Bedrijfsvoic Instellen en beluisteren

Bedrijfsvoicemail Instellen en beluisteren

Jacobus Spijkerdreef 218, 2132PZ, Hoofddorp | 085 27 37777 | 085 27 37779 | [email protected] | www. partner-netwerk.nl KvK 30176310| BTW 8105.07.456B01| NL42 INGB 0006 0988 18| BIC INGBNL2A 1

Inhoudsopgave Soorten voicemailboxen .......................................................................................................................... 3 Persoonlijk............................................................................................................................................ 3 Bedrijfsvoicemailbox ............................................................................................................................ 4 Een bedrijfsvoicemailbox aanmaken ....................................................................................................... 4 Instellen van een voicemailwelkomstboodschap..................................................................................... 6 Bedrijfsvoicemailberichten beluisteren .................................................................................................... 6


Soorten voicemailboxen Persoonlijk Elke gebruiker kan in principe beschikken over een eigen voicemailbox, mits deze gebruiker door het bedrijf is gemachtigd om een eigen voicemailbox te beheren. Deze voicemailbox kunt u beluisteren door te bellen naar 1233 of naar uw eigen verkorte nummer. Om de voicemail instellingen van een gebruiker aan te passen, gaat u naar ‘’gebruikers’’ en klikt u achter de desbetreffende persoon op ‘’bewerk gebruiker’’

Het volgende scherm verschijnt:


Bedrijfsvoicemailbox Er kunnen meerdere bedrijfsvoicemailboxen gemaakt worden, voor bijvoorbeeld verschillende nummers of tijden. Deze voicemailboxen kunnen vervolgens in het belplan worden opgenomen. Ook kunnen meerdere medewerkers per voicemailbox worden gemachtigd om de box te beheren en berichten te ontvangen. U kunt de binnen gekomen berichten in de bedrijfsvoicemailbox beluisteren, door te bellen naar 1233 gevolgd door het nummer van de voicemailbox (bijvoorbeeld laatste 4 nummers van uw telefoonnummer)

Een bedrijfsvoicemailbox aanmaken Om de bedrijfsvoicemailboxen te beheren, gaat u in de telefooncentrale naar ‘’Belplannen’’ en vervolgens naar ‘’Voicemailboxen’’. Hier ziet u de voicemailboxen die al reeds bestaan. Om een nieuwe voicemailbox aan te maken, klikt u rechts bovenin op ‘’Toevoegen’’.


Geef de voicemailbox allereerst een naam. Deze naam verschijnt in de belroute en in het emailbericht waarmee u de voicemailberichten ontvangt.

Vul een pincode in. Deze code heeft u nodig om de voicemailbox te kunnen beluisteren. Selecteer een welkomstboodschap. Voor meer informatie zie het volgende hoofdstuk.

Hier vult u het mailbox identificatie nummer in. Gebruikelijk zijn de laatste 4 cijfers van uw telefoonnummer. Om de voicemailbox te beluisteren, belt u naar 1233 gevolgd door dit nummer. Hier geeft u aan na hoeveel dagen de voicemailberichten verwijderd moeten worden. De berichten die ook per mail zijn verstuurd, blijven bestaan.

Hier geeft u aan welke medewerkers u voor de voicemailbox wilt machtigen. Klik op + om de medewerker aan de lijst toe te voegen.

Door middel van het rode kruisje, kunt u de gemachtigde personen weer verwijderen.

!Om een bedrijfsvoicemail te versturen naar een algemeen emailadres (dus niet van een medewerker) voegt u een nieuwe gebruiker toe, zonder deze aan een toestel te koppelen. U kunt deze voicemail-medewerkers dan machtigen om berichten te ontvangen. De overige gemachtigde medewerkers kunnen dan wel de voicemail beluisteren.


Instellen van een voicemailwelkomstboodschap U kunt de standaard Nederlandse begroeting veranderen in een gepersonaliseerde tekst. Dit kan online op het Hosted Voice Premium Platform, of door te bellen naar uw voicemailbox en een andere tekst in te spreken. In beide gevallen moet u gemachtigd zijn om de voicemailbox te beheren. Wanneer u online de voicemailwelkomstboodschap wilt aanpassen, zult u allereerst een mp3 welkomstboodschap klaar moeten zetten op uw computer. U kunt gemakkelijk een boodschap inspreken door naar uw eigen voicemail te bellen. Bovendien kunt u naar de instellingen van de voicemailbox gaan, om hier welkomstboodschappen uit uw bibliotheek te raadplegen [1], uploaden [2] en afspelen [3] [1]

[2]

[3]

Als u op het icoon ‘uploaden’ heeft geklikt, verschijnt het volgende scherm:

U kunt nu de verschillenden geluidsbestanden afspelen of downloaden naar uw computer. Om een nieuwe welkomstboodschap te uploaden naar de bibliotheek, klikt u op de blauwe button . Om deze boodschap vervolgens te activeren, selecteert u deze (bestand kleurt blauw) en klikt u vervolgens op de groene button Om telefonisch de welkomstboodschap aan te passen, belt u naar 1233 + voicemailboxnummer. U kiest vervolgens in het voicemailmenu optie 7 Welkomstboodschap inspreken, volg de instructies.

Bedrijfsvoicemailberichten beluisteren Er zijn verschillende manieren waarop u de bedrijfsvoicemailberichten kunt beluisteren. Indien u gemachtigd bent om de bedrijfsvoicemail via de e-mail te ontvangen, kunt u het bericht hier beluisteren. Het geluidsbestand vindt u in de desbetreffende bijlage van de e-mail. Daarnaast kunt u de voicemailberichten beluisteren in het Hosted Voice Premium platform. Gemachtigde medewerkers kunnen de berichten in hun eigen userpanel terugvinden. Op het dashboard van het userpanel is een overzicht te vinden van de (verschillende) voicemailboxen. Hier is te zien hoeveel berichten de medewerker heeft ontvangen en hoeveel daarvan gelezen en ongelezen zijn. Wanneer u op ‘’Show more’’ klikt, komt u in de desbetreffende voicemailbox terecht. Jacobus Spijkerdreef 218, 2132PZ, Hoofddorp | 085 27 37777 | 085 27 37779 | [email protected] | www. partner-netwerk.nl KvK 30176310| BTW 8105.07.456B01| NL42 INGB 0006 0988 18| BIC INGBNL2A 6


Bovenin kunt u aangeven van welke mailbox u de berichten wilt zien [1]. Vervolgens verschijnt daaronder de lijst met berichten. Hier ziet u de datum waarop het bericht is ontvangen, het telefoonnummer van de beller en de lengte van het bericht [2]. De licht grijze regels zijn reeds beluisterd, de donkere regels zijn de berichten die nog niet zijn beluisterd. Daarachter vindt u 3 iconen. Hiermee kunt u de berichten respectievelijk afspelen, downloaden en verwijderen. Uiteraard kunt u de voicemailberichten ook telefonisch beluisteren (en verwijderen). Bel hiervoor naar 1233 gevolgd door het identificatienummer van uw voicemailbox en toets vervolgens uw pincode in. Hierna kunt u verschillende acties uitvoeren.    

Toets 1 – luister het volgende bericht Toets 2 – luister het vorige bericht Toets 5 – luister het bericht nogmaals Toets * - instructies

       

Toets * 1 – luister het volgende bericht Toets * 2 – luister het vorige bericht Toets * 3 – markeer het bericht als ongelezen Toets * 4 – verwijder het bericht Toets * 5 – luister het bericht nogmaals Toets * 6 – bel terug Toets * 7 – spreek uw welkomstboodschap in Toets * - instructies over mogelijkheden voicemail

Of:


Bedrijfsvoic Instellen en beluisteren

Recommend Documents