Koldingweg 19-1 9723 HL Groningen Postbus 5236 9700 GE Groningen
Simmpl – faxbox instellen en faxen ontvangen
T
v150614MT
F (050) 820 00 08 E
(050) 820 00 00
[email protected]
W www.callvoiptelefonie.nl
Inhoud Simmpl – faxbox instellen en faxen ontvangen .................................................... 1 De Simmpl-telefooncentrale en faxverkeer ............................................................. 2 1. Een faxbox aanmaken en medewerkers machtigen om faxen te ontvangen ............. 2 2. Faxberichten ontvangen ................................................................................... 4 a. Faxberichten per email ontvangen ................................................................. 4 b. Faxberichten in het Userpanel van de Simmpl centrale bekijken en verwijderen... 5
ING BANK 5041280 IBAN NL66INGB0005041280 BIC INGBNL2A KVK 02066541 BTW NL1041.63.252.B01
De Simmpl-telefooncentrale en faxverkeer De Simmpl centrale biedt u de mogelijkheid om een faxbox aan te maken. Deze kunt u via een belroute aan uw faxnummer koppelen. Inkomende faxberichten kunnen naar één of meer gemachtigde medewerkers worden gemaild; ook kunnen deze medewerkers de faxberichten in hun userpanel bekijken, downloaden en verwijderen.
1. Een faxbox aanmaken en medewerkers machtigen om faxen te ontvangen U kunt als volgt een faxbox aanmaken: 1. Log in op de telefooncentrale 2. Ga naar menu [Belplan] en kies in het belplanmenu [Fax] 3. U ziet de faxboxen die al zijn aangemaakt.
4. Om een faxbox toe te voegen, klik op [toevoegen] en vul het scherm in:
Medewerkers machtigen – u kunt één of meer medewerkers machtigen voor de faxbox zodat zij de box kunnen beheren en/of faxberichten per email ontvangen. 1. Kies een medewerker 2. Vink de permissies aan 3. druk dan op de [+]
[2]
[3]
[1]
Medewerkers machtigen Onderin beeld ziet u wie er gemachtigd is met welke permissies. Met het rode kruis kunt u de machtiging verwijderen.
5. Klik op [Opslaan]. U kunt de faxmailbox nu gebruiken in uw belroutes.
pagina 2 van 6
6. Om te zorgen dat inkomende faxberichten binnenkomen, maakt u een belroute voor uw faxnummer. Ga naar het [Belplan] en vervolgens naar [Belregels]. U ziet de reeds aangemaakte belroutes staan.
7. Klik op [Toevoegen] om een nieuwe belroute aan te maken en vul de velden in:
Naam van de belroute – geef de belroute een goede herkenbare naam.
Intern nummer– geef de belroute een eigen intern nummer. Callvoip hanteert als default: 9199, 9299, etc. voor de fax
pagina 3 van 6
Extern nummer – kies hier uw faxnummer; zo koppelt u inkomende oproepen op uw nummer aan de gewenste belroute.
8. U krijgt een lege belroute te zien; klik nu op de fax-app links in de lijst, hou de muis ingedrukt en sleep deze naar het plaatsingskader [leeg] in de belroute totdat de tekst verandert in [add item]. Laat de muis nu los.
Kies de juiste faxbox – U kunt hier één van uw faxboxen kiezen. U heeft in de vorige stappen de faxbox [fax van de garage] aangemaakt en kunt deze nu hier selecteren. Klik op [Opslaan].
Uw faxbelplan is klaar! – Uw fax-belplan is nu klaar. U kunt faxberichten ontvangen.
2. Faxberichten ontvangen a. Faxberichten per email ontvangen Faxberichten kunnen worden gemaild naar één of meer emailadressen – zie voorgaande instructies hoe u medewerkers kunt machtigen voor uw faxbox. Inkomende emailnotificaties van faxberichten zien er als volgt uit:
Hier ziet u bij welke faxbox het bericht werd ontvangen. Kies dus goede herkenbare namen voor uw faxboxen.
Als bijlage ontvangt u de ingekomen fax als PDF-bestand. pagina 4 van 6
b. Faxberichten in het Userpanel van de Simmpl centrale bekijken en verwijderen Een inkomend faxbericht op uw faxnummer wordt door de Simmpl telefooncentrale ontvangen en omgezet in een PDF-document. Alle gemachtigde medewerkers kunnen de faxberichten in hun Userpanel terugzien. Een medewerker met rol [User] kan inloggen met zijn of haar eigen gegevens en komt dan in het Userpanel terecht, hier kan hij de faxberichten terugzien van alle faxboxen waarvoor hij/zij is gemachtigd. Om te zien welke medewerkers voor een faxbox zijn gemachtigd, klikt u op de faxbox zodat de instellingen verschijnen. Onderaan ziet u welke medewerkers gemachtigd zijn.
Deze medewerkers kunnen in hun userpanel de faxberichten zien en beluisteren. U als administrator kunt vanuit het gebruikersoverzicht ook doorklikken naar deze userpanels. Klik op het omrande icoon achter de gemachtigde medewerker:
pagina 5 van 6
Als u het userpanel van de medewerker opent is het userpanel dashboard actief.
Om de faxbox te openen, klik tu bovenin beeld op het icoon fax. Als u één faxbox heeft ziet u automatisch de berichten in deze box. Als u meerdere faxboxen heeft (bv. meerdere faxnummers) dan kunt u linksboven selecteren welke faxbox u wilt openen.
In
de lijst eronder ziet u een overzicht van de faxberichten met daarin: de datum dat het faxbericht werd ontvangen het telefoonnummer waar de fax vandaan komt het aantal pagina’s van de fax of het bericht nog niet/al wel gelezen is; ongelezen berichten zijn donkere regels
Met de twee iconen achter de regels kunt u faxberichten downloaden en verwijderen.
Deze informatie wordt u aangeboden door:
CallvoipTelefonie Koldingweg 19-1 9723 HL GRONINGEN T: 050 – 820 00 00 F: 050 – 820 00 08 @:
[email protected] W: www.callvoiptelefonie.nl
pagina 6 van 6
