op voorzieningen- en gegevenstoegang in Territoriumbeheer voor de onderneming? Zorg er bij het implementeren van Territoriumbeheer voor de onderneming voor dat u inzicht hebt in de manier waarop machtigingen van de voorziening het beheer beïnvloeden en toegang tot records en gegevens verschaffen. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. Zorg ervoor dat gebruikersmachtigingen het juiste niveau van toegang voor gebruikers bieden. Zo wilt u bijvoorbeeld dat managers van Sales Operations en selecteerde verkoopmanagers territoria kunnen beheren. Als dit het geval is, wijst u hen de machtiging "Territoria beheren" toe. Iedereen die ook accounttoewijzingsregels gaat maken, heeft ook de machtiging "Alles weergeven" voor Accounts nodig.


Gebruikers met deze behoeften:

Hebben deze machtigingen, rollen of eigendom nodig:

• Territoriummodellen en alle gerelateerde records (zoals territoriumtypen) maken

Territoria beheren

• Territoriummodellen met alle statussen weergeven en beheren: Planning, Actief en Gearchiveerd • Territoriummodellen activeren, archiveren, verwijderen of klonen • Territoriumgegevens weergeven over per territorium toegewezen accountrecords voor territoria in modellen met alle statussen (Planning, Actief en Gearchiveerd) • Accounttoewijzingsregels maken of bewerken

Territoria beheren EN Alles weergeven on Accounts Opmerking: Welke velden beschikbaar zijn voor accounttoewijzingsregels, is afhankelijk van de instellingen voor beveiliging op veldniveau van account, indien aanwezig. Een gebruiker heeft bijvoorbeeld wel de juiste machtigingen voor het maken van accounttoewijzingsregels, maar diens profiel verhindert dat deze gebruiker het veld Jaarlijkse omzet van het object Account weergeeft. De gebruiker kan dan geen accounttoewijzingsregels maken, die dat veld omvatten.

• De Salesforce Set-upstructuur wwergeven, inclusief territoria-instellingen • Het territoriummodel met de status Actief weergeven, inclusief de gerelateerde records ervan (zoals territoriumtypen en toewijzingsregels) en andere elementen (zoals de territoriumhiërarchie) • De namen van alle accountrecords weergeven, die aan territoria zijn toegewezen in het territoriummodel Actief

Set-up en configuratie weergeven Opmerking: Set-up en configuratie weergeven is standaard ingeschakeld voor het profiel Standaardgebruiker.


Gebruikers met deze behoeften:

Gebruikershandleiding | Verkoopterritoria van uw organisatie beheren | 138

Hebben deze machtigingen, rollen of eigendom nodig:

• Territoriumgegevens weergeven over per territorium toegewezen accountrecords voor territoria in modellen met uitsluitend de status Actief Gegevens weergeven voor modellen met de status Planning Territoria beheren en Gearchiveerd voor rapporten die territoria, toegewezen records of regels bestrijken Handmatig een territorium toewijzen aan een opportunity

Toegang voor delen voor de account van de opportunity. Gebruikers die toegang voor delen hebben voor de account, kunnen elk actief territorium toewijzen aan de opportunity. Diegenen die dat niet hebben, kunnen alleen een territorium toewijzen, dat ook is toegewezen aan de account van de opportunity. Opmerking: Bij handmatige territoriumtoewijzingen geeft Salesforce suggesties voor opportunities die aan de account van het territorium zijn toegewezen, maar diegenen met toegang voor delen kunnen zoeken naar elk willekeurig territorium, en dit ook toewijzen, in het actieve territoriummodel. Wanneer een territorium wordt toegewezen aan een opportunity, wordt die opportunity gedeeld met alle Salesforce-gebruikers die zijn toegewezen aan het bovenliggende niveau van dat territorium in de hiërarchie van het territoriummodel.

Verkoopterritoria van uw organisatie beheren Gebruik Territoriumbeheer voor de onderneming voor het beheer en onderhoud van de verkoopterritoria van uw organisatie. Maak territoriumtypen, stel een model samen en voeg vervolgens uw accounttoewijzingsregels toe en test deze. Wanneer u tevreden bent met uw model, activeert u het en wijst u vervolgens gebruikers en accounts toe. Implementeer het bij uw organisatie en voer vervolgens rapporten uit om de invloed ervan te bepalen; vervolgens brengt u zo nodig aanpassingen aan. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. Voordat u begint met het samenstellen van uw territoriummodel, plant u uw aanpak. Kies ordeningseigenschappen zoals sector, jaarlijkse omzet of locatiegegevens om de accounts van uw organisatie in te delen in logische segmenten die aansluiten op de manier waarop u zakendoet.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Territoria beheren: • "Territoria beheren"



IN DEZE SECTIE: Territoriumbeheer voor de onderneming inschakelen Met ingang van Winter '15 is Territoriumbeheer voor de onderneming zo ver dat het kan worden ingeschakeld door beheerders in nieuwe Salesforce-organisaties. Organisaties die zijn gemaakt vóór Winter '15, moeten telefonisch contact opnemen met salesforce.com om de voorziening in te schakelen. Territoriumbeheer voor de onderneming kan niet worden ingeschakeld in bestaande organisaties die Aanpasbare prognoses hebben ingeschakeld. Instellingen definiëren voor Territoriumbeheer voor de onderneming Definieer en configureer instellingen voor Territoriumbeheer voor de onderneming. Chatter gebruiken voor samenwerking bij territoriummodellen Schakel Chatter Feed bijhouden voor het object Territoriummodel in om rechtstreeks binnen modelrecords samen te werken bij de ontwikkeling van modellen. Uw team kan opmerkingen posten en erop reageren, bestanden bijvoegen en kennisgevingen ontvangen wanneer fasen van modellen worden gewijzigd of wanneer sleutelvelden worden bijgewerkt. Een territoriummodel samenstellen Een territoriummodel ordent alle elementen van het territoriumbeheerplan van uw organisatie, inclusief een territoriumhiërarchie, accounttoewijzingen en gebruikerstoewijzingen. Houd uw model in de status Planning terwijl u uw hiërarchie samenstelt, toewijzingsregels voor territoria definieert, gebruikers toevoegt aan territoria en uw regels uitvoert om de resulterende accounttoewijzingen te zien. Een of meer territoria handmatig toewijzen aan een account Wijs een of meer territoria rechtstreeks vanuit de accountrecord toe aan een account. Alleen territoria die behoren tot modellen met de status Planning of Actief, kunnen worden toegewezen aan accounts. Handmatig een of meer toewijzingsregels toewijzen aan een territorium Wijs een of meer objecttoewijzingsregels rechtstreeks vanuit de territoriumrecord toe aan een territorium. Beschikbare regels zijn afkomstig uit het territoriummodel waartoe het territorium behoort. Handmatig een territorium toewijzen aan een opportunity Voor een opportunityrecord kunt u het territorium toewijzen en bijhouden, wiens toegewezen verkoopvertegenwoordigers aan die opportunity werken. Handmatige territoriumtoewijzingen worden bepaald door uw toegang voor delen tot de toegewezen (bovenliggende) account van de opportunity. Wanneer u een territorium toewijst aan een opportunity, wordt die opportunity gedeeld met alle Salesforce-gebruikers die zijn toegewezen aan het bovenliggende niveau van dat territorium in de hiërarchie van het territoriummodel. Het filter voor de toewijzing van een territorium aan een opportunity uitvoeren Het filter voor de toewijzing van een territorium aan een opportunity wijst automatisch territoria toe aan opportunities op basis van de filterlogica in de Apex-klasse. Een territoriummodel klonen Met klonen maakt u een kopie van een territoriummodel, die u kunt gebruiken voor het uittesten van verschillende territoriumeigenschappen. Het nieuwe model omvat de territoria, toewijzingsregels, gebruikers en handmatig toegewezen accounts van de originele versie. Alleen modellen met de status Planning, Actief of Gearchiveerd kunnen worden gekloond. Wanneer het klonen is voltooid, heeft het nieuwe model de status Planning. Gebruikers toewijzen aan territoria Wijs gebruikers toe aan de territoria waarin ze gaan functioneren voor de verkoop van producten en services. U kunt gebruikers toewijzen aan territoria die tot modellen met de status Actief of Planning behoren, hoewel toewijzingen die worden aangebracht binnen modellen met de status Planning, er alleen ten behoeve van planning zijn: ze hebben geen invloed gebruikerstoegang tot records.



Territoriumgebruikers identificeren op territoriumrol Houd gebruikersfuncties binnen territoria bij door territoriumrollen te maken en deze toe te wijzen aan territoriumgebruikers. Gebruikers kunnen zelfs verschillende rollen in verschillende territoria hebben. Een territoriummodel activeren Wanneer u tevreden bent met de structuur van uw territoriummodel en de territoriumaccounttoewijzingen ervan, bent u klaar om het te activeren. Onthoud dat u ook modellen kunt onderhouden met de status Planning en Gearchiveerd voor verdere modellering of voor naslag. Machtigingen en toegang voor Territoriumbeheer voor de onderneming configureren voor beheerders en gebruikers Een belangrijke stap bij het implementeren van Territoriumbeheer voor de onderneming is ervoor te zorgen dat de juiste gebruikers toegang hebben tot de elementen, records en recordelementen van het juiste territoriummodel. Toewijzingsregels uitvoeren voor een territorium Voer accounttoewijzingsregels uit voor elk territorium waarvoor regels zijn gedefinieerd en dat tot een territoriummodel met de status Planning of Actief behoort. Als uw territorium de status Planning heeft, kunt u met het uitvoeren van regels een voorbeeld weergeven van accounttoewijzingen. Als uw territorium de status Actief heeft bij het uitvoeren van regels, worden accounts toegewezen aan territoria volgens uw regels. Uitzoeken op welke territoria een toewijzingsregel van toepassing is Als u regels gebruikt voor het toewijzen van accounts aan territoria, is het handig als men kan achterhalen op welke territoria één regel van toepassing is. ZIE OOK: Begrippen uit Territoriumbeheer voor de onderneming Territoriumbeheer voor de onderneming

Territoriumbeheer voor de onderneming inschakelen Met ingang van Winter '15 is Territoriumbeheer voor de onderneming zo ver dat het kan worden ingeschakeld door beheerders in nieuwe Salesforce-organisaties. Organisaties die zijn gemaakt vóór Winter '15, moeten telefonisch contact opnemen met salesforce.com om de voorziening in te schakelen. Territoriumbeheer voor de onderneming kan niet worden ingeschakeld in bestaande organisaties die Aanpasbare prognoses hebben ingeschakeld. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. Territoriumbeheer voor de onderneming en Samenwerkingsprognoses kunnen wel beide tegelijkertijd in uw Salesforce-organisatie worden ingeschakeld en gebruikt, maar de twee voorzieningen zijn momenteel niet geïntegreerd om samen te werken. 1. Geef vanuit Set-up Territoria op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen. 2. Klik op Territoriumbeheer voor de onderneming inschakelen.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Territoriumbeheer voor de onderneming inschakelen: • "Toepassing aanpassen"



Instellingen definiëren voor Territoriumbeheer voor de onderneming Definieer en configureer instellingen voor Territoriumbeheer voor de onderneming. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. IN DEZE SECTIE:


Standaardtoegang voor gebruikers voor territoriumrecords definiëren Geef de standaardinstellingen op voor de manier waarop gebruikers toegang hebben tot records en deze kunnen wijzigen, die zijn gekoppeld aan de verkoopterritoria die u instelt. De GEBRUIKERSMACHTIGINGEN toegang zoals gedefinieerd in de standaardinstellingen kan worden gewijzigd wanneer u een afzonderlijk territorium maakt of bewerkt. Op een filter gebaseerde toewijzing van een territorium aan een opportunity inschakelen Schakel op een filter gebaseerde toewijzing van territoria aan opportunities in en configureer deze.

Territoriumbeheer voor de onderneming instellen: • "Set-up en configuratie weergeven" EN "Territoria beheren"

Standaardtoegang voor gebruikers voor territoriumrecords definiëren Geef de standaardinstellingen op voor de manier waarop gebruikers toegang hebben tot records en deze kunnen wijzigen, die zijn gekoppeld aan de verkoopterritoria die u instelt. De toegang zoals gedefinieerd in de standaardinstellingen kan worden gewijzigd wanneer u een afzonderlijk territorium maakt of bewerkt. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer.


De standaard toegangsinstellingen voor records gelden voor accounts en opportunities. Als uw organisatie Privé voor standaard interne toegang gebruikt voor contactpersonen of cases, kunt u ook deze toegang voor die records instellen. GEBRUIKERSMACHTIGINGEN 1. Geef vanuit Set-up Territoria op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Een territoriummodel Instellingen. 2. Selecteer de standaard toegangsniveaus die u wenst voor accounts en opportunities. 3. Indien van toepassing, selecteert u de standaard toegangsniveaus voor contactpersonen en cases. 4. Klik op Opslaan.

maken: • "Set-up en configuratie weergeven" EN "Territoria beheren"



Op een filter gebaseerde toewijzing van een territorium aan een opportunity inschakelen Schakel op een filter gebaseerde toewijzing van territoria aan opportunities in en configureer deze.

EDITIONS



1. Geef vanuit Set-up Territoria op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen.


2. Schakel op een filter gebaseerde toewijzing van een territorium aan een opportunity in.

3. Als uw organisatie de door Salesforce geboden Apex-code gebruikt, maakt u eerst de klasse en keert u vervolgens terug naar deze pagina Instellingen en geeft u de naam van de GEBRUIKERSMACHTIGINGEN klasse op: OppTerrAssignDefaultLogicFilter. Als u ervoor kiest om uw eigen code voor de Apex-klasse te gebruiken, gaat u terug en geeft u de naam op van de Territoriumbeheer voor de klasse die u zelf maakt. onderneming inschakelen: 4. Als u de taak voor op een filter gebaseerde toewijzing van een territorium aan een opportunity wilt uitvoeren terwijl opportunities worden gemaakt, selecteert u die optie.

•


5. Sla uw instellingen op.

Chatter gebruiken voor samenwerking bij territoriummodellen Schakel Chatter Feed bijhouden voor het object Territoriummodel in om rechtstreeks binnen modelrecords samen te werken bij de ontwikkeling van modellen. Uw team kan opmerkingen posten en erop reageren, bestanden bijvoegen en kennisgevingen ontvangen wanneer fasen van modellen worden gewijzigd of wanneer sleutelvelden worden bijgewerkt. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer.


Nadat u Chatter Feed bijhouden hebt ingeschakeld en geconfigureerd, kan iedereen met toegang tot een territoriummodelrecord Chatter gebruiken voor samenwerking bij dat model. Diegenen die de record volgen, ontvangen updates in hun eigen Chatter-feeds wanneer bijgehouden GEBRUIKERSMACHTIGINGEN velden worden bijgewerkt. 1. Zorg ervoor dat Chatter is ingeschakeld voor uw organisatie. 2. Geef vanuit Set-up Feed bijhouden op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Feed bijhouden. 3. Selecteer het object Territoriummodel. Schakel Feed bijhouden in en selecteer vervolgens de territoriummodelvelden die u wilt bijhouden. 4. Klik op Opslaan. De Chatter-feed wordt boven aan de territoriummodelrecords van uw organisatie weergegeven. 5. Zorg ervoor dat u anderen die territoriummodellen onderhouden, nu Chatter kunnen gebruiken voor het rechtstreeks vanuit modelrecords volgen van en samenwerken aan territoriummodellen.

Chatter Veld bijhouden inschakelen: • "Toepassing aanpassen" Een Chatter-post over een territoriummodelrecord delen: • "Set-up en configuratie weergeven" EN "Territoria beheren"



Een territoriummodel samenstellen Een territoriummodel ordent alle elementen van het territoriumbeheerplan van uw organisatie, inclusief een territoriumhiërarchie, accounttoewijzingen en gebruikerstoewijzingen. Houd uw model in de status Planning terwijl u uw hiërarchie samenstelt, toewijzingsregels voor territoria definieert, gebruikers toevoegt aan territoria en uw regels uitvoert om de resulterende accounttoewijzingen te zien. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. Territoriumbeheer voor de onderneming en Samenwerkingsprognoses kunnen wel beide tegelijkertijd in uw Salesforce-organisatie worden ingeschakeld en gebruikt, maar de twee voorzieningen zijn momenteel niet geïntegreerd om samen te werken. IN DEZE SECTIE: 1. Territoriumtypen maken Territoriumtypen laten u afzonderlijke territoria categoriseren en definiëren. Het maken van territoriumtypen is de eerste stap bij het samenstellen van uw territoriummodel in Salesforce.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Een territoriummodel samenstellen: • "Set-up en configuratie weergeven" EN "Territoria beheren"

2. Een territoriummodelrecord maken De eerste stap bij het samenstellen van uw territoriummodel is de record maken, die de andere elementen verbindt, inclusief territoria, gebruikerstoewijzingen en accounttoewijzingen. Wanneer u een territoriummodelrecord maakt, genereert Salesforce hier een territoriumhiërarchie voor. 3. Territoria maken Maak territoria terwijl u het territoriummodel van uw organisatie samenstelt. Wanneer u een territorium maakt, wordt dit weergegeven in de territoriumhiërarchie van het model. 4. Territoriumaccounttoewijzingen maken en hiervan een voorbeeld weergeven U kunt accounts toewijzen aan territoria door regels te maken, die ze automatisch toewijzen, of door ze handmatig toe te wijzen. Regels kunnen dusdanig worden geconfigureerd dat ze gelden voor zowel bovenliggende territoria als hun afstammelingen. Handmatige toewijzingen gelden alleen voor het territorium waarin ze zijn gemaakt.



Territoriumtypen maken Territoriumtypen laten u afzonderlijke territoria categoriseren en definiëren. Het maken van territoriumtypen is de eerste stap bij het samenstellen van uw territoriummodel in Salesforce.

EDITIONS



Voorbeelden van territoriumtypen die u zou kunnen opnemen, zijn Benoemde accounts, Directe accounts en Verkoopoverlay.


1. Geef vanuit Set-up Territoriumtypen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Territoriumtypen.


2. Klik op Nieuw territoriumtype. 3. Geef een label en een beschrijving op. Zorg ervoor dat u in uw beschrijving duidelijk aangeeft welke soorten territoria tot dat type behoren. 4. Geef een prioriteit van het territoriumtype op.

Een territoriumtype maken: • "Set-up en configuratie weergeven" EN

5. Klik op Opslaan.

"Territoria beheren"

ZIE OOK: Prioriteit van territoriumtype

Een territoriummodelrecord maken De eerste stap bij het samenstellen van uw territoriummodel is de record maken, die de andere elementen verbindt, inclusief territoria, gebruikerstoewijzingen en accounttoewijzingen. Wanneer u een territoriummodelrecord maakt, genereert Salesforce hier een territoriumhiërarchie voor. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. De Salesforce edition van uw organisatie bepaalt het aantal territoriummodellen dat u kunt maken in productie- en sandboxorganisaties. Deze limiet omvat ook modellen die door klonen worden gemaakt.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Edition

Aantal modellen in productieorganisaties

Aantal modellen in sandboxorganisaties

Developer

4

4

Enterprise

2

2

Performance

4

4

Unlimited

4

4

Een territoriummodelrecord maken: • "Set-up en configuratie weergeven" EN "Territoria beheren"

1. Geef vanuit Set-up Territoriummodellen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Territoriummodellen. 2. Klik op Nieuw territoriummodel. 3. Definieer de velden voor label en beschrijving. 4. Klik op Opslaan.



Territoria maken Maak territoria terwijl u het territoriummodel van uw organisatie samenstelt. Wanneer u een territorium maakt, wordt dit weergegeven in de territoriumhiërarchie van het model. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. Standaard kan elk territoriummodel maximaal 1000 territoria hebben. 1. Open het territoriummodel op de plaats waar u het territorium wilt maken. 2. Indien noodzakelijk, selecteert u Structuurweergave in de vervolgkeuzelijst om de territoriumhiërarchie van het model te tonen, inclusief alle bestaande territoria. 3. Als u een territorium op het hoogste niveau wilt maken, beweegt u de muisaanwijzer over de naam van het territoriummodel en klikt u op Territorium maken. Voor het maken van een onderliggende territorium vanuit een bestaande territorium beweegt u de muisaanwijzer over de naam van het territorium en klikt u op Territorium maken. 4. Definieer het territorium op de pagina Nieuw territorium: geef het een betekenisvol label en kies het territoriumtype ervoor. Als het territorium andere gebruikerstoegang voor accounts en opportunities nodig heeft dan de standaardgebruikerstoegang voor die records, definieert u de gebruikerstoegangsniveaus van het territorium.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Territoria maken: • "Set-up en configuratie weergeven" EN "Territoria beheren"

5. Klik op Opslaan.

Territoriumaccounttoewijzingen maken en hiervan een voorbeeld weergeven U kunt accounts toewijzen aan territoria door regels te maken, die ze automatisch toewijzen, of door ze handmatig toe te wijzen. Regels kunnen dusdanig worden geconfigureerd dat ze gelden voor zowel bovenliggende territoria als hun afstammelingen. Handmatige toewijzingen gelden alleen voor het territorium waarin ze zijn gemaakt. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer.


Voordat u de accounttoewijzingen van uw model doorvoert, dient u ze eerst in een voorbeeld te bekijken door toewijzingsregels en gerelateerde rapporten uit te voeren, terwijl het model nog de status Planning heeft. Wanneer u tevreden bent met uw beoogde accounttoewijzingen, wijzigt u de status van het model in Actief. Vervolgens voert u toewijzingsregels opnieuw dusdanig uit dat uw territoria die accounts bevatten, die zijn gemaakt of bijgewerkt tijdens het activeringsproces. IN DEZE SECTIE:

Regels gebruiken om accounts toe te wijzen aan territoria Maak en voer regels uit, die automatisch nieuwe of bewerkte accounts toevoegen aan territoria. Een regel identificeert een of meer kenmerken die u gebruik om dat territorium te definiëren, en geeft aan Territoriumbeheer voor de onderneming door om accounts met die kenmerken automatisch toe te wijzen aan dat territorium. Als uw territorium de status Planning heeft, kunt u met het uitvoeren van regels een voorbeeld weergeven van accounttoewijzingen. Als uw territorium de status Actief heeft bij het uitvoeren van regels, worden accounts toegewezen aan territoria volgens uw regels. Accounts handmatig toewijzen aan een territorium Accounts die niet worden toegewezen aan territoria door regels, kunnen handmatig worden toegewezen aan een of meer territoria, maar dan wel met één territorium tegelijk. Handmatige toewijzing is nuttig bij accounts die unieke eigenschappen hebben en daarom niet door regels kunnen worden toegewezen.



Een voorbeeld van territoriumaccounttoewijzingen weergeven Voordat u een territoriummodel activeert, dient u de bijbehorende territoriumaccounttoewijzingen vooraf te bekijken en te valideren. Bekijk een voorbeeld van toewijzingen door toewijzingsregels uit te voeren wanneer het model de status Planning heeft. Controleer ook uw handmatige toewijzingen. Gebruikers identificeren in territoria die zijn toegewezen aan een account Accounts en gebruikers worden onafhankelijk toegewezen aan territoria, maar wanneer een account wordt toegewezen aan een territorium, hebben gebruikers van dat territorium toegang tot de account. U kunt gemakkelijk te weten komen wie die gebruikers zijn, door de accountrecord te bekijken.

Regels gebruiken om accounts toe te wijzen aan territoria Maak en voer regels uit, die automatisch nieuwe of bewerkte accounts toevoegen aan territoria. Een regel identificeert een of meer kenmerken die u gebruik om dat territorium te definiëren, en geeft aan Territoriumbeheer voor de onderneming door om accounts met die kenmerken automatisch toe te wijzen aan dat territorium. Als uw territorium de status Planning heeft, kunt u met het uitvoeren van regels een voorbeeld weergeven van accounttoewijzingen. Als uw territorium de status Actief heeft bij het uitvoeren van regels, worden accounts toegewezen aan territoria volgens uw regels. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. Tip: Als best practice geldt dat u een regel niet moet toewijzen aan een territorium als die regel op een onderliggend niveau is van een andere regel die al is toegewezen aan het territorium. Als u wilt weten welke regels van toepassing zijn op een territorium, opent u gewoon de recorddetailpagina van het territorium en bekijkt u de gerelateerde lijst Aan dit territorium toegewezen toewijzingsregels. Als voor een regel Toepassen op onderliggende territoria is geselecteerd, wijst u de regel niet afzonderlijk aan onderliggende territoria toe.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Regels binnen uw territoria maken: • "Toepassing aanpassen" "Territoria beheren"

1. Open vanuit de hiërarchie van territoriummodellen het territorium waar u een regel wilt maken. 2. Klik op de detailpagina, in de gerelateerde lijst In dit territorium gedefinieerde toewijzingsregels, op Nieuw. 3. Geef op de pagina voor het bewerken van de regel een naam op voor de nieuwe regel en definieer selectiecriteria. 4. Als u wenst dat de regel ook van toepassing is op afstammelingen van het huidige territorium, selecteert u de optie Toepassen op onderliggende territoria. 5. Als u wenst dat de regel automatisch wordt uitgevoerd telkens wanneer een gebruiker een account maakt of bewerkt, selecteert u de optie Actief. 6. Klik op Opslaan om de regel op te slaan en terug te gaan naar de territoriumdetailpagina. 7. (Optioneel) Klik in de gerelateerde lijst In dit territorium gedefinieerde toewijzingsregels op Regels uitvoeren. U ontvangt een e-mailbericht wanneer het proces is voltooid. Voorbeeld: Regels kunnen gecombineerd functioneren binnen en tussen territoria en onderliggende territoria. U maakt bijvoorbeeld een territorium met de naam Western States, met de onderliggende territoria Washington, Oregon en Californië. Vanuit de territoriumrecord Western States maakt u een regel die accounts in Washington, Oregon en Californië toewijst aan dat



territorium. U past die regel toe op onderliggende territoria en vervolgens maakt u, vanuit de territoriumrecord Californië, een regel die accounts in het uiterste noorden van Californië toewijst aan het territorium Oregon. ZIE OOK: Toewijzingsregels activeren en deze toepassen op afstammende territoria

Accounts handmatig toewijzen aan een territorium Accounts die niet worden toegewezen aan territoria door regels, kunnen handmatig worden toegewezen aan een of meer territoria, maar dan wel met één territorium tegelijk. Handmatige toewijzing is nuttig bij accounts die unieke eigenschappen hebben en daarom niet door regels kunnen worden toegewezen. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. 1. Open vanuit de hiërarchie van territoriummodellen het territorium waarin u een account wilt toewijzen. 2. Klik op de detailpagina van het territorium, in de gerelateerde lijst Handmatig toegewezen accounts, op Accounts toevoegen om een lijst van de accounts van uw organisatie te zien. Pas de lijstweergave aan als dit nodig is. 3. Vink in de gerelateerde lijst Beschikbaar het selectievakje aan voor elke account die u wilt toewijzen. Als u meer records moet weergeven, klikt u op Meer onder de lijst. Elke geselecteerde account wordt weergegeven in de gerelateerde lijst Geselecteerd. 4. Klik op Toewijzen.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Accounts handmatig toewijzen binnen uw territoria: • "Set-up en configuratie weergeven" EN "Territoria beheren"

Een voorbeeld van territoriumaccounttoewijzingen weergeven Voordat u een territoriummodel activeert, dient u de bijbehorende territoriumaccounttoewijzingen vooraf te bekijken en te valideren. Bekijk een voorbeeld van toewijzingen door toewijzingsregels uit te voeren wanneer het model de status Planning heeft. Controleer ook uw handmatige toewijzingen. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. Belangrijk: Om de kwaliteit van gegevens te beschermen kunt u een territorium pas wijzigen als u het e-mailbericht hebt ontvangen, dat bevestigt dat de regels met succes zijn uitgevoerd. Als regels niet met succes zijn uitgevoerd, volgt u de instructies op, die zijn opgenomen in het e-mailbericht om specifieke problemen op te sporen. 1. Open de record voor het territoriummodel van wiens toegewezen accounts u een voorbeeld wilt bekijken, en klik op Hiërarchie weergeven. 2. Controleer of het model de status Planning heeft. 3. Klik op Alle regels uitvoeren. Wanneer het uitvoeren van de regels is voltooid, verzenden wij een e-mailbericht om u dit te laten weten. De verwerking kan enige tijd duren, afhankelijk van de grootte en complexiteit van uw organisatie.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Een voorbeels van accounttoewijzingen van territoriummodellen weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven" EN "Territoria beheren"



4. Open vanuit de hiërarchie van territoriummodellen elk territorium en de desbetreffende afgeleide toewijzingsregels. Open ook territoria die handmatige accounttoewijzingen hebben. 5. Klik op de territoriumdetailpagina op Accounts weergeven om toegewezen accounts te bekijken. De kolom Methode geeft aan hoe elke account is toegewezen: door een regel of handmatig. Opmerking: Als u wijzigingen aan de regels voor een territorium aanbrengt, moet u regels opnieuw uitvoeren om deze wijzigingen weer te geven. In dat geval wilt u de regels waarschijnlijk alleen voor dat territorium uitvoeren. Hiervoor navigeert u naar de detailpagina van het territorium, scrolt u naar de gerelateerde lijst In dit territorium gedefinieerde toewijzingsregels en klikt u op Regels uitvoeren.

Gebruikers identificeren in territoria die zijn toegewezen aan een account Accounts en gebruikers worden onafhankelijk toegewezen aan territoria, maar wanneer een account wordt toegewezen aan een territorium, hebben gebruikers van dat territorium toegang tot de account. U kunt gemakkelijk te weten komen wie die gebruikers zijn, door de accountrecord te bekijken. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. 1. Open de accountrecord waaraan territoria zijn toegewezen.


2. Identificeer de gebruikers in de gerelateerde lijst Gebruikers in toegewezen territoria. Opmerking: Het veld Wijzigingsdatum in deze gerelateerde lijst geeft de laatste maal aan dat de gebruikersterritoriumkoppelingsrecord is gewijzigd. Dit geeft al dan niet aan wanneer de gebruiker is toegewezen aan het territorium. Voorbeeld: Zes verkoopvertegenwoordigers zijn toegewezen aan het territorium East Coast. Omdat XYZ Publishing ook is toegewezen aan het territorium East Coast, worden de zes verkoopvertegenwoordigers in het territorium weergegeven in de gerelateerde lijst Gebruikers in toegewezen territoria voor de accountrecord XYZ Publishing.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Gebruikers weergeven in territoria uit territoriummodellen met de status Actief, Planning of Gearchiveerd, die zijn toegewezen aan een account: • "Set-up en configuratie weergeven" EN "Territoria beheren" Gebruikers weergeven in territoria in het territoriummodel met de status Actief, die zijn toegewezen aan een account: • "Set-up en configuratie weergeven"



Een of meer territoria handmatig toewijzen aan een account GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Handmatig territoria binnen uw accounts toewijzen:

EDITIONS "Set-up en configuratie weergeven" EN "Territoria beheren"

Territoria weergeven uit territoriummodellen "Set-up en configuratie weergeven" met de status Actief, Planning of Gearchiveerd, die zijn toegewezen aan EN een account: "Territoria beheren"


Territoria weergeven die zijn toegewezen uit "Set-up en configuratie weergeven" het Actieve territoriummodel, zie zijn toegewezen aan een account:

Wijs een of meer territoria rechtstreeks vanuit de accountrecord toe aan een account. Alleen territoria die behoren tot modellen met de status Planning of Actief, kunnen worden toegewezen aan accounts. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. 1. Open de account waaraan u territoria wilt toewijzen. 2. Klik op de detailpagina van de account, in de gerelateerde lijst Toegewezen territoria, op Territoria toewijzen voor een lijst van de territoria van uw organisatie. Pas de lijstweergave aan als dit nodig is. 3. Selecteer het territoriummodel dat de territoria bevat, die u wilt koppelen. 4. Selecteer in de gerelateerde lijst Beschikbaar de optie voor elk territorium dat u wilt toewijzen. Als u meer records moet weergeven, klikt u op Meer onder de lijst. Elk geselecteerd territorium wordt weergegeven in de gerelateerde lijst Geselecteerd. 5. Klik op Toewijzen.



Handmatig een of meer toewijzingsregels toewijzen aan een territorium Wijs een of meer objecttoewijzingsregels rechtstreeks vanuit de territoriumrecord toe aan een territorium. Beschikbare regels zijn afkomstig uit het territoriummodel waartoe het territorium behoort. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. Territoria kunnen elk maximaal 15 toewijzingsregels hebben. 1. Open het territorium waaraan u regels wilt toewijzen. 2. Klik op de detailpagina van het territorium, in de gerelateerde lijst Aan dit territorium toegewezen toewijzingsregels op Regels toewijzen om een lijst van regels te zien die beschikbaar zijn in het model. 3. Beweeg in de gerelateerde lijst Beschikbaar de muisaanwijzer over de namen van beschikbare regels om de details van hun criteria weer te geven. Selecteer de optie voor elke regel die u aan het territorium wilt toewijzen. Als u meer regels moet weergeven, klikt u op Meer onder de lijst. Elke geselecteerde regel wordt weergegeven in de gerelateerde lijst Geselecteerd.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Regels toewijzen aan een territorium: • "Set-up en configuratie weergeven" EN "Territoria beheren"

4. Pas geselecteerde regels op basis van noodzaak toe op onderliggende territoria. 5. Klik op Toewijzen.

Handmatig een territorium toewijzen aan een opportunity Voor een opportunityrecord kunt u het territorium toewijzen en bijhouden, wiens toegewezen verkoopvertegenwoordigers aan die opportunity werken. Handmatige territoriumtoewijzingen worden bepaald door uw toegang voor delen tot de toegewezen (bovenliggende) account van de opportunity. Wanneer u een territorium toewijst aan een opportunity, wordt die opportunity gedeeld met alle Salesforce-gebruikers die zijn toegewezen aan het bovenliggende niveau van dat territorium in de hiërarchie van het territoriummodel. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. Gebruikers die wel toegang voor delen tot de account van de opportunity hebben, kunnen elk willekeurig territorium uit het actieve model toewijzen aan de opportunity. Diegenen die dat niet hebben, kunnen alleen een territorium toewijzen, dat ook is toegewezen aan de account van de opportunity. Bij handmatige territoriumtoewijzingen geeft Salesforce suggesties voor opportunities die aan de account van het territorium zijn toegewezen, maar diegenen met toegang voor delen kunnen zoeken naar elk willekeurig territorium, en dit ook toewijzen, in het actieve territoriummodel. 1. Open de opportunityrecord.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN handmatig territoria toewijzen aan opportunities: • "Set-up en configuratie weergeven" EN "Territoria beheren"

2. Geef in het veld Territorium het territorium op, dat u wilt toewijzen. 3. Sla de opportunityrecord op. Voorbeeld: De account Utel.com heeft zes opportunities en twee territoria (East Coast en West Coast). Zo kunnen East Coast, West Coast of elk ander territorium binnen het actieve model toewijzen aan elk van die zes opportunities. Een van hun verkoopvertegenwoordigers heeft toegang voor delen tot de account die is toegewezen aan een van de opportunities, waardoor deze verkoopvertegenwoordiger elk willekeurig territorium aan die opportunity kan toewijzen. Voor de overige vijf opportunities



heeft deze verkoopvertegenwoordiger geen toegang voor delen tot toegewezen accounts; voor elke hiervan kan die verkoopvertegenwoordiger alleen een territorium toewijzen, dat al eerder is toegewezen aan de toegewezen account van de opportunity.

Het filter voor de toewijzing van een territorium aan een opportunity uitvoeren Het filter voor de toewijzing van een territorium aan een opportunity wijst automatisch territoria toe aan opportunities op basis van de filterlogica in de Apex-klasse.

EDITIONS

1. Geef de hiërarchie van het actieve territoriummodel weer.


2. Klik op Opportunityfilter uitvoeren om de taak te initiëren, die het filter toepast. Selecteer opties voor welke opportunities moeten worden opgenomen. Toon meer opties om een datumbereik op te geven. 3. Klik op Opportunityfilter uitvoeren. U ontvangt een e-mailbericht wanneer de taak is voltooid.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Het filter voor de toewijzing van een territorium aan een opportunity uitvoeren: • "Set-up en configuratie weergeven" EN "Territoria beheren"

Een territoriummodel klonen Met klonen maakt u een kopie van een territoriummodel, die u kunt gebruiken voor het uittesten van verschillende territoriumeigenschappen. Het nieuwe model omvat de territoria, toewijzingsregels, gebruikers en handmatig toegewezen accounts van de originele versie. Alleen modellen met de status Planning, Actief of Gearchiveerd kunnen worden gekloond. Wanneer het klonen is voltooid, heeft het nieuwe model de status Planning. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. Nadat het proces van klonen is voltooid, heeft het nieuwe model dat daarmee wordt gemaakt, de status Planning. 1. Open het territoriummodel dat u wilt klonen. 2. Klik op Klonen. 3. Definieer de velden voor label en beschrijving. 4. Klik op Opslaan. De status van het model wordt gewijzigd in Klonen, terwijl Salesforce uw verzoek verwerkt. Klonen kan enige tijd duren, afhankelijk van de grootte en complexiteit van uw model. Wanneer het proces is voltooid, verzenden wij een e-mailbericht om u op de hoogte te stellen


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Een territoriummodel: • "Set-up en configuratie weergeven" EN "Territoria beheren"



Gebruikers toewijzen aan territoria Wijs gebruikers toe aan de territoria waarin ze gaan functioneren voor de verkoop van producten en services. U kunt gebruikers toewijzen aan territoria die tot modellen met de status Actief of Planning behoren, hoewel toewijzingen die worden aangebracht binnen modellen met de status Planning, er alleen ten behoeve van planning zijn: ze hebben geen invloed gebruikerstoegang tot records.




1. Open vanuit de hiërarchie van territoriummodellen het territorium waarin u gebruikers wilt toewijzen.


2. Klik op de detailpagina van het territorium, in de gerelateerde lijst Toegewezen gebruikers, op Gebruikers beheren. 3. Selecteer, of zoek naar, op de pagina Gebruikers toewijzen de gebruiker die u wilt toevoegen. 4. Klik op Opslaan.

Gebruikers aan territoria toewijzen: • "Set-up en configuratie weergeven" EN "Territoria beheren"

Territoriumgebruikers identificeren op territoriumrol Houd gebruikersfuncties binnen territoria bij door territoriumrollen te maken en deze toe te wijzen aan territoriumgebruikers. Gebruikers kunnen zelfs verschillende rollen in verschillende territoria hebben. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. Voorbeeld: Zo kunt u rollen als Territoriumeigenaar, Verkoopmanager, Productspecialist of Verkoopvertegenwoordiger maken.


IN DEZE SECTIE: Een keuzelijst voor rollen van territoriumgebruiker definiëren Voeg territoriumrollen toe aan de keuzelijst Rol in territorium van het object UserTerritoryAssociation zodat u rollen kunt selecteren voor territoriumgebruikers. De keuzelijst Rol in territorium die u definieert, kan worden gebruikt voor alle territoria met de status Actief of Planning. Territoriumrollen toewijzen aan gebruikers Wijs territoriumrollen toe om de rollen van gebruikers binnen territoria te herkennen.



Een keuzelijst voor rollen van territoriumgebruiker definiëren Voeg territoriumrollen toe aan de keuzelijst Rol in territorium van het object UserTerritoryAssociation zodat u rollen kunt selecteren voor territoriumgebruikers. De keuzelijst Rol in territorium die u definieert, kan worden gebruikt voor alle territoria met de status Actief of Planning. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. 1. Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor territoriumkoppelingen van gebruikers naar het veldengebied.


2. Klik op Rol in territorium en vervolgens op Nieuw.


3. Geef de gewenste keuzelijstwaarden op en klik op Opslaan. De opgegeven waarden komen nu beschikbaar voor selectie vanuit de keuzelijst Rol in territorium voor de bewerkingspagina Toegewezen gebruikers van het territorium.

Keuzelijsten definiëren: • "Toepassing aanpassen"

Territoriumrollen toewijzen aan gebruikers Wijs territoriumrollen toe om de rollen van gebruikers binnen territoria te herkennen. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. 1. Zorg ervoor dat u een keuzelijst Rol in territorium hebt gemaakt zodat er enkele rollen zijn, waaruit gebruikers een rol kunnen selecteren. 2. Open de record van het territorium waarin u territoriumrollen wilt toewijzen. 3. Klik in de lijst Toegewezen gebruikers op Bewerken naast de naam van een gebruiker aan wie u een territoriumrol toewijst.



4. Selecteer in de keuzelijst Rol in territorium de territoriumrol van de gebruiker. 5. Klik op Opslaan.

Territoriumrollen toewijzen aan gebruikers: • Set-up en configuratie weergeven EN "Territoria beheren"



Een territoriummodel activeren Wanneer u tevreden bent met de structuur van uw territoriummodel en de territoriumaccounttoewijzingen ervan, bent u klaar om het te activeren. Onthoud dat u ook modellen kunt onderhouden met de status Planning en Gearchiveerd voor verdere modellering of voor naslag. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. Belangrijk: Er kan slechts één model tegelijk de status Actief hebben in uw organisatie, terwijl u een model slechts kunt activeren wanneer het de status Planning heeft. Na het activeren van een model kunt u het niet opnieuw instellen op de status Planning: u kunt het alleen instellen op de status Gearchiveerd. 1. Indien dit noodzakelijk is, kunt u een voorbeeld van accounttoewijzingen weergeven voordat u het model activeert. 2. Open de record voor het territoriummodel dat u wilt activeren, en klik op Hiërarchie weergeven.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Een territoriummodel activeren: • "Set-up en configuratie weergeven" EN

"Territoria beheren" 3. Klik op Activeren. De status van het model wordt gewijzigd in Bezig met activeren terwijl Salesforce uw verzoek verwerkt. Activering kan enige tijd duren, afhankelijk van de grootte en complexiteit van uw model. Wanneer het proces is voltooid, verzenden wij een e-mailbericht om u op de hoogte te stellen.

ZIE OOK: Status van territoriummodel

Machtigingen en toegang voor Territoriumbeheer voor de onderneming configureren voor beheerders en gebruikers Een belangrijke stap bij het implementeren van Territoriumbeheer voor de onderneming is ervoor te zorgen dat de juiste gebruikers toegang hebben tot de elementen, records en recordelementen van het juiste territoriummodel. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. 1. Zorg ervoor dat u inzicht hebt in de manier waarop machtigingen territoriummodel en recordtoegang in Territoriumbeheer voor de onderneming beïnvloeden.


2. Wijs naar behoefte gebruikersmachtigingen toe. 3. Voeg de gerelateerde lijst Toegewezen territoria toe aan uw accountpaginalay-outs. Deze lijst laat beheerders handmatig territoria toewijzen aan accounts en laat gebruikers herkennen welke territoria zijn toegewezen aan hun accounts. Zorg ervoor dat de gerelateerde lijst de standaarden aangepaste velden (indien aanwezig) bevat, die beheerders en gebruikers moeten kunnen weergeven. 4. Voeg de gerelateerde lijst Gebruikers in toegewezen territoria toe aan uw accountpaginalay-outs. Met deze lijst kunnen beheerders en gebruikers alle gebruikers zijn, die zijn toegewezen aan de territoria die op hun beurt zijn toegewezen aan een

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Gebruikersmachtigingen toewijzen: • "Gebruikers beheren" Paginalay-outs maken, bewerken of verwijderen: • "Toepassing aanpassen"



account op basis van hun machtigingen. Zorg ervoor dat de gerelateerde lijst de standaarden aangepaste velden (indien aanwezig) bevat, die beheerders en gebruikers moeten kunnen weergeven. 5. Voeg het veld Territorium toe aan uw paginalay-outs voor Opportunity. Dit veld laat beheerders en verkoopmanagers handmatig een territorium toewijzen aan een opportunity in een lijst van de territoria die zijn toegewezen aan de account van de opportunity. Voeg de velden Territoriumnaam en Territoriumbeschrijving toe aan lijstweergaven voor Opportunity en rapporten zodat gebruikers daar toegewezen territoria kunnen herkennen. 6. Voeg alle aangepaste knoppen, koppelingen of acties die u hebt gemaakt, toe aan territoriumpaginalay-outs. ZIE OOK: Hoe machtigingen van invloed zijn op voorzieningen- en gegevenstoegang in Territoriumbeheer voor de onderneming?

Toewijzingsregels uitvoeren voor een territorium Voer accounttoewijzingsregels uit voor elk territorium waarvoor regels zijn gedefinieerd en dat tot een territoriummodel met de status Planning of Actief behoort. Als uw territorium de status Planning heeft, kunt u met het uitvoeren van regels een voorbeeld weergeven van accounttoewijzingen. Als uw territorium de status Actief heeft bij het uitvoeren van regels, worden accounts toegewezen aan territoria volgens uw regels. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. 1. Open de hiërarchie voor het territoriummodel waartoe het territoriummodel behoort.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Regels binnen uw territoria uitvoeren: • "Toepassing aanpassen" EN "Territoria beheren"

2. Zoek in de structuurweergave of de lijstweergave het territorium waarvoor u regels wilt uitvoeren. 3. Klik in de lijstweergave op Regels uitvoeren. In de structuurweergave beweegt u de muisaanwijzer over de naam van het territorium en klikt u vervolgens op Regels uitvoeren. Als u de details van de territoriumrecord, inclusief de eraan toegewezen regels, wilt weergeven voordat u de regels ervan uitvoert, opent u de record en klikt u vervolgens op de knop Regels uitvoeren in de gerelateerde lijst Aan dit territorium toegewezen toewijzingsregels.

Uitzoeken op welke territoria een toewijzingsregel van toepassing is Als u regels gebruikt voor het toewijzen van accounts aan territoria, is het handig als men kan achterhalen op welke territoria één regel van toepassing is. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer.


Beschikbaar in: 1. Geef vanuit Set-up Territoriummodellen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Territoriummodellen om een lijst van de territoriummodellen van uw organisatie weer te geven. GEBRUIKERSMACHTIGINGEN

2. Zoek het model waarin de regel actief is, en klik op Regels weergeven voor een lijst van alle regels dia een het model en de territoria ervan zijn gekoppeld. 3. Klik op de regelnaam en zoek in de gerelateerde lijst Toegewezen territoria de territoria waarin deze wordt toegepast.

Details van toewijzingsregels weergeven: • "Toepassing aanpassen" EN "Territoria beheren"


Gebruikershandleiding | Aangepast-rapporttypen maken voor Territoriumbeheer voor de onderneming-rapporten | 156

Aangepast-rapporttypen maken voor Territoriumbeheer voor de onderneming-rapporten Organisaties die Territoriumbeheer voor de onderneming gebruiken, voeren rapporten uit die accounttoewijzingen, gebruikerstoewijzingen en meer tonen. Stel aangepast-rapporttypen in zodat verkoopmanagers en andere gebruikers de rapporten kunnen maken, die ze nodig hebben. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. 1. Zorg ervoor dat u vertrouwd bent met aangepast-rapporttypen en met de algemene stappen om ze te maken en onderhouden. 2. Maak aangepast-rapporttypen die deze objecten relateert, en configureer deze, indien noodzakelijk. Maak alle velden beschikbaar voor rapportage. Voeg elk rapport toe aan de rapporttypecategorie Territoriumbeheer. Geef een duidelijke naam en beschrijving op voor elk rapporttype zodat gebruikers die rapporten maken, inzicht hebben in welk type aansluit op hun behoeften. Rapport (onderwerpen voor geselecteerde rapporten zijn gekoppeld)

A (Primaire object)

B

C

Accounts toegewezen aan territoria

Accounts

Territoria

–

Accounts niet toegewezen aan territoria

Accounts

Territoria met toegewezen accounts

Territoriummodellen Territoria

Selecteer "A"-records moeten gerelateerde "B"-records hebben. Territoria

–

Selecteer "A"-records kunnen al dan niet gerelateerde "B"-records hebben. Via territorium toegewezen records Selecteer "B"-records moeten gerelateerde "C"-records hebben.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Aangepast-rapporttypen maken of wijzigen: • "Aangepast-rapporttypen beheren" Aangepast-rapporttypen verwijderen: • "Alle gegevens wijzigen"


Gebruikershandleiding | Aangepast-rapporttypen maken voor Territoriumbeheer voor de onderneming-rapporten | 157

Rapport (onderwerpen A (Primaire object) voor geselecteerde rapporten zijn gekoppeld)

B

C

Territoria zonder toegewezen accounts

Territoria

Via territorium toegewezen records

Territoriummodellen

Selecteer "B"-records kunnen al dan niet gerelateerde "C"-records hebben. Gebruikers toegewezen aan territoria

Gebruikers

Gebruikers niet toegewezen aan territoria

Gebruikers

Territoria met toegewezen gebruikers

Territoriummodellen

Territoria zonder toegewezen gebruikers

Territoriummodellen

Samenvatbare accountgegevens op territorium

Accounts

Territoria

–

Selecteer "A"-records moeten gerelateerde "B"-records hebben. Territoria

–

Selecteer "A"-records kunnen al dan niet gerelateerde "B"-records hebben. Territoria

Gebruikers Selecteer "B"-records moeten gerelateerde "C"-records hebben.

Territoria

Gebruikers Selecteer "B"-records kunnen al dan niet gerelateerde "C"-records hebben.

Territoria

–

Selecteer Elke "A"-record moet minstens één gerelateerde "B"-record hebben.

3. Implementeer de rapporttypen die u beschikbaar wilt maken voor gebruikers. 4. Laat gebruikers weten dat ze rapporten kunnen maken met behulp van deze aangepast-rapporttypen.


Gebruikershandleiding | Rapporteren over accounts die zijn toegewezen aan territoria | 158

Rapporteren over accounts die zijn toegewezen aan territoria Beheer accounttoewijzingen aan verkoopterritoria door te rapporteren welke accounts zijn toegewezen aan territoria. Bekijk welke accounts bij welke territoria horen.

EDITIONS



1. Zorg ervoor dat uw organisatie een aangepast-rapporttype heeft, dat de objecten Accounts en Territoria koppelt. Dit object dient aan te geven dat het object Accounts gerelateerde Territorium-records moet hebben, en dient alle velden voor deze objecten beschikbaar voor rapportage te maken.


2. Maak uw rapport: klik op het tabblad Rapporten en vervolgens op Nieuw rapport.


3. Selecteer vanuit de categorie Territoriumbeheer het aangepast-rapporttype dat voor dit rapport is gemaakt.

Rapporten uitvoeren: • "Rapporten uitvoeren"

4. Klik op Maken.

Rapporten plannen: • "Rapporten plannen"

5. Zorg ervoor dat het veld Accountnaam van Accounts en het veld Label van Territoria worden weergegeven in het rapport. Als dit niet het geval is, voegt u ze alsnog toe. 6. (Optioneel) Filter de rapportresultaten. Voor het tonen van gegevens uit territoriummodellen met alleen de status Actief selecteert u in de vervolgkeuzelijst Filters Veldfilter. Configureer de filteropties dusdanig dat

Rapporten maken, bewerken en verwijderen: • "Rapporten maken en aanpassen"

EN Territoriummodel: Label is gelijk aan wordt getoond, en klik vervolgens op OK. Als u wilt filteren op accounteigendom, selecteert u vanuit het veld Tonen Mijn accounts, Accounts van mijn team of Accounts van mijn territoriumteams. Voor filteren op toewijzing van gebruikersterritorium selecteert u Accounts van Mijn territoria.

Belangrijk: Als u later een ander territoriummodel activeert, controleert u of u de variabele met de naam van het territoriummodel in dit rapport hebt bijgewerkt. 7. Voeg eventuele andere velden toe, die u nuttig vindt voor dit rapport. 8. Sla het rapport op en voer het uit. 9. (Optioneel) Vat gegevens samen op het veld Accountnaam van Accounts zodat elke account wordt getoond samen met het aantal territoria waaraan deze is toegewezen.


Gebruikershandleiding | Rapporteren over territoria zonder toegewezen accounts | 159

Rapporteren over territoria zonder toegewezen accounts Beheer accounttoewijzingen aan verkoopterritoria door rapportage over welke territoria van territoriummodellen geen toegewezen accounts hebben.

EDITIONS



1. Zorg ervoor dat uw organisatie een aangepast-rapporttype heeft, dat de objecten Territoriummodellen, Territoria en Via territorium toegewezen records koppelt. Het dient aan te geven of het object Territoria al dan niet gerelateerde Via territorium toegewezen records heeft, en dient alle velden voor deze objecten beschikbaar voor rapportage te maken.






4. Klik op Maken.


5. Zorg ervoor dat het veld Label van Territoriummodellen en het veld Label van Territoria worden weergegeven in het rapport. Als dit niet het geval is, voegt u ze alsnog toe. 6. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Filters de optie Kruisfilter. Configureer de filteropties om Territoria zonder via territorium toegewezen records te tonen en klik vervolgens OK. Configureer de filteropties om Object is gelijk aan Account te tonen.

Rapporten maken, bewerken en verwijderen: • "Rapporten maken en aanpassen" EN "Rapportsamensteller"

7. Als u gegevens wilt tonen uit territoriummodellen met uitsluitend de status Actief, selecteert u in de vervolgkeuzelijst Filters de optie Veldfilter. Configureer de filteropties dusdanig dat Status is gelijk aan Actief wordt getoond, en klik vervolgens op OK. 8. Voeg eventuele andere velden toe, die u nuttig vindt voor dit rapport. 9. Sla het rapport op en voer het uit.


Gebruikershandleiding | Rapporteren over gebruikers die niet zijn toegewezen aan territoria | 160

Rapporteren over gebruikers die niet zijn toegewezen aan territoria Beheer gebruikerstoewijzingen aan verkoopterritoria door te rapporteren welke gebruikers niet zijn toegewezen aan territoria.

EDITIONS



1. Zorg ervoor dat uw organisatie een aangepast-rapporttype heeft, dat de objecten Gebruikers en Territoria koppelt. Het dient aan te geven of het object Gebruikers al dan niet gerelateerde records voor Territoria heeft, en dient alle velden voor deze objecten beschikbaar voor rapportage te maken.






4. Klik op Maken.


5. Zorg ervoor dat het veld Volledige naam van Gebruikers en het veld Label van Territoria worden weergegeven in het rapport. Als dit niet het geval is, voegt u ze alsnog toe. 6. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Filters de optie Kruisfilter. Configureer de filteropties dusdanig dat Gebruikers zonder territoria wordt getoond, en klik vervolgens op OK.


7. Als u gegevens wilt tonen uit territoriummodellen met uitsluitend de status Actief, selecteert u in de vervolgkeuzelijst Filters de optie Veldfilter. Configureer de filteropties dusdanig dat Territoriummodel: Label is gelijk aan wordt getoond, en klik vervolgens op OK.

Belangrijk: Als u later een ander territoriummodel activeert, controleert u of u de variabele met de naam van het territoriummodel in dit rapport hebt bijgewerkt. 8. Voeg eventuele andere velden toe, die u nuttig vindt voor dit rapport. 9. Sla het rapport op en voer het uit.


Gebruikershandleiding | Rapporteren over territoria met toegewezen gebruikers | 161

Rapporteren over territoria met toegewezen gebruikers Beheer gebruikerstoewijzingen aan verkoopterritoria door te achterhalen aan welke territoria van territoriummodellen gebruikers zijn toegewezen. Zie welke toegewezen gebruikers bij welke territoria horen. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Enterprise,

Performance, Unlimited en 1. Zorg ervoor dat uw organisatie een aangepast-rapporttype heeft, dat de objecten Developer Edition Territoriummodellen, Territoria en Gebruikers koppelt. Hier moet zijn aangegeven dat het object Territorium gerelateerde records voor Gebruikers moet hebben en alle velden voor deze objecten beschikbaar moet maken voor rapportage. GEBRUIKERSMACHTIGINGEN

2. Maak uw rapport: klik op het tabblad Rapporten en vervolgens op Nieuw rapport. 3. Selecteer vanuit de categorie Territoriumbeheer het aangepast-rapporttype dat voor dit rapport is gemaakt. 4. Klik op Maken. 5. Zorg ervoor dat het veld Label voor Territoriummodellen, het veld Label voor Territoria en het veld Volledige naam voor Gebruikers worden weergegeven in het rapport. Als dit niet het geval is, voegt u ze alsnog toe. 6. Als u gegevens wilt tonen uit territoriummodellen met uitsluitend de status Actief, selecteert u in de vervolgkeuzelijst Filters de optie Veldfilter. Configureer de filteropties dusdanig dat Status is gelijk aan Actief wordt getoond, en klik vervolgens op OK.

Rapporten uitvoeren: • "Rapporten uitvoeren" Rapporten plannen: • "Rapporten plannen" Rapporten maken, bewerken en verwijderen: • "Rapporten maken en aanpassen" EN "Rapportsamensteller"

7. Voeg eventuele andere velden toe, die u nuttig vindt voor dit rapport. 8. Sla het rapport op en voer het uit. 9. (Optioneel) Vat informatie samen op het veld Label voor het object Territorium om elk territorium te tonen met de gebruikers die eraan zijn toegewezen.


Gebruikershandleiding | Rapporteren over samenvatbare accountvelden op territorium | 162

Rapporteren over samenvatbare accountvelden op territorium Bepaald de territoriumgrootte door te rapporteren over samenvatbare accountgegevens, zoals jaarlijkse omzet of aantal medewerkers.

EDITIONS



1. Zorg ervoor dat uw organisatie een aangepast-rapporttype heeft, dat de objecten Accounts en Territoria koppelt. Dit dient aan te geven dat het object Accounts minstens één objectrecord Territorium moet hebben en dient alle velden voor deze objecten beschikbaar voor rapportage te maken.






4. Klik op Maken.


5. Selecteer Matrixindeling voor het rapport. 6. Selecteer in de lijst van velden voor Territoria het veld Label. Sleep het om een rijgroepering te maken. 7. Selecteer in de lijst van velden voor Accounts het veld Accountnaam. Sleep het om een rijgroepering te maken. 8. Selecteer in de lijst van velden voor Accounts samenvatbare velden, zoals Jaarlijkse omzet en Medewerkers, om deze totalen te tonen. Sleep deze naar het gebied met samenvatbare velden. Indien u daartoe de aanwijzing ontvangt, kiest u het selectievakje Som.


9. (Optioneel) Filter de rapportresultaten. Als u wilt filteren op accounteigendom, selecteert u vanuit het veld Tonen Mijn accounts, Accounts van mijn team of Accounts van mijn territoriumteams. Voor filteren op toewijzing van gebruikersterritorium selecteert u Accounts van Mijn territoria. 10. Voeg eventuele andere velden toe, die u nuttig vindt voor dit rapport. 11. Voer het rapport uit en zorg ervoor dat het de gewenste gegevens toont en de gewenste indeling heeft. 12. Vat informatie samen op het veld Label van Territoria om alle samenvatbare veldwaarden te totaliseren op territorium. 13. Sla het rapport op.


Gebruikershandleiding | Een territoriummodel archiveren | 163

Een territoriummodel archiveren Door het archiveren van een territoriummodel deactiveert u dit in uw organisatie, maar blijft het model wel in uw lijst van territoriummodellen, waarin u kunt verwijzen naar de gekoppelde toewijzingsregels ervan en de resulterende account-naar-territoriumtoewijzingen die door de regels worden gegenereerd. U kunt alleen een model archiveren dat de status Actief heeft. Na het archiveren van een model kunt u het niet terugzetten naar de status Actief of de status Planning. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. 1. Geef vanuit Set-up Territoriummodellen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Territoriummodellen. 2. Klik op Bewerken naast het territoriummodel dat u wilt archiveren.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Een territoriummodel archiveren: • "Territoria beheren"

3. Kies Archiveren in de vervolgkeuzelijst Status. De status van het model state wordt gewijzigd in Archiveren, terwijl Salesforce uw verzoek verwerkt. Wanneer de verwerking is voltooid, wordt de status van het model gewijzigd in Gearchiveerd en ontvangt u een bevestiging via e-mail. Dit kan enige tijd duren, afhankelijk van de grootte en complexiteit van uw organisatie.

Een territoriummodel verwijderen Verwijder een territoriummodel als uw organisatie het model niet langer actief gebruikt voor territoriumbeheer of naslag. U kunt een actief territorium niet verwijderen: het model moet de status Planning of Gearchiveerd hebben. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer.


Met het verwijderen van een territoriummodel verwijdert u ook alle eraan gekoppelde territoria en accounttoewijzingen. U kunt het proces niet annuleren, ter wijl u een verwijderd model ook niet kunt herstellen. Het proces kan enkele uren duren; daarom ontvangt u een e-mailbericht wanneer het is voltooid. GEBRUIKERSMACHTIGINGEN 1. Geef vanuit Set-up Territoriummodellen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Territoriummodellen. 2. Zoek het model in de lijst. Controleer de waarde in de kolom Status om er zeker van te zijn dat het model de status Planning of Gearchiveerd heeft. 3. Klik op Verw. 4. Controleer later uw e-mail op de bevestiging dat het verwijderingsproces is voltooid.

Een territoriummodel verwijderen: • "Territoria beheren"


Gebruikershandleiding | Toewijzingsregels weergeven en beheren op het niveau van het territoriummodel | 164

Toewijzingsregels weergeven en beheren op het niveau van het territoriummodel Als u accounttoewijzingsregels wilt weergeven en beheren op een hoog niveau, kunt u dat. Begin met de record voor het territoriummodel voor het maken, bewerken of weergeven van regels de territoria van het model. Vanuit de lijst op modelniveau van regels kunt u regelcriteria weergeven of een regelrecord openen om te achterhalen aan welke territoria deze zijn toegewezen aan, als dit inderdaad het geval is. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. 1. Geef vanuit Set-up Territoriummodellen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Territoriummodellen. 2. Klik op Regels weergeven naast het territoriummodel wiens regels u wilt beheren. 3. In de lijstweergave Toewijzingsregels kunt u een nieuwe regel maken, een regelrecord openen voor de volledige details of de muisaanwijzer over de naam van de regel bewegen om de criteria ervan weer te geven.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Territoriumregels maken of beheren: • "Set-up en configuratie weergeven" EN "Territoria beheren"

ZIE OOK: Uitzoeken op welke territoria een toewijzingsregel van toepassing is

Toewijzingsregels activeren en deze toepassen op afstammende territoria De mogelijkheid om een toewijzingsregel toe te passen op afstammende territoria is alleen op territoriumniveau beschikbaar. U kunt geen toewijzingsregels toepassen op afstammelingen op het niveau van het territoriummodel. Daarom kunt u de optie alleen een regel laten toepassen op afstammende territoria als u toegang tot de record van de regel hebt vanuit een afzonderlijk territorium. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking alleen op Territoriumbeheer voor de onderneming en niet op eerdere versies van Territoriumbeheer. Met deze beperking in gedachten zorgt u ervoor dat u een regelrecord maakt of bewerkt vanaf de juiste plaats. Beginnen bij de territoriumrecord geeft de meeste opties. Zorg ervoor dat u alle



Gebruikershandleiding | Territoriumbeheer voor de onderneming uitschakelen | 165

toewijzingsregels activeert, die u wilt gebruiken: niet-actieve regels hebben geen invloed op toewijzingen voor gekoppelde territoria of enige afstammende territoria waarop ze zijn toegepast. Voorbeeld: U hebt bijvoorbeeld een territoriummodel met de naam US en de hiërarchie ervan heeft twee territoria: Eastern States en Western States. Het territorium Eastern States heeft een toegewezen regel met de naam Eastern States Accounts. Als u de record voor het territoriummodel, US, opent en vervolgens op Regels weergeven klikt en van daaruit op Bewerken om de regelrecord Eastern States Accounts te bewerken, kunt u de regel in de laatste stap activeren. Als u begint vanuit de territoriumrecord Eastern States en vervolgens op Bewerken naast de regelrecord Eastern States Accounts klikt, ziet u, naast de stap waarbij u de regel activeert of deactiveert, een aanvullende stap waarmee u de regel kunt toepassen op de afstammelingen van het territorium Eastern States.

Territoriumbeheer voor de onderneming uitschakelen Desgewenst kunt u Territoriumbeheer voor de onderneming voor uw organisatie uitschakelen en andere manieren van het delen van records gebruiken.

EDITIONS



Belangrijk: Als u Territoriumbeheer voor de onderneming uitschakelt, verliezen uw gebruikers toegang tot records als deze toegang is gebaseerd op territoriumtoewijzingen en als uw organisatie niet langer toegang heeft tot territoriumbeheergegevens. Als u Territoriumbeheer voor de onderneming opnieuw inschakelt, zijn er mogelijk gegevens verloren gegaan, die voorheen nog beschikbaar waren middels de voorziening.


1. Als u dit nog niet hebt gedaan, archiveert u uw actieve territoriummodel voordat u Territoriumbeheer voor de onderneming uitschakelt. 2. Geef vanuit Set-up Territoria op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen. 3. Klik op Territoriumbeheer 2.0 uitschakelen.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Territoriumbeheer voor de onderneming uitschakelen: • "Toepassing aanpassen"


Gebruikershandleiding | Territoria aanpassen om uw gebruikers te helpen bij het beheren van accounts | 166

Territoria aanpassen om uw gebruikers te helpen bij het beheren van accounts Territoriumbeheer inschakelen Voordat u Territoriumbeheer inschakelt, neemt u contact op met Salesforce en controleert u vervolgens of uw organisatie voldoet aan de randvoorwaarden.


Opmerking: Deze informatie is alleen van toepassing op de oorspronkelijke voorziening Territoriumbeheer en niet op Territoriumbeheer voor de onderneming.


Territoriumbeheer is niet standaard ingeschakeld in Salesforce. Als u om territoriumbeheer wilt verzoeken voor uw organisatie, neemt u contact op met Salesforce. Opmerking: Het oorspronkelijke Territoriumbeheer is alleen beschikbaar bij Aanpasbare prognoses en wordt niet ondersteund bij Samenwerkingsprognoses. Als het oorspronkelijke Territoriumbeheer is ingeschakeld, kunt u niet langer gebruikmaken van Samenwerkingsprognoses. Het nieuwere Territoriumbeheer voor de onderneming kan niet worden gebruikt bij Aanpasbare prognoses. Territoriumbeheer voor de onderneming en Samenwerkingsprognoses kunnen wel beide tegelijkertijd in uw Salesforce-organisatie worden ingeschakeld en gebruikt, maar de twee voorzieningen zijn momenteel niet geïntegreerd om samen te werken.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Territoriumbeheer inschakelen: • "Territoria beheren"

Zorg ervoor dat u aan de volgende randvoorwaarden voldoet voordat u Territoriumbeheer inschakelt: • Voor het inschakelen van Territoriumbeheer moet uw organisatie aanpasbare prognoses gebruiken. Zie Beschik ik over aanpasbare prognoses? als u niet weet of u beschikt over aanpasbare prognoses. Als u aan de vereisten voldoet, kunt u territoriumbeheer inschakelen voor uw organisatie: 1. Geef in Salesforce vanuit Set-up Territorium op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Territoriuminstellingen. 2. Wijzig desgewenst de organisatie-instellingen voor territoriumbeheer die kunnen worden geconfigureerd vanaf de pagina Territoriuminstellingen. Zie Territoriumbeheerinstellingen configureren op pagina 167. 3. Er zijn twee verschillende opties voor het inschakelen van territoriumbeheer, afhankelijk van uw voorkeur om bestaande prognosegegevens te behouden of op te schonen. Klik op Territoriumbeheer inschakelen of op Volledig nieuw territoriumbeheer inschakelen. Het effect van de knop Territoriumbeheer inschakelen Wanneer u op deze knop klikt, worden de huidige prognosehiërarchie en prognosegegevens van uw organisatie automatisch op de volgende wijze naar de territoriumhiërarchie gekopieerd: • De naam van uw organisatie wordt ingesteld als het hoogste niveau van de territoriumhiërarchie. • Voor elke rol in de prognosehiërarchie wordt een corresponderend territorium gemaakt in de nieuwe territoriumhiërarchie. • Instellingen voor het handmatig delen van prognoses voor de rollen worden naar het nieuwe territorium gekopieerd. Zie Prognoses handmatig delen op pagina 299 voor meer informatie over het handmatig delen van prognoses. • Actieve Salesforce-gebruikers worden aan territoria toegevoegd op basis van hun rol. • Opportunities worden toegewezen aan het territorium van de eigenaar van de opportunity. • Account worden nergens in de territoriumhiërarchie toegewezen. • Totdat u territoria toevoegt of bewerkt, werken uw prognoses hetzelfde als voordat u Territoriumbeheer inschakelde. Het effect van de knop Volledig nieuw territoriumbeheer inschakelen Wanneer u op deze knop klikt, gebeurt het volgende:



• Alle reeds bestaande prognosegegevens worden verwijderd. • Er wordt een lege territoriumhiërarchie gemaakt. Het wordt aanbevolen deze knop alleen te gebruiken wanneer u in Salesforce een volledig nieuwe organisatie instelt die geen bestaande prognosehiërarchie heeft. Voorzichtig: Er kan onherstelbaar gegevensverlies optreden als u klikt u op Volledig nieuw territoriumbeheer inschakelen. 4. Aan territoria gerelateerde velden, paginalay-outs en gebruikersmachtigingen configureren: • Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor accounts naar Paginalay-outs en voeg de velden Territoria en Uitsluiten van territoriumtoewijzingsregels toe aan accountpaginalay-outs. Voor elke accountpaginalay-out kunt u instellen of gebruikers voor de uitvoering van accounttoewijzingsregels kunnen kiezen wanneer ze accounts opslaan. U kunt u instellen of accounttoewijzingsregels standaard worden uitgevoerd telkens wanneer accounts worden opgeslagen. • Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor opportunities naar Paginalay-outs en voeg het veld Territorium toe aan opportunitypaginalay-outs. • Om een gebruiker toe te staan beheerder van de territoriumhiërarchie te zijn verleent u deze de machtiging "Territoria beheren" met behulp van machtigingensets of profielen. Gebruikers die de machtiging "Toepassing aanpassing" hadden voordat u territoriumbeheer hebt ingeschakeld, krijgen automatisch de machtiging "Territoria beheren". 5. Geef om te gaan werken met uw nieuwe territoriumhiërarchie vanuit Set-up Hiërarchie op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Territoriumhiërarchie. Zie Uw territoriumhiërarchie maken op pagina 168. ZIE OOK: Territoriumbeheerinstellingen configureren

Territoriumbeheerinstellingen configureren Opmerking: Deze informatie is alleen van toepassing op de oorspronkelijke voorziening Territoriumbeheer en niet op Territoriumbeheer voor de onderneming. U kunt standaard toegangsniveaus tot accounts, contactpersonen, opportunities en cases instellen voor nieuwe territoria. U kunt ook instellen of prognosemanagers de territoria kunnen beheren die zich onder hen bevinden in de territoriumhiërarchie. 1. Geef vanuit Set-up Territorium op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Territoriuminstellingen. 2. Kies standaard toegangsniveaus voor accounts, contactpersonen (afhankelijk van de standaardinstelling voor de hele organisatie), opportunities en cases. Dit zijn de toegangsniveaus die standaard worden geselecteerd wanneer een nieuw territorium wordt gemaakt. Zie Territoriumvelden op pagina 172 voor een beschrijving van deze velden.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Territoriuminstellingen configureren: • "Territoria beheren"

Opmerking: Deze instellingen zijn niet retroactief en zijn niet van invloed op territoria die al bestaan. Wanneer u een afzonderlijk territorium maakt of bewerkt, kunt u van deze standaard toegangsniveaus afwijken. Zie Territoria maken op pagina 171. 3. Schakel desgewenst Prognosemanagers kunnen territoria beheren. Wanneer dit selectievakje is ingeschakeld, kunnen prognosemanagers ondergeschikte territoria beheren: ze kunnen gebruikers beheren, handmatig accounts toevoegen en



accounttoewijzingsregels beheren voor territoria die zich onder hun directe territorium bevinden. Ze kunnen ook onderliggende territoria toevoegen aan zowel hun directe territorium als lagere territoria. Zie Prognosemanagers toewijzen in de prognosehiërarchie op pagina 297 voor meer informatie over prognosemanagers. ZIE OOK: Territoriumbeheer inschakelen Territoria weergeven en bewerken Uw territoriumhiërarchie maken

Uw territoriumhiërarchie maken Opmerking: Deze informatie is alleen van toepassing op de oorspronkelijke voorziening Territoriumbeheer en niet op Territoriumbeheer voor de onderneming. Opmerking: Als u op Territoriumbeheer inschakelen hebt geklikt om territoriumbeheer in te schakelen, is uw bestaande prognosehiërarchie gebruikt als basis van de territoriumhiërarchie. Geef voor werken met de territoriumhiërarchie van uw organisatie vanuit Set-up Hiërarchie op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Territoriumhiërarchie. De volgende termen worden gebruikt wanneer wordt verwezen naar territoria in de hiërarchie. Bovenliggend territorium Een territorium dat zich direct boven een ander territorium in de hiërarchie bevindt. Een territorium heeft exact één bovenliggend territorium in de hiërarchie, met uitzondering van het territorium van het hoogste niveau, dat geen bovenliggend territorium heeft. Onderliggend territorium Een territorium dat zich direct onder een ander territorium in de hiërarchie bevindt. Een bovenliggend territorium kan een onbeperkt aantal onderliggende territoria hebben. Gelijkwaardig territorium Onderliggende territoria die hetzelfde bovenliggende territorium delen. Kies een optie in de vervolgkeuzelijst om te bepalen hoe de territoriumhiërarchie wordt weergegeven: Weergeven in structuur Een visuele voorstelling weergeven van de bovenliggend/onderliggend-relaties tussen uw territoria. Klik op Alles uitvouwen om alle territoria te zien of op Alles samenvouwen om alleen territoria van het hoogste niveau te zien. Voor het uitvouwen of samenvouwen van een afzonderlijk knooppunt klikt u op het pictogram plus (+) of minus (-).


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Territoria weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven" Territoria bewerken: • "Territoria beheren" OF U bent prognosemanager. Prognosemanagers kunnen territoria beheren van die gebruikers die onder hen in de territoriumhiërarchie werken.

Weergeven in gesorteerde lijst Een territoriumlijst weergeven die u alfabetisch kunt sorteren op territorium, bovenliggend territorium (Rapporteert aan) of beschrijving. Als u een gefilterde lijst van items wilt tonen, selecteert u een vooraf gedefinieerde lijst in de vervolgkeuzelijst Weergave of klikt u op Nieuwe weergave maken om uw eigen aangepaste weergaven te definiëren.Als u een door u gemaakte weergave wilt bewerken of verwijderen, selecteert u deze in de vervolgkeuzelijst Weergave en klikt u op Bewerken.



Weergeven in lijst Een lijst weergeven met territoria en de onderliggende territoria ervan, alfabetisch gegroepeerd op de naam van het bovenste territorium. De kolommen kunnen niet worden gesorteerd. Deze weergave is niet beschikbaar voor hiërarchieën met meer dan 1000 territoria. Elke weergave biedt koppelingen voor u voor het maken, bewerken en verwijderen van territoria. ZIE OOK: Territoria weergeven en bewerken

Territoria weergeven en bewerken Vanaf de territoriumdetailpagina kunt u verschillende aspecten weergeven en wijzigen van het territorium, inclusief gerelateerde territoria, toegewezen gebruikers en opgenomen accounts. Opmerking: Deze informatie is alleen van toepassing op de oorspronkelijke voorziening Territoriumbeheer en niet op Territoriumbeheer voor de onderneming.

Territoria weergeven 1. Geef vanuit Set-up Hiërarchie op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Territoriumhiërarchie. 2. Selecteer de naam van het territorium dat u wilt weergeven.

Gerelateerde territoria weergeven De lijst Hiërarchie, boven aan de territoriumdetailpagina, geeft aan hoe dit territorium is gerelateerd aan het territorium van het hoogste niveau in de territoriumhiërarchie. Als u de namen van andere territoria wilt zien die hetzelfde bovenliggende territorium delen als dit territorium, raadpleegt u de lijst Elementen op zelfde niveau. U kunt in beide lijsten op een territoriumnaam klikken om dat territorium weer te geven. De territoriumdetailpagina bevat ook een gerelateerde lijst Onderliggende territoria. Zie Werken met aan territoria gerelateerde lijsten op pagina 170.

Territoria bewerken Als u een bestaand territorium wilt bijwerken, klikt u op Bewerken en wijzigt u de velden die u wilt wijzigen. Zie Territoriumvelden op pagina 172 en Aangepaste territoriumvelden maken op pagina 174 voor meer informatie.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Territoria weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven" Territoria bewerken: • "Territoria beheren" OF U bent prognosemanager. Prognosemanagers kunnen territoria beheren van die gebruikers die onder hen in de territoriumhiërarchie werken.

Als een bewerking van een territorium van invloed is op een zeer grote hoeveelheid gegevens, ontvangt u een e-mailbevestiging wanneer de bewerking is voltooid. Opmerking: Wanneer u groepen, rollen en territoria bewerkt, worden regels voor delen gewoonlijk automatisch opnieuw berekend om indien nodig toegang toe te voegen of te verwijderen.



Territoria klonen Klik op Klonen om een territorium te maken met dezelfde waarden van standaardvelden en aangepaste velden als het huidige territorium. Het gekloonde territorium heeft hetzelfde bovenliggende territorium als het oorspronkelijke territorium. Toegewezen gebruikers, accounttoewijzingsregels en handmatig toegewezen accounts worden echter niet gekloond. Opmerking: Als u alleen-lezen toegang tot een veld hebt, wordt de waarde van dat veld niet overgedragen op de gekloonde record.

Accounts weergeven die aan een territorium zijn toegewezen Klik opAccounts weergeven om een lijst te zien met de accounts die zijn toegewezen aan dit territorium en aan territoria onder dit territorium in de territoriumhiërarchie. De lijst bevat zowel handmatig toegewezen accounts als accounts die door regels zijn toegewezen.

Werken met aan territoria gerelateerde lijsten Elke territoriumdetailpagina bevat de volgende gerelateerde lijsten: • Toegewezen gebruikers - Bevat de gebruikers uit het territorium. Zie Gebruikers in territoria beheren op pagina 175. • Overgenomen accounttoewijzingsregels - Bevat de accounttoewijzingsregels voor dit territorium die zijn gedefinieerd in een bovenliggend territorium. Zie Accounttoewijzingsregels beheren op pagina 179. • In dit territorium gedefinieerde accounttoewijzingsregels - Bevat de accounttoewijzingsregels voor dit territorium. Zie Accounttoewijzingsregels beheren op pagina 179. • Handmatig toegewezen accounts - Bevat de accounts die handmatig aan dit territorium zijn toegevoegd. Zie Accounts handmatig aan territoria toewijzen op pagina 188. • Onderliggende territoria - Bevat de territoria direct onder dit territorium in de territoriumhiërarchie. Klik voor het maken van en onderliggend territorium voor dit territorium op Territorium toevoegen. Klik voor de weergave van de detailpagina van het onderliggende territorium op de naam van het territorium. ZIE OOK: Uw territoriumhiërarchie maken Territoriumbeheer inschakelen Prognosemanagers aan territoria toevoegen Territoria maken



Territoria maken Opmerking: Deze informatie is alleen van toepassing op de oorspronkelijke voorziening Territoriumbeheer en niet op Territoriumbeheer voor de onderneming. U kunt maximaal 500 territoria maken voor uw organisatie. Een nieuw territorium maken: 1. Geef vanuit Set-up Hiërarchie op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Territoriumhiërarchie. 2. Klik op Territorium toevoegen. U kunt ook op Territorium toevoegen klikken in de gerelateerde lijst Onderliggende territoria van een territoriumdetailpagina. 3. Definieer het nieuwe territorium door velden op te geven of te wijzigen. Zie Territoriumvelden op pagina 172 voor een beschrijving van territoriumvelden. De verplichte standaardvelden voor territoria zijn Label, Territoriumnaam en Bovenliggend territorium. Territoria kunnen ook aangepaste velden hebben. Zie voor meer informatie Aangepaste territoriumvelden maken op pagina 174. 4. Klik op Opslaan om te stoppen of op Opslaan en nieuw om meer territoria te maken. ZIE OOK: Territoriumvelden Aangepaste territoriumvelden maken Uw territoriumhiërarchie maken


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Territoria maken: • "Territoria beheren" OF U bent prognosemanager. Prognosemanagers kunnen territoria beheren van die gebruikers die onder hen in de territoriumhiërarchie werken.



Territoriumvelden Opmerking: Deze informatie is alleen van toepassing op de oorspronkelijke voorziening Territoriumbeheer en niet op Territoriumbeheer voor de onderneming. Een territorium heeft de volgende velden, hier vermeld in alfabetische volgorde. Veldnaam Accounttoegang

Casetoegang

Beschrijving Hiermee stelt u in hoeveel toegang territoriumleden hebben tot de accounts van het territorium: alleen weergeven, weergeven en bewerken of weergeven, bewerken, overdragen en verwijderen. Hiermee stelt u in hoeveel toegang territoriumleden hebben tot cases in de accounts van het territorium, ongeacht wie de eigenaar is van deze cases: geen toegang, alleen weergeven of weergeven en bewerken.

Opportunitytoewijzing beperken

Schakel dit selectievakje in om te voorkomen dat de opportunities in dit territorium uit dit territorium en de onderliggende territoria ervan worden verplaatst wanneer accounttoewijzingsregels worden uitgevoerd.

Toegang contactpersoon

Hiermee stelt u het toegangsniveau in dat territoriumleden hebben tot contactpersonen in de accounts van het territorium, ongeacht wie de eigenaar is van deze contactpersonen. De opties zijn: geen toegang, alleen weergeven of weergeven en bewerken.

Prognosemanager

De gebruiker voor wie prognoses vanuit onderliggende en lagere territoria worden berekend. Alleen wijzigbaar door te klikken op Wijzigen op de territoriumdetailpagina. Als dit selectievakje is ingeschakeld via de pagina Territoriuminstellingen, kan een prognosemanager lagere territoria in de hiërarchie beheren.

Label

De naam waarmee naar het territorium wordt verwezen op gebruikersinterfacepagina's.

Opportunitytoegang

Hiermee stelt u in hoeveel toegang territoriumleden hebben tot opportunities in de accounts van het territorium, ongeacht wie de eigenaar is van deze opportunities: geen toegang, alleen weergeven of weergeven en bewerken.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Territoria bewerken: • "Territoria beheren" OF U bent prognosemanager. Prognosemanagers kunnen territoria beheren van die gebruikers die onder hen in de territoriumhiërarchie werken.


Veldnaam


Beschrijving

Bovenliggend territorium

Het territorium direct boven dit territorium in de territoriumhiërarchie. Het bovenliggende territorium moet een bestaand territorium zijn. Gebruik het opzoekpictogram om het bovenliggende territorium te selecteren.

Delende groepen

Alleen-lezen en wordt alleen weergegeven op de territoriumdetailpagina. Voor elk territorium worden twee delende groepen gemaakt: een voor het territorium en een voor het territorium en de onderliggende territoria ervan. Klik op Territorium om de gebruikers te zien die zich in de delende groep voor een territorium bevinden. Klik op Territorium en ondergeschikte om de gebruikers te zien die zich in de delende groep voor een territorium en de onderliggende territoria ervan bevinden. Opmerking: Gebruikers worden alleen als groepsleden weergegeven als de groep wordt gebruikt in regels voor delen of bij het handmatig delen van records.

Territoriumnaam

De unieke naam die wordt gebruikt door de API en beheerde pakketten.

Territoriumbeschrijving

Een beschrijving van het territorium.

ZIE OOK: Aangepaste territoriumvelden maken Territoria weergeven en bewerken Territoria maken



Aangepaste territoriumvelden maken U kunt maximaal vijfhonderd aangepaste territoriumvelden toevoegen om territoria een te passen aan de unieke vereisten van uw bedrijf.

EDITIONS

Opmerking: Deze informatie is alleen van toepassing op de oorspronkelijke voorziening Territoriumbeheer en niet op Territoriumbeheer voor de onderneming.


Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor territoria naar het veldengebied. Vanaf dit gebied kunt u details weergeven over standaardvelden, aangepaste velden maken of bewerken of veldafhankelijkheden definiëren.


Opmerking: Territoria hebben geen aanpasbare paginalay-outs. Nieuwe aangepaste velden worden in alfabetische volgorde onder aan de territoriumdetailpagina toegevoegd. ZIE OOK: Territoria weergeven en bewerken Territoria maken Territoriumvelden

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Aangepaste territoriumvelden maken of wijzigen: • "Territoria beheren" OF U bent prognosemanager. Prognosemanagers kunnen territoria beheren van die gebruikers die onder hen in de territoriumhiërarchie werken.



Territoria verwijderen Opmerking: Deze informatie is alleen van toepassing op de oorspronkelijke voorziening Territoriumbeheer en niet op Territoriumbeheer voor de onderneming.

EDITIONS

U kunt alleen territoria verwijderen die geen onderliggende territoria hebben. Wanneer een territorium wordt verwijderd, zijn de volgende items niet meer aan dit territorium gekoppeld:


• Alle gebruikers, ongeacht of Actief in territorium is ingeschakeld


• Alle accounts, ongeacht of deze handmatig of door accounttoewijzingsregels zijn toegewezen • Alle opportunities Een territorium verwijderen: 1. Geef vanuit Set-up Hiërarchie op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Territoriumhiërarchie. 2. Klik op Verw naast een territorium in de hiërarchie. U kunt ook de naam van een territorium selecteren en op Verwijderen klikken. Opmerking: Met het herstel van een account of opportunity vanuit de Prullenbak wordt wel ook de territoriumtoewijzing hersteld, maar dit activeert niet de evaluatie van accounttoewijzingsregels. Als accounttoewijzingsregels werden gewijzigd terwijl de record zich in de Prullenbak bevond, heeft de herstelde record mogelijk territoria die inconsistent zijn met de nieuwe regels. ZIE OOK:

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Territoria verwijderen: • "Territoria beheren" OF U bent prognosemanager. Prognosemanagers kunnen territoria beheren van die gebruikers die onder hen in de territoriumhiërarchie werken.

Territoria weergeven en bewerken Uw territoriumhiërarchie maken

Gebruikers in territoria beheren Opmerking: Deze informatie is alleen van toepassing op de oorspronkelijke voorziening Territoriumbeheer en niet op Territoriumbeheer voor de onderneming.

EDITIONS

Een territorium kan een onbeperkt aantal gebruikers hebben en een gebruiker kan aan een onbeperkt aantal territoria zijn toegewezen.


In de context van een specifiek territorium kunnen gebruikers zowel de status Actief als Actief in territorium hebben:


Actief Een actieve gebruiker kan zich aanmelden bij Salesforce. Gedeactiveerde gebruikers blijven eigenaar van opportunities en worden weergegeven in prognoses en territoria. Wanneer gebruikers worden gedeactiveerd, worden hun overschrijvingen van opportunityprognoses, overschrijvingen van aangepaste totalen en overschrijvingen van de keuze van de manager betreffende prognoses van ondergeschikten bevroren. De manager van een gedeactiveerde gebruiker kan overschrijvingen van de keuze van de manager echter toepassen op de prognoses van die gebruiker. Totaalbedragen worden actueel gehouden. Als een gedeactiveerde gebruiker later opnieuw wordt geactiveerd, kan de gebruiker zijn of haar werkzaamheden zoals voorheen hervatten. Als "Prognoses toestaan" is uitgeschakeld voor een gebruiker die ook is gedeactiveerd, wordt de gebruiker verwijderd uit alle territoria waaraan hij of zij is toegewezen.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Gebruikers aan territoria toewijzen: • "Territoria beheren" EN "Gebruikers beheren"



Gebruikers kunnen hun actieve status instellen door hun pagina Persoonlijke gegevens te wijzigen in hun persoonlijke instellingen. Actief in territorium Gebruikers met Actief in territorium ingeschakeld op de territoriumdetailpagina hebben open opportunities, gesloten opportunities of helemaal geen opportunities in dat territorium. Gebruikers met Actief in territorium uitgeschakeld zijn overgedragen of verwijderd uit het territorium, maar blijven eigenaar van opportunities in het oude territorium. Voor het weergeven van de territoria waartoe u behoort, geeft u de gerelateerde lijst Territoria op uw pagina Persoonlijke gegevens weer. Geef voor het weergeven van deze gerelateerde lijst voor een gebruiker vanuit Set-up Gebruikers op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Gebruikers.

Gebruikers aan territoria toevoegen Gebruikers aan een territorium toevoegen: 1. Klik op een territoriumdetailpagina op Gebruikers toevoegen. 2. Als u een gefilterde lijst van items wilt weergeven, selecteert u een vooraf gedefinieerde lijst in de vervolgkeuzelijst Weergave of klikt u op Nieuwe weergave maken om uw eigen aangepaste weergaven te maken. 3. Schakel de selectievakjes in de kolom Actie in of uit om gebruikers te verplaatsen tussen het gebied met beschikbare gebruikers en het gebied met geselecteerde gebruikers. U kunt ook het volgende doen: • Klikken op een letter om gebruikers weer te geven die met die letter beginnen. • Klik op Alle om alle gebruikers weer te geven die overeenkomen met de criteria van de huidige weergave. • Klikken op weergegeven items selecteren om alle op de huidige lijstpagina weergegeven gebruikers te verplaatsen naar het gebied met geselecteerde gebruikers, eronder. • Klikken op weergegeven selectie opheffen of alle selecties opheffen om gebruikers te verplaatsen van het gebied met geselecteerde gebruikers naar het gebied met beschikbare gebruikers. Opmerking: Gebruikers die al aan het territorium zijn toegewezen, worden niet in de lijst met beschikbare gebruikers weergegeven, zelfs niet als ze voldoen aan de lijstweergavecriteria. 4. Wanneer het gebied met geselecteerde gebruikers alle gebruikers omvat die u aan het territorium wilt toewijzen, klikt u op Toewijzen.

Gebruikers uit territoria verwijderen U kunt een gebruiker uit een territorium verwijderen en opgeven wie zijn of haar openstaande opportunities krijgt: 1. Klik in de gerelateerde lijst Toegewezen gebruikers op de territoriumdetailpagina op Verwijderen naast de naam van de gebruiker. 2. Klik op het opzoekpictogram bij Nieuwe eigenaar ( opportunities van de gebruiker.

) om een ontvanger te selecteren voor eventuele openstaande

3. U kunt het veld Nieuwe eigenaar ook leeg laten. Dit leidt tot een van de volgende resultaten: • Als het bovenliggende territorium een prognosemanager heeft, wordt deze prognosemanager eigenaar van de openstaande opportunities van de gebruiker. Ook wordt de prognosemanager toegewezen aan het territorium waarvan het selectievakje Actief in territorium niet is ingeschakeld. • Als het bovenliggende territorium geen prognosemanager heeft, blijft de gebruiker in het territorium waarvan het selectievakje Actief in territorium niet is ingeschakeld. 4. Klik op Opslaan. Als dit van invloed is op een zeer grote hoeveelheid gegevens, ontvangt u een e-mailbevestiging wanneer de bewerking is voltooid



Gebruikers overdragen tussen territoria Met de wizard voor gebruikersoverdracht kunt u een gebruiker van het ene territorium naar het andere verplaatsen, opgeven van welke openstaande opportunities de gebruiker eigenaar blijft en een ontvanger opgeven voor openstaande opportunities die de gebruiker achterlaat. Een gebruiker naar een ander territorium overdragen: 1. Klik in de gerelateerde lijst Toegewezen gebruikers op de territoriumdetailpagina op Overdracht naast de naam van de gebruiker. 2. Klik op Selecteren naast het territorium waarnaar u de gebruiker overdraagt. Vouw indien nodig knooppunten in de territoriumhiërarchie samen of uit om het gewenste doelterritorium weer te geven. 3. Klik op het opzoekpictogram bij Nieuwe eigenaar ( ) om de gebruiker te selecteren die eigenaar wordt van de openstaande opportunities die de overgedragen gebruiker niet behoudt. Klik op Volgende om verder te gaan. Als u deze stap overslaat en geen ontvanger selecteert, ontvangt de prognosemanager van het bovenliggende territorium van het voormalige territorium van de gebruiker automatisch de openstaande opportunities die de gebruiker niet behoudt. Als er geen prognosemanager is in het bovenliggend territorium van het voormalige territorium van de gebruiker, blijft de gebruiker die wordt verplaatst, eigenaar van zijn of haar opportunities. 4. Kies een lijstweergave voor de openstaande opportunities van de gebruiker. 5. Klik op Selecteren en Selectie opheffen om opportunities te verplaatsen tussen het gebied met beschikbare gebruikers en het gebied met geselecteerde gebruikers. U kunt ook het volgende doen: • Klikken op een letter om opportunities weer te geven die met die letter beginnen. • Klikken op Alle om alle opportunities weer te geven die overeenkomen met de criteria van de huidige weergave. • Klikken op weergegeven items selecteren om alle op de huidige lijstpagina weergegeven opportunities te verplaatsen naar het gebied met geselecteerde gebruikers, eronder. • Klikken op weergegeven selectie opheffen of alle selecties opheffen om opportunities te verplaatsen van het gebied met geselecteerde accounts naar het gebied met beschikbare accounts. 6. Wanneer in het gebied met geselecteerde opportunities de opportunities staan waarvan de gebruiker na de overdracht eigenaar moet blijven, klikt u op Overdracht. Als dit van invloed is op een zeer grote hoeveelheid gegevens, ontvangt u een e-mailbevestiging wanneer de bewerking is voltooid Opmerking: Als u de prognosemanager uit een territorium overdraagt, heeft dat territorium geen prognose meer en worden opportunityoverschrijvingen voor dat territorium die zijn gemaakt door prognosemanagers erboven in de territoriumhiërarchie, verwijderd. Zie Aanpasbare prognoses overschrijven. ZIE OOK: Territoria weergeven en bewerken Prognosemanagers aan territoria toevoegen



Lijsten van toegewezen gebruikers weergeven Opmerking: Deze informatie is alleen van toepassing op de oorspronkelijke voorziening Territoriumbeheer en niet op Territoriumbeheer voor de onderneming. De pagina met de lijst van toegewezen gebruikers geeft een lijst van gebruikers weer die zijn toegewezen aan het geselecteerde territorium. Vanaf deze pagina kunt u gedetailleerde gebruikersinformatie weergeven, gebruikers verwijderen uit territoria, gebruikers overdragen tussen territoria en andere aanverwante informatie weergeven.


• Als u een gefilterde lijst van items wilt weergeven, selecteert u een vooraf gedefinieerde lijst in de vervolgkeuzelijst Weergave of klikt u op Nieuwe weergave maken om uw eigen aangepaste weergaven te maken. De standaardwaarde voor Weergeven is uw laatst GEBRUIKERSMACHTIGINGEN geselecteerde gebruikersweergave. • Klik op een gebruikersnaam om de details van de gebruiker weer te geven. • Klik op Verwijderen naast een gebruikersnaam om de gebruiker te verwijderen uit het territorium. • Klik op Overdracht naast een gebruikersnaam om de gebruiker over te dragen tussen territoria. ZIE OOK: Accounttoewijzingsregels beheren

Toegewezen gebruikers weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven" Een gebruiker verwijderen of overdragen: • "Territoria beheren" EN "Gebruikers beheren"

Prognosemanagers aan territoria toevoegen Opmerking: Deze informatie is alleen van toepassing op de oorspronkelijke voorziening Territoriumbeheer en niet op Territoriumbeheer voor de onderneming. Houd rekening met het volgende voordat u de prognosemanager voor een territorium toewijst: • Een territorium kan slechts één prognosemanager hebben. Zie Prognosemanagers toewijzen in de prognosehiërarchie op pagina 297. • Prognoses van territoria van onderliggende en lagere niveaus worden berekend voor prognosemanagers. • Als een territorium geen prognosemanager heeft, is er geen prognose voor dat territorium. • Prognosemanagers kunnen opportunities ontvangen wanneer gebruikers worden overgedragen of verwijderd uit een territorium. • Prognosemanagers kunnen opportunities ontvangen wanneer accounttoewijzingsregels worden uitgevoerd.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Prognosemanagers aan territoria toewijzen: • "Gebruikers beheren"

• Op de pagina met territoriuminstellingen kunt u prognosemanagers inschakelen en laten fungeren als gedelegeerde beheerders voor territoria onder hen in de hiërarchie.

EN

De prognosemanager voor een territorium toewijzen of wijzigen:

EN

1. Klik op de pagina met territoriumdetails op Wijzigen naast het veld Prognosemanager.


2. Selecteer een naam in de vervolgkeuzelijst om de prognosemanager van het territorium op te geven.

"Territoria beheren"



In de structuurweergave van de territoriumhiërarchie aan de rechterzijde kunt u de onderliggende territoria en territoria van een lager niveau zien die worden berekend voor de prognosemanager. 3. Klik op Opslaan om de bewerking te voltooien. ZIE OOK: Prognosemanagers toewijzen in de prognosehiërarchie Territoria weergeven en bewerken Territoriumbeheerinstellingen configureren

Accounttoewijzingsregels beheren Opmerking: Deze informatie is alleen van toepassing op de oorspronkelijke voorziening Territoriumbeheer en niet op Territoriumbeheer voor de onderneming. U kunt accounttoewijzingsregels maken waarmee accounts en hun gekoppelde opportunities en cases automatisch naar territoria worden verplaatst op basis van een standaardveld of een aangepast veld, zoals postcode, staat, sector, omzet of aantal werknemers. Elke regel bestaat uit meerdere rijen met criteria waarmee exact wordt aangegeven hoe de accounts worden toegewezen. Voor accounttoewijzingsregels geldt het volgende: • Een territorium kan overgenomen accounttoewijzingsregels hebben. Dat wil zeggen dat de regels hoger in de territoriumhiërarchie zijn gemaakt en daarom ook invloed hebben op deze hiërarchie. • Een territorium kan lokaal gedefinieerde accounttoewijzingsregels hebben. Dat wil zeggen dat de regels in het territorium zelf zijn gemaakt. • Als een territorium geen overgenomen of lokaal gedefinieerde accounttoewijzingsregels heeft, bevat het alleen accounts die handmatig zijn toegevoegd. • als een account overeenkomt met alle overgenomen en lokaal gedefinieerde accounttoewijzingsregels voor meerdere territoria in dezelfde vertakking van de hiërarchie, wordt de account toegewezen aan het laagste overeenkomende territorium. • Als een account overeenkomt met een overgenomen accounttoewijzingsregel van een territorium, maar niet met de lokaal gedefinieerde regels van het territorium, wordt de account niet aan het territorium toegewezen, maar wel geëvalueerd voor de onderliggende territoria ervan.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Accounttoewijzingsregels beheren: • "Territoria beheren" OF U bent prognosemanager. Prognosemanagers kunnen territoria beheren van die gebruikers die onder hen in de territoriumhiërarchie werken.

U hebt bijvoorbeeld drie territoria: • Territorium A heeft vier regels met de aanduiding "Toepassen op onderliggende territoria" en is een bovenliggend niveau van territorium B. – Territorium B heeft drie regels zonder de aanduiding "Toepassen op onderliggende territoria" en is een bovenliggend niveau van territorium C. • Territorium C heeft twee regels. Als u een account toewijst die voldoet aan alle regels van territorium A en territorium C, maar slechts aan één regel van territorium B, wordt de account toegewezen aan territorium C. Maar als de regels van territorium B zijn aangeduid met "Toepassen op onderliggende territoria", wordt de account alleen aan territorium A toegewezen.



Werken met accounttoewijzingsregels Klik op Regels uitvoeren op de territoriumdetailpagina om de actieve overgenomen lokaal gedefinieerde regels op de pagina te evalueren voor alle bestaande accounts in uw organisatie. De regels voor alle ondergeschikte territoria worden ook geëvalueerd—d.w.z. dat wanneer u regels uitvoert in het bovenste territorium, alle regels in de gehele hiërarchie worden geëvalueerd. Wanneer u op Regels uitvoeren klikt, wordt naast de knop een pictogram ( ) weergegeven om aan te geven dat regels worden verwerkt. Wanneer de verwerking is voltooid, wordt er een bevestiging verzonden via e-mail. Opmerking: Om de gegevenskwaliteit te beschermen kunt u een territorium niet wijzigen terwijl het verwerkingspictogram wordt weergegeven. Klik op Regels beheren op de territoriumdetailpagina om de pagina Accounttoewijzingsregels beheren te openen. Op deze pagina kunt u accounttoewijzingsregels maken, bewerken en uitvoeren en kunt u er een voorbeeld van bekijken. • Klik op Nieuw om een nieuwe regel te maken of op Bewerken om een bestaande regel te bewerken. Zie Accounttoewijzingsregels maken en bewerken op pagina 185. • Gebruik het selectievakje Actief om een lokaal gedefinieerde regel actief of inactief te maken. Accounts worden automatisch geëvalueerd door actieve accounttoewijzingsregels en worden in de volgende gevallen door deze regels toegewezen aan territoria: – Als een account wordt gemaakt met de gebruikersinterface van Salesforce, de Force.com-API of een client zoals Connect Offline. – Als een account met een importwizard wordt geïmporteerd. – Als een account door de conversie van een lead wordt gemaakt. – Een account wordt bewerkt en opgeslagen als de optie Standaard selecteren is geselecteerd voor de optie selectievakje "Deze account bij opslaan evalueren op basis van territoriumregels"

onder Lay-outeigenschappen. Als de accounttoewijzingsregel een wijziging van eigendom van een opportunity initieert, moet u overdrachtstoegang voor de opportunity hebben. – Als een account wordt bewerkt en opgeslagen via de Force.com-API. – Als op Regels uitvoeren wordt geklikt op een territoriumdetailpagina, op voorwaarde dat het selectievakje Uitsluiten van territoriumtoewijzingsregels van de account is uitgeschakeld. – Als op de pagina Accounttoewijzingsregels beheren wordt geklikt op Opslaan en regels uitvoeren voor een territorium, op voorwaarde dat het selectievakje Uitsluiten van territoriumtoewijzingsregels van de account is uitgeschakeld. – Duplicaataccounts worden samengevoegd. • Klik op een regelnaam om de details van die regel te zien, inclusief de actieve status en de criteria. Vanaf een regeldetailpagina kunt u een regel bewerken, verwijderen of klonen. • Klik op Voorbeeld om de accounts te zien die aan dit territorium en de onderliggende territoria ervan zouden worden weergegeven als de momenteel gemarkeerde regels werden uitgevoerd. Zie Voorbeeld bekijken van accounttoewijzingen op pagina 187. • Klik op Opslaan om de actieve status van lokaal gedefinieerde regels op te slaan. • Klik op Opslaan en regels uitvoeren om de huidige actieve status van lokaal gedefinieerde regels op te slaan en de overgenomen en lokaal gedefinieerde regels op de pagina te evalueren voor alle bestaande accounts in uw organisatie. De uitvoering van accounttoewijzingsregels is van invloed op accounts in de Prullenbak. Klik op Bewerken op de territoriumdetailpagina om de optie Opportunitytoewijzing beperken in of uit te schakelen. Bij selectie hiervan blijven de opportunities van het territorium in het territorium of de onderliggende territoria daarvan wanneer u accounttoewijzingsregels uitvoert. De volgende uitzonderingen zijn van toepassing: • Als de account van een opportunity naar slechts één van de onderliggende territoria wordt verplaatst, volgt de opportunity de account en wordt deze opnieuw toegewezen aan het nieuwe territorium van de account. Dit geldt ook wanneer een account naar



meerdere territoria wordt verplaatst en slechts één van de nieuwe territoria een onderliggend territorium van het oorspronkelijke territorium is. • Als de account van een opportunity naar meerdere onderliggende territoria wordt verplaatst, wordt in het territoriumveld van de opportunity niets ingevuld. • Als de account van een opportunity volledig buiten het territorium en de onderliggende territoria wordt geplaatst, wordt in het territoriumveld van de opportunity niets ingevuld. Tip: U kunt accounttoewijzingsregels ook beheren met behulp van de Data Loader of de Webservices-API.

Accounttoewijzingsregels en opportunities Diverse factoren bepalen de manier waarop accounttoewijzingsregels opportunities toewijzen aan territoria, waaronder: • Of de aan de opportunity gekoppelde account wordt toegewezen aan een of meer territoria • Of de opportunityeigenaar lid is van hetzelfde territorium als de account • Het aantal aan het territorium toegewezen gebruikers • Of aan het territorium een prognosemanager wordt toegewezen Opmerking: Bij het bijwerken van een account die via een trigger een accounttoewijzingsregel activeert, die onderdeel vormt van territoriumbeheer, moet u de toegang tot de opportunity overdragen als de accounttoewijzingsregel een wijziging van eigendom van de opportunity initieert. Accounts met één territorium Als de aan de opportunity gekoppelde account aan slechts één territorium wordt toegewezen, gebruikt u de volgende tabel om te bepalen hoe het territorium van de opportunity wordt toegewezen: Opportunityeigenaar hoort bij hetzelfde territorium als de account

Aantal aan het territorium toegewezen gebruikers

Aan het territorium wordt een prognosemanager toegewezen

Resultaten

Ja

1

N.v.t.

De opportunity wordt toegewezen aan hetzelfde territorium als de account. De opportunityeigenaar blijft ongewijzigd.

Nee

1

N.v.t.

De opportunity wordt toegewezen aan hetzelfde territorium als de account en de opportunityeigenaar is het enige lid van het territorium.

Nee

0

N.v.t.

De opportunity wordt toegewezen aan hetzelfde territorium als de account en de opportunityeigenaar wordt toegevoegd als inactief lid van het territorium. De eigenaar van de opportunity blijft ongewijzigd.

Ja

>1

Ja

De opportunity wordt toegewezen aan hetzelfde territorium als de account en de prognosemanager wordt de opportunityeigenaar.

Ja

>1

Nee

De opportunity wordt toegewezen aan hetzelfde territorium als de account. De eigenaar van de opportunity blijft ongewijzigd als de opportunityeigenaar Actief in


Opportunityeigenaar hoort bij hetzelfde territorium als de account

Aantal aan het territorium toegewezen gebruikers


Aan het territorium wordt een prognosemanager toegewezen

Resultaten

territorium heeft geselecteerd op de territoriumdetailpagina.

Nee

>1

Ja

De opportunity wordt toegewezen aan de prognosemanager van het territorium.

Nee

>1

Nee

De opportunity wordt toegewezen aan hetzelfde territorium als de account en de opportunityeigenaar wordt toegevoegd als inactief lid van het territorium. De eigenaar van de opportunity blijft ongewijzigd.

Accounts met meerdere territoria Als de aan de opportunity gekoppelde account wordt toegewezen aan meer dan één territorium, gebruikt u de volgende tabel om te bepalen hoe het territorium van de opportunity wordt toegewezen: Territoriumlidmaatschap van de opportunityeigenaar

Resultaten

Opportunityeigenaar heeft één territorium gemeen met de account

De opportunity wordt niet toegewezen aan enig territorium. De opportunityeigenaar kan de opportunity toewijzen aan het territorium dat hij/zij gemeen heeft met de account.

Opportunityeigenaar heeft meer dan een territorium gemeen met de account De opportunity wordt niet toegewezen aan enig territorium. De opportunityeigenaar kan de opportunity toewijzen aan elk willekeurig territorium dat hij/zij gemeen heeft met de account. Opportunityeigenaar heeft geen territorium gemeen met de account

De opportunity wordt niet toegewezen aan enig territorium. De opportunityeigenaar kan de opportunity aan geen enkel territorium toewijzen.

Territoriumtoewijzingen voor standaardgebruikers Als de gebruiker die de opportunity maakt, de standaardgebruiker is, wijst Salesforce een territorium alleen automatisch toe aan een nieuwe opportunity als de gebruiker en account exact één territorium gemeen hebben. Zo maakt Willems, die een standaardgebruiker is die is toegewezen aan alleen het territorium Westland, een opportunity voor de account Veilinghuis BV. Veilinghuis BV hoort bij het territorium Westland en één ander territorium. Omdat Janssen en Veilinghuis BV exact één territorium gemeen hebben, wordt de nieuwe opportunity toegewezen aan het territorium Westland. Als Janssen bij het andere territorium van de account had gehoord, zou de opportunity niet zijn toegewezen aan een territorium. Gebruik de volgende tabel om te bepalen wanneer een territorium zal worden toegewezen aan een door een standaardgebruiker gemaakte opportunity.



Aantal aan gebruiker toegewezen territoria

Aantal aan account toegewezen territoria

Opportunityeigenaar Resultaten hoort bij hetzelfde territorium als de account

1

1

Ja

De opportunity wordt toegewezen aan het territorium dat ze gemeen hebben.

>1

1

Ja

De opportunity wordt toegewezen aan het territorium van de account als de gebruiker bij datzelfde territorium hoort.

1

>1

Ja

De opportunity wordt toegewezen aan het territorium van de gebruiker als de account is gekoppeld aan datzelfde territorium.

>1

>1

Ja

De opportunity wordt niet toegewezen aan enig territorium. De opportunityeigenaar kan de opportunity toewijzen aan elk willekeurig territorium dat hij/zij gemeen heeft met de account.

N.v.t.

N.v.t.

Nee

De opportunity wordt niet toegewezen aan enig territorium.

Territoriumtoewijzingen voor beheerders Een gebruiker die beheerder is of de machtiging "Territoria beheren" heeft, kan alle territoria weergeven. Als de gebruiker een beheerder, een door een territorium gedelegeerde beheerder of een gebruiker met de machtiging "Territoria beheren" is, wijst Salesforce een territorium alleen automatisch toe aan een nieuwe opportunity als de beheerder, de account en de bovenliggende accounts van de account exact één territorium gemeen hebben. Janny, bijvoorbeeld is een beheerder die de territoria Noordland en Westland beheert. Ze maakt een opportunity voor de account Gebroeders de Rijcke. Gebroeders de Rijcke is gekoppeld aan de territoria Noordland en Zuidland. Gebroeders de Rijcke heeft één bovenliggende account (Zaaijman Producten), die is toegewezen aan de territoria Noordland en Oostland. Omdat Janny, Gebroeders de Rijcke en Zaaijman Producten alleen het territorium Noordland gemeen hebben, wordt de nieuwe opportunity toegewezen aan het territorium Noordland. Als Gebroeders de Rijcke of Zaaijman Producten ook tot het territorium Westland hadden behoord, zou de opportunity niet aan een territorium zijn toegewezen. Gebruik de volgende tabel om te bepalen wanneer een territorium zal worden toegewezen aan een door een beheerder gemaakte opportunity. Aantal territoria dat de beheerder beheert


Aantal territoria toegewezen aan de bovenliggende account(s) van de account

Opportunityeigenaar Resultaten beheert hetzelfde territorium als de account en bovenliggende account(s)

1

1

1

Ja


>1

1

1

Ja




Aantal territoria dat de beheerder beheert




1

>1

1

Ja


1

1

>1

Ja


>1

>1

1

Ja

De opportunity wordt toegewezen aan het territorium van de bovenliggende account als de beheerder en de account geen andere territoria gemeen hebben. De opportunityeigenaar kan de opportunity handmatig toewijzen aan elk willekeurig territorium dat hij/zij gemeen heeft met de account.

1

>1

>1

Ja

De opportunity wordt toegewezen aan het territorium van de beheerder als de account en de bovenliggende account(s) van de account geen andere territoria gemeen hebben. De opportunityeigenaar kan de opportunity handmatig toewijzen aan elk willekeurig territorium dat hij/zij gemeen heeft met de account.

>1

1

>1

Ja

De opportunity wordt toegewezen aan het territorium van de account als de beheerder en de bovenliggende account(s) van de account geen andere territoria gemeen hebben. De opportunityeigenaar kan de opportunity handmatig toewijzen aan elk willekeurig territorium dat hij/zij gemeen heeft met de account.

>1

>1

>1

Ja

De opportunity wordt toegewezen aan het territorium van de beheerder als de beheerder, de account en de bovenliggende account(s) van de account geen andere territoria gemeen hebben. De opportunityeigenaar kan de opportunity handmatig toewijzen aan elk willekeurig territorium dat hij/zij gemeen heeft met de account.



Aantal territoria dat de beheerder beheert




N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

Nee

De opportunity wordt niet toegewezen aan enig territorium.

ZIE OOK: Accounttoewijzingsregels maken en bewerken Voorbeeld bekijken van accounttoewijzingen Territoria weergeven en bewerken

Accounttoewijzingsregels maken en bewerken Opmerking: Deze informatie is alleen van toepassing op de oorspronkelijke voorziening Territoriumbeheer en niet op Territoriumbeheer voor de onderneming.

EDITIONS

Een territorium kan maximaal 15 accounttoewijzingsregels hebben, inclusief actieve en inactieve regels. Een accounttoewijzingsregel maken of bewerken:


1. Geef vanuit Set-up Hiërarchie op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Territoriumhiërarchie.


2. Selecteer het territorium dat u wilt wijzigen. 3. Klik op Regels beheren in de gerelateerde lijst Accounttoewijzingsregels. 4. Klik op Nieuw om een nieuwe accounttoewijzingsregel te maken. Als u een bestaande accounttoewijzingsregel wilt bewerken, klikt u op Bewerken. 5. Geef een naam voor de regel op. Regelnamen moeten uniek zijn en kunnen maximaal tachtig tekens bevatten. 6. Definieer filtercriteria waaraan accounts moeten voldoen om te worden opgenomen in het territorium. Als in uw organisatie meerdere talen worden gebruikt, moet u de criteria opgeven in de standaardtaal van de organisatie. Wanneer u keuzelijsten gebruikt om filtercriteria op te geven, worden de geselecteerde waarden opgeslagen in de standaardtaal van de organisatie. Als u bestaande filtercriteria bewerkt of kloont, stelt u de standaardtaal op de pagina Bedrijfsgegevens eerst in op dezelfde taal die is gebruikt voor het instellen van de oorspronkelijke filtercriteria. Anders worden de filtercriteria mogelijk niet geëvalueerd zoals verwacht.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Accounttoewijzingsregels maken of bewerken: • "Territoria beheren" OF U bent prognosemanager. Prognosemanagers kunnen territoria beheren van die gebruikers die onder hen in de territoriumhiërarchie werken.

7. Schakel desgewenst het vakje Toepassen op onderliggende territoria in om de regel toe te laten passen op onderliggende territoria 8. Schakel desgewenst het vakje Actief in om de regel te activeren. Inactieve regels worden nooit uitgevoerd. Accounts worden automatisch geëvalueerd door actieve accounttoewijzingsregels en worden in de volgende gevallen door deze regels toegewezen aan territoria:



• Als een account wordt gemaakt met de gebruikersinterface van Salesforce, de Force.com-API of een client zoals Connect Offline. • Als een account met een importwizard wordt geïmporteerd. • Als een account door de conversie van een lead wordt gemaakt. • Een account wordt bewerkt en opgeslagen als de optie Standaard selecteren is geselecteerd voor de optie selectievakje "Deze account bij opslaan evalueren op basis van territoriumregels"

onder Lay-outeigenschappen. Als de accounttoewijzingsregel een wijziging van eigendom van een opportunity initieert, moet u overdrachtstoegang voor de opportunity hebben. • Als een account wordt bewerkt en opgeslagen via de Force.com-API. • Als op Regels uitvoeren wordt geklikt op een territoriumdetailpagina, op voorwaarde dat het selectievakje Uitsluiten van territoriumtoewijzingsregels van de account is uitgeschakeld. • Als op de pagina Accounttoewijzingsregels beheren wordt geklikt op Opslaan en regels uitvoeren voor een territorium, op voorwaarde dat het selectievakje Uitsluiten van territoriumtoewijzingsregels van de account is uitgeschakeld. • Duplicaataccounts worden samengevoegd. 9. Klik op Opslaan om te voltooien of op Opslaan en nieuw om de regel op te slaan en te beginnen met het definiëren van een andere regel. Tip: Maak ten minste één accounttoewijzigingsregel in de top van uw territoriumhiërarchie die van toepassing is op de onderliggende territoria, als u een hiërarchie wilt samenstellen waarin alle accounts voldoen aan de hoogste criteria en de accounts voor ondergeschikte territoria worden gedifferentieerd op basis van specifiekere criteria. Als uw organisatie werkt met divisies, kunt u op dezelfde manier een regel maken boven aan de territoriumhiërarchie waarmee accounts per divisie worden gefilterd en die wordt toegepast op de onderliggende territoria.

ZIE OOK: Accounttoewijzingsregels beheren Voorbeeld bekijken van accounttoewijzingen Territoria weergeven en bewerken



Voorbeeld bekijken van accounttoewijzingen Opmerking: Deze informatie is alleen van toepassing op de oorspronkelijke voorziening Territoriumbeheer en niet op Territoriumbeheer voor de onderneming. Voordat u accounttoewijzingsregels uitvoert, kunt u een lijst bekijken met de accounts die aan het territorium en aan de territoria eronder in de territoriumhiërarchie zouden worden toegewezen als de op het moment gemarkeerde regels zouden worden uitgevoerd: 1. Klik vanaf de territoriumdetailpagina op Regels beheren > Voorbeeld. 2. Klik op Opslaan om de actieve status van de regels op te slaan. Klik op Opslaan en regels uitvoeren om de actieve status van de regels op te slaan en de regels te evalueren op basis van alle bestaande accounts in uw organisatie. Opmerking: De uitvoering van accounttoewijzingsregels is van invloed op accounts in de Prullenbak. ZIE OOK: Accounttoewijzingsregels beheren Accounttoewijzingsregels maken en bewerken Territoria weergeven en bewerken


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Een voorbeeld van accounttoewijzingen in territoria weergeven: • "Territoria beheren" OF U bent prognosemanager. Prognosemanagers kunnen territoria beheren van die gebruikers die onder hen in de territoriumhiërarchie werken.

Lijsten van overgenomen regels weergeven Opmerking: Deze informatie is alleen van toepassing op de oorspronkelijke voorziening Territoriumbeheer en niet op Territoriumbeheer voor de onderneming. Op de pagina met de lijst van overgenomen regels wordt een lijst van accounttoewijzingsregels weergegeven die zijn overgenomen door het geselecteerde territorium. Vanaf deze pagina kunt u gedetailleerde informatie weergeven en hebt u toegang tot informatie over afzonderlijke regels. • Als u een gefilterde lijst van items wilt weergeven, selecteert u een vooraf gedefinieerde lijst in de vervolgkeuzelijst Weergave of klikt u op Nieuwe weergave maken om uw eigen aangepaste weergaven te maken. • Klik op de naam van een regel om de regeldetails weer te geven. ZIE OOK: Accounts handmatig aan territoria toewijzen


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Overgenomen regels weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven"



Accounts handmatig aan territoria toewijzen Opmerking: Deze informatie is alleen van toepassing op de oorspronkelijke voorziening Territoriumbeheer en niet op Territoriumbeheer voor de onderneming.

EDITIONS

Als alternatief voor het maken en uitvoeren van accounttoewijzingsregels kunt u ook handmatig accounts aan territoria toevoegen:


1. Klik op de pagina met territoriumdetails op Accounts toevoegen in de gerelateerde lijst Handmatig toegewezen accounts.


2. Kies een weergave in de vervolgkeuzelijst of klik op Nieuwe weergave maken om een nieuwe aangepaste weergave te maken. 3. Klik op Selecteren en Selectie opheffen om accounts te verplaatsen tussen het gebied met beschikbare accounts en het gebied met geselecteerde accounts. U kunt ook het volgende doen: • Klikken op een letter om accounts weer te geven die met die letter beginnen. • Klikken op Alle om alle accounts weer te geven die overeenkomen met de criteria van de huidige weergave. • Klikken op weergegeven items selecteren om alle op de huidige lijstpagina weergegeven accounts te verplaatsen naar het gebied met geselecteerde accounts, eronder. • Klikken op weergegeven selectie opheffen of alle selecties opheffen om accounts te verplaatsen van het gebied met geselecteerde accounts naar het gebied met beschikbare accounts. 4. Wanneer de accounts in het gebied met beschikbare accounts alle accounts omvatten die u handmatig aan het territorium wilt toevoegen, klikt u op Toewijzen. Opmerking: Handmatig accounts toewijzen en accounttoewijzingsregels uitvoeren staan volstrekt los van elkaar. Een handmatig toegevoegde account blijft in een territorium totdat deze handmatig wordt verwijderd. Niets verhindert toewijzingsregels om de account ook aan het territorium toe te voegen. ZIE OOK: Territoria weergeven en bewerken

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Accounts handmatig aan territoria toewijzen: • "Territoria beheren" EN "Bewerken" voor accounts OF U bent een prognosemanager, Prognosemanagers kunnen territoria beheren is ingeschakeld, u werkt onder uw positie in de territoriumhiërarchie en u hebt "Bewerken" voor accounts.


Gebruikershandleiding | Opties voor verkoop aanpassen | 189

Opties voor verkoop aanpassen Opportunities en producten aanpassen Benut opportunities en producten zo optimaal mogelijk door de volgende extra voorzieningen in te stellen.

EDITIONS

IN DEZE SECTIE:


Soortgelijke opportunities inschakelen en configureren Laat gebruikers Gesloten/gewonnen opportunities vinden, die overeenkomen met de kenmerken van een opportunity waaraan ze op dat moment werken, zodat ze snel toegang hebben tot informatie die ze kan helpen bij het sluiten van hun open deals. Het toevoegen van producten aan opportunities vereenvoudigen Stel Salesforce dusdanig in dat uw gebruikers de aanwijzing krijgen om producten toe te voegen wanneer ze een opportunity maken. Wanneer u Gebruikers vragen om producten toe te voegen aan opportunities in Opportunityinstellingen selecteert, luidt het label van de knop voor opslaan in een nieuwe opportunityrecord "Opslaan en product toevoegen".

Beschikbaar in: Alle editions voor organisaties die vóór Summer '09 geactiveerd zijn Beschikbaar in: Group, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition voor organisaties die zijn geactiveerd na Summer '09

Opportunityupdateherinneringen inschakelen Bijgewerkte en nauwkeurige opportunities leiden tot precieze prognoses. Door herinneringen voor updates in te schakelen kunnen managers geautomatiseerde e-mailberichten verzenden aan degenen die rechtstreeks aan die managers rapporteren, met daarbij een rapport over de open opportunities van het team. Productprijzen samen met hun producten activeren en deactiveren Stel Salesforce dusdanig in dat u bij het activeren of deactiveren van een product alle gerelateerde prijzen voor dat product op datzelfde moment ook activeert of deactiveert. Het bewerken van prijs en hoeveelheid voor opportunityproducten beperken Bepaal of gebruikers de velden Prijs en Hoeveelheid voor opportunities kunnen bijwerken. Waarschuwingen belangrijke deal activeren In uw organisatie kan worden gewerkt met waarschuwingen waarbij automatisch per e-mail een melding wordt verzonden voor opportunities met grote bedragen. U kunt één opportunitywaarschuwing activeren voor uw organisatie. Het waarschuwingsbericht lijkt op de opportunitydetailpagina inclusief de paginalay-out en de taal van een geselecteerde gebruiker. Waarschuwingen voor belangrijke deals aanpassen In uw organisatie kan worden gewerkt met waarschuwingen waarbij automatisch per e-mail een melding wordt verzonden voor opportunities met grote bedragen. Pas deze waarschuwing aan zodat er een e-mail wordt verzonden wanneer een opportunity een drempel bereikt.



Soortgelijke opportunities inschakelen en configureren Laat gebruikers Gesloten/gewonnen opportunities vinden, die overeenkomen met de kenmerken van een opportunity waaraan ze op dat moment werken, zodat ze snel toegang hebben tot informatie die ze kan helpen bij het sluiten van hun open deals. Opmerking: • Zoekopdrachten worden opgesteld in de vorm van OR-instructies. Daarom moeten Gesloten/gewonnen opportunities overeenkomen met slechts één criterium om als soortgelijk te worden beschouwd. Voor de beste zoekresultaten neemt u een meervoudige zoekopdracht op. • Let er bij het bepalen van welke opportunityvelden moeten worden weergegeven in de gerelateerde lijst Soortgelijke opportunities, op dat gebruikers alle velden zien, die worden weergegeven, ongeacht regels voor delen en gebruikersmachtigingen. 1. Geef vanuit Set-up Soortgelijke opportunities op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Soortgelijke opportunities. 2. Klik op Bewerken. 3. Selecteer Soortgelijke opportunities inschakelen. 4. Selecteer de velden of gerelateerde lijsten waarmee u zoekopdrachten voor Soortgelijke opportunities wilt laten vergelijken en klik vervolgens op Toevoegen. 5. Selecteer de velden die moeten worden weergegeven in de gerelateerde lijst Soortgelijke opportunities.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Alle editions voor organisaties die vóór Summer '09 geactiveerd zijn Beschikbaar in: Group, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition voor organisaties die zijn geactiveerd na Summer '09

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Soortgelijke opportunities inschakelen en configureren: • "Toepassing aanpassen"

6. Klik op Opslaan. 7. Zorg ervoor dat de gerelateerde lijst Soortgelijke opportunities is toegevoegd aan opportunitypaginalay-out.

Het toevoegen van producten aan opportunities vereenvoudigen Stel Salesforce dusdanig in dat uw gebruikers de aanwijzing krijgen om producten toe te voegen wanneer ze een opportunity maken. Wanneer u Gebruikers vragen om producten toe te voegen aan opportunities in Opportunityinstellingen selecteert, luidt het label van de knop voor opslaan in een nieuwe opportunityrecord "Opslaan en product toevoegen".




Opportunityupdateherinneringen inschakelen Bijgewerkte en nauwkeurige opportunities leiden tot precieze prognoses. Door herinneringen voor updates in te schakelen kunnen managers geautomatiseerde e-mailberichten verzenden aan degenen die rechtstreeks aan die managers rapporteren, met daarbij een rapport over de open opportunities van het team. 1. Geef vanuit Set-up Updateherinneringen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Updateherinneringen. 2. Klik op Bewerken. 3. Schakel Herinneringen aan update inschakelen voor Mijn organisatie in. 4. Selecteer optioneel Herinneringen voor gebruikers met directe rapporterenden automatisch activeren om opportunityupdateherinneringen te plannen voor alle gebruikers die directe rapporterenden hebben. 5. Klik op Opslaan. 6. Als u niet automatisch alle gebruikers met direct rapporterenden hebt geactiveerd, selecteert u de gebruikers die updateherinneringen voor opportunities moeten kunnen plannen. Elke gebruiker met directe rapporterenden kan worden toegevoegd.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic en Lightning Experience Beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Opportunityupdateherinneringen inschakelen: • "Toepassing aanpassen" OR "Gebruikers beheren" Opportunityupdateherinneringen activeren of deactiveren: • "Gebruikers beheren"

7. Klik op Activeren. 8. Laat die gebruikers weten dat ze kunnen beginnen met het plannen van updateherinneringen voor hun direct rapporterenden. Opmerking: Als een accounteigenaar updateherinneringen voor opportunities mag verzenden, ontvangen alle partner- en klantportalgebruikers die als executives aan de account zijn toegewezen, de herinneringen, zelfs als ze geen toegang tot de opportunity hebben. Als u wilt vermijden dat herinneringen naar deze gebruikers worden verzonden, verwijdert u deze uit de rol van Leidinggevende.

Productprijzen samen met hun producten activeren en deactiveren Stel Salesforce dusdanig in dat u bij het activeren of deactiveren van een product alle gerelateerde prijzen voor dat product op datzelfde moment ook activeert of deactiveert.

EDITIONS

1. Geef vanuit Set-up Productinstellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Productinstellingen.

Beschikbaar in: zowel Salesforce Classic als Lightning Experience

2. Selecteer Wanneer een actieve vlag in een productrecord wordt gewijzigd. 3. Sla uw wijzigingen op.

Beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

ZIE OOK: Het bewerken van prijs en hoeveelheid voor opportunityproducten beperken

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Productprijzen automatisch activeren of automatisch deactiveren: • "Toepassing aanpassen"



Het bewerken van prijs en hoeveelheid voor opportunityproducten beperken Bepaal of gebruikers de velden Prijs en Hoeveelheid voor opportunities kunnen bijwerken.

EDITIONS

Verwijder het veld Verkoopprijs uit de paginalay-out voor opportunityproducten om er zeker van te zijn dat voor opportunityproducten de verkoopprijs uit de gekoppelde prijslijst wordt gebruikt.


Verwijder het veld Hoeveelheid uit de paginalay-out voor opportunityproducten om de hoeveelheid Eén te gebruiken voor alle opportunityproducten.


Opmerking: Als u deze velden niet uit de paginalay-out kunt verwijderen, neemt u contact op met Salesforce om deze optie in te schakelen. ZIE OOK:


Productprijzen samen met hun producten activeren en deactiveren

Waarschuwingen belangrijke deal activeren

Bewerken van prijs en eenheden beperken: • "Toepassing aanpassen"

In uw organisatie kan worden gewerkt met waarschuwingen waarbij automatisch per e-mail een melding wordt verzonden voor opportunities met grote bedragen. U kunt één opportunitywaarschuwing activeren voor uw organisatie. Het waarschuwingsbericht lijkt op de opportunitydetailpagina inclusief de paginalay-out en de taal van een geselecteerde gebruiker.

Voordat u begint kunt u het best bepalen welke gebruiker de paginalay-out en de taalinstellingen heeft die u in alle waarschuwingen wilt opnemen. Deze gebruiker moet ook de machtiging "Alle gegevens weergeven" hebben. 1. Geef vanuit Set-up Waarschuwing belangrijke deal op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Waarschuwing belangrijke deal. 2. Geef een naam voor de waarschuwing op. 3. Geef een Triggerwaarschijnlijkheid en Triggerbedrag op in de bedrijfsvaluta. Er wordt een opportunitywaarschuwing geactiveerd voor opportunities met deze waarschijnlijkheid en dit bedrag of hoger. De waarschuwing wordt alleen geactiveerd voor de opportunities die voldoen aan de drempelinstellingen voor zowel triggerwaarschijnlijkheid als triggerbedrag. Opmerking: Opportunities kunnen als trigger werken voor waarschuwingen bij belangrijke deals, ook als de overeenkomstvaluta afwijkt van de bedrijfsvaluta. Het Bedrag van een opportunity wordt omgerekend naar de bedrijfsvaluta en vergeleken met het Triggerbedrag. Als u met geavanceerde valutabeheer werkt, worden gedateerde valutakoersen gebruikt. 4. Schakel het vakje Actief in als u de nieuwe waarschuwing wilt activeren meteen nadat u deze hebt opgeslagen. 5. Geef de Van e-mailnaam op. 6. Geef het Van e-mailadres op. Opmerking: Het e-mailadres van de afzender moet een van uw geverifieerde e-mailadressen voor de hele organisatie zijn of het in uw Salesforce-profiel genoemde e-mailadres. 7. Selecteer een gebruiker met de gewenste opportunitypaginalay-out, taal en valuta-instellingen voor de inhoud van de e-mail. De gebruiker moet de machtiging "Alle gegevens weergeven" hebben. Voor organisaties die meerdere valuta's gebruiken, wordt in alle waarschuwingen het bedrag opgenomen in de valuta van de opportunity. Als de opportunityvaluta verschilt van de valuta van de gebruiker die in deze stap is geselecteerd, worden beide valuta's opgenomen in de e-mail.



Geef een lijst van e-mailontvangers op die door komma's van elkaar zijn gescheiden. U kunt ook CC:- en BCC:- ontvangers opnemen op voorwaarde dat het geldige e-mailadressen zijn. Het BCC:- veld is niet beschikbaar als uw organisatie compliantie-e-mailberichten (BCC) heeft ingeschakeld. 8. Schakel het vakje Opportunityeigenaar informeren in als u de eigenaar van de opportunity ook een e-mailwaarschuwing wilt sturen. 9. Klik op Opslaan. Opmerking: Bij een opportunitywaarschuwing wordt een melding verzonden wanneer een opportunity voor de eerste maal de drempel bereikt. Een opportunity die de drempel bereikt met 90% waarschijnlijkheid activeert geen extra waarschuwingen als de waarschijnlijkheid later nog stijgt. Een opportunity die al een waarschuwing heeft geactiveerd en vervolgens onder de drempel is teruggevallen, kan echter een tweede waarschuwing activeren als deze drempel nogmaals wordt overschreden. Wanneer u extern werkt in Connect Offline,kunt u wijzigingen aanbrengen in opportunities die waarschuwingen activeren. Deze waarschuwingsberichten worden verzonden wanneer u uw gegevens bijwerkt.

ZIE OOK: Waarschuwingen voor belangrijke deals aanpassen

Waarschuwingen voor belangrijke deals aanpassen In uw organisatie kan worden gewerkt met waarschuwingen waarbij automatisch per e-mail een melding wordt verzonden voor opportunities met grote bedragen. Pas deze waarschuwing aan zodat er een e-mail wordt verzonden wanneer een opportunity een drempel bereikt. Deze drempel bestaat uit een opportunitybedrag en -waarschijnlijkheid. Zo kunt u een e-mail naar uw team laten verzenden wanneer een opportunity van € 500.000 een waarschijnlijkheid van 90% heeft bereikt. ZIE OOK:

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Group, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

Waarschuwingen belangrijke deal activeren

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Waarschuwingen belangrijke deal activeren: • "Toepassing aanpassen"



Werken met productfamilies Gebruik de keuzelijst Productfamilie om uw producten te categoriseren. Bijvoorbeeld: als uw bedrijf zowel hardware als software verkoopt, kunt u twee productfamilies maken: Hardware en Software. Als in uw organisatie wordt gewerkt met aanpasbare prognoses, kunnen uw gebruikers verschillende quota hebben voor hardwareverkoop en softwareverkoop. Gebruikers kunnen bovendien prognoses voor opportunities met hardwareproducten en prognoses voor opportunities met softwareproducten afzonderlijk bekijken. Beginnen te werken met productfamilies: • Pas de keuzelijst Productfamilie aan en voeg de verschillende categorieën met producten die u verkoopt, toe. • Bewerk het product en selecteer de bijbehorende Productfamilie-waarde voor elk product in de prijslijsten. • Als in uw organisatie wordt gewerkt met aanpasbare prognoses, stelt u voor elke productfamilie een verschillend quotum in voor uw gebruikers.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Productfamilies bewerken: • "Toepassing aanpassen"

• Als in uw organisatie wordt gewerkt met aanpasbare prognoses, kunt u desgewenst uw prognose-instellingen zo wijzigen dat standaard een bepaalde prognosefamiliewaarde wordt weergegeven wanneer uw gebruikers op het tabblad Prognoses klikken.

Productplanningen inschakelen Maak standaardomzet- en hoeveelheidsplanningen voor producten die over een bepaalde periode worden geleverd of betaald. Bovendien kunnen beheerders planningsinstellingen inschakelen waarmee gebruikers planningen kunnen maken voor afzonderlijke producten in opportunities. 1. Geef vanuit Set-up Productplanningen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen voor productplanningen. 2. Schakel de desbetreffende selectievakjes in om hoeveelheids- en omzetplanningen in te schakelen voor uw organisatie. Als u een planningstype uitschakelt, worden automatisch alle bestaande planningsgegevens van producten verwijderd.


Zie voor een definitie van elk planningstype Overzicht van producten, prijslijsten en planningen. 3. Selecteer voor elk planningstype dat u inschakelt of dit planningstype automatisch moet worden ingeschakeld voor elk product in uw prijslijsten. Met deze optie worden de selectievakjes Hoeveelheidsplanning ingeschakeld of Omzetplanning ingeschakeld automatisch ingeschakeld voor elk product in uw prijslijsten. 4. Klik op Opslaan. Voor meer grip op planningen per product kunnen beheerders ook bepalen welke planningstypen gebruikers voor elk product kunnen instellen. Opmerking: Het in- of uitschakelen van planningen is niet van invloed op gearchiveerde producten. Als naar planningen wordt verwezen in Apex, kan alleen één van de planningstypen (hoeveelheid of omzet) worden uitgeschakeld. Als Apex bijvoorbeeld naar het planningsobject verwijst (aangeduid als OpportunityLineItemSchedule in de code), kunt u een van de planningstypen uitschakelen maar niet beide.


Gebruikershandleiding | Verkoopvertegenwoordigers helpen bij het beheren van hun vergaderingen en talen | 195

Verkoopvertegenwoordigers helpen bij het beheren van hun vergaderingen en talen Uw verkoopvertegenwoordigers helpen bij het gecombineerd beheren van events en taken Geef verkoopmedewerkers een nauwkeuriger perspectief op hun leads, contactpersonen, opportunities en accounts. Gebruik gecombineerde activiteiteninstellingen om te helpen bij bij het beheren en bijhouden van vergaderingen en taken. Opties zijn verschillend voor Lightning Experience en Salesforce Classic. IN DEZE SECTIE: Overwegingen bij de Activiteitsamensteller en de activiteitentijdlijn in Lightning Experience In sommige Salesforce-organisaties moeten paginalay-outs en recordtypen worden aangepast om te voorkomen dat tabbladen uit de Activiteitsamensteller verdwijnen. Denk ook aan de werking van bepaalde velden als u de weergave en volgorde van velden in de activiteitentijdlijn aanpast. Overwegingen bij het instellen van activiteitsherinneringen in Salesforce Classic Het uitschakelen van afzonderlijke voorkeuren voor het weergeven van eventen taakherinneringen wist de activiteitsherinneringsinstellingen van gebruikers. Als you activiteitsherinneringen later opnieuw inschakelt, ontvangen gebruikers alleen herinneringen voor activiteiten die ze maken of bewerken nadat u de instelling opnieuw hebt ingeschakeld. Overwegingen bij Gedeelde activiteiten (meerdere contactpersonen voor een activiteit) Gebruik Gedeelde activiteiten om gebruikers meerdere contactpersonen te laten koppelen aan elke event of taak en om informatie op contactpersoonsdetailpagina's weer te geven over open activiteiten en activiteithistorie. Als u Gedeelde activiteiten inschakelt of als deze standaard zijn ingeschakeld in uw Salesforce-organisatie, kunt u deze niet uitschakelen. Bekijk de volgende overwegingen bij de beslissing of u Gedeelde activiteiten gaat inschakelen of uitgeschakeld laat. Richtlijnen voor Gedeelde activiteiten (meerdere contactpersonen voor een activiteit) Als u naast andere eventen taakdetails gerelateerde contactpersonen wilt opnemen, neemt u in de eventen taakdetailpaginalay-outs de gerelateerde lijst Naam op. ZIE OOK: Aanpassingsopties om events en taken samen te beheren

Overwegingen bij de Activiteitsamensteller en de activiteitentijdlijn in Lightning Experience In sommige Salesforce-organisaties moeten paginalay-outs en recordtypen worden aangepast om te voorkomen dat tabbladen uit de Activiteitsamensteller verdwijnen. Denk ook aan de werking van bepaalde velden als u de weergave en volgorde van velden in de activiteitentijdlijn aanpast.

EDITIONS Beschikbaar in Lightning

Experience in: Professional, Configuratie van paginalay-outs en recordtypen is van invloed op tabbladen in Enterprise, Performance, Activiteitsamensteller Unlimited en Developer Instellingen voor paginalay-outs en recordtypen in sommigee Salesforce-organisaties Edition verhinderen dat de Activiteitsamensteller voor opportunities of andere objecten activiteitstabbladen weergeeft. Zie De tabbladen Gesprek, Taak en Event configureren in de Activiteitsamensteller in Lightning Experience op pagina 197 en De e-mailactie configureren in de Activiteitsamensteller in Lightning Experience op pagina 197 voor het aanpassen van uw instellingen.



Gerelateerde lijsten Activiteitentijdlijn en Activiteiten (Open activiteiten en Activiteitenhistorie) Op de detailpagina voor objecten die activiteiten ondersteunen, geeft Salesforce niet de gerelateerde lijsten Open activiteiten en Activiteitenhistorie in combinatie met andere gerelateerde lijsten weer. In plaats daarvan wordt de activiteitentijdlijn weergegeven. Objecten die activiteiten ondersteunen, omvatten opportunities, leads, accounts, contactpersonen en aangepaste objecten waarvoor u activiteiten inschakelt. Als u een van beide aan activiteit gerelateerde lijsten (Open activiteiten of Activiteitenhistorie) verwijdert paginalay-outs, geeft Salesforce op die pagina's niet meer de corresponderende tijdlijnsecties—Volgende stappen of Verleden activiteit—weer. De activiteitentijdlijn geeft open activiteiten weer in de tegenovergestelde volgorde ten opzichte van de gerelateerde lijst Open activiteiten. In plaats daarvan vertegenwoordigt het alle activiteiten in een doorlopend geheel van de toekomst naar het verleden. Onder Volgende stappen geeft de tijdlijn open activiteiten in chronologische volgorde van boven naar onder weer. Niet-gedateerde taken worden bovenaan weergegeven en achterstallige onderaan. Wat gebeurt er als u de weergave en volgorde van velden in de activiteitentijdlijn aanpast In de activiteitentijdlijn kunt u de weergave en volgorde van velden aanpassen voor events, taken en vastgelegde gesprekken met behulp van compacte lay-outs voor events en taken. Zelfs als u bepaalde velden uit een lay-out verwijdert, blijven ze echter op de tijdlijn, omdat ze kritieke activiteitsinformatie bevatten. Stel bijvoorbeeld dat u de velden voor vervaldatum, de datum en tijd, en taakstatus verwijdert uit de compacte lay-outs. De begindatum en -tijd van de event, het selectievakje voor taak, de vervaldatum van de taak en de datum voor gesprek vastleggen worden voor activiteiten op de tijdlijn nog steeds weergegeven. Het beschrijvingsveld voor events en het opmerkingenveld voor taken worden ook altijd weergegeven op de tijdlijn, ook al zijn ze niet beschikbaar in de compacte lay-out. De resterende velden die zichtbaar zijn op de tijdlijn, geven de velden weer, die u opneemt in de compacte lay-out. Geen ondersteuning voor aanpassing van pictogrammen voor de activiteitentijdlijn U kunt pictogrammen voor activiteitstypen (events, taken, gesprekken en e-mail) op de tijdlijn niet aanpassen. Voorwaarden voor het sluiten en opnieuw openen van taken: Stel dat u een validatieregel hebt gemaakt voor het sluiten van een taak; u eist bijvoorbeeld dat gebruikers een opmerking opgeven. Gebruikers moeten de taakdetails bewerken voordat ze de taak kunnen sluiten. Als u meer dan één status Gesloten of Open voor taken hebt ingesteld, moeten gebruikers een status kiezen wanneer dezen een taak opnieuw openen of sluiten. IN DEZE SECTIE: De tabbladen Gesprek, Taak en Event configureren in de Activiteitsamensteller in Lightning Experience Ontbreekt het tabblad Gesprek, Taak of Events in de Activiteitsamensteller voor opportunities of andere objecten in uw Salesforce-organisatie? Controleer uw lay-out, recordtype en machtigingsinstellingen. De actie E-mail configureren in de Activiteitsamensteller in Lightning Experience Ontbreekt het tabblad Actie E-mail in de Activiteitsamensteller voor opportunities of andere objecten in uw Salesforce-organisatie? Controleer uw lay-out en machtigingsinstellingen. ZIE OOK: Richtlijnen voor het aanpassen van de takenlijst in Lightning Experience



De tabbladen Gesprek, Taak en Event configureren in de Activiteitsamensteller in Lightning Experience Ontbreekt het tabblad Gesprek, Taak of Events in de Activiteitsamensteller voor opportunities of andere objecten in uw Salesforce-organisatie? Controleer uw lay-out, recordtype en machtigingsinstellingen. 1. Kijk naar de paginalay-out van het object—opportunities, leads, accounts, contactpersonen of een aangepast object dat activiteiten ondersteunt. Controleer of u de corresponderende actie hebt opgenomen in de sectie Salesforce1- en Lightning Experience-acties van de paginalay-out van het object.

EDITIONS Beschikbaar in Lightning Experience in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

Opmerking: Een objectpagina neemt de acties van de globale paginalay-out over, tenzij u de acties in de sectie Salesforce1- en Lightning Experience-acties van de paginalay-out van het object hebt aangepast. 2. Hebt u een aangepast recordtype voor gesprekken, taken of events gemaakt? (Recordtypen bepalen de lay-out en keuzelijstwaarden van een record. U kunt een of meer recordtypen definiëren voor gebruikers om te kiezen vanaf wanneer zij een event of een taak maken.) Kijk naar de paginalay-out die u aan het aangepaste recordtype hebt gekoppeld. Zorg ervoor dat u het aangepaste recordtype hebt toegewezen aan de corresponderende actie. Bijvoorbeeld, als u een aangepast recordtype voor gesprekken hebt gemaakt, wijst u het toe aan de actie Gesprek vastleggen. 3. Zorg ervoor dat uw gebruikers de machtiging hebben om dat aangepaste recordtype weer te geven.

De actie E-mail configureren in de Activiteitsamensteller in Lightning Experience Ontbreekt het tabblad Actie E-mail in de Activiteitsamensteller voor opportunities of andere objecten in uw Salesforce-organisatie? Controleer uw lay-out en machtigingsinstellingen.

EDITIONS

1. Als de actie E-mail ontbreekt in uw Activiteitsamensteller, opent u de paginalay-out die is toegewezen aan het recordtype voor de opportunity of een ander object.

Beschikbaar in Lightning Experience in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

2. Voeg de actie Een e-mailbericht verzenden (niet de actie E-mailbericht verzenden) toe aan de sectie Salesforce1- en Lightning Experience-acties van de paginalay-out. 3. Zorg ervoor dat uw gebruikers de machtiging E-mailbericht verzenden hebben (niet Een E-mailbericht verzenden).

Overwegingen bij het instellen van activiteitsherinneringen in Salesforce Classic Het uitschakelen van afzonderlijke voorkeuren voor het weergeven van eventen taakherinneringen wist de activiteitsherinneringsinstellingen van gebruikers. Als you activiteitsherinneringen later opnieuw inschakelt, ontvangen gebruikers alleen herinneringen voor activiteiten die ze maken of bewerken nadat u de instelling opnieuw hebt ingeschakeld.

EDITIONS Beschikbaar in Salesforce Classic in: Alle editions behalve Database.com



Overwegingen bij Gedeelde activiteiten (meerdere contactpersonen voor een activiteit) Gebruik Gedeelde activiteiten om gebruikers meerdere contactpersonen te laten koppelen aan elke event of taak en om informatie op contactpersoonsdetailpagina's weer te geven over open activiteiten en activiteithistorie. Als u Gedeelde activiteiten inschakelt of als deze standaard zijn ingeschakeld in uw Salesforce-organisatie, kunt u deze niet uitschakelen. Bekijk de volgende overwegingen bij de beslissing of u Gedeelde activiteiten gaat inschakelen of uitgeschakeld laat.

Overwegingen bij Gedeelde activiteiten inschakelen Limiet voor het aantal contactpersonen Uw verkoopvertegenwoordiger kan maximaal 50 contactpersonen aan elke event of taak koppelen.

EDITIONS Beschikbaar in Lightning Experience in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition Beschikbaar in Salesforce Classic in: Alle editions behalve Database.com

Benodigde tijd voor het inschakelen van Gedeelde activiteiten Het inschakelen van Gedeelde activiteiten kan maximaal 48 uur in beslag nemen, afhankelijk van het volume aan activiteit in uw Salesforce-organisatie. Tijdens dit proces kunnen verkoopvertegenwoordigers blijven werken met taken en events. De pagina Activiteitsinstellingen in Set-up geeft berichten weer over de status en wat u moet doen als het proces niet kan worden voltooid. Gerelateerde contactpersonen weergeven in combinatie met andere details van activiteiten Om gerelateerde contactpersonen te tonen op eventen taakdetailpagina's zorgt u ervoor, dat de gerelateerde lijst Naam is opgenomen in eventen taakpaginalay-outs. Denk eraan dat de items van de gerelateerde lijst Naam niet uit velden bestaan, dus de instellingen voor beveiliging op veldniveau zijn hierop niet van toepassing. Visualforce-weergave van events Als een Visualforce-pagina de standaardcontroller gebruikt om events van Gedeelde activiteiten weer te geven, gebruikt u API 26.0 of hoger.

Overwegingen bij het uitgeschakeld laten van Gedeelde activiteiten Beperkingen bij aangepaste rapporten die zijn gebaseerd op activiteitsrelaties Als u Gedeelde activiteiten niet inschakelt, werken aangepaste rapporten op basis van activiteitsrelaties als volgt. • Ze tonen alleen genodigden voor een event, niet de organisator. • Ze tonen geen events waarvoor niemand is uitgenodigd. Geen ondersteuning voor aangepaste opzoekopdrachten voor activiteiten Als u Gedeelde activiteiten niet inschakelt, worden aangepast-rapporttypen die relaties voor aangepaste opzoekvelden voor activiteiten gebruiken, niet ondersteund. Voor e-mail gemaakte duplicaatrecords Als u Gedeelde activiteiten niet inschakelt en u een verkoopvertegenwoordiger verzendt een e-mailbericht naar meerdere contactpersonen, maakt Salesforce een gesloten taak voor iedere contactpersoon. Dientengevolge maakt Salesforce duplicaatrecords in plaats van slechts één taak die overeenkomt met het e-mailbericht.



Richtlijnen voor Gedeelde activiteiten (meerdere contactpersonen voor een activiteit) Als u naast andere eventen taakdetails gerelateerde contactpersonen wilt opnemen, neemt u in de eventen taakdetailpaginalay-outs de gerelateerde lijst Naam op.

EDITIONS Beschikbaar in Lightning Experience in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition Beschikbaar in Salesforce Classic in: Alle editions behalve Database.com

Uw verkoopvertegenwoordigers helpen bij het beheren van events en agenda's Optimaliseer de manier waarop uw verkoopmedewerkers hun vergaderingen en planning beheren. Opties zijn verschillend voor Lightning Experience, Salesforce Classic en Salesforce1 IN DEZE SECTIE: Een openbare agenda of een resourceagenda maken en beheren in Salesforce Classic Gebruik een openbare agenda om groepsactiviteiten te beheren. Houd bijvoorbeeld groepsevents bij zoals marketingevents, productreleases of trainingsklassen, of plan gemeenschappelijke activiteiten zoals een teamvakantie. Gebruik een resourceagenda om het gebruik van een gedeelde resource te coördineren, zoals een vergaderruimte of een beamer. Cloudplanner instellen in Salesforce Classic De knop Nieuw vergaderverzoek is standaard ingeschakeld voor paginalay-outs. Hiermee kunnen uw gebruikers de Cloudplanner gebruiken om vergaderingen met klanten aan te vragen. De knop wordt weergegeven in de gerelateerde lijst Open activiteiten op de detailpagina's van contactpersonen, leads en persoonsaccounts. Eventvelden Eventrecords hebben standaardvelden voor het bijhouden en vastleggen van eventdetails. ZIE OOK: Aanpassingsopties voor events en agenda's



Een openbare agenda of een resourceagenda maken en beheren in Salesforce Classic Gebruik een openbare agenda om groepsactiviteiten te beheren. Houd bijvoorbeeld groepsevents bij zoals marketingevents, productreleases of trainingsklassen, of plan gemeenschappelijke activiteiten zoals een teamvakantie. Gebruik een resourceagenda om het gebruik van een gedeelde resource te coördineren, zoals een vergaderruimte of een beamer. U kunt een onbeperkt aantal agenda's maken. • Bestaande openbare agenda's en resourceagenda's weergeven en bewerken. Geef vanuit Set-up Openbare agenda's en resources op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Openbare agenda's en resources.

EDITIONS Beschikbaar in Salesforce Classic in: Alle editions behalve Group Edition, Personal Edition en Database.com


• Een openbare agenda of resourceagenda maken. 1. Klik op Nieuw, geef de agenda een naam, selecteer Actief en sla de agenda op. 2. Klik op Delen. Voeg de openbare groepen, rollen of mensen toe met wie u de agenda wilt delen. 3. In Agendatoegang geft u de manier op, waarop u de agenda wilt delen. Details verbergen Anderen kunnen zien of bepaalde tijden beschikbaar zijn, maar ze kunnen andere gegevens over de events in de agenda niet zien. Details verbergen en events toevoegen Anderen kunnen zien of bepaalde tijden beschikbaar zijn, maar ze kunnen geen details van events zien. Anderen kunnen events in de agenda invoegen.

Openbare agenda's beheren: • "Toepassing aanpassen" Resourceagenda's beheren: • "Toepassing aanpassen" Een gerelateerde record voor een event weergeven: • Gebruikers moeten de machtiging "Lezen" hebben

Details weergeven Anderen kunnen gedetailleerde gegevens over events in de agenda zien. Details weergeven en events toevoegen Anderen kunnen gedetailleerde gegevens over events in de agenda zien en kunnen events in de agenda invoegen. Volledige toegang Anderen kunnen gedetailleerde gegevens over events in de agenda zien, events in de agenda invoegen en bestaande events in de agenda bewerken. • Een openbare agenda verwijderen. 1. Geef vanuit Set-up Openbare agenda's en resources op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Openbare agenda's en resources. 2. Klik op Verw naast de naam van de agenda. Zorg ervoor dat gebruikers de juiste machtigingen hebben. Zo zal een eventgenodigde zonder de machtiging "Lezen" voor opportunities niet in staat zijn de opportunity weer te geven die aan een event is gekoppeld.



Cloudplanner instellen in Salesforce Classic De knop Nieuw vergaderverzoek is standaard ingeschakeld voor paginalay-outs. Hiermee kunnen uw gebruikers de Cloudplanner gebruiken om vergaderingen met klanten aan te vragen. De knop wordt weergegeven in de gerelateerde lijst Open activiteiten op de detailpagina's van contactpersonen, leads en persoonsaccounts.

EDITIONS Beschikbaar in Salesforce Classic in: Alle editions behalve Personal Edition en Database.com

Gebruik de volgende methoden op zichzelf of gecombineerd om te bepalen of de knop Nieuw vergaderverzoek op lay-outs van detailpagina's wordt weergegeven. De knop is ook beschikbaar in de sectie Agenda op het tabblad Hoofdpagina wanneer het subtabblad Aangevraagde vergaderingen is ingeschakeld. De volgende acties voor toevoegen en verwijderen hebben GEBRUIKERSMACHTIGINGEN geen invloed op de sectie Agenda.

Cloudplanner - snel instellen voor meerdere paginalay-outs 1. Geef vanuit Set-up Cloudplanner op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Cloudplanner.

Paginalay-outs en activiteitsinstellingen aanpassen: • "Toepassing aanpassen"

2. Als u de knop toevoegt terwijl het nieuwe gebruikersinterfacethema nog niet is ingeschakeld, schakelt u dit in op de pagina UI in Set-up. 3. Klik voor het toevoegen van de knop Nieuw vergaderverzoek aan de gerelateerde lijst Open activiteiten voor alle daarvoor in aanmerking komende paginalay-outs op Knop toevoegen. Klik voor het verwijderen van de knop uit alle huidige paginalay-outs op Knop verwijderen.

Cloudplanner - handmatig instellen voor afzonderlijke paginalay-outs 1. Als u de knop toevoegt terwijl het nieuwe gebruikersinterfacethema nog niet is ingeschakeld, schakelt u dit in op de pagina UI in Set-up. Zie Gebruikersinterface-instellingen aanpassen. 2. Voeg de knop Nieuw vergaderverzoek toe aan (of verwijder deze uit) de gerelateerde lijst Open activiteiten in de gewenste paginalay-outs. • Contactpersonen • Leads • Persoonsaccounts (indien ingeschakeld) Als u gebruikers wilt toestaan om een vergadering aan te vragen bij een persoonsaccount, voegt u het veld E-mail toe aan de paginalay-out. Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor persoonsaccounts naar Paginalay-outs.

Cloudplanner - optionele instellingen U kunt de volgende instellingen optioneel inschakelen om de Cloudplanner nóg nuttiger te maken. • Vraag uw gebruikers om Salesforce voor Outlook te installeren. Gebruikers wordt aangeraden om hun agenda-events tussen Salesforce en Outlook te synchroniseren zodat ze vergadertijden kunnen voorstellen op basis van hun beschikbaarheid die wordt weergegeven in hun Salesforce-agenda. • Voeg uw bedrijfslogo toe aan de vergaderverzoeken die aan genodigden worden verzonden. • Geef aanvraagde vergaderingen weer in de sectie Agenda op het tabblad Hoofdpagina. Het subtabblad Aangevraagde vergaderingen wordt standaard weergegeven. Als u de knop Nieuw vergaderverzoek verwijdert uit alle paginalay-outs, wordt aangeraden om ook het subtabblad Aangevraagde vergaderingen te verwijderen, omdat uw gebruikers dan geen vergaderingen kunnen aanvragen.



• Schakel uw partnergebruikers in om vergaderingen aan te vragen met behulp van de Cloudplanner. Het aangepaste profiel Partnergebruiker moet de juiste gebruikersmachtigingen op pagina 202 hebben, moet actief zijn en moet zijn toegewezen aan uw partnergebruikers.

Verzoeken om gebruikersmachtigingen Gebruikers moeten de machtigingen "E-mail verzenden" en "Events bewerken" om vergaderingen aan te vragen. Deze machtigingen worden in de meeste standaardprofielen ingeschakeld. Zonder de vereiste machtigingen gelden voor gebruikers de volgende beperkingen: • Kunnen de knop Nieuw vergaderverzoek in de gerelateerde lijst Open activiteiten niet zien • Kunnen geen aangevraagde vergaderingen bewerken, opnieuw plannen of annuleren

Vereisten voor beveiliging op veldniveau In de meeste gevallen hoeft u geen instellingen voor beveiliging op veldniveau te wijzigen om gebruikers vergaderingen te laten aanvragen. Maar als u de standaardinstellingen voor beveiliging op veldniveau hebt gewijzigd voor bepaalde profielen in uw Salesforce-organisatie, raadpleegt u echter de volgende tabel om te controleren of die wijzigingen er niet toe leiden dat gebruikers geen vergaderingen kunnen aanvragen. Opmerking: In machtigingensets en de uitgebreide gebruikersinterface voor een profiel zijn de labels van instellingen anders dan die in de gebruikersinterface voor oorspronkelijke profielen en op pagina's voor beveiliging op veldniveau voor het aanpassen van velden. Object

Event

Veld

Naam

Vereiste instellingen voor beveiliging op veldniveau Machtigingensets en uitgebreide gebruikersinterface voor profielen

Pagina's voor Gebruikersinterface voor oorspronkelijke profielen en Veld aanpassen

Lezen en Bewerken

Zichtbaar (met Alleen-lezen

niet geselecteerd)

Beschrijving

Als dit veld niet leesbaar is, wordt de knop Nieuw vergaderverzoek niet weergegeven in de gerelateerde lijst Open activiteiten en wordt een bericht betreffende "onvoldoende machtigingen" weergegeven wanneer een gebruiker een aangevraagde vergadering wil wijzigen (bevestigen of opnieuw plannen) of weergeven. Als dit veld wel leesbaar is, maar niet bewerkbaar, wordt de knop Nieuw vergaderverzoek niet weergegeven in de gerelateerde lijst Open activiteiten en worden aangevraagde vergaderingen geopend als alleen-lezen, waardoor wordt voorkomen dat gebruikers de vergadering bevestigen of opnieuw plannen.


Object

Veld

Beschrijving


Vereiste instellingen voor beveiliging op veldniveau Machtigingensets en uitgebreide gebruikersinterface voor profielen

Pagina's voor Gebruikersinterface voor oorspronkelijke profielen en Veld aanpassen

Lezen

Zichtbaar

Beschrijving

Wanneer een aangevraagde vergadering wordt bevestigd, wordt standaard het laatste, door de organisator van de vergadering verzonden bericht weergegeven in het veld Beschrijving voor de nieuwe event. Maar als de beveiliging op veldniveau voor het veld Beschrijving niet leesbaar is, wordt dit laatste bericht niet weergegeven in het veld Beschrijving, zelfs niet als de beveiliging op veldniveau later wordt ingesteld op leesbaar.

IN DEZE SECTIE: Richtlijnen voor het toevoegen van aangepaste logo's aan vergaderverzoeken in Salesforce Classic U kunt een aangepast logo weergeven in communicatievormen zoals vergaderverzoeken. Gebruik de volgende richtlijnen voor aangepaste afbeeldingen voor logo's.

Richtlijnen voor het toevoegen van aangepaste logo's aan vergaderverzoeken in Salesforce Classic U kunt een aangepast logo weergeven in communicatievormen zoals vergaderverzoeken. Gebruik de volgende richtlijnen voor aangepaste afbeeldingen voor logo's.

EDITIONS

Een aangepast logo wordt weergegeven op de volgende locaties.

Beschikbaar in Salesforce Classic in: Alle editions behalve Personal Edition en Database.com

• Aan genodigden verzonden verzoeken per e-mail wanneer u verzoekt om een vergadering of een event plant • Pagina's met reacties op vergaderingen, waarop genodigden de tijden selecteren waarop ze kunnen vergaderen • Pagina's met reacties op events, waarop genodigden de event kunnen accepteren of afwijzen Wanneer u een aangepast logo gebruikt, houdt u zich aan de volgende richtlijnen. • De afbeelding moet kleiner zijn dan 20 kB en moet als indeling .gif, .jpeg of .png hebben.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Activiteitsinstellingen aanpassen: • "Toepassing aanpassen"

• Voor de beste resultaten gebruikt u een afbeelding die kleiner is dan 130 pixels breed, 100 pixels hoog, en met 72 pixels per inch. Het automatisch wijzigen van het formaat kan mogelijk verhinderen dat grotere afbeeldingen correct worden weergegeven in bepaalde e-mailclients. • Upload uw logo naar het tabblad Documenten om het extern beschikbaar te maken.



Opmerking: – Andere gebruikers kunnen het logo vervangen als dit voorkomt in de map Gedeelde documenten. Als u ongewenste wijzigingen wilt voorkomen, maakt u een map die alleen toegankelijk is voor systeembeheerders, en uploadt u het logo naar deze map. – U kunt geen logo gebruiken, dat is opgeslagen in de map Mijn persoonlijke documenten of dat is aangeduid met Alleen intern gebruik. • U kunt een aangepast logo niet verwijderen vaan het tabblad Documenten wanneer het op dat moment wordt gebruikt voor vergaderverzoeken. Selecteer een andere, als logo te gebruiken afbeelding of hef de selectie op van de optie voor het weergeven van een aangepast logo in vergaderverzoeken.

Eventvelden Eventrecords hebben standaardvelden voor het bijhouden en vastleggen van eventdetails. IN DEZE SECTIE: Eventvelden in Lightning Experience Deze standaardvelden voor het bijhouden en vastleggen van eventdetails zijn beschikbaar in Lightning Experience. Eventvelden in Salesforce Classic Deze standaardvelden voor het bijhouden en vastleggen van eventdetails zijn beschikbaar in Salesforce Classic.

Eventvelden in Lightning Experience Deze standaardvelden voor het bijhouden en vastleggen van eventdetails zijn beschikbaar in Lightning Experience. Veld

Beschrijving

Activiteitenvaluta

Geeft de standaard valuta aan voor alle velden met valutabedragen in de activiteit. Bedragen worden weergegeven in de valuta van de activiteit. Ze worden ook geconverteerd naar de persoonlijke valuta van de gebruiker. Alleen beschikbaar bij organisaties waarin meerdere valuta's worden gebruikt.

Event voor gehele dag

Door dit selectievakje aan te vinken geeft u aan dat de event de gehele dag duurt.

Toegewezen aan

Geeft de toegewezen eigenaar van de event aan. Standaard wordt de event toegewezen aan de gebruiker die deze heeft gemaakt. Op een eventdetailpagina of in een lijstweergave geeft Toegewezen aan de maker van de event aan. Als een genodigde voor een event een rapport weergeeft voor Activiteiten met contactpersonen, geeft Toegewezen de kijker aan als genodigde.

EDITIONS Beschikbaar in Lightning Experience in: Developer, Enterprise, Group, Performance, Professional en Unlimited Edition


Veld


Beschrijving Dit veld is niet beschikbaar in de Personal Edition.

Gemaakt door

Geeft de gebruiker aan die de event heeft gemaakt, inclusief de aanmaakdatum en -tijd. Alleen-lezen.

Datum

Geeft de geplande datum van de event aan. Dit veld wordt alleen weergegeven als meerdaagse events zijn uitgeschakeld.

Beschrijving

Beschrijving van de event. De limiet bedraagt 32 kB aan gegevens.

Divisie

Geeft de divisie aan, waartoe de activiteit behoort. Deze waarde wordt overgenomen van de gerelateerde account, lead, case of het aangepaste object, indien aanwezig. In de overige gevallen behoort de activiteit tot de globale divisie. Alleen beschikbaar in organisaties waarin divisies worden gebruikt voor het segmenteren van gegevens.

Duur

Geeft de lengte aan van een event van minder dan een volledige dag, in uren en minuten. Dit veld wordt alleen weergegeven als meerdaagse events zijn uitgeschakeld.

E-mail

Bevat het e-mailadres van de contactpersoon of lead die zijn gerelateerd aan de event. Dit veld wordt ingevuld met de waarde van de gerelateerde contactpersoons- of leadrecord.

Einde

Geeft de geplande einddatum en -tijd van de event aan. Dit veld wordt alleen weergegeven als meerdaagse events zijn uitgeschakeld.

Eventrecordtype

Bevat de naam van het veld dat bepaalt welke keuzelijstwaarden beschikbaar zijn voor de record. Beschikbaar in Enterprise, Unlimited, Performance en Developer Edition.

Laatst gewijzigd door

Bevat de naam van de gebruiker die de event het laatst heeft gewijzigd, inclusief de datum en tijd van wijziging. Alleen-lezen.

Naam

Bevat de naam van de contactpersoon of lead die zijn gerelateerd aan de event. Als Gedeelde activiteiten is ingeschakeld in uw organisatie, kan een gebruiker maximaal 50 contactpersonen relateren aan een niet-terugkerende event. Dit veld is alleen zichtbaar voor gebruikers met de machtiging "Lezen" voor contactpersonen en leads. Het relateren van een contactpersoon aan een event heeft mogelijk invloed op de account waaraan Salesforce de event relateert. Zie het veld Gerelateerd aan.

Locatie

Geeft de locatie van de event aan.

Telefoon

Bevat het telefoonnummer van de contactpersoon of lead die zijn gerelateerd aan de event. Dit veld wordt ingevuld met de waarde van de gerelateerde contactpersoons- of leadrecord.

Privé

Geeft aan of andere gebruikers dan de eigenaar van de event de eventdetails kunnen zien bij het weergeven van de agenda van


Veld


Beschrijving de eigenaar van de event. Gebruikers met de machtiging "Alle gegevens weergeven" of "Alle gegevens wijzigen" kunnen echter privé-eventdetails bekijken in rapporten en zoekopdrachten, of wanneer ze agenda's van andere gebruikers weergeven. Geëxporteerde gegevensbestanden bevatten altijd privé-events. Events met genodigden en events die in de agenda van een andere gebruiker worden toegevoegd of gewijzigd, kunnen niet als privé worden aangeduid. Privé-events kunnen niet aan andere records worden gerelateerd.

Openbaar

Opmerking: Vóór Summer '13 heette dit veld Zichtbaar in Selfservice. Dit selectievakje geeft aan of een verleden event zichtbaar is in de Selfserviceportal. Opmerking: Vanaf Spring '12 is de Selfserviceportal niet beschikbaar voor nieuwe organisaties. Bestaande organisaties blijven toegang houden tot de Selfserviceportal. Als Community's is ingeschakeld in uw organisatie, geeft de waarde in dit veld aan of de event zichtbaar is voor externe gebruikers in community's. Als een externe gebruiker eigenaar is van de event, ziet die gebruiker de event in de community, ongeacht of de event al dan niet als openbaar is aangeduid. Dit veld is standaard niet zichtbaar. Een Salesforce-beheerder kan het zichtbaar maken.

Gerelateerd aan

Geeft de record aan, waaraan de event is gerelateerd, zoals een account, opportunity of aangepast object. Dit veld is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker de event relateert aan een contactpersoon, niet aan een lead. De record is alleen zichtbaar voor gebruikers met de machtiging "Lezen" voor het type record waaraan de event is gerelateerd. Als u de event relateert aan een ander object dan een account, bepaalt Salesforce de account voor de event op de volgende manier. • Als u de event relateert aan een opportunity, een contract of een aangepaste entiteit die bij een account hoort, gebruikt Salesforce de account van dat object als de account voor de event. • Als u de event relateert aan een willekeurig ander soort object en de event tevens relateert aan een contactpersoon, gebruikt Salesforce de account van de primaire contactpersoon als de account voor de event. • Als u het veld Gerelateerd aan leeg laat, relateert Salesforce een account niet aan de event.



Veld

Beschrijving

Tijd weergeven als

Bepaalt de manier waarop de event wordt weergegeven wanneer een andere gebruiker uw agenda weergeeft: Bezet, Niet op kantoor of Vrij.

Beginnen

Geplande begindatum en -tijd van de event. Dit veld wordt alleen weergegeven als meerdaagse events zijn uitgeschakeld.

Onderwerp

Bevat het onderwerp van de event, bijvoorbeeld "Vergadering". Een gebruiker kan een onderwerp opgeven of selecteren in de lijst van eerder gedefinieerde onderwerpen.

Tijd

Geeft de begintijd van een geplande event aan. Dit veld wordt alleen weergegeven als meerdaagse events zijn uitgeschakeld.

Type

Geeft het eventtype aan, bijvoorbeeld een e-mailbericht of een vergadering. Limiet voor waarden in de keuzelijst is 40 lettertekens.

Eventvelden in Salesforce Classic Deze standaardvelden voor het bijhouden en vastleggen van eventdetails zijn beschikbaar in Salesforce Classic. Veld

Beschrijving

Activiteitenvaluta

Geeft de standaard valuta aan voor alle velden met valutabedragen in de activiteit. Bedragen worden weergegeven in de valuta van de activiteit. Ze worden ook geconverteerd naar de persoonlijke valuta van de gebruiker. Alleen beschikbaar bij organisaties waarin meerdere valuta's worden gebruikt.

Event voor gehele dag

Door het aanvinken van dit selectievakje geeft een gebruiker aan dat de event de gehele dag duurt.

Toegewezen aan

Geeft de toegewezen eigenaar van de event aan. Standaard wordt de event toegewezen aan de gebruiker die deze heeft gemaakt. Op een eventdetailpagina of in een lijstweergave geeft Toegewezen aan de maker van de event aan. Als een genodigde voor een event een rapport weergeeft voor Activiteiten met contactpersonen, geeft Toegewezen de kijker aan als genodigde. Dit veld is niet beschikbaar in de Personal Edition.

EDITIONS Beschikbaar in Salesforce Classic in: Alle editions behalve Database.com Events met genodigden niet beschikbaar in: Personal Edition



Veld

Beschrijving

Terugkerende reeks van events maken

Door het aanvinken van dit selectievakje kan een gebruiker een reeks terugkerende events instellen.

Gemaakt door

Geeft de gebruiker aan die de event heeft gemaakt, inclusief de aanmaakdatum en -tijd. Alleen-lezen.

Datum

Geeft de geplande datum van de event aan. Dit veld wordt alleen weergegeven als meerdaagse events zijn uitgeschakeld.

Beschrijving

Bevat een notitie die de event beschrijft. Dit veld kan maximaal 32 kB aan gegevens bevatten.

Divisie

Geeft de divisie aan, waartoe de activiteit behoort. Deze waarde wordt automatisch overgenomen van gerelateerde account, lead, case of aangepast object, indien aanwezig. In de overige gevallen behoort de activiteit tot de globale divisie. Alleen beschikbaar in organisaties waarin divisies worden gebruikt voor het segmenteren van gegevens.

Duur

Geeft de lengte aan van een event van minder dan een volledige dag, in uren en minuten. Dit veld wordt alleen weergegeven als meerdaagse events zijn uitgeschakeld.

E-mail

Bevat het e-mailadres van de contactpersoon of lead die zijn gerelateerd aan de event. Dit veld wordt automatisch ingevuld met de waarde van de gerelateerde contactpersoons- of leadrecord.

Einde

Geeft de geplande einddatum en -tijd van de event aan. Dit veld wordt alleen weergegeven als meerdaagse events zijn uitgeschakeld.

Eventrecordtype



Bevat de naam van de gebruiker die de event het laatst heeft gewijzigd, inclusief de datum en tijd van wijziging. Alleen-lezen.

Naam

Bevat de naam van de contactpersoon of lead die zijn gerelateerd aan de event. Als Gedeelde activiteiten is ingeschakeld in uw organisatie, kan een gebruiker maximaal 50 contactpersonen relateren aan een niet-terugkerende event. Dit veld is alleen zichtbaar voor gebruikers met de machtiging "Lezen" voor contactpersonen en leads. Het relateren van een contactpersoon aan een event heeft mogelijk invloed op de account waaraan Salesforce de event relateert. Zie het veld Gerelateerd aan.

Locatie

Geeft de locatie van de event aan.

Telefoon

Bevat het telefoonnummer van de contactpersoon of lead die zijn gerelateerd aan de event. Dit veld wordt automatisch ingevuld met de waarde van de gerelateerde contactpersoons- of leadrecord.



Veld

Beschrijving

Privé

Geeft aan of andere gebruikers dan de eigenaar van de event de eventdetails kunnen zien bij het weergeven van de agenda van de eigenaar van de event. Gebruikers met de machtiging "Alle gegevens weergeven" of "Alle gegevens wijzigen" kunnen echter privé-eventdetails bekijken in rapporten en zoekopdrachten, of wanneer ze agenda's van andere gebruikers weergeven. Geëxporteerde gegevensbestanden bevatten altijd privé-events. Events met genodigden en events die in de agenda van een andere gebruiker worden toegevoegd of gewijzigd, kunnen niet als privé worden aangeduid. Privé-events kunnen niet aan andere records worden gerelateerd.

Openbaar

Opmerking: Vóór Summer '13 heette dit veld Zichtbaar in Selfservice. Dit selectievakje geeft aan of een verleden event zichtbaar is in de Selfserviceportal. Opmerking: Vanaf Spring '12 is de Selfserviceportal niet beschikbaar voor nieuwe organisaties. Bestaande organisaties blijven toegang houden tot de Selfserviceportal. Als Community's is ingeschakeld in uw organisatie, geeft de waarde in dit veld aan of de event zichtbaar is voor externe gebruikers in community's. Als een externe gebruiker eigenaar is van de event, ziet die gebruiker de event in de community, ongeacht of de event al dan niet als openbaar is aangeduid. Dit veld is standaard niet zichtbaar. Een Salesforce-beheerder kan het zichtbaar maken.

Gerelateerd aan

Geeft de record aan, waaraan de event is gerelateerd, zoals een account, een opportunity of een aangepast object. Dit veld is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker de event relateert aan een contactpersoon, niet aan een lead. De record is alleen zichtbaar voor gebruikers met de machtiging "Lezen" voor het type record waaraan de event is gerelateerd. Als u de event relateert aan een ander object dan een account, bepaalt Salesforce de account voor de event op de volgende manier. • Als u de event relateert aan een opportunity, een contract of een aangepaste entiteit die bij een account hoort, gebruikt Salesforce de account van dat object als de account voor de event. • Als u de event relateert aan een willekeurig ander soort object en de event tevens relateert aan een contactpersoon, gebruikt Salesforce de account van de primaire contactpersoon als de account voor de event.


Veld


Beschrijving • Als u het veld Gerelateerd aan leeg laat, relateert Salesforce een account niet aan de event.

Reactie

Optioneel veld; staat toe dat voor een event uitgenodigde gebruikers een notitie kunnen opgeven wanneer ze de event accepteren of afwijzen. Dit veld is niet beschikbaar in de Personal Edition.

Genodigden selecteren

Hiermee kunt u maximaal 1000 mensen (genodigden) en resources relateren aan de event. Als u mensen en resources zoekt om ze voor een event uit te nodigen, geeft de lijst Beschikbaar maximaal 300 resultaten weer.

Tijd weergeven als

Keuzelijst. Bepaalt de manier waarop de event wordt weergegeven wanneer een andere gebruiker uw agenda weergeeft: Bezet, Niet op kantoor of Vrij.

Beginnen

Geplande begindatum en -tijd van de event. Dit veld wordt alleen weergegeven als meerdaagse events zijn uitgeschakeld.

Onderwerp

Bevat het onderwerp van de event, bijvoorbeeld "Vergadering". Een gebruiker kan een onderwerp opgeven of selecteren in de lijst van eerder gedefinieerde onderwerpen.

Tijd

Geeft de begintijd van een geplande event aan. Dit veld wordt alleen weergegeven als meerdaagse events zijn uitgeschakeld.

Type

Geeft het eventtype aan, bijvoorbeeld een e-mailbericht of een vergadering. Limiet voor waarden in de keuzelijst is 40 lettertekens.

Uw verkoopvertegenwoordigers helpen bij het beheer van hun taken Optimaliseer de manier waarop uw verkoopmedewerkers hun werk beheren. Opties zijn verschillend voor Lightning Experience, Salesforce Classic en Salesforce1 IN DEZE SECTIE: Overwegingen bij het aanpassen van de takenlijst in Lightning Experience In de takenlijst kunt u de weergave en de volgorde van velden voor afzonderlijke taken aanpassen met behulp van compacte lay-outs. Zelfs als u bepaalde velden uit een lay-out verwijdert, blijven ze echter in de takenlijst, omdat ze kritieke taakinformatie bevatten. Stel bijvoorbeeld dat u de velden voor status en vervaldatum verwijdert uit een compacte lay-out. Het selectievakje voor taak en de vervaldatum worden voor taken in de lijst nog steeds weergegeven. De resterende velden die zichtbaar zijn in de lijst, geven de velden weer, die u opneemt in de compacte lay-out. Richtlijnen voor het aanpassen van de takenlijst in Lightning Experience Gebruik voor het aanpassen van de actiebalk naast de takenlijst de sectie Salesforce1- en Lightning Experience-acties van de taakpaginalay-out.



Overwegingen bij kennisgeving per e-mail van taaktoewijzingen Wanneer de instelling Controle van gebruiker over kennisgevingen van taaktoewijzingen inschakelen is ingeschakeld in Activiteitsinstellingen, zien gebruikers de optie Mij een e-mailbericht sturen wanneer iemand mij een taak toewijst in hun persoonlijke instellingen. Zowel de instelling als de optie zijn standaard ingeschakeld. Het in- en uitschakelen van de instelling heeft op verschillende manieren invloed op gebruikers. Vermijd vóór het migreren van een Salesforce-organisatie buitensporige kennisgevingen per e-mail door de instelling uit te schakelen. U kunt deze na de migratie opnieuw inschakelen. Taakvelden Taakrecords hebben standaardvelden voor het bijhouden en vastleggen van taakdetails. E-mail traceren in Salesforce Classic Als u in Salesforce Classic HTML-e-mailsjablonen gebruikt, moet u ervoor zorgen dat Salesforce uitgaande HTML-e-mailberichten kan volgen als type voltooide taak. Als u deze optie uitschakelt, slaat Salesforce niet langer de gegevens over het bijhouden van e-mail op. Rapporten over het traceren van e-mail blijven echter op het tabblad Rapporten. Voor het weergeven van e-mailstatistieken aan uw gebruikers voegt u de gerelateerde lijst Status HTML-e-mail toe aan de relevante paginalay-outs. ZIE OOK: Geavanceerde opties voor taken

Overwegingen bij het aanpassen van de takenlijst in Lightning Experience In de takenlijst kunt u de weergave en de volgorde van velden voor afzonderlijke taken aanpassen met behulp van compacte lay-outs. Zelfs als u bepaalde velden uit een lay-out verwijdert, blijven ze echter in de takenlijst, omdat ze kritieke taakinformatie bevatten. Stel bijvoorbeeld dat u de velden voor status en vervaldatum verwijdert uit een compacte lay-out. Het selectievakje voor taak en de vervaldatum worden voor taken in de lijst nog steeds weergegeven. De resterende velden die zichtbaar zijn in de lijst, geven de velden weer, die u opneemt in de compacte lay-out.


Richtlijnen voor het aanpassen van de takenlijst in Lightning Experience Gebruik voor het aanpassen van de actiebalk naast de takenlijst de sectie Salesforce1- en Lightning Experience-acties van de taakpaginalay-out. ZIE OOK: Overwegingen bij de Activiteitsamensteller en de activiteitentijdlijn in Lightning Experience


Overwegingen bij kennisgeving per e-mail van taaktoewijzingen Wanneer de instelling Controle van gebruiker over kennisgevingen van taaktoewijzingen inschakelen is ingeschakeld in Activiteitsinstellingen, zien gebruikers de optie Mij een e-mailbericht sturen wanneer iemand mij een taak toewijst in hun persoonlijke instellingen. Zowel de instelling als de optie zijn standaard ingeschakeld. Het in- en uitschakelen van de instelling heeft op verschillende manieren invloed op gebruikers. Vermijd vóór het migreren van een Salesforce-organisatie buitensporige kennisgevingen per e-mail door de instelling uit te schakelen. U kunt deze na de migratie opnieuw inschakelen.




Tabel 1: Gevolgen van het in- en uitschakelen van de voorziening in Set-up Gebruikerstype

Effecten van het inschakelen van de Effecten van het uitschakelen van de voorziening voorziening

Salesforce1-gebruikers, inclusief Community's-gebruikers

Bij Mijn instellingen > Kennisgevingen Bij Mijn instellingen > Kennisgevingen wordt het selectievakje Wijst u een taak wordt het selectievakje Wijst u een taak toe weergegeven. toe niet weergegeven.

Lightning Experience-gebruikers

In Lightning Experience wordt het Geen gebruiker ontvangt een kennisgeving selectievakje Stuur mij een e-mailbericht per e-mail wanneer een andere gebruiker wanneer iemand mij een taak toewijst een taak toewijst. niet weergegeven. Gebruikers die deze optie hebben ingeschakeld in Salesforce Classic, ontvangen echter nog steeds kennisgevingen per e-mail.

Salesforce Classic-gebruikers, inclusief Community's-gebruikers

• Op de pagina Taak maken worden de • Op de pagina Taak maken worden de selectievakjes Kennisgeving per selectievakjes Kennisgeving per e-mail verzenden en Maak van deze e-mail verzenden en Maak van deze instelling de standaardinstelling niet instelling de standaardinstelling weergegeven. weergegeven en worden kennisgevingen per e-mail verzonden • Op de pagina Herinneringen en op basis van het aanvinken van de waarschuwingen in de persoonlijke selectievakjes. instellingen van de gebruiker wordt het selectievakje Mij een e-mailbericht • Het selectievakje Mij een sturen wanneer iemand mij een taak e-mailbericht sturen wanneer toewijst weergegeven en is het iemand mij een taak toewijst wordt standaard geselecteerd. niet weergegeven.

Partnerportalgebruikers

• Op de pagina Taak maken worden de selectievakjes Kennisgeving per e-mail verzenden en Maak van deze instelling de standaardinstelling niet weergegeven. • Kennisgevingen per e-mail worden verzonden telkens wanneer iemand een taak toewijst aan een gebruiker (partnerportals hebben geen instellingenpagina voor beheerders of gebruikers).

Gebruikers aan wie taken worden toegewezen, die zijn gegenereerd door werkstroomtaakregels

Op de pagina Taak maken worden de selectievakjes Kennisgeving per e-mail verzenden en Maak van deze instelling de standaardinstelling weergegeven en worden kennisgevingen per e-mail verzonden op basis van het aanvinken van de selectievakjes.

Kennisgevingen per e-mail worden • Op de pagina Nieuwe taak voor verzonden aan taakverantwoordelijken op werkstroomtaken wordt het basis van regels voor werkstroomtaken. selectievakje Melden aan verantwoordelijke niet weergegeven. • Als en Salesforce-beheerder het selectievakje Toegewezen persoon informeren heeft aangevinkt vóór Winter '15, ontvangen aangewezen


Gebruikerstype


Effecten van het inschakelen van de Effecten van het uitschakelen van de voorziening voorziening personen voor taken, die de selectie van de optie hebben opgeheven, geen kennisgevingen.

Gebruikers aan wie taken zijn toegewezen Gebruik een API om de waarde middels een API triggerUserEmail in te stellen. De standaardinstelling is false (onwaar). • Als triggerUserEmail = true (waar), worden kennisgevingen verzonden volgens instellingen van afzonderlijke gebruikers. • Als triggerUserEmail = false (onwaar), worden er geen kennisgevingen per e-mail verzonden wanneer er een taak wordt toegewezen. Gebruikers aan wie taken worden toegewezen via Apex

Kennisgevingen die via Apex worden verzonden, worden verzonden binnen de context van de header van het verzoek.

• Als triggerUserEmail true (waar) is, worden kennisgevingen per e-mail verzonden aan alle gebruikers wanneer taken worden toegewezen. • Als triggerUserEmail false (onwaar) is, worden kennisgevingen per e-mail niet verzonden wanneer en taak wordt toegewezen.

Als een waarde in de verzoekheader dusdanig is ingesteld dat kennisgevingen per e-mail worden verzonden, worden kennisgevingen per e-mail verzonden aan gebruikers wanneer taken worden toegewezen. Apex verwerkt de header sequentieel van de eerste regel tot aan de laatste. Als een instructie in de verzoekheader aangeeft dat en taakkennisgeving vereist is, wordt er een kennisgeving per e-mail verzonden, ongeacht instructies verderop in de header.

Taakvelden Taakrecords hebben standaardvelden voor het bijhouden en vastleggen van taakdetails. IN DEZE SECTIE: Taakvelden in Lightning Experience Deze standaardvelden voor het bijhouden en vastleggen van taakdetails zijn beschikbaar in Lightning Experience. Taakvelden in Salesforce Classic Deze standaardvelden voor het bijhouden en vastleggen van taakdetails zijn beschikbaar in Salesforce Classic.



Taakvelden in Lightning Experience Deze standaardvelden voor het bijhouden en vastleggen van taakdetails zijn beschikbaar in Lightning Experience. Veld

Beschrijving

Activiteitenvaluta

Geeft de standaard valuta aan voor alle velden met valutabedragen in de activiteit. Bedragen worden weergegeven in de valuta van de taak en worden daarnaast geconverteerd naar de persoonlijke valuta van een gebruiker. Alleen beschikbaar bij organisaties waarin meerdere valuta's worden gebruikt.

Toegewezen aan

Geeft de toegewezen eigenaar van een taak aan. Standaard wordt de taak toegewezen aan de gebruiker die deze heeft gemaakt. Dit veld is niet beschikbaar in de Personal Edition.

Gespreksduur

Geeft de duur van een gesprek in seconden aan.

Gespreksobject-ID

Geeft de ID aan van een gesprek dat in Salesforce is vastgelegd middels de Computer-Telephony Integration (CTI) van Salesforce bij een extern telefoonsysteem. Dit veld wordt vaak ingevuld met de ID die in het telefoonsysteem is opgeslagen. Limiet is 255 lettertekens.

Gespreksresultaat

Geeft het resultaat van een gegeven gesprek aan, bijvoorbeeld "wij bellen terug" of "gesprek mislukt". Limiet is 255 lettertekens. Een Salesforce-beheerder kan de selecties in de keuzelijst aanpassen.

Aanroeptype

Geeft het type gesprek aan: inkomend, intern of uitgaand. Een Salesforce-beheerder kan de selecties in de keuzelijst aanpassen.

Opmerkingen

Bevat een beschrijving van de taak. De limiet bedraagt 32 kB aan gegevens. Als Spelling controleren is ingeschakeld in uw organisatie, kan een gebruiker de spelling van de inhoud controleren.

Gemaakt door

Geeft de gebruiker aan die de taak heeft gemaakt, in combinatie met de aanmaakdatum en -tijd van de taak. Alleen-lezen.

Divisie

Geeft de divisie aan, waartoe de taak behoort. Deze waarde wordt overgenomen van de gerelateerde account, lead, case of het aangepaste object, indien aanwezig. In de

EDITIONS Beschikbaar in Lightning Experience in: Developer, Enterprise, Group, Performance, Professional en Unlimited Edition


Veld


Beschrijving overige gevallen behoort de taak tot de globale divisie. Alleen beschikbaar in organisaties waarin divisies worden gebruikt voor het segmenteren van gegevens.

Vervaldatum

Geeft de datum aan, waarop de taak komt te vervallen.

E-mail

Bevat het e-mailadres van de contactpersoon of lead die is gekoppeld aan de taak. Dit veld wordt ingevuld met de waarde van de gerelateerde contactpersoons- of leadrecord.


Geeft de gebruiker aan die de taak het laatst heeft gewijzigd, in combinatie met de datum en tijd van wijziging van de taak. Dit veld is alleen-lezen.

Naam

Bevat de naam van de contactpersoon of lead die zijn gerelateerd aan de taak. Als Gedeelde activiteiten is ingeschakeld in uw organisatie, kan een gebruiker maximaal 50 contactpersonen relateren aan een niet-terugkerende event. Dit veld is alleen zichtbaar voor gebruikers met de machtiging "Lezen" voor contactpersonen en leads. Het relateren van een contactpersoon aan een event heeft mogelijk invloed op de account waaraan Salesforce de event relateert. Zie het veld Gerelateerd aan.

Telefoon

Bevat het telefoonnummer van de contactpersoon of lead die is gerelateerd aan de taak. Dit veld wordt ingevuld met de waarde van de gerelateerde contactpersoons- of leadrecord.

Prioriteit

Geeft de urgentie van de taak aan, bijvoorbeeld Laag, Normaal of Hoog. Een Salesforce-beheerder kan de selecties in de keuzelijst aanpassen.

Openbaar

Opmerking: Vóór Summer '13 heette dit veld Zichtbaar in Selfservice. Door het aanvinken van dit selectievakje kan een gebruiker opgeven dat de voltooide taak zichtbaar is in de Selfserviceportal. Opmerking: Vanaf Spring '12 is de Selfserviceportal niet beschikbaar voor nieuwe organisaties. Bestaande organisaties blijven toegang houden tot de Selfserviceportal. Als Community's is ingeschakeld in uw organisatie, geeft dit veld aan of de event zichtbaar is voor externe gebruikers in community's. Als een externe gebruiker eigenaar is van de taak, ziet die gebruiker de taak in de community, ongeacht of de event al dan niet als openbaar is aangeduid. Dit veld is standaard niet zichtbaar. Een Salesforce-beheerder kan deze zichtbaar maken.

Gerelateerd aan

Geeft de record aan, waaraan de taak is gerelateerd, zoals een account of een opportunity. Dit veld is alleen beschikbaar wanneer



Veld

Beschrijving een gebruiker de event relateert aan een contactpersoon, niet aan een lead. De record is alleen zichtbaar voor gebruikers met de machtiging "Lezen" voor het type record waaraan de taak is gerelateerd. Als een gebruiker de taak aan een ander object koppelt dan een account, bepaalt Salesforce de account als volgt voor de taak. • Stel dat u de event relateert aan een opportunity, een contract of een aangepaste entiteit die bij een account hoort. Salesforce gebruikt de account van dat object dan als de account voor de taak. • Stel dat een gebruiker de taak relateert aan een willekeurig ander objecttype en ook nog aan een contactpersoon. Salesforce gebruikt de account van de primaire contactpersoon als account voor de taak. • Als een gebruiker het veld Gerelateerd aan leeg laat, relateert Salesforce een account niet aan de taak.

Status

Geeft de status van een taak aan, bijvoorbeeld "niet gestart" of "voltooid". Een Salesforce-beheerder kan de selecties in de keuzelijst aanpassen.

Onderwerp

Bevat het onderwerp van een taak, bijvoorbeeld "Offerte per e-mail naar klant". Een gebruiker kan een onderwerp opgeven of selecteren in de keuzelijst van eerder gedefinieerde onderwerpen.

Taakrecordtype


Type

Geeft het taaktype aan, bijvoorbeeld een e-mailbericht of een vergadering. Limiet voor waarden in de keuzelijst is 40 lettertekens.

Taakvelden in Salesforce Classic Deze standaardvelden voor het bijhouden en vastleggen van taakdetails zijn beschikbaar in Salesforce Classic. Veld

Beschrijving

Activiteitenvaluta

Geeft de standaard valuta aan voor alle velden met valutabedragen in de activiteit. Bedragen worden weergegeven in de valuta van de taak en worden daarnaast geconverteerd naar de persoonlijke valuta van een gebruiker. Alleen beschikbaar bij organisaties waarin meerdere valuta's worden gebruikt.




Veld

Beschrijving

Toegewezen aan

Geeft de toegewezen eigenaar van een taak aan. Standaard wordt de taak toegewezen aan de gebruiker die deze heeft gemaakt. Dit veld is niet beschikbaar in de Personal Edition.

Gespreksduur

Geeft de duur van een gesprek in seconden aan.

Gespreksobject-ID

Geeft de ID aan van een gesprek dat in Salesforce is vastgelegd middels de Computer-Telephony Integration (CTI) van Salesforce bij een extern telefoonsysteem. Dit veld wordt vaak ingevuld met de ID die in het telefoonsysteem is opgeslagen. Limiet is 255 lettertekens.

Gespreksresultaat

Geeft het resultaat van een gegeven gesprek aan, bijvoorbeeld "wij bellen terug" of "gesprek mislukt". Limiet is 255 lettertekens. Een Salesforce-beheerder kan de selecties in de keuzelijst aanpassen.

Aanroeptype

Geeft het type gesprek aan: inkomend, intern of uitgaand. Een Salesforce-beheerder kan de selecties in de keuzelijst aanpassen.

Opmerkingen

Bevat een beschrijving van de taak. De limiet bedraagt 32 kB aan gegevens. Als Spelling controleren is ingeschakeld in uw organisatie, kan een gebruiker de spelling van de inhoud controleren.

Terugkerende reeks van taken maken

Door het aanvinken van dit selectievakje kan een gebruiker een reeks terugkerende events instellen. Door het inschakelen van deze optie wordt het veld Vervaldatum uitgeschakeld, omdat elk voorkomen van een taak in een reeks een andere vervaldatum heeft.

Gemaakt door

Geeft de gebruiker aan die de taak heeft gemaakt, in combinatie met de aanmaakdatum en -tijd van de taak. Alleen-lezen.

Divisie

Geeft de divisie aan, waartoe de taak behoort. Deze waarde wordt overgenomen van de gerelateerde account, lead, case of het aangepaste object, indien aanwezig. In de overige gevallen behoort de taak tot de globale divisie. Alleen beschikbaar in organisaties waarin divisies worden gebruikt voor het segmenteren van gegevens.

Vervaldatum

Geeft de datum aan, waarop de taak komt te vervallen.

E-mail

Bevat het e-mailadres van de contactpersoon of lead die is gekoppeld aan de taak. Dit veld wordt ingevuld met de waarde van de gerelateerde contactpersoons- of leadrecord.


Geeft de gebruiker aan die de taak het laatst heeft gewijzigd, in combinatie met de datum en tijd van wijziging van de taak. Dit veld is alleen-lezen.



Veld

Beschrijving

Naam

Bevat de naam van de contactpersoon of lead die zijn gerelateerd aan de taak. Als Gedeelde activiteiten is ingeschakeld in uw organisatie, kan een gebruiker maximaal 50 contactpersonen relateren aan een niet-terugkerende event. Dit veld is alleen zichtbaar voor gebruikers met de machtiging "Lezen" voor contactpersonen en leads. Het relateren van een contactpersoon aan een event heeft mogelijk invloed op de account waaraan Salesforce de event relateert. Zie het veld Gerelateerd aan.

Telefoon

Bevat het telefoonnummer van de contactpersoon of lead die is gerelateerd aan de taak. Dit veld wordt ingevuld met de waarde van de gerelateerde contactpersoons- of leadrecord.

Prioriteit

Geeft de urgentie van de taak aan, bijvoorbeeld Laag, Normaal of Hoog. Een Salesforce-beheerder kan de selecties in de keuzelijst aanpassen.

Openbaar

Opmerking: Vóór Summer '13 heette dit veld Zichtbaar in Selfservice. Door het aanvinken van dit selectievakje kan een gebruiker opgeven dat de voltooide taak zichtbaar is in de Selfserviceportal. Opmerking: Vanaf Spring '12 is de Selfserviceportal niet beschikbaar voor nieuwe organisaties. Bestaande organisaties blijven toegang houden tot de Selfserviceportal. Als Community's is ingeschakeld in uw organisatie, geeft dit veld aan of de event zichtbaar is voor externe gebruikers in community's. Als een externe gebruiker eigenaar is van de taak, ziet die gebruiker de taak in de community, ongeacht of de event al dan niet als openbaar is aangeduid. Dit veld is standaard niet zichtbaar. Een Salesforce-beheerder kan deze zichtbaar maken.

Gerelateerd aan

Geeft de record aan, waaraan de taak is gerelateerd, zoals een account of een opportunity. Dit veld is alleen beschikbaar wanneer een gebruiker de event relateert aan een contactpersoon, niet aan een lead. De record is alleen zichtbaar voor gebruikers met de machtiging "Lezen" voor het type record waaraan de taak is gerelateerd. Als een gebruiker de taak aan een ander object koppelt dan een account, bepaalt Salesforce de account als volgt voor de taak. • Stel dat u de event relateert aan een opportunity, een contract of een aangepaste entiteit die bij een account hoort. Salesforce gebruikt de account van dat object dan als de account voor de taak.


Veld


Beschrijving • Stel dat een gebruiker de taak relateert aan een willekeurig ander objecttype en ook nog aan een contactpersoon. Salesforce gebruikt de account van de primaire contactpersoon als account voor de taak. • Als een gebruiker het veld Gerelateerd aan leeg laat, relateert Salesforce een account niet aan de taak.

Status

Geeft de status van een taak aan, bijvoorbeeld "niet gestart" of "voltooid". Een Salesforce-beheerder kan de selecties in de keuzelijst aanpassen.

Onderwerp

Bevat het onderwerp van een taak, bijvoorbeeld "Offerte per e-mail naar klant". Een gebruiker kan een onderwerp opgeven of selecteren in de keuzelijst van eerder gedefinieerde onderwerpen.

Taakrecordtype


Type

Geeft het taaktype aan, bijvoorbeeld een e-mailbericht of een vergadering. Limiet voor waarden in de keuzelijst is 40 lettertekens.

E-mail traceren in Salesforce Classic Als u in Salesforce Classic HTML-e-mailsjablonen gebruikt, moet u ervoor zorgen dat Salesforce uitgaande HTML-e-mailberichten kan volgen als type voltooide taak. Als u deze optie uitschakelt, slaat Salesforce niet langer de gegevens over het bijhouden van e-mail op. Rapporten over het traceren van e-mail blijven echter op het tabblad Rapporten. Voor het weergeven van e-mailstatistieken aan uw gebruikers voegt u de gerelateerde lijst Status HTML-e-mail toe aan de relevante paginalay-outs.


Activiteiten aanpassen voor uw verkoopmedewerkers Optimaliseer de manier waarop uw verkoopmedewerkers events, agenda's en taken kunnen beheren. Aanpassingsopties zijn verschillend voor Lightning Experience, Salesforce Classic en Salesforce1 IN DEZE SECTIE: Aanpassingsopties om events en taken samen te beheren Geef verkoopmedewerkers een nauwkeuriger perspectief op hun leads, contactpersonen, opportunities en accounts. Gebruik gecombineerde activiteiteninstellingen om te helpen bij bij het beheren en bijhouden van vergaderingen en taken. Opties zijn verschillend voor Lightning Experience en Salesforce Classic. Aanpassingsopties voor events en agenda's Optimaliseer de manier waarop uw verkoopmedewerkers hun vergaderingen en planning beheren. Opties zijn verschillend voor Lightning Experience, Salesforce Classic en Salesforce1



Geavanceerde opties voor taken Optimaliseer de manier waarop uw verkoopmedewerkers hun werk beheren. Opties zijn verschillend voor Lightning Experience, Salesforce Classic en Salesforce1

Aanpassingsopties om events en taken samen te beheren Geef verkoopmedewerkers een nauwkeuriger perspectief op hun leads, contactpersonen, opportunities en accounts. Gebruik gecombineerde activiteiteninstellingen om te helpen bij bij het beheren en bijhouden van vergaderingen en taken. Opties zijn verschillend voor Lightning Experience en Salesforce Classic. Instelling of voorziening

Beschrijving

Set-up en Help

Herinneringen voor activiteiten inschakelen

Gebruikers individuele voorkeuren voor de weergave van eventen taakherinneringen laten instellen.

Geef vanuit Set-up Activiteitsinstellingen

op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Activiteitsherinneringen inschakelen. Zie ook Overwegingen bij het instellen van Activiteitsherinneringen in Salesforce Classic op pagina 197 en Activiteitsherinneringen in Salesforce Classic.

Lightning Experience

Salesforce Classic Salesforce1



Instelling of voorziening

Beschrijving

Set-up en Help

Meerdere contactpersonen toestaan (Gedeelde activiteiten)

Gebruikers maximaal 50 contactpersonen aan een event of een taak laten relateren.

Geef vanuit Set-up



Activiteitsinstellingen

op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Gebruikers meerdere contactpersonen laten relateren aan en taken. Zie ook Overwegingen bij het inschakelen van Gedeelde activiteiten (meerdere contactpersonen voor een activiteit) op pagina 198 en Richtlijnen voor Gedeelde activiteiten (meerdere contactpersonen voor een activiteit) op pagina 199.

ZIE OOK: Aanpassingsopties voor events en agenda's Geavanceerde opties voor taken De tabbladen Gesprek, Taak en Event configureren in de Activiteitsamensteller in Lightning Experience

Aanpassingsopties voor events en agenda's Optimaliseer de manier waarop uw verkoopmedewerkers hun vergaderingen en planning beheren. Opties zijn verschillend voor Lightning Experience, Salesforce Classic en Salesforce1 Instelling of voorziening

Beschrijving

Set-up en Help

Meerdaagse events toestaan.

Laat gebruikers events maken die meer dan één dag (24 uur) later eindigen nadat ze zijn begonnen.

Geef vanuit Set-up Activiteitsinstellingen op in het vak Snel zoeken en

selecteer vervolgens Meerdaagse events inschakelen.





Beschrijving


Set-up en Help

Terugkerende events Laat gebruikers toestaan. terugkerende events maken met een opgegeven interval. Als u deze instelling uitschakelt, kunnen gebruikers wel nog steeds het interval van een bestaande terugkerende event bewerken, maar niet nieuwe terugkerende events maken.

Geef vanuit Set-up

Zweefkoppelingen bij agenda op tabblad Hoofdpagina toestaan.

Eventdetails weergeven wanneer een gebruiker de muisaanwijzer over een event beweegt.

Geef vanuit Set-up

Bewerken van agenda met slepen en neerzetten toestaan.

Laat gebruikers slepen om events opnieuw te plannen op de dag- of weekweergave van hun eigen agenda's.

Geef vanuit Set-up

Gebruikers events Laat gebruikers een laten maken door in event maken door de agenda te klikken. op een tijdstip in de agenda te klikken

Geef vanuit Set-up


op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Het maken van terugkerende events inschakelen.

Gebruikersinterface

op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Zweefkoppelingen op hoofdpagina voor events inschakelen.

Gebruikersinterface

op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Bewerken via slepen en neerzetten bij agendaweergaven inschakelen.

Gebruikersinterface op in het vak Snel zoeken en

selecteer vervolgens Events met klikken-en-maken op agendaweergaven inschakelen.






Beschrijving

Set-up en Help

Plannen van lijstweergaven met slepen en neerzetten toestaan.

Laat gebruikers events plannen in lijstweergaven van uw contactpersonen en leads door een contactpersoon of lead naar de agenda te slepen. U kunt de miniatuurpaginalay-out aanpassen voor de overlay waar gebruikers eventdetails opgeven.

Geef vanuit Set-up

Agendasnelkoppeling Geef een koppeling in zijbalk ( ) weer voor de inschakelen. laatst gebruikte agendaweergaven van een gebruiker in de zijbalk boven Recente items.

Geef vanuit Set-up

Zweefkoppelingen voor de lijst Mijn taken inschakelen.

Taakdetails tonen in een pop-up op het tabblad Hoofdpagina wanneer een gebruiker de muisaanwijzer over een taak beweegt.

Geef vanuit Set-up

Eventdetails tonen in de agendaweergave voor meerdere gebruikers.

Eventdetails op het scherm tonen in plaats van wanneer u de muisaanwijzer beweegt in dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse agendaweergaven voor alle gebruikers. Als u deze instelling inschakelt, wordt de agendashare niet overschreven.

Geef vanuit Set-up

Gebruikersinterface

op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Plannen via slepen en neerzetten bij lijstweergaven inschakelen. Zie ook Overzicht van paginalay-outs en beveiliging op veldniveau.

Gebruikersinterface

op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Agendasnelkoppeling in zijbalk inschakelen.

Gebruikersinterface

op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Zweefkoppelingen inschakelen voor de lijst Mijn taken.


op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Eventdetails weergeven in agendaweergave voor meerdere gebruikers.





Beschrijving


Set-up en Help

Openbare agenda's Maak agenda's voor en resourceagenda's het beheren van maken. groepsactiviteiten, zoals marketingevents, productreleases, trainingsklassen en teamvakanties, of voor gedeelde resources, zoals een vergaderruimte.

Zie Een openbare agenda of een resourceagenda maken en beheren in Salesforce Classic op pagina 200.

Vergaderverzoeken instellen (Cloudplanner).

Een knop weergeven in de gerelateerde lijst Open activiteiten voor contactpersonen, leads en persoonsaccounts, waarmee gebruikers vergaderingen kunnen aanvragen met klanten.

Zie Cloudplanner instellen in Salesforce Classic op pagina 201.

Vergaderverzoeken Cloudplanner tonen op het tabblad Hoofdpagina.

Het subtabblad Aangevraagde vergaderingen weergeven in de agenda op het tabblad Hoofdpagina. Dit subtabblad vermeldt de vergaderingen die een gebruiker heeft aangevraagd maar die nog niet bevestigd zijn.

Geef vanuit Set-up Activiteitsinstellingen op in het vak Snel zoeken en

selecteer vervolgens Eventdetails weergeven in agendaweergave voor meerdere gebruikers.






Beschrijving

Set-up en Help

Aangepast logo tonen in vergaderverzoeken Cloudplanner.

Een aangepast logo weergeven in communicatievormen zoals vergaderverzoeken. Genodigden zien het logo wanneer u hen uitnodigt voor een event of een vergadering met hen aanvraagt.

Geef vanuit Set-up




op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Aangepast logo tonen in vergaderverzoeken.

ZIE OOK: Aanpassingsopties om events en taken samen te beheren Geavanceerde opties voor taken De tabbladen Gesprek, Taak en Event configureren in de Activiteitsamensteller in Lightning Experience

Geavanceerde opties voor taken Optimaliseer de manier waarop uw verkoopmedewerkers hun werk beheren. Opties zijn verschillend voor Lightning Experience, Salesforce Classic en Salesforce1 Instelling of voorziening

Beschrijving

Set-up en Help

Laat gebruikers kiezen of zij kennisgevingen per e-mail van taaktoewijzingen willen ontvangen.

Geef een instelling weer waarmee een gebruiker kan bepalen of deze een kennisgeving per e-mail ontvangt bij het toewijzen van een taak.

Geef vanuit Set-up

Takenlijstacties aanpassen.

De actiebalk Zie Richtlijnen voor aanpassen die naast het aanpassen van de takenlijst wordt de takenlijst in weergegeven.

Activiteitsinstellingen op in het vak Snel zoeken en

selecteer vervolgens Controle van gebruiker over kennisgevingen van taaktoewijzingen inschakelen. Zie ook Overwegingen bij kennisgeving per e-mail of taaktoewijzingen op pagina 211.





Beschrijving


Set-up en Help Lightning Experience op pagina 211.

Terugkerende taken Laat gebruikers toestaan. terugkerende taken maken met een opgegeven interval. Als u deze instelling uitschakelt, kunnen gebruikers wel nog steeds het interval van een bestaande terugkerende taak bewerken, maar niet meer terugkerende taken maken.

Geef vanuit Set-up

Laat gebruikers Laat gebruikers kopieën van een taak onafhankelijke toewijzen. kopieën van een nieuwe taak toewijzen aan meerdere gebruikers.

Geef vanuit Set-up

Toon eenvoudigere Een pagina Nieuwe pagina Nieuwe taak taak weergeven met in Salesforce1. de belangrijkste taakvelden eerst.

Geef vanuit Set-up


op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Het maken van terugkerende taken inschakelen.


op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Groepstaken inschakelen.

Activiteitsinstellingen op in het vak Snel zoeken en

selecteer vervolgens Eenvoudiger formulier Nieuwe taak tonen in Salesforce1.





Beschrijving

Houd Schakel uitgaande e-mailstatistieken bij HTML-e-mailberichten en geef deze weer. bijhouden in Salesforce in wanneer u HTML-e-mailsjablonen gebruikt.

Gebruikershandleiding | Productiviteit verhogen | 227

Set-up en Help



Geef vanuit Set-up Activiteitsinstellingen

op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens E-mailtracering inschakelen. Zie ook E-mailtracering in Salesforce Classic op pagina 219.

ZIE OOK: Aanpassingsopties om events en taken samen te beheren Aanpassingsopties voor events en agenda's De tabbladen Gesprek, Taak en Event configureren in de Activiteitsamensteller in Lightning Experience

Productiviteit verhogen Notities instellen Als u uw gebruikers rich-text-notities wilt laten maken, stelt u Notities in, onze verbeterde en meer uitgebreide tool voor het maken van notities.

EDITIONS

Denk aan de volgende items voordat u Notities instelt.


• Nadat Notities is ingeschakeld voor uw organisatie, worden nieuwe notities gemaakt met behulp van Notities. Notities die met de oude tool voor het maken van notities zijn gemaakt, worden in deze oude tool geopend. • Als u Notities uitschakelt, hebben gebruikers geen toegang meer tot notities die zijn gemaakt met behulp van Notities. • Gebruikers met een Partner Portal- of Customer Portal-licentie kunnen Notities niet gebruiken; in plaats daarvan moeten ze de oude tool voor het maken van notities gebruiken. Stap voor stap: 1. Zorg ervoor dat de gerelateerde lijst Notities is opgenomen in uw paginalay-outs. 2. Zorg ervoor dat Notities is ingeschakeld. Geef vanuit Set-up Instellingen voor Notities op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen voor Notities. Zorg er vervolgens voor dat Notities inschakelen is geselecteerd. 3. Om gebruikers notities te laten maken vanuit de Chatter-uitgever, het menu Globale acties en de Salesforce1-actiebalk, voegt u de snelle actie Nieuwe notitie toe aan snelle acties in de Salesforce Classic-uitgever en de sectie Salesforce1- en Lightning Experience-acties in de globale uitgeverslay-out.

Beschikbaar in: Contact Manager, Group, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Paginalay-outs weergeven: • "Set-up weergeven" Paginalay-outs bewerken: • "Toepassing aanpassen" Actielay-outs en paginalay-outs aanpassen: • "Toepassing aanpassen"


Gebruikershandleiding | Opties voor leads aanpassen | 228

4. Als u de globale uitgeverslay-out voor een van uw objectpaginalay-outs hebt overschreven, voegt u de snelle actie Nieuwe notitie ook toe aan uw aangepaste lay-outs. 5. Uw gebruikers snel notities laten maken in Salesforce1: a. Zorg ervoor dat uw gebruikers taken kunnen maken vanuit notities in Salesforce1. Geef vanuit Set-up Activiteitsinstellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Activiteitsinstellingen. Selecteer Maken van taken toestaan op basis van notities. b. Zorg ervoor dat Notities wordt weergegeven in het Salesforce1-navigatiemenu van uw organisatie. Geef vanuit Set-up Navigatie op in het vak Snel zoeken, selecteer Salesforce1-navigatie en verplaats Notities vervolgens van de lijst Beschikbaar naar de lijst Geselecteerd. U wordt aangeraden deze boven Items voor Slim zoeken te plaatsen.

Paginalay-outs configureren voor Notities Als u Salesforce al hebt gebruikt vóór Winter '16, moet u enige aanpassingen aanbrengen aan uw paginalay-outs zodat gebruikers hun notities kunnen weergeven.

EDITIONS

1. Zorg ervoor dat u vertrouwd bent met de manier waarop paginalay-outs worden bewerkt.


2. Selecteer eerst het object en vervolgens de lay-out die uw gebruikers gebruiken. 3. Selecteer vanuit de lijst van categorieën pagina-elementen Gerelateerde lijsten. 4. Sleep de gerelateerde lijst Notities naar de pagina waarop u deze wilt laten weergeven. Als uw gebruikers de oude tool voor het maken van notities hebben gebruikt, handhaaft u de gerelateerde lijst Notities en bijlagen zodat ze nog steeds toegang hebben tot hun notities. Alle notities die zijn gemaakt met de uitgebreide versie van Notities, worden weergegeven in de gerelateerde lijst Notities.

Beschikbaar in: Contact Manager, Group, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

5. Sla de lay-out op en bevestig dat u aanpassingen van gebruikers aan de gerelateerde lijst wilt overschrijven.


6. Herhaal deze stappen voor andere objecten waarbij u Notities gebruikt.

Paginalay-outs aanpassen: • "Toepassing aanpassen"

ZIE OOK: Notities instellen

Paginalay-outs weergeven: • "Set-up weergeven"

Opties voor leads aanpassen Leadbeheer instellen Een sterke pipeline met leads vormt de basis voor uw verkoopsucces. Een lead is een prospect die in uw bedrijf geïnteresseerd is.

EDITIONS

Als u met leads werkt, hebben uw verkoopmedewerkers rechtstreeks toegang tot de meest recente prospects en bent u er zeker van dat er geen leads verloren gaan. Met succesvol leadmanagement zijn de verkoop- en marketingteams optimaal toegerust om de inkomende leads te beheren, leadbronnen bij te houden en het rendement van hun marketinginvestering te analyseren.


Om aan de slag te gaan met leadbeheer vanuit Set-up: • Ga naar objectbeheerinstellingen voor leads. Maak vanuit de veldensectie aangepaste leadvelden waarmee informatie wordt bijgehouden die specifiek is voor uw bedrijf. Wijs tevens uw aangepaste leadvelden toe aan account-, contactpersoon- en opportunityvelden, zodat de

Beschikbaar in: Group, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition



gegevens worden geconverteerd wanneer gebruikers leads converteren. De keuzelijst Leadstatus bewerken om de standaardstatus voor nieuwe en geconverteerde leads te kiezen. • Geef Leadinstellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Leadinstellingen om uw standaardleadinstellingen te bepalen. • Geef Toewijzingsregels op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Leadtoewijzingsregels om leadtoewijzingsregels in te stellen die leads automatisch toewijzen. • Geef Web-naar-Lead op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Web-naar-lead om automatisch leads vast te leggen vanaf uw website. Geef vanuit Set-up Wachtrijen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Wachtrijen om verkoopwachtrijen te maken voor leads of aangepaste objecten,

Leads beheren Voordat uw organisatie leads begint te gebruiken, kan de beheerder de volgende set-up uitvoeren:

EDITIONS

• De standaard Leadinstellingen aanpassen. • Leadwachtrijen maken voor een gemakkelijker beheer van de distributie van leads. • Leadtoewijzingsregels instellen voor het automatisch toewijzen van leads. • Web-naar-lead instellen om automatisch leads vast te leggen vanaf uw website. • Bestaande leads van uw organisatie importeren. • Aangepaste leadvelden maken. • Aangepaste leadvelden toewijzen aan andere aangepaste velden voor leadconversie.

Beschikbaar in: Salesforce Classic en Lightning Experience Beschikbaar in: Group, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

• De keuzelijst Leadstatus bewerken om de standaardstatus voor nieuwe en geconverteerde leads te kiezen.

Standaardinstellingen definiëren voor het maken van leads Optimaliseer de voorzieningen voor leadbeheer voor uw verkoopteams zodat ze doelmatig met leads kunnen omgaan en duplicaatrecords kunnen voorkomen wanneer de tijd is gekomen om leads te converteren naar contactpersonen, accounts en opportunities. 1. Geef vanuit Set-up Leadinstellingen op in het vak Snel zoeken, selecteer vervolgens Leadinstellingen en klik daarna op Bewerken. 2. Definieer de standaard leadeigenaar en leadconversie-instellingen. 3. Sla uw instellingen op.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic en Lightning Experience Beschikbaar in: Group, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Leadinstellingen wijzigen: • "Toepassing aanpassen"



Aangepaste leadvelden toewijzen voor leadconversie Zorg voor een optimale benutting van records die zijn gemaakt op basis van de leads die uw verkoopteams converteren wanneer ze aangepaste leadvelden toewijzen aan de velden van records waarnaar ze zijn geconverteerd. Wanneer uw verkoopvertegenwoordigers gekwalificeerde leads converteren, worden de gegevens uit de standaardleadvelden weergegeven in standaardvelden voor de contactpersoon, account en opportunity. Als u aangepaste leadvelden instelt, geeft u op hoe u deze aangepaste gegevens wilt converteren naar aangepaste account-, contactpersoons- of opportunityvelden. 1. Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor leads naar de veldsectie en klik daarna op Leadvelden toewijzen. 2. Kies voor elk aangepast leadveld een aangepast account-, contactpersoon- of opportunityveld waarin u de gegevens wilt laten invoegen wanneer u een lead converteert.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Leadvelden toewijzen: • "Toepassing aanpassen"

3. Sla uw werk op.

Richtlijnen voor het toewijzen van aangepaste leadvelden voor leadconversie Leer de best practices voor het toewijzen van aangepaste leadvelden aan aangepaste velden in contactpersonen, accounts en opportunities. Het toewijzen van aangepaste velden helpt uw verkoopmedewerkers bij het behouden van belangrijke informatie wanneer zij gekwalificeerde leads converteren om nieuwe mogelijke deals bij te houden. Zorg ervoor dat...

Het is goed om te weten dat...

Aangepaste leadvelden moeten worden toegewezen aan andere aangepaste velden van hetzelfde gegevenstype.

Met name numerieke leadvelden moeten worden toegewezen aan andere numerieke velden en lange-tekstgebiedvelden aan andere lange-tekstgebiedvelden. Er zijn enkele uitzonderingen: • U kunt toewijzen van tekst- naar keuzelijstvelden en vice versa. Maar uw gegevens worden afgekapt als het toegewezen tekstveld niet groot genoeg is om de volledige waarde van de leadkeuzelijst op te nemen. • U kunt velden van het type Tekst en Tekstgebied toewijzen aan lange-tekstgebiedvelden. • U kunt velden met automatische nummering toewijzen aan velden van het type Tekst, Tekstgebied en Keuzelijst. • Wijs geen aangepaste-formulevelden toe aan andere formulevelden of een ander type veld.

Aangepaste leadveldtypen Getal, Uw leadvalutaveld bijvoorbeeld een lengte heeft van 3 met Valuta en Percentage worden 2 decimalen. Wijs dit toe aan een ander aangepast toegewezen aan andere getal-, valutaveld met een lengte van 3 en 2 decimalen. valuta- en percentagevelden van gelijke lengte en aantal decimalen.




Zorg ervoor dat...

Het is goed om te weten dat...

Er geen gegevenstypen voor aangepaste leadvelden worden gewijzigd

Als u gegevenstypen voor aangepaste velden wijzigt, Salesforce de leadtoewijzingen voor die aangepaste velden verwijdert.

ZIE OOK: Aangepaste leadvelden toewijzen voor leadconversie

Webleadconcepten Verzamel gegevens via de website van uw bedrijf en genereer automatisch maximaal 500 nieuwe leads per dag met Web-naar-lead.

EDITIONS

Als uw bedrijf al een formulier heeft waarop prospects hun contactgegevens invullen, kunt u overwegen om een sprongpagina te maken waarop prospects kunnen reageren op een campagne. Met een beetje extra HTML-code leidt u die informatie door naar Salesforce om leads te maken.


ZIE OOK: Standaardinstellingen definiëren voor het maken van leads

Beschikbaar in: Group, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

Richtlijnen voor het instellen van Web-naar-lead Bereid Salesforce voor op het ophalen van informatie vanaf de website van uw bedrijf en genereer automatisch maximaal 500 nieuwe leads per dag. Als u wenst dat...

Zorgt u ervoor dat...

Speciale leadinformatie wordt bijgehouden, die standaardvelden voor Salesforce-leads niet opnemen

Aangepaste leadvelden worden gemaakt en dat wordt opgegeven hoe u deze wilt toewijzen aan aangepaste velden voor accounts, contactpersonen en opportunities tijdens de leadconversie.

Prospects automatisch een e-mailbericht sturen nadat ze via uw website informatie hebben ingediend

Openbare e-mailsjablonen worden gemaakt. Als u van plan bent om e-mailreactieregels in te stellen voor het gebruik van verschillende e-mailsjablonen op basis van de ingediende informatie, maakt u één standaardsjabloon voor verzending wanneer geen van uw reactieregels van toepassing is.

De standaardstatus wordt ingesteld voor nieuwe en geconverteerde leads

Daarvoor de keuzelijst Leadstatus wordt gebruikt.

Leads worden toegewezen • Leadwachtrijen worden gemaakt als u leads wilt toewijzen aan verkoopmedewerkers aan wachtrijen in plaats van individuele en wachtrijen verkoopmedewerkers. • Met Leadinstellingen aanpassen de standaardeigenaar wordt aangegeven van leads die niet voldoen aan de criteria in uw toewijzingsregel.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Web-naar-lead instellen: • "Toepassing aanpassen"


Als u wenst dat...


Zorgt u ervoor dat... • Wordt bepaald hoe via het web gegenereerde leads aan gebruikers of wachtrijen worden toegewezen door een leadtoewijzingsregel te maken en deze te activeren. Als de regel niet actief is, alle via het web gegenereerde leads worden toegewezen aan de standaardeigenaar die u in leadinstellingen hebt opgegeven.

ZIE OOK: Webleadconcepten Leads genereren vanaf uw website voor uw verkoopteams

Leads genereren vanaf uw website voor uw verkoopteams Genereer automatisch maximaal 500 leads per dag met behulp van de prospectgegevens van de bezoekers van de website van uw bedrijf. Wanneer u Web-naar-lead instelt, legt Salesforce prospects vast, die contactpersoonsgegevens vastleggen. U kunt prospects ook omleiden naar webpagina's die cruciaal zijn voor het succes van campagnes. 1. Geef vanuit Set-up Web-naar-lead op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Web-naar-lead. 2. Klik op Bewerken voor het inschakelen of wijzigen van instellingen van Web-naar-lead. 3. Als u antwoorden per e-mail aan prospects wilt automatiseren, selecteert u een standaard reactiesjabloon. Als u reactieregels instelt voor het gebruik van verschillende e-mailsjablonen op basis van de gegevens die prospects opgeven, Wordt de standaard reactiesjabloon gebruikt wanneer er geen automatische-reactieregels van toepassing zijn. Sjablonen moeten zijn aangeduid met Beschikbaar voor gebruik. 4. Sla uw wijzigingen op.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Web-naar-lead instellen: • "Toepassing aanpassen"

5. Klik voor het maken van een formulier dat details van prospects op uw website vastlegt, op Een Web-naar-lead-formulier maken en selecteer vervolgens velden die u wilt opnemen. 6. Selecteer velden voor opname in uw Web-naar-lead-formulier. Met de pijlen voor toevoegen en verwijderen kunt u velden verplaatsen van de lijst Beschikbare velden naar de lijst Geselecteerde velden en met de pijlen Omhoog en Omlaag kunt u de volgorde van de velden wijzigen. • Selecteer het veld Campagne. • Voor organisaties die meerdere valuta's gebruiken, voegt u het veld Leadvaluta toe als u valutabedragvelden toevoegt. Als u dat niet doet, worden alle bedragen in uw bedrijfsvaluta vastgelegd. • Gebruik een keuzelijst met meervoudige selectie om potentiële klanten toe te staan om hun interesse in meerdere producten kenbaar te maken. • Selecteer voor organisaties die recordtypen voor leads gebruiken, het veld Leadrecordtype als u wilt dat gebruikers via het web gegenereerde leads selecteren. 7. Als uw organisatie het Vertaalcentrum gebruikt of tabbladen heeft waarvan de naam is gewijzigd, selecteert u de taal voor de formulierlabels die in uw Web-naar-lead-formulier worden weergegeven. De bron van uw Web-naar-lead-formulier is altijd in uw persoonlijke taal.



8. Geef de volledige URL op naar welke gebruikers moeten worden omgeleid nadat ze hun gegevens hebben opgegeven—bijvoorbeeld de hoofdpagina van uw bedrijf voor een pagina met en dankwoord—en klik op Genereren. 9. Kopieer de gegenereerde HTML-code en geef deze door aan de webmaster van uw bedrijf voor gebruik in uw website. 10. Klik op Beëindigd. Voeg voor het testen van het Web-naar-lead-formulier de regel toe aan uw code. Met deze regel wordt u omgeleid naar een foutopsporingspagina wanneer u het formulier indient. Verwijder deze regel voordat u de Web-naar-lead-pagina vrijgeeft voor uw website. Leads die vanaf uw website worden gegenereerd, worden aanvankelijk gemarkeerd met de "standaardstatus" die is opgegeven door de keuzelijst Leadstatus. Voor webleads die als onderdeel van een campagne worden gegenereerd, wordt de lidstatus van de nieuwe leads ingesteld op de waarde Lidstatus die in het formulier is opgegeven, of op de "standaard" lidstatus als het veld Lidstatus niet in het formulier is opgenomen. Daarnaast worden nieuwe leads aangeduid als "Ongelezen", hetgeen wordt gewijzigd in "Gelezen" wanneer ze door de leadeigenaar worden weergegeven of bewerkt. Gebruikers kunnen de lijstweergave Mijn ongelezen leads selecteren om hun nieuwe leads snel te vinden. Opmerking: De indeling van datum- en valutavelden die online zijn vastgelegd, wordt overgenomen van de standaardinstellingen van uw organisatie: Standaardomgeving en Valutaomgeving. De dagelijkse limiet voor Web-naar-lead-verzoeken bedraagt 500. Als uw organisatie de dagelijkse Web-naar-lead-limiet overschrijdt, ontvangt de standaardleadmaker (opgegeven op de set-uppagina Web-naar-lead) een e-mailbericht met de aanvullende leadgegevens. Zie Hoeveel leads kunnen vanaf de website worden vastgelegd? voor aanvullende informatie over Web-naar-lead-limieten. Als een nieuwe lead niet kan worden gegenereerd als gevolg van fouten in uw Web-naar-lead-set-up, wordt de klantenondersteuning op de hoogte gebracht van het probleem zodat men u kan helpen bij het oplossen ervan. In Salesforce worden veldvalidatieregels uitgevoerd voordat er records worden gemaakt die via Web-naar-lead zijn ingediend. Er worden alleen records gemaakt die geldige waarden hebben. Alle universeel vereiste velden moeten een waarde hebben voordat er een record kan worden gemaakt via Web-naar-lead. Salesforce ondersteunt geen rich-textgebiedvelden (RTA-velden) op Web-naar-lead-formulieren. Als u RTA-velden op uw formulieren gebruikt, wordt alle in deze velden opgegeven informatie opgeslagen als platte tekst wanneer de lead wordt gemaakt.

ZIE OOK: Richtlijnen voor het instellen van Web-naar-lead Webleadconcepten


Gebruikershandleiding | Verkoopteams aanpassen | 234

Verkoopteams aanpassen Opportunityteams aanpassen GEBRUIKERSMACHTIGINGEN

EDITIONS

Teamverkoop inschakelen:


Aangepaste velden maken of wijzigen:


Validatieregels voor velden definiëren of wijzigen:


Werkstroomregels maken:


Teamrollen instellen:


Een aangepaste knop of koppeling toevoegen:


Paginalay-outs bewerken:


Apex-triggers definiëren:

"Apex-auteur"

Beschikbaar in: Salesforce Classic en Lightning Experience Instellingen voor opportunityteams beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

Laat opportunityteams beter werken voor uw bedrijf door opportunityteamteamrollen, paginalay-outs en meer aan te passen. Opmerking: Opportunityteams zijn wel beschikbaar in Lightning Experience, maar u moet overschakelen op Salesforce Classic voor het gebruik van bepaalde gerelateerde voorzieningen, zoals opportunitysplitsingen, of voor toegang tot instellingen voor opportunityteams. Raadpleeg voor meer informatie de Lightning Experience-beperkingen voor Sales-voorzieningen. Een opportunityteam is een set gebruikers die vaak samenwerken aan verkoopopportunities. Een doorsnee opportunityteam bestaat uit de accountmanager, de verkoopmedewerker en een pre-sales consultant. Wanneer teamverkoop is ingeschakeld, kunt u opportunityteams aanpassen aan uw organisatie. • Maak een aangepast veld voor het opportunityteam dat op de pagina Opportunityteamlid wordt weergegeven en in opportunityteamrapporten kan worden opgenomen. U kunt een maximum van 50 aangepaste velden maken. Opmerking: Als u een aangepast veld verwijdert, worden ook filters die het aangepaste veld gebruiken, verwijderd, terwijl ook het resultaat van toewijzingsof escalatieregels die voortbouwen op de gegevens vaan het aangepaste veld, kunnen worden gewijzigd. • Definieer en activeer validatieregels waaraan opportunityteamgegevens moeten voldoen voordat een gebruiker de record kan opslaan. • Maak werkstroomregels. • Definieer opportunityteamrollen voor uw organisatie. • Vervang bestaande teamrollen globaal. • Voeg een aangepaste knop of koppeling toe aan het opportunityteam. • Pas de paginalay-out Opportunityteamlid aan door aangepaste velden, knoppen, koppelingen of aanpasbare gerelateerde lijsten toe te voegen. • Bewerk de eigenschappen van de gerelateerde lijst Opportunityteam op elke paginalay-out.



Als u gegevens van een opportunityteamlid wilt weergeven op een bovenliggende pagina, moet u het opportunityteamlid koppelen aan de bovenliggende pagina. Als u bijvoorbeeld gegevens van een teamlid wilt weergeven op de gerelateerde accountdetailpagina, voegt u een aangepaste opzoekveld met de naam Account toe aan de editor Opportunityteam en stelt u dit veld voor elk opportunityteamlid in op de bovenliggende account. • Maak aangepast-rapporttypen voor opportunityteams. • Definieer en activeer Apex-code die wordt uitgevoerd voordat of nadat zich specifieke DML-events (Data Manipulation Language) voordoen, zoals voordat opportunityteamrecords worden ingevoegd in de database of nadat records zijn verwijderd. Opmerking: Er zijn enkele beperkingen voor opportunityteams. • U kunt geen zoekopdracht maken vanuit een object, zoals een account, voor leden van een opportunityteam. • Validatieregels en Apex-triggers worden niet ondersteund wanneer een gebruiker zijn of haar standaardopportunityteam toevoegt aan een opportunity.

ZIE OOK: Teamverkoop inschakelen

Teamverkoop inschakelen Door het inschakelen van teamverkoop krijgen uw gebruikers de mogelijkheid om opportunityteams te maken en te gebruiken voor opportunities. Opportunityteams zijn beschikbaar in Lightning Experience, maar u moet overschakelen op Salesforce Classic om rollen aan te passen voor uw verkoopteam. 1. Geef vanuit Set-up Opportunityteaminstellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Opportunityteaminstellingen. 2. Selecteer Teamverkoop inschakelen en klik op Opslaan.


3. Selecteer de opportunitypaginalay-outs die de nieuwe gerelateerde lijst Opportunityteam gaan weergeven.


4. Om ervoor te zorgen dat gebruikers met aangepaste paginalay-outs de gerelateerde lijst kunnen zien, selecteert u Toevoegen aan aangepaste gerelateerde lijsten van gebruikers.

Teamverkoop inschakelen: • "Toepassing aanpassen"

5. Klik op Opslaan. Wanneer teamverkoop wordt ingeschakeld, kunt u aangepaste velden, aangepaste knoppen en koppelingen, validatieregels, werkstroomregels en Apex-triggers toevoegen aan opportunityteams. Ook kunt u paginalay-outs van opportunityteams bewerken, aangepast-rapporttypen voor opportunityteams maken en Opportunitysplitsingen inschakelen. ZIE OOK: Opportunityteams aanpassen



Opportunityteamrollen aanpassen Elk opportunityteamlid heeft een rol in die opportunity, zoals Accountmanager of Verkoopvertegenwoordiger. U kunt de opportunityteamrollen voor uw organisatie aanpassen:

EDITIONS

1. Geef vanuit Set-up Teamrollen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Teamrollen.


2. Bewerk de keuzelijstwaarden voor bestaande teamrollen. (Als de rol Opportunityeigenaar voorkomt, laat u die ongewijzigd; deze is nodig voor opportunitysplitsingen.)


Opmerking: Opportunityteams delen rollen met accountteams. Dus als u een opportunityteamrol verwijdert, wordt deze rol niet meer weergegeven als accountteamrol.

ZIE OOK: Opportunityteams aanpassen

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Teamrollen instellen: • "Toepassing aanpassen"

Opportunityteamrollen vervangen Stel rollen voor opportunityteamleden in, die het bedrijfsproces en bedrijfsbehoeften van uw organisatie weerspiegelen. Opmerking: Opportunityteams zijn beschikbaar in Lightning Experience, maar u moet overschakelen op Salesforce Classic om rollen aan te passen voor uw verkoopteam. Raadpleeg voor meer informatie de Lightning Experience-beperkingen voor Sales-voorzieningen.


Als u uw opportunityteamrollen hebt gewijzigd, kunt u de waarden in alle bestaande records globaal bijwerken, waarbij de keuzelijstwaarden worden vervangen. Geef vanuit Set-up Teamrollen vervangen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Teamrollen GEBRUIKERSMACHTIGINGEN vervangen. Als de rol Opportunityeigenaar voorkomt, laat u die ongewijzigd; deze is nodig voor opportunitysplitsingen. Opmerking: Opportunityteams delen rollen met accountteams. Als u een opportunityteamrol verwijdert, komt deze niet beschikbaar als accountteamrol. ZIE OOK: Opportunityteams aanpassen

Teamrollen instellen: • "Toepassing aanpassen"



Lay-outs met meerdere regels voor opportunityteams bewerken U kunt opgeven welke velden worden weergegeven op de pagina met meerdere regels Opportunityteamlid. Voor het weergeven van deze pagina voegt u een nieuw lid toe aan een opportunityteam. 1. Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor opportunityteams naar Paginalay-outs. 2. Klik naast de naam van de paginalay-out van een opportunityteam op Bewerken. 3. Klik op Lay-out met meerdere regels bewerken in de rechterbovenhoek. 4. Verplaats velden tussen Beschikbare velden en Geselecteerde velden. • Als u wilt aanpassen welke velden worden weergegeven in de lay-out, selecteert u een of meer velden in Beschikbare velden en klikt u op Toevoegen of Verwijderen. • Voor het sorteren van velden in de lay-out selecteert u een of meer velden in Geselecteerde velden en klikt u op Omhoog of Omlaag. • Als u meerdere velden afzonderlijk wilt selecteren, gebruikt u CTRL+klikken. • Als u meerdere velden wilt selecteren als een groep, gebruikt u SHIFT+klikken. 5. Klik op Opslaan om de wijzigingen toe te passen.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Lay-outs met meerdere regels voor opportunityteams bewerken: • "Toepassing aanpassen"


Teamverkoop uitschakelen Het uitschakelen van teamverkoop verwijdert alle opportunityteams uit alle opportunities en verwijdert standaard opportunityteams. Schakel over op Salesforce Classic to access instellingen for opportunityteams. Opmerking: Als Opportunitysplitsingen is ingeschakeld, moet u ze uitschakelen voordat u teamverkopen kunt uitschakelen. Met het uitschakelen van Opportunitysplitsingen worden permanent ook alle splitsingsgegevens uit uw organisatie verwijderd. 1. Verwijder alle aangepaste velden, aangepaste knoppen en koppelingen, paginalay-outs, validatieregels, werkstroomregels of Apex-triggers die u hebt toegevoegd aan opportunityteams. Ook moet u alle aangepaste rapporten verwijderen, die opportunityteamgegevens bevatten, en moet u alle Apex-pakketten verwijderen, die opportunityteams gebruiken. 2. Geef vanuit Set-up Opportunityteaminstellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Opportunityteaminstellingen.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Teamverkoop uitschakelen: • "Toepassing aanpassen"

3. Selecteer Teamverkoop uitschakelen en klik op Opslaan. 4. Selecteer Ja bij de aanwijzing en klik op OK. Alle opportunityteams die zijn toegewezen aan opportunities, en alle standaardopportunityteams worden permanent verwijderd.



Opmerking: U kunt teamverkopen niet uitschakelen als er naar teamleden wordt verwezen in Apex. In Apex-code wordt het veld Teamlid weergegeven als OpportunityTeamMember.


Randvoorwaarden voor het inschakelen van opportunitysplitsingen Voordat u opportunitysplitsingen inschakelt, zijn er enkele voorwaarden die moeten worden gecontroleerd en geëvalueerd.

EDITIONS

Beschikbare tijd Het inschakelen van opportunitysplitsingen start een proces dat splitsingen instelt voor elke opportunity in uw organisatie, niet alleen de open opportunities. Afhankelijk van het aantal opportunityrecords dat u hebt, kan dit proces soms uren duren. Terwijl het proces gaande is, kunt u nog steeds met Salesforce werken, maar een betere optie is wellicht om het proces te starten aan het einde van de dag om het 's nachts uit te voeren.

Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition.

Inactieve valuta's Als uw organisatie inactieve valuta's heeft die in het verleden actief zijn geweest, bestaat de kans dat u opportunityrecords hebt, die deze valuta's gebruiken. Die records vormen dan nog steeds onderdeel van het inschakelingsproces van splitsingen, maar het feit dat de valuta inactief is, leidt ertoe dat het proces zal mislukken. Er zijn enkele dingen die u kunt doen om een dergelijke mislukking te voorkomen, of u kunt corrigerend optreden als een dergelijke situatie zich voordoet. • Wijzig de inactieve valuta van de gekoppelde opportunityrecords in een actieve valuta. • Maak de inactieve valuta actief tijdens het inschakelen van splitsingen (u kunt deze weer inactief maken zodra het proces is voltooid). • Verwijder de opportunities met de inactieve valuta. Deze oplossing werkt het beste als uw organisatie slechts enkele opportunities met een inactieve valuta heeft en u deze niet nodig hebt voor rapportage- of historische doeleinden. Bulkbewerkingen die gaande zijn Als u bezig bent met het uitvoeren van een bulkbewerking, zoals In bulk overdragen of Teamleden in bulk opnieuw toewijzen, kan het gelijktijdig inschakelen van opportunitysplitsingen ertoe leiden dat het inschakelingsproces mislukt. De oplossing is om ervoor te zorgen dat elke bulkbewerking voltooid is voordat u begint met het inschakelen van opportunitysplitsingen.



Opportunitysplitsingen en splitsingstypen inschakelen Door het inschakelen van Opportunitysplitsingen wijzigt u bestaande opportunityrecords in uw organisatie. Dit proces kan wat tijd in beslag nemen, afhankelijk van het aantal records, maar het maakt splitsingen beschikbaar voor elke opportunity.


Opmerking: U moet teamverkopen inschakelen voordat u Opportunitysplitsingen kunt inschakelen.


Wanneer u Opportunitysplitsingen inschakelt, brengt een script de wijzigingen aan. Als uw organisatie veel opportunities bevat, kan de uitvoering van het script enkele uren in beslag nemen. Tijdens de uitvoering ervan kunt u nog wel andere taken in Salesforce uitvoeren. Geautomatiseerde kennisgevingen per e-mail houden u op de hoogte van de status van het GEBRUIKERSMACHTIGINGEN script. Hier is de manier waarop de opportunityrecord wordt gewijzigd wanneer u Opportunitysplitsingen inschakelt: • De eigenaar van de opportunity wordt opgenomen in elk opportunityteam. Omdat de rol Opportunityeigenaar essentieel is voor splitsingen, kunt u deze niet verwijderen.

Opportunitysplitsingen inschakelen: • "Toepassing aanpassen"

• Als u splitsingstypen die in totaal 100% moeten bedragen, inschakelt, omvatten nieuwe records voor de opportunitysplitsingen een standaardingang voor de eigenaar, die in eerste instantie 100% van het splitsingsbedrag ontvangt. (Voor deze extra records is meer gegevensopslag vereist. Zoek voor de gevolgen van deze extra opslagvereiste voor uw organisatie naar "Resources controleren" in de Salesforce Help.) Opmerking: Het script schakelt tijdelijk triggers, werkstromen en validatieregels uit voor opportunityteamrecords, nieuwe bulktoewijzingen van opportunityteamleden en de bulkoverdracht van accounts en opportunities. 1. Geef vanuit Set-up Opportunitysplitsingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen. 2. Klik op Opportunitysplitsingen instellen. 3. Voor een betere afspiegeling van uw bedrijfsproces voert u een van de volgende handelingen uit. • Wijzig de naam van, of deactiveer, standaardsplitsingen van Omzet en overlay, die zijn gebaseerd op het veld Opportunity—Bedrag. (Deze standaard splitsingstypen kunnen niet worden verwijderd.) • Klik op Een nieuw splitsingstype toevoegen om een ander valutaveld te splitsen en op te geven of splitsingen de totale 100% van dat veld moeten zijn. Tip: U kunt niet meer dan vijf splitsingstypen hebben, inclusief niet-actieve splitsingstypen. Voor het wijzigen van de naam van, tijdelijke deactiveren van of permanent verwijderen van splitsingstypen op een willekeurig tijdstip gaat u gewoon terug naar de set-uppagina Opportunitysplitsingen en klikt u op Splitsingstypen bewerken. Het verwijderen van splitsingstypen leidt ook tot het verwijderen van de gegevens over splitsingen, maar niet tot het deactiveren ervan. 4. Klik op Opslaan. 5. Selecteer de paginalay-outs waarop de gerelateerde lijst Opportunitysplitsingen wordt weergegeven. 6. Om ervoor te zorgen dat gebruikers met aangepaste paginalay-outs de gerelateerde lijst kunnen zien, selecteert u Toevoegen aan aangepaste gerelateerde lijsten van gebruikers. 7. Klik op Opslaan. 8. Nadat Salesforce een bericht heeft weergegeven dat aangeeft dat splitsingen zijn ingeschakeld, klikt u op Laat gebruikers leden toevoegen aan opportunityteams tijdens het bewerken van splitsingen. om snellere wijzigingen van die teams in te schakelen. (Wanneer de selectie van deze optie is opgeheven, moeten gebruikers worden toegevoegd aan het opportunityteam voordat ze kunnen worden toegewezen aan een opportunitiysplitsing.)



Tip: Als u gebruikers splitsingen wilt laten opnemen in prognoses, raadpleegt u Prognosetypen inschakelen voor samenwerkingsprognoses.

Aangepaste splitsingstypen maken voor opportunitysplitsingen Maak aangepaste opportunitysplitsingen voor opportunityvalutavelden, die een beter beeld van uw zakelijke activiteiten geven.

EDITIONS

Neem contact op met Salesforce om aangepaste splitsingstypen te laten inschakelen voor uw organisatie.

Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Enterprise, Unlimited, Performance, en Developer Edition.

Opmerking: Wijzigingen aan opportunitysplitsingstypen worden voltooid door een achtergrondproces. U ontvangt een kennisgeving per e-mail wanneer het proces is voltooid. U wordt aangeraden om eventuele splitsingen voor uw opportunities pas te bewerken nadat alle wijzigingen zijn voltooid. 1. Geef vanuit Set-up Opportunitysplitsingen op in het vak Snel zoeken, selecteer vervolgens Instellingen en klik vervolgens op Splitsingstypen bewerken. 2. Klik op + Een nieuw splitsingstype toevoegen. 3. Als u niet wilt dat het splitsingstype al zichtbaar is voor gebruikers, heft u de selectie van Actief op.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Aangepaste splitsingstypen voor opportunities maken: • "Toepassing aanpassen"

4. Geef een naam voor het splitsingstype op. De naam is zichtbaar voor gebruikers wanneer het splitsingstype actief is. 5. Selecteer een te splitsen veld. U kunt de meeste voor opportunities gemaakte valutavelden splitsen, inclusief aangepaste valutavelden en totaaloverzichtsvelden, maar niet formulevalutavelden. 6. Als u wenst dat de splitsingen voor dit type een totaal van 100% hebben, selecteert u Totaal 100%. Krediet voor teamleden die direct verantwoordelijk zijn voor de opportunity, heeft doorgaans een totaal van 100%. 7. Klik op Opslaan.

Lay-outs met meerdere regels voor opportunitysplitsingen bewerken Pas de velden aan, die Salesforce weergeeft wanneer gebruikers opportunitysplitsingen bewerken.

EDITIONS

Opmerking: U kunt geen rich-text-velden of keuzelijsten met meervoudige selectie toevoegen aan de lay-out met meerdere regels voor opportunitysplitsingen. Rich-text-velden en keuzelijsten met meervoudige selectie kunnen alleen worden bewerkt op de detailpagina voor opportunitiysplitsingen.

Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition.

1. Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor opportunitysplitsingen naar Paginalay-outs. 2. Klik naast de naam van een lay-out op Bewerken. 3. Klik op Lay-out met meerdere regels bewerken in de rechterbovenhoek, voeg vervolgens de velden toe, die u wilt weergeven, en rangschik deze. 4. Klik op Opslaan.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Lay-outs bewerken: • "Toepassing aanpassen" •



Splitsingstypen deactiveren of verwijderen Verberg splitsingstypen tijdelijk of verwijder ze permanent. Met het deactiveren van een splitsingstype wordt het ook verwijderd uit de Salesforce-interface, maar worden de onderliggende gegevens wel bewaard, zodat u deze op een latere datum weer snel kunt activeren. Het verwijderen van een splitsingstype verwijdert permanent alle gerelateerde gegevens. Doorgaans verwijdert u splitsingstypen als u het maximum van vijf hebt bereikt en het ene type wilt vervangen door het andere. U kunt echter ook een weinig gebruikt splitsingstype verwijderen om opslagvereisten voor uw organisatie te verminderen. 1. Geef vanuit Set-up Opportunitysplitsingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen. 2. Klik op Splitsingstypen bewerken 3. Voer een van de volgende handelingen uit en klik vervolgens op Opslaan. • Voor het deactiveren van een splitsingstype heft u de selectie van de kolom Actief op.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Splitsingstypen deactiveren of verwijderen: • "Toepassing aanpassen"

• Voor het verwijderen van een splitsingstype klikt u op in de kolom Verwijderen. (Als uw organisatie veel opportunities bevat, kan de uitvoering van het script dat splitsingen uitschakelt, enkele uren in beslag nemen.)

ZIE OOK: Opportunitysplitsingen uitschakelen Opportunitysplitsingen en splitsingstypen inschakelen

Opportunitysplitsingen uitschakelen Als uw organisatie deze niet gebruikt, kunt u opportunitysplitsingen volledig uitschakelen. Uitschakelen verwijdert echter ook bepaalde typen gerelateerde gegevens en is een proces dat u niet ongedaan kunt maken. Als u Opportunitysplitsingen volledig uitschakelt, gebeurt het volgende. • Splitsingen voor alle opportunities in uw organisatie worden verwijderd. • Splitsingsrapporten worden verwijderd.


• Aangepaste rapporten die zijn samengesteld met behulp van sjablonen voor splitsingsrapporten, worden nog wel steeds weergegeven op het tabblad Rapporten, maar u hebt er geen toegang meer toe. GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Voorzichtig: Het uitschakelen van Opportunitysplitsingen is onomkeerbaar; u kunt verloren splitsingsgegevens niet meer ophalen. 1. Geef vanuit Set-up Opportunitysplitsingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen.

Opportunitysplitsingen uitschakelen: • "Toepassing aanpassen"

2. Klik op Opportunitysplitsingen uitschakelen. Als uw organisatie veel opportunities bevat, kan de uitvoering van het script dat splitsingen uitschakelt, enkele uren in beslag nemen.



Teamleden bijwerken voor meerdere records Houd uw records op de eenvoudige manier up-to-date als uw Salesforce-organisatie accountteams of opportunityteams gebruikt. Gebruik de wizard voor het in bulk opnieuw toewijzen van teams om teamleden tegelijk voor meerdere records toe te voegen, te verwijderen of te vervangen. 1. Geef vanuit Set-up In bulk opnieuw toewijzen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Accountteams in bulk opnieuw toewijzen of Opportunityteams in bulk opnieuw toewijzen. De pagina Stap 1 van de wizard verschijnt. 2. Voltooi de wizard volgens de instructies. 3. Bekijk het aantal gewijzigde records en klik vervolgens op Gereed om de wizard te verlaten. ZIE OOK: Overwegingen bij bijwerken van teamleden voor meerdere records Opportunityteams aanpassen


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Teamleden in bulk bijwerken: • "Wizards gebruiken om teams opnieuw toe te wijzen"

Overwegingen bij bijwerken van teamleden voor meerdere records Voordat u een wizard gebruikt voor het in bulk opnieuw toewijzen van teams, let u op de volgende belangrijke punten. • Als u de optie Accountteams in bulk opnieuw toewijzen of Opportunityteams in bulk opnieuw toewijzen niet in Set-up ziet, gaat u naar de pagina Accounts of Opportunities en klikt u vervolgens op de optie in de sectie Tools. • Als Opportunitysplitsingen is ingeschakeld en u een aan de splitsing toegewezen teamlid verwijdert, waarbij het totaal van die splitsing 100% moet bedragen, wordt het percentage van het verwijderde lid overgedragen aan de opportunityeigenaar. U kunt de opportunityeigenaar niet verwijderen. • Bij de selectie van de teamleden voor wijziging in records: – Selecteer voor accountteams de gewenste account-, contactpersoon-, case- en opportunitytoegang. – Selecteer voor opportunityteams de gewenste opportunitytoegang. Vul vervolgens alle aangepaste velden in, die zijn gedefinieerd en toegevoegd aan de paginalay-out van het opportunityteam.


Gebruikershandleiding | Valuta's beheren | 243

Valuta's beheren Meerdere valuta's beheren In uw organisatie kan de mogelijkheid worden ingesteld om meerdere valuta's te gebruiken in opportunities, prognoses, offertes, rapporten en andere gegevens.

EDITIONS

1. Meerdere valuta's inschakelen voor uw organisatie.


2. Geef voor het benomen van uw bedrijfsvaluta vanuit Set-up Valuta's beheren op in het vak Snel zoeken, selecteer vervolgens Valuta's beheren en klik daarna op Bedrijf wijzigen. 3. Voor het activeren van meer valuta's voor uw organisatie klikt u op Nieuw in de gerelateerde lijst Actieve valuta's. 4. Als u gebruik wilt maken van gedateerde wisselkoersen, moet geavanceerd valutabeheer zijn ingeschakeld. 5. Stel wisselkoersen voor nieuwe valuta's in. Zie Wisselkoersen bewerken. Als u Geavanceerd valutabeheer hebt ingeschakeld, raadpleegt u Gedateerde wisselkoersen bewerken op pagina 250.

Gebruik van meerdere valuta's

Beschikbaar in: Group, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited, Developer en Database.com Edition

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Valuta's weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven" Valuta's wijzigen: • "Toepassing aanpassen"

Internationale organisaties kunnen meerdere valuta's gebruiken in opportunities, prognoses, rapporten, offertes en andere valutavelden. De beheerder stelt de "bedrijfsvaluta" in, die de valuta inhoudt van het hoofdkantoor van het bedrijf. De beheerder houdt tevens de lijst van actieve valuta's bij en hun wisselkoers ten opzichte van de bedrijfsvaluta. Actieve valuta's zijn de valuta's van landen waarin uw organisatie opereert. Alleen actieve valuta's kunnen worden gebruikt in velden met valutabedragen. Iedere gebruiker heeft een persoonlijke valuta, die als de standaardvaluta wordt gebruikt in quota's, prognoses afhankelijk van welke versie u voor prognoses gebruikt, opportunities, offertes en rapporten. Gebruikers kunnen ook opportunities maken en bedragen invoeren in andere actieve valuta's. Alle standaard en aangepaste objectrecords met valutavelden hebben een veld dat de te gebruiken valuta aangeeft voor alle bedragvelden in die record. (Klik op Bewerken om dit bewerkbare veld Valuta in een record weer te geven.) U kunt bijvoorbeeld de Accountvaluta instellen op "USD-Amerikaanse dollars", zodat de Jaarlijkse omzet in dollars wordt weergegeven voor een van uw Amerikaanse accounts. Alle valutabedragen worden weergegeven in de standaardvaluta van de record. Beheerders kunnen kiezen of, tussen haakjes, ook de persoonlijke valuta van de gebruiker wordt weergegeven, als deze afwijkt van de valuta van de record. Als u de standaardvaluta van een record wijzigt, worden valutabedragen niet geconverteerd. Ze geven alleen de nieuwe valutacode weer. Opmerking: Als uw organisatie geavanceerd valutabeheer gebruikt, bepaalt de sluitingsdatum van de opportunity welke wisselkoers wordt toegepast bij het weergeven van valutabedragen. Afhankelijk van welke versie voor prognoses u hebt, worden prognosevalutabedragen geconverteerd naar de persoonlijke valuta van de gebruiker. Bovendien geldt voor managers dat de opportunities, prognoses, offertes, en andere gegevens van hun team naar de persoonlijke valuta van de manager worden geconverteerd en erin opgenomen. De manager kan ook doorklikken om de gegevens in de eigen valuta te zien. Alle conversies en totaliseringen gebeuren automatisch. Bedragen in rapporten worden in hun oorspronkelijke valuta's getoond, maar kunnen in elke actieve valuta worden weergegeven. U kunt de voor rapporttotalen gebruikte valuta wijzigen door een valuta te kiezen in Tonen > Valuta's. De standaardwaarde is uw persoonlijke valuta. Voor elk bedrag kunt u kiezen om de kolom Geconverteerd weer te geven—bijvoorbeeld Jaarlijkse omzet geconverteerd—welke de bedragen toont in de door u geselecteerde valuta.



Aangepaste formulevelden zijn niet gekoppeld aan een speciale valuta. Als het resultaat van een formuleveld een valutabedrag is, wordt dit weergegeven in de valuta van de gekoppelde record. Deze regel geldt ook voor kruisobjectformules die verwijzen naar samenvoegvelden met verschillende valuta's in werkstroomregels en goedkeuringsprocessen. Echter, werkstroomregels en goedkeuringsprocessen die filters gebruiken in plaats van formules converteren alle valutawaarden naar de bedrijfsvaluta Als in Apex naar valutavelden wordt verwezen, kunt u meerdere valuta's voor uw organisatie niet uitschakelen. Als bijvoorbeeld Apex-code verwijst naar het veld Accountvaluta (in de code aangegeven met CurrencyIsoCode), kunt u meerdere valuta's niet uitschakelen. ZIE OOK: Meerdere valuta's inschakelen

Meerdere valuta's inschakelen Meerdere valuta's inschakelen in uw organisatie:

EDITIONS

1. Maak uzelf vertrouwd met de gevolgen van het inschakelen van meerdere valuta's. 2. Geef in Set-up Bedrijfsgegevens op in het vak Snel zoeken, selecteer vervolgens Bedrijfsgegevens en klik op Bewerken. Zorg ervoor dat uw geselecteerde valutaomgeving de standaardvaluta is, die u wilt gebruiken voor huidige en toekomstige records. Schakel Ondersteuning toestaan om meerdere valuta's in te schakelen in en sla uw wijzigingen vervolgens op. Opmerking: Deze instelling wordt gebruikt voor de verificatie van de specifieke organisatie die is goedgekeurd voor activering van meerdere valuta's. Hierbij wordt geen verzoek bij Salesforce ingediend. Dien het verzoek in via uw normale ondersteuningsproces.

Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Group, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited, Developer en Database.com Edition

3. Voor het inschakelen van meerdere valuta's neemt u contact op met Salesforce. Zorg ervoor dat u de volgende gegevens kunt opgeven. • De organisatie-ID (productie of sandbox) • Bevestiging dat u begrijpt en ermee akkoord gaat dat uw huidige valutaomgeving de standaard valuta-instelling voor huidige en toekomstige records wordt (USD, EUR, GBP, enzovoort) • Bevestiging dat u begrijpt dat Meerdere valuta's na inschakeling niet meer kan worden uitgeschakeld. • Bevestiging dat u systeembeheerder bent, die bevoegd is om namens uw organisatie een verzoek tot inschakelen van meerdere valuta's in te dienen • Bevestiging dat u akkoord gaat het met uitsluiten van deze organisatie gedurende een bepaalde periode, afhankelijk van het gegevensverbruiksvolume van uw organisatie Opmerking: Bij grote organisaties wordt Meerdere valuta's mogelijk soms tijdens het weekend ingeschakeld om problemen tijdens de werkweek te voorkomen.

ZIE OOK: Gevolgen van het inschakelen van meerdere valuta's Meerdere valuta's beheren Info over geavanceerd valutabeheer



Gevolgen van het inschakelen van meerdere valuta's Het inschakelen van meerdere valuta's betekent permanente wijzigingen in uw organisatie. Voordat u doorgaat moet u goed op de hoogte zijn van deze gevolgen, zodat de overgang voor uw organisatie probleemloos verloopt.

EDITIONS

• Eenmaal ingeschakeld, kunt u meerdere valuta's niet meer uitschakelen voor uw organisatie.


• Werk samen met uw Salesforce-vertegenwoordiger om het beste moment voor het inschakelen van meerdere valuta's te bepalen. Dit proces van inschakelen blokkeert uw organisatie tijdelijk, waardoor ook alle integratieactiviteiten en inlogpogingen van gebruikers worden geblokkeerd. De duur van deze vergrendeling is afhankelijk van de gegevensruimte die door uw organisatie wordt gebruikt.


• Bij inschakelen worden bestaande records voorzien van een stempel met een standaardvalutacode die u aangeeft in uw verzoek om inschakeling. Als uw organisatie bijvoorbeeld records bevat die USD en EUR gebruiken, zet deze dan vóór inschakeling alle over naar dezelfde standaardvaluta. Ondersteuning van dit type conversie is ook beschikbaar als een betaalde Salesforce-implementatieservice. • Standaard- en aangepaste objecten, zoals Account, Lead, Case, Opportunities, Opportunityproducten, Opportunityproductplanningen en Campagneopportunities, hebben valutavelden die meerdere valuta's ondersteunen. Rapporten die zijn gerelateerd aan deze objecten en velden, ondersteunen ook meerdere valuta's. Standaard hebben paginalay-outs voor deze objecten voor meerdere valuta's geschikte velden, waarin u de valuta voor de record kunt opgeven. Doorgaans zijn deze velden alleen beschikbaar bij het maken van een record of het bewerken van een bestaande record. De geselecteerde valuta wordt gebruikt voor het veld voor de primaire valuta. • Na inschakeling wordt de primaire valuta normaal weergegeven en optioneel een bedrag van de secundaire valuta tussen haakjes. De primaire valuta is doorgaans de standaard bedrijfsvaluta, tenzij deze op recordniveau wordt overschreven. Het tussen haakjes getoonde bedrag is de persoonlijke standaardvaluta van de gebruiker, die wordt berekend op basis van de instellingen voor de wisselkoers zoals gedefinieerd in uw organisatie. Om te bepalen of het geconverteerde valutabedrag wordt weergegeven schakelt u op de pagina Valuta's beheren de tussen haakjes geplaatste valutaconversie in of uit. • In rapporten weerspiegelt de primaire valuta de standaard bedrijfsvaluta of de valuta die is geselecteerd voor de record. De secundaire valuta weerspiegelt de persoonlijke standaardvaluta van de gebruiker die het rapport uitvoert, of anders de valuta die is opgegeven in de rapportcriteria. • Gebruikers kunnen een persoonlijke standaardvaluta opgeven op hun pagina Persoonlijke gegevens. Als conversie van valuta's tussen haakjes is ingeschakeld, wordt de persoonlijke standaardvaluta weergegeven als het bedrag van de secundaire valuta (geconverteerd bedrag). Bij wijziging van de persoonlijke standaardvaluta wordt ook het geconverteerde bedrag in real-time bijgewerkt. • Nadat een valuta wordt toegevoegd aan de lijst van ondersteunde valuta's van een organisatie, kan deze niet meer worden verwijderd van de lijst van valuta's van de beheerder, ook niet als de valuta is gedeactiveerd. De aanwezigheid van inactieve valuta's in de lijst van de beheerder is een cosmetisch probleem dat eindgebruikers niet beïnvloedt. Een gedeactiveerde valuta is niet zichtbaar voor eindgebruikers, maar blijft wel zichtbaar voor beheerders. Salesforce raadt aan om deze kwestie in gedachten te houden tijdens tests en alleen die valuta's te gebruiken, die u uiteindelijk in uw organisatie wilt gaan gebruiken. • Na inschakeling geven alle valutavelden de ISO-code van de valuta weer vóór het bedrag. Zo wordt $100 weergegeven als USD 100. Opmerking: Als u slechts één valuta hebt in uw organisatie met meerdere valuta''s, kunt u een voorkeur instellen voor weergave van valutasymbolen in plaats van ISO-codes. Om valutasymbolen weer te geven zoekt u Set-up voor Gebruikersinterface en selecteert u daarna Valutasymbolen tonen in plaats van ISO-codes in de sectie Valutaweergave-instellingen van de instellingenpagina Gebruikersinterface. Als u later meer valuta's in uw organisatie inschakelt, worden ISO-codes weergegeven en is deze voorkeur niet langer beschikbaar. Deze voorkeur is alleen van toepassing in de standaard Salesforce gebruikersinterface.



• Standaard vertrouwen alle geconverteerde bedragen in uw organisatie op de huidige wisselkoersen die voor uw organisatie zijn gedefinieerd. Wisselkoersen moeten handmatig worden ingesteld en bijgewerkt. Als de wisselkoers wordt gewijzigd, worden geconverteerde bedragen automatisch bijgewerkt voor alle records, inclusief die voor gesloten opportunities. U kunt ervoor kiezen om oudere wisselkoersen te gebruiken door middel van geavanceerd valutabeheer om historische wisselkoersen bij te houden. Met Geavanceerd valutabeheer kunt u een lijst van wisselkoersen bijhouden op datumbereik. Geconverteerde valutabedragen voor opportunities worden weergegeven op basis van de opgegeven sluitingsdatum, ongeacht de fase van de opportunity. Als de sluitingsdatum verandert in een andere wisselkoersperiode, heeft het wijzigen van de sluitingsdatum invloed op de geconverteerde bedragen. Opmerking: Gedateerde wisselkoersen worden niet gebruikt in prognoses, valutavelden van andere objecten of in valutavelden in andere rapporttypen.

ZIE OOK: Meerdere valuta's inschakelen Meerdere valuta's beheren Info over geavanceerd valutabeheer

Valuta's activeren en deactiveren Geef voor organisaties met meerdere valuta's op welke valuta's worden ondersteund door valuta's te activeren of te deactiveren.

EDITIONS

• Actieve valuta's vertegenwoordigen landen waarin uw organisatie opereert. Alleen actieve valuta's kunnen worden ingevoerd in opportunities, prognoses en andere items. Nadat u een valuta hebt geactiveerd, kunt u deze nooit meer permanent verwijderen.


• Niet-actieve valuta's zijn valuta's die in uw organisatie niet meer worden gebruikt. Het is mogelijk dat in bestaande records niet-actieve valuta's worden gebruikt, maar u kunt geen nieuwe bedragen invoeren in niet-actieve valuta's. Nieuwe valuta's activeren: 1. Geef vanuit Set-up Valuta's beheren op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Valuta's beheren. 2. Klik op Nieuw in de gerelateerde lijst Actieve valuta's. 3. Selecteer een valuta. Valuta's worden gealfabetiseerd op de bijbehorende ISO-valutacode. 4. Geef de wisselkoers op in verhouding tot uw bedrijfsvaluta. 5. Geef het aantal decimalen op dat bij bedragen in deze valuta moet worden weergegeven. 6. Klik op Opslaan.



Klik op Activeren naast de valuta om een valuta uit de lijst met niet-actieve valuta's te activeren. Klik op Deactiveren naast de valuta om een valuta te deactiveren. U kunt de bedrijfsvaluta niet deactiveren. Als u een valuta deactiveert, worden bedragen in items waarbij deze valuta wordt gebruikt, niet gewijzigd. U kunt echter geen nieuwe bedragen invoeren met de niet-actieve valuta.



Opmerking: Als een valuta wordt gedeactiveerd die is ingesteld als de persoonlijke valuta van de gebruiker, wordt de valuta van de gebruiker automatisch opnieuw ingesteld op de bedrijfsvaluta. ZIE OOK: Meerdere valuta's beheren Wisselkoersen bewerken Info over geavanceerd valutabeheer

Info over geavanceerd valutabeheer Met Geavanceerd valutabeheer kunt u gedateerde wisselkoersen beheren voor opportunities in Salesforce. Gedateerde wisselkoersen bieden de mogelijkheid een wisselkoers te koppelen aan een bepaald datumbereik. Stel bijvoorbeeld dat op 1 januari de wisselkoers van de Amerikaanse dollar (USD) tegen de Australische dollar (AUD) 1 = 1,39 was en op 1 februari veranderde in 1 = 1,42. Opportunities die tussen 1 januari en 1 februari werden gesloten, gebruiken de eerste wisselkoers (1 = 1,39), terwijl opportunities die na 1 februari werden gesloten de tweede wisselkoers gebruiken (1 = 1,42).


Gedateerde wisselkoersen worden ingesteld op basis van een begindatum en een wisselkoers. Elke koers is óf onbeperkt geldig, of blijft geldig tot en met de dag vóór de begindatum van een nieuwe koersperiode voor die valuta. De periode tussen de ene begindatum en de volgende GEBRUIKERSMACHTIGINGEN begindatum wordt het datumbereik van de wisselkoers genoemd. Deze bereiken kunnen van één tot een onbeperkt aantal dagen duren. Als u geavanceerd valutabeheer wilt in- of uitschakelen, raadpleegt u Geavanceerd valutabeheer in- of uitschakelen op pagina 248. Wanneer geavanceerd valutabeheer wordt ingeschakeld, vormen de wisselkoersen van dat moment de eerste set gedateerde wisselkoersen. Deze wisselkoersen blijven geldig totdat u een nieuwe set wisselkoersen opgeeft. Zie Gedateerde wisselkoersen bewerken op pagina 250 voor meer informatie. Als u geavanceerd valutabeheer uitschakelt, wordt bij alle valutaconversies gebruikgemaakt van de statische wisselkoers. Zie Wisselkoersen bewerken op pagina 249.

Geavanceerd valutabeheer inschakelen: • "Toepassing aanpassen" Valuta's weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven" Valuta's wijzigen: • "Toepassing aanpassen"

Opmerking: Hoewel gedateerde wisselkoersen niet worden ondersteund in Lightning Experience of Salesforce1, is bepaalde beperkte functionaliteit ervan wel beschikbaar. Opportunities geven het juiste bedrag weer als het veld CloseDate voorkomt op een paginalay-out voor opportunities. Omdat paginalay-outs bepalen wie wat kan zien in objectrecords, zien alleen gebruikers aan wie deze paginalay-out is toegewezen, het juiste bedrag. Anders geeft het getoonde bedrag het oorspronkelijke bedrag weer, voordat een gedateerde wisselkoers werd toegepast.

Overwegingen bij geavanceerd valutabeheer • Gedateerde wisselkoersen worden gebruikt voor opportunities, opportunityproducten, productplanningen voor opportunities, opportunityvelden in campagnes, opportunitysplitsingen en voor rapporten waarin deze objecten en velden voorkomen. Gedateerde wisselkoersen worden niet gebruikt in prognoses, valutavelden van andere objecten of in valutavelden in andere rapporttypen. • Organisaties met geavanceerd valutabeheer ondersteunen totaaloverzichtsvelden tussen twee geavanceerde valutabeheerobjecten. Zo worden totaaloverzichtsvelden ondersteund vanuit een opportunityregelobject aan het opportunityobject ervan, omdat beide zijn ingeschakeld voor geavanceerd valutabeheer. Als u geavanceerd valutabeheer echter inschakelt, kunt u geen totaaloverzichtsvelden



maken waarmee de valuta voor het opportunityobject wordt berekend, die wordt gebruikt in het totaaloverzicht voor het accountobject, en kunt u het accountobject niet filteren op het veld opportunityvaluta. Alle bestaande valutagerelateerde totaaloverzichtsvelden van het opportunityobject worden uitgeschakeld; de waarden van deze velden worden niet langer berekend. Als in uw organisatie geavanceerd valutabeheer wordt ingeschakeld, moet u getotaliseerde samenvattingsvelden voor valuta verwijderen als daarin opportunities en accounts of opportunities en aangepaste objecten worden gebruikt. • In opportunityvelden van campagnes worden gedateerde wisselkoersen gebruikt om bedragen te berekenen in de campagnevaluta, maar niet om deze bedragen te converteren in de gebruikersvaluta. • Formules voor kruispuntobjecten gebruiken altijd de statische wisselkoers van het wisselen van valuta's. • Als Geavanceerd valutabeheer is ingeschakeld, kunt u Visualforce-pagina's die de componenten of gebruiken, niet binden aan valutavelden die Geavanceerd valutabeheer ondersteunen. ZIE OOK: Meerdere valuta's beheren Valuta's activeren en deactiveren

Geavanceerd valutabeheer inschakelen of uitschakelen Geavanceerd valutabeheer inschakelen: 1. Meerdere valuta's inschakelen voor uw organisatie. Zie Meerdere valuta's beheren op pagina 243 voor meer informatie. 2. Geef vanuit Set-up Valuta's beheren op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Valuta's beheren. 3. Klik op Inschakelen. 4. Selecteer als de vraag verschijnt, Ja, ik wil geavanceerd valutabeheer inschakelen en klik op Inschakelen. Wanneer geavanceerd valutabeheer wordt ingeschakeld, vormen de wisselkoersen van dat moment de eerste set gedateerde wisselkoersen. Deze wisselkoersen blijven geldig totdat u een nieuwe set wisselkoersen opgeeft. Geavanceerd valutabeheer uitschakelen: 1. Geef vanuit Set-up Valuta's beheren op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Valuta's beheren.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Group, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Geavanceerd valutabeheer inschakelen: • "Toepassing aanpassen"

2. Klik op Uitschakelen. 3. Selecteer als de vraag verschijnt, Ja, ik wil geavanceerd valutabeheer uitschakelen en klik op Uitschakelen. Als u geavanceerd valutabeheer uitschakelt, wordt bij alle valutaconversies gebruikgemaakt van de statische wisselkoers. Zie Wisselkoersen bewerken op pagina 249. Wanneer geavanceerd valutabeheer is ingeschakeld, kunnen Visualforce-componenten en geen valutavelden weergeven. ZIE OOK: Info over geavanceerd valutabeheer



Wisselkoersen bewerken U kunt statische wisselkoersen tussen uw actieve en inactieve valuta's en de bedrijfsvaluta beheren door de wisselkoersen te bewerken. Deze statische wisselkoersen zijn van toepassing op alle valutavelden die in uw organisatie worden gebruikt. Naast deze wisselkoersen gebruiken bepaalde organisaties gedateerde wisselkoersen voor opportunities en opportunityproducten. 1. Zoek in Set-up naar Valuta's beheren. 2. Als u Geavanceerd valutabeheer gebruikt, klikt u op Valuta's beheren. 3. Klik in de lijst Actieve valuta's of Inactieve valuta's op Koersen bewerken. 4. Geef de wisselkoers op tussen elke valuta en de bedrijfsvaluta.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Group, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited, Developer en Database.com Edition

5. Klik op Opslaan. Wanneer u de wisselkoersen wijzigt, worden valutabedragen bijgewerkt met de nieuwe koersen. Eerdere wisselkoersen worden niet opgeslagen. Bij omrekeningen in opportunities, prognoses en andere bedragen wordt de huidige wisselkoers gebruikt. Als in uw organisatie geavanceerd valutabeheer wordt gebruikt, kunt u ook gedateerde wisselkoersen gebruiken in valutavelden voor opportunities en opportunityproducten. Opmerking: • U kunt geen omzetwinst of -verlies bijhouden op basis van valutafluctuaties. • Het wijzigen van wisselkoersen leidt tot een volledig nieuwe berekening van totaaloverzichtsvelden. Deze nieuwe berekening kan maximaal 30 minuten duren, afhankelijk van het aantal betroffen records. • U kunt een wisselkoers ook wijzigen via de API. Als een andere totaaloverzichtsherberekening voor hetzelfde valutaveld gaande is, heeft de ouderdom van die taak echter invloed op de herberekeningstaak die u via een trigger hebt geactiveerd. Hier is wat er gebeurt wanneer u om een valutakoerswijziging verzoekt via de API, en er een gerelateerde taak gaande is. – Als de andere herberekening voor hetzelfde valutaveld minder dan 24 uur geleden van start is gegaan, wordt uw valutakoerswijziging niet opgeslagen. U kunt het dan later opnieuw proberen of in plaats daarvan de valutakoers wijzigen vanuit Valuta's beheren in Set-up. Het initiëren van de wijziging vanuit Set-up stopt de oude taak en activeert via een trigger de uitvoering van uw herberekening. – Als de andere herberekeningstaak meer dan 24 uur geleden van start is gegaan, kunt u uw valutakoerswijziging opslaan, waarna uw taak wordt gestart. Raadpleeg voor de status van uw herberekeningstaak de pagina Achtergrondtaken in Set-up.

ZIE OOK: Meerdere valuta's beheren Valuta's activeren en deactiveren




Gedateerde wisselkoersen bewerken Nieuwe gedateerde wisselkoersen toevoegen: 1. Geef vanuit Set-up Valuta's beheren op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Valuta's beheren. 2. Klik op Gedateerde wisselkoersen beheren. 3. Klik op Nieuwe wisselkoersen. 4. Voer de datum in waarop de wisselkoers van kracht wordt. 5. Voer de wisselkoers in. Opmerking: Nieuwe wisselkoersen zijn standaard gelijk aan de huidige wisselkoers. Als u geen nieuwe wisselkoers voor de valuta wint instellen, wist u de wisselkoers (laat u het veld leeg). 6. Klik op Opslaan om de nieuwe gedateerde wisselkoers op te slaan. Bestaande gedateerde wisselkoersen weergeven: 1. Geef vanuit Set-up Valuta's beheren op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Valuta's beheren.



2. Klik op Gedateerde wisselkoersen beheren. 3. Selecteer het datumbereik dat u wilt weergeven door een datum in te voeren en op Ga te klikken of door Vorig bereik of Volgend bereik te selecteren. Gedateerde wisselkoersen van een bepaalde valuta verwijderen: 1. Geef vanuit Set-up Valuta's beheren op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Valuta's beheren. 2. Klik op Gedateerde wisselkoersen beheren. 3. Klik op de naam van de valuta die u wilt bewerken. 4. Klik op Verw naast het datumbereik dat u wilt verwijderen. Als het gewenste datumbereik niet wordt weergegeven, typt u het in de velden Geef alle wisselkoersen weer met begindatums tussen en klikt u op Ga. Gedateerde wisselkoersen van een bepaalde valuta bewerken: 1. Geef vanuit Set-up Valuta's beheren op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Valuta's beheren. 2. Klik op Gedateerde wisselkoersen beheren. 3. Klik op de naam van de valuta die u wilt bewerken. 4. Klik op Bewerken voor het datumbereik dat u wilt bewerken. Als het gewenste datumbereik niet wordt weergegeven, typt u het in de velden Geef alle wisselkoersen weer met begindatums tussen en klikt u op Ga. 5. Bewerk het datumbereik door de nieuwe waarde op te geven voor het datumbereik en klik vervolgens op Opslaan. ZIE OOK: Info over geavanceerd valutabeheer Meerdere valuta's beheren Valuta's activeren en deactiveren


Gebruikershandleiding | Offertes inschakelen en aanpassen | 251

Offertes inschakelen en aanpassen Offertes inschakelen Maak het uw verkoopvertegenwoordigers gemakkelijk om uw klanten de prijzen te tonen van de producten en services die uw bedrijf aanbiedt.

EDITIONS

1. Geef vanuit Set-up Instellingen voor offertes op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen voor offertes.


2. Selecteer Offertes inschakelen.


3. Sla uw wijzigingen op. 4. Selecteer voor de weergave van de gerelateerde lijst Offertes op de standaard opportunitypaginalay-out Opportunitylay-out. 5. Selecteer voor het toevoegen van de gerelateerde lijst Offertes aan alle opportunitypaginalay-outs die gebruikers hebben aangepast, Toevoegen aan persoonlijke aanpassing van gebruikers van gerelateerde lijst.

6. Sla uw wijzigingen op.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Offertes in- of uitschakelen: • "Toepassing aanpassen"

Opmerking: U kunt de voorziening Offertes niet uitschakelen als: • Als uw records een verwijzing bevatten naar offertes, offerteregelitems of offerte-PDF-bestanden vanuit toepassingsaanpassingen, inclusief formulevelden, triggers, werkstroomregels en goedkeuringsprocessen. Verwijder deze verwijzingen voordat u probeert om de voorziening uit te schakelen. • Een offerte wordt gesynchroniseerd door een opportunity. Op de detailpagina van elke gesynchroniseerde offerte kiest u ervoor om met synchronisatie op te houden voordat u de voorziening probeert uit te schakelen.

Offertesjablonen Offertesjablonen laten u de manier aanpassen, waarop uw verkoopvertegenwoordigers een offerte opstellen voor de producten en services van uw bedrijf. Verkoopvertegenwoordigers kunnen standaard- of aangepaste offertesjablonen selecteren uit hun offerterecords, offerte-PDF-bestanden genereren en deze per e-mail aan klanten verzenden. IN DEZE SECTIE: Overwegingen bij het maken van offertesjablonen Voordat u een offertesjabloon maakt, denkt u na over enkele belangrijke punten.


Offertesjablonen maken, weergeven in een voorbeeld en activeren Bepaal het uiterlijk van de offerte-PDF-bestanden van uw bedrijf door sjablonen te maken, waaruit uw verkoopvertegenwoordigers kunnen kiezen bij het maken van offerte-PDF-bestanden. Offertesjablonen uitbreiden Nadat u een offertesjabloon hebt gemaakt, voegt u voorzieningen toe om deze uit te breiden.



Overwegingen bij het maken van offertesjablonen Voordat u een offertesjabloon maakt, denkt u na over enkele belangrijke punten. • Offerte-PDF-bestanden ondersteunen geen talen van rechts naar links. De tekst wordt op de linkerzijde van de pagina uitgelijnd. • Tekst opmaken is niet beschikbaar in het Tekst-/afbeeldingsveld voor Unicode-talen als Arabisch en Japans. Om deze telen in platte tekst zichtbaar te maken neemt u contact op met Salesforce en vraagt u om de voorziening voor ondersteuning van buitenlandse lettertekens voor richt-text-gebiedvelden in Offerte-PDF-bestanden in te schakelen. • Geavanceerd valutabeheer is niet beschikbaar bij offertes.


• Het maximale aantal lettertekens dat u kunt gebruiken in Tekst-/afbeeldingsveld van offertesjabloon is 32.000. Dit aantal omvat ook verborgen HTML-lettertekens die worden gebruikt voor de opmaak van de tekst. • Soms wordt een veld niet weergegeven in het palet van de offertesjablonen of in een PDF-bestand dat is gemaakt op basis van een sjabloon. – Als de standaardwaarde van het veld het aantal van 255 lettertekens overschrijdt, kunnen offertesjablonen geen tekstgebieden of tekstvelden bevatten. – Als een gebruiker een veld niet kan zien of bijwerken vanwege de instellingen van de beveiliging op veldniveau, wordt dat veld niet weergegeven in PDF-bestanden die met een sjabloon zijn gemaakt, zelfs niet als dat veld in de sjabloon is opgenomen. Alleen-lezen velden worden wel weergegeven in PDF-bestanden. – Velden die wel worden weergegeven in een offertepaginalay-out, maar geen gegevens bevatten voor een gegeven offerte, worden wel weergegeven in het palet voor offertesjablonen, maar niet wanneer een PDF-bestand wordt gemaakt. – Velden voor offerteregelitems die geen gegevens bevatten, worden niet weergegeven als kolommen in een lijst wanneer u een PDF-bestand maakt, zelfs als uw sjabloon dat veld bevat. Als bijvoorbeeld geen offerteregelitems een korting aanbieden, wordt de kolom Korting niet weergegeven, zelfs niet als de lijst het veld Korting bevat. – Als een gerelateerde lijst niet voorkomt in de offertepaginalay-out, wordt deze ook niet weergegeven in het sjabloonpalet of in PDF-bestanden voor offertes die die paginalay-out gebruiken. – Als de valuta van een product voor een opportunity anders is dan de valuta van de gebruiker in een organisatie met meerdere valuta's, worden valutavelden voor offertes en offerteregelitems weergegeven in beide valuta's. De valuta van het product wordt geconverteerd naar de valuta van de gebruiker en het geconverteerde bedrag wordt tussen haakjes weergegeven. Velden in aangepaste rapporten voor offertes worden weergegeven in de valuta van het rapport. Valutavelden zijn Subtotaal, Belasting en Algemene totaal. – Als u een Developer- of Developer Pro-sandbox voor uw Salesforce-organisatie maakt, kunnen sjablonen die velden voor Tekst/afbeelding bevatten, niet binnen de sandbox voor bewerking worden geopend. • Velden binnen secties hebben een andere uitlijning dan kolommen binnen lijsten; als u een sectie totalen onder een lijst plaatst, worden de veldwaarden ervan dan ook niet meteen onder de waarden rechts uitgelijnd. Stel dat uw sjabloon een lijst van offerteregelitems bevat, inclusief een kolom Totale prijs uiterst rechts, die het totaal van elk regelitem toont. Als u een sectie Totalen toevoegt onder de lijst en de velden Subtotaal, Totale prijs en Algemene totaal opneemt, tonen hun waarden wel het totaal van alle regelitems, maar zijn de bedragen niet uitgelijnd met de kolom Totale prijs onder de lijst. ZIE OOK: Offertesjablonen maken, weergeven in een voorbeeld en activeren



Offertesjablonen maken, weergeven in een voorbeeld en activeren Bepaal het uiterlijk van de offerte-PDF-bestanden van uw bedrijf door sjablonen te maken, waaruit uw verkoopvertegenwoordigers kunnen kiezen bij het maken van offerte-PDF-bestanden.

EDITIONS

1. Geef vanuit Set-up Sjablonen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Sjablonen onder Offertes.


2. Klik op Nieuw en selecteer vervolgens een sjabloon, zoals Standaardsjabloon, waarop u uw nieuwe sjabloon baseert.


3. Geef uw nieuwe sjabloon een naam en klik vervolgens op Opslaan. 4. Sleep in de sjablooneditor de gewenste elementen naar de sjabloon en vul vervolgens de details in. Toevoegen: • Een of meer offertevelden of velden uit gerelateerde objecten kiest u een gedeelte en voegt u er velden aan toe. • Tekst die u kunt bewerken en opmaken, zoals Algemene voorwaarden, gebruikt u Tekst-/afbeeldingsveld. • Een afbeelding, zoals een bedrijfslogo, gebruikt u Tekst-/afbeeldingsveld. • Een tabel van offertevelden of velden uit een ander object, zoals Offerteregelitem, gebruikt u een lijst.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Offertesjablonen maken: • "Toepassing aanpassen" Offertesjablonen weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven"

5. Klik op Snel opslaan om uw wijzigingen op te slaan en door te gaan met uw werk aan de sjabloon. 6. Klik op Opslaan en voorbeeld om te controleren of de offerte-PDF-bestanden die gebruikers maken, er ook uitzien zoals u wenst. Voorbeeld toont sjablonen in een weergave voor het systeembeheerdersprofiel. Het voorbeeld en de sjabloon tonen de rich text en afbeeldingen die u hebt toegevoegd. Andere gegevens worden gesimuleerd. Belangrijk: Met Opslaan en voorbeeld worden wijzigingen in uw sjabloon opgeslagen, zodat u deze na de voorbeeldweergave niet meer ongedaan kunt maken. 7. Klik op Opslaan wanneer u klaar bent. 8. Ga terug naar de pagina Offertesjablonen en klik vervolgens op Activeren. ZIE OOK: Offertesjablonen uitbreiden Offertesjabloonvelden

Offertesjablonen uitbreiden Nadat u een offertesjabloon hebt gemaakt, voegt u voorzieningen toe om deze uit te breiden.

EDITIONS

IN DEZE SECTIE:


Rich text toevoegen aan een offertesjabloon Neem tekst, zoals de algemene voorwaarden of het adres van uw bedrijf, die u kunt opmaken, op in de hoofdtekst of kop- of voettekst van uw offertesjabloon.




Een lijst toevoegen aan een offertesjabloon Rangschik en geef velden weer vanuit een offerteregelitem of elk ander standaard- of aangepast object dat een opzoekrelatie met het offerteobject heeft. De toegevoegde lijst lijkt op een tabel, waarin veldnamen worden weergegeven als kolommen. Een afbeelding toevoegen aan een offertesjabloon Toon een afbeelding, zoals uw bedrijfslogo, in de hoofd-, kop- of voettekst van uw offertesjabloon. Een sectie totalen toevoegen aan een offertesjabloon Neem bedragen voor subtotaal en algemeen totaal op in uw offerte. Een handtekeningenblok toevoegen aan een offertesjabloon Maak handtekeningen- en datumlijnen zodat klanten gemakkelijk hun offertes kunnen ondertekenen. Richtlijnen voor het gebruik van de editor voor offertesjablonen Terwijl u offertesjablonen maakt en bewerkt, raadpleegt u de belangrijkste richtlijnen voor extra informatie.

Rich text toevoegen aan een offertesjabloon Neem tekst, zoals de algemene voorwaarden of het adres van uw bedrijf, die u kunt opmaken, op in de hoofdtekst of kop- of voettekst van uw offertesjabloon.

EDITIONS

1. Sleep Tekst-/afbeeldingsveld naar de plaats in de koptekst, de voettekst of een willekeurige sectie in de hoofdtekst.


2. Typ of plak uw tekst in het veld.


3. Maak de tekst op zoals nodig. 4. Klik op OK. ZIE OOK:


Richtlijnen voor het gebruik van de editor voor offertesjablonen Een afbeelding toevoegen aan een offertesjabloon Offertesjablonen uitbreiden

Offertesjablonen maken: • "Toepassing aanpassen" Offertesjablonen weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven"



Een lijst toevoegen aan een offertesjabloon Rangschik en geef velden weer vanuit een offerteregelitem of elk ander standaard- of aangepast object dat een opzoekrelatie met het offerteobject heeft. De toegevoegde lijst lijkt op een tabel, waarin veldnamen worden weergegeven als kolommen. een lijst kan maximaal 10 velden bevatten. Opmerking: U kunt geen lijsten toevoegen aan de kop- of voettekst van uw offertesjabloon. 1. Sleep een lijst van het palet naar de sjabloon. 2. Geef een titel voor de lijst op. Als u het weergeven van de titel van de sjabloon of het PDF-bestand wilt onderdrukken, selecteert u Titel verbergen.



3. Selecteer in het veld Object het object wiens velden u wilt weergeven in de lijst. 4. Met de pijlen Toevoegen en Verwijderen kunt u kolommen verplaatsen van de lijst Beschikbare velden naar de lijst Geselecteerde velden. Met de pijlen Omhoog en Omlaag kunt u de volgorde van de kolommen wijzigen. 5. Klik op OK. ZIE OOK:

Offertesjablonen maken: • "Toepassing aanpassen" Offertesjablonen weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven"

Richtlijnen voor het gebruik van de editor voor offertesjablonen Offertesjablonen uitbreiden

Een afbeelding toevoegen aan een offertesjabloon Toon een afbeelding, zoals uw bedrijfslogo, in de hoofd-, kop- of voettekst van uw offertesjabloon.

EDITIONS

Voordat u begint, neemt u de belangrijkste overwegingen door. Een geüploade afbeelding invoegen 1. Voor het gebruik van een afbeelding die in Salesforce CRM Content is opgeslagen, zoekt u de afbeelding en downloadt u deze vervolgens naar uw lokale bestandsdirectory. 2. Sleep Tekst-/afbeeldingsveld naar de plaats in de koptekst, de voettekst of een willekeurige sectie in de hoofdtekst. 3. Klik op het afbeeldingspictogram, vervolgens op Bestand kiezen en selecteer vervolgens de afbeelding in uw bestandsdirectory. 4. Klik op Openen en vervolgens op Invoegen. De afbeelding wordt weergegeven in het veld. Voor het wijzigen van de grootte ervan sleept u de grepen hiervoor, die de hoogte en breedte van de afbeelding weergeven in pixels. 5. Klik op OK. 6. Klik op Opslaan en voorbeeld om te bekijken hoe de afbeelding eruit komt te zien in PDF-bestanden die op basis van de sjabloon worden gemaakt. 7. Als u het weergeven van de titel van de sjabloon of het PDF-bestand wilt onderdrukken, selecteert u Titel verbergen in Sectie-eigenschappen.

Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition




Een afbeelding invoegen vanuit een Salesforce-webadres 1. Indien nodig, uploadt u de afbeelding naar het tabblad Documenten of definieert u een statische resource 2. Sleep Tekst-/afbeeldingsveld naar de plaats in de koptekst, de voettekst of een willekeurige sectie in de hoofdtekst. 3. Als u het weergeven van de titel van de sjabloon of het PDF-bestand wilt onderdrukken, selecteert u Titel verbergen. 4. Klik op OK. 5. Open op het tabblad Documenten of de pagina Statische resources de detailpagina van de afbeelding, klik op Bestand weergeven en kopieer vervolgens de URL ervan. 6. Klik in de offertesjablooneditor op het

in de titelbalk van het Tekst-/afbeeldingsveld.

7. Klik op het afbeeldingspictogram en vervolgens op het tabblad Webadres. 8. Plak de URL in het veld URL en klik vervolgens op Invoegen. De afbeelding wordt weergegeven in het veld. U kunt de grootte ervan wijzigen door de grepen te slepen, die de hoogte en breedte van de afbeelding weergeven in pixels. 9. Klik op OK. 10. Klik op Opslaan en voorbeeld om te bekijken hoe de afbeelding eruit komt te zien in PDF-bestanden die op basis van de sjabloon worden gemaakt. Belangrijk: Als de afbeelding wordt verwijderd uit het tabblad Documenten of de pagina Statische resources (waar deze is opgeslagen), geeft de sjabloon een bericht weer dat de afbeelding niet beschikbaar is. Herstel de afbeelding, open vervolgens de sjabloon, verwijder de afbeelding van het foutbericht en plak de URL vervolgens opnieuw. ZIE OOK: Richtlijnen voor het gebruik van de editor voor offertesjablonen Offertesjablonen uitbreiden

Een sectie totalen toevoegen aan een offertesjabloon Neem bedragen voor subtotaal en algemeen totaal op in uw offerte.

EDITIONS

1. Voer nu een van beide volgende handelingen uit. a. Selecteer Standaardsjabloon wanneer u een sjabloon maakt en wijzig vervolgens naar behoeft de sectie totalen.


b. Sleep een sectie naar de lay-out van een willekeurige sjabloon en sleep de aan totalen gerelateerde velden (zoals Subtotaal en Algemene totaal) vervolgens naar de rechterhelft van de sectie. Als u de sectie direct onder een lijst plaatst, verbergt u de titel.


2. Klik op

en selecteer vervolgens velduitlijning rechts.

3. Sla uw wijzigingen op.


ZIE OOK:

Offertesjablonen maken: • "Toepassing aanpassen"

Richtlijnen voor het gebruik van de editor voor offertesjablonen Offertesjablonen uitbreiden

Offertesjablonen weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven"



Een handtekeningenblok toevoegen aan een offertesjabloon Maak handtekeningen- en datumlijnen zodat klanten gemakkelijk hun offertes kunnen ondertekenen.

EDITIONS

1. Sleep Tekst-/afbeeldingsveld naar de voettekst van uw sjabloon. Voor het rechts uitlijnen van uw handtekeningenblok of voor het maken van twee handtekeningenblokken gebruikt u twee kolommen.


2. Geef een label op voor elke lijn die u wilt maken. Geef bijvoorbeeld Handtekening, Naam, Functie of Datum op.


3. Als u een lijn wilt maken voor ondertekening door de klant of voor andere informatie houd u de onderstrepingstoets ingedrukt. 4. Klik op OK. 5. Sla uw wijzigingen op. ZIE OOK: Richtlijnen voor het gebruik van de editor voor offertesjablonen Offertesjablonen uitbreiden


Richtlijnen voor het gebruik van de editor voor offertesjablonen Terwijl u offertesjablonen maakt en bewerkt, raadpleegt u de belangrijkste richtlijnen voor extra informatie.

EDITIONS

Algemene richtlijnen


• Klik op de

onder het palet bovenaan om het uit of samen te vouwen.

• Selecteer in de linkerkolom een object waarvan de velden op het palet moeten worden weergegeven. • Gebruik Snel zoeken om gemakkelijk items op het palet te vinden.


• Voor het toevoegen van een element aan de sjabloon sleept u dit van het palet naar de lay-out eronder. • Voor het verwijderen van een element uit de lay-out sleept u dit terug naar het palet of beweegt u de muisaanwijzer over de titelbalk ervan en klikt u op . • Voor elke sectie (inclusief een kop- of voettekst) dubbelklikt u op de titelbalk ervan of klikt u op

voor:

– De sectietitel verbergen. – Veldlabels verbergen. (Veldnamen worden in de offertesjablooneditor wel grijs weergegeven, maar worden niet weergegeven in offerte-PDF-bestanden.) – Het aantal kolommen (een of twee) wijzigen. – Velduitlijning aanpassen. • Als u de naam van de sjabloon wilt wijzigen, klikt u op Eigenschappen van offertesjabloon. • Als u veldinhoud wilt tonen zonder labels in offertesjabloonsecties, kopteksten en voetteksten, klikt u op de optie Verbergen. • Met het veld Spatie kunt u overal in de sjabloon een verticale spatie invoegen.

en selecteert u vervolgens



Richtlijnen voor het gebruik van kop- en voetteksten Een kop- of voettekst is eigenlijk een sectie. U kunt velden eraan toevoegen en de titel tonen of verbergen. U kunt een kop- of voettekst niet verwijderen of er meer secties aan toevoegen. • In de offertesjablooneditor selecteert u een object en sleept u vervolgens de gewenste velden naar de kop- of voettekst. • Als u een afbeelding als een bedrijfslogo wilt gebruiken of uitgebreide informatie als algemene voorwaarden wilt opnemen, gebruikt u Tekst-afbeeldingsveld. • Als u het aantal kolommen in uw kop- of voettekst wilt wijzigen, klikt u op

en selecteert u het gewenste aantal (een of twee).

– Om een afbeelding weer te geven die de volle breedte van een pagina in beslag neemt, gebruikt u een eenkoloms kop- of voettekst. – Gebruik een voettekst van één kolom voor tekst van algemene voorwaarden. • Als u de velduitlijning binnen een kolom wilt wijzigen, klikt u op • Voor het verbergen van veldlabels klikt u op

en selecteert u links of rechts uitlijnen.

en selecteert u vervolgens de optie Verbergen.

ZIE OOK: Offertesjablonen uitbreiden

Offertesjabloonvelden Als u met offertesjablonen werkt, controleert u details over offertesjabloonvelden. Opmerking: Voor inzicht in de informatie die u krijgt bij de selectie van velden voor uw sjabloon, biedt de kolom Veldnaam in sjabloon in de volgende tabel extra informatie die niet wordt weergegeven in PDF-bestanden die op basis van de sjabloon worden gemaakt. Object

Objectveld

Veldnaam in sjabloon

Veldnaam in PDF-bestand

Gebruiker

Voornaam, Achternaam

Voorbereid door (naam)

Voorbereid door

Gebruiker

E-mail

Voorbereid door (e-mail)

E-mail

Gebruiker

Telefoon

Voorbereid door (telefoon)

Telefoon

Gebruiker

Fax

Voorbereid door (fax)

Fax

Bedrijfsgegevens

Adres

Organisatie (adres)

Bedrijfsadres




Object

Objectveld

Veldnaam in sjabloon

Offertedocumenten

Verborgen. De datum waarop Offerte-PDF-bestand het PDF-bestand werd (aanmaakdatum) gegenereerd en opgeslagen in het object offertedocumenten.

Veldnaam in PDF-bestand Aanmaakdatum

ZIE OOK: Offertesjablonen maken, weergeven in een voorbeeld en activeren

Overwegingen bij het toevoegen van afbeeldingen aan offertesjablonen Voordat u afbeeldingen toevoegt aan offertesjablonen, neemt u eerst enkele belangrijke punten door.

EDITIONS

• U kunt afbeeldingen voor uploaden opslaan in uw bestandssysteem of in Salesforce CRM Content.


• Als u afbeeldingen opslaat op het tabblad Documenten of de pagina Statische resources, krijgt u een webadres waarmee u de afbeelding kunt invoegen.


• Als u een afbeelding invoegt, die te groot is, wordt deze bijgesneden wanneer gebruikers offerte-PDF-bestanden maken met behulp van de sjabloon. Klik voor het voorkomen van bijsnijden op Opslaan en voorbeeld nadat u een afbeelding hebt ingevoegd, en wijzig naar behoefte het formaat van de afbeelding.

• Voor het invoegen van een afbeelding van een openbaar webadres buiten de Salesforce-toepassing (zoals de website van uw bedrijf) neemt u contact op met Salesforce en vraagt u om voor uw Salesforce-organisatie de openbare URL op een goedgekeurde lijst te zetten. ZIE OOK: Een afbeelding toevoegen aan een offertesjabloon

Offertevelden Als u bezig bent met het opsporen van problemen in offertes of met aangepaste velden werkt, neemt u de details over offertevelden door.

EDITIONS

De volgende tabellen vermelden de velden waaruit een offerte is opgebouwd. Uw paginalay-out, instellingen voor beveiliging op veldniveau en Salesforce edition bepalen welke velden zichtbaar en bewerkbaar zijn. (Beveiliging op veldniveau is beschikbaar in Enterprise, Unlimited, Performance en Developer Edition.)


Opmerking: Als de valuta van een product voor een opportunity anders is dan de valuta van de gebruiker in een organisatie met meerdere valuta's, worden valutavelden voor offertes en offerteregelitems weergegeven in beide valuta's. De valuta van het product wordt geconverteerd naar de valuta van de gebruiker en het geconverteerde bedrag wordt tussen haakjes weergegeven. Velden in aangepaste rapporten voor offertes worden weergegeven in de valuta van het rapport. Valutavelden zijn Subtotaal, Belasting en Algemene totaal.




Veld

Beschrijving

Accountnaam

De naam van de account waaraan de opportunity van de offerte is gekoppeld. (Alleen-lezen.)

Ook aan

Veld voor een ander adres. Standaard niet weergegeven op de paginalay-out.

Naam voor Ook aan

De naam van de persoon die of het bedrijf dat aan dit extra adres is gekoppeld.

Factureren aan

Het factuuradres voor de account die is gekoppeld aan de offerte.

Naam voor Factureren aan

De naam van de persoon of het bedrijf waaraan de offerte wordt gefactureerd.

Naam van contactpersoon

De naam van de contactpersoon die is gekoppeld aan de offerte. Standaard is deze contactpersoon de primaire contactpersoon van de opportunity.

Contract

Het contract dat is gekoppeld aan de offerte.

Gemaakt door

De gebruiker die de offerte heeft gemaakt, inclusief de aanmaakdatum en -tijd. (Alleen-lezen.)

Beschrijving

De beschrijving van de offerte of notities die u helpen om een onderscheid te maken tussen de verschillende versies van de offerte.

Korting

Het gewogen gemiddelde van alle regelitemkortingen in de offerte. Kan elk positief getal van maximaal 100 zijn. (Alleen-lezen.)

E-mail

Het e-mailadres van de contactpersoon die aan de offerte is gekoppeld. Indien beschikbaar, automatisch ingevuld bij het toevoegen van een contactpersoon.

Vervaldatum

De datum waarop deze offerte niet langer geldig is.

Fax

Het faxnummer van de contactpersoon die aan de offerte is gekoppeld. Indien beschikbaar, automatisch ingevuld bij het toevoegen van een contactpersoon.

Algemene totaal

De totaalprijs van de offerte plus verzendkosten en belastingen.(Alleen-lezen.)


De gebruiker die de offerte het recentst heeft gewijzigd, inclusief de datum en tijd van wijziging. (Alleen-lezen.)

Regelitems

Het aantal regelitems op de offerte.

Opportunitynaam

De naam van de opportunity die is gekoppeld aan de offerte. (Alleen-lezen.)

Telefoon

Het telefoonnummer van de contactpersoon die aan de offerte is gekoppeld. Indien beschikbaar, automatisch ingevuld bij het toevoegen van een contactpersoon.

Offertenaam

De naam van de offerte.

Offertenummer

Een door het systeem gegenereerd nummer dat de offerte identificeert. (Alleen-lezen)

Offerte uitbrengen aan

Het adres waarnaar de offerte moet worden verzonden voor goedkeuring, bijvoorbeeld het adres van een externe agent die optreedt namens een koper. Standaard niet weergegeven op de paginalay-out.

Naam voor Offerte uitbrengen aan De naam van de entiteit (zoals een persoon of bedrijf) aan wie de offerte wordt

verzonden voor goedkeuring.



Veld

Beschrijving

Recordtype

De naam van het veld dat bepaalt welke keuzelijstwaarden beschikbaar zijn voor de record. Het recordtype is mogelijk gekoppeld aan een verkoopproces. Beschikbaar in Enterprise, Unlimited, Performance en Developer Edition.

Verzending en afhandeling

De totale verzenden afhandelingskosten voor de offerte.

Verzenden aan

Het verzendadres voor de account die is gekoppeld aan de offerte.

Naam voor Verzenden aan

De naam van de entiteit (zoals een persoon of bedrijf) aan wie de offerteregelitems worden verzonden.

Status

De huidige status van de offerte. De standaardopties zijn: • —Geen— • Concept • Behoeft revisie • In revisie • Goedgekeurd • Afgewezen • Ingediend • Geaccepteerd • Afgewezen Uw beheerder bepaalt welke status standaard is voor nieuwe offertes en met welke statussen u een PDF-bestand van de offerte per e-mail kunt verzenden.

Subtotaal

Het totaal van de offerteregelitems voordat kortingen, belastingen en verzendkosten worden toegepast. (Alleen-lezen)

Synchroniseren

Of de offerte wordt gesynchroniseerd met haar gekoppelde opportunity. (Alleen-lezen)

Belasting

De totale belastingen van de offerte.

Totaalprijs

Het totaal van de offerteregelitems na kortingen, maar vóór belastingen en verzendkosten. (Alleen-lezen)

Velden voor offerteregelitems Veld

Beschrijving

Gemaakt door

De gebruiker die het regelitem heeft gemaakt, inclusief datum en tijd waarop deze werd gemaakt. (Alleen-lezen.)

Datum

De servicedatum, ingangsdatum of andere datum voor het product.

Korting

De korting die u toepast op het regelitem. U kunt een getal met of zonder het percentageteken opgeven. U kunt maximaal twee decimalen gebruiken.



Veld

Beschrijving


De gebruiker die het regelitem het recentst heeft gewijzigd, inclusief de datum en tijd van wijziging. (Alleen-lezen.)

Regelomschrijving

De beschrijving van het product in het regelitem.

Regelitemnummer

Een door het systeem gegenereerd nummer dat het regelitem aanduidt. (Alleen-lezen.)

Prijslijstprijs

De prijs van het product binnen de prijslijst inclusief valuta. (Alleen-lezen)

Product

De naam van het regelitemproduct zoals vermeld in de prijslijst. (Alleen-lezen.)

Productcode

De interne code of productnummer om het product te identificeren.

Hoeveelheid

Het aantal eenheden van dit regelitemproduct, dat is opgenomen in de offerte. De waarde moet 1 of groter zijn. Als een offerte wordt gesynchroniseerd met een opportunity, wordt dit veld bijgewerkt vanuit het offerteregelitem naar het opportunityproduct. Als u prognoses voor uw opportunities gebruikt, wordt dit veld ook weergegeven in de lijst Producten op de pagina Bewerking van opportunityprognose, afhankelijk van welke versie voor prognoses u gebruikt.

Offertenaam

De naam van de offerte waarvoor het regelitem is bestemd.

Verkoopprijs

De prijs die u voor het product wilt gebruiken. Aanvankelijk is de verkoopprijs voor een product voor een opportunity of offerte, de uit de prijslijst vermelde prijs voor het product, maar u kunt deze hier wijzigen. Als een offerte wordt gesynchroniseerd met een opportunity, wordt dit veld bijgewerkt vanuit het offerteregelitem naar het opportunityproduct. Als een offerte wordt gesynchroniseerd met een opportunity, wordt dit veld bijgewerkt vanuit het offerteregelitem naar het opportunityproduct. Als u prognoses voor uw opportunities gebruikt, wordt dit veld ook weergegeven in de lijst Producten op de pagina Bewerking van opportunityprognose, afhankelijk van welke versie voor prognoses u gebruikt.

Planning

Of het regelitem planningen in de opportunity gebruikt. Standaardplanningen worden niet overgenomen vanuit de opportunity wanneer opportunityproducten naar een offerte worden gekopieerd.

Subtotaal

De verkoopprijs van het regelitem, vermenigvuldigd met de hoeveelheid.

Totaalprijs

De verkoopprijs van het contractregelitem vermenigvuldigd met de hoeveelheid en minus de korting.


Gebruikershandleiding | Opties voor contracten aanpassen | 263

Opties voor contracten aanpassen Contractinstellingen aanpassen Pas Salesforce aan om uw interne contractmanagementproces te verwerken. Voor toegang tot de pagina contractinstellingen vanuit Set-up geeft u Contractinstellingen op in het vak Snel zoeken en selecteert u vervolgens Contractinstellingen. U kunt de volgende taken uitvoeren op de pagina Contractinstellingen.

Waarschuwingen voor verval van contract inschakelen Stel een optie in om automatisch e-mailwaarschuwingen naar accounten contractpersooneigenaren te verzenden wanneer een contract verloopt. Deze waarschuwingen activeren: 1. Selecteer de optie Contractvervale-mails verzenden.... 2. Klik op Opslaan. Schakel het selectievakje uit voor deze optie en klik op Opslaan om te stoppen met het verzenden van waarschuwingen voor verval.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Contracten zijn beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition Goedkeuringen zijn beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

Automatische berekening van contracteinddatums uitschakelen


Mogelijk hebben uw contracten geen einddatums of geeft u er de voorkeur aan dat gebruikers deze handmatig invoeren. Als dit het geval is, schakelt u automatische berekening van contracteinddatums uit:

Contractinstellingen wijzigen: • "Toepassing aanpassen"

1. Schakel het selectievakje voor de optie Automatisch berekenen van einddatum contract uit. 2. Klik op Opslaan.

3. Geef uw paginalay-outinstellingen en de beveiligingsinstellingen op veldniveau weer voor Contracteinddatum, Contractstartdatum en Contractperiode om te controleren of uw gebruikers deze indien gewenst kunnen lezen en bewerken. • Schakel deze optie in en klik op Opslaan om automatische berekening in te schakelen. Als in Salesforce de Contracteinddatum automatisch wordt berekend, wordt dit veld niet weergegeven op de bewerkpagina van contracten. Opmerking: Als Automatisch berekenen van einddatum contract is ingeschakeld, maar Contractstartdatum of Contractperiode leeg is, is bij Contracteinddatum niets ingevuld.

Historie bijhouden voor alle statussen Standaard is wordt de historie bijgehouden voor contracten met de status In goedkeuringsproces of Geactiveerd. De historie bijhouden voor contracten voor alle statussen: 1. Selecteer de optie Historie bijhouden voor alle statussen. 2. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Orderinstellingen aanpassen


Gebruikershandleiding | Opties voor orders aanpassen | 264

Opties voor orders aanpassen Orderinstellingen aanpassen Pas Salesforce aan voor een betere afhandeling van het beheerproces voor uw interne orders.

EDITIONS

Geef de volgende orderinstellingen op vanaf de pagina Orderinstellingen in Set-up. IN DEZE SECTIE: Orders inschakelen Als u uw gebruikers verzoeken van klanten om producten of services wilt laten bijhouden, schakelt orders in voor uw organisatie. Reductieorders inschakelen Om uw gebruikers retourzendingen te laten verwerken of reducties op orders die al zijn geactiveerd, schakelt u reductieorders voor uw organisatie in. Negatieve hoeveelheden voor orderproducten inschakelen Als u gebruikers orderproducten met hoeveelheden van minder dan nul wilt laten toevoegen, schakelt u negatieve hoeveelheden voor uw organisatie in.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Orderinstellingen wijzigen: • "Toepassing aanpassen"

Orders inschakelen Als u uw gebruikers verzoeken van klanten om producten of services wilt laten bijhouden, schakelt orders in voor uw organisatie.

EDITIONS

1. Geef vanuit Set-up Orderinstellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Orderinstellingen.


2. Selecteer Orders inschakelen als dit nog niet is geselecteerd.


3. Klik op Opslaan. 4. Selecteer welke paginalay-outs een gerelateerde lijst Orders moeten hebben, en sla deze op. 5. Gebruik profielen of machtigingensets om gebruikers- en objectmachtigingen toe te wijzen aan de juiste gebruikers. Als u orders later uitschakelt, worden al uw bestaande aan orders gerelateerde gegevens verborgen. Als u om een bepaalde reden gewoon weer toegang tot die gegevens nodig hebt, kunt u orders weer inschakelen om deze weer te geven. ZIE OOK: Orderinstellingen aanpassen Reductieorders inschakelen



Gebruikershandleiding | Opties voor orders aanpassen | 265

Reductieorders inschakelen Om uw gebruikers retourzendingen te laten verwerken of reducties op orders die al zijn geactiveerd, schakelt u reductieorders voor uw organisatie in.

EDITIONS

Voordat u deze instelling kunt inschakelen, moeten orders zijn ingeschakeld voor uw organisatie.


1. Geef vanuit Set-up Orderinstellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Orderinstellingen.


2. Selecteer Orders inschakelen als dit nog niet is geselecteerd. 3. Selecteer Reductieorders inschakelen. 4. Klik op Opslaan. 5. Wijs met behulp van een profiel of machtigingenset de benodigde machtigingen toe aan de juiste gebruikers.


Voor het maken van reductieorders hebben gebruikers de gebruikersmachtiging "Reductieorders maken" nodig. Voor het toevoegen van orderproducten aan reductieorders hebben gebruikers toegang op veldniveau nodig tot de volgende velden voor orderproducten: Begindatum, Einddatum en Oorspronkelijke orderproduct.

Overweeg om de gerelateerde lijst Reductieorderproducten toe te voegen aan uw paginalay-outs voor orderproducten. Als deze instelling later wordt uitgeschakeld, wordt de machtiging "Reductieorders maken" wel verborgen voor alle profielen of machtigingensets, maar worden er geen gegevens verborgen. Gebruikers kunnen geen reductieorders maken of activeren, maar kunnen nog wel steeds alle bestaande weergeven en bewerken. Als u reductieorders uitschakelt, schakelt u ook alle recordtypen of paginalay-outs uit die specifiek zijn voor reductieorders. Als u geen recordtypen gebruikt, verwijdert u de velden die specifiek zijn voor reductieorders, uit uw paginalay-outs. Deze omvatten Oorspronkelijke order en Reductieorder voor het object Order en Oorspronkelijk orderproduct en Beschikbare hoeveelheid voor het object Orderproduct, alsmede alle aangepaste velden. ZIE OOK: Orderinstellingen aanpassen

Negatieve hoeveelheden voor orderproducten inschakelen Als u gebruikers orderproducten met hoeveelheden van minder dan nul wilt laten toevoegen, schakelt u negatieve hoeveelheden voor uw organisatie in.

EDITIONS

Voordat u deze instelling kunt inschakelen, moeten orders zijn ingeschakeld voor uw organisatie.


1. Geef vanuit Set-up Orderinstellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Orderinstellingen. 2. Selecteer Orders inschakelen als dit nog niet is geselecteerd. 3. Selecteer Negatieve hoeveelheid inschakelen.


4. Klik op Opslaan. Als deze instelling later wordt uitgeschakeld, kunnen gebruikers geen orderproducten met negatieve hoeveelheden toevoegen of orders activeren, die orderproducten met negatieve



Gebruikershandleiding | Samenwerkingsprognoses configureren | 266

hoeveelheden hebben. Gebruikers kunnen echter wel nog steeds bestaande orderproducten die negatieve hoeveelheden hebben, weergeven en bewerken. ZIE OOK: Orderinstellingen aanpassen

Samenwerkingsprognoses configureren Overwegingen bij het instellen van Samenwerkingsprognoses GEBRUIKERSMACHTIGINGEN

EDITIONS

Set-up van Prognoses weergeven:

"Set-up en configuratie weergeven"

Prognose-instellingen bewerken:


Gebruikers van Prognoses inschakelen:

"Interne gebruikers beheren" EN "Toepassing aanpassen"

Quota's beheren:

"Toepassing aanpassen" EN

Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Professional (geen prognoses voor Opportunitysplitsingen Aangepaste velden), Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

"Quota's beheren" Quotagegevens uploaden naar Salesforce: "Quota's beheren" EN "Alle prognoses weergeven"

Wanneer u Samenwerkingsprognoses instelt, kiest u en of meer prognosetypen, schakelt u prognosegebruikers in, definieert u uw prognosehiërarchie en geeft u andere prognose-instellingen op. Belangrijk: • Deze informatie heeft betrekking op Samenwerkingsprognoses en niet op Aanpasbare prognoses. • Voor het correct functioneren van voorzieningen in Prognoses schakelt u het nieuwe gebruikersinterfacethema in Salesforce Classic niet uit. Daarnaast mag het oorspronkelijke Territoriumbeheer niet zijn ingeschakeld. Territoriumbeheer voor de onderneming mag wel zijn ingeschakeld, maar prognosetotalen zijn dan gebaseerd op de rollenhiërarchie en niet op de territoriumhiërarchie. • Houd voor de beste weergaveresultaten de Organisator tabbladenbalk ingeschakeld bij het gebruik van Samenwerkingsprognoses. Als u migreert naar Samenwerkingsprognoses, raadpleegt u Overwegingen bij het mirgreren van Aanpasbare prognoses naar Samenwerkingsprognoses. Voor het instellen van de voorziening Prognoses moet u het volgende doen: • Schakel een of meer prognosetypen in. U kunt maximaal 4 prognosetypen hebben. • Selecteer de velden die worden weergegeven in het opportunitydeelvenster voor elk prognosetype.



• Schakel quota's in als u deze functionaliteit beschikbaar wilt maken. • Schakel aanpassingen van prognoses in voor uw bedrijf en voor specifieke gebruikersprofielen om deze functionaliteit beschikbaar te stellen. • Bepalen of u totalen van afzonderlijke prognosecategorieën gebruikt op pagina 278 of Cumulatieve prognosetotalen inschakelen. • Uw prognosebereik bepalen. U kunt de periode en het standaardbereik selecteren. Standaard and aangepaste fiscale jaren worden ondersteund. • Pas uw prognosecategorieën aan als uw bedrijf specifieke terminologie gebruikt. • Stel een prognosevaluta in als uw bedrijf meerdere valuta's gebruikt. U kunt de bedrijfsvaluta van uw bedrijf of de persoonlijke valuta van de prognose-eigenaar selecteren. • Gebruikers inschakelen, die Prognoses moeten gaan gebruiken. • Stel uw prognosehiërarchie in om de manier te bepalen, waarop prognoses binnen uw bedrijf worden getotaliseerd, en wie deze kan weergeven en aanpassen. Geef daarvoor vanuit Set-up Prognosehiërarchie op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prognosehiërarchie. De prognosehiërarchie is volledig op de rollenhiërarchie gebaseerd, maar geeft ook aan welke gebruikers prognosemanagers zijn. • Controleren of het tabblad Prognoses zichtbaar is voor gebruikers van Prognoses. ZIE OOK: Instellingen voor Prognoses definiëren De functionaliteit van Samenwerkingsprognoses uitschakelen

Instellingen voor Prognoses definiëren GEBRUIKERSMACHTIGINGEN

EDITIONS







Quota's beheren:

"Toepassing aanpassen" EN

Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Professional (geen prognoses voor Opportunitysplitsingen Aangepaste velden), Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

"Quota's beheren" Quotagegevens uploaden naar Salesforce: "Quota's beheren" EN "Alle prognoses weergeven"

Kies de typen prognoses die u wenst, alsmede de details die worden weergegeven op het tabblad Prognoses zodat uw verkoopvertegenwoordigers de omzet- en hoeveelheidsprojecties uit hun verkooppijplijn kunnen zien.



Belangrijk: • Deze informatie heeft betrekking op Samenwerkingsprognoses en niet op Aanpasbare prognoses. • Voor het correct functioneren van voorzieningen in Prognoses schakelt u het nieuwe gebruikersinterfacethema in Salesforce Classic niet uit. Daarnaast mag het oorspronkelijke Territoriumbeheer niet zijn ingeschakeld. Territoriumbeheer voor de onderneming mag wel zijn ingeschakeld, maar prognosetotalen zijn dan gebaseerd op de rollenhiërarchie en niet op de territoriumhiërarchie. • Houd voor de beste weergaveresultaten de Organisator tabbladenbalk ingeschakeld bij het gebruik van Samenwerkingsprognoses. Als uw verkoopvertegenwoordigers al Aanpasbare prognoses gebruiken, maar Samenwerkingsprognoses willen gebruiken, neemt u contact op met uw Salesforce-vertegenwoordiger. Daarnaast raadt Salesforce aan om de documentatie door te nemen voordat Samenwerkingsprognoses wordt ingesteld. Als u later bepaalde instellingen wijzigt, kunt u sommige gegevens kwijtraken. 1. Geef vanuit Set-up Prognose-instellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prognose-instellingen. Selecteer Prognoses inschakelen als prognoses nog niet zijn ingeschakeld. 2. Als u nog geen prognosetypen hebt ingeschakeld klikt u op Een prognosetype toevoegen. Als u een extra prognosetype wilt inschakelen, klikt u op Nog een prognosetype toevoegen. 3. Selecteer het prognosetype dat u wilt toevoegen. Afhankelijk van de andere configuraties kunt u kiezen uit Opportunities, Opportunitysplitsingen, Overlaysplitsingen, Productfamilies of een valutaveld voor aangepaste opportunities. 4. Selecteer de meeteenheid van de prognose, die u wilt gaan gebruiken—Omzet of Hoeveelheid. Als u prognoses voor beide wenst, voegt u voor elke meeteenheid afzonderlijke prognosetypen toe. Niet elk prognosetype ondersteunt beide meeteenheden. Zo werken prognoses voor Opportunitysplitsingen alleen met omzet. 5. Selecteer de velden die worden weergegeven in het opportunitydeelvenster van een prognosepagina. U kunt voor elk prognosetype een andere set velden kiezen. 6. Klik op OK. 7. U kunt prognoseaanpassingen inschakelen voor uw bedrijf en voor specifieke gebruikers.* 8. Optioneel schakelt u cumulatieve prognosetotalen in. 9. Selecteer onder De standaard prognoseweergave configureren een Prognoseperiode, hetzij maand, hetzij kwartaal.* Standaard en aangepaste fiscale jaren worden ondersteund. 10. Gebruik bij De standaard prognoseweergave configureren de vervolgkeuzelijsten voor de selectie van een beginperiode en het aantal perioden, dat u wilt weergeven. Deze instelling wordt de standaardinstelling voor alle gebruikers van Samenwerkingsprognoses totdat ze deze zelf wijzigen op het tabblad Prognoses. 11. Pas zo nodig uw prognosecategorieën aan. 12. Als uw bedrijf meerdere valuta's gebruikt, selecteert u de valuta waarin uw gebruikers hun prognoses gaan opstellen. 13. U kunt quota's inschakelen voor uw bedrijf. 14. Klik op Opslaan. Nu kunt u gebruikers inschakelen, die prognoses moeten gaan gebruiken, en uw prognosehiërarchie instellen om te bepalen hoe prognoses moeten worden getotaliseerd, en wie deze kan weergeven en aanpassen. * U kunt altijd teruggaan naar de pagina Instellingen voor Prognoses om wijzigingen aan te brengen. Het aanbrengen van wijzigingen kan echter wel van invloed zijn op uw gegevens. • Als u aanpassingen uitschakelt, worden de aanpassingsgegevens opgeschoond.



• Als u de ingestelde prognoseperiode wijzigt, worden zowel quota- als aanpassingsgegevens opgeschoond. • Als u een prognosetype verwijdert, worden zowel quota- als aanpassingsgegevens voor dat prognosetype gewist. • Als u de meeteenheid van de prognose voor een prognosetype wijzigt van omzet in hoeveelheid of van hoeveelheid in omzet, worden zowel quota- als aanpassingsgegevens voor dat prognosetype gewist. ZIE OOK: Overwegingen bij het instellen van Samenwerkingsprognoses De functionaliteit van Samenwerkingsprognoses uitschakelen

Gebruikers inschakelen voor Prognoses Opmerking: Deze informatie heeft betrekking op Samenwerkingsprognoses en niet op Aanpasbare prognoses.

EDITIONS

1. Geef vanuit Set-up Gebruikers op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Gebruikers.


2. Bij elke gebruiker die u wilt inschakelen, klikt u opBewerken.

Beschikbaar in: Professional (geen prognoses voor Opportunitysplitsingen Aangepaste velden), Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

3. Selecteer onder Algemene informatie de optie Prognoses toestaan. 4. Klik op Opslaan. Ingeschakelde gebruikers zijn beschikbaar in de hiërarchie van prognoses. U kunt ook extra gebruikers inschakelen of gebruikers uitschakelen, die u al hebt ingeschakeld bij het configureren van uw prognosehiërarchie. ZIE OOK: Partnerportalgebruikers inschakelen voor het toevoegen van opportunities voor Samenwerkingsprognoses Overwegingen bij het instellen van Samenwerkingsprognoses

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Gebruikers van Prognoses inschakelen: • "Gebruikers beheren" EN "Toepassing aanpassen"



Partnerportalgebruikers inschakelen voor het toevoegen van opportunities voor Samenwerkingsprognoses Opmerking: Deze informatie heeft betrekking op Samenwerkingsprognoses en niet op Aanpasbare prognoses. Voordat u begint, controleert u of aan de volgende voorwaarden is voldaan: • Partnerportals ingeschakeld voor uw organisatie en een partnerportal gemaakt. • Een partnerprofiel gemaakt en toegewezen aan uw partnerportal. • Een account ingeschakeld als partner en inloggen bij partnerportal ingeschakeld voor een contactpersoon van die account. Als uw organisatie met partners werkt, kunt u de getallen van opportunities van partnergebruikers opnemen in prognoses van gebruikers. Volg deze stappen om partnerportalgebruikers toe te voegen aan de prognosehiërarchie. 1. Geef vanuit Set-up Gebruikers op in het vak Snel zoeken, selecteer vervolgens Gebruikers en selecteer de contactpersoon van de partnerportal, die u hebt gemaakt..


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Gebruikers van Prognoses inschakelen: • "Interne gebruikers beheren"

2. Controleer of de opties Actief en Prognoses toestaan zijn geselecteerd.

EN

3. Schakel de partnerportalgebruiker in de prognosehiërarchie in en zorg ervoor dat die persoon wordt toegewezen aan een actieve prognosemanager.


Opportunities die een partnerportalgebruiker maakt, kunnen de prognose van de accounteigenaar totaliseren; de accounteigenaar moet de prognosemanager van die persoon in de prognosehiërarchie zijn om de opportunities te laten totaliseren in de prognose. Stel bijvoorbeeld dat Gordon Johnson:

Partnerprofielen aan partnerportals toewijzen: • "Toepassing aanpassen"

• Eigenaar is van een partneraccount met de naam Acme • Een Acme-contactpersoon heeft, die Anne Smith heet • Anne een partnerportalgebruiker is • Anne rapporteert aan Gordon in de prognosehiërarchie Als Anne opportunities toevoegt in haar portal, ziet Gordon deze opportunities in zijn prognose; omdat Gordon de prognosemanager van Anne is, kan Gordon prognosebedragen aanpassen op basis van haar opportunities en zien hoe ze het doet in vergelijking met haar quota's. Maar vergeet echter niet dat partnerportalgebruikers geen toegang hebben tot het tabblad Samenwerkingsprognoses of de functionaliteit ervan. ZIE OOK: Overwegingen bij het instellen van Samenwerkingsprognoses



Prognosehiërarchie instellen Uw prognosehiërarchie vermeldt alle prognosegebruikers en bepaalt hoe hun prognoses worden berekend voor uw organisatie. Houd uw prognosehiërarchie up-to-date om te zorgen dat prognosemanagers alle prognosebedragen van ondergeschikten zien. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking op Samenwerkingsprognoses en niet op Aanpasbare prognoses. Wanneer u een gebruiker toewijst als prognosemanager, worden alle prognoses en aanpassingen van de ondergeschikten van de manager in de hiërarchie opgenomen in de prognoses van die manager. Het is belangrijk dat u altijd een prognosemanager toewijst op het hoogste niveau van de prognosehiërarchie. 1. Geef vanuit Set-up Prognosehiërarchie op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prognosehiërarchie. Klik op Alles uitvouwen om de rollen te zien, die beschikbaar zijn in uw organisatie. 2. Klik op Gebruikers inschakelen en vervolgens op Toevoegen en Verwijderen om gebruikers te verplaatsen tussen de lijst Beschikbare gebruikers en de lijst Ingeschakelde gebruikers. Als u eerder een gebruiker hebt ingeschakeld door vanuit Set-up Gebruikers op te geven in het vak Snel zoeken daarna Gebruikers te selecteren en een gebruikerspagina te bewerken om prognoses toe te staan, wordt diens naam al weergegeven in de lijst Ingeschakelde gebruikers. 3. Als u een prognosemanager moet selecteren voor elke managersrol in de hiërarchie, klikt u op Manager bewerken naast de rol en selecteert u vervolgens een rol in de vervolgkeuzelijst Prognosemanager.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Professional (geen prognoses voor Opportunitysplitsingen Aangepaste velden), Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition


4. Klik op Opslaan. Opmerking: Zorg ervoor dat elke verkoopmanager met ondergeschikten wordt aangewezen als prognosemanager in uw prognosehiërarchie. Hierdoor wordt de zichtbaarheid van prognoses uitgebreid naar elk niveau in de hiërarchie. Als u wilt dat gebruikers prognoses kunnen aanpassen, schakelt u aanpassingen vervolgens in op pagina 277. ZIE OOK: Prognoseaanpassingen inschakelen Gebruikers inschakelen voor Prognoses

Quota's inschakelen in Prognoses GEBRUIKERSMACHTIGINGEN

EDITIONS







Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition Beschikbaar in: Professional Edition met de machtiging "API ingeschakeld"



Quota's beheren:

"Toepassing aanpassen" EN "Quota's beheren"

Quotagegevens uploaden naar Salesforce:

"Quota's beheren" EN "Alle prognoses weergeven"

Organisaties met API-toegang kunnen quota's voor prognosegebruikers uploaden en deze weergeven naast prognosebedragen van gebruikers. Voor alleen het inschakelen van quota's voor uw organisatie is API-toegang niet vereist. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking op Samenwerkingsprognoses en niet op Aanpasbare prognoses. Een quota is het verkoopdoel dat aan een gebruiker wordt toegewezen voor een maand of een kwartaal. De quota van een manager is gelijk aan het bedrag dat de manager en het team samen volgens verwachting moeten genereren. De totalisering van quota's wordt handmatig verricht door gebruikers en managers, waarbij gegevens van omzet of hoeveelheid kunnen worden gebruikt. Als uw organisatie meer dan één type prognose heeft ingeschakeld, onderhoudt elk prognosetype zijn eigen afzonderlijke quotagegevens.Volg deze stappen om quota's in te schakelen voor Samenwerkingsprognoses in uw organisatie. 1. Geef vanuit Set-up Prognose-instellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prognose-instellingen. 2. Selecteer onder Quota's Quota's tonen. 3. Klik op Opslaan. Opmerking: Als u Samenwerkingsprognoses uitschakelt, worden ook quota's uitgeschakeld. Bovendien worden gerelateerde quota's opgeschoond, wanneer u uw gegevensbron wijzigt of omzet- of hoeveelheidprognoses uitschakelt. ZIE OOK: Quotagegevens laden voor prognoses Overwegingen bij het instellen van Samenwerkingsprognoses

Quotagegevens laden voor prognoses GEBRUIKERSMACHTIGINGEN

EDITIONS







Quota's beheren:

"Toepassing aanpassen" EN "Quota's beheren"

Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition Beschikbaar in: Professional Edition met de machtiging "API ingeschakeld"


Quotagegevens uploaden naar Salesforce:

Gebruikershandleiding | Samenwerkingsprognoses configureren | 273 "Quota's beheren" EN "Alle prognoses weergeven"

Laad quotagegevens voor prognoses met de Data Loader of de API. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking op Samenwerkingsprognoses en niet op Aanpasbare prognoses. Voor het uploaden van quota's voor gebruikers in uw organisatie kunt u de toepassing Data Loader of de Salesforce-API's gebruiken. De Data Loader biedt een eenvoudige "point-and-click"-methode voor het toevoegen, inspecteren en bewerken van gegevens in uw organisatie. De API's bieden extra flexibiliteit, maar vereisen wel het schrijven van code. Voor beide methoden moet uw organisatie API-toegang hebben ingeschakeld. Zie Data Loader voor meer details over de Data Loader. Quota's toevoegen met de Data Loader Voordat u quota's uploadt, kijkt u eerst naar de versie van de Data Loader die u gebruikt. Bij de Data Loader versie 30 en hoger moet u het prognosetype opgeven van elke quota die u van plan bent te gaan uploaden. Als u de Data Loader versie 30 of hoger gebruikt:

Als u de Data Loader versie 29 of lager gebruikt:

1. Voer een query op het object Gebruiker uit om de ID's van uw gebruikers op te halen.

1. Voer een query op het object Gebruiker uit naar ID's van uw gebruikers.

2. Noteer de namen en ID's van de gebruikers voor wie u quota's 2. Noteer de namen en ID's van de gebruikers voor wie u quota's wilt uploaden. wilt uploaden. 3. Voer een query uit op het object ForecastingType om de ID's van uw prognosetypen op te halen.

3. Bereid een .csv-bestand voor met gebruikersnamen, ID's en quota's (hetzij bedrag, hetzij hoeveelheid) alsmede de begindatum van de prognoseperiode van elke quota. Als u zowel omzet- als hoeveelheidsprognoses gebruikt, geeft u voor elke de quota's op afzonderlijke rijen in uw .csv-bestand op.

4. Noteer de ID's van de prognosetypen die uw organisatie op dat 4. Upload uw .csv-bestand met quota's met behulp van de Data moment gebruikt. Loader. 5. Bereid een .csv-bestand voor met gebruikersnamen, gebruikers-ID's, namen van prognosetypen, Prognosetype-ID's, quota's (hetzij bedrag, hetzij hoeveelheid) alsmede de begindatum van de prognoseperiode van elke quota. 6. Upload uw .csv-bestand met quota's met behulp van de Data Loader.

1. Voer een query op het object Gebruiker uit naar ID's van uw gebruikers. Gebruik de Data Loader om de ID's van uw gebruikers op te halen. a. Geef vanuit Set-up Data Loader op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Data Loader. b. Download en installeer de toepassing Data Loader. c. Start de Data Loader. d. Klik op Exporteren.



e. Geef uw gebruikersnaam en wachtwoord op en klik op Inloggen. f. Klik op Volgende. g. Selecteer het object Gebruiker in de lijst. h. Kies een bestandsnaam en bestemming voor de geëxporteerde gegevens. i. Klik op Volgende. j. Selecteer de velden ID en Naam. k. Klik op Voltooien en vervolgens op Ja. l. Klik op Extractie weergeven. m. Klik op Openen in extern programma. n. Sla het bestand op in de .csv-indeling. U voegt gebruikersnamen en ID's toe aan uw spreadsheet met quota's voordat u dit uploadt. 2. Als u de Data Loader versie 30 of hoger gebruikt, voert u een query uit op het object ForecastingType om de ID's van uw prognosetypen te verkrijgen. a. Als u dit nog niet hebt gedaan, geeft u vanuit Set-up Data Loader op in het vak Snel zoeken, selecteert u vervolgens Data Loader en downloadt en installeert u vervolgens de Data Loader-toepassing. b. Start de Data Loader. c. Klik op Exporteren. d. Geef uw gebruikersnaam en wachtwoord op en klik op Inloggen. e. Klik op Volgende. f. Klik op Alle Salesforce-objecten tonen. g. Selecteer het object Prognosetype in de lijst. h. Kies een bestandsnaam en bestemming voor de geëxporteerde gegevens. i. Klik op Volgende. j. Selecteer de velden ID en DeveloperName. k. Klik op Voltooien en vervolgens op Ja. l. Klik op Extractie weergeven. m. Klik op Openen in extern programma. n. Sla het bestand op in de .csv-indeling. o. Let op de waarden voor DeveloperName en ID voor elk van uw actieve prognosetypen. Uw organisatie gebruikt mogelijk niet alle prognosetypen die voorkomen in de resultaten. Raadpleeg de onderstaande lijst als u niet zeker weet naar welk prognosetype een specifieke DeveloperName verwijst. • OpportunityRevenue : Opportunities - Omzet • OpportunityQuantity : Opportunities - Hoeveelheid • OpportunitySplitRevenue : Opportunityomzetsplitsingen - Omzet • OpportunityOverlayRevenue : Opportunityomzetsplitsingen - Overlay • OpportunityLineItemRevenue : Productfamilies - Omzet • OpportunityLineItemQuantity : Productfamilies - Hoeveelheid



• De naam van een aangepast opportunitiysplitsingstype dat als prognosetype is ingeschakeld. Aangepaste splitsingstypen zijn gebaseerd op valutavelden, die alleen omzetbedragen kunnen bevatten. p. Voeg kolommen toe voor DeveloperName en ID aan uw spreadsheet met quota's en voeg aan elke rij de naam en ID van het prognosetype van uw quota's toe. De naam is niet noodzakelijk voor het uploaden van quota's, maar is wel handig voor het herkennen van elk prognosetype in elke rij, waarmee u op dat moment werkt. 3. Bereid uw spreadsheet met quota's voor om te uploaden. • Als u de Data Loader versie 30 of hoger gebruikt, maakt u een .csv-bestand met kolommen voor Gebruikersnaam, Gebruikers-ID, Naam prognosetype, Prognosetype-ID, Quotabedrag, Quotahoeveelheid, Valutacode en Begindatum [JJJJ-MM-DD] van de prognoseperiode. • Als u de Data Loader versie 29 of lager gebruikt, maakt u een .csv-bestand met kolommen voor Gebruikersnaam, Gebruikers-ID, Quotabedrag, Quotahoeveelheid, Valutacode en Begindatum [JJJJ-MM-DD] van de prognoseperiode. Als u zowel omzet- als hoeveelheidsprognoses gebruikt, geeft u hiervoor de quota's op in afzonderlijke rijen van uw .csv-bestand. In feite hoeft u de kolommen Gebruikersnaam en Naam prognosetype niet te gebruiken, maar door deze op te nemen krijgt u een beter inzicht in de inhoud van uw .csv-bestand. Gebrukiersnaam Gebruikers-ID

Naam Prognosetype-ID Quotabedrag Quotahoeveehled i Valutacode Begindatum prognosetype (voor Data Loader (voor Data versie 30 of hoger) Loader versie 30 of hoger)

Kevin Bailey 00599000000Hofh OpportunityRevenue 0DbD00000001eQBKAY

250000

USD

2012–03–01


250000

USD

2012–04–01


250000

USD

2012–05–01

Kevin Bailey 00599000000Hofh OpportunityQuantity 0DbD00000001eQAKAY

500

2012–03–01


500

2012–04–01


500

2012–05–01

Als de waarde van Gegevensbron van uw prognose productfamilies is, neemt u ook een kolom voor productfamilie op. Gebrukiersnaam Gebruikers-ID

Naam Prognosetype-ID Productfame il Quotabedrag Quoa thoeveehledi Vau l tacode Begindatum prognosetype (voor (voor Data Data Loader versie Loader versie 30 30 of hoger) of hoger)

Kevin Bailey 00599000000Hofh OpportunityLineItemRevenue 0DbD00000001eQ9KAI Hardware 250000

USD

2012–03–01

Kevin Bailey 00599000000Hofh OpportunityLineItemRevenue 0DbD00000001eQ9KAI Software 150000

USD

2012–03–01

Kevin Bailey 00599000000Hofh OpportunityLineItemRevenue 0DbD00000001eQ9KAI Services

USD

2012–03–01

50000

Kevin Bailey 00599000000Hofh OpportunityLineItemQuantity 0DbD00000001eQ8KAI Hardware

500

2012–03–01

Kevin Bailey 00599000000Hofh OpportunityLineItemQuantity 0DbD00000001eQ8KAI Software

300

2012–03–01

Kevin Bailey 00599000000Hofh OpportunityLineItemQuantity 0DbD00000001eQ8KAI Services

100

2012–03–01



4. Gebruik de Data Loader om uw quotagegevens te uploaden naar Salesforce. a. Als u dit nog niet hebt gedaan, start u de Data Loader. b. Klik op Invoegen. c. Log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord. d. Klik op Volgende. e. Klik op Alle Salesforce-objecten tonen. f. Selecteer het object Prognosequota in de lijst. g. Klik op Bladeren en kies het .csv-bestand dat u wilt uploaden. h. Klik op Volgende. i. Klik op OK in het dialoogvenster Gegevensselectie, dat wordt geopend. j. Klik op Een toewijzing maken of bewerken. k. Wijs deze kolommen toe aan velden in het object ForecastingQuota zoals wordt getoond in de tabel. Kolomkoppen in CSV-bestand

ForecastingQuota-velden

Gebruikers-ID

QuotaOwnerID

Quotabedrag

QuotaAmount

Quotahoeveelheid

QuotaQuantity

Valutacode

ISO-code valuta

Begindatum

StartDate

Productfamilie (alleen benodigd wanneer de gegevensbron voor de prognose productfamilies is.)

ProductFamily

Prognosetype-ID (voor Data Loader versie 30 of hoger)

ForecastingTypeID

l. Klik op OK. m. Klik op Volgende. n. Klik op Bladeren en kies de directory waarin u het logboekbestand wilt opslaan met daarin berichten over het slagen of mislukken van de upload. o. Klik op Voltooien. p. Klik op Ja om door te gaan met de upload. q. Klik op OK. Neem als best practice het laden van quotagegevens in de persoonlijke valuta van de quota-eigenaar over. U kunt nog altijd quotagegevens uploaden met behulp van de API, ook al is Quota's tonen uitgeschakeld. Als uw tijdzone-instelling van Data Loader voorloopt op de tijdzones van de eigenaren van quota's, kan er één maand verschil zijn. Om dit probleem te voorkomen kunt u bij het invoegen van quota's een datum gebruiken op of na de derde dag van elke maand. Quota's uploaden met de API



Zorg er bij het uploaden van quotagegevens met de API voor dat u de correcte API-versie gebruikt, afhankelijk van het type quotagegevens waarmee u op dat moment werkt. Als uw organisatie meer dan één type prognose heeft ingeschakeld, onderhoudt elk prognosetype zijn eigen afzonderlijke quotagegevens. Bij het importeren van...

Gebruikt u API-versie...

Omzetquota's voor op opportunities gebaseerde prognoses

25.0 of hoger

Hoeveelheidsquota's voor op opportunities gebaseerde prognoses 28.0 of hoger Omzetquota's voor op opportunitysplitsingen gebaseerde prognoses

29.0 of hoger

Omzet- of hoeveelheidsquota's voor op productfamilies gebaseerde 29.0 of hoger prognoses Quota's in organisaties met meer dan één prognosetype ingeschakeld

30.0 of hoger

Prognoseaanpassingen inschakelen Uw beheerder kan managers prognoses van ondergeschikten laten aanpassen, kan alle prognosegebruikers hun eigen prognoses laten aanpassen, of beide. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking op Samenwerkingsprognoses en niet op Aanpasbare prognoses. Voordat u aanpassingen inschakelt, controleert u of u uw prognosehiërarchie hebt ingesteld. 1. Geef vanuit Set-up Prognose-instellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prognose-instellingen. 2. Als u prognosemanagers de prognosebedragen van hun ondergeschikten wilt laten aanpassen, selecteert u onder Prognoseaanpassingen inschakelen de optie Aanpassingen van manager inschakelen. 3. Als u alle prognosegebruikers hun eigen prognosebedragen wilt laten aanpassen, selecteert u onder Prognoseaanpassingen inschakelen de optie Aanpassingen van eigenaar inschakelen

Opmerking: Als uw organisatie productfamiliieprognoses gebruikt, kunt u uw eigen productfamilieprognosebedragen niet aanpassen. 4. Klik op Opslaan. 5. Geef vanuit Set-up Profielen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Profielen.



6. Zoek een profiel waarvoor u aanpassingen wilt inschakelen. 7. Als u gebruikmaakt van de gebruikersinterface voor een uitgebreid profiel, klikt u op Appsmachtigingen en vervolgens op Bewerken. 8. Selecteer Prognoses overschrijven en klik op Opslaan.



Als u meer dan één type prognose hebt ingeschakeld, onderhoudt elk prognosetype zijn eigen afzonderlijke aanpassingen. ZIE OOK: Overwegingen bij het instellen van Samenwerkingsprognoses Het datumbereik van de prognoses van uw bedrijf definiëren

Prognoseaanpassingen uitschakelen Schakel prognoseaanpassingen uit als u prognosemanagers niet langer prognosebedragen van ondergeschikten wilt laten aanpassen of prognose-eigenaars hun eigen prognoses wilt laten aanpassen. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking op Samenwerkingsprognoses en niet op Aanpasbare prognoses. Voorzichtig: Door het uitschakelen van aanpassingen van prognoses worden bestaande aanpassingen voor alle prognosetypen gewist. Voordat u aanpassingen uitschakelt, raadpleegt u Aanpassingen opschonen. Aangezien het uitschakelen van bepaalde functionaliteit kan leiden tot opgeschoonde quota- en aanpassingsgegevens, kunt u overwegen om eerst gegevens te exporteren, voordat u ook maar iets uitschakelt. Wanneer u uw wijzigingen van instellingen hebt voltooid, kunt u de gegevens terug in Salesforce importeren. 1. Geef vanuit Set-up Prognose-instellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prognose-instellingen. 2. Als u wilt verhinderen dat prognosemanagers prognosebedragen van ondergeschikten aanpassen, heft u onder Prognoseaanpassingen inschakelen de selectie van Aanpassingen van manager inschakelen op. 3. Als u wilt verhinderen dat alle prognosegebruikers hun eigen prognosebedragen aanpassen, heft u onder Prognoseaanpassingen inschakelen de selectie van Aanpassingen van eigenaar inschakelen op.



4. Klik op Opslaan. U hoeft geen gebruikersmachtigingen bij te werken, omdat aanpassingen nu voor uw gehele organisatie zijn uitgeschakeld. Voorbeeld: Stel, U hebt prognosemanagers die prognosebedragen voor enkele direct rapporterenden hebben aangepast. Nadat u aanpassingen voor uw organisatie hebt uitgeschakeld, worden er de volgende keer dat de managers hun respectieve prognosetotalen weergeven, geen aanpassingen weergegeven.

Overzicht van cumulatieve prognosetotalen Als beheerder hebt u de keuze uit twee methoden voor het totaliseren van opportunities in prognoses voor uw verkoopteams. • Totalen van afzonderlijke prognosecategorieën, die de opportunities uit elke afzonderlijke prognosecategorie combineren tot afzonderlijke prognosebedragen voor elke categorie. • Cumulatieve prognosetotalen, die opportunities uit meer dan één prognosecategorie combineren tot cumulatieve prognosebedragen. De standaardinstelling voor totaliseren voor organisaties is totalen van afzonderlijke prognosecategorieën. Als u in de Set-up cumulatieve prognosetotalen kiest, is de manier waarop opportunities tot prognosebedragen worden getotaliseerd, anders. Ook de kolomnamen op het tabblad Prognoses zijn anders. Kijk zelf maar eens naar de verschillen.



Methode van categorietotalen

Kolomnaam op het tabblad Prognoses Opportunities die hierin worden getotaliseerd

Individuele

Pijplijn

Pijplijn

Beste case

Beste case

Verbintenis

Verbintenis

Gesloten

Gesloten

Open Pijplijn

• Pijplijn

Cumulatief

• Beste case • Verbintenis Prognose voor Beste case

• Beste case • Verbintenis • Gesloten

Prognose voor Verbintenis

• Verbintenis • Gesloten

Uitsluitend Gesloten

Gesloten

Voordelen van cumulatieve prognosetotalen Bij totalen van afzonderlijke prognosecategorieën vertegenwoordigt elk totaal en elk subtotaal opportunities uit slechts één van de afzonderlijke prognosecategorieën. Dit type totaal betekent dat als prognosegebruikers het totaal willen weten, dat ze feitelijk gaan opvoeren voor de maand of het kwartaal, ze zelf de prognosebedragen voor Beste case, Verbintenis en Gesloten moeten optellen. Voorbeeld: Totaal van afzonderlijke prognose Prognosebedragen

Opportunities

Gesloten

Verbintenis

Beste case

Pijplijn

$50

$100

$150

$200

Gesloten

Verbintenis

Beste case

Pijplijn

$50

• $50

• $50

• $50

• $50

• $50

• $50

• $50

• $50 • $50

Bij cumulatieve prognosetotalen tonen de prognosekolommen zowel cumulatieve bedragen uit de opportunities in de genoemde prognosecategorie als die van daaropvolgende categorieën in uw verkoopfuik. Deze weergave maakt het voor verkoopteams gemakkelijker om de totaalbedragen te zien, die ze waarschijnlijk gaan inbrengen, waardoor ze niet zelf de categorietotalen hoeven te combineren. Deze tabel toont bijvoorbeeld de bedragen van de cumulatieve prognosetotalen voor de volgende opportunities: vier maal Pijplijn, drie maal Beste case, twee maal Verbintenis en één maal Gesloten, die alle € 50 waard zijn.



Voorbeeld: Cumulatief prognosetotaal Prognosebedragen

Opportunities

Uitsluitend Gesloten

Prognose voor Verbintenis

Prognose voor Beste case Open Pijplijn

$50

$150

$300

$450

Gesloten

Verbintenis

Beste case

Pijplijn

$50

• $50

• $50

• $50

• $50

• $50

• $50

• $50

• $50 • $50

Opmerking: Historische trending bij prognoses kan niet worden gebruikt in organisaties die cumulatieve prognosetotalen gebruiken.

Cumulatieve prognosetotalen inschakelen voor verkoopvertegenwoordigers en managers Uw organisatie kan gebruikmaken van kolommen voor Cumulatieve prognosetotalen of kolommen voor afzonderlijke prognosecategorieën.


Vergeet niet dat het wijzigen van de weergave van prognosekolommen alle aanpassingen aan prognosebedragen voor Verbintenis en Beste case opschoont, maar niet de quotagegevens.

Set-up van Prognoses weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven"

1. Geef vanuit Set-up Prognose-instellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prognose-instellingen. 2. Schakel cumulatieve prognosetotalen in.

Prognose-instellingen bewerken: • "Toepassing aanpassen"



Een prognosevaluta selecteren Opmerking: Deze informatie heeft betrekking op Samenwerkingsprognoses en niet op Aanpasbare prognoses.

EDITIONS

Voordat u een prognosevaluta selecteert, controleert u de informatie in Werken met meerdere valuta's in Prognoses.


1. Geef vanuit Set-up Prognose-instellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prognose-instellingen.


2. Kies onder Prognosevaluta een optie voor prognosevaluta's. 3. Klik op Opslaan.


Overzicht van prognosetypen Geef gebruikers de flexibiliteit van maximaal vier typen prognoses, zodat ze een zicht op verkoop kunnen geven vanuit verschillende perspectieven. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking op Samenwerkingsprognoses en niet op Aanpasbare prognoses. Hier zijn de typen prognoses waaruit u uw gebruikers kunt laten kiezen. Prognosetype

Hoe wordt de totalisering berekend?

Opportunities - Omzet

De totalisering is gebaseerd op het veld Bedrag van de opportunity.

Opportunities - Hoeveelheid

De totalisering is gebaseerd op het veld Hoeveelheid van de opportunity.

Productfamilies - Omzet

De totalisering is gebaseerd op het veld Bedrag van de opportunity, waarbij prognosebedragen zijn gescheiden op productfamilie. Voor het gebruik van een prognose Productfamilie moet de organisatie ook Opportunityproducten en Productfamilies gebruiken.

Productfamilies - Hoeveelheid

De totalisering is gebaseerd op het veld Hoeveelheid van de opportunity, waarbij prognosebedragen zijn gescheiden op



Prognosetype


Hoe wordt de totalisering berekend? productfamilie. Voor het gebruik van een prognose Productfamilie moet de organisatie ook Opportunityproducten en Productfamilies gebruiken.

Opportunitysplitsingen - Omzet

De totalisering is gebaseerd op het veld Bedrag van de opportunity en het splitsingspercentage van elk lid van het verkoopteam. Bij prognoses Opportunitysplitsingen - Omzet moeten de splitsingspercentages voor elke opportunity 100% bedragen. Voor het gebruik van Prognoses met opportunitysplitsingen moeten opportunityteams, opportunitysplitsingen en het splitsingstype Omzet zijn ingeschakeld.

Overlaysplitsingen - Omzet

De totalisering is gebaseerd op het veld Bedrag van de opportunity en het overlaysplitsingspercentage van elk lid van het verkoopteam. Bij prognoses Overlaysplitsingen - Omzet hoeven de splitsingspercentages niet 100% te bedragen. Voor het gebruik van Prognoses voor overlaysplitsingen moeten opportunityteams, opportunitysplitsingen en het splitsingstype Overlay zijn ingeschakeld.

Valutaveld van aangepaste opportunity - Omzet

De totalisering is gebaseerd op het bedrag in het valutaveld van de aangepaste opportunity, dat u hebt opgegeven. Voor gebruik van Prognoses voor valutavelden van een aangepaste opportunity moeten opportunityteams en opportunitysplitsingen zijn ingeschakeld. Een aangepast splitsingstype voor het veld moet ook zijn ingeschakeld, zelfs als u niet van plan bent krediet voor het veld Bedrag te splitsen.

Verwachte omzet - Omzet

De totalisering is gebaseerd op het bedrag in het veld Verwachte omzet van de opportunity. Voor prognoses voor het veld Verwachte omzet moeten opportunityteams en opportunitysplitsingen zijn ingeschakeld. Een aangepast splitsingstype voor het veld moet ook zijn ingeschakeld, zelfs als u niet van plan bent krediet voor het veld Bedrag te splitsen.

Opportunities Gebruik een opportunityomzetprognose als u een prognose wilt opstellen voor het veld Bedrag van opportunities. Gebruik een opportunityhoeveelheidsprognose als u een prognose wilt opstellen voor het veld Hoeveelheid van opportunities.

Productfamilies Gebruik een productfamilieprognose als uw organisatie haar producten en services groepeert in families en prognoses moet geven op basis van die families. Houd bij productfamilies het volgende in gedachten. • De kolom Bedrag wordt weergegeven in de opportunitylijst op de pagina Prognose. • U kunt een prognose geven voor omzet, voor hoeveelheid, of voor beide. • Prognosegebruikers kunnen afzonderlijke productfamilieprognoses weergeven voor elke verkoopvertegenwoordiger die zich onder hen bevindt in de prognosehiërarchie..



• Uw organisatie moet Opportunityproducten en Productfamilies gebruiken. • Gebruikers moeten het veld Productfamilie invullen op elke productrecord. Prognoses voor producten zonder een waarde Productfamilie worden weergegeven in een prognoserij met de naam Niet gecategoriseerde producten. (Als in een opportunity regelitems ontbreken, wordt op die rij ook het opportunitybedrag of de opportunityhoeveelheid weergegeven.) • Aanpassingen kunnen wel worden aangebracht aan de prognoses voor de productfamilieprognoses van een verkoopvertegenwoordiger, maar niet rechtstreeks aan hun totaalprognose voor alle productfamilies. • U kunt wel afzonderlijke productfamiliequota's voor elke verkoopvertegenwoordiger instellen, maar niet één quota voor elke verkoopvertegenwoordiger.

Opportunitysplitsingen Gebruik een opportunitysplitsingenomzetprognose als uw verkooporganisatie teamverkoop en opportunitysplitsingen gebruikt. Houd bij opportunitysplitsingen het volgende in gedachten. • De kolommen Geprognosticeerd bedrag en Splitsingspercentage worden weergegeven in de opportunitylijst op de pagina Prognose. • U kunt wel een prognose op omzet geven, maar niet op hoeveelheid. • Uw organisatie moet Teamverkoop, Opportunitysplitsingen en het splitsingstype Omzet hebben ingeschakeld.

Overlaysplitsingen Gebruik overlaysplitsingen om omzet bij te houden van verkoopteamleden die wel helpen bij het sluiten van opportunities, maar er niet rechtstreeks verantwoordelijk voor zijn. • De overlaysplitsingen voor een specifieke opportunity hoeven niet 100% te bedragen. • U kunt wel een prognose op omzet geven, maar niet op hoeveelheid. • Uw organisatie moet Teamverkoop, Opportunitysplitsingen en het splitsingstype Overlay hebben ingeschakeld.

Valutavelden voor aangepaste opportunity Als uw organisatie gebruikmaakt van velden voor aangepaste valuta's voor opportunities, kunt u prognoses opstellen voor de bedragen in die velden. • Omdat het veld een aangepast valutaveld moet zijn, kunt u wel prognoses opstellen voor omzet, maar niet voor hoeveelheid. • U kunt prognoses voor het aangepaste veld opstellen ongeacht of dit opportunitysplitsingen bevat. • Ongeacht het feit of het veld splitsingen gebruikt, moet uw organisatie voor het veld zowel Teamverkoop, Opportunitysplitsingen als een aangepast splitsingstype hebben ingeschakeld.

Verwachte omzet Het veld Verwachte omzet voor opportunities is handig als er vaak een verschil is tussen de waarde van het veld Bedrag en de feitelijke omzet die door de opportunity wordt ingebracht. Als uw verkoopteam kan anticiperen op dit verschil, wil het wellicht het veld Verwachte omzet gebruiken en hiervoor prognoses opstellen. • U kunt wel een prognose voor omzet geven, maar niet voor hoeveelheid. • U kunt prognoses opstellen voor het veld Verwachte omzet ongeacht of u al dan niet gebruikmaakt van opportunitysplitsingen ermee. • Ongeacht of u splitsingen gebruikt bij het veld Verwachte omzet, moet uw organisatie zowel Teamverkoop, Opportunitysplitsingen als een aangepast splitsingstype ervoor hebben ingeschakeld.



Wanneer u meer dan één type prognose inschakelt, kunt u met Aangepaste-prognoseweergaven de opportunityinformatie aanpassen, die voor elke prognose wordt weergegeven. Hier is een voorbeeld—uw verkoopteam geeft prognoses van de omzet ten aanzien van zowel opportunities als productfamilies. U schakelt zowel opportunity- als productfamilieprognoses in op basis van omzet. Hier ziet u de prognosepagina Omzet van opportunities, die omzettotalen voor elke verkoopvertegenwoordiger in elk prognosetotaal toont.

Elke gebruiker kan de prognoseweergave wijzigen van het ene prognosetype in het andere met behulp van het menu Prognosetype, dat we hier zien.

En wanneer gebruikers het prognosetype wijzigen in Omzet van productfamilie, kunnen ze de totalen van elke verkoopvertegenwoordiger op productfamilie zien.



Prognosetypen inschakelen voor Samenwerkingsprognoses Opmerking: Deze informatie heeft betrekking op Samenwerkingsprognoses en niet op Aanpasbare prognoses. Een prognosetype is een prognose die is geconfigureerd voor het gebruik van een specifiek type gegevens. Het veld Bedrag voor opportunity, opportunitysplitsingen, overlaysplitsingen, aangepaste opportunityvelden of productfamilies kunnen worden gebruikt. Elk prognosetype specificeert ook een meeteenheid—hetzij omzet, hetzij hoeveelheid. Bij opportunities en productfamilies kunt u prognosetypen instellen voor zowel hoeveelheid als omzet. Bij opportunitysplitsingen is omzet de enige keuze. Voordat u prognosetypen kunt toevoegen, zorgt u ervoor dat u inzicht in de details van elk type hebt. 1. Geef vanuit Set-up Prognose-instellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prognose-instellingen. 2. Als uw organisatie: • Nog geen prognosetypen heeft ingeschakeld, klikt u op Een prognosetype toevoegen. • Al minstens één prognosetype heeft ingeschakeld, klikt u op Nog een prognosetype toevoegen.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Een prognosetype inschakelen: • "Toepassing aanpassen"

3. Kies in het menu Prognosetype de gegevensbron die u voor de prognose wilt gaan gebruiken. 4. Kies de Meeteenheid van prognose die u wilt gaan gebruiken: Omzet of Hoeveelheid. Als u beide wenst, voegt u voor elke meeteenheid afzonderlijke prognosetypen toe. 5. Kies de kolommen die u wilt weergeven in de gerelateerde-opportunitieslijst op het tabblad Prognoses voor het prognosetype. Als de gegevensbron van uw prognose opportunities of productfamilies is, wordt het veld Bedrag standaard weergegeven. Als uw gegevensbron opportunitysplitsingen is, worden de velden Prognosebedrag en Splitsingspercentage automatisch weergegeven. U kunt voor elk prognosetype de geselecteerde velden wijzigen, zelfs nadat dit al is ingeschakeld. Afhankelijk van het gegeven of uw prognosetype de meeteenheid omzet of hoeveelheid gebruikt, kunt u overwegen om Bedrag of Hoeveelheid toe te voegen aan het deelvenster.



6. Klik op OK en vervolgens op Opslaan. Herhaal deze procedure voor elk prognosetype dat u wilt toevoegen. Wanneer u een prognosetype inschakelt, kan de eerste berekening van de nieuwe prognose enige tijd in beslag nemen, afhankelijk van het aantal opportunities, gebruikers en productfamilies in uw organisatie. Voorzichtig: Als u een prognosetype uitschakelt, worden alle gerelateerde quota- en aanpassingsgegevens opgeschoond.

ZIE OOK: Overwegingen bij het instellen van Samenwerkingsprognoses Velden selecteren, die worden weergegeven in het deelvenster Opportunities voor Samenwerkingsprognoses

Prognoses met omzetsplitsingen inschakelen voor verkoopmanagers Help uw verkoopteams met het bijhouden van omzet vanuit opportunities met meerdere verkoopvertegenwoordigers wanneer u Prognoses met omzetsplitsingen toevoegt aan uw organisatie. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking op Samenwerkingsprognoses en niet op Aanpasbare prognoses. Voordat u Prognoses met omzetsplitsingen inschakelt, moet u ook zorgen voor het inschakelen van: • Samenwerkingsprognoses • Teamverkoop en opportunitysplitsingen • Het opportunitiysplitsingstype Omzet Met deze voorzieningen ingeschakeld bent u klaar voor het inschakelen van Prognoses met overlaysplitsingen. 1. Geef vanuit Set-up Prognose-instellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prognose-instellingen. 2. Als uw organisatie: • Nog geen prognosetypen heeft ingeschakeld, klikt u op Een prognosetype toevoegen.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Performance, Unlimited, Enterprise en Developer Edition

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Set-up van Prognoses weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven" Prognose-instellingen bewerken: • "Toepassing aanpassen"

• Al minstens 1 prognosetype heeft ingeschakeld, klikt u op Nog een prognosetype toevoegen. U kunt maximaal 4 prognosetypen inschakelen. 3. Kies vanuit het menu Prognosetype Opportunityomzetsplitsingen. Omzet is de enige meeteenheid van prognoses, die beschikbaar is voor overlaysplitsingen. 4. Kies de kolommen die u wilt weergeven in de gerelateerde-opportunitieslijst op het tabblad Prognoses voor de overlayprognose. Neem de kolom Splitsing op om het voor prognosegebruikers gemakkelijk te maken de splitsingsbedragen voor elke opportunity weer te geven. 5. Klik op OK en vervolgens op Opslaan.



Prognoses met overlaysplitsingen inschakelen voor verkoopmanagers Help uw verkoopteams met het bijhouden van omzet vanuit overlayverkooprollen wanneer u Overlayprognoses toevoegt aan uw organisatie. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking op Samenwerkingsprognoses en niet op Aanpasbare prognoses. Voordat u Overlayprognoses inschakelt, controleert u of ook het volgende is ingeschakeld: • Samenwerkingsprognoses • Teamverkoop en opportunitysplitsingen

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Performance, Unlimited, Enterprise en Developer Edition

• Het opportunitiysplitsingstype Overlay Met deze voorzieningen ingeschakeld bent u klaar voor het inschakelen van Prognoses met overlaysplitsingen. 1. Geef vanuit Set-up Prognose-instellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prognose-instellingen. 2. Als uw organisatie: • Nog geen prognosetypen heeft ingeschakeld, klikt u op Een prognosetype toevoegen. • Al minstens één prognosetype heeft ingeschakeld, klikt u op Nog een prognosetype toevoegen. U kunt maximaal vier prognosetypen inschakelen.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Set-up van Prognoses weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven" Prognose-instellingen bewerken: • "Toepassing aanpassen"

3. Kies in het menu Prognosetype Opportunityoverlaysplitsingen. Omzet is de enige meeteenheid van prognoses, die beschikbaar is voor overlaysplitsingen. 4. Kies de kolommen die u wilt weergeven in de gerelateerde-opportunitieslijst op het tabblad Prognoses voor de overlayprognose. Neem de kolom Splitsing op om het voor prognosegebruikers gemakkelijk te maken de splitsingsbedragen voor elke opportunity weer te geven. 5. Klik op OK en vervolgens op Opslaan.



Aangepast-veldprognoses inschakelen voor verkoopmanagers Voor het inschakelen van een prognose voor een aangepast veld moet u eerst een aangepast splitsingstype voor het veld inschakelen en vervolgens een prognose hiervoor toevoegen. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking op Samenwerkingsprognoses en niet op Aanpasbare prognoses.


Beschikbaar in: Voor elk aangepast opportunityveld waarvoor verkoopteams een prognose willen opstellen, schakelt Performance, Unlimited, u eerst een aangepast splitsingstype in—zelfs als het veld geen splitsingen bevat. Wanneer een Enterprise en Developer verkoopvertegenwoordiger een opportunity maakt, ontvangt deze automatisch een splitsing van Edition 100% voor elk met 100% gevalideerd aangepast splitsingstype dat u inschakelt. Dus zelfs als u niet van plan bent om het aangepaste veld te splitsen, omvat het prognosetotaal altijd 100% van het bedrag in het aangepaste veld. GEBRUIKERSMACHTIGINGEN

Voordat u aangepast-veldprognoses inschakelt, moet u ook zorgen voor het inschakelen van: • Samenwerkingsprognoses • Minstens één valutaveld van aangepaste opportunity • Teamverkoop en opportunitysplitsingen • Een type aangepaste opportunitysplitsing, dat is gebaseerd op het aangepaste veld. (Zie voor details over het inschakelen van splitsingstypen Opportunitysplitsingen en splitsingstypen inschakelen op pagina 239.) Met die voorzieningen ingeschakeld bent u er klaar voor om een prognose voor een aangepast veld in te schakelen. 1. Geef vanuit Set-up Prognose-instellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prognose-instellingen.

Opportunitiysplitsingstypen inschakelen: • "Toepassing aanpassen" Set-up van Prognoses weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven" Prognose-instellingen bewerken: • "Toepassing aanpassen"

2. Als uw organisatie: • Nog geen prognosetypen heeft ingeschakeld, klikt u op Een prognosetype toevoegen. • Al minstens één prognosetype heeft ingeschakeld, klikt u op Nog een prognosetype invoegen. Schakel maximaal vier prognosetypen in. 3. Kies in het menu Prognosetype de naam van het aangepaste opportunitiysplitsingstype dat u hebt gemaakt op basis van uw aangepast opportunityveld. Omzet is de enige meeteenheid van prognose die beschikbaar is voor aangepast-veldprognoses. 4. Kies de kolommen die u wilt weergeven in de gerelateerde-opportunitieslijst op het tabblad Prognoses voor de aangepaste veldprognose. Neem de kolom Splitsing op om het voor prognosegebruikers gemakkelijk te maken de splitsingsbedragen voor elke opportunity weer te geven. 5. Klik op OK en vervolgens op Opslaan.



Het datumbereik van de prognoses van uw bedrijf definiëren De totaaltabel Samenwerkingsprognoses geeft prognosebedragen weer voor afzonderlijke maanden of kwartalen alsmede een bereik van maanden of kwartalen, afhankelijk van de instellingen voor Samenwerkingsprognoses van uw organisatie. Zes maanden of vier kwartalen is de standaardinstelling. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking op Samenwerkingsprognoses en niet op Aanpasbare prognoses. Als u aangepaste fiscale jaren gebruikt, worden uw aangepaste perioden of kwartalen weergegeven. Gebruikers kunnen prognoses opstellen over maximaal 12 maanden of acht kwartalen in de toekomst of het verleden. Als uw prognosebereik de huidige mand of het huidige kwartaal omvat, geeft de pagina Prognoses standaard de huidige maand of het huidige kwartaal weer. Zo niet, dan wordt standaard de eerste maand of het eerste kwartaal van het bereik geselecteerd. Het datumbereik van prognoses wordt de standaardinstelling voor alle gebruikers van Samenwerkingsprognoses. Gebruikers kunnen dit standaardbereik gebruiken of een ander datumbereik instellen voor het weergeven van hun eigen prognoses. Zodra gebruikers hun persoonlijk weergaven voor prognosedatumbereik wijzigen, kunnen beheerders deze niet weer overschrijven. Als u echter de weergave voor de periode wijzigt van maandelijks in per kwartaal of van per kwartaal in maandelijks, wordt deze wijziging wel weerspiegeld in prognoses van alle gebruikers. Voorzichtig: Als u de periodieke instelling wijzigt van maandelijks in per kwartaal of van per kwartaal in maandelijks, of als u het standaard fiscale jaar wijzigt, worden alle aanpassingen en quota's opgeschoond. Als u aangepaste fiscale jaren inschakelt, worden met het maken van het eerste aangepaste fiscale jaar alle quota's en aanpassingen in de overeenkomende en daaropvolgende standaard fiscale jaren verwijderd. Deze wijzigingen activeren via een trigger een herberekening van de prognose, die een aanzienlijke hoeveelheid tijd kan vergen, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens.



1. Geef vanuit Set-up Prognose-instellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prognose-instellingen. 2. Gebruik bij De standaard prognoseweergave configureren de vervolgkeuzelijsten voor de selectie van een beginperiode en het aantal perioden, dat u wilt weergeven. 3. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Overwegingen bij het instellen van Samenwerkingsprognoses



Velden selecteren, die worden weergegeven in het deelvenster Opportunities voor Samenwerkingsprognoses Opmerking: Deze informatie heeft betrekking op Samenwerkingsprognoses en niet op Aanpasbare prognoses. Tip: Als u een opportunityveld toevoegt aan het opportunitydeelvenster, terwijl dit niet zichtbaar is voor gebruikers van Prognoses, controleert u de instelling voor beveiliging op veldniveau voor dat specifieke gebruikersprofiel en veld. Als de prognose is gebaseerd op dat veld, toont de kolom Prognosebedrag de waarde van het veld of de waarde van de splitsing van het veld, die bijdraagt aan de prognose, ongeacht de beveiliging op veldniveau.


Wanneer een gebruiker een prognosebedrag in de totaaltabel selecteert, wordt de lijst van opportunities wier totaal op dat bedrag uitkomt, onder de tabel weergegeven. Beheerders selecteren voor elk ingeschakeld prognosetype maximaal 15 standaarden aangepaste velden die worden weergegeven in het deelvenster voor opportunities. Gebruikers zien de geselecteerde velden GEBRUIKERSMACHTIGINGEN op basis van hun instellingen voor beveiliging op veldniveau. Opportunitynaam is een verplicht veld. Daarnaast raden we u aan om Prognosecategorie toe te voegen aan Het deelvenster voor het deelvenster. opportunities aanpassen:

• "Toepassing Onthoud bij het selecteren van velden welke velden in de prognosetotalen worden gebruikt. aanpassen" Een opportunity-/hoeveelheidsprognose totaliseert op basis van het veld Hoeveelheid van de opportunity, terwijl opportunity-/omzetprognoses totaliseren op basis van het veld Set-up en configuratie weergeven: Bedrag van de opportunity. Bij opportunitysplitsingen-/omzetprognoses geschiedt de • "Set-up en configuratie totalisering op basis van het veld Bedrag van de opportunity en het aan de weergeven" verkoopvertegenwoordiger toegewezen splitsingspercentage. Bij prognoses van aangepaste opportunityvelden is de totalisering gebaseerd op het bedrag van het aangepaste veld. Bij productfamilies-/omzetprognoses geschiedt de totalisering op basis van het veld Totaalprijs voor alle opportunityregelitems in die productfamilie, terwijl productfamilie-/hoeveelheidsprognoses totaliseren op basis van het veld Hoeveelheid voor alle opportunityregelitems in die productfamilie. Bij opportunities zonder opportunityregelitems of met regelitems waarvoor geen productfamilie is opgegeven, worden de totalen gecombineerd op de rij Niet gecategoriseerde producten op de pagina Prognoses. Afhankelijk van het gegeven of uw prognosetype de meeteenheid omzet of hoeveelheid gebruikt, kunt u overwegen om Bedrag of Hoeveelheid toe te voegen aan het deelvenster.

Als de gegevensbron van uw prognose opportunities of productfamilies is, wordt het veld Bedrag standaard weergegeven. Als uw gegevensbron opportunitysplitsingen is, worden de velden Prognosebedrag en Splitsingspercentage automatisch weergegeven. U kunt voor elk prognosetype de geselecteerde velden wijzigen, zelfs nadat dit al is ingeschakeld. 1. Geef vanuit Set-up Prognose-instellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prognose-instellingen. 2. Klik op de naam van het prognosetype wiens opportunityvelden u wilt bewerken. 3. Selecteer onder de velden voor Selecteren voor weergave in de lijst van gerelateerde opportunities velden en klik op Toevoegen en Verwijderen om deze te verplaatsen tussen de lijst Beschikbare kolommen en de lijst Geselecteerde kolommen. Om de volgorde van velden in de lay-out te bepalen selecteert u velden en klikt u op Omhoog, Omlaag, Boven of Onder. 4. Klik op OK. ZIE OOK: Overwegingen bij het instellen van Samenwerkingsprognoses



Categorieën van Prognoses aanpassen Opmerking: Deze informatie heeft betrekking op Samenwerkingsprognoses en niet op Aanpasbare prognoses.


Een prognosecategorie is de categorie binnen de verkoopcyclus, waaraan een opportunity is toegewezen op basis van de opportunityfase ervan. De standaardprognosecategorieën zijn Pijplijn, Beste case, Verbintenis, Weggelaten en Gesloten. U kunt namen van prognosecategorieën aanpassen voor uw organisatie.


1. Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor opportunities naar velden. 2. Klik op Prognosecategorie. 3. Klik op Bewerken voor elke waarde die u wilt bewerken in de keuzelijstwaarden Prognosecategorie. 4. Geef de naam van een prognosecategorie op.


5. Klik op Opslaan. Nieuwe namen van prognosecategorieën worden weergegeven op opportunityrecords en prognoses.

Gebruikers van Prognoses inschakelen: • "Gebruikers beheren" EN

ZIE OOK:


Overwegingen bij het instellen van Samenwerkingsprognoses

De functionaliteit van Samenwerkingsprognoses uitschakelen Neem voor het uitschakelen van Samenwerkingsprognoses eerst contact op met Salesforce. Opmerking: Deze informatie heeft betrekking op Samenwerkingsprognoses en niet op Aanpasbare prognoses. Voordat u Samenwerkingsprognoses of de functionaliteit ervan uitschakelt, dient u ervoor te zorgen dat u goed begrijpt welke invloed dit heeft dit heeft op uw prognosegegevens. Tip: Aangezien het uitschakelen van bepaalde functionaliteit kan leiden tot opgeschoonde quota- en aanpassingsgegevens, kunt u overwegen om eerst gegevens te exporteren, voordat u ook maar iets uitschakelt. Wanneer u uw wijzigingen van instellingen hebt voltooid, kunt u de gegevens terug in Salesforce importeren. Als u de instelling voor de periode wijzigt van maandelijks in per kwartaal of van per kwartaal in maandelijks, kunt u uw quota- of aanpassingsgegevens niet terug in Salesforce importeren, omdat de bestaande waarden niet passen bij uw nieuwe perioden.


Bij uitschakeling van...

Worden de volgende items opgeschoond...

Samenwerkingsprognoses

Aanpassingen De prognosehiërarchie blijft behouden.

Een prognosetype

Quota's en aanpassingen voor dat prognosetype

Aanpassingen

Aanpassingen


Bij uitschakeling van...

Gebruikershandleiding | Aanpasbare prognoses configureren | 292

Worden de volgende items opgeschoond...

De instelling voor een maandelijkse periode voor het gebruik van Quota's en aanpassingen perioden per kwartaal OF De instelling voor periode per kwartaal voor het gebruik van maandelijkse perioden

Bij het opschonen van aanpassingen en verwijdering ervan uit prognoses blijven de onderliggende gegevens waarop de prognoses zijn gebaseerd, onaangetast. ZIE OOK: Instellingen voor Prognoses definiëren

Aanpasbare prognoses configureren Aanpasbare prognoses instellen Opmerking: Deze informatie geldt voor Aanpasbare prognoses en niet voor Samenwerkingsprognoses. Verkoopprognoses vormen de beste schatting van de omzet die u kunt genereren. Ze geven uw managers en leidinggevenden een beeld van uw hele bedrijf ongeacht hoe verspreid uw verkoopteams zijn. Aangezien prognoses zo universeel zijn, zijn aanpasbare prognoses een flexibele oplossing voor zelfs de modernste vereisten. Geef vanuit Set-up Prognoses (aanpasbare) op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prognoses (aanpasbare) om aan de slag te gaan met aanpasbare prognoses.


• Klik op Prognose-instellingen voor uw bedrijf bewerken om de standaardinstellingen voor uw organisatie aan te passen. Zie Aanpasbare prognose-instellingen definiëren. • Klik op Prognoses batchgewijs indienen voor uw gebruikers om batchgewijs indienen in te stellen. Zie Aanpasbare prognoses in batches indienen. • Klik op Prognosehiërarchie voor uw bedrijf instellen om uw initiële prognosehiërarchie in te stellen. Zie Prognosehiërarchie instellen. ZIE OOK: Aanpasbare prognoses in batches indienen Werken met productfamilies



Aanpasbare prognose-instellingen definiëren Zodra u Aanpasbare prognoses voor uw organisatie instelt, moet u de instellingen opgeven die het meest geschikt zijn voor de manier waarop u uw organisatie runt.


Opmerking: Deze informatie geldt voor Aanpasbare prognoses en niet voor Samenwerkingsprognoses.


Definieer de volgende instellingen voor uw organisatie: • Prognosegegevens aggregeren bepaalt het type gegevens dat in prognoses wordt weergegeven. • Standaardweergave prognoseoverzicht bepaalt de standaardproductfamilie, -begindatum, -datumbereik en -prognosegetallen voor standaardprognoses. • Prognosegegevens delen bepaalt of prognosegegevens kunnen worden gedeeld. Opties instellen voor prognoses: 1. Geef vanuit Set-up Prognoses op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prognose-instellingen.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Prognose-instellingen definiëren: • "Toepassing aanpassen"

2. Schakel Omzetprognose in om omzetbedragen op te nemen in prognoses. Als u deze instelling uitschakelt, gaan alle omzetoverschrijvingen in uw prognoses verloren. 3. Schakel Prognosehoeveelheid in om hoeveelheidstotalen op te nemen in prognoses. Als u deze instelling uitschakelt, gaan alle hoeveelheidsoverschrijvingen in uw prognoses verloren. 4. Kies een Prognoseperiode. Als u geen aangepaste fiscale jaren hebt ingeschakeld, kiest u maandelijks of per kwartaal, afhankelijk van de prognosecyclus van uw organisatie. De begindatum van de maand waarop het kwartaal aanvangt is gebaseerd op de Greenwich Mean Time (GMT).Als u aangepaste fiscale jaren hebt ingeschakeld, kunt u ervoor kiezen prognoses uit te voeren per fiscale periode of per fiscaal kwartaal. De gekozen prognoseperiode bepaalt de periode die in uw organisatie wordt gebruikt voor quota's en prognoses. Als u maandelijks kiest, kunt u nog wel totalen per kwartaal bekijken, maar als u per kwartaal kiest, zijn maandelijkse prognosetotalen niet beschikbaar. Als u deze instelling wijzigt, gaan alle overschrijvingen en prognoses, inclusief de hele prognosehistorie, verloren. 5. Kies een Prognosedatum die bepaalt hoe opportunitybedragen bijdragen aan prognoses: • Kies Opportunitysluitingsdatum als u wilt dat het volledige opportunitybedrag bijdraagt aan de prognoseperiode voor deze datum. Als uw organisatie geen producten gebruikt, is deze optie de enige beschikbare. • Kies Productdatum als u wilt dat het bedrag van het product in de opportunity bijdraagt aan de prognoseperiode die overeenkomt met de Productdatum. Wanneer in een opportunity geen producten voorkomen of de productdatum ontbreekt, wordt in Salesforce in plaats hiervan de Opportunitysluitingsdatum gebruikt in de prognose van de gebruiker. • Kies Planningsdatum als u wilt dat de afzonderlijke omzetplanningsbedragen bijdragen aan de prognoseperioden die overeenkomen met de planningsdatums. Als een product geen omzetplanning heeft, wordt in Salesforce in plaats hiervan de Productdatum gebruikt in de prognose van de gebruiker. 6. Prognosetype kiezen: • Kies Algemene prognose gebruiken als in uw organisatie geen producten worden gebruikt. De gebruikers krijgen één prognose en één quota voor elke periode. Als uw organisatie geen producten gebruikt, is deze optie de enige beschikbare. • Kies Productfamilies gebruiken als de gebruikers voor elke productfamilie één quota en één prognose hebben. Zie Werken met productfamilies. 7. Kies een standaardweergave voor uw gebruikers. Deze instelling bepaalt welke prognoseproductfamilie, begindatum, datumbereik en prognosetotalen voor gebruikers worden weergegeven wanneer ze voor de eerste keer op het tabblad Prognoses klikken. Gebruikers kunnen hun weergave wijzigen maar de standaardweergave blijft voor alle gebruikers hetzelfde.



8. Schakel het delen van prognoses in en uit door het selectievakje Prognoses delen inschakelen in of uit te schakelen. 9. Klik op Opslaan. Als u het delen van prognoses hebt ingeschakeld, wordt u gevraagd om aan te geven wie de bestaande prognoseweergaven kunnen delen. Dit zijn de opties: • Hulp van beheerder nodig om prognoses te delen - Alleen beheerders kunnen bestaande prognosegegevens delen. • Prognosemanagers kunnen hun eigen prognoseweergave delen - Beheerders kunnen bestaande prognosegegevens delen en bestaande prognosemanagers kunnen ook hun eigen weergaven delen. Opmerking: Deze optie is alleen van toepassing op bestaande prognoseweergaven. Het is geen standaardinstelling voor uw organisatie. Elke keer dat u een prognosemanager in de rollenhiërarchie bewerkt of toewijst, bepaalt u wie die weergave kan delen. Als u hebt gekozen om het delen van prognoses uit te schakelen, wordt u gevraagd deze keuze te bevestigen. Aanpasbare prognoses omvat vijf standaard rapporttypen. U kunt geen aangepast-rapporttypen maken met Aanpasbare prognoses.

ZIE OOK: Aanpasbare prognoses instellen Prognoses handmatig delen Uw fiscale jaar instellen voor Aanpasbare prognoses

Uw fiscale jaar instellen voor Aanpasbare prognoses Uw fiscale jaar bepaalt uw maandelijkse of driemaandelijkse prognosecyclus, alsmede de maand waarin deze begint, en of het Fiscaal jaar zo wordt benoemd voor het beginnende of eindigende jaar. Als uw fiscale jaar bijvoorbeeld begint in april 2015 en eindigt in maart 2016, kan de instelling van uw fiscale jaar 2015 of 2016 zijn. Opmerking: Deze informatie geldt voor Aanpasbare prognoses en niet voor Samenwerkingsprognoses. Uw fiscale jaar instellen voor aanpasbare prognoses:


1. Archiveer uw gegevens. U wordt aangeraden om uw wekelijkse of maandelijkse gegevens te exporteren voordat u het fiscale jaar instelt, omdat het wijzigen van de instelling invloed GEBRUIKERSMACHTIGINGEN heeft op uw opportunity- en prognosegegevens. 2. Geef vanuit Set-up Fiscaal jaar op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Fiscaal jaar. 3. Kies een Prognoseperiode van maandelijks of per kwataal, afhankelijk van uw prognosecyclus. De begindatum van de maand waarop het kwartaal aanvangt is gebaseerd op de Greenwich Mean Time (GMT).

Het fiscale jaar instellen: • "Toepassing aanpassen"

De gekozen prognoseperiode bepaalt de periode die in uw bedrijf wordt gebruikt voor quota's en prognoses. Als u maandelijks kiest, kunt u nog wel totalen per kwartaal bekijken, maar als u per kwartaal kiest, zijn maandelijkse prognosetotalen niet beschikbaar. 4. Kies een Beginmaand fiscaal jaar die het begin van het fiscale jaar voorstelt. 5. Selecteer een optie voor Fiscaal jaar is gebaseerd op die aangeeft hoe uw bedrijf naar een fiscaal jaar verwijst. Als uw fiscale jaar begint in april 2015, eindigt in maart 2016 en Fiscaal jaar 2016 wordt genoemd, kiest u De slotmaand. De laatste maand bepaalt de manier waarop uw bedrijf naar dat fiscale jaar verwijst.



6. Als u de instellingen voor het fiscale jaar wilt wijzigen of de prognoses die zijn gemaakt voordat Aanpasbare prognoses hebt ingeschakeld, selecteert u Toepassen op alle prognoses en quota's. Deze optie wijzigt uw historische prognosegegevens. 7. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Aanpasbare prognoses instellen

Prognosehiërarchie instellen Uw prognosehiërarchie vermeldt alle prognosegebruikers en bepaalt hoe hun prognoses worden berekend voor uw organisatie. Houd uw prognosehiërarchie up-to-date om te zorgen dat prognosemanagers alle prognosebedragen van ondergeschikten zien. Opmerking: Deze informatie geldt voor Aanpasbare prognoses en niet voor Samenwerkingsprognoses. U prognose wordt standaard gebaseerd op de rollenhiërarchie of, als uw organisatie territoriumbeheer heeft, op de territoriumhiërarchie.


Wanneer aanpasbare prognoses voor uw organisatie worden ingeschakeld, wordt automatisch een prognosehiërarchie gegenereerd op basis van de rollenhiërarchie van uw organisatie. GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Alleen wanneer u territoriumbeheer inschakelt, wordt de prognosehiërarchie gebaseerd op uw territoriumhiërarchie. Uw prognosehiërarchie aanpassen: • Controleer of alle gewenste gebruikers in de prognosehiërarchie zijn opgenomen. Zie Gebruikers inschakelen voor aanpasbare prognoses als niet alle gewenste gebruikers in de prognosehiërarchie zijn opgenomen en u dat wel wilt.

De prognosehiërarchie instellen: • "Toepassing aanpassen"

• Controleer of de juiste gebruikers de toegewezen prognosemanager zijn wanneer er meerdere gebruikers zijn in een rol of territorium in de prognosehiërarchie. Elke gebruiker onder in de prognosehiërarchie kan een prognosemanager zijn. Daarboven moet echter één gebruiker worden gekozen als de prognosemanager naar wie prognoses worden berekend. Zie Prognosemanagers toewijzen in de prognosehiërarchie. • Deel de weergaven van de prognosemanager met andere gebruikers. Zie Prognoses handmatig delen. Zorg ervoor dat elke verkoopmanager met ondergeschikten wordt aangewezen als prognosemanager in uw prognosehiërarchie. Hierdoor wordt de zichtbaarheid van prognoses uitgebreid naar elk niveau in de hiërarchie. Als Non-prognoses wordt weergegeven naast een rol of territorium in de prognosehiërarchie, betekent dit dat er geen prognosemanager is toegewezen aan die rol of dat territorium. Opmerking: Wanneer u een gebruiker uit de prognosehiërarchie of de rollenhiërarchie verwijdert, worden al diens quota- en overschrijvingsgegevens permanent verwijderd. ZIE OOK: Aanpasbare prognoses instellen Prognosehiërarchie instellen Prognoses handmatig delen



Gebruikers Inschakelen voor aanpasbare prognoses Om gebruikers toegang te geven tot verkoopprognoses voegt u ze toe aan de prognosehiërarchie en geeft u ze de machtiging "Prognoses toestaan". Opmerking: Deze informatie geldt voor Aanpasbare prognoses en niet voor Samenwerkingsprognoses. Gebruikers inschakelen voor aanpasbare prognoses in organisaties zonder territoriumbeheer: 1. Geef vanuit Set-up Prognosehiërarchie op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prognosehiërarchie. 2. Klik voor het weergeven van een lijst van gebruikers die aan een niveau zijn toegewezen, op Gebruikers inschakelen naast de rol op dat niveau. 3. Selecteer voor het inschakelen van de gebruiker voor aanpasbare prognoses een gebruiker en klik op Toevoegen. Selecteer een gebruiker en klik op Verwijderen om deze gebruiker uit te schakelen. 4. Klik op Opslaan.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN De prognosehiërarchie instellen: • "Toepassing aanpassen"

Opmerking: Wanneer u een gebruiker uit de prognosehiërarchie of de rollenhiërarchie verwijdert, worden al diens quota- en overschrijvingsgegevens permanent verwijderd. Een gebruikers inschakelen voor aanpasbare prognoses in organisaties met territoriumbeheer: 1. Geef vanuit Set-up Gebruikers op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Gebruikers. 2. Klik op Bewerken naast de naam van de gebruiker. 3. Selecteer Prognoses toestaan. 4. Klik op Opslaan. 5. Gebruikers aan een territorium toevoegen. Aanpasbare prognoses omvat vijf standaard rapporttypen. U kunt geen aangepast-rapporttypen maken met Aanpasbare prognoses. Opmerking: Als u een lijst van gebruikers in een territorium wilt weergeven, selecteert u de territoriumnaam in de hiërarchie of voert u een territoriumrapport uit. Zie Territoriumrapporten voor meer informatie over territoriumrapporten. Als u meerdere gebruikers toevoegt aan een rol of territorium, wijst u er slechts één als prognosemanager voor die rol of voor dat territorium toe. Zie Prognosemanagers toewijzen in de prognosehiërarchie.

ZIE OOK: Aanpasbare prognoses instellen Aanpasbare prognoses instellen Territoriumbeheer inschakelen Prognoses handmatig delen



Prognosemanagers toewijzen in de prognosehiërarchie Opmerking: Deze informatie geldt voor Aanpasbare prognoses en niet voor Samenwerkingsprognoses. Wijs een gebruiker als prognosegebruiker toe aan elke rol in de prognosehiërarchie nadat aanpasbare prognoses voor gebruikers zijn ingeschakeld. Als u iemand toewijst als prognosemanager, wil dat zeggen dat alle prognoses van gebruikers onder die gebruiker in de prognosehiërarchie worden berekend voor die persoon. Zo kunnen een manager en een assistent van de manager dezelfde rol hebben, maar de manager is de toegewezen prognosemanager in de prognosehiërarchie omdat alle prognoses voor ondergeschikten worden berekend voor de manager. Zowel de manager als de assistent van de manager kunnen prognoses indienen, maar prognoses van andere gebruikers worden niet berekend voor de assistent van de manager. Als een rol in de prognosehiërarchie geen prognosemanager heeft, worden deze rol en alle bijbehorende ondergeschikte rollen niet opgenomen in uw prognoses. Als Non-prognoses wordt weergegeven naast een rol of territorium in de prognosehiërarchie, betekent dit dat er geen prognosemanager is toegewezen aan die rol of dat territorium.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN De prognosehiërarchie instellen: • "Toepassing aanpassen"

1. Geef vanuit Set-up Prognoses (aanpasbaar) op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prognosehiërarchie. 2. Klik op Manager toewijzen of Manager bewerken naast een rol om een prognosemanager toe te wijzen aan deze rol. Rollen zonder onderliggende rollen kunnen alleen prognosemanagers hebben als in uw organisatie wordt gewerkt met territoriumbeheer, dat prognosemanagers op alle niveaus ondersteunt. 3. Kies een gebruiker die moet worden toegewezen als de prognosemanager van de geselecteerde rol. Als er geen gebruikers beschikbaar zijn voor de rol, schakelt u de gewenste gebruiker in. Zie Gebruikers inschakelen voor aanpasbare prognoses. 4. Als het delen van prognoses in ingeschakeld, kiest u de instellingen voor delen: • Kies Hulp van beheerder nodig om prognoses te delen om het delen van prognoses voor deze weergave te beperken tot beheerders. Dit is de standaardoptie. • Kies Prognosemanagers kunnen hun eigen prognoseweergave delen om toe te staan dat de beheerder of de prognosemanager deze weergave deelt. 5. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Aanpasbare prognoses instellen Prognosehiërarchie instellen Prognoses handmatig delen



Aanpasbare prognoses inschakelen Opmerking: Deze informatie geldt voor Aanpasbare prognoses en niet voor Samenwerkingsprognoses. Als u voor uw organisatie aanpasbare prognoses inschakelt, kunnen uw prognosegebruikers vanuit het tabblad Prognoses hun aanpasbare prognoses weergeven en indienen op basis van uw aanpasbare prognose-instellingen. Aanpasbare prognoses omvat vijf standaard rapporttypen. U kunt geen aangepast-rapporttypen maken met Aanpasbare prognoses. 1. Geef vanuit Set-up Prognosehiërarchie op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Prognosehiërarchie. 2. Klik op Aanpasbare prognoses inschakelen. Als deze optie niet beschikbaar is, zijn aanpasbare prognoses al ingeschakeld voor uw organisatie. Nadat u aanpasbare prognoses hebt ingeschakeld, zijn drie nieuwe gebruikersmachtigingen beschikbaar: Machtiging

Beschrijving

Prognoses overschrijven

Hiermee kunnen gebruikers hun eigen prognoses en prognoses voor gebruikers onder hen in de prognosehiërarchie overschrijven. Alle standaardprofielen krijgen deze machtiging, behalve de profielen die alleen-lezen zijn.

Persoonlijke quota bewerken

Hiermee kunnen gebruikers hun individuele quota's wijzigen. Alle standaardprofielen krijgen deze machtiging, behalve de profielen die alleen-lezen zijn.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Aanpasbare prognoses inschakelen: • "Toepassing aanpassen"

Gebruikers met de machtiging "Gebruikers beheren" kunnen altijd elke quota bewerken. Gebruikers kunnen altijd de quota's bewerken van gebruikers die rechtstreeks aan hen rapporteren. Alle prognoses weergeven

Hiermee kunnen gebruikers elke prognose weergeven ongeacht hun plaats in de prognosehiërarchie. Het profiel Systeembeheerder beschikt automatisch over deze machtiging.

3. Kies de gewenste opportunitypaginalay-outs die u wilt opnemen in de nieuwe gerelateerde lijst Opportunityprognoses. Kies desgewenst de optie Toevoegen... om deze gerelateerde lijst aan paginalay-outs toe te voegen ook als gebruikers deze hebben aangepast. 4. Klik op Opslaan. 5. Schakel deze machtigingen indien nodig in of uit.



Opmerking: Met aanpasbare prognoses zijn uw prognoses nog steeds afhankelijk van de wijze waarop de waarden van de keuzelijst Opportunityfase worden toegewezen aan Prognosecategorieën. ZIE OOK: Aanpasbare prognoses instellen Territoriumbeheer inschakelen Prognoses handmatig delen

Prognoses handmatig delen Opmerking: Deze informatie geldt voor Aanpasbare prognoses en niet voor Samenwerkingsprognoses. De beheerder definieert de prognosehiërachie voor uw organisatie die bepaalt welke gebruikers de prognosegegevens kunnen weergeven. De beheerder kan echter handmatig de machtigingen voor het delen van prognosegegevens uitbreiden en u kunt de machtigingen voor het delen van uw eigen prognosegegevens ook handmatig uitbreiden. Via het handmatig delen van prognoses kunt u de toegang tot prognosegegevens alleen uitbreiden. U kunt niet de toegang beperken van gebruikers die al toegang hebben. Als u een prognose handmatig wilt delen, moet u een beheerder zijn of een prognosemanager die toegang heeft gekregen tot het delen van prognosegegevens.


Om te zien welke gebruikers uw prognose kunnen weergeven of uw prognosegegevens kunnen delen, handelt u als volgt: • Geef vanuit Set-up Prognosehiërarchie op in het vak Snel zoeken, selecteer vervolgens Prognosehiërarchie en klik daarna op Delen naast de weergave die u wilt delen. • Klik op Delen op de hoofdpagina voor prognoses om uw eigen prognosegegevens te delen. In de lijst Gebruikers en groepen delen ziet u alle gebruikers die momenteel toegang hebben tot deze prognosegegevens. De lijst bevat ook details over het toegangsniveau van de gebruikers, of ze een prognose kunnen indienen en de reden voor de toegang. Een gebruiker kan om een van de volgende redenen toegang hebben tot prognosegegevens: Reden

Beschrijving

Beheerder

De gebruiker is een beheerder of beschikt over de machtiging "Alle gegevens wijzigen".

Gedelegeerde prognosemanager

Een gebruiker heeft toegang tot prognosegegevens gekregen via de knop Delen voor de prognose.

Prognosemanager

Een gebruiker heeft toegang als prognosemanager in de prognosehiërarchie.

Eigenaar

De eigenaar kan de eigen prognosegegevens altijd zien.

Machtiging Alle prognoses weergeven

De gebruiker heeft de machtiging "Alle prognoses weergeven".

Op de pagina Details prognoses delen kunt u de volgende taken uitvoeren: • Als u een gefilterde lijst van items wilt tonen, selecteert u een vooraf gedefinieerde lijst in de vervolgkeuzelijst Weergave of klikt u op Nieuwe weergave maken om uw eigen aangepaste weergaven te definiëren.Als u een door u gemaakte weergave wilt bewerken of verwijderen, selecteert u deze in de vervolgkeuzelijst Weergave en klikt u op Bewerken.



• Klik op Toevoegen om andere gebruikers of groepen toegang te verlenen tot de prognosegegevens. Opmerking: Met handmatig delen breidt u de toegang uit tot de opportunitygegevens waaruit de prognose bestaat. Een gebruiker die is gemachtigd om prognosegegevens te overschrijven, kan ook opportunityprognosegegevens overschrijven. • Klik op Lijst uitvouwen om alle gebruikers weer te geven die toegang hebben tot de prognosegegevens. • Voor door u gemaakte regels voor handmatig delen klikt u op Bewerken of op Verw. naast een item in de lijst om het toegangsniveau te bewerken of te verwijderen. ZIE OOK: Aanpasbare prognoses instellen

Aanpasbare prognoses in batches indienen Als u prognoses indient, wordt er een momentopname gemaakt van prognosegegevens en worden deze gegevens beschikbaar gemaakt in prognosehistorie en rapporten. Bespaar tijd door meerdere prognoses tegelijk in te dienen. Opmerking: Deze informatie geldt voor Aanpasbare prognoses en niet voor Samenwerkingsprognoses. Meerdere prognoses tegelijk indienen: 1. Geef vanuit Set-up Batchgewijs indienen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Batchgewijs indienen. 2. Kies de gewenste prognoseperiode. 3. Selecteer de gebruikers met prognoses die u wilt indienen en klik op Toevoegen om ze toe te voegen aan de lijst met Geselecteerde gebruikers voor indienen in batch. Selecteer meerdere gebruikers tegelijk door te klikken terwijl u Ctrl ingedrukt houdt.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Prognose indienen in batches: • "Alle gegevens wijzigen"

4. Klik op Indienen 5. Klik op OK. Gebruikers kunnen hun prognoses ook individueel indienen door in hun prognose op Indienen te klikken. ZIE OOK: Aanpasbare prognoses instellen


Gebruikershandleiding | Bedrijfsnetwerken inschakelen voor samenwerking binnen organisaties | 301

Bedrijfsnetwerken inschakelen voor samenwerking binnen organisaties Salesforce naar Salesforce inschakelen Voorzichtig: Het inschakelen van Salesforce naar Salesforce is onomkeerbaar; u kunt echter wel bepalen welke informatie u deelt, en via welke verbindingen u deelt. U kunt te allen tijde stoppen met delen of de instellingen voor delen wijzigen. Als u Salesforce naar Salesforce inschakelt, gaat u ermee akkoord dat salesforce.com wijzigingen verwerkt in de informatie in uw organisatie die wordt gedeeld met andere organisaties. Met Salesforce naar Salesforce kunt u uw gegevens delen met externe ontvangers en kunnen deze externe ontvangers op hun beurt gebruikmaken van Salesforce naar Salesforce om uw gegevens te delen met weer andere, voor u onbekende externe ontvangers. Het is uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de juiste contractuele of andere juridische regelingen worden en zijn getroffen tussen u en uw ontvangers om het gebruik en de openbaarmaking van uw gedeelde gegevens door deze ontvangers te beperken. Salesforce naar Salesforce schakelt u als volgt in: 1. Geef vanuit Set-up Instellingen voor Salesforce naar Salesforce op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen voor Salesforce naar Salesforce.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Contact Manager, Group, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Salesforce naar Salesforce schakelt u als volgt in: • "Alle gegevens wijzigen"

2. Klik op Bewerken. 3. Selecteer Inschakelen. 4. Klik op Opslaan. Wanneer u Salesforce naar Salesforce inschakelt, wordt een nieuwe gebruiker gemaakt met de naam "Verbindingsgebruiker". Deze gebruiker telt niet mee voor het aantal gebruikte licentie in uw organisatie en wordt niet opgenomen weergaven voor gebruikerbeheer. Wanneer uw zakelijke partner een gedeelde record bijwerkt, geeft het veld Laatst gewijzigd door voor de record in uw organisatie een koppelingVerbindingsgebruiker weer, waarmee u eenvoudig alle door uw zakelijke partners aangebrachte wijzigingen kunt bijhouden. De verbindingsgebruiker wordt automatisch toegewezen aan het profiel Partnernetwerk. Het profiel Partnernetwerk kan niet worden gewijzigd en wordt in geen enkele profielbeheerweergave opgenomen. Nadat Salesforce naar Salesforce is ingeschakeld: 1. Maak een machtigingenset met de machtiging "Verbindingen beheren" ingeschakeld en het tabblad Verbinding ingesteld op Zichtbaar en wijs de machtigingenset toe aan gebruikers die met Salesforce naar Salesforce-verbindingen gaan werken. We bevelen tevens aan om de gebruikersmachtiging "Wachtrijen beheren" te geven aan alle gebruikers met de gebruikersmachtiging "Verbindingen beheren". Zo kunnen gebruikers wachtrijen voor verbindingen maken en beheren zonder de hulp van een beheerder. 2. Configureer Salesforce naar Salesforce-instellingen, zoals communicatiesjablonen voor het verzenden van uitnodigingen naar uw zakelijke partners. 3. Voeg de gerelateerde lijst Extern delen toe aan de paginalay-outs voor de juiste profielen. Opmerking: Deze gerelateerde lijst kan beschikbaar worden gesteld voor alle gebruikers, niet alleen voor gebruikers met de machtiging "Verbindingen beheren". 4. Optioneel kunt u aangepaste lijstweergaven maken in de gerelateerde lijst Extern delen en de desbetreffende gebruikers toegang geven, zodat deze de gedeelde records kunnen weergeven en accepteren.


Gebruikershandleiding | Bedrijfsnetwerken inschakelen voor samenwerking binnen organisaties | 302

5. Voeg desgewenst de kolommen Verbindingsnaam ontvangen en Verbindingsnaam verzonden toe aan de gerelateerde lijsten op de paginalay-outs van de gewenste objecten. 6. Verbindingen met uw zakelijke partners maken en beheren.

Salesforce naar Salesforce configureren U kunt Salesforce naar Salesforce zo configureren dat het gebruikmaakt van communicatiesjablonen voor de interactie met uw zakelijke partners. Bovendien kunt u het e-mailadres en de in de sjablonen gebruikte naam configureren. Deze instellingen configureren: 1. Geef vanuit Set-up Instellingen voor Salesforce naar Salesforce op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Instellingen voor Salesforce naar Salesforce. 2. Klik op Bewerken om de volgende instellingen te wijzigen: Instelling

Beschrijving

Van e-mailadres

Het e-mailadres waarvandaan alle Salesforce naar Salesforce-communicatiesjablonen worden verzonden, bijvoorbeeld "[email protected]". Salesforce verzendt de e-mailberichten automatisch, maar voor uw contactpersonen lijkt het alsof ze vanaf dit e-mailadres zijn verzonden. Als een contactpersoon een communicatiesjabloon beantwoordt, wordt het antwoord naar dit adres gestuurd.

Van e-mailnaam

De naam die wordt gekoppeld aan het "Van" e-mailadres, bijvoorbeeld "Kanaalmanager Acme".

Uitnodigingssjabloon Voor het verzenden van uitnodigingen. Deactiveringssjabloon Voor het melden aan een zakelijke partner dat u de

verbinding hebt uitgeschakeld. Sjabloon Uitnodiging accepteren

Voor het melden aan een zakelijke partner dat u de uitnodiging hebt geaccepteerd.

Sjabloon Uitnodiging afwijzen

Voor het melden aan een zakelijke partner dat u de uitnodiging niet hebt geaccepteerd.

Sjabloon Voor het melden aan zakelijke partners van wijzigingen Verbindingsprofiel in een actief verbindingsprofiel. bijwerken

3. Klik op Opslaan.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Salesforce naar Salesforce configureert u als volgt: • "Alle gegevens wijzigen"


Gebruikershandleiding | In Salesforce geïntegreerde e-mail instellen | 303

In Salesforce geïntegreerde e-mail instellen E-mail editions en machtigingen Salesforce-e-mail en -sjablonen zijn in diverse editions beschikbaar. De voorziening inschakelen en machtigingen en toegang beheren op organisatieniveau en voor beheerders en eindgebruikers. Organisatieniveau

Machtigingen en toegangsvereisten

E-mail gebruiken in Lightning Experience:

• Lightning Experience ingeschakeld. • Actie e-mailberichten verzenden toegevoegd aan Lightning-acties op paginalay-outs voor objecten die Lightning e-mail ondersteunen.

Alle typen uitgaande e-mailberichten verzenden:

Bij Toegang voor e-mail verzenden is het niveau ingesteld op Alle e-mail.

Bijlagen verzenden:

• Inhoudsleveringen ingeschakeld om bestanden groter dan 3 MB te uploaden. Als Inhoudsleveringen niet is ingeschakeld, kunnen gebruikers geen bestanden groter dan 3 MB uploaden.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Lightning Experience Developer, Enterprise, Professional, Performance en Unlimited edition

• Salesforce Files ingeschakeld om bestanden te verzenden. Als Salesforce Files niet is ingeschakeld, kunt u alleen bijlagen verzenden. Verzonden e-mailberichten als taken weergeven: Gedeelde activiteiten ingeschakeld. Als Gedeelde activiteiten niet is ingeschakeld en een gebruiker een e-mailbericht aan meerdere contactpersonen zendt, maakt Salesforce dubbele gesloten taken: een voor elk van die contactpersonen.

Beheerder

Machtigingen en toegangsvereisten

Een e-mailsjabloon maken:

Machtiging "E-mail verzenden".

Een bestand aan een sjabloon of e-mailbericht toevoegen:

Toegang tot het bestand dat u gaat toevoegen.

Een sjabloon verwijderen dat iemand anders heeft gemaakt:

Machtiging "Alle gegevens weergeven".

E-mailberichten verzenden:

Alle beheerders moeten hun e-mailadressen controleren voordat zij de eerste keer een e-mailbericht verzenden. Volg gewoon de aanwijzingen.


Gebruikershandleiding | E-mailrelay instellen | 304

Gebruiker

Vereiste voorkeuren en machtigingen

Een e-mailsjabloon maken:

Machtiging "E-mail verzenden".

Samenvoegvelden toevoegen aan een sjabloon of e-mailbericht: Toegang tot de velden van het desbetreffende object. Een bestand aan een sjabloon of e-mailbericht toevoegen:

Toegang tot het bestand dat u gaat toevoegen.

Een sjabloon verwijderen dat u hebt gemaakt:

Geen.

E-mailberichten verzenden:

• Machtiging "E-mail verzenden". • Alle beheerders en gebruikers moeten hun e-mailadressen controleren voordat zij de eerste keer een e-mailbericht verzenden. Volg gewoon de aanwijzingen.

ZIE OOK: De actie E-mail configureren in de Activiteitsamensteller in Lightning Experience

E-mailrelay instellen Er is sprake van e-mailrelay wanneer een e-mailserver wordt gebruikt om e-mail te verzenden die oorspronkelijk niet afkomstig is van de e-mailserver. Bedrijven stellen e-mailrelay in om:

EDITIONS

• Alle e-mail via hun eigen e-mailservers te routeren om de schijn van e-mailspoofing door Salesforce te vermijden. E-mailspoofing is het vervalsen van e-mailheaders zodat berichten van een andere dan de oorspronkelijke afzender afkomstig lijken te zijn.


• Kopieën van alle e-mailberichten op te slaan zoals in verschillende bedrijfstakken door de overheid wordt vereist. • Bestaande inhoudsfilters toe te passen waarmee berichten worden gecontroleerd op gegevens en inhoud die niet via bedrijfse-mail mogen worden verzonden. • Om uitgaande e-mailberichten door antivirussoftware te laten controleren voordat ze naar klanten worden verzonden. • Gegevens, bijvoorbeeld bedrijfsverklaringen, toe te voegen onder aan e-mailberichten.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN E-mailrelay configureren: • "Alle gegevens wijzigen"

U kunt e-mailrelay instellen voor e-mail die door Salesforce wordt gegenereerd. Hiertoe configureert u Salesforce zodanig dat e-mail automatisch via de SMTP-server (Simple Mail Transfer Protocol) van uw bedrijf wordt gerouteerd. Neem contact op met Salesforce om e-mailrelay in te schakelen voor uw organisatie. Voorzichtig: Als u van plan bent om zowel retourneringsbeheer als de relay (doorgifte) van e-mail te activeren, raadpleegt u uw beheerder om ervoor te zorgen dat de e-mailserver van uw organisatie de doorgifte van vanaf Salesforce verzonden e-mail toestaat; als dit niet het geval is, wordt de door u vanaf Salesforce verzonden e-mail mogelijk niet bezorgd. Zie voor meer informatie over retourneringsbeheer Instellingen voor bestelbaarheid configureren op pagina 308. E-mailrelay instellen: 1. Geef vanuit Set-up Activering van e-mailrelay op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Activering van e-mailrelay. 2. De volgende instellingen configureren:


Gebruikershandleiding | E-mailrelay instellen | 305

Instelling

Beschrijving

E-mailhost

De hostnaam of het IP-adres van de SMTP-server van uw bedrijf. U kunt deze gegevens opvragen bij uw e-mailbeheerder. Belangrijk: Als u voor deze verbinding TLS (Transport Layer Security) wilt gaan gebruiken, voert u niet het IP-adres maar de hostnaam in. Met TLS is de hostnaam nodig om certificaten te kunnen verifiëren. Gebruik voor hostnamen de volgende indeling: <mail server>.<domain>.<domain extension>

Bijvoorbeeld: mail.acme.com

Poort

Het poortnummer van de SMTP-server van uw bedrijf. U kunt deze gegevens opvragen bij uw e-mailbeheerder. E-mailrelays worden ondersteund op poortnummers 25, 587, 10025 en 11025.

TLS-instelling

Hier geeft u op of Salesforce TLS moet gebruiken voor SMTP-sessies. Selecteer een van de volgende opties: • Voorkeur (standaard): als de externe server TLS aanbiedt, wordt door Salesforce TLS gebruikt in de huidige SMTP-sessie. Als TLS niet beschikbaar is, wordt de sessie door Salesforce voortgezet zonder TLS. • Vereist: de sessie wordt alleen door Salesforce voortgezet als de externe server TLS aanbiedt. Als TLS niet beschikbaar is, wordt de sessie door Salesforce beëindigd zonder dat het e-mailbericht wordt afgeleverd. • Voorkeur verifiëren: als de externe server TLS aanbiedt, wordt door Salesforce TLS gebruikt in de huidige SMTP-sessie. Voordat de sessie wordt geïnitieerd, verifieert Salesforce of het certificaat is ondertekend door een geldige certificeringsinstantie en of de in het certificaat vermelde algemene naam overeenkomt met het domein of de mail-exchange van de huidige verbinding. Als TLS wel beschikbaar is, maar het certificaat niet is ondertekend of de algemene naam niet overeenkomt, verbreekt Salesforce de sessie en wordt er geen e-mail bezorgd. Als TLS niet beschikbaar is, wordt de sessie door Salesforce voortgezet zonder TLS. • Vereist verifiëren: De sessie wordt alleen door Salesforce voortgezet als de externe server TLS aanbiedt, het certificaat is ondertekend door een geldige certificeringsinstantie en de algemene naam in het certificaat overeenkomt met het domein of de mail-exchange waarmee Salesforce is verbonden. Als aan een van deze criteria niet is


Instelling

Gebruikershandleiding | E-mail naar Salesforce inschakelen | 306

Beschrijving voldaan, wordt de sessie door Salesforce beëindigd zonder dat het e-mailbericht wordt afgeleverd.

Relay naar domeinen beperken

Hiermee geeft u op of de e-mailrelayfunctie moet worden beperkt tot sommige domeinen. Als u deze optie selecteert, voert u de namen van deze domeinen, gescheiden door komma's, in het onderstaande tekstveld in. (De asterisk (*) is als jokerteken toegestaan; zo komt *.subdomains.com overeen met [email protected] en [email protected] (maar niet met [email protected])). Dit zorgt ervoor dat Salesforce e-mail alleen naar de SMTP-server van uw bedrijf leidt als het e-mailbericht is geadresseerd aan een van de vermelde domeinen. Als u dit selectievakje inschakelt maar geen domeinen invult, leidt Salesforce alle e-mail naar de SMTP-server van uw bedrijf.

Actief

Hiermee schakelt u e-mailrelay in voor uw organisatie. Als u dit selectievakje uitschakelt, bewaart Salesforce de e-mailrelayconfiguratie, maar wordt er geen e-mailbericht naar de e-mailserver van uw bedrijf gerouteerd.

3. Klik op Opslaan. Salesforce raadt aan om een testbericht te verzenden telkens wanneer u de e-mailrelayconfiguratie wijzigt. ZIE OOK: Bestelbaarheid van e-mail testen Compliantie-e-mail (BCC) inschakelen Instellingen voor bestelbaarheid configureren Adressen voor de hele organisatie

E-mail naar Salesforce inschakelen Laat uw gebruikers e-mailberichten toevoegen aan Salesforce records. Met E-mail naar Salesforce kunnen gebruikers e-mailberichten toewijzen aan leads, contactpersonen en opportunities of aan andere specifieke records in Salesforce. Op die manier is het eenvoudig om aan verkoop gerelateerde communicatie te traceren. 1. Geef vanuit uw persoonlijke instellingen E-mail naar Salesforce op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Mijn E-mail naar Salesforce.

EDITIONS Beschikbaar in: zowel Salesforce Classic als Lightning Experience Beschikbaar in: Alle editions

2. Klik op Bewerken. 3. Schakel het selectievakje Actief in.


4. Optioneel schakelt u het selectievakje Geavanceerde e-mailbeveiligingeinstellingen in om E-mail naar Salesforce dusdanig te configureren dat eerst de geldigheid van de verzendende server wordt gecontroleerd

E-mail naar Salesforce inschakelen of uitschakelen: • "Alle gegevens wijzigen"


Gebruikershandleiding | Compliantie-e-mail (BCC) inschakelen | 307

voordat een bericht wordt verwerkt. E-mail naar Salesforce gebruikt de volgende authenticatieprotocollen om de geldigheid van de afzender te controleren: • SPF • SenderId • DomainKeys Als de verzendende server door minstens één van deze protocollen heen komt en door geen enkel protocol wordt afgewezen, accepteert E-mail naar Salesforce het e-mailbericht. Als de server niet voldoet aan de eisen van een protocol of geen van de protocollen ondersteunt, wordt het e-mailbericht door E-mail naar Salesforce genegeerd. Tip: Controleer vóór het selecteren van Geavanceerde e-mailbeveiligingsinstellingen of de afzenders die naar verwachting E-mail naar Salesforce gaan gebruiken, minstens één van de vermelde authenticatieprotocollen ondersteunen. 5. Klik op Opslaan. 6. Klik optioneel op Melding per e-mail verzenden om gebruikers te melden dat E-mail naar Salesforce actief is of klik op Deze stap overslaan. Na het inschakelen van E-mail naar Salesforce wordt door Salesforce voor elke gebruiker een uniek E-mail naar Salesforce-adres gemaakt. Als zij hun unieke E-mail naar Salesforce-adres willen weergeven en hun instellingen willen aanpassen, kunnen gebruikers naar de pagina Mijn E-mail naar Salesforce in hun persoonlijke instellingen gaan. Raadpleeg voor meer informatie Hoe werkt E-mail naar Salesforce?.

Compliantie-e-mail (BCC) inschakelen Als in uw organisatie alle uitgaande e-mailberichten worden gecontroleerd op compliantie, kunt u compliantie-e-mailberichten (BCC) inschakelen om een verborgen kopie van alle uitgaande e-mailberichten te verzenden naar een e-mailadres dat u opgeeft. Als u compliantie-e-mail (BCC) inschakelt, kunnen gebruikers het veld BCC van e-mailberichten niet bewerken en wordt de instelling Automatisch via bcc in hun Mijn e-mailinstellingen uitgeschakeld. Compliantie-e-mailberichten (BCC) voor uw organisatie inschakelen: 1. Geef vanuit Set-up E-mailbericht met BCC voor naleving op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens E-mailbericht met BCC voor naleving.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic en Lightning Experience Beschikbaar in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

2. Schakel het selectievakje Inschakelen in. 3. Geef het compliantie-e-mailadres op. 4. Klik op Opslaan. Opmerking: De BCC-kopie van het e-mailbericht wordt automatisch verzonden naar het adres dat u opgeeft voor e-mailberichten die uw gebruikers verzenden. Dit geldt niet voor systeem-e-mailberichten, zoals wachtwoordresets of meldingen over voltooide importbewerkingen.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Compliantie-e-mail (BCC) inschakelen of uitschakelen: • "Toepassing aanpassen"


Gebruikershandleiding | Instellingen voor bestelbaarheid configureren | 308

Instellingen voor bestelbaarheid configureren Ter verbetering van de bestelbaarheid van het e-mailbericht dat u verzendt vanuit Salesforce, configureert u de e-mailbestelbaarheidsinstellingen van uw organisatie. E-mailbestelbaarheid is de waarschijnlijkheid waarmee een e-mailbericht van een bedrijf of individu de beoogde ontvanger bereikt. Deze waarschijnlijkheid wordt negatief beïnvloed door: Geretourneerde e-mail E-mail die is geadresseerd aan een ongeldige ontvanger en wordt geretourneerd aan de afzender. Als een afzender verschillende e-mailberichten verzendt die worden geretourneerd, wordt de e-mailserver mogelijk traag of blokkeert deze de bezorging van alle e-mail van die afzender. E-mail die niet voldoet aan criteria E-mail die niet voldoet aan criteria van het e-mailbeveiligingsstelsel van de ontvanger, zoals het Sender Policy Framework (SPF), dat controleert of het adres in het veld Van in een e-mailbericht niet is vervalst.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic en Lightning Experience Beschikbaar in: Alle editions behalve Database.com

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN E-mailbestelbaarheid configureren: • "Toepassing aanpassen"

Voorzichtig: Als u van plan bent om zowel retourneringsbeheer als de relay (doorgifte) van e-mail te activeren, raadpleegt u uw beheerder om ervoor te zorgen dat de e-mailserver van uw organisatie de doorgifte van vanaf Salesforce verzonden e-mail toestaat; als dit niet het geval is, wordt de door u vanaf Salesforce verzonden e-mail mogelijk niet bezorgd. Zie E-mailrelay instellen op pagina 304 voor meer informatie over het doorgeven van e-mail. De e-mailbestelbaarheidsinstellingen van uw organisatie configureren: 1. Geef vanuit Set-up Bestelbaarheid op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Bestelbaarheid. 2. Voor controle over het type e-mail dat uw organisatie verzendt, wijzigt u de waarde bij Toegangsniveau in de sectie Toegang voor e-mail verzenden. Mogelijk kunt u Toegangsniveau niet bewerken als Salesforce voor uw organisatie de mogelijkheid tot het wijzigen van deze instelling heeft beperkt. • Geen toegang: Verhindert alle uitgaande e-mail naar en van gebruikers. • Uitsluitend systeem-e-mail: Staat alleen automatisch gegenereerde e-mailberichten toe, zoals e-mailberichten voor nieuwe gebruikers en opnieuw ingestelde wachtwoorden. • Alle e-mail: Staat alle typen uitgaande e-mail toe. Standaard voor nieuwe, niet-sandboxorganisaties. Tip: De instelling Uitsluitend systeem-e-mail is met name handig om te bepalen welke e-mail kan worden verzonden vanuit sandboxen, zodat er geen test-e-mailberichten naar uw gebruikers worden verzonden vanuit testen ontwikkelwerkzaamheden. • Nieuw gemaakte sandboxen hebben standaard de instelling Uitsluitend systeem-e-mail. • Sandboxen die zijn gemaakt vóór Spring '13 hebben standaard de instelling Alle e-mail. 3. Selecteer de optie Retourneringsbeheer activeren die helpt ervoor te zorgen dat de e-mailadressen die u hebt voor uw contactpersonen, leads en persoonsaccounts, correct zijn, en dat het e-mailbericht dat uw gebruikers verzenden naar die e-mailadressen, niet wordt belemmerd door bovenmatige hoeveelheden geretourneerde e-mail. Wanner retourneringsbeheer is ingeschakeld en als een gebruiker een e-mail verzendt naar een contactpersoon, lead of persoonsaccount met een ongeldig e-mailadres, geeft Salesforce een waarschuwing weer naast dat e-mailadres en verhindert dat gebruikers nog meer e-mail naar dat adres verzenden, totdat het is bijgewerkt of bevestigd. Daarnaast wordt het e-mailbericht geretourneerd naar Salesforce in plaats van het persoonlijke e-mailadres van de afzender.


Gebruikershandleiding | Instellingen voor bestelbaarheid configureren | 309

Tip: Gebruik de standaardrapporten Geretourneerde contactpersonen en Geretourneerde leads om een lijst weer te geven van alle e-mailadressen die e-mail hebben geretourneerd. Het rapport omvat de reden waarom het e-mailbericht werd geretourneerd, de datum waarop de retournering plaatsvond, en de contactpersoon, lead of persoonsaccount die het e-mailbericht retourneerde. 4. Selecteer de optie Retourneringswaarschuwing weergeven naast alle exemplaren van het e-mailadres om Salesforce dusdanig te configureren dat in alle lead-, contactpersoonsen persoonsaccountrecords wordt gezocht naar exemplaren van elke e-mailadres dat een e-mailbericht retourneert, en dat naast elk dergelijk exemplaar van een e-mailadres een retourneringswaarschuwing wordt weergegeven. Als u deze optie niet selecteert, geeft Salesforce de retourneringswaarschuwing alleen weer bij de record vanwaaruit het e-mailbericht oorspronkelijk werd verzonden. 5. Selecteer de optie Geretourneerde e-mail retourneren naar afzender om Salesforce dusdanig te configureren dat een kopie van de header van de geretourneerde e-mail naar de afzender wordt verzonden. Als u deze optie niet selecteert, ontvangt alleen Salesforce de header van de geretourneerde e-mail. Hoe het ook zij, om veiligheidsredenen retourneert Salesforce de tekst van de geretourneerde e-mail niet naar de afzender. Deze optie geldt voor alle gebruikers in uw organisatie en kan niet per gebruiker of per e-mail worden uitgeschakeld. 6. Selecteer de optie Inschakelen van naleving van standaard e-mailbeveiligingmechanismen om het adres van de envelop Van van elke e-mail die u verzendt vanuit Salesforce, automatisch te laten voldoen aan e-mailbeveiligingsstelsels die uw ontvangers zouden kunnen implementeren, zoals SPF. Vele e-mailsystemen van ontvangers dwingen SPF af om te controleren of een e-mailbericht wel legitiem is. SPF controleert het adres van de envelop Van van een inkomend e-mailbericht om te controleren op legitimiteit. Als deze functie is ingeschakeld, wijzigt Salesforce het adres van de envelop Van in een Salesforce-e-mailadres om te controleren of de afzender legitiem is. Het adres van de koptekst Van blijft ingesteld op het e-mailadres van de afzender. Opmerking: Zie www.openspf.org voor meer informatie over SPF. 7. Selecteer de optie Inschakelen van naleving van afzender-ID om te voldoen aan de criteria van het stelsel van Afzender-ID. Dit resulteert in het automatisch invullen van het veld Afzender in de envelop van elk e-mailbericht dat u verzendt vanuit Salesforce, met no-reply@Salesforce. Hierdoor kunnen ontvangende mailservers het e-mailauthenticatieprotocol Afzender-ID gebruiken om de afzender van een e-mailbericht te controleren door een onderzoek van de headers Afzender en Van van een inkomend e-mailbericht via een DNS-opzoekactie. Alle antwoorden worden nog steeds besteld bij het e-mailadres van de afzender. Als u deze optie niet selecteert, wordt het veld Afzender ingesteld op null en mislukt de bestelling van het e-mailbericht wanneer het e-mailsysteem van een afzender een Afzender-ID-controle uitvoert. Opmerking: • U wordt aangeraden om naleving van Afzender-ID alleen in te schakelen als u ontvangers hebt, die het Afzender-ID-e-mailauthenticatieprotocol gebruiken, hetgeen niet algemeen wordt gebruikt. • Als u naleving van Afzender-ID inschakelt, voegt de e-mailclient van de ontvanger (niet Salesforce) mogelijk de tekst "Verzonden namens" toe aan het veld Van van een e-mailbericht dat wordt ontvangen vanaf Salesforce. • Zie www.microsoft.com/mscorp/safety/technologies/senderid/default.mspx voor meer informatie over Afzender-ID (Sender ID). 8. Als u wilt dat Salesforce aan gebruikers een status-e-mailbericht stuurt wanneer hun bulk-e-mailberichten zijn voltooid, selecteert u Kennisgeving aan afzender bij voltooiing van bulk-e-mail. 9. Als u wilt bepalen hoe Salesforce het TLS-protocol (Transport Layer Security ) voor veilige e-mailcommunicatie voor SMTP-sessies gebruikt, kiest u een van de volgende mogelijkheden: • Voorkeur (standaard): als de externe server TLS aanbiedt, wordt door Salesforce TLS gebruikt in de huidige SMTP-sessie. Als TLS niet beschikbaar is, wordt de sessie door Salesforce voortgezet zonder TLS.


Gebruikershandleiding | Adressen voor de hele organisatie | 310

• Vereist: de sessie wordt alleen door Salesforce voortgezet als de externe server TLS aanbiedt. Als TLS niet beschikbaar is, wordt de sessie door Salesforce beëindigd zonder dat het e-mailbericht wordt afgeleverd. • Voorkeur verifiëren: als de externe server TLS aanbiedt, wordt door Salesforce TLS gebruikt in de huidige SMTP-sessie. Voordat de sessie wordt geïnitieerd, verifieert Salesforce of het certificaat is ondertekend door een geldige certificeringsinstantie en of de in het certificaat vermelde algemene naam overeenkomt met het domein of de mail-exchange van de huidige verbinding. Als TLS wel beschikbaar is, maar het certificaat niet is ondertekend of de algemene naam niet overeenkomt, verbreekt Salesforce de sessie en wordt er geen e-mail bezorgd. Als TLS niet beschikbaar is, wordt de sessie door Salesforce voortgezet zonder TLS. • Vereist verifiëren: De sessie wordt alleen door Salesforce voortgezet als de externe server TLS aanbiedt, het certificaat is ondertekend door een geldige certificeringsinstantie en de algemene naam in het certificaat overeenkomt met het domein of de mail-exchange waarmee Salesforce is verbonden. Als aan een van deze criteria niet is voldaan, wordt de sessie door Salesforce beëindigd zonder dat het e-mailbericht wordt afgeleverd. Opmerking: Als u een andere instelling dan Voorkeur (de standaardinstelling) selecteert, selecteert u TLS beperken tot deze domeinen en geeft u een met komma's gescheiden domeinlijst op. De asterisk (*) is als jokerteken toegestaan; zo komt *.subdomains.com overeen met [email protected] en [email protected] (maar niet met [email protected]). Als u geen domeinen opgeeft, gebruikt Salesforce de TLS-instelling die u hebt opgegeven voor alle uitgaande e-mailberichten, hetgeen er toe kan leiden dat er geen e-mailberichten worden bezorgd. 10. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Compliantie-e-mail (BCC) inschakelen E-mailrelay instellen Bestelbaarheid van e-mail testen

Adressen voor de hele organisatie Als het voor uw organisatie nodig is dat gebruikers een gemeenschappelijke e-mailalias delen, kunt u voor elk gebruikersprofiel een lijst van adressen voor de hele organisatie definiëren. Adressen voor de hele organisatie definiëren een gemeenschappelijk e-mailadres dat een gebruikersprofiel kan gebruiken. Bij het verzenden van e-mail vanaf Salesforce kunnen gebruikers met deze profielen een ander Van-adres kiezen dan het e-mailadres dat ze hebben gedefinieerd. Antwoorden worden bezorgd bij het adres voor de hele organisatie.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Alle editions behalve Database.com

Stel bijvoorbeeld dat uw organisatie verschillende gebruikers heeft onder één ondersteuningsprofiel. Een ondersteuningsprofiel kan worden gekoppeld aan een e-mailadres dat GEBRUIKERSMACHTIGINGEN [email protected] luidt, en aan een weergavenaam Acme Support. Wanneer ondersteuningsprofielgebruikers een uitgaand e-mailbericht verzenden via Salesforce, kunnen Adressen voor hele ze ervoor kiezen dat hun Van-adres eruitziet als [email protected] in plaats van hun organisatie configureren: eigen Salesforce-e-mailadres. •

"Alle gegevens wijzigen"

Nadat een adres voor de hele organisatie is geverifieerd, is het beschikbaar als een Van-adres bij het verzenden van een e-mailbericht of een e-mailwaarschuwing. Geef voor het weergeven van voor de hele organisatie gedefinieedre adressen vanuit Set-up Adressen voor de hele organisatie op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Adressen voor de hele organisatie. Op deze pagina kunt u het volgende doen: • Klik op Toevoegen om een nieuw adres voor de hele organisatie te maken. • Klik op Bewerken om een van de aan de alias gekoppelde velden te wijzigen:


Gebruikershandleiding | Adressen voor de hele organisatie | 311

– Weergavenaam is het woord of de frase die gebruikers die uw e-mail ontvangen, zullen zien als de afzender van het e-mailbericht. – E-mailadres is het e-mailadres dat wordt gebruikt bij het verzenden van een uitgaand e-mailbericht. – Toegestane profielen vermeldt de profielen die het e-mailadres als alias gebruiken. – Status toont het huidige stadium van verificatie. Wanneer u een nieuw adres voor de hele organisatie toevoegt, moet het als een geldig e-mailadres worden geverifieerd voordat het voor gebruik beschikbaar kan komen. Als u geen verificatie-e-mailbericht hebt ontvangen, klikt u op Opnieuw verzenden om een andere verificatie naar u te laten verzenden. • Klik op Verw om het alias te verwijderen. Opmerking: U kunt een adres voor de hele organisatie niet gebruik voor het verzenden van een bulk-e-mailbericht of contactverzoek. U kunt een e-mailadres voor de hele organisatie niet berwijderen of wijzigen wanneer het wordt gebruikt voor een e-mailwaarschuwing. Adressen voor de hele organisatie kunnen niet worden gebruikt in geplande rapporten, voor het plannen van vernieuwingen van dashboards, voor het verzenden van mail merge-e-mailberichten en en het verzenden van vergaderverzoeken aan contactpersonen en leads. ZIE OOK: Voetteksten voor e-mail voor de hele organisatie beheren

Adressen voor de hele organisatie definiëren Een adres voor een gebruikersprofiel voor de hele organisatie definiëren: 1. Geef vanuit Set-up Adressen voor de hele organisatie op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Adressen voor de hele organisatie. 2. Klik op Toevoegen. 3. Geef een Weergavenaam op. De weergavenaam duidt aan hoe uw naam op uitgaande e-mailberichten verschijnt. De maximale lengte is 300 tekens. 4. Geef het E-mailadres op dat u als alias wilt gebruiken. Dat kan elk standaard e-mailadres zijn. De maximale lengte is 270 tekens. 5. Selecteer Alle profielen toestaan dit Van-adres te gebruiken als u elk gebruikersprofiel in uw organisatie wilt toestaan het nieuwe Van-adres te gebruiken. Selecteer anders Alleen geselecteerde profielen toestaan dit Van-adres te gebruiken om bestaande gebruikersprofielen te kiezen.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Adressen voor hele organisatie configureren: • "Alle gegevens wijzigen"

6. Klik op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan of op Opslaan en nieuw om een ander adres voor de hele organisatie te definiëren. Ter verificatie wordt onmiddellijk een e-mailbericht verzonden naar het nieuwe adres, die een koppeling bevat waarop u klikt om het verificatieproces te voltooien. Het Van-adres is pas beschikbaar voor gebruik als u het e-mailbericht opent en op deze koppeling klikt. Klik op Annuleren om terug te keren naar de vorige pagina zonder op te slaan. Opmerking: Adressen voor de hele organisatie kunnen niet worden gebruikt in geplande rapporten, voor het plannen van vernieuwingen van dashboards, voor het verzenden van mail merge-e-mailberichten en en het verzenden van vergaderverzoeken aan contactpersonen en leads. Verzend een e-mailbericht of stel een e-mailwaarschuwing in om een adres voor de hele organisatie te gebruiken en kies uw adres voor de hele organisatie uit de vervolgkeuzelijst.


Gebruikershandleiding | Voetteksten voor e-mail voor de hele organisatie beheren | 312

Voetteksten voor e-mail voor de hele organisatie beheren U kunt persoonlijke voetteksten of verklaringen over aansprakelijkheid maken, die worden weergegeven onder aan alle uitgaande e-mailberichten die worden verzonden vanuit Salesforce of de API. U kunt voor elke codering een afzonderlijke voettekst voor e-mail maken en standaard voetteksten kiezen voor afzonderlijke en bulk-e-mail. De standaard voettekst wordt gebruikt wanneer geen enkele voettekst overeenkomt met de codering van een uitgaand e-mailbericht.

Voetteksten voor e-mail maken 1. Geef vanuit Set-up Voetteksten e-mail op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Voetteksten e-mail. 2. Klik op Nieuw. 3. Geef een naam op. 4. Kies of de voettekst beschikbaar moet zijn voor afzonderlijke e-mailberichten, bulk-e-mailberichten of beide.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Voetteksten voor e-mail maken en bewerken: • "Alle gegevens wijzigen"

5. Selecteer de e-mailcodering. De e-mailcodering bepaalt in welke e-mailberichten de voettekst wordt weergegeven. Voor elke codering kunt u één actieve voettekst voor afzonderlijke e-mail en één actieve voettekst voor bulk-e-mail hebben. 6. Geef de tekst van de voettekst op. Opmerking: Voetteksten bestaan uitsluitend uit tekst; HTML-tags worden niet verwerkt of weergegeven. De maximale grootte is 32 kB.

Voetteksten voor e-mail bewerken 1. Geef vanuit Set-up Voetteksten e-mail op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Voetteksten e-mail. 2. Klik voor het bewerken van de voettekst van een e-mailbericht op Bewerken naast een voettekst of op de detailpagina van de voettekst. 3. Bewerk de gegevens van de voettekst en klik op Opslaan.

Standaard voetteksten voor e-mail kiezen U kunt één standaard voettekst voor afzonderlijke e-mail en één voor bulk-e-mail kiezen. Deze standaard voetteksten wordt gebruikt wanneer geen enkele voettekst overeenkomt met de codering van een uitgaand e-mailbericht. 1. Geef vanuit Set-up Voetteksten e-mail op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Voetteksten e-mail. 2. Selecteer standaard voetteksten met behulp van Standaard voor enkelvoudige e-mail en Standaard voor bulk-e-mail. 3. Klik op Opslaan. Opmerking: Als u niet op Opslaan klikt, gaat uw keuze van de standaard voettekst verloren wanneer u deze pagina verlaat.

Voetteksten voor e-mail deactiveren U kunt de voettekst van een e-mailbericht deactiveren zonder deze te (hoeven) verwijderen. 1. Geef vanuit Set-up Voetteksten e-mail op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Voetteksten e-mail.


Gebruikershandleiding | Bestelbaarheid van e-mail testen | 313

2. Hef de selectie op van de opties Enkelvoudig en Bulk naast de voettekst. 3. Klik op Opslaan.

Bestelbaarheid van e-mail testen Salesforce verzendt e-mail vanaf vele verschillende IP-adressen. Het aantal adressen hangt af van uw gegevenscentrum en wordt weergegeven op de pagina Leverbaarheid testen. Als uw organisatie een van deze IP-adressen blokkeert, ontvangen gebruikers mogelijk niet alle e-mail die vanaf Salesforce verzonden wordt. U kunt controleren of uw organisatie e-mail kan ontvangen vanaf elk Salesforce-IP-adres.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic en Lightning Experience

1. Geef vanuit Set-up Leverbaarheid testen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Leverbaarheid testen.

Beschikbaar in: Alle editions behalve Database.com

2. Geef uw bedrijfs-e-mailadres op. 3. Klik op Verzenden. Salesforce verzendt een testbericht vanaf alle IP-adressen naar uw bedrijfs-e-mailadres. Elk testbericht bevat het IP-adres van waar het is verzonden. 4. Controleer uw bedrijfs-e-mailaccount om te zorgen dat u alle testberichten hebt ontvangen.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Leverbaarheid van e-mail testen • "Alle gegevens wijzigen"

Als u niet alle testberichten hebt ontvangen, moet de e-mailbeheerder van uw organisatie de IP-bereiken voor Salesforce op de e-mailserver van uw organisatie goedkeuren. Door goedkeuren van een IP-adres kan de e-mailserver e-mail ontvangen van een IP-adres dat anders geblokkeerd is. Zie Welke Salesforce-IP-adressen moeten op een goedgekeurde lijst komen? voor een actuele lijst van Salesforce-IP-bereiken. Salesforce handhaaft afzonderlijke IP-adressen voor inkomende en uitgaande e-mail. De IP-adressen voor uitgaande e-mail accepteren geen verbindingen voor inkomende e-mail. ZIE OOK: Instellingen voor bestelbaarheid configureren Compliantie-e-mail (BCC) inschakelen

Als koppelingen verzonden e-mailbijlagen verwijderen U kunt als koppelingen verzonden bijlagen zoeken en verwijderen. Ontvangers die vervolgens op de koppeling voor de bijlage klikken, krijgen een bericht te zien waarin ze wordt gevraagd om contact op te nemen met de afzender van het e-mailbericht om de bijlage weer te geven. U kunt alleen zoeken binnen de bewaarperiode van uw organisatie (doorgaans 30 dagen, maar neem contact op met Salesforce Ondersteuning voor de details van uw organisatie). Als koppelingen verzonden e-mailbijlagen zoeken en verwijderen: 1. Geef vanuit Set-up Bijlagen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Als koppelingen verzonden bijlagen verwijderen.



2. Geef de volgende gegevens op. • Bestandsnaam (optioneel), gebruikersnaam en datumbereik – Optioneel de bestandsnaam van de bijlage, inclusief de bestandsextensie (bijvoorbeeld ThisYearResults.pdf). U kunt jokertekens gebruiken (ThisYearRes bijvoorbeeld zou ThisYearResults.pdf vinden).

Als koppelingen verzonden e-mailbijlagen verwijderen: • "Alle gegevens wijzigen"


Gebruikershandleiding | Wachtrij voor bulk-e-mail controleren | 314

– Gebruikersnaam afzender – Datumbereik gedurende welke het e-mailbericht werd verzonden • Bijlage-URL: Klik op de bijlagekoppeling (.html) in het e-mailbericht om deze te openen in een browser en kopieer en plak de URL. 3. Klik op Zoeken. • Zoekresultaten tonen maximaal 100 overeenkomsten. • Als de bijlage werd verzonden met behulp van bulk-e-mail, tonen zoekresultaten één ingang voor elke 100 verzonden e-mailberichten—verwijder een van de ingangen om de bijlage te verwijderen. 4. Klik in Zoekresultaten op Verw naast de bijlage die u wilt verwijderen. Ontvangers die vervolgens op de koppeling voor de bijlage klikken, krijgen een bericht te zien waarin ze wordt gevraagd om contact op te nemen met de afzender van het e-mailbericht om de bijlage weer te geven. Opmerking: U kunt verwijderde bijlagen niet terughalen uit de Prullenbak.

Wachtrij voor bulk-e-mail controleren Gebruik de wachtrij voor bulk-e-mail om de status van geplande bulk-e-mail te bekijken en de verzending zo nodig te annuleren.

EDITIONS

U kunt de bulk-e-mailberichten die u hebt gepland, weergeven op de pagina Bulk-e-mailberichten in uw persoonlijke instellingen. Als u de machtiging hebt voor het weergeven van alle bulk-e-mailberichten in uw organisatie, geeft u vanuit Set-up Bulk-e-mailberichten op in het vak Snel zoeken en selecteert u vervolgens Bulk-e-mailberichten.


Op deze pagina's kunt u het volgende doen: • Op Annuleren klikken om wachtende bulk-e-mail te annuleren. • Op Stoppen klikken om de door Salesforce gestarte verzending van bulk-e-mail stil te zetten. • Op Verw klikken om de record van verzonden of geannuleerde bulk-e-mail te verwijderen uit de wachtrij. • Klik op de naam van een afzonderlijke bulk-e-mail als u er meer details van wilt weergeven. De wachtrij voor bulk-e-mail toont het aantal ontvangers aan wie het bulk-e-mailbericht werd geadresseerd en verzonden. Deze aantallen kunnen om de volgende redenen verschillen: • Door deze bulk-e-mail kan de dagelijkse limiet voor bulk-e-mailverkeer van uw organisatie zijn overschreden. In dat geval wordt het bericht door Salesforce aan geen van de beoogde ontvangers verzonden.

Beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance en Unlimited Edition

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Bulk-e-mail weergeven of wachtende bulk-e-mail verwijderen: • "In bulk e-mailen" Alle bulk-e-mail weergeven of wachtende bulk-e-mail in uw organisatie verwijderen: • "Alle gegevens wijzigen"

• Mogelijk zijn een of meer ontvangers in de ontvangerslijst uitgeschakeld nadat de bulk-e-mail is gepland, maar voordat deze is verwerkt. • Mogelijk zijn er een of meer e-mailadressen van een contactpersoon of lead verwijderd nadat de bulk-e-mail is gepand, maar voordat deze is verwerkt. • De gebruiker die de bulk-e-mail heeft verzonden is gedeactiveerd nadat de bulk-e-mail is gepland, maar voordat deze is verwerkt. In Salesforce worden bulk-e-mailberichten niet verzonden als de gebruiker die ze heeft gepland, inactief is geworden.


Gebruikershandleiding | Een DKIM-sleutel maken | 315

Een DKIM-sleutel maken Gebruik de voorziening DKIM-sleutel (DomainKeys Identified Mail) om Salesforce in te schakelen voor het ondertekenen van uitgaande e-mailberichten die namens uw organisatie worden verzonden. Een geldige handtekening geeft ontvangers het vertrouwen dat het e-mailbericht is afgehandeld door een externe partij zoals Salesforce op een manier die is geautoriseerd door uw organisatie.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Alle editions

Wanneer u een DKIM-sleutel maakt, genereert Salesforce een paar van een openbare en een behalve Database.com persoonlijke sleutel. U moet de openbare sleutel publiceren in de DNS, hetgeen ontvangers duidelijk maakt dat u, de eigenaar van het domein, bent geautoriseerd om deze sleutel te gebruiken GEBRUIKERSMACHTIGINGEN voor het ondertekenen van uw e-mail. Salesforce gebruikt de persoonlijke sleutel om headers van een DKIM-handtekening voor uw uitgaande e-mail te maken. Vervolgens kunnen DKIM-sleutels beheren ontvangers van de mail de header van handtekening vergelijken met de openbare sleutel in • Toepassing aanpassen de DNS om te bepalen of de e-mail is ondertekend met een geautoriseerde sleutel. Als uw domein ook een DMARC-beleid (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) publiceert, kunnen ontvangers de DKIM-handtekening gebruiken om te verifiëren of de mail conform DMARC is. Een nieuwe sleutel maken: 1. Geef vanuit Set-up DKIM-sleutels op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens DKIM-sleutels. 2. Klik op Nieuwe sleutel maken. 3. Geef bij Selector een unieke naam op. 4. Geef uw domeinnaam op. 5. Selecteer het type Domeinovereenkomst dat u wilt gebruiken. 6. Klik op Opslaan.

• De sleutel heeft als standaardinstelling de status Niet-actief. Controleer of u de openbare sleutel hebt toegevoegd aan de DNS-record voordat u de sleutel activeert. DKIM-ondertekening is actief telkens wanneer u een actieve DKIM-sleutel hebt. • U kunt niet meer dan één actieve DKIM-sleutel per domeinnaam hebben. Wellicht hebt u meerdere actieve DKIM-sleutels als uw organisatie mail verzendt vanuit meer dan één domein of als u subdomeinen onder uw organisatorische domein gebruikt en een specifiek domein hebt, dat overeenkomt op subdomeinniveau. • Wanneer u een domeinsleutel invoegt of bijwerkt, is het mogelijk dat de wijziging van invloed is op bestaande DKIM-sleutels. Als u bijvoorbeeld DomainMatch instelt op DomainAndSubdomains voor het domein example.com en u vervolgens DomainMatch instelt op SubdomainsOnly voor het domein mail.example.com, kan een van beide sleutels worden gebruikt. Hier is een manier voor het oplossen van conflicten in het geval domeinsleutels overlappen. 1. Als twee sleutels gelijkmatig specifiek zijn voor overeenkomsten voor hetzelfde domein, vervangt en deactiveert de nieuwe sleutel de bestaande sleutel. 2. Als een nieuwe sleutel meer specifiek is voor overeenkomsten dan een bestaande sleutel, wordt de nieuwe sleutel gebruikt en wordt de bestaande sleutel dusdanig gewijzigd dat deze niet langer van toepassing is op de case die door de nieuwe sleutel wordt bestreken. Bijvoorbeeld: omdat DomainOnly en SubdomainsOnly meer specifiek zijn dan DomainAndSubdomains, verandert een nieuwe sleutel DomainOnly de DomainMatch voor een bestaande sleutel DomainAndSubdomains om vervolgens SubdomainsOnly te worden. 3. Als meerdere sleutels verschillende domeinen hebben, die overeenkomen met het verzendende domein, wordt de sleutel met de langste domeinnaam gebruikt. In het geval ven een "gelijkspel" wordt de meest specifieke sleutel gebruikt. Zie voor informatie over DKIM http://dkim.org


Gebruikershandleiding | Een DKIM-sleutel importeren | 316

Een DKIM-sleutel importeren Gebruik de voorziening DKIM-sleutel (DomainKeys Identified Mail) om Salesforce in te schakelen voor het ondertekenen van uitgaande e-mailberichten die namens uw organisatie worden verzonden. Bepaalde bedrijven hebben meerdere Salesforce-organisaties en gebruikers in die organisaties delen dezelfde domeinnaam in hun e-mailadres. Daarom willen bedrijven die willen dat Salesforce de door die gebruikers verzonden e-mailberichten ondertekent, soms DKIM-sleutels delen. U kunt dat doen aan de hand van deze pagina. Maak eerst de sleutel en controleer of deze werkt bij de ene organisatie. Voor import en gebruik ervan in een andere organisatie kopieert u de selectornaam, domeinnaam en gegevens van de openbare en persoonlijke sleutel uit de werksleutel. U vindt deze gegevens op de detailpagina voor de sleutel die u wilt importeren. Na het kopiëren van de sleutelgegevens logt u in bij de doelorganisatie en volgt deze stappen voor het importeren van de sleutel.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN DKIM-sleutels beheren • Toepassing aanpassen

1. Geef vanuit Set-up DKIM-sleutels op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens DKIM-sleutels. 2. Klik op Een sleutel importeren. 3. Geef dezelfde selectornaam op, die u hebt gekopieerd vanuit de oorspronkelijke organisatie. 4. Geef dezelfde domeinnaam op, die u hebt gekopieerd vanuit de oorspronkelijke organisatie. 5. Plak de gegevens van de openbare en persoonlijke sleutel die u hebt gekopieerd, naar de respectieve velden. 6. Selecteer het type Domeinovereenkomst dat u wilt gebruiken. Waarschijnlijk gebruikt u dezelfde waarde die u selecteerde voor de sleutel in de oorspronkelijke organisatie. 7. Klik op Opslaan. Omdat de gegevens voor de openbare en de persoonlijke sleutel in de oorspronkelijke organisatie werkten, kunt u de sleutel in de doelorganisatie meestal onmiddellijk activeren. Opmerking: De gegevens van de persoonlijke sleutel zijn een gecodeerde vorm van de gegevens van de persoonlijke sleutel waarmee e-mailberichten worden ondertekend. Bij het ondertekenen van e-mailberichten worden deze intern ontcijferd. Daarom kunnen ze alleen binnen Salesforce worden gebruikt. Zo kunt u de gegevens van de openbare en persoonlijke sleutel bijvoorbeeld niet gebruiken voor invoeging in een extern e-mailsysteem.


Gebruikershandleiding | Werken met mail merge-sjablonen | 317

Werken met mail merge-sjablonen Mail merge-sjablonen beheren Mail merge-sjablonen bepalen de inhoud van een brief of document waarin vrije tekst en databasegegevens worden samengevoegd. Ze bevatten variabelen, ook wel samenvoegvelden genoemd, waarmee gegevens uit records—bijvoorbeeld de naam en het adres van een contactpersoon—worden ingevoegd in een automatisch gegenereerd document. Als beheerder bent u verantwoordelijk voor het maken van mail merge-sjablonen in Microsoft Word en voor het uploaden van die sjablonen naar Salesforce, zodat ze beschikbaar zijn voor de gebruikers. Zie de volgende onderwerpen: • Mail merge-sjablonen maken voor informatie over het maken van een nieuwe mail merge-sjabloon op basis van een leeg Word-document. • Mail merge-sjablonen wijzigen verklaart hoe u voorbeeldsjablonen kunt downloaden en wijzigen om tegemoet te komen aan uw unieke bedrijfsbehoeften. • Mail merge-sjablonen uploaden naar Salesforce voor informatie over het uploaden van gebruiksklare mail merge-sjablonen naar Salesforce. Tip: Voorbeeld mail merge-sjablonen downloaden om aan de slag te gaan.

ZIE OOK: Overwegingen bij het gebruik van samenvoegvelden in mail merge-sjablonen


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Mail merge-sjablonen uploaden: • "Openbare sjablonen beheren" Mail merge-sjablonen bewerken: • "Openbare sjablonen beheren"



Visualforce-e-mailsjablonen maken U kunt e-mailsjablonen maken om die in Visualforce-pagina's te gebruiken.

EDITIONS

1. Handel als volgt: • Geef vanuit Set-up E-mailsjablonen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens E-mailsjablonen, als u een machtiging hebt om openbare sjablonen te bewerken. • Ga naar uw persoonlijke instellingen, als u geen machtiging hebt om openbare sjablonen te bewerken. Geef Sjablonen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens E-mailsjablonen of Mijn sjablonen—afhankelijk van wat wordt weergegeven.. 2. Klik op Nieuwe sjabloon. 3. Kies Visualforce en klik op Volgende. U kunt geen bulk-e-mail verzenden met behulp van een Visualforce-e-mailsjabloon. 4. Kies de map waarin u de sjabloon wilt opslaan. 5. Schakel het selectievakje Beschikbaar voor gebruik in om de sjabloon gebruiksklaar te maken. 6. Geef een E-mailsjabloonnaam op. 7. Wijzig, indien nodig, de Unieke naam van sjabloon. Deze unieke naam verwijst naar de component als u de Force.com API gebruikt. In beheerde pakketten voorkomt deze unieke naam naamconflicten bij pakketinstallaties. Deze naam kan alleen onderstrepingstekens en alfanumerieke tekens bevatten, en moet uniek zijn in uw organisatie. Deze moet beginnen met een letter, mag geen spaties bevatten, mag niet eindigen met een onderstrepingsteken en mag geen twee opeenvolgende onderstrepingstekens bevatten. Met het veld Unieke naam van sjabloon kunt u namen van bepaalde componenten in een beheerd pakket wijzigen, waarbij de wijzigingen worden doorgevoerd in de organisatie van een abonnee.

Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Contact Manager, Group, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition Bulk-e-mail niet beschikbaar in: Personal, Contact Manager en Group Edition

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Visualforce-e-mailsjablonen maken of wijzigen: • "Toepassing aanpassen" Openbare e-mailsjabloonmappen maken of wijzigen: • "Openbare sjablonen beheren"

8. Indien gewenst kunt u een andere tekenset kiezen vanuit de vervolgkeuzelijst Codering. 9. Geef een beschrijving van de sjabloon op. De sjabloonnaam en de beschrijving zijn alleen voor intern gebruik bedoeld. 10. Geef een onderwerpregel voor uw sjabloon op bij E-mailonderwerp. 11. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Type ontvanger het type ontvanger dat vanaf die e-mailsjabloon gemaakte e-mailberichten zal ontvangen. 12. Selecteer desgewenst in de vervolgkeuzelijst Gerelateerd aan Type het object waaruit de sjabloon gegevens zal ophalen uit samenvoegvelden. 13. Klik op Opslaan. 14. Klik op de pagina E-mailsjablonen weergeven op Sjabloon bewerken. 15. Geef opmaaktekst op voor uw Visualforce-e-mailsjabloon. Opmerking: Als u een afbeelding opneemt, wordt u aangeraden deze te uploaden naar het tabblad Documenten zodat u kunt verwijzen naar de kopie van de afbeelding op onze server. Bijvoorbeeld:



16. Voor het opgeven van de versie van Visualforce en de bij deze e-mailsjabloon gebruikte API klikt u op Versie-instellingen. Als u beheerde pakketten van de AppExchange hebt geïnstalleerd, kunt u ook opgeven welke versie van elk beheerd pakket bij deze e-mailsjabloon moet worden gebruikt. In het algemeen gebruikt u de standaardwaarde voor alle versies, om de e-mailsjabloon te koppelen aan de nieuwste versie van Visualforce, de API en elk beheerd pakket. Om een specifieke werking in stand te houden, kunt u een oudere versie van Visualforce en de API opgeven. Voor de toegang tot componenten of functies die afwijken van de nieuwste pakketversie kunt u een oudere versie van een beheerd pakket opgeven. 17. Klik op Opslaan om de details van de sjabloon weer te geven. Wilt u doorgaan met het wijzigen van uw sjabloon, klik dan op Snel opslaan. Uw Visualforce-opmaak moet geldig zijn voordat u uw sjabloon kunt opslaan. Opmerking: De maximale grootte van een Visualforce-e-mailsjabloon is 1 MB. U kunt geen bulk-e-mail verzenden met behulp van een Visualforce-e-mailsjabloon. De samenvoegvelden {!Receiving_User.field_name} en {!Sending_User.field_name} werken alleen voor bulk-e-mail en zijn niet beschikbaar in Visualforce-e-mailsjablonen. Tip: • Klik op Test verzenden en samenvoegvelden verifiëren om een voorbeeld van de sjabloon weer te geven die is ingevuld met gegevens uit door u gekozen records, en een test-e-mailbericht te verzenden. Als de e-mailsjabloon versleutelde gegevens bevat, vergeet dan niet dat de gegevens versleuteld worden weergegeven binnen het gegenereerde e-mailbericht en in Visualforce-sjabloonpagina. In verband met de beveiliging wordt die niet als platte tekst getoond. • Gebruik voor het vertalen van Visualforce -e-mailsjablonen op basis van talen van ontvangers of gerelateerde objecten het kenmerk language van de tag <messaging:emailTemplate> (geldige waarden: door Salesforce ondersteunde talencodes, bijvoorbeeld "en-US"). Het kenmerk voor taal accepteert samenvoegvelden uit de kenmerken recipientType en relatedToType van de e-mailsjabloon. U kunt aangepaste taalvelden voor gebruik in samenvoegvelden maken. Het Vertaalcentrum is verplicht voor het vertalen van een e-mail sjablonen.

ZIE OOK: HTML-e-mailsjablonen maken Aangepaste HTML-e-mailsjablonen maken



Aangepaste HTML-e-mailsjablonen maken U kunt aangepaste HTML-e-mailsjablonen zonder een briefhoofd maken. Bent u niet bekend met HTML, dan kunt u HTML-code in uw sjabloon plakken.

EDITIONS

1. Handel als volgt:


• Geef vanuit Set-up E-mailsjablonen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens E-mailsjablonen, als u een machtiging hebt om openbare sjablonen te bewerken. • Ga naar uw persoonlijke instellingen, als u geen machtiging hebt om openbare sjablonen te bewerken. Geef Sjablonen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens E-mailsjablonen of Mijn sjablonen—afhankelijk van wat wordt weergegeven.. 2. Klik op Nieuwe sjabloon. 3. Kies Aangepast (zonder Briefhoofd) en klik op Volgende.

Beschikbaar in: Alle editions Bulk-e-mail niet beschikbaar in: Personal, Contact Manager en Group Edition HTML- en Visualforce-e-mailsjablonen zijn niet beschikbaar in: Personal Edition

4. Kies de map waarin u de sjabloon wilt opslaan. 5. Schakel het selectievakje Beschikbaar voor gebruik in om de sjabloon gebruiksklaar te maken. 6. Geef een E-mailsjabloonnaam op. 7. Wijzig, indien nodig, de Unieke naam van sjabloon. Deze unieke naam verwijst naar de component als u de Force.com API gebruikt. In beheerde pakketten voorkomt deze unieke naam naamconflicten bij pakketinstallaties. Deze naam kan alleen onderstrepingstekens en alfanumerieke tekens bevatten, en moet uniek zijn in uw organisatie. Deze moet beginnen met een letter, mag geen spaties bevatten, mag niet eindigen met een onderstrepingsteken en mag geen twee opeenvolgende onderstrepingstekens bevatten. Met het veld Unieke naam van sjabloon kunt u namen van bepaalde componenten in een beheerd pakket wijzigen, waarbij de wijzigingen worden doorgevoerd in de organisatie van een abonnee.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Aangepaste e-mailsjablonen in HTML maken of wijzigen: • "HTML-sjablonen bewerken" Openbare e-mailsjabloonmappen maken of wijzigen: • "Openbare sjablonen beheren"

8. Indien gewenst kunt u een andere tekenset kiezen vanuit de vervolgkeuzelijst Codering. 9. Geef een Beschrijving van de sjabloon op. De sjabloonnaam en de beschrijving zijn alleen bedoeld voor intern gebruik. De beschrijving wordt gebruikt als de titel van elke e-mailactiviteit die u registreert wanneer u in bulk e-mail verzendt. 10. Klik op Volgende. 11. Geef een Onderwerp voor het bericht op. 12. Voer de HTML-brontekst voor het bericht in. Vergeet geen van de HTML-tags. Opmerking: Als u een afbeelding meestuurt, raden we aan die te uploaden naar het tabblad Documenten. Dan kunt u verwijzen naar de kopie van de afbeelding op onze server. Bijvoorbeeld:

13. Indien gewenst voert u in het onderwerp en de hoofdtekst van de sjabloon samenvoegvelden in. Deze velden worden vervangen door gegevens van uw lead, contactpersoon, account, opportunity, case of oplossing wanneer u een e-mailbericht verzendt. 14. Klik op Volgende.



15. Voer indien gewenst de versie met alleen tekst van uw e-mailbericht in of klik op Tekst van HTML-versie kopiëren om automatisch de tekst van uw HTML-versie zonder de HTML-tags te plakken. De versie met alleen tekst is beschikbaar voor ontvangers die geen HTML-e-mailberichten kunnen weergeven. Voorzichtig: We raden u echter aan de tekstversie leeg te laten. Als u deze blanco laat, maakt Salesforce automatisch de "alleen tekst"-inhoud op basis van de huidige HTML-versie. Als u inhoud met de hand invoert, worden latere bewerkingen in de HTML-versie niet doorgevoerd in de versie met alleen tekst. 16. Klik op Opslaan. Tip: Klik op Test verzenden en samenvoegvelden verifiëren om een voorbeeld van de sjabloon weer te geven die is ingevuld met gegevens uit door u gekozen records, en een test-e-mailbericht te verzenden. Opmerking: U kunt de inhoud van een aangepaste HTML-sjabloon niet wijzigen wanneer u deze selecteert voor gebruik in een e-mail. ZIE OOK: HTML-e-mailsjablonen maken Visualforce-e-mailsjablonen maken

HTML-e-mailsjablonen maken U kunt HTML-e-mailsjablonen met een briefhoofd maken. In een bestaande sjabloon kunt u het briefhoofd of de lay-out niet wijzigen. Voor het maken van een HTML-e-mailsjabloon hebt u minimaal één actief briefhoofd nodig.

EDITIONS

Een HTML-e-mailsjabloon maken:


1. Handel als volgt:

Beschikbaar in: Alle editions

• Geef vanuit Set-up E-mailsjablonen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens E-mailsjablonen, als u een machtiging hebt om openbare sjablonen te bewerken.

Bulk-e-mail niet beschikbaar in: Personal, Contact Manager en Group Edition

• Ga naar uw persoonlijke instellingen, als u geen machtiging hebt om openbare sjablonen te bewerken. Geef Sjablonen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens E-mailsjablonen of Mijn sjablonen—afhankelijk van wat wordt weergegeven..

HTML- en Visualforce-e-mailsjablonen zijn niet beschikbaar in: Personal Edition

2. Klik op Nieuwe sjabloon. 3. Kies HTML (met briefhoofd) en klik op Volgende. 4. Kies de map waarin u de sjabloon wilt opslaan. 5. Schakel het selectievakje Beschikbaar voor gebruik in om de sjabloon gebruiksklaar te maken. 6. Geef een E-mailsjabloonnaam op. 7. Wijzig, indien nodig, de Unieke naam van sjabloon. Deze unieke naam verwijst naar de component als u de Force.com API gebruikt. In beheerde pakketten voorkomt deze unieke naam naamconflicten bij pakketinstallaties. Deze naam kan alleen onderstrepingstekens en alfanumerieke tekens bevatten, en moet uniek zijn in uw organisatie. Deze moet beginnen met een letter, mag geen spaties bevatten, mag niet eindigen met een onderstrepingsteken en mag geen twee opeenvolgende onderstrepingstekens bevatten. Met het veld Unieke naam van sjabloon kunt

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN HTML-e-mailsjablonen maken of wijzigen: • "HTML-sjablonen bewerken" Openbare e-mailsjabloonmappen maken of wijzigen: • "Openbare sjablonen beheren"



u namen van bepaalde componenten in een beheerd pakket wijzigen, waarbij de wijzigingen worden doorgevoerd in de organisatie van een abonnee. 8. Selecteer een Briefhoofd. Het briefhoofd bepaalt het logo, de paginakleur en de tekstinstellingen van uw e-mailberichten. In een bestaande sjabloon kunt u dit veld niet wijzigen. Maak een nieuwe sjabloon als u na het maken van een sjabloon een ander briefhoofd wilt gebruiken. 9. Selecteer de E-maillay-out. De e-maillay-out bepaalt de kolommen en de paginalay-out van de berichttekst. Klik op Opties voor e-maillayout weergeven om voorbeelden te bekijken. In een bestaande sjabloon kunt u dit veld niet wijzigen. Maak een nieuwe sjabloon als u na het maken van een sjabloon een andere e-mail-layout wilt gebruiken. 10. Indien gewenst kunt u een andere tekenset kiezen vanuit de vervolgkeuzelijst Codering. 11. Geef een Beschrijving van de sjabloon op. De sjabloonnaam en de beschrijving zijn alleen voor intern gebruik bedoeld. De beschrijving wordt gebruikt als de titel van elke e-mailactiviteit die u registreert wanneer u in bulk e-mail verzendt. 12. Klik op Volgende. 13. Geef een onderwerp op voor het e-mailbericht dat u gaat verzenden. 14. Klik op een willekeurige sectie en voer dan de tekst van het bericht in. Klik op het hangslotpictogram om te voorkomen dat iemand tijdens het gebruik van deze sjabloon een sectie bewerkt. 15. Wijzig de stijl van de tekst door de tekst te selecteren en de opmaakwerkbalk te gebruiken. 16. Voer desgewenst samenvoegvelden in het onderwerp en de hoofdtekst van de sjabloon in. Deze velden worden vervangen door gegevens van uw lead, contactpersoon, account, opportunity, case of oplossing wanneer u een e-mailbericht verzendt. 17. Klik op Volgende. 18. Voer indien gewenst de versie met alleen tekst van uw e-mailbericht in of klik op Tekst van HTML-versie kopiëren om automatisch de tekst van uw HTML-versie zonder de HTML-tags te plakken. De versie met alleen tekst is beschikbaar voor ontvangers die geen HTML-e-mailberichten kunnen weergeven. Voorzichtig: We raden u echter aan de tekstversie leeg te laten. Als u deze blanco laat, maakt Salesforce automatisch de "alleen tekst"-inhoud op basis van de huidige HTML-versie. Als u inhoud met de hand invoert, worden latere bewerkingen in de HTML-versie niet doorgevoerd in de versie met alleen tekst. 19. Klik op Opslaan. Tip: Klik op Test verzenden en samenvoegvelden verifiëren om een voorbeeld van de sjabloon weer te geven die is ingevuld met gegevens uit door u gekozen records, en een test-e-mailbericht te verzenden. ZIE OOK: Aangepaste HTML-e-mailsjablonen maken Visualforce-e-mailsjablonen maken



Overwegingen bij het gebruik van samenvoegvelden in e-mailsjablonen Een samenvoegveld is een veld dat u kunt opnemen in een e-mailbericht, een e-mailsjabloon, a mail merge-sjabloon, een aangepaste koppeling of een formule om waarden uit een record op te nemen. U kunt samenvoegvelden gebruiken in het onderwerp en de hoofdtekst van aangepaste HTML-sjablonen. Bij het gebruik van samenvoegvelden moet u inzicht hebben in de manier waarop ze functioneren, en in wat u kunt verwachten in uw samengevoegde e-mailberichten.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Alle editions

Richtlijnen voor syntaxis en opmaak De syntaxis bestaat uit een linkeraccolade en uitroepteken, gevolgd door de naam van het object, een punt, de veldnaam en een rechteraccolade. Als u bijvoorbeeld het accountnummer van uw ontvanger wilt opnemen, gebruikt u ID: {!Account.AccountNumber} en het e-mailbericht voor uw ontvanger toont dan ID: 001234567890123. De syntaxis van een samenvoegveld kan variëren, afhankelijk van war u het veld gebruikt. Zorg ervoor dat u de juiste syntaxis gebruikt door samenvoegvelden te selecteren in de vervolgkeuzelijst in de editor waarin u het samenvoegveld gebruikt. De meeste samenvoegvelden voor e-mailsjablonen komen rechtstreeks overeen met sjabloonvelden voor een e-mailbericht.

Bulk-e-mail niet beschikbaar in: Personal, Contact Manager en Group Edition HTML- en Visualforce-e-mailsjablonen zijn niet beschikbaar in: Personal Edition

Belangrijk: • Als twee of meer aangepaste objecten overeenkomende namen of labels hebben, wordt slechts één van de objecten weergegeven wanneer u selecteert vanuit beschikbare samenvoegvelden. Zorg ervoor dat alle aangepaste objecten unieke namen en labels hebben zodat u samenvoegvelden kunt selecteren vanuit elk van de objecten.

Richtlijnen voor het gebruik van samenvoegvelden Algemeen • Gebruik geen hyperlinkformuleveld in het onderwerp van een e-mailsjabloon of in de hoofdtekst van een tekst-e-mailsjabloon. • In e-mailsjablonen kunt u vervangende tekst toevoegen aan elk samenvoegveld. Vervangende tekst wordt weergegeven in verzonden e-mailberichten als de samenvoegrecord geen gegevens bevat voor het desbetreffende veld. Als u vervangende tekst wilt toevoegen, plaatst u een komma na de veldnaam en voert u de tekst in voor de accolade sluiten, bijvoorbeeld: Beste {!Contact.FirstName, gewaardeerde klant}. Wanneer u de sjabloon opslaat, wordt het samenvoegveld in de sjabloon weergegeven als Beste {!BLANKVALUE(Contact.FirstName, "gewaardeerde klant")}. In dit voorbeeld is er geen informatie in het veld Voornaam van de contactpersoonsrecord en begint het e-mailbericht dat u met uw sjabloon maakt, met "Beste gewaardeerde klant". • De samenvoegvelden {!Receiving_User.field_name} en {!Sending_User.field_name} werken alleen voor bulk-e-mail en zijn niet beschikbaar in Visualforce-e-mailsjablonen. • Gebruikersvelden worden ook wel velden van de Verzendende gebruiker voor beheerders en gebruikers met de machtiging "Gebruikers beheren" genoemd. U gebruikt deze velden in e-mailsjablonen wanneer u wilt verwijzen naar de persoon die het e-mailbericht verzendt. • Beheerders en gebruikers met de machtiging "Gebruikers beheren" kunnen deze samenvoegvelden voor ontvangende gebruikers voor e-mailsjablonen gebruiken om te verwijzen naar de ontvanger van het e-mailbericht. • De velden Aanmaakdatum en Datum van Laatst gewijzigd geven alleen de datum, en niet de datum en tijd, weer. • Als de sjabloon een samenvoegveld bevat waarvoor in een bepaalde record geen gegevens zijn opgenomen, wordt dit veld niet weergegeven in het e-mailbericht dat u verzendt. U kunt blanco velden als volgt vinden: wijzig uw ontvangerslijstweergave zodat wordt gezocht naar de samenvoegvelden die u gebruikt in uw sjabloon, en geef het criterium " is gelijk aan " op, waarbij u het derde veld leeg laat. Bewerk deze records met lege velden voordat u uw e-mailberichten verzendt.



Accounts Wanneer accountsamenvoegvelden zijn opgenomen in een e-mailsjabloon en deze sjabloon wordt geselecteerd nadat een contactpersoon Aan het e-mailveld 'Aan' is toegevoegd, worden de accountsamenvoegvelden ingevuld op basis van de account van de contactpersoon en niet op basis van de account van de case. Goedkeuringen • Samenvoegvelden voor het goedkeuringsproces kunnen worden gebruikt in e-mailsjablonen, maar niet in mail merge-sjablonen. • Met uitzondering van {!ApprovalRequest.Comments} retourneren samenvoegvelden voor goedkeuring met de naam {!ApprovalRequest.field_name} in e-mailsjablonen alleen waarden in e-mailberichten betreffende de toewijzing van goedkeuringen en e-mailwaarschuwingen betreffende goedkeuringsprocessen. Bij gebruik in andere e-mailberichten—inclusief e-mailwaarschuwingen voor werkstroomregels—retourneren de samenvoegvelden voor goedkeuringen null. • Het samenvoegveld {!ApprovalRequest.Comments} retourneert alleen de recentst opgegeven opmerking in e-mailberichten voor een goedkeuringsstap die unanieme goedkeuring van meerdere goedkeurende personen nodig heeft. • Bij het maken van een goedkeuringsproces kan de huidige gebruiker of maker van het proces een indiener opgeven. Als u aangepaste e-mailsjablonen met samenvoegvelden gebruikt, moet u rekening houden met de mogelijkheid dat de huidige gebruiker en de indiener niet dezelfde gebruiker zijn. Zo moet u mogelijk de verwijzingen naar de huidige gebruiker {!User.} wijzigen in een verwijzing naar een opgegeven indiener {!ApprovalRequestingUser.}. Campagnes • Samenvoegvelden voor campagnes en campagneleden kunnen worden gebruikt in e-mailsjablonen, maar niet in mail merge-sjablonen. • Samenvoegvelden voor campagneleden kunnen niet worden gebruikt bij andere typen samenvoegvelden in dezelfde e-mailsjabloon. Als u bijvoorbeeld een e-mailsjabloon maakt met behulp van een samenvoegveld voor campagneleden en u de titel van de ontvanger wilt opnemen, gebruikt u {!CampaignMember.Title} in plaats van {!Lead.Title} of {!Contact.Title}. Cases Als u E-mail-naar-case of On-demand E-mail-naar-case hebt ingeschakeld, kunt u e-mailsjablonen maken, die ondersteuningsagenten kunnen gebruiken om te reageren op case-e-mailberichten. Deze sjablonen kunnen samenvoegvelden bevatten waardoor informatie uit het oorspronkelijke e-mailbericht in het antwoord wordt weergegeven. Verbindingenzoeker Aangepaste e-mailsjablonen moeten de URL van de enquête bevatten. {!Contact.PartnerSurveyURL} is beschikbaar als een samenvoegveld voor contactpersonen bij het maken van sjablonen. Contactpersonen • In Salesforce Classic kunnen sjablonen met samenvoegvelden voor Contactpersoon worden gebruikt om mail merge-documenten voor leads te genereren. Op dezelfde manier kunnen sjablonen met velden voor Lead worden gebruikt om mail merge-documenten voor contactpersonen te genereren. • U kunt aangepaste velden voor Contactpersoon of Lead gebruiken voor samenvoegen in Salesforce Classic en Lightning Experience, maar alleen voor documenten voor het object waaruit de aangepaste velden afkomstig zijn. Zo kan een aangepast veld voor Lead alleen worden gebruikt voor sjablonen voor leads. Opportunities Samenvoegvelden voor producten van opportunities zijn alleen beschikbaar in organisaties waarvoor producten zijn ingeschakeld en kunnen alleen worden gebruikt in mail merge-sjablonen, niet in e-mailsjablonen.



Workflow Voor het gebruik van samenvoegvelden vanuit gebruikersrecords in e-mailsjablonen selecteert u uit de volgende typen samenvoegvelden: • Gebruikersvelden—Gebruik deze samenvoegvelden om de verzendende gebruiker weer te geven. Samenvoegvelden met de naam {!User.veld_naam} retourneren waarden uit de gebruikersrecord van de persoon die de record heeft gemaakt of bijgewerkt, die via een trigger de werkstroomregel heeft geactiveerd. • Gebruikersvelden voor doel van werkstroom—Gebruik deze samenvoegvelden alleen in e-mailsjablonen voor werkstroomregels voor het object Gebruiker. Samenvoegvelden met de naam {!Target_User.veld_naam} retourneren waarden uit de gebruikersrecord die werd gemaakt of bijgewerkt om via een trigger de werkstroomregel te activeren. Deze release bevat een bètaversie van de werkstroom voor het object Gebruiker, die wel van productiekwaliteit is, maar bekende beperkingen heeft. Als u feedback en suggesties wilt aandragen, gaat u naar de IdeaExchange.

Samenvoegvelden voor Visualforce-e-mailsjablonen Een samenvoegveld is een veld dat u in een e-mailsjabloon, mail merge-sjabloon, aangepaste koppeling of formule kunt plaatsen om waarden uit een record op te nemen.

Syntaxis en opmaak Samenvoegvelden voor Visualforce-e-mailsjablonen gebruiken dezelfde expressietaal als formules:

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Contact Manager, Group, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition Bulk-e-mail niet beschikbaar in: Personal, Contact Manager en Group Edition

{!Object_Name.Field_Name}

Zo kunt u uw e-mailsjabloon beginnen met Hello, {!Contact.FirstName}. Wanneer u de sjabloon verzendt, ziet elke ontvanger diens voornaam in plaats van het samenvoegveld. Als de voornaam van uw ontvanger John is, ziet deze Hello, John! wanneer hij het e-mailbericht opent.

Tips • U kunt geen bulk-e-mail verzenden met behulp van een Visualforce-e-mailsjabloon. {!Receiving_User.veld_naam} en {!Sending_User.veld_naam} worden gebruikt voor bulk-e-mail en zijn niet beschikbaar voor Visualforce-e-mailsjablonen. • Gebruik voor het vertalen van Visualforce-e-mailsjablonen op basis van talen van ontvangers of gerelateerde objecten het taalkenmerk van <messaging:emailTemplate>. Geldige waarden zijn door Salesforce ondersteunde taalcodes, zoals "en-us" voor Engels (US). Het taalkenmerk acepteert samenvoegvelden ui de kenmerken recipientType en relatedToType van de e-mailsjabloon. U kunt aangepaste taalvelden voor gebruik in samenvoegvelden maken. Het Vertaalcentrum is verplicht voor het vertalen van een e-mailsjablonen. ZIE OOK: Visualforce-e-mailsjablonen maken



Overwegingen bij het gebruik van samenvoegvelden in mail merge-sjablonen Een samenvoegveld is een veld dat u kunt opnemen in een e-mailbericht, een e-mailsjabloon, a mail merge-sjabloon, een aangepaste koppeling of een formule om waarden uit een record op te nemen. Bij het gebruik van samenvoegvelden moet u inzicht hebben in de manier waarop ze functioneren, en in wat u kunt verwachten in uw samengevoegde e-mailberichten.

EDITIONS

Richtlijnen voor syntaxis en opmaak


Deze voorziening is beschikbaar in Salesforce Classic

Mail merge-sjablonen worden gemaakt door documenten te uploaden naar Salesforce vanaf uw desktop. De syntaxis voor deze samenvoegvelden is OBJECT_VELD_NAAM of VELD_NAAM. Samenvoegvelden voor mail merge-sjablonen moeten: • Uniek zijn • Alleen letters, cijfers en het onderstrepingsteken (_) bevatten • De lengte van 40 lettertekens niet overschrijden Bijvoorbeeld: AccountNumber. Als u ervoor wilt zorgen dat u de correcte syntaxis gebruikt, gebruikt u Connect voor Office om samenvoegvelden in te voegen in uw mail merge-sjabloon.

Compatibiliteit van samenvoegvelden • In Salesforce Classic kunnen sjablonen met samenvoegvelden voor Contactpersoon worden gebruikt om mail merge-documenten voor leads te genereren. Op dezelfde manier kunnen sjablonen met velden voor Lead worden gebruikt om mail merge-documenten voor contactpersonen te genereren. • U kunt aangepaste velden voor Contactpersoon of Lead gebruiken voor samenvoegen in Salesforce Classic en Lightning Experience, maar alleen voor documenten voor het object waaruit de aangepaste velden afkomstig zijn. Zo kan een aangepast veld voor Lead alleen worden gebruikt voor sjablonen voor leads. • In Salesforce Classic kunt u voor een mail merge voor Opportunity gebruikmaken van samenvoegvelden Contactpersoon om extra informatie over een gerelateerde contactpersoon samen te voegen. • Salesforce Classic-samenvoegvelden voor producten voor opportunities zijn alleen beschikbaar voor organisaties die producten hebben ingeschakeld. Samenvoegvelden voor producten voor opportunities zijn niet beschikbaar in Lightning Experience. • In Salesforce Classic kunnen samenvoegvelden voor Goedkeuringsproces wel worden gebruikt in e-mailsjablonen, maar niet in mail merge-sjablonen. Samenvoegvelden voor Goedkeuringsproces zijn niet beschikbaar in Lightning Experience. • Samenvoegvelden voor campagnes en campagneleden kunnen niet mail merge-sjablonen worden gebruikt.



Versie-instellingen voor Visualforce-e-mailsjablonen beheren Ten behoeve van terugwaartse compatibiliteit wordt elke Visualforce-e-mailsjabloon opgeslagen met versie-instellingen voor de specifieke versie van Visualforce en de API. Als de Visualforce-e-mailsjabloon verwijst naar geïnstalleerde beheerde pakketten, worden ook de versie-instellingen voor elk beheerd pakket waarnaar wordt verwezen door de Visualforce-component, opgeslagen. Dit garandeert dat, terwijl Visualforce, de API en de componenten in beheerde pakketten zich ontwikkelen in elkaar opvolgende versies, een Visualforce-e-mailsjabloon nog steeds is gebonden aan versies met een specifieke, bekende werking.


Een pakketversie is een nummer waarmee de set componenten worden aangeduid, die in een pakket worden geüpload. Het versienummer heeft de indeling hoofdNummer.subNummer.patchNummer (bijvoorbeeld 2.1.3). De hoofd- en subnummers Bulk-e-mail niet beschikbaar worden bij elke belangrijke release opgehoogd naar een gekozen waarde. Het patchNummer in: Personal, Contact wordt alleen voor een patchrelease gegenereerd en bijgewerkt. Uitgevers kunnen pakketversies Manager en Group Edition gebruiken voor een elegante ontwikkeling van de componenten in hun beheerde pakketten door opeenvolgende pakketversies uit te geven zonder daarbij bestaande integraties van klanten met behulp van het pakket te verbreken. GEBRUIKERSMACHTIGINGEN De Salesforce-API en Visualforce-versie voor een bestaande Visualforce-e-mailsjabloon instellen: 1. Handel als volgt: • Als u de machtiging hebt om openbare sjablonen te bewerken, geeft u vanuit Set-up E-mailsjablonen op in het vak Snel zoeken en selecteert u vervolgens E-mailsjablonen.

Versie-instellingen voor Visualforce-e-mailsjablonen instellen: • "Toepassing aanpassen"

• Ga naar uw persoonlijke instellingen, als u geen machtiging hebt om openbare sjablonen te bewerken. Geef Sjablonen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens E-mailsjablonen of Mijn sjablonen—ongeacht welke wordt weergegeven. 2. Klik op Naam e-mailsjabloon voor de Visualforce-e-mailsjabloon. 3. Klik op Sjabloon bewerken en vervolgens op Versie-instellingen. 4. Selecteer de Versie van de Salesforce-API. Dit is ook de versie van Visualforce die bij deze sjabloon wordt gebruikt. 5. Klik op Opslaan. De pakketversie-instellingen voor een Visualforce-e-mailsjabloon configureren: 1. Handel als volgt: • Als u de machtiging hebt om openbare sjablonen te bewerken, geeft u vanuit Set-up E-mailsjablonen op in het vak Snel zoeken en selecteert u vervolgens E-mailsjablonen. • Ga naar uw persoonlijke instellingen, als u geen machtiging hebt om openbare sjablonen te bewerken. Geef Sjablonen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens E-mailsjablonen of Mijn sjablonen—ongeacht welke wordt weergegeven. 2. Klik op Naam e-mailsjabloon voor de Visualforce-e-mailsjabloon. 3. Klik op Sjabloon bewerken en vervolgens op Versie-instellingen. 4. Selecteer een Versie voor elk beheerd pakket waarnaar wordt verwezen door de Visualforce-e-mailsjabloon. Deze versie van het beheerde pakket blijft in gebruik door de Visualforce-e-mailsjabloon als latere versies van het beheerde pakket worden geïnstalleerd, tenzij u de versie-instelling handmatig bijwerkt. Voor het toevoegen van een geïnstalleerd beheerd pakket aan de instellingenlijst selecteert u een pakket in de lijst van beschikbare pakketten. De lijst wordt alleen weergegeven als u een geïnstalleerd beheerd pakket hebt, dat niet al is gekoppeld aan de Visualforce-e-mailsjabloon. 5. Klik op Opslaan.


Gebruikershandleiding | Op de cloud gebaseerde e-mailintegratie beheren | 328

Let op het volgende bij het werken met pakketversie-instellingen: • Als u een Visualforce-e-mailsjabloon opslaat, die verwijst naar een beheerd pakket zonder een versie van het beheerde pakket op te geven, wordt de Visualforce-e-mailsjabloon standaard aan de laatste geïnstalleerde versie van het beheerde pakket gekoppeld. • De optie Verwijderen kan niet worden gebruik voor de versie-instelling van een Visualforce-e-mailsjabloon voor een beheerd pakket als naar het pakket wordt verwezen door de Visualforce-e-mailsjabloon. ZIE OOK: Visualforce-e-mailsjablonen maken HTML-e-mailsjablonen maken Aangepaste HTML-e-mailsjablonen maken

Op de cloud gebaseerde e-mailintegratie beheren Beheer van de Salesforce-app voor Outlook Salesforce App for Outlook Zorg dat uw verkoopteams belangrijke verkoopopportunities onder controle houden. Met Microsoft® Outlook® Web App (OWA), Outlook 2016 en Outlook 2013, samen met Microsoft Office 365™, kunnen verkoopteams hun verkopen efficiënter beheren. Uw verkoopvertegenwoordigers kan e-mailberichten en bijlagen aan Salesforce-records toevoegen. Ook kunnen zij Salesforce-records maken met globale acties—rechtstreeks in hun e-mailtoepassingen. Eerst schakelt u Salesforce App for Outlook in en vervolgens voltooien uw verkoopteamleden hun korte set-upprocedures. Daarna selecteren teamleden een e-mailbericht in hun e-mailtoepassingen (1) en selecteren zij Salesforce (2). Dan zien zij gerelateerde contactpersonen, leads en gebruikers. Ze kunnen ook gerelateerde accounts, opportunities en cases zien (3).

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic en Lightning Experience Beschikbaar in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

Verkoopvertegenwoordigers kunnen de record selecteren om meer details daarover te zien in hun e-mailtoepassing. Of ze kunnen volledige details opvragen over de record of het direct in Salesforce daaraan toegevoegde e-mailbericht (4).



Als bijwoner van events in agenda's van Microsoft zien uw vertegenwoordigers relevante Salesforce-records. Eerst openen uw vertegenwoordigers een event in hun e-mailtoepassing van Microsoft. Vervolgens selecteren zij Salesforce (1).

Relevante Salesforce-records verschijnen (2). En zoals wanneer vertegenwoordigers werken met e-mailberichten, kunnen uw vertegenwoordigers een record selecteren om meer details weer te geven in hun e-mailtoepassing. Of ze kunnen direct in Salesforce volledige details opvragen over de record (3). Organisatoren van events kunnen een andere weergave van relevante Salesforce-records weergeven. Nadat organisatoren een event hebben geopend, selecteren zij Invoegtoepassingen > Salesforce. Relevante records worden in het rechterdeelvenster weergegeven.

Verkoopteams instellen om Salesforce te gebruiken in Microsoft®-e-mailtoepassingen Help uw verkoopteams Salesforce-records met globale acties direct te maken en weer te geven in Outlook Web App (OWA), Outlook 2016 en Outlook 2013.

EDITIONS

1. Geef vanuit Salesforce Set-up App for Outlook-instellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens App voor Outlook-instellingen.

Beschikbaar in: Salesforce Classic en Lightning Experience Beschikbaar in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Salesforce App for Outlook inschakelen • "Toepassing aanpassen"



2. Schakel de app in. Gebruikt u Mijn domein, geef dan uw aangepaste domein op in URL voor uitwisseling van metagegevens. Sla uw wijzigingen op. Nadat de sectie voor de goedgekeurde lijst en voor toewijzingen zijn weergegeven, hoeft u hieraan geen wijzigingen meer aan te brengen. 3. Kies in welke omgeving u Salesforce App for Outlook instelt. Tip: Help uw verkoopteams zichzelf te helpen! Vanuit de Microsoft Office Store maakt u Salesforce App for Outlook beschikbaar voor installatie door uw verkoopteams. Op die manier besteedt u minder tijd aan het installeren van de app voor minder teamleden.

Beheer van Exchange Sync (bèta) Synchronisaties met Exchange Sync (bèta) van uw Microsoft®-items Help gebruikers om hun contactpersonen en events gesynchroniseerd te houden tussen uw Microsoft® Exchange-server en Salesforce zonder daarvoor software te hoeven installeren en onderhouden. Opmerking: Exchange Sync is momenteel beschikbaar als bètavoorziening, hetgeen inhoudt dat het een voorziening van hoogwaardige kwaliteit is met bekende beperkingen. Raadpleeg onze Exchange Sync Implementation Guide om de voorziening bij uw bedrijf in te stellen. Wanneer u contactpersonen en events van uw gebruikers instelt voor synchroniseren tussen het e-mailsysteem van uw bedrijf en Salesforce, kunnen uw gebruikers hun productiviteit vergroten, omdat ze geen dubbel werk tussen de twee systemen meer hoeven te verrichten.

EDITIONS Beschikbaar in: zowel Salesforce Classic als Lightning Experience Beschikbaar in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

U bepaalt of uw gebruikers zowel contactpersonen als events synchroniseren door het definiëren van synchronisatie-instellingen in Salesforce. Ook bepaalt u of records van gebruikers in beide richtingen of in slechts één richting worden gesynchroniseerd tussen uw Exchange-servers en Salesforce. Uw gebruikers kunnen records synchroniseren, die ze aan hun bureau of op hun mobiele apparaten maken en onderhouden.



Op dit moment voert Exchange Sync het volgende niet uit: • Terugkerende events synchroniseren • Synchroniseren van genodigden die in events zijn opgenomen • Gebruikers in één actie records uit beide systemen laten verwijderen Uw gebruikers kunnen deze acties echter wel beheren zoals ze dat altijd al hebben gedaan—door terugkerende events handmatig bij te werken, door genodigden voor event toet te voegen en door in beide systemen records te verwijderen.

Systeemvereisten voor Exchange Sync Voordat u uw gebruikers kunt instellen voor het synchroniseren van contactpersonen en events met Exchange Sync, controleert u of uw op Microsoft® Exchange gebaseerde server voldoet aan de volgende systeemvereisten. Uw bedrijf moet uitvoeren...

Met deze instellingen ingeschakeld...

Exchange-server 2010 - Service Pack 3

• Exchange Web Services (EWS) via een SSL-verbinding

Exchange-server 2013 - Service Pack 1 Exchange Online, Office 365® - Enterprise Editions

• Exchange Autodiscover Service • Basisauthenticatie op zowel uw Exchange-server als uw Autodiscover-service




Een totaalbeeld van het instellen van Exchange Sync Stel Exchange Sync bij uw organisatie dusdanig in dat uw gebruikers contactpersonen en events tussen Microsoft® Exchange-server van uw bedrijf en Salesforce kunnen synchroniseren. U voltooit diverse stappen om de systemen voor te bereiden op communiceren, zowel op uw Exchange-server als in Salesforce. Voltooi deze stappen voor het instellen van Exchange Sync voor uw organisatie. 1. Bereid uw Exchange-server voor op Exchange Sync door enkele instellingen in te schakelen. 2. Stel een Exchange-serviceaccount dusdanig in dat uw server kan communiceren met Exchange Sync. 3. Voer de Remote Connectivity Analyzer van Microsoft® uit met behulp van Exchange Sync-parameters om te testen of u uw Exchange-server correct hebt ingesteld. 4. Stel Salesforce in op communiceren met Exchange door Exchange Sync in te schakelen en uw serviceaccountgegevens in Salesforce op te geven. 5. Bereid uw gebruikers voor op het beheer van agenda-events die ze niet willen synchroniseren. 6. Definieer de synchronisatie-instellingen van uw gebruikers in Exchange Sync-configuraties. 7. Bereid uw gebruikers voor op het beheer van e-mailcontactpersonen die ze wel willen synchroniseren.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Uw Exchange-server voorbereiden op communiceren met Salesforce: • Toegang op beheerdersniveau tot de Microsoft® Exchange-server van uw bedrijf

ZIE OOK: Synchronisaties met Exchange Sync (bèta) van uw Microsoft®-items https://success.salesforce.com/_ui/core/chatter/groups/GroupProfilePage?g=0F9300000009M90CAE

Uw Microsoft® Exchange-server voorbereiden voor Exchange Sync De eerste stap voor het instellen van Exchange Sync is het inschakelen van diverse instellingen op uw Exchange-server, inclusief Exchange Web Services, Exchange Autodiscover Service en Basisauthenticatie. Deze instructies variëren naargelang de versie van Microsoft® Exchange, die uw bedrijf gebruikt. Ga voor meer ondersteuning naar de ondersteuningswebsite van Microsoft, zoek naar de hier vermelde trefwoorden en volg de instructies op, die zijn bedoeld voor uw Exchange-versie. Voltooi de volgende stappen op uw Exchange-server. 1. Schakel Exchange Web Services (EWS) in via een SSL-verbinding.


• Zorg ervoor dat uw Exchange-server een ondertekend certificaat heeft van een van de door Salesforce goedgekeurde certificeringsinstanties. • Als uw organisatie een firewall heeft geconfigureerd, staat u een inkomende verbinding met uw Exchange-clienttoegangsserver toe op de poorten 80 en 443. 2. Schakel Exchange Autodiscover Service in. 3. Schakel Basisauthenticatie in bij zowel uw Exchange-server als uw Autodiscover-service. Als u aanvullende authenticatiemethoden (zoals Microsoft NTLM) moet uitvoeren, is het niet nodig deze methoden uit te schakelen. U kunt Exchange Sync zonder conflict uitvoeren. U bent nu zo ver om een Exchange-serviceaccount in te stellen.



Een Microsoft® Exchange-serviceaccount instellen voor communicatie met Exchange Sync Nadat u Exchange Web Services en Exchange Autodiscover Service op uw Exchange-server hebt ingeschakeld, maakt u een serviceaccount met nabootsingsrechten voor de mailbox van elke Exchange Sync-gebruiker. Voordat u een Exchange-serviceaccount instelt, zorgt u ervoor dat u de juiste Exchange-serverinstellingen hebt ingeschakeld voor het instellen van Exchange Sync. Voor het instellen van een Exchange-serviceaccount voltooit u de volgende stappen op uw Exchange-server. Een demo bekijken: •

Salesforce Exchange Sync Setup in Office 365 via Point and Click (Set-up van Salesforce Exchange Sync in Office 365 via aanwijzen en klikken)

•

Salesforce Exchange Sync Setup in Exchange via the Command Line (Set-up van Salesforce Exchange Sync in Exchange via de opdrachtregel) Opmerking: Ga voor meer ondersteuning naar de Microsoft®-ondersteuningswebsite, zoek naar de hier vermelde trefwoorden en volg de instructies op voor uw Exchange-versie.

1. Maak een Exchange-gebruiker met een mailbox die als serviceaccount gaat functioneren. U gaat dit e-mailadres voor deze mailbox gebruiken om Exchange-nabootsing voor de serviceaccount te configureren.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Een serviceaccount instellen voor communicatie met Exchange Sync: • Toegang op beheerdersniveau tot de Microsoft® Exchange-server van uw bedrijf

2. Met behulp van de Exchange Management Shell geeft u de opdrachten op, die voor uw versie van Exchange de nabootsing van de serviceaccount inschakelen. Als u een pipeline-foutbericht ontvangt, wacht u enkele minuten en geeft u de opdracht opnieuw op om uw server de verzoeken te laten verwerken. • Bij gebruik van Exchange 2010 of 2013: a. Schakel de uitgebreide machtiging voor Active Directory in voor ms-Exch-EPI-Impersonation voor alle Client Access-servers. Get-ExchangeServer | where {$_IsClientAccessServer -eq $TRUE} | ForEach-Object {Add-ADPermission -Identity $_.distinguishedname -User (Get-User -Identity <EnterExchangeSyncServiceAccountEmailAddress> | select-object).identity -extendedRight ms-Exch-EPI-Impersonation}

b. Schakel de uitgebreide rechten van Active Directory in voor ms-Exch-EPI-May-Impersonate om uw serviceaccount alle accounts op uw Exchange-server te laten nabootsen. U stelt later een filter in, waarmee u de gebruikers beperkt, die de serviceaccount synchroniseert met Salesforce. Get-MailboxDatabase | ForEach-Object {Add-ADPermission -Identity $_.distinguishedname -User <EnterExchangeSyncServiceAccountAddress> -ExtendedRights ms-Exch-EPI-May-Impersonate}

• Bij gebruik van Exchange Online van Microsoft Office 365™: a. Schakel aanpassing op uw Exchange-server in. Enable-OrganizationCustomization

3. Met behulp van de Exchange Management Shell geeft u deze opdrachten op voor het configureren van uw serviceaccount voor nabootsing van de groep gebruikers die gaan synchroniseren met Exchange Sync.



a. Maak een beheerbereik voor het definiëren van een filter dat de Exchange-gebruikers bij elkaar groepeert, die gaan synchroniseren met Exchange Sync. Als u bijvoorbeeld wenst dat alleen uw verkoopvertegenwoordigers gaan synchroniseren, wier Exchange-mailboxes alle dezelfde waarde Sales hebben voor de filterbare eigenschap Department (Afdeling), geeft u Department -eq 'Sales' op in plaats van . New-ManagementScope -Name: -RecipientRestrictionFilter:{}

b. Maak een roltoewijzing voor beheer, die de serviceaccount dusdanig beperkt dat alleen de gebruikers worden nagebootst, die u in het beheerbereik hebt gedefinieerd. New-ManagementRoleAssignment -Name: -Role:ApplicationImpersonation -User:<EnterExchangeSyncServiceAccountAddress> -CustomRecipientWriteScope:<EnterExchangeSyncScopeName>

Nadat u uw serviceaccount hebt ingesteld, voert u de Remote Connectivity Analyzer van Microsoft® uit met behulp van Exchange Sync-parameters om te controleren of u uw server voor Exchange Sync hebt ingesteld. U wordt aangeraden om enkele minuten te wachten na het voltooien van deze taken zodat uw Exchange-server de door u aangebrachte wijzigingen kan verwerken. Anders toont de Remote Connectivity Analyzer mogelijk een samenvatting van mislukte tests, zelfs als u de set-up correct hebt geconfigureerd.

De Remote Connectivity Analyzer van Microsoft® uitvoeren met behulp van Exchange Sync-parameters Als uw Exchange Sync-gebruikers hun items niet kunnen synchroniseren, controleert u of uw Exchange-beheerder uw server correct heeft ingesteld door de gratis Remote Connectivity Analyzer van Microsoft®, een webtool, uit te voeren om uw verbinding en set-upproblemen op te sporen. Voordat u de Remote Connectivity Analyzer kunt uitvoeren, controleert u of u de juiste Exchange-server instellingen hebt ingeschakeld, en gaat u vervolgens door met het instellen van een Exchange-serviceaccount. U wordt aangeraden om enkele minuten te wachten na het voltooien van die taken zodat uw Exchange-server de door u aangebrachte wijzigingen kan verwerken. Anders toont de Remote Connectivity Analyzer mogelijk een samenvatting van mislukte tests, zelfs als u de set-up correct hebt geconfigureerd. 1. Ga naar de Microsoft-website en zoek naar de Remote Connectivity Analyzer. 2. Selecteer op het tabblad Exchange-server Toegang tot serviceaccount (Developers (Ontwikkelaars)). 3. Klik op Volgende. 4. Vul de volgende testvelden in: Voor dit testveld...

Gebruikt u deze parameter...

E-mailadres van doelmailbox Het Exchange-e-mailadres van een

Exchange Sync-gebruiker voor wie u de synchronisatieconnectiviteit wilt testen Gebruikersnaam van de serviceaccount (domein\gebruikersnaam of UPN)

Het domein\gebruikersnaam van de serviceaccount of UPN die u hebt ingesteld voor Exchange Sync

Wachtwoord van de serviceaccount

Het wachtwoord van de serviceaccount, dat u hebt ingesteld voor Exchange Sync


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN De benodigde parameters ophalen om de test uit te voeren: • Toegang op beheerdersniveau tot de Microsoft® Exchange-server van uw bedrijf



5. Selecteer Automatisch ontdekken gebruiken om serverinstellingen te signaleren. 6. Selecteer Vooraf gedefinieerde map testen. 7. Kies Contactpersonen als u synchronisatieconnectiviteit wilt testen voor de contactpersonen van deze gebruiker, of Agenda voor de events van deze gebruiker. 8. Vink Exchange-impersonatie gebruiken aan. 9. Typ in het veld Nagebootste gebruiker hetzelfde Exchange e-mailadres dat u hebt opgegeven voor E-mailadres van doelmailbox. 10. Selecteer bij Identifier van nagebootste gebruiker SMTP-adres. 11. Vind de verklaring Ik begrijp dat ik de gegevens van een werkende account moet gebruiken... aan. 12. Typ de verificatiecode van de analyzer in en klik op Controleren. 13. klik boven aan de pagina op Test uitvoeren. Het uitvoeren van de test neemt doorgaans minder dan 30 seconden in beslag. Wanneer de test is voltooid, geeft de analyzer een samenvatting weer met een evaluatie van de synchronisatieconnectiviteit voor de Exchange-gebruiker die u hebt opgegeven. 14. Onderneem actie op basis van de testresultaten. • Als de testsamenvatting "Connectivity Test Successful (Connectiviteitstest geslaagd)" of "Connectivity Test Successful with Warnings (Connectiviteitstest geslaagd met waarschuwingen)" weergeeft, lijkt het erop dat u uw serviceaccount correct hebt ingesteld en dat u nu zo ver bent om uw serviceaccountgegevens op te geven bij Salesforce. • Als de testsamenvatting "Connectivity Test Failed (Connectiviteitstest mislukt)" weergeeft, neemt u de testdetails door om fouten in set-upproblemen op te sporen. Mogelijk wilt u de instructies nog eens nalezen voor de manier waarop u Exchange Sync instelt op een correcte manier. • Als u nog steeds Exchange Sync niet kunt instellen of als u de set-up wel met succes voltooit, maar uw gebruikers hun records nog steeds niet kunnen synchroniseren, voert u de test opnieuw uit en slaat u de testdetails op als HTML. Deze details geeft u dan door aan Salesforce Klantenondersteuning om uw set-up te evalueren als u een case moet indienen.

Salesforce instellen voor communicatie met Microsoft® Exchange Na uitvoering van de Remote Connectivity Analyzer logt u in bij Salesforce om Exchange Sync in te schakelen en de inloggegevens voor de serviceaccount op te geven, die u in Exchange hebt gemaakt. Deze taak laat Exchange en Salesforce met elkaar communiceren. 1. Geef vanuit Salesforce Set-up Exchange Sync op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Set-up van Exchange Sync.

EDITIONS Beschikbaar in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

2. Klik onder Exchange Sync inschakelen op Bewerken. 3. Selecteer Exchange Sync inschakelen en klik op Opslaan. 4. Typ de gebruikersnaam van de serviceaccount die u in Exchange hebt gemaakt, inclusief het domein en allerhoogste domein van uw bedrijf. Als de Exchange-gebruiker bijvoorbeeld svcacct heeft gemaakt om als mailbox van uw gebruikersaccount te laten fungeren, als uwbedrijf de domeinnaam van uw bedrijf is en .com is het allerhoogste domein van uw bedrijf, geeft u uw gebruikersnaam op in een van deze beide notaties: • [email protected] • uwbedrijf.com\svcacct

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Toegang tot Exchange Sync-instellingen in Salesforce: • "Set-up en configuratie weergeven"



Afhankelijk van de manier waarop uw bedrijf uw netwerkconfiguratie heeft ingesteld, wordt mogelijk van u geëist dat u beide notaties test om Exchange Sync met succes in te stellen. 5. Geef het wachtwoord van uw serviceaccount op. 6. Klik op Opslaan. Vervolgens instrueert u uw gebruikers dat het tijd is om de agenda-events te kiezen, die ze niet willen laten synchroniseren.

Gebruikers instrueren hoe ze kunnen voorkomen dat agenda-events worden gesynchroniseerd naar Salesforce Vertel uw Exchange Sync-gebruikers op welke manier ze welke van hun Exchange agenda-events kunnen synchroniseren met Salesforce. We raden aan om gebruikers hun agenda's te laten voorbereiden voordat u gebruikers toevoegt aan Exchange Sync-configuraties en met het synchronisatieproces beginnen, maar gebruikers kunnen te allen tijde zelf bepalen welke events worden gesynchroniseerd. Als u gebruikers instelt voor het synchroniseren van events vanuit Salesforce naar alleen Exchange, kunt u deze stap overslaan en beginnen met het definiëren van synchronisatie-instellingen voor uw gebruikers.


Gebruikers willen mogelijk bepaalde agenda-events—zoals persoonlijke events—niet synchroniseren met Salesforce. In de volgende set-upstap bepaalt u synchronisatie-instellingen van gebruikers in Exchange Sync-configuraties, waarmee het synchroniseren van items van uw gebruikers wordt gestart. Als u gebruikers dusdanig instelt dat events vanuit Exchange naar Salesforce of in beide richtingen worden gesynchroniseerd, worden events van uw gebruikers op dat moment onmiddellijk naar Salesforce gesynchroniseerd—tenzij u gebruikers instrueert om nu hun events te beheren. Gebruikers kunnen op verschillende manieren voorkomen dat persoonlijke events vanuit Exchange naar Salesforce worden gesynchroniseerd. • Gebruikers kunnen een afzonderlijke agenda maken in hun agendatoepassing om hun persoonlijke events bij te houden. (Exchange Sync is zo ontworpen dat alleen de hoofd-Exchange-accountagenda van vertegenwoordigers met Salesforce wordt gesynchroniseerd.) • In de volgende set-upstap bepaalt u of u privé-events van gebruikers wilt synchroniseren. Als u ervoor kiest om privé-events van gebruikers niet te synchroniseren, kunt u gebruikers meedelen dat ze de privé-optie moeten toewijzen aan events in hun agendatoepassingen die ze liever niet willen synchroniseren. Als gebruikers hun persoonlijke events niet (voldoende) beheren voordat het synchroniseren begint, kunnen ze die events toch nog verwijderen uit Salesforce door persoonlijke events handmatig uit Salesforce te verwijderen. Wanneer u zeker weet dat gebruikers hun persoonlijke events die ze niet willen laten synchroniseren, goed hebben beheerd, bent u zo ver om synchronisatie-instellingen voor uw gebruikers te definiëren om het synchronisatieproces van start te laten gaan.



Synchronisatie-instellingen voor Exchange Sync-gebruikers definiëren Nadat gebruikers hun events hebben voorbereid voor synchronisatie met Salesforce, definieert u synchronisatie-instellingen voor groepen gebruikers in Exchange Sync-configuraties. Deze stap is de eerste van het synchronisatieproces voor uw gebruikers. Voordat u synchronisatie-instellingen definieert in Exchange Sync-configuraties, zorgt u ervoor dat uw Exchange-beheerder de Microsoft® Remote Connectivity Analyzer heeft uitgevoerd met behulp van de Exchange Sync-parameters. Door het definiëren van synchronisatie-instellingen kunt u bepalen welke van uw gebruikers contactpersonen en events kunnen synchroniseren. Tevens kunt u bepalen in welke richting uw gebruikers kunnen synchroniseren, en kunt u filters maken om bepaalde records uit te sluiten van synchroniseren. 1. Geef vanuit Salesforce Set-up Exchange Sync-configuraties op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Exchange Sync-configuraties.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Toegang tot Exchange Sync-instellingen in Salesforce: • "Set-up en configuratie weergeven" Exchange Sync-configuraties maken, bewerken of verwijderen: • "E-mailclientconfiguraties beheren"

2. Klik op Nieuwe Exchange-configuratie. 3. Geef de naam van de configuratie op. Als u bijvoorbeeld een configuratie maakt voor gebruikers in een bepaalde regio, geeft u hiervoor een unieke naam op en selecteert u vervolgens Actief.



4. Wijs gebruikers en profielen aan deze configuratie toe.

5. Geef de synchronisatierichting aan voor contactpersonen van uw gebruikers.

6. Als u veldtoewijzingen tussen Salesforce- en Exchange-contactpersonen moet wijzigen, klikt u op Veldtoewijzingen bewerken. 7. Geef de synchronisatierichting aan voor events van uw gebruikers.

8. Als u veldtoewijzingen tussen Salesforce- en Exchange-events moet wijzigen, klikt u op Veldtoewijzingen bewerken. 9. Selecteer Privé-events synchroniseren voor het synchroniseren van events die uw gebruikers als privé hebben aangeduid in Salesforce of hun agenda's. 10. Klik op Opslaan. 11. Stel filters in om te bepalen welke contactpersonen gebruikers kunnen synchroniseren. Het is verplicht om filters in te stellen op basis van de eigendom van records van uw gebruikers. Hierbij hebt u de volgende keuzes: • Contactpersonen die gebruikers kunnen synchroniseren, beperken tot alleen waarvan gebruikers eigenaar zijn: kies Geselecteerde contactpersonen en selecteer vervolgens Records van de gebruiker. Zorg ervoor dat u deze beide instellingen samen selecteert, anders worden er geen contactpersonen voor gebruikers in deze configuratie gesynchroniseerd. • Gebruikers alle contactpersonen die ze in Salesforce kunnen zien, laten synchroniseren: kies Alle contactpersonen.



Naar wens extra synchronisatiefilters instellen. Als u bijvoorbeeld wilt voorkomen dat contactpersonen van buiten territoria van uw gebruikers worden gesynchroniseerd, maakt u synchronisatiefilters voor specifieke velden voor contactpersoonsrecords van gebruikers. Vergeet niet dat contactpersoonsfilters niet van toepassing zijn op contactpersonen die worden gesynchroniseerd van Exchange

naar Salesforce. 12. Geef de specifieke events op, die gebruikers kunnen synchroniseren vanuit Salesforce naar Exchange. Geef een filter op in het veld Groter dan of gelijk aan om de events te beperken, die gebruikers kunnen synchroniseren met deze tijdsaanduidingen. • TODAY—Synchroniseert events die vandaag of na vandaag eindigen. De begintijd is 12:00 uur. • LAST MONTH—Synchroniseert events die eindigden op of na de eerste dag van de afgelopen maand. • LAST N DAYS—Synchroniseert events die eindigden op of na een bepaald aantal voorbije dagen, zoals LAST 30 DAYS. U kunt events synchroniseren, die maximaal 180 dagen terug eindigden.

13. Klik op Opslaan. Synchroniseren van contactpersonen en events is begonnen voor gebruikers in deze Exchange Sync-configuratie. Dit is het moment waarop u gebruikers instrueert om de e-mailcontactpersonen te kiezen, die ze willen synchroniseren met Salesforce, en deze contactpersonen te verplaatsen naar de Salesforce_Sync-mappen in hun e-mailtoepassingen. ZIE OOK: De manier waarop Exchange Sync omgaat met synchronisatieconflicten met Salesforce voor Outlook Hoe kan ik voorkomen dat gegevens worden gesynchroniseerd tussen mijn Salesforce-organisaties?



Gebruikers instrueren hoe ze e-mailcontactpersonen moeten synchroniseren met Salesforce Instrueer uw Exchange Sync-gebruikers dat het tijd is om de Exchange-e-mailcontactpersonen te beheren, die ze gaan synchroniseren met Salesforce.

EDITIONS

Als u uw gebruikers hebt ingesteld op het synchroniseren van contactpersonen vanuit alleen Salesforce naar Exchange, kunt u deze stap overslaan—contactpersonen en events van uw gebruikers worden al gesynchroniseerd.


Nadat u synchronisatie-instellingen van gebruikers hebt gedefinieerd door deze toe te voegen aan Exchange Sync-configuraties en de configuraties actief hebt gemaakt, maakt Exchange Sync een map aan met de naam Salesforce_Sync; dit is een subdirectory onder de directory Contactpersonen in de e-mailaccount van elke gebruiker.


Gebruikers die contactpersonen synchroniseren vanuit Exchange naar Salesforce of die in beide richtingen synchroniseren, kunnen bepalen welke e-mailcontactpersonen naar Salesforce worden gesynchroniseerd door die contactpersonen naar de map Salesforce_Sync te verplaatsen. Instrueer gebruikers om hun contactpersonen nu te verplaatsen naar de map Salesforce_Sync.

Hoe wordt het materiaal van mijn verkoopvertegenwoordigers gesynchroniserd met Exchange Sync? Leer hoe Exchange Sync omgaat met de synchronisatie van contactpersonen en events van uw vertegenwoordigers sync bij het instellen van het gebruik van Exchange Sync. IN DEZE SECTIE: Synchroniseren van privé-events Leer hoe privé-events worden gesynchroniseerd tussen Salesforce en de agendatoepassingen van uw verkoopvertegenwoordigers wanneer u vertegenwoordigers hebt ingesteld op het gebruik van Exchange Sync.

Synchroniseren van privé-events Leer hoe privé-events worden gesynchroniseerd tussen Salesforce en de agendatoepassingen van uw verkoopvertegenwoordigers wanneer u vertegenwoordigers hebt ingesteld op het gebruik van Exchange Sync.

EDITIONS

Vertegenwoordigers kunnen verhinderen dat collega's hun events in Salesforce en in hun agendatoepassingen weergeven door events als privé aan te duiden.


Exchange Sync synchroniseert geen privé-events van vertegenwoordigers tussen systemen, tenzij u Privé-events synchroniseren inschakelt in de Exchange Sync-configuratie van een vertegenwoordiger.


Na inschakelen worden nieuwe en bijgewerkte privé-events gesynchroniseerd tijdens de eerstvolgende synchronisatiecyclus van Exchange Sync (doorgaans vinden synchronisatiecycli elke paar minuten plaats). Privé-events worden gesynchroniseerd volgens de richting en filters die u hebt bepaald in de configuratie van de vertegenwoordiger. Bij de start van de synchronisatie van privé-events zijn bepaalde details van privé-events zichtbaar voor collega's van vertegenwoordigers, afhankelijk van het systeem waarop events worden weergegeven, en van de manier waarop vertegenwoordigers hun agenda-instellingen voor delen hebben opgezet in Salesforce. In Salesforce zijn de begin- en eindtijden van privé-events zichtbaar voor collega's, maar blijven eventdetails verborgen. Alle details van privé-events zijn zichtbaar voor Salesforce-beheerders die events kunnen weergeven, bewerken en erover kunnen rapporteren.



Vertegenwoordigers kunnen ervoor kiezen om meer details van privé-events te delen met hun collega's door hun niveau voor het delen van de agenda te wijzigen in hun Persoonlijke instellingen. In uw agendatoepassing worden details van privé-events gedeeld met collega's en supervisors zoals dat altijd al is geweest. Raadpleeg de documentatie van de agendatoepassing voor meer informatie. Als u besluit om Synchroniseren van privé-events uit te schakelen, worden de privé-events van uw vertegenwoordigers niet gesynchroniseerd tijdens de volgende synchronisatiecyclus en worden ook niet meer opnieuw gesynchroniseerd. Een versie van elke privé-event die voorheen werd gesynchroniseerd, blijft aanwezig in zowel de Salesforce-agenda als de agenda van de vertegenwoordiger totdat de vertegenwoordiger één of beide verwijdert. Belangrijk: Salesforce maakt niet bekend aan vertegenwoordigers hoe hun privé-events voor synchronisatie zijn ingesteld, noch wordt bekend gemaakt dat u de instelling hebt gewijzigd. Het is belangrijk dat u meedeelt welke ervaring vertegenwoordigers kunnen verwachten, ze hun agenda's op basis hiervan kunnen voorbereiden. Deze praktijk houdt vertegenwoordigers gerustgesteld bij het synchroniseren van hun privé-events. Om nog maar te zwijgen over de garantie dat de 95e verjaardag van oudtante Alberta buiten uw Salesforce-organisatie blijft.

Exchange Sync-gebruikers beheren Gebruikers toewijzen aan Exchange Sync-configuraties Voor het synchroniseren van de contactpersonen en events van uw Exchange Sync-gebruikers zult u deze moeten toevoegen aan een Exchange Sync-configuratie. U kunt dit in Salesforce doen door afzonderlijke gebruikers of anders meerdere gebruikers met gebruikersprofielen toe te voegen. Voordat u een gebruiker toewijst aan een Exchange Sync-configuratie, denkt u na over de manier waarop de records van die gebruiker worden gesynchroniseerd als ze al worden vernoemd in een andere configuratie: • Als u een afzonderlijke gebruiker toewijst aan twee Exchange Sync-configuraties, wordt de gebruiker automatisch uit de eerste configuratie verwijderd en dan toegewezen aan de nieuwe. • Als u een gebruiker toewijst aan twee Exchange Sync-configuraties als zowel een afzonderlijke gebruiker als als onderdeel van een profiel, wordt de gebruiker uit geen van beide configuraties verwijderd, maar de records van de gebruiker wel gesynchroniseerd volgens de configuratie die de gebruiker afzonderlijk vermeldt. • Als u een gebruiker toewijst aan één Exchange Sync-configuratie en één configuratie, wordt de gebruiker niet verwijderd uit beide configuraties, maar worden de records van de gebruiker gesynchroniseerd volgens de Exchange Sync-configuratie. Gebruikers houden zich aan de toewijzingen die u hebt gemaakt, toegevoegd of verwijderd, bij de volgende maal dat Exchange Sync een synchronisatiecyclus uitvoert.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Configuraties weergeven • "Set-up en configuratie weergeven" Configuraties maken, bewerken of verwijderen: • "E-mailclientconfiguraties beheren"

Een gebruiker toewijzen aan een Exchange Sync-configuratie: 1. Geef vanuit Set-up Exchange Sync-configuraties op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Exchange Sync-configuraties. 2. Als u een bestaande Exchange Sync-configuratie wijzigt, klikt u op Bewerken naast die welke u wilt wijzigen. Klik anders op Nieuwe Exchange-configuratie en vul vervolgens de verplichte velden in. 3. Selecteer in de sectie Gebruikers en profielen toewijzen Profielen of Gebruikers in de vervolgkeuzelijst Zoeken. 4. Als u het lid dat u wilt toevoegen, niet ziet, geeft u trefwoorden in het zoekvak op en klikt u op Zoeken. 5. Selecteer leden in het vak Beschikbare leden en klik op Toevoegen om deze toe te voegen aan de groep. Als alle beschikbare gebruikers aan deze configuratie worden toegewezen, is de lijst Gebruikers leeg en kunt u alleen profielen toewijzen.



6. Selecteer voor het verwijderen van leden de gewenste leden en klik op Verwijderen. 7. Klik op Opslaan. ZIE OOK: De manier waarop Exchange Sync omgaat met synchronisatieconflicten met Salesforce voor Outlook Hoe kan ik voorkomen dat gegevens worden gesynchroniseerd tussen mijn Salesforce-organisaties?

Hoe kan ik voorkomen dat gegevens worden gesynchroniseerd tussen mijn Salesforce-organisaties? Als uw bedrijf Exchange Sync gebruikt in meerdere Salesforce-organisaties, zorgt u ervoor dat de gegevens in die organisaties gescheiden blijven, door aandacht te besteden aan de manier waarop u uw Exchange Sync-configuraties instelt. U gebruikt meerdere organisaties als u: • Nieuwe voorzieningen test in een sandboxorganisatie voordat u de voorziening instelt in uw live organisatie. • Afzonderlijke Salesforce-organisaties hanteert voor verschillende divisies van uw bedrijf. Als u wilt voorkomen dat Exchange Sync geen contactpersonen en events synchroniseert tussen uw Salesforce-organisaties, voegt u dezelfde gebruiker niet toe aan Exchange Sync-configuraties in meer dan één organisatie.


We raden niet aan om een Exchange Sync-configuratie aan te duiden als niet-actief om zo te verhinderen dat gegevens worden gesynchroniseerd tussen uw Salesforce-organisaties. Hoewel het aanduiden van een configuratie als niet-actief inderdaad voorkomt dat de gegevens van een gebruiker worden gesynchroniseerd, loopt u wel het risico dat u vergeet dat die gebruiker is opgenomen in meerdere Exchange Sync-configuraties en de configuratie later als actief aanduidt. Voorbeeld: U test Exchange Sync-voorzieningen in uw sandboxorganisatie en daarom voegt u gebruiker Marianne Schumacher toe aan een Exchange Sync-configuratie in de sandboxorganisatie. Nadat u tevreden bent met de manier waarop u Exchange Sync-voorzieningen voor Marianne hebt ingesteld, bent u zo ver dat u haar kunt toevoegen aan een Exchange Sync-configuratie in uw live organisatie. Voordat u Marianne toevoegt aan een Exchange Sync-configuratie in uw live organisatie, verwijdert u haar eerst uit de configuratie in uw sandboxorganisatie. Anders kan Exchange Sync contactpersonen en events synchroniseren tussen de e-mailtoepassing, de sandboxorganisatie en de live organisatie van Marianne, waarbij testen live gegevens naar alle drie gegevensbronnen worden opgeslagen.

Problemen met synchroniseren opsporen voor Exchange Sync-gebruikers Als een Exchange Sync-gebruiker problemen ondervindt bij het synchroniseren tussen Microsoft® Exchange en Salesforce, kunt u synchronisatieproblemen opsporen via een controle van de synchronisatiestatussen van uw gebruikers of door het uitvoeren van een Exchange Sync-foutenrapport. Als u een synchronisatieprobleem vindt, dat een gebruiker niet kan oplossen, kunt u het synchronisatieproces van die gebruiker opnieuw instellen. • Synchronisatiestatussen van Exchange Sync-gebruikers controleren • Een Exchange Sync-foutenrapport samenstellen en uitvoeren • Synchroniseren opnieuw instellen voor Exchange Sync-gebruikers




Synchronisatiestatussen van Exchange Sync-gebruikers controleren Als uw gebruikers niet kunnen synchroniseren, kunt u hun synchronisatiestatussen—en de synchronisatiestatus van uw set-up van Exchange Sync—controleren om na te gaan waar de synchronisatie hapert.

EDITIONS

1. Geef vanuit Set-up Status van Exchange Sync op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Status van Exchange Sync.


2. Typ de naam van de gebruiker wiens synchronisatiestatus u wilt controleren, en klik op Status controleren. De synchronisatiestatus voor die gebruiker wordt weergegeven.


In bepaalde gevallen moet u de synchronisatie voor een gebruiker mogelijk opnieuw instellen. Voor hulp bij de interpretatie van synchronisatiestatussen of voor aanbevelingen voor het corrigeren van synchronisatieproblemen raadpleegt u Exchange Sync-statussen. ZIE OOK: Een Exchange Sync-foutenrapport samenstellen en uitvoeren

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Toegang tot Exchange Sync-statussen: • "Set-up en configuratie weergeven"

Synchroniseren opnieuw instellen voor Exchange Sync-gebruikers

Een Exchange Sync-foutenrapport samenstellen en uitvoeren Als uw Exchange Sync-gebruikers niet kunnen synchroniseren, kunt u een foutenrapport samenstellen en uitvoeren om te ontdekken waarom het synchroniseren in uw organisatie mislukt, en bij welke gebruikers. De rapportdetails geven suggesties voor het opsporen van problemen bij de synchronisatie. Eerst maakt u een aangepast-rapporttype met behulp van een aangepast object Exchange Sync-foutenrapport dat voor u is ingesteld in Salesforce. Vervolgens maakt u een Exchange Sync-foutenrapport. Als laatste voert u uw rapport uit om uw gebruikers te helpen bij het verhelpen van de vervelden synchronisatiefouten die ze telkens ondervinden.


1. Maak een aangepast-rapporttype. Stel het Primaire object in op ExchangeSyncError. 2. Maak uw Exchange Sync-foutenrapport. Klik vanuit het tabblad Rapporten op Nieuw rapport. Stel Rapporttype in op het Exchange Sync-rapporttype dat u in stap 1 hebt gemaakt, en klik op Maken. 3. Sla uw Exchange Sync-foutenrapport op en voer het uit. Klik vanuit het niet-opgeslagen rapport op Opslaan, vul de verplichte velden in en klik op Opslaan en rapport uitvoeren. Salesforce genereert een lijst van synchronisatiefouten die in uw organisatie zijn aangetroffen, of geeft "Eindtotalen (0 records)" weer als het rapport geen synchronisatiefouten heeft kunnen ontdekken. Als het rapport geen fouten heeft kunnen ontdekken, terwijl gebruikers nog steeds niet kunnen synchroniseren, neemt u contact op met Salesforce.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Aangepast-rapporttypen maken of wijzigen: • "Aangepast-rapporttypen beheren" Rapporten maken, bewerken en verwijderen: • "Rapporten maken en aanpassen" EN "Rapportsamensteller"

ZIE OOK: Exchange Sync-statussen



Synchroniseren opnieuw instellen voor Exchange Sync-gebruikers Als een gebruiker problemen heeft met synchroniseren tussen Microsoft Exchange en Salesforce, kunt u het synchronisatieproces van die gebruiker opnieuw instellen. Dit proces wist eerst en herstelt vervolgens de verbindingen tussen de Exchange- en Salesforce-records van een gebruiker. Het opnieuw instellen van het synchronisatieproces heeft geen invloed op de informatie die in die records is opgeslagen. 1. Zorg ervoor dat de Salesforce_Sync-map van uw gebruiker alleen de contactpersonen bevat, die de gebruiker wil synchroniseren met Salesforce, en dat de events die de gebruiker niet wil synchroniseren, zijn aangeduid als Privé in de agendatoepassing van de gebruiker.


2. Geef vanuit Salesforce Set-up Status van Exchange Sync op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Status van Exchange Sync.

3. Typ de naam van een gebruiker en klik op Synchroniseren opnieuw instellen . Tijdens de volgende synchronisatiecyclus synchroniseert Exchange Sync het volgende: • Alle contactpersonen uit de Salesforce_Sync-map van de gebruiker in Exchange naar Salesforce, exclusief contactpersonen die buiten de filters vallen, die u instelt in de Exchange-configuratie van de gebruiker. • Alle events uit de agenda van de gebruiker in Exchange naar Salesforce, exclusief events die buiten de filters vallen, die u instelt in de Exchange-configuratie van de gebruiker, of events die de gebruiker heeft aangeduid als Privé in Exchange.



Exchange Sync-statussen Met inzicht in Exchange Sync-statussen kunt u Exchange Sync-fouten beoordelen en corrigeren die worden weergegeven op de Exchange Sync-statuspagina in Salesforce.

EDITIONS

Systeemsynchronisatiestatussen


Tabel 2: Statussen van Set-up van configuratie Als

Deze status geeft

Betekent deze status dat

Microsoft Exchange-serviceaccount geleverd:

Gebruikersnaam van uw serviceaccount

U hebt uw serviceaccountgegevens opgeslagen in Salesforce en Exchange Sync heeft een geldige serviceaccount herkend. Deze status betekent niet noodzakelijk dat de serviceaccount is ingesteld voor synchroniseren met behulp van Exchange Sync. Als u synchronisatiefouten blijft ondervinden, wordt aangeraden om de Remote Connectivity Analyzer-tool van Microsoft® te gebruiken om uw verbinding te testen en problemen met de set-up op te sporen.

Geen

Exchange Sync kan uw serviceaccountgegevens niet opslaan. Controleer of u de juiste serviceaccount-ID en het juiste wachtwoord hebt opgegeven en of u een geldige serviceaccount hebt ingesteld in Microsoft Exchange.

Salesforce herkent de Microsoft Exchange-serviceaccount:

Exchange Sync heeft herkend dat de serviceaccount die u hebt opgegeven, geldig is. Deze status betekent niet noodzakelijk dat de serviceaccount is ingesteld voor synchroniseren met behulp van Exchange Sync. Als u synchronisatiefouten blijft ondervinden, wordt aangeraden om de Remote Connectivity Analyzer-tool van Microsoft® te gebruiken om uw verbinding te testen en



Als


Deze status geeft

Betekent deze status dat problemen met de set-up op te sporen. Exchange Sync kan uw serviceaccountgegevens niet herkennen. Controleer of u een geldige serviceaccount hebt ingesteld in Microsoft Exchange.

Gebruikers in actieve Salesforce Exchange-configuraties:

Gebruikers met gekoppelde Microsoft Exchange- en Salesforce-e-mailadressen:

Het correcte aantal Exchange Sync-gebruikers

Al uw Exchange Sync-gebruikers komen voor in actieve Exchange-configuraties.

Het incorrecte aantal Exchange Sync-gebruikers

Enkele van uw gebruikers komen niet voor in actieve Exchange-configuraties.

0

Geen van uw gebruikers komt voor in actieve Exchange Sync-configuraties.

Het verwachte aantal Exchange Sync-gebruikers

De Microsoft Exchange-e-mailadressen van al uw gebruikers zijn op correcte wijze gekoppeld aan de overeenkomende Salesforce-e-mailadressen.

Een onverwacht aantal Exchange Sync-gebruikers

De Microsoft Exchange-e-mailadressen van bepaalde van uw gebruikers zijn niet op correcte wijze gekoppeld aan de overeenkomende Salesforce-e-mailadressen. Vergelijk de adressen van uw gebruikers in Exchange en Salesforce om te controleren of ze overeenkomen.

0

Geen van de Microsoft Exchange-e-mailadressen van uw gebruikers is op correcte wijze gekoppeld aan een overeenkomend Salesforce-e-mailadres. Neem contact op met Salesforce Klantenondersteuning.

Tabel 3: Statussen van contactpersonen Als

Deze status geeft


Laatste activiteit van synchroniseren:

Een tijdstip binnen de afgelopen paar minuten voor het synchroniseren van contactpersonen

Uw organisatie heeft voor het laatst contactpersonen met Exchange Sync gesynchroniseerd op deze datum en op dit tijdstip. Doorgaans synchroniseert Exchange Sync records zoals verwacht. Als u deze status ziet en afzonderlijke gebruikers nog steeds melden dat contactpersonen niet worden gesynchroniseerd zoals verwacht, controleert u uw Exchange-server of


Als


Deze status geeft

Betekent deze status dat Exchange Sync-configuraties op instellingen die verband houden met deze bepaalde gebruikers.

Records die zijn gesynchroniseerd in de afgelopen 60 minuten:

Een tijdstip binnen een paar uur voor het synchroniseren van contactpersonen

Uw organisatie heeft voor het laatst contactpersonen gesynchroniseerd op deze datum en op dit tijdstip. Het is mogelijk dat u Exchange Sync recent voor uw organisatie hebt ingesteld, omdat de voltooiing van de aanvankelijke synchronisatie van contactpersonen mogelijk meerdere uren gaat duren. Als u de aanvankelijke synchronisatie van contactpersonen nog niet voor de eerste maal hebt geïnitieerd, kan deze status mogelijk duiden op een probleem met de synchronisatie van contactpersonen in uw organisatie. Bewaak of controleer de volgende 24 uur de laatste synchronisatieactiviteit om te zien of het synchroniseren wordt hervat.

Een tijdstip voor het synchroniseren van contactpersonen op een datum in het verleden

Uw organisatie heeft voor het laatst contactpersonen gesynchroniseerd op deze datum en op dit tijdstip. Als uw organisatie niet opnieuw binnen 24 uur synchroniseert, controleert u of u de correcte Exchange-serviceaccountgegevens hebt opgegeven, of Salesforce uw serviceaccount heeft herkend, en of u de Remote Connectivity Analyzer van Microsoft hebt gebruikt om te controleren of uw Exchange-server kan communiceren met Exchange Sync. Als de Analyzer aantoont dat uw verbinding functioneert, neemt u contact op met Salesforce Klantenondersteuning.

Het aantal contactpersonen dat de In de afgelopen 60 minuten heeft uw afgelopen 60 minuten in uw organisatie is organisatie voor het laatst dit aantal gesynchroniseerd contactpersonen gesynchroniseerd. 0

Uw organisatie heeft de afgelopen 60 minuten geen contactpersonen gesynchroniseerd. Bewaak of controleer de volgende 24 uur synchronisatieactiviteit van records om te zien of het synchroniseren wordt hervat. Als het synchroniseren niet wordt hervat, gebruikt u de Remote Connectivity Analyzer van Microsoft om te


Als


Deze status geeft

Betekent deze status dat controleren of uw Exchange-server kan communiceren met Exchange Sync. Als de Analyzer aantoont dat uw verbinding functioneert, neemt u contact op met Salesforce Klantenondersteuning.

Records die zijn gesynchroniseerd in de afgelopen 24 uur:

Het aantal contactpersonen dat de afgelopen 24 uur in uw organisatie is gesynchroniseerd

In de afgelopen 24 uur heeft uw organisatie voor het laatst dit aantal contactpersonen gesynchroniseerd.

0

Uw organisatie heeft de afgelopen 60 minuten geen contactpersonen gesynchroniseerd. Gebruik de Remote Connectivity Analyzer van Microsoft om te controleren of uw Exchange-server kan communiceren met Exchange Sync. Als de Analyzer aantoont dat uw verbinding functioneert, neemt u contact op met Salesforce Klantenondersteuning.

Tabel 4: Statussen van events Als

Deze status geeft

Laatste activiteit van synchroniseren:

Een tijdstip binnen de afgelopen paar Uw organisatie heeft voor het laatst events minuten voor het synchroniseren van events met Exchange Sync gesynchroniseerd op deze datum en op dit tijdstip. Doorgaans synchroniseert Exchange Sync records zoals verwacht. Als u deze status ziet en afzonderlijke gebruikers nog steeds melden dat events niet worden gesynchroniseerd zoals verwacht, controleert u uw Exchange-server of Exchange Sync-configuraties op instellingen die verband houden met deze bepaalde gebruikers. Een tijdstip binnen een paar uur voor het synchroniseren van events


Uw organisatie heeft voor het laatst events gesynchroniseerd op deze datum en op dit tijdstip. Het is mogelijk dat u Exchange Sync recent voor uw organisatie hebt ingesteld, omdat de voltooiing van de aanvankelijke synchronisatie van events mogelijk meerdere uren gaat duren. Als u de aanvankelijke synchronisatie van events nog niet voor de eerste maal hebt geïnitieerd, kan deze status mogelijk duiden op een probleem met de synchronisatie van events in uw organisatie. Bewaak of controleer de


Als


Deze status geeft

Betekent deze status dat volgende 24 uur de laatste synchronisatieactiviteit om te zien of het synchroniseren wordt hervat.

Records die zijn gesynchroniseerd in de afgelopen 60 minuten:

Records die zijn gesynchroniseerd in de afgelopen 24 uur:

Een tijdstip voor het synchroniseren van events op een datum in het verleden

Uw organisatie heeft voor het laatst events gesynchroniseerd op deze datum en op dit tijdstip. Als uw organisatie niet opnieuw binnen 24 uur of langer synchroniseert, controleert u of u de correcte Exchange-serviceaccountgegevens hebt opgegeven, of Salesforce uw serviceaccount heeft herkend, en of u de Remote Connectivity Analyzer van Microsoft hebt gebruikt om te controleren of uw Exchange-server kan communiceren met Exchange Sync. Als de Analyzer aantoont dat uw verbinding functioneert, neemt u contact op met Salesforce Klantenondersteuning.

Het aantal events dat de afgelopen 60 minuten in uw organisatie is gesynchroniseerd

In de afgelopen 60 minuten heeft uw organisatie voor het laatst dit aantal events gesynchroniseerd.

0

Uw organisatie heeft de afgelopen 60 minuten geen events gesynchroniseerd. Bewaak of controleer de volgende 24 uur synchronisatieactiviteit van records om te zien of het synchroniseren wordt hervat. Als het synchroniseren niet wordt hervat, gebruikt u de Remote Connectivity Analyzer van Microsoft om te controleren of uw Exchange-server kan communiceren met Exchange Sync. Als de Analyzer aantoont dat uw verbinding functioneert, neemt u contact op met Salesforce Klantenondersteuning.

Het aantal contactpersonen dat gedurende In de afgelopen 24 uur heeft uw organisatie de afgelopen 24 uur in uw organisatie is voor het laatst dit aantal contactpersonen gesynchroniseerd gesynchroniseerd. 0

Uw organisatie heeft de afgelopen 60 minuten geen events gesynchroniseerd. Gebruik de Remote Connectivity Analyzer van Microsoft om te controleren of uw Exchange-server kan communiceren met Exchange Sync. Als de Analyzer aantoont dat uw verbinding functioneert, neemt u


Als


Deze status geeft

Betekent deze status dat contact op met Salesforce Klantenondersteuning.

Synchronisatiestatussen van gebruikers Tabel 5: Statussen van Set-up van configuratie Als

Deze status geeft

Gebruiker toegewezen aan actieve Exchange-configuratie:

Betekent deze status dat Deze gebruiker is ingesteld voor synchroniseren in een actieve Exchange Sync-configuratie. Deze gebruiker is niet ingesteld voor synchroniseren in een actieve Exchange Sync-configuratie.

Gebruiker herkend door Exchange-serviceaccount:

Deze gebruiker wordt voorgesteld door de serviceaccount die u hebt ingesteld in Exchange, terwijl Exchange Sync kan communiceren met uw Exchange-serviceaccount. Deze gebruiker wordt niet voorgesteld door de serviceaccount die u hebt ingesteld in Exchange, of Exchange Sync kan niet communiceren met de Exchange-serviceaccount die u hebt opgegeven. Controleer de instelling van uw Exchange-serviceaccount om na te gaan of u een geldige serviceaccount hebt ingesteld, en of deze nauwkeurig deze gebruiker weergeeft.

Synchronisatiestatus opnieuw instellen door Aangeduid voor opnieuw instellen gebruiker:

Opnieuw instellen gaande

U hebt deze gebruiker wel opnieuw ingesteld voor synchroniseren, maar het opnieuw instellen is niet gestart. Uw verzoek tot opnieuw instellen staat in de systeemwachtrij en wordt voltooid wanneer het systeem beschikbaar is. Het synchronisatieproces opnieuw instellen is gaande. Wanneer het opnieuw instellen voltooid is, wordt "Synchronisatiestatus opnieuw instellen door gebruiker" niet langer op deze pagina weergegeven.



Tabel 6: Statussen van contactpersonen Als

Deze status geeft

Salesforce_Sync-map gevonden:

Betekent deze status dat De Salesforce_Sync-map is gevonden in de e-mailaccount onder de directory Contactpersonen. Exchange Sync kan de Salesforce_Sync-map niet vinden op uw Exchange-server of kan deze niet automatisch maken voor deze gebruiker. U kunt de map Salesforce_Sync voor deze gebruiker maken als een subdirectory onder de directory Contactpersonen in de e-mailaccount van deze gebruiker.

Salesforce- en Exchange-e-mailadressen gekoppeld:

Het Microsoft Exchange-e-mailadres van deze gebruiker is op de correcte manier toegewezen aan het Salesforce-e-mailadres van de gebruiker. Het Microsoft Exchange-e-mailadres van deze gebruiker is niet op de correcte manier toegewezen aan het Salesforce-e-mailadres van de gebruiker. Stel synchroniseren opnieuw in voor deze gebruiker.

Status van Salesforce naar Exchange-synchronisatie:

Niet gestart

Het synchroniseren van de contactpersonen van deze gebruiker is nog niet begonnen vanuitSalesforce-naar-Exchange.

Eerste synchronisatie gaande

Het synchroniseren van de contactpersonen van deze gebruiker is voor de eerste maal gestart vanuit Salesforce-naar-Exchange. Deze initiële synchronisatie kan diverse uren in beslag nemen.

Eerste synchronisatie voltooid

Het synchroniseren van de contactpersonen van deze gebruiker is voor de eerste maal voltooid vanuit Salesforce-naar-Exchange.

Synchroniseren gaande

Het synchroniseren van de contactpersonen van deze gebruiker vanuit Salesforce-naar-Exchange is nu aan de gang.

Gesynchroniseerd

Het synchroniseren van de contactpersonen van deze gebruiker vanuit Salesforce-naar-Exchange is voltooid.

Exchange-configuratie niet ingesteld op synchroniseren

Deze gebruiker is niet ingesteld voor het synchroniseren van contactpersonen vanuit Salesforce-naar-Exchange in een actieve Exchange Sync-configuratie.


Als


Deze status geeft

Exchange-naar-Salesforce-synchronisatiestatus: Niet gestart

Records gesynchroniseerd

Betekent deze status dat De contactpersonen van deze gebruiker hebben het synchroniseren vanuit Exchange-naar-Salesforce nog niet gestart.


Het synchroniseren van de contactpersonen van deze gebruiker is voor de eerste maal gestart vanuit Exchange-naar-Salesforce. Deze initiële synchronisatie kan diverse uren in beslag nemen.


Het synchroniseren van de contactpersonen van deze gebruiker is voor de eerste maal voltooid vanuit Exchange-naar-Salesforce.


De contactpersonen van deze gebruiker worden momenteel gesynchroniseerd vanuit Exchange-naar-Salesforce.

Gesynchroniseerd

Het synchroniseren van de contactpersonen van deze gebruiker is voltooid vanuit Exchange-naar-Salesforce.


Deze gebruiker is niet ingesteld op het synchroniseren van contactpersonen vanuit Exchange-naar-Salesforce in een actieve Exchange Sync-configuratie.

Het aantal contactpersonen dat momenteel Deze gebruiker heeft momenteel dit aantal voor deze gebruiker wordt contactpersonen aan het synchroniseren gesynchroniseerd tussen Exchange en Salesforce. Als de contactpersonen van deze gebruiker worden gesynchroniseerd zoals verwacht, komt dit aantal overeen met het aantal contactpersonen in de Salesforce_Sync-map van deze gebruiker.

Tabel 7: Statussen van events Als Agendamap gevonden:

Deze status geeft

Betekent deze status dat De agendamap is gevonden in de e-mailaccount van deze gebruiker. Exchange Sync kan de agendamap van de gebruiker niet vinden op uw Exchange-server.

Salesforce- en Exchange-e-mailadressen gekoppeld:

Het Microsoft Exchange-e-mailadres van deze gebruiker is op de correcte manier toegewezen aan het Salesforce-e-mailadres van de gebruiker.


Als


Deze status geeft

Betekent deze status dat Het Microsoft Exchange-e-mailadres van deze gebruiker is niet op de correcte manier toegewezen aan het Salesforce-e-mailadres van de gebruiker. Stel synchroniseren opnieuw in voor deze gebruiker.

Status van Salesforce naar Exchange-synchronisatie:

Niet gestart

Het synchroniseren van de events van deze gebruiker is nog niet begonnen vanuitSalesforce-naar-Exchange.


Het synchroniseren van de events van deze gebruiker is voor de eerste maal gestart vanuit Salesforce-naar-Exchange. Deze initiële synchronisatie kan diverse uren in beslag nemen.


Het synchroniseren van de events van deze gebruiker is voor de eerste maal voltooid vanuit Salesforce-naar-Exchange.


Het synchroniseren van de events van deze gebruiker vanuit Salesforce-naar-Exchange is nu aan de gang.

Gesynchroniseerd

Het synchroniseren van de events van deze gebruiker vanuit Salesforce-naar-Exchange is voltooid.


Deze gebruiker is niet ingesteld voor het synchroniseren van events vanuit Salesforce-naar-Exchange in een actieve Exchange Sync-configuratie.

Exchange-naar-Salesforce-synchronisatiestatus: Niet gestart

Het synchroniseren van de events van deze gebruiker is nog niet begonnen vanuit Exchange-naar-Salesforce.


Het synchroniseren van de events van deze gebruiker is voor de eerste maal gestart vanuit Exchange-naar-Salesforce. Deze initiële synchronisatie kan diverse uren in beslag nemen.


Het synchroniseren van de events van deze gebruiker is voor de eerste maal voltooid vanuit Exchange-naar-Salesforce.


De events van deze gebruiker worden momenteel gesynchroniseerd vanuit Exchange-naar-Salesforce.


Als

Records gesynchroniseerd

Gebruikershandleiding | Een e-mailintegratieproduct kiezen | 354

Deze status geeft


Gesynchroniseerd

Het synchroniseren van de events van deze gebruiker is voltooid vanuit Exchange-naar-Salesforce.


Deze gebruiker is niet ingesteld op het synchroniseren van events vanuit Exchange-naar-Salesforce in een actieve Exchange Sync-configuratie.

Het aantal contactpersonen dat momenteel Deze gebruiker heeft momenteel dit aantal voor deze gebruiker wordt events aan het synchroniseren tussen gesynchroniseerd Exchange en Salesforce. Als deze gebruiker problemen meldt bij het synchroniseren van alleen bepaalde events, controleert u of de gebruiker is ingesteld op het synchroniseren van events zoals verwacht in de Exchange Sync-configuratie van de gebruiker, en of de gebruiker niet de optie Privé aan de event heeft toegewezen. Vergeet ook niet dat Exchange Sync op dit moment geen events voor de hele dag, terugkerende events of genodigden voor events synchroniseert.

Een e-mailintegratieproduct kiezen Welk Microsoft®-product voor e-mailintegratie is het juiste voor mijn bedrijf? Wellicht vraagt u zich af hoe de Salesforce App for Outlook zich laat vergelijken met onze oudere producten, Salesforce voor Outlook en E-mail naar Salesforce. Vergelijk de systeemvereisten van de producten om te bepalen welk product of welke combinatie van producten het beste past bij uw bedrijf. Ongeacht of u zich voorbereidt op de migratie vanuit een ingetrokken product zoals Connect voor Outlook, of voor de eerste maal overweegt om Salesforce-e-mailintegratie te gaan gebruiken, u helpt uw verkoopprofessionals gewoon bij het stroomlijnen van het werk dat ze verrichten tussen op Microsoft gebaseerde e-mail en Salesforce wanneer u de Salesforce App for Outlook, Salesforce voor Outlook of E-mail naar Salesforce instelt. Elke e-mailintegratievoorziening is uniek, maar tevens compatibel met verschillende Microsoft-producten. U kunt een van de volgende voorzieningen—of een combinatie ervan—bij uw gebruikers introduceren, afhankelijk van welke het beste bij uw bedrijf past.

Synchroniseren tussen e-mailtoepassingen en Salesforce Geef uw gebruikers de zekerheid dat hun records up to date zijn—ongeacht of ze in hun e-mail-app of in Salesforce werken. Afhankelijk van de combinatie van e-mailintegratieproducten die u kiest, kunt u uw gebruikers helpen bij het actueel houden van contactpersonen, events en taken tussen

EDITIONS Deze voorziening is beschikbaar voor beheer vanuit: zowel Salesforce Classic als Lightning Experience Salesforce App for Outlook is beschikbaar in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition Salesforce voor Outlook is beschikbaar in: Alle editions E-mail naar Salesforce is beschikbaar in: Alle editions


Gebruikershandleiding | Een e-mailintegratieproduct kiezen | 355

hun Microsoft-e-mail en Salesforce. Voor het instellen van uw gebruikers voor het synchroniseren van items kunt u kiezen tussen Exchange Sync—de synchronisatiecomponent voor de Salesforce App for Outlook—of synchronisatie met Salesforce voor Outlook.

Salesforce rechtstreeks vanuit e-mailtoepassingen gebruiken Stel uw gebruikers dusdanig in dat ze Salesforce-records kunnen weergeven en maken, of e-mailberichten aan Salesforce kunnen toevoegen, zonder ooit hun email-apps te hoeven verlaten. Als u uw gebruikers dusdanig wilt instellen dat ze rechtstreeks vanuit hun e-mail met Salesforce-records kunnen werken, hebt u de keuze tussen de Salesforce App for Outlook, het zijdeelvenster Salesforce voor Outlook of E-mail naar Salesforce.

E-mailintegratieproducten van Microsoft vergelijken Bepaal welke voorzieningen het beste voor u en uw teams zijn. Vergelijk eerst de systeemvereisten om erachter te komen welke voorzieningen compatibel zijn met de infrastructuur van computers binnen uw bedrijf. Kijk vervolgens naar de overzichten van de voorzieningen voor een beter zicht op wat elke voorziening te bieden heeft. Als u werkt met...

Kunt u met dit product Salesforce rechtstreeks vanuit uw e-mail-app gebruiken

Kunt u met dit product e-mailberichten toevoegen aan Salesforce-records

Kunt u met dit product contactpersonen en events synchroniseren

Kunt u met dit product taken synchroniseren

Exchange Online (Office 365)

Salesforce App for Outlook


Exchange Sync

SalesforcevoorOutlook-synchronisatie

en

of

of


• Outlook 2016

SalesforcevoorOutlook-zijdeelvenster SalesforcevoorOutlook-zijdeelvenster

of

• Outlook 2013 Exchange 2013 (on-premises)


en

of

• Outlook 2016

SalesforcevoorOutlook-zijdeelvenster

SalesforcevoorOutlook-zijdeelvenster Exchange Sync


of SalesforcevoorOutlook-synchronisatie

• Outlook 2013 Exchange 2010

SalesforcevoorOutlook-zijdeelvenster SalesforcevoorOutlook-zijdeelvenster Exchange Sync

en

of

• Outlook 2016



• Outlook 2013 • Outlook 2010 Exchange 2007 en • Outlook 2013 • Outlook 2010 • Outlook 2007

SalesforcevoorOutlook-zijdeelvenster SalesforcevoorOutlook-zijdeelvenster SalesforcevoorOutlook-synchronisatie SalesforcevoorOutlook-synchronisatie


Gebruikershandleiding | Meerdere e-mailintegratievoorzieningen tegelijkertijd uitvoeren | 356

Als u werkt met...

Kunt u met dit product Salesforce rechtstreeks vanuit uw e-mail-app gebruiken

Kunt u met dit product e-mailberichten toevoegen aan Salesforce-records

Kunt u met dit product contactpersonen en events synchroniseren

Mac OS X


E-mail naar Salesforce

Exchange Sync


Exchange Sync


Exchange Sync

en

Kunt u met dit product taken synchroniseren

Exchange Online (Office 365) en Outlook Web App (OWA) Mac OS X en • Exchange 2013 • Exchange 2010 Mobiel

ZIE OOK: Overwegingen bij het gelijktijdig uitvoeren van de Salesforce App for Outlook en Salesforce voor Outlook Synchronisaties met Exchange Sync (bèta) van uw Microsoft®-items Salesforce App for Outlook

Meerdere e-mailintegratievoorzieningen tegelijkertijd uitvoeren Overwegingen bij het gelijktijdig uitvoeren van de Salesforce App for Outlook en Salesforce voor Outlook Afhankelijk van de computeromgeving van uw bedrijf en de e-mailintegratieoplossingen waarnaar uw gebruikers op zoek zijn, kunt u voorzieningen instellen uit zowel Salesforce App for Outlook als Salesforce voor Outlook om aan die behoeften te voldoen. Voordat u gaat instellen, maakt u zich vertrouwd met de beperkingen van de voorzieningen, waarmee u te maken krijgt, en leert u hoe Salesforce synchronisatieconflicten tussen de twee systemen afhandelt. IN DEZE SECTIE: Beperkingen voor het gelijktijdig uitvoeren van de Salesforce App for Outlook en Salesforce voor Outlook Hoewel u zowel de Salesforce App for Outlook als het Salesforce voor Outlook-zijdeelvenster in dezelfde organisatie kunt inschakelen, kunnen gebruikers niet beide Outlook-integratievoorzieningen tegelijkertijd uitvoeren.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic en Lightning Experience Salesforce App for Outlook beschikbaar in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition Salesforce voor Outlook beschikbaar in: Alle editions


Gebruikershandleiding | Meerdere e-mailintegratievoorzieningen tegelijkertijd uitvoeren | 357

De manier waarop Exchange Sync omgaat met synchronisatieconflicten met Salesforce voor Outlook Leer hoe Salesforce synchronisatieconflicten afhandelt wanneer gebruikers worden toegewezen om dezelfde records voor beide voorzieningen te synchroniseren.

Beperkingen voor het gelijktijdig uitvoeren van de Salesforce App for Outlook en Salesforce voor Outlook Hoewel u zowel de Salesforce App for Outlook als het Salesforce voor Outlook-zijdeelvenster in dezelfde organisatie kunt inschakelen, kunnen gebruikers niet beide Outlook-integratievoorzieningen tegelijkertijd uitvoeren. Om te voorkomen dat uw gebruikers met meerdere e-mail integratievoorzieningen tegelijk moeten omgaan, verbreekt Salesforce automatisch de verbinding met het Salesforce voor Outlook-zijdeelvenster wanneer gebruikers verbinden met de Salesforce App for Outlook. Salesforce App for Outlook-gebruikers kunnen nog steeds Salesforce voor Outlook downloaden, installeren en ermee synchroniseren, maar alleen de Salesforce App for Outlook kan in Outlook worden uitgevoerd. ZIE OOK:

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic en Lightning Experience Salesforce App for Outlook in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition Salesforce voor Outlook beschikbaar in: Alle editions

Welk Microsoft®-product voor e-mailintegratie is het juiste voor mijn bedrijf? De manier waarop Exchange Sync omgaat met synchronisatieconflicten met Salesforce voor Outlook

De manier waarop Exchange Sync omgaat met synchronisatieconflicten met Salesforce voor Outlook Leer hoe Salesforce synchronisatieconflicten afhandelt wanneer gebruikers worden toegewezen om dezelfde records voor beide voorzieningen te synchroniseren.

EDITIONS

Opmerking: Exchange Sync is momenteel beschikbaar als bètavoorziening, hetgeen inhoudt dat het een voorziening van hoogwaardige kwaliteit is met bekende beperkingen. Raadpleeg onze Exchange Sync Implementation Guide om de voorziening bij uw bedrijf in te stellen.

Beschikbaar voor set-up in: zowel Salesforce Classic als Lightning Experience

Als u uw gebruikers vanuit Salesforce voor Outlook migreert naar Exchange Sync of als u uw Exchange Sync-gebruikers hebt ingesteld voor het gebruik van het Salesforce-zijdeelvenster, moet u gebruikers hebben toegewezen aan configuraties voor beide producten.

Exchange Sync beschikbaar in: Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

Als u een gebruiker hebt toegewezen voor het synchroniseren van dezelfde records met conflicterende instellingen in zowel een Outlook-configuratie als een Exchange Sync-configuratie, geeft Salesforce automatisch voorrang aan de instellingen die u hebt ingesteld voor die soort record in de Exchange Sync-configuratie.

Salesforce voor Outlook beschikbaar in: Alle editions

Omdat Salesforce voorrang geeft op record, niet op configuratie, bestaat er een kans dat een gebruiker die is ingesteld op synchroniseren middels beide voorzieningen, uiteindelijk bepaalde records synchroniseert met Salesforce voor Outlook en weer andere met Exchange Sync. Als een gebruiker bijvoorbeeld is toegewezen voor het synchroniseren van contactpersonen, events en taken in een Outlook-configuratie en van contactpersonen en events in een Exchange Sync-configuratie, worden de taken van de gebruikers gesynchroniseerd met Salesforce voor Outlook en de contactpersonen en events van de gebruikers met Exchange Sync. Hoewel Salesforce deze conflicten voor u beheert, wordt aangeraden om de synchronisatie-instellingen van Salesforce voor Outlook uit te schakelen voor uw Exchange Sync-gebruikers.


Gebruikershandleiding | Beheer over Salesforce voor Outlook | 358

Deze best practice voorkomt dat u het overzicht verliest van welke gebruikers vanuit elke voorziening aan het synchroniseren zijn, voor het geval uw configuratie-instellingen in de loop der tijd complexer worden. Opmerking: U kunt uw Exchange Sync-gebruikers instellen op werken met hun records vanuit het Salesforce-zijdeelvenster, ook al is dit een Salesforce voor Outlook-voorziening. U kunt dit instellen door die Exchange Sync-gebruikers toe te voegen aan een Outlook-configuratie met synchroniseren uitgeschakeld en door de optie Zijdeelvenster in te schakelen. ZIE OOK: Welk Microsoft®-product voor e-mailintegratie is het juiste voor mijn bedrijf? Beperkingen voor het gelijktijdig uitvoeren van de Salesforce App for Outlook en Salesforce voor Outlook

Beheer over Salesforce voor Outlook Systeemvereisten voor Salesforce voor Outlook Voordat u Salesforce voor Outlook downloadt en installeert, controleert u of uw systeem voldoet aan de volgende vereisten. Basisresource Vereiste versie SalesforcevoorOutlook Gebruikers moeten een upgrade uitvoeren naar versie 3.0.0 (beschikbaar) en vóór het Salesforce-encryptieprotocol in 2016. Standaard Microsoft® Outlook® met gebruik van Microsoft Exchange Online (de door e-mailprogramma Microsoft gehoste service die is geïntegreerd met Office 365™) of Microsoft Exchange Server, in combinatie met de nieuwste hot-fixes. • 2016 • 2013 • 2010 • 2007 Salesforce voor Outlook ondersteunt Outlook dat is geïnstalleerd met Click-to-Run (een streaming-installatieprogramma voor Microsoft Office). Besturingssysteem Microsoft Windows®, samen met de nieuwste hot fixes. • Windows 10 • Windows 8.1 (Pro en Enterprise) • Windows 7 Het gebruik van Salesforce voor Outlook wordt niet ondersteund bij Apple® Mac OS®. Browser

Internet Explorer met TLS-encryptieprotocol 1.1 of hoger ingeschakeld. Zie "Overige vereisten" voor voorzieningspecifieke browserbeperkingen.

EDITIONS Deze voorziening is beschikbaar voor beheer vanuit: zowel Salesforce Classic als Lightning Experience Beschikbaar in: Alle editions



Overige vereisten Andere voorzieningen

Vereiste

Records maken met U hebt Microsoft® Internet Explorer® 9 of hoger nodig. behulp van de Salesforce-uitgever voor het zijdeelvenster Serverconfiguraties

We ondersteunen systemen die zijn verbonden met het internet door middel van een proxyserver. • Automatische proxysignalering • Handmatige proxy • NTLM-proxyauthenticatie We ondersteunen niet: • IMAP- en POP3-e-mailservers • Terminalservers, zoals Citrix®-servers • Proxy Automatic Configuration-bestanden (.pac)

Installatieprogramma's

Als u beheerder bent en van plan bent om het .msi-installatieprogramma te gebruiken, moet u mogelijk de volgende tools installeren: • Microsoft .NET Framework 4.6 • Microsoft Visual Studio® 2010 Tools for Office Runtime • Primaire Interop Assemblies (PIA) Redistributable voor uw versie van Microsoft Outlook Windows 7 .msi-gebruikers moeten de opdrachtregel uitvoeren als beheerder en het installatieprogramma vervolgens vanaf de opdrachtregel starten. Bijvoorbeeld: msiexec /i SalesforceForOutlook.msi.

Single Sign-On

Geen ondersteuning voor beide van: • Gedelegeerde verificatie • Security Assertion Markup Language (SAML) met Mijn domein Het gebruik van een afzonderlijke online identiteitsleverancier voor Single Sign-On wordt niet ondersteund.

Beschikbare Salesforce voor Outlook-voorzieningen per Salesforce edition Uw Salesforce edition bepaalt welke voorzieningen uw verkoopvertegenwoordigers kan gebruiken.

Functionaliteit Microsoft® Outlook®-e-mailberichten toevoegen aan Salesforce-records

Beschikbaar in Contact Manager, Group Edition

Beschikbaar in Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition


Functionaliteit


Beschikbaar in Contact Manager, Group Edition

Beschikbaar in Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

Synchroniseert contactpersonen, events en taken tussen Salesforce en Outlook Stelt synchronisatierichtingen, filters en voorzieningen in, die zijn ingeschakeld voor gebruikers via Outlook-configuraties Geeft verkoopvertegenwoordigers toegang tot hetb Salesforce-zijdeelvenster Laat vertegenwoordigers Salesforce-records rechtstreeks in de uitgever voor het zijdeelvenster maken Laat beheerders specifiek voor het zijdeelvenster bedoelde uitgeverslay-outmenu's maken zonder daarbij andere uitgeverslay-outs te beïnvloeden. Laat beheerders meerdere uitgeverslay-outs voor het zijdeelvenster maken en deze toewijzen aan verschillende gebruikersprofielen.

Outlook-configuraties en Outlook-uitgeverslay-outs Help Salesforce voor Outlook-gebruikers bij het onderhoud van hun records tussen Microsoft® Outlook® en Salesforce door afzonderlijke instellingen aan te brengen voor groepen gebruikers met verschillende behoeften. Geef hiervoor vanuit Set-up Outlook-configuraties op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Outlook-configuraties.

EDITIONS Deze voorziening is beschikbaar voor beheer vanuit: zowel Salesforce Classic als Lightning Experience

Salesforce voor Outlook-configuraties

Salesforce voor Outlook-configuraties omvatten instellingen voor de gegevens die Beschikbaar in: Alle editions Salesforce voor Outlook-gebruikers kunnen synchroniseren tussen Microsoft® Outlook® en Salesforce. Beheerders kunnen afzonderlijke configuraties voor verschillende typen gebruikers aanbrengen en kunnen gebruikers de machtiging geven om bepaalde van hun eigen instellingen te GEBRUIKERSMACHTIGINGEN bewerken. Zo wil een opportunityteam wellicht alles synchroniseren, terwijl een manager Configuraties weergeven: misschien alleen maar events wil synchroniseren. Daarnaast kunt u uw gebruikers dusdanig instellen dat zij Salesforce-records rechtstreeks in Outlook vanuit het Salesforce-zijdeelvenster kunnen maken, weergeven en ermee werken. Met het zijdeelvenster kunnen gebruikers gemakkelijk Outlook e-mailberichten, -events en -taken toevoegen aan gerelateerde Salesforce-records.

•


Configuraties maken, bewerken of verwijderen: • "E-mailclientconfiguraties beheren"



Outlook-uitgeverslay-outs Gebruikers kunnen rechtstreeks vanuit het zijdeelvenster accounts, cases, leads, opportunities en zelfs aangepaste objecten maken met behulp van de uitgever in het zijdeelvenster. Voor het instellen van uw gebruikers voor werken met de uitgever voor het zijdeelvenster maakt u de snelle acties die u wilt laten weergeven in uitgeversmenu's van uw gebruikers, voegt u die snelle acties toe aan de juiste uitgeverslay-outs en wijst u de uitgeverslay-outs toe aan de juiste gebruikers. ZIE OOK: Salesforce voor Outlook-configuraties maken Gegevenssets definiëren voor Salesforce voor Outlook Salesforce voor Outlook-configuraties voor de Contact Manager en Group Edition Gebruikers instellen om rechtstreeks vanuit het Salesforce-zijdeelvenster records te maken

Salesforce voor Outlook-configuraties maken 1. Geef vanuit Set-up Outlook-configuraties op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Outlook-configuraties.

EDITIONS

2. Klik op Nieuwe Outlook-configuratie.

Deze voorziening is beschikbaar voor beheer vanuit: zowel Salesforce Classic als Lightning Experience

3. Geef een naam en een beschrijving voor de configuratie op. 4. Selecteer Actief om de configuratie te activeren. 5. Selecteer Productupdates melden zodat gebruikers kunnen zien wanneer er upgrades voor Salesforce voor Outlook voor download beschikbaar zijn.


6. Definieer afhankelijk van de configuratie een of alle van de volgende instellingen. • Toegewezen gebruikers en profielen • Aan e-mail gerelateerde opties voor het toevoegen van e-mail en maken van cases • Synchronisatierichting • Werking bij conflicten • Veldtoewijzingen • Overeenkomstencriteria • Machtigingen wijzigen

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Configuraties weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven" Configuraties maken, bewerken of verwijderen: • "E-mailclientconfiguraties beheren"

• Geavanceerde instellingen 7. Klik op Opslaan. 8. Definieer gegevenssets. Wanneer gebruikers inloggen bij Salesforce vanuit de set-upwizard van Salesforce voor Outlook, worden deze instellingen onmiddellijk van kracht. Als u een configuratie deactiveert en de toegewezen gebruikers worden vermeld in een andere actieve configuratie middels een profiel, wordt de volgende keer dat ze Outlook openen, de actieve configuratie gebruikt. ZIE OOK: Salesforce voor Outlook-configuraties voor de Contact Manager en Group Edition



Gebruikers toewijzen aan Salesforce voor Outlook-configuraties Nadat u de basisgegevens voor een Salesforce voor Outlook-configuratie hebt gedefinieerd, selecteert u de Salesforce voor Outlook-gebruikers op wie de instellingen van de configuratie van toepassing zullen zijn. 1. Geef vanuit Set-up Outlook-configuraties op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Outlook-configuraties. 2. Als u een bestaande Outlook-configuratie gaat wijzigen, klikt u op Bewerken naast de configuratie die u wilt gaan wijzigen. Klik anders op Nieuwe Outlook-configuratie en vul vervolgens alle verplichte velden in. 3. Selecteer in de sectie Gebruikers en profielen toewijzen Profielen of Gebruikers in de vervolgkeuzelijst Zoeken. 4. Als u het lid dat u wilt toevoegen, niet ziet, geeft u trefwoorden in het zoekvak op en klikt u op Zoeken. 5. Selecteer leden in het vak Beschikbare leden en klik op Toevoegen om deze toe te voegen aan de groep. Als alle beschikbare gebruikers aan deze configuratie worden toegewezen, is de lijst Gebruikers leeg en kunt u alleen profielen toewijzen. 6. Selecteer voor het verwijderen van leden de gewenste leden en klik op Verwijderen. Als verwijderde gebruikers worden toegewezen aan een andere actieve configuratie via een profiel, wordt bij de volgende keer dat ze Outlook openen, die configuratie gebruikt. Anders kunnen verwijderde gebruikers Salesforce voor Outlook niet gebruiken.



7. Klik op Opslaan. Alle wijzigingen worden van kracht bij de volgende maal dat er gegevens worden gesynchroniseerd voor de gebruikers in deze configuratie. Als u een gebruiker toewijst, die al is toegewezen aan een andere configuratie, wordt deze gebruiker verwijderd uit de andere configuratie en toegewezen aan deze. Als een toegewezen gebruiker ook onderdeel vormt van een profiel dat is toegewezen aan een andere actieve configuratie, wordt de configuratie gebruikt, die de gebruiker direct vermeldt. ZIE OOK: Salesforce voor Outlook-configuraties maken Outlook-configuraties en Outlook-uitgeverslay-outs E-mailopties instellen voor Salesforce voor Outlook



Gegevensinstellingen voor Salesforce voor Outlook definiëren Gegevensinstellingen bepalen de synchronisatiewerking en e-mailfunctionaliteit van Salesforce voor Outlook. Met behulp van de velden voor Gegevensinstellingen in een Salesforce voor Outlook-configuratie kunt u de volgende instellingen definiëren. • Aan e-mail gerelateerde opties voor het toevoegen van e-mail en maken van cases • Synchronisatierichting • Werking bij conflicten • Veldtoewijzingen • Overeenkomende criteria • Machtigingen wijzigen



E-mailopties instellen voor Salesforce voor Outlook Help uw verkoopteams belangrijke Microsoft® Outlook®-e-mailberichten bij te houden, die zijn gerelateerd aan Salesforce-contactpersonen en -leads. En laat deze contactpersonen en leads rechtstreeks in Outlook weergeven.

Het Salesforce-zijdeelvenster inschakelen Laat uw verkoopvertegenwoordigers Salesforce-contactpersonen en -leads zien, die relevant voor de e-mailberichten en events van uw vertegenwoordigers. 1. Geef vanuit Set-up Outlook-configuraties op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Outlook-configuraties. 2. Als u een bestaande Outlook-configuratie gaat wijzigen, klikt u op Bewerken naast de configuratie die u wilt gaan wijzigen. Klik anders op Nieuwe Outlook-configuratie en vul vervolgens alle verplichte velden in. 3. Selecteer Zijdeelvenster. 4. Sla uw wijzigingen op.

Vertegenwoordigers in het zijdeelvenster e-mailberichten, bijlagen, events en taken laten toevoegen aan records De instelling E-mail toevoegen laat ze rechtstreeks vanuit het zijdeelvenster Outlook-e-mailberichten en hun bijlagen ( ), events ( ) en taken ( ) toevoegen aan hun Salesforce-records. U kunt vertegenwoordigers ook de mogelijkheid van Gebruikers toestaan om bijlagen te selecteren ( ) geven, waarmee gebruikers specifieke bijlagen kunnen kiezen om deze toe te voegen aan Salesforce, in plaats van deze alle automatisch op te nemen.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Configuraties weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven" Configuraties maken, bewerken of verwijderen: • "E-mailclientconfiguraties beheren" E-mail toevoegen, Zijdeelvenster en Case maken inschakelen: • "Toepassing aanpassen"



1. Geef vanuit Set-up Outlook-configuraties op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Outlook-configuraties. 2. Als u een bestaande Outlook-configuratie gaat wijzigen, klikt u op Bewerken naast de configuratie die u wilt gaan wijzigen. Klik anders op Nieuwe Outlook-configuratie en vul vervolgens alle verplichte velden in. 3. Selecteer Zijdeelvenster. 4. Selecteer E-mail toevoegen 5. Sla uw wijzigingen op. 6. Als u vertegenwoordigers specifieke bijlagen voor toevoegen aan Salesforce wilt laten kiezen, selecteert u Gebruikers toestaan om bijlagen te selecteren.

Gebruikers die niet in het zijdeelvenster werken, e-mailberichten en bijlagen laten toevoegen aan records Voor verkoopvertegenwoordigers voor wie het zijdeelvenster niet is ingeschakeld, voet de instelling E-mail toevoegen de knoppen E-mailberichten toevoegen en Verzenden en toevoegen toe aan het Outlook-lint. Deze instelling laat uw vertegenwoordigers maximaal 10 e-mailberichten tegelijk toevoegen aan Salesforce. 1. Geef vanuit Set-up Outlook-configuraties op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Outlook-configuraties. 2. Als u een bestaande Outlook-configuratie gaat wijzigen, klikt u op Bewerken naast de configuratie die u wilt gaan wijzigen. Klik anders op Nieuwe Outlook-configuratie en vul vervolgens alle verplichte velden in. 3. Hef de selectie van het zijdeelvenster op. 4. Selecteer E-mail toevoegen 5. Sla uw wijzigingen op. 6. Als u Mijn e-mail naar Salesforce niet hebt ingeschakeld, klikt u op Inschakelen in het pop-upbericht om dit in te schakelen.

Gebruikers die niet het zijdeelvenster werken, vanuit Outlook cases laten maken Voor verkoopvertegenwoordigers voor wie het zijdeelvenster niet is ingeschakeld, voegt de instelling Cases maken de vervolgkeuzelijstknop toe aan Outlook. De instelling laat uw vertegenwoordigers ook Salesforce-cases maken vanuit Outlook-e-mailberichten. Als u het zijdeelvenster hebt ingeschakeld voor uw vertegenwoordigers, kunt u ze toegang geven tot de Uitgever voor het zijdeelvenster. De uitgever laat uw vertegenwoordigers verschillende soorten Salesforce-records rechtstreeks vanuit het zijdeelvenster maken. Opmerking: Voordat u de voorziening Case maken kunt inschakelen, leest u en voltooit u de procedures in Case maken instellen voor Salesforce voor Outlook-gebruikers op pagina 366. Vervolgens keert u terug naar dit onderwerp om de volgende procedure te voltooien. 1. Geef vanuit Set-up Outlook-configuraties op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Outlook-configuraties. 2. Als u een bestaande Outlook-configuratie gaat wijzigen, klikt u op Bewerken naast de configuratie die u wilt gaan wijzigen. Klik anders op Nieuwe Outlook-configuratie en vul vervolgens alle verplichte velden in. 3. Wis de optie Zijdeelvenster. 4. Selecteer Case maken. Kies vervolgens en van de volgende koppelingen. • Aanbevolen: Een bestaande bestemming voor Case maken kiezen, waarmee u bestaande bestemmingen kunt kiezen. U kunt maximaal 10 bestemmingen kiezen voor elke Outlook-configuratie. • Een nieuwe bestemming voor Case maken creëren. Om er een te maken slaat u eert uw werk op en maakt u vervolgens de bestemming. Daarna gaat u terug naar de pagina Outlook-configuratie om de set-upvereisten voor Case maken te voltooien.



5. Sla uw wijzigingen op. ZIE OOK: Salesforce voor Outlook-configuraties maken Gebruikers toewijzen aan Salesforce voor Outlook-configuraties Gebruikers instellen om rechtstreeks vanuit het Salesforce-zijdeelvenster records te maken

Leren hoe het inschakelen van terugkerende events gebruikers beïnvloedt Uw Salesforce- en API-gebruikers kunnen verwachten nadat u de voorziening Terugkerende events van Salesforce voor Outlook hebt ingeschakeld. Voor

Moet u het volgende weten

Salesforce-gebruikers Wijzigingen die u aanbrengt aan een reeks, hebben geen invloed op events uit het verleden. Wijzigingen die u aanbrengt aan de volgende velden in een eventreeks, overschrijven wijzigingen die eerder zijn aangebracht aan enkelvoudige events. • Begin- of eindtijd van event • Event voor gehele dag • Frequentie • Begindatum van herhaling, als een gebruiker updates naar genodigden verzendt Als gebruikers een van die velden wijzigen, worden ook alle events in de reeks verwijderd en opnieuw gemaakt. Daardoor wordt de status van alle genodigden opnieuw ingesteld op Niet gereageerd. API-gebruikers Nadat gebruikers zijn begonnen met de synchronisatie van terugkerende events, worden de alleen-lezen API-objecten weergegeven in de API. • EventRecurrenceException • TaskRecurrenceException

ZIE OOK: E-mailopties instellen voor Salesforce voor Outlook Outlook-configuraties en Outlook-uitgeverslay-outs

EDITIONS Beschikbaar voor set-up vanuit: zowel Salesforce Classic als Lightning Experience Beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition



Case maken instellen voor Salesforce voor Outlook-gebruikers Met de voorziening Case maken in Salesforce voor Outlook kunnen gebruikers cases in Salesforce maken vanuit e-mailberichten in Microsoft® Outlook®. Als beheerder kunt u E-mail-naar-case-bestemmingen maken, die worden weergegeven in de knop voor de vervolgkeuzelijst Cases maken in Outlook. Voor elke bestemming kiest u de toegewezen persoon, welke kan bestaan uit afzonderlijke gebruikers of uit wachtrijen. U kunt maximaal 10 bestemmingen toevoegen voor elke Outlook-configuratie. Wanneer gebruikers cases maken, kunnen ze maximaal 10 e-mailberichten tegelijk toevoegen voor elke bestemming.

EDITIONS

Voordat Salesforce voor Outlook-gebruikers cases kunnen maken vanuit Outlook e-mailberichten, moeten ze de volgende procedures hebben gevolgd.



1. Als u dit nog niet hebt gedaan, schakelt u On-Demand E-mail-naar-case in en configureert u deze. 2. Definieer E-mail-naar-case-bestemmingen (ook wel e-mailrouteringsadressen genaamd). 3. Schakel de voorziening Case maken in uw configuraties in, waardoor de knop voor de vervolgkeuzelijst Cases maken wordt toegevoegd in Outlook. Salesforce voor Outlook wijst een categorie toe aan de e-mailberichten die Salesforce voor Outlook-gebruikers als cases toevoegen aan Salesforce. Deze categorie, Toegevoegd aan Salesforce als case, maakt het voor gebruikers gemakkelijker om naar e-mailberichten te zoeken, die ze als case hebben toegevoegd aan Salesforce. ZIE OOK: Gebruikers instellen om rechtstreeks vanuit het Salesforce-zijdeelvenster records te maken Salesforce voor Outlook-configuraties maken E-mailopties instellen voor Salesforce voor Outlook

Synchronisatierichtingen definiëren voor uw Salesforce voor Outlook-gebruikers Stel synchronisatierichtingen in voor verkoopvertegenwoordigers die contactpersonen, events en taken synchroniseren tussen Microsoft® Outlook® en Salesforce.

EDITIONS

1. Geef vanuit Set-up Outlook-configuraties op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Outlook-configuraties.


2. Maak of bewerk een configuratie, en selecteer een van deze synchronisatierichtingen onder Gegevensinstellingen voor elk object dat wordt gesynchroniseerd. • Niet synchroniseren—Outlook- en Salesforce-records worden niet gesynchroniseerd en u kunt binnen de wizard Set-up geen Outlook-map selecteren voor synchronisatie. • Salesforce naar Outlook—Wanneer gegevens voor het eerst worden gesynchroniseerd, maakt of werkt een record in Salesforce een record in Outlook bij. Bij toekomstige synchronisaties worden wijzigingen die zijn aangebracht aan Salesforce-records, weergegeven in Outlook, ongeacht of de Outlook-versie van de record al dan niet is gewijzigd. Daarnaast wordt met het verwijderen van een gesynchroniseerde record in Salesforce ook het Outlook-equivalent ervan verwijderd. Outlook-wijzigingen worden nooit naar Salesforce verzonden. De vereiste instelling van deze optie bij "Werking bij conflicten" is Salesforce wint altijd.





• Outlook naar salesforce—Wanneer gegevens voor het eerst worden gesynchroniseerd, maakt of werkt een record in Outlook een record in Salesforce bij. Bij toekomstige synchronisaties worden wijzigingen die zijn aangebracht aan Outlook-records, weergegeven in Salesforce, ongeacht of de Salesforce-versie al dan niet is gewijzigd. Daarnaast wordt met het verwijderen van een gesynchroniseerde record in Outlook ook het Salesforce-equivalent ervan verwijderd. Salesforce-wijzigingen worden nooit naar Outlook verzonden. De vereiste instelling van deze optie bij "Werking bij conflicten" is Outlook krijgt altijd voorrang. Deze optie is niet beschikbaar voor contactpersonen. • Synchroniseren in beide richtingen—Wanneer records worden gesynchroniseerd, worden wijzigingen aan Outlook en Salesforce tussen de twee systemen gesynchroniseerd. Als records conflicteren, bepaalt de instelling voor werking bij conflicten welke record "wint". 3. Klik op Opslaan. Alle wijzigingen worden van kracht bij de volgende maal dat er gegevens worden gesynchroniseerd voor de gebruikers in deze configuratie. 4. Definieer een gegevensset voor elk object met een synchronisatierichting. ZIE OOK: Outlook-configuraties en Outlook-uitgeverslay-outs E-mailopties instellen voor Salesforce voor Outlook Salesforce voor Outlook-configuraties maken Gegevenssets definiëren voor Salesforce voor Outlook

Werking bij conflicten definiëren voor Salesforce voor Outlook Instellingen voor werking bij conflicten bepalen wat er gebeurt wanneer Salesforce voor Outlook een conflict vindt bij het synchroniseren van gegevens in beide richtingen. Een conflict doet zich voor wanneer dezelfde record in beide richtingen wordt bijgewerkt in zowel Salesforce als Outlook of wanneer een record aan één zijde wordt bijgewerkt, terwijl de andere zijde wordt verwijderd. 1. Geef vanuit Set-up Outlook-configuraties op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Outlook-configuraties. 2. Bewerk een configuratie en selecteer een van de volgende conflictwerkingen onder Gegevensinstellingen voor Contactpersonen, Events en Taken.


• Salesforce wint altijd • Outlook krijgt altijd voorrang 3. Klik op Opslaan. Alle wijzigingen worden van kracht bij de volgende maal dat er gegevens worden gesynchroniseerd voor de gebruikers in deze configuratie. ZIE OOK: Outlook-configuraties en Outlook-uitgeverslay-outs Salesforce voor Outlook-configuraties maken Aanpassen welke velden worden gesynchroniseerd tussen Salesforce en Microsoft® Outlook® Synchronisatierichtingen definiëren voor uw Salesforce voor Outlook-gebruikers




Aanpassen welke velden worden gesynchroniseerd tussen Salesforce en Microsoft® Outlook® Pas velden in de records aan, die uw verkoopvertegenwoordigers synchroniseren met behulp van Salesforce voor Outlook. Voeg ook aangepaste Outlook- of Salesforce-velden toe, die u uw vertegenwoordigers wilt laten synchroniseren.

EDITIONS

Veldtoewijzingen bepalen welke Salesforce- en Outlook-velden met elkaar overeenkomen bij het synchroniseren van items tussen de twee systemen. Salesforce heeft een aantal standaardtoewijzingen. Bepaal of u uw verkoopvertegenwoordigers hun eigen veldtoewijzingen in hun persoonlijke instellingen wilt laten bewerken.


Wijs deze aangepaste veldtypen toe.


• Outlook-tekstvelden • Salesforce-tekstvelden


• Bepaalde Salesforce-keuzelijstvelden

Configuraties weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven"

Bewerk standaard veldtoewijzingen of stel aangepaste veldtoewijzingen voor uw vertegenwoordigers in. 1. Geef vanuit Set-up Outlook-configuraties op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Outlook-configuraties. 2. Selecteer een Outlook-configuratie die u wilt bewerken, of maak een nieuwe.

Configuraties maken, bewerken of verwijderen: • "E-mailclientconfiguraties beheren"

3. Klik onder Gegevensinstellingen op Veldtoewijzingen bewerken onder Contactpersonen, Events of Taken om alle velden voor records voor dat object weer te geven. 4. Bekijk welke Salesforce-velden zijn toegewezen aan elk Outlook-veld. 5. Bewerk de Salesforce- of Outlook-veldtoewijzingen die u wilt wijzigen, of maak toewijzingen voor aangepaste velden. Salesforce voor Outlook laat u elke veldtoewijzing bewerken met een keuzelijst. U kunt onder aan de lijst meer toewijzingen toevoegen. U kunt toewijzingen verwijderen door op de X naast de toewijzing te klikken. Voorzichtig: Als u een universeel verplicht aangepast veld toewijst, zorgt u ervoor dat dit een standaardwaarde heeft om fouten te voorkomen. Daarnaast kan het toewijzen van aangepaste velden die validatie door Salesforce vereisen, leiden tot synchronisatiefouten. Zo wijst u een aangepast Salesforce-veld toe, dat een unieke waarde vereist. Als u een niet-unieke waarde opgeeft in het Outlook-veld, ontvangt u een synchronisatiefout. 6. Klik op Opslaan. Veldtoewijzingen worden gesynchroniseerd voor items de volgende keer dat die items worden bijgewerkt in Salesforce of Outlook. ZIE OOK: Salesforce voor Outlook-configuraties maken Outlook-configuraties en Outlook-uitgeverslay-outs Overeenkomstencriteria definiëren voor Salesforce voor Outlook Werking bij conflicten definiëren voor Salesforce voor Outlook



Overeenkomstencriteria definiëren voor Salesforce voor Outlook Bepaal hoe Salesforce voor Outlook meerdere overeenkomende Salesforce-contactpersonen afhandelt wanneer een contactpersoon voor de eerste keer vanuit Outlook wordt gesynchroniseerd.

EDITIONS



2. Bewerk een configuratie en selecteer een van de volgende opties voor overeenkomstencriteria onder Gegevensinstellingen voor contactpersonen.

• Recentste activiteit—Kies de Salesforce-contactpersoon die de recentste Beschikbaar in: Alle editions activiteit vertoont )zoals een telefoongesprek of een e-mailbericht), zoals getoond in de gerelateerde lijst Activiteithistorie van de contactpersoon. Deze optie is de standaardoptie voor overeenkomstencriteria. GEBRUIKERSMACHTIGINGEN • Laatst bijgewerkt—Kies de Salesforce-contactpersoon die het recentst werd gewijzigd. • Oudste—Kies de Salesforce-contactpersoon die de vroegste aanmaakdatum heeft. 3. Klik op Opslaan. Alle wijzigingen worden van kracht bij de volgende maal dat er gegevens worden gesynchroniseerd voor de gebruikers in deze configuratie. Als er geen overeenkomende contactpersoon in Salesforce wordt gevonden, maken we er een die wordt gesynchroniseerd met de Outlook-contactpersoon. We wijzen de gesynchroniseerde contactpersoon toe aan een Salesforce-account, laten deze niet toegewezen of plaatsen deze op de pagina Mijn onopgeloste items van uw verkoopvertegenwoordiger. ZIE OOK: Salesforce voor Outlook-configuraties maken Outlook-configuraties en Outlook-uitgeverslay-outs Aanpassen welke velden worden gesynchroniseerd tussen Salesforce en Microsoft® Outlook®

Configuraties weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven" Configuraties maken, bewerken of verwijderen: • "E-mailclientconfiguraties beheren"



Gebruikers Salesforce voor Outlook-instellingen laten wijzigen 1. Geef vanuit Set-up Outlook-configuraties op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Outlook-configuraties.

EDITIONS

2. Bewerk een configuratie en selecteer een van de volgende opties onder Gegevensinstellingen voor elk object dat wordt gesynchroniseerd. U kunt gebruikers het volgende laten wijzigen:


• Of object wordt gesynchroniseerd • Synchronisatierichting • Werking bij conflicten


• Veldtoewijzingen 3. Klik op Opslaan. Alle wijzigingen worden van kracht bij de volgende maal dat er gegevens worden gesynchroniseerd voor de gebruikers in deze configuratie. U kunt wijzigingen van gebruikers te allen tijde overschrijven door Door gebruiker aangebrachte configuratiewijzigingen overschrijven in een configuratie te selecteren. Nadat u de bijgewerkte configuratie hebt opgeslagen, vervangen de nieuwe instellingen de volgende maal dat zij een synchronisatie uitvoeren, de bestaande instellingen voor gebruikers van de configuratie.


Synchronisatiemappen van gebruikers toewijzen in Microsoft® Outlook® U kunt de synchronisatiemappen voor uw contactpersonen, events en taken in Outlook van Salesforce voor Outlook-gebruikers toewijzen om het set-upproces ervan te vereenvoudigen en om synchronisatiemappen consistent binnen uw bedrijf te houden. U kunt Outlook-synchronisatiemappen opgeven vanuit Salesforce voor Outlook-configuraties. Standaard kunnen gebruikers in het menu Instellingen in het Salesforce voor Outlook-systeemvak de Outlook-mappen wijzigen, vanwaaruit hun Salesforce-contactpersonen, -events en -taken worden gesynchroniseerd. U kunt verhinderen dat gebruikers hun Outlook-synchronisatiemappen wijzigen wanneer u deze standaardinstelling wist voor contactpersonen, events en taken, en u kunt specifieke Outlook-synchronisatiemappen toewijzen van Outlook-configuraties van gebruikers. Opmerking: Het toewijzen van Outlook-synchronisatiemappen creëert mogelijk Outlook-directorymappen voor alle gebruikers in uw Outlook-configuratie. Salesforce voor Outlook kan geen Outlook-synchronisatiemappen verwijderen vanuit Outlook-directory's van uw gebruikers nadat deze zijn gemaakt. Als u later een andere map toewijst, blijft de oorspronkelijke map in lokale Outlook-directory's van gebruikers totdat gebruikers de map verwijderen.

EDITIONS Beschikbaar voor set-up in: zowel Salesforce Classic als Lightning Experience Beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Outlook-configuraties maken en bewerken: • "Toepassing configureren"

1. Geef vanuit Set-up Outlook-configuraties op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Outlook-configuraties. 2. Open een Outlook-configuratie. 3. Voor het toewijzen van een map waarin gebruikers contactpersonen synchroniseren, heft u bij Gegevensinstellingen de selectie van de optie Outlook-map voor het synchroniseren van contactpersonen voor de instelling Toestaan dat gebruikers wijzigen: op. 4. Typ in het tekstvak dat wordt weergegeven, de naam van de Outlook-map waarin u contactpersonen van uw gebruikers wilt laten synchroniseren met Salesforce. Typ de naam van een gemeenschappelijke map die voor elke van uw gebruikers in de Outlook-directory voorkomt op hetzelfde niveau als de Outlook-map voor standaardcontactpersonen. Mapnamen zijn hoofdlettergevoelig. Als u de



naam typt van een map die voor elke gebruiker niet op dat niveau voorkomt, maakt Salesforce de map in Outlook aan voor die gebruikers. Als u Salesforce voor Outlook wilt laten synchroniseren met een geneste Outlook-map, typt u een bestandspad, inclusief backslashes (\). Als u bijvoorbeeld de Outlook-map "sfdc_sync_contactpersonen" wilt toewijzen als een geneste directory onder de standaard Outlook-map van gebruikers voor contactpersonen, typt u Contactpersonen\sfdc_sync_contactpersonen in het tekstvak Outlook-map voor het synchroniseren van contactpersonen, waarbij Contactpersonen de standaardmap van uw gebruikers voor contactpersonen is, en sfdc_sync_contactpersonen de map waarin u de Salesforce-contactpersonen van uw gebruikers wilt laten synchroniseren.

Als de map wel voorkomt Outlook-directory's van uw gebruikers, synchroniseert Salesforce voor Outlook hiermee uw contactpersonen. Als de map niet voorkomt, maakt Salesforce voor Outlook een map aan bij "Contactpersonen\sfdc_sync_contactpersonen".

5. Klik op Opslaan. 6. Instrueer uw gebruikers om hun Salesforce voor Outlook-instellingen opnieuw op te slaan om daarmee de wijzigingen te bevestigen, die ze aan hun systeem hebben aangebracht. Hiervoor instrueert u uw gebruikers om het volgende te doen: a. Klik met de rechtermuisknop in de instellingenwizard op het pictogram Salesforce voor Outlook ( vervolgens op Instellingen.

) in het systeemvak en klik

b. Klik op Volgende vanuit Uw synchronisatierichting beoordelen. c. Klik op Volgende vanuit Bepalen welke Outlook-items worden gesynchroniseerd. d. Klik op Opslaan vanuit Bezig met synchroniseren van privé-items. Salesforce voor Outlook vindt Outlook-mappen die voorkomen in Outlook-directory's van gebruikers, of maakt deze voor uw gebruikers. 7. Instrueer uw gebruikers om de Outlook-contactpersonen die ze willen synchroniseren, te verplaatsen naar de map die u hebt opgegeven.



Voor het wijzigen van de locatie van de Outlook-map waarin gebruikers events en taken synchroniseren met Salesforce, herhaalt u stap 3 tot en met 7 in de sectie voor events en taken.

Geavanceerde instellingen definiëren voor Salesforce voor Outlook Gebruik geavanceerde instellingen in een Salesforce voor Outlook-configuratie om de standaardwerking van Salesforce voor Outlook aan te passen, zoals het instellen van de maximale grootte van het synchronisatielogboek. Klik op Bewerken om de waarde van een geavanceerde instelling te wijzigen of op Verwijderen om deze uit de configuratie te verwijderen. 1. Geef vanuit Set-up Outlook-configuraties op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Outlook-configuraties. 2. Als u een bestaande Outlook-configuratie gaat wijzigen, klikt u op Bewerken naast de configuratie die u wilt gaan wijzigen. Klik anders op Nieuwe Outlook-configuratie en vul vervolgens alle verplichte velden in. 3. Klik op Geavanceerde instelling toevoegen in de sectie Geavanceerde instellingen sectie van een Outlook-configuratie. 4. Kies een van deze instellingen en geef een waarde op. Geavanceerde Deze instelling geeft aan... instelling HTTPTimeout

Het aantal seconden dat Salesforce voor Outlook wacht terwijl wordt gepoogd om een HTTP-verbinding met Salesforce te stand te brengen. De waarde moet liggen tussen 15 en 360 seconden. De standaardwaarde is 30.

MaxLogFileSize

De maximale bestandsgrootte van het synchronisatielogboek dat u bijhoudt. De waarde moet liggen tussen 1 en 128 MB. De standaardwaarde is 1.

MaxRetries

Het aantal malen dat Salesforce voor Outlook probeert te verbinden met Salesforce. De waarde moet liggen tussen 0 en 10. De standaardwaarde is 3.



5. Klik op OK. 6. Klik op Opslaan. Alle wijzigingen worden van kracht bij de volgende maal dat er gegevens worden gesynchroniseerd voor de gebruikers in deze configuratie. ZIE OOK: Salesforce voor Outlook-configuraties maken Outlook-configuraties en Outlook-uitgeverslay-outs Gegevenssets definiëren voor Salesforce voor Outlook



Salesforce voor Outlook-configuraties voor de Contact Manager en Group Edition Leer meer over de synchronisatie-instellingen die zijn inbegrepen bij de Salesforce Contact Manager en Group Edition. De instelling voor

Beschikbaar voor instellen in: zowel Salesforce Classic als Lightning Experience

Is

Salesforce-zijdeelvenster Ingeschakeld E-mail toevoegen

Ingeschakeld

Contactpersonen • Synchronisatierichting—Synchroniseren in beide richtingen

• Conflictwerking—Outlook wint altijd • Filters Contacts: User's Records Contacts on Accounts: User's Records Contacts in Chatter: Records User is Following

• Veldtoewijzing—Standaardinstellingen • Overeenkomstencriteria—Recentste activiteit Events

• Synchronisatierichting—Synchroniseren in beide richtingen

• Conflictwerking—Outlook wint altijd • Filters User's Records Date greater or equal to LAST 30 DAYS

• Veldtoewijzing—Standaardinstellingen Taken

EDITIONS

• Synchronisatierichting—Synchroniseren in beide richtingen

• Conflictwerking—Salesforce wint altijd • Filters User's Records Due date greater or equal to LAST 30 DAYS

• Veldtoewijzing—Standaardinstellingen

Beschikbaar in: Contact Manager en Group Edition



Gebruikers instellen om rechtstreeks vanuit het Salesforce-zijdeelvenster records te maken GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Het Salesforce-zijdeelvenster weergeven:

EDITIONS "Zijdeelvenster" in Outlook-configuraties

Acties maken en uitgeverslay-outs voor het "Toepassing aanpassen" zijdeelvenster aanpassen: Uitgeverslay-outs voor het zijdeelvenster weergeven:

"Set-up weergeven"

Als uw gebruikers verkoopprospects genereren terwijl ze aan het werk zijn in Microsoft® Outlook®, stelt u deze dusdanig in dat ze de Uitgever voor het Salesforce-zijdeelvenster kunnen gebruiken om rechtstreeks vanuit het zijdeelvenster records te kunnen maken.

Deze voorziening is beschikbaar voor beheer vanuit: Salesforce Classic en Lightning Experience Beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

U kunt uw Salesforce voor Outlook-gebruikers dusdanig instellen dat zij rechtstreeks vanuit het zijdeelvenster accounts, cases, leads, opportunities en zelfs aangepaste objecten kunnen maken met behulp van de uitgever voor het zijdeelvenster. Dit ziet er als volgt uit.

Voor het instellen van uw gebruikers voor werken met de uitgever voor het zijdeelvenster maakt u de snelle acties die u wilt laten weergeven in uitgeversmenu's van uw gebruikers, voegt u die snelle acties toe aan de juiste uitgeverslay-outs en wijst u de uitgeverslay-outs toe aan de juiste gebruikers. Uw Salesforce edition bepaalt tot welke voorzieningen voor zijdeelvensters uw gebruikers toegang hebben en hoe u uw gebruikers kunt instellen voor het gebruik van de uitgever voor het zijdeelvenster. 1. Controleer of u globale acties voor Een record maken hebt ingesteld voor elke actie die u beschikbaar wilt maken in uitgeversmenu's in het zijdeelvenster van uw gebruikers. 2. Voeg de acties toe aan de juiste uitgeverslay-out. • Bij de Contact Manager of Group Edition voegt u acties toe aan uitgeversmenu's in het zijdeelvenster van uw gebruikers met de editor voor lay-out voor globale uitgevers. Als u de globale uitgeverslay-out voor andere Salesforce-voorzieningen al gebruikt, zult u merken dat alle acties die u aan het zijdeelvenster toevoegt, worden weergegeven voor alle voorzieningen. De uitgever voor het zijdeelvenster geeft echter alleen acties van het actietype Een record maken weer. • Bij de Professional, Enterprise, Performance, Unlimited of Developer Edition voegt u acties toe uitgeversmenu's voor het zijdeelvenster van uw gebruikers met de editor voor uitgeverslay-outs voor het zijdeelvenster. U kunt ook meerdere uitgeverslay-outs voor het zijdeelvenster maken om verschillende gebruikers toegang tot verschillende menu's voor de uitgever voor het zijdeelvenster te geven. 3. Wijs uitgeverslay-outs voor het zijdeelvenster toe aan uw gebruikers.



• Bij de Contact Manager of Group Edition wijst u uw globale uitgeverslay-out toe aan gebruikersprofielen om gebruikers toegang te geven. • Bij de Professional, Enterprise, Performance, Unlimited of Developer Edition wijst u de uitgeverslay-out in het zijdeelvenster toe aan gebruikersprofielen om gebruikers toegang te verschaffen.

ZIE OOK: Snelle acties maken voor de uitgever voor het Salesforce-zijdeelvenster Lay-outs voor het uitgeversmenu van het zijdeelvenster aanpassen voor verschillende Salesforce voor Outlook-gebruikers Salesforce-uitgeverslay-outs voor het zijdeelvenster toewijzen aan gebruikersprofielen

Snelle acties maken voor de uitgever voor het Salesforce-zijdeelvenster Zet de eerste stap om uw Salesforce voor Outlook-gebruikers voor te bereiden op het maken van records rechtstreeks vanuit het Salesforce-zijdeelvenster. U kunt globale snelle acties voor Een record maken instellen voor elke soort record die u wilt laten weergeven in menu's van de uitgever voor het zijdeelvenster van gebruikers.


De uitgever van het Salesforce-zijdeelvenster is een menu waarmee gebruikers rechtstreeks vanuit het zijdeelvenster accounts, cases, contactpersonen, leads, opportunities of records voor aangepaste objecten kunnen maken. U kunt zelf kiezen welke snelle acties worden weergegeven in menu's van de uitgever voor het zijdeelvenster van gebruikers door voor elke soort record globale acties voor Een record maken te creëren. Opmerking: U kunt globale acties gebruiken voor diverse typen uitgeversmenu's die men aantreft in Salesforce, zoals degene voor de pagina Hoofdpagina of het tabblad Chatter. Als u al globale acties voor Een record maken hebt ingesteld voor de soorten records die u uw gebruikers ter beschikking wilt stellen, hoeft u de acties niet nogmaals in te stellen—u zult merken dat deze acties al beschikbaar zijn voor toevoeging aan alle uitgeverslay-outs. Als u nog geen globale acties voor Een record maken hebt gemaakt voor de soorten records die u uw gebruikers ter beschikking wilt stellen, kunt u dat nu doen. 1. Geef vanuit Set-up Globale acties op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Globale acties.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Globale snelle acties instellen: • "Toepassing aanpassen" Het Salesforce-zijdeelvenster weergeven: • "Zijdeelvenster" in Outlook-configuraties

2. Klik op Nieuwe actie. 3. Selecteer ActietypeEen record maken. Alleen acties voor Een record maken worden weergegeven in het menu Uitgever voor het zijdeelvenster. 4. Selecteer een doelobject voor het type record dat u gebruikers met deze actie ter beschikking wilt stellen. Als voor Doelobject een recordtype is vereist, zorgt u ervoor dat de gebruikers aan wie u deze actie toewijst, ook toegang tot dat recordtype hebben. 5. Geef een label voor de nieuwe actie op, dat uw gebruikers duidelijk maakt, wat de actie doet. 6. Klik op Opslaan. 7. Sleep vanuit de editor voor actielay-outs de velden die u wilt laten weergeven op de recorddetailpagina Uitgever voor het zijdeelvenster. Als een van deze velden ergens anders in uw organisatie als verplicht is aangeduid voor dit type record, zorgt u ervoor dat de velden ook in deze actie worden opgenomen. De reden hiervoor is dat Salesforce uw gebruikers geen records laat opslaan vanuit de uitgever



voor het zijdeelvenster als de verplichte velden niet zijn opgenomen in het recorddetail. De editor voor actielay-outs geeft naast de verplichte velden een rode asterisk weer. Nadat u uw acties voor Een record maken hebt gemaakt, bestaat de volgende stap van het instellen van de uitgever voor het zijdeelvenster voor uw gebruikers uit het toevoegen van uw globale acties aan de juiste lay-out voor de uitgever voor het zijdeelvenster. Bij de Contact Manager of Group Edition voegt u acties toe aan uitgeversmenu's in het zijdeelvenster van uw gebruikers met de editor voor lay-out voor globale uitgevers. Bij de Professional, Enterprise, Performance, Unlimited of Developer Edition voegt u acties toe uitgeversmenu's voor het zijdeelvenster van uw gebruikers met de editor voor uitgeverslay-outs voor het zijdeelvenster. ZIE OOK: Gebruikers instellen om rechtstreeks vanuit het Salesforce-zijdeelvenster records te maken Lay-outs voor het uitgeversmenu van het zijdeelvenster aanpassen voor verschillende Salesforce voor Outlook-gebruikers

Lay-outs voor het uitgeversmenu van het zijdeelvenster aanpassen voor verschillende Salesforce voor Outlook-gebruikers Zet de tweede stap om uw Salesforce voor Outlook-gebruikers voor te bereiden op het maken van records rechtstreeks vanuit het Salesforce-zijdeelvenster. Stel verschillende uitgeversmenu's voor zijdeelvensters in voor verschillende gebruikers door meerdere uitgeverslay-outs voor verschillende sets globale acties aan te passen. Voordat u uitgeverslay-outs voor zijdeelvensters voor uw gebruikers kunt aanpassen, zorgt u voor het instellen van globale snelle acties voor Een record maken voor elke soort record die u gebruikers wilt laten weergeven in hun uitgeversmenu's voor zijdeelvensters.

EDITIONS Deze voorziening is beschikbaar voor beheer vanuit: Salesforce Classic en Lightning Experience Beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

In bepaalde Salesforce editions kunt u meerdere uitgeverslay-outs maken, waardoor gebruikers met verschillende taakverantwoordelijkheden toegang tot uitgeversmenu's met verschillende sets uitgeversacties hebben. Hierdoor kunnen verschillende typen gebruikers alleen de records maken, die bij hun taakverantwoordelijkheden horen. Zo moeten verkoopvertegenwoordigers wellicht alleen contactpersonen en opportunities maken, terwijl verkoopmanagers wellicht GEBRUIKERSMACHTIGINGEN contactpersonen, opportunities, cases en leads moeten kunnen maken. U kunt verschillende uitgeversmenu's voor zijdeelvensters maken voor verkoopvertegenwoordigers en verkoopmanagers door uitgeverslay-outs aan te passen met specifieke sets globale acties voor de verschillende groepen gebruikers.

Het Salesforce-zijdeelvenster weergeven: • "Zijdeelvenster" in Outlook-configuraties


Uitgeverslay-outs voor het zijdeelvenster weergeven: • "Set-up weergeven"

2. Klik vanuit de gerelateerde lijst Outlook-uitgeverslay-outs op Nieuw. Geef uw nieuwe lay-out een name en klik vervolgens op Opslaan. 3. Klik vanuit de pagina Outlook-configuraties op Bewerken om de globale acties toe te voegen aan uw nieuwe lay-out.

4. Sleep vanuit de Editor voor uitgeverslay-outs voor het Outlook-zijdeelvenster de globale acties die u in de sectie Snelle acties in the Salesforce Classic-uitgever wilt gaan gebruiken. Voor assistentie bij het gebruik van de voorziening voor de editor voor uitgeverslay-outs raadpleegt u Acties toevoegen aan globale uitgeverslay-outs . Nadat u acties hebt toegevoegd aan een uitgeverslay-out, bestaat de laatste stap uit het instellen van de uitgever voor zijdeelvensters voor gebruikers: geef ze toegang door uitgeverslay-outs toe te wijzen aan de juiste gebruikersprofielen. Bij de Contact Manager of Group Edition wijst u uw globale uitgeverslay-out toe aan gebruikersprofielen om gebruikers toegang te geven. Bij de Professional, Enterprise,



Performance, Unlimited of Developer Edition wijst u de uitgeverslay-out in het zijdeelvenster toe aan gebruikersprofielen om gebruikers toegang te verschaffen. ZIE OOK: Gebruikers instellen om rechtstreeks vanuit het Salesforce-zijdeelvenster records te maken Salesforce-uitgeverslay-outs voor het zijdeelvenster toewijzen aan gebruikersprofielen

Salesforce-uitgeverslay-outs voor het zijdeelvenster toewijzen aan gebruikersprofielen In sommige Salesforce editions kunt u meerdere lay-outs voor het menu voor de uitgever voor het zijdeelvenster aanpassen, zodat gebruikers met verschillende taakverantwoordelijkheden rechtstreeks van het Salesforce-zijdeelvenster verschillende soorten records kunnen maken. Nadat u uw lay-out hebt gemaakt, geeft u uw gebruikers toegang tot de lay-out door deze toe te wijzen aan hun gebruikersprofielen. Bij de Contact Manager of Group Edition wijst u uw globale uitgeverslay-out toe aan gebruikersprofielen om gebruikers toegang te geven. Voor alle overige editions kunt u Salesforce-uitgeverslay-outs voor het zijdeelvenster toewijzen aan de hand van de volgende stappen. 1. Geef vanuit Set-up Outlook-configuraties op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Outlook-configuraties. 2. Klik vanuit de gerelateerde lijst Outlook-uitgeverslay-outs op Toewijzing van uitgeverslay-out > Toewijzing bewerken. 3. Selecteer een gebruikersprofiel door ergens op de betrokken rij in de tabel te klikken. 4. Selecteer vanuit de vervolgkeuzelijst Te gebruiken uitgeverslay-out de lay-out die u aan het gemarkeerde profiel wilt toewijzen. 5. Klik op Opslaan.

EDITIONS Deze voorziening is beschikbaar voor beheer vanuit: Salesforce Classic en Lightning Experience Beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Het Salesforce-zijdeelvenster weergeven: • "Zijdeelvenster" in Outlook-configuraties Uitgeverslay-outs voor het zijdeelvenster weergeven: • "Set-up weergeven"



Gegevenssets definiëren voor Salesforce voor Outlook Gegevenssets zijn subsets van de Salesforce-records die Salesforce voor Outlook-gebruikers kunnen synchroniseren. Ze bestaan uit filters die beperken welke records worden gesynchroniseerd. Elke configuratie moet een gegevensset hebben als gebruikers willen synchroniseren met Outlook. De detailpagina Outlook-configuratie toont een overzicht van de huidige filters van de configuratie. 1. Geef vanuit Set-up Outlook-configuraties op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Outlook-configuraties. 2. Klik op de naam van een Outlook-configuratie.


3. Klik in de gerelateerde lijst Gegevenssets op Bewerken. 4. Geef filters op. 5. Als u wilt zien hoeveel items er worden gesynchroniseerd, kunt u de grootte van de gegevensset controleren. 6. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Voorbeeldgegegevenssets voor Exchange Sync en Salesforce voor Outlook Salesforce voor Outlook-contactpersoonsfilters Outlook-configuraties en Outlook-uitgeverslay-outs De grootte van Salesforce voor Outlook-gegevenssets controleren

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Configuraties weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven" Configuraties maken, bewerken of verwijderen: • "E-mailclientconfiguraties beheren" Gegevenssets maken, bewerken of verwijderen: • De synchronisatierichting mag niet Niet synchroniseren zijn



Meer informatie over gegevenssets voor Salesforce voor Outlook Gegevenssets zijn subsets van de Salesforce-records die Salesforce voor Outlook-gebruikers kunnen synchroniseren. Ze bestaan uit filters die beperken welke records worden gesynchroniseerd.

Inzicht in wat er wordt gesynchroniseerd Salesforce voor Outlook synchroniseert records op basis van definities in gegevenssets, in combinatie met daaraan gerelateerde records.

Inzicht in limieten voor gegevenssets Bij het gebruik van gegevenssets kunnen gebruikers maximaal 5000 records per filter tegelijk synchroniseren tussen Microsoft® Outlook® en Salesforce. Dit betekent dat wanneer gebruikers op basis van de configuratie van hun gegevenssets meer dan 5000 records te synchroniseren hebben, Salesforce voor Outlook sommige ervan niet zal synchroniseren. Daarnaast ondervinden gebruikers wellicht dat het synchroniseren van dergelijke grote hoeveelheden records het synchronisatieproces kan vertragen. U kunt de limieten voor het aantal door gebruikers te synchroniseren records wel verhogen. Vergeet dan echter niet dat u de kans op een trager synchronisatieproces niet kunt verkleinen.

Limieten voor gegevenssets verhogen



Als uw gebruikers met meer dan 5000 records werken, kunt u hun gegevenssets dusdanig configureren dat ze grotere hoeveelheden records kunnen synchroniseren. Hiervoor bewerkt u hun gegevenssets dusdanig dat extra filters worden opgenomen. Kies onder Filteren op recordeigendom in de sectie Contactpersoonsfilters bijvoorbeeld Geselecteerde contactpersonen. Vervolgens kiest u Records van gebruiker onder Contactpersonen, Contactpersonen voor opportunities en Contactpersonen voor accounts. Omdat de gegevensset nu drie filters heeft, kunnen uw gebruikers nu maximaal 15.000 contactpersoonsrecords synchroniseren.

Onthoud dat deze verschillende filters die u instelt, niet noodzakelijkerwijze elkaar uitsluitende records selecteren. Daarom kan het synchronisatieproces mogelijk niet exact 15.000 records synchroniseren. Als u deze situatie wilt vermijden, kunt u een verdere verfijning aanbrengen in de groep contactpersonen die u wilt synchroniseren. U verfijnt dan gewoon extra parameters onder Filteren op extra objecten en velden. Na het definiëren van deze filters kunt u een recordtelling voor uw gebruikers verkrijgen in de sectie Gegevenssetgrootte. Hiervoor geeft u eerst een gebruiker op en klikt u vervolgens op Recordtelling ophalen. Als uw gebruikers nog steeds de synchronisatielimieten voor de door u ingestelde filters overschrijden, ervaren uw gebruiker mogelijk dat het synchronisatieproces records selecteert op een willekeurige manier.

Info over persoonsaccounts Als uw organisatie persoonsaccounts heeft ingeschakeld en als uw gebruikers meer dan 5000 records in Salesforce hebben, werken gegevenssets op een andere manier. Met name voert Salesforce dan eerst een query op persoonsaccounts uit, die overeenkomen met filtercriteria, en vervolgens op contactpersonen die aan deze accounts zijn toegewezen. Hierdoor kan het synchronisatieproces de limiet



van 5000 records bereiken (inclusief persoonsaccounts en contactpersonen) en toch niet bepaalde van de contactpersonen opnemen, die uw gebruikers zouden verwachten bij een synchronisatie. ZIE OOK: Contactpersoonsfilters configureren voor Salesforce voor Outlook Eventfilters opgeven voor Exchange Sync en Salesforce voor Outlook Taakfilters maken voor Salesforce voor Outlook De grootte van Salesforce voor Outlook-gegevenssets controleren

Contactpersoonsfilters configureren voor Salesforce voor Outlook GEBRUIKERSMACHTIGINGEN

EDITIONS

Configuraties weergeven:


Configuraties maken, bewerken of verwijderen:

"E-mailclientconfiguraties beheren"

Contactpersonen filteren op opportunityteams:

"Opportunity Teamverkoop"

Deze voorziening is beschikbaar voor beheer vanuit: zowel Salesforce Classic als Lightning Experience Beschikbaar in: Alle editions

Contactpersonen filteren op accountteams: "Accountteams" Gegevenssets maken, bewerken of verwijderen:

De synchronisatierichting mag niet Niet synchroniseren zijn

Gegevenssets zijn subsets van de Salesforce-records die Salesforce voor Outlook-gebruikers kunnen synchroniseren. Ze bestaan uit filters die beperken welke records worden gesynchroniseerd. Zo wilt u bepaalde gebruikers wellicht alle contactpersonen laten synchroniseren, maar wilt u andere gebruikers alleen contactpersonen laten synchroniseren, die gerelateerd zijn aan hun opportunityteams. Daarnaast kunt u filteren op de velden in de records, waardoor u gebruikers alleen contactpersonen kunt laten filteren, die zijn gerelateerd aan bepaalde accounts en opportunities. De detailpagina Outlook-configuratie toont een overzicht van de huidige filters van de configuratie. 1. Definieer een gegevensset voor een configuratie. 2. Geef bij Filteren op recordeigendom de contactpersonen op die gebruikers kunnen synchroniseren. 3. Als u Geselecteerde contactpersonen kiest, kunt u verder beperken welke contactpersonen gebruikers kunnen synchroniseren. Voor

Gebruikers toestaan om te synchroniseren Selecteer...

Contactpersonen

Alle contactpersonen waarvan ze eigenaar zijn

Records van gebruiker

Alle contactpersonen waarvan zij en al hun Records van team van gebruiker ondergeschikten in de rollenhiërarchie eigenaar zijn Contactpersonen voor Contactpersonen die zijn gerelateerd aan hun opportunities opportunities


Contactpersonen die zijn gerelateerd aan Records van team van gebruiker opportunities waarvan zij en hun ondergeschikten in de rollenhiërarchie eigenaar zijn


Voor


Gebruikers toestaan om te synchroniseren Selecteer... Contactpersonen die zijn gerelateerd aan Records van opportunityteams van opportunities waarvan ze leden van de gebruiker opportunityteams zijn, maar niet aan opportunities waarvan gebruikers eigenaar zijn

Contactpersonen voor Contactpersonen die zijn gerelateerd aan hun accounts accounts


Contactpersonen die zijn gerelateerd aan accounts Records van team van gebruiker waarvan zij en hun ondergeschikten in de rollenhiërarchie eigenaar zijn Contactpersonen die zijn gerelateerd aan accounts Records van accountteams van de waarvan ze teamlid zijn, maar niet aan accounts gebruiker waarvan gebruikers eigenaar zijn

4. Geef bij Filteren op extra objecten en velden de benodigde filters op veldniveau op. a. Selecteer een object en een veld binnen dat object. b. Selecteer de juiste filteroperator. c. Geef een waarde voor het geselecteerde veld op. 5. Klik voor het toevoegen van een nieuw filter op Rij toevoegen; klik voor het verwijderen van het laatste in de lijst op Rij verwijderen. 6. Bij Andere op te nemen contactpersonen kunt u ervoor kiezen om Chatter-contactpersonen automatisch te laten synchroniseren voor gebruikers van deze configuratie. Hiervoor selecteert u Contactpersonen synchroniseren, die gebruikers volgen in Chatter. ZIE OOK: Salesforce voor Outlook-contactpersoonsfilters Gegevenssets definiëren voor Salesforce voor Outlook De grootte van Salesforce voor Outlook-gegevenssets controleren Voorbeeldgegegevenssets voor Exchange Sync en Salesforce voor Outlook

Salesforce voor Outlook-contactpersoonsfilters Contactpersoonsfilters bepalen het aantal records dat Salesforce-gebruikers kunnen synchroniseren tussen Outlook en Salesforce. Let op het volgende wanneer u contactpersoonsfilters gebruikt.

EDITIONS

• De criteria die u opgeeft, zijn op AND gebaseerd. Dat wil zeggen, als u meerdere criteria opgeeft, bevat het resultaat alleen records die voldoen aan alle criteria.


• Gebruik bij het opgeven van een datum de notatie die door de instelling Omgeving is toegestaan. U kunt ook speciale datumwaarden als VANDAAG, VOLGENDE WEEK, VOLGEND JAAR, LAATSTE DAGEN enzovoort gebruiken. • Plaats aanhalingstekens om getallen of andere gegevens die komma's bevatten. Zo retourneert Bedrag is gelijk aan "10.000" records met een bedrag van € 10.000, terwijl Bedrag is gelijk aan 10.000 zowel € 10.000 als € 10 en € 0 retourneert.




• Wanneer u de operatoren "kleiner dan", "groter dan", "kleiner dan of gelijk aan" of "groter dan of gelijk aan" gebruikt bij velden met numerieke waarden, worden records met blanco of "null"-waarden geretourneerd als of hun waarde nul (0) is. • Kies het veld en de operator "is gelijk aan" of "niet gelijk aan" en laat het derde veld leeg om de zoekopdracht te beperken tot records die geen lege of "null"-waarden bevatten voor een bepaald veld. Met Bedrag is gelijk aan krijgt u records met lege bedragvelden als resultaat. U kunt tegelijkertijd zoeken naar lege waarden of andere opgegeven waarden. Bijvoorbeeld Bedrag is gelijk aan 1,,2 krijgt u records waarbij Bedrag leeg is of de waarde "1" of "2" bevat. Als u bijvoorbeeld een werkstroom een filter voor accounts maakt met het criterium Jaaromzet lager dan 100000, voldoen accountrecords als hun Jaaromzet leeg is. • Bij het zoeken naar telefoonnummers moet u de exacte telefoonnummernotatie overnemen, bijvoorbeeld Telefoonnummer begint met (020). • Scheid zoektermen met komma's om op meer dan één waarde te filteren. U kunt maximaal 80 tekens opgeven, inclusief de komma's en spaties. Zo gebruikt u Staat bevat CA, NY, WA om te zoeken naar accounts in Californië, New York of Washington. • Wanneer u filtert op standaard lange-tekstgebiedvelden, zoals Beschrijving, wordt alleen naar de eerste 1000 tekens van het veld gezocht. • U kunt de knop Recordtelling ophalen gebruiken om te controleren hoeveel records er worden gesynchroniseerd voor een willekeurige Salesforce voor Outlook-gebruiker op basis van het filter van de configuratie. • Als u moet verwijzen naar gebruikersinformatie in uw contactpersoonsfilters, kunt u de volgende samenvoegvelden daaraan toevoegen. Samenvoegveld

Beschrijving

$User.ID

Verwijst naar de ID van de huidige gebruiker. Dit samenvoegveld kan worden toegepast op velden met een zoekopdracht voor gebruikers. De geldige operatoren voor dit samenvoegveld zijn Is gelijk aan en Is niet gelijk aan. Bij het maken van mobiele weergavefilters die verwijzen naar een eigenaarsveld, kunt u alleen het samenvoegveld $User.ID gebruiken.

$User.Username

Verwijst naar de gebruikersnaam van de huidige gebruiker. Dit samenvoegveld kan worden toegepast op elke tekst of opzoekveld, behalve keuzelijsten. De geldige operatoren voor dit samenvoegveld zijn Is gelijk aan, Is niet gelijk aan, Groter dan of gelijk aan, Kleiner dan of gelijk aan, Bevat, Bevat niet, en Begint met.

$User.Firstname

Verwijst naar de voornaam van de huidige gebruiker. Dit samenvoegveld kan worden toegepast op elke tekst of opzoekveld, behalve keuzelijsten. De geldige operatoren voor dit samenvoegveld zijn Is gelijk aan, Is niet gelijk aan, Groter dan of gelijk aan, Kleiner dan of gelijk aan, Bevat, Bevat niet, en Begint met.

$User.Lastname

Verwijst naar de achternaam van de huidige gebruiker. Dit samenvoegveld kan worden toegepast op elke tekst of opzoekveld, behalve keuzelijsten. De geldige operatoren voor dit samenvoegveld zijn Is gelijk aan, Is niet gelijk aan, Groter dan of gelijk aan, Kleiner dan of gelijk aan, Bevat, Bevat niet, en Begint met.



Samenvoegveld

Beschrijving

$User.Fullname

Verwijst naar de voor- en achternaam van de huidige gebruiker. Dit samenvoegveld kan worden toegepast op elke tekst of opzoekveld, behalve keuzelijsten. De geldige operatoren voor dit samenvoegveld zijn Is gelijk aan, Is niet gelijk aan, Groter dan of gelijk aan, Kleiner dan of gelijk aan, Bevat, Bevat niet, en Begint met.

ZIE OOK: Contactpersoonsfilters configureren voor Salesforce voor Outlook Gegevenssets definiëren voor Salesforce voor Outlook De grootte van Salesforce voor Outlook-gegevenssets controleren

Eventfilters opgeven voor Exchange Sync en Salesforce voor Outlook Gegevenssets zijn subsets van de Salesforce-records die Salesforce voor Outlook-gebruikers kunnen synchroniseren. Ze bestaan uit filters die beperken welke records worden gesynchroniseerd. De meeste gebruikers zullen bijvoorbeeld alleen huidige en toekomstige events synchroniseren, terwijl andere ook vroegere events moeten synchroniseren. Salesforce voor Outlook synchroniseert events op basis van hun einddatum, en niet op basis van hun begindatum. Als u bijvoorbeeld alleen huidige en toekomstige events synchroniseert, wordt een tweedaagse event die gisteren is begonnen, nog steeds gesynchroniseerd.

EDITIONS

De sectie Gegevenssets van de detailpagina Outlook-configuratie toont een overzicht van de huidige eventfilters van de configuratie.


1. Definieer een gegevensset voor een configuratie. 2. Geef onder Events een van deze filters op in het veld Groter dan of gelijk aan. • TODAY—Synchroniseert events die vandaag of na vandaag eindigen. De begintijd is 12:00 uur. • LAST MONTH—Synchroniseert events die eindigden op of na de eerste dag van de afgelopen maand. • LAST N DAYS—Synchroniseert events die eindigden op of na een bepaald aantal voorbije dagen, zoals LAST 30 DAYS. 3. U kunt de knop Recordtelling ophalen gebruiken om te controleren hoeveel records er worden gesynchroniseerd voor een willekeurige Salesforce voor Outlook-gebruiker op basis van het filter van de configuratie. 4. Sla de gegevensset op. Opmerking: De volgende items worden niet gesynchroniseerd: events voor de hele dag die beginnen op de eerste dag die is geconfigureerd voor synchroniseren, en





deelnemers aan events. Meerdaagse events worden gesynchroniseerd als enkelvoudige events in een van beide richtingen. Meerdaagse events worden niet gesynchroniseerd. ZIE OOK: Voorbeeldgegegevenssets voor Exchange Sync en Salesforce voor Outlook De grootte van Salesforce voor Outlook-gegevenssets controleren

Taakfilters maken voor Salesforce voor Outlook Geef op welke taken voor uw verkoopteams tussen Microsoft® Outlook® en Salesforce worden gesynchroniseerd. Gegevenssets zijn subsets van de Salesforce-records die Salesforce voor Outlook-gebruikers kunnen synchroniseren. Ze bestaan uit filters die beperken welke records worden gesynchroniseerd. Zo synchroniseren de meeste gebruikers achterstallige taken, terwijl andere gebruikers alleen huidige en toekomstige taken synchroniseren. Salesforce voor Outlook synchroniseert taken op basis van hun vervaldatum, en niet op basis van hun begindatum. Als u bijvoorbeeld alleen huidige en toekomstige taken synchroniseert, wordt een gisteren begonnen taak nog steeds gesynchroniseerd. De sectie Gegevenssets van de detailpagina Outlook-configuratie toont een overzicht van de huidige taakfilters van de configuratie.



1. Definieer een gegevensset voor een configuratie. 2. Geef onder Taken een van deze filters op in het veld Groter dan of gelijk aan. • TODAY—Synchroniseert alleen taken die vandaag of na vandaag (moeten) eindigen. De begintijd is 12:00 uur. • LAST MONTH—Synchroniseert taken met een vervaldatum op of na de eerste dag van de afgelopen maand. • LAST N DAYS—Synchroniseert taken met een vervaldatum op of na een bepaald aantal voorbije dagen, zoals LAST 30 DAYS. 3. Bepaal of terugkerende Salesforce-taken worden gesynchroniseerd naar Outlook.

Configuraties weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven" Configuraties maken, bewerken of verwijderen: • "E-mailclientconfiguraties beheren" Gegevenssets maken, bewerken of verwijderen: • De synchronisatierichting mag niet Niet synchroniseren zijn

4. U kunt de knop Recordtelling ophalen gebruiken om te controleren hoeveel records er worden gesynchroniseerd voor een willekeurige Salesforce voor Outlook-gebruiker op basis van het filter van de configuratie. 5. Sla de gegevensset op.



Opmerking: Salesforce voor Outlook synchroniseert niet elke soort taak. Deze soorten taken worden nooit gesynchroniseerd: • Terugkerende Outlook-taken naar Salesforce • Voltooide taken, indien aangeduid als voltooid voordat Salesforce voor Outlook gaat synchroniseren • Taken die automatisch worden gemaakt wanneer u e-mailbericht of contactpersoon signaleert voor een vervolgactie

ZIE OOK: Outlook-configuraties en Outlook-uitgeverslay-outs Voorbeeldgegegevenssets voor Exchange Sync en Salesforce voor Outlook

Voorbeeldgegegevenssets voor Exchange Sync en Salesforce voor Outlook Omdat gebruikers met dezelfde rol doorgaans soortgelijke vereisten voor het synchroniseren van gegevens hebben, maken vele beheerders synchronisatieconfiguraties op basis van hun positie binnen de organisatie. Hieronder volgen gegevenssets voor gemeenschappelijke Salesforce-groepen. Uw Salesforce voor Outlook- en Exchange Sync-gebruikers hebben unieke behoeften, maar u kunt de volgende voorbeelden gebruiken om aan de slag te gaan met het maken van Outlook-configuraties (voor Salesforce voor Outlook-gebruikers) en Exchange Sync-configuraties (voor Exchange Sync-gebruikers).


Verkoopmanager Beschikbaar in: Alle editions Verkoopmanagers moeten doorgaans records inzien, waarvan ze eigenaar zijn, alsmede de records van de gebruikers die aan hun rapporteren. Daarnaast moeten ze de nieuwste contactgegevens kunnen inzien voor iedereen die verband houdt met grote deals in de pijplijn, en voor alle aanstaande vergaderingen die mogelijk verband houden met deze deals. Wellicht willen ze ook hun eigen Chatter-contactpersonen in Outlook hebben. Voorbeeld van Outlook-configuratie voor verkoopmanagers: Contacts Contacts: User's Records, User's Team's Records Contacts on Opportunities: User's Team's Records Contacts on Accounts: User's Team's Records Contacts in Chatter: Records User is Following Events Events: User's Records Date greater or equal TODAY Tasks Tasks: User's Records Date greater or equal TODAY

Sales Engineer Sales Engineers hebben vaak alleen de contactpersonen nodig, die eigendom van ze zijn, alsmede die van de andere leden van hun opportunityteams. Wellicht willen ze ook hun eigen Chatter-contactpersonen, een record van de vergaderingen van de afgelopen maand en een planning van alle aanstaande vergaderingen hebben. Voorbeeld van Outlook-configuratie voor Sales Engineers: Contacts Contacts: User's Records Contacts on Opportunities: User's Opportunity Teams' Records Contacts in Chatter: Records User is Following



Events Events: User's Records Date greater or equal LAST MONTH Tasks Tasks: User's Records Date greater or equal LAST MONTH

Account Executive Account executives moeten contactpersonen kunnen zien, die aan hun accounts en opportunities gerelateerd zijn. De opportunities worden dusdanig gefilterd dat alleen contactpersonen die aan open opportunities zijn gerelateerd met een waarschijnlijkheid van meer dan 40%, worden gesynchroniseerd. Wellicht willen ze ook hun Chatter-contactpersonen, alle toekomstige vergaderingen en alle vergaderingen van de afgelopen twee maanden laten synchroniseren. Voorbeeld van Outlook-configuratie voor Account Executives: Contacts Contacts on Opportunities: User's Records (Probability (%) greater than 40) AND (Stage not equal to Closed Won,Closed Lost Contacts on Accounts: User's Records Contacts in Chatter: Records User is Following Events Events: User's Records Date greater or equal LAST 60 DAYS Tasks Tasks: User's Records Date greater or equal LAST 60 DAYS

ZIE OOK: Gegevenssets definiëren voor Salesforce voor Outlook



De grootte van Salesforce voor Outlook-gegevenssets controleren U kunt de knop Recordtelling ophalen gebruiken om te controleren hoeveel records er worden gesynchroniseerd voor een willekeurige Salesforce voor Outlook-gebruiker op basis van het filter van de configuratie. Als de getallen te hoog of te laag zijn, kunt u de filters aanpassen en de grootte nogmaals controleren. De maximale recordtelling is 5000 per object. 1. Definieer een gegevensset voor een configuratie. 2. Klink onder Grootte gegevensset op het opzoekpictogram naast het veld Gebruiker. 3. Selecteer een gebruiker. Om de maximale grootte te testen kiest u een gebruiker die eigenaar is van vele records, eventueel iemand die momenteel niet aan de configuratie is toegewezen. 4. Klik op Recordtelling ophalen. Het aantal records dat tussen Outlook en Salesforce zou worden gesynchroniseerd en worden weergegeven voor die gebruiker. 5. Pas de filters of de geselecteerde gebruiker aan en test de gegevensset desgewenst opnieuw. Pas als u op Opslaan klikt wordt wat opgeslagen. ZIE OOK: Gegevenssets definiëren voor Salesforce voor Outlook


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Outlook-gegevenssets weergeven: • "Set-up en configuratie weergeven" Outlook-gegevenssets testen: • "E-mailclientconfiguraties beheren"

De versies van Salesforce voor Outlook bijhouden, die uw gebruikers uitvoeren Bekijk in het rapport Inloghistorie snel welke versies van Salesforce voor Outlook uw gebruikers uitvoeren.

EDITIONS

1. Geef vanuit Set-up Inloghistorie op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Inloghistorie.

Deze voorziening is beschikbaar voor beheer vanuit: zowel Salesforce Classic als Lightning Experience Beschikbaar in: Alle editions

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Rapporten uitvoeren: • "Rapporten uitvoeren"


Gebruikershandleiding | De installatie van Connect voor Outlook verwijderen | 388

2. Bekijk van elke gebruiker de versie van Salesforce voor Outlook in de kolommen Toepassing en Clientversie.

De installatie van Connect voor Outlook verwijderen Connect voor Outlook (ingetrokken) Voordat u interesse krijgt in ons verouderde en ingetrokken product Connect voor Outlook, adviseren we u onze op de cloud of desktop gebaseerde Microsoft-integratieproducten te bekijken: Salesforce App for Outlook of Salesforce voor Outlook. Belangrijk: Vanaf Winter '16 hebben we Connect voor Outlook ingetrokken. Dit betekent dat het product uw e-mailberichten niet meer opslaat en geen contactpersonen, events en taken meer synchroniseert tussen Microsoft® Outlook® en Salesforce. Maar maakt u zich geen zorgen! Verhoog uw productiviteit nog verder door een migratie naar Salesforce App voor Outlook of Salesforce voor Outlook. Beslis samen met uw Salesforce-beheerder welk product voor u en uw collega's het beste is.

ZIE OOK: https://help.salesforce.com/HTViewSolution?id=000204943 Hoe kan ik Connect voor Outlook verwijderen? Welk Microsoft®-product voor e-mailintegratie is het juiste voor mijn bedrijf?


Gebruikershandleiding | Connect Offline | 389

Hoe kan ik Connect voor Outlook verwijderen? Belangrijk: Met ingang van Winter '16 hebben we Connect voor Outlook ingetrokken. Dit betekent dat het product uw e-mailberichten niet meer opslaat en geen contactpersonen, events en taken meer synchroniseert tussen Microsoft® Outlook® en Salesforce. Maar maakt u zich geen zorgen! Verhoog uw productiviteit nog verder door een migratie naar Salesforce App voor Outlook of Salesforce voor Outlook. Beslis samen met uw Salesforce-beheerder welk product voor u en uw collega's het beste is. 1. Sluit Microsoft® Outlook®. 2. Open Windows® het Configuratiescherm. 3. Selecteer de optie voor het verwijderen van programma's. 4. Scrol naar Salesforce Outlook Edition en volg de aanwijzingen om de installatie te verwijderen. ZIE OOK: https://help.salesforce.com/HTViewSolution?id=000204943 Welk Microsoft®-product voor e-mailintegratie is het juiste voor mijn bedrijf?

Connect Offline Toegang tot desktopclient Connect Offline en Connect voor Office zijn desktopclients die Salesforce integreren met uw pc. Als beheerder kunt u bepalen tot welke desktopclients uw gebruikers toegang hebben, en bepaalt u ook welke gebruikers automatisch een melding ontvangen wanneer er updates beschikbaar zijn. Als u machtigingen voor Salesforce voor Outlook wilt instellen, gebruikt u de machtiging "E-mailclientconfiguraties beheren". U kunt toegang van gebruikers tot de desktopclient instellen door het bewerken van hun profielen. De opties voor toegang tot de desktopclient zijn: Optie

Betekenis

Uit (toegang geweigerd)

De respectieve clientdownloadpagina in persoonlijke instellingen van gebruikers is verborgen. Ook kunnen gebruikers niet vanaf de client inloggen.

Aan, geen updates

De respectieve clientdownloadpagina in persoonlijke instellingen van gebruikers is verborgen. Gebruikers kunnen wel inloggen vanaf de client maar kunnen hierop geen upgrade uitvoeren vanaf hun huidige versie.

Aan, updates zonder waarschuwingen Gebruikers kunnen wel de client downloaden, ervanuit inloggen en een upgrade van de client uitvoeren, maar zien geen waarschuwingen wanneer een nieuwe versie beschikbaar is gesteld. Aan, updates met waarschuwingen

Gebruikers kunnen de client downloaden, ervanuit inloggen en een upgrade van de client uitvoeren. Ze



Optie


Betekenis kunnen updatewaarschuwingen zien en deze volgen of negeren.

Aan, moet updaten met waarschuwingen

Gebruikers kunnen de client downloaden, ervanuit inloggen en een upgrade van de client uitvoeren. Wanneer een nieuwe versie beschikbaar is, zien ze een updatewaarschuwing. Ze kunnen pas inloggen vanaf de client nadat ze een upgrade hebben uitgevoerd.

Connect Offline is de enige client die beschikbaar is met Developer Edition. In de Personal, Group en Professional Edition hebben alle gebruikers de systeemstandaardinstelling "Aan, updates zonder waarschuwingen" voor alle clients. Opmerking: • Toegang tot desktopclients is alleen beschikbaar voor gebruikers wier profielen de machtiging "API ingeschakeld" hebben. Als gebruikers waarschuwingen kunnen zien en als ze in het verleden hebben ingelogd bij Salesforce vanaf de client, wordt automatisch een waarschuwingsbanner weergegeven op het tabblad Hoofdpagina wanneer een nieuwe versie beschikbaar is. Door op de tekst te klikken wordt de pagina Controleren op updates geopend, waar gebruikers de installatiebestanden kunnen downloaden en installeren. Vanuit hun persoonlijke instellingen hebben gebruikers ook toegang tot de pagina Contreleren op updates, ongeacht of er een waarschuwing is gegeven..



Connect Offline installeren EDITIONS

Connect Offline-licenties toewijzen


Voor organisaties met de Performance, Unlimited, Enterprise en Developer Edition biedt Salesforce één Connect Offline-licentie voor elke Salesforce-licentie. Organisaties die de Professional Edition gebruiken, moeten Connect Offline-licenties afzonderlijk aanschaffen. Gebruikers zonder een Connect Offline-licentie kunnen dit gedurende een proefperiode van 30 dagen gebruiken.


Om een Connect Offline-licentie aan een gebruiker binnen uw organisatie toe te wijzen bewerkt u de gebruikersrecord en schakelt u het selectievakje Offline gebruiker in. Voor gebruikers moet dit selectievakje zijn gekozen om gebruik te kunnen maken van Force.com Connect Offline.

Tegen bijbetaling beschikbaar in: Professional Edition

Systeemvereisten controleren De systeemvereisten voor Connect Offline zijn:


• Microsoft® Internet Explorer® 6, 7 of 8 (Wij ondersteunen geen andere browsers, including Mozilla® Firefox®, Apple® Safari® en Google Chrome™.)

Records weergeven in Connect Offline: • "Lezen" in het desbetreffende type record, zoals accounts, contactpersonen of opportunities

• Microsoft Windows® 2000, Windows XP, Windows Vista® of Windows 7 Opmerking: De 32-bits versie van Internet Explorer 8 met de optie Compatibiliteitsweergave is verplicht voor de 64-bits versie van deze besturingssystemen. • 256 MB RAM (512 MB aanbevolen) • Minimaal 20 MB schijfruimte (250 MB aanbevolen afhankelijk van de grootte van de werkmap) • Intel® Pentium® II-processor, 500 MHz of hoger

Een afzonderlijke client installeren

Records bijwerken in Connect Offline: • "Maken", "Bewerken" of "Verwijderen" in het desbetreffende type record, zoals accounts, contactpersonen of opportunities

De Connect Offline-client downloaden en installeren: 1. Geef vanuit uw persoonlijke instellingen Connect Offline op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Connect Offline. 2. Klik op Nu installeren. Opmerking: U moet beheerdersmachtigingen hebben voor de computer waarop u Connect Offline installeert. 3. Klik op Ja wanneer u wordt gevraagd de client te installeren en uit te voeren. 4. Volg de aanwijzingen in de set-upwizard om de installatie te voltooien. 5. Log in bij Connect Offline om de installatie te controleren.

Connect Offline in het hele systeem implementeren Als in uw organisatie Windows wordt gebruikt, kunnen netwerkbeheerders Connect Offline op verschillende computers tegelijk installeren. Ga voor bulkimplementaties naar de pagina Connect Offline in uw persoonlijke instellingen en en klik op de koppeling voor het downloaden van het gecompromeerde MSI-pakket. Tip: De inloghistorie vermeldt de versie van Connect Offline waarmee elke gebruiker werkt.



Connect Offline bijwerken Salesforce geeft periodiek updates vrij van Connect Offline en informeert gebruikers op basis van instellingen in hun gebruikersprofielen.

Voorbeelden van offline gegevenssets Veel beheerders maken werkmapconfiguraties op basis van de functionele groepen in hun organisatie, omdat gebruikers in dezelfde groep doorgaans gelijksoortige offline eisen aan gegevens stellen. Hieronder volgen gegevenssets voor gemeenschappelijke Salesforce-groepen. Uw Connect Offline-gebruikers hebben unieke behoeften, maar u kunt de voorbeelden als naslag gebruiken om u op weg te helpen met gegevenssets in werkmapconfiguraties.

Verkoopmanager Verkoopmanagers kijken doorgaans records in, waarvan ze eigenaar zijn , alsmede de records van hun ondergeschikten. Ze houden grote deals in de pijplijn erg goed in de gaten. Met deze werkmapconfiguratie hebben verkoopmanagers zicht op het volgende: • De opportunities, waarvan ze eigenaar zijn • De opportunities, waarvan andere gebruikers eigenaar zijn, die aan hen rapporteren binnen de rollenhiërarchie • Alle opportunities die volgens de planning worden gesloten in het huidige kwartaal met een bedrag van meer dan € 100.000 • All accounts die zijn gekoppeld aan de opportunities • Een subset van hun contactpersoonsen activiteitenrecords

Sales Engineer De werkmapconfiguratie voor de sales engineer haalt wel opportunities op die eigendom zijn van andere leden van het opportunityteam van de gebruiker, maar neemt niet de records van de gebruiker op. De werkmapconfiguratie van de sales engineer is gebaseerd op opportunities, omdat alle accounts en contactpersonen in de werkmap zijn gekoppeld aan de opportunities. De sales engineers zouden dan het volgende zien: • Maximaal 5000 van de opportunities waarvan ze eigenaar zijn, en maximaal 5000 van de opportunities waarvoor ze als lid van het opportunityteam vermeld staan. Deze opportunities moeten open zijn of een sluitingsdatum hebben in de huidige maand, de afgelopen twee maanden of maximaal 24 maanden in de toekomst. Als er meer dan 5000 opportunities zijn, worden de 5000 recentst gewijzigde records gesynchroniseerd. • Alle accounts, contactpersonen en opportunityproducten die zijn gekoppeld aan deze opportunities • Een subset van taken en events die zijn gekoppeld aan deze opportunities

Account Executive De werkmapconfiguratie van de account executive is gebaseerd op accounts, hetgeen inhoudt dat de werkmap de aan deze accounts gekoppelde accounts en opportunities van gebruikers omvat. De opportunities worden dusdanig gefilterd dat alleen open opportunities die volgens de planning in het huidige kwartaal worden gesloten, worden worden gesynchroniseerd. De onderliggende gegevenssets voor Taak en Event halen alle aan deze opportunities gekoppelde activiteiten op, niet alleen de activiteiten van de gebruiker(s). Alleen open taken en events uit een periode van twee maanden worden naar de werkmap gezonden. De bovenliggende gegevenssets voor Taak en Event halen alleen de activiteiten van de gebruikers op en beperken de activiteiten tot de open taken en events die staan gepland voor de komende 30 dagen. De gegevensset voor Contactpersoon levert de contactpersoonrecords van de gebruiker(s), maar beperkt het aantal records tot de 500 recentste, actieve contactpersonen.


Gebruikershandleiding | E-mail bewaken | 393

E-mail bewaken Wat zijn e-maillogboeken? E-maillogbestanden zijn CSV-bestanden met informatie over alle e-mail die de afgelopen 30 dagen is verzonden via Salesforce. Logboeken bevatten gegevens zoals:

EDITIONS

• Het e-mailadres van elke e-mailafzender en -ontvanger


• De datum en tijd waarop elk e-mailbericht werd verzonden • De leveringsstatus van elk e-mailbericht • Elke foutcode die aan elk e-mailbericht is gekoppeld U kunt e-maillogboeken gebruiken om de oorzaak van fouten die zich hebben voorgedaan, op te sporen. Geef voor het beheer van e-maillogboeken vanuit Set-up E-maillogboekbestenden op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens E-maillogboekbestanden. • Voor een verzoek om een nieuw e-maillogboek klikt u op Verzoeken om een e-maillog. Vanwege het volume aan e-mail dat via Salesforce wordt verwerkt, worden verzoeken in de wachtrij geplaatst in de volgorde waarin ze worden ontvangen. E-maillogboeken dienen binnen 30 minuten na het verzoek beschikbaar te zijn.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Toegang tot e-maillogboeken: • "Alle gegevens wijzigen"

• De lijst van in behandeling zijnde verzoeken om e-maillogboeken geeft de status van verzoeken om e-maillogboeken die nog niet zijn voltooid. Op een willekeurig tijdstip kan u maximaal drie verzoeken om logboeken tegelijkertijd hebben. • De lijst van fouten in e-maillogboeken geeft beschrijvingen van verzoeken die zijn mislukt. – Als u een verzoek dat is mislukt, opnieuw wilt indienen, klikt u op Opnieuw indienen. – Als u een verzoek dat is mislukt, wilt verwijderen, klikt u op Verw. Voorzichtig: U kunt een mislukt verzoek niet opnieuw indienen als dit gegevens vereist die een limiet van 30 dagen overschrijden, of als u al drie verzoeken in behandeling hebt. • Voor het downloaden van een e-maillogboek klikt u op Downloaden (.zip). E-maillogboeken zijn CSV-bestanden die zijn opgenomen in een gecomprimeerd bestand, en die maximaal 100.000 records bevatten. Omdat verzoeken om e-maillogboeken maximaal 500.000 records retourneren, kunnen er maximaal vijf .zip-bestanden zijn om te downloaden. Logboeken dragen bij aan uw algemene bestandsopslaglimieten. • Klik voor het verwijderen van een e-maillogboek op Verw. Zie E-maillogboeken weergeven op pagina 394 voor een samenvatting van de gegevens die worden geretourneerd middels een e-maillogboek.



Verzoeken om een e-maillogboek Verzoeken om een nieuw e-maillogboek voor uw organisatie:

EDITIONS

1. Geef vanuit Set-up E-maillogboekbestanden op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens E-maillogboekbestanden. 2. Klik op Verzoeken om een e-maillog. Op een willekeurig tijdstip kunt u maximaal drie verzoeken om logboeken tegelijkertijd hebben. Als u al drie in behandeling zijnde verzoeken hebt, kunt u pas weer om een nieuw logboek verzoeken wanneer minstens één van de verzoeken is voltooid. 3. Geef via Begintijd en Eindtijd een bereik op voor het e-maillogboek dat u wilt ophalen. E-maillogboeken zijn beschikbaar voor berichten die tijdens de 30 dagen voorafgaand aan uw verzoek zijn verzonden. Opmerking: Elk e-maillogboek kan maximaal zeven dagen beslaan. Als u e-maillogboeksgegevens van een periode langer dan zeven dagen wilt zien, maakt u meerdere verzoeken.

Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Alle editions behalve Database.com


4. Optioneel kunt u een e-maillogboek dusdanig filteren dat het alleen rijen bevat waarin een bepaalde domeinnaam of bepaald e-mailadres voorkomt in een veld, zoals Ontvanger of Koptekst bericht-ID. Als u meer dan één filterterm wilt opgeven, scheidt u elke waarde met een komma. Als u dit veld blanco laat, wordt het logboek niet gefilterd en worden alle e-mailadressen binnen het opgegeven tijdbereik geretourneerd. 5. Geef de e-mailadressen op via welke u een melding wilt ontvangen wanneer het verzoek om een e-maillogboek is voltooid. Scheidt elk e-mailadres met een komma. Als een verzoek wilt wissen en wilt terugkeren naar de overzichtspagina voor e-maillogboeken, klikt u op Annuleren. ZIE OOK: E-maillogboeken weergeven

E-maillogboeken weergeven De volgende tabel beschrijft de indeling van het logboek en geeft voorbeelden van de velden erin: Kolom

Veld

Beschrijving

Voorbeeld

A

Datum/tijd

De datum en tijd waarop het bericht werd verzonden in GMT

3/06/2009 13:37


B

ID intern bericht

De unieke interne ID 16/A4-20983-88E21E84 van het bericht

C

Mail-event

Geeft de definitieve e-mail-event op de mailserver aan. Events kunnen een van de volgende waarden hebben:

T



Kolom

Veld


Beschrijving

Voorbeeld

R - Ontvangst ("Reception") Het e-mailbericht werd met succes ontvangen. D - Levering ("Delivery") Het e-mailbericht werd met succes verzonden. T - Tijdelijke fout ("Transient Failure") De verzending van het e-mailbericht werd vertraagd. Salesforce probeert gedurende een periode van 24 uur het bericht opnieuw te leveren. De eerste nieuwe poging vindt plaats vijf minuten na de eerste tijdelijke fout, de tweede poging tien minuten daarna, de derde poging twintig minuten daarna, enzovoort. P - Permanente fout ("Permanent Failure") Het e-mailbericht kan niet worden geleverd. D

Ontvanger

Het e-mailadres van degene aan [email protected] wie het e-mailbericht werd verzonden

E

Afzender

Het e-mailadres van degene die [email protected] het e-mailbericht heeft verzonden

F

Externe host

Het IP-adres van de toepassingsserver die het e-mailbericht aan de e-mailserver bezorgde

G

bytes overgedragen

De grootte van het e-mailbericht 11856

H

Gebruiker-ID

De Salesforce-ID van de 00540000000rSXT gebruiker die het e-mailbericht heeft verzonden

I

Koptekst bericht-ID

De koptekst van de bericht-ID aan het begin van elk e-mailbericht

10.0.0.1

21749386. 106091224027705044. JavaMail.


Kolom

Veld


Beschrijving

Voorbeeld sfdc@na2-app4-2-sjl. ops.sfdc.net

J

Telling opnieuw proberen

Het aantal malen dat werd 11 gepoogd om het e-mailbericht te leveren

K

Seconden in wachtrij Het aantal seconden dat het

300

e-mailbericht heeft moeten wachten op bezorging L

Leveringsfase

De definitieve fase waarin zich tijdens RCPT TO de levering bevond voordat deze werd vastgelegd Hieronder ziet u de waarden van de fasen in de volgorde waarin ze zich voordoen tijdens de SMTP-routine: BANNER De SMTP-verbindingsreactie EHLO Het begin van de sessie met de mailserver STARTTLS Brengt een veilige communicatiesessie met de e-mailserver tot stand MAIL FROM Kondigt de afzender van het e-mailbericht aan RCPT TO Kondigt de ontvanger van het e-mailbericht aan DATA Kondigt aan dat de nu volgende tekst het e-mailbericht is BODY De status wanneer de hoofdtekst van het e-mailbericht naar de ontvanger wordt verzonden RSET Herstelt de status van de server, waarmee de sessie wordt beëindigd


Kolom

Veld


Beschrijving

Voorbeeld

Daarnaast zijn hier de reacties die mogelijk op een bepaald moment worden weergegeven tijdens de leveringsroutine: while not connected De client probeert een verbinding tot stand te brengen while idle De client heeft wel een verbinding, maar verzendt of ontvangt geen opdrachten reading confirmation Er is een opdracht verzonden en de client wacht op een reactie handshaking TLS Er is een fout opgetreden bij een poging om een veilige verbinding tot stand te brengen out of band bounce De ontvangende server heeft wel een opdracht geaccepteerd, maar heeft deze vervolgens om onbekende reden verworpen in unknown state Er is een onbekende fout opgetreden M

Doorverzendingsadres De hostname van het beoogde relay.my.org

doorverzendingssysteem N

Doorverzendingspoort De poort van het beoogde

doorverzendingssysteem

587



Kolom

Veld

Beschrijving

O

Melding van afleveringsstatus

Na elke leveringsfase wordt er 421 no adequate een reactiecode van drie cijfers servers (421 - geen verzonden vanaf de mailserver. afdoende servers) Het eerste cijfer geeft aan of de opdracht al dan niet is geslaagd; het tweede cijfer geeft het type fout aan; en het derde cijfer biedt aanvullende informatie om het mogelijke probleem op te lossen. De vijf mogelijke waarden van het eerste cijfer zijn: 1xx - antwoord Positive

Preliminary (Positieve voorbereiding) De opdracht is geaccepteerd, maar er is geen reactie verzonden 2xx - antwoord Positive

Completion (Positieve voltooiing) De gevraagde actie is positief voltooid 3xx - antwoord Positive

Intermediate (Positieve tussenfase) De opdracht is geaccepteerd, maar de gevraagde actie heeft meer informatie nodig 4xx - antwoord Transient

Negative Completion (Tijdelijke negatieve voltooiing) De opdracht is niet geaccepteerd en de gevraagde actie heeft niet plaatsgevonden. De foutconditie is echter tijdelijk en de actie kan opnieuw worden aangevraagd. 5xx - antwoord Permanent

Negative Completion (Permanente negatieve

Voorbeeld


Kolom

Veld


Beschrijving

Voorbeeld

voltooiing) De opdracht is niet geaccepteerd en de gevraagde actie heeft niet plaatsgevonden Elke e-mailserviceprovider implementeert de codes anders, waardoor geen uitgebreide lijst kan worden gegeven van wat het tweede of derde cijfer betekenen. Lees de officiële SMTP-documentatie, sectie 4.2.1, voor meer informatie over deze codes: http:// www.ietf.org/rfc/rfc2821.txt ?number=2821

ZIE OOK: Wat zijn e-maillogboeken?

Problemen opsporen met momentopnamen van inkomende e-mail Maak een momentopname van inkomende e-mailberichten zodat u gemakkelijk fouten in inkomende e-mail kunt opsporen.

EDITIONS

Momentopnamen van inkomende e-mail leggen een kopie van inkomende e-mailberichten vast, waardoor een diagnose kunt maken van problemen met e-mailservices zoals E-mail naar Salesforce, E-mail-naar-case en Apex-e-mailservices. Verzoek om een momentopname door criteria op te geven door voor het e-mailbericht adressen bij Aan en Van op te geven; wanneer een inkomend bericht dan voldoet aan die criteria, legt de momentopname één kopie vast, die u dan kunt weergeven en downloaden. Het e-mailbericht zelf wordt normaal, zonder enige wijziging, verwerkt. Momentopnamen bevatten de volgende gegevens:


• Adres van de afzender • Adres van de inkomende e-mailservice • Datum en tijd van de momentopname • Inhoud van volledige bericht, inclusief kopteksten en bijlagen


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Momentopnamen van e-mail: • "Alle gegevens wijzigen"

Voor het inschakelen van momentopnamen van inkomende e-mail neemt u contact op met Salesforce. • Geef voor toegang tot inkomende e-mail vanuit Set-up Momentopnamen per e-mail verzenden op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Momentopnamen per e-mail verzenden. • Voor een verzoek om een momentopname van inkomende e-mail geeft u criteria op voor het adres bij Aan (verplicht) en het adres bij Van (optioneel). Klik vervolgens op Momentopname aanvragen.



De aangevraagde momentopname wordt toegevoegd aan de lijst In behandeling zijnde en voltooide momentopnamen. Wanneer een inkomend bericht voldoet aan de door u opgegeven criteria, wordt er een momentopname gemaakt en wordt het verzoek voltooid. • Een voltooide momentopname weergeven: Optie

Beschrijving

Details van momentopname weergeven

Klik op Details weergeven om te zien wanneer de momentopname is gemaakt, en om het adres van de afzender en het adres van de inkomende e-mailservice te bekijken. Klik op Details verbergen om de detailsectie samen te vouwen.

De momentopname downloaden

Klik op Downloaden en open het e-mailbericht als .txt-bestand of sla het op uw computer op.

Denk aan de volgende tips bij het gebruik van momentopnamen van inkomende e-mail: • U kunt een maximaal gecombineerd totaal van 25 in behandeling zijnde en voltooide momentopnamen hebben. Verwijder er enkele om ruimte voor nieuwe momentopnamen te maken. U kunt elke in behandeling zijnde en voltooide momentopname verwijderen, zelfs als iemand anders deze oorspronkelijk heeft aangevraagd. • Verwijderde momentopnamen worden permanent verwijderd. Deze worden niet verplaatst naar de Prullenbak. • Onthoud bij het opgeven van criteria voor het adres bij Aan de volgende tips. – De criteria gelden voor elk van de adressen die zijn opgegeven in de velden Aan, Cc of Bcc (dus niet alleen het veld Aan). – Adressen van inkomende e-mailservices eindigen altijd op salesforce.com. – Wellicht is het een goed idee om op te zoeken welke adressen uw organisatie gebruikt. Deze tabel geeft een overzicht van waar u deze kunt vinden. Type inkomend e-mailadres

Waar kunt u adressen vinden?

Het unieke E-mail naar Salesforce-adres van de gebruiker

Geef vanuit de persoonlijke instellingen van de gebruiker E-mail naar Salesforce op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens E-mail naar Salesforce om het unieke adres weer te geven, dat aan de gebruiker is toegewezen door E-mail naar Salesforce.

E-mailrouteringsadressen voor E-mail-naar-case of On-demand Geef vanuit Set-up E-mail-naar-case op in het vak E-mail-naar-case Snel zoeken en selecteer vervolgens E-mail-naar-case om de instellingenpagina voor E-mail-naar-case te openen. Geef de sectie Routeringsadressen weer. De adressen van e-mailservices van uw organisatie

Geef vanuit Set-up E-mailservices op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens E-mailservices en daarna de naam van een e-mailservice.

• U kunt een asterisk (*) als jokerteken gebruiken in zowel het lokale gedeelte van het e-mailadres (het deel vóór het apenstaartje (het symbool @)) als het domeingedeelte (het deel ná het apenstaartje (het symbool @)). Spaties, komma's en puntkomma's zijn geen geldige lettertekens. Elk adresveld kan een maximum van 255 lettertekens bevatten.


Gebruikershandleiding | Work.com instellen | 401

• Als u meer dan één momentopname met identieke criteria wilt aanvragen, klikt u meerdere malen op Momentopname aanvragen. • Als u denkt dat een momentopname eigenlijk voltooid zou moeten zijn, maar nog steeds de status In behandeling toont, probeert u de pagina te vernieuwen. • Momentopnamen hebben geen vervaldatum. Als er geen inkomende e-mailberichten voldoen aan de opgegeven criteria, blijft een aangevraagde momentopname "hangen" in de status In behandeling. Voltooide momentopnamen blijven bewaard totdat u ze verwijdert.

Work.com instellen Overzicht van Work.com-implementaties Work.com is set tools voor sales management en service management, waarmee managers en teams sneller leren en beter presteren.

EDITIONS

Work.com biedt diverse voorzieningen voor ondersteuning van verkoop- en serviceteams. Dit omvat ook erkenning in samenhang met echte beloningen, gedetailleerde doelen real-time coaching, en rijk voorziene prestatiebeoordelingen.


Nadat u uw Work.com-licenties hebt ontvangen, moet u Work.com instellen aan de hand van de volgende activiteiten. • Wijs een Work.com-beheerder toe voor voltooiing van het set-upproces. • Schakel voorkeuren in voor Work.com-voorzieningen. • Stel machtigingen voor Work.com-voorzieningen in met profielen of machtigingensets. • Wijs Work.com-licenties toe aan gebruikers. • Configureer Work.com-voorzieningen voor uw organisatie. ZIE OOK: Randvoorwaarden Een Work.com-beheerder toewijzen Work.com-voorzieningen inschakelen Toegang tot Work.com-voorzieningen Work.com-licentietypen Overzicht van Work.com-voorzieningen

Work.com is beschikbaar als een uitbreidingslicentie voor Professional Edition, Enterprise Edition, Unlimited Edition of Developer Edition, en is inbegrepen in Performance Edition.


Gebruikershandleiding | Randvoorwaarden | 402

Randvoorwaarden GEBRUIKERSMACHTIGINGEN

EDITIONS

Work.com-voorzieningen inschakelen:


Machtigingensets toewijzen:

"Machtigingensets toewijzen"

Profielen toewijzen:

"Gebruikers beheren"


"Profielen en machtigingensets beheren" EN "Toepassing aanpassen"

Het tabblad Kalibratie weergeven:

"Kalibratie van Work.com inschakelen"

Beschikbaar in: Salesforce Classic Work.com is beschikbaar als een uitbreidingslicentie voor Professional Edition, Enterprise Edition, Unlimited Edition of Developer Edition, en is inbegrepen in Performance Edition.

Plan uw implementatie zorgvuldig voordat u Work.com gaat inschakelen in uw organisatie. Alvorens met het implementatieproces te beginnen, moet Salesforce Work.com-machtigingen inschakelen en Work.com-licenties voor uw organisatie leveren. Uw Salesforce-contactpersoon zal dit met u doornemen, maar u kunt zelf controleren of uw organisatie beschikbare Work.com-licenties heeft. Geef in Set-up Bedrijfsgegevens op in het vak Snel zoeken, selecteer vervolgens Bedrijfsgegevens en controleer op Work.com-gebruiker onder Functielicenties. Opmerking: U wordt aangeraden om sowieso Chatter in te schakelen, ongeacht de edition die uw organisatie gebruikt. Vele Work.com-voorzieningen gebruiken de Chatter-feed voor kennisgevingen en gaan een interactie met gebruikers aan. Geef voor de bevestiging dat Chatter is ingeschakeld, vanuit Set-up Chatter-instellingen op in het vak Snel zoeken, selecteer vervolgens Chatter-instellingen en controleer of Chatter-instellingen is ingeschakeld. ZIE OOK: Een Work.com-beheerder toewijzen


Gebruikershandleiding | Work.com inschakelen | 403

Work.com inschakelen Een Work.com-beheerder toewijzen Voordat u Work.com in uw organisatie kunt inschakelen, moet u een Work.com-gebruikersfunctielicentie toewijzen aan iemand die de systeembeheerder wordt en verantwoordelijk wordt voor het instellen van Work.com voor uw organisatie. Als u de beheerder bent, die Work.com gaat instellen, wijst u de licentie toe aan uzelf. 1. Geef vanuit Set-up Gebruikers op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Gebruikers. 2. Zoek de naam van degene die systeembeheerder wordt, en Bewerken naast diens naam


3. Selecteer in de rechterkolom de optie Work.com-gebruiker. 4. Klik op Opslaan.


U wordt dringend aangeraden om een afzonderlijk profiel Work.com-beheerder met beperkte toegang te maken, omdat het standaardprofiel Salesforce-systeembeheerder zo krachtig is.

Een Work.com-beheerder: • "Toepassing aanpassen"

ZIE OOK: Work.com-voorzieningen inschakelen

Work.com-voorzieningen inschakelen Beheerders kunnen voorkeuren voor Work.com-voorzieningen inschakelen op de pagina Work.com-instellingen.

EDITIONS

Alle instellingen met uitzondering van Instellingen voor bedankjes en Instellingen voor vaardigheden vereisen een Work.com-licentie.


1. Geef vanuit Set-up Work.com-instellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Work.com-instellingen.


2. Selecteer de Work.com-voorzieningen die u wilt inschakelen:

Voor gebruikers die Work.com hebben aangeschaft vóór de Spring '15-release, geldt dat de voorzieningen die worden weergegeven, verschillen afhankelijk van het gegeven of u al GEBRUIKERSMACHTIGINGEN dan niet uitbreidingslicenties hebt voor Work.com Motivate, Work.com Align of Work.com Perform. Voorziening

Sectie

Beschrijving

Bedankjes inschakelen

Instellingen voor Schakel Bedankjes in zodat gebruikers bedankjes anderen kunnen erkennen met badges voor bedankjes op de Chatter-feed. Als u deze instelling uitschakelt, kunnen gebruikers niet langer de actie Bedankjes in de Chatter-uitgever zien. Maar ze kunnen nog wel de eerder gemaakte posts voor Bedankje zien.

Work.com-voorzieningen inschakelen: • "Toepassing aanpassen"



Voorziening

Sectie

Beschrijving

Makers van aangepaste badges beperken

Instellingen voor bedankjes

Standaard kunnen alle gebruikers aangepaste badges maken. Deze instelling beperkt het maken van badges tot gebruikers die de machtiging "Maken" voor het object Beloning hebben.

Beloningen inschakelen

Instellingen voor erkenning

Schakel Beloningen in om tastbare beloningen te koppelen aan badges. Degenen die een beloning maken, kunnen geschenkcodes uploaden om fondsen voor Beloningen te creëren. Zie het onderwerp "Beloningsfondsen" voor meer informatie over het maken van beloningen.

Managersgroepen inschakelen voor Coaching

Instellingen van Coaching Schakel managersgroepen in om managers toegang tot de coachingruimten te geven van de gebruikers die aan hen rapporteren. Voor het inschakelen van deze instelling moet eerst de instelling Managersgroepen worden ingeschakeld in Set-up, onder Instellingen voor delen.

Managersgroepen inschakelen voor Doelen

Instellingen voor doel

Schakel managersgroepen in om managers toegang tot de doelen te geven van de gebruikers die aan hen rapporteren. Voor het inschakelen van deze instelling moet eerst de instelling Managersgroepen worden ingeschakeld in Set-up, onder Instellingen voor delen.

Kalibratie inschakelen

Instellingen uitvoeren

Schakel Kalibratie in voor het tonen en bijwerken van prestaties van zowel teams als individuen. Opmerking: Bij Performance Edition-organisaties is Kalibratie niet langer beschikbaar voor de volgende profielen: Contract Manager, Marketinggebruiker, Alleen-lezen en Oplossingenmanager.

Vaardigheden inschakelen

Instellingen voor vaardigheid

Schakel Vaardigheden in zodat gebruikers vaardigheden kunnen toevoegen aan hun profielen en de vaardigheden van andere gebruikers kunnen bevestigen. Door het inschakelen van deze instelling wordt de widget Met kennis van voor Chatter-profielen vervangen.

De bewerking van vaardigheden en bevestigingen beperken tot recorddetailpagina's


Schakelt inline bewerken van vaardigheden en bevestigingen uit voor Chatter-profielen en beperkt de bewerking van recorddetailpagina's. Aanbevolen als u deze objecten hebt aangepast met aangepaste verplichte velden. Opmerking: Schakel deze instelling niet in als u vaardigheden in Chatter-profielen wilt gebruiken.

Automatische posts voor Instellingen voor vaardigheidsfeeds inschakelen vaardigheid

Schakel deze in om automatisch Chatter-feedposts te maken wanneer een gebruiker een nieuwe vaardigheid toevoegt.

Voorgestelde vaardigheden inschakelen

Schakel Voorgestelde vaardigheden in om de vaardighedenwidget suggesties voor vaardigheden aan gebruikers te laten doen op basis van hun activiteit bij Chatter-onderwerpen.




3. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Toegang tot Work.com-voorzieningen

Toegang tot Work.com-voorzieningen Zodra Work.com is ingeschakeld voor uw organisatie, verleent u gebruikers toegang tot Work.com-voorzieningen met behulp van profielen of machtigingensets.

EDITIONS

Beheerders kunnen gebruikers toegang tot Work.com-voorzieningen verlenen met behulp van profielen of machtigingensets.


Opmerking: Professional Edition-organisaties zullen toegang moeten verlenen middels bestaande profielen. • Een profiel bevat gebruikersmachtigingen en instellingen voor toegang, die bepalen wat gebruikers binnen hun organisatie kunnen doen. Elke gebruiker kan slechts één profiel hebben. Raadpleeg Aanbevolen Work.com-profielen voor meer informatie over het maken van profielen.


• Een machtigingenset is een verzameling instellingen en machtigingen die gebruikers toegang tot verschillende tools en functies biedt. Machtigingensets breiden de functionele toegang van gebruikers uit zonder hun profielen te wijzigen. Raadpleeg Aanbevolen Work.com-machtigingensets voor meer informatie over het maken van de juiste machtigingensets. Als uw organisatie Work.com Only-gebruikerslicenties heeft geleverd, is hierbij een standaard Work.com Only-profiel inbegrepen. Vergeet niet dat u het standaardprofiel niet kunt wijzigen, maar dat u het wel kunt klonen, terwijl u het gekloonde profiel kunt wijzigen. ZIE OOK: Aanbevolen Work.com-machtigingensets Work.com-machtigingensets toewijzen Aanbevolen Work.com-profielen Work.com-profielen toewijzen Work.com-licentietypen

Work.com-machtigingensets toewijzen Wijs machtigingensets met Work.com-toegang toe aan uw gebruikers vanuit Set-up. Voordat u machtigingensets kunt toewijzen aan uw gebruikers, moet u machtigingensets met Work.com-toegang maken. Raadpleeg Aanbevolen Work.com-machtigingensets voor meer informatie. 1. Geef vanuit Set-up Gebruikers op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Gebruikers. 2. Selecteer een gebruiker.


3. In de gerelateerde lijst Toewijzingen machtigingenset klikt u op Toewijzingen bewerken. 4. Als u een machtigingenset wilt toewijzen, selecteert u deze in het vak Beschikbare machtigingensets en klikt u op Toevoegen. Als u de toewijzing van een machtigingenset wilt verwijderen, selecteert u deze in het van Ingeschakelde machtigingensets en klikt u op Verwijderen.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Machtigingensets toewijzen: • "Machtigingensets toewijzen"



Opmerking: • De pagina Toewijzingen machtigingenset toont machtigingensets zonder gekoppelde licentie- en machtigingensets die overeenkomen met de licentie van de gebruiker. Als de licentie van een gebruiker bijvoorbeeld Chatter Only is, kunt u alleen machtigingensets met de Chatter Only-licentie en machtigingensets zonder gekoppelde licentie toewijzen aan die gebruiker. Als u een machtigingenset toewijst zonder gekoppelde gebruikerslicentie, moeten alle ingeschakelde instellingen en machtigingen ervan zijn toegestaan door de licentie van de gebruiker, want anders mislukt de toewijzing. • Bepaalde machtigingen verplichten gebruikers tot licenties voor machtigingensets voordat de gebruiker die machtigingen kan hebben. Als u bijvoorbeeld de machtiging "Identity Connect gebruiken" toevoegt aan de machtigingenset "Identity", kan alleen aan gebruikers met de Identity Connect-licentie voor de machtigingenset de machtigingenset "Identity" worden toegewezen. 5. Klik op Opslaan.

Work.com-profielen toewijzen Wijs profielen met Work.com-toegang toe aan uw gebruikers vanuit Set-up. Voordat u profielen kunt toewijzen aan uw gebruikers, moet u profielen met Work.com-toegang maken. Raadpleeg Aanbevolen Work.com-profielen voor meer informatie. 1. Geef vanuit Set-up Gebruikers op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Gebruikers. 2. Klik op Bewerken naast een gebruiker. 3. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Profiel het profiel dat u wilt toewijzen.


4. Klik op Opslaan.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Profielen toewijzen: • "Gebruikers beheren"

Work.com-licentietypen Na het verlenen van toegang tot Work.com-voorzieningen via machtigingensets of profielen wijst u gebruikers een Work.com-licentie toe.

EDITIONS

Work.com heeft twee typen licenties.


• Work.com Only-gebruikerslicenties zijn er voor gebruikers die geen Salesforce-licentie hebben en de Work.com-voorzieningen alleen in uw organisatie gebruiken. Opmerking: Work.com Only-gebruikerslicenties hebben een beperkte functionaliteit voor beheerders. Wijs in plaats darvan Work.com User Feature-licenties toe voor gebruikers prestatiesamenvattingscycli of andere Work.com-voorzieningen gaan beheren. • Work.com User Feature-licenties zijn er voor gebruikers die ook een Salesforce-licentie hebben.




Wellicht wilt u Work.com-voorzieningen configureren voordat u licenties aan alle gebruikers toewijst. Mogelijk wilt u licenties aanvankelijk beperken tot Work.com-beheerders om de zichtbaarheid van bepaalde voorzieningen vóór uw startdatum te beperken. ZIE OOK: Work.com Only-gebruikerslicenties toewijzen Work.com User Feature-licenties toewijzen Overzicht van Work.com-voorzieningen

Work.com Only-gebruikerslicenties toewijzen Wijs een Work.com Only-licentie toe aan gebruikers die geen Salesforce-licentie hebben en alleen met Work.com werken.

EDITIONS

Work.com Only-gebruikerslicenties hebben een beperkte functionaliteit voor beheerders. Wijs in plaats darvan Work.com User Feature-licenties toe voor gebruikers prestatiesamenvattingscycli of andere Work.com-voorzieningen gaan beheren.


1. Geef vanuit Set-up Gebruikers op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Gebruikers. 2. Klik op Bewerken naast een gebruiker. 3. Selecteer vanuit de vervolgkeuzelijst Gebruikerslicentie Work.com Only. 4. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Work.com-licentietypen


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Gebruikerslicenties toewijzen: • "Gebruikers beheren"

Work.com User Feature-licenties toewijzen

Work.com User Feature-licenties toewijzen Wijs een Work.com User Feature-licentie toe aan gebruikers die tevens een Salesforce-licentie hebben.

EDITIONS

1. Geef vanuit Set-up Gebruikers op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Gebruikers.


2. Klik op Bewerken naast een gebruiker.


3. Selecteer in de rechterkolom de optie Work.com-gebruiker. 4. Klik op Opslaan. ZIE OOK:


Work.com-licentietypen Work.com Only-gebruikerslicenties toewijzen

Gebruikersfunctielicenties toewijzen: • "Gebruikers beheren"


Gebruikershandleiding | Work.com-voorzieningen configureren | 408

Work.com-voorzieningen configureren Overzicht van Work.com-voorzieningen De meeste Work.com-voorzieningen vereisen de Work.com-uitbreiding, maar sommige zijn gratis beschikbaar voor Sales Cloud-gebruikers.

EDITIONS

Gebruikers kunnen de voorzieningen Bedankjes en Vaardigheden (exclusief Beloningen) openene zonder Work.com. Andere voorzieningen vereisen de Work.com-uitbreiding.


Tabel 8: Beschikbare Work.com-voorzieningen


Voorziening

Vereist Work.com-uitbreiding

Erkenning: badges voor bedankjes maken en geven Erkenning: badges voor beloningen maken en geven Vaardigheden: vaardigheden delen en bevestigen Doelen: uw werk definiëren en bijhouden Coaching: real-time coaching bieden Feedback: feedback geven en aanbieden Prestaties: gegevens over prestaties bijhouden Kalibratie: prestatiegegevens visualiseren en wijzigen

Opmerking: U wordt aangeraden om sowieso Chatter in te schakelen, ongeacht de edition die uw organisatie gebruikt. Vele Work.com-voorzieningen gebruiken de Chatter-feed voor kennisgevingen en gaan een interactie met gebruikers aan. Geef om te bevestigen dat Chatter is ingeschakeld, vanuit Set-up Chatter-instellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Chatter-instellingen; controleer daarna of Chatter-instellingen zijn ingeschakeld. U kunt aanpassen waar verschillende tabbladen, zoals Doelen en Feedback, binnen de Work.com-app en in gebruikersprofielen worden weergegeven. Geef vanuit Set-up Apps op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Apps en breng wijzigingen aan de gewenste apps en de apps van subtabbladen aan. Zie voor meer informatie Eigenschappen van toepassingen bewerken of Apps op subtabbladen beheren in de Help van Salesforce. ZIE OOK: Overzicht van Work.com-implementaties Bedankjes- en vaardighedenvoorzieningen Voorzieningen voor Doelen en Coaching Prestatiesamenvattings- en kalibratievoorzieningen Overzicht van Work.com-rapporten en -dashboards



Bedankjes- en vaardighedenvoorzieningen Stel voorzieningen voor Bedankjes en Vaardigheden in door het configureren van bedankjes in de Chatter-uitgever en het toewijzen van een uitgeverslay-out aan profielen.

EDITIONS

Zorg ervoor dat u de gewenste voorzieningen Bedankjes en Erkenning hebt ingeschakeld voordat u deze configureert. Geef vanuit Set-up "Work.com-instellingen" op in het vak Snel zoeken, selecteer vervolgens Work.com-instellingen en schakel de relevante instellingen op.


Raadpleeg voor gedetailleerde informatie over het maken van beloningen Beloningsfondsen in de Help van Salesforce. Voorts vindt u informatie over het aanpassen van vaardigheden in het onderwerp Aanpassing van vaardigheden. ZIE OOK: Overzicht van Work.com-voorzieningen Bedankjes configureren in de Chatter-uitgever en de Salesforce1-actiebalk Uitgeverslay-out toewijzen aan profielen

Bedankjes configureren in de Chatter-uitgever en de Salesforce1-actiebalk U kunt de positie van de actie Bedankjes in de Chatter-uitgever en de Salesforce1-actiebalk wijzigen en Bedankjes verbergen voor specifieke profielen.

EDITIONS

Voor het wijzigen van de Chatter-uitgever moeten acties in de uitgever zijn ingeschakeld.


1. Geef vanuit Set-up Chatter-instellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Chatter-instellingen. 2. Bevestig dat Acties in de Uitgever inschakelen is geselecteerd in de sectie Acties in de Uitgever. Als dit niet is ingeschakeld, klikt u op Bewerken, selecteert u Acties in de Uitgever inschakelen en klikt u op Opslaan. 3. Geef vanuit Set-up Uitgeverslay-outs op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Uitgeverslay-outs. 4. Klik op Bewerken naast de globale uitgeverslay-out. 5. Sleep de actie Bedankjes naar de plaats waar u hem wilt laten verschijnen in de Chatter-uitgever of de Salesforce1-actiebalk.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Acties instellen: • "Toepassing aanpassen"

6. Klik op Opslaan. U kunt Bedankjes voor specifieke gebruikers verbergen door profielzichtbaarheidsinstellingen te wijzigen. ZIE OOK: Bedankjes- en vaardighedenvoorzieningen Uitgeverslay-out toewijzen aan profielen



Uitgeverslay-out toewijzen aan profielen Wijs de uitgeverslay-out met Bedankjes toe aan gebruikersprofielen. Mensen met deze profielen kunnen hun collega's rechtstreeks vanuit de uitgever bedanken.

EDITIONS

Als niet iedereen in uw organisatie deze voorziening moet hebben, maakt u een andere lay-out zonder Bedankjes en wijst u deze toe aan een profiel. Mensen met dat profiel zien geen Bedankjes in hun uitgever.


1. Geef vanuit Set-up Uitgeverslay-outs op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Uitgeverslay-outs. 2. Klik op Toewijzing van uitgeverslay-out. 3. Klik op Toewijzing bewerken. 4. Selecteer een gebruikersprofiel door ergens op de betrokken rij in de tabel te klikken. U kunt een globale uitgeverslay-out aan meerdere profielen toewijzen met SHIFT+klik om aangrenzende profielen te selecteren en met CTRL+klik om niet-aangrenzende profielen te selecteren.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Snelle acties instellen: • "Toepassing aanpassen"

5. Om vanaf de uitgeverslay-out de vervolgkeuzelijst te gebruiken selecteert u de globale uitgeverslay-out die u aan het gemarkeerde profiel wilt toewijzen. 6. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Bedankjes- en vaardighedenvoorzieningen Bedankjes configureren in de Chatter-uitgever en de Salesforce1-actiebalk

Voorzieningen voor Doelen en Coaching Schakel het bijhouden van feed en historie in om doelen en coaching nog nauwkeuriger bij te houden. Opmerking: Schakel Chatter in uw organisatie in voordat u doorgaat met het configureren van voorzieningen voor Doelen en Coaching. Door feeds bij te houden kunnen gebruikers Chatter-feedupdates voor alle relevante wijzigingen zien. Met historie bijhouden kunt u wijzigingen in kritieke velden bijhouden. U wordt aangeraden om wijzigingen bij te houden voor de objecten Doel, Meetgegevens en Coaching.




Geef belangrijke bedrijfsdoelen extra aandacht zodat medewerkers zicht krijgen op de doelen voor de gehele onderneming. ZIE OOK: Overzicht van Work.com-voorzieningen Feed bijhouden inschakelen voor Doelen Feed bijhouden inschakelen voor Coaching Feed bijhouden inschakelen voor meetgegevens Historie bijhouden inschakelen voor velden van Doel Historie bijhouden inschakelen voor velden van Coaching Historie bijhouden inschakelen voor velden van meetgegevens Belangrijkste bedrijfsdoelen configureren

Feed bijhouden inschakelen voor Doelen Houd updates bij voor doelen, zodat gebruikers kennisgevingen kunnen ontvangen over belangrijke wijzigingen.

EDITIONS

Bepaal welke doelenupdates mensen moeten ontvangen en selecteer de gekoppelde velden voor bijhouden.


1. Geef vanuit Set-up Feed bijhouden op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Feed bijhouden.


2. Klik op het object Doel. 3. Klik op de optie Feed bijhouden inschakelen. 4. Selecteer de velden die u wilt bijhouden. Tip: Bij doelen is het handig om Voltooiingsdatum, Vervaldatum, Naam eigenaar, Voortgang en Alle gerelateerde objecten bij te houden. 5. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Voorzieningen voor Doelen en Coaching Feed bijhouden inschakelen voor Coaching Historie bijhouden inschakelen voor velden van Doel Historie bijhouden inschakelen voor velden van Coaching Belangrijkste bedrijfsdoelen configureren

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN In feeds bijgehouden velden aanpassen: • "Toepassing aanpassen"



Feed bijhouden inschakelen voor Coaching Houd updates bij voor coachingplaatsen, zodat gebruikers kennisgevingen kunnen ontvangen over belangrijke wijzigingen.

EDITIONS

Bepaal welke coachingupdates mensen moeten ontvangen en selecteer de gekoppelde velden voor bijhouden.




2. Klik op het object Coaching. 3. Klik op de optie Feed bijhouden inschakelen. 4. Selecteer de velden die u wilt bijhouden. Tip: Bij coaching is het handig om Niet-actieve en Alle gerelateerde objecten bij te houden. 5. Klik op Opslaan.


ZIE OOK: Voorzieningen voor Doelen en Coaching Feed bijhouden inschakelen voor Doelen Historie bijhouden inschakelen voor velden van Doel Historie bijhouden inschakelen voor velden van Coaching Belangrijkste bedrijfsdoelen configureren

Feed bijhouden inschakelen voor meetgegevens Houd updates bij voor doelen, zodat gebruikers kennisgevingen kunnen ontvangen over belangrijke wijzigingen.

EDITIONS

Bepaal welke updates van meetgegevens mensen moeten ontvangen en selecteer de gekoppelde velden voor bijhouden.




2. Klik op het object Meetgegevens. 3. Klik op de optie Feed bijhouden inschakelen. 4. Selecteer de velden die u wilt bijhouden. Tip: Bij meetgegevens is het handig om Opmerking, Voltooiingsdatum, Huidige waarde, Vervaldatum, Doel, Aanvankelijke waarde, Naam eigenaar, Status, Doelwaarde en Alle gerelateerde objecten bij te houden. 5. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Voorzieningen voor Doelen en Coaching




Historie bijhouden inschakelen voor velden van Doel Houd wijzigingen aan het object Doel bij voor controledoeleinden. U wordt aangeraden om de velden Voltooiingsdatum, Vervaldatum, Eigenaarnaam, Voortgang, Begindatum, Status en Beschrijving bij te houden. 1. Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor doelen naar het veldengebied. 2. Klik op Historietracering instellen. 3. Selecteer maximaal 20 velden om bij te houden. 4. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Voorzieningen voor Doelen en Coaching Feed bijhouden inschakelen voor Doelen Feed bijhouden inschakelen voor Coaching Historie bijhouden inschakelen voor velden van Coaching


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Instellen welke velden worden bijgehouden: • "Toepassing aanpassen"

Belangrijkste bedrijfsdoelen configureren

Historie bijhouden inschakelen voor velden van Coaching Houd wijzigingen aan het object Coaching bij voor controledoeleinden. U wordt aabgeraden om de velden Coach, Niet-actief, naam eigenaar en Gecoachte persoon bij te houden. 1. Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor doelen naar het veldengebied. 2. Klik op Historietracering instellen. 3. Selecteer maximaal 20 velden om bij te houden. 4. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Voorzieningen voor Doelen en Coaching Feed bijhouden inschakelen voor Doelen Feed bijhouden inschakelen voor Coaching Historie bijhouden inschakelen voor velden van Doel Belangrijkste bedrijfsdoelen configureren


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Instellen welke velden worden bijgehouden: • "Toepassing aanpassen"



Historie bijhouden inschakelen voor velden van meetgegevens Houd wijzigingen aan het object Meetgegevens bij voor controledoeleinden. U wordt aangeraden om de velden Opmerking, Voltooiingsdatum, Huidige waarde, Vervaldatum, Doel, Aanvankelijke waarde, Naam eigenaar, Status, Doelwaarde, Gewicht en Beschrijving bij te houden. 1. Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor meetgegevens naar het veldengebied. 2. Klik op Historietracering instellen. 3. Selecteer maximaal 20 velden om bij te houden.


4. Klik op Opslaan.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN ZIE OOK: Voorzieningen voor Doelen en Coaching

Instellen welke velden worden bijgehouden: • "Toepassing aanpassen"

Belangrijkste bedrijfsdoelen configureren De hoofdbedrijfsdoelen geven iedereen in uw organisatie zicht op een doel voor de hele organisatie nadat u het delen van toegang hebt verleend vanaf de detailpagina van het doel. Work.com-beheerders en mensen aan wie toegang is verleend, kunnen deze belangrijke bedrijfsdoelen maken. U kunt beveiliging op veldniveau ook instellen door middel van machtigingensets. 1. Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor doelen naar het veldengebied. 2. Klik op het veldlabel Belangrijk bedrijfsdoel. 3. Klik op Beveiliging op veldniveau.


4. Zorg ervoor dat de optie Zichtbaar is geselecteerd voor alle profielen met toegang tot doelen.


5. Zorg ervoor dat de optie Alleen-lezen niet is geselecteerd voor profielen die doelen moeten kunnen voltooien.

Beveiliging op veldniveau instellen: • "Profielen en machtigingensets beheren"

6. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Voorzieningen voor Doelen en Coaching Feed bijhouden inschakelen voor Doelen Feed bijhouden inschakelen voor Coaching Historie bijhouden inschakelen voor velden van Doel Historie bijhouden inschakelen voor velden van Coaching

EN "Toepassing aanpassen"



Prestatiesamenvattings- en kalibratievoorzieningen Stel kalibratierapporten in om prestatiecijfers in uw organisatie te vergelijken en bij te werken. Work.com-prestatiesamenvattingen verzamelen feedback over mensen in uw organisatie via een aangepaste enquête of vragenlijst. U kunt verschillende prestatiesamenvattingen maken, implementeren en delen binnen al uw organisaties door het beheer van prestatiesamenvattingencycli. Zodra gebruikers details van prestatiesamenvattingen hebben ingediend, kunt u met de voorziening Kalibratie binnen de hele organisatie prestatiebeoordelingen bekijken en bijwerken. U kunt prestatiesamenvattingscycli maken en inplementeren vanaf het tabblad Prestatiecycli. Gebruikers met de machtigingenset of het profiel Prestatiecyclusmanager hebben toegang tot het tabblad Prestatiecycli.


Raadpleeg voor gedetailleerde informatie over het maken en implementeren van prestatiesamenvattingencycli het onderwerp Overzicht van prestatiesamenvattingscycli in Help van Salesforce. Ga voor meer informatie over de voorziening Kalibratie naar het onderwerp Overzicht van kalibratie. ZIE OOK: Overzicht van Work.com-voorzieningen Kalibratierapporten instellen

Kalibratierapporten instellen Kalibratierapporten worden ingevuld met gegevens uit prestatiesamenvattingscycli. Ze zijn ontwikkeld voor managers en executives ter beoordeling van de algehele prestaties van hun teams of organisaties. Voordat u de voorziening Kalibratie gebruikt, moet u een rapport maken dat de prestatiesamenvattingsgegevens laadt. Definieer uw eigen kalibratierapport of download het pakket met kalibratierapporten vanaf de pagina Pakketinstallatie. • Pakket Productiekalibratierapport • Pakket Sandboxkalibratierapport


1. Selecteer op het tabblad Kalibratie een kalibratierapport in de vervolgkeuzelijst. 2. Klik op Rapport weergeven/bewerken. 3. Klik op Opslaan als. 4. Typ een naam, een optionele beschrijving en een unieke naam, en geef de rapportmap op.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Het tabblad Kalibratie weergeven: • "Kalibratie van Work.com inschakelen"

Als het rapport is of wordt opgeslagen naar een openbare map, kan iedereen met een machtiging om de map weer te geven, het rapport zien, maar elke gebruiker ziet alleen prestatiesamenvattingen waartoe deze toegang heeft. Als het rapport is of wordt opgeslagen naar "Mijn persoonlijke aangepaste rapporten", ziet u alleen het rapport Kalibratie. 5. Klik op Opslaan en terugkeren naar rapport. Tip: U kunt ook een nieuwe rapport maken. Zodra een rapport voldoet aan specifieke criteria, wordt het automatisch weergegeven in de vervolgkeuzelijst Kalibratie. • Het rapport moet een Work.com-rapporttype Kalibratie zijn.


Gebruikershandleiding | Work.com-rapporten configureren | 416

• Het rapport moet Overzichtsindeling hebben, gegroepeerd op Feedbackvraagnaam en vervolgens op Feedback. • In het rapport moet drie kolommen zijn opgenomen: – Prestatiecyclus-ID – Feedbackverzoek-ID – Feedback-ID – Onderwerp: Gebruikers-ID – Onderwerp: Volledige naam (of Onderwerp: Voornaam en Onderwerp: Achternaam) • Het rapport moet dusdanig zijn gefilterd dat alleen één prestatiesamenvattingscyclus wordt weergegeven. Zodra u het pakket het gedownload of een hebt gemaakt dat aan de criteria voldoet, wordt het automatisch weergegeven in de vervolgkeuzelijst Kalibratie. ZIE OOK: Prestatiesamenvattings- en kalibratievoorzieningen

Work.com-rapporten configureren Overzicht van Work.com-rapporten en -dashboards Gebruik rapporten en dashboards om te zien hoe Work.com-voorzieningen in uw organisatie worden ingezet.

EDITIONS

Salesforce-rapporten en -dashboards zijn beschikbaar voor alle Work.com-gebruikers. Beheerders dienen het rapportagepakket te installeren, dat van toepassing is op hun Work.com edition. Het Work.com-rapportagepakket bevat:


• Aangepast-rapporttypen voor Work.com-objecten • Aangepaste velden voor Work.com-objecten • Voorbeelddashboards


Installeer een van de volgende pakketten op basis van de Work.com edition die u hebt aangeschaft. Als uw organisatie bijvoorbeeld Work.com Align heeft, installeert u alleen het pakket Align. Raadpleeg uw productcontract om te controleren welke Work.com edition u hebt. Opmerking: • Zorg ervoor dat u, voordat u het pakket installeert, de voorzieningen hebt ingeschakeld, die zijn gerelateerd aan uw Work.com-edition. Het pakket wordt alleen correct geïnstalleerd als u eerst de voorzieningen hebt ingeschakeld. • Als u Work.com hebt aangeschaft na de Spring '15-release, installeert u het Work.com Perform-pakket. • Het is niet mogelijk of noodzakelijk om alle pakketten te installeren. Productiepakketten: • Work.com Motivate • Work.com Align • Work.com Perform • Rapporten en dashboards voor Bedankjes en Vaardigheden



Sandboxpakketten: • Work.com Motivate • Work.com Align • Work.com Perform • Rapporten en dashboards voor Bedankjes en Vaardigheden ZIE OOK: Overzicht van Work.com-implementaties Overzicht van Work.com-voorzieningen Work.com-rapporten dashboarddetails

Work.com-rapporten dashboarddetails De Work.com-rapporten en -dashboards die zijn opgenomen in het rapportagepakket vormen een goed uitgangspunt. Gebruik deze voorbeelden om rapporten en dashboards te maken, die van pas komen in uw organisatie.

Work.com Perform Package Reports Deze rapporten zijn beschikbaar na de installatie van het pakket Work.com Perform. Work.com-rapporten worden ingedeeld in mappen op basis van voorzieningen: • Work.com Coaching Reports


• Work.com Goal Reports • Work.com Performance Summary Reports • Work.com Recognition Reports • Work.com Skills Reports Tabel 9: Work.com Coaching Reports Rapportnaam

Beschrijving

Coachingactiviteiten (taken en events)

Taken en events die zijn gerelateerd aan coachingruimten

Coachingaciviteitentam - Laatste 30 dagen

Coachingactiviteiten van uw team over de laatste 30 dagen

Coachingactiviteit laatste 30 dagen

Coachingactiviteiten over de laatste 30 dagen, gesorteerd op afdeling

Rapport Coachingdekking

Het percentage gebruikers dat coachingruimte heeft, op afdeling

Coachingevents op relatie

Events die zijn gerelateerd aan coachingruimten

Coachingrelaties

Alle coachingruimten in uw organisatie

Tabel 10: Work.com Goal Rapporten Rapportnaam

Beschrijving

Alle doelen

Alle doelen in uw organisatie



Rapportnaam

Beschrijving

Alle meetgegevens

Alle meetgegevens in uw organisatie

Doelen gemaakt op datum

Doelen gesorteerd op de datum waarop ze zijn gemaakt

Voortgang van belangrijkste bedrijfsdoel

Belangrijkste bedrijfsdoelen, hun status en andere details

Meetgegevens gesignaleerd als Achter op schema of Kritiek

Meetgegevens met een status Achter op schema of Kritiek

Oude doelen

Doelen die in 30 dagen niet zijn gewijzigd

Voortgang van Work.com-teamdoelen

De doelen en hun voortgang van uw team

Tabel 11: Work.com Performance Summary Reports Rapportnaam

Beschrijving

Alle actieve gebruikers met een manager

Alle actieve gebruikers met een manager in uw organisatie

Managersvragen - X

De vragen van de manager die worden gesteld in een prestatiesamenvatting

Prestatieantwoorden op vraag - K1

Voorbeeldrapport voor het bijhouden van de activiteit van de prestatiecyclus

Prestatieantwoorden op vraag - K3


Prestatiesamenvattingen op Afdeling

Prestatiesamenvattingen gegroepeerd op afdeling

Prestatiesamenvattingen met antwoorden - K1


Prestatiesamenvattingen met antwoorden - K3


Statusupdate van prestatiesamenvattingscyclus

De verzoekstatus voor verschillende prestatiesamenvattingen

Vragen van eigen samenvatting - X

De vragen gesteld in eigen samenvattingen

Details van de samenvattingscyclus

Het percentage deelnemers per prestatiecyclus

Details van samenvattingscyclus - ingediend

Het percentage ingediende verzoeken per prestatiecyclus

Tabel 12: Work.com Recognition Rapporten Rapportnaam

Beschrijving

Gegeven badges - Op datum van geven

Gegeven Bedankjes-badges gegroepeerd op de datum waarop elke badge werd gegeven

Analyse van gegeven badges

Gegeven Bedankjes-badges gegroepeerd op afzonderlijke badges en de rol van degene die de badge heeft gegeven

Analyse van ontvangen badges

Ontvangen Bedankjes-badges gegroepeerd op afzonderlijke badges en de rol van degene die de badge heeft gegeven



Rapportnaam

Beschrijving

Gegeven beloningsfondsen

Het bedrag van elk beloningsfonds dat is uitgegeven

Resterende beloningsfondsen

Het bedrag of elk beloningsfonds dat nog resteert

Bedankjes per gever

Gegeven Bedankjes-badges per afzonderlijke gebruiker

Gegeven Bedankjes - Ontvangersgegevens

Ontvangen Bedankjes-badges per afzonderlijke gebruiker

Ontvangen Bedankjes per rol

Ontvangen Bedankjes-badges per afzonderlijke rol

Tabel 13: Work.com Skills Rapporten Rapportnaam

Beschrijving

De meeste bevestigde mensen

Gebruikers met de meeste vebestigingen van vaardigheden

Mensen met de meeste vaardigheden

Gebruikers met de meeste gekoppelde vaardigheidsrecords

Aanmaakdatum nieuwe vaardigheid

Vaardigheden gerangschikt op de datum waarop ze zijn gemaakt

Bevestigingen van vaardigheden op datum

Bevestigingen gerangschikt op de datum waarop ze zijn gemaakt

Aan profielen toegevoegde vaardigheden, op datum

Vaardigheden die zijn gerangschikt op de datum waarop ze zijn gekoppeld aan verschillende gebruikersprofielen

Topvaardigheden

Vaardigheden gerangschikt op het aantal mensen met de vaardigheid

Work.com Perform Package Dashboards Deze dashboards zijn beschikbaar na de installatie van het pakket Work.com Perform: • Work.com Coaching Dashboards • Work.com Performance Summary Dashboards • Work.com Recognition Dashboards • Work.com Skills Dashboards Tabel 14: Work.com Coaching Dashboards Rapportnaam

Beschrijving

Dashboard Bedrijfscoaching

Geeft coachingdekking en -activiteit voor uw hele bedrijf weer

Dashboard Bedrijfsdoelen

Geeft de belangrijkste bedrijfsdoelen en het aantal gemaakte doelen weer

Dashboard Coaching van managers

Geeft coaching en doelen weer, die aan uw team zijn gerelateerd


Gebruikershandleiding | Aanbevolen Work.com-machtigingensets | 420

Tabel 15: Work.com Performance Summary Dashboards Rapportnaam

Beschrijving

Prestatiecyclusdashboard

Geeft statistieken weer over de deelnemers, de vragen en de voortgang van een specifieke prestatiecyclus

Tabel 16: Work.com Recognition Dashboards Rapportnaam

Beschrijving

Dashboard Erkenning

Geeft badgestatistieken weer, alsmede gebruikers die badges geven en ontvangen

Dashboard Erkenning met beloningen

Geeft badge- en beloningsstatistieken weer, alsmede gebruikers die badges geven en ontvangen

Tabel 17: Work.com Skills Dashboards Rapportnaam

Beschrijving

Skills Dashboard

Geeft statistieken over vaardigheden voor uw organisatie weer

ZIE OOK: Overzicht van Work.com-rapporten en -dashboards

Aanbevolen Work.com-machtigingensets Maak verschillende machtigingensets voor verschillende typen Work.com-gebruikers.

EDITIONS

Maak nieuwe machtigingensets voor elk type Work.com-gebruiker. Stap voor stap: een machtigingenset maken, bewerken en toewijzen Gebruik de onderstaande tabellen om de juiste objectinstellingen en systeemmachtigingen voor elke machtigingenset toe te wijzen.

Standaardgebruiker De machtigingenset Standaardgebruiker geeft een gebruiker alle basale Work.com-functionaliteit.




Tabel 18: Objectinstellingen voor Standaardgebruiker Objectnaam

Tabbladinstellingen Lezen

Badges (tabblad)

Beschikbaar Zichtbaar

Coaching (object) Coaching (tabblad)


Documenten Bevestigingen Feedback (object) Feedbackvragen Sets feedbackvragen Feedbackverzoeken (en tabblad Feedback)


Koppelingen voor doelen Doelen (object) Doelen (veld Voltooiingsdatum) Doelen (veld Is belangrijk bedrijfsdoel) Doelen (tabblad)


Koppeling voor meetgegevens Meetgegevens Prestatiecycli


Maken

Bewerken Verwijderen Alle gegevens weergeven (VAD, View All Data)

Alle gegevens wijzigen (MAD, Modify All Data)


Objectnaam


Erkenning (tabblad)

Beschikbaar


Maken



Zichtbaar Beloningsfondsen


Typen beloningsfondsen


Beloningen Vaardigheden


Vaardigheidsgebruikers

Tabel 19: Systeemmachtigingen voor Standaardgebruiker Systeemmachtigingen

Ingeschakeld

API ingeschakeld Events bewerken Taken bewerken

Prestatiecyclusmanager De machtigingenset Prestatiecyclusmanager wordt doorgaans gebruikt voor het maken en implementeren van prestatiesamenvattingen naar medewerkers toe. Opmerking: Deze machtigingenset moet worden toegewezen in aanvulling op de machtigingenset Standaardgebruiker.



Tabel 20: Objectinstellingen voor Prestatiecyclusmanager Objectnaam


Kalibratie (tabblad)

Beschikbaar

Maken



Zichtbaar Feedback (object) Feedbackvragen Sets feedbackvragen Feedbackverzoeken (en tabblad Feedback) Prestatiecycli

Beschikbaar Zichtbaar Beschikbaar Zichtbaar

Tabel 21: Systeemmachtigingen voor Prestatiecyclusmanager Systeemmachtigingen

Ingeschakeld

Kalibratie van Work.com inschakelen Set-up en configuratie weergeven

Maker van aangepaste badges De machtigingenset Maker van aangepaste badges biedt gebruikers de mogelijkheid tot het maken van aangepaste badges. Opmerking: • Als de voorkeur Makers van aangepaste badges beperken is ingeschakeld, moet voor gebruikers ook Maken zijn ingeschakeld voor het object Beloning. • Deze machtigingenset moet worden toegewezen in aanvulling op de machtigingenset Standaardgebruiker. Tabel 22: Systeemmachtigingen voor Maker van aangepaste badges Systeemmachtigingen Aangepaste badgedefinities maken Chatter modereren

Ingeschakeld



Maker van beloningen De machtigingenset Maker van beloningen is voor gebruikers die de mogelijkheid moeten hebben om badges te koppelen aan tastbare belongingen. Opmerking: Deze machtigingenset moet worden toegewezen in aanvulling op de machtigingenset Standaardgebruiker. Tabel 23: Objectinstellingen voor Maker van beloningen Objectnaam

Lezen

Maken

Bewerken

Verwijderen Alle gegevens weergeven (VAD, View All Data)


Beloningsfondsen Typen beloningsfondsen Beloningen

Tabel 24: Systeemmachtigingen voor Maker van beloningen Systeemmachtigingen

Ingeschakeld

Aangepaste badgedefinities maken

Work.com-beheerder De machtigingenset Work.com-beheerder geeft een gebruiker volledige toegang op beheerdersniveau tot Work.com-objecten en -voorzieningen. Deze machtigingenset moet worden toegewezen in aanvulling op de machtigingenset Standaardgebruiker. Tabel 25: Objectinstellingen voor Standaardgebruiker Objectnaam


Badges (tabblad)




Coaching (object)

Maken




Objectnaam


Coaching (tabblad)


Documenten Bevestigingen Feedback (object) Feedbackvragen Sets feedbackvragen Feedbackverzoeken (en tabblad Feedback)


Koppelingen voor doelen Doelen (object) Doelen (veld Voltooiingsdatum) Doelen (veld Is belangrijk bedrijfsdoel) Doelen (tabblad)




Erkenning (tabblad)


Beloningsfondsen



Maken




Objectnaam



Beschikbaar


Maken


Zichtbaar Beloningen Vaardigheden



Tabel 26: Systeemmachtigingen voor Work.com-beheerder Systeemmachtigingen API ingeschakeld Aangepaste badgedefinities maken Events bewerken Taken bewerken Kalibratie van Work.com inschakelen Chatter modereren Set-up en configuratie weergeven

ZIE OOK: Toegang tot Work.com-voorzieningen Work.com-machtigingensets toewijzen

Ingeschakeld



Gebruikershandleiding | Aanbevolen Work.com-profielen | 427

Aanbevolen Work.com-profielen Maak verschillende profielen voor verschillende typen Work.com-gebruikers.

EDITIONS

Maak een nieuw profiel voor elk type Work.com-gebruiker. Raadpleeg voor meer informatie over het maken van profielen Werken met profielen in de interface voor oorspronkelijke profielen of Overzichtspagina Werken in de gebruikersinterface voor een uitgebreid profiel, afhankelijk van het gegeven of u de voorkeur voor de gebruikersinterface Gebruikersinterface voor een uitgebreid profiel inschakelen ook hebt ingeschakeld. Opmerking: Professional Edition-organisaties zullen toegang moeten verlenen middels bestaande profielen. De profielen Work.com Only-gebruiker, Chatter Only-gebruiker en Standaardgebruiker verlenen basistoegang tot Work.com-objecten. Het profiel Systeembeheerder verleent gebruikers volledige toegang op beheerdersniveau tot alle Work.com-voorzieningen.


Gebruik de onderstaande tabellen om de juiste objectinstellingen en systeemmachtigingen voor elk profiel toe te wijzen.

Standaardgebruiker Het profiel Standaardgebruiker geeft een gebruiker alle basale Work.com-functionaliteit. Tabel 27: Objectinstellingen voor Standaardgebruiker Objectnaam


Badges (tabblad)

Standaard aan


Standaard aan

Documenten Bevestigingen Feedback (object) Feedbackvragen Sets feedbackvragen Feedbackverzoeken (en tabblad Feedback) Koppelingen voor doelen Doelen (object)

Standaard aan

Maken




Objectnaam



Maken



Doelen (veld Voltooiingsdatum) Doelen (veld Is belangrijk bedrijfsdoel) Doelen (tabblad)

Standaard aan


Standaard aan

Erkenning (tabblad)

Standaard aan

Beloningsfondsen

Standaard aan


Standaard aan


Standaard aan


Tabel 28: Systeemmachtigingen voor Standaardgebruiker Systeemmachtigingen

Ingeschakeld

API ingeschakeld Events bewerken Taken bewerken

Prestatiecyclusmanager De machtigingenset Prestatiecyclusmanager wordt doorgaans gebruikt voor het maken en implementeren van prestatiesamenvattingen naar medewerkers toe.



Tabel 29: Objectinstellingen voor Prestatiecyclusmanager Objectnaam


Badges (tabblad)

Standaard aan


Standaard aan


Standaard aan

Documenten Bevestigingen Feedback (object) Feedbackvragen Sets feedbackvragen Feedbackverzoeken

Standaard aan

(en tabblad Feedback) Koppelingen voor doelen Doelen (object) Doelen (veld Voltooiingsdatum) Doelen (veld Is belangrijk bedrijfsdoel) Doelen (tabblad)

Standaard aan


Standaard aan

Erkenning (tabblad)

Standaard aan

Beloningsfondsen

Standaard aan


Standaard aan

Beloningen

Maken





Objectnaam


Vaardigheden

Standaard aan

Maken




Tabel 30: Systeemmachtigingen voor Prestatiecyclusmanager Systeemmachtigingen

Ingeschakeld

API ingeschakeld Events bewerken Taken bewerken Kalibratie van Work.com inschakelen Set-up en configuratie weergeven

Work.com-beheerder De machtigingenset Work.com-beheerder geeft een gebruiker volledige toegang op beheerdersniveau tot Work.com-objecten en -voorzieningen. Tabel 31: Objectinstellingen voor Work.com-beheerder Objectnaam


Badges (tabblad)

Standaard aan


Standaard aan

Coaching (object) Coaching (tabblad) Documenten Bevestigingen Feedback (object)

Standaard aan

Maken




Objectnaam



Maken


Feedbackvragen Sets feedbackvragen Feedbackverzoeken

Standaard aan

(en tabblad Feedback) Koppelingen voor doelen Doelen (object) Doelen (veld Voltooiingsdatum) Doelen (veld Is belangrijk bedrijfsdoel) Doelen (tabblad)

Standaard aan


Standaard aan

Erkenning (tabblad)

Standaard aan

Beloningsfondsen

Standaard aan


Standaard aan


Standaard aan


Tabel 32: Systeemmachtigingen voor Work.com-beheerder Systeemmachtigingen API ingeschakeld Aangepaste badgedefinities maken Events bewerken

Ingeschakeld



Gebruikershandleiding | Work.com-voorzieningen beheren | 432

Systeemmachtigingen

Ingeschakeld

Taken bewerken Kalibratie van Work.com inschakelen Chatter modereren Set-up en configuratie weergeven

ZIE OOK: Toegang tot Work.com-voorzieningen Work.com-profielen toewijzen

Work.com-voorzieningen beheren Work.com-instellingen in- of uitschakelen Op de pagina Work.com-instellingen kunt u voorzieningen zoals Bedankjes, Beloningen, Kalibratie, Badges en Vaardigheden voor uw organisatie in- en uitschakelen.

EDITIONS

Alle instellingen met uitzondering van Instellingen voor bedankjes en Instellingen voor vaardigheden vereisen een Work.com-licentie. Work.com is beschikbaar als een uitbreidingslicentie voor Professional Edition, Enterprise Edition of Unlimited Edition en is inbegrepen in Performance Edition.


1. Geef vanuit Set-up "Work.com-instellingen" op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Work.com-instellingen. 2. Selecteer de Work.com-voorziening die u wilt inschakelen, of hef de selectie op van de voorziening die u wilt uitschakelen. Voorziening

Sectie

Beschrijving

Bedankjes inschakelen

Instellingen voor Schakel Bedankjes in zodat gebruikers bedankjes anderen kunnen erkennen met badges voor bedankjes op de Chatter-feed. Als u deze instelling uitschakelt, kunnen gebruikers niet langer de actie Bedankjes in de Chatter-uitgever zien. Maar ze kunnen nog wel de eerder gemaakte posts voor Bedankje zien.

Makers van Instellingen voor Standaard kunnen alle gebruikers aangepaste aangepaste badges bedankjes badges maken. Deze instelling beperkt het beperken maken van badges tot gebruikers die de machtiging "Maken" voor het object Beloning hebben.


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Work.com -instellingen bewerken: • "Toepassing aanpassen"


Gebruikershandleiding | Work.com-instellingen in- of uitschakelen | 433

Voorziening

Sectie

Beschrijving

Beloningen inschakelen

Instellingen voor erkenning

Schakel Beloningen in om tastbare beloningen te koppelen aan badges. Degenen die een beloning maken, kunnen geschenkcodes uploaden om fondsen voor Beloningen te creëren. Zie het onderwerp "Beloningsfondsen" voor meer informatie over het maken van beloningen.

Managersgroepen inschakelen voor Coaching

Instellingen van Coaching Schakel managersgroepen in om managers toegang tot de coachingruimten te geven van de gebruikers die aan hen rapporteren. Voor het inschakelen van deze instelling moet eerst de instelling Managersgroepen worden ingeschakeld in Set-up, onder Instellingen voor delen.

Managersgroepen inschakelen voor Doelen

Instellingen voor doel

Schakel managersgroepen in om managers toegang tot de doelen te geven van de gebruikers die aan hen rapporteren. Voor het inschakelen van deze instelling moet eerst de instelling Managersgroepen worden ingeschakeld in Set-up, onder Instellingen voor delen.

Kalibratie inschakelen

Instellingen uitvoeren

Schakel Kalibratie in voor het tonen en bijwerken van prestaties van zowel teams als individuen. Opmerking: Bij Performance Edition-organisaties is Kalibratie niet langer beschikbaar voor de volgende profielen: Contract Manager, Marketinggebruiker, Alleen-lezen en Oplossingenmanager.

Vaardigheden inschakelen


Schakel Vaardigheden in zodat gebruikers vaardigheden kunnen toevoegen aan hun profielen en de vaardigheden van andere gebruikers kunnen bevestigen. Door het inschakelen van deze instelling wordt de widget Met kennis van voor Chatter-profielen vervangen.

De bewerking van vaardigheden en bevestigingen beperken tot recorddetailpagina's


Schakelt inline bewerken van vaardigheden en bevestigingen uit voor Chatter-profielen en beperkt de bewerking van recorddetailpagina's. Aanbevolen als u deze objecten hebt aangepast met aangepaste verplichte velden. Opmerking: Schakel deze instelling niet in als u vaardigheden in Chatter-profielen wilt gebruiken.

Automatische posts voor Instellingen voor vaardigheidsfeeds inschakelen vaardigheid

Schakel deze in om automatisch Chatter-feedposts te maken wanneer een gebruiker een nieuwe vaardigheid toevoegt.

Voorgestelde vaardigheden inschakelen

Schakel Voorgestelde vaardigheden in om de vaardighedenwidget suggesties voor vaardigheden aan gebruikers te laten doen op basis van hun activiteit bij Chatter-onderwerpen.



Gebruikershandleiding | Work.com editions en machtigingen | 434

3. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Overzicht van Work.com-implementaties Overzicht van prestatiesamenvattingscycli Work.com editions en machtigingen Overzicht van kalibratie Aanpassing van vaardigheden Contact opnemen met Ondersteuning van Work.com

Work.com editions en machtigingen De meeste Work.com-voorzieningen vereisen de Work.com-uitbreiding, maar de functionaliteit van Vaardigheden en Bedankjes (exclusief Beloningen) zijn gratis beschikbaar voor Sales Cloud-gebruikers. De machtigingen en voorkeuren die nodig zijn voor verschillende taken, worden ingedeeld op basis van voorzieningengebied.

EDITIONS

Algemene Work.com-beheerderstaken

Work.com is beschikbaar als een uitbreidingslicentie voor Professional Edition, Enterprise Edition, Unlimited Edition of Developer Edition, en is inbegrepen in Performance Edition.

Dit omvat taken voor het beheer en implementeren van Work.com. Beheerderstaak


Work.com-voorzieningen inschakelen:


Een Work.com-beheerder toewijzen:


Machtigingensets toewijzen:

"Machtigingensets toewijzen"

Profielen toewijzen:


Gebruikerslicenties toewijzen:


Functielicenties voor gebruikers toewijzen:


Acties instellen:


In feeds bijgehouden velden aanpassen:






Taken voor Bedankjes en Beloningen Dit omvat taken voor Work.com-eindgebruikers, zoals het weergeven en maken van badges voor bedankjes en beloningen. Eindgebruikerstaak


Het tabblad Badges weergeven:

Geen extra gebruikersmachtigingen benodigd



Eindgebruikerstaak


Een badge samenstellen:

"Maken" voor Documenten De instelling "Maker van aangepaste badges beperken" is standaard uitgeschakeld. Als de instelling is ingeschakeld, hebben gebruikers de machtiging "Aangepaste badgedefinities maken" nodig.

Beloningsfondsen weergeven:

"Lezen" voor Beloningsfondsen

Beloningsfondsen maken:

"Maken" voor Beloningen "Maken" voor Beloningsfondsen

Typen beloningsfondsen weergeven:

"Lezen" voor Typen beloningsfondsen

Typen beloningsfondsen maken:

"Maken" voor Typen beloningsfondsen "Lezen" en "Maken" voor Beloningsfondsen "Lezen" en "Maken" voor Beloningen

Taken voor Vaardigheden Dit omvat taken voor Work.com-eindgebruikers die vaardigheden gebruiken. Eindgebruikerstaak


Vaardigheden toevoegen:

"Maken" voor Vaardigheden en Vaardigheidsgebruikers

Vaardigheden verwijderen:

"Lezen" voor Vaardigheden "Verwijderen" voor Vaardigheidsgebruikers

Bevestigingen toevoegen aan vaardigheden:

"Maken" voor Bevestigingen "Lezen" voor Vaardigheden en Vaardigheidsgebruikers

Taken voor Doelen Dit omvat taken voor Work.com-eindgebruikers die doelen gebruiken. Eindgebruikerstaak


Doelen weergeven:

"Lezen" voor Doelen en Koppelingen naar Doelen

Doelen maken:

"Maken" voor Doelen en Koppelingen naar Doelen

Doelen bewerken:

"Bewerken" voor Doelen en Koppelingen voor doelen

Doelen verwijderen:

"Verwijderen" voor Doelen en Koppelingen voor doelen



Taken voor Meetgegevens Dit omvat taken voor Work.com-eindgebruikers die meetgegevens gebruiken. Eindgebruikerstaak


Meetgegevens weergeven:

"Lezen" voor meetgegevens

Meetgegevens maken:

"Maken" voor meetgegevens

Meetgegevens koppelen aan rapporten:

"Maken" voor koppelingen van meetgegevens

Taken voor Coaching Dit omvat taken voor Work.com-eindgebruikers die coaching gebruiken. Eindgebruikerstaak


Ruimten voor coaching weergeven:

"Lezen" voor Coaching

Ruimten voor coaching maken:

"Maken" voor Coaching

Coaching instellen op Inactief:

"Bewerken" voor Coaching

Feedbacktaken Dit omvat taken voor Work.com-eindgebruikers die feedback gebruiken. Eindgebruikerstaak


Feedback weergeven:

"Lezen" voor Feedback, Feedbackvragen, Sets feedbackvragen en Verzoeken om feedback "Lezen" voor Prestatiecycli

Feedback maken:

"Maken" voor Feedback, Feedbackvragen, Sets feedbackvragen en Verzoeken om feedback "Lezen" voor Prestatiecycli

Feedback bewerken of indienen:

"Bewerken" voor Feedback, Feedbackvragen, Sets feedbackvragen en Verzoeken om feedback "Lezen" voor Prestatiecycli

Feedback verwijderen (alleen voor beheerders met de machtigingen "Alle gegevens beheren"/"Alle gegevens weergeven")

"Verwijderen" voor Feedback, Feedbackvragen, Sets feedbackvragen en Verzoeken om feedback "Lezen" voor Prestatiecycli

Taken voor Prestatiesamenvatting Dit omvat taken voor Work.com-eindgebruikers die prestatiesamenvattingen gebruiken.



Eindgebruikerstaak


Prestatiesamenvattingen weergeven:

"Lezen" voor Prestatiecycli

Prestatiesamenvattingen maken:

"Maken" voor Prestatiecycli

Prestatiesamenvattingen beantwoorden en indienen:

"Maken", "Lezen" en "Bewerken" voor Feedback, Feedbackvragen, Sets feedbackvragen en Verzoeken om feedback "Lezen" voor Prestatiecycli

Collega's toevoegen aan prestatiesamenvattingen

"Maken", "Lezen" en "Bewerken" voor Feedback, Feedbackvragen, Sets feedbackvragen en Verzoeken om feedback "Lezen" voor Prestatiecycli

Taken voor Prestatiesamenvattingscyclus Dit omvat taken voor Work.com-beheerders die prestatiesamenvattingscycli beheren. Beheerderstaak


Een prestatiesamenvattingscyclus maken:

"Maken", "Lezen", "Bewerken", "Verwijderen", "Alles weergeven" en "Alles wijzigen" voor Feedback, Feedbackvragen, Sets feedbackvragen, Verzoeken om feedback en Prestatiecycli

Mensen toevoegen aan een prestatiesamenvattingscyclus:

"Set-up en configuratie weergeven" "Maken", "Lezen", "Bewerken", "Verwijderen", "Alles weergeven" en "Alles wijzigen" voor Feedback, Feedbackvragen, Sets feedbackvragen, Verzoeken om feedback en Prestatiecycli

Mensen verwijderen uit een prestatiesamenvattingscyclus:


Een prestatiesamenvattingscyclus bewerken:


Het tabblad Kalibratie weergeven:

"Kalibratie van Work.com inschakelen"

Prestatiebeoordelingen bewerken:

"Maken", "Lezen" en "Bewerken" voor Feedback, Feedbackvragen, Sets feedbackvragen en Verzoeken om feedback "Lezen" voor Prestatiecycli "Kalibratie van Work.com inschakelen"

ZIE OOK: Work.com-instellingen in- of uitschakelen Overzicht van Work.com-implementaties


Gebruikershandleiding | Contact opnemen met Ondersteuning van Work.com | 438

Contact opnemen met Ondersteuning van Work.com Leg een ticket vast bij Ondersteuning van Work.com als u bepaalde machtigingen wilt laten inschakelen of als u technische problemen ondervindt.

EDITIONS

1. Log in bij Salesforce en ga vervolgens naar de pagina Help en training.


2. Klik in de sectie Contact opnemen met ondersteuning op Een case maken.


3. Klik op Sales Cloud. 4. Klik op Work.com. Er wordt een lijst van veel voorkomende problemen weergegeven. 5. Als u geen oplossing voor uw probleem ziet, selecteert u Hier klikken om aanvullende ondersteuningsopties weer te geven en een nieuwe case vast te legen.


6. Geef de casedetails op en klik op Indienen. ZIE OOK: Work.com-instellingen in- of uitschakelen

Gebruikershandleiding | Contact opnemen met Ondersteuning van Work.com | 439


Gebruikershandleiding | Overzicht van prestatiesamenvattingscycli | 440

Overzicht van prestatiesamenvattingscycli Gebruik Work.com-prestatiesamenvattingscycli om voor uw hele bedrijf prestatiesamenvattingen te maken, implementeren en delen.

EDITIONS

In een typische prestatiesamenvattingscyclus kunt u de volgende activiteiten uitvoeren:


1. Plannen—Een prestatiesamenvattingscyclus maken en de mensen toevoegen, die u beoordeeld wilt hebben. 2. Implementeren—De prestatiesamenvattingen voor gebruikers beschikbaar maken om in te vullen. 3. Evalueren—Prestatiesamenvattingen schrijven en deze indienen. 4. Kalibreren—Optioneel, ingediende prestatiesamenvattingen vergelijken en bijwerken met de voorziening Kalibratie. 5. Delen—De ingediende prestatiesamenvattingen delen met beoogde gebruikers van samenvattingen. 6. Voltooien—De prestatiesamenvattingscyclus beëindigen. Klik op het tabblad Prestatiecycli om een lijst van recent weergegeven prestatiecycli te zien. Opmerking: Als het tabblad Prestatiecycli niet wordt weergegeven, selecteert u Work.com in het vervolgkeuzemenu voor Force.com-apps in de rechterbovenhoek of klikt u op rechts van uw huidige tabbladen en selecteert u deze optie op de pagina Alle tabbladen.

Beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition Prestatiesamenvattingen vereisen een licentie voor Work.com, die als uitbreidingslicentie beschikbaar is voor Professional Edition, Enterprise Edition, Unlimited Edition of Developer Edition, en is inbegrepen in Performance Edition.

Klik op Nieuw om een prestatiecyclus te maken of klik op de naam van een cyclus om meer details te zien.



Op deze pagina kunt u het volgende doen: • Details zien over de prestatiesamenvattingscyclus. • Acties voor de cyclus ondernemen. Beschikbare acties worden bepaald door de status van uw cyclus en kunnen Klonen, Bewerken, Implementeren, Verwijderen, Alle delen en Voltooien omvatten. • De aan een prestatiecyclus gerelateerde vragen openen. • Een lijst van feedbackverzoeken van prestatiesamenvattingen weergeven. U kunt betrokken personen ook afzonderlijk toevoegen of een CSV-bestand uploaden om betrokken personen in bulk toe te voegen.



• Een lijst van taken weergeven, die door de prestatiecyclus zijn uitgevoerd, waaronder cyclusimplementatie en samenvattingen van prestaties voor delen. ZIE OOK: Een prestatiesamenvattingscyclus maken Mensen toevoegen aan een prestatiesamenvattingscyclus Mensen verwijderen uit een prestatiesamenvattingscyclus Een prestatiesamenvattingscyclus implementeren Acties van de prestatiesamenvattingscyclus



Een prestatiesamenvattingscyclus maken Maak een Work.com-prestatiesamenvattingscyclus vanaf de pagina Prestatiecycli om feedback over mensen in uw organisatie te verzamelen.

EDITIONS

1. Klik op het tabblad Prestatiecycli.


Als het tabblad Prestatiecycli niet wordt weergegeven, selecteert u Work.com in het vervolgkeuzemenu voor Force.com-apps in de rechterbovenhoek of klikt u op rechts van uw huidige tabbladen en selecteert u deze optie op de pagina Alle tabbladen. 2. Klik op Nieuw. Opmerking: U kunt ook prestatiecycli maken door op Klonen te klikken op de detailpagina van een andere prestatiecyclus, Maar bij het klonen van een cyclus worden alleen de naam van de cyclus, begindatum van de activiteit en einddatum van de activiteit gekloond. Sets vragen, vervaldatums en andere details worden niet gekopieerd. 3. Geef de naam van een cyclus, een begindatum van de activiteit en een einddatum van de activiteit op. 4. Klik op Opslaan. 5. Klik op Nieuwe set feedbackvragen.


6. Geef een naam voor de set vragen, het feedbacktype en de vervaldatum op. Vragensets groeperen vragen op basis van hun beoogde doelgroep. Zo kan een prestatiesamenvatting over Bill Jones maximaal vier verschillende doelgroepen hebben: • Samenvatting van manager—Vragen voor Bills manager. Standaard moet elke cyclus een samenvatting van de manager bevatten. • Eigen samenvatting—Vragen voor Bill. • Collegiale samenvatting—Vragen voor Bills collega's. • Samenvatting met overgeslagen niveau—Vragen voor Bills direct rapporterenden. 7. Klik op Opslaan. 8. Klik op Nieuwe feedbackvraag. 9. Geef details over de vraag op. U kunt regels voor elke vraag opgeven: • Optioneel—Degene die de samenvatting schrijft, is niet verplicht om deze vraag te beantwoorden. • Vertrouwelijk—Degene over wie de samenvatting gaat, krijgt het ingediende antwoord niet te zien. Deze regel is niet beschikbaar voor eigen samenvattingen. U kunt ook instructies toevoegen aan het begin van elke vraag. 10. Klik op Opslaan. 11. Voeg naar behoefte extra sets vragen en vragen toe.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Prestatiesamenvattingen weergeven: • "Lezen" voor Prestatiecycli Een prestatiesamenvattingscyclus maken: • "Maken", "Lezen", "Bewerken", "Verwijderen", "Alles wijzigen" en "Alles weergeven" voor Feedback, Feedbackvragen, Sets feedbackvragen, Verzoeken om feedback en Prestatiecycli



Zodra u klaar bent met het toevoegen van vragen, voegt u mensen toe aan de prestatiesamenvattingscyclus. ZIE OOK: Overzicht van prestatiesamenvattingscycli Mensen toevoegen aan een prestatiesamenvattingscyclus Een prestatiesamenvattingscyclus implementeren



Mensen toevoegen aan een prestatiesamenvattingscyclus Voeg handmatig of door middel van een CSV-bestand mensen toe aan een prestatiesamenvattingscyclus.

EDITIONS

U kunt alleen mensen toevoegen aan samenvattingscycli die een status Set-up of Bezig hebben.


1. Klik op het tabblad Prestatiecycli. Als het tabblad Prestatiecycli niet wordt weergegeven, selecteert u Work.com in het vervolgkeuzemenu voor Force.com-apps in de rechterbovenhoek of klikt u op rechts van uw huidige tabbladen en selecteert u deze optie op de pagina Alle tabbladen. 2. Klik op een prestatiesamenvattingscyclus. 3. Voeg in de sectie Feedbackverzoeken gebruikers toe aan de prestatiecyclus. • Klik voor het handmatig opgeven van betrokken personen op Betrokken persoon toevoegen. Geef de naam van de gebruiker op en klik op Opslaan. • Voor het uploaden van betrokken personen door middel van een CSV-bestand klikt u op CSV van betrokken personen uploaden en selecteer vervolgens Bestand kiezen. Selecteer een CSV-bestand, klik op Uploaden en sla uw wijzigingen op. Het CSV-bestand moet een lijst bevatten van hetzij gebruikers-ID's (voorbeeld: 005R0000000DjZW), hetzij gebruikersnamen (voorbeeld: [email protected]) in de eerste kolom. De gegevens moeten beginnen op de tweede rij, omdat de eerste rij als rij voor koppen wordt beschouwd en niet wordt geüpload. Tip: Veel organisaties hebben specifieke vereisten voor deelnemen aan in een prestatiesamenvattingscyclus. Gebruik het rapport Gebruikers om de lijst van gebruikers die u wilt toevoegen aan prestatiesamenvattingen, verder te beperken en hierin de gebruikersnamen wilt verkrijgen. De Taakvolger geeft de status van de CSV-upload weer. Daarnaast kunt u de gebruikers bevestigen, die zijn opgenomen in een prestatiesamenvattingscyclus in de sectie Feedbackverzoeken. ZIE OOK: Overzicht van prestatiesamenvattingscycli Een prestatiesamenvattingscyclus implementeren Mensen verwijderen uit een prestatiesamenvattingscyclus


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Prestatiesamenvattingen weergeven: • "Lezen" voor Prestatiecyclus Mensen toevoegen aan een prestatiesamenvattingscyclus: • "Set-up en configuratie weergeven" EN "Maken", "Lezen", "Bewerken", "Verwijderen", "Alles wijzigen" en "Alles weergeven" voor Feedback, Feedbackvragen, Sets feedbackvragen, Verzoeken om feedback en Prestatiecycli



Mensen verwijderen uit een prestatiesamenvattingscyclus Als u iemand hebt toegevoegd die u niet hoeft te evalueren, verwijdert u deze uit de prestatiesamenvattingscyclus.

EDITIONS

U kunt alleen mensen verwijderen uit samenvattingscycli met een statuswaarde Set-up.


1. Klik op het tabblad Prestatiecycli. Als het tabblad Prestatiecycli niet wordt weergegeven, selecteert u Work.com in het vervolgkeuzemenu voor Force.com-apps in de rechterbovenhoek of klikt u op rechts van uw huidige tabbladen en selecteert u deze optie op de pagina Alle tabbladen. 2. Klik op een prestatiesamenvattingscyclus. 3. Klik in de sectie Feedbackverzoeken op Verw in de kolom Actie van de betrokken persoon die u wilt verwijderen. ZIE OOK: Overzicht van prestatiesamenvattingscycli Een prestatiesamenvattingscyclus implementeren Mensen toevoegen aan een prestatiesamenvattingscyclus


GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Prestatiesamenvattingen weergeven: • "Lezen" voor Prestatiecyclus Mensen verwijderen uit een prestatiesamenvattingscyclus: • "Maken", "Lezen", "Bewerken", "Verwijderen", "Alles wijzigen" en "Alles weergeven" voor Feedback, Feedbackvragen, Sets feedbackvragen, Verzoeken om feedback en Prestatiecycli



Een prestatiesamenvattingscyclus implementeren Implementeer een prestatiesamenvattingscyclus om de samenvattingen beschikbaar voor mensen te maken, zodat ze deze kunnen invullen. Opmerking: U kunt geen vragen of cyclusdetails bewerken nadat een prestatiesamenvattingscyclus is geïmplementeerd, maar u kunt nog wel meer mensen toevoegen. 1. Klik op het tabblad Prestatiecycli. Als het tabblad Prestatiecycli niet wordt weergegeven, selecteert u Work.com in het vervolgkeuzemenu voor Force.com-apps in de rechterbovenhoek of klikt u op rechts van uw huidige tabbladen en selecteert u deze optie op de pagina Alle tabbladen. 2. Klik op een prestatiesamenvattingscyclus. 3. Klik op Implementeren. Alle niet-actieve gebruikers worden automatisch verwijderd vóór de implementatie van de cyclus. Wanneer de implementatie is voltooid, ontvangt u een gedetailleerd e-mailbericht met een beschrijving van de implementatie van de cyclus en van alle gebruikers die eventueel zijn verwijderd. U kunt deze desnoods later weer toevoegen.

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition Prestatiesamenvattingen vereisen een licentie voor Work.com, die als uitbreidingslicentie beschikbaar is voor Professional Edition, Enterprise Edition, Unlimited Edition of Developer Edition, en is inbegrepen in Performance Edition.

Eenmaal geïmplementeerd, wordt een samenvatting van de manager toegewezen aan de manager van elke persoon die is toegevoegd aan de cyclus. Als de cyclus eigen samenvattingen bevat, wordt de eigen samenvatting toegewezen aan de gekoppelde persoon. Elke persoon die is toegewezen aan een samenvatting, ontvangt een kennisgeving per e-mail en kan aan diens GEBRUIKERSMACHTIGINGEN samenvattingen gaan werken. ZIE OOK: Overzicht van prestatiesamenvattingscycli Een prestatiesamenvattingscyclus maken

Een prestatiesamenvattingscyclus bewerken: • "Maken", "Lezen", "Bewerken", "Verwijderen", "Alles wijzigen" en "Alles weergeven" voor Feedback, Feedbackvragen, Sets feedbackvragen, Verzoeken om feedback, Prestatiecycli



Acties van de prestatiesamenvattingscyclus Er zijn verschillende acties beschikbaar op de detailpagina van een prestatiecyclus, afhankelijk van de status van de cyclus. Actie

Beschikbaar in

Beschrijving

Bewerken

Set-up

Laat gebruikers de naam van een prestatiecyclus, de begindatum van een activiteit en de einddatum van een activiteit bewerken.

Implementeren

Set-up

Implementeert de samenvattingscyclus en gekoppelde samenvattingen. Wijzigt de status van de samenvattingscyclus in Bezig.

Verwijderen

Set-up

Verwijdert een samenvattingscyclus en de gekoppelde samenvattingen.

Voltooien

Bezig

Voltooit een prestatiesamenvattingscyclus en wijzigt de status van de samenvattingscyclus in Voltooid. Dit verwijdert tevens afgewezen samenvattingen en samenvattingen die niet zijn ingediend.

Klonen

Set-up, Bezig, Voltooid

Kloont een samenvattingscyclus. De kopieert de naam van de cyclus, de begindatum van een activiteit en de einddatum van een activiteit. Sets vragen, vervaldatums, mensen en andere details worden echter niet gekopieerd.

Alles delen

Bezig

Deelt de ingediende prestatiesamenvattingen met de personen uit de samenvatting. Dit omvat niet vragen die met Vertrouwelijk zijn gemarkeerd.

ZIE OOK: Overzicht van prestatiesamenvattingscycli Een prestatiesamenvattingscyclus maken Een prestatiesamenvattingscyclus implementeren

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition Prestatiesamenvattingen vereisen een licentie voor Work.com, die als uitbreidingslicentie beschikbaar is voor Professional Edition, Enterprise Edition, Unlimited Edition of Developer Edition, en is inbegrepen in Performance Edition.


Gebruikershandleiding | Overzicht van kalibratie | 449

Overzicht van kalibratie Gebruik Work.com-kalibratierapporten om binnen uw gehele bedrijf prestatiebeoordelingen te visualiseren, vergelijken en bij te werken. Opmerking: Bij Performance Edition-organisaties is Kalibratie niet langer beschikbaar voor de volgende profielen: Contract Manager, Marketinggebruiker, Alleen-lezen en Oplossingenmanager. Kalibratierapporten worden ingevuld met gegevens uit prestatiesamenvattingscycli. Ze zijn ontwikkeld voor managers en executives ter beoordeling van de algehele prestaties van hun teams of organisaties. U kunt snel achterhalen wie er goed en slecht presteert, en afhankelijk van gebruikersmachtigingen rechtstreeks in het kalibratierapport wijzigingen aanbrengen aan iemands persoonlijke prestatiebeoordelingen. Maak uw eigen kalibratierapport of download het pakket met kalibratierapporten vanaf de pagina Pakketinstallatie. • Pakket Productiekalibratierapport • Pakket Sandboxkalibratierapport Open kalibratierapporten vanaf het tabblad Kalibratie. Vergeet niet dat u alleen de resultaten van één prestatiesamenvattingscyclus tegelijk kunt weergeven. Distributiegrafiek toont de verdeling van beoordelingen voor elke meerkeuzevraag. Selecteer verschillende vragen in de vervolgkeuzelijst om de bijbehorende verdeling van beoordelingen weer te geven. De sectie Medewerkers in grafiek toont de prestatiesamenvattingsdetails van gebruikers die zijn opgenomen in het overzicht van prestaties. U kunt op elke kolom filteren en sorteren. Door de kolommen te filteren wordt ook de distributiegrafiek bijgewerkt. Tevens kunt u aangepaste kolommen toevoegen om prestatiesamenvattingsdetails te filteren op locatie, afdeling of andere metingen. Geef individuele prestatiesamenvattingen weer door op de kolom Weergave te klikken. ZIE OOK: Work.com-instellingen in- of uitschakelen Een kalibratierapport maken Een kalibratierapport aanpassen Prestatiesamenvattingsdetails bijwerken Details van kalibratierapporten exporteren Overzicht van prestatiesamenvattingscycli

EDITIONS Beschikbaar in: Salesforce Classic Beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition Kalibratie vereist een licentie voor Work.com, die als uitbreidingslicentie beschikbaar is voor Professional Edition, Enterprise Edition, Unlimited Edition of Developer Edition, en is inbegrepen in Performance Edition.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Het tabblad Kalibratie weergeven: • "Kalibratie van Work.com inschakelen" Prestatiebeoordelingen bewerken: • "Maken", "Lezen" en "Bewerken" voor Feedback, Feedbackvragen, Sets feedbackvragen en Verzoeken om feedback EN "Lezen" voor Prestatiecycli



Een kalibratierapport maken Maak een kalibratierapport door een bestaand rapport te kopiëren of een nieuw rapport te maken, dat aan de juiste criteria voldoet.

EDITIONS

U kunt ook het pakket met kalibratierapporten downloaden vanaf de pagina Pakketinstallatie.


• Pakket Productiekalibratierapport • Pakket Sandboxkalibratierapport 1. Selecteer op het tabblad Kalibratie een kalibratierapport in de vervolgkeuzelijst. 2. Klik op Rapport weergeven/bewerken. 3. Klik op Opslaan als. 4. Typ een naam, een optionele beschrijving en een unieke naam, en geef de rapportmap op. Als het rapport is of wordt opgeslagen naar een openbare map, kan iedereen met een machtiging om de map weer te geven, het rapport zien, maar elke gebruiker ziet alleen prestatiesamenvattingen waartoe deze toegang heeft. Als het rapport is of wordt opgeslagen naar "Mijn persoonlijke aangepaste rapporten", ziet u alleen het rapport Kalibratie. 5. Klik op Opslaan en terugkeren naar rapport. Tip: U kunt ook een nieuwe rapport maken. Zodra een rapport voldoet aan specifieke criteria, wordt het automatisch weergegeven in de vervolgkeuzelijst Kalibratie. • Het rapport moet een Work.com-rapporttype Kalibratie zijn. • Het rapport moet Overzichtsindeling hebben, gegroepeerd op Feedbackvraagnaam en vervolgens op Feedback. • In het rapport moet drie kolommen zijn opgenomen: – Prestatiecyclus-ID – Feedbackverzoek-ID – Feedback-ID – Onderwerp: Gebruikers-ID – Onderwerp: Volledige naam (of Onderwerp: Voornaam en Onderwerp: Achternaam) • Het rapport moet dusdanig zijn gefilterd dat alleen één prestatiesamenvattingscyclus wordt weergegeven.

ZIE OOK: Overzicht van kalibratie Een kalibratierapport aanpassen

Beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition Kalibratie vereist een licentie voor Work.com, die als uitbreidingslicentie beschikbaar is voor Professional Edition, Enterprise Edition, Unlimited Edition of Developer Edition, en is inbegrepen in Performance Edition.




Een kalibratierapport aanpassen Breid uw kalibratierapport uit met extra kolommen en filters. Kalibratierapporten maken gebruik van Salesforce-rapportage. U kunt voor uw kalibratierapport aanvullende aangepaste kolommen filteren en opgeven. De kolommen worden weergegeven in de door u opgegeven volgorde. Maar de sorteervolgorde in rapporten geldt echter niet voor kalibratierapporten. 1. Selecteer op het tabblad Kalibratie een kalibratierapport in de vervolgkeuzelijst. 2. Klik op Rapport weergeven/bewerken. 3. Klik op Aanpassen. 4. Voeg naar behoefte filters en kolommen aan uw rapport toe. • De volgende kolommen zijn verplicht en kunnen niet uit kalibratierapporten worden verwijderd: – Prestatiecyclus-ID – Feedbackverzoek-ID – Feedback-ID – Onderwerp: Gebruikers-ID


– Onderwerp: Volledige naam (of Onderwerp: Voornaam en Onderwerp: Achternaam) 5. Klik op Opslaan. Voorbeeld: Ze worden vaak gebruik voor: • Filteren op prestatiesamenvattingscyclus voor de vereiste prestatiesamenvattingscyclus • Filteren op Afdeling om een rapport voor de afdeling te maken • Filteren op Locatie om een rapport voor die locatie te maken

ZIE OOK: Overzicht van kalibratie Een kalibratierapport maken




Prestatiesamenvattingsdetails bijwerken Werk prestatiesamenvattingsdetails gemakkelijk rechtstreeks bij in het rapport Kalibratie. U kunt alleen prestatiesamenvattingen bijwerken, waartoe u toegang hebt. Als u de machtiging "Alle gegevens wijzigen" of "Alle gegevens weergeven" voor prestatiesamenvattingen hebt, kunt u de beoordelingen van prestatiesamenvattingen bekijken voordat ze worden ingediend. De enige bewerkbare velden zijn de meerkeuzevragen die worden beantwoord door de manager van een gebruiker, en deze omvatten geen collegiale of eigen overzichten of overzichten met overgeslagen niveau. Zodra de prestatiesamenvatting is afgerond en gedeeld met de gebruiker, kunnen antwoorden niet meer worden bewerkt. 1. Selecteer op het tabblad Kalibratie een kalibratierapport in de vervolgkeuzelijst. 2. Dubbelklik in de sectie Medewerkers in grafiek op de beoordeling die u wilt wijzigen. U kunt alleen beoordelingen van een ingediende prestatiesamenvatting wijzigen. 3. Selecteer de nieuwe waarde. 4. Klik op Opslaan. ZIE OOK: Overzicht van kalibratie


Een kalibratierapport maken

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Het tabblad Kalibratie weergeven: • "Kalibratie van Work.com inschakelen" Prestatiebeoordelingen bewerken: • "Maken", "Lezen" en "Bewerken" voor Feedback, Feedback Question, Sets feedbackvragen en Verzoeken om feedback EN "Lezen" voor Prestatiecycli



Details van kalibratierapporten exporteren Prestatiesamenvattingsgegevens kunnen met het onderliggende kalibratierapport worden geëxporteerd.

EDITIONS

1. Selecteer op het tabblad Kalibratie een kalibratierapport.


2. Klik op Rapport weergeven/bewerken. 3. Klik op Details exporteren. 4. Selecteer de codering en bestandsindeling van het bestand. 5. Klik op Exporteren. ZIE OOK: Overzicht van kalibratie Een kalibratierapport maken

Beschikbaar in: Professional, Enterprise, Performance, Unlimited en Developer Edition Kalibratie vereist een licentie voor Work.com, die als uitbreidingslicentie beschikbaar is voor Professional Edition, Enterprise Edition, Unlimited Edition of Developer Edition, en is inbegrepen in Performance Edition.

GEBRUIKERSMACHTIGINGEN Het tabblad Kalibratie weergeven: • "Kalibratie van Work.com inschakelen" Prestatiebeoordelingen bewerken: • "Maken", "Lezen" en "Bewerken" voor Feedback, Feedbackvragen, Sets feedbackvragen en Verzoeken om feedback EN "Lezen" voor Prestatiecycli


Gebruikershandleiding | Aanpassing van vaardigheden | 454

Aanpassing van vaardigheden U kunt objectmachtigingen wijzigen voor de vaardigheids- en bevestigingsobjecten om deze aan te passen aan de behoeften van uw organisatie.

EDITIONS

Pas de vaardigheids- en bevestigingsobjecten op dezelfde manier aan als waarop u andere objecten bewerkt. Dit omvat het toevoegen van aangepaste velden, wijzigen van paginalay-outs en toevoegen van triggers en werkstroom- en validatieregels. Ook kunt u de knopinfo aanpassen, die wordt weergegeven voor vaardigheden, zodat u specifieke standaarden aangepaste velden toegankelijk maakt.


Beheerders kunnen objectmachtigingen wijzigen voor de vaardigheids- en bevestigingsobjecten om deze aan te passen aan de behoeften van hun organisatie. Zo kunt u objectinstellingen dusdanig configureren dat gebruikers geen vaardigheden kunnen maken, terwijl alleen vaardigheden die door een beheerder zijn gemaakt, aan anderen kunnen worden toegewezen. Standaard kunnen ondersteunde gebruikersprofielen vaardigheden zien, maken, bewerken en verwijderen, terwijl beheerders de machtigingen "Alle gegevens wijzigen" en "Alle gegevens weergeven" hebben. Daarnaast kunnen beheerders bepaalde instellingen voor vaardigheden wijzigen op de pagina Work.com-instellingen. Geef vanuit Set-up Work.com-instellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer vervolgens Work.com-instellingen. Vaardigheden en bevestigingen bewerken via recorddetailpagina's Schakelt inline bewerken van vaardigheden en bevestigingen uit voor Chatter-profielen. Aanbevolen als u deze objecten hebt aangepast met aangepaste verplichte velden. Opmerking: Schakel deze instelling niet in als u vaardigheden in Chatter-profielen wilt gebruiken. Feedposts genereren wanneer gebruikers een nieuwe vaardigheid toevoegen Maakt automatisch een Chatter-feedpost aan wanneer een gebruiker een nieuwe vaardigheid toevoegt aan een profiel. Voorgestelde vaardigheden inschakelen Stel automatisch vaardigheden voor op basis van Chatter-onderwerpen van gebruikers. U kunt ook een pakket met extra rapporten en dashboards voor de voorzieningen Bedankjes en Vaardigheden installeren: • Rapporten en dashboards voor Bedankjes en Vaardigheden (Productiepakket)


Gebruikershandleiding | Aanpassing van vaardigheden | 455

• Rapporten en dashboards voor Bedankjes en Vaardigheden (Sandboxpakket) ZIE OOK: Beperkingen van vaardigheden Work.com-instellingen in- of uitschakelen Overzicht van Work.com-rapporten en -dashboards

Beperkingen van vaardigheden Vaardigheden en bevestigingen hebben een bijzondere werking en beperkingen.

EDITIONS

Houd rekening met de volgende beperkingen: • De voorziening Vaardigheden wordt niet ondersteund in Community's. • Alle vaardigheidsrecords zijn zichtbaar voor gebruikers met de machtiging "Lezen" voor Vaardigheden. • De records Vaardigheidsgebruiker en Bevestiging kunnen alleen worden verwijderd door de eigenaar en door gebruikers met de machtiging "Alle gegevens wijzigen".


• Als u de gebruikers en bevestigingen die aan een verwijderde vaardigheid zijn gekoppeld, wilt herstellen, haalt u de vaardigheid op uit de prullenbak. Door een vaardigheid met dezelfde naam te maken worden de vorige koppelingen niet hersteld. • Gebruikers kunnen alleen anderen bevestigen, niet zichzelf. Gebruikers mogen niet meer dan één maal door dezelfde persoon voor dezelfde vaardigheid worden bevestigd. Beheerders kunnen gebruikers bevestigen namens andere gebruikers door middel van de API. • Gebruikers kunnen de vaardighedenwidget op een Chatter-profielpagina alleen zien als Chatter is ingeschakeld en gebruikers de machtiging "Lezen" hebben voor Vaardigheden en Vaardigheidsgebruikers. ZIE OOK: Aanpassing van vaardigheden Work.com-instellingen in- of uitschakelen

INDEX A

B

Aangepast-rapporttypen Gegevens over opschonen van account 91 Gegevens over opschonen van contactpersoon 91 Gegevens over opschonen van lead 91 Aangepaste velden leadvelden toewijzen 230 Aanpasbare prognoses batchgewijs indienen 300 delen 299 fiscale jaar instellen 294 inschakelen 298 instellen 292 instellingen 293 productfamilies 194 prognoses delen inschakelen 293 rollenhiërarchie 295 Aanpassen mail merge-sjablonen 317 opportunityteams 234 vaardigheden 454 Accounts Account Insights 4 hiërarchie 4 inschakelen 3 instellingen 4 persoons- 3 Accountteams leden bijwerken 242 activiteiten aanpassen 195, 199, 210, 219–221, 225 activiteiten instellen 195, 199, 210, 219–221, 225 activiteitentijdlijn 197 activiteitsherinnering instellen 197 activiteitsinstellingen 195, 199, 210, 219–221, 225 Afzender-ID 308 Agenda openbare en resource- 200 Antwoorden inschakelen in de partnerportal 114 API wijzigingen van terugkerende events 365 wijzigingen van terugkerende taken 365 AppExchange Data.com-dashboard 64 Data.com-rapporten 64

Bedankje Chatter-uitgever 409 inschakelen 432 Belangrijkste bedrijfsdoelen configuratie 414 Beloningen inschakelen 432 Beveiliging op veldniveau 29

C Case maken inschakelen voor Salesforce voor Outlook 363 instellen voor Salesforce voor Outlook 366 Cases maken vanuit e-mailberichten in Salesforce voor Outlook 363 Salesforce voor Outlook, instellen voor cases maken 366 Cloudplanner inschakelen in de partnerportal 119 instellen 201 set-up 201 Connect Offline implementeren 391 installeren 391 licentietoewijzing 391 systeemvereisten 391 voorbeelden van gegevenssets 392 Connect voor Outlook ingetrokken 388 migreren vanuit 354 overzicht 388 Contactpersonen Events 330 Microsoft® Exchange, synchroniseren met Salesforce 330 events, meerdere contactpersonen relateren aan 198–199 Gedeelde activiteiten, voorziening, de ~ inschakelen 198– 199 klantportal inschakelen 7–8 Microsoft Outlook Web App, instellen 329 Microsoft Outlook-web-app, bekijken in 328 Microsoft® Exchange, synchroniseren met Salesforce 330 optie Niet e-mailen 24 optie Niet opbellen 24

Index

Contactpersonen (vervolg) Selfservice inschakelen 8 synchronisatiefilters definiëren voor Salesforce voor Outlook 380 taken, meerdere contactpersonen relateren aan 198–199 Contactpersoonsrollen definiëren voor contactpersonen in opportunities 9 kleuren in diagrammen 9 Contracten automatische berekening uitschakelen 263 historie bijhouden 263 waarschuwingen voor verval instellen 263 Contractregelitems inschakelen in de partnerportal 113 Controleren momentopnamen van inkomende e-mail 399 cumulatieve prognosetotalen overzicht 278

D D&B Gegevens 59 Informaton 57 D&B-bedrijf velden 72 D&B-bedrijven 23 Dashboards Data.com 64, 66 Jigsaw 64 Data.com aangepast toewijzen van Salesforce-velden aan 16 adres 51, 53–54 beheren 85 beïnvloed bij opschonen 85 beperkte gegevenstoegang 87 betaalde versie 10 Breedtegraad 51, 53–54 Checkout 87 Corporate 85 Corporate Prospector 10 D&B-bedrijf 72 D&B-bedrijven implementeren 71 dashboards 66 Data.com Premium 71 duplicaatrecords 21 Enterprise-licentie 72 exports 24 foutbericht 87 Foutenlogboek 81

Data.com (vervolg) gebruikers 14 gebruikers inschakelen 10, 14 gegevensbeoordeling 63 geocode 50–51, 55 instellen 50 set-up 50 Geocode 54 gratis versie 10 historie van taken 39 implementeren 10 incrementele synchronisatie 39 instellen 10 Instellingen van Voorkeuren voor geen contact opnemen 24 kan niet volledig bijwerken 87 kan niet volledig opschonen 87 knop Contactpersonen ophalen toevoegen 10 Lengtegraad 51, 53–54 licenties 10, 12 limieten 10, 12 List-gebruikers 14 opschonen 60 regels 60 bedrijfsgegevens 60 geo 60 sociale sleutel 60 Opschonen 13, 43, 53, 85, 87 Licenties 13 Taak 87 Opschoningsregels 47 overeenkomstenscores voor records 44 overzicht 85 Premium 85 Premium Prospector 10 Prospector 12, 85 Licenties 12 prospects 87 rapporten 10, 66 records toevoegen 21 Records toevoegen 81 saldo 12 Salesforce-velden toewijzen aan 19 standaardtoewijzing van Salesforce-velden naar 17 standaardvelden 85

Index

Data.com (vervolg) takenlogboeken 39 toegewezen 12 Veelgestelde vragen 85 velden 85 velden die niet kunnen worden opgeschoond 87 volledige synchronisatie 39 zoekresultaten 24, 87 Zoekresultaten, beperken wat gebruikers kunnen doen met 24 Data.com Clean accountpaginalay-out 28 analytics (analyses) 67 automatisch invullen 30, 32 automatische updates 87 automatische updates voorkomen 87 beïnvloed bij opschonen 85 belangrijkste velden voor overeenkomsten 67 contactpersoonspaginalay-out 28 D&B-bedrijven 30, 32 geautomatiseerde taken 30, 32 implementeren 25 inschakelen 15, 27 leadpagina lay-out 28 Lijstweergave 42 meetgegevens 67 Opschonen 87 overeenkomstenscores 67 overschrijven 30, 32 problemen oplossen 87 Sociale sleutel 69–70 standaardvelden 85 taken 87 uitschakelen 15, 27 updatescores 67 velden 85 voorkeuren 30, 32 voorkeuren op veldniveau 30, 32 Data.com Corporate Prospector implementeren 22 Data.com Opschonen aangepast veld 35, 37 automatische updates voorkomen 35–37 instellen 33 opschoningsstatus 36 overgeslagen 36 overwegingen 33 plannen 33

Data.com Opschonen (vervolg) overwegingen (vervolg) taken 33 resultaten van overeenkomsten 43 service voor overeenkomsten 31 set-up 33 taken 33 trigger 36 validatieregel 35, 37 Data.com Premium Prospector configureren 23 Data.com Prospector 41 Data.com Sociale sleutel inschakelen 68 Data.com-API 84 Data.com-records koppelen aan Salesforce 82 overeenkomsten met Salesforce 82 service voor overeenkomsten 82 Data.comCorporate Prospector Data.com Clean 11 automatisering 11 beschikbaarheid 11 Data.com List-gebruiker 11 Data.com User 11 gebruikerstypen 11 licenties 11 limieten 11 Premium Prospector 11 Data.comData.com aangepast toewijzen van Salesforce-velden aan 20 Prospector 20 Definiëren contactpersoonsrollen voor opportunities 9 gegevenssets voor Salesforce voor Outlook 379 Delen openbare agenda's en resources 200 prognoses 299 prognoses delen inschakelen 293 Desktopclients gebruikerstoegang instellen 389 Dun & Bradstreet DUNSRight 31, 33

E E-mail adressen voor de hele organisatie 310

Index

E-mail (vervolg) adressen voor de hele organisatie bewerken 311 adressen voor de hele organisatie toevoegen 311 Afzender-ID 308 beheer 308 bestelbaarheid, configureren 308 bijlagen 313 bulk-e-mail controleren 314 bulk-e-mail, kennisgevingen 308 compliantie-e-mail (BCC) 307 E-mail naar Salesforce inschakelen 306 editions 303 een DKIM-sleutel importeren 316 een DKIM-sleutel maken 315 inschakelen voor Salesforce voor Outlook 363 leverbaarheid testen 313 logboeken 393 machtigingen 303 relay 304 Retourneringsbeheer 308 Sender Policy Framework (SPF) 308 standaard voetteksten 312 Transport Layer Security (TLS) 308 voetteksten 312 E-mail naar Salesforce een DKIM-sleutel importeren 316 een DKIM-sleutel maken 315 Inschakelen 306 E-maillogboeken verzoeken 394 weergeven 394 E-mailsjablonen samenvoegvelden 323 versie-instellingen 327 e-mailtracering 219 Een territoriumhiërarchie samenstellen accounts toewijzen 147 territoria toewijzen 149–151 eventherinneringen 197 Events Gedeelde activiteiten, voorziening, de ~ inschakelen 198– 199 meerdere contactpersonen, relateren aan 198–199 synchronisatiefilters definiëren voor Salesforce voor Outlook 383 Exchange Sync configuraties toewijzen 341 contactpersonen tussen Microsoft® Exchange en Salesforce, synchroniseren 330

Exchange Sync (vervolg) events tussen Microsoft® Exchange en Salesforce, synchroniseren 330 foutenrapport uitvoeren 343 gegevens tussen meerdere Salesforce-organisaties, voorkomen van aantasting bij 342 instellen 332 instellen, contactpersonen van gebruikers voorbereiden 340 instellen, events van gebruikers voorbereiden 336 instellen, Microsoft® Exchange-serverinstellingen 332 instellen, Salesforce-instellingen 335 instellen, serviceaccount 333 meerdere Salesforce-organisaties, richtlijnen voor bedrijven met 342 privé-events 340 problemen in synchronisatie opsporen 357 synchronisatie opnieuw instellen 344 synchronisatie-instellingen, definiëren 337 synchronisatiefouten 345 synchronisatiestatus controleren 343 synchronisatiestatussen 345 synchroniseren 340 systeemvereisten 331 testparameters voor Microsoft® Connectivity Analyzer 334 voorbeelden van gegevenssets 385

F Feed bijhouden coaching 412 doelen 411 meetgegevens 412 FLS 29 Fouten opsporen momentopnamen van inkomende e-mail 399

G Gebruikers partnergebruikers 108 partnersupergebruikers 130 Salesforce voor Outlook-configuraties toewijzen 362 Gedeelde activiteiten inschakelen 198–199 Gegegevenssets contactpersoonsfilters definiëren voor Salesforce voor Outlook 380 meer informatie over 379 voorbeelden in Connect Offline 392 Gegevenssets definiëren in Salesforce voor Outlook 378 eventfilters definiëren voor Salesforce voor Outlook 383

Index

Gegevenssets (vervolg) taakfilters definiëren voor Salesforce voor Outlook 384 tips voor het filteren van contactpersonen in Salesforce voor Outlook 381 voorbeelden in Exchange Sync 385 voorbeelden in Salesforce voor Outlook 385 Geo Opschoningsregels 52 Richtlijnen 52 Geocode Bijwerken 53 Controleren 54 Data.com 51 instellen 50 Instellen 51 Records 51, 53 set-up 50 Set-up 51 Toevoegen 53 velden 55 Gerelateerde lijst Notities 228 Geretourneerde e-mail beheer 308 gesprek vastleggen 197 Globale uitgeverslay-out toewijzen aan profielen 410

H Historie bijhouden velden van meetgegevens 414 velden voor coaching 413 velden voor doel 413 HTML-e-mail 219 HTML-e-mailsjablonen 219

I Ideeën inschakelen in de partnerportal 112 Inschakelen Work.com-voorzieningen 403

J Jigsaw for Salesforce 87

K Kalibratie Rapport 450–451 Work.com 449–451, 453

Kalibratierapport set-up 415 kennisgevingen betreffende taken 211 kennisgevingen per e-mail 211 Kerngegevens opschonen Fouten 62 Klantportal toegang inschakelen voor contactpersonen 8 toegang inschakelen voor persoonsaccounts 8 toegang voor contactpersonen inschakelen 7

L Lead Bedrijf 57, 59 Opschonen 57, 59 Opschoningsregels 59 Richtlijnen 59 Leads automatisch genereren, Salesforce instellen voor 232 beheer 229 conversie, aangepaste velden toewijzen 230 instellen 228 instellingen 229 optie Niet e-mailen 24 optie Niet opbellen 24 prospects doorleiden naar webpagina's, Salesforce instellen voor 232 webleads vastleggen 231 Licenties Data.com 12–13 Opschonen 13 Prospector 12 limieten, API 83 Logboeken, e-mail 393

M Mail merge mail merge-sjablonen 317 samenvoegvelden 326 Maken cases in Salesforce voor Outlook, instellen voor 366 Outlook-configuraties voor Salesforce voor Outlook 361 territoriummodel 144 territoriumtype 144 meerdere valuta's inschakelen 244

Index

Meerdere valuta's Zie Valuta's 243 meerdere valuta's inschakelen gevolgen 245 Microsoft Outlook Salesforce App for Outlook, overzicht 328 Salesforce-app voor Outlook, instellen 329 Web App, gebruikers instellen voor Salesforce-inhoud zien in 329 web-app, Salesforce-inhoud bekijken in 328

N nieuwe event 197 Nieuwe notities 227–228 nieuwe taak 197 Notities Actiebalk 227 gerelateerde lijsten 228 Inschakelen 227 Instellen 227–228 Maken 227 paginalay-outs 228 Salesforce1 227 Set-up 227–228 Notities maken 227–228

O object Gegevens over opschonen van account 89 Object Gegevens over opschonen van contactpersoon 90 object Gegevens over opschonen van lead 90 Offerte sjablonen 258 Offertes afbeeldingen toevoegen aan sjablonen 255, 259 handtekeningenblok toevoegen aan sjablonen 257 inschakelen 251 lijsten toevoegen aan sjablonen 255 Overwegingen bij het maken van sjablonen 252 PDF-bestanden aanpassen 257 PDF-bestandssjablonen 251 rich text toevoegen aan sjablonen 254 sectie totalen toevoegen aan sjablonen 253, 256 sjablonen maken, in een voorbeeld weergeven en activeren 253 uitschakelen 251 velden 259 Offertesjablonen afbeeldingen toevoegen 255, 259 handtekeningenblok 258

Offertesjablonen (vervolg) handtekeningenblok toevoegen 257 lijsten toevoegen 255 maken 252 maken, in een voorbeeld weergeven en activeren 253 rich text toevoegen 254 sectie totalen 258 sectie totalen toevoegen 253, 256 tips 258 upgrade uitvoeren 258 veldnamen 258 ontbrekende tabbladen 197 Openbare agenda's instellen 200 Opportunities delen 189 gebruiker aanwijzing geven om producten toe te voegen 189 herinneringen inschakelen 191 instellen 190 prijs en hoeveelheid beperken 192 set-up 189 soortgelijke opportunities 189 soortgelijke opportunities inschakelen 190 updateherinneringen 189 vragen om producten 190 waarschuwingen 193 Opportunitysplitsingen aangepaste splitsingen maken 240 inschakelen 239 lay-out met meerdere regels bewerken 240 Randvoorwaarden 238 specifieke typen uitschakelen 241 volledig uitschakelen 241 Opportunityteams aangepaste opportunitysplitsingen maken 240 aanpassen 234 inschakelen 235 lay-outs met meerdere regels 237 leden bijwerken 242 opportunitysplitsingen 239, 241 rollen aanpassen 236 rollen vervangen 236 uitschakelen 237 Opportunityupdates herinneringen inschakelen 191 Opschonen adressen 48–49, 56 Bedrijf 57, 59

Index

Opschonen (vervolg) Instellen 57 lead 58 Lead 57, 59 regels 48–49, 56 geocode 48–49, 56 Regels 47, 57–58 instellen 58 lead 58 set-up 58 richtlijnen 52, 59 Set-up 57 sociale profielen 49, 56 Opschoningsregels Instellen 52, 58–59 Richtlijnen 52, 59 Set-up 52, 58–59 Orderproducten negatieve hoeveelheden inschakelen 265 Orders inschakelen 264 instellingen aanpassen 264 reductieorders inschakelen 265 Outlook-synchronisatiemappen, toewijzen voor gebruikers 370 Outlook-synchronisatiemappen, wijzigen 370

P Paginalay-outs Gerelateerde lijsten 228 Notities 228 Partnerportal aanpassen 122 aantal partnerrollen 129 Antwoorden 114 best practices 123 cases inschakelen in 109 configureren 122 contractregelitems weergeven 113 details 104 e-mail inschakelen 112 gebruikersbeheer 128 gebruikersmanagement kanaalmanagers 125 gedelegeerd beheer 119 Ideeën 112 inschakelen 121 instellen 92 instellingen 104

Partnerportal (vervolg) kleuren 97 lettertypen 97 lijstweergaven 131 maken 93 meerdere 93 partnergebruikers maken 108 partnergebruikers om vergaderingen laten verzoeken 119 partnergebruikersmanagement 115, 119 postvak IN voor lead 127 profielen toewijzen 123 rapportage 131 rechten weergeven 113 rol 130 Salesforce CRM Content 110 servicecontracten weergeven 113 standaard communicatiesjablonen 126 supergebruikerstoegang van partner 129 supergebruikerstoegang van partner inschakelen 130 supergebruikerstoegang van partner toewijzen 117 supergebruikerstoegang van partner uitschakelen 130 taalconfiguratie 103 tabbladen 101 Partnerportals overzicht 91 PDF-bestanden offertesjablonen 251 Persoonsaccounts klantportal inschakelen 8 Selfservice inschakelen 8 Planningen inschakelen 194 Prestaties samenvattingen bijwerken met kalibratie 452 Prestatiesamenvattingscyclus acties 448 implementeren 447 maken 443 mensen toevoegen 445 mensen verwijderen 446 Problemen met e-mail opsporen momentopnamen van inkomende e-mail 399 Producten instellingen 191 Profielen adressen voor de hele organisatie 310 Salesforce voor Outlook-configuraties toewijzen 362 Prognoses aangepast veld, inschakelen 288

Index

Prognoses (vervolg) aanpassing 277–278 bereik 289 categorieën 291 cumulatieve prognosetotalen 280 inschakelen 280 de hiërarchie configureren 271 een prognosevaluta selecteren 281 gebruikers van Prognoses inschakelen 269 hiërarchie 271 instellen 266 instellingen 267, 290 instellingen definiëren 267 omzetsplitsingen, inschakelen 286 opportunities 285 opportunitysplitsingen 285 overlay, inschakelen 287 overschrijven 277–278 partnerportalgebruikers 270 productfamilies 285 prognosehiërarchie 270 prognosemanagers toewijzen 271 Prognoses inschakelen 269 Prognosetype 281 quota's 271–272 uitschakelen 291 valuta 281 velden van deelvenster Opportunities selecteren 290 Zie ook Aanpasbare prognoses 292 Prognosetype 281

R Rapport Inloghistorie Salesforce voor Outlook, versies bijhouden van 387 Rapporten Data.com 64, 66 Jigsaw 64 Opschoningsstatus 46 Rechten inschakelen in de partnerportal 113 Reductieorders inschakelen 265 Regels uitvoeren 147 Regels voor delen contactpersonen 5 Resources agenda's 200

Richtlijnen Instellen 52, 59 Opschoningsregels 52, 59 Set-up 52, 59 richtlijnen aangepast logo uitnodiging voor vergadering 203 rol van territoriumgebruiker 153 Rollen Zie ook Aanpasbare prognoses 295

S Salesforce App for Outlook in vergelijking met Salesforce voor Outlook 354 met Salesforce voor Outlook, beperkingen 357 met Salesforce voor Outlook, overwegingen 356 overzicht 328 voordelen van 354 Salesforce CRM Content partnerportal 110 Salesforce naar Salesforce configureren 302 inschakelen 301 instellingen 302 Salesforce voor Outlook bewerkbaar maken 370 Case maken instellen 363 configuraties toewijzen 362 configuraties, maken 361 e-mailinstellingen 363 editions 359 eventfilters definiëren 383 geavanceerde instellingen definiëren 372 gebruikers laten wijzigen 370 gegevensinstellingen definiëren 363 gegevenssets 378 gegevenssets, meer informatie over 379 overeenkomstencriteria 369 records, maken vanuit het zijdeelvenster 374–377 recordtelling controleren 387 systeemvereisten 358 taakfilters definiëren 384 terugkerende events, inschakelen 365 tips voor contactpersoonsfilters 381 Uitgever voor het zijdeelvenster, lay-outs toewijzen aan gebruikersprofielen 377 uitgeverslay-outs voor Outlook-zijdeelvenster, maken 376 upgrades, gebruikers automatisch verwittigen 361 vereisten voor .msi-installatieprogramma 358 vereisten voor tijdzone 358

Index

Salesforce voor Outlook (vervolg) versies die gebruikers uitvoeren, bijhouden 387 voorzieningen 359 werking bij conflicten 367 zijdeelvenster in Microsoft Outlook 363 Salesforce voor Outlook Case maken, instellen 366 configuraties voor groepen gebruikers om records uit Outlook te maken 360 configuraties voor groepen gebruikers om voorzieningen te synchroniseren en openen 360 contactpersoonsfilters definiëren 380 met Salesforce App for Outlook, beperkingen 357 met Salesforce App for Outlook, overwegingen 356 standaardconfiguraties 373 synchronisatiwerichtingen, definiëren 366 velden toewijzen 368 vergeleken met Salesforce App for Outlook 354 voorbeelden van gegevenssets 385 voordelen van 354 Salesforce-partnerportal Zie Partnerportal 92 Salesforce-records Microsoft Outlook Web App, instellen 329 Microsoft Outlook-web-app, bekijken in 328 Salesforce-zijdeelvenster, inschakelen 363 Salesforce1 Instellen 227 Notities 227 Samenvoegvelden e-mailsjablonen 323 Selfservice supergebruiker 8 toegang inschakelen voor contactpersonen 8 toegang inschakelen voor persoonsaccounts 8 Sender Policy Framework (SPF) 308 Servicecontracten inschakelen in de partnerportal 113 Sjablonen e-mail, samenvoegvelden 323 mail merge 317 mail merge, samenvoegvelden 326 offerte-PDF-bestanden 251 samenvoegvelden 323, 326 Sociale accounts, contactpersonen en leads inschakelen 6 Soortgelijke opportunities inschakelen 190

Status van territorium actieve 154 activeren 154 archiveren 163 gearchiveerd 163 planning 147 verwijderen 163 Synchroniseren contactpersonen tussen Microsoft® Exchange en Salesforce 330–333, 335, 337, 340, 343–344 events tussen Microsoft® Exchange en Salesforce 330–333, 335–337, 343–344 fouten 342, 345 privé-events tussen Microsoft® Exchange en Salesforce 340 problemen opsporen 334 richting voor Salesforce voor Outlook, definiëren 366 tussen Microsoft® Exchange en Salesforce 340 Systeemvereisten Salesforce voor Outlook 358

T taakherinneringen 197 tabbladen 197 Taken Gedeelde activiteiten, voorziening, de ~ inschakelen 198– 199 meerdere contactpersonen, relateren aan 198–199 synchronisatiefilters definiëren voor Salesforce voor Outlook 384 terugkerende Salesforce-taken, instellen voor synchroniseren 384 taken van Data.com Opschonen hervatten 34 incrementele synchronisatie 34 opschorten 34 plannen 34 volgende identificeren 34 volledige synchronisatie 34 volledige synchronisatie plannen 35 Teamverkoop aangepaste opportunitysplitsingen maken 240 inschakelen 235 opportunitysplitsingen 239, 241 rollen vervangen 236 uitschakelen 237 territoria 148, 155 Territoria aangepaste velden 174 accounts handmatig toewijzen 188

Index

Territoria (vervolg) accounttoewijzingsregels 179 accounttoewijzingsregels bewerken 185 accounttoewijzingsregels maken 185 bewerken 169 gebruikers overdragen 175 gebruikers toevoegen 175 gebruikers verwijderen 175 gebruikers weergeven 178 hiërarchieën 168 inschakelen 166 instellingen 167 klonen 169 maken 171 overgenomen regels weergeven 187 prognosemanagers 178 prognosemanagers toevoegen 175 velden 172 verwijderen 175 voorbeeld bekijken van accounttoewijzingen 187 weergeven 169 Territorium maken 145 Territoriumbeheer overzicht 132 uitschakelen 165 Territoriumbeheer 2.0 concepten 133–135 inschakelen 140–142 Status van territoriummodel 135 Territorium 134 Territoriumhiërarchie 135 Territoriummodel 134 Territoriumtype 133–134 Territoriumbeheer voor de onderneming aangepast-rapporttypen 156 concepten 132 configureren voor gebruikers 142, 154 gegevenstoegang en machtigingen 137 standaard recordtoegang 141 Territoriumhiërarchie accounts toewijzen 145 gebruikers toewijzen 152 regels toewijzen 146, 155 samenstellen 145–146, 152, 155 territoriummodel samenstellen 143 Territoriummodel activeren 154

Territoriummodel (vervolg) archiveren 163 rapport 158–162 verwijderen 163 voorbeeld 147 Terugkerende events Salesforce voor Outlook inschakelen voor 365 Terugkerende Salesforce-taken Microsoft Outlook, synchroniseren naar 384 Tijdzone Salesforce voor Outlook, vereisten voor 358 Toevoegen accountteamleden 242 opportunityteamleden 242 Toewijzen aangepaste leadvelden 230 Exchange Sync-configuraties 341 Salesforce voor Outlook-configuraties 362 toewijzingsregels 164 Toewijzingsregels 155 triggers 41

U U hebt beperkte toegang tot accountvelden, waardoor u niet alle hier getoonde velden kunt bijwerken 87 U hebt beperkte toegang tot contactpersoonsvelden, waardoor u niet alle hier getoonde velden kunt bijwerken 87 U hebt beperkte toegang tot gegevens, waardoor u deze record niet volledig kunt opschonen 87 U hebt beperkte toegang tot leadvelden, waardoor u niet alle hier getoonde velden kunt bijwerken 87 Uitgebreide notities 227–228 Uitnodiging voor vergadering aangepast logo 203

V Vaardigheden aanpassing 454 beperkingen 455 Valuta actieve 246 geavanceerd beheer 247 geavanceerd beheer inschakelen 248 geavanceerd beheer uitschakelen 248 Gebruik van meerdere valuta's. 243 gedateerde wisselkoersen 250 meerdere valuta's 243 niet-actieve 246 wisselkoersen 249

Index

Vastleggen webleads 231 Velden aangepaste leadvelden voor leadconversie, toewijzen 230 D&B-bedrijf 72 events 204, 207 offertes 259 taken 213–214, 216 verkoopvertegenwoordigers in territoria 148 Versie-instellingen 327 Vervangen accountteamleden 242 opportunityteamleden 242 Verwijderen accountteamleden 242 als koppelingen verzonden e-mailbijlagen 313 opportunityteamleden 242 Verzoeken om een vergadering inschakelen voor partnergebruikers 119 Visualforce e-mailsjablonen 327 versie-instellingen 327 Visualforce-e-mailsjablonen samenvoegvelden 325 volledige synchronisatie 16 voorkeuren 84

W Waarschuwingen belangrijke deal aanpassen 193 Web-naar-lead richtlijnen voor instellen 231 Salesforce instellen voor automatisch genereren 232 Weergeven territoriumgebruikers 178 van territorium overgenomen regels 187 Werkmapconfiguraties voorbeelden van gegevenssets 392 werkstroomregels 41

Work.com activering van voorzieningen 403 bedankjes inschakelen 432 beheerder 403 beloningen inschakelen 432 dashboard, voorbeelden 417 dashboards 416 editions 434 een kalibratierapport maken 450 een prestatiesamenvattingscyclus implementeren 447 een prestatiesamenvattingscyclus maken 443 een prestatiesamenvattingscyclus wijzigen 448 kalibratie 452 kalibratierapporten 449 licenties 406 machtigingen 434 machtigingensets 405, 420 mensen toevoegen een prestatiesamenvattingscyclus 445 mensen verwijderen uit een prestatiesamenvattingscyclus 446 Motiveren 409 ondersteuning 438 overzicht 401 overzicht van voorzieningen 408 Perform 415 prestatiesamenvattingscyclus 440 profielen 405, 427 randvoorwaarden voor implementatie 402 rapportdetails 417 rapporten 416 toewijzing van gebruikersfunctielicenties 407 toewijzing van gebruikerslicenties 407 toewijzing van machtigingenset 405 toewijzing van profielen 406 Uitlijnen 410

Z Zijdeelvenster, Salesforce voor Outlook 363

Verkooptools instellen en onderhouden

Recommend Documents